Manual de Bodega

Direccin Administrativa

Instituto de Contratacin de Obras

Quito, marzo de 2011

HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

LISTA DE CAMBIOS

Versin 01 02 03

Fecha 30/03/2012

Autor David arcos David arcos

DESCRIPCIN Creacin del Procedimiento Modificaciones con observaciones de la Ing. Andrea Larreategui Revisin del Ing. Luis Morales

David arcos

FLUJO DE APROBACIN Elaborado

Revisado

Aprobado

Ing. Luis Morales (Coordinador Administrativo) Ing. David Bonilla (Director - Administrativo) Cba. David Arcos (Servidor Pblico apoyo 4) Ing. Andrea Larreategui (supervisor de adquisiciones ,activos fijos y suministros)

DETALLE

PGINA

1. OBJETIVO.... .4 2. MBITO DE APLICACIN.... . 4

3. RESPONSIBLE... ..4

4. SUMINISTROS Y MATERIALES.....4

5. REGLAMENTO..5

6. INGRESOS A BODEGA...6

7. EGRESOS DE BODEGA.....8 8. Diagrama Ingresos..9

9. Diagrama Egresos..10 10. Diagrama Informe....11

1. OBJETIVO Definir el procedimiento para el ingreso, egreso y control de los materiales adquiridos y custodiados en la Bodega y despachados a institucin central y proyectos. 2. MBITO DE APLICACIN Este procedimiento aplica a las reas; Financiero, Proveeduria o Adquisiciones, Activos Fijos y Suministros. 3. RESPONSABLES Independientemente de otras funciones asignadas, los siguientes funcionarios y/o empleados intervendrn en el procedimiento de ingreso, egreso y control de los materiales adquiridos. 3.1) El Bodeguero como responsable del procedimiento de ingresos, egresos y control de materiales Custodiados en Bodega. 3.2) El Jefe y Asistente de Compras son responsables de canalizar al Bodeguero las rdenes de compra de los Materiales que recibir para que realice el control respectivo. El Supervisor es responsable adems De la supervisin al Bodeguero para el cumplimiento adecuado de los procedimientos asignados. SUMINISTROS Y MATERIALES Recibir, almacenar, custodiar y controlar los bienes para y el consumo interno.

Mantener actualizado los registros auxiliares para el control de los bienes para el consumo interno, en cantidades y precios Realizar la entrega-recepcin de los suministros y materiales que sean requeridos por las unidades administrativas; previa realizacin del trmite interno respectivo; Informar sobre existencias suficientes de suministros y materiales, tiles de oficina, as como piezas para el mantenimiento de equipos, maquinaria, vehculos, etc. Elaborar detalles de las necesidades de materiales, segn los niveles de stocks determinados; Elaborar comprobantes de egreso de bodega cuando se efecten entregas de suministros y materiales; Determinar conjuntamente con Contabilidad los niveles mximos y mnimos de existencias; Controlar que los responsables del manejo y control de los inventarios para consumo interno en las distintas reas administrativas mantengan informacin adecuada, confiable y oportuna para fines de conciliacin con los registros de la unidad; Suministrar al Departamento de Contabilidad, dentro de los diez primeros das del mes siguiente un informe sobre el movimiento del mes, producido en los inventarios para consumo Mantener salvaguardas fsicas que permitan precautelar la seguridad y conservacin de los inventarios bajo su responsabilidad;

Realizar constataciones fsicas en forma peridica o rotativa por lo menos una vez al ao en forma normal o cuando sea requerida por la Direccin Administrativa, autoridad competente, o por excepcin cuando cambie el custodio a fin de determinar oportunamente las desviaciones respecto a la utilizacin, control , especificando sus causas y presentando las recomendaciones necesarias; Colaborar en la formulacin del plan anual de adquisiciones; Efectuar la recepcin de los bienes y equipos que deban estar bajo su responsabilidad y formular el correspondiente informe; Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y dems normas pertinentes, establecidas para el sistema de administracin de bienes.

2 REGLAMENTO PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS Art. 1.- Alcance.- El presente Reglamento comprende las disposiciones que, para el control administrativo de los bienes no considerados activos fijos, debern expedir las entidades del Sector Pblico y enviar para aprobacin del Contralor General del Estado. Art. 2.- Bienes que comprende.- Se considerarn como no activos fijos, y por tanto sujetos al control administrativo, los bienes tangibles de propiedad del Estado o de las entidades del Sector Pblico que, sin embargo de tener una vida til superior a un ao y utilizarse en las actividades de la entidad, tengan un costo individual de adquisicin, fabricacin, donacin o avalo, inferior a 5 salarios mnimos vitales generales, vigentes a la fecha del registro administrativo. Art. 3.- Clasificacin de los bienes.- Los bienes no considerados activos fijos, sujetos al control administrativo, son entre otros los siguientes: - tiles de oficina - Utensilios de cocina, vajilla, lencera - Instrumental mdico, insumos y de laboratorio - Libros, discos y videos - Herramientas menores

Articulos relacionados con materiales no activos fijos Art. 5.- Responsabilidad del servidor.- La responsabilidad directa por el uso y conservacin de esta clase de bienes, corresponde a los servidores de la entidad, a los cuales se les haya entregado en custodia o para el desempeo de sus funciones. Se prohbe el uso de estos bienes en fines particulares. Art. 6.- Del control de los bienes.- Los bienes de que trata este Acuerdo, estarn bajo el control del Jefe de cada unidad administrativa o del servidor que fuere delegado expresamente por l, quien en coordinacin con el Guardalmacn General o Bodeguero, mantendr actualizados los registros de estos bienes. Art. 7.- Registros para el control.- Los registros bsicos son: Inventario a nivel de unidad administrativa, el cual se mantendr valorado el costo histrico de los bienes y estar sustentado con las hojas de control por servidor y ms documentos relativos al movimiento de los mismos. Hoja de control bienes por servidor, en la que debe constar: nombre del servidor, cdigo, detalle no valorado de los bienes entregados para su uso y conservacin, fecha y firma de responsabilidad.

