APRESENTAO No ano de 2005 iniciou-se uma parceria entre o Ministrio do Desenvolvimento Social e Combate Fome MDS, o Movimento Brasil

il Competitivo MBC e o Instituto de Desenvolvimento Gerencial INDG, no MDS, do Programa Promovendo o Desenvolvimento Gerencial e a Obteno de Resultados no MDS, a ser desenvolvida atravs da implementao do projeto Gerenciamento de Rotina de Processos Reestruturados. No mbito dessa parceria, foram diagnosticados e mapeados fluxos importantes na gesto do MDS e propostas aes de melhoria de gesto. Nesse contexto, foi proposta a ao de Elaborao de Ordem de Servio para Montagem, Instruo e Anlise de Processos em conjunto com a Secretaria Nacional de Assistncia Social e com a Consultoria Jurdica, de responsabilidade desta Assessora Especial de Controle Interno. Nesse sentido, depois de amadurecidas as questes que levaram proposio contida no item anterior, ficou acertado que essas orientaes concretizar-se-iam por intermdio de um GUIA PRTICO DE PROCEDIMENTOS DE CONVNIO, que ora se concretiza, de modo a contribuir no estabelecimento de procedimentos relativos melhoria de gesto dos processos de convnio no mbito do MDS, em complementaridade aos diversos manuais j existentes.

PORTARIA N. 201 , DE 08 DE JUNHO DE 2006

GUIA PRTICO DE PROCEDIMENTOS DE CONVNIOS

O MINISTRO DE ESTADO DO DESENVOLVIMENTO SOCIAL E COMBATE FOME, no uso de suas atribuies legais, conferidas pelos art. 87 da Constituio Federal; Lei n 10.683, de 28 de maio de 2003, alterada pela Lei n 10.869, de 13 de maio de 2004, que cria o Ministrio do Desenvolvimento Social e Combate Fome MDS; bem como o disposto no Decreto n 5.550, de 22 de setembro de 2005, que estabelece a estrutura regimental do MDS,

FINALIDADE Este GUIA tem por finalidade apresentar os procedimentos de elaborao, instruo e anlise dos processos de convnios firmados no mbito deste Ministrio disciplinados pela Instruo Normativa n 01/STN/MF, de 15 de janeiro de 1997, e considerando as disposies contidas na Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, na Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que regula o Processo Administrativo, na Lei n 10.180, de 6 de fevereiro de 2001, na Lei Complementar n 101, de 4 de maio de 2001, denominada Lei de Responsabilidade Fiscal, na Lei Diretrizes Oramentrias para o exerccio de 2006 Lei n 11.178, de 20 de setembro de 2005, e no Decreto n 93.872, de 23 de dezembro de 1986, tendo como base as deficincias que tm sido verificadas na anlise desses processos, com o fito de melhorar a gesto dos processos de convnio no mbito do MDS:

RESOLVE: Art.1 Aprovar o Guia Prtico de Procedimentos de Convnios, documento destinado a orientar os rgos do Ministrio do Desenvolvimento Social e Combate Fome relativamente aos procedimentos de elaborao, instruo e anlise dos processos de convnios no mbito do Ministrio, na forma do Anexo a esta Portaria. Art. 2 Determinar aos titulares dos rgos deste Ministrio a adoo dos procedimentos enumerados no Guia Prtico de Procedimentos de Convnios no mbito de cada Secretaria. Art. 3 Atribuir Assessora Especial de Controle Interno a responsabilidade pela divulgao, orientao e esclarecimento de dvidas relativas aos procedimentos enumerados no referido Guia. Art. 4 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicao. MINISTRIO DO DESENVOLVIMENTO SOCIAL E COMBATE FOME

DOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS CELEBRAO DO CONVNIO Incio do processo 1. O documento inicial deve ser o ofcio do proponente interessado em pactuar com o Ministrio. No caso de Emenda Parlamentar, o processo se inicia com o ofcio do Parlamentar, informando a rubrica oramentria, o objeto e o ente federativo beneficirio. 1.1. importante salientar que os referidos documentos devem constar no processo na sua via original, conforme determina a Portaria SLTI n 05, de 19 de dezembro de 2002. Em casos excepcionais, podem ser admitidas cpias, desde que autenticadas, por servidor pblico ou por cartrio de registro de notas.

1.2. Lembrar que o processo deve ser autuado no protocolo. Conforme o item 5.2 da Portaria SLTI n 05/02, a numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numrica de autuao. As peas subseqentes sero numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo no ser numerada. As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente e cronolgica, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 1 (um). O documento no encadernado receber numerao em seqncia cronolgica e individual para cada pea que o constituir. 1.2.1. Acrescente-se que no permitido rasurar ou apor A , B etc nas folhas. Num caso eventual de necessidade de correo de numerao, deve-se inutilizar a numerao anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia, mediante Termo de Renumerao, lavrado por servidor pblico, regularmente identificado (art. 40 do Decreto n 93.872/86), na data em que se verificou a ocorrncia. Maiores informaes esto contidas no item Da formalizao dos Processos.

apresentadas dvidas quanto ao contedo do campo Descrio do Projeto/ Especificaes. Nesse campo deve ser apresentada a descrio completa do objeto a ser executado, do produto final a ser obtido, das metas a serem atingidas quantitativa e qualitativamente, contemplando tambm as etapas ou fases da execuo do objeto, com previso de incio e fim. 2.1.2. comum a existncia de Planos de Trabalho preenchidos com deficincia de informaes. Vale lembrar que no Acrdo n 1.745/2003 Plenrio DOU de 28/11/03, o TCU, no item 9.1.4, manifestou-se no sentido de que o rgo observe com maior rigor as disposies contidas no art. 2 da IN/STN n 01/97, primando pelo correto preenchimento do Plano de Trabalho aprovado, especialmente quanto ao estabelecimento de metas, fases ou etapas previstas para a consecuo do objeto, no admitindo a celebrao de convnios cujos Planos de Trabalho no se encontrem devidamente preenchidos. Citem-se ainda os campos de vigncia, em que a Lei n 8.666/93 exige que sejam informadas as datas de incio e fim da vigncia, devendo-se registrar, no mnimo, ms/ano. 2.1.3. Sobre o estabelecimento de metas, registre-se o contido no Acrdo n 936/2006-TCU-2 Cmara, publicado no DOU de 26.04.2006, S. 1, p. 75, em que o TCU determinou ao rgo que procedesse ao exame criterioso sobre os planos de trabalho apresentados por ocasio da formalizao dos convnios, evitando previses de metas no atreladas a um planejamento consistente da execuo do objeto (item 9.7.1, TC-012.652/2001-0). 2.1.4. H, ainda, recomendao expressa do Tribunal de Contas da Unio, no sentido de que o rgo se abstenha de celebrar convnios com objetos ou planos de trabalho genricos, atentando para que os planos tragam a descrio das aes e metas a serem executadas pelos convenentes, bem como todas as informaes suficientes para a identificao do projeto, ativi

