PLAN DE TRABAJO - GIyOP

Gerencia de Supervisin de Inversin y Obras Pblicas

Grfico del AREA DE TRABAJO
Puesto de Trabajo
MCO (3) JG (21) GC (22)

SO W7p W7p Xp Xp Xp Xp W7u

Offi ce

Jef.

Prop.
SiGeP SiGeP SiGeP SiGeP SiGeP SiGeP SiGeP SiGeP Part. Part. Part. Part. Part.

1. GIyOP-Base 2. JIPE-backup

IP
07 07 07

OP Gcia OP IP OP

MT (2) GIyOP Backup

CF* (4y4bis)

3. GIyOP-Gcia 4. JOPIV-3 5. JIPE-2

GIyOP Base (1)

NO (23) AH (24)

6. JOPIV-2 11. GIyOP-Netbook1 12. GIyOP-Notebook2 21.

07

2 2 -

CLL (5) Samsung (12)

OE (6)

22.Gerardo-PC 23. Nilda-PC W7s W7p W7h 07

Asus (11)

24. Alfredo-PC 4bis. Carolina-Vaio

(*) CF: en el puesto de trabajo de Carolina tenemos la PC fija (4.) y la notebook personal (4bis.)

DESCRIPCION DEL PROTOCOLO

En general las actividades de auditora de esta Gerencia se realizarn de forma centralizada en la PC que denominaremos GIyOP-Base (PC asignada a Virginia Radice), con una ubicacin especifica que llamaremos el Compartido. Ser una carpeta compartida a las terminales usuarias (que llamamos puestos de trabajo), con directorios organizados, contemplar la seguridad y privacidad de los contenidos al resto de la red interna SiGeP con respaldo/resguardo peridico de la informacin almacenada. En un intervalo semanalmente/quincenal se realizar una copia de resguardo, en la terminal que denominaremos JIPE-Backup (PC asignada a Milton Torres). Abarcando los archivos de las tareas de las Jefaturas y el Despacho de la Gerencia. Las puestos de trabajo realizan las tareas en el Compartido en directorios correspondientes a cada asunto, de esta forma se mantiene actualizada la informacin de todas las tareas (centralizacin, como se aprecia en el grfico de esta pgina). Criterios Comunes (Uniformidad), se establece un conjunto de criterios, indicados ms abajo con la intencin de la mejora permanente. De acuerdo a la experiencia se plantear, aplicar cambios de forma convenidas, proporcionando:

UNIFORMIDAD en la Actualizacin y mantenimiento Acceso sencillo Bsqueda en informacin archivada.

Se dispondr de un archivo llamado Planilla Central de Auditorias (PCA), inicialmente en Excel y llevar todos los detalles de las auditorias que se realicen. Aprovecha la funcin de filtros u ordenamiento por diversos criterios de bsqueda. Mantener actualizado los datos cargados se realizar en forma compartida/colaborativa de los integrantes del equipo de trabajo. Esta planilla dispondr de hipervnculos que redirijan hacia los archivos mencionados o a las carpetas donde se encuentran los papeles de trabajos, lo que significa abrir desde una posicin en esta planilla un documento Excel, Word, PDF, o el Navegador con una ubicacin determinada.

CARACTERISTICAS GENERALES FORMATO PREDETERMINADO CRITERIOS COMUNES

Inicialmente se migrar toda la informacin que se lleva en varios puestos de trabajo hacia la ubicacin que corresponda dentro del Compartido. Se entiende que cada usuario, hasta este momento, lleva un mtodo o criterio particular de clasificacin y archivo de la informacin producida. Internamente dentro de estos directorios se ir aplicando el nuevo Criterio Unificando la denominacin de las Carpetas y distribucin de archivos, a fin de reubicarlas en su destino final donde formar parte de la documentacin general de la Gerencia. Alcanza a todas las actividades que se desarrollaren. Se incorpora las plantillas Modelos de Archivos Vigentes de los documentos de uso frecuente (Informe de auditora, notas, resoluciones, otros informes, etc.). A fin de mantener un formato uniforme en la presentacin.

