EAP e Dicionrio da EAP com apoio do MS Project 2013

inSh ar e13

Ol pessoal,

A ideia deste post mostrar para vocs como podemos utilizar o MS Project 2013 para criar a EAP Analtica do projeto de uma forma muito simples. Mostrarei algumas boas prticas de Gerenciamento de Projetos e a aplicao na ferramenta.

Vamos l.

Definindo Estrutura Analtica do Projeto (EAP) De acordo com o PMBOK 5 edio, criar a Estrutura Analtica do Projeto o processo de subdividir ou decompor hierarquicamente (subdiviso) as entregas e o trabalho do projeto em componentes menores e mais fceis de serem gerenciveis. A estes componentes menores chamamos de pacotes de trabalho. Em resumo, com a EAP temos uma forma clara de organizar e representar todo o trabalho contido na Declarao de Escopo aprovada, com os requisitos coletados das partes interessadas. E lembrem-se: trabalho que no est contido na EAP no faz parte do escopo do projeto. Isto significa dizer que a EAP deve cobrir 100% do escopo do projeto e capturar todos as entregas necessrias.

Figura 01: Processo 5.4 (Criar EAP) do Gerenciamento do Escopo do Projeto Entendendo os pacotes de trabalho (work packages) Cada subdiviso do escopo representa uma definio cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. A medida que descemos nveis na EAP, temos um maior detalhamento do que precisa ser feito.

Quando chegamos ao ponto da decomposio em que os componentes da EAP no necessitam mais ser subdivididos por j existir neste ponto uma viso clara das estimativas de tempo, custo e recursos necessrios para desempenhar o trabalho encontramos os pacotes de trabalho. Ento, pacotes de trabalho representam os nveis mais baixos da EAP. A partir deles, a decomposio resulta em atividades do projeto, que s sero definidas no processo 6.2 do Gerenciamento de Tempo do projeto. Dicionrio da EAP

O dicionrio da EAP, como o prprio significado, detalha todos os elementos envolvidos na EAP. Uma descrio da entrega ou pacote de trabalho, os principais responsveis, uma ideia preliminar do trabalho necessrio para produzir esta entrega ou pacote, alguns riscos preliminares, estimativas de custo e prazo.

A ideia que o dicionrio da EAP funcione como uma base de referncia para as demais etapas de planejamento do projeto. Ou seja; no momento em que estivermos listando as atividades necessrias para produzir os pacotes de trabalho (processo 6.1), poderemos fazer uso do dicionrio da EAP como referncia e suporte a este trabalho. Da mesma forma para Riscos, Custo, etc.

O dicionrio da EAP poupar trabalho em cada etapa futura do planejamento, uma vez que trar dicas e colas do que tem que ser feito, em que tempo tem que ser feito, com que requisitos dever ser desenvolvido, etc.

Criando a EAP no MS Project 2013 Feito este pequeno nivelamento de conceitos envolvendo EAP, partiremos para a construo da EAP utilizando a ferramenta MS Project 2013.

Configurando Opes da Ferramenta importante que o usurio da ferramenta MS Project 2013 entenda que, para cada etapa do ciclo de vida do projeto, um conjunto de ajustes e configuraes so necessrias para garantir o correto funcionamento da mesma.

Sendo assim, antes de inserirmos as entregas e pacotes de trabalho no MS Project, necessrio realizar este conjunto de ajustes para esta etapa do projeto (planejamento do escopo).

No MS Project 2013 as opes esto localizadas no Backstage. Para acess-las basta selecionar a guia ARQUIVO. Em seguida, selecione Opes.

Figura: Configurando opes do MS Project 2013 (clique na figura para ampliar) Guia Geral Nas opes gerais do MS Project 2013 vamos garantir que o modo de exibio padro para este momento do planejamento do projeto seja a Planilha de Tarefas.

Figura: Configurando opes GERAIS do MS Project 2013 (clique na figura para ampliar)

Guia Cronograma Na guia Cronograma faremos os ajustes de opes relacionadas a Agendamento, Calendrio e Clculo. Aqui o importante garantir as seguintes configuraes - Novas tarefas criadas: agendada automaticamente - Tipo de tarefa padro: Durao fixa - As novas tarefas so controladas pelo empenho: desmarcada - Vincular automaticamente tarefas inseridas ou movidas: desmarcada - Dividir as tarefas em andamento: desmarcada

Figura: Configurando opes CRONOGRAMA clique na figura para ampliar Guia Avanado Nesta guia de opes, vamos garantir que a tarefa resumo do projeto (ID 0) seja apresentada. Ela muito importante para efeito de clculos futuros da ferramenta. Por tanto, ao invs de inserir o nome do projeto, habilite esta opo.

