Anexo II

Cursogramas: Gua de autoestudio

Sistemas de Informacin I

Universidad Nacional de Lujn

Departamento de Ciencias Bsicas Divisin Estadsticas y Sistemas rea de Sistemas de Informacin

A2

I n tr o d u c c i n
En este documento, se explica qu son las tcnicas de documentacin, su finalidad y se describe una de las tcnicas ms populares de documentacin de circuitos administrativos denominada Cursogramas.

Cursogramas
Existen diferentes maneras de describir procedimientos administrativos. La forma tradicional, es la narrativa o prosa. Esta forma presenta dificultades debido a que, generalmente, aparece una simultaneidad de aspectos que hay que considerar, que se cruzan unos con otros en forma permanente. Las dificultades ms significativas a destacar son: La narracin obliga a leer una cantidad voluminosa de prrafos. La correccin de la narracin depender de la habilidad y manejo del idioma de quien la redacte. Es difcil que dos personas den la misma interpretacin a lo que leen. El uso de un vocabulario especfico del dominio, puede agregar obstculos a la compresin de lo escrito. Puede estar viciada de subjetividad. No permite detectar si se ha omitido informacin.

Otra forma de describir los procedimientos es utilizando representaciones grficas. La representacin grfica constituye un lenguaje abreviado o forma de expresin sistematizada, que permite la comprensin de un problema en perodos relativamente cortos. Facilita la labor de quin la lee que, observando una plani lla de dimensiones limitadas puede llegar a conocer todos los detalles que le interesan de la organizacin que est estudiando, a los efectos de su anlisis. Los cursogramas, tambin denominados Flujogramas o Diagramas de Flujo, son una tcnica de documentacin que representan en forma analgica, la secuencia sistemtica de acciones (rutinas o procedimientos administrativos) que se efectan para satisfacer las distintas finalidades de la organizacin; es decir, representan en forma grfica los circuitos de informacin y flujo de documentos de una organizacin.

La utilidad de un cursograma es tanto mayor en cuanto ms sinttico sea, todo lo contrario, por lo general, de una descripcin narrativa. El grfico representa: Los sectores, personas o equipos que actan como emisores y/o receptores de informacin. Los lmites que el analista ha fijado a su sistema, basado en su conveniencia y de acuerdo con lo establecido en el reconocimiento. Los procesos a que son sometidos los datos. Los soportes fsicos donde la informacin queda materializada.

 Los almacenes fsicos (archivos, carpetas, folios) donde los soportes fsicos son almacenados. Los almacenes lgicos (archivos magnticos) donde la informacin es almacenada. Una breve descripcin acerca de la naturaleza de los procesos grficamente representados.

Los cursogramas brindan informacin til que permite una verificacin del relevamiento realizado, para determinar si est completo o falta relevar informacin. Luego, permite un lenguaje comn de validacin contra el usuario, ya que est libre de ambigedades e interpretaciones subjetivas. Una vez validados, los cursogramas permiten efectuar el anlisis del procedimiento teniendo en cuenta la totalidad de las operaciones que lo componen y finalmente, utilizarlos como base para la redaccin de un informe detallado sobre el procedimiento relevado y para el diseo de correcciones o modificaciones (deteccin de errores u omisiones, eliminacin de duplicaciones o actividades repetidas, establecimiento de operaciones de control, entre otros) Pero los cursogramas presentan algunas limitaciones que, aunque pueden ser subsanadas, deben ser tenidas en cuenta. Las limitaciones que posee se derivan precisamente de su naturaleza grfica y la imposibilidad de sta de representar todos los rasgos del sistema. Sus principales limitaciones se relacionan bsicamente con las siguientes variables: Tiempo: no consideran el factor tiempo. De la observacin se puede inferir los sectores por dnde pasa la informacin y qu hace cada uno de ellos, pero no el tiempo insumido de cada operacin. Frecuencia y volumen: no aparece la cantidad de veces que se repite una operacin unitaria. El diagrama no indica si el proceso cumple una, cinco o quinientas operaciones en un lapso de tiempo determinado Jerarquas: los diagramas individualizan a personas y sectores, pero no establecen relaciones jerrquicas entre ellos. Las limitaciones que tiene el cursograma son suplidas por herramientas especficas que complementan al diagrama. El cronograma; indica los tiempos de proceso de cada sector y los horarios de transferencia de informacin, para contemplar la variable tiempo. Los organigramas; muestran las relaciones jerrquicas entre los cargos que ocupan las personas.

La utilidad de los cursogramas para el anlisis del circuito excede las limitaciones que posee. La lectura de un cursograma pone clara y rpidamente de manifiesto: Rutinas o procedimientos administrativos. Sectores que quedan al margen de informaciones que resultan imprescindibles. Sectores que son informados en redundancia.

 Operaciones, controles y/o archivos innecesarios. Controles necesarios que no se efectan. El anlisis de ulterior de stos permite entonces proponer alternativas de circulacin de la informacin que redundan en una reduccin importante de tiempo o costo de procesamiento.

Smbolos Utilizados
Para la confeccin de los cursogramas se utilizan smbolos y reglas convencionales, cuya aplicacin si bien dista de ser uniforme constituye un esfuerzo importante por lograr un idioma comn entre especialistas, tcnicos y usuarios. En este sentido el INSTITUTO ARGENTINO DE RACIONALIZACIN DE MATERIALES (IRAM), estableci tres normas para la diagramacin de los cursogramas administrativos: La norma IRAM 34501/84, pretende: a) definir una serie de smbolos convencionales que representan secuencialmente las operaciones y controles efectuados en un procedimiento administrativo; b) minimizar la cantidad de smbolos necesarios para simplificar la interpretacin de los diagramas; c) utilizar principios mnemotcnicos que relacionen la forma de los smbolos con su significado. En el ao 1999 el IRAM incluy en la norma, con carcter experimental hasta tanto se la revise, los smbolos a utilizar en la documentacin de procesamiento de informacin estableciendo convenciones para las representaciones de cursogramas de datos, cursogramas de programas y cursogramas de sistemas. La norma IRAM 34502/85, trata sobre las tcnicas para la presentacin grafica de los procedimientos administrativos. La norma IRAM 34503/74, por su parte, dispone los lineamientos generales para el diseo de los formularios portadores de las representaciones graficas. Estas normas buscan la racionalizacin de los procedimientos administrativos, pero no son inflexibles ya que pueden ser adaptadas a las necesidades de la organizacin que las utiliza. El nivel de detalle de las operaciones descriptas tiene relacin directa con las necesidades a cubrir y los objetivos perseguidos por la organizacin. Por lo tanto, los smbolos y siglas a emplear deben ser definidos en una cartilla inicial del cursograma, donde se los graficar junto con la indicacin de lo que significan. Teniendo como base la norma IRAM 34501 (versiones 84 y 99) la simbologa a utilizar para el diseo de representaciones grficas y su oportunidad de uso se describen a continuacin:

Representa

Smbolo

Uso

Actividades

a,b,c

Descripcin Operacin: Representa toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de informacin (emisin de formularios; incorporacin de datos; autorizaciones, consultas)

Representa

Smbolo

Uso

a,b,c

Descripcin Control: Representa toda accin de verificacin. (cotejo entre comprobantes o registro y comprobacin; constatacin, compulsa, examen, sobre los datos contenidos en los soportes de informacin; comprobacin de clculos; correccin de datos; validez de autorizaciones, entre otros) Control y Operacin: Resume a un control con sus consecuentes operaciones a realizar. Es la unin de los dos smbolos anteriores y es lo ms comn que suceda pues si algo se controla es porque luego se tomar alguna accin. Por consiguiente es ms sinttico representarlo de esta manera que desagregarlos y realizar las operaciones despus de controlar. Archivo Transitorio: Almacenamiento sistemtico temporario de elementos portadores de informacin. Archivo Definitivo: Almacenamiento sistemtico y permanente de elementos portadores de informacin. Destruccin: Representa la eliminacin de la informacin, se destruya o no el elemento portador de ella. Demora: Representa toda detencin transitoria del proceso a la espera de un acontecimiento determinado. La denominacin correcta sera espera, ya que se refiere al hecho de hallarse a la expectativa de ocurrencia de un suceso, lo que no implica necesariamente una demora del procedimiento. Datos en memoria: Representa datos guardados en una forma adecuada para ser procesados sin especificar el medio que los contiene. Decisin o alternativa: Representa una funcin de decisin o conmutacin que tiene una sola entrada, pero puede tener dos o ms alternativas de salida, de las cuales una sola ser activada, segn la evaluacin de las condiciones indicadas dentro del smbolo. Traslado de Documentacin (Flujo de Documentos): Representa el desplazamiento fsico del elemento portador de la informacin y es la conexin entre los smbolos. La flecha indica el sentido de la circulacin. El sentido normal del diseo es, mientras sea posible, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

a,b,c

a,b,c

a,b,c

a,b,c

a,b,c

a,c

a,b,c

Curso de accin

a,b,c

Representa

Smbolo

Uso

Descripcin Traslado de Informacin (Flujo de Informacin): Representa el desplazamiento de la informacin sin desplazamiento fsico del elemento que la porta. As se representa la consulta a archivos o ficheros y el traspaso de informacin verbal. Formulario Documento: Representan los soportes de informacin. Procesos no Relevado: Representa el conjunto de acciones que se desconocen por falta de relevamiento. Proceso no Relevante: Representa el conjunto de acciones que definidas, no interesan representarse o no es necesario (procedimientos externos a la empresa, para simplificar el cursograma, eliminando los pasos que no hacen a la situacin estudiada). Conector Interior: Representa el nexo entre procedimientos administrativos interrumpidos en su graficacin y cuya continuacin se encuentra en la misma pgina. Conector Exterior: Representa el nexo entre procedimientos administrativos interrumpidos en su graficacin y cuya continuacin se encuentra en otra pgina del mismo circuito o de otro circuito.

a,b,c

Soporte de informacin

a,c

a,b,c

a,b,c Unin o vinculacin a,b,c

a,b,c

a) Cursograma de datos; b) Cursograma de programas, c) Cursograma de sistemas.

Elaboracin del cursograma

Antes de explicar la forma de construccin de un cursograma, se da un ejemplo sencillo y pequeo del dominio. La nota de relevamiento expresa la situacin que se genera cuando un alumno se inscribe en una asignatura para rendir final.

Sistema : UNLu Circuito : Inscripcin de Alumno a Final Volumen : 1000 Transacciones Frecuencia : Perodos de Marzo, Mayo, Julio, Septiembre, Diciembre Fuente : Sector de Alumnos de la Universidad, Normas Internas de la UNLu

Los Alumnos pueden inscribirse desde las fechas establecidas por cronograma, publicadas y hasta 48 hs hbiles antes de la fecha correspondiente a cada mesa de final. Las fechas de las mesas, son establecidas por los Jefes de divisin, almacenndose dicha informacin en el archivo informtico Mesas.dat que se encuentra disponible antes de la fecha de habilitacin para la inscripcin. El circuito comienza cuando un alumno se presenta al sector habilitado para la inscripcin y completa un formulario donde figura el nmero de legajo, Apellido y Nombre, Cdigo de carrera, Nombre de la carrera, los cdigos de las asignaturas a las cuales se quiere presentar y los nombres de cada asignatura. El Dto. de Alumnos verifica que se est dentro del perodo vlido para la inscripcin a cada asignatura consultando el archivo Mesas.dat, si esto no es as, se rechaza la inscripcin, de lo contrario se lo inscribe para rendir final como libre o como regular, segn la condicin del alumno en esa asignatura, que se encuentra en el archivo MatAlum.dat. Otro control que se debe realizar antes de inscribirlo, es que tenga las correlativas aprobadas, para esto se debe consultar el archivo informtico Correlat.dat y MatAlum.dat y que la asignatura a la que se pretende presentar no la tenga aprobada, tambin consultando el ltimo archivo (esto es comn que suceda, pues los alumnos se confunden de cdigos de asignatura). Las inscripciones se registran en el archivo informtico Inscrip.dat. Los formularios de inscripcin que presenta el alumnos se lo sella como procesados y se lo archiva, pero antes de archivarlos se le agrega en cada rengln correspondiente a cada asignatura, un cdigo de procesamiento que indica : R Inscripto como regular, L Inscripto como libre, NP No procesado por estar fuera del perodo, NPC No procesado por falta de correlativas. NPA No procesado pues la asignatura solicitada la tena aprobada. Luego se le emite un certificado de inscripcin al alumno, con las asignaturas que se inscribi y que no fueron rechazadas indicando condicin en cada asignatura. Un da antes de la fecha de cada final se imprimen las actas de examen y se las remite al sector Apoyo a la docencia para que estos se las entreguen a los profesores.

A lu m n o s

D to . d e A lu m n o s

D to A p o y o a la D o c .

F IE F IE I

No F IE II F IE 2 F IE III

No F IE

RI

F IE

IV

RI

24 hs del exam en IV

AE

AE

Formularios FIE Formulario de Inscripcin a Examen RI Recibo de Inscripcin AE Acta de Examen Archivos I Archivo Informtico de Mesas de Examen Mesas.dat II Archivo Informtico de Correlativas Correlat.dat III Archivo Informtico de condiciones de alumnos MatAlum.dat IV Archivo Informtico de Alumnos Inscriptos a Final Inscrip.dat V Archivo Fsico de Formularios de Inscripcin Operaciones y Controles 1 Se controla que se encuentre dentro del perodo de inscripcin. Si es as Contina en 2 Sino se devuelve el formulario al alumno. Fin si 2 Se controla que no tenga la asignatura aprobada, que tenga las correlativas aprobadas y la condicin del alumno en la asignatura. Si todo est bien Se emite el recibo, Se sella el recibo Se archiva el formulario Se registra la inscripcin. sino Se sella Se archiva la inscripcin. Fin si 3 Se emiten las actas de examen.

Reglas de Construccin
La construccin del cursograma debe seguir ciertas reglas, explicitadas en las normas IRAM mencionadas, que se comenzarn a ver aqu. Para una fcil referencia, se clasifican y numeran respecto del tipo de smbolo al cual hacen referencia. 1 - Las columnas del cursograma 1.1 La representacin de las reas de responsabilidad es columnar. 1.2 Cada columna estar identificada en la parte superior con el nombre del rea pertinente. 2 - Tamao de los smbolos 2.1 La norma IRAM 34501/84 establece que los smbolos debern quedar representados en un cuadrado de 10 mm de lado, con excepcin del smbolo de formulario, que se representar por un rectngulo de 12 mm de altura por 17 mm de base, y el smbolo de proceso no relevante y el de alternativa, que debern graficarse dentro de un rectngulo imaginario de 8 mm por 15 mm. En todos los casos la tolerancia es de 1 mm en ms o en menos. 2.2 A los fines prcticos;

2.2.1 El tamao de los smbolos, la separacin entre ellos y el ancho de las columnas debern ser proporcionadas al tamao del diagrama. 2.2.2 El tamao deber permitir leer claramente los mnemotcnicos y los identificadores de los smbolos. 3 .3.1 Flujos de Documentos El desplazamiento de las operaciones de un cursograma se deber realizar en forma descendente y en forma horizontal. Se har en forma descendente cuando las operaciones se realizan dentro de una misma columna que represente una unidad funcional. El sentido horizontal se produca cuando la informacin se traspase de una unidad funcional a otra. Como los sectores funcionales se van colocando comenzando por la izquierda de la hoja a medida que van apareciendo, el desplazamiento del diseo normalmente tiene una orientacin de izquierda a derecha. Por ello los flujos nunca pueden dibujarse de derecha a izquierda directos, sino que debern representarse luego de descender.
FIE FIE FIE FIE

nombres

3.2 Se podr usar el sentido ascendente para indicar retrocesos en el procedimiento y cuando se cambie de sector, siempre que lo motive la economa de espacio en el diseo. No obstante en lo posible estas excepciones deben no concretarse, ya que pueden provocar que la lectura se entorpezca al no seguir el diagrama el sentido ms lgico de diseo de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.) 3.3 Las flechas, pueden suprimirse en las lneas descendentes y en las lneas horizontales que se dirigen de izquierda a derecha. 3.4 Los flujos se conectarn a los smbolos por la parte superior o lateral izquierda, para indicar su llegada. 3.5 Los flujos se conectarn a los smbolos por la parte inferior o lateral derecha, para indicar su salida

Ejemplo

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Entrada Salida

Superior Inferior

Superior Lateral

Lateral Lateral

Lateral Inferior

3.6 En los smbolos de decisin o alternativa, la lnea entrar nicamente por su vrtice superior.

FIE

RI

Las lneas de salida se indicarn: a) hasta tres opciones, mediante el trazado de tantas lneas como salidas haya, desde cada uno de los vrtices hacia los otros smbolos:

b) ms de tres opciones: mediante el trazado de una sola lnea desde el smbolo, la cual se unificara en forma horizontal o vertical, con el nmero de lneas necesarias.

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3.7

Las uniones o los cambios de sentido se efectuarn formando un ngulo recto.

3.8 Para el cruce de lneas imposibles de evitar se utilizarn los puentes en forma de media circunferencia. La media circunferencia se dibujar sobre la lnea que cruza a otra ya dibujada de manera que la concavidad tenga el mismo sentido de la lnea que la corta.

RI

FIE RI

3.9 Si las lneas son muy extensas podr ponerse ms de una flecha centrada en cada una de las unidades funcionales que atraviesa.

Controles 4.1 Los smbolos de control y decisin se dibujarn siempre juntos. Luego de cada control, debe haber siempre una decisin, y antes de una decisin debe haber siempre un control. 4.2 Para que exista control se deber contar siempre con al menos dos elementos como flujo de entrada: lo que ser controlado por un lado y el parmetro sobre el que se pretende comparar por el otro.

FIE

FIE

Operaciones, Controles y Operacin y Control. 5.1 Para numerar las operaciones y controles se pueden utilizar dos mtodos: por separado operaciones y controles. en forma conjunta. 5.2 Para cualquiera de los mtodos mencionados, la forma de numerar es secuencial y correlativa de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siguiendo el sentido del procedimiento.

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Archivos. 6.1 Los Archivos sern: 6.1.1 Transitorios: si se continan utilizando dentro del cursograma. En estos archivos se realizan consultas sistemticas, de modo que deben presentar un ordenamiento adecuado, para que puedan efectuarse modificaciones o procesamientos en la informacin que contienen. 6.1.2 Definitivos: cuando ya no se los use ms, el almacenamiento ser en forma permanente. Esto no significa que la documentacin debe ser guardada indefinidamente, sino que se la retiene prolongadamente en razn de disposiciones legales o a los fines de consulta durante los procedimientos. 6.2 6.3 Los Archivos Informticos son siempre transitorios. Los archivos fsicos podrn ser trasladados con flechas entre columnas.

6.4 Los archivos informticos no podrn ser trasladados y estarn disponibles en todas las columnas. 6.5 Si se consulta un documento que est dentro de un archivo fsico, ste no sale del archivo. 6.6 7 Si se extrae el documento para consultarlo, entonces el documento debe salir.

Formularios/ Documentos (indistinto) 7.1 Los formularios tienen origen en una operacin (donde son creados), en un archivo o un proceso no relevante (en una entidad externa). 7.2 Todo formulario que entra a una operacin o control, debe salir siempre del mismo. 7.3 Los formularios debern llevar un nombre mnemotcnico, que luego ser definido con su nombre real en la Nota Aclaratoria. 7.4 Cuando el documento se emite en varias copias, debe llevar un nmero que indique qu copia es. La numeracin puede ser: 7.4.1 7.4.2 Por nmero de ejemplares (empieza en 1) Por nmero de copias (empieza en 0)
FIE 1 FIE 2 FIE 0 FIE 1

7.5 La distribucin se hace por lneas de traslado que parten de cada ejemplar o grupo de ejemplares (en el cado de grupo de ejemplares, se unen los vrtices de los formularios).
FIE 0 FIE1 FIE 0 FIE1 FIE 0 FIE1 FIE 0 FIE1

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7.6 Para evitar el cruce de lneas, durante el traslado se puede alterar el orden de las copias.
FIE 0 FIE1 FIE 2 FIE1

7.7

Los formularios se deben representar: 7.7.1 7.7.2 7.7.3 7.7.4 cuando se emiten. cada vez que se efectan distribuciones. cada vez que se reciben. cada vez que sea menester por claridad.

Procesos no relevados: 8.1 Cuando se alcance la versin final de un cursograma, es decir, cuando no quedan cuestiones sin relevar, no podrn quedar smbolos de procesos no relevados en la parte del grfico que corresponde al circuito en estudio.

Conectores: 9.1 A cada conector se le debe asignar un cdigo.

9.2 El cdigo del conector debe coincidir cuando aparece por primera vez y cuando contina el cursograma.

FIE

Pgina 1 1

Pgina 2

FIE

9.3

Existen dos tcnicas de numeracin: 9.3.1 Consecutiva: Los conectores comienzan con el nmero 1 y se enumeran consecutivamente cada vez que se necesita crear otro. 9.3.2 Consecutiva con indicacin de pgina origen y destino: Los conectores poseen dos nmeros, el superior en el origen indica a qu pgina va, en el destino de que pgina proviene. El inferior indica el nmero de conector.

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Consecutiva
FIE

Consecutiva con indicacin de pgina Pgina 1

FIE

2 1

Pgina 2

1 1

FIE

FIE

10

Finalizacin de un cursograma: 10.1 Un cursograma puede terminar en: 10.1.1 archivo definitivo. 10.1.2 proceso no relevado / no relevante. 10.1.3 destruccin. 10.1.4 conector externo (contina en otro cursograma).

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Notas aclaratorias: 11.1 Un cursograma debe estar siempre acompaado de observaciones o aclaraciones. Las mismas tienen por objeto describir las acciones que se llevan a cabo en las operaciones, controles, decisiones, etc.; as como tambin la definicin de los archivos y formularios utilizados. Existen tres alternativas para efectuar las descripciones; 11.1.1 Integradas al diagrama: las descripciones se ponen a la izquierda de los smbolos, salvo el de alternativa; en la entrada de la lnea, el tipo de opcin y en cualquiera de los vrtices restantes, por donde salgan los cursos de accin, de la alternativa elegida. 11.1.2 Columna para descripcin de acciones: es la columna agregada a la derecha del diagrama donde se especifican todas las descripciones del mismo referenciadas por un nmero. 11.1.3 Hoja separada: se adjunta al diagrama una hoja donde se colocan todas las descripciones separadas por tipo (este es el mtodo que se utiliz en el ejemplo). 11.2 Cuando haya controles que implican decisiones mltiples (en las que existen ms de dos salidas posibles), se debe utilizar como tcnica asociada al cursograma, para la descripcin, las Tablas de Decisin.

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Elaboracin del cursograma

A continuacin se elabora un cursograma indicando las reglas de construccin que se han utilizado, para que sirva como ejemplo.

Sistema : Producel S.A. Circuito : Compras Normales Volumen : 120 Transacciones Frecuencia : Mensual Fuente : Jorge Perez (Almacenes), Juan Veigado (Contadura), Esteban Amaro (Compras), Sebastin Blegger (Ctas Ctes), Antonio Perez (Recepcin), Mario Peralta (Tenedura de Libros) Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto consultando el archivo de stock. Si lleg algn artculo a punto de pedido, confecciona la Solicitud de Compra en original y copia. Archiva la copia y enva el original a Compras. Compras, confecciona la Solicitud de Cotizacin en original y copia basado en la solicitud recibida. Archiva el original y remite la copia al proveedor. Cuando los proveedores envan las cotizaciones selecciona al proveedor y confecciona la Orden de Compra en original y cuatro copias. Enva el original al proveedor, duplicado a Recepcin, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva. El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la mercadera en Recepcin con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra. Cuando llega la mercadera a Recepcin, se controla contra el Remito y la Orden de Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito y la devuelve al Proveedor. Luego entrega la mercadera a Almacenes con el original del Remito. Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadera y la coloca en las estanteras. Actualiza stock. Posteriormente enva el Remito original conformado a Ctas. Ctes. Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada y luego remite ambos documentos a Tenedura de Libros, habiendo actualizado previamente la cuenta corriente del proveedor. Tenedura de Libros, realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Luego enva la documentacin a Ctas. Ctes. sellando y contabilizando, previamente. Ctas. Ctes, archiva la documentacin definitivamente dando origen al Legajo. 1. Volver a leer el texto, identificando los sectores que entran en juego, subrayndolos. Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto consultando el archivo de stock. Si lleg algn artculo a punto de pedido, confecciona la Solicitud de Compra en original y copia. Archiva la copia y enva el original a Compras. Compras, confecciona la Solicitud de Cotizacin en original y copia basado en la solicitud recibida. Archiva el original y remite la copia al proveedor. Cuando los proveedores envan las cotizaciones selecciona al proveedor y confecciona Orden de Compra en original y cuatro copias. Enva el original al proveedor, duplicado a Recepcin, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva. El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la mercadera en Recepcin con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra. Cuando llega la mercadera a Recepcin, se controla contra el Remito y la Orden de Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito y la devuelve al Proveedor. Luego entrega la mercadera a Almacenes con el

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original del Remito. Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadera y la coloca en las estanteras. Actualiza stock. Posteriormente enva el Remito conformado original a Ctas. Ctes. Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada y luego remite ambos documentos a Tenedura de Libros, habiendo actualizado previamente la cuenta corriente del proveedor. Tenedura de Libros, realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Luego enva la documentacin a Ctas. Ctes. sellando y contabilizando, previamente. Ctas. Ctes, archiva la documentacin definitivamente dando origen al Legajo.

Con esta actividad se tienen definidas las columnas del cursograma. stas sern los sectores identificados sin repeticin. En realidad uno de los sectores no es un sector de la empresa sino una entidad externa (el Proveedor). Es aconsejable aunque no obligatorio, que las entidades externas se ubiquen en las columnas laterales del cursograma (izquierda o derecha), dejando reservadas las del centro para las propias de la empresa. En el texto, los sectores aparecen cuando se nombra las operaciones o controles que realizan y tambin cuando se indica que son el destino de algn documento. 2. En el siguiente texto marcar diferente a los sectores que aparecen como originantes de documentos o materiales. Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto consultando el archivo de stock. Si lleg algn artculo a punto de pedido, confecciona la Solicitud de Compra en original y copia. Archiva la copia y enva el original a Compras. Compras, confecciona la Solicitud de Cotizacin en original y copia basado en la solicitud recibida. Archiva el original y remite la copia al proveedor. Cuando los proveedores envan las cotizaciones selecciona al proveedor y confecciona Orden de Compra en original y cuatro copias. Enva el original al proveedor, duplicado a Recepcin, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva. El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la mercadera en Recepcin con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra. Cuando llega la mercadera a Recepcin, se controla contra el Remito y la Orden de Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito y la devuelve al Proveedor. Luego entrega la mercadera a Almacenes con el original del Remito. Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadera y la coloca en las estanteras. Actualiza stock. Posteriormente enva el Remito conformado original a Ctas. Ctes. Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada y luego remite ambos documentos a Tenedura de Libros, habiendo actualizado previamente la cuenta corriente del proveedor. Tenedura de Libros, realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Luego enva la documentacin a Ctas. Ctes. sellando y contabilizando, previamente. Ctas. Ctes, archiva la documentacin definitivamente dando origen al

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Legajo. 3. En el siguiente texto marcar las acciones que realizan los sectores identificados. Tener en cuenta que las acciones en un texto son los verbos, sin importar el tiempo verbal que tengan. Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto consultando el archivo de stock. Si lleg algn artculo a punto de pedido, confecciona la Solicitud de Compra en original y copia. Archiva la copia y enva el original a Compras. Compras, confecciona la Solicitud de Cotizacin en original y copia basado en la solicitud recibida. Archiva el original y remite la copia al proveedor. Cuando los proveedores envan las cotizaciones selecciona al proveedor y confecciona Orden de Compra en original y cuatro copias. Enva el original al proveedor, duplicado a Recepcin, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva. El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la mercadera en Recepcin con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra. Cuando llega la mercadera a recepcin, se controla contra el Remito y la Orden de Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito y la devuelve al Proveedor. Luego entrega la mercadera a Almacenes con el original del Remito. Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadera y la coloca en las estanteras. Actualiza stock. Posteriormente enva el Remito conformado original a Ctas. Ctes. Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada y luego remite ambos documentos a Tenedura de Libros, habiendo actualizado previamente la cuenta corriente del proveedor. Tenedura de Libros, realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Luego enva la documentacin a Ctas. Ctes. sellando y contabilizando, previamente. Ctas. Ctes, archiva la documentacin definitivamente dando origen al Legajo. 4. Identificar cules de las acciones son operaciones y cules son controles. Recordar que los controles tienen que dar lugar a ms de una salida hacia ms de una alternativa posible. Puede ser que una de las alternativas no est mencionada en el texto (es un error de falta de relevamiento que se comete habitualmente y que normalmente no se detecta hasta que se realiza el cursograma). Se marcan los controles en azul.

Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto consultando el archivo de stock. Si lleg algn artculo a punto de pedido, confecciona la Solicitud de Compra en original y copia. Archiva la copia y enva el original a Compras. Compras, confecciona la Solicitud de Cotizacin en original y copia basado en la solicitud recibida. Archiva el original y remite la copia al proveedor. Cuando los proveedores envan las cotizaciones selecciona al proveedor y confecciona Orden de Compra en original y cuatro copias. Enva el original

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al proveedor, duplicado a Recepcin, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva. El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la mercadera en Recepcin con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra. Cuando llega la mercadera a recepcin, se controla contra el Remito y la Orden de Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito y la devuelve al Proveedor. Luego entrega la mercadera a Almacenes con el original del Remito. Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadera y la coloca en las estanteras. Actualiza stock. Posteriormente enva el Remito conformado original a Ctas. Ctes. Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada y luego remite ambos documentos a Tenedura de Libros, habiendo actualizado previamente la cuenta corriente del proveedor. Tenedura de Libros, realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Luego enva la documentacin a Ctas. Ctes. sellando y contabilizando, previamente. Ctas. Ctes, archiva la documentacin definitivamente dando origen al Legajo. Es posible que en la resolucin de este ltimo ejercicio existan divergencias. El control ms sospechoso aqu es: Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto... Qu es detectar una necesidad de abastecimiento? Es comparar la cantidad actual contra un punto de pedido, existiendo dos posibilidades: que se necesite abastecer o que no se necesite abastecer.

5. identificar los documentos que se generan o utilizan.

Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto consultando el archivo de stock. Si lleg algn artculo a punto de pedido, confecciona la Solicitud de Compra en original y copia. Archiva la copia y enva el original a Compras. Compras, confecciona la Solicitud de Cotizacin en original y copia basado en la solicitud recibida. Archiva el original y remite la copia al proveedor. Cuando los proveedores envan las cotizaciones selecciona al proveedor y confecciona Orden de Compra en original y cuatro copias. Enva el original al proveedor, duplicado a Recepcin, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva. El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la mercadera en Recepcin con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra. Cuando llega la mercadera a recepcin, se controla contra el Remito y la Orden de Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito y la devuelve al Proveedor. Luego entrega la mercadera a Almacenes con el original del Remito.

19

Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadera y la coloca en las estanteras. Actualiza stock. Posteriormente enva el Remito conformado original a Ctas. Ctes. Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada y luego remite ambos documentos a Tenedura de Libros, habiendo actualizado previamente la cuenta corriente del proveedor. Tenedura de Libros, realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Luego enva la documentacin a Ctas. Ctes. sellando y contabilizando, previamente. Ctas. Ctes, archiva la documentacin definitivamente dando origen al Legajo.

Ya estamos listos para comenzar a dibujar nuestro primer cursograma. Iremos realizndolo paso a paso y comentando porqu se resolvi de esa manera.

El cursograma tendr entonces las siguientes columnas: Almacenes, Compras, Cuentas Corrientes, Proveedores, Recepcin, Tenedura de Libros. Por consiguiente el encabezado se debera ver as:
P r o v e e d o r e s A l m a c e n e s C o m p r a s C t a s C t e s R e c e p c i n T e n e d u r a

El circuito comienza en almacenes: Almacenes, detecta la necesidad de abastecer el producto consultando el archivo de stock. Si lleg algn artculo a punto de pedido, confecciona la Solicitud de Compra en original y copia. La primera solucin:
Almacenes
I

Pero si se analiza un poco mejor, por la Regla 4.2, se necesitan dos elementos de entrada para hacer un control (comparar, detectar, etc). Uno es el archivo de stock, Y el otro? Si el almacn tiene 50.000 tems, esto significa que se consultan todos los tems cada vez? Si se tiene un poco de experiencia en el campo, se sabr que normalmente en los stock manuales, esta verificacin se realiza al actualizar el stock,

20

luego de que alguien solicita un tem. Pero la nota de relevamiento no lo dice y por tanto no podemos suponer eso. De hecho, lo nico que se sabe es que en algn momento alguien detecta la falta de stock y en consecuencia se genera una solicitud de compra. Esta falta de informacin no podemos solucionarla nosotros en esta instancia, se debe volver a relevar y ver cmo es realmente la situacin. Lo que s se puede hacer es dejar constancia de que falta relevamiento para luego recordar este problema. Para ello se dispone de un smbolo de Proceso no relevado. Ahora se tienen dos soluciones posibles, ambas vlidas :
Almacenes
I 1

Almacenes

No

SC 1 FIE 2 SC 1 FIE 2

En este caso proponemos, dado que la provisin de mercadera y el manejo de control de stock (incluido el punto de pedido) se analizan como parte de otro circuito, utilizar la alternativa de proceso no relevante, dado que no me interesa saber como se detect la falta de un producto, para el circuito que estamos analizando. Se contina con la siguiente parte, ... Archiva la copia y enva el original a Compras.

Almacenes

Compras

SC 1 FIE 2 I

SC

El archivo I es temporal dado que no se sabe an si va a ser necesario luego ste archivo. Si luego resulta que no se usa ms, se cambia por definitivo. Se sigue con el siguiente prrafo : ... Compras, confecciona la Solicitud de Cotizacin en original y copia basado en la solicitud recibida. Archiva el original y remite la copia al proveedor.

