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Sistema de Informacin INDICE: Introduccin Entrada de Informacin Almacenamiento de informacin Procesamiento de Informacin Salida de Informacin Actividades que realiza

un Sistema de Informacin Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin Sistemas Transaccionales Sistemas de Apoyo de las Decisiones Sistemas Estratgicos E olucin de los Sistemas de Informacin

Introduccin: Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. l equipo computacional: el !ard"are necesario para que el sistema de informacin pueda operar. l recurso !umano que interacta con el Sistema de Informacin# el cual est$ formado por las personas que utilizan el sistema. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades %$sicas: entrada# almacenamiento# procesamiento y salida de informacin. Entrada de Informacin: s el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. &as entradas pueden ser manuales o autom$ticas. &as manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario# mientras que las autom$ticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. sto ltimo se denomina interfases autom$ticas. &as unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales# las cintas magn'ticas# las unidades de dis(ette# los cdigos de %arras# los esc$ners# la voz# los monitores sensi%les al tacto# el teclado y el mouse# entre otras. Almacenamiento de informacin: l almacenamiento es una de las actividades o capacidades m$s importantes que tiene una computadora# ya que a trav's de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. sta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas arc!ivos. &a unidad tpica de almacenamiento son los discos magn'ticos o discos duros# los discos fle)i%les o dis(ettes y los discos compactos *+,-./01. Procesamiento de Informacin: s la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar c$lculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preesta%lecida. stos c$lculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o %ien con datos que est$n almacenados. sta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones# lo que !ace posi%le# entre otras cosas# que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un %alance general de un a2o %ase. Salida de Informacin: &a salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o %ien datos de entrada al e)terior. &as unidades tpicas de salida son las impresoras# terminales# dis(ettes# cintas magn'ticas# la voz# los graficadores y los plotters# entre otros. s importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. n este caso# tam%i'n e)iste una interfase autom$tica de salida. 3or ejemplo# el Sistema de +ontrol de +lientes tiene una interfase autom$tica de salida con el Sistema de +onta%ilidad# ya que genera las plizas conta%les de los movimientos procesales de los clientes.

A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Informacin de +ontrol de +lientes: Acti idades !ue reali"a un Sistema de Informacin: Entradas: ,atos generales del cliente: nom%re# direccin# tipo de cliente# etc. 3olticas de cr'ditos: lmite de cr'dito# plazo de pago# etc. 4acturas *interfase autom$tico1. 3agos# depuraciones# etc. Proceso: +$lculo de antig5edad de saldos. +$lculo de intereses moratorios. +$lculo del saldo de un cliente. Almacenamiento: 0ovimientos del mes *pagos# depuraciones1. +at$logo de clientes. 4acturas. Salidas: .eporte de pagos. stados de cuenta. 3lizas conta%les *interfase autom$tica1 +onsultas de saldos en pantalla de una terminal. &as diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden o%servar en el dise2o conceptual ilustrado en la en la figura 6.7. Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin ,urante los pr)imos a2os# los Sistemas de Informacin cumplir$n tres o%jetivos %$sicos dentro de las organizaciones: 6. Automatizacin de procesos operativos. 7. 3roporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. 8. &ograr ventajas competitivas a trav's de su implantacin y uso.

&os Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin# son llamados frecuentemente Sistemas 9ransaccionales# ya que su funcin primordial

consiste en procesar transacciones tales como pagos# co%ros# plizas# entradas# salidas# etc. 3or otra parte# los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la 9oma de ,ecisiones# Sistemas para la 9oma de ,ecisin de :rupo# Sistemas )pertos de Soporte a la 9oma de ,ecisiones y Sistema de Informacin para jecutivos. l tercer tipo de sistema# de acuerdo con su uso u o%jetivos que cumplen# es el de los Sistemas strat'gicos# los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas# a trav's del uso de la tecnologa de informacin. &os tipos y usos de los Sistemas de Informacin se muestran en la figura 6.8.

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de Informacin. Sistemas Transaccionales# Sus principales caractersticas son: A trav's de 'stos suelen lograrse a!orros significativos de mano de o%ra# de%ido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. +on frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin. Son intensivos en entrada y salid de informacin; sus c$lculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. 9ienen la propiedad de ser recolectores de informacin# es decir# a trav's de estos sistemas se cargan las grandes %ases de informacin para su e)plotacin posterior. Son f$ciles de justificar ante la direccin general# ya que sus %eneficios son visi%les y palpa%les.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones# &as principales caractersticas de estos son: Suelen introducirse despu's de !a%er implantado los Sistemas 9ransaccionales m$s relevantes de la empresa# ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. &a informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en c$lculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As# por ejemplo# un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada# genera poca informacin como resultado# pero puede realizar muc!os c$lculos durante su proceso. <o suelen a!orrar mano de o%ra. ,e%ido a ello# la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil# ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.

Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amiga%les# con altos est$ndares de dise2o gr$fico y visual# ya que est$n dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que# por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. 3or ejemplo# un Sistema de +ompra de 0ateriales que indique cu$ndo de%e !acerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de <egocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado.

stos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del $rea de inform$tica. ste tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin# compra de materiales# flujo de fondos# proyecciones financieras# modelos de simulacin de negocios# modelos de inventarios# etc. Sistemas Estratgicos# Sus principales caractersticas son: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Suelen desarrollarse in !ouse# es decir# dentro de la organizacin# por lo tanto no pueden adaptarse f$cilmente a paquetes disponi%les en el mercado. 9picamente su forma de desarrollo es a %ase de incrementos y a trav's de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de a! se van agregando nuevas funciones o procesos. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean# tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. n este conte)to# los Sistema strat'gicos son creadores de %arreras de entrada al negocio. 3or ejemplo# el uso de cajeros autom$ticos en los %ancos en un Sistema strat'gico# ya que %rinda ventaja so%re un %anco que no posee tal servicio. Si un %anco nuevo decide a%rir sus puerta al p%lico# tendr$ que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa de%ido a que %uscan ventajas respecto a los competidores y una forma de !acerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un sistema 0.3 *0anufacturing .esoure 3lanning1 enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo# o %ien# un +entro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de cr'ditos# em%arques# tiempos de entrega# etc. n este conte)to los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Informacin strat'gico si y slo s# apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa. 3or ltimo# es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de informacin denominado Sistemas 3ersonales de Informacin# el cual est$ enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios. E olucin de los Sistemas de Informacin ,e la seccin anterior se desprende la evolucin que tienen los Sistemas de Informacin en las organizaciones. +on frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas 9ransaccionales y# posteriormente# se introducen los Sistemas de Apoyo a las ,ecisiones. 3or ltimo# se desarrollan los Sistemas strat'gicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. n la d'cada de los setenta# .ic!ard <olan# un conocido autor y profesor de la scuela de <egocios de =arvard# desarroll una teora que impact el proceso de planeacin de los recursos y las actividades de la inform$tica. Segn <olan# la funcin de la Inform$tica en las organizaciones evoluciona a trav's de ciertas etapas de crecimiento# las cuales se e)plican a continuacin:

+omienza con la adquisicin de la primera computadora y normalmente se justifica por el a!orro de mano de o%ra y el e)ceso de papeles. &as aplicaciones tpicas que se implantan son los Sistemas 9ransaccionales tales como nminas o conta%ilidad. l peque2o ,epartamento de Sistemas depende en la mayora de los casos del $rea de conta%ilidad. l tipo de administracin empleada es escaso y la funcin de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparacin formal en el $rea de computacin. l personal que la%ora en este peque2o departamento consta a lo sumo de un operador y>o un programador. ste ltimo podr$ estar %ajo el r'gimen de !onorarios# o %ien# puede reci%irse el soporte de algn fa%ricante local de programas de aplicacin. n esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cam%io del personal y usuario *ci%erfo%ia1 que est$n involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan# ya que estos sistemas son importantes en el a!orro de mano de o%ra. sta etapa termina con la implantacin e)itosa del primer Sistema de Informacin. +a%e recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cam%io por parte de los primeros usuarios involucrados a%orta el intento de introducir la computador a la empresa.

