MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION: DEFINICION DE PROCESO Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgnica. DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relacin con los responsables de la ejecucin, que deben cumplir polticas y normas establecidas sealando la duracin y el flujo de documentos. Por ejemplo: Procedimiento para pago de nmina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc. DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos trminos, cuando se trata de manuales que orienten la ejecucin del trabajo, es ms generalizado el uso de procedimientos, por razones de orden jurdico, confirmado por la Constitucin y las Leyes. En este instructivo para tener didcticos los trminos "proceso y procedimiento" se emplea en forma anloga, especialmente porque se est describiendo el trabajo de una persona responsable y de all se origina la descripcin del Manual de Funciones. DEFINICIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento instrumental de informacin detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas, secciones, departamentos y servicios. Requiere identificar y sealar quin?, cuando?, cmo?, donde?, para qu?, por qu? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.

OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS Poltica: Se define como la orientacin, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un asunto determinado. Norma: Disposicin de carcter obligatorio, especfico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una poltica. Reglamento: Conjunto de polticas, normas y procedimientos que gua el desarrollo de una actividad. Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la informacin necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que ste se realiz de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos. Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de un procedimiento para ejecutar la accin o tarea de acuerdo con las normas establecidas en los reglamentos.

OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: El desarrollo y mantenimiento de una lnea funcional de autoridad y responsabilidad para complementar los controles de la organizacin. Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas las posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta informacin de los resultados operativos y de organizacin en el conjunto. Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documento contable y diseado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y de mxima proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin proyectada y los objetivos futuros.

La correcta disposicin de los controles vlidos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos as como la extensin de los necesarios. Elementos esenciales para practicar auditoras, interventoras y en general evaluaciones internas e independientes o externas.

Proceso 1: Produccin Descripcin de los Procedimientos: La materia prima ingresa a la planta en bandejas, posteriormente son llevadas al cuarto frio 0C, antes de ingresar a la sala de proceso. En la sala de proceso, dependiendo del producto: es lavado con agua con hipoclorito de sodio para la desinfeccin de la materia prima, posteriormente pasa por los tneles de congelado, los cuales estn a una temperatura de -30C. La materia prima despus de haber sido congelada es calibrada, se realiza una seleccin para eliminar defectos, al final de la cinta, la fruta es colocada en bolsas para ser pesadas, luego son colocadas en cajas y selladas, para finalmente ser almacenadas en cmaras de -20C esperando ser despachada. Lavado y Pelado de Frutas y Verduras.. Lavado de Equipos e Instalacin.

Proceso 2: Almacenamiento de productos terminado

Al salir el producto de produccin, es llevado a bodega en una gra de horquilla, donde es recibida por un auxiliar de bodega, quien se encargar de verificar la cantidad, de ingresar el lote al sistema y de ubicarla en un lugar de fcil acceso para su despacho.
Descripcin de los Procedimientos:

Proceso 3: Lavado de Equipos e Instalacin. Esta actividad ser realizada por el personal de mantenimiento

Procedimientos:

Proceso 4: Corte y lavado

Procedimientos:

Proceso 5: Compras Procedimientos: Cuando se requiera comprar algn equipo, materia prima, insumo etc, el rea que requiera el articulo a comprar debe diligenciar un formato de requisicin. El gerente de la empresa autoriza la compra del artculo solicitado y la requisicin pasa a contabilidad donde se asigna el nmero de cuenta que se afectar con la compra que se realizar, luego pasa al comit de compras, el cual se reunir cada 15 das. El comit de compras solicitar 3 cotizaciones a posibles proveedores y hace el estudio de cada cotizacin para seleccionar el mejor producto y mejor el proveedor. Despus de escoger la compra ms conveniente, se enva la requisicin al departamento de tesorera, donde se proceder a la elaboracin del cheque para ejecutar la compra. Al recibir el artculo comprado se deber inspeccionar y anexar una copia de la factura al egreso y otra a los documentos del proceso.,.-. |yu ||

Proceso 6: Sellado

Procedimiento s:

Proceso 7: Enfriamiento Procedimiento s:

Proceso 8: Embazado

Procedimiento s:

Proceso 9: Cobro de cuentas por servicios prestados Procedimiento s:

Proceso 10: Esterilizacin y despacho Procedimiento s: