Manual de MIC v1

SISTEMAS Y COMPUTADORES DE COLOMBIA
dyaingenieria
PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
DYAINGENIERIA.IESPANA.ES diegoyamaa@yahoo.com
Tel. 3007833551-3152692535
lunes, 27 de agosto de 2007 SEORES SENA CIUDAD
Respetado seor(a): Tenemos el gusto de presentar a DYAINGENIERIA. Una empresa Colombiana que tiene 5 aos en el mercado dedicados a proveer servicios de Ingeniera civil y sistemas, sistematizacin de empresas, diseo paginas Web, durante los cuales nos hemos destacado por la calidad de nuestros productos, por la responsabilidad con que tratamos a todos nuestros clientes y el excelente servicio , nuestra carta de presentacin la tienen empresas como Atemco Ltda., Macrobodegas Ltda., Bodegas y Asociadas, Vidcamsa, Carlos Pastas, Deintercomer y otros quienes han confiado en la versatilidad de nuestros servicios y productos. DYAINGENIERIA. A lo largo de sus cinco aos de operaciones, tiene varios usuarios, quienes han visto en nuestro software, por sus diferentes caractersticas; como estar desarrollado en plataforma de ltima generacin, integrado en lnea y tiempo real a la agilidad, contabilidad, seguridad y ante todo su entorno amigable, fcil de parametrizar; una herramienta ptima para la sistematizacin de su empresa y manejo de su inventario para con sus clientes e informacin administrativa que conduzca a una efectiva toma de decisiones en su institucin.
Cordialmente
Ing. DIEGO FERNADO YAM ANDRADE Director Comercial

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GENERALIDADES DE NUESTRO SOFTWARE. INTEGRAL, permite tomar toda la informacin de los documentos fuente, realizando la organizacin de las importaciones, evitando dobles capturas de datos. Informacin AL DA Y 100% CONFIABLE, gracias a que se alimenta directamente de los documentos, se tendr informacin confiable de saldos en bodegas, ordenes de cargue y cuentas de cobro. FCIL DE USAR, el software esta diseado para usuarios sin conocimiento en sistemas, su operacin se basa en seleccionar opciones en mens y llenar campos con formas fciles de entender. DINMICO, no requiere cierres mensuales y permite trabajar varios periodos en forma simultnea, permitiendo adelantar sin dejar de realizar los movimientos diarios. SEGURIDAD, Permite asignar cdigos, claves y permisos de acceso a los usuarios para restringir sus actividades. Solo un usuario puede asignar permisos, Maneja nivel de seguridad para el administrador. Multiusuario, Trabajo en grupo mediante red local. Multitarea. Soporta varias ventanas abiertas el mismo tiempo, incluso del mismo proceso. El sistema incluye: ? Licencia, Capacitacin, Manuales en lnea y Fsico ? Desarrollos especiales genricos y ajustables ? Contrato de mantenimiento 8 meses Soporte Telefnico ilimitado, Soporte remoto va MODEM, Visitas de mantenimiento ilimitadas, Actualizaciones permanentes. REQUERIMENTOS: ? PC Procesador Pentium III 500 Mhz ? 128 MB Ram. ? 1300 MB libres en disco duro. ? Resolucin de pantalla 1024 x 768 ? sistema operativo: WINDOWS /98/ME/XP/NT/2000. Comercializa ? DYAINGENIERIA http://dyaingenieria.iespana.es Ing. Diego Fernando Yam Andrade TEL: 3007833551-3152692535
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MANEJO INTELIGENTE DE CARGA DEPOSITOS
MIC v1.0
Este documento tiene como fin, indicar los pasos bsicos a seguir, para comenzar a trabajar con el software MIC v1.0 1. Ingreso al sistema: es la parte inicial en donde se debe ingresar el la clave del sistema con la cual se ingresa a diferentes usuarios . ? ? ? USUARIO: JEFE DE BODEGA USUARIO: INGRESOS 1 USUARIO: ADMINISTRADOR CLAVE: SALIDA CLAVE: 262006 CLAVE: 222222
2. Una vez ingresado al sistema se debe realizar el ingreso de avisos al sistema a travs del men Datos opcin Avisos (ctrl.+v).
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2.1. AVISO DE LLEGADA N: es el numero con el cual se identifica el proceso de generar el ingreso de llegada, este numero es automtico, en caso de existir modificaciones del aviso se procede a ingresar el numero del aviso y luego a modificar los datos ingresados, este proceso solo se lo puede realizar si no se han realizado otros movimientos. 2.2. Importacin/Exportacin: debe especificar si la llegada corresponde a Importacin o Exportacin. 2.3. N de Radicacin: est compuesto por el Aviso de llegada y la fecha en la cual se hace el aviso, la fecha puede ser cambiada ingresando el Da/Mes/ao. 2.4. C. P.I: es el nmero de la carta porte internacional que se obtiene de los documentos. 2.5. fecha: es la fecha de la carta porte internacional. 2.6. POR: es el numero que ampara el carta porte internacional 2.7. US$: es el valor que se calcula automticamente en la ventana ingreso este campo se debe dejar vacio o en blanco. 2.8. MIC: Manifiesto Internacional de Carga que se lo encuentra en el documento, puede ser abreviado o personalizado dentro del manejo interno. Ejemplo 7025365
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2.9. SIA: es la sociedad de intermediacin aduanera que realiza el respectivo trmite. 2.10. Descripcin de Carga: Clase de carga que entra en el aviso de llegada, puede ser escogida de la lista o ingresar un nuevo producto (Bultos de Piedra Pmez, Bultos de Arroz, etc.). 2.11. Cantidad: Registre la unidades de medida de la descripcin de carga, ingrese datos numricos. (50,120), este dato puede ser encontrado en documentos que soporten el ingreso es la cantidad que ingresa a bodega, debe ser igual al campo por. 2.12. Peso Terico: es la cantidad en kilogramos del peso de la mercanca. 2.13. Peso Real: es el valor que se genera automticamente despus de haber realizado los ingresos de cada aviso. 2.14. Cedula: es el nmero de identificacin del importador, puede ser ingresado o presionar la tecla F10 y escoger el importador de la lista.
Seleccione el Importador y luego haz clic en el botn ESCOGER IMPORTADOR 2.15. Importador: es el nombre o razn social del Importador. Despus de ingresar los datos el sistema pide la confirmacin de si el aviso es correcto , dependiendo de sus ingresos aceptar si/no,
automticamente se genera el aviso siguiente para seguir trabajando.

