0404 Organizao Pessoal e Gesto do Tempo

ndice
Introduo..................................................................................................................................... 2 Noo de tempo............................................................................................................................ 4 Ocupao e aproveitamento do tempo......................................................................................5 Aproveitamento eficaz do tempo................................................................................................ 6 As tecnicas individuais de trabalho........................................................................................... !anhar tempo............................................................................................................................... " #eterminar as nossas prioridades.............................................................................................. " Analisar as atividades a hierar$uizar.......................................................................................%& 'ontos(chave para construir um m)todo pessoal..................................................................%& A or*anizao practica das tarefas de *esto de tempo........................................................%% A or*anizao dos trabalhos pessoais....................................................................................%2 A or*anizao da documentao.............................................................................................. %2 A or*anizao das rela+es com os outros.............................................................................%, Or*anizao da utilizao do tempo........................................................................................ %, Or*anizao do local de trabalho............................................................................................. %4 -actores de desperd.cio de tempo........................................................................................... %5 Ac+es para or*anizar o dia...................................................................................................... % 'lanificar..................................................................................................................................... %/ 'lanear......................................................................................................................................... %" 'lanificar atividade 0 1empo...................................................................................................... %" A A*enda..................................................................................................................................... 2& 23emplo pr4tico de *esto semanal........................................................................................ 2%

I n t r od uo Uma das preocupaes das pessoas que desejam melhorar a sua eficincia , sem dvida, a rentabilizao do tempo. boa e eficaz, "esto do seu tempo. Prtica e esforo constante so os "randes meios para atin"irmos a nossa meta. Prtica consiste em testar aquilo que preconizam os mtodos de eficincia, adapt#$ los ao nosso caso pessoal ou, at, fazer o contr#rio do que eles indicam, mas praticar, praticar sempre% Esforo constante& a dificuldade de aplicao destes mtodos no reside na sua comple'idade, mas no facto de e'i"irem um m(nimo de esforo para serem postos em pr#tica. ) preciso recomear continuamente para preencher a dist*ncia em relao aos objectivos que nos propomos. +evemos traar objectivos e control#$ los. ,ara isso indispens#vel preencher mapas di#rios e semanais da actividade. Uma das causas do insucesso a falta de pro"ramao do trabalho. ,odemos ima"inar o que sucede ao mediador que inicia o dia sem saber com quem vai contactar& sem entrevistas marcadas e sem ter rentabilizado o percurso "eo"r#fico desse dia. - falta de or"anizao leva . desorientao e muitos mediadores no conse"uem recuperar de al"umas falhas cometidas por esse facto e abandonam a actividade. / desenvolvimento pessoal do indiv(duo passa pela aprendiza"em da sta rentabilizao passa, tambm pela pr!pria or"anizao que conjuntamente com al"uns mtodos, conduzem a uma

adaptao da sua vida ao factor TEMPO . 0sto si"nifica que, no sendo o tempo um elemento inte"rante da pr!pria vida, no pode ser directamente controlado por cada um de n!s. / que podemos fazer uma adaptao aos ciclos biol!"icos do tempo, atravs da imposio pessoal de ritmos de vida adaptados a esses mesmos ciclos. 1ual o tipo de influncia que ele 2 factor tempo 3 tem em cada um de n!s4 5om que profundidade ou intensidade condiciona a nossa vida4 5omo afecta o desempenho das tarefas di#rias4 +e que forma ocupamos o tempo4 6er# que podemos fazer mais coisas ocupando menos tempo4 5onhecendo um pouco mais, todos estes condicionalismos e o "rau de e'ercer sobre a nossa vida, podemos tentar

influncia que eles podem

responder a todas estas per"untas e, assim, tentar rentabilizar a forma como ocupamos o tempo.

