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C OPYRIGHT
Este manual foi elaborado pela itBase solues informticas s.a.. (itBase), tendo sido redigido ao abrigo do novo acordo ortogrfico. Este manual entregue aos clientes ITBASE no podendo ser divulgado, comentado ou copiado, no todo ou em parte, sem o prvio consentimento, por escrito, da itBase. 2013 itBase Todos os direitos reservados.
NDICE
Bem-vindo ........................................................................................................................................... 4 Sobre o WinMax4 ......................................................................................................................... 4 Requisitos de instalao ................................................................................................................ 6 Noes de utilizao ........................................................................................................................ 7 Ajudas ............................................................................................................................................... 7 Barra de menus............................................................................................................................. 8 Lista de opes por mdulo...................................................................................................... 8 Barra de Ferramentas ................................................................................................................ 8 Listagens........................................................................................................................................ 10 Configurao base .......................................................................................................................... 11 Criar Empresas............................................................................................................................ 11 Numerao de documentos .................................................................................................... 12 Impostos e Taxas ........................................................................................................................ 13 Tipo de impresso ........................................................................................................................ 13 Utilizao inicial ............................................................................................................................. 14 Configurao geral ..................................................................................................................... 14 Famlias ......................................................................................................................................... 16 Artigos ................................................................................................................................................ 17 Entidades ........................................................................................................................................... 19 Emisso de documentos ............................................................................................................... 21 Documentos de Clientes / Fornecedores........................................................................... 22 Fatura a cliente....................................................................................................................................... 23 Fatura de fornecedor ........................................................................................................................... 26 Recibo ........................................................................................................................................................ 26 Documentos de transporte ............................................................................................................... 28 Encomendas ............................................................................................................................................ 30 Importar encomendas ......................................................................................................................... 30 Verificao de encomendas pendentes ........................................................................................ 31 Encomendas pendentes de autorizao ...................................................................................... 32 Avenas .......................................................................................................................................... 32 Criao de avenas ............................................................................................................................... 32 Processamento de avenas ............................................................................................................... 33 Inventrio ..................................................................................................................................... 34 Ponto de venda............................................................................................................................ 36 Interface contabilidade............................................................................................................ 39 Configurao Geral - Interface contabilidade ............................................................................ 39 Configurao Exportao - Interface contabilidade ............................................................... 39 Ficheiro SAF-T PT ....................................................................................................................... 41 O que o SAF-T PT ............................................................................................................................... 41 Como gerar o ficheiro SAF-T PT ...................................................................................................... 41 WebServices ................................................................................................................................. 42 Criar grupo de acesso para WebServices .................................................................................... 42 Criar utilizadores de WebServices ................................................................................................. 42 ANEXOS............................................................................................................................................... 43 Anexo A - Perguntas frequentes ........................................................................................... 43
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BEM-VINDO
A itBase d-lhe desde j os parabns por ter adquirido uma das mais inovadoras aplicaes de gesto comercial existentes no mercado, o WinMax4. Esta aplicao, desenvolvida para plataformas Web, permite que com um programa de navegao de internet (Chrome, Firefox, Internet Explorer ou Safari) possa executar e gerir todas as operaes do seu negcio, a partir de qualquer localizao. Concebida para gerir todo o expediente comercial do seu negcio, desde stocks at faturao de avenas, passando pela conta-corrente de clientes e fornecedores, ou ainda pela produo de produtos compostos. Esta aplicao pode ser usada para gerir mais do que uma empresa em simultneo, uma vez que foi concebida para ser usada em modo multiempresa.
SOBRE O WINMAX4
Com mais de 20 anos de experiencia no desenvolvimento de aplicaes a itBase, mais uma vez, d um salto qualitativo na tecnologia das solues que comercializa. A nova plataforma de gesto WinMax4 um acumular de sabedoria e de contributos dos mais de 4000 clientes utilizadores das nossas solues de gesto, que a transforma numa potente soluo para qualquer tipo de empresa. Representa o transformar das clssicas aplicaes de gesto, baseadas em tecnologia Windows, onde cada posto de trabalho necessita de uma instalao do produto, para a facilidade de instalao num nico ponto central e acesso via um simples browser. O WinMax4 permite que a sua aplicao de gesto e o seu negcio, estejam disponveis 24 horas por dia, 365 dias por ano de qualquer ponto do globo atravs de um simples acesso Web. Projetando assim, os nossos clientes, para o fenmeno da mobilidade e respondendo de forma muito simples evoluo dos seus negcios. Desenvolvido na plataforma Microsoft.NET e com base de dados em Microsoft SQL, a sua robustez e fiabilidade garantem uma confiana de dados e disponibilidade dos mesmos acima da mdia.