DISEO DE CARPETAS y NOMBRES DE ARCHIVOS

En la Carpeta AUDITORIAS, se alojan las 2 Jefaturas (JIPE y JOPIV) y el Despacho Gerencia, dentro de estas las Auditorias se pueden organizar segn las siguientes opciones propuestas (tem 1 y 2):

1. Carpeta de Jefatura por Ejercicios: cada Ejercicio o Periodo contendr las Auditorias
iniciadas en el mismo. Recomiendo que el nombre de estas subcarpetas se inicialicen por Organismo y Asunto, precedido con algn carcter que indique un orden cronolgico. De existir auditoras u otros trabajos que abarquen varios organismos, por ejemplo de Anticipo Financiero Viticos que alcancen a todos los organismos o varios, se incluir en una carpeta (en el mismo nivel que la de Organismos) con el nombre Auditorias por Asunto-Rubro. Con este criterio se tendr toda la informacin o actuacin realizada por cada jefatura agrupado.

2. Carpeta de Ejercicio por Jefatura: en este caso tendramos una Carpeta principal con
Ejercicio (por ejemplo 2012) y dentro de este JIPE, JOPIV, Despacho.

3. Identificacin de Archivos: hay dos aspectos a tener en cuenta, guardar las versiones
producidas de los Informes y el formato de office de los archivos en general. a. INFORMES Preliminares y Finales versiones producidasAnexo: la redaccin de los Informes que se produzcan se deber salvar (guardar) el producido por cada autor, estos ser: Profesional Auditor, Jefe Auditor, Gerente de Supervisin, Gerente de Coord., Sindico. De esta manera quedar el histrico de lo producido por cada uno de los autores. Como ejemplo de ello podra presentarse un detalle como el siguiente: IP 1 auditor IP 2 jefe auditor IP 3 gcia (mara) IP 4 jefe auditor IP 5 gcia gral IP 6 gcia (mara) IP 7 sindico IP 8 - Definitivo Se visualiza en este ejemplo que al revisarlo Gcia (Mara), vuelve para correcciones de la Jefatura y a posterior (con el VB de Gcia Mara) pasa a Gcia Gral de donde regresa se modifica y se pasa a Sindico, producindose el Definitivo. Idem en caso de Informe Final (IF)

b. Forma de guardar Archivos (Office)Anexo: en general se recomienda utilizar Guardar Como en tipo Documento de Word/Excel 97-2003. Opcin sera configurar los programas Office como predeterminado a este tipo de formato.

4. Organizacin de Archivos: de la organizacin del Compartido en general y en particular de la

informacin recopilada til. a. Estructura del Compartido y su funcin: i. P C A . En la raz del Compartido se encuentran los archivos de la Planilla Central de Auditoria que corresponde a cada jefatura. Es un archivo Excel para volcar todo el movimiento relacionado con la auditoria, fechas, nros de informes y plazos producidos. AUDITORIAS. La principal carpeta de las funciones de Auditoria, contiene las Jefaturas de Auditoria (JIPE y JOPIV) y una carpeta para los documentos de la Gerencia (Despacho Gerencia). Aloja los papeles de trabajo, documentacin obtenida del auditado y los Informes de Auditoria producidos por los equipos de auditoria. MATERIAL CONSULTA. Esta carpeta contiene en general el material de consulta que tiene cierta periodicidad o permanente, agrupando por asuntos de la siguiente manera. Modelos de Archivos Vigentes. Contiene los archivos plantillas de los documentos de uso frecuente utilizados en el proceso de Auditoria ACTUALIZADOS. Esto significa que se aplicaron en ellos los cambios de formato o redaccin institucional. Planes Anuales. Se propone guardar los Planes Anuales de Auditoria aprobados por la SiGeP, por Ejercicios. Presupuestos Provinciales. Agrupa archivos de los distintos presupuestos del mbito de control de la Gcia y Accesos directos a la pgina de la Oficina de Presupuesto para la consulta mencionada. File Permanente y otra Normativa. Acceso a la Normativa recopilada por los equipos y acceso directos a Normativa de la Gerencia de Normativa.

ii.

iii.

1.

2. 3.

4.

iv.

Accesos Directos Varios. Anexo Esta carpeta es una propuesta a fin de guardar links
Accesos Directos hacia otros lugares sin necesidad de tener la informacin a consultar duplicada en Varias ubicaciones. Constituyen accesos temporales que al borrarlos no borra aquellos archivos consultados. Utilidades Propuestas: Links de cada jefatura en el periodo 2012 o cuando inicias una auditoria determinada podrs dejar un links a esa Carpeta sin necesidad de explorar los directorios para llegar a la misma, siendo de utilidad hasta que se produzca el informe final, momento en el cual podrs borrarla simplemente. Documentos importantes de uso frecuente ubicados en otras terminales de SiGeP, por ejemplo Gerencia de Normativa, etc. Links de sitios en la web con informacin de consulta frecuente, ejemplo Boletn Oficial, Hacienda, MinTur (provincial y nacional), pginas de otros rganos de control, etc. Notas Varias. Almacenamiento de archivos varios Reportes Varios. Reportes de JDE y SICE

1.

2. 3.

v. vi.

b. Ubicacin de los archivos Auditoria: la documentacin generada en las Auditorias realizadas se ubicar principalmente en la carpeta de la propia Auditoria iniciada, papeles de trabajo, archivos recibidos del auditado, etc. Como recomendacin a tener en cuenta sera la de identificar cual puede tener el carcter de File Permanente y ubicarlo donde corresponda Material de Consulta\Normativa\Organismo o Asunto

ANEXO Crear o Eliminar un Acceso Directo:

Un acceso directo es un vnculo a un elemento (como un archivo, una carpeta o un programa) en el equipo. Puede crear accesos directos y colocarlos despus en una ubicacin adecuada, como la Carpeta mencionada o en las de Auditorias (Windows las utiliza en el escritorio o el panel de navegacin), con el fin de obtener acceso fcilmente al elemento al que est vinculado el acceso directo. Los accesos directos se pueden distinguir del archivo original por la flecha que aparece en el icono.
Icono de archivo tpico e icono del acceso directo relacionado

Abra la ubicacin que contiene el elemento para el que desea crear un acceso directo. Haga clic con el botn secundario en el elemento y, a continuacin, haga clic en Crear acceso directo. El nuevo acceso directo aparecer en la misma ubicacin que el elemento original. Arrastre el nuevo acceso directo hasta la ubicacin que desee. Cuando elimine un acceso directo, slo se quita el acceso directo. No se elimina el elemento original.

Guardar en Office 2010 con compatibilidad para Office 97 y 2003

Al guardar un determinado documento con compatibilidad con el 97 y 2003 quizs le interese ms usar la opcin Guardar como para seleccionar Documento de Word 97-2003 (*.doc):

Para guardar una nueva versin de un archivo existente (Guardar como)

Si abre un archivo existente y realiza cambios, y no desea sobrescribir la versin original, puede guardar una versin nueva del archivo. De manera predeterminada, la mayora de los programas guardan un archivo en una ubicacin lgica para archivos de su tipo (por ejemplo, los archivos de imagen se guardan normalmente en la carpeta Mis imgenes). No obstante, puede guardar el archivo en una ubicacin diferente. A continuacin se describe cmo guardar una nueva versin de un archivo existente: 1. En el programa que utilice, haga clic en el men Archivo y, a continuacin, en Guardar como. 2. Si el panel de navegacin (panel izquierdo) no se ve, en la esquina inferior izquierda del cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Examinar carpetas para mostrarlo. 3. Realice una de estas acciones: o En el panel de navegacin, seleccione la carpeta en la que desea guardar el archivo. o En la barra de direcciones, haga clic en una flecha situada junto a un nombre de carpeta y, a continuacin, haga clic en la carpeta. o En la barra de direcciones, escriba la ruta de acceso completa a la carpeta (por ejemplo, C:\Users\Public). Para obtener ms informacin, vea Navegar con la barra de direcciones. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar.