UFT 2013

Manual de Procedimentos para Aquisio de Bens e Servios

UNIVERSIDADE FEDERAL DO TOCANTINS PR-REITORIA DE ADMINISTRAO E FINANAS DIRETORIA ADMINISTRATIVA COORDENAO DE RECURSOS MATERIAIS

Contedo
1. Procedimentos que devem ser adotados antes da elaborao de um pedido de compras...................................................................................... 3 2. 3. 4. Quem pode fazer uma Solicitao de Compras? ................................. 4 Como fazer uma Solicitao de Compras e Servios SMS? ............. 4 O que so Grupos de Compras? .......................................................... 4

5. Quais so os documentos obrigatrios que devem acompanhar uma SMS? ......................................................................................................... 6 6. Quais so as formas de contrataes mais utilizadas na UFT? ............ 8 6.1 O que Dispensa de Licitao? ...................................................... 8 6.1.1 Hipteses de dispensa de licitao quanto ao valor so: ............ 8 6.2 O que Inexigibilidade de licitao? .............................................. 9 6.2.1 Quais so os documentos necessrios para uma solicitao de compras por Inexigibilidade? ......................................................... 10 6.3 O que a Carona? ........................................................................ 11 6.3.1 Quais so os passos para se realizar uma carona? ................ 12 6.3.2 Quais so os documentos necessrios para uma solicitao de uma carona? ................................................................................ 12 6.4 O que Prego?............................................................................ 13 6.4.1 Como funciona o prego eletrnico? ......................................... 13 6.4.2. Quais so os documentos necessrios para uma solicitao de compra para realizao de um Prego? ........................................... 13 7. 8. 9. Como acompanhar o pedido de compras?......................................... 14 Qual o prazo da efetivao de uma compra? .................................. 15 Quais so os prazos para envio de uma SMS? .................................. 15

10. Acompanhamento e atraso na entrega da compra. ............................ 15 11. Recebendo a compra. ....................................................................... 16 Base Legal ................................................................................................ 16

1. Procedimentos que devem ser adotados antes

da elaborao de um pedido de compras.
Antes de elaborar a Solicitao de Materiais e Servios - SMS, o setor requisitante tem que estar atento a algumas orientaes. Os procedimentos e cuidados que se devem adotar antes de elaborar um pedido de compra ou de contratao so os seguintes: a) Planejar o consumo anual do material/servio do setor durante o ano, observando os prazos e as orientaes contidos no Calendrio de Compras; b) Verificar/avaliar qual a real necessidade de aquisio do material/equipamento ou da contratao do servio, objeto da futura solicitao; c) Deve-se nos casos de material de consumo, verificar junto ao almoxarifado do Campus ou Reitoria a existncia de estoque do material, objeto da solicitao; d) Verificar junto ao Setor de Compras na Reitoria (Ramal: 8057 Andr/ Henrique), a existncia de Ata de Registro de Preo ARP vlida e com saldo suficiente para atender a demanda pretendida; e) Verificar no caso de material, se h no local onde o mesmo for entregue, condies para a guarda e acondicionamento, dentro das indicaes do fabricante (Ex: luminosidade, temperatura, umidade etc.); f) O demandante por servio ou material dever procurar o Setor de Compras do Campus ou responsvel pela operacionalizao do SIE/Compras no setor, para a formalizao do pedido de compras e envio da SMS ao Grupo de Compras. ATENO: Cada unidade administrativa da UFT (Campus, Pr-Reitoria, Reitoria, COPESE, DTE, etc.) possui um Setor de Compras ou pessoa habilitada com acesso ao Sistema SIE/Compras, responsvel pela elaborao da SMS da unidade, acompanhamento e tramitao dos documentos via Sistema. Caso o usurio no consiga identificar o responsvel ou no tenha esta pessoa no setor, o mesmo dever entrar em contato com a CRM (Andr ou Jevison Ramal n 8057).

2. Quem

pode Compras?

fazer

uma

Solicitao

de

Servidor da UFT habilitado com acesso ao sistema SIE/COMPRAS autorizado pelo diretor ou chefe do setor. A habilitao do usurio dever ser feita junto a DTI (Ramal 8034 ou solicitao via Intranet).