Art. 8.- Entrega recepcin de bienes.- Los bienes que ingresen al inventario de la unidad administrativa, sern legalizados mediante una Acta o Formulario de entrega-recepcin, que suscribirn el jefe de la unidad administrativa y el Guardalmacn, con el detalle valorado de los mismos. La entrega-recepcin de los bienes entre el jefe de la unidad administrativa o su delegado y el servidor directamente encargado de su uso y conservacin, quedar respaldada con la firma correspondiente en la "hoja de control de bienes por servidor". Art. 9.- Constatacin fsica.- En cada unidad administrativa se efectuar constatacin fsica de los bienes, por lo menos una vez al ao, en ella podrn intervenir el Guardalmacn o su delegado, el Auditor Interno o su delegado, el Jefe de la unidad administrativa o su delegado y el funcionario delegado por la mxima autoridad. De tal diligencia se dejar constancia escrita en una Acta suscrita por los intervinientes.

INGRESOS A BODEGA El Jefe de adquisiciones: 1.Segregar las rdenes de compra cuyo lugar de recepcin sea la Bodega ,del total de rdenes de compras diarias; semanales , mensuales o de cuatrimestre.

2. Enviar al Bodeguero las rdenes de compra a recibirse en la Bodega de la institucin , contendrn los precios de los materiales pero s las referencias especficas de cada uno y la indicacin de la fecha de recepcin.

El Bodeguero:

4. Archivar en orden cronolgico las rdenes de compra recibidas del Jefe de adquisiciones

6. En la fecha de recepcin recibir los materiales del proveedor exigiendo de su parte la Nota de Entrega respectiva o la factura en ausencia de la primera.

7. Comparar la nota de entrega recibida del proveedor contra la orden de compra y cotejar cantidades, unidades de medida y codificacin por cada tem recibido. Comparar adems contra la muestra que mantiene en su poder.

8. Cuando resulte conforme, estampar su sello, su nombre, firma, fecha y hora de la recepcin del pedido en el original y en la copia del documento nota de entrega.

9. Conservar el original para sus archivos, entregar al proveedor la copia de la nota de entrega sellada que servir para solicitar el pago al Jefe de adquisiciones.

10. Con la orden de entrega, elaborar una Orden de Ingreso a bodega en un formulario pre numerado el mismo que se efectuar en original y tres copias en el cual constaranla especificacin si es de proyecto o institucional

11. El original de la orden de entrega lo conservar para su archivo secuencial y la primera copia la entregar a Compras (en el documento quedar la referencia de la orden de compra a la que pertenece) y la segunda copia la enviar a Contabilidad para adjuntar a la orden de pago como evidencia que el material se recibi.

12. Con la orden de ingreso a bodega proceder a la codificacin de los materiales.

13. Registrar el ingreso en el krdex y sellar la nota de ingreso como registrada en kardex.

14. Si la orden de entrega no cuadra con la orden de compra, no recibir la mercadera ni la nota de entrega del proveedor.

15. Comunicar al Jefe de adquisiciones que el requerimiento de la orden de compra no coincide con el de la nota de entrega.

16. Esperar del Jefe de Adquisiciones el nuevo trmino y plazo acordado con el proveedor.

17. Si no recibe el material en la fecha esperada, que fue informada previamente por el Jefe de adquisiciones como se mencion en el numeral 2, informar por escrito del particular al Jefe de Compras.

El Jefe de Adquisiciones:

18. Al ser informado por el Bodeguero que la nota de entrega difiere de la orden de compra o que el pedido no se recibi, efectuar el reclamo y seguimiento correspondiente al proveedor.

19. Comunicar por escrito al Bodeguero el nuevo trmino y plazo acordado con el proveedor. El Bodeguero:

20. Seguir el procedimiento habitual una vez recibido el pedido reclamado.

El Jefe de Adquisiciones:

21. Iniciar el reclamo respectivo si despus de la entrega, se detecta que el material recibido no es el mismo que el solicitado aunque la nota de entrega o factura coincidan con la orden de compra EGRESOS DE BODEGA El Bodeguero: Recibir un requerimiento por escrito del solicitante (direccin) Verificar en el krdex que el material solicitado se encuentre en existencia. Corroborada la existencia del material, emitir una Orden de Egreso de bodega, en un formulario pre numerado en un original y dos copias . Firmar la responsabilidad de elaboracin de la nota de egreso. Obtendr la firma de aprobacin del Supervisor y la firma de verificacin en la entrega del Proceder al despacho bajo su custodia. Conservar el original para sus archivos, entregar la copia 1 al solicitante y la otra al Jefe de contabilidad En el caso que el material estuviere agotado o no existiere, notificar el particular al solicitante para que canalice a Compras su requerimiento.

CONTROL Auditora Interna agregar en su plan anual una verificacin de los procedimientos autorizados en este manual operativo que incluir la verificacin fsica de los materiales de forma sorpresiva en la Bodega e informar a la Gerencia las observaciones que surgieren del trabajo realizado

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