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Proveedores

Almacenes

Compras

SC

SC
2

I SCo 1

SC 1

SCo

II

Luego: ...Cuando los proveedores envan las cotizaciones selecciona al proveedor y confecciona Orden de Compra en original y cuatro copias. Enva el original al proveedor, duplicado a Recepcin, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva. Primero dice que los proveedores envan las cotizaciones... y se manda una cotizacin a un proveedor. Adems, dice que se selecciona a un proveedor basado en las cotizaciones recibidas. Se tiene que dejar reflejada la falta de relevamiento, pero tambin se debe mostrar que, no se sabe cmo, se selecciona un proveedor en base a las cotizaciones recibidas (que tampoco se sabe cuntas son) y algn criterio de seleccin desconocido. En la resolucin del cursograma que se propone a continuacin, se hicieron algunas marcas enumeradas que, no corresponden al cursograma, sino que estn para sealar algunos aspectos de ste : 1. Proceso no relevante: el proveedor es una entidad externa. As que, cmo hace para hacer una cotizacin, no nos interesa. Por lo tanto se muestra como proceso no relevante. 2. Proceso no relevado: no se sabe de dnde se obtienen las otras cotizaciones para seleccionar la ms adecuada, esto se seala de esta manera.

Si el texto dijera que se envan tres solicitudes de cotizacin a tres proveedores elegidos de alguna manera, las tres solicitudes van a la columna de proveedores y las tres cotizaciones tambin se obtienen de esta columna. Por qu? Porque los proveedores son entidades externas y se agrupan a todos los que se necesiten en la misma columna. Se ver cmo se resuelve cuando se complete el texto con el relevamiento corregido.

3. Numeraciones de los documentos de 2 a n: no se sabe cuntas copias de cotizaciones son las que se reciben, pues no se dice a cuntos proveedores se les enva la solicitud de cotizacin, entonces se pone una cantidad n de cotizaciones. 4. Proceso no relevado: tambin se comenta que no se dice cul es el criterio con el que se selecciona la cotizacin ms conveniente. As esto se marca como proceso no relevado.

22

5. Documentos de 1a n-1: de las cotizaciones recibidas, una ser la seleccionada (el marcado como (6)) el resto no. Como no se dice qu se hace con el resto de las cotizaciones, se deja especificado de esta manera conectando todos los documentos a un proceso no relevado. 6. Documento sin nmero: uno de los n documentos ser el seleccionado. No vamos a saber cul de los n es el seleccionado, por lo cual la Cotizacin seleccionada no lleva nmero.
Proveedores
SCo 1 1

Almacenes
2

Compras

Ctas Ctes

Recepcin

CO2 CO1

3
n

...

CO1

CO1

CO 5 6

... n-1

CO

OC 1

3 4 5

OC

OC

II

OC

OC

El texto contina ...El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la mercadera en Recepcin con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra.. Una salvedad. Desde el momento que enviamos la Orden de Compra al proveedor seleccionado y el momento en que este enve la mercadera, pasar un tiempo. La pregunta es qu se hace con las copias de las rdenes de compra que quedaron en Almacenes, Recepcin y Cuentas Corrientes mientras esto ocurre? La resolucin entonces deber seguir:

23

P r o v e e d o r e s

A l m a c e n e s

C o m p r a s
4 C O O C 1
2 3 4 5

C ta sC te s

R e c e p c i n

O C 1

O C 3

I I

O C 4

O C 2

R M 1

R M 1

El smbolo

significa que el remito se enva con materiales.

Qu pasa con la parte del texto que dice: ...El proveedor...archiva la Orden de Compra. Se sigue resolviendo. ...Cuando llega la mercadera a recepcin, se controla contra el Remito y la Orden de Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito y la devuelve al Proveedor. Luego entrega la mercadera a Almacenes con el original del Remito. Ahora, el texto aclara que haba pasado con la orden de compra que tena Recepcin, la tena archivada. Se debe notar en esta parte, qu cosas son las que se controlan y contra qu. En este caso, se controla la mercadera con el remito y ste con la orden de compra. Si todo est bien, se firma el remito duplicado y se lo devuelve al proveedor. La mercadera junto con el original, se los manda a almacenes. Y si hubo alguna diferencia? Nuevamente falta relevamiento en esta parte. Tambin falta relevamiento en la parte del s de la decisin, pues no se menciona qu hace con la copia de la orden de compra luego del control. Ya se puede tambin terminar la columna del proveedor, pues no interesa saber qu hace el proveedor con el remito firmado. Teniendo en cuenta todas estas aclaraciones, se corrige la parte anterior y se resuelve el resto.

24

P ro ve e d o re s

A lm a ce n e s

C o m p ra s

C ta sC te s

R e ce p ci n
O C2

III

R M

1 2

O C2 R M1
2

No

R M1

O C

R M

1 2

O C2

R M2

R M1

Continuamos : ...Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadera y la coloca en las estanteras. Actualiza stock. Posteriormente enva el Remito conformado original a Ctas. Ctes.. Como ocurri antes con Recepcin, ahora se dice que Almacenes tena la copia de la Orden de Compra Archivada, as, deberamos corregir el dibujo en ese lugar.
P r o v e e d o r e s A l m a c e n e s C o m p r a s
4

C ta sC te s

R e c e p c i n

C O

O C 1

2 3 4 5

O C 1

O C 3 I V

I I

O C 4

O C 2 I I R M 1

R M 1

25

Almacenes
IV VI RM OC 3
1

Compras

Ctas Ctes

No

RM

OC 3

RM

OC 3

VI

RM

En esta resolucin, el Control y Operacin identificado como 6 realiza el control de la orden de compra contra el remito, el remito contra la mercadera, si est bien, se actualiza el stock. Por consiguiente, a la parte de operacin del Control y Operacin, tambin debe ingresar el stock, que ac se identifica con el archivo VI. Luego, por el s, el archivo aparece nuevamente, indicando su actualizacin. Al archivo de stock, no se lo vuelve a nombrar en este cursograma, pero seguir siendo transitorio pues los libros de contabilidad, cuentas corrientes y stock son archivos de consulta permanente dentro de las organizaciones (esto es una convencin), y por lo tanto se los mantiene permanentemente abiertos. Pero si el control dio mal, no se sabe qu se hace. Como ocurri antes, tampoco se sabe qu se hace con la copia de la orden de compra. El texto termina: ...Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada y luego remite ambos documentos a Tenedura de Libros, habiendo actualizado previamente la cuenta corriente del proveedor. Tenedura de Libros, realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Luego enva la documentacin a Ctas. Ctes. sellando y contabilizado, previamente. Ctas. Ctes, archiva la documentacin definitivamente dando origen al Legajo.

26

C ta s C te s
IV

R e c e p c i n

T e n e d u r a

OC4 V II RM
1

V II

RM

OC4 V III RM OC4

IX

RM

OC4 V III

IX

RM

OC4

RM

OC4

Resolucin completa.

27

Preveedores

Almacenes

Compras

Ctas Ctes

Recepcin

Tenedura

SC

SC
2

I SCo 1

SC 1

SCo 1

II

CO 2 CO 1 CO 1

...

CO 1

CO

... n-1

CO OC 1
2 3 4 5

OC 1

OC 3 IV

VI

OC 2 OC 4 III V RM 1

RM 1

OC 2

No

RM 1

OC 2

RM 1

OC 2

RM 2

RM 1 1

28

P rev eedores

A lm ac enes
1 IV V II RM OC
3 1

C om pras

C tas C tes

R ec epc in

T enedura

No

RM

OC

V II OC
3

V RM
1

OC RM

V III
1

V III RM
1

OC

X IX RM OC

RM

OC

IX X RM
1

OC

RM

OC

XI

Circuito de Compras Normales Nota aclaratoria Formularios CO Cotizacin OC Orden de Compra RM Remito

29

SC Solicitud de Compra SCo Solicitud de Cotizacin Archivos I Archivo de Solicitudes de Compra en Almacenes II Archivo de Solicitudes de Compra en Compras III Archivo de Ordenes de Compra en Recepcin IV Archivo de Ordenes de Compra en Almacenes V Archivo de Ordenes de Compra en Cuentas Corrientes VI Archivo de Ordenes de Compra en Compras VII Stock VIII Cuenta Corriente de Proveedores IX Subdiario de Compras X Libros de Contabilidad XI Legajo de Compras Operaciones y Controles 1 Se realizan las solicitudes de compra de los tems que llegaron a punto de pedido por duplicado, el duplicado se archiva y el original se enva a Compras 2 En base a la Solicitud de Compras, se realiza una Solicitud de Cotizacin por duplicado, se archiva el original y se enva el duplicado al proveedor. 3 Se autoriza la cotizacin y el Proveedor correspondiente. 4 En base a la cotizacin autorizada, se confecciona una Orden de Compra en Original y cuatro copias. Se enva el original al proveedor, el duplicado a Recepcin, el triplicado a Almacenes, el cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado se archiva. 5 Se controla la mercadera, el remito y la Orden de Compra. Si est correcto : Se firma el duplicado del remito y se enva al proveedor Se enva la mercadera con el original del remito a almacenes. La orden de compra? Si no ? Fin Si 6 Se controla la mercadera, el remito y la Orden de Compra. Si est correcto: Se coloca la mercadera en la estantera Se actualiza el stock Se firma el remito Se enva el remito a Cuentas Corrientes La orden de compra? Si no ? Fin Si 7 Se valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada. Se actualizado la cuenta corriente del proveedor y luego se remite el remito y la Orden de Compra a Tenedura de Libros. 8 Se realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Se contabiliza la operacin. Se sellan los documentos y se enva el Remito y la Orden de Compra a Cuentas Corrientes. 9 Se forma el legajo con el Remito y la Orden de Compra.

30

Dada la falta de relevamiento detectada en el cursograma, se vuelve a relevar a los sectores involucrados con el fin de recolectar los datos faltantes. Este proceso, da origen a la siguiente modificacin de la nota de relevamiento.

Sistema : Producel S.A. Circuito : Compras Normales (Versin 2) Volumen : 120 Transacciones Frecuencia : Mensual Fuente : Jorge Perez (Almacenes), Juan Veigado (Contadura), Esteban Amaro (Compras), Sebastin Blegger (Ctas Ctes), Antonio Perez (Recepcin), Mario Peralta (Tenedura de Libros) Al solicitarse un tem en Almacenes, ste detect durante la actualizacin de la ficha de stock que el tem lleg al punto de pedido (circuito de Aprovisionamiento). Se confecciona entonces la Solicitud de Compra en original y copia. Archiva la copia y enva el original a Compras. Compras, selecciona tres proveedores que puedan proveer este tem, utilizando para esto su conocimiento sobre el tema. Confecciona entonces, la Solicitud de Cotizacin en original y tres copia basado en la solicitud recibida. Archiva el original, junto con la solicitud de compra y remite las copia a cada uno de los proveedores. Cuando los proveedores envan las cotizaciones selecciona al proveedor, verificando el precio ms bajo, la garanta ms alta y la calidad ms alta. Confecciona Orden de Compra en original y cuatro copias. Enva el original al proveedor, duplicado a Recepcin, triplicado a Almacenes, cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado lo archiva junto a la cotizacin. En cada uno de los sectores, se archiva la copia correspondiente. Las cotizaciones no seleccionadas se tiran. El proveedor, en base a la Orden de Compra entrega la mercadera en Recepcin con Remito en original y duplicado y archiva la Orden de Compra. Cuando llega la mercadera a Recepcin, se controla contra el Remito y la Orden de Compra que tiene archivada, si coincide firma la copia del Remito y la devuelve al Proveedor. Luego entrega la mercadera a Almacenes con el original del Remito. Si no coincide, realiza un Informe de reclamo por duplicado y devuelve todo al proveedor, junto con el informe duplicado y archiva el original junto con la Orden de Compra. En ambos casos se vuelve a archivar la Orden de Compra. Almacenes, Controla el Remito con el triplicado de la Orden de Compra que tiene archivada, luego de lo cual, controla la mercadera y si todo est bien, la coloca en las estanteras. Actualiza stock. Posteriormente enva el Remito conformado original a Ctas. Ctes. Si hubo algn error en el control, se realiza un informe de reclamo por triplicado, el original lo archiva, el duplicado lo enva al proveedor junto con el remito y la mercadera. El triplicado lo enva a Recepcin para que se notifique, quien en dicho caso, la archiva junto con su Orden de Compra. En ambos casos Almacenes vuelve a archivar la Orden de Compra. Ctas. Ctes, valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada y luego remite ambos documentos a Tenedura de Libros, habiendo actualizado previamente la cuenta corriente del proveedor. Tenedura de Libros, realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Luego enva la documentacin a Ctas. Ctes. sellando y contabilizando previamente. Ctas. Ctes, archiva la documentacin definitivamente dando origen al Legajo. Como consecuencia, el cursograma es el siguiente:

31

P r e ve e d o r e s

A lm a ce n e s
CA

Co m p r a s

C ta s C te s

R e ce p ci n

T e n e d u r a

1 II SC
1

SC
2

I SCo

SC
3 4

SCo SCo 2 SCo 3

III

CO

CO
2 3

IV
2 3

CO

CO

OC

CO
2 3 4 5

OC

OC

OC VI

V RM RM
2

VIII

OC

OC

VII 5

No

1 RM
1 2

IR

OC
1

RM

VIII
1 2

IR

RM

OC
2

VIII RM RM
2 1

32

P re v e e d o re s

A lm a c e n e s
2 V IX RM OC
3 1

C o m p ra s

C ta s C te s

R e c e p c i n

T e n e d u ra

No

RM

IR
1

1 2 3

OC

X 3 XI RM
1

IR IX OC
3

IR

V II RM 7
1

OC RM

IR X II

V III 8

X II RM
1

OC

X IV X III RM OC

RM

OC

X III X IV RM
1

OC

10

RM

OC

XV

Hay una resolucin, probablemente extraa en la columna de compras. En las operaciones 2 y 3, aparecen archivos que estn unidos al smbolo de control y operacin con lneas de punto. Estos archivos se denominan archivos de criterio. Se usan para sealar que el empleado de compras decide segn ciertos atributos que l conoce y no sobre documentos fehacientes. Entonces, al no haber traslado de documentos se utilizan lneas de punto.

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En el caso de la operacin 3, los atributos a ser utilizados para la seleccin de la cotizacin estn determinados (estos se suponen guardados en la memoria del empleado y por eso es un archivo), pero no se establece qu peso tomar cada atributo en la seleccin. De esta manera, se considera que ambas decisiones son no programadas (o no estructuradas). Circuito de Compras Normales Nota aclaratoria Formularios CO Cotizacin IR Informe de Reclamo OC Orden de Compra RM Remito SC Solicitud de Compra SCo Solicitud de Cotizacin Archivos I Archivo de Solicitudes de Compra en Almacenes II Criterio de Seleccin de Proveedores que proveen los tems. III Archivo de Solicitudes de Compra en Compras IV Archivo de Criterio de Seleccin de Cotizacin. V Archivo de Ordenes de Compra en Almacenes VI Archivo de Ordenes de Compra en Compras VII Archivo de Ordenes de Compra en Cuentas Corrientes VIII Archivo de Ordenes de Compra en Recepcin e Informe de Reclamos IX Stock X Archivo de Ordenes de Compra en Almacenes XI Archivos de Informes de Reclamo XII Cuenta Corriente de Proveedores XIII Subdiario de Compras XIV Libros de Contabilidad XV Legajo de Compras Operaciones y Controles 1 Se realizan las solicitudes de compra por duplicado, de los tems que llegaron a punto de pedido, detectados en el Circuito de Aprovisionamiento, el duplicado se archiva y el original se enva a Compras 2 En base a la Solicitud de Compras, se seleccionan tres proveedores y se realiza una Solicitud de Cotizacin en original y tres copias. Se archiva el original y se envan las copias a los proveedores respectivos. 3 Se selecciona la cotizacin y el proveedor correspondiente, basado en el criterio del empleado 4 En base a la cotizacin seleccionada, se confecciona una Orden de Compra en Original y cuatro copias. Se enva el original al proveedor, el duplicado a Recepcin, el triplicado a Almacenes, el cuadruplicado a Cuentas Corrientes y el quintuplicado se archiva. 5 Se controla la mercadera, el remito y la Orden de Compra. Si est correcto: Se firma el duplicado del remito y se enva al proveedor Se enva la mercadera con el original del remito a almacenes. Si no Realiza un Informe de reclamo por duplicado. El original se enva la proveedor junto con el remito y el duplicado se archiva junto a l a orden de compra. Fin Si

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Archiva la orden de compra 6 Se controla la mercadera, el remito y la Orden de Compra. Si est correcto: Se coloca la mercadera en la estantera Se actualiza el stock Se firma el remito Se enva el remito a Cuentas Corrientes Si no Se realiza un informe de reclamo por triplicado, el original lo archiva, el duplicado lo enva al proveedor junto con el remito y la mercadera. El triplicado lo enva a recepcin para que se notifique, quien en dicho caso, la archiva junto con su Orden de Compra Fin Si Archiva la orden de compra Se valoriza el Remito con la Orden de Compra que tiene archivada. Se actualiza la cuenta corriente del proveedor y luego se remite el remito y la Orden de Compras a Tenedura de Libros. Se realiza el asiento contable en el subdiario Compras. Se contabiliza la operacin. Se sellan los documentos y se enva el Remito y la Orden de Compras a Cuentas Corrientes. Se forma el legajo con el Remito y la Orden de Compra.

Esperamos haber sido claros en la explicacin de la resolucin. La idea de reformular la nota de relevamiento, es que tengas un cursograma terminado, sin falta de relevamiento para que notes que ya no quedan procesos no relevados en las columnas de la empresa que corresponden al sistema en estudio. En el trabajo cotidiano, es bastante comn trabajar con algunas incgnitas pendientes que en la mayora de los casos se van resolviendo durante el desarrollo.

35

Anexo III
Operaciones y Normas de Control Interno
Sistemas de Informacin I

Universidad Nacional de Lujn

Departamento de Ciencias Bsicas Divisin Estadsticas y Sistemas rea de Sistemas de Informacin

A3
36

O PERACIO NES
CONCEPTOS RELACIONADOS A LA OPERACIN
El trmino "operacin" es constantemente usado en administracin, aunque, con bastante frecuencia, con diferentes connotaciones y alcances. Al fin de establecer una terminologa uniforme denominaremos: 1. Operacin: se denomina a la "explotacin principal" o a las actividades normales, principales o habituales de una empresa. Estas estn relacionadas con el propsito especificado en la misin de la compaa. Las mismas quedan reflejadas contablemente en la utilidad operativa. 2. Operacin n-aria: indica una divisin de las actividades genricas que se derivan de la explotacin principal para su estudio: i) Primaria: actividades genricas relacionadas con entes externos a la compaa o a la produccin/prestacin de bienes o servicios (generacin del bien/servicio transable). Por ejemplo: Compras, Ventas, Pagos, Cobros, Produccin, Prestacin. Las operaciones primarias son aquellas que necesariamente deben efectuarse y que estn directamente relacionadas con la explotacin principal del negocio. ii) Secundaria: actividades genricas relacionadas con la administracin de transacciones internas y el resguardo de los activos. Por ejemplo: Inventarios, Activos Fijos; Mantenimiento, Transporte. Las secundarias son aquellas que ayudan a lograr el cumplimiento de los objetivos, actuando como accesorias de las principales, aun en el caso de que resulten tan necesarias como stas. iii) Terciaria: anlisis, interpretacin y realimentacin de transacciones. Por ejemplo: Valuacin de Inventarios, Determinacin de Precios, etc.

3. Procesos: serie de acciones que se unen para completar una operacin n-aria u otro proceso de orden superior. Cada operacin puede estar formada por varios procesos La criticidad de un proceso viene dada por la prontitud/lejana del dao en el funcionamiento de la empresa al no poder realizarlo. Para que una operacin sea crtica todos sus procesos deben serlo. iv) Flujo de Informacin: informacin enviada y recibida por las unidades que actan dentro de un proceso 4. Accin: indica las actividades en las que se descomponen los procesos. Por ejemplo, para despachar: tomar la mercadera, contarla o pesarla, empaquetarla, escribir la etiqueta, acomodarla en el transporte, etc. Con esto se busca dar una jerarqua a las actividades segn el grado de abstraccin que representan para poder estudiarlas y ordenarlas.

OPERACIONES PRIMARIAS
La definicin de las operaciones primarias es:

37

b) Comprar: adquisicin de bienes y servicios. A veces se incluye la distribucin interna de los bienes comprados Consiste en la adquisicin de los bienes y servicios necesarios que se habrn de utilizar en la elaboracin y venta de los productos que constituyen la explotacin principal. Tambin comprende la adquisicin de los elementos/servicios necesarios para la administracin del negocio. c) Pagar: egreso de valores generalmente por la cancelacin de diversas deudas. Comprende el pago de las compras que se han efectuado y de los servicios que se han contratado, tales como los sueldos y salarios del personal. Valor: cosas que tienen cierto mrito, utilidad o precio. Documentos que representan dinero invertido en una empresa o en un prstamo al Estado, que se cotizan en la bolsa. d) Producir Bienes/Prestacin de Servicios: generacin de bienes/Prestacin de Servicios Consiste en la produccin de los bienes que se habrn de ofrecer, utilizando los insumos adquiridos, los bienes de activo fijo de que se dispone y el trabajo del personal contratado. e) Vender: comercializacin y distribucin de bienes y servicios Es la operacin bsica que posibilita la comercializacin de los productos obtenidos en la produccin o en una compra anterior, o bien de los servicios que se ofrecen. f) Cobrar: consiste en la percepcin de los importes correspondientes a las ventas que se han efectuado.

Ingreso de valores + registracin de crdito Estas cinco operaciones primarias resultan insustituibles en la mecnica que debe desarrollar cualquier empresa tanto sea con o sin fines de lucro, privada o estatal, etc. Hay dos operaciones crticas importantes para el funcionamiento de las empresas y por lo general no son tomadas en cuenta. Estas son la distribucin y el mantenimiento g) Distribuir: llevar y repartir un bien o servicio en tiempo y forma. (Logstica: Tratado de la organizacin de las tropas en campaa: transporte, alojamiento, aprovisionamiento, etc.) Se relaciona principalmente con la venta, pero resulta importante tambin en la compra. h) Mantener: son las actividades relativas a la conservacin y continuidad de los activos fijos de la empresa. Toma fundamental importancia en empresas con procesos de uso intensivo y continuo de activos fijos.

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OPERACIN BASICA DE COMPRAS

CONCEPTO La operacin primaria de Compras comprende el conjunto de actividades efectuadas para posibilitar la adquisicin de un bien o servicio en el tiempo requerido, la cantidad solicitada, calidad acordada, costo convenido, etc. Esta operacin se origina cuando se detecta una necesidad dentro de la empresa de la empresa. Como resultado se obtiene un bien a considerar en el activo o un servicio prestado pasado a gasto o al valor de algn activo fijo jugando contra la deuda al proveedor. Entonces, abarca desde que se detecta la necesidad de efectuar la adquisicin, hasta que el bien o servicio comprado es recibido y registrado. FORMAS DE COMPRA Segn la validez en el tiempo, se puede hablar de Compras/Contratos o Acuerdos. Las Compras/Contratos son a los Acuerdos lo que el punto es a un segmento. 1) Compras/Contratos: Se realizan negociaciones puntuales con proveedores cada vez que surge la necesidad dentro de la empresa. Se llega a arreglos en los que se fijan cantidad del artculo/servicio a comprar, precio, forma de pago, calidad, etc. En general se llaman Compras cuando hay involucrados activos y Contratos cuando se habla de servicios. a) Compras/Contratos Normales Aqu se incluyen las compras de bienes/servicios cuyo consumo es repetitivo y necesario para el desarrollo de la explotacin. Ejemplos de bienes comprados desde esta clasificacin se encuentran las materias primas o materiales necesarios para la produccin, mercaderas destinadas a la comercializacin o elementos a ser consumidos en las tareas administrativas. En general son productos a los que se les puede fijar, con relativa facilidad, el punto de pedido y los stocks mximos y mnimos. Generalmente, sus volmenes estn directamente relacionados con los niveles de produccin y/o comercializacin a alcanzar. Desde los servicios se puede hablar de limpieza, servicios profesionales (abogados, auditores, consultores, despachantes de aduanas), fletes, custodia de mercaderas (stock en terceros), etc. Generalmente la utilizacin de estos servicios estn directamente relacionados con los niveles de produccin y/o comercializacin a alcanzar. Tanto las compras de bienes como de servicios deben ser presupuestadas. b) Compras/Contratos Extraordinarios Son aquellas por las que se adquieren bienes/servicios cuya necesidad de reposicin no es frecuente. Entre los bienes que usualmente estn incluidos en este tipo de compras se encuentran los activos fijos tales como: maquinaras, rodados, instalaciones, muebles y tiles, etc. Los servicios incluidos dentro de este rubro pueden ser: estudios profesionales para algn proyecto, reparaciones o mantenimiento tercerizado de bienes muebles/ inmuebles, etc.

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De los bienes y servicios descriptos, se deduce que el monto de este tipo de compras es grande, por lo que a veces se los llama Mayores. Para este tipo de compra, la autorizacin dado que representan una inversin significativa, requiere la intervencin de los ms altos niveles de decisin de la empresa. c) Compras/Contratos Menores Se refieren a bienes y servicios cuya Orden de Compra/Contrato no superen un cierto monto definido por cada empresa, por ejemplo $10.000. La compra de estos bienes es presupuestada pero en cuentas "bolsa" de gastos generales y generalmente el proceso de compra lo realiza directamente el departamento que tiene la necesidad. Es frecuente que no se planifiquen la necesidad de los servicios/bienes adquiridos en este rubro. d) Importacin Se realiza un apartado para las adquisiciones a proveedores extranjeros debido a que el proceso involucrado tiene particularidades, pero este rubro no es excluyente con los primeros tres sino que se complementan. Se deben agregar al proceso particularidades como la contratacin de fletes, seguros de transportes, seguros de cambio, aranceles aduaneros, retenciones, el despacho de la mercadera a plaza a partir del retiro de la mercadera de aduana, la apertura de un crdito documentario irrevocable, etc. Por estos adicionales, el proceso tiene la particularidad de que no se conoce ciertamente el costo/servicio del bien hasta despus de recibido el mismo y a veces hasta luego de consumidos. 2) Acuerdo: La empresa planifica la necesidad del bien/servicio para un periodo de tiempo y realiza una negociacin de largo plazo con el proveedor durante el cual ambas partes cumplirn con las caractersticas del pacto realizado. Una clasificacin posible de Acuerdos es dividindolos segn la variable que se utilizar para medir la finalizacin del pacto. Esto es: a) Por cantidad Se fija el bien/servicio, costo, modo de pago, plazos, y se acuerda un rango de cantidades de bienes/servicios que el cliente debe consumir en un determinado plazo. Un ejemplo de esto son acuerdos por materia prima donde las cantidades son planificadas y el consumo de los bienes es crtico. b) Por Monto Se seleccionan bienes /servicios a consumir, costo, modo de pago, y se fija el lmite en el monto total de los consumos. Un ejemplo de esto es Acuerdos de librera donde el tem no importa tanto como el monto. Los procesos de Acuerdos y Compras/Contratos son bsicamente iguales, considerando que como los primeros son generalmente de mayor monto por su duracin en el tiempo, tienen procesos de anlisis y aprobacin ms complejos. Dependiendo del tipo de producto que se adquiere, de la importancia de la Compra, de la frecuencia con que se repiten, de las caractersticas del proveedor, de la ubicacin del mismo, etc., esta operacin bsica puede asumir diversas formas, destacndose, entre otras, las que

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se mencionan a continuacin: Es probable que una empresa para satisfacer su necesidad de abastecimiento deba recurrir a varias de estas formas de Compras de manera conjunta o combinada.

OPERACIN BSICA DE PAGOS

CONCEPTO La operacin bsica de Pago incluye el conjunto de procesos necesarios para cancelar una obligacin. En general implica una disminucin del activo (Disponibilidad) una correspondiente disminucin del pasivo (Deudas). Tiene como origen la existencia de una obligacin hacia un tercero, representada en una cuenta o documento a pagar y produce como resultado el egreso de dinero o de un cheque. La documentacin de una deuda ya existente tambin puede ser considerada como un Pago. Se trata de una deuda en cuenta corriente que es cancelada mediante la emisin de un pagar cuyo beneficiario es el acreedor. A pesar de que en este caso el Pago efectuado no es definitivo, pues an se sigue teniendo una deuda, las caractersticas de los procedimientos que se adoptan son de similar magnitud e importancia a los aplicados para un Pago en cheque. De ah es que pueda ser considerada la documentacin de una deuda como si se tratara de una operacin bsica de Pago. El Pago abarca todas las operaciones que se emprenden desde el momento en que se percibe la necesidad de abonar una obligacin hasta que los valores que cancelan la deuda son entregados al acreedor y se obtiene el comprobante del Pago efectuado. FORMAS DE PAGO Teniendo en cuenta la deuda que se cancela, su importancia y monto, las caractersticas del acreedor, la residencia del mismo, etc., la operacin bsica de Pago puede adoptar distintas formas, entre las que se pueden destacar las que siguen: 1) Pago a proveedores por correspondencia Es uno de los casos ms comunes de Pago a proveedores. Consiste en cancelar la obligacin que se mantiene con el proveedor, enviando un cheque por correspondencia al domicilio del acreedor. En esta forma de Pago, la constancia de cancelacin de deuda efectuada no se obtendr hasta tanto el proveedor no enve el correspondiente recibo. 2) Pago a cobradores del proveedor. Esta forma de Pago es muy similar a la anterior. Solo que en lugar de enviarse el cheque por correspondencia, el mismo es retenido en la empresa hasta tanto se presente el proveedor a retirarlo. Esta forma es utilizada cuando la costumbre del proveedor es enviar cobradores al domicilio de sus clientes. En este caso , el recibo probatorio se obtiene en el mismo momento en que se efecta el Pago. 3) Pago en las oficinas del proveedor Esta forma de Pago es similar a las anteriores. En este caso, en lugar de enviar el cheque por correspondencia o retenerlo hasta que lo retire el cobrador, el mismo es llevado directamente a las oficinas del proveedor. En este caso, en el mismo momento en que se efectiviza el Pago se obtiene el correspondiente recibo. 4) Pago en bancos

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Existen diversos casos en los cuales el acreedor le encarga la Cobranza a un banco. De esta manera, el Pago debe ser efectuado directamente en la Institucin bancaria, la que se encargar de acreditar esos importes al acreedor. Esta forma de Pago suele adoptarse cuando se deben abonar facturas de Servicios Pblicos (Telfono, Luz, Gas, etc.), o cuando el acreedor es un organismo fiscal o provisional. Tambin puede darse cuando un proveedor encarga la Cobranza de los documentos a su favor a un banco, o cuando descuenta los documentos firmados por la empresa. 5) Paso por medio de bancos Como en el caso anterior, aqu tambin interviene una institucin bancaria, pero ahora es el deudor quien le encarga el Pago en lugar de ser el acreedor quien encomienda la Cobranza. Los bancos suelen ofrecer el servicio de Pago a proveedores por medio de rdenes de Pago. Para ello requieren que el deudor que debe ser un cliente de cuentas corrientes, prepare un listado con los Pagos a efectuar a sus acreedores. El banco se encarga de emitir una Orden de Pago librada por el, la que es entregada a cada acreedor suele enviarse por correspondencia -. El importe total de todos los Pagos que el banco realiza por cuenta de su cliente es debitado en la cuenta corriente de ste. Otro tipo de Pagos que tambin se efecta por medio de bancos, aunque con caractersticas distintivas, es el que se realiza para cancelar las obligaciones emergentes de operaciones de importacin. Cuando se utiliza el procedimiento de crdito documentado. 6) Pago en efectivo de gastos menores Para efectuar estos Pagos, normalmente se utiliza un fondo fijo. Del mismo se extrae el dinero necesario para el Pago de gastos menores, contra presentacin de los comprobantes necesarios que justifiquen la erogacin. Tambin puede ocurrir que se retire dinero contra vales, cuando no se conoce en forma exacta el dinero que se va a gastar, con la obligacin de rendir cuenta del dinero extrado inmediatamente despus de que el gasto se realiz. De esta manera el fondo fijo tiene que estar siempre en el mismo importe, entre dinero, comprobantes de gastos o vales por anticipo para gastos. Peridicamente se extrae del banco, mediante la confeccin de un cheque, el importe necesario para reponer el dinero faltante del fondo fijo. Ese importe debe coincidir con la liquidacin de comprobantes, ms los vales por anticipado que presenta el responsable de la custodia del fondo fijo. 7) Pago de sueldos y jornales En este caso el Pago puede hacerse en efectivo, en cheque o segn la ley actual vigente por depsito en caja de ahorro del empleado. Dadas las caractersticas particulares de esta forma de Pago, la misma requiere controles y procedimientos muy particulares.

OPERACIN BSICA DE VENTAS

CONCEPTO La operacin bsica de Ventas comprende el conjunto de operaciones realizadas para lograr la enajenacin de un bien. Esta operacin bsica tiene como origen la existencia de un bien comercializable y produce como resultado el ingreso de un activo lquido o de una cuenta a

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cobrar. Tambin puede interpretarse como Venta a la prestacin de un servicio cuando ello constituye la explotacin principal del negocio. La operacin bsica de Ventas abarca todas las operaciones que van desde que se conviene la transaccin con el comprador, hasta la entrega del bien comercializado y su registracin en los libros de la empresa. FORMAS DE VENTA La Venta puede asumir distintas formas. Ellas dependen del tipo de comprador, de la forma de financiacin que se convenga, etc. Entre las ms comunes, se pueden destacar: 1) Venta por corredores En este caso, personal de la empresa sale a ofrecer el producto visitando directamente a los potenciales adquirentes. Esta forma de Venta puede abarcar un rea geogrfica restringida, o extenderse por todo el pas. 2) Venta por correspondencia o telfono. En este caso los compradores formulan el pedido directamente al vendedor, ya sea enviando su solicitud por correspondencia o mediante una llamada telefnica. Este ltimo procedimiento suele ser empleado por quienes venden artculos cuya entrega debe ser muy rpida, como en el caso de las drogueras y laboratorios. 3) Venta en saln Se trata del caso en que el vendedor dispone de un saln de ventas donde, generalmente, expone sus productos y se lleva a cabo la transaccin. Puede tratarse tanto de Ventas al por mayor o al menudeo. 4) Ventas extraordinarias Se trata de la Venta de algn bien cuya comercializacin no constituye la explotacin principal del negocio. As, por ejemplo, cuando se vende algn bien que constituye un activo fijo, tal como una mquina, un rodado, un inmueble, etc. Por el carcter de transaccin extraordinaria, y dado que generalmente alcanza valores muy significativos, los procedimientos que se emplean en esta forma de Venta, se diferencian de los aplicables en una Venta normal. 5) Exportacin Es el caso particular de Venta en la cual el comprador reside en un pas extranjero. Tambin reviste caractersticas propias. Puede ser que intervengan intermediarios que faciliten la transaccin, representantes de ventas, Cmaras de industria, o comercio, Consulados extranjeros o argentinos en el exterior, etc. Adems, dependiendo de las reglamentaciones vigentes en materia de comercio exterior, puede ocurrir que se deban hacer presentaciones ante organismos oficiales para obtener la autorizacin de la exportacin. Tambin ser necesario cumplir con las disposiciones que establece la Direccin Nacional de Aduanas para llevar a cabo la salida de los productos hacia el exterior.