Plano de Trabalho 2. O ofcio do proponente, mencionado no item anterior, deve encaminhar o Plano de Trabalho, contendo a especificao completa do bem a ser produzido ou adquirido e, no caso de obras, instalaes ou servios, o projeto bsico, na forma definida pelo 1 do art. 2 da IN STN n 01/97. 2.1. O Plano de Trabalho dever conter todas as informaes requeridas nos incisos I a VIII do art. 2 da IN STN n 01/97. 2.1.1. Ainda que o art. 2 d os requisitos do Plano de Trabalho, tm sido


dade ou ao prevista, conforme incisos II e III do art. 2 da IN/STN n 01/97 (DOU de 27.04.2006, S. 1, p. 93, TC-012.912/2005-4, Acrdo n 901/2006TCU-1 Cmara, item 1.2). 2.1.5. Para sua validade, o Plano de Trabalho deve estar rubricado nas duas pginas iniciais, datado e assinado na terceira pgina, pelo proponente, com identificao do signatrio, na forma do art. 40 do Decreto n 93.872/86. Deve-se observar, ainda, quando houver necessidade de substituir Plano de Trabalho apresentado anteriormente, que a nova verso deve ser apresentada na ntegra, com as respectivas pginas rubricadas e assinadas, no se retirando o anterior, mas fazendo juntada aos autos da nova verso, com o respectivo termo de juntada ou meno em Nota Tcnica. 2.1.5.1. H que se registrar que o Plano de Trabalho deve ser aprovado previamente assinatura do Termo de Convnio. Nesse sentido, o TCU determinou a rgo da Administrao Pblica Federal que somente assinasse termo de convnio e publicasse o extrato no DOU aps a aprovao do correspondente Plano de Trabalho, que deve integrar a avena (item 9.2.3, TC-016.324/2005-0, Acrdo n 301/2006-TCU-Plenrio, publicado no DOU de 20.03.2006, S. 1, p. 107). 2.1.6. A vigncia dever ser fixada de acordo com o prazo previsto para a consecuo do objeto e em funo das metas estabelecidas. O Termo entra em vigor na data de sua assinatura, mas s tem eficcia a partir de sua publicao, conforme determina o art. 17 da IN STN n 01/97, que determina que a eficcia dos convnios e de seus aditivos, qualquer que seja o seu valor, fica condicionada publicao do respectivo extrato no Dirio Oficial da Unio, que ser providenciada pela Administrao at o quinto dia til do ms seguinte ao de sua assinatura, devendo esta ocorrer no prazo de vinte dias a contar daquela data, contendo os seguintes elementos. Dessa forma, o incio da vigncia tem que estar respaldada com a publicao.


2.1.6.1. Assim, quando o Plano de Trabalho constante do processo se tornar desatualizado em relao data de sua publicao, deve ser requerido novo Plano de Trabalho, com o fito de atualizar a vigncia constante do Termo, bem como os cronogramas fsico e nanceiro. Lembrar tambm que o cronograma fsico e o financeiro podem comear depois do incio da vigncia, dependendo da programao feita para o (s) desembolso (s) ou incio do projeto/atividade. No entanto, a execuo tem que terminar dentro do perodo da vigncia, dado que expressamente vedada a. realizao de despesas em data anterior ou posterior sua vigncia , conforme o contido no inciso V do art. 8 da IN STN n 01/97. 2.1.6.2. Deve ser lembrado que os termos podem ser objeto de prorrogao: (1) de ofcio, mediante portaria ministerial, quando houver atraso na liberao de recursos, pelo perodo exato do atraso (art. 7, IV), ou (2) mediante termo aditivo, quando solicitado pelo Convenente (art. 3, 4). 2.1.6.3. Sobre a vigncia, vale ressaltar ainda a orientao do TCU, no sentido de que o evite a celebrao de convnios com prazos de vigncia exguos e que no correspondam ao perodo mnimo de tempo necessrio e suficiente para a concluso do objeto, levando em considerao todos os fatores envolvidos na consecuo da avena, entre os quais se incluem os procedimentos licitatrios, de modo a evitar prorrogaes do tempo inicialmente acordado (item 9.4.3.15, TC-011.488/2002-6, Acrdo n 2.543/2005-TCU-2 Cmara, DOU de 15.12.2005, S. 1, p. 274.). O mesmo vale para os termos aditivos: deve ser pactuado um prazo que permita a consecuo do objeto. 2.1.7. O Plano de Trabalho j deve indicar a conta bancria aberta especificamente para o Convnio respectivo (art. 20 da IN/STN n 01/97) e necessrio juntar a documentao comprobatria da abertura da referida conta. No caso dos convnios amparados por ajuste entre o MDS, no mbito


do Fundo Nacional de Assistncia Social FNAS, e o Banco do Brasil, em que ficou estabelecido que a conta ser aberta no momento da liberao do recurso, a rea tcnica deve indicar na nota tcnica o procedimento adotado e a cobertura normativa para tal. 2.1.7.1. Lembrar que, quando da execuo dos convnios, os recursos devero ser mantidos nessa conta bancria especfica, que, enquanto no empregados na sua finalidade, sero obrigatoriamente depositados em caderneta de poupana de instituio oficial, se a previso de seu uso for igual ou superior a um ms; e em fundo de aplicao financeira de curto prazo ou operao de mercado aberto, quando sua utilizao estiver prevista para prazos menores. Ressalte-se que as receitas oriundas dos rendimentos no mercado financeiro no podero ser computadas como contrapartida, devida pelo convenente. 2.1.7.2. Lembrar ainda que os rendimentos das aplicaes financeiras sero obrigatoriamente aplicados no objeto do convnio ou da transferncia, sujeitos s mesmas condies de prestao de contas exigidos para os recursos transferidos. 2.1.7.3. Uma dificuldade encontrada pelos gestores de convnio diz respeito incidncia de tarifas bancrias e CPMF nas contas especficas de convnios. Nesse sentido, a Coordenao-Geral de Normas, Avaliao e Execuo da Despesa CONED/STN, emitiu mensagem em 4.11.2005, informando o seguinte: As despesas com taxas bancrias podem ser pagas com recursos do convnio desde que haja previso de que tais taxas sero custeadas com os recursos do concedente. O art. 8, inciso VII, veda, contudo, o pagamento de taxas que foram resultado de penalizao por m utilizao da conta.(cheques sem fundo etc ). Informamos que, na hiptese de incidncia da CPMF nos repasses para entidades no abrangidos pelo art. 4 inciso V, da Instruo Normativa n 42 da SRF e no art. 3 inciso V da
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Lei n 9311, de 24/10/96, a incidncia da CPMF dever ser considerada no custo do projeto e, como tal, assim especificado. 2.1.8. Quando da anlise das despesas contidas no Plano de Trabalho, h um questionamento recorrente sobre despesas com lanches. Recentemente, no Acrdo n 1.770/2005-TCU-Plenrio, DOU de 22.11.2005, S. 1, p. 113, o TCU se manifestou pela absteno de despesas com servios de buffet, lanches, jantares e congneres, quando no tenham vinculao direta e concreta com os objetivos institucionais da entidade. 2.1.9. H ainda uma grande incidncia de dvidas quanto s despesas com pagamento de pessoal. Nesse sentido, o inciso II do art. 8 da IN STN n 01/97 veda o pagamento, a qualquer ttulo, a servidor ou empregado pblico, integrante de quadro de pessoal de rgo ou entidade pblica da administrao direta ou indireta, por servios de consultoria ou assistncia tcnica. A Lei de Diretrizes Oramentrias incorporou esse entendimento, vedando o pagamento por servios de consultoria ou assistncia tcnica, inclusive os custeados com recursos provenientes de convnio, acordos, ajustes ou instrumentos congneres. 2.1.9.1. O TCU, no Acrdo n 79/2006-TCU-Plenrio, publicado no DOU de 08.02.2006, S. 1, p. 65, determinou ao rgo que observasse, na contratao dos servios de consultoria, o disposto na Lei de Diretrizes Oramentrias do respectivo exerccio quanto vedao do pagamento de servios de consultoria a servidor da Administrao Pblica, inclusive custeados por recursos provenientes de convnios, acordos, ajustes ou instrumentos congneres. 2.1.9.2. Vale registrar, ainda, a orientao contida na Mensagem s/n de 13.2.2004/CONED/STN/MF, com relao ao seguinte questionamento: Consta no termo de avena que a comprovao da contrapartida se dar atravs de pessoal, simplesmente, ocorre que quando da prestao de con11