oo d e t e m p o ) e'traordinariamente dif(cil, seno imposs(vel, tentar definir O TEMPO , se no o fizermos em relao a qualquer coisa. /ra, se repararmos bem, toda a nossa vida est# balizada em funo do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem uma certa durao 2muito ou pouco3, e pode ser situado no tempo 2antes, depois ou durante qualquer coisa3. 6e a noo de tempo s! pode ser compreendida, em relao a qualquer coisa, resulta daqui um facto, f#cil de constatar, mas muito importante para acentuar a dificuldade da sua compreenso. - noo de tempo !E"#TI$# e tambm profundamente $#!I%$E" . 7udo isto si"nifica que, por ser relativa a qualquer coisa, este relativismo varia de pessoa para pessoa e, tambm, de ocasio para ocasio, de acordo com a forma como o indiv(duo percepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. sta situao facilmente detect#vel, quando n!s sentimos que determinado espao de tempo passou muito depressa e, ao nosso lado outra pessoa sentiu, precisamente o contr#rio. ,or isso, temos de distin"uir duas ideias ou conceitos de tempo& -TEMPO #&T!O ' MI(O 2absoluto, biol!"ico ou natural3. -TEMPO P&I(O"'GI(O 2aparente ou relativo3. / TEMPO #&T!O ' MI(O aquele que imposto pela natureza e que assenta na diviso do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas, mas tambm, o a"rupamento dos dias em semanas, a diferenciao das estaes do ano, a distino do dia e da noite, etc. ) ri"oroso e sobre ele assentam todos os calend#rios e os hor#rios de trabalho e de lazer. / TEMPO P&I(O"'GI(O a percepo, mais ou menos vari#vel, da forma como o tempo astron!mico vai ou no ser ocupado, preenchido, vivido. 8o ri"oroso, pois varia de indiv(duo para indiv(duo e tambm com a ocasio. 6e o tempo astron!mico est# ri"idamente imposto pelos ciclos da natureza, que se sucedem ininterruptamente, uns ap!s outros, sempre da mesma forma, dia

ap!s dia, ano ap!s ano, n!s facilmente tendemos a balizar a nossa vida e, particularmente, a nossa vida de trabalho, fraccionando o tempo em divises cada vez menores, que servem para precisarmos duraes e'actas para determinadas tarefas que e'ecutamos. 8!s che"amos a estabelecer calend#rios, mais ou menos precisos, onde re"istamos funo ou inserimos balizas, tarefas a serem a e'ecutadas. 8a vida as de relacionamento com os outros, no somos j# capazes de viver, se no em dessas pois tendemos calendarizar todas nossas actividades, com base em referncias de tipo cronol!"ico. 6e, por um lado, no h# dvida sobre a e'actido do tempo de tipo

astron!mico, os nossos problemas comeam quando pensamos na forma como sentimos que esse mesmo tempo preenchido. 8a verdade, o tempo que temos dispon(vel, nem sempre convenientemente ocupado, verificando n!s, muitas vezes, uma deficiente rentabilizao dos per(odos de tempo que, supostamente, n!s dever(amos ocupar de forma til e com resultados produtivos. Ocup ao e a p r o) ei t a m e n t o do t e m p o +imensionando o nosso tempo pessoal, em funo de per(odos cronol!"icos, facilmente sentimos que a forma, como ocupamos esses per(odos, nem sempre a mais rent#vel. 0sto , muitas vezes, temos a sensao de ter *PE!+I+O TEMPO* , ou de no ter produzido, ou efectuado, tudo aquilo que era suposto, ou que nos tenhamos decidido fazer. 9as, n!s no podemos reduzir o aproveitamento rent#vel dos per(odos de tempo a uma simples dicotomia, caracterizada pela ocupao ou no ocupao do tempo. 8a verdade, o facto de ocuparmos o tempo no si"nifica, sempre, que o faamos de forma rent#vel. 9uitas vezes, *perde m os* tempo com tarefas inteis, esquecendo ou descurando aquilo que realmente necess#rio fazer.