OPERACIN BASICA DE COBROS

CONCEPTO La operacin bsica de Cobranza puede conceptualizarse como el conjunto de operaciones necesarias para transformar un activo exigible - documentado o no- (Crditos) en un activo

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lquido (Disponibilidades). Tiene como origen la existencia de un derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar, y como resultado la percepcin de dinero o algn ttulo representativo de dinero - cheque u orden de pagoTambin suele interpretarse como Cobranza a la documentacin de un crdito ya existente. Se trata, en este caso, de un crdito en cuenta corriente que es cancelado por el deudor mediante la emisin de un pagar. Si bien aqu el cobro efectuado no es definitivo, pues se sigue teniendo un crdito y an no se ha percibido el dinero, tambin es cierto que la intensidad y las caractersticas de la gestin emprendida son de similar importancia a las que se requieren para lograr el cobro en dinero. Por ltimo, podra aceptarse tambin como operacin bsica de Cobranza el descuento de un documento. A pesar que aqu se tienen caractersticas que se diferencian con toda nitidez de una operacin bsica de Cobranza, el resultado que produce - transformacin de un Crdito en Disponibilidades - permite que se la trate como una Cobranza, en lugar de considerarla como una operacin bsica secundaria (financiera). La operacin bsica de Cobranza abarca todas las operaciones que se comprenden desde el momento en que se detecta que un crdito est en condiciones de ser cobrado, hasta que los valores resultantes de la Cobranza son ingresados y contabilizados en la empresa. FORMAS DE COBRANZAS La Cobranza puede asumir diversas formas en funcin del tipo de empresa de que se trate, de las caractersticas de los deudores, de la radicacin de los montos a cobrar, del volumen de operaciones, etc. Es probable que en una empresa se pueda aplicar ms de un tipo de Cobranza para lograr la cancelacin de los crditos. Entre los tipos ms difundidos pueden destacarse los siguientes: 1) Cobranza por cobradores: En este caso personal de la empresa sale a efectuar la Cobranza directamente en el domicilio del deudor. All se percibe el dinero, los cheques o los pagars que firma el deudor. 2) Cobranza en Caja En este caso es el cliente quien se traslada hasta la empresa para realizar el pago de su deuda. Esta forma suele emplearse en los comercios minoristas que venden sus mercancas a crdito, generalmente cancelables al cabo de un nmero determinado de cuotas. 3) Cobranza por correspondencia El deudor enva por correspondencia el importe de su obligacin. Normalmente esta Cobranza se recibe en un cheque que ha sido emitido por el deudor de manera tal que elimine cualquier riesgo por extravo o sustraccin del valor. 4) Cobranza por repartidores En algunos casos, dada la caracterstica del producto que se comercializa, la Cobranza es realizada directamente por el mismo repartidor que efecta la entrega de las mercaderas vendidas. En realidad esta modalidad es una variante de la Cobranza por cobradores. Suele ser usada por empresas que se dedican a la venta de productos alimenticios.

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5) Cobranza por agencia Es otra variante de la Cobranza por cobradores. En este caso el deudor tambin es visitado en su domicilio. La diferencia radica en que la Cobranza es realizada por alguna empresa dedicada especialmente a prestar ese servicio y que fue contratada con ese fin. En realidad no es una forma muy utilizada, reservndose su uso, generalmente, para el caso de crditos de difcil realizacin. 6) Cobranza por depsito bancario En algunos casos el deudor efecta su pago depositando el importe adeudado en la cuenta corriente bancaria del acreedor. Generalmente, en estos casos se usa un modelo de boleta de depsito especial que tiene una copia ms que la habitual. Esa copia de ms queda en poder del banco, quien posteriormente la hace llegar a su cliente para que ste se notifique de la Cobranza que se ha realizado. 7) Cobranza de documentos por medio de un banco Entre los servicios que ofrecen los bancos se encuentra el de Cobranza de Documentos. En estos casos los documentos a cobrar son entregados al banco. Este enva el aviso de vencimiento al librador , para que al vencimiento efecte el pago directamente en el banco. Cuando el deudor paga, el banco acredita el importe percibido directamente en la cuenta de su cliente y notifica a este del xito de la gestin de Cobranza. Si el documento no fuera cancelado a su vencimiento, el banco puede encargarse del protesto del mismo. 8) Cobranza de exportaciones Cuando el deudor reside en el extranjero, la Cobranza se efecta normalmente con la intervencin de instituciones bancarias que posibilitan la concrecin de la operacin. En estos casos suele usarse la operacin de crdito documentario y en menor grado la de remesas. Sea cual fuere el procedimiento seguido, el crdito se produce sobre la cuenta corriente del acreedor y el banco le notifica la Cobranza efectuada.

SISTEMAS DE CO NTRO L INTER NO

CONCEPTOS Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
1. Disminuir la posibilidad de fraudes y robos 2. Asegurar la exactitud y fiabilidad de los datos financieros 3. Evitar el uso inadecuado o ineficiente de los recursos de la empresa 4. Promover y medir el grado de cumplimiento de las normas de la organizacin 5. Evaluar la eficiencia de las operaciones 6. Garantizar la integridad de la contabilizacin de las operaciones bsicas 7. Asignar actividades a los distintos sectores dentro de la empresa utilizando principios administrativos de control por oposicin y fragmentacin del trabajo 8. Generar Procedimientos escritos, formalizar por escrito los procesos administrativos realizados por las compaas Segn el American Institute of Certified Public Accountants, en su documento nmero 1 sobre estndares de auditora, el control debe:

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1. Salvaguardar los activos de la empresa ante un posible robo o fraude 2. Comprobar la veracidad de los datos 3. Promover la eficiencia operativa 4. Verificar que se cumplen los objetivos y polticas de la empresa tal como los defini la direccin de la misma Para llevar a cabo esto, a los sistemas de control interno se los divide en dos: 1. Control administrativo 2. Control contable El sistema de control interno debe interpretarse como un conjunto de normas de seguridad o de control preventivo, que se incluyen en los procedimientos administrativos que corresponden a las distintas operaciones bsicas. El control interno construye mientras la auditora interna verifica. El control interno dice como se deben registrar las operaciones mientras la auditora verifica que se realice la registracin en tiempo, forma y correccin.

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
La ejecucin de las operaciones bsicas le corresponde a personas distintas de quienes ejercen la direccin del negocio. Estos ltimos, para poder dirigir, necesitan conocer qu incidencia tienen las actividades realizadas en la situacin de la empresa y qu resultados econmicos o no cuantificables ocasionan. En general, necesitan estar informados de cul es la marcha del negocio para poder ejercer su funcin de planificacin, direccin y control. Como ellos no participan directamente en las transacciones, el conocimiento lo obtienen a travs de los informes y estados que surgen de las registraciones realizadas. Esta informacin es para la toma de decisiones econmicas, financieras, operativas o para la evaluacin de los directivos. La otra funcin de la contabilidad, que ha sido dejada de lado en estos ltimos aos injustificadamente y que fue el fin por el cual se cre la contabilidad, es la custodia de recursos. En resumen, se puede decir que la contabilidad tiene una doble funcin: 1. Toma de decisiones a) Econmicas b) Financieras c) Operativas d) Evaluacin de directores 2. Custodia de activos Siendo la contabilidad la fuente principal (no nica) de informacin para la direccin, es necesario garantizar que los informes y estados que provengan de ella reflejen, con razonable certeza, las operaciones que efectivamente se han realizado. Es decir que se debe procurar que la informacin que brinda la contabilidad est exenta de errores o deformaciones. Las operaciones bsicas se repiten con permanente frecuencia y pueden estar efectundose en forma concomitante. Mientras alguien est comprando materias primas, al mismo tiempo se estn produciendo nuevos artculos, se estn vendiendo productos ya terminados y se estn

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efectuando cobros correspondientes a ventas anteriores. Si se tiene en cuenta que las operaciones bsicas son realizadas por distintas personas, resulta fcil apreciar las dificultades que tendr la direccin para ejercer un adecuado control sobre las actividades del negocio. Si el control no es eficaz, podran deslizarse errores, y en el peor de los casos fraude, que pasaran inadvertidos. Estas operaciones bsicas, por el hecho de ser frecuentes y repetitivas, permiten ser normalizadas. La normalizacin consiste en programas que indican la forma ms adecuada de realizar las operaciones y se materializa en los manuales de procedimiento o de trmite y en los cursogramas. Los manuales de procedimiento establecen en detalle cules son las operaciones y en qu secuencia se deben presentar, para llevar a cabo una determinada operacin bsica. Si la operacin bsica se ha programado, es razonable pretender que los procedimientos previstos se cumplan, hasta tanto se advierta la posibilidad de mejorar el programa. En este caso, lo que corresponde es la optimizacin del procedimiento y la posterior comunicacin de las nuevas instrucciones al personal afectado. El control interno es, en gran medida, el encargado de garantizar que las informaciones que se basan en la contabilidad, reflejen adecuadamente la situacin del negocio; que se minimicen las posibilidades de error o fraude y que se respeten los procedimientos que se han implantado a travs de manuales o instrucciones.

El propsito del control interno consiste en la prevencin de errores y fraudes en la ejecucin de las operaciones; en garantizar las registraciones que habrn de servir de fuente de los informes y estados provenientes de la contabilidad; en procurar la deteccin de cualquier desvo sobre los procedimientos estipulados para la realizacin de las operaciones bsicas; y en general, ejercer un control efectivo sobre todos los aspectos del negocio (sobre el negocio el control lo tiene la direccin).

BASES DEL CONTROL INTERNO

La base sobre la cual se asienta el control interno, est dada por la DIVISIN DEL TRABAJO y EL CONTROL POR OPOSICION. De esta manera, una operacin bsica puede que ser subdividida en varias partes, nunca es responsabilidad de una sola persona. Esto no significa que una misma operacin deba ser realizada por ms de un empleado, sino que el proceso o circuito administrativo (operaciones y acciones que conforman una operacin bsica), es distribuido entre diferentes responsables, incluso pertenecientes a distintas reas y con intereses contrapuestos, de manera tal que no se entorpezca la labor de cada uno y se estimule el control total sobre la operacin bsica, por la intervencin de distintas personas en la misma. Al distribuir la tarea entre varios empleados y funcionarios, se requiere de una complementacin de todos los que intervienen para que la tarea se realice apropiadamente. Para que esa complementacin pueda llevarse a cabo, ser necesario programar la operacin bsica instruyendo y capacitando al personal para su ejecucin, de este modo cada uno conocer la labor que de l se espera en la tarea y las responsabilidades que le son inherentes a la misma. Si estos controles se pueden incluir en los procedimientos administrativos, es de esperar que se detecten los errores o posibles fraudes ya que los empleados afectados a una misma operacin bsica se estn controlando entre s. Por ltimo, al haber mayor control sobre el desarrollo de las operaciones bsicas, se intensificar el control sobre las registraciones, y los datos que puedan extraerse de la contabilidad sern ms confiables y en consecuencia tambin lo sern los informes que lleguen a la direccin.

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Como la caracterstica ms saliente del control interno est dada por la participacin de ms de un responsable en una misma operacin, es necesario que se instrumente un SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO entre los distintos participantes, para que cada uno conozca, cundo le corresponde actuar, cules son las operaciones que ya se han cumplido y cul ha sido el resultado de las mismas, y a la vez pueda indicar, cuando concluye su parte y cul es la labor que ha realizado. Esta informacin se materializa en los registros previstos para cada operacin bsica. As, un remito, una factura, una nota de pedido, una ficha de cuentas corrientes, etc. son portadoras de informacin que permiten conocer las operaciones ya realizadas, a la vez que facilitan el control de las mismas. Para que el control interno sea eficaz, debe estar complementado con buenos procedimientos administrativos que contemplen una informacin adecuada para posibilitar el control de las operaciones programadas.

El SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO es la estructura que conforma los datos de las operaciones y transacciones cotidianas, en la mayora de los casos con tecnologa de bases de datos relacionales. No slo es importante que esa estructura de informacin sea correcta por las razones ya explicadas sino porque adems son el punto de partida de los SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES o tambin conocidos como SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL. Estos sistemas explotan los datos a travs de tecnologa de bases de datos multidimensionales y permiten hacer anlisis prospectivo, anlisis proyectivo, datamining, etc. Dado que la informacin de este tipo de sistemas es la que sustenta las decisiones estratgicas, polticas y tcticas de la organizacin, si los datos de las transacciones no son ciertos (no representan lo ms fielmente posible la realidad cotidiana), el resultado del anlisis de esos datos estar altamente distorsionado y sin valor alguno.

ALCANCES DEL CONTROL INTERNO

Es necesario aclarar, que un sistema de control interno no puede garantizar totalmente la deteccin de errores, fraudes o desvos a los procedimientos administrativos previstos, ni tampoco la exactitud de los informes surgidos de la contabilidad. Es suficiente que se equivoquen dos personas para que un error pase inadvertido. O bien, que dos personas se pongan de acuerdo para cometer un fraude o tolerar un desvo a los procedimientos programados. Se destaca la importancia que los procedimientos administrativos, que habrn de contener a los controles internos, estn correctamente programados, dado que si los procedimientos y controles internos han sido mal previstos, no ser necesario el error o acuerdo entre dos personas para demostrar la ineficacia e ineficiencia del control interno. Tambin resulta necesario aclarar, que en algunos casos no resulta posible aplicar el control interno en forma estricta, por resultar antieconmico. No puede pretenderse que en algunas empresas pequeas, o en algunas secciones de empresas mayores que cuentan con un reducido nmero de personal administrativo, tengan que aumentar considerablemente la dotacin para permitir la instrumentacin del control interno. En estos casos se suele suplir la carencia de algunos controles internos con un control directo ms intenso por parte del propietario o del supervisor, o con la confianza que se deposita en quienes ejecutan las operaciones que estn exentas de control interno. A continuacin se detallan cules son las normas bsicas de control interno que habitualmente se incluyen en los procedimientos, correspondientes a las operaciones bsicas principales, las rutinas generales que las gobiernan, los comprobantes bsicos y registros que habitualmente se usan.

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Sin embargo, no existen "recetas" de aplicacin obligatoria al disear un procedimiento administrativo. Todas las empresas no estn estructuradas de la misma manera. Los riesgos que corren son distintos. Cada una tendr una particularidad o estilo propio en la ejecucin de determinadas operaciones bsicas.

Generalmente usan diferentes medios de procesamiento, los que pueden facilitar o no el control y en consecuencia se habrn de requerir controles internos ms o menos intensos para complementar los que producen los instrumentos de procesamiento utilizados. Adems, no todas las empresas estarn en las mismas condiciones econmicas para soportar el costo que implica la inclusin de algunos controles internos. Las normas de control interno son, entonces, una gua que sirve a quien disea sistemas. El uso o aplicacin de esas normas deber estar vinculado con las caractersticas propias de la empresa y a las particularidades que adopta la operacin bsica cuyo procedimiento se disea.

EL CONTROL INTERNO EN LAS COMPRAS

Entre las normas de control interno aplicables a las Compras, se pueden mencionar: 1) Separacin de funciones de Compras Por un principio bsico de control interno, quien realiza la operacin de compra debe estar separado funcionalmente de quienes tienen a su cargo el manejo de los bienes/servicios y la registracin de los mismos. En consecuencia Compras debe estar separada de Almacenes, de Recepcin y de Contadura dentro de la estructura organizacional. 2) Iniciacin del trmite de Compra La iniciacin de la operacin de Compra debe estar respaldada por una requisicin formal de un funcionario responsable. Si se tratara de materias primas o mercaderas especiales, adems de la solicitud de un responsable debera requerirse un informe tcnico que permitiera que Compras pueda efectuar correctamente la adquisicin, y que Recepcin pueda medir la calidad de las entregas hechas por el proveedor. 3) Obtencin de cotizaciones Una importante norma de control interno consiste en que toda Compra que supere determinado importe sea adjudicada luego de haberse pedido un nmero determinado de cotizaciones a los posibles proveedores. No debera quedar nunca librado al criterio personal del jefe de Compras la designacin del proveedor al que se le realizar la adquisicin. 4) Colocacin del pedido La decisin a quien comprar debe ser tomada por un funcionario responsable. Es conveniente fijar atribuciones entre funcionarios de distintos niveles, de manera tal que si la operacin no supera un importe, la decisin de Compra pueda ser tomada por un determinado nivel, pero si supera ese importe, se requiere un nivel de decisin ms alto. Resulta obvio aclarar, que no deberan existir vnculos comerciales o relaciones laborales entre los funcionarios de la empresa que toman la decisin de comprar y los posibles proveedores. Una vez tomada la decisin de Compra, quien la tom tendr que firmar su decisin

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(sea firma digital o escrita convencionalmente). Ello puede hacerse sobre la cotizacin del proveedor elegido o bien firmando la Orden de Compra. Es conveniente que esta Orden de Compra sea prenumerada. 5) Nivel de Compra Otra norma de control interno consiste en que la cantidad de artculos demandados est de acuerdo con las necesidades de consumo. Es importante analizar cul es el lote ptimo de compra o sea el nivel de compra apropiado. Para ello es conveniente considerar los niveles fijados para: Punto de pedido, Stock mnimo y Stock mximo Una Compra excesiva puede dar lugar a que se efecte una devolucin al proveedor, tal vez cuando los precios de reposicin hayan aumentado. En ese caso , el proveedor normalmente har una nota de crdito por el valor que oportunamente haba percibido, con lo que obtendr un buen negocio. Tambin el exceso de stock puede representar mantener un capital inmovilizado en Almacenes por un perodo considerable de tiempo. Una Compra pequea implica que tal vez la misma deber repetirse muy pronto, lo que implica incurrir nuevamente en los costos que causa toda colocacin de una Orden de Compra. Por otro lado, al adquirir partidas pequeas se pueden estar perdiendo bonificaciones que ofrecen los proveedores por compras en cantidad. 6) Control de la mercadera recibida Es de suma importancia que se efecte un correcto control sobre las mercaderas que enva el proveedor. Ese control debe abarcar la cantidad recibida y la calidad de los productos. En principio el sector encargado de efectuar esos controles es Recepcin. Al respecto se pueden adoptar dos criterios distintos. Puede ser que se haga llegar una copia de la Orden de Compra a Recepcin o bien que esta oficina no se entere de las adquisiciones comprometidas. La ventaja de que a Recepcin le llegue la Orden de Compra consiste en que se pueda conocer a priori la calidad de la mercadera a recibir y en consecuencia realizar el control. Adems, cuando ser trata de volmenes importantes, puede ir preparando las operaciones de Recepcin. La desventaja de que Recepcin est enterada con anterioridad de lo que va a recibir, se fundamenta en que si se trata de una entrega importante y se verifica la coincidencia entre la cantidad expresada en la Orden de Compras y el remito del proveedor, puede haber una tendencia a dar por buena la cantidad, sin controlar lo que se recibe como corresponde; si no conociera la cantidad que se le va a entregar, no le queda otro recurso que contar, medir o pesar los productos recibidos. 7) Constitucin de seguros Cuando las mercaderas compradas viajan por cuenta y riesgo de la empresa, ya sea en transportes propios o de terceros, resulta recomendable la contratacin de seguros que cubran los riesgos propios del traslado de los productos. CONTROLES SOBRE LA GESTIN DE LA TRANSACCIN DE LA COMPRA 8) Evaluacin de la gestin de Compras

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Si se mide el grado de eficacia de la gestin de compras, en funcin del tiempo empleado en tramitar una transaccin desde el momento de la asignacin hasta la fecha de recepcin, se puede aprovechar ventajosamente la disponibilidad de ciertos datos contenidos en los archivos. Para ello, el archivo de rdenes de Compra Emitidas deber contener, para cada orden, la fecha de asignacin y recepcin del bien ordenado. Para el anlisis, el archivo deber ser estratificado por medio de un programa de computacin, de modo que se pueda establecer, por comparacin entre fechas, la cantidad de das que implic procesar las distintas rdenes de Compra durante un ciclo. Por ejemplo, cuntas rdenes de Compra se completaron en un da, cuntas en dos y as sucesivamente. 9) Fijacin de una poltica en funcin de los valores de las rdenes de Compra Para fijar una poltica adecuada en materia de gestin de compras es conveniente estratificar el archivo de rdenes de Compra Asignadas agrupando, por una parte, los tems comprados de superior valor, y por otra, los de escaso valor. La determinacin de superior y escaso valor ser en funcin de los niveles de autorizacin. Las rdenes de Compra ubicadas en el nivel superior de la escala debern ser analizadas a fin de verificar el cumplimiento de los requisitos de autorizacin. Con respecto a las rdenes de Compra de escaso valor, el anlisis consistir en determinar la razonabilidad de emplear mecanismos costosos en la gestin de Compras, no justificados en razn de las pocas ventajas de su aplicacin. 10) Anlisis de la razonabilidad de los tems comprados Puede ocurrir que en los Almacenes de una organizacin se encuentre una cantidad significativa de materiales y materias primas obsoletos y nunca utilizados. Esto significara que se ha comprado material inadecuado o innecesario. Para detectar estas situaciones, existen programas de computacin que pueden desarrollar algunas de las siguientes funciones. Por un lado, un programa debera recorrer el archivo de Existencias para rastrear y detectar aquellos tems que contienen stock, y cuya fecha de ingreso al inventario dista de una cantidad mnima de das con respecto a la fecha de corrida de ese programa. Obviamente, el archivo de Existencias debe contener un campo en cada registro correspondiente a un tem, y en el cual se haya incorporado el dato fecha de ingreso al inventario. Otro programa podra recorrer el archivo de rdenes de Compra e intentar detectar rdenes que se consideran inusuales. Desde luego, la empresa debe definir previamente qu materiales se considerarn usuales a efectos de que por comparacin puedan identificarse los que no lo son (por ejemplo los tems no estandarizados). O bien, un programa de computacin podra extraer rdenes asignadas a proveedores no estndar, o cuyas requisiciones provengan de departamentos que no soliciten habitualmente pedidos. 11) Agilidad en el manejo de materiales La eficacia de una buena gestin de compras puede verse frustrada frente a los objetivos finales de la empresa, si luego de recibidas las mercaderas por el sector Recepcin, stas quedan demoradas en ese sector sin razones que lo justifiquen. La rapidez en la transferencia interna de materiales tambin ayuda a obtener ventajas

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competitivas. El ahorro de tiempo del traslado del sector Recepcin al sector Almacenes puede significar ahorro en inventarios. Este anlisis puede lograrse por medio de informes preparados por un programa de computacin que efecte la comparacin entre las fechas de recepcin en ambos departamentos y la misma transaccin. El ingreso de datos estar formado por los datos contenidos en el Parte de Recepcin que emite el recepcionista y por la registracin del ingreso del material al inventario de la empresa. La informacin como consecuencia del procedimiento de comparacin estar contenida en sendos archivos magnticos, que deben ser ordenados en forma secuencial por nmero de Orden de Compra, o bien, por nmero de Informe de Recepcin. El informe consistir en sealar ordenadamente los das de demora de un conjunto de transacciones.

EJEMPLO DE COMPRAS NORMALES

Se detalla a modo de ejemplo un circuito administrativo de compras normales con los procedimientos de control interno de un sistema de informacin llevado en forma manual. En todos los casos donde se especifica que se completa un documento por duplicado, triplicado, etc. y que luego esas copias se envan a distintos destinos es porque se est considerando un sistema que funciona manualmente. Si el sistema de informacin estuviera informatizado, la informacin correspondiente queda registrada una nica vez en la base de datos y cada uno de los sectores podr consultar y/o actualizar solo aquellos datos de los que es responsable (vistas de la base de datos). Los sistemas que estn informatizados tambin tienen la facilidad de definir puntos de control que no deben ser controlados por el personal, sino que son automticamente informados por el sistema. O como mnimo dan la posibilidad de imprimir algn listado donde se seleccione la informacin a controlar, lo que facilita la operatoria. La operacin bsica de Compras puede ser subdividida en las siguientes etapas: 1) Solicitud de Compras, 2) Seleccin de proveedor, 3) Decisin de Compras, 4) Recepcin de la Compra, 5) Almacenaje de la mercadera, 6) Registracin. Solicitud de Compras Cuando se trata de materias primas, materiales o tiles cuyo consumo es repetitivo, la necesidad de reabastecimiento normalmente se detecta en Almacenes, cuando, al despachar un Pedido de mercadera, se observe que se ha llegado al punto de pedido (cuyo valor preestablecido puede coincidir o no con el stock mnimo). Es recomendable que para cada articulo se tenga establecido cual es el punto de pedido, el stock mnimo y el stock mximo. Cuando el inventario descienda del punto de pedido se inicia el pedido de reabastecimiento. El punto de pedido se fija, teniendo en cuenta cules son los planes de consumo previstos, cual es el tiempo medio que hay que esperar entre que se solicita la reposicin y se efecta la entrega, cual es el riesgo que se corre sin el stock en Almacenes, etc. Al fijar el punto de pedido, puede establecerse tambin cual es el tamao del lote a requerir.

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En algunos casos resulta antieconmico, o casi imposible, poder estudiar el punto de pedido para cada uno de los tems que componen el inventario. Esto ocurre cuando el inventario esta compuesto por un nmero elevado de tems distintos. Si esta es la situacin, para aquellos artculos que tienen un reducido valor unitario, que tienen la facilidad de reposicin, que puede ser fcilmente sustituidos por otros y que en general su posible carencia no es critica, se suelen fijar los puntos de pedido en funcin a la experiencia y no sobre la base de planes de consumo elaborados para cada tem. Conociendo el punto de pedido para cada artculo, Almacenes puede determinar cuando hay que solicitar la Compra, ya sea por los saldos de existencias si se lleva inventario permanentemente, o bien por la observacin de los inventarios que quedan en los estantes o cajones donde se almacenan los bienes. En este ltimo caso, el almacn fsico debe estar ordenado, de manera que se pueda efectuar un fcil conteo de las existencias que quedan en stock. Detectada la necesidad de reaprovisionamiento, Almacenes emite la Solicitud de Compra. En ella indica cual es la cantidad a comprarse y la calidad del articulo solicitado. Esta solicitud es recomendable que se emita por duplicado. El original se enva a Compras para que gestione el reaprovisionamiento, mientras que el duplicado es mantenido en Almacenes en un archivo cronolgico, hasta que se produzca la llegada del material solicitado. De esta manera se tendr informacin acerca de los artculos que se encuentran en trmite de reposicin y de la fecha desde cuando esta hecho el pedido. Al archivar el duplicado en forma cronolgica, se podr advertir cuando se produce un atraso en la reposicin, y en consecuencia insistir ante Compras para que se agilice la llegada de los productos. Una precaucin que debe adoptarse, consiste en evitar que la reposicin de un mismo artculo sea solicitada ms de una vez. Puede ocurrir que Almacenes emita la Solicitud de Compra y antes que la mercadera solicitada ingrese a la empresa, reciba otro pedido interno. Al atender el mismo volver a observar que se ha llegado al stock mnimo y en consecuencia puede poner una nueva Solicitud de Compra, al no recordar que ya haba sido solicitado el reaprovisionamiento. Tambin puede ocurrir que Almacenes emita la Solicitud de Compra, se gestione la adquisicin y el proveedor haga una entrega parcial a cuenta. Una vez recibida esta entrega a cuenta, Almacenes puede atender otro pedido interno que haga descender el saldo nuevamente por debajo del stock mnimo. Por tal motivo Almacenes puede emitir nuevamente otra Solicitud de Compras, sin considerar que an falta completar la entrega de la Solicitud Anterior. En cualquiera de estos casos Compras habr de iniciar una nueva gestin de adquisicin de los bienes requeridos. Cada vez que Almacenes detecte la necesidad de emitir una Solicitud de Compras, antes de efectuar el pedido debe constatar en el archivo de Solicitudes pendientes si no hay en trmite una reposicin de ese artculo. Otra alternativa, que puede ser utilizada cuando se lleve inventario permanente, consiste en destinar un espacio en las fichas de stock para anotar los pedidos de reposicin ya solicitados. Cuando los productos se reciben, a la vez de incorporarlos al stock, se les da de baja en la misma ficha de la situacin de pedidos pendientes. De esta manera en una misma ficha, se podra conocer para cada producto cul es el stock que hay en el Almacn y cul es la cantidad solicitada que an no se ha recibido. Obviamente, antes de emitir una Solicitud de Compra habra que observar en la ficha correspondiente al artculo a solicitar, si hay algn pedido pendiente. Seleccin del proveedor Compras se entera de la necesidad de Comprar a travs de la solicitud que le ha llegado. En este momento tiene que seleccionar a los posibles proveedores. A tales efectos suele contar con catlogos o registros de proveedores.

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Cuando el producto solicitado puede ser suministrado por varios proveedores es recomendable pedir cotizacin y condiciones a un nmero de ellos. Se debe procurar que no siempre se le pida cotizacin a los mismos proveedores. Si, por ejemplo, se determina que se pedir cotizacin a cinco proveedores para cada Compra, se puede establecer que se requiera la cotizacin de las dos mejores ofertas de la ltima consulta, al proveedor que se le efectu la Compra y a quien lo sigui en mritos, mientras que los otros tres proveedores a consultar sern aquellos que figuran en los registros de la empresa pero hace ms tiempo que no son consultados. De esta manera se va produciendo una rotacin ventajosa, pues se conocen las ofertas actualizadas de los proveedores, sin descuidar a quienes estn surtiendo mejor a la empresa. En muchos casos no est programada la mecnica a seguir para elegir a los proveedores que sern consultados. En estos casos la decisin queda a criterio de algn funcionario de Compras. El riesgo que se corre consiste en que quien selecciona las consultas puede tener preferencia por determinados proveedores y de esa manera no participaran quienes podran vender en condiciones ms ventajosas para la empresa. El Pedido de Cotizacin debe indicar claramente la mercadera requerida y deber emitirse en tantas copias como proveedores van a ser consultados, ms una que va a quedar en Compras. En este ltimo ejemplo es conveniente anotar los proveedores que han sido consultados. Esta copia se puede adherir a la Solicitud de Compras y mantenerlas en un archivo transitorio, ordenado cronolgicamente. De esta manera resulta posible detectar cualquier demora en la recepcin de las cotizaciones Decisin de la Compra Una vez que se reciban las cotizaciones, se debe decidir a qu proveedor se le adjudica la Compra. Esta es tal vez la etapa ms delicada de toda la operacin de Compra, pues en muchos casos no es posible tener en cuenta solamente los precios cotizados para adjudicar la Compra. Puede resultar necesario contemplar algunas diferencias de calidad ofrecida, la financiacin propuesta, el plazo de entrega, etc. Por eso es recomendable que la decisin sea tomada por el ms alto funcionario de Compras, si la erogacin no supera un lmite que previamente se haya estipulado. Cuando es por un monto mayor debe requerirse la autorizacin de algn Gerente o funcionario de mayor jerarqua. En cualquier caso es recomendable que anote sobre la cotizacin recibida el motivo por el cual se opt por ese proveedor y que esa inscripcin sea firmada por quin tom la decisin. En algunos casos en que los distintos proveedores ofrecen los bienes requeridos con alguna diferencia de calidad, puede llegar a necesitarse el asesoramiento del sector que har uso de los productos solicitados, a fin de que opine sobre las diferentes calidades ofrecidas. Para este caso se realizara un documento en el que debe indicarse con claridad el producto solicitado, su calidad y cantidad, el plazo de entrega, como toda otra indicacin que sea necesaria para garantizar los intereses de la empresa. Si se resuelve que una copia de la Orden de Compra llegue a Recepcin, la misma podr ser emitida por quintuplicado, teniendo los siguientes destinos: 1) Original para el proveedor. 2) Duplicado para Compras. Este ejemplar se adjunta a la Solicitud de Compra, al Pedido de Cotizacin, y a las Cotizaciones recibidas. Estos elementos constituyen el legajo

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de tramitacin de la Compra y ya puede ser archivado definitivamente, quedando como archivo histrico en caso que deba ser consultado. 3) Triplicado para Compras. Este ejemplar se mantiene en un archivo transitorio de Orden de Compra pendientes de cumplimiento. Este archivo se origina en el hecho de que es responsabilidad de Compras que los artculos solicitados lleguen en la forma y en la poca prevista. Sin embargo es posible que todo el legajo, que completa el duplicado de la Orden de Compra, sea el que se mantiene en el archivo transitorio, pasando al archivo definitivo recin cuando se comprueba la entrega y posiblemente con una copia del remito del proveedor o del Parte de Recepcin. Cuadruplicado para Recepcin. Esta copia se utiliza para que Recepcin est enterada que habr de recibir el envo y haga los preparativos que correspondan y para que pueda conocer la calidad del producto y en consecuencia efectuar su control. Sin embargo, por la Orden de Compra puede no saber el momento exacto en que se habr de producir la entrega. Otro argumento a favor de que Recepcin reciba una copia de la Orden de Compra, es que si el proveedor se equivoca y hace una entrega que corresponde a otro cliente, Recepcin podra negarse a recibir esa mercadera y as evitar todos los trastornos que puede ocasionar el procedimiento de devolucin del material recibido y que no ha sido solicitado por la empresa. Si la Orden de Compra contiene los valores de los artculos a comprar, habra que evitar que en esta copia se reproduzcan los costos de adquisicin. 5) Quintuplicado para Cuentas a Pagar. Esta copia servir para que Cuentas a Pagar vaya formando el legajo, de manera que cuando lleguen el remito y la factura, pueda comprobar que la mercadera recibida y facturada coincida con la solicitada, y en consecuencia pueda emitir la correspondiente Orden de Pago al proveedor. Si Cuentas a Pagar emite la Orden de Pago en base a estos comprobantes, ser necesario que la copia de la Orden de Compra que le llega, est valorizada. Sin embargo no es del todo recomendable este procedimiento, pues puede deslizarse algn error de transcripcin, o bien un cambio de cotizacin intencionado, para favorecer a algn proveedor. Sera preferible que a Cuentas a Pagar le llegue una copia de la Orden de Compra, juntamente con una copia de la Cotizacin del proveedor. Para obtener esa copia se puede proceder a reproducir por fotocopia la cotizacin original, o bien a que Compras solicite las cotizaciones por duplicado. En este ltimo caso el duplicado de la cotizacin del proveedor al que se le adjudica la Compra se adjunta con la Orden de Compra que llega a Cuentas a Pagar y el duplicado de las dems cotizaciones, se destruye cuando se adjudica la Compra. Por ltimo, otra alternativa estara dada por el hecho de que Cuentas a Pagar no reciba copia de la Orden de Compra. Solamente le llegara el Remito y la factura y una vez que haya verificado la coincidencia entre ambos comprobantes solicite el legajo de la Compra a Compras. As, de ese legajo verificara que los datos de Remito coincidan con los de la Orden de Compra y los precios de la factura con los de la Cotizacin del proveedor. Una vez finalizado el control debera devolver el legajo a Compras donde quedara archivado. En este caso no sera necesario el quintuplicado de la Orden de Compras para Cuentas a Pagar Recepcin de la Compra Cuando el proveedor efecta la entrega, Recepcin debe controlar que la mercadera recibida coincida con la registrada en el Remito y en la Orden de Compra.

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En algunos casos, generalmente cuando se trata de mercadera estndar, Recepcin puede verificar, adems de la cantidad, la calidad de los productos recibidos. En cambi cuando se trata de productos especiales que requieren un control de calidad ms estricto, el mismo se habr de diferir hasta que participen los empleados de Control de Calidad. En este ltimo caso, como no se puede pretender que el proveedor espere hasta que se haga el control de calidad de lo entregado, se suele conformar el Remito tan solo a lo que hace a cantidad, dejando una reserva con respecto a que la calidad va a ser controlada oportunamente. Sin embargo es necesario que la calidad se controle antes de que la mercadera ingrese a Almacenes, a efectos de que no se confunda con la que all est almacenada y que no se tenga que volver a retirar de Almacenes, en caso de que sea defectuosa. La mercadera viene acompaada por el Remito preparado por el proveedor. El Remito por lo menos tiene dos copias. El original ser el que firma quien recibe la mercadera y se lleva el proveedor como constancia de la entrega efectuada. El duplicado es el que queda en la empresa. Hay proveedores que entregan ms copias del Remito para la empresa, pero como ello no es seguro no conviene basar la comunicacin interna en copias del Remito dado que algn proveedor puede ser que no las suministre. Ms recomendable es que Recepcin emita un Parte de Recepcin donde indique la mercadera recibida y el proveedor que la entreg. El Parte de Recepcin se puede emitir por triplicado. El original lo enva a Compras para que tome nota de la llegada de la mercadera y en consecuencia retire el legajo o la copia de la Orden de Compra del archivo transitorio de rdenes de Compra pendientes de cumplimiento. Si Compras tena pendiente- el legajo, una vez que verifique que la recepcin corresponde a lo solicitado, pasa el legajo a un archivo definitivo y puede agregar o destruir el Parte de Recepcin. El duplicado y el triplicado se envan a Almacenes con los productos recibidos. De este sector recibir el triplicado conformado, el que lo archivar cronolgicamente. Si Recepcin tena una copia de la Orden de Compra, una vez que lleg la mercadera, la misma puede ser archivada juntamente con el triplicado del Parte de Recepcin. El remito que dej el proveedor tambin debe ser conformado por Recepcin y ese documento debe llegar a Cuentas a Pagar, quien esperar la factura del vendedor, para controlar y ordenar el Pago Almacenaje de las mercaderas Las mercaderas llegan a Almacenes acompaadas de dos copias del Parte de Recepcin. Almacenes tendr que controlar, en primer trmino, que el detalle que figura en el Parte de Recepcin coincida con la mercadera entregada por Recepcin. Si es as, firma una copia del Parte de Recepcin y se la entrega a Recepcin, pues la responsabilidad de este sector ya est cumplida. Por otro lado, debe controlar que la mercadera recibida coincida con la que haba solicitado en su oportunidad, con la copia de la Solicitud de Compra, que se encuentra archivada cronolgicamente. Si la coincidencia no se verifica deber comunicrselo a Compras. En algunos casos, para evitar posibles errores en la Orden de Compra, se suele hacer llegar una copia de la misma a Almacenes, para que ste certifique que est de acuerdo con el material requerido. Si la coincidencia se produce, Almacenes debe retirar del archivo provisorio la Solicitud de Compra pendiente. Esta puede ser archivada con la copia del Parte de Recepcin o bien destruida, pues una copia de la misma quedar en Compras. Con la copia del Parte de Recepcin que queda en su poder, Almacenes procede a dar ingreso a las mercaderas en el fichero de existencias. Al mismo tiempo habr de anular la anotacin hecha oportunamente, referida a que la mercadera estaba en trmite de reposicin.

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El Parte de Recepcin lo archiva definitivamente y le sirve como comprobante de las registraciones efectuadas en las fichas de stock. Las mercaderas sern almacenadas en los estantes o cajones previstos.

EL CONTROL INTERNO EN LAS VENTAS

Entre las normas de control interno, cuya aplicacin se recomienda en la operacin bsica de Ventas, son de mencionar las siguientes: 1) Separacin de funciones Es una norma bsica que establece que quien realiza la Venta no debe tener acceso a los registros de stock y de saldos de clientes. Ello se debe a que quien realiza una operacin tenga acceso al elemento que controla su actividad. Ventas tambin debe estar separada de quien autoriza el crdito al cliente. Esta norma procura evitar que por el afn de vender, se lleguen a conceder crditos a clientes cuya cobrabilidad resulta muy riesgosa. Por ltimo, tambin es recomendable que Ventas est separada de Facturacin. De esta manera es factible realizar un control entre los precios que Ventas asigna al valorizar la Nota de Pedido, y los que Facturacin aplica al confeccionar la Factura. Este control puede extenderse al cotejo entre la Factura y la Cotizacin si es que el cliente haba solicitado previamente un presupuesto. 2) Aprobacin de la Venta Una Venta financiada no debe efectivizarse hasta tanto no se haya aprobado la misma, en lo que hace al crdito, por un funcionario responsable. Puede ocurrir que no se hayan acordado lmites de crdito para los clientes, en cuyo caso para cada Nota de Pedido debe tomarse una decisin en Crditos. En este caso el funcionario de Crditos que debe tomar la decisin, deber conocer el saldo de deuda del cliente, el importe que representan las Notas de Pedidos ya aprobadas por ese cliente y que an no han sido contabilizadas en su cuenta por hallarse en trmite de despacho, y el importe de la Nota de Pedido que requiere decisin. La suma de estos tres valores indica cual es el importe que alcanza la deuda si la Venta se aprueba. Este importe ser el que debe considerar teniendo en cuenta la informacin que se dispone del cliente; su situacin patrimonial, econmica y financiera; la forma cmo cumpli las obligaciones anteriores; las referencias bancarias, comerciales o de agencias especializadas, que se hayan obtenido sobre el cliente; las garantas que ste ofrece, etc. En base a esos elementos se mide el riesgo que implica la aprobacin del pedido, y en consecuencia se decide si la Venta se aprueba o no. Resulta ms aconsejable que para cada cliente se establezca un acuerdo o Lmite de Crdito. De esta manera el anlisis indicado anteriormente slo se hace cuando se establezca el acuerdo o cuando el mismo se deba renovar o ampliar. De esta manera, cuando la Nota de Pedido corresponde a un cliente que ya tiene un lmite establecido, slo ser necesario verificar si la suma de la deuda actual, ms las Notas de Pedidos ya aprobadas pero an no debitadas en la cuenta del cliente, ms el importe de la Nota de Pedido sobre la que se debe decidir, resulta menor o mayor que el lmite otorgado. Si es menor, la Nota de Pedido resulta aprobada. Si es mayor, un funcionario de Crditos podra reconsiderar el lmite concedido o bien rechazar la venta.

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Con respecto a quin debe efectuar este control, si todos los clientes tienen un lmite otorgado, pueden presentarse dos alterativas: a) La verificacin puede ser efectuada por Crditos. El inconveniente que tiene esta alternativa consiste en que para toda Nota de Pedido, sin excepcin, Crditos debe requerir informacin a Cuentas Corrientes pues sta es quien lleva el estado actualizado del cliente (Deuda actual y Notas de Pedidos aprobadas y no debitadas). Adems, cada Venta que resulta aprobada implica una comunicacin de Crditos a Cuentas Corrientes para que se actualice el importe de Notas de Pedido aprobadas y no debitadas. Todo esto implica una corriente continua de informacin, que en algunos casos, para evitar demoras se suele hacer en forma oral y en consecuencia puede ocasionar errores por falta de control. La ventaja de esta alternativa radica fundamentalmente en que hay un solo sector, Crditos, que aprueba todas las Notas de Pedido en lo que hace a la deuda del cliente. Tambin puede mencionarse como ventaja, que en el caso que el lmite otorgado sea insuficiente para autorizar la Venta, la documentacin ya esta en Crditos para que tome la decisin que se aparte del lmite establecido. b) El control puede ser efectuado por Cuentas Corrientes y cuando la Nota de Pedido en cuestin excediera el margen concedido al cliente, la misma es pasada a Crditos para que all se tome la decisin. Para que el control pueda ser efectuado en Cuentas Corrientes, esta debe conocer los lmites concedidos a cada cliente. La ventaja fundamental de esta alternativa est dada por el hecho de que al programar la decisin de aprobacin de la Nota de Pedido, disminuyen en forma muy notoria las comunicaciones que deben circular entre Crdito y Cuentas Corrientes. Slo har falta que cada vez que Crditos concede un margen, lo modifica, o lo deja sin efecto, se produzca la comunicacin a Cuentas Corrientes quien lo podr asentar en la subcuenta del cliente. Tambin ser necesario informar a Cuentas Corrientes las Notas de Pedido que Crditos aprueba a pesar de que el lmite acordado ya estaba utilizado. De cualquier manera los casos que ocasionan estas comunicaciones no son frecuentes, pues lo normal debera ser que el pedido se formule dentro del margen asignado al cliente. El inconveniente que puede mencionarse en este caso, sera que habra dos sectores que pueden estar concediendo el acuerdo a la Nota de Pedido. Sin embargo ello no implica que Crditos pierda el control de esta funcin, ya que Cuentas Corrientes slo estara ejecutando las decisiones que adopte Crditos al fijar el lmite de acuerdo para cada cliente. Cualquiera sea la alternativa que se adopte, autorizacin dada por Crditos o por Cuentas Corrientes, se debe tener en cuenta que si alguna Nota de Pedido, que en principio fue aprobada, luego no se puede cumplir por falta de stock, por ejemplo, se debe cursar una comunicacin a Cuentas Corrientes para que sta descargue el importe asentado como Notas de Pedido aprobadas y no debitadas. Tambin, en cualquiera de ambas alternativas, ser necesario que la Nota de Pedido cuya aprobacin se requiere, venga valorizada por Ventas 3) Concesin de bonificaciones Toda bonificacin que se conceda a los clientes por Compras en cantidad, deber estar perfectamente autorizada por los funcionarios que tengan la atribucin necesaria para otorgar tal beneficio al cliente. Es conveniente que se fijen lmites de atribucin para

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los distintos niveles jerrquicos que pueden intervenir en la decisin. As, por ejemplo, el vendedor o corredor, podr aplicar directamente un determinado porcentaje de bonificacin, si la venta requerida oscila entre dos montos determinados. El Jefe de Ventas podr aplicar otro porcentaje cuando el monto que represente el pedido del cliente exceda en el intervalo establecido para el vendedor. Cualquier otra bonificacin que no est indicada en las atribuciones del Vendedor y/o del Jefe de Ventas, deber ser resuelta por el Gerente Comercial. 4) Documentacin que respalda la circulacin de productos. Todo el flujo de productos (de Almacenes a Despacho; de Despacho al repartidor y de ste al cliente), debe estar amparado por un comprobante que ser firmado por quien recibe la mercadera en cada caso. Este comprobante sirve para que se documente la responsabilidad del receptor de los productos, a la vez que libera de esa responsabilidad a quien los entrega. Obviamente, el comprobante que se utilice, debe indicar con total claridad el tipo y la cantidad de bienes que se transfieren de un responsable a otro. 5) Numeracin de los comprobantes. Es muy recomendable que todos los comprobantes bsicos que se utilicen en la Venta, Nota de Pedido, Remito, Factura, etc., vengan prenumerados de imprenta. Esta numeracin permite un mejor seguimiento de todas las operaciones y , en consecuencia, un ms acabado control sobre las mismas. 6) Valorizacin de los precios de Venta y de costo. Uno de los aspectos ms riesgosos de la operacin bsica de Ventas, consiste en la valorizacin de los productos, tanto en lo que hace al precio de venta para la fabricacin, o al de costo para la descarga del inventario, si se lleva inventario permanente. El riesgo se origina en el hecho de que en ambos casos, la fuente a la que se debe recurrir para asignar los valores es nica y se trata, tambin en ambos casos, de una tabla de referencia. En el caso de los precios de venta se requiere consultar a una lista de precios. En el caso del valor de costo, la consulta se har al elemento en donde se lleve el valor unitario de cada artculo en stock. En este ltimo caso, generalmente esos datos se incluyen como informacin de referencia en la misma subcuenta donde se registra la existencia valorizada de los productos. Como la fuente es nica a pesar de que se otorgan duplicados de la lista de precios, de cualquier manera sigue siendo la misma fuente, no siempre es posible habilitar un control por oposicin o automtico para la valorizacin. A lo sumo es dable establecer un control directo que consiste en que dos o ms personas hagan lo mismo y luego se comparen los resultados de ambas operaciones de valorizacin para verificar la exactitud. Si se establecen incorrectamente los precios de Venta, la consecuencia est dada en una errnea facturacin al cliente, lo que puede ocasionar perjuicios econmicos a la empresa. Si no se establece un control directo para detectar estos errores, solo cabra esperar que una equivocacin de esta naturaleza sea advertida por el cliente y que ste la haga saber a la empresa, o que se descubra si se realiza algn procedimiento de auditora posterior.

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Si el error est en la aplicacin de los valores de costo, la consecuencia ser una incorrecta determinacin de resultados de explotacin y consecuentemente un error en la valorizacin de los artculos que quedan en inventario. Si aqu no se establecen procedimientos de controles directos, el error solo podra surgir si se realiza una auditoria posterior que aplique controles directos. En el caso de los costos, el control se puede complicar an ms. Si se trabajara con costos estndar, el control podra ser similar al de la facturacin; bastara que dos personas valorizaran el Remito a partir de un listado de costos estndar y luego se confrontaran los resultados. Pero si se trabaja con costos histricos reales, difcilmente existan dos fuentes que tengan la misma informacin, dado que los valores de costos se pueden modificar con mucha frecuencia y , en consecuencia, esos listados quedaran rpidamente desactualizados. En estos casos se suele llevar el costo unitario en la misma subcuenta donde se registra la existencia valorizada de los productos en stock. As, cada vez que un costo unitario se modifica, la actualizacin se efecta en un solo lugar. En este caso an, pueden presentarse dos situaciones distintas. Si la valuacin se hace a Precio Promedio Ponderado, la valorizacin del costo de los productos vendidos es relativamente sencilla. Bastara multiplicar el costo unitario asignado al producto por la cantidad vendida, ya que en este caso el precio del producto slo se altera con el ingreso de nuevos productos al inventario. En cambio si se utiliza en tal procedimiento un criterio de descarga LIFO, FIFO u otro similar, la cosa se complica mucho ms ya que puede ocurrir que las unidades vendidas deban ser descargadas de inventario en lotes de distinta valuacin. Esto implica que se debe tener especial cuidado ya que la operacin de valorizacin es mucho ms engorrosa. Cualquiera sea el procedimiento que se siga para valorizar el inventario, el control directo debe consistir en que la operacin de valuacin se realice dos veces, tal vez partiendo de la misma fuente, por dos personas distintas, y luego se puedan comparar los resultados. Una alternativa consistira en que un sector de Contabilidad Almacenes valorice el Remito, mientras que quien efecta los crditos a las subcuentas haga lo propio antes de efectuar las registraciones. Una vez realizadas ambas valuaciones se controlan los totales y una vez conformes se producen las registraciones. Otra alternativa es que Contabilidad Almacenes valorice una copia del Remito y efecte los crditos a las subcuentas. Por otro lado otro sector, que podra ser Cuentas a Pagar, valorice, a partir del mismo fichero, otra copia del Remito. Cuando Contabilidad Almacenes concluye las registraciones e informa los totales a Cuentas a Pagar para que sta realice la contabilizacin en la contabilidad central, Cuentas a Pagar controla los totales informados por Contabilidad Almacenes con los que ella obtuvo por la valorizacin que ya haba efectuado. En este caso, cualquier error es descubierto en Cuentas a Pagar. Tanto para el control de los precios de venta como de los valores de costo. Pueden seguirse otras alternativas distintas a las enunciadas o evitar los controles para no duplicar el trabajo a pesar de los riesgos que se corren, probablemente se simplificaran en forma considerable los procedimientos si se dispusiera de equipos de procesamiento de datos que pudieran ser programados de tal manera que permitan efectuar los controles. Por ejemplo, si los equipos tuvieran una memoria que permitiera tener registrados los precios de venta y los valores de costo para todos los artculos, la valorizacin la producira directamente el proceso. nicamente se debera controlar que el cdigo de la mercadera vendida y la cantidad de la misma, se han ingresado en forma correcta. Adems quedara latente la posibilidad que hubiese error en las listas de precios que tiene almacenada, pero ese riesgo tambin se corre con las que estn impresos para la consulta ocular. En ambos

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casos es conveniente revisar con cierta frecuencia si las listas de precios que se utilizan estn debidamente actualizadas. 7) Consistencia entre las cantidades y artculos entregados y facturados. Un error que puede presentarse consiste en que exista una divergencia entre las registraciones efectuadas en Almacenes, Contabilidad y Facturacin, en lo que hace al tipo de artculo o a la cantidad del mismo. Para realizar las registraciones en Almacenes y en Contabilidad, se usa como comprobante bsico el Remito que ampara la salida de mercaderas. Puede ocurrir que en algunos de los sectores omitan efectuar una registracin, o bien le imputen a una subcuenta distinta o exista un error en la cantidad tomada. Estos posibles errores pueden ser detectados con diferentes procedimientos de control. Una alternativa consiste en que, cuando se confecciona el Remito se anoten al pie la suma de los nmeros de artculos y cantidades inscriptas en el mismo. Si as se procede cuando Almacenes y Contabilidad Almacenes realizan las registraciones deberan sumar el subdiario que utilizan, los totales de nmero de artculos y cantidades que inscribieron en las registraciones realizadas. De esta manera es factible controlar en cada sector, que la suma obtenida al pie del Subdiario coincide con la suma inserta al pie de todos los Remitos registrados. Este control, en principio, garantiza que se han tomado correctamente los nmeros de artculos y las cantidades del Remito. El inconveniente podra estar dado en el hecho que en el Remito se hubiese anotado incorrectamente el nmero de artculo. Sin embargo ello es fcil de controlar, pues adems del nmero de artculo habr de figurar la designacin del mismo. Solo ser necesario que, tanto en Almacenes como en Contabilidad Almacenes quien efecta la registracin y selecciona la subcuenta por el nmero de artculo, constate antes de efectuar el pase, que la designacin de la mercadera indicada en el Remito coincida con la de la Subcuenta seleccionada. Con respecto a la designacin y a la cantidad inscripta en el Remito, debe considerarse como correcta pues el mismo ha sido confirmado por el cliente que recibi el producto. El nico tipo de error que quedara sin descubrir con este procedimiento, es el que se produce cuando se toman errneamente las cantidades de por lo menos dos artculos, pero de forma tal que esos errores se compensan entre s. Sin embargo, la probabilidad de que esta combinacin se produzca es relativamente baja. Otra alternativa estara dada por un chequeo peridico entre los saldos de Contabilidad Almacenes y Almacenes. Este control puede ser efectivo como complemento de alguno de los anteriores, pero el inconveniente que tiene usarlo como nico control consiste en que los errores pueden ser descubiertos con bastante posterioridad a su produccin y en consecuencia resultar dificultosa la determinacin de la causa que lo origin. Con respecto a los errores que se pueden cometer en la facturacin con relacin a la cantidad de mercadera facturada y al tipo de si misma, se pueden seguir los siguientes procedimientos de control. En principio, para estar seguro que se est facturando lo realmente vendido, sera conveniente que la Factura se haga a partir de un ejemplar de Remito, ya que en ste figura la mercadera que realmente fue entregada al comprador. Sin embargo tambin podra efectuarse la facturacin a partir de una copia de la Nota de Pedido, pero en este caso alguien tendra que controlar la coincidencia entre la Nota de Pedido y el

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Remito, para evitar que se facture algo distinto a lo entregado al cliente. Si para el control de registracin entre Almacenes y Contabilidad Almacenes, se procedi a obtener sumas de control al pie del Remito, se puede seguir igual temperamento con la Factura y de esa manera controlar los totales incluidos al pie de cada uno de esos documentos. Tambin es posible que la coincidencia de artculo y cantidad, se haga slo entre el Remito y la Nota de Pedido, y que la Factura se controle por importe total con la Nota de Pedido valorizada. De esta manera se obtendra un buen control entre los tres elementos. Existen otros procedimientos de control que pueden ser ms o menos efectivos que los enunciados y que pueden ocasionar distinta intensidad de trabajo. En cada caso particular ser necesario medir el riesgo que se corre ante la carencia de control y, en consecuencia, establecer la verificacin que resulte aconsejable para reducir los riesgos, sin que a la vez se entorpezcan totalmente los procedimientos administrativos.

CONTROLES SOBRE LA GESTIN DE LA TRANSACCIN DE LA VENTA

8) Ventas registradas pero no despachadas Puede ocurrir, por error, que existan registros de ventas facturadas, pero que de los mismos no exista constancia del despacho respectivo. Esto provocara una deformacin de la realidad econmica (los informes de ventas apareceran inflados) adems de una mala imagen frente al cliente a quien se factur errneamente. Para verificar la coherencia entre Facturacin y Despacho, se aplicar un programa de computacin que cotejar los archivos de Facturacin y de Despacho y detectar, si ocurriera, los tems de un archivo que no logran aparearse con ninguno de los del otro archivo; esto ltimo durante un determinado lapso. Es posible que ambos archivos no estn ordenados en el mismo orden secuencial, por lo cual, previamente a su cotejo, habr que reordenar los tems de cada uno de ellos en funcin del orden en que se encuentran los del otro. Aquellos tems facturados que no encuentren su correspondiente registro de despacho debern ser listados a efectos de su seguimiento y decisin. 9) Bienes despachados pero no facturados La situacin inversa del caso anterior es la de bienes entregados al cliente (o a un tercero) y, por error de omisin, no facturados. Esta situacin provocar una prdida de inventario para la organizacin. El mismo programa, cuya funcin hemos comentado en el prrafo anterior, puede ser aplicado para detectar bienes despachados y no facturados. Tambin participarn, en este proceso de revisin, los mismos archivos indicados anteriormente, los cuales deben ser cotejados unos con otros durante un perodo razonable; los bienes que aparezcan como despachados y para los cuales no se aparea la factura respectiva, deberan ser tambin listados para seguimiento y decisin. 10) Registros duplicados de transacciones Este error puede ocurrir por diversos motivos; entre ellos, por distraccin del data entry, simultneamente con una debilidad del sistema de control de input de un lote de datos que no detect el ingreso doble de un mismo registro. O bien, puede haber una duplicacin de datos de entrada remitidos errneamente por el usuario para su procesamiento. Tambin pudo haberse generado la duplicacin por una interrupcin no esperada en la corrida de un proceso y, en el momento de reinicio, se toma

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nuevamente un registro ya ingresado al producirse el corte. A efectos de detectar la registracin errneamente duplicada del registro de una transaccin, un programa de computacin deber recorrer (leer) el archivo de Transacciones de Venta y comparar la imagen de cada registro con la del resto del archivo, de manera de sealar los casos en los que se verifique la doble registracin. 11) Ventas facturadas y despachadas pero no registradas Algunas transacciones de ventas pueden haber sido facturadas y despachadas, pero no incorporadas a los registros de la organizacin. Esto puede resultar de errores no voluntarios que, sin embargo, son preocupantes, pues puede constituir un fraude potencial. Para detectar esta circunstancia, un programa de computacin deber recorrer el archivo pertinente y verificar la numeracin secuencial de las facturas, a efectos de determinar nmeros faltantes; estos debern ser listados para su posterior investigacin. Simultneamente, el mismo programa deber sumarizar los importes de todas las facturas comprendidas en un perodo contable y comparar ese total con el importe registrado contablemente como ventas totales de ese perodo. 12) Anlisis de valores fuera de rango Si bien este anlisis no asegura la deteccin de la totalidad de situaciones anmalas que se pueden presentar, s permite identificar aquellas transacciones que, por sus valores, quedan fuera de un marco general de referencia previamente definido, A estos efectos, un programa de computacin debe recorrer el archivo de Facturacin y seleccionar aquellos casos que se consideren excepcionales por presentar alguna de las siguientes condiciones: a) tems facturados por encima del precio ms alto establecido para ese producto. b) tems facturados por debajo del precio ms bajo fijado para ese producto. 13) Verificacin de los valores contenidos en las facturas Dentro de cada Factura existen valores que son el resultado de clculos o de tablas de referencia. Un programa de computacin debera recorrer el archivo de Facturacin y revisar todos los valores y los clculos aritmticos contenidos en las Facturas emitidas. Los valores a considerar son: a) Clculo aritmtico aplicado para la obtencin del importe bruto. Surge de multiplicar el precio de cada tem por la cantidad facturada de ese tem, a lo que se agrega la sumatoria de todos los importes as obtenidos. b) Aplicacin de descuentos: verificacin de porcentaje y clculo aritmtico del mismo. c) Aplicacin del IVA (verificacin de la alcuota correspondiente y del clculo aritmtico que surge de su aplicacin). d) Aplicacin de cargos por flete (verificacin del cargo segn tabla de aplicacin). e) Verificacin del clculo aritmtico desarrollado para la obtencin del importe total neto.

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14) Anlisis del efecto de cambio de precios La informacin que se obtendr a partir de este anlisis puede encuadrarse dentro del tipo de informacin gerencial para toma de decisiones, ms que informacin para transacciones. No obstante, resulta conveniente aprovechar la disponibilidad de la informacin contenida en el archivo de Facturacin para rescatar resultados de suma utilidad. Para ello, un proceso de computacin debera efectuar la siguiente tarea: 1. Tomar informacin de los archivos de Facturacin divididos en dos partes: perodo anterior al cambio de precios y perodo posterior (similar en extensin al anterior). Cada uno de esos archivos debe ser ordenado por cdigo de producto. Un programa de computacin deber comparar los valores fsicos de venta por producto, registrados en ambos archivos, durante el perodo determinado de venta. El programa elaborar y emitir un listado que muestre, para cada producto afectado por el cambio, la comparacin de la cantidad vendida en el perodo anterior al cambio y la cantidad vendida en el perodo posterior expresada en valores fsicos y monetarios, y la diferencia, en porcentaje.

2. 3.

4.

15) Relacin entre costo y precio de venta La informacin que resulta de comparar el costo con el precio de venta de cada producto tambin corresponde al mbito del tipo de informacin de carcter gerencial. 1. Se recuperar informacin almacenada en dos archivos: uno es el archivo de Costo de Productos Elaborados o bien el archivo de rdenes de Compra; el otro es el archivo de Facturacin. Ambos archivos debern ser ordenados por cdigo de producto.

2.

3. Un programa de computacin calcular los valores promedio, tanto de costo por producto como de precio de venta por producto, durante el perodo bajo evaluacin. 4. El mismo programa comparar los valores obtenidos segn el paso anterior, de donde surgir la diferencia entre precio de costo (promedio) y precio de venta (promedio) por producto. Los valores pueden ser expresados en pesos o en porcentajes comparativos.

16) Comparacin entre el costo de elaborar y emitir la facturacin, y el valor del producto Tambin es una informacin de carcter gerencial. Intenta determinar si se gasta ms en facturar un producto que la ganancia que se puede obtener por la venta del mismo. El factor importante, en este caso, consiste en determinar el costo total del proceso de facturacin. A partir de ah, y en funcin tambin de la cantidad de facturas emitidas, se podr obtener el costo promedio de procesar cada factura. Sobre la base de este costo promedio, un programa de computacin deber rastrear el archivo de Facturacin y detectar aquellas facturas cuyo valor fleto sea igual o inferior al costo promedio. Esta informacin servir para que la empresa pueda fijar una

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poltica en cuanto a la cantidad mnima a vender, para cubrir el costo del producto ms el costo de cumplimiento de las disposiciones legales e impositivas relativas a Facturacin y Registracin. 17) Tiempo de procesamiento de transacciones de venta Desde el punto de vista del anlisis de la eficiencia y de calidad, en cuanto a atencin al cliente, es importante para la empresa vendedora efectuar un seguimiento de la tendencia (en el tiempo) que demanda el procesamiento de las transacciones de venta. Esto se realiza al observar si la tendencia se inclina hacia el incremento del tiempo de demora o bien a su disminucin. El tiempo de procesamiento se medir desde el momento en que se concreta un pedido por parte de un cliente, hasta el momento en que el pedido llega satisfactoriamente al mismo. Para la obtencin de estos resultados se aprovechar la informacin disponible en los archivos magnticos de las Transacciones de Ventas. Un programa de computacin determinar en distintos momentos la tendencia en cuanto a intervalos de tiempo.

