HERRAMIENTAS DE CMO HACER LA PRESENTACIN

Jorge Sifuentes Sancho

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UNA PRESENTACIN:

Una manera poderosa de comunicar su

mensaje a un grupo y de involucrarse en un dilogo bilateral

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Los ejecutivos usan las presentaciones con el objeto de:

persuadir a los asistentes para que tomen un determinado curso de accin, transmitir informacin, ofrecer un foro para la discusin,

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Los ejecutivos usan las presentaciones con el objeto de:

descubrir como reaccionan las personas ante una situacin o idea, lograr un compromiso, involucrar a las personas en la solucin de problemas.

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Tipos de presentaciones
Ventas. Seala los beneficios y caractersticas de un producto o servicio; da al pblico una razn para comprar.

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Tipos de presentaciones
Demostracin de un producto. muestra como funciona un producto.

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Tipos de presentaciones
Persuasin. proporciona razones para apoyar una idea.

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Tipos de presentaciones
Informe de avance. Detalla el avance de un proyecto, un grupo de trabajo o un programa de incentivos.

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Tipos de presentaciones
Plan o estrategia de negocios. Bosqueja el prximo Plan de una organizacin o articula las metas de la empresa.

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 Cualquiera que sea su propsito, no bombardee al pblico con un cmulo de informacin detallada.

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 Las personas recuerdan pocos detalles de lo que se les entrega en una presentacin.

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 Use la presentacin para informar al pblico sobre un cambio o una iniciativa de envergadura, pero recurra a la comunicacin escrita al entregar detalles

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Recuerde:
Su propsito determina el tipo de presentacin que elija.

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Adapte su presentacin a los siguientes factores:

Tamao del pblico Formalidad de la situacin Regularidad de la reunin (una sola vez, ocasional, frecuente). Hora del da y otros detalles de la ocasin.

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Una presentacin eficaz

Comienza con un pensamiento centrado: esto significa que usted debe pensar en el objetivo de su presentacin, el pblico y el contexto en que finalmente lo har.

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Defina su objetivo
El objetivo de su presentacin es el resultado que quiere obtener: Persuadir, Deliberar, Convencer, Dar feedback, Vender Informar. Para qu?
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 Cul es el propsito de esta presentacin? Que quiero que mi pblico haga como resultado?

Quiero informar, persuadir o vender? Quiero que la audiencia se comprometa?

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 Quiero que el pblico entienda, aprenda o acte? Observe la diferencia entre presentar el IS para que el jurado lo entienda y hacerlo para que el jurado se pronuncie mediante la nota.

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<< TODO LO QUE SEA SUPERFLUO, DISTRAIGA O INTERFIERA DEBE OMITIRSE >>

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Su objetivo le ayuda a determinar:

Qu va a decir y cmo Cul debe ser el procedimiento Posibles objeciones

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Conozca a su audiencia

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 Mientras ms comprenda a las personas que estn al otro lado , mayores son las probabilidades de tener xito. No tome un atajo evitando ste importante aspecto.

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Comprenda el contexto de su presentacin

Ninguna presentacin ocurre en el vaco.

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Qu debo decir?
Despus de haber analizado detenidamente su objetivo, debe decidir que quiere decirle a su pblico

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Qu debo decir?
Etapa 1: Defina el mensaje clave. Qu quiere que las personas recuerden y que accin quiere que realicen? Este mensaje fluye directamente de su objetivo Puede presentar diversos argumentos, ideas y datos que lo sustenten, pero slo un mensaje clave.
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Qu debo decir?
Etapa 2: Identifique los argumentos que respaldan su mensaje. Evite el exceso de detalles, pero asegrese de hablar sobre algo ms que slo datos.

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Qu debo decir?
Etapa 2: Identifique los argumentos que respaldan su mensaje. Es importante identificar y referirse a los fundamentos emocionales de su mensaje. Porqu motivo debera interesarse el pblico?

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 Las declaraciones hechas sin el respaldo de argumentos o evidencias son slo opiniones, y stas tienen escaso impacto en el pblico. D razones a su pblico para que comparta sus puntos de vista o adopte un curso de accin.

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Qu debo decir?
Etapa 3: Identifique cuando es importante conseguir la participacin, las reacciones, el acuerdo o el convencimiento del pblico.

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Revise y afine sus ideas

Despus de generar un conjunto de ideas sobre que decir, usted est listo para revisarlas y refinarlas.

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 El mensaje clave seleccionado, es realmente el ms importante?. Los argumentos reunidos son comprensibles para todos los niveles de su audiencia?. Su contenido convencer a su audiencia a estar de acuerdo con usted? son explcitas las conexiones lgicas?

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<< Los detalles superfluos distraen, no los considere >> << Si no est seguro del efecto de una idea, omtala >>

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Prepare su presentacin
Introduccin, La exposicin de una necesidad o un problema, Una solucin y Un llamado a la accin

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Prepare su presentacin

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HALLASGOS DE INVESTIGACIONES
Las personas adquieren: 75 % de lo que saben por la vista 13 % a travs del odo, y 12 % mediante el olfato

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HALLASGOS DE INVESTIGACIONES
Una imagen es tres veces ms eficaz para transmitir informacin que las palabras solas

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HALLASGOS DE INVESTIGACIONES
Las palabras y las imgenes juntas son seis veces ms eficaces que las palabras solas.

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Apoyo visuales eficaces deben:

Ser simples Usar grficos, conos y smbolos para reforzar o comunicar un concepto Utilizar palabras claves, no oraciones completas Emplear un solo concepto y no ms de seis lneas por diapositiva o pgina

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Apoyo visuales eficaces deben:

Aplicar slo de tres a seis ideas en cada hoja del rotafolio Adoptar color, cuando sea posible, pero no en exceso

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Apoyo visuales eficaces deben:

Aprovechar imgenes cuando sea posible. Usar vietas, no nmeros, para los tems sin secuencia Emplear todo en maysculas solo para los ttulos y acrnimos

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Use la hoja Esquema de la presentacin

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Consejos para crear Apoyo visuales

Use una sola idea y no ms de seis lneas por diapositiva Sea selectivo con sus palabras No use escritura vertical No use ms de dos tipos de tamao de letra por pgina Use maysculas y minsculas. Use maysculas y minsculas slo para los ttulos y acrnimos
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ENSAYE
<< POR CADA DISCURSO QUE USTEDA DA, EN REALIDAD HAY TRES.
EL QUE ENSAYA, EL QUE DI Y EL QUE DESEARA HABER DADO >>

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El ensayo eficaz
Rena a personas que tengan un perfil comparable al de su pblico objetivo. Incluya a un experto en el tema y obtenga la evaluacin de esa persona.

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Consejos prcticos
Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usar en el evento real. Ensaye la presentacin completa cada vez que practique Pruebe en voz alta y, si es posible, frente a un amigo o colega. De lo contrario practique con una grabadora o video. Ensaye hasta que la presentacin no suene como como si la hubiera memorizado. Concntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo, no en sus apuntes.
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Mentalcese
Pngase en el estado, anmico adecuado antes de que se levante el teln.

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 Visualcese dando una presentacin exitosa. Repita para s afirmaciones positivas como Estoy relajado y listo Use tcnicas de respiracin y ejercicios para liberar la tensin a fin de disminuir el estrs. Pregntese: Qu es lo peor que podra suceder? y luego est preparado para esa posibilidad. Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente contrarrestarlo con alimento, cafena, drogas o alcohol antes de la presentacin.
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Supere el temor
Muchos oradores, actores e intrpretes musicales profesionales sufren de pnico escnico antes de proceder, sin embargo, consiguen mantener el temor bajo control. Usted debe hacer lo mismo.

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Considere las siguientes tcticas que le ayudarn a superar el temor:

Ensaye su presentacin y aprndasela a fondo. Ocpese de conocer a los asistentes en forma individual, ya sea por telfono antes de la presentacin o en persona a medida que ingresan a la sala. Anticipe las preguntas y objeciones que tengan ms probabilidad de surgir. Preprese tanto fsica como mentalmente.
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Comienza el espectculo
YA PREPAR SUS mensajes, sus materiales y su persona. Ahora esta listo.

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Cmo hablar eficazmente

Una vez que se encuentre en la sala con su audiencia, debe concentrarse en hacer la presentacin lo ms interesante posible. Usted lograr el mejor desempeo si se expresa de manera eficaz, proyecta una imagen positiva y mantiene a su audiencia involucrada.

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He aqu algunas sugerencias:

Haga su presentacin en tono conversacional. Evite usar jerga o trminos que puedan ser desconocidos para el pblico. Observe a la audiencia en busca de claves no verbales respecto de su reaccin. Respire. Eso lo ayuda a relajarse y disminuye el uso de lenguaje de relleno como eem y ahh.
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 A fin de sacarle el mximo provecho a su voz, mantenga un tono neutral y conversacional. Hable con un volumen suficientemente alto para que todos lo escuchen. En la mayora de los casos puede hacerlo dirigindose a la persona ms alejada en la sala. Si cuenta con un sistema de sonido con micrfono, prubelo cuando ensaye. He aqu algunos consejos adicionales:
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 Evite hablar en forma demasiado rpida o lenta. Practique con una grabadora o con un colega para obtener feedback. Sea expresivo. No hable en forma montona. Suba y baje el tono de su voz para expresar su idea. Enuncie y pronuncie las palabras con claridad.

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Proyecte una imagen positiva

Su confianza en su mensaje y su compromiso con ste se reflejan en su postura y en su lenguaje corporal. Para optimizar su eficacia, cercirese de hacer lo siguiente: Proyecte confianza a travs de su vestuario y presencia. Asegrese de que sus expresiones faciales transmitan inters en el pblico. Si est demasiado nervioso para mirar a todo el pblico, concntrese en algunas personas. Haga y mantenga contacto visual miembros de la audiencia.

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Tcnicas para mantener interesada a su audiencia

La mayora de los oradores deben enfrentar a uno o varios participantes difciles: los que dejan de prestar atencin, los agotados o los que estn tan ocupados que estn pensando en otros asuntos urgentes.

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Tcnicas para mantener interesada a su audiencia

Es probable que las personas que calcen con estas descripciones no escuchen lo que usted tenga que decir a menos que tome medidas para captar su atencin y mantenerla.

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 Sin embargo, cmo puede detectar cules participantes estn atentos y cules no? Los psiclogos afirman que las personas emiten seales no verbales de su estado de atencin:

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 Los que estn siguiendo lo que dice estn atentos observndolo a usted o sus apoyos visuales, o bien estn ocupados tomando apuntes.

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 Los distrados cruzan las piernas, se mueven inquietamente en sus asientos o pasean la mirada por la sala ms de lo usual. Su desafo es atraer a las mentes que divagan de regreso a la presentacin.

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He aqu algunas tcnicas comprobadas para hacerlo:

Cambie lo que est haciendo. Por ejemplo, haga una pausa repentina o cambie su tono de voz. Proponga una votacin a mano alzada: Slo por curiosidad, cuntos de ustedes creen que sus clientes estn satisfechos con nuestra actual poltica de devoluciones? Levanten la mano
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He aqu algunas tcnicas comprobadas para hacerlo:

Agregue humor. Una pausa humorstica en una presentacin seria es bienvenida y capta la atencin del pblico. Use analogas y ejemplos vividos. Incorpore historias personales.

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. He aqu algunas tcnicas comprobadas para hacerlo:

Emplee datos estadsticos convincentes y testimonios expertos. Utilice los apoyos visuales, como las ilustraciones, tablas y grficos eficazmente. Haga una pregunta: Entonces, qu significa el ltimo punto para usted y su empresa?.

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Consejos para presentar eficazmente

No hable a partir de un libreto. Use apuntes. Mire a su audiencia y haga contacto visual.

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