3. Como fazer uma Solicitao de Compras e

Servios SMS?

a) Assista a uma videoaula abaixo, que ensina o passo a passo, para o preenchimento de uma SMS; http://www.youtube.com/watch?v=KW71B2JLRlc b) Aps o preenchimento da SMS, o usurio dever anexar os documentos obrigatrios e encaminh-los Gestora do Recurso (Responsvel pela gesto do oramento da unidade) e esta por sua vez dever encaminhar a solicitao ao Grupo de Compras correspondente.

4. O que so Grupos de Compras?

Com o objetivo de padronizar as compras de materiais e servios da UFT, visando economicidade e eficincia nas aquisies, foram criados os Grupos de Compras. Os Grupos so departamentos da UFT divididos por reas tcnicas, responsveis pelo recebimento dos pedidos de compras, anlise dos pedidos, planejamento das aquisies, elaborao de Termos de Referncia e gesto das Atas de Registro de Preos.

Os grupos esto divididos conforme tabela abaixo:

GRUPOS DE COMPRAS

TIPOS DE MATERIAIS

RESPONSVEL PELO GRUPO

Mobilirios

Mveis para escritrio (cadeiras, mesas, armrio, etc.), mobilirio para laboratrio em geral, etc. Veculos oficiais, de transporte de carga e passageiro, etc. Recargas, aquisio de Cilindros, peas, etc. Aparelho de som, DVD, amplificadores, cmeras filmadora e de fotografia, etc. Software em geral Computadores, nobreaks, pen drive, etc. Reagentes, vidraria para laboratrios, meios de cultura, materiais de consumo em geral. Confeco de livros Cartazes, folder, diplomas, banner, impressos para biblioteca, servios de comunicao em geral. Produtos de limpeza em geral. Caneta, papelaria em geral, agendas, grampeador, pinceis, lpis, borracha, Utenslios domsticos, gua mineral, caf, gs, copos descartveis, etc. Congresso, cursos, treinamentos, seminrios, etc. Materiais e (ou) servios diversos.

Doriete DIRAD (Ramal 8019) Rythor COOPE (Ramal 8050)

Veculos

Aquisio e manuteno de extintores.

Amarlio- NUGESF (Ramal 8137)

Aquisio de equipamentos audiovisual

Davi- NUMPE (Ramal 8043)

Aquisio de Software Aquisio de equipamentos de informtica e Equipamentos e materiais de telecomunicao Material de consumo para laboratrio, segurana e vidrarias

Juliano - DTI (8034) Davi- NUMPE (Ramal 8043) Rita-CRM (Ramal 8256)

Servio de confeco, editorao, diagramao de livros Servios Grficos

Michelle - PROPESQ 8037 Mirian DICOM (Ramal 8051)

Material de limpeza para laboratrio Material de Expediente

Rita-CRM (Ramal 8256) Marisete- Almoxarifado (Ramal-8056)

Material de copa e cozinha

Marisete- Almoxarifado (Ramal-8056)

CFQ

Suely CFD (Ramal-8146)

CRM

Andr CRM (Ramal 8256)

5. Quais so os documentos obrigatrios que

devem acompanhar uma SMS?

Os documentos que devem acompanhar uma SMS so: a) Oramentos (O mximo de oramentos possvel. Se o material/servio for comum no mercado, recomenda-se que a pesquisa seja ampliada para mais de trs oramentos); Obs.: Os oramentos para composio da SMS so preferencialmente aceitos aqueles que so adquiridos diretamente na empresa, mas tambm so aceitos aqueles retirados em sites compras (neste caso s aceito aqueles que possa ser inserido e calculado o frete da cidade de entrega). Servem tambm como oramento: cpias de notas de empenho e atas vigentes de outros rgos. ATENO: Os oramentos devero ser assinados e conter os dados completos da empresa, tais como: CNPJ, razo social, telefone, endereo, assinatura ou protocolo eletrnico, contato, garantia (quando for o caso), descrio detalhada do material/servio e validade da proposta. b) Planilha de Formao de Preos;

c) Situao Cadastral Pessoa Jurdica (para todos os oramentos integrantes do processo) link abaixo: http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Soli citacao.asp d) Cpias do Contrato Social e dos Documentos de Identificao dos Scios (CPF e identidade), apenas da empresa vencedora; e) Termo de Referncia; f) Clausulas Necessria ou Minuta de Contrato;

Obs.: O documento Clausulas Necessrias, utilizado para as compras de materiais/servios com entrega imediata sem obrigaes futuras para o fornecedor. J a Minuta de Contrato utilizada nos casos que envolvam: entregas parceladas ou servios continuados, entrega com previso de instalao e treinamento, etc. O modelo de Minuta de Contrato adquirido na Coordenao de Contratos (Jaqueline Ramal 8093). g) Certides de regularidade fiscal: Receita Federal Pessoal Fsica ou Jurdica, INSS, FGTS e Certido Negativa de Dbitos Trabalhistas (Disponveis nos links abaixo):

http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/ATSPO/Certidao/CndConjuntaInter/I nformaNICertidao.asp?Tipo=1 http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/ATSPO/Certidao/CndConjuntaInter/I nformaNICertidao.asp?Tipo=2 http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicita cao.asp http://www010.dataprev.gov.br/cws/contexto/cnd/cnd.html https://webp.caixa.gov.br/cidadao/Crf/FgeCfSCriteriosPesquisa.asp http://www.tst.gov.br/certidao

Obs.: Alm dessas certides tambm so necessrias as certides da Receita Estadual e Receita Municipal. Que podem ser adquiridas junto empresa vencedora.

6. Quais so as formas de contrataes mais

utilizadas na UFT?
As formas de contrataes mais utilizadas na UFT so: Dispensa de Licitao, Inexigibilidade, Prego Eletrnico e Carona (adeso a Ata de Registro de Preos como rgo no participante). OBSERVAO: Para servios de obra e engenharia, a solicitao dever ser feita via Diretoria de Obras (Ramal 8055). As modalidades de licitao encontra-se elencado no Art. 22 da lei 8.666/93.

6.1

O que Dispensa de Licitao?

obrigatria em toda Administrao Pblica a realizao de licitao. Entretanto, quando no for possvel planejar, ou nos casos emergncias que envolvam segurana de pessoas e de bens pblicos, e demais hipteses previstas no Artigo 24 da lei 8666/93, se devidamente comprovado e justificado, poderemos utilizar a Dispensa de Licitao.

6.1.1

Hipteses de dispensa de licitao quanto ao valor so:

de acordo com o Inciso I do artigo 24 da Lei 8.666/93.

a) At R$ 8.000,00 (oito mil reais): para compras de bens e servios comuns,

Obs.: Esse limite de valor para toda universidade, ou seja, a UFT no pode realizar vrias Dispensas de Licitao durante o ano e ultrapassar o limite de R$ 8.000,00, pois desta forma, estaria realizando fracionamento de despesa. Este procedimento vedado por lei, podendo acarretar para o servidor quem deu causa, multa e responder processo administrativo disciplinar. Nesse sentido, antes de fazer a SMS o usurio dever fazer uma consulta prvia CRM (Ramal 8057Andr), para verificar o saldo disponvel para realizao da dispensa.

b) At 15.000,00 (quinze mil reais): para contratao de servios de engenharia, de acordo com o Inciso II do artigo 24 da Lei 8.666/93. Obs.: Para este tipo de dispensa as SMS devero ser encaminhadas Diretoria de Obras (Ramal 8055). c) Outras hipteses de dispensa: para as demais dispensas previstas no artigo 24 da lei 8.666/93, no tem limite de valor.

6.2 O que Inexigibilidade de licitao?

De acordo com o Art. 25 da lei 8.666/93, a inexigibilidade de licitao ocorre quando houver inviabilidade de competio, em especial: a) Para aquisio de materiais, equipamentos, ou gneros que s possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferncia de marca, devendo a comprovao de exclusividade ser feita atravs de atestado fornecido pelo rgo de registro do comrcio do local em que se realizaria a licitao ou a obra ou o servio, pelo Sindicato, Federao ou Confederao Patronal, ou, ainda, pelas entidades

equivalentes;

b) Para a contratao de servios tcnicos, de natureza singular, com profissionais ou empresas de notria especializao, vedada a inexigibilidade para servios de publicidade e divulgao. De acordo com o Art. 13 da lei 8666/93, para aplicao deste dispositivo legal, so considerados servios tcnicos os seguintes:

I - estudos tcnicos, planejamentos e projetos bsicos ou executivos; II - pareceres, percias e avaliaes em geral; III - assessorias ou consultorias tcnicas e auditorias financeiras ou tributrias

IV - fiscalizao, superviso ou gerenciamento de obras ou servios; V - patrocnio ou defesa de causas judiciais ou administrativas; VI - treinamento e aperfeioamento de pessoal; VII - restaurao de obras de arte e bens de valor histrico.

c) Para contratao de profissional de qualquer setor artstico, diretamente ou atravs de empresrio exclusivo, desde que consagrado pela crtica especializada ou pela opinio pblica.

Ateno: Considera-se de notria especializao o profissional ou empresa cujo

conceito no campo de sua especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos, experincias, publicaes, organizao, aparelhamento, equipe tcnica, ou de outros requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o seu trabalho essencial e indiscutivelmente o mais adequado plena satisfao do objeto do contrato.

6.2.1 Quais so os documentos necessrios para uma solicitao de compras por Inexigibilidade?
a) SMS; b) Atestado de Exclusividade (Este documento adquirido junto empresa. Para ter validade ele deve ser atestado e emitido pelo rgo de registro do comrcio do local em que se realizaria a licitao ou a obra ou o servio, pelo Sindicato, Federao ou Confederao Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes); c) Proposta Comercial (com os seguintes dados: CNPJ, razo social, telefone, endereo, assinatura ou e-mail, contato, garantia (quando for o caso), descrio detalhada do material/servio e validade da proposta); d) Preos Praticados pelo Fornecedor (Podem ser informados atravs de Trs cpias de Notas Fiscais ou Notas de Empenho das ultimas vendas realizadas pelo fornecedor do mesmo objeto a ser adquirido. De preferncia para rgos pblicos);

e) Planilha de Formao de Preos (Neste caso, pede-se que sejam informados os preos praticados pelo fornecedor); f) Cpias do Contrato Social e dos Documentos de Identificao dos Scios (CPF e identidade); g) Termo de Referncia; h) Clausulas Necessrias; i) Certides de regularidade fiscal: Receita Federal Pessoal Fsica ou Jurdica, INSS, FGTS e Certido Negativa de Dbitos Trabalhistas (Disponveis nos links abaixo):

http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/ATSPO/Certidao/CndConjuntaInter/I nformaNICertidao.asp?Tipo=1 http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/ATSPO/Certidao/CndConjuntaInter/I nformaNICertidao.asp?Tipo=2 http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicita cao.asp http://www010.dataprev.gov.br/cws/contexto/cnd/cnd.html https://webp.caixa.gov.br/cidadao/Crf/FgeCfSCriteriosPesquisa.asp http://www.tst.gov.br/certidao

6.3 O que a Carona?

Regulamentada pelo Decreto N 7.892, DE 23/01/2013, a Adeso a Ata de Registro de Preos ou popularmente conhecida como carona, uma forma de contratao, que possibilita um rgo da administrao pblica (rgo no participante) a adquirir bens e servios j licitados por outro rgo (rgo gerenciador da ata). A adeso feita mediante a comprovao da vantajosidade da ata, ou seja, pesquisas de mercado demonstrando que o valor da ata melhor, e as autorizaes do rgo gerenciador e do fornecedor.

Quais so os passos para se realizar uma carona?

6.3.1
1- Identificar atas com o material ou servio desejados, bem como os dados do rgo gerenciador e dos fornecedores, atravs do site www.comprasnet.gov.br. 2-Entrar em contato por telefone com o fornecedor e com o rgo gerenciador, a fim de verificar se ambos concordam com a adeso; 3- Havendo confirmao, formalizar atravs de ofcios solicitando autorizao por escrito, conforme modelos de Oficio para o rgo gerenciador e para Fornecedor; 4- Realizar pesquisa de preos para verificar a vantajosidade da ata; 5- Encaminhar SMS com os documentos anexo para a CRM, para efetivao da compra.

Quais so os documentos necessrios para uma solicitao de uma carona?

6.3.2
SMS; * Justificativa; Cpia da Ata assinada pelo fornecedor; Cpia do Edital e Contrato; Autorizao do rgo gerenciador da ata; Autorizao do fornecedor; Pesquisa de mercado no mnimo 3 (trs) oramentos; Planilha de Formao de Preos;

*Obs.: A justificativa pode ser feita atravs de um memorando ou no corpo da prpria SMS. Este documento tem que conter implicitamente: A finalidade, objetivo, a quem se destina e para qu.

6.4 O que Prego?

Regulamentado pela lei 10.520/2002, O prego eletrnico foi criado visando,
basicamente, aumentar a quantidade e a concorrncia entre os participantes e baratear o processo licitatrio. uma modalidade de licitao que os rgos pblicos utilizam para

realizar compras de materiais ou servios comuns, sem limite de valor. O prego pode ser presencial ou eletrnico. O meio eletrnico obrigatrio para os rgos da esfera federal.