EJEMPLO DE VENTAS CON FACTURACION

En todos los casos donde se especifica que se completa un documento por duplicado, triplicado, etc. y que luego esas copias se envan a distintos destinos es porque se est considerando un sistema que funciona manualmente. Si el sistema de informacin estuviera informatizado, la informacin correspondiente queda registrada una nica vez en la base de datos y cada uno de los sectores podr consultar y/o actualizar solo aquellos datos de los que es responsable (vistas de la base de datos). Los sistemas que estn informatizados tambin tienen la facilidad de definir puntos de control que no deben ser controlados por el personal, sino que son automticamente informados por el sistema. O como mnimo dan la posibilidad de imprimir algn listado donde se seleccione la informacin a controlar lo que facilita la operatoria. En este tipo de operacin bsica, pueden distinguirse las siguientes etapas: 1) Formulacin del pedido. 2) Aprobacin del pedido. 3) Despacho de la mercadera. 4) Facturacin. Formulacin del pedido Tanto en el caso que el corredor visite al cliente, o que este formule su solicitud por correspondencia, por telfono o presentndose directamente en la empresa, resulta recomendable que el pedido quede documentado de una manera uniforme. Para ello se utiliza la Nota de Pedido. Si el pedido es levantado por el corredor, ste puede confeccionar la Nota de Pedido. Si el pedido llega por otra va, en Ventas tendra que transcribirse la solicitud en la Nota de Pedido. La Nota de Pedido habitualmente contiene los datos del cliente, el domicilio donde se debe efectuar la entrega, la descripcin y cantidad de la mercadera solicitada, los datos del vendedor que actu, la forma de pago solicitada, etc. La Nota de Pedido suele ser confeccionada por cuadruplicado. EI original - que puede o no

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estar firmado por el cliente- y el triplicado, son enviados a Ventas. El duplicado se entrega o enva al cliente. El cuadruplicado queda en el talonario del corredor para su control. Cuando Ventas recibe las dos copias, habr de valorizarlas a partir de un listado de precios de Ventas, si es que ya no la haba valorizado el corredor. Adems debe controlar que el pedido se haya formulado dentro de las condiciones de Ventas autorizadas, forma de pago, bonificaciones, plazo de entrega, etc. Efectuado el control habr de inicialar ambos ejemplares. El original se enva a Cuentas Corrientes o a Crditos para su aprobacin y el triplicado se archiva en Ventas como informacin estadstica. Aprobacin del pedido Si cada cliente tiene un lmite asignado y se resuelve que el control de crditos lo realice Cuentas Corrientes, cuando ste reciba el original de la Nota de Pedido controla que la suma del valor total de la misma, ms el saldo de deuda del cliente, ms las notas de pedido ya aprobadas pero an no debitadas, no excede el Imite acordado. Si as ocurre, la Nota de Pedido resulta aprobada. En consecuencia se debe registrar tal situacin en el total de Notas de Pedidos aprobadas y no debitadas que se lleva para cada cliente. Adems se inscribe sobre la Nota de Pedido la aprobacin y se pasa el comprobante a Almacenes. Si en cambio, el importe de la Nota de Pedido ms la deuda actual y la pendiente de contabilizacin, dan una suma superior al Imite otorgado, Cuentas Corrientes no puede aprobar la transaccin. Debe inscribir sobre la Nota de Pedido el importe de la deuda actual y el importe de las Notas de Pedido aprobadas y no contabilizadas an. La Nota de Pedido es pasada a Crditos para su decisin. En Crditos, que ya tiene el importe del Imite para el cliente, se decide si a pesar de excederse en la deuda, el pedido es aprobado o no. Si la Venta no se aprueba, la Nota de Pedido se enva a Ventas para que tome nota del rechazo, y en consecuencia haga la comunicacin al cliente. Si el pedido se aprueba, Crditos anota tal circunstancia sobre el original de la Nota de Pedido y la misma es devuelta a Cuentas Corrientes. En Cuentas Corrientes anotan el pedido aprobado en el total de Notas de Pedidos aprobadas y no contabilizadas y la Nota de Pedido se remite a Almacenes. Cuando Almacenes recibe el original de la Nota de Pedido, controla su stock en el fichero que Ileva. Si no hay existencia para cumplir el pedido, debe anotar tal situacin en el original de la Nota de Pedido y la misma se enva a Cuentas Corrientes para que descargue de la ficha del cliente, la inscripcin hecha como Nota de Pedido aprobada y no contabilizada. Una vez hecho esto, Cuentas Corrientes enva la Nota de Pedido a Ventas para que tome conocimiento de la imposibilidad de la Venta. Si no hay dificultad para cumplir el pedido, Almacenes se dispone a preparar el envo. Retira la mercadera necesaria de los estantes o cajones y emite el Remito. El Remito puede ser confeccionado en cinco ejemplares. Las mercaderas juntamente con los ejemplares del Remito, son enviadas a Despacho. Despacho de la mercadera Cuando Despacho recibe la Mercadera, la controla con los Remitos. Firma el cuadriplicado del Remito, dando su conformidad y lo enva a Almacenes. En base a esa copia, Almacenes har la descarga en el fichero de stock. Despacho debe organizar la entrega. Para ello emitir la hoja de Ruta para el repartidor, en la que se indica el cliente, el domicilio donde se debe efectuar la entrega, el nmero de Remito correspondiente y la cantidad de bultos o paquetes por Remito. En cada Hoja de Ruta se incluir todas las entregas que debe efectuar un mismo repartidor. Es decir que puede incluir

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varios Remitos. La Hoja de Ruta puede ser confeccionada por duplicado. Ambas copias se entregan al repartidor juntamente con la mercadera y el original y duplicado de los Remitos contenidos en la Hoja de Ruta. El repartidor controla que los Remitos recibidos son todos los que estn insertos en la Hoja de Ruta. Adems, verifica que la mercadera recibida es la que se indica en cada Remito. Sin embargo, si no puede hacer ese control pues la mercadera ya est empacada, debe controlar que la cantidad de bultos que recibe por Remito es la que figura en la Hoja de Ruta. Hechos estos controles da su conformidad firmando el duplicado de la Hoja de Ruta. El duplicado de la Hoja de Ruta y el triplicado y quintuplicado del Remito quedan transitoriamente en Despacho. Cuando el repartidor realiza la entrega, solicita la firma del original del Remito por parte del cliente. El duplicado del Remito se lo deja al cliente juntamente con la mercadera. Cualquier observacin la anota en la Hoja de Ruta. Al finalizar su tarea, el repartidor entrega en Despacho los Remitos firmados por los clientes juntamente con la Hoja de Ruta. En Despacho se controla que la entrega se hizo correctamente y que en todos los casos est amparada por la firma de quien recibi la mercadera. En tal circunstancia el repartidor queda liberado de su responsabilidad y por lo tanto se le devuelve el duplicado de la Hoja de Ruta donde estaba su firma, para que el mismo lo destruya. Si eventualmente alguna entrega no hubiera podido realizarse la misma se excluye en la Hoja de Ruta y quedar en Despacho para que se incluya en el reparto del da siguiente. A tal fin, es necesario que en Despacho se tenga un depsito con llave u otras medidas de seguridad, para mantener transitoriamente productos a entregar. Los originales de los Remitos correspondientes a las entregas efectuadas, son enviados a Contabilidad Almacenes con el original de la Hoja de Ruta. All se controla que los Remitos incluidos en la Hoja de Ruta coincidan con los entregados por Despacho. Luego de este control Contabilidad Almacenes firma el original de la Hoja de Ruta y lo devuelve a Despacho. De esta manera Despacho se libera de su responsabilidad, ya que le queda una constancia que ha entregado los Remitos firmados por los clientes, que corresponden a las mercaderas que oportunamente le entregara Almacenes. Despacho archiva definitivamente el original de la Hoja de Ruta. El triplicado del Remito lo enva a Facturacin y el quintuplicado a Ventas, para que conozca que la entrega se efectu, y lo adjunte a la Nota de Pedido que estaba en su poder. Facturacin Cuando Facturacin recibe el Remito, proceder a valorizarlo y confeccionar las correspondientes Facturas. Si por esa Venta corresponde alguna bonificacin especial, distinta a las establecidas en los casos normales, ya le tendra que haber llegado una comunicacin al efecto de poder incluirla en la Factura. Esa comunicacin debera estar firmada por el funcionario autorizado para conceder la bonificacin. Las Facturas pueden ser emitidas en triplicado. Una vez concluida la emisin de cada Factura, si al pie del Remito figura la suma de nmero de artculo y cantidad, se debe controlar que ese total coincida con las mismas sumas obtenidas al pie de la Factura. Una vez finalizada la emisin de todas las Facturas se obtiene el importe total de la

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Facturacin realizada. Ese importe es comunicado a Contadura. Al mismo tiempo, Ventas obtiene el total correspondiente a todas las Notas de Pedido de las cuales haya recibido el quintuplicado del Remito. Ese total ser comunicado tambin a Contadura. Contadura puede entonces verificar la coincidencia de ambos totales y descubrir as cualquier error en la facturacin. Verificados los totales, informa tal situacin a Facturacin y retiene esa cifra aprobada, para verificar luego las registraciones de Cuentas Corrientes. Cuando Facturacin recibe la conformidad de su tarea, enva el original de la Factura al cliente; el duplicado a Cuentas Comentes y el triplicado a Cobranzas. En este ltimo sector se archiva la copia recibida para iniciar posteriormente la gestin de cobro. El Remito que us Facturacin es archivado en ese sector, como comprobante de su actividad. Registracin En Contabilidad Almacenes se procede a valorizar, al costo, el original del Remito y a efectuar los crditos en las subcuentas afectadas. Es conveniente que por razones de control, esta valorizacin sea verificada por otro empleado distinto al que la efectu. Una vez concluida la registracin, se obtendrn los totales acreditados y se confeccionar una minuta de contabilidad por ese importe, la que es enviada a Contadura. Con anterioridad, si al pie del Remito se incluy suma de nmero de artculo y de cantidad, se verificar que la sumatoria de esos totales correspondientes a todos los Remitos procesados, coincide con las sumas de los mismos conceptos, correspondientes a las registraciones efectuadas. El original del Remito ser archivado en Contabilidad Almacenes como comprobante de las registraciones efectuadas. En Cuentas Corrientes, en base al duplicado de la Factura, se realizan los dbitos en las subcuentas de los clientes, a la vez que se descarga de las mismas los importes anotados como Pedidos aprobados y no contabilizados. Por el importe total de las registraciones efectuadas, se confecciona una minuta de contabilidad que se enva a Contadura. El duplicado de la Factura lo archiva como comprobante de los dbitos efectuados. Cuando Contadura recibe las minutas de contabilidad, puede controlar la proveniente de Cuentas Corrientes con el importe que le sirvi para verificar la Facturacin. Con esas minutas de contabilidad recibidas confecciona los asientos correspondientes en la contabilidad general. Esas minutas de contabilidad, como todas las que recibe Contadura, son archivadas en ese sector para amparar las registraciones efectuadas en la contabilidad general.

EJEMPLO DE VENTA AL CONTADO EN SALN DE VENTAS

En todos los casos donde se especifica que se completa un documento por duplicado, triplicado, etc. y que luego esas copias se envan a distintos destinos es porque se est considerando un sistema que funciona manualmente. Si el sistema de informacin estuviera informatizado, la informacin correspondiente queda registrada una nica vez en la base de datos y cada uno de los sectores podr consultar y/o actualizar solo aquellos datos de los que es responsable (vistas de la base de datos). Los sistemas que estn informatizados tambin tienen la facilidad de definir puntos de control que no deben ser controlados por el personal, sino que son automticamente informados por el sistema. O como mnimo dan la posibilidad de imprimir algn listado donde se seleccione la informacin a controlar lo que facilita la operatoria.

En esta forma de Venta se distinguen las siguientes etapas:

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1) Venta 2) Cobranza 3) Control y entrega de la mercadera 4) Registracin Venta En estos casos el cliente es normalmente atendido por el vendedor en el saln de ventaja. Una vez que la Venta se efectiviza, el vendedor confecciona la Nota de Venta. Este comprobante puede ser emitido por triplicado y debe indicar la cantidad y tipo de mercadera vendida, el precio unitario y el total. Adems, tiene la sumatoria de los precios totales correspondientes a todos los tems que se incluyen en la Nota de Venta. Este ltimo importe es el que representa el total de la Venta y ser el que el vendedor anotar en su estadstica de venta que es una hoja resumen que est adherida al talonario. En algunos casos se prefiere emitir la Nota de Venta por cuadriplicado quedando la ltima copia adherida al talonario del vendedor. Este cuadruplicado hara las veces de estadsticas de Ventas. La estadstica de ventas sirve tambin para que el vendedor controle las comisiones que le habrn de liquidar. El original y el duplicado se entregan al cliente para que abone su compra en la Caja. El triplicado es entregado, por el vendedor, a Empaque juntamente con la mercadera vendida. Es conveniente que las Notas de Venta estn prenumeradas para posibilitar un control ms estricto del uso de esos documentos. Adems es conveniente que cada vendedor tenga su propio talonario de Notas de Ventas, permitindose de esa manera que cada uno se responsabilice por las Notas que emite. Cobranza El cliente, con los dos ejemplares de la Nota de Venta, abona en la Caja su compra. Es desaconsejable la prctica, en algunos casos frecuente, que el cliente entregue el dinero al vendedor y que ste lo lleve a Caja. Si as se procediera puede ocurrir que en el ejemplar que queda para el cliente se inscriba un importe superior que en el de Caja y de esa manera el vendedor se apropie de la diferencia. El cliente entrega a la Caja los dos ejemplares de la Nota de Venta y el dinero. El cajero devuelve el original de la Nota de Venta con un sello de "PAGADO", juntamente con el vuelto correspondiente. Es probable que el Cajero realice la verificacin aritmtica del producto del precio unitario por la cantidad vendida y de la suma de los precios totales que conforman el importe total de la Nota de Venta. Ello se facilita si cuenta con una caja registradora que pueda hacer esas operaciones. Incluso esas cajas pueden ir totalizando los importes cobrados por distintas Notas de Venta y hasta ir imputndolo a distintos conceptos, por tipo de artculo, por departamento, etc. Si se contara con una caja registradora de esas caractersticas no sera necesario que la Nota de Venta se emita por triplicado ya que Caja no necesitara una copia por disponer de los totales cobrados que le brinda la registradora. Incluso, en algunos casos, la caja registradora puede imprimir sobre el original de la Nota de Venta el total percibido, en cuyo caso tampoco sera necesario el sello de "PAGADO".

Si no se dispusiera de una caja registradora que vaya sumando los importes percibidos por el cajero, en Caja queda el duplicado de la Nota de Venta.

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Control y entrega de la mercadera Con el original sellado o intervenido por Caja, el cliente se presenta en Empaque a retirar la mercadera adquirida. En Empaque se controla, mientras el cliente est abonando la compra, lo siguiente: a) Que la mercadera que se entrega coincida con la que figura en la Nota de Ventas cuyo triplicado ya posee. b) Que los precios unitarios indicados en la Nota de Venta son correctos de acuerdo a la marcacin que tiene la mercadera o a los que figuran en la lista de precios. c) La correccin de los clculos aritmticos de la Nota de Venta. Esto lo har si ese control no es efectuado en Caja. Una vez realizadas estas verificaciones empaqueta la mercadera y le adjunta el triplicado de la Nota de Venta. Cuando el cliente se presente a retirar lo comprado, controla que la Nota de Venta que presenta tiene el sello de "PAGADO" o la intervencin de la caja registradora. Una vez efectuado este control verifica la coincidencia del nmero de la Nota de Venta que tiene el original con el impreso en el triplicado. As sabe cual es el paquete a entregar al cliente. Sobre el original y el triplicado de la Nota de Venta coloca un sello de "ENTREGADO" y da el paquete correspondiente juntamente con el original de la Nota de Venta. El triplicado lo mantiene en un archivo transitorio. Registracin Al fin del da, Empaque suma el importe de todos los triplicados de las Notas de Venta y los remite, juntamente con esa suma a Contabilidad Almacenes, si se lleva inventario permanente. En Contabilidad Almacenes se valoriza al costo esos triplicados y se producen las registraciones en las subcuentas correspondientes. Aqu tambin es conveniente que la valorizacin al costo sea revisada por otro empleado distinto al que la efectu, Una vez hechas las registraciones, obtendr la suma total de los crditos contabilizados. Por ese importe confecciona una minuta de contabilidad que enva a Contadura. En la misma puede incluirse como referencia la suma correspondiente a precios de ventas que le inform Empaque. Los triplicados de las Notas de Venta quedan en Contabilidad Almacenes como constancia de los dbitos efectuados. Si no se llevara inventario permanente, los triplicados de las Notas de Venta quedan archivados en Empaque y ste informa la suma que obtuvo a Contadura. Cada vendedor, al final del da, obtiene la suma de su estadstica de ventas y en Ventas se consolidan esas sumas en una suma total. Por ese importe se confecciona una minuta de contabilidad que va a Contadura. La estadstica de venta o los cuadruplicados de las Notas de Venta quedan adheridos al talonario que cada vendedor. En Caja, al fin del da se suman los duplicados de las Notas de Venta o se descargaran los totales de la caja registradora. Estos totales son controlados con la existencia de dinero. Los distintos cajeros rinden cuenta al tesorero, quien recibe el dinero para su custodia y posterior depsito y firma la planilla del cajero como recibo de lo que este entreg. Por el total de las sumas obtenidas por cada cajero se emite una minuta de contabilidad que se cursa a Contadura. Contadura al recibir las minutas de Contabilidad de Caja y de Ventas, podr controlar su consistencia incluso puede controlarla tambin con la suma que paso a Empaque o la que figura como referencia en la minuta de contabilidad que proviene de Contabilidad Almacenes, y podr contabilizar las Ventas realizadas en la contabilidad Almacenes, si se lleva inventario permanente, confeccionar el asiento de descarga, a valores de costo, en la contabilidad general.

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EL CONTROL INTERNO EN LOS PAGOS

La operacin bsica de Pago, como as tambin la de cobranza, tiene una estrecha relacin con el manejo y custodia de fondos. El dinero en efectivo es tal vez el activo que ofrece mayores dificultades de control. No es susceptible de identificacin y de esta manera se presta mas fcilmente a cometer errores. Por otro lado, dada su liquidez y el volumen de movimiento que representa en cualquier empresa , es el principal centro de atencin de quien tenga la intencin de realizar un fraude. Dados estos riesgos se recomienda agudizar las medidas de control interno al efecto de minimizar los errores y fraudes en el mejor de estos bienes. Las normas de control interno aplicadas pueden ser clasificadas en dos grupos. Por un lado se encuentran las que son de carcter general sobre el movimiento y custodia de fondos. En un segundo grupo se encuentran las normas aplicadas sobre la operacin bsica de Pagos. Ambos conjuntos de normas, como as tambin las aplicables a cobranzas, tienen por fin ltimo procurar que la cantidad de dinero que se mantiene en la empresa sea nula y que se establezca un estricto control sobre los fondos que deben permanecer en el negocio, como as tambin de los que son depositados en bancos.

CONTROL INTERNO GENERAL SOBRE CUSTODIA DE FONDOS

Entre las normas de control interno de carcter general, se pueden mencionar: 1) Separacin de funciones de manejo de fondos y la registracin de las operaciones. Esta norma pretende aislar a quienes tienen a su cargo el manejo de bienes, cajero, cobradores, etc., de la registracin de las operaciones que efectan. Es una elemental norma de control interno que apunta a que exista un control por oposicin entre quien realiza la operacin y quien la contabiliza. De esta manera, el que maneja los fondos no debe tener acceso a Cuentas Corrientes, Cuentas a Pagar ni a Contadura. 2) Concentracin de la responsabilidad de la custodia de fondos. Los valores monetarios en la empresa deben estar bajo el control de un solo responsable. Si los fondos estn diseminados entre varias personas, o todas ellas tienen acceso a la misma caja fuerte, el control de los fondos sera prcticamente imposible. La custodia de los fondos debe depender de un solo responsable, el tesorero, pero esta responsabilidad puede alcanzar tambin a otras personas. El responsable entrega fondos a los cajeros para que estos puedan desempear sus funciones, pero la entrega es convenientemente documentada mantendr el control sobre los fondos. 3) Separacin de los fondos provenientes de Cobranzas con los destinados a Pagos. y el Tesorero

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Para que el control de los fondos sea eficaz, es recomendable que se haga una efectiva separacin entre los fondos provenientes de la Cobranza y los que estn destinados a los Pagos. Los importes obtenidos de la Cobranza deben ser depositados en forma ntegra en un banco. A su vez, los Pagos deben realizarse en cheque contra la Cuenta Corriente de la empresa y no realizarlos retirando dinero de la Cobranza antes de que la misma sea depositada. Si eventualmente debiera efectuarse un Pago en efectivo, tendra que recurrirse al fondo fijo y si este es insuficiente, se deber retirar del banco mediante un cheque el dinero necesario para efectuar el pago. Debe evitarse que se considere a la caja de la empresa como a una bolsa en la cua l entra y sale dinero en forma continua. Si se actuara de esta manera el control se dificultara consideradamente. 4) Rotacin del personal que interviene en el manejo de fondos. Esta norma de control interno procura evitar que sea una sola persona la que permanentemente est atendiendo determinada funcin dentro de una operacin, sobre todo en lo relacionado con el manejo de fondos. Es probable, a pesar de las otras normas de control interno que se dispongan, que si una operacin es siempre realizada por la misma persona, un error de esta o un fraude puede llegar a pasar inadvertido. A los efectos de evitar esta consecuencia, se procura que exista una rotacin del personal, de manera tal que quien sustituye a otro empleado, pueda llegar a poner en evidencia un error o fraude realizado en esa funcin. 5) Contabilizacin general de las operaciones relacionadas con los movimientos de fondos. La contabilidad, adems de ser un sistema de informacin, puede constituirse en un eficiente mtodo de control. Permite verificar a travs de las registraciones, la consistencia de las operaciones efectuadas por distintos sectores de la empresa; por ejemplo, el movimiento de fondos contra los dbitos o crditos en las cuentas de terceros. De tal manera, resulta aconsejable aprovechar esta funcin de la contabilidad, sobre todo en lo que hace al registro de los movimientos de fondos. Los

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sistemas deben ser estructurados de forma tal que en cuanto se produzca un movimiento de disponibilidades, el mismo pueda ser rescatado y registrado por la contabilidad. Adems, las registraciones contables deben ser realizadas basndose en comprobantes idneos que amparen las operaciones que se han efectuado. 6) Arqueos sorpresivos. Una importante norma de control interno en materia de fondos, la constituye el arqueo de caja. Consiste en el recuento de los valores que son mantenidos por cualquier responsable de la custodia de fondos. Se hace con el fin de verificar la coincidencia entre la existencia de disponibilidades que tendra que haber, segn surge de las registraciones contables y de los comprobantes bsicos y la existencia de fondos que realmente hay. Para que el arqueo sea efectivo debe ser efectuado en forma sorpresiva. Si se anticipara que se va a efectuar un arqueo, se estara dando la posibilidad de que cualquier diferencia producida en la custodia de valores sea cubierta por el responsable antes de que el recuento se efecte. Si ello ocurriera, el arqueo no permitira descubrir los errores o fraudes que se produzcan en la tenencia y movimiento de fondos. Por ltimo, el arqueo debe ser realizado, por razones obvias, por personal distinto al que est afectado al manejo del movimiento de los fondos. 7) Conciliacin del extracto bancario. Adoptando como norma de control interno de Cobranzas, que todos los cobros sean depositados en forma integra y diaria en una cuenta bancaria y como norma de control interno de los Pagos, que las erogaciones se hagan en cheques y no en efectivo, resulta que todo el movimiento de fondos de la empresa va a pasar por el banco. De esta manera existe un poderoso auxiliar para el control de estas operaciones, al margen de las registraciones contables internas de la empresa se cuenta con las registraciones que, sobre esas operaciones, realiza un tercero, el Banco. Para cerrar el ciclo de control referido al movimiento de fondos, es menester realizar la conciliacin entre las registraciones contables de la empresa y las que ha efectuado el banco. Estas ltimas figuran en el extracto de cuenta que, con cierta frecuencia, el banco enva a sus clientes. La conciliacin tiene por propsito justificar las registraciones efectuadas en la empresa con respecto a los movimientos de fondos y a descubrir eventuales errores de imputacin por parte del banco. Para ello se enfrentan ambas registraciones y se justifican las diferencias (por ejemplo, cheques librados por la empresa que an no fueron presentados al banco para su cobro). Para que sea efectiva tiene que ser efectuada por personal ajeno al que tiene participacin en el manejo de fondos o en la registraci6n de esas operaciones, dado que esas son justamente las funciones que intenta controlar la conciliacin.

CONTROL INTERNO PROPIO DE PAGOS

Entre las normas de control interno aplicables a los Pagos, se destacan: 1) Pago en cheques Es la norma bsica que rige a los Pagos de la empresa. Casi se dira que es un principio general. Ella implica que todo pago (exceptuando los de gastos menores) debe ser efectuado mediante el libramiento de un cheque, girado contra un saldo bancario. Esta norma produce que se disminuya sensiblemente la tenencia de efectivo en la empresa, con lo que se disminuye el riesgo propio de la custodia de fondos y a la vez

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se posibilita un mejor control. Por otro lado permite que toda operacin de pago debe pasar por un banco y de esa manera quede registrada en la contabilidad del mismo, con lo que se logra que al hacer la conciliacin del extracto se tenga un control total sobre todas las operaciones relacionadas con el movimiento de fondos. El Pago en cheque, a su vez implica otras normas de control interno, tales como la cantidad de firmas que debe llevar el cheque, la forma en que debe ser remitido, las precauciones a tener cuando se lo libre, etc. 2) Forma de emisin del cheque Dependiendo de la forma en que el cheque sea emitido, la circulacin del mismo estar afectada por mayor o menor riesgo. En principio, el cheque puede ser emitido al portador, a la orden o no a la orden. El titular de un cheque al portador es quien lo posee. De manera que cualquiera que pudiera apoderarse del mismo, podra hacerlo efectivo en el banco girado, depositarlo en cualquier cuenta bancaria, o bien transmitirlo a un nuevo titular, por la simple entrega. De esto se desprende el riesgo que implica la emisin de un cheque al portador. Un cheque as emitido puede no llegar al acreedor y beneficiar indebidamente a quien se apodere de l. En consecuencia por norma de control interno debe evitarse la emisin de cheques al portador. El beneficiario de un cheque a la orden es la persona cuyo nombre figura en el frente o quin lo ha recibido por endoso. El endoso del cheque puede ser en blanco, es decir la simple firma del que lo transfiere sin que se indique quien es el nuevo titular. En este caso, quien se apodera de un cheque a la orden que tiene un endoso en blanco, puede hacerlo circular perfectamente pues se presume que ese endoso se hizo para transferir el cheque a quien ahora lo posee. An en el caso que un cheque a la orden no est endosado, o que tenga un endoso completo, que indica quien es el nuevo beneficiario, quien se apodera de ese cheque puede colocar una firma cualquiera, como si fuese el endoso del titular del cheque y hacerlo circular sin mayores inconvenientes. Ello es posible pues el banco, al abonar el cheque, solo controla la firma del librador y la del ltimo endosante, dado que desconoce la firma del primer beneficiario y de los endosantes intermedios, ellos no tienen la firma registrada en el banco. Para evitar estos inconvenientes puede emitirse el cheque a la orden pero cruzndolo para depositar en cuenta. Es decir, en el frente del cheque colocar dos barras paralelas y dentro de ellas una leyenda que diga "nicamente para depositar en la cuenta a cuya orden fue extendido". En este caso, por el hecho de tener las barras paralelas, el cheque no puede ser pagado directamente por el banco girado sino que debe ser depositado en algn banco, y por la leyenda que figura entre las barras, slo se admite que el depsito se efecte en la cuenta del primer beneficiario. Es decir que, quien se apodera de un cheque en estas condiciones nada puede hacer con el mismo, o a lo sumo depositarlo en la cuenta del acreedor a quien se le efectu el Pago. El cheque no a la orden le pertenece a la persona a cuya no orden fue emitido o a quien lo recibi por transferencia. En este caso la transferencia no puede hacerse por endoso, sino que debe efectuarse por cesin civil. Ello implica que al efectuarse la transferencia el escribano habr de comprobar la identidad del cedente y cesionario del cheque y registrarla en el acta de transferencia, cuya copia se adjunta al cheque. Es decir que este tipo de cheque anula prcticamente toda posibilidad de apoderamiento indebido del valor. Es ms, si se desea que el cheque solo sea cobrado

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por el beneficiario, es decir impedir cualquier transferencia, el mismo puede cruzarse con la leyenda " nicamente para ser depositado en la cuenta a cuya no orden fue emitido". En sntesis, para evitar riesgos en la emisin y circulacin de los cheques que son librados para efectuar Pagos, los mismos deberan ser emitidos a la orden o no a la orden del acreedor, pero en ambos casos con cruzamiento para depositar en cuenta. Adems, para que quede reflejada en forma explcita la deuda que se pretende pagar y evitar as cualquier reclamo anterior del acreedor, es recomendable que el cheque sea imputado; ello se logra escribiendo al dorso, cul es la deuda que se quiere cancelar con el cheque y firmando esa inscripcin quien libra el cheque. El hecho de imputar el cheque es de singular importancia cuando el mismo es enviado por correo o cuando por otra circunstancia no se obtiene el recibo probatorio del Pago en el momento en que se entrega el cheque al acreedor. Un cheque para depositar en cuenta e imputado tiene el mismo valor que un recibo del acreedor, pues permite demostrar que ste recibi el cheque y lo deposit en su cuenta y que era conocedor de lo que estaba cobrando, por la imputacin hecha en el dorso del cheque. 3) Pago amparado con la totalidad de los comprobantes bsicos y anulaciones de los mismos. En el momento de firmarse el cheque debe exigirse la presentacin de los comprobantes bsicos que demuestran la necesidad de efectuar el Pago. As, para efectuar un Pago a un proveedor, se le debe presentar a quien firma el cheque, por lo menos la Factura del proveedor, el Remito conformado por Recepcin, la Orden de Compra que indica que se trata de mercaderas requeridas oportunamente por Compras y la Cotizacin del proveedor que demuestra que se est pagando el importe que oportunamente se haba cotizado y sobre el cual se aprob la Compra. Estos comprobantes deben ser cotejados por quien va a firmar el cheque. Para evitar que esos comprobantes vuelvan a ser presentados ms adelante para justificar otro pago, es necesario que se los intervenga con un sello que diga en forma visible la palabra "Pagado' y adems anotar la fecha y el nmero del cheque con el que se efectu el Pago. 4) Cheques con dos firmas Esta norma de control indica que los cheques deben ser firmados por lo menos por dos funcionarios de la empresa. Con ello se logra que exista un control recproco entre ambos firmantes y se pueden descubrir con mayor facilidad errores en los Pagos. Adems se evita el riesgo que significa que un apoderado de la empresa pueda disponer por s solo de todos los fondos depositados en bancos. La segunda firma debe efectuar el mismo control con respecto a los comprobantes bsicos que realiz el primer firmante, pues no agregara ningn control si se remitiera solamente a firmar lo ya controlado por el primer firmante. Ambos firmantes deberan inicialar los comprobantes bsicos que han sido anulados con el sello de "Pagado" y el taln del cheque que queda adherido al talonario. Si la primer firma fuese de Tesorera, podra admitirse que el control sobre los comprobantes bsicos que amparan el Pago slo fuese efectuado por quin firma en segundo trmino, limitndose la primer firma a controlar la Orden de Pago que le llega. Una prctica, algo comn, que invalida este control interno, es la tendencia a dejar

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cheques en blanco con una firma. En este caso es como si el firmante fuese uno solo. Quienes usan esta prctica, alegan dificultades que se pueden presentar cuando uno de los firmantes no se encuentra en la empresa y debe efectuarse un Pago. Sin embargo, este inconveniente es susceptible de solucionarlo si al abrir la cuenta en el banco registran su firma ms de dos funcionarios, indicando que los cheques podrn ser firmados conjuntamente de a dos, entre cualesquiera de las personas que tienen la firma registrada. Es ms, hasta pueden establecerse jerarquas de firmas. Por ejemplo que registren la firma en el banco tres funcionarios de nivel gerencial y tres personal de nivel de supervisin, e indicar al banco que el cheque que se abone debe llevar como mnimo dos firmas y que por lo menos una de ellas debe ser de Gerencia. 5) Control de cheques anulados. Para cerrar el control en lo atinente al manejo de cheques, debe adoptarse como norma de control interno que los cheques que se anulan queden adheridos a la libreta de cheques, o por lo menos que se destruya del cheque el ngulo donde figura su numeracin y se adhiera al taln de la chequera esa porcin del cheque anulado. De esta manera, con la simple observacin de la chequera se puede tener un panorama del uso o destino de los cheques que la conformaban. 6) Existencia de fondo fijo. Para aquellos Pagos que por su importe o caractersticas no puedan efectuarse en cheque, dada la necesidad de que sean en efectivo, debe proveerse la existencia de un fondo fijo. La caja chica o fondo fijo debe estar en poder de una persona responsable. Debe fijarse el monto hasta el cual los gastos son compensables por el fondo fijo, de manera que si se supera esa cifra el Pago debe efectuarse con cheque. Tambin es necesario fijar quines son los funcionarios que pueden autorizar erogaciones compensables por el fondo fijo. Tambin es necesario estipular cul es la frecuencia para la reposicin del fondo fijo. En algunos casos la reposicin se hace en perodos - una vez por semana, por ejemplomientras que en otras empresas se adopta el temperamento de que la reposicin se efecte cuando el fondo fijo descendi de un determinado nivel. Cualquiera sea el caso que se siga, la reposicin debe hacerse mediante la emisin de un cheque, previa presentacin de todos los comprobantes que demuestren las erogaciones incurridas. 7) Liquidacin y Pago de sueldos y jornales. Las normas bsicas de control interno a tener presente en la liquidacin y Pago de sueldos y jornales, requieren que exista una separacin de funciones entre quien controla la asistencia, quien prepara la liquidacin de los haberes y quien efecta el Pago. Es conveniente como medida de control, si se lleva un sistema de costos, que se verifique el total de horas trabajadas, con la imputacin que haya efectuado el sector de Costos para las distintas rdenes de produccin. En el caso que la liquidacin incluya horas suplementarias, la autorizacin de las mismas debe ser efectuada por los funcionarios con atribuciones para aprobar la realizacin de horas extras. El Pago al trabajador se har, previa firma en el correspondiente recibo.

CONTROLES SOBRE LA GESTIN DE LA TRANSACCIN DEL PAGO

8) Pago de compras excedidas de los montos autorizados

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Toda empresa bien administrada fija niveles de autorizacin a los compradores y supervisores de compras, quienes determinan a su vez lmites con relacin a montos mximos para la emisin de rdenes de Compra. Una manera de burlar esta norma por parte de los compradores es emitiendo varias rdenes de Compra por valores que no excedan, cada uno, el lmite autorizado, pero que constituyan un fraccionamiento de una orden excedida en su monto. Por medio de programas de computacin se puede detectar una situacin como la mencionada, partiendo de la informacin contenida en el archivo de rdenes de Compra. Previo a la ejecucin del programa se debe clasificar ese archivo en el siguiente orden:

Cdigo de proveedor. Importe de la compra. Cdigo de comprador. Nmero de factura.

El programa de investigacin deber emitir un listado con la informacin as ordenada, la cual abarcar un perodo razonable. A partir de ese listado, el anlisis se concentrar en aquellas compras efectuadas a un mismo proveedor y por un mismo comprador. Si varias operaciones individuales de compras fueron efectuadas al mismo proveedor en fechas aproximadas entre s, y que sumadas exceden el lmite de autorizacin, las mismas deben ser analizadas para determinar si se ha violado o no la norma respectiva. 9) Pagos efectuados sin constancia de recepcin de la respectiva mercadera Si bien no es lo normal, esta situacin puede ocurrir cuando se altere el orden de ejecucin de operaciones y, por ejemplo, con intencin de ganar un descuento, se acelere el pago sin efectuar a posteriori un seguimiento del cumplimento de entrega por parte del proveedor. Tambin puede ocurrir que se hayan debilitado los esfuerzos de verificacin de recepcin, y que para los tems de escaso valor se haya omitido la obligacin de acusar su recepcin. Para detectar casos como los sealados se deber disponer de los archivos de rdenes de Compra (en la medida en que las compras se tramiten en forma centralizada) y de Recepcin de Mercaderas Adquiridas. Ambos archivos debern contener informacin sobre operaciones concretadas en perodos compatibles. El diseo del sistema debe haber previsto incorporar el nmero de factura como dato integrante de los registros de ambos archivos. Para iniciar la investigacin debern clasificarse previamente los dos archivos por nmero de factura. Un programa de computacin especficamente diseado para sta, efectuar la comparacin entre los nmeros de factura registrados en ambos archivos, tratando de formar parejas entre los mismos por igualdad de numeracin. De esta comparacin podrn surgir rdenes de Compra para las cuales no exista aviso de recepcin; y por otra parte, podrn surgir tambin avisos de recepcin para los cuales no existan rdenes de Compra. Desde luego, debern considerarse especialmente, a fin de evitar conclusiones falsas, aquellas rdenes emitidas en fechas prximas a la de cierre del perodo en estudio, dado que es posible que la mercadera respectiva se reciba con posterioridad. 10) Pagos mltiples

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Puede ocurrir que se haya efectuado el pago de una misma factura a un proveedor en ms de una oportunidad. Ello puede haber ocurrido por varias razones: - Facturas del proveedor duplicadas recibidas y pagadas. (En este caso, puede haber existido una debilidad de controles en la liquidacin del pago al no haberse cancelado oportunamente la documentacin que debe amparar el Legajo de Pago). - Facturas del proveedor pagadas dos o ms veces por errores de codificacin o imputacin. Para detectar estos errores se partir del archivo de Desembolsos y, tomando un perodo relativamente largo, ser previamente clasificado (luego listado) en el siguiente orden: - Cdigo de proveedor. - Importe pagado. - Nmero de factura. - Fecha de pago. De acuerdo con este ordenamiento, el listado mostrar para cada proveedor aquellas facturas del mismo importe, facilitando la deteccin de pagos mltiples indebidos. 11) Anlisis de desembolsos innecesarios La mayora de las organizaciones operan en materia de desembolsos observando las limitaciones presupuestarias impuestas a cada sector o centro de costo. Pero ocurre que, al aproximarse el final del perodo para el cual se presupuest, los responsables hagan un uso acelerado, tal vez no necesario, de fondos no autorizados y an pendientes de utilizar. Esto puede provocar situaciones no deseadas. En primer lugar, los fondos pueden utilizarse innecesariamente; por otro lado, el desembolso se produce en el perodo pero los bienes se reciben tiempo despus. Para detectar estas situaciones, la investigacin puede partir de informacin contenida en el archivo de rdenes de Compra. Un tipo de anlisis podr consistir en determinar si se ha producido un desembolso por compras exagerado, que se refleja en algn centro de costo durante el ltimo mes del perodo presupuestario. Para lograr este resultado, un programa de computacin deber fragmentar el archivo de Ordenes de Compra por mes y por centro de costo presupuestario. Otra forma de anlisis consistir en observar las compras efectuadas durante las dos ltimas semanas del perodo presupuestario. Para ello, deber clasificarse previamente el archivo de Ordenes de Compra en un orden cronolgico. Si del anlisis surge que para algn centro de costo se reflejan compras cuyo valor excede un determinado porcentaje del total anual asignado a ese centro, corresponder investigar esos casos. Tambin se prestar atencin a operaciones efectuadas con proveedores que no estn registrados como proveedores habituales de la empresa. Para poder efectuar los controles que aqu se mencionan, el diseo de los

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procedimientos computarizados del sistema de Liquidacin y Pago a Proveedores deber contemplar la incorporacin y mantenimiento de los datos aqu utilizados en los archivos.

