SECCIN CONTABILIDAD

Operatividad Contable
Cul es el tratamiento de los Gastos por Movilidad?

1. CUESTIONES PREVIAS El artculo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta (en adelante, LIR) establece que a fin de establecer la renta neta de tercera categora se deducir de la renta bruta, los gastos necesarios para producirla y mantener su fuente, as como los vinculados con la generacin de ganancias de capital, en tanto la deduccin no est expresamente prohibida por la LIR. Sobre el particular debe indicarse que uno de los gastos que son deducibles de acuerdo con el artculo 37 antes citado, es aquel denominado Gastos de Movilidad. En efecto, de acuerdo a lo que seala el inciso a.1) de dicho artculo, se ha sealado que son deducibles entre otros, los gastos por concepto de movilidad de los trabajadores que sean necesarios para el cabal desempeo de sus funciones y que no constituyan beneficio o ventaja patrimonial directa de los mismos. Para estos efectos debe indicarse que estos gastos pueden sustentarse a travs de dos formas, a eleccin del contribuyente: con comprobantes de pago (bsicamente boletos de transporte emitidos por empresas de transporte urbano) o con una planilla suscrita por el trabajador usuario de la movilidad, la que debe reunir ciertos requisitos y condiciones. En ese orden de ideas, a travs del presente informe se analizan la forma, condiciones y caractersticas que se deben considerar para sustentar los gastos de movilidad con la Planilla de Gastos de Movilidad, para lo cual se presentan modelos y casos aplicativos que muestran su llenado. 2. QU SE ENTIENDE POR GASTOS DE MOVILIDAD?

Debera ser necesario para el cabal desempeo de las funciones de un trabajador; y, No debera constituir beneficio o ventaja patrimonial directa para los mismos.
Necesarios para el desempeo de sus funciones No debera constituir benecio

b)

Gastos de Movilidad sustentados con la Planilla de Movilidad

GASTO DE MOVILIDAD

Desembolsos para el traslado del personal

3. CMO SE SUSTENTAN LOS GASTOS DE MOVILIDAD? Como se ha sealado en las consideraciones previas de este informe, el inciso a.1) del artculo 37 de la LIR contempla la posibilidad que los gastos por concepto de movilidad puedan ser sustentados a eleccin del contribuyente: Con Comprobantes de Pago, o, Con una planilla suscrita por el trabajador usuario de la movilidad. a) Gastos de Movilidad sustentados con Comprobantes de Pago

Tratndose del sustento de los gastos de movilidad incurridos por los trabajadores de la empresa con la denominada Planilla de Gastos de Movilidad, es preciso considerar que la misma no es un libro o registro2. Asimismo, bajo esta forma, los gastos sustentados no pueden exceder por cada trabajador del importe diario equivalente a S/. 30.00 (4% de la Remuneracin Mnima Vital Mensual de los trabajadores sujetos a la actividad privada).
Con Comprobantes de Pago: Boletos de transporte urbano y otros Con Planilla de Movilidad, sujeta a lmite del 4% de RMV

SUSTENTO DE GASTOS POR MOVILIDAD

4. CULES SON LOS REQUISITOS DE LA PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD La Planilla de Gastos de Movilidad debe constar en documento escrito, ser suscrita por el o los trabajadores usuarios de la movilidad y contener necesariamente la siguiente informacin: a. Numeracin de la planilla. b. Nombre o razn social de la empresa o contribuyente. c. Identificacin del da o perodo que comprende la planilla, segn corresponda. d. Fecha de emisin de la planilla e. Especificar, por cada desplazamiento y por cada trabajador: Fecha (da, mes y ao) en que se incurri en el gasto. Nombres y apellidos de cada trabajador usuario de la movilidad. Nmero de documento de identidad del trabajador. Motivo y destino del desplazamiento. Monto gastado por cada trabajador.
2