Figura: Configurando opes AVANADAS clique na figura para ampliar Criando modos especficos de trabalho (ou modos de exibio) Como explicamos anteriormente a filosofia de trabalho construir vises (ou modos de trabalho) para cada etapa de planejamento do projeto de forma a apresentar os dados que sero armazenados, eliminando assim os dados desnecessrios para aquele momento ( para que queremos saber predecessoras ou durao se estamos definindo o escopo do projeto? ). Os modos de exibio so compostos de cinco elementos principais:

- Nome (Name): o nome do modo de exibio que ser gerado; - Tela (Screen): forma em que os dados sero apresentados graficamente; - Tabela (Table): conjunto de campos que apresentado ao usurio; - Grupo (Group): onde a informao ser estruturada; - Filtro (Filter): seleciona os registros de acordo com critrios.

Construindo a tabela EAP Como visto anteriormente, o modo de exibio composto por cinco elementos. So eles: Nome, Tela, Tabela, Grupo e Filtro. Vamos agora iniciar a criao de uma tabela de dados EAP que apoiar a construo do modo de exibio.

Atravs da guia EXIBIO, acesse o comando Tabelas dentro do grupo de comandos Dados.

Selecione a opo Mais Tabelas

Clique no boto Nova para criar uma nova tabela.

Fornea os campos necessrios para compor a tabela T01 EAP. So eles:

- ID: nmero da linha de trabalho - Indicadores: indicadores de alteraes - EDT (nvel da EAP): nvel da EAP (2 2.1 2.1.2 2.1.2.4) - Nome (Nome do Elemento): nome das entregas e pacotes de trabalho - Anotaes: o dicionrio da EAP.

Na tela acima selecionamos os campos do MS Project 2013 que sero utilizados pela EAP. Nas definies, poderemos ajustar o alinhamento dos dados, a largura das colunas, o ttulo das colunas (por padro ele ficar com o mesmo nome dos campos), o alinhamento do ttulo e quebras de cabealho.

Na opo Bloquear a primeira coluna, a coluna ID ficar fixa na tabela e no poder ser ajustada. Clique em Fechar para terminar. Aqui importante observarmos que ao clicarmos no boto [Aplicar], estaremos aplicando a tabela recm criada dentro do modo de exibio atual. E no isto que queremos. Queremos aplicar esta tabela no modo de exibio que ainda ser criado. Portanto, clique no boto [Fechar]

Construindo o Modo de Exibio M01 EAP Com base nesta tabela criada, montaremos o modo de exibio equivalente. Ele far uso desta tabela T01 EAP criada acima. Vamos aos passos para a criao do modo: Na guia EXIBIO acesse o comando Outros Modos de Exibio.

Selecione a opo Mais modos de exibio.

Clique no boto Novo.

Os modos de exibio nicos so aqueles que possuem um painel de informao, fazendo uso dos 5 elementos principais (Nome, Tela, Tabela, Filtro e Grupo). O modo de exibio combinado utiliza 2 modos de exibio nicos previamente gerados, dividindo a tela e exibindo um modo na parte superior e outro modo na parte inferior.Nesta etapa do planejamento, o modo de exibio utilizado ser do tipo nico. Selecione a opo [Modo de exibio nico] e clique em [Ok]

preciso preencher cada campo de definio do modo de exibio nico que desejamos criar. O preenchimento deve ser feito com base nas informaes da tela abaixo.

Ao marcar a opo [Mostrar no menu], garantimos que este modo de exibio estar disponvel como opo no menu. Clique em [Ok]

Aplicando o modo de exibio, teremos a seguinte interface:

Pronto! Toda vez que estivermos elaborando uma EAP e seu dicionrio, poderemos fazer uso deste modo de exibio para auxiliar o trabalho do gerente de projeto. A filosofia esta; ou seja, para cada momento do projeto podemos fazer uso de modos de exibio para suportar o trabalho. Neste caso, criamos o modo de EAP para auxiliar a criao da EAP analtica.

Insira as entregas e pacotes de trabalho no novo modo utilizando os comandos de recuo para estabelecer assim os pacotes de trabalho dentro de cada entrega ou fase do projeto.

Checklist de boas prticas GP na elaborao de uma EAP Algumas boas prticas devem ser observadas na elaborao de uma EAP.

