Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica

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Pasos para Realizar una Eficiente Gestin de Proyectos

La gestin de proyectos es una disciplina formal, mediante la cual los proyectos se planifican y se ejecutan siguiendo un proceso sistemtico, repetitivo y escalable; es una labor compleja, creativa, tediosa y cambiante, pero posee un ilimitado potencial. El proceso de gestin de proyectos consta de una serie de pasos que se representan normalmente mediante un modelo de gestin de proyectos. El modelo de gestin de proyectos desarrollado a continuacin consta de cuatro etapas, que determinan el ciclo de vida de un proyecto: Planificacin, Construccin, Seguimiento y Finalizacin.

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Planificacin

La etapa de planificacin consta de pasos como: La definicin del problema, la identificacin de los interesados, el establecimiento de los objetivos, la preparacin de las compensaciones, y la definicin de las actividades.

1.1 Definicin del problema:

De no comprender a cabalidad el problema que se desea resolver, se corre el riesgo de desperdiciar tiempo y recursos; al asignar soluciones simples, complicadas o inadecuadas a la resolucin del problema. Para conocer las necesidades verdaderas del proyecto, puede ser til realizarse algunas preguntas: Cul es la necesidad o propsito de lo que estamos tratando de realizar? Qu efectos tiene sobre las personas, para considerarlo un problema necesario de resolverse? Quin tiene participacin en la resolucin? Cmo difieren los objetivos de las diferentes partes interesadas?

1.2 Identificacin de los interesados:

Es importante identificar a todos los interesados en la realizacin del proyecto, con el propsito de realizar un trabajo en conjunto y conocer sus expectativas. Para poder identificar a todos los interesados en el proyecto, puede ser til recurrir a las siguientes preguntas: 3

Qu actividades o personas pueden verse afectadas por las actividades del proyecto o los resultados del mismo? Quines aportan recursos - personas, espacio, tiempo, herramientas o dinero - al proyecto? Quines en ltima instancia podran ser los usuarios y beneficiarios, de la implementacin del proyecto?

1.3 Establecimiento de los objetivos del proyecto:

El xito de un proyecto lo determina el planteamiento y cumplimiento de sus objetivos, por lo tanto, las caractersticas que debe cumplir un objetivo son: Ser especfico, mensurable, orientado a una accin, realista y con un tiempo limitado. Es importante mantener presentes aspectos como: la calidad, organizacin, comunicacin y riesgo, durante el abordaje del proyecto, pero principalmente al momento de establecer los objetivos.

1.4 Preparacin de las compensaciones:

Las probabilidades de xito del proyecto estn potencializadas por la combinacin de tres variables de suma importancia: El tiempo, el costo y la calidad. La frmula es simple: Tiempo + Costo = Calidad El cambio de una de estas variables puede alterar los resultados; si se reduce el tiempo destinado para la elaboracin del proyecto, puede incrementarse el costo o reducir la calidad del mismo.

1.5 Definicin de actividades:

Muchos proyectos han fracasado, producto de la subestimacin del tiempo y el dinero necesarios para su ejecucin. Por lo tanto, se recomienda la utilizacin de una herramienta como la descomposicin de la estructura de trabajo, para evitar contratiempos. La descomposicin de la estructura de trabajo es una herramienta utilizada para desarrollar estimaciones, asignar personal, seguir el progreso, y mostrar el alcance del proyecto. El propsito del mismo, es subdividir actividades complejas en pequeas tareas, realizando el proceso hasta que la actividad no se pueda subdividir.

Fuente: Duffy, Mary Grace. Managing Projects. 4

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Construccin

La implementacin de la fase de construccin incluye los siguientes pasos: Armar el equipo, establecer el calendario, y elaborar el presupuesto. La implementacin de la fase de construccin incluye los siguientes pasos: Armar el equipo, establecer el calendario, y elaborar el presupuesto.