Tratndose del sustento de los gastos de movilidad con comprobantes de pago, stos en principio no seran otros que los Boletos emitidos por las empresas de transporte pblico urbano de pasajeros. Esta afirmacin se sustenta en el numeral 6.2 del artculo 4 del Reglamento de Comprobantes de Pago1 el cual seala que los Boletos emitidos por las empresas de transporte pblico urbano de pasajeros permiten sustentar gasto o costo para efecto tributario, sin que en este caso sea necesario identificar al usuario. Cabe agregar que adems de los Boletos emitidos por las empresas de transporte pblico urbano de pasajeros, los gastos de transporte tambin podran sustentarse con aquellos comprobantes de pago que permitan sustentar costo o gasto para efecto tributario, que emitan las empresas de taxis, cuando se reciban servicios de stas.

Los Gastos de Movilidad son aquellos desembolsos de dinero que la empresa entrega a sus trabajadores, con el objeto que stos se trasladen, a fin de cumplir con los encargos de la misma. As tenemos que estos traslados pueden implicar trmites de mensajera, gestiones de cobranza y el pago de cuentas. Es importante considerar que para que un desembolso califique como Gasto de Movilidad, ste debera cumplir con dos condiciones concretas:

Aprobado por Resolucin de Superintendencia N 00799/SUNAT, publicada en el Diario Ocial El Peruano el 26 de enero de 1999.

Es decir no calica como un Libro o Registro vinculado a asuntos tributario, por lo que no deber cumplir con las obligaciones establecidas en la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006), tales como la legalizacin o los datos de cabecera. .

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SECCIN CONTABILIDAD
Cabe considerar que la falta de alguno de los datos sealados en el punto e) respecto a cada desplazamiento del trabajador slo inhabilita la planilla para la sustentacin del gasto que corresponda a tal desplazamiento. En otras palabras, s se omite en la Planilla de Gastos de Movilidad alguna informacin sealada en el punto e) anterior respecto de un traslado, ello imposibilitara sustentar el gasto incurrido en dicho traslado, ms no afectara los dems gastos anotados en la referida planilla. 5. CULES SON LAS FORMAS EN QUE PUEDE SER LLEVADA? En relacin a las formas en que las empresas pueden llevar la planilla de gastos de movilidad, cabe mencionar que la misma puede comprender: a) Los gastos incurridos en uno o ms das, si incluye los gastos de un solo trabajador; o, b) Los gastos incurridos en un solo da, si incluye los gastos de ms de un trabajador. a) Planilla de Gastos de Movilidad Individual operaciones, considerando que la totalidad de estos transportes se han sustentado con Boletos emitidos por empresas de transporte. SOLUCIN: a) Tratamiento Contable

Segn esta modalidad, la Planilla de Gastos de Modalidad puede comprender los gastos de uno o ms das, pero slo en tanto corresponda a un solo trabajador. Es decir, segn esta opcin, los gastos de movilidad no podran comprender aquellos que correspondan a varios trabajadores. En este caso presentamos un modelo sugerido:

A efecto de determinar el tratamiento contable de estos desembolsos, cabe considerar en principio que los mismos califican como gastos. Por ello, el tratamiento contable a seguir sera cargar estos montos a una cuenta de resultados. As:
XX 63 GASTOS POR SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 631 Transportes, correos y gastos de viaje 6311 Transporte 63112 De pasajeros 10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 101 Caja x/x Por los gastos de movilidad incurridos por el Sr. Chvez en las gestiones realizadas el 10.08.2012. XX 94 GASTOS DE ADMINISTRAC. 79 CARGAS IMP. CTA. COSTOS Y GASTOS 791 Cargas imp. a cta. de costos y gastos x/x Por el destino de los gastos de movilidad incurridos. XX

26

PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD Planilla N: Empresa Trabajador FECHA MOTIVO DEL TRASLADO Perodo de la Planilla Fecha de Emisin DNI DESTINO MONTO FIRMA