EJEMPLO DE PAGO A PROVEEDORES POR CORRESPONDENCIA

En todos los casos donde se especifica que se completa un documento por duplicado, triplicado, etc. y que luego esas copias se envan a distintos destinos es porque se est considerando un sistema que funciona manualmente. Si el sistema de informacin estuviera informatizado, la informacin correspondiente queda registrada una nica vez en la base de datos y cada uno de los sectores podr consultar y/o actualizar solo aquellos datos de los que es responsable (vistas de la base de datos). Los sistemas que estn informatizados tambin tienen la facilidad de definir puntos de control que no deben ser controlados por el personal, sino que son automticamente informados por el sistema. O como mnimo dan la posibilidad de imprimir algn listado donde se seleccione la informacin a controlar lo que facilita la operatoria. La operacin bsica de Pago a proveedores, para su mejor anlisis, puede ser subdividida en las siguientes etapas: 1) Control de la factura del proveedor. 2) Autorizacin de Pago. 3) Pago. 4) Contabilizacin. 5) Control del recibo.

Control de la factura del proveedor.

Cuando el proveedor enva la factura, es necesario que la misma sea controlada por lo menos en los siguientes aspectos: a) Que se estn facturando productos que fueron requeridos por la Empresa. b) Que esos productos fueron recibidos y no merecieron objecin alguna. c) Que los precios facturados corresponden a los previamente pactados y que se han tenido en cuenta los descuentos y bonificaciones prometidas. d) Que el importe total de la factura est bien calculado, con respecto a los importes parciales. Estos controles son efectuados normalmente por Cuentas a Pagar. Para ello cuenta con la informacin necesaria para poder llevarlos a cabo. Con respecto al primer control, Cuentas a Pagar puede verificar que la facturacin corresponde a un pedido efectuado por la empresa, observando la copia de la Orden de Compra que tiene en su poder en un archivo transitorio. Esa Orden de Compra es probable que est valorizada, o en su defecto tambin tendr una copia de la Cotizacin del proveedor. De esa manera puede controlar que los importes parciales facturados corresponden a los que se fijaron en la Cotizacin. De igual modo puede observar si se han contemplado los descuentos o bonificaciones estipulados. Para controlar que la mercadera ha sido recibida, Cuentas a Pagar cuenta con una copia del Remito firmado por Recepcin y del mismo obtiene la informacin acerca de si existi o no

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alguna objecin en la recepcin de los productos comprados. Por ltimo, para controlar la exactitud del valor total de la factura, basta que realice los clculos aritmticos correspondientes. En el caso de que Cuentas a Pagar no tuviera en un archivo transitorio una copia de la Orden de Compra y de la Cotizacin del proveedor, o por lo menos la Orden de Compra valorizada, para poder efectuar estos controles deber requerir a Compras que le facilite el legajo correspondiente. Cuentas a Pagar, debe verificar que la registracin del ingreso de los productos comprados y el crdito en la cuenta del proveedor coincidan con la factura que envi el proveedor, tanto en las cifras parciales como en las totales. En el caso de descubrirse alguna diferencia, se deben emitir las notas de crdito y dbito que correspondan, para Cuentas a Pagar y Contabilidad Almacenes. Autorizacin de Pago Una vez que Cuentas a Pagar efectu los controles antes detallados, el Pago va a ser preparado por Tesorera que es quien maneja los fondos de la empresa; es necesario que se produzca una comunicacin a sta ltima para que comience su labor. A tales efectos se emite la Orden de Pago. La Orden de Pago puede ser emitida por cuadruplicado, teniendo cada copia el siguiente destino: 1) Original, juntamente con la Orden de Compra, la Cotizacin, el Remito y la Factura (documentos que conforman todos los antecedentes del Pago), se enva a quien va a colocar la segunda firma en el cheque, posiblemente Gerencia Administrativa o Gerencia Financiera. 2) Duplicado y Triplicado, se envan a Tesorera para que proceda a la emisin del cheque. 3) Cuadruplicado, se mantiene en Cuentas a Pagar en un archivo transitorio a la espera de que la operacin de Pago concluya. De esta manera puede tener presente cules son las rdenes de Pago emitidas que an no fueron satisfechas. Pago El Pago es efectuado por Tesorera ya que es quien tiene por funcin el manejo de los fondos del negocio. Tesorera emite el cheque, en base a las copias de la Orden de Pago y de acuerdo a las normas de Control Interno que se hayan previsto. Anota sobre el triplicado de la Orden de Pago cul es el banco girado, firmado el cheque se inicializa el taln de la chequera. La chequera y el duplicado de las rdenes de Pago son enviados a Gerencia. El triplicado se mantiene en un archivo transitorio. En Gerencia, antes de firmar el cheque, se verifican los comprobantes bsicos que amparan el Pago. Se anulan los mismos con el sello de "Pagado", anotndose la fecha y el nmero de cheque sobre esos comprobantes. Se firma el cheque, controlndose que haya sido emitido de acuerdo a las normas de control interno y se iniciala el taln de la chequera y los comprobantes anulados, incluso el duplicado de la Orden de Pago. Una vez firmado el cheque, se devuelve a Tesorera el duplicado de la Orden de Pago con la chequera (previamente se habr retirado el cheque emitido). A Contadura se le enva la factura, el Remito, la Orden Compra y la Cotizacin del proveedor. Secretara de Gerencia se queda con el cheque y el original de la Orden de Pago. Tesorera al recibir el duplicado de la Orden de Pago lo archiva como constancia del cheque emitido. El triplicado es enviado al sector que lleva los auxiliares de bancos, puede ser Cuentas Corrientes o una seccin de Cuentas a Pagar.

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Cuentas a Pagar, cuando recibe la documentacin destruye el cuadruplicado de la Orden de Pago y mantiene todo el legajo pendiente. Secretara de Gerencia enva el cheque al proveedor por correspondencia y anota sobre el original de la Orden de Pago la leyenda "Cheque enviado". Este comprobante lo remite a Cuentas a Pagar para que contabilice el Pago realizado. Control del recibo Cuando llegue el recibo del proveedor a Cuentas a Pagar se debe controlar la concordancia con el Pago efectuado, adjuntndolo a la documentacin y procediendo al archivo definitivo del legajo.

EL CONTROL INTERNO EN LA COBRANZA

Las normas de control interno aplicables en esta operacin bsica son susceptibles de clasificarse en dos grupos: las generales de movimientos de fondos y las propias de la Cobranza.

CONTROL INTERNO GENERAL SOBRE CUSTODIA DE FONDOS

Entre las primeras ya se han sealado las siguientes: 1) Separacin de funciones entre el manejo de fondos y la registracin de las transacciones. 2) Concentracin de la responsabilidad de la custodia de los fondos. 3) Separacin total de los fondos provenientes de Cobranzas con los destinados a Pagos. 4) Rotacin del personal que interviene en el manejo de fondos. 5) Contabilizacin general de las operaciones que implican movimientos de fondos. 6) Arqueos sorpresivos. 7) Conciliacin del extracto bancario.

CONTROL INTERNO PROPIO DE LA OPERACIN DE COBROS

Entre las normas propias de la Cobranza, se distinguen las siguientes: 1) Utilizacin de recibos prenumerados. Para posibilitar un control estricto sobre la Cobranza, es necesario que los formularios que se utilizan como recibos (ya sea el oficial o el provisorio, si se usa) vengan encuadernados en talonarios y prenumerados de imprenta. Una copia de cada recibo extendido debe quedar adherida al talonario como as tambin de aquellos que resultaron anulados. Adems debe instruirse al personal que habr de emitir recibos para que el uso sea correlativo, es decir , sin dejar recibos en blanco para utilizar ms adelante. Estas normas de control interno posibilitan una eficaz verificacin sobre la Cobranza. Bsicamente lo que se debe verificar es que de todo recibo emitido haya llegado una copia a la empresa. Para ello se puede controlar el talonario, por ejemplo cuando el mismo se concluye, observando si todos los recibos tienen una copia adherida, sumar el importe de las copias y controlar el total con las Cobranzas recibidas de quien utilizaba el talonario, en los das que abarca el uso del mismo. Otra forma de control consiste en observar diariamente si las copias de los recibos que se rinden tienen numeracin correlativa (para evitar que se dejen recibos en blanco) y si el primero de ellos es el posterior al ltimo rendido el da anterior.

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Los recibos deben ser firmados por la persona que efectu el cobro. Para cerrar el ciclo de control, los formularios recibidos de la imprenta deben ser custodiados por un funcionario responsable (Jefe de Cobranzas) y entregados a quienes los van a utilizar, bajo recibo firmado y cuando demuestren que se est por concluir el talonario que tienen en uso. 2) Liquidacin inmediata de la cobranza. Esta norma procura que cuando la Cobranza se realiza fuera de la empresa, los fondos obtenidos lleguen cuanto antes a la Tesorera de la empresa o en su defecto al Banco. Esto implica que si la Cobranza es realizada por cobradores, la rendicin debe ser diaria. En el caso que los cobradores se trasladen al interior se requiere que diariamente se efecten depsitos o transferencias desde los bancos del interior. Concentrando los fondos cobrados lo antes posible, se obtiene un control de las disponibilidades pertenecientes a la empresa, adems de no permitir la utilizacin transitoria de estos valores con fines ajenos a los de la explotacin. 3) Control de los valores recibidos por correspondencia. El peligro de esta Cobranza radica en el momento de recibirse los valores si no se emite un recibo que ampare el ingreso. Por tal razn es conveniente que los valores no se confundan con otro tipo de documentos y que no lleguen directamente a Caja sin ningn tipo de comprobante. Resulta conveniente que la correspondencia sea abierta directamente por Secretara y que all se confeccione una planilla con el detalle de los valores recibidos. Pueden hacerse los recibos correspondientes (oficiales o provisorios si es la costumbre), en el caso que el personal de Secretara est capacitado para esos menesteres. De no ser as, la confeccin del recibo podra derivarse a Cobranzas, los valores llegan, entonces a la Caja con una copia de los recibos o una planilla de cobranza. Es decir que Secretara actuara como un cobrador que recibe los valores, confecciona los recibos (remite el original al cliente) y practica la liquidacin de la Cobranza ante Tesorera. 4) Concesin de descuentos por pronto pago. Los descuentos por pronto pago no deben ser autorizados por quien efecta la Cobranza y emite el recibo. Esta norma pretende evitar el posible fraude que cometera quien cobrara un importe al ingresar otro inferior, justificando la diferencia (en los recibos que quedan en poder de la empresa) como un descuento concedido. Al mismo tiempo se evita la posible inequidad en la concesin de descuentos. Lo recomendable es que todo descuento por pronto pago est autorizado sobre el original del recibo por una persona distinta de quien efecta la Cobranza. Sin embargo, cuando la Cobranza se realiza por cobradores fuera de la empresa, esta norma es de difcil aplicacin. En estos casos puede admitirse que el cobrador calcule el descuento correspondiente, siempre que la forma de clculo (porcentaje) y las condiciones para su aplicacin (plazo en el que se debe abonar la deuda para gozar el descuento) estn debidamente documentadas (figuren en la factura que cobra o en el listado de cobranza que le preparan). 5) Endoso restrictivo de los cheques recibidos. A efectos de aplicar una estricta norma de control o de seguridad sobre los cheques recibidos, es necesario que ni bien se reciba el cheque (ya sea en Caja, en Secretara o por el cobrador), se le inserte al dorso un endoso restrictivo. Ello se logra mediante un

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sello que tenga la leyenda "Unicamente para ser depositado en la cuenta de XX". De esta manera nadie podr apropiarse del cheque ya que ese endoso respectivo significa que el mismo slo podr ser depositado en la cuenta de la empresa. Es una prctica habitual que se entreguen cheques cuyo depsito debe ser postergado y que generalmente se extienden con fecha adelantada. Es una norma de control interno no aceptar cheques postdatados, ya que si entre la fecha de recepcin del valor y la que figura en el mismo se produce el fallecimiento, la quiebra u otro tipo de inhabilitacin del librador, sern muy problemticas las posibilidades de efectivizar el cobro del cheque. En el caso que se acepte postergar el cobro o depsito de un cheque, el mismo debe solicitarse con fecha de emisin real (o eventualmente en blanco) comprometindose la empresa a no presentarlo hasta determinada fecha. Por otro lado, el cheque con fecha postdatada no brinda ninguna seguridad para el librador, ya que ese valor puede ser presentado para su cobro an cuando no haya llegado la fecha escrita en el mismo. Si se aceptan cheques para depositar ms adelante, esa concesin debe ser otorgada por un funcionario responsable y no por quien efectu la Cobranza. Es conveniente que estos cheques se mantengan en custodia por separado y sean entregados a la caja recin en el momento en que se va a efectuar el depsito. 6) Transferencia de dinero o valores Cada vez que se transfieren efectivo o valores, debe hacerse de forma tal que la transferencia quede documentada para que se sepa quien es el responsable de la custodia de los mismos. La documentacin de la transferencia implica un descargo para quien entrega el dinero y una responsabilidad para quien los recibe al firmarle la recepcin de los valores. De aqu se deduce que es recomendable que los valores pasen por el menor nmero de manos posibles. Debe procurarse que la rendicin sea directa al responsable final. As los cobradores o Secretara tendrn que rendir directamente al cajero de Tesorera la Cobranza recibida, sin que existan estaciones intermedias de tenencia de valores. 7) Custodia de documentos a cobrar. Es recomendable que los documentos a cobrar no queden en poder de quien efecta el cobro o recibe los fondos, pues se posibilita que se sustraigan fondos de la Cobranza y se reemplacen esos importes mediante un documento que se agrega a la cartera. Si bien este proceder puede no ocasionar un perjuicio econmico, pues posteriormente vuelve a ser reemplazado con efectivo, permite un uso transitorio e indebido de los fondos de la empresa por parte del custodio de los valores. Por tal motivo es recomendable que esos documentos queden en poder de personas que no tengan acceso a las disponibilidades. La cartera de documentos podra ser custodiada por Cobranzas, quien los entregara a los cobradores o a la caja recin en el momento en que se llega al vencimiento del documento. 8) Depsito ntegro e inmediato de la Cobranza. Esta es una norma fundamental de control interno. Por ella se procura que diariamente se realice el depsito total de la Cobranza y al mismo tiempo emitir un

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cheque, respetando las normas de control interno para pagos, para extraer los fondos necesarios del banco. De esta manera se posibilita un eficiente control al verificar que la Cobranza de cada da ha llegado a la Institucin Bancaria que sera, en ltima instancia, la destinataria final de todos los fondos percibidos.

CONTROLES SOBRE LA GESTIN DE LA TRANSACCIN DE LA COBRANZA

9) Exceso en el uso de crdito Como ya se explic, toda organizacin de ventas debe partir del cumplimiento de una poltica que oriente la asignacin de crditos a los clientes que operen bajo esa modalidad. Esa poltica dar lugar a la definicin de niveles de crdito, conforme a criterios y normas especficas. En consecuencia, la empresa vendedora no debe comprometer ni despachar productos que provengan de operaciones comerciales, y cuyo valor exceda el lmite de cupo crediticio acordado. La informtica puede colaborar en la deteccin de situaciones u operaciones en la que se haya transgredido el lmite autorizado de venta a crdito. Una forma de efectuarlo es a travs de un programa de computacin que ejecute comparaciones entre los valores extrados de los archivos de: Cuentas a Cobrar por operaciones a crdito concretadas Ventas a Crdito comprometidas pero no debitadas en cuenta del cliente Lmite crediticio acordado.

Los valores a comparar sern entre: Saldo deudor de cada cliente ms valor de las ventas comprometidas o ya autorizadas para ese cliente y an no debitadas en cuenta. Lmite crediticio acordado (vigente a la fecha).

Si de esa comparacin surge que la deuda presente ms la deuda potencial excede el cupo crediticio asignado, ello dar motivo a investigar la causa de esa situacin. 10) Violacin contra la poltica de crdito La aprobacin de los crditos es realizada por personas con distinta jerarqua de la empresa. Entonces, hasta un determinado nivel de crdito se requiere la aprobacin, por ejemplo, del gerente de Crditos; pero cuando se pasa ese nivel, se exige la aprobacin de una persona con cargo superior (por ejemplo, vicepresidente ejecutivo). La violacin contra esta poltica puede ocurrir por la concesin de crditos mltiples para una misma operacin comercial, es decir, seccionando el monto total de la operacin en mltiples partes, cada una de las cuales slo requerir de una autorizacin del nivel ms bajo. Para detectar ese tipo de situaciones, un programa de computacin debera rastrear las operaciones de venta a crdito ocurridas durante un

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perodo seleccionado. Para analizar el comportamiento de esas operaciones, los crditos concedidos deberan ser previamente ordenados por cdigo de cliente. A partir de este ordenamiento, los crditos apareceran agrupados por cliente; de esta manera, se podra observar si se presentan casos de clientes que obtuvieron crditos en fecha cercanas una de otras, pero que en conjunto excederan los lmites autorizados. Las salidas de este programa serviran de informacin para anlisis. 11) Verificacin de registracin ntegra de facturas en el archivo de Cuentas a Cobrar Obviamente, la totalidad de los datos de las facturas emitidas deben ser registrados en las respectivas Cuentas a Cobrar. Se supone que los sistemas computarizados actuales son integrados, y que al procesar la confeccin y emisin de facturas van registrando automticamente los datos necesarios de las mismas en el archivo de Cuentas a Cobrar. Asimismo, es conveniente prever un proceso de verificacin por medio de un programa de computacin que, partiendo de la lectura del archivo de Facturacin y del archivo de Cuentas a Cobrar, coteje ambos archivos y verifique que, durante un perodo seleccionado, todas las facturas contenidas en el primero estn registradas en el segundo. Para la ejecucin de este programa es necesario, previamente, clasificar secuencialmente ambos archivos por nmero de cliente. 12) Investigacin de saldos contables Desde el punto de vista contable, los saldos de las Cuentas a Cobrar deben ser deudores (en este caso deudores por venta). Es por eso que cualquier cuenta de cliente que arroje saldo acreedor dar motivo al anlisis detallado de los movimientos contables originados por operaciones comerciales que produjeron esa situacin. Para efectuar esa investigacin ser necesario disponer de un programa de computacin que rastree esos saldos y muestre cmo se formaron. No obstante, podra ocurrir que se efecten ajustes contables no autorizados o errores de imputacin. 13) Verificacin del depsito de todos los fondos recibidos por cobranzas El tratamiento contable de los fondos recibidos consistir en acreditar los mismos a las respectivas Cuentas a Cobrar. Los datos provendrn de los recibos emitidos. Por otro lado, esos fondos deben ser depositados a tiempo en las respectivas cuentas bancarias. Los datos de los recibos de caja y los de las boletas de depsito de los fondos recibidos deben ser conciliados. Para ello, un programa de computacin deber verificar que los importes totales diarios de los recibos de caja concilien con los totales diarios de las boletas de depsito en bancos. Este procedimiento resulta efectivo cuando la caja se encuentra centralizada (no expandida). 14) Recibos de caja no registrados Puede ocurrir que por error involuntario o por mala intencin no se procese un archivo de transacciones que contenga datos de recibos de caja. Una forma de orientar la investigacin sobre situaciones como la indicada, es por medio de un programa de computacin que, recorriendo el archivo de Cuentas a Cobrar, seleccione y liste los datos de dbitos vencidos y no cancelados. 15) Recibos de caja mal imputados Puede ocurrir que la recibos de caja hayan sido registrados pero mal imputados. Es decir, que los importes sean acreditados a cuentas de clientes errneas. Para detectar estas anomalas, un programa de computacin deber cotejar datos almacenados en

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dos archivos: el de Recibos de Caja y el de Cuentas a Cobrar. El archivo de Recibos de Caja debe ser clasificado en un orden secuencial y por nmero de cliente. Este archivo, as ordenado, debe ser igualado con los tems del archivo Cuentas a Cobrar, de modo de detectar si todos los recibos han sido contabilizados adecuadamente. 16) Observacin de crditos no usuales Algunas empresas aplican una poltica de otorgamiento de crdito que responde ms a intenciones de buena voluntad que a una calificacin estrictamente tcnica. Estos casos deberan ser identificados (en el archivo maestro de Clientes) mediante la utilizacin de criterios de codificacin, de modo que quede registrado (a travs de un cdigo) el fundamento de esa inusual asignacin; por ejemplo, razones de promocin publicitaria. La asignacin y mantenimiento de la aplicacin de estos crditos a lo largo del tiempo debe ser motivo de atencin de los directivos de la organizacin. Por ello, la tecnologa informtica debe proveer elementos que, a travs de programas de computacin, rastreen peridicamente la informacin vinculada con otorgamiento de tales crditos, la cual se encuentra almacenada en archivos. A los directivos debe interesarles el resultado final de la aplicacin de esas polticas (principalmente lo que se refiere a ndices de cobrabilidad) 17) Anlisis de crditos mayores A fines de verificar sistemticamente el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la concesin de crdito, particularmente con respecto a aquellos de mayor valor, un programa de computacin deber seleccionar y constatar la vigencia de los crditos otorgados a partir de un importe mnimo. La informacin as recogida servir de base para determinar si, en caso de excesos de crditos no cancelados, la respectiva mercadera vendida y no cobrada fue devuelta a su origen.

EJEMPLO DE COBRANZA POR COBRADORES

En todos los casos donde se especifica que se completa un documento por duplicado, triplicado, etc. y que luego esas copias se envan a distintos destinos es porque se est considerando un sistema que funciona manualmente. Si el sistema de informacin estuviera informatizado, la informacin correspondiente queda registrada una nica vez en la base de datos y cada uno de los sectores podr consultar y/o actualizar solo aquellos datos de los que es responsable (vistas de la base de datos). Los sistemas que estn informatizados tambin tienen la facilidad de definir puntos de control que no deben ser controlados por el personal, sino que son automticamente informados por el sistema. O como mnimo dan la posibilidad de imprimir algn listado donde se seleccione la informacin a controlar lo que facilita la operatoria. En la operacin bsica de Cobranza, cuando la misma se realiza mediante cobradores, suelen distinguirse las siguientes etapas: 1) Deteccin de la situacin de cobro. 2) Operacin de Cobro. 3) Rendicin de la Cobranza. 4) Registracin de la Cobranza.

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Deteccin de la situacin de cobro Esta funcin le compete habitualmente a Cobranzas. Es en esta oficina donde se encuentran los documentos a cobrar y las facturas pendientes de cobro. Por los documentos a cobrar se lleva un registro de vencimientos, donde se anotan los pagars por fecha de vencimiento. Las facturas sern archivadas tambin por orden de vencimiento. De esta manera Cobranzas, consultando sus archivos, puede seleccionar las facturas o documentos que estn en condicin de ser cobrados. Preparacin de la cobranza Una vez extrados los documentos y facturas a cobrar, los mismos deben ser clasificados por zona de Cobranza, a fin de ser entregados a los cobradores que correspondan. Cuando el cobrador recibe los elementos a cobrar debe hacerse responsable a ese fin y para facilitar la gestin del cobrador y a la vez para que en Cobranzas quede un detalle de los valores entregados al cobro, se suele preparar un Listado de Cobranzas juntamente con las facturas y los pagars. En ese listado se menciona el nombre y domicilio del deudor a visitar, el importe a cobrar, el tipo de crdito documentado o no, el descuento que puede corresponder por pronto pago, etc. Es conveniente dejar un espacio en cada rengln de detalle, para que el cobrador pueda anotar el resultado de su gestin de cobro. Este listado suele ser preparado por duplicado y se confecciona uno por da y por cobrador. El cobrador recibe el original juntamente con los valores a cobrar, documentos y facturas y una vez controlada su exactitud firma el duplicado, como constancia de los valores recibidos, el que queda en cobranzas. Cobro El cobrador visita al deudor para efectuar el cobro. Cuando recibe el importe confecciona el correspondiente recibo. El recibo puede ser confeccionado en cuadriplicado, en cuyo caso las copias tendrn el siguiente destino: 1) Original: para ser entregado al cliente. 2) Duplicado: para la rendicin ante la caja. 3) Triplicado: para la rendicin ante Cobranzas y su ulterior uso para la registracin en la cuenta del deudor. 4) Cuadruplicado: queda adherido en el talonario del cobrador. Con respecto al cobro de documentos, en principio no sera necesario entregarle al deudor un recibo, pues la devolucin del pagar ya sera suficiente. Sin embargo, a los efectos del control interno y necesidades de comprobantes bsicos para la registracin del cobro, es recomendable que el recibo se extienda, si bien pudiera ocurrir que el original no se entregara al cliente. Cuando el pago de una factura se hace mediante el libramiento de un pagar, el duplicado del recibo no tiene aplicacin, pues esa Cobranza no es rendida en caja. En esos casos puede utilizarse el triplicado para acreditar el pago en la cuenta corriente del cliente y el duplicado para debitarle su deuda documentada si es que ambas situaciones no se llevan en un mismo fichero. Por ltimo, puede ocurrir que el deudor haga un pago parcial a cuenta. En esos casos es conveniente no entregarle el recibo oficial, sino uno provisorio pues el cobrador no podr hacer la imputacin del cobro logrado. El recibo provisorio debe tener iguales precauciones y

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copias que el oficial. Solamente lo diferencia una leyenda que diga algo as como que el recibo es provisorio, y que se debe esperar el recibo oficial para constancia de que el pago se le ha acreditado en su cuenta y para identificar la imputacin que se le ha hecho al mismo. El cobrador confecciona y firma entonces, el recibo que corresponda y entrega el original al deudor, juntamente con el pagar si es que se trata de una cancelacin de deuda documentada. Los otros tres ejemplares quedan, en principio, adheridos al talonario. Adems anotan la Cobranza en el original del "Listado de Cobranza'', indicando el nmero de recibo que sirve de comprobante bsico para cada cobro. Rendicin de la Cobranza Finalizada su gestin, el cobrador prepara la rendicin de la cobranza. Tiene que indicar a caja cules son los valores percibidos en dinero y en cheques y a Cobranzas los que percibi en documentos y los que no pudo cobrar. La rendicin puede ser preparada en un formulario especial o bien en algn lugar destinado al efecto en el Listado de Cobranza. Si la rendicin se efecta en el Listado de Cobranza el mismo es entregado a la caja juntamente con los dos duplicados de los recibos que amparan el cobro en efectivo o en cheques.

El cajero, al recibir esos formularios y los valores, controla el resumen efectuado por el cobrador. Es decir, que lo anotado como cobrado en efectivo y en cheques coincide con los valores que recibe y a la vez con la suma de los duplicados de recibos. Si todo est conforme, sella y firma el Listado de Cobranza en el lugar donde figura el resumen , y lo entrega al cobrador como constancia de que ste ha transferido la responsabilidad por la custodia de los valores percibidos. El cajero debe anotar el resumen que ha firmado en su planilla de Caja y los valores recibidos los retiene hasta que se efecte el depsito en el banco. Por otro lado, los duplicados de los recibos sirven como comprobante de caja por la Cobranza efectuada. El cobrador debe rendir cuenta ahora, ante Cobranzas. A tal fin presenta el original del Listado de Cobranzas juntamente con el triplicado de los recibos y el duplicado de los recibos cuya Cobranza se hizo en pagars, los pagars librados por los clientes, las facturas cobradas y las facturas y documentos que haba recibido y no pudo cobrar. En Cobranzas se controla que la rendicin efectuada en la caja, ms los pagars recibidos, ms las facturas y documentos no cobrados, sea igual al importe total del Listado de Cobranzas. Adems puede controlar que las firmas de los pagars que trae el Cobrador sean autnticas. Y que los triplicados de los recibos que presenta (incluso los anulados) tengan numeracin correlativa y el primer nmero corresponda al posterior de la liquidacin del da anterior. Una vez efectuados estos controles puede liberar la responsabilidad del cobrador. A tales efectos le puede entregar el duplicado del Listado de Cobranzas, donde estaba su firma, para que l lo destruya, o bien destruirlo ante su presencia. En Cobranzas se archiva, como resultado de la gestin, el original del Listado de Cobranzas juntamente con las facturas cobradas. Los nuevos pagars son incorporados al Registro de Vencimientos. En el mismo Registro se anota, para aquellos pagars que resultaron cobrados, el nmero de recibo del comprobante bsico que ampara ese cobro. Es conveniente que se lleve un resumen de las registraciones efectuadas en el Registro de Vencimiento, en el que se indiquen las entradas y salidas diarias de documentos. De esta

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manera, el saldo de dicho resumen, tendr que totalizar a los documentos anotados en el Registro de Vencimiento y que an no han sido dados de baja por cobro, descuento, endoso a terceros o haber sido entregados a terceros para gestin de cobro. Adems, el saldo de ese resumen, tendr que coincidir con la suma de los documentos que estn en cartera y en consecuencia con el mayor general de Documentos a Cobrar que lleva Contadura. Los nuevos documentos, como as tambin los que se haba llevado el cobrador y no resultaron cobrados, sern archivados nuevamente. Las facturas no cobradas se volvern a archivar, mientras que los triplicados de los recibos se envan a Cuentas Corrientes para que registre en las cuentas de los deudores el cobro. Tambin se envan a Cuentas Corrientes los duplicados, si estos se utilizan para documentar las Cobranzas efectuadas en pagars Registracin de la Cobranza Cuentas Corrientes, en base a los triplicados de los recibos acredita las cuentas del fichero de Deudores Varios y de Documentos a Cobrar. En base al duplicado hace el dbito en el fichero de Documentos a Cobrar, por las deudas documentadas por los clientes. Una vez concluida la registracin de las transacciones, Cuentas Corrientes debe obtener totales de dbitos y crditos. Con esas cifras confeccionar minutas de contabilidad que sern enviadas a Contadura. Contadura tambin recibir una minuta de contabilidad de Tesorera, en la que se indican los importes que la caja percibi de los cobradores. Con estos elementos Contadura puede efectuar un control de consistencia de ambas informaciones y confecciona los asientos en la contabilidad general.

EJEMPLO DE COBRANZA POR DESCUENTO DE DOCUMENTOS EN BANCOS

En todos los casos donde se especifica que se completa un documento por duplicado, triplicado, etc. y que luego esas copias se envan a distintos destinos es porque se est considerando un sistema que funciona manualmente. Si el sistema de informacin estuviera informatizado, la informacin correspondiente queda registrada una nica vez en la base de datos y cada uno de los sectores podr consultar y/o actualizar solo aquellos datos de los que es responsable (vistas de la base de datos). Los sistemas que estn informatizados tambin tienen la facilidad de definir puntos de control que no deben ser controlados por el personal, sino que son automticamente informados por el sistema. O como mnimo dan la posibilidad de imprimir algn listado donde se seleccione la informacin a controlar lo que facilita la operatoria. Cuando el crdito ya ha sido concedido por el banco, la operacin se reduce a detectar cundo hay margen disponible para el descuento, y si en ese momento se necesita el prstamo bancario, proceder a la presentacin de los documentos. En esta modalidad de la operacin bsica de Cobranza, se distinguen las siguientes etapas: 1) Deteccin del margen disponible, 2) Preparacin de la Lista de Descuento, 3) Autorizacin del descuento, 4) Descuento y 5) Registracin.

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Deteccin del margen disponible La Gerencia Financiera es la encargada de gestionar las Lneas de crdito bancarias. Una vez que el banco otorga el acuerdo, la Gerencia se desentiende del control de las operaciones para conocer cual es la utilizacin que en cada momento se est haciendo de los mrgenes otorgados por el banco. Parecera razonable que ese sector fuera Cobranzas puesto que es quien tiene el control de los pagars. Slo sera necesario que se le informe cul es el limite otorgado por cada banco, de manera tal que cuando retire documentos de la cartera para presentar una lista, deduzca de ese margen el importe descontado y cuando en el Registro de Vencimientos observe que vence algn documento que estaba descontado, aumente el margen disponible para descuento. Para el caso de trabajar con varias lneas de descuentos y varios bancos, podra llevarse un fichero donde figurara el margen acordado por cada banco y el margen disponible en cada uno y por cada tipo de lnea. De esta manera Cobranzas puede detectar cundo hay un margen libre para presentar documentos en el banco. Cuando ello ocurre enva un aviso a Gerencia Financiera, quien de acuerdo a las necesidades de fondos habr de decidir si se descuentan o no documentos. Gerencia Financiera comunica su decisin a Cobranzas por nota. Preparacin de la lista En el caso que la decisin sea descontar documentos, cobranzas habr de seleccionar los documentos necesarios que alcancen el monto indicado por Gerencia Financiera, entre los que tienen en cartera. La eleccin de los documentos se debe hacer teniendo en cuenta los requisitos que tiene el banco con respecto a los documentos para su descuento (plazo, monto mximo y mnimo, firmantes, endosantes, etc.) Una vez seleccionados los documentos confecciona la Lista de Descuentos en el formulario que el banco prev para tales efectos. La Lista suele confeccionarse por triplicado, teniendo los siguientes destinos finales: 1) Original para el banco. 2) Duplicado para Contadura. 3) Triplicado para Cobranza, como comprobante de la salida de los documentos de la cartera.