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2.16. CONSULTA DE AVISOS INGRESADOS: esta opcin es utilizada para consultar el nmero del aviso a trabajar utilizando el nmero de MIC ingresado, se accede a travs del men consulta opcin avisos o control+A. Ventana: esta opcin nos carga la siguiente
Lista que contiene los avisos generados en todo el trabajo con el sistema, debido a que esta lista es muy amplia y se genera varios avisos se utiliza la opcin de bsqueda a travs del botn M.I.C
Al presionar el botn M.I.C
nos carga la siguiente caja de
entrada de datos, en la cual debemos ingresar el nmero del manifiesto como ha sido ingresado al generar el aviso
Al aceptar el valor ingresado el sistema arrojara la consulta y mostrara los resultados as:
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Ya con este nmero de aviso podemos trabajar en todo el sistema. 3. Mdulo de Ingresos (Datos). 3.1. Adicionar : luego de generar el aviso de llegada o los avisos de llegada, la mercanca debe ser ingresada como tal, para cada cliente, con los datos de vehculo. Men datos opcin ingresos opcin Adiciona (ctrl. + m).
Carga la siguiente ventana:
Resumen de cantidad y peso registrado
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Aviso de Llegada N: Ingresar el numero de aviso registrado anteriormente, con lo cual se carga automticamente N de radicacin, MIC, Bodega, Descripcin de Carga, Cantidad, Peso Real, Importador. Fecha : Ingrese la fecha en la cual ingresa la mercanca a la Bodega del MIC. Ord.: Numero de Identificacin de orden de Ingreso, se genera automaticamente. Placas: Identificacin del vehculo que realiza el ingreso de la mercanca a la bodega. Conductor: es el nombre de la persona que realiza el ingreso de la mercanca a la bodega. Fecha: es un dato importante, es la fecha en la cual se realiza el ingreso de la mercanca a la bodega. Cant.Teori: es la cantidad terica de mercanca que ingresa al cliente por el vehculo registrado. Cant.Real: es la cantidad real de mercanca que ingresa al cliente por el vehculo registrado. Peso Terico: es el valor del peso que ingresa a la bodega el vehculo. Peso Real: es el valor que ha ingresado a la bodega 3.2. Modificar : se utiliza para cambiar los datos de algn ingreso, se puede modificar todos los datos, tener mucho cuidado. Se ingresa el nmero del aviso a modificar y se avanza utilizando la tecla enter, en la zona de la grilla se selecciona el dato a modificar y se avanza utilizando la barra de desplazamiento horizontal, para guardar los cambios se presiona la tecla Escape (ESC).
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3.3. Eliminacin: Se utiliza para eliminar el ingreso de para cada aviso seleccionado, se debe ingresar el nmero del aviso y luego escoger el cliente al cual se le borra el ingreso.
Ingrese el nmero del aviso en el cual se va a eliminar el ingreso luego presione enter y escoja en la ventana realizando CLICK sobre los datos correctos
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Ventana para seleccionar los registros a borrar, Realice Clic en el dato a borrar y luego clik en y confirme la eliminacin.
La eliminacin es exclusiva de usuarios como INGRESOS 1 o ADMINISTRADOR el JEFE DE BODEGA no puede eliminar ingresos. 4. Mdulo de Salidas (Datos). ? Adiciona: Se utiliza para generar la GUIA de SALIDA . Se debe ingresar el numero de aviso del cual se van a realizar los diferentes despachos, en caso de no estar nacionalizado en el sistema el mdulo solicita que sean ingresados el numero o nmeros de levantes (observar el documento).
ZONA EN LA CUAL SE INGRESA EL LEVANTE TOTAL O LOS PARCIALES, SE DEBE VERIFICAR QUE LA CANTIDAD AMPARADA SEA IGUAL A LA CANTIDAD REGISTRADA
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#LEVANTE:
Ingrese
el
numero
completo
