Introduccina PowerPoint2003

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Estaesunaguaintroductoriaaunaherramientaquenos ofreceMicrosoftOfficeparacrearpresentaciones.Las presentacionessonimprescindibleshoyendayaquepermiten comunicarinformacineideasdeformavisualyatractiva. RecopilacinporLic.RafaelAldazoro [2008]

Unidad 1. Introduccin. Conceptos Bsicos (I)

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten comunicar informacin e ideas de forma visual y atractiva. Se pueden utilizar presentaciones en la enseanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigacin, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer informacin de forma visual y agradable para captar la atencin del interlocutor. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fcil y rpida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el ltimo detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los prrafos, podemos insertar grficos, dibujos, imgenes, e incluso texto WordArt. Podemos tambin insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Podemos revisar la ortografa de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeas aclaraciones para su exposicin y muchas ms cosas que veremos a lo largo del curso. Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cules son los elementos bsicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc, para familiarizarnos con el entorno. Aprenders cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear presentaciones en el siguiente tema. Iniciar PowerPoint Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar PowerPoint. 1) Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre l e arrancar el programa.

2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre l. Ahora inicia el PowerPoint para ir probando lo que vayamos explicando, de esta forma aprenders mejor el manejo de este programa.

La pantalla inicial Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuacin te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y as ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante. La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarn la presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentacin, es como una pgina de un libro.

Las Barras

La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos una Presentacin se le asigna el nombre provisional Presentacin1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar/maximizar y cerrar la ventana.

La barra de mens contiene todas las operaciones que nos permite realizar PowerPoint con nuestras presentaciones, estas operaciones suelen ir agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en PowerPoint. Todas las operaciones se pueden realizar desde estos mens, pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos despus, para ayudarnos a recordar estos iconos, en el men desplegable aparece en el lateral izquierdo el icono correspondiente a la opcin, por ejemplo el icono correspondiente a la accin Insertar Grfico es poco ms abajo. , como puedes ver en la imagen de un

El icono X, del extremo derecho, nos permite cerrar la presentacin actual.

Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar directamente desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el men Insertar. La barra de mens tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Para ver todas las opciones del men desplegable pulsa en . Si deseas ms informacin sobre ese comportamiento "inteligente" y cmo modificar ese comportamiento, haz clic aqu. Un men desplegable contiene tres tipos bsicos de elementos: Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen. Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Cuadro de texto. Comandos con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana donde nos pedir que rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico... El comando con ventana tambin puede llevar asociada una combinacin de teclas como los comandos inmediatos. Por ejemplo, en el men Insertar el comando Nueva diapositiva... se puede activar pulsando simultneamente las teclas Ctrl e I. Las opciones que aparecen ms claras son opciones que no se pueden ejecutar desde donde nos encontramos. Por ejemplo la opcin Hipervnculo.

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, Imprimir,etc. Las iremos detallando a lo largo del curso.

La barra de estado nos muestra el estado de la presentacin, en este caso el nmero de la diapositiva en la cual nos encontramos y el nmero total de diapositivas, el tipo de diseo y el idioma. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la pantalla de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos. Tenemos una barra horizontal (la que te enseamos) y una vertical. Si no las ves es normal, estas barras slo aparecen cuando hacen falta es decir cuando todo no cabe en la pantalla. El rea de esquema muestra los ttulos de las diapositivas que vamos creando con su nmero e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos la pestaa .

Al seleccionar una diapositiva en el rea de esquema aparecer inmediatamente la diapositiva en el rea de trabajo para poder modificarla. Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos segn nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, tambin podemos ejecutar la presentacin para ver cmo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos.

El Area de notas ser donde aadiremos las notas de apoyo para realizar la presentacin. Estas notas no se ven en la presentacin pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentacin en papel. El Panel de Tareas muestra las tareas ms utilizadas en PowerPoint y las clasifica en secciones, por ejemplo crear una nueva presentacin en blanco o abrir una presentacin. Si en el panel de tareas te aparece la barra quiere decir que hay ms opciones que aparecern si te sitas sobre ella. El contenido del panel de tareas va cambiando segn lo que estemos haciendo. Cmo cerrar PowerPoint Para cerrar PowerPoint, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar de la barra de ttulo.

Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir. Si lo que queremos es cerrar la Presentacin actual sin cerrar el programa podemos: Hacer clic en el botn cerrar de la barra de mens.

O pulsar la combinacin de teclas CTRL+W. O bien hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Cerrar. Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentacin, nos preguntar si queremos guardarlos o incluso nos puede llegar a mostrar el cuadro de dilogo asociado al men Guardar en el caso de no haberla guardado anteriormente.

Unidad 2. Crear una Presentacin (I)

A continuacin veremos cmo crear una Presentacin. PowerPoint nos permite crear una presentacin de formas distintas, bien a travs del asistente que es muy til cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos porque nos guiar en todo el proceso de

creacin de la presentacin, tambin podemos crearlas a travs de algunas de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint o plantillas nuestras. Tambin se puede crear la presentacin desde cero, es decir, crearla a partir de una presentacin en blanco. Crear una Presentacin con el Asistente Para crear una presentacin con un asistente sigue estos pasos: En el panel de Tareas encontrars una seccin llamada Nuevo, selecciona la opcin Del Asistente para autocontenido.