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Por outro lado, procurmos incutir no WinMax4 caractersticas que permitam que qualquer tipo de negcio, independentemente da sua dimenso, possa utilizar e potenciar a sua plataforma de gesto em funo da evoluo da sua atividade. Permite evoluir a partir da simples necessidade de efetuar faturao, acrescentar funcionalidades como controlo e contas correntes de clientes e fornecedores. Adicionar funcionalidades ao nvel do controlo de stocks e produo, bem como ainda, permite trabalhar diferentes tipos de artigo com caractersticas especificas, por exemplo cores e tamanhos ou materiais. Juntamos ainda caractersticas especficas que permitem responder s constantes alteraes a nvel fiscal, no WinMax4 possvel criar novos impostos, alterar os existentes ou proceder hierarquizao de impostos de acordo com as alteraes legislativas que possam surgir. O WinMax4 foi desenhado para evoluir de acordo com as suas necessidades, possui caractersticas modulares que permitem ir acrescentando funcionalidades conforme as necessidades e o volume de negcios possam impor. De referir ainda, que a itBase preconiza a evoluo constante das suas aplicaes. O WinMax4 no exceo, iremos manter uma constante evoluo com lanamento de novas funcionalidades e caractersticas, por isso recomendamos que se mantenha atendo e que regularmente visite o website da itBase www.itbase.pt - ou o website do WinMax4 www.winmax4.com - onde, por certo, encontrar novidades que podem contribuir para o seu negcio.
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Outros
C LIENTE
Mnimo aconselhado Sistema Operativo Browser de internet Caractersticas do equipamento Monitor Ideal Windows, Mac OS, iOS, Linux, Windows, Mac OS, iOS, Linux, Android e outros Android e outros Chrome 14.0x, Firefox 10.0x, I.E.9.0x e Safari 5.1x Que cumpra requisitos mnimos do S.O. Tamanho 10,1 ou superior Resoluo mnima de 1024x768 Adobe Reader ou plug-in Chrome 14.0x, Firefox 10.0x, I.E.9.0x e Safari 5.1x Que cumpra requisitos ideais do S.O. Tamanho 10,1 ou superior Resoluo mnima de 1024x768 Adobe Reader ou plug-in
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NOES DE UTILIZAO
Antes de mais, torna-se essencial explicitar alguns pontos importantes que lhe sero teis ao trabalhar com o WinMax4.
AJUDAS
Para alm deste manual de referncia, existe sempre presente por toda a aplicao a possibilidade de obter informao especfica sobre o campo onde se encontra posicionado o cursor. Ter apenas de colocar o apontador do rato sobre o campo pretendido. A ajuda do campo em foco surgir geralmente no topo direito da aplicao, podendo no entanto surgir no topo esquerdo caso seja mais conveniente sua ideal visualizao.
NOTA - Quando um registo no est marcado como ativo pode continuar a ser usado na aplicao, no entanto, nas ajudas de cdigos e pesquisas, nunca ser exibido. Tal aplica-se no s ao ficheiro de empresas como exibido na imagem anterior, como aos restantes ficheiros na aplicao.
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BARRA DE FERRAMENTAS
A barra de ferramenta de atalhos visa permitir uma maior rapidez e eficincia na utilizao das tarefas mais comuns e rotineiras. Podendo estar ou no visvel se assim o utilizador o desejar, sendo selecionvel em Utilitrios Ferramentas.
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- Lupa, um pouco por toda a aplicao existe ainda este boto de ajuda, que permite obter a lista de opes relacionado com o campo onde se encontra. Ao premir esta ajuda, surgir uma janela onde poder facilmente selecionar a opo pretendida.
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Os valores exibidos por omisso possibilitam a consulta de toda a informao disponvel para a listagem. O utilizador poder otimizar o formulrio para que seja apresentado apenas a informao que pretende.
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CONFIGURAO BASE
CRIAR EMPRESAS
O primeiro passo para comear a trabalhar com a aplicao iniciar a criao de empresas. Ao criar uma empresa a aplicao ir criar automaticamente uma base de dados, onde poder introduzir os ficheiros dessa empresa, como por exemplo os artigos, famlias de artigos, etc. De notar que as bases de dados das empresas so distintas e estanques, no existindo qualquer partilha de dados entre os dados de empresas distintas.