1uando, afirmamos e'presses do tipo& *,o-e a man, rendeu- me.* , ou *a tarde nunca mais passa///* , estamos a constatar duas formas diferentes de ocupar o tempo e, principalmente, de o aproveitar em termos psicol!"icos. 9uitas vezes, tendemos, de forma no consciente, a preencher o tempo de trabalho com tarefas mais a"rad#veis, em vez das mais desa"rad#veis. /utras vezes, escolhemos para fazer o que j# conhecido, em vez de encarar o desconhecido. +uma forma ou de outra, tendemos a fazer bem e depressa aquilo que "ostamos mais, dei'ando para mais tarde, e fazendo$ o com mais lentido, aquilo de que no "ostamos, ou que nos parece mais dif(cil. +este modo, importa pois aprender a fazer uma correcta "esto do tempo pessoal, para assim rentabilizar a ocupao dos per(odos de tempo, com tarefas mais produtivas, por norma a alcanar os objectivos de vida e, particularmente, da vida de trabalho. #pr o) ei t a m e n t o e ficaz do t e m p o 6abendo que, para atin"ir determinados objectivos ou finalidades, tendo

estabelecido esta ou aquela metodolo"ia de trabalho, impe$ se definir por onde comear. 0sto si"nifica, necess#rio definir P!IO!I+#+E& . ,or outras palavras, temos de saber, dentro daquilo que nos propomos fazer, o que mais IMPO!T# TE e o que mais 0!GE TE . 5omo o ano de trabalho comporta um determinado desenvolvimento, h# pois que saber situar, ao lon"o do ano, quais os projectos a desenvolver, de acordo com o seu pr!prio faseamento. +o mesmo modo, ao lon"o do dia de trabalho, h# inmeras pequenas e "randes tarefas a e'ecutar, as quais temos de distribuir ao lon"o do tempo til desse dia. / mesmo se pode aplicar . semana de trabalho. ,orque cada ano tem quatro estaes, caracterizadas por tempo quente ou por tempo frio, por dias claros e mais compridos, ou ento dias escuros e pequenos, n!s podemos distribuir, de forma diferenciada, os v#rios tipos de trabalhos. :ejamos como os a"ricultores condicionam as suas tarefas de acordo com esta calendarizao, tendo, como !bvio, um conhecimento prvio quer dos ritmos naturais do calend#rio, quer dos objetivos a"r(colas a atin"ir.

9as, tambm o dia tem, ou pode ter, pelo menos sete ou mais horas teis de trabalho, que podem, e devem, ser preenchidas de forma rent#vel. +evemos procurar racionalizar as nossas tarefas, no s! de acordo com o hor#rio do dia, considerando horas de in(cio e de fim, horas de intervalo, etc., mas tambm temos de entrar em conta com a dimenso psicol!"ica do tempo. 0sto , porque nos conhecemos, devemos saber qual o per(odo do dia, em que trabalhamos melhor, ou quais as horas mais pr!prias para fazer certo tipo de tarefas. -ssim, procurando rentabilizar o tempo til de que dispomos, devemos pois estabelecer P!IO!I+#+E& no trabalho, com base no conhecimento e an#lise das diferentes tarefas a e'ecutar. 9elhor ser# comear pelas mais dif(ceis e pelas menos a"rad#veis, sabendo$ se que de manh temos mais ener"ias e estamos menos cansados, e dei'ando, para o fim do dia as tarefas mais simples e mais rotineiras. 6imultaneamente, se formos capazes de distin"uir claramente aquilo que 0!GE TE daquilo que IMPO!T# TE , podemos, pois, aprender a or"anizar um processo de trabalho, que entre em conta com a definio, a eliminao, ou, pelo menos, com a reduo ao m(nimo dos chamados *tem pos mortos* , em que, pura e simplesmente, no fazemos nada. 8a verdade, h# mltiplas tarefas repetitivas que podemos anular, h# tambm trabalho que, se for bem feito uma vez, fica feito para sempre. 9as, ao contr#rio, h# tambm tarefas que, pelo reduzido "rau de import*ncia, no devem e'i"ir de n!s, tanta dedicao como outras. +a conveniente or"anizao do nosso tempo pessoal, atravs duma racional ocupao do tempo, que passe pelo desenvolvimento de T1( I(#& I +I$I+0#I& +E T!#2#"3O , que cada um de n!s ter#, por si mesmo, de ser capaz de desenvolver, resultar# se"uramente uma economia de tempo que nos permitir# fazer mais e fazer melhor, podendo, por conse"uinte ir mais lon"e, dentro do desenvolvimento pessoal que e'perimentamos. #s t ecnicas indi)i du ais d e t r a 4 al ,o

