2.8 Validacin de datos: Permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda.

La Validacin de datos es una herramienta extremadamente til especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.

A. Validacin de Productos.

1. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la seleccin y que muestre el men con las

opciones disponibles. Seleccionamos entonces las celdas A2:A14 2. En la pestaa de Datos, al oprimir Validacin de datos se despliega un nuevo men con tres opciones:

Validacin de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones. Rodear con un crculo datos no vlidos: Rodea con un crculo rojo los datos de las celdas a las cuales les asignamos una restriccin pero que por alguna razn tienen datos que estn fuera de estos rangos. Borrar crculos de validacin: Simplemente deja de mostrar los crculos del punto anterior.

3. Seleccionamos Validacin de datos. Se despliega un men como el de la siguiente figura.

Tenemos 3 pestaas:

o o o

Configuracin: En la cual configuramos qu valores estn permitidos. Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando se selecciona la celda con la validacin. Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores. Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados. Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condicin, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar. Informacin: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.

2.9 creacin de graficas Los grficos se usan para presentar series de datos numricos en formato grfico y de ese modo facilitar la comprensin de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos. Para crear un grfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.) los datos numricos que presentar el grfico. A continuacin, slo tiene que seleccionar el tipo de grfico que desea utilizar en la cinta de opciones de Office Fluent (ficha Insertar, grupo Grficos). Elementos de los grficos Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se pueden agregar segn las necesidades. Para cambiar la presentacin de los elementos del grfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del grfico o cambiar su tamao o su formato. Tambin puede eliminar los elementos del grfico que no desee mostrar.

1. El rea del grfico. 2. El rea de trazado del grfico. 3. Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el grfico. 4. Los ejes horizontal (categoras) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del grfico. 5. La leyenda del grfico. 6. Un ttulo de eje y de grfico que puede agregar al grfico. 7. Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos.

Para crear un grafico se tienen en cuenta los siguientes pasos: 1. En la hoja de clculo, organice los datos que desea trazar en un grfico. Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automticamente el mejor modo de trazar los datos en el grfico. Algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una disposicin de datos especfica.

2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico. Sugerencia: Si selecciona nicamente una celda, Excel traza automticamente en un grfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un grfico no estn en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la seleccin forme un rectngulo. Tambin puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el grfico.

3. En la pestaa Insertar, en el grupo Grficos haga clic en el tipo de grfico y, a continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que desea utilizar.

4. De forma predeterminada, el grfico se coloca en la hoja de clculo como un grfico incrustado. Si desea colocar el grfico en una hoja de grfico independiente, puede cambiar su ubicacin mediante el procedimiento siguiente: 1. Haga clic en cualquier parte del grfico incrustado para activarlo. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la pestaa Diseo, en el grupo Ubicacin, haga clic en Mover grfico.

Realizar un grafico de barras con los siguientes datos:

2.10 Tabla Dinmica Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Aplicar filtros a una tabla dinmica Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

btener promedios en una tabla dinmica Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opcinConfiguracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta,Promedio, etc.

Grficos con tablas dinmicas Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos. Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos convenga. Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de grficos.

1. 2. 3.

Crear una nueva carpeta con su nombre Guardamos el libro con el nombre de excel1 Realizamos la siguiente tabla: Region Vendedor Jones Kivell Jardine Gill Sorvino Jones Andrews Jardine Thompson Jones Morgan Howard Parent Jones Smith Jones Morgan Jones Parent Kivell Articulo Boligrafo Portalapices Boligrafo Lapiz Boligrafo Portalapices Boligrafo Boligrafo Boligrafo Portalapices Boligrafo Portalapices Portalapices Boligrafo Escritorio Set de boligrafos Portalapices Lapiz Lapiz Set de boligrafos Cantidad 95 50 36 27 56 60 75 90 32 60 90 29 81 35 2 16 28 64 15 96 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Precio unitario 1.99 19.99 4.99 19.99 2.99 4.99 1.99 4.99 1.99 8.99 4.99 1.99 19.99 4.99 1,250.00 15.99 8.99 8.99 19.99 4.99 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Total 189.05 999.50 179.64 539.73 167.44 299.40 149.25 449.10 63.68 539.40 449.10 57.71 174.65 255.84 251.72 575.36 299.85 479.04

Fecha

06/01/2005 Quebec 23/01/2005 Ontario 09/02/2005 Ontario 26/02/2005 Ontario 15/03/2005 Alberta 01/04/2005 Quebec 18/04/2005 Ontario 05/05/2005 Ontario 22/05/2005 Alberta 08/06/2005 Quebec 25/06/2005 Ontario 12/07/2005 Quebec 29/07/2005 Quebec 15/08/2005 Quebec 01/09/2005 Ontario 18/09/2005 Quebec 05/10/2005 Ontario 22/10/2005 Quebec 08/11/2005 Quebec 25/11/2005 Ontario 4. 5. 6.

$ 1,619.19 $ 2,500.00

Habilitamos la herramienta de control de cambios. Realizamos el historial de cambios. Aplicamos las siguientes funciones Promedio, Maximo, Minimo, Moda, Mediana y Suma para las columnas: Cantidad, Precio unitario y Total. 7. Realizamos la validacin de datos: *la columna Fecha permita fechas del 2004 hasta el 2005. *la columna regin, vendedor y articulo permita una lista con los valores existentes. * la columna Cantidad permite nmeros enteros del 0 100. 8. agregamos 5 registros con las validacin anteriores.. 9. Editar mensajes de entrada y mensajes de error en las validaciones de datos. 10. crear una grafico con los siguientes datos.

11. Editamos y damos formato los distintos elementos de la grafica ( Titulo, ejes, area de grafico, puntos de datos, agregamos etiquetas de datos, leyenda.