Autorizacin del descuento El original y el duplicado de la Lista son enviados a Crditos, para que ese sector apruebe los pagars elegidos. Si es necesario se amplan los detalles acerca del documento (endosantes), a fin de que Crditos pueda individualizar sin equvocos al pagar y al cliente. Crditos es conocedor del riesgo que implica cada cliente y es el mas indicado para advertir si en la lista se ha incluido algn documento de dudoso cobro. Resulta recomendable que en el banco se descuenten documentos de fcil realizacin, a los efectos de causar una buena impresin ante la institucin y as tener mayores posibilidades para ampliar o renovar el prstamo bancario. Crditos cuando aprueba la lista, iniciala ambas copias de la misma, las que son devueltas a cobranzas. Cobranzas enva el original y duplicado de la lista, juntamente con la nota de Gerencia Financiera y los documentos a Gerencia Administrativa, para que endose los documentos. El endoso debera ser completo a favor del banco de manera que para que

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alguien pueda utilizar ese documento, se requiera un endoso previo del banco. En Gerencia se controlan los documentos de la lista, y el importe de esta con la nota de Gerencia Financiera. Se endosan los documentos. El original de la Lista, con los documentos, y la nota de Gerencia Financiera, vuelven a Cobranzas, mientras que el duplicado va a Contadura, donde queda a la espera de la nota de crdito del banco. Descuento Cobranzas entrega en el banco el original y el triplicado de la Lista de Descuento, juntamente con los pagars: Solicita que el banco firme la recepcin de los documentos sobre el triplicado de la lista, siendo esta copia devuelta a la empresa. En Cobranzas se archiva el triplicado de la lista de descuentos juntamente con la nota de la Gerencia Financiera. Previamente se habrn dado de baja del registro de vencimientos a los documentos presentados en el banco, indicando que los mismos han sido descontados en una entidad bancaria. Tambin se habr indicado en el resumen que de ese registro lleva Cobranzas, la baja de los documentos que se presentaron para su descuento. Registracin del descuento Cuando el banco acredita la lista, enva la nota de crdito. En base a la misma contadura habr de controlar su coincidencia con el duplicado de la lista que estaba pendiente. Adems habr de controlar la exactitud de la liquidacin que efecta el banco, Una vez realizados los controles pendientes debe enviar el duplicado de la lista a cuentas corrientes para que en esta oficina procedan a acreditar los documentos que se han descontado del fichero de documentos a cobrar. Una vez hecha la registracin de cuentas corriente, se confeccionar una minuta de contabilidad que se enviar a Contadura. El duplicado de la lista se archiva en cuentas corrientes como comprobantes de sus registraciones. En Contadura se controla la minuta con la nota de crdito del banco y se confeccionan los asientos en la contabilidad general.

EL CONTROL INTERNO EN PRODUCCIN

Dada la diversidad de procesos de produccin con que nos podemos encontrar, nos centraremos en las normas que estn vinculadas con el control de stock que son las comunes a cualquier proceso de produccin: Existencia de inventarios permanentes o registros contables apropiados : si no se pueden llevar inventarios permanentes es necesario que los registros contables estn organizados de manera que permitan el mejor control posible. Para ello se debe posibilitar la consulta de ingresos por rubro entre fechas para correlacionar lo gastado con los volmenes de produccin. Realizacin de inventarios fsicos: para que sean efectivos deben ser realizados de forma sorpresiva y por personas ajenas a quienes llevan el registro de stock o tienen la custodia de los bienes. Custodia de las existencias: debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona, a quien se le deben otorgar todas las posibilidades para que su responsabilidad no exceda el lmite de sus posibilidades. Las condiciones del local deben ser tales que no produzcan deterioro en las mercaderas y no posibiliten la extraccin no autorizada de las mismas.

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Documentacin de todo movimiento de existencia: toda entrada o salida de bienes del almacn debe estar amparada por un comprobante bsico. El parte de requisicin debe estar firmado por una persona con atribuciones para formular el pedido a almacenes. Es conveniente que los documentos estn numerados para su mejor control. Ajustes de inventario: deben estar plenamente justificados y autorizados por una persona ajena al movimiento de materiales, se deben registrar con formularios especficos o utilizando los mismos que se utilizan para salida de materiales colocndoles una leyenda identificatoria que aclare ajuste de inventario. Fijacin de stock mximos y mnimos: cuando el stock desciende hasta el mnimo deber hacerse un pedido de reposicin. En algunos casos el pedido de reposicin est relacionado con el punto ptimo de compra. Despacho de mercaderas: Cuando algn sector requiera productos de Almacenes, tendr que emitir un Pedido de Materiales, y debe ser firmado por el responsable del sector que requiera los productos. Es conveniente que el Pedido tenga una columna destinada a que Almacenes anote la cantidad efectivamente enviada. Basndose en el duplicado conformado por el sector solicitante, Almacenes efectuar la registracin en sus fichas de stock y lo archivar como comprobante de esas registraciones. Control de productos terminados: Deber intervenir Control de Calidad. Una vez que se autoriza la calidad de produccin, la misma deber ser enviada al Almacn de Productos Terminados. El sector productivo har un Parte de produccin donde consta la cantidad de productos terminados y sus caractersticas. Almacenes deber controlar que la cantidad recibida coincida con lo expresado en el parte, en cuyo caso conforma el cuadruplicado del Parte y lo devuelve al sector de origen. En algunos casos se suele usar Recepcin como entrada previa a cualquier producto a Almacenes.

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B i b l i o g r a f a
Descripcin de las operaciones tpicas de una empresa. Alberto Daz. Editorial Club de estudio, 1981. Medidas de Control Interno en la PYME. A .Brufau Niubo, E. A Lpez, J. L. Vzquez Mario. Editorial Servicio de Asesora Financiera. Sistemas de informacin para la gestin empresaria Procedimientos, seguridad y auditora. Alberto R. Lardent. Editorial Prentice , 2001.

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Anexo IV
Tablas de Decisin: Gua de autoestudio
Sistemas de Informacin I

Universidad Nacional de Lujn

Departamento de Ciencias Bsicas Divisin Estadsticas y Sistemas rea de Sistemas de Informacin

A4
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CONCEPTO DE DECISIN Decidir es elegir una alternativa entre un conjunto de ellas. En el mbito de la organizacin, permanentemente se toman decisiones y cada una de ellas determina un curso de accin a seguir. Cada decisin debe ser un proceso de cuidadosa evaluacin entre distintas alternativas y la seleccin lgica de una de ellas. Ejercicio 1: del siguiente conjunto de enunciados, indique con una cruz, los que expresen una decisin:

a) Si tocan el timbre, no atender la puerta. b) Estoy utilizando la computadora. c) Me gustara ir a comer pizza esta noche. d) Voy a lavar mi auto la prxima vez que llueva. CONCEPTO DE DECISIN LGICA: Existen dos tipos de decisin: Las que llamamos decisiones lgicas, que son aquellas donde las variables pueden llegar a ser ponderadas o interviene un proceso de razonamiento lgico del tipo si ...... entonces ....... Por ejemplo: detengo el vehculo si esta baja la barrera (si esta baja la barrera entonces detengo el vehculo). Y las que no poseen variables posibles de ponderar o no respetan la estructura si .... entonces ..... . Por ejemplo: Voy al cine. Este tipo de decisiones no pueden ser programadas o normalizadas. Nosotros trabajaremos solo con decisiones lgicas, las decisiones que no tienen un antecedente (si) las denominaremos decisiones no programadas y las consideraremos siempre fuera del alcance del sistema en estudio. Ejercicio 2: marcar de la siguiente lista las que a su criterio son decisiones lgicas: a) Elijo jugar al ftbol pues a m me gusta jugar al ftbol. b) A Carlos lo han designado Jefe de Almacenes pues el Gerente le tiene confianza. c) Dado que la venta de disquetes representa el 2% de nuestra facturacin, dejaremos de vender disquetes. d) El prximo fin de semana iremos de pesca. e) La empresa no acepta ms el pago en dlares. Las decisiones programadas se caracterizan por la existencia de una situacin que se repite y siempre que ocurre esa situacin se toma la misma decisin. Las decisiones no programadas son imprevisibles y pueden darse por nica vez. Tambin se denominan decisiones gerenciales. Las decisiones no programadas

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son siempre realizadas por un ser humano (por lo tanto no son posibles de considerar en un proceso informtico, al menos hasta la fecha...). Existen mtodos para ayudar al ser humano en el anlisis de las alternativas para decisiones no programadas. Ejercicio 3: marcar de la siguiente lista las decisiones que considere como programadas y las que considere como no programadas: a) Si no nos alcanza el dinero del crdito para comprar un local, entonces lo alquilaremos. b) Como el local nos resulta pequeo, entonces nos mudaremos. c) Si se llega al stock mnimo, se debe emitir la orden de compra. d) Si no hay clientes se debe mantener la puerta del negocio cerrada. DECISIONES COMPUESTAS La decisin si llueve, voy al cine tiene un solo condicionante que es que llueva y esto hace que sea difcil de equivocarse pues con que se cumpla la nica condicin se sabe que hay que hacer. En la realidad las situaciones suelen ser un poco ms complejas, generalmente nos encontramos con un conjunto de condicionantes que combinados de determinada manera determinan distintas acciones a seguir. Por ejemplo analicemos si llueve, voy al cine ... Si no llueve, qu hago? Si cuando llueve tengo visitas, voy igual al cine? Si llueve tanto que se inundaron las calles, voy de todas formas al cine?

Observemos que estos condicionantes pueden dar lugar a distintas acciones en funcin de sus combinaciones. Para tomar una decisin correcta es importante conocer todos los condicionantes, todas sus combinaciones y todas las distintas acciones a que dan lugar. Ejercicio 4: tratar de encontrar 5 condicionantes para la decisin: Si se me hace tarde, llamo por telfono para avisarte que me esperes

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Luego de realizar el ejercicio anterior, se dar cuenta que la realidad es compleja y que: un conjunto de condicionantes combinados de distinta forma dar lugar a distintas acciones.

EXPRESIN DE DECISIONES COMPUESTAS Veamos el siguiente caso: Mientras el colectivo no viene, espero. Cuando viene un colectivo, si no es el que estoy esperando, lo dejo pasar y espero otro. Si es el que necesito y viene completo tambin lo dejo pasar y espero otro. Si no viene lleno, lo tomo. En este caso se muestra la forma narrativa de expresar una decisin compuesta. Se ha contestado a las preguntas: si no viene el colectivo?, si no es el que estoy esperando?, si viene lleno?. La forma narrativa presenta algunos inconvenientes: Su claridad depende fuertemente de la habilidad del narrador, de su manejo de vocabulario, de la puntuacin, etc. No se distinguen con facilidad los distintos caminos a seguir. No se adapta a decisiones demasiado complejas o extensas. Resulta difcil de verificar si se han incluido todos los casos posibles.

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El mismo caso se puede representar con un diagrama de flujo:

No depende de la habilidad del narrador pero s de la simbologa. Es ms fcil de seguir los caminos de accin que en la forma narrativa pero se complica cuando las decisiones son muchas y encadenadas. Cuanto mayor es la cantidad de condiciones, ambas formas presentan falencias. Necesitamos un mtodo que nos permita salvar esas falencias. CONDICIONES Viene el colectivo Es el que necesito Viene lleno ACCIONES Lo dejo pasar Espero Lo tomo X X X X X X 1 No --2 SI No -3 Si Si Si 4 Si Si No

Esta representacin corresponde a una TABLA DE DECISIN. Las tablas de decisin son tcnicas de aplicacin en el anlisis de problemas, el anlisis de sistemas, en el diseo de procedimientos y en la documentacin de los mismos. Tambin las podemos definir como un medio de comunicacin entre el analista y el usuario o entre el analista y el programador. Tambin pueden ser usadas para analizar la lgica de un procedimiento (o programa) con muchas condiciones (if) anidadas.

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Expresar condiciones compuestas mediante una tabla de decisin nos permite: Distinguir con facilidad los distintos caminos a seguir. Expresar con claridad situaciones complejas y extensas. Verificar la existencia de la totalidad de casos posibles. Distinguir los condicionantes implcitos de un determinado curso de accin. Independencia de la habilidad del narrador y de la ambigedad del lenguaje. Cmo se lee una tabla de decisin?: supongamos que se quiere leer la columna 2 de la tabla anterior, la expresin narrada de la misma sera: Si viene el colectivo y no es el que estoy esperando, entonces lo dejo pasar y espero. CONSTRUCCIN DE UNA TABLA DE DECISIN En primer lugar se deben distinguir las condiciones de las acciones. Para ello si utilizamos la proposicin si ...... entonces ......, ir: Si condicin entonces accin. Analicemos nuestro caso: Mientras el colectivo no viene, espero. Cuando viene un colectivo, si no es el que estoy esperando, lo dejo pasar y espero otro. Si es el que necesito y viene completo tambin lo dejo pasar y espero otro. Si no viene lleno, lo tomo. Las condiciones seran: Mientras el colectivo no viene Cuando viene No es el que estoy esperando Es el que estoy esperando Viene completo No viene lleno

Se puede verificar que: Cada condicin es una situacin que puede ocurrir o no. Las acciones seran: Espero Lo dejo pasar Espero otro Tambin lo dejo pasar Espero otro Lo tomo

Podemos afirmar que: Cada accin es el comportamiento que result a de los valores que tomen las condiciones.

Ejercicio 5: en el siguiente texto subraye con una lnea las condiciones y con una lnea de otro color las acciones. Los alumnos de Sistemas de Informacin I pueden rendir examen en diciembre siempre que hayan aprobado los trabajos prcticos, hayan aprobado ambos parciales, hayan votado en la eleccin de representantes para el claustro de alumnos y tengan las correlativas aprobadas. Si el alumno tiene asignaturas correlativas pendientes de

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aprobacin, deber rendirlas en diciembre para poder dar examen de Sistemas de Informacin I en Febrero. Los que no aprobaron los trabajos prcticos debern recursar en todos los casos. Los alumnos que no votaron no podrn rendir examen final de Sistemas de Informacin I en diciembre, solo podrn presentarse en Febrero. Aquellos que no aprobaron los dos parciales deben rendir un examen recuperatorio. Observemos atentamente las siguientes listas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mientras el colectivo no viene. Cuando viene un colectivo No es el que estoy esperando Es el que necesito Viene completo No viene lleno Espero Lo dejo pasar Espero otro Tambin lo dejo pasar Espero otro Lo tomo

Condiciones

Acciones

Podemos ver que: a) Para plantear condiciones y acciones con claridad hay elementos del lenguaje que resultan superfluos y confunden. Por ejemplo Mientras, Tambin, etc. b) Hay condiciones y acciones expresadas de distinta forma pero que representan lo mismo. Viene completo = Viene lleno / Espero = Espero otro. c) Hay condiciones y acciones duplicadas. Ejercicio 6: en el siguiente texto del ejercicio 5 usted subrayo las condiciones y las acciones. Hacer una lista con las condiciones y otra con las acciones depurando el lenguaje.

CONDICIONES

ACCIONES

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ELIMINACIN DE CONDICIONES NEGATIVAS Observemos la siguiente lista de condiciones: El colectivo no viene. Viene un colectivo No es el que estoy esperando Es el que necesito Viene completo No viene lleno Podemos apreciar que hay condiciones que son simplemente la negacin de otras ya existentes. Las dos primeras condiciones, por ejemplo, son en realidad dos respuestas para una misma pregunta: SI Viene el colectivo? NO

Las tablas de decisin se manejan con las condiciones expresadas en su forma positiva e indicando SI, cuando la condicin se cumple, y NO, cuando no se cumple. Ejercicio 7: de la siguiente lista de condiciones, elimine las negativas generando una nueva lista de condiciones. Aprobados los trabajos prcticos Exmenes parciales aprobados Votacin en la eleccin para representantes del claustro de alumnos. No hay correlativas pendientes de aprobacin. Hay correlativas pendientes. Los trabajos prcticos no estn aprobados.

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COMPONENTES DE UNA TABLA DE DECISIN

CONDICIONES Condicin 1 ...... Condicin n rea de Condiciones

....

Regla 1

Regla 2

ACCIONES Accin 1 ............ Accin n rea de acciones

En las columnas correspondientes al rea de condiciones aparecern los valores Si, No, - (indistinto) En las columnas correspondientes al rea de acciones se coloca el valor X si se ejecuta esa accin y se deja en blanco si no se ejecuta. Una regla es un conjunto de valores tomados por las distintas condiciones y el conjunto de valores tomados por las distintas acciones que le corresponden. Cmo sabemos cuantas reglas debemos tener para que la confeccin de una tabla sea completa y tener seguridad de que no falta alguna alternativa?

MTODOS DE CONSTRUCCIN DE REGLAS Mtodo intuitivo de construccin de reglas Es el ms adecuado cuando se conocen, a priori, las combinaciones de valores de condiciones que lgicamente pueden corresponder a toda la realidad del problema.

Regla n

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Su nombre proviene de que es la manera natural, espontnea, conque se suele encarar la construccin de las reglas, tal como la propia intuicin lo aconseja. Consiste en ir construyendo las reglas, una por una, independientemente, sin ningn criterio de relacin entre ellas, sin un mtodo grfico de construccin especfico, en base al propio conocimiento del problema en estudio, respaldado por la intuicin, que avala que lo que se hace es correcto y completo. Y como el aval que puede dar la intuicin no es necesariamente exacto, este mtodo implica la aparicin de un cierto grado de riesgo: puede suceder que falte alguna regla que debera haber estado, lo que dejar incompleta a la tabla. Cuando el autor de la tabla considera que sta ya est completa, debe agregarle una regla NO OPERATIVA que sirve como sumidero de todas las combinaciones de valores de condiciones que, por algn motivo vlido, no fueron consideradas en la tabla. Esta regla se llama OTROS. Esa regla se interpreta como: SI existe cualquier OTRO conjunto de valores ENTONCES (la accin que corresponda). El sentido de esta regla es darle coherencia a la tabla y dejar cubierta todas las alternativas del procedimiento de decisin ya que dado que la decisin es programada no podra haber alternativas que no tuvieran un curso de accin programado. Esta regla permite cubrir cualquier falencia o malentendido en la comprensin y modelizacin del proceso de decisin. Mtodo masivo de construccin de reglas Es el ms adecuado cuando NO se conocen en detalle, con certeza, las combinaciones de valores de las condiciones intervinientes. Permite construir todas las combinaciones posibles, tengan sentido lgico o no (lo que hace necesaria una posterior depuracin). Se basa en la determinacin de dichas combinaciones, sin utilizar el poco conocimiento que se tiene del problema, sino usando las caractersticas propias de las combinaciones en s mismas, mediante un mtodo grfico especfico. Se relaciona cada valor de cada condicin con todos los de las dems (en forma directa a travs de alguna de las otras condiciones intervinientes). Para visualizarlo mas claramente, se va a partir de la suposicin de que se est analizando un caso en el que actan 3 condiciones. La primera con dos valores posibles (Y, Z), la segunda con cuatro (A, B, C, D) y la tercera con tres (1, 2, 3). La cantidad de reglas posibles de lograr est dada por el producto de las distintas cantidades de valores que toma cada condicin. Es el mtodo del clculo de combinatoria que ya se ha visto en Elementos de Matemtica. Si estas son muchas y / o sus respectivos valores tambin lo son, la cantidad de reglas llega a ser tan grande que impide el uso prctico de este mtodo. Llamando CVCn a la cantidad de valores de la condicin n, en este caso resulta: CVC1 * CVC2 * CVC3 = cantidad total de reglas 2 * 4 * 3 = 24 reglas En este caso, la cantidad de reglas no es tan grande como para impedir el uso del mtodo. Si la tabla trabaja con condiciones que toman, exclusivamente valores limitados (caso particular), la cantidad total de reglas es:

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CVC1 * CVC2 * CVC3 * CVCn = 2 * 2 * 2 *.....* 2 = 2 n Cantidad total de reglas = 2

cantidad de condiciones

En este caso, entonces, la cantidad total de reglas de una tabla de decisin est dada por el resultado de calcular 2n siendo n igual al nmero de condiciones que tiene la tabla. La cantidad total de reglas es una potencia de 2 pues los valores que puede tomar cada condicin son 2, Si o NO. El indistinto (guin), que se coloca algunas veces, no es un tercer valor sino que es el agrupamiento de un SI y un NO. Por ejemplo para nuestro caso del colectivo:

CONDICIONES Viene el colectivo Es el que necesito Viene lleno

La cantidad de reglas ser igual a 23 = 8 reglas.

Una vez que sabemos cuntas reglas debemos contemplar, tenemos que comenzar a colocar los SI y los NO. Un procedimiento para ello es comenzar por la ltima condicin e ir colocando sucesivamente en cada columna SI y NO (SNSNSNSN), hasta completar el nmero total de reglas, luego se asciende una fila y se colocan las respuestas en pares de Si y NO (SSNNSSNN), se vuelve a ascender una fila y se colocan grupos de a 4 SI y NO (SSSSNNNN) y as hasta alcanzar la primer condicin. CONDICIONES Viene el colectivo Es el que necesito Viene lleno 1 S S S 2 S S N 3 S N S 4 S N N 5 N S S 6 N S N 7 N N S 8 N N N

Cuando se completaron las condiciones, debemos marcar las acciones para cada regla:

CONDICIONES Viene el colectivo Es el que necesito Viene lleno

1 S S S

2 S S N

3 S N S

4 S N N

5 N S S

6 N S N

7 N N S

8 N N N

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ACCIONES Lo dejo pasar Espero Lo tomo X X X X X X X X X X X

Ejercicio 8: Completar, con la totalidad de las reglas, el esquema que se ha preparado para la situacin que se describi en el ejercicio 5: CONDICIONES Trabajos aprobados prcticos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6

2 Parciales aprobados Voto en la eleccin de representantes de alumnos Correlativas aprobadas ACCIONES Puede rendir la materia en diciembre Debe rendir recuperatorio Debe recursar Podra rendir en febrero Rendir correlativas en diciembre

REDUCCIN DE REGLAS En la prctica, al analizar un problema, encontramos que hay condiciones que no pueden ocurrir simultneamente sin que se caiga en un absurdo. Si nos encontramos analizando un problema en el cual las condiciones son los das de la semana, es evidente que no pueden suceder simultneamente ms de una. Las condiciones del tipo de las del ejemplo anterior se denominan condiciones EXCLUYENTES dado que no pueden darse ms de una al mismo tiempo. Si en una tabla permitimos la existencia de una regla conteniendo valor SI en dos condiciones mutuamente excluyentes, se genera una regla ilgica, por este motivo dicha regla debe ser eliminada.

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CONDICIONES Lunes Martes Mircoles ACCIONES Practicar deporte

1 S S

2 S

3 S

S N N N N S N N

S N N S

S N S N S N S N

X
ilgico ilgico ilgico ilgico

Estudiar idioma Cursar Anlisis II

X X

Otra situacin que se puede producir es que encontremos que hay condiciones de mayor valor o peso que otras. Por ejemplo: en el caso del colectivo, si el mismo no viene, no importa contemplar si es el que estoy esperando o viene lleno. En este caso, da lo mismo que las dos ltimas condiciones valgan SI o NO, por lo que se pueden reducir esas cuatro columnas a solo dos, colocando un guin en las condiciones es el que necesitoy viene lleno.

CONDICIONES Viene el colectivo Es el que necesito Viene lleno ACCIONES Lo dejo pasar Espero Lo tomo

1 S S S

2 S S N

3 S N S

4 S N N

5 N S S

6 N S N

7 N N S

8 N N N

X X X

X X

X X X X X X

En estas reglas carece de importancia el valor que toman la segunda y tercera condicin. Reducidas esas reglas la tabla queda: CONDICIONES Viene el colectivo 1 S 2 S 3 S 4 S 5 N

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Es el que necesito Viene lleno ACCIONES Lo dejo pasar Espero Lo tomo

S S

S N

N S

N N

X X X

X X

X X X

Otro de los casos que suele suceder, es que en dos reglas se deba cumplir con las mismas acciones, diferencindose solo entre s por el valor que tome una determinada condicin. Es el caso de las reglas 3 y 4 del ejemplo anterior, es evidente que carece de importancia el valor que tome la condicin viene llenosi no es el colectivo que necesito. En este caso se pueden reducir ambas reglas a una sola colocando en el casillero de la condicin mencionada un guin (-) que comprender los estados SI y NOde dicha condicin. La tabla anterior, produciendo esta reduccin, queda:

CONDICIONES Viene el colectivo Es el que necesito Viene lleno ACCIONES Lo dejo pasar Espero Lo tomo

1 S S S

2 S S N

3 S N -

4 N -

X X X

X X X

A esta altura cabe aclarar que las reglas 1 y 2 se denominan reglas puras, porque en todos sus casilleros hay una situacin S o N. Las reglas 3 y 4 se denominan reglas mixtas dado que contienen uno o ms guiones en sus condiciones. Si un par de reglas difieren en tener por lo menos una condicin con valores distintos se llaman independientes, si no es as se las llaman dependientes. Tengamos en cuenta que el signo "-" no se considera un valor sino que indica que es indiferente el valor de esa condicin para esa regla. Si hay dos reglas dependientes con las mismas acciones y una regla es pura y otra es mixta, la regla pura est contenida en la mixta, y por lo tanto puede ser eliminada.

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CONDICIONES Condicin 1 Condicin 2 Condicin 3 ACCIONES Accin 1 Accin 2

1 S S

2 S N S

3 S N N

X X X

Si abrimos la regla 1 queda:

CONDICIONES Condicin 1 Condicin 2 Condicin 3 ACCIONES Accin 1 Accin 2

1a S S S

1b S N S

2 S N S

3 S N N

X X X X

Donde se observa que la regla 1b es igual a la regla 2, por lo tanto la regla 2 se puede eliminar quedando la tabla:

CONDICIONES Condicin 1 Condicin 2 Condicin 3 ACCIONES Accin 1 Accin 2

1 S S

2 S N N

X X

Ejercicio 9: Reducir las reglas del ejercicio 8 debiendo indicar paso a paso como se llega a la tabla final.

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Pasos:

Tabla Final:

CONDICIONES Trabajos aprobados prcticos

1 0

1 1

1 2

1 3

1 4

1 5

1 6

2 Parciales aprobados Voto en la eleccin de representantes de alumnos Correlativas aprobadas ACCIONES Puede rendir la materia en diciembre Debe recuperatorio Debe recursar Podra rendir en febrero Rendir correlativas en diciembre rendir

PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTRUCCIN DE UNA TABLA 1) 2) Estudiar el problema, definiendo el objetivo Aislar o deducir las condiciones

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3) 4)

5) 6) 7) 8) 9)

Aislar o deducir las acciones Depurar el lenguaje: i. Eliminar trminos superfluos ii. Normalizar el lenguaje iii. Eliminar duplicaciones Eliminar condiciones negativas Listar condiciones depuradas Listar las acciones en orden de ejecucin Reducir las reglas Verificar la integridad de la tabla

Todas las tablas de decisin con que hemos trabajado hasta el momento presentaron la caracterstica de que las condiciones no tomaban ningn valor distinto de SI, NO o indistinto (-). A este tipo de tablas se las denomina Tabla de entrada limitada o de valores acotados.

TABLAS DE ENTRADA EXTENDIDA O DE VALORES EXTENDIDOS Este tipo de tablas intenta disminuir los inconvenientes que se presentan en las tablas de entrada limitada, cuando stas deben contemplar una cantidad elevada de condiciones Esto ocurre en problemas que presentan variables que pueden asumir una cantidad grande de valores: en este caso, ser necesario analizar, a travs de la tabla, en forma independiente, cada valor posible de esa variable. De esta manera habr que considerar que cada condicin se desdobla en tantas condiciones como valores diferentes pueda asumir la misma. Supongamos el siguiente ejemplo: una empresa que vende puertas factura a sus clientes a los precios de lista pero otorga una bonificacin en funcin de la cantidad de unidades pedidas durante el mes. Esto significa que, terminado el mes, se emitirn las notas de crdito a cada cliente conforme la siguiente escala: Si la cantidad de puertas compradas por el cliente durante el mes es menor de 15 unidades no se efectuar bonificacin. Si la cantidad est comprendida entre 16 y 30 puertas, se otorga un 2% de bonificacin. Si la cantidad pedida est entre 31 y 45 puertas, se otorga un 5% de bonificacin. Por cantidades superiores a 45 puertas se bonifica un 8%.

La confeccin de la tabla, utilizando como hasta ahora valores acotados y efectuando las eliminaciones correspondientes y la reduccin de reglas, nos dar como resultado:

CONDICIONES Compra < 15 puertas

1 S

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Compra > 15 y < 31 Compra > 30 y < 46 Compra > 45 ACCIONES Bonificacin 0% Bonificacin 2% Bonificacin 5% Bonificacin 8% X

S S S

X X X

Como se observa la variable compra asume cuatro valores posibles y ello exige que sean indicadas cuatro reglas diferentes para esa sola variable. La misma observacin se puede hacer con las acciones, otorgar bonificacin se est representando por medio de cuatro acciones mientras que, en verdad, es una sola variable que puede tomar cuatro valores diferentes segn el valor que tom la variable compra en la condicin. En una tabla de entrada extendida, una parte de las condiciones se encuentra indicada en el cuadrante de las reglas, en la parte de las mismas que corresponde a las condiciones; y una parte de las acciones se encuentra, del mismo modo, ubicada en el cuadrante de las reglas en la parte de las mismas que corresponde a las acciones. Si transformamos a la tabla anterior en una tabla de entrada extendida, la misma quedar: CONDICIONES La Compra es 1 < 15 2 >15 < 31 ACCIONES Bonificacin = 0% 2% 5% 8% 3 > 30 <46 4 > 45

Ejercicio 10: Definir a travs de una tabla, las reglas que determinen la accin a desarrollar respecto a los artculos de un almacn de las siguientes caractersticas: Artculos del rubro 1: envases de plstico Artculos del rubro 2: envases de hojalata Artculos del rubro 3: envases de cartn Artculos del rubro 4: ropa Artculos del rubro 5: envases de cartn con contenido muy frgil A los artculos del rubro 1 les corresponde la gndola A2 A los artculos del rubro 2 les corresponde la gndola B2 A los del rubro 3 les corresponde la gndola A1 A los del rubro 4 la gndola C1 A los del rubro 5 la gndola D1

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Los artculos del rubro 1 se limpian una vez por mes Los artculos del rubro 2 se limpian cada 2 meses Los artculos del rubro 3 se limpian cada 3 meses Los del rubro 4 no se limpian nunca Los del rubro 5 cada 4 meses A los artculos del rubro 1 se es fija un stock mnimo de 1000 unidades A los artculos del rubro 2 se les fija un stock mnimo de 2000 unidades A los del rubro 3, 500 unidades A los del rubro 4, 300 unidades A los del rubro 5, 100 unidades

TABLAS ENCADENADAS En algunos casos es conveniente para lograr una mayor claridad de anlisis, construir varias tablas encadenadas. Este armado de la tabla permite descomponer el anlisis de las condiciones en grupos claramente definidos. En general, se han contemplado casos de toma de decisin programada que estaban constituidos por condiciones (y sus valores) totalmente relacionados entre s. Pero no todos los casos son as: a veces un problema est formado por subproblemas los suficientemente independientes, en su manejo particular, como para ser considerados como situaciones individuales interconectadas. En estos casos es conveniente encarar el problema como una suma relacionada de subproblemas, por medio de un conjunto de subtablas conectadas entre si. Cmo establecer el orden de las subtablas? Siempre habr una que sirva para comenzar a entrar en el problema, para manejar sus propias circunstancias, as como las relaciones especficas entre ellas y las dems. Ello establece la jerarqua de tablas encadenadas. Cmo se determina la tabla de entrada al problema, la tabla matriz? Es la tabla cuyo cometido es el fundamental de la situacin dada (eleccin objetiva) Es la tabla cuya eleccin hace ms clara la solucin del problema (eleccin subjetiva) En el ejemplo de los alumnos de Sistemas de Informacin I que pueden rendir examen final, si dividiramos la tabla original en dos podramos analizar la aprobacin de los trabajos prcticos y de los parciales en la primera tabla y la votacin y las correlativas en la segunda. Esta divisin no es arbitraria dado que la primer tabla se referira a la condicin en que el alumno culmina su cursada y la segunda a las precondiciones con que debe contar para rendir examen final en uno u otro llamado, ya sea diciembre o febrero en nuestro caso de anlisis. De esta manera la tabla nos quedara de la siguiente forma: CONDICIONES Trabajos aprobados 1 2 3 4

prcticos S

S N N

2 Parciales aprobados ACCIONES

S N S N

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Debe recuperatorio Debe recursar Ir a tabla 2

rendir

X X X X

Pueden reducirse!

TABLA 2 CONDICIONES 1 2 3 4

Voto en la eleccin de S N S N representantes de alumnos Correlativas aprobadas ACCIONES Puede rendir diciembre en X X X X X X S S N N

Rendir correlativas en diciembre Podra rendir en febrero

Pueden reducirse!

Como se observa, se sale de la tabla principal y no se regresa a ella desde la tabla 2, este procedimiento se denomina de tabla abierta; cuando se retorna a la tabla principal el procedimiento se llama de tabla cerrada.

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Ejercicio 11: Resolver la siguiente situacin elaborando primero una sola tabla y luego pasarlo a tablas encadenadas: Una empresa de Capital Federal que vende cajas para embalar regalos ha adoptado, para aumentar sus ventas, una poltica de descuentos por cantidad. Si un cliente compra 1000 unidades del la caja tipo A se le efecta un descuento del 10% sobre el monto total de la venta; si adquiere 1000 unidades del tipo B se le realiza un descuento del 25% y si alcanza las 1000 unidades de la del tipo C se le descontar un 30%. Las compra sern de solo un producto por vez dado que los productos estn dirigidos a clientes de distintos ramos. Como adems quieren penetrar en nuevos mercados, si el cliente es del gran Buenos Aires se le hace un 10% de descuento adicional sobre el monto de la compra si l se hace cargo de retirar la mercadera en el depsito de la empresa; si l no retira la mercadera se le efectuar solo un 5% de descuento. Si el cliente es del interior del pas se le enviar la mercadera utilizando un expreso que utiliza la empresa efectundosele en todos los casos un 7% de descuento adicional. A los clientes de Capital Federal no se les efectuar descuento adicional en ninguno de los casos. MTODOS DE CONSTRUCCIN DE REGLAS Calcular la cantidad de reglas con el mtodo de 2 n tiene como inconveniente que a medida que crece el nmero de condiciones, crece el nmero de reglas a considerar en forma geomtrica. Un analista con cierta experiencia en construccin de tablas puede confeccionar la tabla de decisin que contemple todos los casos que le interesan en forma intuitiva, eliminando aquellas reglas que son ilgicas o que no son de inters. Sin embargo no hay que perder de vista que la tabla de decisin se construye para entender y visualizar todas las alternativas de un conjunto de decisiones y no explicitarlas puede conducir a omitir alguna de inters. Este mtodo se basa en el conocimiento del problema que tiene el analista y en su habilidad para construir las reglas. Esta construccin no sigue ningn patrn predeterminado, sino que se efecta intuitivamente de acuerdo a las combinaciones posibles o lgicas. Una vez que se explicitaron todas las condiciones se agrega al final una regla llamada OTRAS como se indico anteriormente y se indica la accin o acciones a seguir en el caso de cualquier otra regla distinta a las especificadas. Estas acciones suelen corresponder a situaciones ajenas al inters o a condiciones de error en el problema. Es muy importante si se construy una tabla por el mtodo intuitivo, luego, verificar la integridad de la misma.