1- Verifique se todo o escopo do projeto est representado na EAP. Elemento fora da EAP no faz parte do escopo do projeto;

2- Abaixo de cada elemento da EAP deve ter, pelo menos, outros 2 elementos de maior detalhe. Se existir apenas um elemento abaixo de outro, remova-o e ajuste o nvel sumrio para absorver as caractersticas e propriedades da caixa abaixo;

3- Cada entrega ou pacote de trabalho deve ser representado uma nica vez e somente uma vez na EAP.

4- Top-down check: tudo que existe abaixo de elemento sumrio deve traduzir tudo que preciso ser feito para produzir a sumria;

5- Pense na EAP como um grande instrumento de comunicao do projeto, pois mostra tudo o que preciso ser feito no projeto.

6- Descrio dos elementos sumrios sob a forma de Substantivo, sempre tentando represent-lo da forma mais clara possvel (1. Requisitos 1.1 Requisitos de Software 1.1.1 Requisitos iniciais) 7- Geralmente no associamos custo, recurso, trabalho ou durao em tarefas sumrias. A nica exceo so recursos do tipo Oramento.

8- As atividades sumrias devero ser designadas por SUBSTANTIVOS e escritas em CAIXA ALTA. Veremos adiante que as atividades sero designadas por VERBO e os marcos sero representados por VERBOS NO PARTICPIO PASSADO;

Codificao personalizada da EAP Os cdigos da EAP (ou nveis da EAP) esto armazenados no campo EDT (estrutura de tpicos). Este campo j est inserido no modo de exibio EAP que acabamos de criar. O MS Project 2013 permite que o gerente de projeto crie cdigos personalizados da EAP.

Vejamos como criar um padro de numerao para o projeto seguindo o procedimento abaixo:

Na Guia PROJETO, acesse o comando WBS no grupo de comandosPropriedades.

Selecione [Definir cdigo]

Proceder com os ajustes necessrios. Fornecer o prefixo do cdigo do projeto e utilizar sempre o sequenciamento das entregas e pacotes com base nos nmeros ordenados.

Uma vez criada a estrutura, possvel renumer-la sempre que necessrio. Para isso basta acessar a guia PROJETO, o comando WBS e a opo Renumerar. Selecione a opo Projeto Inteiro e clique em OK. Desta forma, o gerente de projeto garantir o padro de numerao correta, com a ordenao correta.

Criando o Dicionrio da EAP com apoio de relatrios no MS Project 2013 No MS Project 2013 podemos criar um relatrio personalizado do tipo Tabela para apresentarmos os dados armazenados no campo Anotaes que utilizamos para funcionar como Dicionrio da EAP.

Fornea o nome do relatrio (Dicionrio da EAP).

Observe o relatrio gerado. Por padro, ele carrega os campos Nome, Incio, Trmino e % Concluda. Queremos mudar isto, removendo os campos Incio, Trmino e % Concluda e adicionando EDT e Anotaes.

Selecionar os campos indesejados, clicar com o boto direito do mouse e selecionar a opo remover campos

Selecionar os campos que queremos inserir (EDT e Anotaes).

Promover ajustes na ordem de apresentao das colunas, clicando e segurando o campo e arrastando para o lugar desejado.

Certifique-se que todas as subtarefas sero exibidas atravs da opo Nvel da Estrutura de Tpicos, escolhendo a opo Todas as subtarefas.

Promova ajustes no ttulo e nas larguras da coluna, altere as cores da tabela, insira o logotipo do seu projeto e o resultado final ficaria.

Tornando os modos, tabelas e relatrios disponveis para futuros projetos Transferir Modo de exibio, tabela e campos personalizados para o Global.mpt Este procedimento realizado para permitir que o modo de exibio, tabela e campos personalizados que foram criadas fiquem disponveis para cada novo projeto.

Transfira tudo que foi criado para o global.mpt. Isto economizar tempo pois tudo que foi criado estar disponvel em um futuro planejamento, evitando com que tabelas, modos de exibio e campos personalizados sejam criados do zero.

Clique na guia ARQUIVO para acionar o Backstage. Em Informaes, selecione a opo Organize o Modelo Global.

Verifique se a tabela e o modo de exibio criados esto dentro do Global.MPT. Caso contrrio, transfiraos para que possamos t-los disponveis em futuros projetos.

Bom, era isto.

Espero que este post tenha sido til para vocs e at o prximo post. At l.