5onsidera$ se

que

qualquer

pessoa

para

poder

desempenhar

qualquer

actividade, seja ela uma tarefa profissional mais complicada, ou uma simples tarefa particular, com um m(nimo de 'ito, tem de o fazer atravs duma certa tcnica, que a sua pr!pria forma de fazer. +este modo, incorporando ensinamentos dos outros, ou simplesmente a e'perincia individual, todos n!s desenvolvemos formas mais r#pidas, menos custosas e mais eficazes de fazer as coisas. -ssim, podemos definir como T1( I(#& I +I$I+0#I& +E T!#2#"3O5 as formas mais adequadas de, para cada situao, analisar e optimizar um qualquer processo de trabalho, em ordem a efectu#$ lo com o m(nimo de esforo, no menor espao de tempo poss(vel e com a maior "arantia de o fazer correctamente, quando e onde ele tem de ser feito. +esta definio podemos destacar&

-# #+E60#78O +# 9O!M# +E T!#2#"3#!/ -# # %"I&E +E 0M P!O(E&&O +E T!#2#"3O/ -# OPTIMI:#78O +E 0M T!#2#"3O/ -# ME O! +0!#78O +O TEMPO +E T!#2#"3O/ -# M#IO! MOTI$#78O P#!# O T!#2#"3O/ -O T!#2#"3O (O!!E(T#ME TE 9EITO/ -O MOME TO E;#(TO +E 9#:E! O T!#2#"3O/ -O "O(#" E;#(TO P#!# 9#:E! O T!#2#"3O/ +a conju"ao de todos estes elementos, que constituem afinal a efic#cia de um trabalho, obtemos pois a definio do que podem ser as tcnicas individuais de trabalho. :amos pois ver como se desenvolvem e como se podem aplicar, no processo da melhoria do nosso desempenho.

Gan , a r t e m p o (OMO ME"3O!#! # O!G# I:#78O PE&&O#" E GE!I! O P!'P!IO TEMPO 'istem trs perspectivas diferentes relativamente . "esto do tempo& </ -umentar a quantidade de tempo dispon(vel. =/ ;ealizar mais trabalho durante o tempo dispon(vel. >/ ;ealizar somente as tarefas importantes durante o tempo dispon(vel. - primeir a perspecti)a su"ere que se alar"ue as horas de trabalho at onde for poss(vel. 0sso poderia trazer como consequncia uma "rave depresso, es"otamento e falta de eficincia. - segunda perspecti)a est# virada para o trabalho e para os mtodos. ;equer uma mente orientada de forma mec*nica. 8o e'iste absolutamente nenhum limite para esse tipo de treino. m caso e'tremo, poderia converter a pessoa num perito em eficincia e em "estor de mtodos em vez de melhorar a sua tomada de decises, relaes humanas e qualidades de liderana. - terceira perspecti)a su"ere que se estabelea uma escala de prioridades na "esto do tempo. ,rope um compromisso e'clusivo com as questes essenciais e conceptuais em vez de se entreter com os detalhes massivos de natureza operativa, os quais tm de ser dele"ados para outras pessoas. sta perspectiva e'i"e uma estrat"ia orientada para a aco. ,ara que possa ser funcional, requer uma fase preparat!ria, um treino de formao e, em "eral, um clima or"anizativo adequado. + e t e r m i n a r as nossas p riorid a d es 3IE!#!60I:#! #& O&&#& P!'P!I#& #(TI$I+#+E& 0sto consiste em, na vspera ou na manh do pr!prio dia& </ laborar a "I&T# do conjunto de actividades a e'ecutar. Uma lista *dent ro da ca4ea* muito menos eficaz que uma lista escrita. 7er sob os olhos um conjunto permite$ nos olhar as coisas com maior distanciamento.

=/

stabelecer nessa lista uma *O!+EM +E P!IO!I+#+E&* , sem esta ordem, qualquer lista intil.

5omo estabelecer as prioridades4 <ormulando, para cada caso as per"untas& *Isto ? urgen t e e impor t an t e@ Ou simplesm en t e urgent e@ Ou pode esperar em relao ao resto por ser impor t a n t e mas no urgent e@*/ 0rgAncias E IMPO!TB (I# so os critrios mais operacionais para

hierarquizarmos as nossas actividades 2so facilmente memoriz#veis, simples e bastante amplos para en"lobarem todos os aspectos de um problema3. m matria de or"anizao, sempre melhor utilizar um utens(lio que serve para todos os casos, que simples e til em todas as situaes da vida quotidiana. #n alisar as a t i )i d a d es a ,i e r a r C uiz a r /s critrios 0!GD (I# E IMPO!TB (I# 8esse caso, acrescentemos$ lhes as dimenses& </ =ravidade. =/ ;epercusso sobre outras actividades ou problemas. stes dois (ndices complementares podem ajudar$ nos a um entendimento com outras pessoas quanto ao estabelecimento de prioridades. Pon t os-c,a) e p a r a cons t r ui r u m m ? t o do p essoal / esquema a se"uir apresenta a tarefa de hierarquizao no seu conjunto e os seus pontos de passa"em obri"at!rios, que constituem os pontos de referncia a partir dos quais cada um pode criar o seu pr!prio mtodo. podem revelar$ se insuficientes.

</ "I&T# +#& #(TI$I+#+E& ) indispens#vel todos os dias. -inda que o imprevis(vel possa vir transtornar os planos estabelecidos.

=/ 0!GD (I# 5ritrio b#sico das prioridades.

=/ IMPO!TB (I# 5ritrio b#sico das prioridades.

4/ O!+E #78O +# "I&T# 2+ecidir> fazer> dele"ar3 -tribuir um nmero de ordem a cada actividade. ) aqui que necess#rio p?r o problema da dele"ao ou do adiamento da actividade> neste ltimo caso, imperativo prever uma data limite. E/ (O T!O"O 2+iferena entre previsto e realizado3 - simples verificao e, melhor ainda, a an#lise @previstoArealizado@ o ensinamento mais rico, indispens#vel para quem quer pro"redir.

# or g a niz ao p r ac tica d as t a r e f as d e g es t o d e t e m p o - "esto eficaz do tempo consiste essencialmente no se"uinte& </ 'plorar ao m#'imo os nossos pr!prios recursos pessoais. =/ <az$lo com a maior economia de meios que nos for poss(vel. >/ <az$lo no menor per(odo de tempo poss(vel. - efic#cia da pessoa conse"uida atravs da or"anizao& </ +os seus trabalhos pessoais. =/ +a sua documentao. >/ +as suas relaes com os outros. 4/ +a utilizao do seu tempo. E/ +a arrumao da sua secret#ria. F/ +o estado do seu local de trabalho.

# or g a niz ao dos t r a 4 al ,os p essoais B# tarefas que podem e devem ser feitas imediatamente quando sur"em. /utras h# que podem ser feitas mais tarde, porque no oportuno ou razo#vel efectu#$ las de imediato. 7oda a tarefa que no seja poss(vel efectuar de imediato, deve pois ser anotada em a"enda, ficha individual ou dossier, permitindo, assim, obter& </ /rdenamento. =/ 9emorizao ou re"isto. >/ -companhamento e controlo. m termos pr#ticos, podem or"anizar$ se quatro sectores de documentao, colocando os documentos em quatro pastas ou arquivos distintos& </ *Para fazer* 2em ordem decrescente de ur"ncia3. =/ *G espera de resposta*/ >/ *Em curso* 2para controlo ou acompanhamento e tambm para actualizao3. 4/ *Penden t e* 2para assuntos que no esto em movimento, mas que sero recuperados dentro de um per(odo de tempo previs(vel3. 7odos os documentos podem passar de uma pasta para outra de acordo com as circunst*ncias. # or g a niz ao d a docu m e n t ao ,ara o desempenho das funes de qualquer profissional e'iste, ou pode ser utilizada, documentao de dois tipos& </ *+ocumen t ao inter na* $a que diz directamente respeito # empresa e tambm #s funes normalmente e'ercidas e pode revestir o aspecto de normas, informaes, circulares, etc. +eve ser arquivada& </</ +e forma anal(tica. </=/ +e forma cronol!"ica. </>/ +e forma "eo"r#fica.

sta documentao deve ser or"anizada de forma adaptada . funo e'ercida e aos mtodos de trabalho na empresa. =/*+ocum e n t ao eHtern a* $a que s! indirectamente diz respeito . empresa e .s funes e'ercidas e pode revestir o aspecto de arti"os de revistas, ou de livros, recortes de jornal, etc., com interesse tcnico ou cultural. ,ode ser arquivada& =/</ ,or t(tulo do arti"o ou do livro. =/=/ ,or autor. sta documentao deve ser or"anizada de acordo com os interesses tcnico$ culturais complementares .s funes e'ercidas. # or g a niz ao d as r el aIes co m os ou t r os - fim de trocar informao, no poss(vel entrar em contacto com os outros sempre que se quer, e no recomend#vel que se improvise 2e'cepto quando em situao de ur"ncia3 para no perturbar os outros e no perder o nosso pr!prio tempo. +este modo indispens#vel& </ 5ombinar uma hora de contacto re"ular e "uardar tudo em pastas ou dossiers com o nome do interlocutor. =/ 6e o contacto pontual, convm marcar pelo telefone, o momento que convm a ambos. 0sto permite a preparao da reunio. - no or"anizao de entrevistas ou reunies, si"nifica que se dei'a a iniciativa # parte mais a"ressiva ou influente. Or g a niz ao d a u tilizao do t e m p o 8em sempre poss(vel ser dono da utilizao do tempo 2hor#rio3 com superiores ou clientes, mas .s vezes, com tacto podem$ se conciliar desejos e possibilidades. 7ambm as diferentes tarefas de car#cter repetitivo, devem ser a"rupadas em horas adequadas e re"ulares 2a prospeco de poss(veis clientes, por e'emplo3, requer +I&(IP"I # .

) necess#rio fazer uma lista de tarefas repetitivas, distribui$ las de maneira l!"ica 2planificar3, d#$ las a conhecer . secret#ria e aos colaboradores e O2!IG#!- &E # !E&PEIT%- "#& . Or g a niz ao do local d e t r a 4 al ,o ,ara compatibilizar& </ 7er . mo todos os documentos necess#rios ao trabalho di#rio. =/ +ispor de espao para trabalhar, inteiramente livre.

9actor es d e d esp e r dJcio d e t e m p o

</ PLANEAMENTO. $<alta de planificao. $<alta de objectivos e prioridades. $<azer primeiro o menos importante. $9udar de prioridades. $<alta de datas limite. $+atas limite irrealistas. $0"norar as pr!prias data limite. $<alta de plano di#rio por escrito. $,rocurar fazer muitas coisas de uma s! vez. $ stimativas irreais de tempo. $-ctuar sem pensar. $8o prever o inesperado. $,rojectos favoritos. $:ia"ens. $6onhar acordado. $7empo de espera. $;eunies demasiado lon"as e mal preparadas. =/ ORGANIZAO. $6ecret#ria amontoada. $+esor"anizao pessoal. $,apeis $5orrespondncia $Curocracia. $Deitura. $6istema de arquivo deficiente. $0ntervalo de controlo demasiado lar"o ou curto. $ 'cessiva or"anizao. >/ CONTROLO. $7elefone 2chamadas imprevistas ou inutilmente lon"as3. E/ DECISO / $0ndeciso. $+vida. $9edo de cometer erros. $9edo de comprometer$ se. $+ei'ar para amanh o que pode fazer hoje. $1uerer possuir todos os dados. $8o pensar nas alternativas. $8o avaliar as consequncias ne"ativas. 4/ COMUNICAO. $<alta de comunicao. $5omunicao confusa. $8o se manter informado. $<alta de informao. $8o ouvir. $<azer ru(do social. $:isitas inesperadas 2cole"as ou colaboradores que vm e'por os seus problemas pessoais ou cavaquear3. $;eunies no pro"ramadas. $+istraces visuais. $;u(do. $9#s condies f(sicas. $<adi"a. $<alta de autodisciplina. $0ncapacidade de dizer @8E/@. $5onfundir actividade com resultados. $<alta de normas. $9# mem!ria. $ 'cesso de controlo. $-lmoos demorados.