tas a entidade apresentou uma relao de pagamento efetuados aos seus prprios empregados, alegando que esses funcionrios no perodo de execuo dos servios dedicaram parte das horas trabalhadas na consecuo do objeto pactuado, juntando cpia dos contracheques e planilha demonstrando o quantitativo de horas e valores unitrios e totais dos servios prestados. Perguntamos: est correto esse procedimento ou o que efetivamente venha ser contrapartida com pessoal? Texto da Resposta: No est correto, pois o disposto no art. 8 da referida IN STN n 01/97, em especial para o seu inciso II, deve ser respeitado. Cumpre esclarecer que a permisso constante do 2 do art. 2 da IN STN n 01/97 condicionado efetiva aplicao na consecuo do objeto. Assim, somente na hiptese de diretamente vinculados e necessrios ao cumprimento do objeto, podero ser aceitos. Damos, como exemplo, o caso de terreno utilizado para a construo de objeto previsto no convnio. Por isso, deve haver discriminao entre as despesas decorrentes do convnio e outras a conta das demais atividades da entidade, de modo a ficar claro o rateio entre as situaes normais j realizadas pela entidade e as que decorreram do aumento de esforo no sentido de realizar as atividades do convnio. O atendimento de contrapartida em bens e/ou servios submete-se aos seguintes requisitos: a) existncia de critrios de mensurao econmica dos bens e servios de forma a que se obtenha uma justa e efetiva avaliao dos seus valores, evitando-se incorrer em excedente avaliao dos mesmos; b) s podem ser considerados os bens imveis que forem necessrios implantao do projeto de engenharia e uso, na forma prevista no objeto do convnio; se bens mveis, somente quando se tratar de bens novos e em modernidade tecnolgica; c) se servios, pessoal diretamente utilizado na prestao de servios continuados, como, por exemplo, pessoal especializado em atendimento a pessoal
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carente de tratamento especializado; se servios de operao, como, exemplicando, horas de trator para limpeza do canteiro de obras etc. 2.1.9.3. Assim, no entendimento da CONED/STN, na hiptese de bens e servios fundamental o atendimento dessas exigncias. Na ausncia de um efetivo sistema de mensurao econmica dos bens, deixa de existir a hiptese. Desse modo, o convenente deveria demonstrar que houve um adicional no quantitativo de pessoal a m de a permitir a realizao do objeto. Se no houver nenhum acrscimo de esforo por parte do ente convenente, no podem ser aceitos como contrapartida os gastos com o pessoal normal de seus quadros. Aparentemente, houve tambm falha do prprio convnio, que deveria estabelecer as regras de apurao do esforo a ser mobilizado pelo convenente, constituindo-se em deficincia de planejamento a mera referncia a despesas com pessoal, sem que tenha sido caracterizado claramente que parmetros estariam sendo utilizados para a posterior mensurao.

Projeto Bsico 3. O Projeto Bsico, exigido no caso de obras, instalaes ou servios, na forma do 1 do art. 2 da IN STN n 01/97, poder ser aceito sob a forma de pr-projeto, mas a liberao das parcelas de recursos fica condicionada ao atendimento prvio do projeto bsico. Essa condio deve estar prevista no Termo de Convnio. 3.1. O projeto bsico deve reunir os elementos necessrios e suficientes para caracterizar a obra ou servio, possibilitar a avaliao do custo da obra e conter, no mnimo, os seguintes elementos: a) desenvolvimento da soluo escolhida, de forma a fornecer viso global da obra e identificar todos os seus elementos constitutivos com clareza, com a justificativa da escolha; b)

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solues tcnicas globais e localizadas, suficientemente detalhadas, de forma a minimizar a necessidade de reformulao ou de variantes durante as fases de elaborao do projeto executivo e de realizao das obras e montagem; c) identificao dos tipos de servios a executar e de materiais e equipamentos a incorporar obra, bem como suas especificaes que assegurem os melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o carter competitivo para a sua execuo; d) informaes que possibilitem o estudo e a deduo de mtodos construtivos, instalaes provisrias e condies organizacionais para a obra, sem frustrar o carter competitivo para a sua execuo; e) subsdios para montagem do plano de licitao e gesto da obra, compreendendo a sua programao, a estratgia de suprimentos, as normas de fiscalizao e outros dados necessrios em cada caso; f) oramento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de servios e fornecimentos propriamente avaliados e seus respectivos custos unitrios. 3.1.1. Nesse sentido, registre-se o entendimento do TCU sobre a necessidade do detalhamento dos custos, expressada no Acrdo n 261/2006TCU-Plenrio, DOU de 15.03.2006, S. 1, p. 102, em que determinou ao rgo que fizesse constar, da planilha de custos do empreendimento, os preos unitrios de cada servio a ser executado, com detalhamento suficiente para permitir a anlise de sua composio, bem assim da compatibilidade com os preos praticados no mercado, a qual dever restar comprovada com base em pelo menos duas referncias oficiais de preos, inclusive no que diz respeito formao do BDI (Bonificao e Despesas Indiretas), observando o disposto nos arts. 7, 2, inciso II e 6, inciso IX da Lei n 8.666/1993. 3.2. No caso dos projetos de obra, foi notada a ausncia de documentos essenciais, como a comprovao do exerccio pleno da propriedade do imvel e o memorial descritivo do projeto.

3.3. Para a avaliao dos custos do projeto, torna-se necessria a apresentao de pesquisas de preos, no mnimo de dois fornecedores, conforme a Deciso do TCU mencionada no subitem 3.1.1 anterior, de forma a possibilitar que os recursos a serem repassados sejam suficientes para a execuo do projeto, devendo ser juntada a proposta de preos de cada fornecedor consultado.

Contrapartida 4. A contrapartida dos Estados, do Distrito Federal, dos Municpios e das entidades de direito privado, que poder ser atendida atravs de recursos financeiros, de bens ou de servios, desde que economicamente mensurveis, tem como limites os percentuais estabelecidos na Lei de Diretrizes Oramentrias. 4.1. O processo do convnio deve conter o documento que garanta que os recursos da contrapartida esto devidamente assegurados (art. 2, 3, da IN STN n 01/97). No caso dos entes federativos, devero ser apresentados a lei oramentria e os balanos contbeis. O tcnico responsvel deve atentar para essa norma, dado que comum a ausncia de um ou ambos os documentos. 4.2. Sobre a contrapartida, deve ficar assinalado que o ente possui capacidade instalada para executar o objeto (recursos humanos e materiais, especificando instalaes, equipamentos, mo-de-obra especializada a serem utilizadas na execuo dos servios). A no-exigncia de garantias da capacidade do convenente para realizao do objeto do convnio, conforme estabelece o 2 do art. 1 da IN/STN 01/97, pode incorrer em: pagamento de todas as despesas administrativas do ente, fora do objeto, bem como a necessidade de sucessivas prorrogaes na vigncia do convnio, com a conseqente majorao das despesas administrativas. Para o TCU, o pagamento de despesas administrativas e as repetidas prorrogaes, necess-

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rias para que as aes possam atingir metas, ainda que parciais, no podem ser desvinculados da escolha dos parceiros e do desenho adotado para a execuo do objeto. No sentido de que seja exigido que o convenente esteja devidamente aparelhado, o TCU manifestou-se no Acrdo 722/2003 Plenrio, DOU de 30/6/03, em que, no item 9.2.2.2 determinou que o rgo verifique se o ente dispe de condies para a consecuo do objeto proposto, conforme estabelece o 2 do art. 1 da IN/STN n 01/97.

Manifestao da rea tcnica e da consultoria jurdica 6. Os processos de convnio devero ser instrudos com manifestao da rea tcnica e da consultoria jurdica (art. 4 da IN STN 01/97), prvios assinatura do Termo. 6.1. Sobre a existncia dessas manifestaes no processo, ressalte-se a orientao do TCU, no sentido de que o rgo d exato cumprimento ao disposto no 1 do art. 4 da IN/STN-MF n 01/97, abstendo-se de aprovar a celebrao de convnios sem fundamentar-se nos pareceres das unidades tcnicas e de assessoria jurdica (item 5.8, TC-017.928/2005-7, Acrdo n 46/2006-TCU-2 Cmara, DOU de 07.02.2006, S. 1, p. 57) 6.2. Os aspectos tcnicos englobaro, alm da viabilidade tcnica do pleito quanto s suas caractersticas, a anlise de custos, de maneira que o montante de recursos na operao seja compatvel com o seu objeto, no permitindo a transferncia de valores insuficientes para sua concluso, nem excessivos que permitam a prtica de preos acima dos vigentes no mercado. 6.2.1. A prpria rea tcnica pode manifestar-se sobre a disponibilidade dos recursos para fazer face s despesas. Essa informao, entretanto, poder ser de responsabilidade do setor financeiro, se o rgo tiver rea especfica para tal. 6.2.2. Quando da anlise do cronograma de desembolso, deve-se observar que este tem que estar de acordo com o cronograma da execuo fsica do projeto e a programao financeira do Governo Federal. Deve-se observar que a liberao dos recursos deve ser feita em parcelas, de modo que possibilite o acompanhamento dos convnios mediante a apresentao e apreciao de prestaes de contas parciais. A liberao de recursos em parcela nica no aconselhvel nos convnios envolvendo maiores volumes