Si no tienes abierto el panel de tareas tambin puedes ir al men Archivo y seleccionar la opcin Nuevo.

Una vez elegida la opcin Del asistente para contenido aparecer una ventana como la que mostramos a continuacin.

En la parte izquierda de la ventana tenemos un esquema de los pasos a realizar con el asistente, en este caso nos encontramos en el primer paso (Iniciar). Si nos arrepentimos y no queremos crear la presentacin, pulsar el botn Cancelar para salir del asistente. Pulsando el botn Siguiente > seguimos con el asistente... La segunda pantalla del asistente nos pide el tipo de presentacin:

PowerPoint tiene muchas presentaciones estndares que se pueden utilizar para ahorrar tiempo. Estas presentaciones estndares estn agrupadas en varios temas. Con los botones que aparecen en la parte central de la ventana seleccionamos el tema, a continuacin aparecen en la parte derecha de la ventana las presentaciones asociadas al tema seleccionado. Por ejemplo hemos seleccionado el tema Organizacin y la presentacin Reunin de la organizacin. Con esto PowerPoint me va a crear una presentacin para una reunin con un esquema y unas diapositivas predefinidas, nosotros slo tendremos que retocar la presentacin para adaptarla a nuestras necesidades.

Despus de seleccionar la presentacin se pulsa Siguiente. Ahora nos encontramos en la fase de Estilo de presentacin. El estilo de presentacin consiste en cmo se impartir luego la presentacin:

Nos ofrece varias opciones, podemos hacer presentaciones que se visualicen utilizando un ordenador (en pantalla), presentaciones que se vean en una pgina Web, una presentacin para pasar a transparencias en blanco y negro o en color, o para diapositivas. Nosotros marcamos la opcin que queramos y pulsamos Siguiente. En el ltimo paso (Opciones de presentacin) nos pide que indiquemos el ttulo de nuestra presentacin y tambin podemos indicar el texto que queremos que aparezca en cada diapositiva de nuestra presentacin, incluso podemos activar la casilla de nmero de diapositiva para que en el pie de cada diapositiva aparezca su nmero.

Una vez introducida toda la informacin necesaria pulsamos Siguiente o directamente pulsamos Finalizar para que el Asistente genere la presentacin.

As es como queda la presentacin que hemos creado, lo nico que tendremos que hacer despus es introducir el texto y las imgenes que queramos.

A continuacin veremos cmo crear una Presentacin con una de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint. Las plantillas son muy tiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede necesitar nuestra presentacin, nosotros nicamente tendremos que introducir el contenido de las diapositivas y de ese modo ganar tiempo.

Crear una Presentacin con una Plantilla

Para crear una presentacin con una plantilla sigue estos pasos: En el Panel de Tareas de la seccin Plantillas selecciona la opcin En mi PC... como te mostramos a la derecha. Si el panel de Tareas no est visible despliega el men Ver y selecciona la opcin Panel de Tareas. Una vez seleccionada la opcin En mi PC... te aparecer un cuadro de dilogo similar al que te mostramos a continuacin.

Selecciona la plantilla de diseo que ms te gusta, en la parte de la derecha te aparecer una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor. Una vez hayas encontrado la plantilla que ms se adapte a tus gustos pulsa el botn Aceptar. En nuestro caso hemos elegido la plantilla Mezclas y as es lo que nos ha generado:

A continuacin veremos cmo crear una Presentacin en blanco, esta opcin se suele utilizar cuando la persona que genera la presentacin sabe manejar bien el programa y tambin cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades.

Crear una Presentacin en Blanco

Para crear una presentacin en blanco sigue estos pasos: En el Panel de Tareas de la seccin Nuevo selecciona la opcin Presentacin en Blanco. Si el panel de Tareas no est visible despliega el men Ver y selecciona la opcin Panel de Tareas.

As es como te puede quedar una presentacin en blanco. Tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para aadir un ttulo y aadir un subttulo.

A partir de ah tendremos que dar contenido a las diapositivas, aadir las diapositivas que hagan falta y todo lo dems. Puede que tengas configurado PowerPoint para que automticamente se abra la seccin Aplicar diseo de diapositiva para que puedas asignar a la nueva diapositiva uno de los diseos predefinidos.

Unidad 3. Guardar una Presentacin (I)

A continuacin veremos cmo guardar una presentacin. Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentacin para que en el caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles. Guardar una Presentacin Para guardar una presentacin podemos ir al men Archivo y seleccionar la opcin Guardar o tambin se puede hacer con el botn . Si es la primera vez que guardamos la presentacin nos aparecer una ventana similar a la que mostramos a continuacin.

De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentacn. Tambin podemos crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se crear dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en. Despus en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la prsentacin y por ltimo pulsaremos en el botn Guardar. Si por algn motivo queremos guardar la presentacin con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicacin, como por ejemplo PowerPoint 95, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable. Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentacin se guardar la presentacin con la extensin ppt. Si no es la primera vez que guardamos la presentacin y pulsamos en el botn de guardar de la barra de herramientas o seleccionamos la opcin Guardar del men Archivo no nos aparecer la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardar los cambios sin preguntar. Si queremos guardar una presentacin con otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva presentacin utilizando una presentacin que ya tenemos) desplegaremos el men Archivo y seleccionamos la opcin Guardar como, entonces aparecer la misma ventana que cuando pulsamos por primera vez en el botn Guardar. Cuando utilizamos esta opcin tenemos al final dos presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo nombre. Guardar una Presentacin como Pgina Web

Para guardar una presentacin como pgina Web y as poder verla con un navegador, despliega del men Archivo la opcin Guardar como pgina Web. Al seleccionar esta opcin nos aparecer una ventana similar a la que mostramos a continuacin.

De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentacn, despus en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por ltimo pulsaremos en el botn Guardar. El guardar una presentacin como pgina Web es igual que guardarla con la opcin Guardar, nicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentacin.

Unidad 4. Abrir una Presentacin (I)

A continuacin veremos cmo podemos abrir una presentacin ya creada para verla o para modificarla. Abrir una Presentacin

Para abrir una presentacin podemos elegir entre: ir al men Archivo y seleccionar la opcin Abrir, haz clicr en el botn Abrir de la barra de herramientas,

desde el Panel de Tareas en la seccin Abrir seleccionar la opcin Ms.... En esa misma seccin aparecen los nombres de las ltimas presentaciones abiertas ( en nuestro caso Reunin Administrativa y AULACLIC). Si la presentacin que queremos abrir se encuentra entre esas hacemos clic en su nombre y se abre automticamente, en caso contrario hacer clic en Ms...

Si el Panel de Tareas no aparece despliega el men Ver y selecciona la opcin Panel de tareas.

Tanto si hemos utilizado la barra de mens, el botn Abrir o Ms presentaciones..., se abrir la siguiente ventana:

En la lista desplegable del cuadro Buscar en seleccionamos la unidad en la cual se encuentra la presentacin que queremos abrir, a continuacin seleccionamos la carpeta que contiene la presentacin. Una vez hayamos seleccionado la presentacin pulsamos en el botn Abrir. Cuando seleccionamos una presentacin aparece una pequea representacin de ella en la zona de la derecha. Si tienes varias presentaciones abiertas puedes pasar de una otra seleccionndola desde el men Ventana de la barra de mens.

Unidad 5. Tipos de vistas (I)

Antes de empezar a explicar cmo personalizar una presentacin es importante saber cmo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint. El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visin particular de cada diapositiva como una visin global de todas las diapositivas, incluso nos permitir reproducir la presentacin para ver cmo queda al final. Vista Normal

La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, disear y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el men Ver y selecciona la opcin normal. Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema en la parte izquierda.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el rea de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el rea de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.

Esta es la vista que ms utilizars ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseo y es adems la que ms se aproxima al tamao real de la diapositiva. Vista Clasificador de diapositivas Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el men Ver de la barra de menus y seleccionar la opcin Vista Clasificador de diapositivas. Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema en la parte izquierda. Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparicin, orden que como podrs ver aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visin ms global de la presentacin, nos permite localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

Vista Presentacin con diapositivas

La vista Presentacin con diapositivas reproduce la presentacin a partir de la diapositiva seleccionada, con este

tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentacin. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el men Ver y selecciona la opcin Presentacin con diapositivas. Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema o pulsar la tecla F5.

Para salir de la vista presentacin pulsa la tecla ESC. Zoom El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas sitate primero en el panel sobre el cual quieres que se aplique el zoom y despus despliega el men Ver y selecciona la opcin Zoom.... Una vez seleccionada esta opcin se desplegar una ventana como la que te mostramos a continuacin. En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas. Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista (33,50,66,100, ...) o bien se puede aplicar un porcentaje que nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje. Tambin se puede aplicar el zoom a travs de la barra estndar de herramientas con el cuadro , si pulsamos sobre la flecha desplegaremos la lista de porcentajes que podemos aplicar. Aqu te mostramos un ejemplo de cmo puedes aplicar el zoom a las diapositivas del rea de esquema.

Como puedes apreciar las diapositivas que aparecen en el rea de esquema han aumentado su tamao, han pasado del 33% de zoom que tenan aplicado al 150%. Lo mismo podemos hacer con las dems reas de trabajo, lo nico que hay que hacer es situarse antes en el rea al cual queramos aplicar el zoom.

Unidad 6. Trabajar con diapositivas (I)

Cuando creamos una presentacin podemos despus modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuacin veremos paso a paso cmo podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad. Insertar una nueva diapositiva Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal selecciones la pestaa diapositiva del rea de esquema ya que de esta forma es ms fcil apreciar cmo se aade la nueva diapositiva a la presentacin. Puedes aadir una diapositiva de varias formas: Pulsa en el botn de Formato. que se encuentra en la barra

Puedes hacerlo tambin a travs de la barra de mens seleccionando el men Insertar y despus seleccionando la opcin Nueva diapositiva O bien puedes hacerlo a travs de las teclas Ctrl + M . Una vez realizado esto podrs apreciar que en el rea de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva despus de esta. Para acabar la insercin de la diapositiva tendrs que seleccionar qu diseo quieres que tenga la nueva diapositiva y para ello tendrs que hacer clic sobre el diseo que quieras del Panel de tareas. Como puedes apreciar en la imagen de la derecha puedes elegir una diapositiva para introducir texto y adems con un formato determinado, o puedes elegir una diapositiva en blanco para aadirle lo que quieras o con objetos. Si quieres ms detalles sobre la seccin Diseo de diapositiva haz clic aqu.