2.1 Armar el equipo:

Dependiendo de los resultados obtenidos durante la planificacin, se seleccionan las personas que posean las habilidades que el proyecto necesite. Algunas recomendaciones para trabajar de manera exitosa junto con el equipo de trabajo son: Realizar una lista de todas las personas que forman parte del equipo del proyecto. Realizar una lista con todas las habilidades que sean requeridas. Conocer las habilidades que posee cada uno de los miembros del equipo. Asignar responsables a las tareas (con las habilidades necesarias).

2.2 Establecer el calendario:

Sin importar con que cantidad de recursos se cuente, todo proyecto posee una fecha de inicio y finalizacin; por lo tanto, el proyecto debe tener un calendario y cada jefe de proyectos debe ser capaz de establecerlo. Tabla 2: Pasos para la creacin del calendario de proyecto.

Fuente: Duffy, Mary Grace. Managing Projects.

2.3 Elaborar el presupuesto:

El presupuesto es el plan financiero o el plan de accin para el proyecto. Es la trasladacin de los planes elaborados, en cantidades medibles que denoten los costos de los recursos requeridos, y el resultado previsible durante un determinado periodo de tiempo. El presupuesto no es nicamente una lista de todos los costos necesarios para ejecutar el proyecto, sino tambin un parmetro para comprobar si los beneficios del proyecto justifican los costos. Para elaborar el presupuesto del proyecto, se recomienda incluir las siguientes categoras: Personal, viajes, capacitacin del personal, suministros, espacio, investigacin, gastos de capital, y gastos generales. 6

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Seguimiento

La etapa de seguimiento consta de dos tareas de suma importancia: la elaboracin de un plan de gestin del riesgo y la creacin de una normativa de resolucin de incidencias.

3.1 Elaboracin de un plan de gestin del riesgo:

Un plan de gestin del riesgo, debe contemplar dos aspectos clave: Evaluacin del Riesgo: Consiste en emplear algn tiempo para generar ideas acerca de los riesgos que pueden acompaar al proyecto. Gestin del Riesgo: Incorpora medidas que pueden tomarse para reducir la probabilidad de fracaso (acciones preventivas), como las acciones que pueden emprenderse en caso de fallo (planes de contingencia). Algunas preguntas tiles para la elaboracin de un plan de gestin del riesgo suelen ser: Estn identificados todos los riesgos?; Han sido priorizados los riesgos?; Han sido tomadas medidas para reducir los riesgos?; Se han formulado planes de contingencia?; Existe algn responsable de gestionar el riesgo?

3.2 Creacin de una normativa de resolucin de incidencias:

El registro sistemtico de incidencia recoge cualquier problema que no pueda ser resuelto inmediatamente. La persona que plantea el problema (autor), recoge la incidencia y su efecto potencial; el director o equipo del proyecto, designa un encargado de la incidencia y una fecha en la que debe quedar resuelta; adems, se encarga de ponerlo a disposicin de todo el equipo, y se revisa durante las reuniones de estado del proyecto, de forma que todos queden informados. A continuacin se presentan dos ejemplos de tablas para el seguimiento de incidencias y de tareas del proyecto.
Imprevisto Fecha Autor Descripcin e Impacto Encargado Fecha de Vencimiento Estado o Resolucin

Tabla 3: Ejemplo de formulario de seguimiento de incidencias. Fuente: Duffy, Mary Grace. Managing Projects.

Tabla 4: Herramienta de Uso: Seguimiento de Tareas del Proyecto. Ejemplo: Apertura de una Oficina Regional de MIDEPLAN en la Regin Atlntica.

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Finalizacin

Como es probable que durante la ejecucin del proyecto hayan ocurrido algunos traspis, es importante identificar y documentar junto con el equipo de trabajo las lecciones aprendidas. La realizacin de una evaluacin posterior a la ejecucin del proyecto, tiene el propsito de identificar aquellos aspectos que son considerados o no como exitosos. Buscando implementar mejores prcticas en futuros proyectos, perfeccionando el proceso y eliminando problemas. Tabla 5. Finalizacin del proyecto: Anlisis y lecciones aprendidas.

Fuentes:

Mary Grace Duffy. Managing Projects. Harvard Business School Press. Boston: Harvard Business School Publishing, 2006. H. Kent Bowen. Manual de direccin de proyectos. Harvard Business School. Marzo, 2002.