DOCUMENTACIN GENERAL: SISTEMAS, REDES Y CENTROS

UNIDAD DIDCTICA 1: EL CONCEPTO DE DOCUMENTACIN GENERAL TEMA 1: INTRODUCCIN *Qu es la Documentacin? EMISOR MENSAJE RECEPTOR La mayora de los autores estn de acuerdo en que la comunicacin es la transmisin de un mensaje que va de un emisor a un receptor por medio de una seal que se da a travs de un canal. Es un proceso informativo en el que intervienen elementos bsicos como una fuente (emisor), un medio (canal) y un mensaje. La fuente, como iniciador del mensaje, puede desear impartir un conocimiento, una actitud o un hecho a un receptor. Para hacerlo, la fuente debe encontrar alguna forma de codificar ese mensaje para transmitirlo de forma exacta al destino. Para ello puede utilizar expresiones, palabras y algn otro tipo de cdigo siempre que sea familiar para el receptor. Se trata de que entienda el significado. A su vez la fuente debe encontrar un canal apropiado a travs del cual transmita el mensaje. Una vez que el receptor ha recibido el mensaje lo codifica dentro del alcance de su propia experiencia. El reconocimiento del mensaje por el receptor proporciona lo que denominamos retroalimentacin para el emisor en el sentido de que el mensaje ha sido recibido. En este punto consideramos que el modelo bsico de comunicacin se llega a invertir. La retroalimentacin da al emisor alguna indicacin de la forma en la que el receptor ha aceptado el mensaje y capacita al emisor para modificar, repetir o explicar el mensaje con mayor detalle. Como caractersticas generales podemos decir que el programa (disciplina que consta en un programa) es informacin; abierta, flexible, dinmica, y a dems se consolida en su andadura. ? *Documentacin como comunicacin: ( proceso informativo). Es uno de los posibles objetos de la informacin. No podemos negar que la documentacin es informacin y que adems se acoplan entre ambas. El concepto informacin constituye la base de la documentacin. La documentacin tiene como fin ltimo la noticia de los documentos, es decir, transmitir un mensaje, y su finalidad primordial es informar (LESANTES). La documentacin es informacin: potencia la informacin e informa acerca de la informacin. Pero la documentacin no es solamente informacin en el sentido

superficial; es ms bien dar forma por parte de un sujeto emisor de un documento que contiene un mensaje para ser trasladado ese conocimiento a un sujeto receptor. El proceso documental descansa en el proceso informativo (ver fotocopia). Sin el proceso informativo, objeto de estudio de la ciencia de la informacin hemos visto que intervienen unos elementos bsicos de modo paralelo el proceso documental es una variedad del primero. En todo proceso documental se da un emisor: el documentalista, y un mensaje: el documento. A travs de un medio determinado para llegar a un receptor, que es el investigador o el usuario con carcter general la naturaleza de este proceso peculiar de informacin se deriva del objeto transmitido: el documento., pues en el proceso documental lo que se transmite a partir de emisor es precisamente un documento, que llamaremos documento secundario. Es el documentalista el que transforma el documento primario en secundario. Ej. LIBROS BIBLIOTECARIO REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Por lo tanto el documentalista transforma un mensaje documentado en documental, generando otro mensaje o documento secundario para hacerlo llegar al usuario que lo decodificar. Mensaje documentado: incorporado, analizado y conservado formando parte de un documento (secundario). Mensaje documental: se reflejar en el momento en que pasa de potencia a acto, de mensaje difundible a difundido. Es el mensaje documentado una vez comunicado.

TEMA II: ORGENES HISTRICOS DE LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIN 2.1. La fundacin del Instituto Internacional de Bibliografa El movimiento de la documentacin se institucionaliza por la accin de dos abogados belgas: PAUL OTLET y HENRY LAFONTAINE. Otlet realiza estudios de diversa ndole en el Derecho, Economa, Historia... De su figura podemos destacar su vocacin por la organizacin de los conocimientos y la bsqueda permanente de una sntesis que permita conocer la formacin y el crecimiento de los conceptos. Se inicia en el mbito de la documentacin al entrar en contacto con Lafontaine, encargado de la seccin bibliogrfica de la Sociedad de Estudios Sociales y Polticos de Bruselas (ltima dcada del XIX). La pretensin de ambos es institucionalizar la documentacin. Pretendan llevar a cabo un proyecto de documentacin mundial. En el ao 1895, a raz de la primera conferencia internacional que se llega a inaugurar en septiembre de ese ao, adoptan las siguientes conclusiones: 1) Creacin de un instituto internacional de bibliografa con el objeto de estudio de todas las cuestiones relacionadas con la bibliografa. 2) Creacin de un repertorio bibliogrfico de carcter universal.

3) Traduccin de la CIU de Dewey al francs. *A este instituto internacional se le vot para su funcionamiento de primeros estatutos que recogan y definan la misin principal del instituto como era la creacin de un repertorio bibliogrfico universal. Este repertorio, considerado como medida importante, va a controlar todas las publicaciones sobre cualquier materia, lengua y procedencia. De esta manera se facilitara la tarea del investigador a encontrar en el repertorio todas las aportaciones cientficas que se iban dando en cada momento. Pero este instituto a lo largo de la historia va a ir tomando distintas denominaciones, entre otras cosas por la evolucin que va teniendo la ciencia documental. A partir de 1895 se institucionaliza la documentacin y a lo largo de los aos la documentacin se va ampliando y cambiando y el instituto va cambiando de denominacin hasta llamarse FID. 2.2. El Tratado de Documentacin de P. Otlet Otro de los hitos importantes (principios del s. XX) y tambin llevado a cabo por Otlet va a ser la publicacin del tratado de documentacin. Publicado en Bruselas en 1934, se ha considerado el primer libro de estas caractersticas que se escribe. Es el punto de arranque sobre lo que se fundamentar la contencin cientfica de la documentacin. Al mostrarnos la gnesis y una primera fase en la evolucin histrica de esa materia en el prembulo, el autor reconoca que su objetivo era exponer las nociones relativas al libro y al documento as como el empleo separado de los elementos que constituyen la documentacin. El autor utiliza el binomio libro-documento y fue consciente de la necesidad de uniformar el trmino optando por documento frente a libro puesto que es mucho ms amplio que el de libro puesto que abarca cualquier tipo de soporte e incluye el libro como un tipo ms de documento. En las primeras lneas del tratado, Otlet expresa la necesidad de hacer accesible la documentacin generada da a da por procedimientos nuevos y en esta parte expone las lneas fundamentales de la concepcin de documento y de documentacin. Propone tres denominaciones para la ciencia como son bibliologa, documentologa y documentacin. Estas ciencias tienen como fin 1) analizar los datos adquiridos, 2) elaborar formas documentarias, 3) Exposicin metdica y racional y 4) provocar investigaciones dentro de este mbito. Seala cuatro objetivos bsicos de la documentacin: 1) Registro del pensamiento humano en os documentos, 2) conservacin y anlisis de los documentos, 3) elaboracin a partir de los documentos primarios de otros ms complejo y 4) registrar los datos de modo cada vez ms rpido siguiendo un plan universal y mundial.

Podemos considerar a la documentacin como ciencia, tcnica y organizacin. La documentacin como ciencia hoy no se puede discutir, ya que rene las condiciones necesarias. Es tcnica porque establece el conjunto de reglas e instrumentos relativos a las operaciones de produccin, conservacin y difusin y es organizacin porque se refleja en las fuerzas individuales e institucionales para llevar la cooperacin documetaria en todos los campos y a su vez es organizacin dentro de los contextos donde se van a desarrollar las tareas documentales.

TEMA III: EL CONCEPTO DE LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIN 3.1 Actividades e instituciones predocumentarias: En las culturas prehistricas el hombre dibujaba en las cuevas. Era un documento guardado que transmita informacin. Tambin tenemos constancia de que en el mundo griego y romano se conservaban documentos porque servan de justificacin ante hechos concretos. La existencia de archivos y bibliotecas queda demostrada en Egipto y Mesopotamia al conservarse documentos de contabilidad. Entre los s. VIII y XII tuvo una enorme importancia la misin de guardar y coleccionar documentos para esgrimir y defender derechos de los ciudadanos. Uno de los instrumentos de conservacin de documentos era la iglesia. En la Edad Media contamos con factores que ayudan al aumento de los documentos: la aparicin del papel y de las universidades, que conservarn los documentos para su difusin. En el s. XV se aprecia una necesidad del hombre por el conocimiento cientfico. Este aspecto se potenciar con la imprenta. El s. XVI supone ms burocracia y por tanto un aumento de la produccin documental. Es destacable la creacin del archivo de Simancas, creado por Carlos I en 1545. Ya en este siglo (XVI) se llevan a cabo tareas documentales como la catalogacin de los documentos. En el s. XVII hablamos de una revolucin cientfica: nacen las publicaciones peridicas cientficas. S. XVIII: creacin de la gran librera real que en el s. XIX ser la Biblioteca Nacional. Archivo de Indias en Sevilla por Carlos III en 1785. S. XIX: Se crean los archivos ministeriales (Biblioteca del Congreso y Senado). Creacin del archivo general de la administracin y del archivo histrico nacional. En este siglo se crea la estructura archivstica y bibliotecaria. Bibliotecas pblicas.

Dentro de las formas de actividad cientfico-informativa tenemos: 1) los depsitos documentales, 2) la bibliografa y los repertorios bibliogrficos y 3) Publicaciones peridicas de carcter cientfico. La valoracin de la bibliografa como ciencia bsica para el progreso cientfico se la debemos a Marcelino Menndez y Pelayo, que en sus obras expone 1) Fomentar la composicin de monografas bibliogrficas y 2) Fomentar monografas expositivocrticas a cada rama de la ciencia. La bibliografa ha sido considerada primero como conocimiento de los manuscritos, segundo como ciencia del libro, tercero como ciencia de las bibliotecas y cuarto como ciencia de los repertorios. Bibliografa como ciencia de los manuscritos: definicin basada en el concepto neoclsico que aparece recogido en enciclopedias francesas diciendo la bibliografa es el conocimiento de los manuscritos antiguos.

Este punto de vista fue apagndose a medida que avanzaban nuevas disciplinas como la paleografa y la diplomtica. Bibliografa como ciencia del libro: esta consideracin se divide en dos ramas: la que se refiere al arte tipogrfico y la que se refiere al arte del libro mismo y que comprende su historia, catalogacin, clasificacin, etc. Como dice el catedrtico Simn Daz esta definicin adolece de falta de finalidad y objeto y por tanto no podemos considerarla como tal. Bibliografa como ciencia de las bibliotecas: Por extensin, si la bibliografa no se entiende como ciencia del libro tampoco podemos entenderla como ciencia de las bibliotecas. Bibliografa como ciencia de los repertorios: Para algunos autores la bibliografa como ciencia del libro tiene una rama que es esta. Sin embargo, tras unos estudios que se llevaron a cabo se concluy que la bibliografa es la parte de la ciencia de los libros que trata de los repertorios pero no podemos considerarla como ciencia de los repertorios.

Para finalizar: la bibliografa es una ciencia, una tcnica, un arte y ciencia auxiliar e instrumental de otras ciencias. *Publicaciones peridicas de carcter cientfico Nacen con la incisin de la ciencia moderna y la consiguiente necesidad de la difusin de los conocimientos en cualquier mbito. Son por tanto el ms ilustre precedente de los sistemas institucionalizados de informacin cientfica y compiten con la forma ms tradicional de transmisin de conocimientos: el libro, hasta llegar a superarlo como vehculo idneo para la comunicacin de la ciencia. Han sido estudiadas desde diferentes ngulos por distintos profesionales. OTLET: Peridicos polticos, literarios, cientficos o profesionales (en el sentido ms amplio) y (sentido restringido) peridico o publicacin en serie que aparece a intervalos regulares e irregulares con numeracin consecutiva y en trmino no fijado de antemano. Sin embargo, esta definicin se ha intentado matizar por otros autores distinguiendo entre publicaciones peridicas y publicaciones seriadas. No existe tal diferencia y ello nos obliga a utilizar el carcter general de la denominacin publicaciones peridicas en un estudio llevado a cabo en el que distingue tres tipos de publicaciones: libro, revista y diario, con caractersticas afines y distinciones. Diario: Periodicidad: aparece en intervalos regulares. Carcter mecnico en los procedimientos de reproduccin. Disponibilidad. Oportunidad. Continuidad en sus publicacin y en todo lo que se produzca debe existir una adecuada organizacin. Revista: Periodicidad: no es relevante puesto que muchos libros se publican en partes. La duracin es lo que realmente lo distingue de un libro editado por partes, ya que la revista parte de ser editada indefinidamente. Colectividad: la revista habitualmente recoge la obra de muchos autores. Disponibilidad. Continuidad en su carcter informativo, en su formacin y en la poltica editorial.