26

26 26

TOTAL

b)

Planilla de Gastos de Movilidad para ms de un trabajador

Segn esta opcin, los gastos por concepto de movilidad de varios

trabajadores pueden ser sustentados con esta planilla, pero slo en tanto correspondan a un solo da. El modelo sugerido de esta planilla es la siguiente:

b)

Tratamiento Tributario

PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD Planilla N: Empresa Fecha de Movilidad NOMBRES Y APELLIDOS DNI N Perodo de la Planilla Fecha de Emisin DNI MOTIVO DEL TRASLADO DESTINO MONTO FIRMA

En cuanto al tratamiento tributario de estos desembolsos, es importante precisar que como los mismos estn totalmente sustentados con boletos emitidos por empresas de transporte urbano, stos no necesitaran estar sustentados con la Planilla de Gastos de Movilidad. CASO N 2

TOTAL

PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD INDIVIDUAL

HORA DESTINO
Municipalidad de Surco, Sede Central Banco de Lima Banco de la Nacin SAT, Centro Cvico

APLICACIN PRCTICA

MOTIVO DEL TRASLADO

Presentar expediente para gestionar Licencia de Funcionamiento Denitiva Depsitos de Cheques Presentar PDT 621 IGV Renta Mensual del perodo Presentar Formulario de Devolucin

MONTO

CASO N 1 GASTOS DE MOVILIDAD SUSTENTADOS CON COMPROBANTES DE PAGO Con fecha 10.08.2012, la empresa ASOCIACIN PARA EL FUTURO S.A.C. contribuyente del Rgimen General del Impuesto a la Renta, ha entregado los siguientes montos al Sr. Csar Chvez, a efectos que cumpla con efectuar determinadas gestiones a favor de la empresa:

9.40 a.m.

S/. 6.00

12.10 p.m.

S/. 8.00

02.59 p.m.

S/. 6.00

04.31 p.m. TOTAL

S/. 6.00 S/. 26.00

Durante la segunda semana del mes de Setiembre de 2012, la empresa INCORFIELD S.R.L. ha entregado los montos que se sealan a continuacin, al Sr. Juan Carlos Del Ro (DNI N 33261039), para que el mismo se traslade a diversos lugares para realizar gestiones de la empresa, montos que no han sido sustentados con boletos de transporte urbano. Al respecto, y a fin de sustentar los respectivos gastos, nos piden ayuda para llenar la Planilla de Gastos de Movilidad.

Sobre el particular, nos piden que determinemos el tratamiento contable y tributario que corresponden a estas

32 ASESOR EMPRESARIAL

SECCIN CONTABILIDAD
FECHA 05.09.2012 06.09.2012 07.09.2012 08.09.2012 09.09.2012 10.09.2012 11.09.2012 TOTAL DESTINO Banco de la Nacin SUNAT, Miraores Miraores Banco de Crdito, Lince Telefnica, Edelnor, Sedapal. Banco de Lima SAT, Centro de Lima MOTIVO DEL TRASLADO Realizar depsitos de detracciones Presentar Formulario de Devolucin MONTO S/. S/. 6.00 8.00 6.00 4.00 8.00 4.00 6.00

ENFOQUE CONTABLE

Llevar documentos a la ocina del abogaS/. do de la empresa Depsito de la recaudacin del da Pago de Servicios Pblicos Cobro de cheques Presentar escrito de reclamacin S/. S/. S/. S/.

El registro contable que merece esta operacin ser el siguiente:

XX 63 GASTOS POR SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 631 Transportes, correos y gastos de viaje 6311 Transporte 63112 De pasajeros 10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 101 Caja x/x Por los gastos de movilidad incurridos por el Sr. Carranza durante la segunda semana de Mayo del 2011. XX 94 GASTOS DE ADMINISTRACIN 79 CARGAS IMP. CTA. COSTOS Y GASTOS 791 Cargas imputables a cuenta de costos y gastos x/x Por el destino de los gastos de movilidad incurridos. XX 42

S/. 42.00

42

SOLUCIN: Como se ha sealado en las consideraciones previas de este informe, normalmente las empresas incurren en gastos de movilidad por su personal que se encarga de efectuar, entre otros, los trmites de mensajera, las gestiones de cobranza y el pago de cuentas. En ese sentido, el inciso a.1) del artculo 37 de la LIR contempla la posibilidad que dichos gastos puedan ser sustentados a eleccin del contribuyente: con comprobantes de pago o con una planilla suscrita por el trabajador usuario de la movilidad, sin que en este ltimo caso, los gastos sustentados con esta planilla, puedan exceder por cada trabajador del importe diario equivalente a S/. 30.00 (4% de la Remuneracin Mnima Vital Mensual de los trabajadores sujetos a la actividad privada). Sobre el particular, cabe mencionar que para que proceda tal sustento, la referida planilla puede comprender: Los gastos incurridos en uno o ms das, si incluye los gastos de un solo trabajador (Planilla de Gastos de Movilidad Individual); o, Los gastos incurridos en un solo da, si incluye los gastos de ms de un trabajador (planilla de Gastos de Movilidad Grupal). As, en el caso planteado por la empresa INCORFIELD S.R.L se trata de sustentar los gastos de movilidad de un solo trabajador, correspondientes a varios das. Por ello, ser conveniente utilizar una Planilla que Gastos de Movilidad Individual, es decir una planilla que comprenda los gastos de un solo trabajador incurridos en uno o ms das. En ese sentido, y considerado los gastos incurridos, podramos afirmar que la empresa INCORFIELD S.R.L. debera elaborar la siguiente planilla, teniendo en cuenta que para la deduccin del gasto, en ningn da el monto que se pretenda sustentar puede exceder de S/. 30.00 por da. De lo contrario, el exceso no ser deducible.
PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD Planilla N Empresa Trabajador 001 INCORFIELD S.R.L. Juan Carlos Del Ro Perodo de la Planilla Setiembre 2012 Fecha de Emisin 05.09.2012 DNI N 33261039 Monto S/. 6.00 S/. 8.00 S/. S/. S/. S/. S/. S/. 6.00 4.00 8.00 4.00 6.00 42.00 Firma

42 42

Cabe indicar finalmente que como los gastos incurridos en la movilidad del Sr. Del Ro de la segunda semana de Setiembre de 2012, no superaron en ningn caso los S/. 30.00 por da, entonces, la totalidad de stos deberan ser deducibles para efectos del Impuesto a la Renta. CASO N 3 PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD GRUPAL Con fecha 14 de Setiembre de 2012, la empresa LIMA INVESMENT S.R.L. ha incurrido en los siguientes gastos de movilidad, otorgados a las personas que se sealan a continuacin, los cuales no han sido sustentados con comprobantes de pago. En ese sentido, nos pide ayuda para elaborar la Planilla de Gastos de Movilidad con la cual se puedan sustentar esos gastos.
BENEFICIARIO Sr. Miguel Tapia Sr. Juan lvarez Sr. Gino Carrasco Sr. Miguel Tapia Sr. Juan lvarez TOTAL DESTINO Banco de la Repblica San Isidro Municipalidad de Surco, Dpto. Contabilidad Banco de la Nacin SUNAT, San Isidro Banco de Crdito, Miraores MOTIVO DEL TRASLADO Depsitos de cheques Dejar factura para cobranza MONTO S/. S/. 6.00 8.00 4.00 4.00 6.00

Realizar depsitos de detracS/. ciones Presentar expediente de ReclaS/. macin Pago de Servicios Pblicos: luz, S/. agua, telfono