Copiar una diapositiva

Si ests situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaa de diapositiva del rea de esquema ya que te ser ms fcil situarte en el lugar dnde quieres copiar la diapositiva. Para copiar una diapositiva en una misma presentacin puedes hacerlo de varias formas: Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botn copiar barra estndar. que se encuentra en la

Despus selecciona la diapositiva detrs de la cual se insertar la diapositiva a copiar y pulsa el botn pegar Tambin puedes hacerlo desde la barra de mens desplegando el men Edicin y seleccionando la opcin Copiar. Despus selecciona la diapositiva detrs de la cual se insertar la diapositiva a copiar y desplegando el men Edicin, seleccionar la opcin Pegar. Si prefieres utilizar el men contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar con el botn derecho (sabrs qu diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco negro). Cuando se despliegue el men contextual selecciona la opcin copiar. Despus haz clic con el botn derecho del ratn sobre la diapositiva detrs de la cual se insertar la diapositiva a copiar. Por ltimo selecciona del men contextual la opcin pegar. Otra forma de hacerlo es a travs de las teclas, para ello en vez de utilizar el men contextual para copiar y pegar utiliza las teclas Ctrl + C (copiar) y Ctrl + V (pegar). Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los mismos pasos que acabamos de describir anteriormente. Si quieres copiar ms de una diapositiva seleccinalas manteniendo pulsada la tecla Ctrl, si las diapositivas estn consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando la ltima diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar. Duplicar una diapositiva .

Otra forma de copiar una diapositiva es duplicndola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentacin mientras que con copiar puedo copiar la diapositiva en otra presentacin. Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que ms cmoda te resulte:

Hazlo desde la barra de mens desplegando el men Edicin y seleccionando la opcin Duplicar diapositiva. Otra forma es utilizando el men contextual. O bien utilizando la combinacin de teclas Ctrl + Alt + D

Unidad 6. Trabajar con diapositivas (II)

Mover diapositivas Mover arrastrando. Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentacin tienes que seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botn izquierdo del ratn arrstrala hasta la posicin donde quieres situarla. Al desplazarla vers que el puntero del ratn es una flecha con un rectangulo debajo y aparece una lnea entre diapositiva, esta lnea indica en qu posicin se situar la diapositiva, por ejemplo si queremos colocar la primera diapositiva entre las diapositivas 5 y 6, moveremos el ratn hasta que la lnea est entre la 5 y la 6. Una vez te hayas situado en la posicin donde quieres poner la diapositiva suelta el botn del ratn y automticamente la diapositiva se desplazar a la posicin e incluso se renumerarn las diapositivas.

Para mover una diapositiva estando en el rea de esquema pulsa con el botn izquierdo del raton sobre y sin soltarlo arrstralo hasta la posicin donde quieras moverla, una vez situado suelta el botn y automticamente la diapositiva se desplazar y se renumerarn todas las diapositivas.

Como puedes apreciar en estas imgenes la diapositiva nmero siete a pasado a ocupar la posicin

nmero 6 y la que ocupaba la posicin 6 pasa a ser la 7. Otras formas de mover. Otra forma de mover una diapositiva es cortndola y despus pegndola en el lugar adecuado, de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentacin a otra. Para ello deberemos tener abiertas las dos presentaciones, primero seleccionamos las diapositivas a mover, despus las cortamos ( utilizando el botn cortar de la barra estndar, utilizando la barra de mens, el men contextual, o las teclas Ctrl + X), luego nos posicionamos en la diapositiva despus de la cual queremos dejar las que movemos (dentro de la misma presentacin o en otra), y por ltimo pegamos de la misma forma que cuando copiamos.

Eliminar diapositivas Selecciona las diapositivas a eliminar, si estn consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando la ltima diapositiva, en cambio si no estn unas al lado de otras mantn pulsada la tecla Ctrl para seleccionarlas. Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que ms cmoda te resulte: Desde la barra de mens desplegando el men Edicin y seleccionando la opcin Eliminar diapositiva. Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el men contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botn derecho y seleccionando Eliminar diapositiva. La ltima forma de eliminar es pulsando la tecla Supr.

Unidad 7. Las reglas y guas (I)

Antes de empezar a saber cmo insertar grficos, imgenes, texto, etc es conveniente conocer las reglas y guas ya que nos sern tiles para situar los objetos y el texto dentro de la diapositiva. Las Reglas Para hacer visibles las reglas desplegamos el men Ver de la barra de mens y seleccionamos la opcin Regla, si ya est visible aparecer una marca al lado izquierdo de la opcin Regla.

Una vez seleccionada aparecer una regla horizontal y otra vertical pero slo en la vista Normal.

Con la regla podremos saber a qu distancia situamos cada objeto ya que en las reglas aparece una marca en cada regla (horizontal y vertical) mostrando la posicin del puntero del ratn.

La Cuadrcula La cuadrcula est formada por lneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeos cuadrados, tales que nos ser ms fcil situar los objetos de forma alineada en la diapositiva. La cuadrcula no aparece al imprimir o al visualizar la presentacin. Para mostrar la cuadrcula despliega el men ver y selecciona la opcin Cuadrcula y guas. Aparecer una ventana como la que te mostramos a continuacin.

Si quieres que se visualice la cuadrcula marca la opcin Mostrar cuadrcula en la pantalla. (Otra forma es haciendo clic en el botn cuadrcula de la barra estndar ) Tambin podemos hacer que los objetos se ajusten a la cuadrcula o/y a otros objetos de la diapositiva, para ello tienes que activar la casilla correspondiente ("objetos a la cuadrcula" o/y "objetos a otros objetos"). Ajustar objetos a la cuadrcula hace que cuando colocamos un objeto en la diapositiva, ste se coloque en el punto de la cadrcula ms cercano. El cuadro Configuracin de la cadrcula nos permite definir el tamao de las celdas que forman la cuadrcula. Cuanto ms grande sea el tamao del espaciado, menos precisin tenemos para colocar los objetos en la diapositiva pero ser ms fcil colocar los objetos alineados. Podemos hacer que estos cambios se conviertan en predeterminados, es decir, podemos hacer que las diapositivas siempre aparezcan con las guas y las cuadrculas, para ello pulsaremos en el botn Establecer como predeterminado. Este ser el resultado:

Unidad 7. Las reglas y guas (II)

Las Guas Las guas no son ms que unas lneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales, de esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir la informacin mejor. Estas guas son imaginarias ya que no aparecern al imprimir o visualizar la presentacin. Para mostrar las guas despliega el men ver y selecciona la opcin Cuadrcula y guas.

Aparecer una ventana como la que te mostramos acontinuacin.

Si quieres que se visualicen las guas marca la opcin Mostrar guas de dibujo en la pantalla. El resultado es el siguiente:

Unidad 8. Manejar objetos (I)

Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un grfico, una imagen, textos, vdeos, sonidos, etc. Estos objetos tienen sus propias caractersticas y propiedades que ms adelante analizaremos con ms detalle y sobre ellos podemos realizar las mismas funciones que hemos visto con las diapositivas, es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc. Seleccionar Objetos Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva nicamente tienes que hacer clic sobre l. Para quitar la seleccin haz clic en cualquier parte fuera del marco. Si tienes que seleccionar varios objetos mantn pulsada la tecla Shift (maysculas) y con el ratn selecciona los objetos. Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla Ctrl selecciona el objeto que quieras quitar de la seleccin. Copiar Objetos Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos: Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre l hasta que el marco tome este aspecto:. Puedes seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos visto en el punto anterior.

A continuacin posicionarse en la diapositiva donde queremos copiar el objeto. Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el rea de esquema. Luego dar la orden de copiar . Esto lo podemos hacer de varias formas: - Desplegando el men Edicin y seleccionado la opcin Copiar, - con las teclas (Ctrl + C), - con la opcin Copiar del men contextual (clic con el botn derecho del ratn), - o con el icono de la barra estndar.

Por ltimo dar la orden de pegar. Esto tambin lo podemos hacer de varias formas: - Desplegando el men Edicin y seleccionando la opcin Pegar, - con las teclas (Ctrl + V), - con la opcin Pegar del men contextual (clic con el botn derecho del ratn), - o con el icono de la barra estndar.

Vers que en la diapositiva aparecer el nuevo objeto pero lo ms probable es que se site encima del objeto que has copiado por lo que tendrs que moverlo hasta su posicin definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado. La accin copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales. Duplicar Objetos Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el mtodo de duplicar objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que tenemos seleccionado/s. Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo, despus desplegar el men Edicin y seleccionar la opcin Duplicar. tambin puedes utilizar las teclas Ctrl+Alt+D. Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima.

A continuacin te mostramos un ejemplo de cmo quedara la diapositiva al duplicar un objeto.

despus de Ctrl+Alt+D Como puedes ver encima del objeto original aparece la nueva copia. Si quieres cambiarla de lugar solo tienes que seleccionarla y desplazarla hasta el lugar que quieras. Eso te lo explicamos en la siguiente pgina...

Unidad 8. Manejar objetos (II)

Mover Objetos Mover arrastrando. Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es seleccionar el objeto haciendo clic sobre l, vers que aparece un marco a su alrededor, sitate sobre l (pero no sobre los crculos que hay en el marco) y vers que el cursor toma el siguiente aspecto , pulsa el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastra el objeto, cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botn del ratn y vers que el objeto se sita automticamente en la posicin que le has indicado.

Mover cortando. Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra tendrs que seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto, despus situarte en la diapositiva a la que quieres mover el objeto y finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto. En este caso el objeto habr desaparecido de su posicin original. Esto lo puedes hacer tambin con las opciones Cortar y Pegar del men Edicin y del men contextual, o con los iconos de la barra estndar .

Si nosotros movemos un grfico de una diapositiva a otra es posible que en la diapositiva original

quede una seccin reservada a insertar un contenido aunque ste lo hayamos quitado.

Para eliminar esa seccin selecciona el marco y pulsa Supr.

Unidad 8. Manejar objetos (III)

Distancia entre objetos PowerPoint te permite medir la distancia que existe entre dos objetos o bien la distancia desde un objeto hasta otro punto que nosotros queramos (por ejemplo el margen de una diapositiva, etc.) Para medir la distancia entre objetos tienes que activar lo primero las guas, si no tienes muy claro cmo hacerlo consulta el tema 7( Las Reglas y Guas). Vers que al activar las guas aparecen en la diapositiva dos lneas ( una horizontal y otra vertical) que dividen la diapositiva en 4 partes iguales. Haz clic en uno de los extremos de la gua que quieres utilizar para medir cuando el puntero del ratn toma la forma de una flecha, y arrastra la gua hasta el primer objeto, despus suelta el botn del ratn. A continuacin arrastra la gua hasta la posicin del segundo objeto manteniendo pulsada la tecla Shift, vers que aparece un pequeo recuadro en el que te va indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos momentos la gua.

Modificar el tamao de los objetos

Para modificar el tamao de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, tienes que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho crculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamao del objeto, si te sitas en los puntos de las esquinas vers que el puntero del ratn se convierte en una flecha de dos direcciones que te permitirn modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer clic en el crculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botn izquierdo del ratn y arrastrarlo hasta darle el tamao deseado, despus suelta el botn del ratn. Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una funcin similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos nicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma . Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .

Unidad 8. Manejar objetos (IV)

Girar y Voltear PowerPoint permite aplicar otros cambios a los objetos, puedes cambiar su orientacin ( por ejemplo girar un dibujo 30 grados hacia la derecha para dejarlo inclinado), tambin puedes voltear los objetos (cuando volteas un dibujo por ejemplo hacia la derecha lo que obtienes es la imagen que aparecera en un espejo puesto de forma vertical frente al objeto original). No todos los objetos de una diapositiva se pueden girar, las imgenes y los dibujos Autoforma son algunos de los objetos que s podemos girar y voltear. Para girar o voltear un objeto primero tienes que seleccionarlo, una vez seleccionado despliega el men Dibujo de la barra de Dibujo y selecciona la opcin Girar y Voltear. A continuacin selecciona el tipo de giro que quieras realizar entre los que te propone Si seleccionas la opcin Girar libremente vers que aparecen puntos verdes alrededor del objetos (son puntos que se pueden arrastrar con lo cual giraremos el objeto), en la punta del puntero del ratn aparece una flecha en forma de circunferencia, sitate sobre el punto verde que quieras y despus arrastra el ratn hacia la posicin que tu deseas y vers como la figura gira, una vez conseguido el giro deseado suelta el botn izquierdo del ratn. Si seleccionas la opcin Girar a la izquierda automticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la izquierda. Si seleccionas la opcin Girar a la derecha automticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la derecha.

Si seleccionas la opcin Voltear horizontalmente automticamente se obtiene su simtrico cogiendo como eje de simetra la vertical. Si seleccionas la opcin Voltear verticalmente automticamente se obtiene su simtrico cogiendo como eje de simetra la horizontal. A continuacin te mostramos unos ejemplos de como queda un objeto girado y volteado.

Despus de Girar a la derecha

Despus de Girar a la izquierda

Despus de Voltear horizontalmente

Unidad 8. Manejar objetos (V)

Alinear y distribuir PowerPoint nos permite tambin cambiar la posicin que ocupan los objetos dentro de la diapositiva e incluso cambiar la posicin de alguno de ellos en funcin de otro objeto. Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que haya la misma distancia entre ellos bien sea distancia horizontal o vertical. Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma lnea imaginaria. En los dos casos hay que seleccionar primero los objetos y despus del men Dibujo de la barra de Dibujo seleccionar la opcin Alinear o Distribuir. Despus elegimos el tipo de alineacin o distribucin que deseamos de la lista siguiente.

Podemos marcar la casilla Con relacin a la diapositiva si queremos que la distribucin se haga en funcin de la diapositiva y as los objetos de la diapositiva y los bordes de la diapositiva guarden la misma distancia.

A continuacin te mostramos unos ejemplos de cmo quedan los objetos al alinearlos o al distribuirlos.

Ejemplo Distribuir Objetos

Despus de Distribuir Horizontalmente obtenemos esto:

Como podrs observar la distribucin solo se puede hacer en relacin a la diapositiva y ahora tenemos la misma distancia desde el lateral izquierdo a la flecha grande, de la flecha grande a la flecha pequea y esta a su vez con el lateral derecho de la diapositiva. Ejemplo Alinear Objetos

En este ejemplo hemos alineado los objetos a la parte Inferior. La flecha pequea se ha situado en la misma horizontal que la grande.