Estas caractersticas no distinguen muy bien la revista del diario, sin embargo otras s lo hacen, como la oportunidad. El peridico est firmemente vinculado a las noticias y eventos diarios mientras que la revista necesita para su vigencia otro tipo de motivaciones. Universalidad: el peridico tiene como destinatario una audiencia ms general sobre una base geogrfica ms limitada mientras que la audiencia de la revista especializada es ms universal y se mantiene sobre una base de comn inters. Existen antecedentes en estas formas de publicacin peridica de carcter cientfico. El Journal des Savants fue la primera publicacin cientfica y pieza clave en el estudio de los orgenes de la documentacin como actividad cientfico-informativa. Se define como un escrito que se imprime todas las semanas, cada quince das o todos los meses y que contiene los extractos de libros nuevos que se imprimen con lo ms destacable que acaece en la repblica de las letras. Fue en 1665 cuando el proyecto se hizo realidad y en enero de 1666 aparecer el primer nmero del Journal, consolidndose y difundindose por toda Europa. La trascendencia fue enorme en la proyeccin de la informacin cientfica europea y su ejemplo fue seguido inmediatamente en Inglaterra y Alemania. Como antecedentes en Espaa de publicaciones peridicas de carcter cientfico estn la correspondencia personal e institucional y los catlogos impresos de libreros. En cuanto al primero, tuvo bastante importancia por el intercambio de ideas y conocimientos entre eruditos. Un ejemplo es la correspondencia personal mantenida entre el Padre Feij y su amigo fray Martn Sarmientos. Aunque perdida e ignorada responde a una estrechsima colaboracin en todas las rdenes, no slo en la intelectual. La funcin del padre Sarmiento era la de corregir y comentar los escritos de su amigo. Los catlogos impresos de libreros responden a la incesante aumento de produccin bibliogrfica en el s. XVIII, que determina una necesidad en el control de sta bajo dos puntos de vista: la del negocio de venta y produccin de libros y la del investigador que procura estar actualizado. 3.2. La fragmentacin del concepto otleniano de Documentacin. Otlet en su tratado persegua un concepto integrador de la documentacin, sin embargo este aspecto integrador va a fragmentarse por el conflicto que se da entre la biblioteconoma y la documentacin, es decir, entre el bibliotecario y el documentalista. Todo esto da lugar a cambios de denominaciones en la ciencia, en las instituciones documentales y en los profesionales de las mismas. La consecuencia de estos enfrentamientos adopta tres posturas y enfoques distintos de la ciencia, por ello destacamos tres perspectivas: A) Biblioteconmica: los que defienden esta postura consideran la documentacin como una mera prolongacin del quehacer bibliotecario. B) Documental: arranca de los postulados otletianos y sita la documentacin como una actividad especfica con personalidad propia y diferente de la biblioteconoma. C) Informativa: nace de la consideracin del proceso documental como proceso informativo, pues los unen los elementos propios del proceso informativo, considerado ste como un proceso recuperador de informacin que ha sido

previamente analizada y conservada para generar nueva informacin a partir de informacin.

TEMA IV: EL CONCEPTO DE DOCUMENTACIN GENERAL 4.1 Estudio de los principios cientficos y tcnicas de la Documentacin General. La ciencia de la documentacin posee unos principios cientficos de indudable validez general. El conjunto de los mismos constituye en nuestra terminologa el concepto de documentacin general, que tiene por objeto el estudio del proceso de comunicacin de las fuentes documentales para la obtencin de un nuevo conocimiento. Puede estudiarse desde dos puntos de vista: como ciencia de la ciencia o como forma de actividad cientfico-informativa. En este segundo enfoque podramos hablar de una documentacin general constituida por un conjunto de principios cientficos de valor general. Se tratara pues de una ciencia que proporciona las bases tericas y prcticas de la actividad cientficoinformativa de carcter general. Pero esta documentacin general se especializa cuando se funde con una determinada disciplina. En este momento podramos decir que la documentacin es operativa y adquiere todo su sentido. 4.3. Definicin de Documentacin General. - Puntos bsicos para la definicin de la documentacin: Bases: 1) La documentacin puede entenderse como conjunto de las disciplinas relacionadas con el estudio del documento, entendiendo ste como fuente de informacin. 2) Documentacin en la medida que tiene que ver con el documento como fuente potencial de informacin. En este sentido se convierte en disciplina instrumental al servicio de la transmisin de todos los saberes. 3) Como disciplina normativa por cuanto condiciona el modo en el que se pueden transmitir las ideas. 4) Como disciplina general y autnoma, puesto que es ciencia de la ciencia al servicio de todas ellas. 5) Como disciplina especializada cuando se hace operativa al servicio de una determinada rama del saber o actividad social. -DOCUMENTACIN GENERAL: Desde un punto de vista metodolgico conviene advertir que el concepto de una ciencia es en s mismo de carcter abierto, de fecundidad creadora como punto de partida y al mismo tiempo de estado permanente de cambio de la propia estructura de la disciplina. Mientras tanto la definicin es delimitativa del concepto y, como afirma DESANTES, cierra o acota un campo de la ciencia. Por tanto el concepto es creativo, abre el mismo campo que la definicin a

cerrado. La definicin podramos decir que es como la representacin plstica y reducida de un momento de la conceptualizacin. -DOCUMENTACIN GENERAL COMO DISCIPLINA (definicin): Ciencia que proporciona las bases tericas y prcticas de la actividad de transmisin de las fuentes al servicio de la obtencin de nuevo conocimiento. Tambin la documentacin general ha pasado a entenderse como la disciplina documental encargada del estudio de los contextos organizativos como sistemas, redes y unidades informativas donde tiene lugar el desarrollo de los procesos documentarios en sus distintos niveles. UNIDAD DIDCTICA 2: LAS BASES ESPISTEMOLGICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN TEMA V: TEORA DE LA ORGANIZACIN 5.1. Teoras clsica y de transicin. Podemos definir ORGANIZACIN como la coordinacin racional de las actividades de un grupo de personas con el propsito de lograr algn fin. Esta definicin tiene varias partes importantes: 1) Se trata de un esfuerzo conjunto donde las actividades del grupo de personas tienen que estar coordinadas. Esta coordinacin racional de las actividades en muchas organizaciones se consigue por su divisin del trabajo y por la jerarqua de autoridades. 2) Esta definicin incluye los fines de la organizacin. En este sentido existen diferentes organizaciones en funcin de sus fines, por ello contamos con distintas teoras como la clsica de la organizacin y de transicin Teoras clsicas:

Dentro de ella hemos de distinguir dos lneas principales de desarrollo. La primera deriva de las obras de FREDERIC TAYLOR, enfocada hacia las actividades bsicamente fsicas relacionadas con la produccin. La segunda se refiere ms a los grandes problemas de organizacin. Es decir, a la divisin departamental del trabajo y su coordinacin. Por lo que se refiere a la primera (Teora de la O. Fisiolgica), parte de la dcada de 1890 y del concepto de direccin cientfica en organizaciones industriales. Este autor se enfrent al problema enfocndolo desde el aspecto del uso efectivo de los seres humanos en las organizaciones industriales. Su estudio estaba basado en el mtodo de tiempo y movimiento. Se propuso establecer la teora de la organizacin y para ello analiz la interaccin entre las caractersticas de los seres humanos y los ambientes sociales y de trabajo creados por las organizaciones. Su obra se ha venido considerando como una teora de la organizacin filosfica. A partir de esta obra llega a unas conclusiones: 1) Encontrar el mtodo mejor para realizar un trabajo y para l era el que permita obtener el promedio mayor de produccin al ao.

2) Reducir al mnimo el coste del trabajo y la obtencin del tiempo necesario para realizarlo. Por lo que se refiere al coste, el estudio de mtodos y tiempos se concentra en dos elementos bsicos: el tiempo y el dinero. Se pretende reducir al mnimo el coste del trabajo y la duracin del tiempo necesario para realizarlo. Como conclusin diremos que la contribucin de TAYLOR no fue un conjunto de principios generales para organizar eficazmente el trabajo, sino ms bien un conjunto de procedimientos operatorios que podran emplearse en cada situacin concreta para descubrir los mtodos que resultasen ms eficientes y de esta manera asegurar su aplicacin. Teora departamental:

Aunque podramos remontarnos a tiempos de Aristteles, nosotros vamos a considerar la teora en su forma contempornea y en los estudios de algunos tericos como SULICK o FAYOL. Estos dos describen organizaciones basadas en la agrupacin de actividades por departamentos y se planten las siguientes cuestiones: cmo se identifican las tareas de los departamentos?, cmo se estructuran los trabajos en unidades administrativas y unidades mayores?. cmo se establecen departamentos de alto nivel?. El resultado de sus anlisis es la imposicin de una estructura departamental dentro de la organizacin., donde cada departamento debe tener asignado un conjunto de tareas que deben ser realizadas por los empleados de ese departamento. El resultado de sus anlisis es la imposicin de una estructura de los departamentos dentro de la organizacin, donde cada departamento debe tener asignado un conjunto de tareas que deben ser realizadas por el personal de los departamentos. Los diferentes elementos de la organizacin estaran relacionados mediante la autoridad que es el derecho de ordenar asignado a un trabajador y la responsabilidad, que consiste en los deberes asociados con el trabajo. FAYOL fue el primer terico que defini una teora general en la que vinculaba racionalmente lo que los directivos hacen y sus principios, es decir, todo ello indicando cmo dirigir con eficacia. Su planteamiento ha sido la base de explicaciones racionales sobre el comportamiento directivo. Teoras de transicin:

BARNARD: algunos autores como l han roto con el enfoque clsico y sus trabajos constituyen la base de una visin ms moderna de las organizaciones. Este autor considera la organizacin empresarial como el medio ms eficaz para difundir y generalizar el progreso social. Para l todas las organizaciones son sistemas subordinados de otro sistema ms amplio como puede ser el conjunto de la sociedad. El postulado inicial de su teora de la organizacin es que las personas actan obedeciendo a motivaciones individuales. El libro ms conocido de este terico, Las funciones del ejecutivo (1968), ejerci una influencia profunda sobre el pensamiento de los lderes y ha constituido la base de algunas teoras orgnicas ms recientes. Un seguidor de Barnard, SIMON (1947), insisti en la importancia del proceso de toma de decisiones como base del estudio de las organizaciones. De estos trabajos

surge la idea de que las organizaciones son un sistema de actividades coordinadas que consisten en un grupo que coopera y trabaja para conseguir un fin comn. La organizacin debe equilibrar los incentivos que ofrece a sus miembros para que mantengan su dedicacin a la organizacin. 5.2 Teora moderna de la organizacin Desgraciadamente no podemos sealar una teora orgnica nica que haya surgido de todos los diversos enfoques del estudio de las organizaciones. El enfrentamiento sigue y ha dado lugar a diversas ideas sobre las organizaciones y sus formas de operar. Sin embargo disponemos de una base ms realista para entender las hiptesis que subyacen bajo estas diferentes teoras. Vamos a identificar algunos enfoques para resaltar los principales problemas de las organizaciones que nos puedan aceptar para el diseo e implantacin de los sistemas de informacin. Algunos autores se centran en las necesidades psicolgicas y deseos de los individuos de la organizacin. Estos tericos han adoptado la jerarqua de necesidades propuesta por Abraham MASLOW; cinco niveles de necesidades humanas: 1) 2) 3) 4) 5) Seguridad, garanta y supervivencia. Sociales y de afiliacin. Satisfaccin del ego y de autoestima. Autonoma e independencia. Autoactualizacin.

Esta teora trata de convencernos de que las necesidades de orden inferior deben estar satisfechas antes de que un ser humano se interese por las necesidades de orden superior. Se reconoce en general que para la mayora de los individuos que normalmente forman parte de una organizacin, las necesidades de orden inferior como seguridad, se encuentran satisfechas (teora de la pirmide). McGREGOR: Si contemplamos la teora de organizar como un proceso, sera lgico tener en cuenta: 1) La organizacin debe basarse en contingencias y situaciones, es decir, cuando se elabore una teora de la organizacin hay que considerar conceptos, principios, tcnicas y criterios. Tenemos que partir de que no existe una nica manera correcta de organizar un nmero variable de empresas, sino ms bien hay que tener en cuenta que cada estructura organizacional depende de la situacin para lo que se ha establecido y de las posibles contingencias. 2) Estructurar los niveles de organizacin y el rea de mando, es decir, la razn para organizar es hacer eficaz la cooperacin humana. As resulta que la causa de los niveles organizacionales radica en las limitaciones del rea de mando. En otras palabras: puesto que existe un lmite para el nmero de personas que un administrador puede supervisar, el resultado es la existencia de los niveles organizacionales, es decir, conocer la amplitud de rea de mando o decidir cuntos subordinados puede organizar un superior. 3) Problemas que surgen con los niveles. Existe la tendencia a considerar a la departamentalizacin como un fin en s mismo y a medir la eficacia de las

estructuras organizacionales con la totalidad de los departamentos y de los niveles departamentales. Sin embargo, la divisin departamental, las organizaciones jerrquicas y la creacin de niveles mltiples no son muy aconsejables. En primer lugar porque los niveles son costosos, en segundo lugar porque complican la comunicacin y en tercer lugar porque los niveles abundantes dificultan el control. *Cmo debe ser la estructura y el diseo de las organizaciones: Una cuestin importante en la teora moderna de la organizacin es la relacin que guarda el concepto de informacin y comunicacin con el de organizacin. Autores como MARCH SIMON ya sealaban el carcter detallista y tcnico de la comunicacin en las organizaciones. Ese rigor comunicativo hace de las organizaciones entidades con un alto grado de previsin y las habilita para tratar de manera coordinada con el medio ambiente que las rodea La analoga resaltada por estos autores pone en primer plano el tema de la coordinacin y por tanto de la comunicacin y por ello concluye que a mayor eficiencia de la comunicacin dentro de la organizacin ms capaz ser sta de tolerar la independencia, es decir, mayores sern sus posibilidades de sobrevivir como organizacin cumpliendo sus funciones sin ser absorbida. En este sentido otros autores consideran que desde el surgimiento de la teora de la organizacin el papel esencial de la informacin y comunicacin en las organizaciones no ha hecho ms que acentuarse. Por lo tanto podemos afirmar que una organizacin es un sistema compuesto por tres elementos: personas, elementos materiales e informacin, siendo este ltimo el nervio vivificador de los dos anteriores, asegurando la supervivencia de los mismos. Esta afirmacin enlaza con las concepciones ms recientes defendidas por la gestin de la informacin en el sentido de que las organizaciones deben ser consideradas fundamentalmente como sistemas de informacin. Por ello el sistema de informacin interviene de una forma fundamental en el funcionamiento de una organizacin y no podemos definirlo y discutirlo sin definir qu es la organizacin. Por esto algunos autores han estudiado las organizaciones desde el punto de vista de su estructura para ser capaces de entender mejor cmo disear e implantar sistemas de informacin en las organizaciones. Adems, estos enfoques nos ayudan a entender y conocer cmo se utiliza la informacin dentro de la organizacin y a apreciar los cambios que se puedan realizar en la organizacin al introducir los nuevos sistemas de informacin.

5.3. Organizacin formal e informal (BARNARD): -FORMAL: El mismo autor considera una organizacin de tipo formal cuando las actividades de dos o ms personas estn deliberadamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos. La esencia de una organizacin formal est en la existencia de un propsito comn consciente y se puede decir que la organizacin existe cuando las personas pueden comunicarse entre s y estn dispuestas a actuar y compartir un propsito comn.

-INFORMAL: Cualquier actividad de grupo que no tiene objetivos explcitos aunque eventualmente puedan contribuir al logro de los fines comunes. Como ejemplos: los pasajeros de un avin, grupos de amigos en una empresa... Existen diversos tipos de organizaciones informales dependiendo de sus propsitos: grupos de amigos ntimos, camarillas y subcamarillas. Los primeros tienen una gran compatibilidad. El principal propsito es lo social pero los propsitos colaterales incluyen la comunicacin de informacin. Las camarillas se componen de personas relacionadas por razones de trabajo. Las subcamarillas son personas identificadas con una camarilla. La existencia, variedad y rigor de las organizaciones informales conduce a la conclusin de que stas satisfacen necesidades humanas de una forma que no lo hacen las organizaciones formales. Las razones son: perpetuar la cultura del grupo y la necesidad de comunicar, informar o dar noticias. Un ejemplo especial de organizaciones informales son los colegios invisibles; una especie de corporacin formada por un nmero reducido de investigadores sobresalientes de distintos pases e instituciones donde los contactos personales y los intercambios directos de informacin son de gran importancia para sus miembros. Son autnticos canales de difusin de la informacin cientfica. LOPEZ YEPES los define como organizaciones informales donde los rasgos de mayor utilidad podran ser apreciados en la construccin de los sistemas de informacin. TEMA VI: TEORA GENERAL DE SISTEMAS 6.1 La nocin de sistema. Para elaborar el moderno mtodo de los sistemas es aconsejable considerar la idea de sistema no como una moda efmera o una reciente tcnica, sino como algo situable en el contexto de la historia de las ideas. En cierto sentido puede decirse que la nocin de sistema es tan antigua como la filosofa europea. Deriva del griego y significa reunir en un todo organizado. BERTALANFFY define un sistema como un conjunto de elementos que se relacionan entre ellos y con el medio. En la misma lnea otros autores lo definen como un conjunto de elementos interrelacionados en funcin de un objetivo comn actuando en determinado entorno y con capacidad de autocontrol. Por lo tanto, un sistema consiste en: 1) Unos elementos que lo componen (subsistemas) que estn integrados en aqul y cada uno de los cuales posee determinadas cualidades. 2) Una interrelacin entre todos y cada uno de sus elementos. 3) El todo es distinto a la simple suma de los elementos, cuyas propiedades son del sistema y no de los elementos componentes. 4) Una subordinacin de los elementos al todo organizado (el sistema que los comprende). El sistema es un conjunto de componentes y variables organizado, interaccionado, independiente e integrado. Estos componentes son en realidad las tareas, actividades, misiones o partes del sistema que se realizan para lograr unos objetivos.

*Sistema de informacin: Conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. Buscan un objetivo comn: apoyar las actividades de la organizacin. Estas actividades incluyen las operaciones diarias de la empresa, la comunicacin de los datos e informes, la gestin y toma de decisiones... Otros autores la definen como un conjunto de procedimientos organizados que al ejecutarse proporcionan informacin para la toma de decisiones como el control de la organizacin. Hay que tener en cuenta que el 80% de las tareas diarias de un responsable de empresa estn dedicadas a la informacin. En este caso podemos decir que la informacin es la base de todas las actividades realizadas en una organizacin y para ello deben desarrollarse sistemas que almacenen, transformen y difundan la informacin. El objetivo de estos sistemas no es slo dar informacin, sino ms bien asegurar que la informacin sea exacta, fiable y que est disponible en el momento que se necesite. 6.2 Tipologa sistmica Para la adecuada comprensin de lo que es un sistema se considera necesario estudiar sus diferentes especies, por lo menos saber diferenciar un sistema abierto de un sistema cerrado, un sistema orgnico de uno inorgnico, uno activo de uno reactivo, un sistema real de uno conceptual. Sistemas abiertos: Son aquellos que intercambian informacin, energa o elementos con el medio ambiente, de manera que en ellos tiene lugar un proceso constante de destruccin y reconstruccin, degeneracin y regeneracin de los elementos componentes. Ej. El ser vivo. Sistemas cerrados: No intercambian materias con el medio ambiente.

La teora de los sistemas abiertos permite conocer mejor los sistemas orgnicos, ya que stos en definitiva son siempre sistemas abiertos y no viceversa. Sobre estos sistemas orgnicos hay que decir que existe un orden entre sus elementos y procesos. En los sistemas inorgnicos falta este orden y el proceso de degeneracin y regeneracin. Sistemas reactivos: Son aquellos que slo pueden actuar mediante estmulos externos. Sistemas activos: Son aquellos capaces de actuar por impulsos internos. Sistemas reales: Los que pueden ser percibidos mediante la observacin, es decir, tienen una existencia independiente del observador y aparecen delimitados espacial y temporalmente. Sistemas conceptuales: Son distintos. Son considerados construcciones simblicas que la mente humana elabora para entender la realidad perceptible por los sentidos o servirse de ella.

Esta es una clasificacin, pero hay otras. En funcin de su...: Complejidad: Simples o complejos.

Procedencia: Naturales o artificiales. Evolucin: Estticos o dinmicos. Los caracteres de los sistemas:

Distinguimos tres: totalidad y jerarqua, propios de todos los sistemas, y control de los subsistemas, propio nicamente de los sistemas vivientes. 1) Totalidad (y no simple suma): Bajo el epgrafe teora general de sistemas emerge la vieja concepcin aristotlica de que el todo es algo ms que la suma de las partes. En la metafsica de Aristteles se encuentran prrafos que expresan muy bien esa idea clave para la comprensin de lo que es un sistema. Un sistema, por tanto, es totalidad, no simple suma, aunque en realidad, como nos dice GONZLEZ NAVARRO es suma, es decir, los elementos aparecen como unidades que se suman y con ello se integran en una unidad superior. Esta unidad es superior, no simplemente porque es cuantitativamente mayor, sino porque es algo tambin cualitativamente distinto a todos los elementos, constituyendo como cada uno de ellos una unidad diferente que adems los comprende y los integra. Un ejemplo es la visin sistmica del mundo. En el mundo los distintos componentes se encuentran interrelacionados a modo de una red. Esa interrelacin es algo ms que una mera suma, adicin o yuxtaposicin de partes desmontables. Podemos decir que el cosmos que en el hombre se encuentra constituye un sistema de acuerdo con la integridad indiscutible de su conjunto. 2) Jerarqua: Constituye una nota definitoria del sistema en cuanto tal. Un rasgo que no puede dejar de darse en cualquier sistema. Por esto se puede afirmar que el principio de ordenacin jerrquica de los distintos elementos de un sistema responde a la propia naturaleza de las cosas. Ejemplos son: La jerarqua en el universo. Dentro del universo, como sistema total, se originan una serie de subsistemas y a su vez subsistemas de subsistemas. As, alrededor de una estrella se agrupan objetos no luminosos y ms pequeos para formar un sistema planetario. A su vez, las estrellas se agrupan para constituir un sistema multiestelar de gran tamao llamado galaxia. Estas galaxias forman cmulos de galaxias y as progresivamente. Este universo en extensin recibe el nombre de universo jerrquico. Ej2. El principio jerrquico se aplica tambin al reino animal y vegetal. La ordenacin se hace de acuerdo a las caractersticas comunes que tienen los distintos seres vivientes que integran los dos reinos. 3) Control de los subsistemas: Es predicable de algunos sistemas. En este sentido JOHN MILSON escribe lo siguiente: "Implcito en la estructura jerrquica est el concepto de que un sistema a cualquier nivel dado controla el funcionamiento de sus distintos subsistemas. Este control est basado en la optimizacin de un adecuado ndice de funcionamiento de sistema combinado. En definitiva, si el sistema es un todo, el comportamiento de los subsistemas ha de estar condicionado por la optimizacin de ese todo de manera que cada subsistema ha de sacrificar parte de su nivel ptimo en beneficio de los objetivos comunes.

6.3. Teora General de Sistemas y su desarrollo Al final de la dcada de los aos 20, BERTALANFFY sent las bases de lo que posteriormente se denomin Teora General de Sistemas. Su teora se basaba en que puesto que el carcter fundamental de un objeto viviente es su organizacin, el acostumbrado examen de las partes y procesos aislados no puede darnos una explicacin completa de los fenmenos vitales. Formulaba una idea que alcanz amplia aceptacin y que le llev durante los aos 30 a formular de manera oral el concepto de Teora General de Sistemas, dndola forma escrita despus de la II Guerra Mundial. Su propuesta de carcter universal no encontr una buena acogida, sino ms bien grandes crticas. Tuvo que pasar un tiempo para que esta teora encontrara seguidores y dio lugar a la llamada Sociedad para la Investigacin de Sistemas Generales (1954). Hay que destacar que el propio BERTALANFFY ha puesto de manifiesto que la idea central de su teora es algo que se encuentra en Aristteles al recoger aquello de que el todo es ms que la suma de sus partes. Esta idea se ha encontrado en una serie de autores que han ido revelan no solo lo que es el sistema, sino lo que es la Teora General de Sistemas, es decir, ha estado latente en muchos pensadores como Hegel, Leipniz, Marx... As pues, bajo expresiones contemporneas subyacen problemas perennes que han preocupado a lo largo de los siglos. *Teora General de Sistemas y Teora de Sistemas Generales BERTALANFFY fue consciente de que su propuesta constitua una verdadera matriz disciplinar en el sentido de que vena a solucionar la insuficiencia del viejo paradigma de la ciencia clsica en la que se trataba de explicar fenmenos complejos en trminos de elementos aislados. Este carcter de matriz disciplinar lo resume con claridad cuando afirma que la Teora General de Sistemas es un modo de ver cosas que antes se haban ignorado o pasado por alto. En este sentido es una mxima metodologa y como toda teora cientfica tiene que ver con los problemas perennes de la filosofa. Al calificar su teora, BERTALANFFY quiso subrayar la naturaleza interdisciplinar de la matriz que propona a todas las ciencias ya que stas obtendran beneficios enfocando sus respectivos objetos con una perspectiva sistmica. Esta teora, precisamente por ser universal, ha tenido desarrollos mltiples y con ello han surgido las teoras de sistemas generales, es decir, hay investigadores que se ocupan y preocupan por las caractersticas comunes de los diversos sistemas que hay en el universo. Estos son los que hacen teora general de sistemas, pero hay otros que se interesan por conocer en s mismos y en sus particularidades alguno o algunos de los mltiples sistemas que hay en el universos; estos son los estudiosos de las teoras de sistemas generales. Con todo esto no conocemos ms que una parte del amplio campo de la aplicacin de la nueva matriz disciplinar designada ciencia de sistemas y por ello debemos tener presentes otras aplicaciones: Teora Matemtica de sistemas, Tecnologa de sistemas y filosofa de sistemas. *Objetivos de la Teora General de Sistemas

En primer lugar investigan la relacin de conceptos, leyes y modelos en varios campos para promover transferencias tiles de un campo a otro. En segundo lugar favorecen el desarrollo de modelos tericos adecuados en aquellos campos cientficos donde falte. En tercer lugar; reducir en lo posible la duplicacin del esfuerzo terico en campos distintos. En cuarto lugar promueven la unidad de la ciencia mejorando la comunicacin entre los especialistas.

En conclusin, la Teora General de Sistemas es uno de los pilares en los que se asienta la Teora de los Sistemas de Informacin, juntamente con la Teora de la Organizacin La aparente simplicidad de la definicin que nos da BERTALANFFY de sistema es perfectamente fecunda para la construccin de modelos sistmicos. Adems se completa con la teora de la organizacin, considerada sta como la estructura formal y explcita de funciones y po ??? . Adems, el concepto de organizacin como componente de los sistemas de informacin aparece en los propios orgenes de la Ciencia de la Informacin. Ej. de sistema de informacin: centros de documentacin. TEMA VII: INFORMACIN Y COMUNICACIN EN EL ESPECTRO DEL CONOCIMIENTO 7.1. El concepto multipolar de la informacin En primer lugar hay que precisar el problema terminolgico y conceptual que se dan en este mbito cientfico. Nos encontramos con trminos que sirven para designar varios conceptos y conceptos que poseen distinto significado de acuerdo con el origen acadmico de los ?? cientficos de la informacin, pases, etc. El trmino informacin es polismico,. Con multitud de definiciones. Por ello, la comprensin de la naturaleza bsica de informacin es difcil, porque la palabra se usa en mltiples contextos. Informacin como mercanca (o bien econmico): De la informacin se observa cmo a un producto a menudo se le da un valor econmico y por tanto su gestin se hace importante. Informacin como energa: Los que ven la informacin como energa la observan como un ente fsico cuantificable. Se puede argumentar que la informacin se transmite porque est incrustada dentro de las formas ordinarias de energa. Informacin como comunicacin: Informacin no es lo mismo que comunicacin. Sin embargo la informacin se considera sinnimo de comunicacin. Cuando una persona se est comunicando con otra, quien inicia el intercambio de informacin est transfiriendo al receptor su entendimiento de la informacin, junto con la informacin real. Cuando la informacin es recibida por el receptor, ste se siente informado. El estado informado es el resultado de la comunicacin, de la transferencia de informacin. Si eliminamos la comprensin de la informacin y nos

quedamos con la informacin real, entonces slo tendremos transmisin de datos. Informacin como hechos: A menudo la informacin se entiende como si fuera un hecho. Por ejemplo; qu da es hoy?, qu edad tienes?... En estos casos el trmino informacin se utiliza sin que signifique necesariamente que hay un uso implcito o real del hecho. Todo el mundo posee datos sobre acontecimientos para los que no tienen ninguna necesidad directa en ese momento. Slo son hechos, no informacin propiamente. Slo son informacin cuando forman parte de un contexto. Informacin como datos: A menudo tambin se precisa que informacin = datos. Datos son smbolos organizados de acuerdo con normas y reglas. Cuando organizamos letras, smbolos... stas se convierten en informacin. Ej. M-6438-MV. Informacin como conocimiento: El conocimiento implica un estado de entendimiento ms all que el simple hecho de estar informado. Representa una capacidad intelectual de extrapolar ms all los datos y llegar a conclusiones originales. El conocimiento se puede deducir y no simplemente sentir. Si tenemos que tratar cientficamente con palabras ambiguas, necesitamos un entendimiento ms preciso de su significado.

7.2. La cadena de la informacin DEBONS: La informacin es uno de los cuatro eslabones que forman la cadena o espectro del conocimiento. DATOS - INFORMACIN - CONOCIMIENTO - SABER a) Datos: Smbolos (letras, nmeros...) que se usan para representar los hechos o acontecimientos. b) Informacin: Cuando los datos se almacenan en memoria o soporte fsico. Una vez entendidos tenemos la informacin. c) Conocimiento: Estado cognitivo por excelencia. Se retiene al registro organizado de la experiencia humana en una representacin fsica. d) Saber: Algo ms que el conocer. Requiere juicios de valor y supone la aplicacin del conocimiento contenido en el juicio humano en relacin con criterios o valores que son generalmente aceptados. Estos cuatro conceptos pueden ser considerados como parte de un todo. Uno nos lleva a otro y a su vez cada uno es el resultado de la accin del anterior. No hay lmites establecidos, son simplemente eslabones de una cadena. El espectro del conocimiento representado comienza en un hecho, es decir, un suceso, una condicin o cambio en el estado del ser humano. Este estado ha de estar representado en smbolos, nmeros, letras... convirtiendo la representacin de los hechos. Cuando organizamos estas representaciones usando reglas y convenciones generamos datos. Estos datos son percibidos cuando estimulan nuestro sentimiento y

sentidos. Cuando llegamos a conocer estos datos decimos con frecuencia que hemos adquirido informacin, lo que realmente significa es que hemos conocido un suceso, pero nada ms. Con estos datos podemos almacenarlos en nuestra mente o podemos registrarlos en un soporte. Esta representacin mental o fsica de los datos de los que estamos enterados es informacin. Cuando aplicamos un significado a esta informacin recibida, tienen lugar unos procesos cognitivos ms profundos: Saber Conocimiento Informacin Datos Reglas Smbolos Acontecimientos y convenciones

Al aplicar estos procesos sentimos que comprendemos y entendemos y podemos aplicar lo que entendemos a cosas que requieran resolucin. Esta comprensin os permite analizar situaciones y ver las cosas desde su perspectiva propia. Cuando vamos ms all de nuestro tema de conciencia, debido a nuestras propias acciones intelectuales, podemos decir que tenemos conocimientos. Con el conocimiento tambin podemos decir lo mismo que con la informacin en el sentido de que podemos grabarlo en la memoria o en un soporte. El ltimo paso en el espectro del conocimiento es la sabidura. La expresin productiva de la sabidura es el saber y llegamos a l una vez que tenemos acceso al conocimiento y construimos conclusiones y juicios de valor. Los estados ms all de la sabidura son ms del espritu que de la mente y, por tanto, estn fuera del espectro del conocimiento. En conclusin, el espectro es jerrquico. Cada transformacin representa un paso hacia arriba en el funcionamiento cognitivo humano. 7.3. Conocimiento y sistemas de informacin Ya hemos visto que el espectro del conocimiento supone la transformacin sucesiva de los distintos eslabones. En este sentido constituye una base o un punto de partida para la investigacin inicial de los sistemas de informacin al considerar que stos son estructuras que hacen posible la transformacin de los datos en informacin y que a su vez forman parte de un sistema de conocimiento ms amplio que tendra como misin esencial el conocimiento del saber humano. Todo ello como consecuencia de la necesidad que tiene el ser humano de crear sistemas que hagan posible la obtencin, transformacin y difusin de las ideas. TEMA VIII: INFORMACIN Y COMUNICACIN COMO PROCESO COMUNICATIVO Tres cuestiones definen y conforman el sistema de informacin entendiendo que la informacin documental es un proceso comunicativo que parte de estas tres cuestiones: El problema de las necesidades de informacin. Los canales de informacin y su tipologa.

El concepto de transferencia de la informacin.

8.1. Necesidades de informacin Es considerado como el aspecto nuclear y a la vez preliminar en el diseo de los sistemas de informacin. Ha sido definido por BELKIN como el reconocimiento explcito por el usuario de una anomala en su estado de conocimiento con un determinado tema. Esto es estado anmalo del conocimiento. En este sentido, el concepto bsico de un sistema de recuperacin de la informacin es el EAC (Estado Anmalo del Conocimiento) y sobre la resolucin de este problema debe basarse la consecucin de los objetivos del sistema de recuperacin de la informacin. Los tipos ms generales de necesidad de informacin fueron definidos por un cientfico norteamericano de la informacin, VOIGT, a comienzos de los aos 80. Este estudioso interrog a cientficos en el campo de la qumica, fsica y biologa y concluy tres casos en los que acuden a las fuentes de informacin. En primer lugar cuando solicitan informacin actualizada tanto en su campo particular como en las disciplinas conexas. En segundo lugar en su trabajo cotidiano cuando necesitan alguna informacin concreta sobre cifras, mtodos y proyectos. En tercer lugar cuando inician un trabajo de investigacin y buscan el tema de ese nuevo proyecto, tambin para desarrollarlo y concluirlo. En estos casos necesitan bsquedas retrospectivas para estar al da en su profesin cientfica y para dar un enfoque exhaustivo de los documentos cientficos relacionados con el objeto de estudio. Otro estudio llevado a cabo por SHCHERBAN nos da un enfoque distinto sobre las informaciones suministradas para las distintas etapas de un trabajo tcnico o cientfico. Siete etapas: Familiarizacin general con el problema y enunciado del mismo. Esta es la etapa de conocimiento de la informacin disponible sobre la materia. Recopilacin del conocimiento cientfico. Conlleva una retrospectiva de la bibliografa existente sobre el objeto de estudio. bsqueda

Coordinacin e interpretacin de los datos cientficos. Evaluacin crtica de las ideas e hiptesis de los diferentes autores. Exposicin de hiptesis y seleccin de una hiptesis de trabajo. Comprobacin de la hiptesis de trabajo. Enunciado de las conclusiones y recomendaciones. Descripcin de los resultados de la investigacin. 8.2. Canales de informacin

Partimos de que todo proceso de comunicacin es la naturaleza de los sistemas de informacin. As procede distinguir entre comunicacin formal e informal.

Las investigaciones sobre ambos conceptos pueden arrancar de los estudios de LANCASTER: la comunicacin formal es la que se da por medio de documentos, mientras que la comunicacin informal es la que se da por medio de conversaciones. La primera es impersonal y no interactiva; la segunda personal e interactiva LOPEZ YEPES: La comunicacin formal es contnua y regenerativa pero ms lenta que la informal. Advierte que el investigador utiliza ambos canales y en ningn caso desestima el canal informal. Como dice MIJAILOV, las publicaciones cientficas son el medio principal para la comunicacin de los conocimientos cientficos. En esta lnea vamos a describir cmo se analiza la investigacin cientfica desde que el cientfico la genera hasta que llega al usuario. Las lneas externas de este diagrama representan los contactos personales entre los cientficos. Lo hacen mediante correspondencia, intercambio de separatas y preprints, as como el intercambio de participaciones en congresos, jornadas... Las lneas internas representan la distribucin de documentos inditos una vez recibida la aprobacin de las instituciones cientficas y tcnicas donde trabajan sus autores. En este caso se dan a conocer a los usuarios a travs de los centros de informacin cientfica. Las tesis de grado estn recogidas en las instituciones acadmicas y de investigacin y se difunden a los usuarios mediante las bibliotecas especializadas. Los canales de distribucin para los documentos cientficos publicados se encuentran en el centro del diagrama. Los generadores de tales documentos (autores) pasan a las editoriales y publicaciones sus trabajos para que sean aprobados y posteriormente publicados. Estos se difunden a travs de los centros de informacin cientfica y bibliotecas especializadas. Por tanto, canales de informacin son los lugares que tienen depositada la informacin. Del diagrama destacan como canales los rectngulos (congresos, simposios, instituciones, bibliotecas...). Los medios son las tesis, documentos, correspondencia... 8.3. Transferencia de informacin Es un concepto ambiguo y puede entenderse como transferencia de documentos, de datos o de conocimiento. Algunos autores como es el caso de KING y LANCASTER observan la transferencia de la informacin como una espiral con las siguientes funciones: generacin de informacin (autores, cientficos..), composicin (manuscritos, libros...), registro de autores (editoriales), reproduccin, distribucin, adquisicin, organizacin y control, identificacin y localizacin y acceso fsico. Otros autores entienden que la transferencia de la informacin no depende tanto de la cantidad de documentos, sino ms bien del manejo y bsqueda de la informacin (de estos documentos. En el caso de ROS GARCA, entiende que para que se produzca la transmisin de la informacin debe existir la figura del profesional de la informacin.

Informe UNISIST: informe realizado por la organizacin de las Naciones Unidas juntamente con el consejo internacional de uniones cientficas que llevan a cabo un estudio sobre la posibilidad de establecer un sistema mundial de informacin cientfica. Este informe propugna: En primer lugar el libre intercambio de las informaciones y datos cientficos publicados o publicables entre los cientficos de todos los pases. En segundo lugar propugna un mbito amplio que abarque toda la diversidad de las disciplinas y de los dominios de la ciencia, as como las diferentes lenguas utilizadas para los intercambios internacionales de informacin cientfica. En tercer lugar, el progreso de los intercambios de informacin entre los diferentes sistemas que procesan y distribuyen la informacin necesitada por los cientficos. En cuarto lugar propugna un esfuerzo cooperativo para la actualizacin y perfeccionamiento de normas tcnicas destinadas a facilitar los intercambios de informacin cientfica entre dichos temas. Tambin compatibilizar entre los sistemas documentales que surgen en diferentes pases y diferentes campos cientficos. Para ellos se llega a acuerdos de cooperacin con el fin de compartir la carga de los trabajos documentales y a su vez establecer en comn los servicios y los productos que son necesarios. Ayudar a todos los pases interesados para tener acceso a los servicios de documentacin cientfica. Fomentar una creciente participacin de los cientficos en el progreso y en la utilizacin de los sistemas de informacin.

Para llevar a cabo todo esto se reducen los obstculos administrativos y jurdicos dando lugar a una libre circulacin de la informacin cientfica entre las naciones. Como conclusin, lo que pretende este informe es mejorar la transferencia de informacin cientfica a nivel mundial. UNIDAD DIDCTICA 3: TEORA Y MODELOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN TEMA IX: EL CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIN 9.1. Concepto Es un sistema incluido en otro sistema ms grande que recibe, almacena, procesa y distribuye informacin. Sus principales elementos son informaciones y procesos de informacin. En este contexto entendemos por informacin cualquier clase de conocimiento o mensaje que puede usarse para mejorar o tomar una decisin o una accin. Las informaciones que maneja un sistema de informacin pueden ser de diversos tipos, como por ejemplo informaciones estructuradas (nmeros de cuentas bancarias...),

textos no estructurados (contenidos de actas de los rganos colegiados...). Por otra parte imgenes, bibliografa o informacin de referencia que indica el lugar donde podemos encontrar la informacin precisa. Todas las organizaciones necesitan para funcionar un conjunto de informaciones y por lo tanto se considera como parte fundamental de las mismas los SIs (Sistemas de Informacin). Estos sistemas se nutren de la informacin que genera la propia organizacin (interna) y tambin se nutren de informacin externa que llega. Definir un SI de una organizacin es una tarea delicada, primero porque se compone de mltiples procesos que al mismo tiempo son actores en otros subsistemas de la organizacin. Adems porque el SI participa en todas las actividades que se desarrollan dentro de la organizacin. Por tanto, el SI interviene de forma fundamental en el funcionamiento de una organizacin, de ah que no podamos planificarlo, discutirlo y definirlo sin hacer un previo estudio de la organizacin en la que se va a implicar. Todo SI debe ser completo, consistente, claro y pertinente. 9.2. Objetivos Va a ser DEBONS quien estudie las cuestiones relativas a los objetivos, el diseo y modelos. En cuanto a los objetivos, parece existir cierta unanimidad entre los estudiosos y por ello dicen lo siguiente: los SI proveen datos, informacin y conocimiento requeridos para la resolucin de los problemas y las acciones subsiguientes. Todo esto dentro del marco de la definicin que de SI nos da el mismo autor: como conjunto de personas, maquinaria y procedimientos que de una forma integrada hacen posible a los individuos trabajar con imputs (datos de entrada) para obtener datos de salida. El sistema nos permite ampliar conocimientos, ya que la filosofa de todo sistema armoniza una viable combinacin entre el procesamiento de datos y las operaciones de bsqueda y salida. Por tanto, el sistema convierte los datos brutos en una informacin til para el usuario, o el output para otra fase del ciclo del procesamiento. Para VAN SLYPP un SI documental tiene esencialmente un papel distribuidor de la informacin. Este sistema no est concebido para suplantar la red de informacin de sus usuarios, sino al contrario, para integrarse activamente en ella y facilitar el flujo de conocimientos. 9.3. El problema conceptual En la obra titulada Informacin y poder de COLL-VINENT, parte de la base de que es imposible encontrar una definicin de SI en la que estn de acuerdo casi todos los especialistas. Esta discrepancia que por otra parte es normal en todas las reas del saber, se da en mayor medida en ciencias relativamente nuevas como son las ciencias de la informacin. Por ello recoge en su obra una serie de definiciones dadas por distintos autores. Es el caso de BROOKES, que cuestiona la definicin de SI diciendo que no deben llamarse SI a aquellos que slo suministran listas de referencias al usuario, siendo ste

quien deba buscar el documento referenciado. Estos sistemas deberan llamarse sistemas de documentacin automatizada. Por otra parte VAN SLYPP seala la diferencia entre SI documental como aquel sistema que da informacin sobre informacin y los otros SI, es decir, los que suministran el documento original. No podemos confundir SI con sistema informtico. Existe de manera independiente, lo que sucede es que en la actualidad los SI estn automatizados no por que sea un ingrediente imprescindible, sino ms bien por la opcin de ampliar nuestro centro de documentacin y adems porque las bases de datos ( por ejemplo) estn automatizadas y requieren de un sistema automatizado. * Caractersticas de un SI informatizado: 1) Suficiente potencia de los ordenadores para suministrar toda la informacin requerida. 2) Suficiente capacidad de almacenamiento para localizar y gestionar todas las bases de datos. 3) Suficiente nmero de terminales para que los usuarios puedan acceder a l de modo efectivo. 4) Software necesario para ligar o relacionar varios componentes y orientarlos al usuario. 5) Nuevos conceptos de sistema que atiendan a la vez a la organizacin y bsqueda de informacin. TEMA X: CONCEPTOS GENERALES SOBRE PLANIFICACIN 10.1. Teoras sobre la Planificacin Para DEBONS el anlisis previo del sistema supone precisar los objetivos del sistema y deducir cmo han de obtenerse. El diseo del sistema supone la creacin de un detallado plan de la arquitectura o estructura del sistema. Otros autores consideran las fases de la planificacin en las siguientes: 1) Anlisis del sistema: estudio de las caractersticas generales, usuarios, etc... 2) Planificacin propiamente dicha del sistema en la que se destaca en que medida la tecnologa es un condicionante del sistema (o viceversa). 3) La evaluacin de los objetivos y fines del sistema siempre desde la perspectiva del usuario. En este contexto podemos definir SI como un conjunto de elementos ordenadamente relacionados entre s de acuerdo con ciertas reglas que aporta al sistema objeto, es decir, a la organizacin a la cual sirve, y esta organizacin le marca las directrices de funcionamiento exigiendo la informacin necesaria para el cumplimiento

de sus fines. Por este motivo el sistema tendr que recoger, procesar y almacenar datos e informacin procedentes tanto de la propia organizacin como de fuentes externas, facilitando la recuperacin, elaboracin y presentacin de los mismos. Para implantar un SI hay que contar con distintos factores: 1) Factor tecnolgico: relacionado con el rendimiento y la seguridad. 2) Factores funcionales y semnticos; para dar en cada momento lo propio y para adaptarse a los cambios que se produzcan. 3) Factor econmico; delimitativo de todo SI. Aunque el problema de los costes ha cambiado notablemente en la actualidad, no obstante sigue siendo un obstculo. Muchos autores opinan que es un problema determinante para orientar la poltica de un SI. Los elementos que configuran el coste de un SI son el precio pagado por los documentos los fondos documentales que se vayan adquiriendo, el precio de la mano de obra (documentalistas), gastos generales y gastos de material y equipamientos de tratamiento informtico. 10.3. Diseo del Sistema de Informacin DEBONS dice que el diseo del sistema es la creacin de un detallado plan arquitectnico o estructura del sistema. COLL-VINENT: la estructura de un SI y el diseo en que tal estructura queda definitivamente plantada responde al objetivo bsico de que todos los datos pertenecientes a la empresa sean organizados de tal modo que puedan ser fcilmente registrados para posteriormente ser recuperados. El concepto mismo de sistema da por supuesto que existe un interfaz (relacin) entre el SI formal, la funcin de gestor de la informacin, la estructura organizada y el entorno de los usuarios de la informacin. Este autor entiende que para disear el sistema hay que tener en cuenta por una parte la estructura lgica y por otra parte la estructura fsica. La estructura lgica estara integrada por dos bloques; el bloque que informa de los ingredientes bsicos del diseo de sistemas y el bloque que representa las demandas de los usuarios (pag. 100). La estructura fsica vendra dada por la configuracin de los ordenadores como soporte del sistema. Esto implica la obligada colaboracin entre informticos y documentalistas en el diseo de todo SI. Ambas estructuras han de estar pensadas con cierta simultaneidad en el diseo de sistemas. En cualquier caso es necesario describir la estructura de un sistema de tal modo que se reflejen todos los recursos fsicos que sean necesarios para cualquier sistema y cualquier tipo de organizacin. Los distintos diseos que toman los SI estn aceptados por los tres tipos de estructuras ms frecuentes de los SI, que son: 1) Sistema centralizado, 2) Sistema centralizado con microordenadores, 3) Sistema distribuido. El diseo de un SI conlleva la conjuncin de muchos elementos que se agrupan. El analista o diseador propiamente dicho debe motivar a los dirigentes de la organizacin y al personal para realizar su trabajo a travs de los SI informatizados. A

un buen analista se le puede exigir que tenga conocimientos al menos en lo siguiente: recursos organizativos, necesidades del usuario de informacin y conocimientos sobre aspectos tecnolgicos. TEMA XI: MODELOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN YEPES distingue tres modelos: A) Donde estaran los SI Generalizada, B) Sistemas dentro de la organizacin (MIS, IMS) y C) Conjuncin de redes y centros vertebrados por las polticas de informacin. 11.1 Sistemas de Informacin Generalizada Modelo A: Los modelos de SI que entran dentro de esta categora sugieren que los componentes identificados son relevantes para el sistema. Es decir, son necesarios y suficientes para la existencia del mismo. Un modelo es el que nos presenta DEBONS, que es el modelo EATPUT. Su estructura consiste en seis componentes bsicos cuyas primeras letras unidas en un acrnimo forman la palabra EATPUT, y son: Entorno, Adquisicin, Transmisin, Proceso, Utilizacin y Transferencia. Este autor opina que los componentes generalizan la estructura bsica de todos los SI (subsistemas). Entorno: en cuanto al primer componente, considera que el mundo de los acontecimientos es relevante para el objetivo y funcionamiento del SI. Dentro de este componente incluye el proceso de clasificacin y categorizacin de acontecimientos representados en forma de asuntos. Adquisicin: se usa para capturar la energa e informacin del entorno exterior. Transmisin: consiste en transferir datos entre los componentes del sistema. Proceso: conlleva el tratamiento, almacenamiento y recuperacin de datos para la resolucin de problemas o toma de decisiones. Utilizacin: componente que representa la necesidad de evaluar e interpretar los SI. Transferencia: componente de accin del sistema. Se puede entender como comunicacin o transferencia de informacin.

El modelo que nos presenta este autor describe un SI que acta dentro y fuera de s mismo (sistema vivo). 11.2. Sistemas de funciones orientadas Modelo B: Enfatizan actividades concretas tales como la gestin, recuperacin de datos, etc. En conjunto estn ms directamente relacionados con el mbito cientfico de la informtica, pero tambin son importantes para los cientficos de la informacin. Quiz los sistemas de funciones orientadas ms conocidos sean los MIS (Management Information System); SI de gestin de las organizaciones. Estos

sistemas integran aspectos de la teora de la gestin con aspectos de proceso de datos y teora de la comunicacin. Para que una organizacin sobreviva necesita de unos sistemas que sean capaces de planificar, organizar, operar, dirigir y controlar sus fuentes. Estos sistemas deben de estar dotados de modelos informticos que procesen la entrada de informacin y aporten informacin para la toma de decisiones. Sin embargo, a menudo se confunden los MIS con los sistemas de gestin de la informacin (IMS). Si los MIS aportan las bases para ayudar a los gestores a planificar y controlar una organizacin, los IMS hacen justo lo que su nombre indica: ayudan a gestionar (administrar) la informacin, es decir, aportan la base para la administracin de fuentes de informacin que existen en una organizacin. Otros sistemas son los DDS (sistemas de soporte de las decisiones). Son sistemas que proporcionan un asesoramiento para la toma de decisiones dentro de la organizacin. Tienen muchos aspectos comunes con los MIS, pero las implicaciones son distintas; un MIS se ajusta a ayudar a los usuarios a resolver problemas estructurados que surgen de un da para otro y que se pueden prever con el tiempo. Sin embargo el DDS se ajusta a resolver problemas ms desestructurados. Por tanto requieren intuicin y consenso entre personas que se dedican a dar mltiples ideas para la toma de decisiones. Por tanto, se orienta al apoyo para la resolucin de problemas creativos. Las caractersticas generales de un DDS son: 1) Se centran ms en los procesos de decisin que en el procesamiento de transacciones. 2) Estn fcilmente diseados. Su estructura es simple y se realiza y modifica con rapidez. 3) Estn diseados y ejecutados por gestores. 4) Es selectivo, suministra informacin til para un posterior anlisis de la informacin. 5) Slo se interesa por un rea pequea del anlisis o por una pequea parte de un gran problema. 6) Tiene una base de datos que contiene informacin de otros archivos de la organizacin, as como informacin del entorno exterior. 7) Permite al gestor evaluar los posibles resultados de las distintas alternativas. Sistemas expertos: Ayudan a la toma de decisiones y a la resolucin de problemas. Incorporan muchas de las caractersticas de los sistemas de apoyo a la decisin, pero aaden otra dimensin como es la inteligencia artificial. Estos sistemas representan la fusin del proceso de datos y los componentes de utilizacin e interpretacin de los SI. En realidad son sistemas de conocimiento hasta el punto de que van ms all del nivel cognitivo de conocimiento necesario para la adquisicin de datos. Estos sistemas intentan dar solucin a los problemas y consisten en las siguientes partes fundamentales: 1) Integrar una base de conocimiento que incluye los datos reunidos por individuos a los que se les puede llamar expertos. En esta base no slo estn

almacenados estos datos, sino tambin se establecen unas relaciones lgicas entre los elementos de estos datos. 2) Tambin constan de sistemas de gestin de la base del conocimiento. 3) Interviene un sistema de deduccin, es decir, interviene la lgica en la combinacin de datos de los expertos hasta conseguir intuiciones o soluciones a los problemas o requerimientos de decisin. 11.3. Entidades de servicio como Sistemas de Informacin Modelos C: Estn formadas por personas, tecnologa y medios que suministran informacin o conocimiento a todos aquellos que lo necesitan. HAVELOCK: El modelo que nos da este autor se debe a su inters por el uso del conocimiento entre los cientficos. Examin las formas en las que estos profesionales obtienen informacin cientfica y tcnica. Consider que la informacin es una necesidad fisiolgica y por tanto propuso un modelo de entorno en forma de clnica que pudiera satisfacer esta necesidad. La descripcin de la clnica incluye instituciones como biblioteca y centros de documentacin. TAYLOR (modelo): Al definir SI se hace referencia a los entornos de gentes, tecnologas y procedimientos que incluyen las siguientes caractersticas: 1) Procesos formalmente diseados que seleccionan, adquieren, organizan, archivan, recuperan e interpretan mensajes. 2) Son procesos por los cuales los mensajes son realizados bien por seales o por alteraciones fundamentales del contenido. 3) Estos mensajes son comunicaciones formales que la gente disea y distribuye conscientemente de alguna forma (publican, graban, etc..). 4) Los mensajes tambin se generan a travs de varios mecanismos y procesos informticos que se pueden retocar, formatear u organizar mediante instrucciones programadas. 5) Estos mensajes son solicitados o dirigidos a otras personas que pueden o no decidir utilizarlos. Este terico anticip la tesis de que los SI, debido a su diseo, son sistemas de valor y que a travs de los varios procesos u operaciones que caracterizan tales sistemas el usuario puede acceder y seleccionar la informacin y conocimiento requerido en cada momento. TEMA XII: SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA GESTIN EN LAS ORGANIZACIONES 12.1. Planificacin Para SENN un SI es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan de manera coordinada. Los SI facilitan el aprovechamiento de dos

ingredientes esenciales en una organizacin: la informacin y el personal. Las organizaciones tienen distintos SI (compras, ventas, pagos, pedidos...) y estos sistemas ayudan a las decisiones de comprar, vender, almacenar, etc. Este autor insiste en que un SI no tiene por qu estar automatizado siempre y cuando las personas puedan realizar el trabajo de una manera eficiente y sin errores. Sin embargo, cuando el volumen de trabajo crece, los procedimientos aumentan en complejidad y las actividades llegan a estar ms interrelacionadas, obtenindose grandes ventajas al introducir la ayuda de los sistemas informticos. En la actualidad todos los sistemas estn informatizados. En su obra titulada Sistemas de Informacin para la administracin nos relata un ejemplo bsico de un SI que ayuda en la toma de decisiones dentro del mbito de la economa, como es el caso de un banco. La informacin recabada a un solicitante de un prstamo (estatus financiero, laboral...) unida a la informacin sobre fondos de prstamo del banco (tendencias de la economa, tasas de inters, financiacin, etc...), todos ellos son elementos fundamentales que ayudan al responsable a tomar la decisin para conceder o no el prstamo. Qu hace un SI en este ejemplo?; ejecuta tres actividades generales: 1) Recibe datos, informacin de fuentes internas o externas de la empresa, considerados como elementos de entrada. 2) Acta sobre ellos para producir nueva informacin, de ah que se le denomine Sistema generador de informacin. 3) Esta informacin que produce el SI tendr como finalidad responder a la peticin del usuario, etc... 12.2. Descripcin del modelo Partimos de la premisa de que la informacin es considerada como un instrumento y los SI se van a configurar como medio de mejorar la actividad empresarial al servicio de la toma de decisiones. Estos sistemas canalizarn a su vez los documentos constitutivos de las gestiones internas y externas. Desde este presupuesto, la funcin documental en la empresa atender a dos grandes lneas de orientacin: la especializacin de la misma y la organizacin de los sistemas de documentacin empresarial. Estamos en presencia de los MIS en las organizaciones. Algunos autores como SENN dividen estos SI en los siguientes: 1) Sistemas de procesamiento de transacciones: procesan los datos referentes a las actividades de la empresa (nmeros, ventas...). 2) Sistemas de informacin gerencial: sistemas de apoyo para la toma de decisiones, dando informacin a necesidades que se identifican de antemano. 3) Sistemas de apoyo para la decisin: SIs para la toma de decisiones nicas (situaciones que cambian constantemente).

4) SI para oficinas: un tipo derivado de los sistemas de procesamiento de informacin. Todos estos sistemas se componen de subsistemas que funcionan apoyndose entre s. Un SI de mercadotecnia es en realidad un conjunto de subsistemas que interaccionan de distinta forma para proporcionar la informacin necesaria en las actividades de una organizacin. Segn la figura (p. 116) se supone que un SI de mercadotecnia consiste en tres subsistemas (primarios): A) De ventas, B) De informacin de la administracin de productos y el de C) Inteligencia de mercado. Por lo que se refiere al de informacin de ventas, dentro de este sistema los administradores debern tener la capacidad para cerrar una venta de manera rpida y adems deben analizar el por qu de ventas anteriores y a su vez saber quines son sus clientes y proyectar ventas futuras. A) Entre los subsistemas de este sistema se encuentran: B) Precios: determina el precio de venta de sus productos. Especificaciones del producto: determina las propiedades y caractersticas de cada uno de los productos. Planificacin de la utilidad: determina todos aquellos productos que se lanzan al mercado. Administracin financiera: lleva a cabo el apoyo financiero de la organizacin, tanto para nuevos productos como para mantener los existentes. Estimaciones del mercado: nos da indicaciones de la dimensin del mercado y de la adaptacin del producto a ese mercado. Evaluacin del producto: consiste en evaluar el producto a partir de las sugerencias de los clientes. Planificacin del producto: llevan a cabo la descripcin de los planes de desarrollo, incluyendo estrategias de mercado. Anlisis de venta: controla las posiciones de las ventas, determina qu regin vende ms o menos de lo esperado. Anlisis del producto: desde este subsistema se examinan los productos de las ventas en funcin de la regin. Anlisis de vendedores: determina la efectividad del personal. Anlisis de los costos de ventas: analiza lo que cuesta a la empresa cerrar la venta de los productos. Pronstico de ventas: estudia ventas futuras. Anlisis de la publicidad: estudia si es efectiva o no la publicidad llevada a cabo.

C) Estudia los eventos que ocurren en los ambientes de negocios de la organizacin. Integra los siguientes subsistemas: Estrategias de mercado de los competidores: lleva a cabo la descripcin y referencias de las estrategias utilizadas por otras empresas para distribuir productos similares. Perfiles de productos: analizan las partes positivas y negativas de los productos.

Investigacin de mercado: desde donde se detallan los atributos de un producto especfico. Planificacin de promocin de clientes: planes de publicidad, promocin de ventas, etc. Planificacin de la promocin del personal de ventas (vendedores): campaas y cursos orientados al personal de ventas de esa organizacin. 12.3. Organizacin del MIS

La implantacin y puesta en marcha de un MIS pasa por un estudio previo de las distintas necesidades de informacin de esa organizacin. En este sentido debemos de tener en cuenta los siguientes factores: 1) Determinacin del objetivo y misiones del centro (organizacin). La concrecin de sus misiones especficas conforman el objeto mismo y a la resolucin d este objeto irn encaminadas las acciones previas a la planificacin. 2) Estas acciones previas son determinar las necesidades informativas y la tipologa de los usuarios. 3) Planificacin tcnica que conlleva diseo de las operaciones de tratamiento de la informacin documental, diseo de las operaciones de difusin de la informacin documental y la aplicacin tecnolgica informtica. 4) Considerar otros aspectos como financiacin, organigrama (personal o profesionales que llevarn a cabo las tareas dentro del MIS).

TEMA XIII: SISTEMAS DE GESTIN DE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES 13.1. La disciplina gestin de la informacin en las organizaciones El impacto de las nuevas tecnologas de la informacin se ha dejado notar rpidamente en las grandes organizaciones por dos cuestiones: por sus propias necesidades y por su mayor capacidad econmica introduciendo sistemas informcitos en sus instalaciones. Esta implantacin esta haciendo ms rpidos los procesos burocrticos. A principios de los aos 80 y siguiendo el camino abierto en los EE.UU se ha avanzado en Europa hacia un nuevo concepto denominado gestin de la informacin, considerado como el eje central de la direccin y administracin de las empresas. Sin embargo, este concepto tiene su nacimiento por lo menos hace dos siglos. MARTIN WHITE: en 1985 escriba que se suele dar un naciomiento de la gestin de la informacin hacia el ao 1980, pero que en realidad la gestin de la informacin tiene por lo menos dos siglos de existencia y se enmascarado bajo el nombre de inteligencia militar.

Una de las primeras veces que aparece el nombre de gestin de la informacin fue en EE.UU en 1966, en el desarrollo de una conferencia titulada Gestin de la informacin en la enseanza de la ingeniera. Esta conferencia no obtuvo efectos visibles en el nacimiento de la nueva disciplina, sin embargo, a partir del ao 80 es cuando se produce una potenciacin del nuevo concepto y desarrollo de la disciplina. En EE.UU por ejemplo, el Gobierno impulsa departamentos para el desarrollo de la gestin informativa e incluro grandes instituciones privadas cambiuan sus denominaciones bajo el concepto de gestin de la informacin. Algo significativo ha sido la implantacin de la disciplina gestin de la informacin en planes de estudio de distintas universidades nacionales e internacionales. 13.2 Planificacin y descripcin del modelo IMS Cada da son ms las empresas que necesitan introducri informaciones para sobrevivir. Muchas empiezan a comprender el valor de la gestin de la informacin dentro del sistema. Supone un cambio estructural que permita a las organizaciones adaptarse ms eficientemetne al medio ambiente. Supone4 as la introduccin de la figura del gestor de informacin. Organizar la empresa como una gestora de informacin no slo es la primera innovacin, sino ms bien prepararla para que pueda estar en permanente estado de innovacin. Es decir, la gestin de la informacin es una innovacin que facilita con rapidez todas las innovaciones necesarias dentro de laa organizacin. Las empresas que adoptan este punto de vista buscan en el gestor una persona que asuma las subsiguientes tareas: 1) Direccin de las tecnologas informativas en los negocios. 2) Poltica de gestin y su transformacin en mtodos de tecnologas informativas. 3) Conocimiento sobre planificacin e innovaciones tcnicas necesarios. 4) Conocimiento sobre recursos humanos y tcnicos. Sin embargo, el gestor no tiene que ser un experto en todos estos temas, sino que debe ser un especialista en informacin que planifique, organice, coordine y controle los recursos que dispone la empresa desde este enfoque. Por tanto, los componentes que entran en juego en las tareas del gestor, las reas en las que debe operar, son las siguientes: 1) Recursos informativos, identificando y valorando el uso de la informacin interna y externa. 2) Tecnologa necesaria para recoger, almacenar, recuperar y distribuir la informacin. 3) Gestin que conlleva planificacin general, recursos humanos, comunicacin interpersonal, contabilidad y marketing.

TEMA XIV: SISTEMAS, REDES Y CENTROS 14.1. El sistema como conjunto de redes La diferencia entre sistema y red es sutil y a veces ambos conceptos se confunden. Son varias las definiciones que delimintan sistema y red y en ocasiones estas definiciones se adaptan al contexto de la disciplina donde se aplica. En nuestro campo, la ciencia de la informacin, la diferencia se ha visto generalmente en los niveles de estructura y as se ha dicho que los sistemas responden a un grado mayor de centralizacin de decisiones. Por ejemplo, en el mundo de las bibliotecas se considera que los grupos de bibliotecas que dependen de una misma administracin forman un sistema de bibliotecas, mientras que las agrupadas de manera menos estructurada forman una red. Brbara MARKONSON seala que el trmino res se ha venido utilizando para designar cualquier tipo de actividad cooperativa entre bibliotecas, tambin consorcios bibliotecaarios efmeros e informales. Tambien usuarios con intereses comunes, sistemas locales en lnea o sistemas de recuperacin de la informacin. La organizacin ionterna de normalizacin (I.S.O. define un sistema bibliotecario como biblioteca o cojonuto conectado de bibliotecas con todas sus dicisiones sservicios y unidades que cooperan para servir un rea geogrfica determinada en un campo temtico concreto o un grupo especfico de usuarios. Tambin define la red bibliotecaria como plan oprocedimiento en el que unidades de bibliotecas trabajan juntas, compartiendo servicios y recursos de manera que de cmo resultado mejores servivios a los usuarios de las bibliotecas. Manuela VZQUEZ y Rosa DE LA BIESCA, despus de definir lo que es sistema y red, concluyen diciendo que entre los participantes se puede crear un sistema de informacin que se llame red o sistema, sin matizar en su sistema. Concha VARELA, Luis Angel GARCA y Carlos GONZLEZ entienden por sistema bibliotecario el conjunto de unidades bibliotecatias como una planificacin y estructura organizativa comn, independiente de su mbito geogrfico y que generalmente dependen de la misma unidad administrativa, persiguen la consecucin de unos objetivos. Por tanto, las bibliotecas implicadas en un sistema funcionan como elementos de una misma unidad con objetivos definidos para esa misma unidad. Por su parte, las redes de bibliotecas constituyen uyn conjunto de sistemas bibliotecarios conectados que mantienen auntonoma administrativa y cuyo fundamento lo constituyen la cooperacin entre las bibliotecas que forman la red. Otros autores utilizan el trmino sisttema ms vedces como sinnimo d3e unidad de informacin y otras veces como sinnimo de red. Para ellos la red significa que ms de dos bibliotecas o centros de informacin soj relacionados por transacciones continuas referidas a operaciones o servicios comunes.

As pues, para uno un sistema es una unidad de informacin, para otros es un conjunto de unidades conectadas que trabajan formando una red para poder conseguir sus objetivos, por lo que red y sistema resultan sinnimos. Una interpretacin que podemos dar a todo esto, si consideramos que un sistema es un conjunto o estructura compuesto de una serie de elementos que se interrelacionan para conseguir un objetivo comn, un sistema de indormacin es un sistema pero a su vez estos sistemas de informacin, cuando se interrelacionan para conseguir un objetivo comn, actuando como nodos de una red, constituyen una red. En este sentido hay que entender el Sistema espaol de bibliotecas y el Sistema espaol de archivos. 14.2. La red como relacin de centros Manuela VZQUEZ y Rosa DE LA BIESCA: Las redes de informacin estn formadas por conjuntos de personas o centroes entre los que se producen intercambios de informacin de manera organizada y regular. Luis GARCA y Carlos GONZLEZ: la red puede ser definida como una organizacin independiente formada por un conjunto de bibliotecas u otras unidades de informacin conectadas que se comprometen formalmente a la consecucin de objetivos comunes. La red no interviene en la estructura organizativa de cada biblioteca participante pero s incide en los prodecimientos tcnicos a utilizar y en los recursos a destinar para alcanzar los objetivos establecidos con vistas a un mnimo de compatibilidad para conseguir resultados comunes. En esta definicin nos encontramos con los siguientes elementos: 1) Se trata de una organizacin independiente, es deci, separada de los lmites administraticos y polticos de sus miembros. 2) Est formada por un conjunto de unidades de informacin. 3) Son unidades conectadas; los medios de comuinicacin son esenciales para que exista una red. 4) Ha de existir un compromiso formal. No se puede hablar de red cuando las relaciones de cooperacin son ocasionales. 5) Persiguen unos objetivos comunies que constituyen la razn de ser de las redes. Estos objetivos pueden clasificarse en dos grupos: los que persiguen mejorar el acceso de los usuarios a los fondos y servicios de las unidades de informacin y mejorar los presupuestos de las unidades de informacin abaratando los costes de los servicios. El empleo del concepto de red aplicado a los SI es una idea antigua que arranca de prstamo interbibliotecario y la cooperacin. Lo que s es nuevo es el creciente inters en cuanto a las posibilidades de mejorar las operaciones interconcetando unidades informativas y las bibliotecas. Las funciones establecidas y desarrolladas ms comunmente son:

1) Desarrollo conectado de las colecciones, adquisciones cooperativas dentro de la red, definidas como la accin en comn con miras a la adquisicin y utilizacin de documentos. 2) Canje de publicaciones: intercambio de publicaciones entre unidades de informacin cuyos organizmos o instituciones de los que dependen editan materiales que interesan a otros centros. 3) Catlogo colectivo: su constitucin es un aspecto esencial de las redes. Cada unidad de informacin (UI) se responsabiliza de enviar con rapidez los ddatos catalogrficos de los documentos que recibe al servicio competente de la red. El catlogo colectivo evita compras duplicadas entre las unidades de la red y por otra parte permite conocer qu UI tiene un documento concreto. 4) Procesamiento centralizado: en los ltimos aos la cooperacin de los servicios tcnicos se ha desarrollado rpidamente abarcando unas fases de pedidos de libros, de catalogacin y de preparacin para su ubicacin. Se las denomina procesamiento centralizado y de esta forma es posible adquirir ventajas; el empleo ms efectivo del tiempo del personal y el aunmento de la normalizacin en la catalogacin. 5) Depsito cooperativo: es un medio mediante el cual las bibliotecas de investigacin con un mnimo de gasto pueden conservar e incluso adquirir documentos de investigacin poco usados y de gran valor potencial. 6) Difusin de los datos: otra funcin que puede ser asegurada por uno de los nodos de la red o un centro de difusin. En el nodo central o centro general de difusin se pueden cumplir las siguientes funciones: a) almacenar todos los productos de salida de los centros de valuacin de datos en el campo respectivo, b) reunir y almacnar de manera exhaustiva otros datos significativos y de calidad, c) tambin difundir datos a peticin de los usuarios, d) intercambiar constantemetne las informaciones necesarias a travs de la red con los centros locales de difusin de datos en campos de temas afines, e) suministrar las informaciones necesarias como el centro de referencia sobre datos. 14.3. Los principios de subordinacin, coordinacin y delegacin Si el sistema de acta bajo el principio de centralizacin, la red acta bajo el principio de coordinacin de centros en los que por delegacin se invisten determinadas responsabilidades en la recoleccin y difusin de fuentes. Podemos decir por tanto que el sistema tiene bajo su control las diferentes redes, por lo que predomina un sentido jerrquico de subordinacin y por ello todas las redes asumen y aceptan las normas emanadas del sistema funcionando en un sentido de coordinacin. A su vez, las UI que forman la red deben estar equilibradas y coordinadas, por tanto, las funciones de la red van desde una colaboracin, cooperacin y coordinacin

hasta la integracin completa de unidades informativas cubriendo funciones documentales y participacin en costes. Para finalizar hay que decir que el sistema est concebido en lo alto de la pirmide, funcionando bajo las directrices de las polticas de informacin y documentacin.

TEMA XV: POLTICAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN Y SISTEMA ESPAOL DE BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS Cuando contemplamos la informacin como fenmeno humano nos encontramos de nuevo con el derecho a la informacin. Este derecho est recogido en un conjunto de normas jurdicas vigentes sobre la materia informativa constituyendo el Derecho de la informacin. Este derecho tiene que estar pensado y sistematizado para el hombre y en consecuencia tiene que erigirse como la salvaguardia del derecho a la informacin. El Derecho a la informacin es un derecho aparentemente activo, pero tambin es aparentemente pasivo (derecho a ser informado), lo que tambin puede expresarse como deber de informar y deber de ser informado (DESANTES). Nos encontramos por tanto ante el derecho de los ciudadanos a ser informados y el deber del Estado a informar. Cmo nos llega la informacin a los ciudadanos?; falsead y manipulada y ni eso. Muy poco. En realidad, el Estado controla la informacin a travs de sus organizaciones e instituciones estatales (ministerios, consejeras...) y los ciudadanos tienen conocimiento de esa informacin que el Estado suministra. A su vez los ciudadanos cuentan con ONGs en defensa de este derecho a ser informado verazmente. Ante este derecho y este deber del Estado de facilitarnos la informacin se encuentran las polticas de informacin y documentacin entendidas como el conjunto de medios y decisiones que ejercen los poderes pblicos en sus diferentes niveles jurisdiccionales (internacional, local...) con objeto de ordenar y hacer eficaces sobre las bases de la coordinacin y cooperacin las instituciones documentarias. Todo ello para satisfacer los derechos constitucionales del ciudadano y adems para fomentar unidades, redes y sistemas de informacin y documentacin. Un ejemplo es el Sistema espaol de bibliotecas: En Espaa la legislacin tendente a crear un sistema bibliotecario se remonta al decreto de 24 de Julio de 1947. Era un decreto del Ministerio de Educacin Nacional en el que se daban normas para la ordenacin de archivos y bibliotecas. En el artculo en que se establece la existencia de bibliotecas pblicas y privadas, distinguiendo dentro de las pblicas las de acceso libre para el pblico en general y las de acceso restringido. Posterior a la Constitucin, en el ao 1985, se reestructura el Ministerio de Cultura encargando a la direccin general de libro y bibliotecas los temas concernientes a archivos y bibliotecas. El decreto recoge la divisin de la Direccin general en tres subdirecciones. Destacamos el Centro de coordinacin bibliotecario, al que se le atribuyen todas las competencias relativas a las bibliotecas. En la ley 16/85, la Ley del

Patrimonio Histrico espaol, se recoge lo relacionado con archivos, bibliotecas y museos (en uno de sus captulos). En el artculos 66 se establecen los elementos que constituyen el sistema espaol de bibliotecas. A su vez, en el ao 89, se aprueba el reglamento de bibliotecas pblicas del Estado y del sistema espaol de bibliotecas. Estas disposicines ms otro real decreto del 91, que regula el estatuto de la Biblioteca Nacional, configuran el desarrollo legal del sistema espaol de bibliotecas. En su exposicin de motivos nos dice que corresponde al Gobierno dictar las normas reglamentarias de organizaciones y funcionamiento de las bibliotecas de titularidad estatal y adems que la asministradcin del Estado provomera la comunicacin y cooperacin entre las mismas. El reglamento est estructurado en dos ttulos que tratan de las bibliotecas pblicas del Estado y del sistema espaol de bibliotecas respectivamente. En este ttulo segunddo podemos observar tres apartados distintos: 1) Artculos 22 y 23: Constitucin del sistema espaol de bibliotecas y la cooperacin interbibliotecaria. 2) Artculos 24 y 25: Consejo coordinador de bibliotecas y de la comisin permanente de dicho consejo. 3) Artculos 26 y 27: inversiones en los edificios de las bibliotecas pblicas del Estado gestionados por las Comunidades Autnomas. Tambin tratan del rgimen de la Biblioteca Nacional. En la cabecera de este sistema est la Biblioteca Nacional aunque no se indique explcitamente en ningn documento legal. Tiene su propia legislacin y estatuto. Tiene gran importancia dentro de los centros bibliotecarios nacionales por su grandiosidad y sus fondos (ms de 5.000.000). La ley de bibliotecas de las Comunidades Autnomas dice que cada Comunidad Autnoma tiene una ley propia. Depende del mapa y de las diferentes autonomas y sus leyes, aunque hay un reparto de competencias entre Comunidades Autnomas y el Estado en algunas materias. El Sistema espaol de archivos se ve reflejado en los artculos 148 y 149, que tambin sirven para el mbito archivstico. Tambin hay que recordar el real decreto de 1985 y la ley de patrimonio histrico espaol Ver todo esto y el patrimonio documental y bibliogrfico en los papeles de las oposiciones.

En cuanto a su configuracin estatal, el sistema espaol de archivos arranaca de una tipologa: de oficina, central (administrativo), intermedio e histrico. A estos cuatro archivos les corresponden una serie de documentos en funcin de su edad: cuando un documento tiene ms de cinco aos se puede transferir a los archivos centrales. Son nicos en cada institucin (los ministerios tiene uno central y muchos de oficina, por ejemplo); transcurridos otros diez aos se trasnfieren a los archivos intermedios y cuando tienen ms de veinticinco aos van al archivo histrico.

TEMA XXIII: EL CENTRO DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN 23.1. Concepto MIJAILOV y GUILIAREVSKII: Institucin que se diferencia claramente de las bibliotecas. Explican las relaciones entre centros de documentacin y bibliotecas partiendo de la base de que ambos son los principales instuticiones auxiliares de la ciuencia que cumplen las funciones de intermediarios entre el generador de la informacin y los usuarios de la misma. Estas instituciones facilitan la operacin normal de los canales de informacin que difunden los documentos. Estas instituciones tienen tareas comunes puesto que su misin consiste en identificar y recopilar informacin cientfica para analizarla, procesarla y difundirla. Sin embargo, tienen ciertas peculiaridades y tareas particulares resueltas por diferentes especialistas que usan diferentes tcnicas: 1) Una de las diferencias est relacionada con el personal de estas instituciones (Un especialista en informacin es un especialista en un campo determinado, pero un ibliotecario es un experto en la psicologa del lector, en mtodos de enseanza y apto para encontrar el rumbo en el campo de la produccin de libros). 2) Los usuarios, aunque son las mismas personas, son denominados de diferentes formas: usuarios de la informacin y lectores. 3) Las tareas propias de un centro de documentacin son diferentes a las de la biblioteca. Los centros de documentacin tratan de cubrir al mximo los nuevos documentos, efectuar su procesamiento analtico-sinttico y luego ofrecer su contenido a los cientficos a travs de documentos secundarios (boletines, resmenes, ndices...). Las bibliotecas en cambio operan de la forma pregunta-respuesta, acumulan material y organizan su contenido para su almacenamiento. NURIA AMAT considera arriesgado establecer una tipologa absolutamente delimitada de todos estos centros, por ello dice que en algunos casos la distincin es muy clara y en otros sucede que un tipo de centro participa de las caractersticas de otro centroe designado con otro nombre. Aade que si un abiblioteca cientfica tiene como objetivo proporcionar la documentacin cientfica a sus usuarios hoy en da est obligada necesariamente a aplicar tcnicas documentales propias de la documentacin cientfica. En este sentido la biblioteca cientfica y el centro de documentacin son considerados como trminos sinnimos ya que cumplen con los mismos obketivos y servicios de la cadena documental. 23.2. Objetivo y funciones LPEZ YEPES en Teoras de la documentacin compara las funciones de ambas: 1) La biblioteca cientfica ofrece informacin sobre disciplinas en su conjunto. El centro de documentacin ofrece informacin sobre aspecos de las mismas. 2) La biblioteca facilita el material, el centro de documentacin por su parte facilita un informe elaborado (o referencial).

3) La biblioteca sostiene con su material y bibliografa adquirida los centros de documentacin segn sus necesidades y los centros pueden enviar a su personal a buscar los documentos. 4) La biblioteca cataloga y clasifica libros fundamentalmente y los centro de documentacin indizan tambin artculos de revistas. Objetivos: exhaustividad, pertinencia, precisin, rapidez y economa para cumplir el objetivo primordial que es la difusin de la informacin. Los objetivos especficos ya estaran relacionados con el centro de que se trate. El profesor LPEZ YEPES considera: 1) Recopilar y transmitir las fuentes de informacin de origen externo e interno siempre que sirvan de base a la mejor realizacin del trabajo de la empresa. 2) Facilitar la documentacin necesaria para obtener la puesta al da de los miembros de la empresa. 3) Hacer realidad la idea de servicio social o trascendencia de la documentacin ms all de la empresa. 23.3. Metodologa para la planificacin El proceso de puesta en marcha de un centro de documentacin conleva un anlisis diagnstico de las necesidades de los usuarios que nos llevar a la decisin de creacin del centro y de planificacin del proyecto. La planificacin requiere no slo un alto coste econmico, sino una compleja instrumentacin de recursos polticos, humanos y tcnicos y va a ser en la planificacin donde tendremos que legir todos estos medios para llevar a cabo la fase de evaluacin del centro. AQU FALTA ALGO TEMA XXIV: OPERACIONES PREVIAS PARA LA PLANIFICACIN DE UN CENTRO DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN 24.1. Determinacin de las necesidades informativas Una vez conocidos los objetivos y misiones del centro, tendremos que determinar las necesidades informativas. Esto conlleva conocer la tipologa de los usuarios potenciales para conocer a su vez los tipos de fuentes documentales. La determinacin de las necesidades informativas se hace por distintos mtodos: 1) Por el examen exhaustivo del trabajo del centro y de sus distintos departamentos. As conoceremos las actividades de estos usuarios as como la informacin que genera. 2) Por los comentarios y observaciones que surjan con motivo de la puesta en prctica de las acciones para crear inters de ntro de la misma. Tambin llamado mtodo de sensibilizacin al uso de la informacin.

Estas acciones se basarn en la elaboracin, distribucin y cumplimentacin entre los usuarios de un cuestionario en el que se deber poner las necesidades informativas que van a tener estos usuarios. Se plantearn los tipos de documento y pautas que necesitan: las formas de recepcin de la informacin. Tipologa de fuentes documentales:

Nuestro centro debe seleccionar de forma general por una parte revistas cientficas y profesionales, tambin monografas cientficas y profesionales, documentos de revistas cientficas publicadas, obras de referencia como repertorios bibliogrficos, diccionarios, enciclipedias..., recortes de prensa y artculos de publicaciones de prensa. Todos aquellos documentos de utilidad profesional. 24.1. Periodo de creacin de inters Uno de los primeros aspectos a contemplar en la planificacin es la de crear la necesidad, sensibilizar al usuario del valor que tiene la informacin y de la importancia de los centros de documentacin. Por ello debemos suscitar actitudes positivas hacia el fenmeno creciente de la informacin profesional y tcnica. En segundo lugar, conseguir que todos se persuadan de la necesidad de informar y de aprender. En tercer lugar, pretender desarrollar un mbito de participacin y colaboracin con los organismos y centros de documentacin, para facilitarles un mejor conocimiento de sus necesidades. La falta de imagen que pueda tener la actividad de informacin ha de cubrirse ofreciendo a los ususarios nuevos perfiles de utlidad, pertinencia, rapidez, etc. Tenemos que pensar que la sensibilizacin empieza por nosotros mismos. Para ello es conveniente saber qu piensan y qu necesitan los usuarios. A su vez llevaremos la formacin del usuario de distintas formas: Modificando las actitudes del usuario, sobre todo en la desconfianza que muestra al pensar que no puede obtener todas las informaciones. Adiestramiento bsico en el manejo de las tcnicas documentales. Orientarles sobre la formulacin de sus peticiones.

* Poltica de mrketing hecha desde el centro. Ya sabemos que el mrketing es adaptar los productos a las necesidades de los usuarios, crear productos o documentos para satisfacerlos. En el mbito bibliotecario han surgido crticas a la aplicacin del mrketing. No sucede lo mismo en lo que se refiere a los centros de documentacin; aqu el mrketing significa el intento de maximizar la satisfaccin del usuario. Es el proceso de apertura de vas efectivas de comunicacin entre el que ofrece y el que recibe los servicios. La poltica de mrketing en los centros se hace desde dentro. Aumentar los procedimientos documentales, distribuir y ofrecer estos productos tanto a usuarios potenciales como reales. Tambin dar a conocer al pblico los cambios y mejoras en el

centro de documentacin mediante la tarea de promocin, que conlleva publicidad, relaciones pblicas... * Mtodos de promocin: 1) La imagen del centro: el documentalista tiene que dar una buena imagen con sus actitudes y su trabajo. 2) Charlas a cargo del personal del centro. 3) Relaciones con otros departamentos de documentacin de instituciones y empresas. 4) Buenas relaciones personales siendo positivos, crebles... 5) Respuesta rpida y eficaz a las consultas. 6) Relacin con medios de comunicacin y de informacin y publicaciones. Durante el periodo de creacin tambin se pueden llevar a cabo estudios de los puntos de referencia, es decir, donde se sitan los otros centros de documentacin con caractersticas similares para evitar ciertas adquisiciones. Eso nos permite rentabilizar el presupuesto. 24.3. Estudios de usuarios Conjunto de estudios que tratan de analizar cualitativa y cuantitativamente los hbitos de informacin de los usuarios mediante la aplicacin de distintos mtodos. De una forma general se distinguen tres grupos de usuarios de acuerdo con la clase de actividad a la que se dedican: 1) Cientficos dedicados a investigaciones bsicas y experimentales en las ciencias fundamentales. Necesitan informacin actualizada y por ello seleccionan documentos cientficos que parecen ser relevantes para el objeto de su investigacin. Requieren documentos sin anlisis previo porque prefieren examinarlos y decidir sus necesidades de informacin. 2) Ingenieros: especialistas prcticos dedicados a los proyectos y actividades operacionales en diversos campos de la tecnologa y la industria. Las necesidades de informacin de estos usuarios son distintas a las de los anteriores puesto que ya saben a priori la informacin que necesitan para resolver los problemas y esperan una respuesta clara y correcta del centro de documentacin. Requieren fundamentalmente libros de referencia, revistas analticas, etc. 3) Personal directivo: que trabaja en las esderas de la ciencia, tecnologa y economa. Necesitan informacin primaria o sin elaborar para tomar las decisiones. En el caso de Fernando MARTN establece como tipologa de usuarios reales y potenciales de un centro deuna agencia publicitaria los siguientes: 1) Los miembros de la entidad en sus diversos escalafones de su entidad de trabajo. 2) Entidades cliantes del centro. 3) Universidades, instituciones y centros de investigacin. 4) Comunidad social representada por potenciales usuarios de la documentacin.

Elas SANZ CASADO en su Manual de estudios de usuarios da otra tipologa de usuarios: 1) El investigador y docente que necista o requiere una informacin exhaustiva y poco elaborada en el campo de sus investigaciones (monografas, actas, tesis...). 2) Usuarios de la industria: grupo ms heterogneo y complejo de estudiar. Necesita una informacin especfica y elaborada a problemas concretos. La fuente ms usada son las publicaciones peridicas. 3) Polticos, planificadores y administradores. Para ellos se han hecho escasos estudios debido a que requieren informacin muy variada. Solicitan peridicos, informes sobre un asunto concreto, semanarios... 4) Hombre de la calle: muy complejo. Requiere informacin muy variada dependiendo de la actividad a la que se dedique o el inters general sobre temas de actualidad (informacin divulgativa). Como conclusin tenemos que decir que los resultados y conclusiones que se obtienen de estos estudios de usuarios tienen las aplicaciones siguientes: 1) conocer los hbitos y necesidades de informacin de los usuarios as como detectar los cambios que se vayan produciendo. 2) evaludar los recursos de los centros de informacin, 3) determinar el personal necesario para los centros, 4) medir la eficiencia de los centros, 5) adecuar su espacio y 6) facilitar la realizacin de cursos de formacin de usuarios. TEMA XXV: DISEO DE LAS OPERACIONES DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN DOCUMENTAL 25.1. Adquisicn y seleccin de documentos La seleccin ser superficial y a posteriori (fotocopias). El archivo lo recoge y almacena todo. Segn YEPES existen tres fuentes para las que hay que acudir para seleccionar el fondo documental: personales, bibliogrficas e institucionales. 25.3. Organizacin de los depsitos documentales Cada teca responde a un tipo de documento y se organizan en consecuencia. Los archivos tienen que estar organizados por el principio de procedencia. El archivo tiene que ser un reflejo de la organizacin (antes se organizaban por materias). As estn organizados hoy todos los archivos con documentos de gestin. Este principio destruye la organizacin por materias e implanta los archivos por nmero currens. Esto implica que cuando al archivo central llega la informacin transferida desde los archivos de oficina de esta institucin, en este archivo central se llevan a cabo dos tareas: clasificacin (por principio de procedencia( y la de ordenacin de los documentos (ubicacin fsica). Clasificar un archivo es establecer agrupaciones documentales que nos den informacin del origen y gnesis de los documentos. Clasificar en el mbito de los archivos significa reflejar el organigrama de esa institucin.

* Organizacin dentro del depsito de una teca: los documentos se van signaturando siguiendo un nmero correlativo en funcin de la signatura anterior. Dentro de cada una de las cajas se organizan los legajos (carpetillas, expedientes con la signatura de la caja y el nmero de orden dentro de la caja). Por ejemplo, una fonoteca est organizada por un cuadro de clasificacin por materias. Se impone el contenido del documento una vez identificadas las materias (cultura, poltica...) y las fotos dentro de cada seccin irn signaturadas por nmero CURRENS. En el caso de los mapas, estos llegan al archivo por dos vas: 1) Junto a un expediente (como las obras de en un polideportivo, por ejemplo). Lo que normalmente se hace es retirar los planos del expediente y conservarlos en planeros aparte (en su teca) y se hace una referencia del expediente al que pertenecen. 2) Cuando hay donaciones ( Ej, el Instituto de Meteorologa) que requieren, por su tamao y caractersticas, un tratamiento espefcial con una signatura en su teca. TEMA XXVI: DISEO DE LAS OPERACIONES DE DIFUSIN DE LA INFORMACIN DOCUMENTAL La funcin primordial de todo centro de documentacin es la de difusin de la informacin tratada previamente, es decir, informar. Difunde la informacin de dos modos: 1) A la carta: previa demanda de los usuaarios en forma de bsquedas bibliofrficas o informativas acerca de un tema en concreto. 2) De modo espontneo: se da partiendo de la base de que la informacin es til a la generalidad de los usuarios potenciales o reales del centro. La mayora de los autores consideran que la difusin puede darse por diferentes formas: A. Difusin general o distribucin global de la informacin por medio de revistas, boletines de sumarios... B. Difusin bibliogrfica o difusin de referencias bibliogrficas por medio de boletines de resmenes bibliogrficos... C. Difusin selectiva de la informacin o distribucin parcial sobre temas que interesan a grupos de usuarios. D. Difusin retrospectiva: distribucin de referencias bibliogrficas o analticas aparecidas con anterioridad a la fecha de peticin del usuario. Otros autores distinguen entre la difusin pasiva y la difusin activa. La pasiva se da cuando el usuario se dirige al centro de documentacin para que el documentalista le resuelva su problema. Al conrario, cuando el centro de documentacin se adelanta a la necesidad del usuario ofreciendo los productos documentales que considera que le sern tiles, se produce la difusin activa.

TEMA XXVII: EVALUACIN DE LAS ACTIVIDADES DEL CENTRO DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN La ltima tarea que compete al documentalista es la de evaluar el centro de documentacin. Evaluar una unidad informativa equivale a: 1) Evaluar cada uno de sus componentes. 2) Medir sus resultados y 3) Comparar los costos-presupuestos. Para evaluar tendremos que comprobar cmo cada uno de los componentes del sistema cumple su rol a satisfaccin de los usuarios. En cuanto a los tipos de evaluacin, hay que sealar los que se realizan mediante la aplicacin de tcnicas directas o indirectas. * Tcnicas directas o de carcter cuantitativo: A partir de los datos del centro de documentacin sobre las necesidades que manifiestan los usuarios as como de los documentos que demandan y el uso que hacen de ellos. Este tipo de evaluacin puede desempear un papel vital en las decisiones sobre el diseo y planificacin de nuevos centros de documentacin, as como en la adaptacin de los ecistentes de acuerdo a las nuevas necesidades o los cambios que se van produciendo o el uso de la informacin dada por los usuarios. Algunas de las m,edidas de evaluacin directa ms utilizadas en los centros de documentacin son: 1) Anlisis del uso de los documentos, es decir, conocer cmo se usan los documentos que componen el fondo de ese centro. Es una medida importante con el fin de realizar una distribucin racional de los recursos con los que se cuenta. Este anlisis se puede realizar a travs de varios tipos de mediciones: analizando los prstamos realizados, el nivel de prstamos; la utilizacin de los documentos utilizados en sala; anlisis de la peticin de fotocopias de documentos y contractar el prstamos interbibliotecario, medida que nos permite conocer la capacidad que tiene el centro de documentacin para conseguir de otras organizaciones los documentos que no tienen y tambin para ver los puntos dbiles de la coleccin. 2) Analizar la antigedad de los documentos. Determinar la antigedad de los documentos que estn siendo usados es una medida iomprescindible para cualquier centro de documentacin puesto que permite conocer el grado de obsolescencia de la coleccin. 3) Pertinencia de los fondos. El objetivo de este punto es determinar la capacidad del fondo del centro para atender las necesidades de informacin de sus usuarios. En este sentido se pueden realizar dos tipos de mediciones: A) Conocer el ndice de inters temtico: mide la capacidad del fondo para atender la demanda de documentos sobre temas especficos. Y B) Conocer el ndice de aceptacin de autores: conocer los documentos de autores concretos que solicitan los usuarios. * Evaluacin indirecta o de carcter cualitativo: Pretende determinar los criterios que sera necesario aplicar para conocer la calidad de la informacin que estn utilizando los usuarios con el fin de resolver sus

necesidades. Este tipo de evaluacin posee un componente subjetivo importante y por lo tanto requiere utilizar aquellos criterios que sean ms adecuados al tipo de documentos o factores que estamos evaluando as como al tipo de usuarios que los estn utlizando, con el fin de realizar un anlisis que no sea excesivamente parcial. Los criterios ms utilizados son los siguientes: 1) ndice de inmediatez. Este ndice nos informa sobre la cantidad de tiempo transcurrido desde que se publica un documento y su utilizacin por otros autores en otros trabajos. En este caso, lo que determina es la rapidez con la que es citado un determinado trabajo. 2) Valor del documento. Este valor se mide por el nmero de veces que un determinado documento ha sido citado o demandado. 3) Impacto de las publicaciones peridicas. A partir de este criterio se puede determinar la calidad de las publicaciones peridicas que estn siendo utilizadas as como la conveniencia de suscribirse a aquellas que presenten un gran inters para el usuario o, al contrario, cancelar otras que son escasamente demandadas. 4) Conocer las referencias bibliogrficas de las publicaciones. La lista de publicaciones cientficas que aparecen referenciadas en determinados trabajos de ua investigacin ha sido y es un criterio utilizado para evaluar el tipo de documentos que estn utilizando los usuarios, as como para decidir la poltica de adquisiciones ms adecuada en el centro. Algunos autores consideran que evaluar un centro de documentacin es medir sus resultados a travs de la pertinencia, exhaustividad, rapidez, y economa y, a su vez, tambin analizar las lagunas del centro para tratar de mejorar los resultados examinando la coherencia de la indizacin, los errores de transcripcin y las preguntas sin respuesta.