#cIes p a r a or g a niz a r o di a 7er uma viso "lobal das tarefas quotidianas permite$ nos manter o olhar fi'o sobre o essencial. 1uando sur"em imprevistos e solicitaes quotidianas, bom podermos aplicar as medidas e tomar as decises necess#rias em tempo oportuno. 1uando est# estabelecido o plano de trabalho, mais f#cil decidir com conhecimento de causa e dominar a presso dos acontecimentos. <- (O &#G!E EM (#+# +I# 0M MK I MO +E TEMPO . sua preparao& bastam al"uns minutos. =- 9#7# # "I&T# das tarefas que deseja realizar& /s assuntos correntes que se devem ou deveriam liquidarem. /s projectos que se devem ou deveriam abordar, desenvolver ou concluir. >- ("#&&I9I60E as tarefas por ordem de prioridade utilizando os critrios "urgente" e "importante". dele"ao. 4- (OME(E O M#I& (E+O PO&&K$E" a fazer o que est# classificado em primeiro lu"ar, pondo$ o . frente daquilo que menos importante& o imprevisto causa mais dificuldades quando no podem ser cumpridas tarefas priorit#rias porque diferidas. E- E$ITE resolver primeiro os pequenos problemas, @para aquecer@, antes de atacar os mais importantes. F- (#"(0"E o tempo necess#rio para a realizao das actividades 2e anote$ o3 na planificao do dia. L- P!E$EM# uma ou v#rias zonas de tempo para o imprevis(vel. N- TE 3# EM (O &I+E!#78O os melhores momentos, aqueles em que sabe estar mais em forma. O- 8O &E E&60E7# de fazer com que as pessoas afectadas pelo adiamento de um trabalho sejam avisadas com a devida antecedncia para poderem tomar as suas dili"ncias. <0- 9I;E horas$ limite para certos trabalhos que tenderiam a desequilibrar o seu empre"o do tempo. <<- ,ara as tarefas cuja durao no conse"ue controlar bem, $E!I9I60E E # OTE o tempo realmente "asto e compare$ o com as estimativas que fez. tome as decises necess#rias& transferncia,

<=- T!#(E 0M !I&(O sobre as actividades . medida que as for e'ecutando e no se prive do sentimento positivo que se tem no fim do dia ao verificar que todas ou quase todas elas foram riscadas. <>- 9#7# O PO TO +# &IT0#78O E PE!G0 TE , no fim, em que actividade poderia ter "anho tempo. <4- T!# &9I!# inacabadas. para o plano de trabalho do dia se"uinte as tarefas

Pl anificar F$5onsiderar o dia , a semana , o mAs e o ano como conjuntos. neles tempos fortes, tempos para respirar, tempos de repouso. sob presso. G$ P"# I9I(#! ter uma viso de conjunto das tarefas a cumprir, atribuir$ lhes um tempo razo#vel e prever uma mar"em para os imponder#veis. ,ara isso indispens#vel ter sob os olhos todo o per(odo que se pretende planificar. H$ P"# I9I(#! O 60D@ H.F./s compromissos e as obri"aes fi'as a curto, lon"o e mdio prazo. H.G.-s tarefas quotidianas. H.H./s projectos. I$,lanificar no por al"emas. 6e uma planificao fosse sentida deste modo, melhor seria renunciarmos a ela. J$;eservar sistem#tica e imperativamente tempo para a refle'o, para o trabalho solit#rio, e fazer aparecer no plano este tempo reservado. 6e os no pro"ramarmos, estes espaos de tempo dispon(veis evaporam$ se em proveito das prioridades das outras pessoas. fazer fi"urar vitar estar