De seguida, dever configurar o modo de funcionamento para cada uma das empresas, visto estas serem completamente independentes e individuais. Este passo , tambm, importante para que adapte a aplicao sua atividade e processos comerciais. Aps os passos anteriores, o WinMax4 dever estar preparado para que comece a introduzir dados nos ficheiros, que ser o ltimo passo para que a aplicao possa enfim ser utilizada. Os dados introduzidos na aplicao so na realidade registos que podem ser constantemente atualizados, como o caso dos artigos, dos clientes e dos fornecedores. Aps a introduo dos dados iniciais, poder ento comear a efetuar o trabalho habitual. Poder emitir documentos de vendas e de compras, poder tirar listagens, consultar conta-correntes de clientes e de fornecedores, entre outros.
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NUMERAO DE DOCUMENTOS
A definio do tipo de numerao a utilizar nos documentos, dever ocorrer na fase iniciar da configurao da sua empresa. Esta definio ter obrigatoriamente de ocorrer antes da emisso de qualquer documento, aps o qual a aplicao no permite alteraes.
A numerao dos documentos poder ser anual ou contnua, caso seja anual, regressa ao incio na mudana do ano. Poder ainda selecionar se usa o nmero de terminal ou outro sufixo.
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TIPO DE IMPRESSO
A parametrizao do modo de impresso de documentos dever ter lugar nesta fase. Sendo configurvel em Ficheiros Tipos de documentos.
Estruturada por separadores, Geral, SAF-T PT, Impresso e Armazns, esta opo permite entre outras definies: Configurar os documentos que originam automaticamente um recibo; Selecionar o modo de pr-visualizao por omisso; Indicar a forma, como cada documento ser impresso (tipo de impresso); Indicar se deve imprimir o logotipo no cabealho dos documentos; Qual armazm a usar por omisso na emisso de determinado documento.
NOTA - Reala-se a importncia de uma correta definio do tipo de impresso a usar por omisso para cada documento. Para mais detalhe, consulte as Perguntas frequentes no final do manual, especialmente se pretende emitir faturas com recibo incorporado ou faturas e recibos em separado.
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UTILIZAO INICIAL
CONFIGURAO GERAL
Antes de comear a trabalhar essencial que configure a sua aplicao, para que esta se adapte da melhor forma realidade da sua atividade comercial. Para aceder a esta configurao selecione Ficheiro Configurao, no qual existem as seguintes opes: Geral Parametrizao do funcionamento de omisso da aplicao; Zonas de servio Definio de omisso para a zona de servio; Terminal Configurao dos terminais em funcionamento; Acessos Criao e configurao de Utilizadores e Grupos de acesso a opes; Impressos Definio dos impressos por omisso utilizados na aplicao; Interface visual Parametrizao de interfaces de diferentes resolues; Interface contabilidade Configurao para exportao de dados contabilsticos; Perifricos Parametrizao de protocolos de comunicao de perifricos; Comunicao de documentos de transporte Comunicao de modo automtico por meio de webservices dos documentos de transporte.
A Configurao Geral a opo onde esto configurados os parmetros gerais de funcionamento da aplicao. Estes parmetros so os que aparecem por omisso na aplicao, sendo contudo possvel alter-los sempre que necessrio. A configurao geral da aplicao encontra-se segmentada em diversos separadores: Moedas; Artigos; Movimentos; Entidades; Fecho; Terminais; Retalho; Compras; Email; Cartas.
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Aps configurao inicial da aplicao, a introduo dos ficheiros o prximo passo para preparar a aplicao para trabalhar. Surge assim necessidade de definir, Artigos, Famlias, Clientes, Fornecedores, Tipos de documento, Vendedores, Condies de pagamento, IVA, Moedas e Avenas.
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A definio de uma famlia requere o correto preenchimento do cabealho do ficheiro, nomeadamente dos campos Cdigo e Designao. Presente no cabealho existe ainda a opo de definir, se a famlia est ou no ativa. A edio de Famlias apresenta fundamentalmente 2 separadores de configurao: Omisses gerais para artigos rea onde identificado o tipo de artigo SAF-T, e definida a percentagem de desconto e margem de lucro por tipo de preo; Omisses de impostos/taxas Local onde so definidos os vrios impostos aplicados aos artigos pertencentes famlia;
Figura 13 Janela Inserir famlia.
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ARTIGOS
Ficheiro onde so definidos os dados dos artigos a utilizar na aplicao, sendo configurvel em Ficheiros Artigos.
A definio do artigo requere o correto preenchimento do cabealho do ficheiro, nomeadamente os campos: Cdigo; Designao.
Dever ser tambm definido quanto ao Tipo de artigo e Tipo de unidade (Comprimento, Espao, Volume, Peso, Tempo ou Quantidade). Quanto definio do Tipo de Artigo dever considerar as seguintes distines: Normal Artigo do tipo normal no tem propriedades adicionais; Revista Artigo do tipo revista tem propriedades relacionadas com papelaria (ex. nmero de edio); Livro - Artigo do tipo livro tem propriedades relacionadas com papelaria (ex. ISBN, editora, autor); Matriz Artigo do tipo matriz apresenta a possibilidade de definir vrias caractersticas (Dimenses e Atributos), aps o qual possvel fazer combinaes dessas caratersticas em Grupos de Preos; Composto Indicao que o artigo composto por outros artigos, esta caracterstica poder ser recursiva (ou seja, o artigo poder ser constitudo por artigos tambm compostos).
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NOTA A alterao do tipo de artigo, s poder ocorrer caso o artigo no tenha movimentos associados (todos os movimentos referentes ao artigo tero de ser anulados de forma a possibilitar alterao).
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ENTIDADES
Ficheiro onde so definidos os dados referentes s Entidades a utilizar na aplicao, sendo configurvel em Ficheiros Entidades.
Na definio de entidades requerido o preenchimento do cabealho (Cdigo e Nome, e a definio do Tipo de Entidade [Clientes, Fornecedores, Clientes e Fornecedores ou Outros]). Existe ainda a opo de definir, se a entidade est ou no ativa. Quanto ao Tipo de Entidade considera-se as seguintes caractersticas: Clientes - Entidade utilizada na emisso de documentos de venda; Fornecedores Entidade utilizada na emisso de documentos de compra e/ou associada a artigos; Clientes e Fornecedores Entidade utilizada na emisso de documentos de compra e de venda, e/ou associada a artigos; Outros Entidade diferente de Clientes e Fornecedores.
NOTA Aps associar movimentos a uma entidade, a aplicao no permite que se altere o campo Tipo de Entidade (todos os movimentos referentes entidade tero de ser anulados de forma a possibilitar alterao).
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Sempre presentes na base deste ficheiro existem ainda as seguintes opes complementares: Endereos adicionais Possibilita a insero de mltiplos endereos; Contatos adicionais Permite a insero de mltiplos contatos; Dados bancrios Ficheiro de insero dos dados bancrios, permite tambm a insero de mltiplos dados bancrios para a mesma entidade; Avenas Permite incluir a entidade numa avena existente.
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EMISSO DE DOCUMENTOS
Concluda a insero dos ficheiros essenciais aos interesses do seu negcio, poder-se- dar incio emisso de documentos. Poder surgir no entanto, a necessidade de alterar a configurao de omisso para cada tipo de documento ou at criar novos tipos de documentos, sendo configurvel em Ficheiros Tipos de documentos. A parametrizao de cada tipo de documento encontra-se agrupada em 5 separadores: Geral Configurao genrica de como o documento ser utilizado pela aplicao; SAF-T PT Configurao especfica de documentos sujeitos a auditoria legal em vigor em Portugal (SAF-T PT); Afetao rea de parametrizao da forma como os movimentos podero afetar os preos mdios e acumulados de artigos e totais de vendas por vendedores; Impresso Permite definir a forma como o documento impresso, pr-visualizado e arquivado por omisso; Armazns Possibilita a definio de qual o armazm Emissor e Recetor por omisso na utilizao do tipo de documento em edio.
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Na Emisso de Documentos, dever tomar em considerao o preenchimento dos seguintes campos do cabealho: Entidade Definir a entidade a usar no documento; Moeda Selecionar a moeda a utilizar na emisso do documento; Data de emisso A aplicao define de acordo com a data corrente, podendo ser alterada apenas em documentos referentes a fornecedores; Tipo de documentos - Introduzir o tipo de documento (ex. Fatura, Venda a Dinheiro); Armazm emissor Indicar a qual armazm, o documento est associado (os movimentos afetaro o stock de artigos do armazm selecionado); Nmero Designao da numerao em vigor para o tipo de documento. Numerao sequencial, gerada automaticamente de acordo com o definido na configurao Geral (apenas em documentos de fornecedor podero existir alteraes); Vendedor Definio do vendedor associado ao documento. Por predefinio ser atribudo o vendedor associado ao utilizador, sendo sobreposto pelo vendedor associado entidade; Condio de pagamento Indicao da condio de pagamento pretendida para o documento. Por omisso ser atribuda a condio de pagamento associada entidade; Tipo de preo Indicao do tipo de preo a utilizar nos movimentos do documento; Desconto financeiro Indicao da percentagem de desconto a atribuir sobre o valor total do documento. Este campo ter de ser preenchido antes de lanar movimentos no documento.
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FATURA A CLIENTE
Na emisso de um documento do tipo Fatura, aps preenchimento do cabealho do documento, poder-se- dar incio ao lanamento de movimentos de artigos. A indicao do artigo a adicionar ao documento poder ser de duas formas: Digitando o cdigo do artigo pretendido, no campo Cdigo;
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NOTA - Alteraes dos valores do artigo tero apenas efeito no movimento do documento em emisso (no alterando o valor do ficheiro base na ficha do artigo ou influenciando futuros movimentos, salvo importaes de documentos em que os valores do artigo tenha sido alterado). Aps definio do artigo dever Confirmar para que o mesmo seja adicionado ao documento em emisso. possvel reeditar os movimentos (artigos) adicionados ao documento, bastando para tal, selecionar o artigo pretendido (o qual surgir novamente na base do documento, sendo possvel reeditar todos os campos). Detalhes do documento, presente na base do ficheiro de documentos, permitem obter informaes relativas constituio do mesmo, nomeadamente: Geral; Valores; Impostos/taxas; Entidade; Documentos relacionados; Observaes.
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A diferena entre os dois modos de concluir o documento a forma como surge o campo impresso no formulrio terminar documento. O mesmo poder ser alterado se o utilizador o desejar. Caso pretenda, poder deixar o documento aberto (possibilitando a sua concluso mais tarde). Dever premir Sair (da emisso de documentos) e logo aps escolher a opo No.
Figura 28 Opes Sair, permite fechar ou deixar em aberto o documento, ou ainda cancelar .
Aps premir Sair, se optar por fechar o documento, ir surgir o formulrio Terminar documento (como descrito no ponto anterior). NOTA Para que seja possvel deixar documentos em aberto, na Configurao geral no separador retalho, o campo Documentos podem ficar abertos dever estar assinalado.
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Figura 29 Aps confirmao Terminar documento de fornecedor, janela que permite alterar valores do
documento.
RECIBO
O pagamento de recibos poder ser de uma das duas formas, Pagamento de recibo (um documento origina um recibo) ou Pagamento de documentos (os documento no originam recibos, um recibo poder liquidar mais que um documento). NOTA A forma de emisso de recibos, dever ser definido em Ficheiros - Tipo de documento, no separador Geral no campo Emitir recibo automaticamente.
Pagamento de recibo A opo que permite efetuar o pagamento dos recibos, s poder ser utilizada caso os recibos estejam a ser emitidos conjuntamente com os respetivos documentos a que dizem respeito (faturas, notas de dbito, etc.).
Ao realizar pagamento de um recibo dever indicar: O tipo de documento referente ao recibo, para efetuar o pagamento; O ano referente ao recibo; O nmero do recibo a efetuar o pagamento.
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Ao emitir um recibo que faa pagamento de um ou mais documentos, dever indicar: A entidade, a efetuar pagamentos de documentos; Data de incio e fim, para que sejam recolhidos os documentos a incluir no pagamento; Os tipos de documentos a incluir; Estado de vencimento dos documentos a incluir (podero ser de 3 tipos Todos, Vencidos e Por vencer).
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Descarga: o o o o
Aps emisso, os detalhes do documento de transporte incluem ainda um novo separador destinado aos Dados de transporte: Informao AT: o o Cdigo de identificao; ltimo cdigo de retorno; o o Data/hora ltima tentativa; Nmero de tentativas.
Caso a comunicao dos documentos de transporte ocorra com sucesso de forma automtica (por meio de webservice parametrizado na aplicao) a impresso do documento apresentar o nmero fiscal fornecido pela AT.
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Figura 36 Detalhes do documento de transporte. Premir para obter o cdigo de identificao por meio do webservice configurado na aplicao.
NOTA: O cdigo de transporte retornado pela AT, depois de inserido no documento, utilizado na impresso assim como na exportao do ficheiro SAF-T PT.
Comunicao de documentos de transporte O Winmax4 disponibiliza a possibilidade de, aquando da emisso de documentos de transporte, realizar automaticamente a comunicao ao portal da AT e incluir no documento o cdigo de identificao retornado pela Autoridade Tributaria. A opo de parametrizao da comunicao automtica de documentos de transporte localiza-se em Configurao - Comunicao docs. Transporte.
Esta funcionalidade automatiza a comunicao exigida por lei dos documentos de transporte, aquando do trmino (emisso) do documento. NOTA: Podero no entanto ocorrer problemas de comunicao (por exemplo, indisponibilidade do servio de Internet ou inacessibilidade ao Portal da AT), caso se verifique que aplicao no obteve o cdigo automaticamente, o utilizador dever incluir manualmente o cdigo fornecido pela AT aos detalhes do documento de transporte de forma a proceder sua impresso e incluso na exportao do ficheiro SAF-T PT.
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Em tudo similar emisso dos restantes documentos, diferencia-se sobretudo pela definio do Tipo de documento (encomenda). Possibilita ainda no cabealho deste ficheiro a definio dos seguintes campos: Data de entrega e Estado de autorizao. Quanto forma de saldar o documento do tipo encomenda poder ser: Importar encomendas, de forma manual; Verificao de encomendas pendentes, a aplicao avisa e sugere a importao da encomenda aquando da emisso de documentos para uma entidade que tenha encomendas pendentes.
IMPORTAR ENCOMENDAS
Aquando da emisso de um documento, poder-se- importar encomendas (caso a entidade tenha encomendas pendentes). Bastando para isso na barra de opes do documento em edio, selecionar Movimentos Importar Encomendas
Caso existam encomendas pendentes para a entidade selecionada, surgir uma janela com as encomendas por saldar, possibilitando a importao total ou parcial, das mesmas.
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No verificar, definio por omisso; Mostrar mensagem de aviso, informa o utilizador que existe encomendas pendentes para a entidade selecionada no documento em emisso; Mostrar encomendas pendentes, para alm de informar o utilizador, possibilita de imediato a importao dos artigos encomendados pela entidade, para o documento em emisso.
Figura 42 Mensagem de aviso que possibilita mostrar, e posteriormente importar para o documento em
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Permite listar as encomendas pendentes por tipo de entidade (Todos, Clientes, Fornecedores ou Outros). Possibilita ainda a alterao do estado de autorizao e a consulta da descrio interna da encomenda.
AVENAS
Opo onde so definidos os dados para o processamento de avenas (recebimentos fixos peridicos). Sendo configurvel em Ficheiros Avenas.
CRIAO DE AVENAS
De forma a criar uma avena dever indicar: O cdigo e a designao pretendida; Tipo de documento, que ser utilizado na criao da avena; Periodicidade, que poder ser dos seguintes tipos, Mensal, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual e Varivel (dias); Qual o documento a utilizar como base, nomeadamente o tipo de documento, ano e nmero do documento.
Figura 44 Janela Inserir avena.
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PROCESSAMENTO DE AVENAS
A opo de processar avenas encontra-se em Movimentao Processamento de avenas. De forma a processar uma ou mais avenas, dever indicar a data at qual devem ser processadas.
Aps o qual, surgir uma janela onde figuraro as entidades associadas avena ou avenas, at data indicada.
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Aps confirmao, as avenas sero Processadas, No Processadas ou Adiadas em concordncia com o estado (de processamento) definido para cada uma.
INVENTRIO
Esta opo permite uma eficiente gesto do stock dos artigos e corrigir as diferenas entre o stock do artigo (na aplicao) e o stock fsico. A criao de inventrios surge em Movimentao Inventrio. Ao Inserir um inventrio, dever ser indicado: Armazm, onde ser efetuada a contabilizao do stock; Data do respetivo inventrio.
Aps confirmao, sugerida a introduo da totalidade dos artigos existentes (previamente criados na aplicao). No entanto, este formulrio poder ser alterado de forma a apresentar apenas os artigos pretendidos e no a sua totalidade.
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No inventrio tambm possvel a introduo individual de artigos, bastando para tal premir o boto Inserir e selecionar o artigo a adicionar. Com os artigos pretendidos no inventrio, o utilizador poder fazer as correes necessrias de forma a regularizar possveis diferenas entre o stock fsico e o stock do artigo na aplicao. Bastando para tal, selecionar o artigo e alterar a quantidade.
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Caractersticas principais Parametrizao funcional: Adaptvel s mais variadas configuraes de hardware: Gaveta, Leitor de cdigo de barras, Visor de cliente, Impressoras; Idealizado para funcionar tanto num computador convencional, com ou sem recurso a um monitor ttil, como nos mais variados dispositivos mveis (Tablets, PDAs, Smartphone) requer resoluo mnima de 1024x768 pixis; Completamente funcional nos principais browsers: Internet Explorer, Firefox, Chrome e Safari. Desempenho Operacional: Botes rpidos para insero de artigos e emisso de documentos; Leitura dos artigos por teclado, scanner e balana; Impresso em impresso talo ou impresso A4; Integrao com impressoras locais e remotas.
Gesto e controlo: Controlo de movimentos de caixa; Consultas e listagens dos movimentos (Stock de artigos, Totais de vendas, etc); Fecho do dia.
NOTA: O mdulo de Ponto de Venda no um mdulo base da aplicao, por esse motivo requer licenciamento para ativao.
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A interface POS disponibiliza de forma simplificada as mais comuns funcionalidades de um ponto de venda.
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Famlias de artigos
Artigos movimentados (inseridos) Premir 2 a 3 segundos para que seja disponibilizado o teclado alfanumrico
Teclado numrico ESC quando no existem movimentos, atualiza o POS para os valores de omisso (tipo de documento e entidade) Figura 54 Teclado numrico/ insero de movimentos.
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Nesta verso do Winmax4 apenas foi adicionado o modo de compatibilidade de exportao para a aplicao Primavera (LP 7.5).
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Foi ainda, adicionado um novo separador ao ficheiro de Entidades, denominado de Contabilidade. Esta implementao, visa otimizar a integrao do Winmax4 com a aplicao de contabilidade pretendida para a exportao de dados, possibilitando a associao dos dados da conta, conta adiantamento e taxa de entidades.
Separador que possibilita a associao da entidade, entre o Winmax4 e a aplicao de contabilidade
Concludas as parametrizaes anteriores, a opo que permite efetivamente realizar a exportao de ficheiros2 com dados contabilsticos, surge no separador Utilitrios.
Selecionar para exportar ficheiro com dados contabilsticos Permite indicar as datas cujos dados sero exportados
Nota: A Interface contabilidade no um mdulo base da aplicao, por esse motivo requer licenciamento para ativao.
O ficheiro exportado para o diretrio da aplicao (pasta Exports, subpasta Nmero da Empresa).
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O QUE O SAF-T PT
O SAF-T um ficheiro que contm dados contabilsticos fiveis, que se podem exportar de um sistema contabilstico original, por um perodo de tempo especfico, e que se l facilmente em virtude da sua estandardizao de layout e formato (XML). Pode ser usado pelos funcionrios das autoridades tributrias, com o fim de verificar o cumprimento das obrigaes fiscais. A verso Portuguesa apresenta uma simplificao relativa ao ficheiro original recomendado, com o intuito de facilitar o preenchimento e ao mesmo tempo adequar realidade da legislao Portuguesa. A obrigao das aplicaes de faturao e contabilidade terem uma opo para exportar este ficheiro entrou em vigor em 1 de Janeiro de 2007. Deste modo, esta nova opo permite criar um ficheiro com as caractersticas definidas por lei, as quais definem que neste tipo de aplicao, o ficheiro deve contar dados de todos os artigos, clientes e detalhe de documentos comerciais emitidos pela aplicao, no exerccio a que diz respeito.
Aps o preenchimento do formulrio basta premir o boto Confirmar para ser gerado o ficheiro, o que pode demorar algum tempo tendo em conta o volume de dados. O ficheiro ser gravado na pasta SAF-T-PT, dentro da pasta da aplicao, com a designao de SAF-T-PT.XML. O ficheiro SAF-T PT quando exportado, no WinMax4 situa-se dentro da pasta Exports\9999\SAFT\Ano (em que o nmero 9999 o nmero da empresa). O nome do ficheiro poder ser quando integral SAF-TPT9999Integral.XML ou quando mensal SAF-T-PT9999MM.XML (em que o nmero 9999 o nmero da empresa e o MM o ms referente). O WinMax4, em termos legais, cumpre os requisitos presentes na Portaria n363/2010 e legislao posterior, que regulamenta a certificao de programas informticos de faturao.
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A definio do grupo de acesso do tipo WebServices permite ainda indicar se os utilizadores pertencentes ao grupo tm a opo de criar documentos, entidades e artigos.
NOTA: Para mais detalhe consulte o Anexo B - Exportao e Importao de dados XML.
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ANEXOS
ANEXO A - PERGUNTAS FREQUENTES
ARTIGOS
Quero criar um artigo que na realidade um servio, como posso fazer? Dever proceder sua criao, como se de um artigo do tipo Normal se tratasse, com a diferena que no separador Stock, o campo Efetuar controlo de stock dever ter selecionada a opo No. Esta indicao far com que no seja contabilizado o stock deste artigo. Quero comercializar uma t-shirt que est disponvel em 3 cores (branco, azul e preto) e em 4 tamanhos (S, M, L e XL). Tenho que criar 12 artigos diferentes? No, mais simples que isso. O WinMax4 permite criar um artigo do tipo Matriz e configurar as vrias dimenses e atributos do mesmo. 1- A definio das dimenses surge em Ficheiros Dimenses: A. Inserir (dimenso); B. Definir o Cdigo e Designao (ex. Cdigo - 1, Designao - Cores); C. Confirmar. D. Repetir sucessivamente por quantas dimenses desejar definir. 2- Aps criar uma dimenso, dever seleciona-la de forma a definir os seus atributos: A. Selecionar uma dimenso existente, fazer inserir (atributos); B. Definir o Cdigo e Designao (ex. Cdigo - 1, Designao - Branco); C. Confirmar. D. Repetir sucessivamente por quantos atributos desejar definir para cada dimenso. 3- Aps definio das dimenses e seus atributos, dever proceder criao do artigo: A- Quanto ao tipo, dever ser definido como matriz; B- Seguidamente dever premir em configurar (que surgir no cabealho do ficheiro), e definir as suas dimenses e atributos. C- Concluindo os passos anteriores, surgir na base do ficheiro o boto Grupo de preos onde dever definir os preos consoante as dimenses e atributos do mesmo.
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DOCUMENTOS
Exportar - opo que permite exportar as linhas do documento para um ficheiro XML (Extensible Markup Language), localiza-se na barra superior de documentos, em Movimentos Exportar.
Importar opo que permite importar a informao de um ficheiro XML para as linhas de um documento, encontra-se na barra superior de documentos, em Movimentos Importar.
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Os schemas de validao XML encontram-se disponveis na pasta de instalao do Winmax4, subpasta XSD, nomeadamente: Winmax4Articles.xsd; Winmax4ArticlesRQ.xsd; Winmax4Document.xsd; Winmax4Entity.xsd.
Exemplo do XSD de Documentos (Winmax4Document.xsd) Quanto estrutura, o ficheiro XSD de documentos encontra-se organizado da seguinte forma:
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Linha 13
<xs:element name="ApplicationVersion" type="xs:string"></xs:element>
Linha 44
<xs:element name="Total" type="xs:decimal" minOccrs="0"></xs:element>
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Sintaxe do cdigo: Linha 92 <xs:simpleType name="w4PriceType"> Declarao do tipo de preo do artigo; Indicao dos impostos; Indicao da designao SAFT-PT a utilizar; Linha 104 - <xs:complexType name="w4taxes"> Linha 179 <xs:simpleType name="w4SAFTDesignation">
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Nesta verso da aplicao, so disponibilizados trs mtodos de webservices: CreateArticles destina-se criao de artigos; CreateDocument permite gerar documentos; CreateEntity possibilita criar entidades.
String Login de acesso do utilizador do webservice String Password de acesso do utilizador do webservice String no formato XML que ser validada com o XML Schema disponvel em Winmax4/XSD/ Winmax4Articles.xsd.
XMLRQString String
R ETORNO DO MTODO Nome Tipo Descrio String no formato XML com a estrutura definida no XML Schema disponvel em Winmax4/XSD/ Winmax4Articles.xsd.
XMLRQString String
O retorno do mtodo de chamada de CreateArticles do tipo boolean (verdadeiro ou falso), apresenta ainda uma varivel com o cdigo da entidade e uma string com informao.
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String Login de acesso do utilizador do webservice String Password de acesso do utilizador do webservice String no formato XML que ser validada com o XML Schema disponvel em Winmax4/XSD/ Winmax4Document.xsd.
XMLRQString String
R ETORNO DO MTODO Nome Tipo Descrio String no formato XML com a estrutura definida no XML XMLRQString String Schema disponvel em Winmax4/XSD/Winmax4Document.xsd.
Obs. Ver exemplo da estrutura no ficheiro Winmax4Document.xsd.
O retorno do mtodo de chamada de CreateDocument do tipo boolean (verdadeiro ou falso), caso seja verdadeiro apresenta uma string com o XML da criao do documento, caso contrrio, se o retorno for falso apresenta uma string com informao do erro. Mtodo CreateEntity P ARMETRO DE CHAMADA Nome Login Password Tipo Descrio
String Login de acesso do utilizador do webservice String Password de acesso do utilizador do webservice String no formato XML que ser validada com o XML Schema disponvel em Winmax4/XSD/ Winmax4Entity.xsd.
XMLRQString String
R ETORNO DO MTODO Nome Tipo Descrio String no formato XML com a estrutura definida no XML Schema disponvel em Winmax4/XSD/ Winmax4Entity.xsd.
XMLRQString String
O retorno do mtodo de chamada de CreateEntity do tipo boolean (verdadeiro ou falso), apresenta ainda uma varivel com o cdigo da entidade e uma string com informao.
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