Capacidade jurdica do proponente, interveniente e executor 5. Os documentos comprobatrios da capacidade jurdica do proponente e de seu representante legal e a regularidade fiscal so imprescindveis formalizao do convnio (art. 3 e 4 da IN STN n 01/97). 5.1. Ocorre com freqncia desateno incluso dos documentos essenciais que atestem a capacidade jurdica do proponente, tais como identificao pessoal (carteira de identidade e comprovante de endereo residencial), cadastro de pessoa fsica, termo de posse, no caso de prefeitos, especialmente quando de termos aditivos, em que o signatrio sucessor daquele que pactuou o termo original. Quanto s prefeituras, nota-se a ausncia de comprovante de inscrio do ente no cadastro nacional de pessoa jurdica. 5.2. Quanto necessidade de juntar a documentao do interveniente e do executor, importante salientar que esses entes esto subordinados s mesmas exigncias feitas s unidades da Federao que receberem transferncias dos rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal. Assim, para execuo de programa de trabalho que requeira nova descentralizao ou transferncia, a respectiva unidade da Federao subordinar tais transferncias s mesmas exigncias que lhe foram feitas, conforme determina o art. 25 da IN STN n 01/97.

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de recursos federais. No entanto, em se considerando imprescindvel para a consecuo do objeto, dever a rea tcnica manifestar-se conclusivamente, de modo incontestvel, a necessidade de liberao em parcela nica, estabelecendo mecanismos seguros para o acompanhamento da execuo do objeto. (Acrdo n 1.745/2003 Plenrio DOU de 28/11/03). 6.2.3. A viabilidade tcnica do pleito deve avaliar a capacidade instalada da convenente, entendendo-se como tal os recursos humanos devidamente qualificados, instalaes, recursos materiais e financeiros necessrios fiel execuo do objeto conveniado (Acrdo 235/2003 Plenrio DOU de 28/3/03). 6.2.3.1. Sobre a capacidade do convenente para a realizao do objeto do convnio, deve-se registrar ainda a determinao do TCU a rgo da Administrao Federal, no sentido de que o mesmo apurasse previamente celebrao de convnios, acordos, contratos, ajustes ou instrumentos congneres, a real capacidade gerencial dos interessados, especialmente em termos de estrutura organizacional e contbil, no sentido de verificar se esto dotados de meios suficientes para suportar os encargos de prestao de contas (item 9.2.4, TC-017.214/2001-0, Acrdo n 128/2006-TCU-2 Cmara, DOU de 10.02.2006). Da a necessidade de a rea tcnica dispor dos dados necessrios para poder se manifestar sobre a capacidade do convenente para a realizao do objeto a ser pactuado. 6.2.3.2. H que se registrar tambm a determinao expressa do TCU ao Ministrio do Desenvolvimento Social e Combate Fome que considerasse a viabilidade do objeto dos convnios, sob a tica da eficincia, eficcia, efetividade e economicidade, ao serem emitidos os pareceres tcnicos (item 6.3, TC-010.738/2003-4, Acrdo n 2.038/2005-TCU-2 Cmara, DOU de 27.10.2005, S. 1, p. 332). 6.2.4. Os Relatrios de Auditoria de Gesto, por vezes, tm recomendado a melhoria dos pareceres tcnicos. O que se tem observado que tem pare18

ceres muito repetitivos, com substituio apenas dos valores e do nome da ao, fazendo com que o contedo no corresponda situao do processo. Para subsidiar a elaborao de pareceres, apresentada a seguir uma listagem de itens que podem ser explorados, a fim de dar um detalhamento de informaes que permitam levar o dirigente a tomar a deciso ou no pelo projeto, fundamentado em dados mais substantivos:

1. ANTECEDENTES OU CONSIDERAES GERAIS. 1.1 - Da Entidade Proponente: a) natureza da entidade; b) compatibilidade do pleito com os estudos da entidade; c) situao de prestaes de contas anteriores com o Ministrio; d) capacidade instalada e/ou de mobilizao, condies que tem a entidade para realizar a parceria. 1.2. Da Proposta: a) referncia tramitao interna (desde a data de entrada); b) que pretende a entidade (breve meno); c) entidades que participaro corno intervenientes ou executoras; d) valor (MDS, contrapartida e total) e) descrio detalhada de valores ou bens e servios mensurveis. 2. DO OBJETO. a) objetivos a curto e mdio prazos; b) produtos esperados;
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c) comentrios ao objeto; possibilidade (s) de ser (em) alcanado (s); d) ressaltar se o objeto est redigido com clareza e se permite avaliar seu alcance. 3.DA JUSTIFICATIVA. Se a justificativa da proposta convincente, ou seja, se a situao atual da proponente poder ser alterada mediante a parceria pretendida. 4. DAS METAS. a) informar se a (s) meta (s) est (o) clara(s) e compatvel (is) com o objeto, se, com a execuo da (s)meta(s), o objeto ser alcanado). Dar informaes sobre o Projeto tcnico. b) relacionar a (s) meta (s); c) em caso de contratao de consultores, assessores, conferencistas, instrutores e outros, mencionar se os currculos resumidos esto anexos ao processo; d) em caso de eventos como: cursos, seminrios, visitas tcnicas, encontros, palestras, conferncias, mencionar se os contedos programticos esto claros e compatveis com a meta; e) em caso da realizao de obras, mencionar se o projeto bsico est anexado ao processo e analisado, com a documentao que comprove a propriedade do imvel. 5.DA APLICAO DAS DESPESAS 5.1. Comentar: a) se os valores relacionados esto compatveis com os preos de mercado;
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b) se os itens relacionados podem ser financiados dentro das rubricas autorizadas; c) se os itens discriminados por meta esto coerentes com a mesma. 6. DO PARECER (Concluso): a) idoneidade da entidade e capacidade para a parceria; b) importncia social da proposta para a comunidade (beneficirios); c) interesse e pertinncia do pleito com relao s metas programticas do MDS, da Secretaria e do Departamento correspondente; d) recomendar a avaliao do evento; e) se for o caso, indicar ao provvel responsvel pelo acompanhamento e qual a etapa mais importante de ser acompanhada; f) colocar os produtos que devem ser enviados junto ao relatrio quando da prestao de contas: 7. OUTRAS OBSERVAES CABVEIS. 6.3. No caso de obras, torna-se necessrio um parecer de engenharia, atestando a viabilidade e as condies do projeto, inclusive quanto sua adequao poltica social correspondente (ex.: banheiros, rampas e portas adequados clientela: crianas, idosos, deficientes). 6.3.1. Deve-se atentar, no caso de obra, que a rea tcnica deve indicar um responsvel pelo acompanhamento da obra. Sobre o assunto, registre-se que, no Acrdo n 498/2006-TCU-2 Cmara, Assunto: CONVNIOS. DOU de 17.03.2006, S. 1, p. 90, o TCU no aceitou o fato de que, na execuo de um convnio, no se contasse com um fiscal responsvel pelo acompanhamento da obra, contrariando o disposto nos art. 67, caput, e

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art. 116, 3, inc. I, da Lei n 8.666/93, bem como o art. 63, 2, inc. III, da Lei n 4.320/64. Na ocasio, constatou-se que a liquidao da despesa fora realizada pro forma pelo setor de contabilidade da prefeitura municipal, a qual no registrara em livro prprio (dirio de obras), tambm, as ocorrncias relacionadas execuo do contrato, como determina o art. 67, 1 da Lei de Licitaes (item 1.1.1.4, TC-018.879/2005-5). 6.4. Adicione-se, ainda, com relao necessidade de apresentar planilha de custos, observando-se a determinao do contido na Lei n 8.666/93, bem como no art. 35, 1, da Lei n 10.180/01, que estabelece que, ao fixarem os valores a serem transferidos, os entes nele referidos faro anlise de custos, de maneira que o montante de recursos envolvidos na operao seja compatvel com o seu objeto, no permitindo a transferncia de valores insuficientes para a sua concluso, nem o excesso que permita uma execuo por preos acima dos vigentes no mercado. Acrescente-se, ainda, o disposto na Lei de Diretrizes Oramentria de 2005 (Lei 10.934, de 11/8/04), que dispe no art. 105 que os custos unitrios de materiais e servios de obras executadas com recursos dos oramentos da Unio no podero ser superiores mediana daqueles constantes do Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e ndices da Construo Civil - Sinapi, mantido pela Caixa Econmica Federal. Assim, somente em condies especiais, devidamente justificadas em relatrio tcnico circunstanciado, aprovado pela autoridade competente, podero os respectivos custos ultrapassar o limite fixado no caput, sem prejuzo da avaliao dos rgos de controle interno e externo. 6.5. A avaliao tcnica e a jurdica podero condicionar a aprovao do pleito adoo de providncias complementares. 6.5.1. Quando o parecer da Consultoria Jurdica indicar a necessidade de adoo de providncias complementares, a rea Tcnica responsvel dever dili22

genciar no sentido de cumpri-las, atestando seu cumprimento em Nota ou Parecer Tcnico. Em caso de no acolhimento da orientao jurdica e prosseguimento do processo, o gestor responsvel pelo convnio poder ser responsabilizado pela ocorrncia de eventuais ilegalidades e/ou prejuzos ao Errio Pblico. 6.5.2. Com relao s assinaturas, a anlise deve atentar para a regularidade e a fidedignidade das mesmas. Em caso de suspeita sobre a autenticidade da assinatura, o processo deve ser levado ao conhecimento da chefia, para a tomada das providncias cabveis, inclusive com a apurao respectiva,conforme determinado pelo art. 143 da Lei n 8.112/90. Sobre o assunto, registre-se que o TCU determinou ao rgo que, ao celebrar convnios com entidades privadas, adotasse providncias com vistas a verificar a autenticidade da assinatura do representante do ente convenente (item 9.5.1, TC-016.091/2002-2, Acrdo n 963/2006-TCU-1 Cmara, CONVNIOS. DOU de 27.04.2006, S. 1, p. 106).

Alterao do convnio 7. As alteraes de convnio somente podero ocorrer mediante proposta do convenente, devidamente justificada, a ser apresentada em prazo mnimo fixado pelo concedente, antes do trmino da vigncia, levando-se em conta o tempo necessrio para anlise e deciso, conforme o estabelecido no art. 15 da IN/STN n 01/97. Dessa forma, os termos aditivos tambm devero ser objeto de apreciao prvia da consultoria jurdica. Registre-se que o TCU determinou ao rgo que exigisse a exata e embasada justificativa prevista no art. 15 da IN/STN-MF n 01/97, abstendo-se de aprovar alteraes de convnios sem fundamentar-se nos pareceres das unidades tcnicas e de assessoria jurdica que confiram a consistncia das justificativas (item 6.4, TC-017.928/2005-7, Acrdo n 46/2006-TCU-2 Cmara, DOU de 07.02.2006, S. 1, p. 57).
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7.1. As alteraes decorrentes da obrigao do concedente de prorrogar de ofcio a vigncia do convnio, quando houver atraso na liberao dos recursos, limitada ao exato perodo do atraso verificado, prevista no inciso IV do art. 7 da referida IN/STN n 01/97, realizada mediante portaria, assinada pelo mesmo signatrio do convnio, devem ser encaminhadas consultoria jurdica, acompanhadas de nota tcnica, informando e comprovando o atraso na liberao dos recursos, bem como os dias de atraso efetivamente computados. 7.2. A prorrogao de vigncia, a pedido do convenente ou de ofcio ensejar a atualizao do cronograma fsico e financeiro do Plano de Trabalho. Assim, dever ser apresentado novo Plano de Trabalho, com as atualizaes necessrias. 7.2.1. Quando for solicitada alterao de vigncia de convnio, a rea tcnica deve se manifestar sobre a condio potencial de plena exeqibilidade das metas/etapas presentes no novo Plano de Trabalho. 7.2.2. preciso lembrar que a transferncia de recursos financeiros destinados ao cumprimento do objeto do convnio obedecer ao Plano de Trabalho previamente aprovado, tendo por base o cronograma de desembolso, cuja elaborao ter como parmetro para a definio das parcelas o detalhamento da execuo fsica do objeto e a programao financeira do Governo Federal, de acordo com o que determina o art. 21 da referida IN STN n 01/97. Nesse sentido, as unidades gestoras que transferirem recursos em desacordo com Plano de Trabalho tero as suas Propostas de Programao revistas pelo rgo central de programao financeira. 7.2.3. Nesse sentido, a CONED/STN, na Mensagem de 22.06.04, retransmitiu o COMUNICADO MF/STN/CONED TG n 03/2004, no qual informa sobre: a) Plano de Aplicao de Recursos (art. 2, inciso V, da IN STN no 1/1997); b) Desembolsos previstos no Plano de Aplicao de recursos de24

vem guardar estrita harmonia com o Programa ou Ao de Governo a cuja conta (dotao oramentria) correro (sero feitos os empenhos) as despesas; c) Observncia do cronograma para transferncia dos recursos financeiros. 1. Chamamos ateno para a necessidade do fiel cumprimento do disposto no inciso V do caput do artigo 2 da Instruo Normativa no 1, de 15 de janeiro de 1997, disciplinadora da celebrao de convnios de natureza financeira, que obriga o convenente a apresentar Plano de Aplicao dos recursos envolvidos no convnio. Assim, no podero ser aceitas pelo concedente, quando da anlise da prestao de contas do convnio, despesas no-previstas no Plano de Aplicao. 2. A discriminao dos itens de gastos a serem realizados, constantes do Plano de Aplicao, deve guardar estrita harmonia com o Programa de Governo ou Ao, na forma de sua descrio (classificao) oramentria, a cuja conta correro os empenhos a serem emitidos. 3. Conseqentemente, o concedente somente deve liberar (transferir) as parcelas de recursos em estrita observncia do cronograma fsico-financeiro de aplicao dos recursos e execuo do objeto do convnio.

Formalizao do convnio 8. Para a correta formalizao do convnio, o Plano de Trabalho tem que estar aprovado. A aprovao do Plano de Trabalho ser efetuada pelo dirigente do rgo, fundamentado no parecer tcnico. 9. Os procedimentos de formalizao do convnio esto disciplinados nos art. 6 a 14 da IN STN n 01/97, que estabelecem, detalhadamente, as clusulas que devero conter o convnio. 9.1. Sobre a numerao seqencial, informada no art. 6 da IN STN n 01/97, vale registrar que cada Secretaria deve fazer a identificao do convnio, para evitar duplicao de numerao no mbito do Ministrio. Por
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exemplo: Convnio n 240/SESAN/MDS; Convnio n 003/SAIP/MDS; Convnio n 012/SPOA/SE/MDS, Convnio n 056/SNAS. No caso da SNAS, deve ter numerao prpria para os instrumentos firmados com recursos do FNAS, para facilitar a identificao do termo quando da prestao de contas, ficando, por exemplo, Convnio n 867/DEFNAS/SNAS/MDS.

partes da obra, servio ou fornecimento, at o limite admitido, em cada caso, pela Administrao. Dessa forma, a autorizao para subcontratar depende de que seja admitido pela Administrao. Nos contratos em que essa possibilidade admitida, a autorizao consta de clusula especfica no contrato. Ressalte-se que no permitida a subcontratao nos contratos administrativos firmados com base em dispensa de licitao, nos termos do art. 24, inciso XIII da Lei n 8.666/93 (Acrdo n 3.067/2005-TCU-1 Cmara, DOU de 15.12.2005). 10.2.2. No caso dos convnios, h vrios julgados do Tribunal de Contas da Unio mencionando a utilizao de subconvnios. No Acrdo 137/2004 Plenrio, publicado no DOU de 3/3/04, relativamente gesto do MDS, vale registrar o contido no item 11.9 do Relatrio do Ministro Relator, do seguinte teor: O Departamento de Gesto do Fundo Nacional de Assistncia Social comunica que no faz repasses dos recursos do FNAS diretamente a entidades privadas, a no ser em caso de inadimplncia de estados e municpios por mais de sessenta dias. No que diz respeito aos convnios tipo guardachuva, denominao dada a subconvnios, o Departamento comunica que no momento no dispe de estrutura suficiente para proceder fiscalizaes para detectar esse tipo de ocorrncia. Entretanto, os municpios citados no presente Relatrio sero oficializados para que regularizem a situao, sob pena de cancelamento de repasse de recursos do Fundo. Sero enviados, tambm, ofcio-circular a todos os estados e municpios com orientaes para prevenir a ocorrncia de subconvnios. 11. Celebrado o Termo de Convnio, o mesmo dever ser registrado no Sistema Integrado de Administrao Financeira SIAFI, IN/STN/N 01/97 e no Sistema Integrado de Administrao de Servios Gerais SIASG, por imposio da Lei de Diretrizes Oramentrias para o exerccio de 2006, Lei n 11.178, de 20 de setembro de 2005.

Celebrao do termo de convnio 10. A celebrao do termo de convnio somente poder se realizar aps a aprovao do Plano de Trabalho e ser fundamentada nos pareceres tcnicos e jurdicos. 10.1. Assinaro no termo de convnio o concedente e o convenente, alm de duas testemunhas devidamente qualificadas conforme determina o art. 10 da IN STN n 01/97. Se houver interveniente ou executor, devero assinar conjuntamente. Registre-se que o TCU exigiu a assinatura de interveniente, quando esse existir, em termo de convnio (item 2.1.8, TC-007.003/2004-7, Acrdo n 2.132/2005-TCU-2a Cmara, DOU de 03.11.2005, S. 1, p. 102). Naturalmente, havendo a figura do interveniente ou do executor e os mesmos tendo a obrigao de assinar conjuntamente, h que ser exigida a respectiva documentao, para comprovar a capacidade jurdica no processo. 10.2. Houve questionamentos sobre a possibilidade de existir subconvnios. Nesse sentido, vale registrar que, no mbito dos contratos, e para isso se remete ao contido no art. 116 da Lei n 8.666/93, que autoriza sejam aplicadas as disposies da Lei de Licitaes, no que couber, aos convnios, acordos, ajustes e outros instrumentos congneres celebrados por rgos e entidades da Administrao. 10.2.1. O art. 72 da Lei 8666/93 autoriza que o contratado, na execuo do contrato, sem prejuzo das responsabilidades contratuais e legais, poder subcontratar
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11.1. A IN/STN/N 01/97, no seu art. 13, exige que a execuo do convnio se subordine ao prvio cadastramento do Plano de Trabalho no Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal SIAFI, independentemente do valor ou do instrumento utilizado para formalizao do Plano de Trabalho. 11.2. A LDO/2006 estabelece, no seu art. 21, que os rgos e entidades integrantes dos oramentos fiscal e da seguridade social devero disponibilizar no SIASG informaes referentes aos contratos e aos convnios firmados, com a identificao das respectivas categorias de programao. importante lembrar que o prprio registro no SIASG j possibilita o registro em forma de extrato de publicao e o encaminhamento Imprensa Nacional. 11.2.1. importante salientar que o pagamento dos bens e servios contratados diretamente pelos rgos e entidades dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio e do Ministrio Pblico da Unio, no mbito dos oramentos fiscal e da seguridade social, depender de prvio registro dos respectivos contratos no SIASG. 11.2.2. A LDO/2006 determina ainda que, no mbito dos convnios, acordos, ajustes ou instrumentos congneres, firmados com rgos ou entidades de direito pblico ou privado, o concedente dever manter atualizados os dados referentes execuo fsica e financeira dos contratos, celebrados pelo convenente, cujo valor seja trs vezes superior ao limite estabelecido no art. 23, inciso I, alnea a, da Lei no 8.666, de 1993. 11.3. importante salientar que as informaes do convnio devem ser mantidas atualizadas no SIAFI, conforme j determinou o Tribunal de Contas da Unio, tomando-se como exemplo o contido no Acrdo n 631/2006TCU-1 Cmara, publicado no DOU de 05.04.2006, em que o TCU determinou ao rgo que procedesse alimentao do SIAFI com dados e informaes que refletissem, com preciso, a situao atualizada dos convnios
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(item 1.6, TC 007.549/2005-1). Nesse sentido, registre-se a necessidade de manter esses registros atualizados, especialmente quanto ao perodo de vigncia e aos dados da situao do convnio em relao execuo financeira (a liberar, a comprovar e a aprovar). 11.4. Ressalte-se, ainda, que o TCU determinou a rgo da Administrao Pblica Federal que registrasse os empenhos no SIAFI com o devido enquadramento legal, em particular para as inexigibilidades e as dispensas de licitao, de acordo com os critrios definidos nos artigos 24 a 25 da Lei n 8.666/93, respectivamente, abstendo-se de registrar empenhos de mesma natureza ora com fundamento em inexigibilidade ora em dispensa (item 2.1.2, TC-009.707/2005-1, Acrdo n 263/2006-TCU-2 Cmara, DOU de 24.02.2006, S. 1, p. 215). 12. A pactuao de convnio com ente inadimplente pode ser efetuada, se o administrador for outro, que no o faltoso, e se comprovada a instaurao da devida Tomada de Contas Especial ( 2 do art. 5 da IN STN n 01/97). 12.1. No que diz respeito celebrao de convnio e transferncia de recursos para a rea de Assistncia Social, h que se registrar a mensagem CONED/STN n 1275197/2005, nos seguintes termos: A CONED Coordenao-Geral de Normas e Avaliao da Execuo da Despesa, da Secretaria do Tesouro Nacional, do Ministrio da Fazenda, comunica aos gestores responsveis pela anlise dos processos de celebrao de convnio e de transferncia dos respectivos recursos financeiros, que, quando se tratar de aes na rea de Sade, Educao e Assistncia Social, assim configuradas na Funcional-Programtica, prevalece a exceo das sanes previstas na Lei e inaplicvel a restrio do 3 do art. 195 da Constituio (Parecer PGFN/CAF/N 1796/2005). Assim, na hiptese de que se trata Aes na rea de Educao, Sade e Assistncia Social, as restries constantes do
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CAUC no impedem a celebrao ou as liberaes de recursos, devendo o gestor concedente, na certido do CAUC, lavrar o seguinte Despacho a ser entranhado ao processo: Aes na rea de Educao, Sade e Assistncia Social, 3 do art. 25 da LRF. Na folha de autorizao da OB deve estar aposto: art. 25, 3 da LRF. ATT. CONED. Essa ltima informao pode ser inserida na folha da Ordem Bancria OB mediante carimbo, No entanto, no que diz respeito ao Despacho, trata-se de um Despacho formal no processo, informando tratar-se de ao na rea de Assistncia Social, amparada pelo 3 do art. 25 da LRF. 12.2. No recente Acrdo n 407/2006-TCU-Plenrio, publicado no DOU de 31.03.2006, S. 1, p. 275, o TCU, com fundamento no 3, art. 25 da Lei Complementar n 101/2000 e no art. 26 da Lei n 10.533/2002, reconhece a excepcionalidade das transferncias voluntrias nas reas de sade, educao e assistncia social a entes inadimplentes. No item 9.4 do Acrdo, o TCU determinou Secretaria do Tesouro Nacional que promova estudos no sentido de encaminhar ao Chefe do Poder Executivo, por intermdio do Ministro da Fazenda, proposta de incluso nos prximos projetos de Leis de Diretrizes Oramentrias (LDOs) de dispositivo que estabelea: 1) a obrigatoriedade de que os rgos transferidores de recursos, alm de registrarem no CAUC os documentos legais exigidos quando da celebrao de convnios ou da liberao dos respectivos recursos, condicionem a liberao dos recursos consulta da regularidade dos entes convenentes no referido CAUC; 2) o disciplinamento das aes sociais, e de educao, sade e assistncia social que se enquadrariam nas excees previstas na lei Complementar 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal) e no art. 26 da Lei n 10.522/2002, que excluem a aplicao das sanes de suspenso de transferncias voluntrias; 4) elaborao de normativo orientando os rgos concedentes e usurios do CAUC no sentido de que, ao considerarem que os recursos a serem transferidos a determinado ente da Federao sero alocados em aes sociais, de educao, de sade, de assistn30

cia social, ou do Fundo Nacional de Segurana Pblica, o que suspende a aplicao das sanes de suspenso de transferncias voluntrias decorrente da inobservncia de exigncias legais, conforme prescrevem o 3 do art. 25 da Lei Complementar n 101/2000 e o art. 26 da Lei n 10.533/2002, devem proceder da seguinte forma: a) no condicionar a liberao desses recursos s mencionadas exigncias legais; b) formalizar a no aplicao das sanes de suspenso dessas transferncias por meio de ato expresso do ordenador de despesas, atestando que os recursos sero alocados em aes sociais, de educao, de sade ou de assistncia social; c) verificar, registrar e consultar a regularidade dessas exigncias no Cadastro, incluindo em processos os respectivos dados encontrados.

Comunicao Assemblia Legislativa ou Cmara Municipal 13. A exigncia de dar cincia do convnio assinado Assemblia Legislativa ou a Cmara Municipal respectiva do convenente, contida no art. art. 11 IN/STN/01/97 e no art. 116, 2 da Lei n 8.666/93, bem como de notific-las, no prazo de dois dias, a contar da data da liberao dos recursos, em se tratando de repasse Unidade da Federao ou a entidades vinculadas, conforme determina o art. 1 da Lei n 9.452, de 20 de maro de 1997. 13.1. A Secretaria do Tesouro Nacional, por meio da Mensagem: 2004419830-CONED/STN, de 18.06.04, tambm alerta que: a) a obrigatoriedade de o rgo ou entidade federal concedente proceder comunicao prevista no 2 do art. 116 da Lei n 8.666/1993, dando cincia assemblia legislativa ou cmara legislativa ou municipal quando, respectivamente, se efetivar a assinatura do Termo de Convnio, ou eventual Termo Aditivo, com estados, o Distrito Federal ou municpios; b) a obrigatoriedade de o rgo ou entidade federal concedente notificar as respectivas Cmaras Municipais da liberao de recursos financeiros que tenham efetuado, a qualquer t31

tulo, para os municpios, no prazo de dois dias teis, contados da data da liberao (art. 1 da Lei no 9.452, de 20 de maro de 1997); c) que o rgo ou entidade federal concedente deve incluir clusula no Termo de Convnio obrigando a Prefeitura do Municpio beneficirio da liberao de recursos de que se trata a notificar os partidos polticos, os sindicatos de trabalhadores e as entidades empresariais, com sede no Municpio, da respectiva liberao, tambm no prazo de 2 (dois) dias teis, contado da data de recebimento dos respectivos recursos (art. 2o da Lei no 9.452/1997); e d) que a publicidade dos atos, programas, obras, servios e campanhas dos rgos pblicos dever ter carter educativo, informativo ou de orientao social, dela no podendo constar nomes, smbolos ou imagens que caracterizem promoo pessoal de autoridades ou servidores pblicos (1 do art. 37 da CF e Instruo Normativa SECOM/PR no 31, de 10 de setembro de 2003). 14. Deve-se ressaltar que se aplicam ainda aos convnios as disposies da Lei n 8.666/93, no que couber, na forma do art. 116 da referida Lei.

da respectiva funo ou cargo, por meio de carimbo, do qual constar a sigla da unidade na qual o servidor esteja exercendo suas funes ou cargo, conforme determina o art. 40 do Decreto n 93.872/86. 15.1. Registra-se, ainda, (1) falta de cuidado com a numerao seqencial das pginas, contrariando o art. 22, 4 da mesma lei n 9.784/99; (2) assinatura de documentos em dias de sbado, sendo que, de acordo com o art. 23, caput, os atos do processo devem realizar-se em dias teis, no horrio normal de funcionamento do rgo no qual tramita o processo. 15.2. Sobre a necessidade de autuar devidamente o processo, no DOU de 08.02.2006, S. 1, p. 72, no item 1.3 do Acrdo n 115/2006-TCU-1 Cmara, o TCU posicionou-se quanto necessidade de se autuar devidamente os processos administrativos, com obedincia seqncia de numerao cronolgica, com o registro da motivao de qualquer cancelamento ou alterao de numerao de documentos nos autos, seja por retirada ou insero de novas peas entre as pginas numeradas, para garantir a segurana dos atos registrados e evitar fraudes. 15.3. Vale registrar tambm que o TCU se manifestou no sentido de que

DA FORMALIZAO DO PROCESSO 15. A Lei n 9.784/99, que regula o processo administrativo, estabelece que os atos do processo devem ser produzidos por escrito, em vernculo, com a data e o local de sua realizao e a assinatura da autoridade responsvel. Neste sentido, muito constante a ausncia de documentos, assim como de assinaturas e de datas em outros documentos do processo, fazendo com que a assinatura final do dirigente seja precedida de uma srie de demandas s unidades, para complementar documentao e providenciar assinatura dos demais participantes do processo. Deve-se lembrar, tambm, que a assinatura deve ter a identificao do signatrio, ou seja, a assinatura deve ser seguida da repetio completa do nome do signatrio e indicao
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o rgo promova, em consonncia com o caput do art. 38 da Lei n 8.666/1993, a numerao e a organizao de todos os processos administrativos sob sua responsabilidade, e cuidasse para que, doravante, os processos referentes a compras e contrataes fossem corretamente formalizados, retratando fidedignamente os acontecimentos, mediante: a) numerao de pginas; anexao de documentos em seqncia cronolgica; elaborao de prembulos de editais em conformidade com o art. 40, caput; juntada de anexos aos editais; atestao de notas fiscais pelos servidores designados em ordem de servio; e os comprovantes de pagamento dos servios/produtos; b) organizao dos documentos referentes a pesquisa de mercado e dos processos arquivados; c) juntada ao processo de todos os documentos correlatos
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e decises tomadas quanto aos procedimentos adotados no decorrer da licitao e da execuo contratual (item 9.2.1, TC-013.100/2005-4, Acrdo n 355/2006-TCU-Plenrio, publicado no DOU de 28.03.2006, S. 1, p. 64). 15.3. Ressaltem-se ainda as disposies da Portaria Normativa SLTI/MP n 05/02, que regula os procedimentos gerais de protocolo: (1) a autuao: via documento original; em no sendo, o documento deve ser autenticado por servidor pblico (item 5.1); (2) as mensagens e os documentos resultantes de transmisso via fax no podero se constituir em peas de processo. Em caso de apensao, deve ser incorporado o documento original, com nota, na cpia fax incorporada, a que folha se encontra o original (item 5.1). (3) registre-se, ainda, que no devem constar do processo chek-lists ocasionais, nem rascunhos de orientaes aos convenentes, como de regra foram encontrados. O mais conveniente seria que fosse apensado um chek-list na contracapa do processo, que seria atualizado na medida em que as formalidades fossem cumpridas. Ressalte-se que nenhum documento deve ser retirado aleatoriamente do processo. A retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado, ocorre mediante termo lavrado de DESENTRANHAMENTO DE PEAS, e utilizado quando uma pea de um processo for necessria noutro processo do mesmo assunto ou que houver necessidade de ser restituda ao interessado. 16. Considerando que o despacho o documento exarado pelo dirigente de unidade administrativa, com a finalidade de movimentar o processo, proferir deciso sobre requerimento submetido a sua apreciao, ordenar a execuo de servio ou prestar informaes essenciais instruo do processo, as informaes inerentes ao processo devero ser feitas por intermdio de despacho, no prprio documento ou em folha parte (item 5.2 da Portaria SLTI n 05/02). Os documentos que no tiverem encaminhamento devero ser integrados ao processo mediante Despacho de Juntada de documentos.
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17. Sobre o volume do processo, o item 5.8 da referida Portaria SLTI n 05/02 estabelece que os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixao dos colchetes observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2cm. Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado nessa norma, a partir do prximo nmero, formar-se-o outros volumes. 17.1. Observe-se que no permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que exceda as 200 folhas, esse documento abrir um novo volume. Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um documento contendo 50, encerrar-se- o volume com 180 e abrir-se- novo volume com o referido documento de 50 folhas. 17.2. A incluso de documentos deve ser justificada. O documento pode justificar-se por si s, no caso de um Despacho, que d seguimento ao processo. Para documentos de natureza diversa, que tenham sido encaminhados pelo convenente, por exemplo, devem ser feitos mediante a juntada do documento, que pode ser feita por TERMO DE JUNTADA, que se traduz em uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo; podendo inclusive ocorrer por intermdio de carimbo especfico. A juntada de processos ser executada pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente, enquanto a juntada de documentos deve ser feita pelo servidor/dirigente responsvel pela ao. A juntada do documento pode ser tambm realizada quando o documento mencionado como anexo em algum Despacho do processo. 17.3. O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo de continuidade, no volume subseqente. 17.4. A abertura do volume subseqente ser informada no volume anterior e no novo volume, da seguinte forma: No volume anterior, aps a ltima folha
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do processo, incluir-se- TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado e, no novo volume, proceder da seguinte forma: no novo volume, logo aps a capa, incluir-se- TERMO DE ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado, obedecendo-se seqncia do volume anterior. A abertura de um novo volume ser executada diretamente pelo protocolo central ou setorial das unidades correspondentes, que devero providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes devero ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrio: 1 volume, 2 volume etc. 17.5. Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero apensados ao processo com a colocao da etiqueta de anexo contendo o nmero do processo e a palavra anexo. 18. H muita recorrncia no que diz respeito ao fornecimento de cpia do processo de convnio. O direito a obter cpia do processo administrativo est disciplinado pela Lei n 9.784/99 Lei do Processo Administrativo. No art. 3, inciso II, a referida lei estabelece que o administrado tem direitos perante a Administrao Pblica, dentre outros, o de ter cincia da tramitao dos processos administrativos em que tenha a condio de interessado, ter vista dos autos, obter cpias de documentos neles contidos e conhecer as decises proferidas. No art. 9, a mencionada lei categoriza como interessados no processo, dentre outros, aqueles que iniciem como titulares de direitos no processo, ou ainda aqueles que, sem terem iniciado o processo, tm direitos ou interesses que possam ser afetados pela deciso a ser adotadas. Para obter cpia do processo, o interessado deve manifestar-se formalmente (requerimento, ofcio, carta etc). O encaminhamento da cpia do processo deve ser feito tambm mediante documento formal. 19. Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que

primeiro tomar conhecimento do fato comunicar, sua chefia, o ocorrido. A autoridade administrativa que tiver cincia do fato promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. Independentemente das aes adotadas anteriormente, o servidor responsvel pela reconstituio do processo observar o seguinte procedimento: a) Ordenar a documentao que caracterize a busca de localizao do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento chefia, do desaparecimento ou extravio do processo; b) Fazer representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituio do processo; c) Reconstituir o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias de documentos que o constituam.

CONCLUSO Esses so os apontamentos considerados oportunos, de modo a contribuir no estabelecimento de procedimentos relativos melhoria de gesto dos processos de convnio no mbito do MDS, estabelecendo que o presente instrumento ser revisado anualmente, no primeiro trimestre do ano, de forma a tornar sempre atual e cada vez mais completas as orientaes nele contidas.

Assessora Especial de Controle Interno

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NDICE REMISSIVO

Convnio, Lei n 8.666/93

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Convenente, capacidade 4.2, 6.2.3.1 A Acompanhamento do convnio Aplicao de sanes Aplicaes financeiras Assinaturas Assistncia social Avaliao do projeto Avaliao do Controle Interno 6.3, 6.5.1, 11.3 12.2 2.1, 7.2 2.1.5.1, 2.1.6, 6.5.2, 10.1, 13.1, 15 12.1, 12.2 2.1.9.2, 3.1, 3.3, 6, 6.2 6.4 D Dados, atualizao Despacho Documento inicial Documentos comprobatrios C Capacidade Jurdica: Proponente, Interveniente e Executor Capacidade Tcnica do Convenente CAUC Conta bancria Consultoria jurdica, manifestao Consultoria jurdica, recomendaes Contrapartida Contrapartida, mensurao econmica Convnio, alterao Convnio, celebrao Convnio, comunicaes obrigatrias Convnio, formalizao 5 E Ente inadimplente 12 11.2.2 12.1; 16 1 5 Cpia do processo Cronograma de desembolso Cronogramas fsico e financeiro 18 7.22, 7.2.3 2.1.6

6.2.3, 6.2.3.1, 6.3.2.2 12.1, 12.2 2.1.7, 2.1.7.1, 2.1.7.2 6, 6.5, 7, 7.1 6.5.1 2.1.7.1, 2.1.9.2, 2.1.9.3, 4, 6.2.4 2.1.9.2, 11.2.2 7 10 13 5, 8, 9

F Fornecimento de cpia 18

L LRF, Lei Complementar n 101/2000 12.1, 12.2

O Objeto, efetiva aplicao Obra, responsvel pelo acompanhamento 2.1.9.2 6.2.4, 6.3.1

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P Parecer Tcnico Parecer Tcnico, contedo Parecer Tcnico, qualidade Parecer Tcnico e Jurdico, obrigatoriedade Pessoal, pagamento 6 6.2.4 6.2.4 6.1 2.1.9

S SIAFI, registro SIASG Subconvnios 11, 11.1, 11.3 11, 11.2, 6.4 10.2

T Terno de Abertura de Volume de Processo Terno de Desentranhamento de Pea de Processo Terno de Encerramento de Volume de Processo Terno de Juntada de Documento ao Processo 17.4 15.3 17.4 17.2

Planilha de custos 3.1.1, 3.3, 6.4 Plano de aplicao de recursos Plano de trabalho Plano de trabalho, aprovao Planos de trabalho, preenchimento Plano de trabalho, prvio cadastramento Pleito, viabilidade tcnica Proponente, capacidade jurdica Proponente, capacidade instalada Processo, abertura e encerramento Processo, desaparecimento ou extravio Processo, formalizao Processo, incio Processo, numerao das peas Projeto bsico Prorrogao Publicao 7.2.3 2, 7.2, 7.2.3, 8, 10, 11.1 8, 10, 2.1.5.1 2.1.2, 2.1.4 11.1 6.2 5 6.2.3 17.3, 17.4 19 15 1 1.2, 1.2.1, 15.1, 15.2, 15.3 2, 3, 6.2.4 2.1.6.2, 4.2, 7.1, 7.2 2.1, 5.1

V Vigncia 2.1.2, 2.1.6, 4.2, 7, 11.3

Observao: As remisses referem-se apenas aos itens superiores sempre que as palavras tambm constarem dos respectivos subitens.

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Caro Usurio, Este o espao destinado a acolher as suas sugestes. O Guia Prtico de Procedimentos de Convnios ser tanto melhor quanto puder envolver o mximo de questes surgidas no seu dia-a-dia. Por isso, no hesite. D a sua contribuio para que este Guia seja cada vez mais completo e atual. Encaminhe as suas sugestes para o endereo: aeci@mds.gov.br e participe desse momento especial de melhoria da gesto de convnios do Ministrio do Desenvolvimento Social e Combate Fome. Receba desde j, os agradecimentos de todos os dirigentes e servidores do MDS. MINISTRIO DO DESENVOLVIMENTO SOCIAL E COMBATE FOME Gabinete do Ministro Assessora Especial de Controle Interno Esplanada dos Ministrios - Bloco C, 5 andar Cep 70346 900 Tel.: (61) 3433-1005 / 3433-1006 Fax: (61) 3225-2773

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