S/. 28.00

SOLUCIN: Como se ha sealado anteriormente, otra de las formas de llevar la Planilla de Gastos de Movilidad es consolidar en un solo da, los gastos incurridos por ms de un trabajador, siempre teniendo en consideracin los lmites establecidos (4% de la RMV). En ese sentido, y tal como nos plantea la empresa LIMA INVESMENT S.R.L., sta podr sustentar los gastos de movilidad del da 14 de Setiembre de 2012 con una sola planilla que englobe o consolide los gastos incurridos en dicho da, por las personas sealadas, para lo cual elaborar la siguiente planilla:

Fecha Motivo del Traslado Destino 05.09.2012 Banco de la Nacin Realizar depsitos de detracciones 06.09.2012 SUNAT, Miraores Presentar Formulario de Devolucin 07.09.2012 Miraores Llevar documentos a la ocina del abogado de la empresa 08.09.2012 Banco de Crdito, Depsito de la recaudacin del da Lince 09.09.2012 Telefnica, Edelnor, Pago de Servicios Pblicos Sedapal. 10.09.2012 Banco de Lima Cobro de cheques 11.09.2012 SAT, Centro de Lima Presentar escrito de reclamacin TOTAL

PRIMERA QUINCENA - SETIEMBRE 2012 33

SECCIN CONTABILIDAD
PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD Planilla N 001 Empresa LIMA INVESMENT S.R.L. Fecha de la Movilidad 14.09.2012 Nombres y Apellidos Sr. Miguel Tapia Motivo del Traslado 33261039 Depsitos de cheques 10332610 Dejar factura para cobranza DNI N Perodo de la Planilla Setiembre 2012 Fecha de Emisin 14.09.2012 Destino Monto 6.00 Firma

Los gastos incurridos en un solo da, si incluye los gastos de ms de un trabajador. En ese sentido, y de acuerdo a lo anterior, la forma de llevar la planilla de gastos de movilidad que mejor se le acomodara a la empresa INDUSTRIAL PANAMERICANA S.R.L. sera la de considerar los gastos incurridos en varios das por el Sr. Tapia. De ser as la planilla que elaborara sera la siguiente:
PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD

Sr. Juan lvarez

Sr. Gino Carrasco 25896100 Realizar depsitos de detracciones Sr. Miguel Tapia 33589101 Presentar expedien- SUNAT, San Isidro te de Reclamacin Sr. Juan lvarez 09898981 Pago de Servicios Banco de Crdito, Pblicos: luz, agua, Miraores telfono TOTAL

Banco de la S/. Repblica San Isidro Municipalidad de S/. Surco, Dpto. Contabilidad Banco de la Nacin S/. S/. S/.

8.00 Planilla N Empresa Trabajador 001 INDUSTRIAL PANAMERICANA S.R.L. ngel Tapia Perodo de la Planilla Setiembre 2012 Fecha de Emisin 05.09.2012 DNI N 33261039 Monto S/. 16.00 S/. 18.00 S/. S/. S/. S/. S/. 21.00 19.00 18.00 14.00 16.00 Firma

4.00 4.00 6.00

S/.

28.00

ENFOQUE CONTABLE
XX 63 GASTOS POR SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 631 Transportes, correos y gastos de viaje 6311 Transporte 63112 De pasajeros 10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 101 Caja x/x Por los gastos de movilidad incurridos por la empresa LIMA INVESMENT S.R.L. el 14 de Setiembre de 2012. XX 94 GASTOS DE ADMINISTRACIN 79 CARGAS IMP. CTA. COSTOS Y GASTOS 791 Cargas imp. a cuenta de costos y gastos x/x Por el destino de los gastos de movilidad incurridos. XX

28

Realizar depsitos de detracciones Presentar expediente de Reclamacin 09.09.2012 Banco de Crdito, Miraores Pago de Servicios Pblicos: luz, agua, telfono 10.09.2012 Banco de la Repblica, San Cobro de cheques Isidro 11.09.2012 Municipalidad de Lima, Ge- Presentar escrito de reclarencia de Obras macin TOTAL

Fecha Motivo del Traslado 05.09.2012 Banco de Lima, San Isidro 06.09.2012 Municipalidad de Surco, Dpto. Contabilidad 07.09.2012 Banco de la Nacin, Pueblo Libre 07.09.2012 SUNAT, Miraores

Destino Depsitos de cheques Dejar factura para cobranza

S/. 122.00

28

ENFOQUE CONTABLE
28 28

En este caso, el tratamiento contable que merecera esta operacin sera:

XX 63 GASTOS POR SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 631 Transportes, correos y gastos de viaje 6311 Transporte 63112 De pasajeros 10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 101 Caja x/x Por los gastos de movilidad incurridos por la empresa INDUSTRIAL PANAMERICANA S.R.L. durante el mes de Setiembre de 2012. XX 94 GASTOS DE ADMINISTRACIN 79 CARGAS IMP. CTA. COSTOS Y GASTOS 791 Cargas imp a cuenta de costos y gastos x/x Por el destino de los gastos de movilidad incurridos. XX 122

CASO N 4 PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD INDIVIDUAL La empresa INDUSTRIAL PANAMERICANA S.R.L. ha incurrido en los siguientes gastos de movilidad, otorgados al Sr. ngel Tapia, los cuales no han sido sustentados con comprobantes de pago. En ese sentido, nos pide ayuda para elaborar la Planilla de Gastos de Movilidad con la cual se pueda sustentar esos gastos.
FECHA DESTINO MOTIVO DEL TRASLADO Depsitos de cheques Dejar factura para cobranza MONTO S/. 16.00 S/. 18.00 S/. 21.00

122

122 122

05.09.2012 Banco de Lima, San Isidro 06.09.2012 Municipalidad de Surco, Dpto. Contabilidad

b)

Tratamiento Tributario

07.09.2012 Banco de la Nacin, Pueblo Libre Realizar depsitos de detracciones 07.09.2012 SUNAT, Miraores 09.09.2012 Banco de Crdito, Miraores

Presentar expediente de Reclamacin S/. 19.00 Pago de Servicios Pblicos: luz, agua, S/. 18.00 telfono S/. 14.00 S/. 16.00 S/. 122.00

10.09.2012 Banco de la Repblica, San Isidro Cobro de cheques 11.09.2012 TOTAL Municipalidad de Lima, Gerencia de Obras Presentar escrito de reclamacin

En relacin al tratamiento tributario de los gastos de movilidad incurridos por la empresa INDUSTRIAL PANAMERICANA S.R.L. debemos sealar en principio que los mismos son deducibles en la medida que no excedan por cada trabajador del importe diario equivalente a S/. 30.00 (4% de la Remuneracin Mnima Vital Mensual de los trabajadores sujetos a la actividad privada). Sin embargo, del detalle expuesto por la empresa, podemos observar que durante el da 07.09.2012 el Sr. Tapia incurri en gastos de movilidad por un importe de S/. 40. De ser as, la empresa slo debera considerar como gasto deducible la suma de S/. 30.00, debiendo adicionar a la utilidad contable, la suma de S/. 10.00. As tenemos:
Utilidad del ejercicio (+) Gastos No deducibles Exceso Gastos Movilidad Renta Neta Impuesto a la Renta (30%) S/. 10 S/. 2,000

SOLUCIN: a) Tratamiento Contable

Tal como hemos visto en el desarrollo de este informe, los gastos incurridos por movilidad, o bien pueden sustentarse con boletos emitidos por empresas de transporte o bien pueden sustentarse con una Planilla de Movilidad. De optarse por esta ltima alternativa, la planilla podra comprender: Los gastos incurridos en uno o ms das, si incluye los gastos de un solo trabajador; o,

S/. 2,010 S/. 603

34 ASESOR EMPRESARIAL