tapa de contagio o e)pansin. &os aspectos so%resalientes que permiten diagnosticar r$pido que una empresa se encuentra en esta etapa son: Se inicia con la implantacin e)itosa del primer Sistema de Informacin en la organizacin. +omo consecuencia de lo anterior# el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se !a%r$ que imitar. &as aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas 9ransaccionales no desarrollados en la etapa de inicio# tales como facturacin# inventarios# control de pedidos de clientes y proveedores# c!eques# etc. l peque2o departamento es promovido a una categora superior# donde depende de la :erencia Administrativa o +ontralora. l tipo de administracin empleado est$ orientado !acia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organizacin; en este punto suele contratarse a un especialista de la funcin con preparacin acad'mica en el $rea de sistemas. Se inicia la contratacin de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas# analista-programador# programador de sistemas# jefe de desarrollo# jefe de soporte t'cnico# etc. &as aplicaciones desarrolladas carecen de interfases autom$ticas entre ellas# de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema# con la consecuente irritacin de los usuarios. &os gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante# lo que marca la pauta para iniciar la racionalizacin en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. ste pro%lema y el inicio de su solucin marcan el paso a la siguiente etapa.

tapa de control o formalizacin. 3ara identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos: sta etapa de evolucin de la Inform$tica dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a trav's de las t'cnicas de presupuestacin %ase cero *partiendo de que no se tienen nada1 y la implantacin de sistemas de cargos a usuarios *por el servicio que se presta1.

&as aplicaciones est$n orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para !acerlas m$s eficaces# tales como sistemas para control de flujo de fondos# control de rdenes de compra a proveedores# control de inventarios# control y manejo de proyectos# etc. l departamento de sistemas de la empresa suele u%icarse en una posicin gerencial# dependiendo del organigrama de la ,ireccin de Administracin o 4inanzas. l tipo de administracin empleado dentro del $rea de Inform$tica se orienta al control administrativo y a la justificacin econmica de las aplicaciones a desarrollar. <ace la necesidad de esta%lecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. &a cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer. n esta etapa se inician el desarrollo y la implantacin de est$ndares de tra%ajo dentro del departamento# tales como: est$ndares de documentacin# control de proyectos# desarrollo y dise2o de sistemas# auditora de sistemas y programacin. Se integra a la organizacin del departamento de sistemas# personal con !a%ilidades administrativas y preparado t'cnicamente. Se inicia el desarrollo de interfases autom$ticas entre los diferentes sistemas. tapa de integracin. &as caractersticas de esta etapa son las siguientes: &a integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralizacin del departamento de sistemas %ajo una sola estructura administrativa. &as nuevas tecnologas relacionadas con %ase de datos# sistemas administradores de %ases de datos y lenguajes de cuarta generacin# !icieron posi%le la integracin. n esta etapa surge la primera !oja electrnica de c$lculo comercial y los usuarios inician !aciendo sus propias aplicaciones. sta !erramienta ayud muc!o a que los usuarios !icieran su propio tra%ajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas. l costo del equipo y del soft"are disminuy por lo cual estuvo al alcance de m$s usuarios. n forma paralela a los cam%ios tecnolgicos# cam%i el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Informacin. l departamento de sistemas evolucion !acia una estructura descentralizada# permitiendo al usuario utilizar !erramientas para el desarrollo de sistemas. &os usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas# reemplazando los sistemas antiguos# en %eneficio de la organizacin.

tapa de administracin de datos. ntre las caractersticas que destacan en esta etapa est$n las siguientes: l departamento de Sistemas de Informacin reconoce que la informacin es un recurso muy valioso que de%e estar accesi%le para todos los usuarios. 3ara poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada# es decir# almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso. l usuario de la informacin adquiere la responsa%ilidad de la integridad de la misma y de%e manejar niveles de acceso diferentes. tapa de madurez. ntre los aspectos so%resalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa# se incluyen los siguientes: Al llegar a esta etapa# la Inform$tica dentro de la organizacin se encuentra definida como una funcin %$sica y se u%ica en los primeros niveles del organigrama *direccin1. &os sistemas que se desarrollan son Sistemas de 0anufactura Integrados por +omputadora# Sistemas ?asados en el +onocimiento y Sistemas )pertos# Sistemas de Soporte a las ,ecisiones# Sistemas strat'gicos y# en general# aplicaciones que proporcionan informacin para las decisiones de alta administracin y aplicaciones de car$cter estrat'gico. n esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnologa de %ase de datos y se logra la integracin de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos# a trav's del uso de recursos computacionales.

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