Ejercicio 12: Resolver por el mtodo intuitivo el siguiente caso: Normas para dejar propina, hijo: si vas a cenar a un restaurante de categora debes dejar 15% de propina siempre; si no es de categora con el 10% es suficiente y si se trata de un bar, caf o confitera el 7% es correcto, pero nunca dejes menos de 1$ y no ms de 10$.

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Si vas acompaado de alguna dama, conviene adicionar a la propina $5, (para simular que tens plata) excepto si se trata de un restaurante de categora (donde por quedar como un potentado hars un papeln). Si la factura es con laudo incluido, no dejes nada pues ya te lo cobraron varias veces.

Revisar la resolucin por el mtodo intuitivo con la resolucin por el mtodo 2 n luego de hacer la reduccin de reglas correspondiente.

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O tros e j e rc ic i os Objetivo: Realizar las tablas de decisin simplificada para: La afiliacin de Carenciados de CARITAS Interparroquial. En principio se debe recibir la Solicitud de afiliacin del Carenciado completada, de lo contrario se rechaza el pedido de afiliacin. Si el Carenciado posee ficha abierta o figura en el Listado de los atendidos por Accin Social de la Municipalidad, se rechaza inmediatamente la Solicitud. De no cumplirse las condiciones precedentes, se crea una planilla de los datos del Solicitante con el nombre y la direccin del Carenciado. Adems se le informa al Carenciado que ser visitado por una Asistente Social. Si el Informe recibido de la Asistente Social es favorable, se crea la Ficha Familiar con los datos de la vivienda provistos por el Informe; si es desfavorable, se rechaza la Solicitud del solicitante. Si el Carenciado ya posee Ficha Familiar, se toma la Ficha Familiar del Carenciado y se completa con los datos personales del grupo familiar provistos por el Carenciado. Puede suceder que el Informe provisto por la asistente Social no es favorable ni desfavorable (dudoso) o tambin incompleto, en cuyos casos se tiene en cuenta un segundo resultado de Informe de Asistente Social. Si el Informe recibido de la Asistente Social es favorable, se crea la Ficha Familiar con los datos de la vivienda provistos por el Informe; si es desfavorable, se rechaza la Solicitud del solicitante. Si el Carenciado ya posee Ficha Familiar, se toma la Ficha Familiar del Carenciado y se completa con los datos personales del grupo familiar provistos por el Carenciado. La empresa XNEAR que desea incorporar nuevo personal. El mecanismo de incorporacin es el siguiente: Todos los postulantes deben tener aprobados los exmenes preliminares, ser mayores de 18 aos y poseer sexo masculino. Para la bsqueda de supervisores, se necesitan incorporar personas de sexo masculino cuya edad supere 30 aos, para la busqueda de supervisores de 1ra., deben poseer experiencia como supervisores en reas industriales por perodos superiores a 5 aos; para la bsqueda de supervisores de 2da., se exige experiencia como supervisores en reas comerciles por ms de 5 aos. Los candidatos a supervisores de 1ra. cuya edad oxcile entre 22 y 30 aos, sern tomados como tcnicos. Si el aspirante posee ms de 18 aos y experiencia superior a 2 aos como tcnico de tipo comencial, se lo tomar como administrativo, si por el contrario su experiencia es tcnica industrial y su edad supera 22 aos, ser incorporado como tcnico. Las personas que tengan experiencia admisnistrativa de tipo comercial o administrativa de tipo industrial y mayores de 18 aon, sern tomados como administrativos.

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Anexo V
Tcnicas de Recoleccin
Sistemas de Informacin I

Universidad Nacional de Lujn

Departamento de Ciencias Bsicas Divisin Estadsticas y Sistemas rea de Sistemas de Informacin

A5
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Tcnicas de Recoleccin
Las tcnicas de recoleccin son las que te permiten, capturar los echos que definen la situacin actual para que puedas realizar un diagnstico correcto. Luego de la captura, esta informacin debe ser documentada con tcnicas para documentacin. Algunas de estas tcnicas ya las viste en las unidades anteriores (DFD, cursogramas, etc.). Las tcnicas de recoleccin ms comunes son : entrevistas , observacin directa, cuestionarios y revisin de documentos.

E n tr e v i s ta s
Es una tcnica interpersonal de recoleccin de requerimientos. Es una conversacin dirigida, con un propsito especfico, que utiliza un formato de preguntas que propone el analista y respuestas que brinda el entrevistado. Debe entenderse como una forma de conversacin y no de interrogacin. Propsito El propsito de las entrevistas es obtener : La opinin de los entrevistados acerca del sistema actual Es sumamente importante y a menudo es ms importante que los hechos.

Durante una entrevista el gerente nos manifiesta tener muchos reclamos de sus clientes. A la pregunta de cuntos son esos reclamos, nos contesta que alrededor de 50 por semana. Al indagar el tema llegamos a la conclusin que los reclamos son 3. Ahora bien, pueden hacer sucedido varias cosas: 1- Que el Gerente sea un exagerado 2Que los reclamos no estn documentados 3- Que los reclamos sean reales y el gerente magnifique la cantidad conforme a la preocupacin que esto le genera. Por lo tanto, el conocer la opinin del entrevistado nos permitir hacer hincapi en la disminucin de los reclamos, ya que es un factor importante para la organizacin.

Los sentimientos de los entrevistados acerca del sistema Pueden revelar su conformidad o no con el cambio del sistema actual y puede ponernos en alerta del cumplimiento de la factibilidad operacional.

Los objetivos de la organizacin y personales

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Tanto las opiniones como los sentimientos, nos hablan del sistema actual. Los objetivos, sin embargo, nos hablan del futuro, de cul es el perfil que debe tener el nuevo sistema.

Los procedimientos informales y formales si estos no estn en los manuales de procedimientos

Los procedimientos, nos permiten establecer el curso de la informacin y el procesamiento que se realiza con ella. Los procedimientos formales suelen estar documentados, los informales en cambio, deben ser obtenidos y la tcnica de entrevistas es una de las principales vas de obtencin.

Los requerimientos de informacin Nos determinan el conjunto de datos que el usuario debe tener disponible para poder realizar su trabajo.

Tipos de informacin
Las entrevistas nos proveen de dos tipos de informacin: Cuantitativa: es la que puede ser recabada en forma exacta y precisa, no est atada a la subjetividad del entrevistado.

Si la organizacin en cuestin es una Compaa de Seguros, y en la entrevista se le pregunta cuntos son en total sus asegurados?, la respuesta a dicha pregunta ser un nmero exacto. Es una cantidad, por lo tanto es cuantificable.

Cualitativa: es la informacin subjetiva que es percibida del entrevistado, como son las ideas, los comentarios, las opiniones y descripciones de actividades o problemas.

Si como producto de una entrevista se obtienen datos como ... me parece que la Compaa est tratando mal el tema de los asegurados, porque hay muchos que se borran y se van a otras Compaas...

Todas las entrevistas deben ser preparadas cuidadosamente, estableciendo las preguntas necesarias para lograr el objetivo de recoleccin de datos. Las entrevistas pueden clasificarse en dos tipos: entrevistas estructuradas y no estructuradas.

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Entrevistas estructuradas
Consisten en preguntas preestablecidas diseadas por el analista donde el entrevistador no puede incluir nuevas preguntas durante el proceso de la entrevista.

Entrevistas no estructuradas
Permiten al entrevistador incluir preguntas no planeadas que le posibiliten indagar libremente en el entrevistado aspectos relevantes para la investigacin.

Para lograr los mejores resultados de esta tcnica de recoleccin es necesario realizar una seleccin de las personas a entrevistar. La entrevista deber aplicarse una vez que no se ha podido indagar la informacin de otra forma y el personal entrevistado se limita hacia aquellas personas que tienen dicha informacin.

Planificacin de la Entrevista
Las entrevistas deben ser planificadas con cuidado. Los pasos para realizar entrevistas exitosas son : Lectura de material de fondo : Analiz las entrevistas previas, buscando informacin de base que te permita establecer requerimientos de sistemas. Este anlisis, pondr al descubierto requerimientos de sistemas confusos o incompletos. Hac una lista de estos requerimientos. Prest atencin al lenguaje organizacional. ste te va a permitir comprender mejor al entrevistado. Hay que dar lectura a todo el material y documentacin que se ha recolectado. En algunos casos es importante leer informacin proveniente de otras fuentes como puede ser la referida a organizaciones competidoras de la que se encuentra en estudio o la forma en que se desarrolla el mismo sistema en otro tipo de organizaciones.

Se ha mencionado que las entrevistas se deben utilizar para obtener informacin que no se puede alcanzar de otra manera, con lo cual comprender al entrevistado en una entrevista es crucial para que la misma logre el propsito predeterminado. Realizar una entrevista con resultado escaso o negativo es altamente improductivo tanto para vos como para la organizacin. Establecer el objetivo de la entrevista : Basado en la lista de requerimientos tens que establecer los objetivos de la nueva entrevista. Decid a quien entrevistar Es importante intentar conocer las caractersticas del entrevistado antes de la entrevista. En base a los objetivos y revisando la Matriz Funcin-Responsable, establec la persona indicada a ser entrevistada.

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Los gerentes claves deben siempre ser entrevistados. El no tener en cuenta esta sugerencia puede afectar seriamente el xito del proyecto. Todas las personas se piensan a si mismos como un eslabn imprescindible para la organizacin. Si obvias entrevistar a un gerente porque penss que la informacin que te va a brindar la pods obtener por otras vas, aunque sea cierto, el gerente va a buscar la manera de mostrar que tu proyecto no rene las condiciones necesarias para l, pues se sentir excluido.

Preparar al entrevistado. Comunicate con el entrevistado y hacele saber de tus intenciones de mantener una entrevista con l, as como tambin los objetivos generales de la entrevista, el tema que se tratar y el tiempo estimado de la entrevista (45 minutos es un tiempo adecuado). Adems debers intentar involucrarlo con el proyecto hacindole notar la importancia de la informacin que l te va a brindar. Decid sobre el tipo de preguntas y la estructura de la entrevista. En base a la informacin que tengas del entrevistado y tu conocimiento de vos mismo, decid la estrategia que vas a utilizar para alcanzar los objetivos propuestos.

Tipos de preguntas
Durante las entrevistas se pueden utilizar dos tipos de preguntas: abiertas y cerradas Preguntas Abiertas Son preguntas en las cuales el entrevistado puede explayarse libremente en su respuesta, tienden a recolectar informacin cuantitativa como cualitativa pero son ideales para obtener informacin cualitativa. Presentan las siguientes caractersticas: Ponen confortable al entrevistado. Permiten obtener el vocabulario que refleja valores, actitudes y creencias. Proveen riqueza de detalles. Revelan caminos para preguntas posteriores. Hacen la entrevista ms interesante para el entrevistado. Resultan ms espontneas. Hacen que la construccin de frases sea ms fcil.

Cul es su opinin del sistema actual? Cules son sus responsabilidades principales?

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 A quin consulta cuando toma una decisin?

Ten en cuenta que la palabra Abierta describe la posibilidad de responder que tiene el entrevistado. La respuesta puede estar contenida en dos palabras o ser tan amplia como quiera el entrevistado.

Preguntas cerradas Son preguntas en las que se le brindan al entrevistado las opciones de su respuesta, y ste debe seleccionar la opcin que considere adecuada. El informe de produccin se lo da al Gerente de Produccin o al Gerente General ? Tal vez ests ms familiarizado con las preguntas cerradas que hay en los exmenes de seleccin mltiple, donde se le hace una pregunta y se le dan por ejemplo cinco respuestas de las cuales debe elegir la correcta.

O aquellas que limitan las respuestas disponibles al entrevistado. Las respuestas posibles estn cerradas al entrevistado, debido a que solamente puede responder con un nmero finito, tal como ninguno, uno, o quince.

Qu tantos subordinados tiene ?

Un tipo especial de pregunta cerrada es la bipolar. Este tipo de pregunta limita an ms al entrevistado, permitindole seleccionar respuestas tales como si o no, cierto o falso, etc. Los beneficios de usar preguntas cerradas de cualquier tipo son: Se ahorra tiempo. Se facilita la comparacin Se llega al punto propuesto como objetivo Se mantiene el control de la entrevista dado que existen pocas posibilidades de que el entrevistado comience a hablar de otros temas. Se tratan muchos temas rpidamente Se obtienen datos relevantes.

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Hemos mencionado algunas caractersticas que poseen las preguntas abiertas y cerradas en una entrevista. Casualmente todas tienden a expresar virtudes o ventajas de las mismas. Cules sern sus desventajas? . Discutilo con al menos dos de tus compaeros y enven una lista de las mismas a tu tutor.

Generalmente las preguntas cerradas se utilizan en una segunda entrevista, el primer encuentro se desarrolla con preguntas abiertas y luego de su anlisis se vuelve a entrevistar con preguntas cerradas para clarificar aquellos aspectos que quedaron confusos o poco definidos.

Averiguacin
El objetivo de la averiguacin es ir ms all de la respuesta inicial, para obtener ms significado, para aclararlo o expandir el punto de vista del entrevistado. Las averiguaciones pueden ser preguntas abiertas o cerradas.

La averiguacin ms fuerte es una pregunta tan simple como Por qu?. Otra puede ser : Me dara un ejemplo?

A menudo los entrevistadores novatos son reticentes a averiguar, ya que se sienten obligados por cortesa a aceptar quizs respuestas superficiales.

Fallas en las preguntas

Las preguntas mal formuladas pueden conducir a obtener datos errneos, con lo cual la entrevista realizada resultara un fracaso. Las fallas en las preguntas pueden clasificarse como : Preguntas conducentes y preguntas dobles.

Preguntas conducentes Son aquellas que tienden a dirigir al entrevistado hacia la respuesta que uno parece querer. La respuesta es entonces sugerida.

Le parece que la forma anticuada en que realizan las planillas de control de produccin es eficiente para el objetivo que persiguen?

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Preguntas dobles Son aquellas en las que se usa una sola pregunta para lo que de hecho son dos preguntas separadas.

Cul es la tardanza habitual en la llegada de la planilla de produccin y en qu lo perjudica esto a usted ?

Una pregunta doble es una mala alternativa, debido a que el entrevistado puede contestar solo a una pregunta. Para evitar los problemas que acarrean las preguntas dobles y las conducentes es imprescindible redactar las preguntas con mucho cuidado y reformular aquellas que tengan las caractersticas antes mencionadas.

Estructura de una entrevista

As como existen dos formas reconocidas para razonar : inductiva y deductiva, hay dos formas similares para organizar las entrevistas y una tercera que combina ambos patrones. Dichas estructuras son : Pirmide, Embudo y Rombo.

Estructura de Pirmide Las estructuras de pirmide empiezan con una pregunta muy especfica y terminan con una general. Mediante el uso de esta forma el entrevistador comienza con preguntas muy detalladas y cerradas, para luego expandir el tema permitiendo preguntas abiertas y respuestas ms generalizadas. Es til si el entrevistador necesita ambientarse en el tema o bien si el entrevistador parece que se resiste a entrar en el tema.

Estructura de Embudo En este tipo de estructura el entrevistador toma un enfoque deductivo, comenzando con preguntas generales y abiertas y estrechando las respuestas posibles usando preguntas cerradas. La estructura de la entrevista puede ser vista como con forma de embudo. Proporciona una forma fcil y no intimidante de comenzar una entrevista. Es til cuando el entrevistado se siente interesado en el tema y necesita libertad para expresar sus opiniones.

Estructura de Rombo Frecuentemente es mejor una combinacin de las dos estructuras anteriores, dando como resultado la estructura de entrevista de rombo.

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Se comienzan con preguntas en una forma especfica, luego se examinan temas generales y por ltimo se llega a una conclusin muy especfica. La estructura de rombo combina la fuerza de los dos enfoques, pero tiene la desventaja de llevar ms tiempo. La ventaja principal del uso de una estructura de rombo es que se logra conservar el inters y la atencin del entrevistado por medio de la diversidad de preguntas.

Tcnicas de registracin
Es de suma importancia registrar los aspectos ms importantes de una entrevista, puede hacerse usando un grabador o tomando apuntes. La principal desventaja de tomar notas es que el entrevistado se detendr para darte tiempo a que registres lo que est diciendo, esto hace entrecortada y poco natural la entrevista.

Ten en cuenta que muchas personas son reacias a que se las grabe, an si le preguntamos y estn de acuerdo con que se use esta tcnica de registracin, sus respuestas estarn condicionadas, la experiencia indica que es mucho ms eficiente realizar la entrevista entre dos entrevistadores, uno es quien conduce la entrevista y el otro hace las veces de escribano o secretario, tomando notas de las respuestas del entrevistado.

La principal ventaja de la tcnica de entrevista es la posibilidad que tiene el entrevistador de recolectar informacin mediante la comunicacin no verbal expresada por el entrevistado (gestos, actitudes, etc), por lo tanto es importante no perder el contacto visual con el mismo. Una vez terminada la entrevista debers interpretar la informacin recibida y graficarla a travs de alguna tcnica de documentacin.

Como parte de tu proyecto de anlisis de sistemas para actualizar las funciones de ventas automatizadas del Mundo del Juguete, una cadena de jugueteras, tendrs que entrevistar a Marcos Rotemberg, su Gerente Comercial. Escrib seis objetivos de la entrevista que cubran su uso de fuentes de informacin, formatos de informacin, frecuencia en la toma de decisiones, cualidades deseadas de la informacin y estilo de toma de decisiones. A)- En un prrafo escrib la manera en que te acercars a Marcos para calendarizar la entrevista. B)- Indic qu estructura seleccionaras para la entrevista y porqu? C)- Marcos tiene tres subordinados que tambin usan el sistema los entrevistars? Porqu si o porqu no?. Envi esta produccin a tu tutor.

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Bibliografa
Anlisis y Diseo de Sistemas de Kendall & Kendall, editorial Prentice Hall (1997), pp 79 123

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R e v i s i n d e d o c u m e n to s
Los documentos son una valiosa fuente de datos que el analista debe revisar cuidadosamente. Existen distintos tipos de documentos desde los cuales se puede relevar informacin: Informes corporativos, generalmente proveen de informacin cuantitativa, fueron creados para un propsito y lectores especficos.

Informes que soportan la toma de decisiones, proveen de informacin ya procesada, agrupada y calificada.

Es fundamental tener seguridad respecto a la comprensin de este tipo de informes pues una interpretacin equivocada puede llevar a conclusiones errneas.

Informes de desempeo, permiten conocer, desde un aspecto, el perfil de los miembros de la organizacin.

Son muy importantes para ser considerados previo al uso de la tcnica de entrevista.

Registros, proveen informacin cuantitativa en volmenes importantes.

Son una fuente fundamental para estimar la carga de trabajo de los distintos procesos u operaciones.

Memorandos, son documentos que generalmente no siguen lineamientos preestablecidos pero su anlisis se vuelve fundamental para comprender como los integrantes de la organizacin se encuentran involucrados en el proceso organizacional.

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Avisos de tableros o reas de trabajo , proveen informacin cualitativa permitindonos interpretar el tipo de comunicacin que existe en la organizacin.

Manuales de polticas y procedimientos, no son de existencia frecuente pero de contarse con ellos son un elemento fundamental para la etapa de relevamiento.

Es imprescindible validar que los procedimientos reales sean coincidentes con los formales.

C u e s ti o n a r i o s
Es una tcnica de recoleccin de informacin que permite el estudio de actitudes, creencias, comportamientos y caractersticas de personas principales en la organizacin que pueden ser afectadas por los sistemas actual y propuesto. Consisten en una serie de preguntas planteadas para que sean respondidas por un conjunto de personas.

Actitudes : es lo que la gente de la organizacin dice que quiere (para el nuevo sistema), Creencia : lo que la gente piensa que es, Comportamiento: lo que hacen, Caractersticas : son propiedades de las personas o cosas.

Con los cuestionarios se busca : Cuantificar los hechos encontrados en las entrevistas Estudiar que tan amplio es un sentimiento o creencia expresado en alguna entrevista Recoger caractersticas importantes del sistema a ser ampliadas en entrevistas posteriores. Los cuestionarios son tiles para : Recolectar gran cantidad de informacin, sin gastar tiempo en entrevistas, aunque realizar cuestionarios tiles, es una tarea que requiere mucho tiempo de planificacin. Us cuestionarios cuando : Hay mucha dispersin entre las personas a quienes necesitas preguntar. La cantidad de personas a entrevistar es demasiada. En estudios exploratorios Asegurarse de que los problemas importantes han sido detectados.

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Ventajas: Se pueden distribuir masivamente entre los distintos Departamentos involucrados en el rea en estudio. Cuando los cuestionarios son annimos pueden darse respuestas ms honestas. Las respuestas son menos estereotipadas (no dependen tanto de la personalidad del entrevistado). Desventajas: No podemos observar las reacciones de los entrevistados Las expresiones de los encuestados no son percibidas Algunas preguntas no son contestadas pues no llegan a ser interpretadas.

Tipo de preguntas
Los cuestionarios se confeccionan con preguntas abiertas o cerradas. Preguntas Abiertas Las abiertas se utilizan cuando se quiere conocer la opinin del entrevistado pero son ms lentas de responder dado que el cuestionado debe estructurar su respuesta. Este inconveniente no es menor dado que el entrevistado es quien debe escribir la respuesta, en algunos casos esto puede producir que deje de contestar la pregunta.

Son del tipo: Qu opinin tiene sobre el proceso para la captura de informacin?.

Preguntas Cerradas Las preguntas cerradas se utilizan cuando se tienen que limitar las respuestas posibles del interrogado, el analista puede controlar el marco de referencia. Son del tipo: Considera que el proceso de captura de informacin minimiza la probabilidad de errores? (Si) (No)

Es evidente que implica un menor esfuerzo para el entrevistado contestar una pregunta cerrada, el problema radica en no plantear la pregunta de una manera que induzca a determinada respuesta.

Consideraciones a tener en cuenta al elaborar cuestionarios

Qu informacin se requiere?

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A quien debe aplicarse? En muchos casos puede ser necesario tener que seleccionar una muestra pues no es factible interrogar al total de actores involucrados en el proceso. Qu tipo de cuestionario debe aplicarse? Se estudiaron las deficiencias de la informacin con que se cuenta antes de efectuar el cuestionario? Se prob el instrumento antes de su aplicacin en forma real? Esto permite verificar que las preguntas se encuentran formuladas en forma correcta y que pueden ser interpretadas por los entrevistados. De no tomarse en cuenta estos aspectos es probable que los resultados que obtengamos de la aplicacin del cuestionario no tengan ningn valor.

Lineamientos para usar al seleccionar el lenguaje

El lenguaje utilizado es extremadamente importante para la efectividad del cuestionario. Trat de usar el lenguaje del interlocutor siempre que sea posible, de ser especfico en la redaccin, hay que mantener cortas las preguntas, dirigir las preguntas a los interlocutores adecuados y asegurarse que las preguntas son tcnicamente precisas antes de incluirlas.

Uso de escalas
Escalamiento es el proceso de asignar nmeros u otros smbolos a un atributo. Las escalas son arbitrarias y suelen no ser nicas.

Razones para usar escalas

Se usan para medir actitudes o caractersticas de las personas. Hacen que los interlocutores juzguen los temas del cuestionario.

Formas de organizar las escalas

Hay cuatro formas diferentes para la medicin de escalas y cada forma proporciona distintos grados de precisin.
Escala Nominal Escala Ordinal Escala de Intervalos Escala de Relacin

Escala Nominal Es usada para clasificar cosas. Es la forma ms dbil de medicin. Sirve para obtener totales de cada clasificacin.

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 En qu sector de la empresa trabaja? 12345Ventas Compras Produccin Almacenes Despacho

Escala Ordinal Las escalas ordinales, de manera similar a las nominales, permiten clasificacin, sin embargo la diferencia entre ambas es que la escala ordinal tambin implica ordenamiento de rango, es decir que si se ordena de menor a mayor entonces los elementos de menor denominacin tienen menor rango que los elementos que le siguen. Ponga un crculo en alguno de los nmeros. La biliografa utilizada es : 1- Extremadamente compleja 2- Muy compleja 3- Adecuada 4- Escasa

Escala de Intervalo Las escalas de intervalo poseen la caracterstica que los intervalos entre cada uno de los nmeros son iguales. Debido a esto es que se pueden realizar operaciones matemticas sobre los nmeros dando como resultado un anlisis ms complejo. Ponga un crculo en alguno de los nmeros. La biliografa utilizada es : Extremadamente compleja 1 2 3 4 5

Escasa 6 7

Observ que en los dos ltimos casos se us el mismo ejemplo, salvo que en el ltimo no se han colocado los descriptores en todos los puntos, dndole al interlocutor la sensacin de que la diferencia entre los valores es igual.

Escalas de relacin Las escalas de relacin son similares a las escalas de intervalo, donde se supone que el intervalo entre los nmeros es igual. Sin embargo, las escalas de relacin tienen un cero absoluto. Ponga un crculo en alguno de los nmeros. Cuntas horas utiliza leyendo diariamente? 0 1 2 3 4 5 6

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Mediciones de desempeo en la construccin de escalas

Hay dos mediciones de desempeo en la construccin de escalas : Validez y confiabilidad. Validez Es el grado con el cual la pregunta mide lo que el analista trata de medir. Confiabilidad Mide consistencia.

Consistencia Externa

Se dice que un cuestionario tiene consistencia externa si luego de su utilizacin en varias ocasiones se logran los mismos resultados.

Consistencia Interna

Si un cuestionario posee varias subpartes y se logran resultados equivalentes en todas sus partes, se dice que el cuestionario posee consistencia interna.

Problemas en la construccin de escalas

La construccin de escalas es un tema serio, por lo tanto el armarlas de manera descuidada puede generar los problemas de Lenidad, Tendencia central y Efecto Halo.

Lenidad (Blandura)
La lenidad es un problema causado por los interlocutores que califican a la ligera. Todas las respuestas estn colocadas en uno de los dos extremos de la escala, pero siempre en el mismo.

Califica todo como muy til.

Tendencia central Es un problema que sucede cuando los interlocutores clasifican todo como promedio. Todas las respuestas estn colocadas en el medio de la escala.

Efecto de Halo
Es un problema que sucede cuando la impresin formada en una pregunta se transporta a la siguiente pregunta.

Si se realiza un cuestionario sobre calidad acadmica, preguntando por un profesor, al cual los alumnos le tengan estima, y las preguntas sobre las caractersticas de este profesor estn todas juntas, los alumnos valorarn todas las caractersticas en la parte ms alta de la escala, sin importar la caracterstica acerca de la cual se le est preguntando.

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Soluciones a los problemas en la construccin de escalas

Para solucionar el problema de lenidad, debers mover la categora promedio a la izquierda o a la derecha del centro o ajustar la fuerza de los descriptores. Para evitar o solucionar el problema de Tendencia Central se har que las dife rencias sean ms pequeas en cada extremo. Se ajustar la fuerza de los descriptores. Se crear una escala con ms puntos. Basados en el ejemplo del profesor, para solucionar el efecto Halo debers colocar por ejemplo una caracterstica y todos los profesores, luego otra caracterstica y todos los profesores.

Diseo y administracin de un cuestionario

Hay que tener en cuenta que los interlocutores no siempre estn motivados para responder. Por lo general tienden a recibir demasiados cuestionarios que frecuentemente estn mal hechos y son triviales. Un cuestionario bien hecho y bien diseado puede ayudar a superar la resistencia.

Consideraciones estilsticas y lineamientos para ordenar el contenido

Formato del cuestionario
Una de las consideraciones que debers tener en cuenta es la de dejar suficiente espacio en blanco alrededor del texto impreso en la pgina. Un cuestionario donde los textos estn todos apiados, probablemente sea de difcil llenado y muchas veces no ser contestado.

Dej suficiente espacio en blanco arriba y debajo de cada pregunta, para que se destaque el material impreso y tambin suficiente espacio en blanco para las respuestas. Si un interlocutor debe contestar a una pregunta abierta, debers proporcionarle al menos entre tres y cinco lneas para que lo haga.

Una buena prctica es pedir al entrevistado que encierre las respuestas con un crculo, tambin podrs pedirle que encierre las respuestas correctas en (), o [ ], pero debers dejar el espacio en blanco suficiente para aquellos que poseen letra ms grande que otros.

Antes de disear el cuestionario debers tener muy en claro cules son los objetivos que buscas.

Consistencia en el estilo
Tendrs que ser consistente al organizar el cuestionario.

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Colocar siempre en el mismo lugar durante todo el cuestionario, las instrucciones. (Esto reduce la posibilidad de error).

Orden de las preguntas

No hay una mejor forma de ordenar las preguntas en un cuestionario. Lo que debers tener en cuenta son los objetivos que te planteaste para este cuestionario y la funcin de cada pregunta para cumplir con los objetivos. Las preguntas importantes para los interlocutores deben ir primero. Con esto se logra intrigarlo e involucrarlo, hacindolo sentir que con cada respuesta puede producir un cambio.

Agrup conceptos de contenido similar: Pon juntas las preguntas relacionadas.

Administracin del cuestionario

La decisin de quin ser entrevistado se toma junto con la determinacin de los objetivos.
Asegurate de incluir suficientes interlocutores que permitan una muestra razonable. Ten en cuenta que pueden existir cuestionarios que no se devuelvan, preguntas contestadas incorrectamente, etc. Como consecuencia de esto, dichos cuestionarios debern desecharse.

Mtodos para la Administracin del cuestionario Las opciones para administrar un cuestionario incluyen : 1- Reunir a todos los interlocutores involucrados a la vez 2- Manejar personalmente cuestionarios en blanco y recogerlos llenos. 3- Permitir que los interlocutores administren por s mismos los cuestionarios

4- Enviar por correo los cuestionarios y proporcionar una fecha lmite de entrega.

Qu ventajas y/o desventajas te parece que presentan los mtodos para administrar cuestionarios?

Realiz (teniendo en cuenta todo lo visto hasta ahora) un cuestionario cuyo objetivo es determinar el grado de aceptacin de la modalidad a distancia entre tus compaeros, para esta y otras asignaturas. Tendrs que enviarlo a tus compaeros de modalidad en Sistemas I y procurar los medios para recuperar y analizar los resultados, que debers enviarlos a tu tutor.

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O b s e r v a c i n D i r e c ta
Es una tcnica de recoleccin que proporciona informacin de primera mano en relacin a la forma en que se llevan a cabo las actividades, nicamente observando detalladamente la forma de procesar la informacin y las diversas situaciones que se presentan. Se usa la observacin por muchas razones, una de ellas es para obtener informacin acerca de los observados y su ambiente, que se encuentra inaccesible por otros mtodos. Tambin ayuda a confirmar datos obtenidos en las entrevistas o a travs de otros medios. Es fundamental que la observacin sea estructurada y sistemtica, si se desea que los resultados puedan ser interpretados.

Debs tener muy en claro qu y a quin observar, como as tambin cundo, dnde, porqu y cmo lo hars.

Requisitos respecto al observador

Se deben cumplir ciertos requisitos respecto al observador: Debe ser muy perceptivo Debe saber cmo buscar Debe saber cmo relacionar lo observado con un significado Debe tener cierto nivel de experiencia

Preguntas en las que el observador basa su tarea

El observador basa su tarea en determinadas preguntas usuales: Quin utiliza los documentos? El observado tiene dificultades con la informacin? Cules son los documentos que no se utilizan? Se utiliza la memorizacin? Se sacan copias de la informacin manejada? Adonde se envan las copias? Son demasiado complejas las operaciones? Existen cuellos de botella en las operaciones?

Una herramienta til para el observador es contar con una tabla en la cual se defina lo que se espera que deba suceder y se describa lo que realmente sucedi.

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Muestreo de tiempos
El muestreo de tiempos permite que el analista ponga intervalos en los cuales observar. Pods decidir observar durante siete intervalos de 15 minutos, escogidos al azar durante 7 das de una semana.

Muestreo de eventos
El muestreo de eventos proporciona observaciones sobre un evento completo. Pods decidir observar toda una reunin de gerentes en la que se tomen decisiones.

Qu ventajas y desventajas te parece que tienen ambos mtodos de muestreo?. Son excluyentes? Discutilo con tus compaeros y tu tutor en el foro propuesto para este tema.

Formas para documentar la observacin

Existen diferentes formas de documentar la observacin, las mismas pueden clasificarse en : Pares de adjetivos, Categoras y Guiones. Pares de Adjetivos Han llegado a ser una forma popular para documentar el comportamiento. Elegirs una lista de adjetivos que te puedan ayudar a determinar el comportamiento del observado, encerrando con un crculo el que consideres en el momento de la observacin. Decidido/ indeciso, Preocupado/ despreocupado, firme/ dudoso

Categoras El analista determina categoras de actividades antes de tomar las observaciones. Agrup las actividades segn su tipo: Abre la correspondencia, Responde el telfono, Hace llamadas. Procesa su propia informacin, pide a otros que procesen su informacin Marc la cantidad de veces que sucede cada comportamiento, luego de concluir con la observacin, podrs obtener totales y promedios de cada comportamiento.

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Guiones Es un enfoque organizado y sistemtico, en el que tendrs en cuenta al observado y su actividad. Se documenta en forma narrativa, cada una de las actividades o tareas que el observado realiza con respecto a determinada informacin que est tratando en el momento en el que es observado.

Actor Vicepresidente Auxiliar cmputos Vicepresidente

Actividad relacionada con la informacin (guin) Le pide al sector de cmputos le impriman un listado valorizado con los componentes del auto a fabricar Imprime el listado solicitado por el Vicepres. Lee el listado y lo compara con su similar del mes anterior

Todas estas formas de registrar una observacin deben ser cuidadosamente elaboradas e impresas con anterioridad a la observacin, de manera que en el momento en que ests observando, cuentes con las mismas para ir registrando lo que ves.

Problemas de la observacin directa

El proceso de observacin directa presenta determinados problemas: Los observados cambian la forma de trabajar: al detectar la presencia del observador cambian su comportamiento y tratan de simular situaciones no problemticas. El analista puede tener una perspectiva distorsionada: debe tener la capacidad de detectar los ajustes temporales de la conducta de los observados y percibir cuando est observando situaciones reales. La complejidad del trabajo dificulta la observacin: aquellas operaciones demasiado complejas o donde interviene la computadora son muy difciles de percibir por medio de la observacin. Para intentar evitar estos problemas el observador requerir de la observacin participativa que consiste en involucrarse con el proceso y con el observado para crear confianza, eliminar falsas percepciones y obtener mejores resultados.

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Bibliografa
Anlisis y Diseo de Sistemas de Kendall & Kendall, editorial Prentice Hall (1997), pp 147 196

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