Eventos Empresariais

SUGESTO DE CHECK-LIST PARA EVENTOS

PLANEJAMENTO
Comercializao de Eventos (prospeco de negcios no mercado convencional ou em projetos inditos)
Contrato de Prestao de Servios de Organizao (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de
remunerao claras)
Estudos Mercadolgicos (propostas para a temtica, sugestes de data e local, perfil dos participantes,
potencial de realizao e objetivos e metas)
Calendrio de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira)
Previso Oramentria (receitas, despesas, resultado)
Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais)
Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminrio, simpsio ou outro nome)
Iniciativas integradas (exposio paralela, visitas tcnicas, workshops, tutoriais e cursos)
Esboo do Programa (cientfico, acadmico, tcnico, social, turstico)
Cronograma de Atividades (tarefas e providncias, responsveis e prazos)
Relacionamento "cliente e organizador" - Comisses de Suporte (organizadora, executiva, tcnica e outras)
Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnolgico, rgos governamentais,
associaes, sindicatos, autarquias)
Programao Visual (logomarca oficial, impressos em geral)
Patrocnios, subvenes e permutas (iniciativa privada, fornecedores da rea, publicaes especializadas,
rgos pblicos)
ORGANIZAO
Programa Tcnico e Cientfico (chamadas de trabalhos, comisses especficas, critrios de seleo de
palestras, normas de publicao de textos, planilhas de dias e horrios e formatao final)
Meios e Formas de Divulgao (folhetos e impressos, assessoria de divulgao, internet, telemarketing, plano
de mdia - convencionais e alternativas)
Automao de Eventos (sistemas informatizados - gerenciamento, administrao, credenciamento e outros)
Cadastros Afins (estruturao e atualizao)
Aspectos Jurdicos (marcas e patentes, contratos e acordos)
Locais de Inscries (secretaria executiva, secretarias regionais)
Gerenciamento e Administrao (servios de terceiros, propostas e oramentos, contratos em geral, previso
oramentria)
Textos e Correspondncias (padronizao, objetividade, apresentao grfica, prazos para respostas)
Patrocnios, Subvenes e Permutas (fase 2 - projetos e propostas especiais, visitas, reunies e
acompanhamento, formalizao de contratos, contrapartidas)
Local do Evento (ordem de servios e suporte e logstica)

 Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimnia, fotgrafo,
seguranas, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratao, treinamento, encargos sociais e
trabalhistas)
Material dos Participantes (crach e pasta de trabalho, bloco de anotaes, caneta e formulrio para perguntas,
programa oficial, lembranas e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horria, manual de
orientao)
Iniciativas Integradas (estruturao, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgao,
inscries, suporte e logstica)
Material de Secretaria (Consumo, permanente, mquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de
fax, copiadoras, rdios para intercomunicao)
Conferencistas (Manual de orientao, formulrios padronizados para currculo, resumo do trabalho e material
de suporte, mapa de localizao, inscrio-cortesia)
Servios de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agncia de
turismo oficial)
Sesses Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmaes, cerimonial)
Suporte e Logstica (slide-desk, sinalizao, decorao, servio mdico, fotografia, filmagem, servios pblicos policiamento, trnsito, linha de nibus extra)
Exposio Paralela- planta-baixa do local;
- montadora oficial dos estandes;
- registro no Ministrio da Indstria e Comrcio;
- folheto promocional especfico;
- regulamento geral e manual do expositor;
- coquetel de lanamento;
- comercializao de estandes;
- equipe de vendas;
- projetos de energia eltrica;
- taxas da Prefeitura Municipal;
- avaliao do Corpo de Bombeiros;
- seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
- oficializao do evento na Secretaria da Receita Federal para importao temporria de equipamentos e
produtos;
- cronograma de montagem, realizao e desmontagem;
- esquema de visitao (divulgao e convites, telemarketing);
- servios de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentao, carga e
descarga de materiais, segurana, limpeza, salas para reunies de negcios, estacionamento privativo ou
cartes de desconto, depsito de mercadorias);
- atendimento a visitantes (credenciamento especfico, balco de informaes, catlogo oficial, pontos multimdia,
guarda-volumes);
- aspectos genricos (sinalizao, decorao e jardinagem, central de recados, visitas de inspeo de fiscais);
- superviso e acompanhamento integral.
REALIZAO
Entrega de Material (crachs, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientao, apostilas ou anais)
Controle e Superviso das Atividades e Horrios e Acompanhamento dos Servios de Terceiros, do Centro de
Convenes e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais,
conferencistas, salas e auditrios)
Assessoria aos Membros das Comisses - Confeco e Distribuio (listagem dos inscritos, certificados,
formulrios de avaliao)
PS-EVENTO
Elaborao de Relatrios;
Prestao de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, rgos financiadores) ;
Cartas de Agradecimento;

Este material foi retirado de folder de divulgao de curso promovido pela Associao Brasileiro de Empresas Organizadoras de Eventos ABEOC Nacional, atravs do consultor e ministrante Paulo Celso de Bruin. Para contato direto com ele, ligue 11-5583-1620 ou ainda fale
pelo email paulo@paulobruin.com.br e site www.paulobruin.com.br