6.4.1 Como funciona o prego eletrnico?

O prego eletrnico acontece no ambiente web. No caso da UFT, esse tipo de licitao ocorre no site www.comprasnet.gov.br. O prego gerido e operacionalizado pelo pregoeiro, servidor pblico capacitado responsvel pela elaborao do edital e de todas as fases do processo licitatrio. Os fornecedores interessados em participar do prego eletrnico devem cadastrar-se no site para receber login e senha. Feito isto, eles podero ter acesso aos editais e participar dos preges on-line. considerado vencedor do prego, aquele que oferecer o menor preo e comprovar as condies necessrias para o fornecimento do material ou servio, previsto em edital.

6.4.2. Quais so os documentos necessrios para uma solicitao de compra para realizao de um Prego?
SMS; Termo de Referncia; Planilha de Formao de Preos;

 Oramentos (O mximo de oramentos possvel. Se o material/servio for comum no mercado, recomenda-se que a pesquisa seja ampliada para mais de trs oramentos); Situao Cadastral Pessoa Jurdica (para todos os oramentos integrantes do processo) link abaixo: http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Soli citacao.asp

7. Como acompanhar o pedido de compras?

Aps o envio da SMS o usurio pode acompanhar pelo Sistema SIE/Compras ou pela Intranet. Pela Intranet o usurio pode entrar com seu login e senha e clicar na aba inferior esquerda conforme figura abaixo. A consulta pode ser feita pelo nmero da SMS ou do processo.

8. Qual o prazo da efetivao de uma compra?

Os prazos variam de acordo com a modalidade de compra, o tempo de chegada da SMS na Coordenao de Recursos Materiais, da tramitao do processo na procuradoria jurdica e nos setores internos. Os prazos mdios so: a) Dispensa de licitao de 20 a 30 dias; b) Inexigibilidade de 20 a 30 dias; c) Carona- de 15 a 25 dias; d) Prego Eletrnico de 60 a 90 dias.

9. Quais so os prazos para envio de uma SMS?

Para as compras e contrataes gerais da universidade o setor solicitante tem que acompanhar e atender o Calendrio de Compras. Para as compras que no estejam contempladas neste documento, os setores podem enviar as SMS a qualquer tempo, porm considerando que o processo de compra tem que obedecer algumas etapas legais e para que a compra se realize no tempo desejado, os setores requisitantes tem que encaminhar sempre com bastante antecedncia, observando os prazos mdios informados no item 8.

10. Acompanhamento e atraso na entrega da

compra.
Aps realizao da compra, a CRM encaminha ao fornecedor e ao setor solicitante, uma via da Nota de Empenho. Nesse momento, o setor solicitante pode acompanhar a entrega dos materiais/servios, por telefone, junto ao fornecedor. Caso o fornecedor no cumpra com os prazos de entrega, estipulados na contratao, voc dever informar a Coordenao de Contratos (Jaqueline-Ramal 8093), para que possamos usar dos meios contratuais e legais (advertncia, multa e entre outras penalidades) para cobrana da entrega.

11. Recebendo a compra.

Ao receber o material/servio o setor demandante dever fazer os seguintes procedimentos: 1- De posse da Nota Fiscal de Produtos e/ou Servios, aps a verificao do cumprimento de todas as condies tratadas, a funcionalidade do equipamento ou a qualidade do material e/ou servio: ATESTAR a Nota Fiscal, no prazo mximo de 05 dias, encaminhando a via original da nota, para o Setor Responsvel pela triagem da nota, no caso, CRM,(Jos Denizart) Ramal 8060; 2- Encaminhar junto a Nota Fiscal a Declarao de Optante pelo Simples Nacional (tem que ser obrigatoriamente original), quando a empresa for participante. Segue abaixo link para consultar se a empresa participante: http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Aplicacoes/ATBHE/ConsultaOpta ntes.app/ConsultarOpcao.aspx 3- Caso a empresa no encaminhar junto com a Nota Fiscal, a Declarao de Optante pelo Simples Nacional, e se for constatado que ela participante (situao no item 2), o responsvel pela recepo da compra dever solicitar ao fornecedor a declarao no padro da Receita Federal, disponvel no link abaixo: http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/Legislacao/Ins/2012/IN1234/Anexo4INRFB 12342012.doc

Base Legal
Lei 8666/93 Lei 10.520/02 Decreto 7892/13