K$Um planeamento deve ser permanentemente vis(vel nos melhores casos. L$Utilizar s(mbolos e cores, sim, mas com moderao 2o planeamento tem de ser le"(vel sem termos de recorrer a um "modo de emprego" complicado3. Pl an e a r F$ +e vspera, as actividades do dia se"uinte na a"enda. G$ 8a se'ta$ feira de tarde, as actividades da semana se"uinte na a"enda. H$ 8o dia GJ, as actividades do ms se"uinte& $/ plano de trabalho mensal na a"enda. I$ m +ezembro, as actividades do ano se"uinte& $/bjectivos anuais. $5ar"as fi'as anuais. $,lano do ms de Maneiro. PLANEAR PERMITE GANHAR TEMPO E REDU IR O !TRE!!. Pl anificar a t i )i d a d e P Te m po #T!I20I! 0M +ETE!MI #+O TEMPO Uma tarefa sem tempo determinado corre o risco de se prolon"ar mais que o necess#rio. 6em previso, no h# correces poss(veis, teis e transfer(veis para outras situaes pr!'imas. stimulam se so realistas. 9I;#! P!#:O& ,onto de encontro indispens#vel. ,ermitem acender pisca$ piscas indicadores de @peri"o@ no painel das actividades em curso, se esto em risco de no serem respeitados.

ME+I! O TEMPO E9E(TI$#ME TE 0TI"I:#+O

8ada mais subjectivo que a durao conforme as situaes vividas e as tarefas a realizar. ssa medio d#$ nos uma viso mais clara do tempo e permite$ nos dia"nosticar as melhorias a introduzir.

# #g e n d a 8o e'iste uma a"enda ideal, porque certas e'i"ncias so contradit!rias. -s respostas .s questes que se se"uem permitem uma escolha melhor porque feita com conhecimento de causa. - a"enda deve acompanhar$ nos de GI h em GI h, facto que devemos ter em conta ao escolher o seu tamanho. ,ode ser importante ter a possibilidade de ler num nico relance o plano do dia ou da semana. 8o nos devemos esquecer de pro"ramar encontros connosco pr!prios 2ler, reflectir, redi"ir, etc.3. Usar l#pis ou caneta4 - vanta"em de um l#pis munido de uma pequena borracha que nos permite sempre alterar. +ele"ar o menos poss(vel a tarefa de manter a a"enda em ordem. ) prefer(vel ter uma a"enda "ida profi##iona$ e "ida pri"ada. 5omplete a a"enda com fichas que podem, por e'emplo, referir$ se& $ Ns pessoas com as quais estamos mais frequentemente em contacto> $ -os assuntos que nos preocupam no momento 2anotar as ideias que sobre eles nos vo sur"indo3> $ N hierarquizao das nossas tarefas> $ Ns aces em curso que preciso vi"iar.

EHe m plo p r t ico d e g es t o se m a n al

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7omando por base uma semana tipo, de se"unda a se'ta com oito horas de trabalho di#rio, temos IP horas teis, que podemos dividir da se"uinte maneira& <- FG ,rimeiras entrevistas Q<R ES com uma durao aconselhada de FJ minutos cada perfaz H horas por semana. =- 7elefonemas& L horas por semana. QPt<S $,rimeiro per(odo telef!nico, das FP horas at .s FG horas, para marcar entrevista na quintaAse'taAse"undaAtera. QPt=S $6e"undo per(odo telef!nico das FJ horas at .s FQ horas, para marcar entrevista na se"undaAteraAquartaAquinta. ) prefer(vel um per(odo telef!nico compacto para no quebrar o ritmo de trabalho. >- +eslocaes& K horas por semana. 4- -ssistncia a clientes e se"unda entrevista& R horas por semana. E- ;eunies e or"anizao& Q horas por semana. +evem sempre que poss(vel ser remetidas para as zonas sombreadas na vertical para no prejudicar o tempo til em que e'iste mais hip!teses de se poder estar ou contactar com potenciais clientes. F- 0mprevistos& sobra L horas que devem ser reservadas para este fim. L- -lmoo das FH horas at .s FI horas.