del
levante
de
nacionalizacin, este numero es importante ya que ser mostrado en la GUIA DE SALIDA que se ha generado. ? ? ? ? ? Cant.AMPARADA: nacionalizacin. Tasa Cambio: Valor en dlares de la tasa de cambio que muestra el documento de levante. CIF dolares: Valor del cif del documento de levante. CIF PESOS: valor calculado automaticamente F.LEVANTE: fecha en la que se realizo el levante. Valor de la cantidad que ampara la
Luego de nacionalizar el aviso ya se puede realizar las Guas de Salida de cada aviso, un requisito importante es contar con la orden de cargue para poder certificar la gua de salida.
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La pantalla nos muestra el total de la cantidad del MIC y se debe tener presente: ? ? GUIA Nro.: es el nmero de la gua el cual se genera automaticamente, este nmero no puede ser modificado. Fecha: Es el valor fecha en el cual se realiza la salida de la mercanca de la bodega. Luego de Ingresar la placa el sistema nos solicita que se ingresen los datos del destinatario as:
? ? ? ?
Nombre : Es el nombre del destinatario Ciudad: Hacia donde se dirige la mercanca Vehiculo afiliado a: Nombre de la empresa transportadora.
Placas: Identificacin del vehiculo el cual transporta la mercanca descrita, si el vehiculo esta registrado el sistema carga el conductor para su verificacin caso contrario se debern llenar los campos que el sistema visualiza as: .
? ? ?
S.anterior:
Nos indica automaticamente el valor del saldo
anterior que a la fecha se encuentra en la bodega. C.despach.: Es la cantidad que de acuerdo a la orden de cargue se autoriza a despachar. S.actual: Nos indica automaticamente el valor del saldo que se quedara en la bodega despus de realizar el despacho.
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Peso Kgs.: Es el valor del peso en Kgs de la mercanca que se despacha, el sistema indica el peso de acuerdo a los ingresos realizados, se recomienda dejar el dato como el sistema lo indica.
Validez en DIAS: numero de das que tendr validez la gua de salida para su transportacin, se debe tener presente la distancia de la ciudad de destino.
Observaciones para esta gua: Se debe indicar en este campo algn tipo de aclaracin o informacin transporte que se realiza. con referencia al
Terminado de ingresar los datos en el formulario guas de salida se realiza confirmacin para poder acceder a la impresin de la misma.
Nos solicita confirmacin si queremos realizar la impresin de la gua de salida. Presionamos la tecla S para aceptar.
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4.1. Modificacin Salidas: modifica un aviso y sus levantes adems de las guas de salida este modulo solo puede ser manejado por administrador o personal que realiza los ingresos al sistema. Al ejecutar esta opcin nos carga la siguiente ventana:
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Se debe Ingresar el numero de aviso con lo cual consulta toda la informacin y luego se procede a modificar los levantes o las guas de salida. 4.2. Elimina : elimina de un aviso seleccionado la nacionalizacin o nacionalizaciones adems de las guas de salida realizadas y reintegra la mercanca, esto debido a producto de cambios inesperados o devolucin por parte de alguien que interviene directamente en la generacin de la misma. Luego de realizar eliminaciones se debe proceder a realizar la actualizacin de saldos para que se ordene todas las salidas del sistema y se genere un buen Kardex de cada aviso.
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Ventana de eliminacin de levantes del aviso seleccionado, si no se desea eliminar levantes, se realiza clic en cancelar.
Ventana para eliminar la gua que sea seleccionada, en caso de no querer eliminar y salir hacer clic en eliminar gua seleccionada y luego en el botn NO
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CONSULTAS POR N DE GUIA: se utiliza para mostrar por pantalla y luego reimprimir una GUIA DE SALIDA consultada, se accede a travs de men datos opcin salidas opcin consulta opcin Por # guia y nos muestra lo siguiente:
Se ingresa el numero de la gua de salida a revisar o imprimir. 5. MODULO DE FACTURACION Se utiliza para generar las cuentas de cobro a los clientes registrados en la base de datos, generando saldo por clientes, cartera y logrando asi controlar el manejo de almacenamiento de las mercancias, generar los abonos de los clientes y manejo de caja menor. 5.1. Caja Menor: Modulo utilizado para control de gastos internos, se comienza de un bsico que ser administrado por el usuario, trabaja con cuentas internas.
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5.2 MODULO DE FACTURACION
A travs de esta opcin generamos una facturacin por cada cliente escogindolo por medio de una lista mostrando los avisos a facturar. PASOS: i. Ingreso a la facturacin
Se carga esta pantalla en la cual nos indica el nmero de factura y si es nueva factura nos remite a la ventana de escoger el cliente. ii. Escoger el cliente Debemos realizar clic sobre el cliente y luego clic en el botn ESCOGER CLIENTE.
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ZONA DONDE ESCOGEMOS AL CLIENTE REALIZANDO CLICK SOBRE EL MISMO
iii.
ESCOGER EL NUMERO DE AVISO DEL CLIENTE A FACTURAR
PARA ESCOGER LOS CUATRO AVISOS MANTENER PRESIONADO LA TECLA SHIFT
Debemos seleccionar el aviso realizando clic sobre la lista que contiene el nmero y luego el valor del embalaje/unidad, es importante que el aviso este seleccionado para que automticamente se genere el detalle de la factura.
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DATO GENERADO AUTOMATICAMENTE
con la tecla F10 realizamos la grabacin de los detalles que contengan la factura, automticamente se calcula el IVA y el primer detalle(observar la pantalla).
Debemos confirmar si los datos ingresados son verdaderos, si es afirmativa la respuesta nos aparece el siguiente mensaje.
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FORMATO DE LA FACTURA
NOMBRE IMPORTADOR
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CREACION KARDEX Se utiliza esta opcin para generar el kardex de salida que se solicita por parte de la DIAN, con el objeto de conocer los saldos en bodegas y la forma de salida de la mercanca. Utilizamos control+K para cargar la siguiente ventana:
Esta ventana es el resultado de generar el kardex el cual debe ser publicado en la bodega para los funcionarios de la DIAN
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ACTUALIZACION DE SALDOS Proceso utilizado para regenerar los saldos existentes en bodega, se accede a travs de control+Y y nos presenta la siguiente interfase.
Al realizar clic en el botn iniciar el proceso inicia a regenerar saldos, al finalizar nos indica el siguiente mensaje :
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ALGUNOS REPORTES DEL SISTEMA
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lunes, 27 de agosto de 2007 SEORES SENA CIUDAD

Ing. DIEGO FERNADO YAM ANDRADE Director Comercial

MANEJO INTELIGENTE DE CARGA DEPOSITOS

automticamente se genera el aviso siguiente para seguir trabajando.

Al presionar el botn M.I.C

nos carga la siguiente caja de

Carga la siguiente ventana:

Resumen de cantidad y peso registrado

Nos indica automaticamente el valor del saldo

5.2 MODULO DE FACTURACION

ZONA DONDE ESCOGEMOS AL CLIENTE REALIZANDO CLICK SOBRE EL MISMO

ESCOGER EL NUMERO DE AVISO DEL CLIENTE A FACTURAR

PARA ESCOGER LOS CUATRO AVISOS MANTENER PRESIONADO LA TECLA SHIFT

DATO GENERADO AUTOMATICAMENTE

ALGUNOS REPORTES DEL SISTEMA

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