Unidad 8. Manejar objetos (VI)

Ordenar objetos En PowerPoint al igual que en Word puede suceder que insertes varios objetos unos encima de otros (por ejemplo insertar una imagen y despus insertar un rectngulo) y que alguno de ellos oculte al

otro, para gestionar ese tema PowerPoint incorpora la opcin ordenar que te permitir mover los objetos a planos distintos por ejemplo traer a primer plano un objeto que estaba detrs de otro y que por eso no se vea. Para ordenar objetos primero tienes que seleccionar el objeto al que quieras cambiar su orden. Una vez seleccionado despliega el men Dibujo de la barra de herramientas Dibujo y selecciona la opcin Ordenar. A continuacin selecciona el tipo de orden que quieras realizar Si seleccionas la opcin Traer al frente el objeto que tengas seleccionado pasar a ser el primero por lo que si los pones encima de otro este objeto tapar a los que tiene debajo. Si seleccionas Enviar al fondo este objeto pasar a ser el ltimo por lo que cualquier objeto que haya encima de l lo tapar. Si seleccionas la opcin Traer adelante el objeto que tengas seleccionado pasar una posicin hacia adelante. Si seleccionas Enviar atrs este objeto pasar una posicin atrs.

A continuacin te mostramos un ejemplo de lo que supone ordenar los objetos.

despus de enviar al fondo:

Unidad 8. Manejar objetos (VII)

Eliminar objetos Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar manteniendo pulsada la tecla shift. Despus los puedes borrar de varias formas: - pulsando la tecla Supr, - o desplegando el men Edicin y seleccionando la opcin Borrar.

Con esto eliminars texto, grficos, imgenes, etc pero la seccin reservada a estos objetos se mantiene aunque vaca:

Si quieres tambin borrar estas secciones tienes que pulsar nuevamente Supr. Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy tiles, sobre todo cuando estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para deshacer (o rehacer) la ltima operacin realizada. Para Deshacer la ltima operacin realizada podemos: - Seleccionar la opcin Deshacer del men Edicin. - con las teclas Ctrl + Z - haciendo clic en el icono de la barra estndar Haciendo clic en el tringulo del botn se despliega una lista con las ltimas operaciones realizadas. Slo nos queda marcar las que queremos deshacer.

Para Rehacer la ltima operacin realizada podemos: - Seleccionar la opcin Deshacer del men Edicin. - con las teclas Ctrl + Y - haciendo clic en el icono de la barra estndar Del mismo modo que para deshacer, ponemos rehacer varias operaciones marcndolas de la lista desplegable asociada al botn.

Unidad 9. Trabajar con Textos (I)

En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamao de la letra, color, forma, podemos organizar los textos en prrafos, podemos aplicarles sangras, etc. A continuacin veremos paso a paso todas las operaciones ms comunes relacionadas con los textos. Insertar texto Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrn adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos uno de los diseos que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea. Una vez seleccionado el diseo sigue estos pasos para aadir texto: Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automticamente el texto que apareca ("Haga clic para agregar titulo") desaparecer y aparecer el punto de insercin. Empieza a insertar el texto. Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratn en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla Esc dos veces. Aadir texto nuevo Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea suficiente por lo que tendrs que insertar nuevos cuadros de texto para aadir ms contenido a la diapositiva. Para aadir un nuevo cuadro de texto puedes elegir entre: - Hacer clic en el botn Cuadro de texto de la barra de dibujo,

- o desde la barra de mens desplegando el men Insertar y seleccionando la opcin Cuadro de texto. Vers como el cursor toma este aspecto , donde quieras insertar el nuevo cuadro de texto haz clic con el botn izquierdo del ratn, mantenindolo pulsado arrstralo para definir el tamao del cuadro de texto y sultalo cuando tengas el tamao deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de insercin que te indica que puedes empezar a escribir el texto. Introduce el texto. Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva o pulsa dos veces Esc. Powerpoint incorpora un corrector ortogrfico, si quieres saber ms sobre l visita nuestro tema

avanzado pulsando aqu.

Unidad 9. Trabajar con Textos (II)

Cambiar el aspecto de los textos PowerPoint nos permite cambiar la fuente, el tamao y el color de los textos fcilmente. Para ello tenemos el men Formato de la barra de mens o la barra formato:

Primero tienes que seleccionar el texto al que quieres cambiarle el aspecto. Despus desplegamos el men Formato y seleccionamos Fuente....

Se abrir una ventana similar a la que te mostramos a continuacin:

En la seccin Fuente: selecciona de la lista el tipo de letra que quieras aplicar. Tambin lo puedes hacer desde la barra de formato con En Estilo de fuente: indcale si quieres que sea cursiva (Ejemplo texto cursivo) , negrita (Ejemplo texto con negrita) , negrita y cursiva (Ejemplo texto negrita cursiva), etc. En tamao selecciona las dimensiones de la letra (Ejemplo, Ejemplo, Ejemplo) o desde Puedes tambin utilizar los botones para aumentar o disminuir el tamao de la letra. , con sombras , relieve, etc. .

Podemos aplicar otros efectos como puede ser el subrayado Estos efectos podrs combinarlos a tu gusto.

Tambin es posible cambiarles el color a los textos, para ello de la lista desplegable Color: selecciona el que ms te guste, si de la lista que aparece no te gusta ninguno, pulsa en el botn ms colores, aparecer la ventana que te mostramos a continuacin y de la pestaa Estndar selecciona

el que ms te guste.

Una vez seleccionado el color deseado pulsa Aceptar. Esto lo puedes hacer tambin desde la barra de formato con el icono

Unidad 9. Trabajar con Textos (III)

Alineacin de prrafos Alinear un prrafo es distribuir las lneas que lo componen respecto a los mrgenes del cuadro del texto. Para aplicar una alineacin puedes utilizar los iconos de la la o desplegar el men Formato y barra de formato seleccionar Alineacin, despus elige la que ms te guste. Existen 4 tipos de alineacin: Izquierda que situa al texto lo ms cerca del margen izquierdo .

Derecha que situa al texto lo ms cerca del margen derecho . Centrado que centra el texto .

Justificado Acopla el texto al ancho del cuadro de texto. Las Sangras

Una sangra es el desplazamiento hacia la derecha de un prrafo, las sangras son tiles para dar un formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema de los temas junto con sus subtemas que trataremos en una leccin, proyecto, etc. Para crear el esquema con sangra se aconseja escribir primero el esquema completo y despus aplicar la sangra. Para aplicar una sangra sigue estos pasos: Una vez introducido el texto selecciona el texto al cual quieres aplicar la sangra. A continuacin pulsa en el botn Aumentar Sangra que se encuentra en la barra Formato. Cuando se aplica la sangra tambin disminuye el tamao de la letra. Al igual que puedes aumentar la sangra tambin puedes reducirla con el botn Disminuir Sangra . A la derecha te mostramos una diapositiva en la que se ha aplicado una sangra al texto.

Unidad 9. Trabajar con Textos (IV)

Numeracin y vietas El funcionamiento de la numeracin y las vietas es similar a las sangras, nicamente cambia que en las numeraciones y vietas adems de aplicar una sangra, se le aaden smbolos o nmeros delante del prrafo. Las numeraciones son muy tiles para crear un ndice tpico. Cuando desarrollemos el tema dentro de la leccin incluiremos la numeracin que le corresponde respecto al ndice. Si quieres saber cmo manejar la numeracin y las vietas sigue estos pasos: Primero te aconsejamos escribir el texto sin sangra ni numeracin. Despus aplica al texto la sangra que corresponda.

Despus selecciona el texto, despliega el men Formato y selecciona la opcin Numeracin y vietas....

Aparecer una ventana similar a la que te mostramos a continuacin. Si quieres aplicar una

numeracin visualiza la pestaa Con nmeros.

Selecciona el estilo que ms te guste haciendo clic sobre l, en nuestro caso por ejemplo hemos seleccionado

Por ltimo pulsa Aceptar. Una vez aplica la numeracin aparecer algo similar a esto:

Unidad 9. Trabajar con Textos (V)

En vez de utilizar letras y nmeros podemos utilizar smbolos. Estos los tenemos en la pestaa Con vietas de la misma ventana:

Elegimos el smbolo, aparecer algo similar a esto:

Incluso podemos utilizar otras imgenes pulsando en el botn Imagen... o utilizar otros smbolos pulsando en el botn Personalizar... Si quieres saber ms sobre la personalizacin de vietas visita nuestro tema avanzado pulsando aqu.

Unidad 10. Trabajar con Tablas (I)

En una diapositiva adems de insertar texto, grficos, etc tambin podemos insertar tablas que nos permitirn organizar mejor la informacin. Como podrs comprobar a continuacin las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word, si no has manejado con anterioridad tablas te aconsejamos visites nuestro bsico. Crear una tabla

Para insertar una tabla en una diapositiva sigue estos pasos: Despliega el men Insertar y selecciona la opcin de la barra de herramientas.

Tabla o utiliza el botn

Si lo haces a travs del men Insertar te aparecer una ventana en la que podrs indicar el nmero de columnas y filas.

Una vez determinado el tamao de la tabla pulsa Aceptar y aparecer una tabla en la diapositiva junto con una nueva barra de herramientas que te permitir personalizar la tabla. Si utilizas el botn para crear la tabla vers que al pulsar en l se despliega y aparece un cuadro como el que te mostramos. Los cuadros azules indican el nmero de filas y columnas que tendr la tabla, en este caso creara una tabla con 2 filas (horizontal) y 3 columnas (Vertical).

Para insertar texto en la tabla unicamente sitate en el recuadro (celda) donde quieras escribir, el cursor se convertir en un punto de insercin y podrs empezar a escribir. Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamao, el color de la fuente, justificar al centro, etc... Para cambiar de celda puedes hacerlo con las flechas o con la tecla de Tabulador. Eliminar una tabla, fila o columna Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla para seleccionarla y pulsar Supr. Para eliminar una fila sitate en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la barra de herramientas Tablas y bordes despliega la lista Tabla y selecciona la opcin Eliminar filas.

Para eliminar una columna sitate en una de las celdas que pertenezcan a la columna que quieras eliminar y despus de la barra de herramientas Tabla y bordes despliega la opcin Tabla y selecciona la opcin Eliminar columnas. Si quieres eliminar dos o ms columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que seleccionar varias celdas utilizando la tecla Shift (May) y despus elegir Eliminar filas o Eliminar columnas. Insertar filas o columnas Al igual que podemos eliminar filas y columnas tambin podemos insertar nuevas filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que ampliar. Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qu altura de la tabla queremos insertarla, despus nos situaremos en alguna celda de la fila ms proxima al lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuacin desplegamos el men Tabla de la barra Tablas y bordes. Por ltimo nos queda seleccionar Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos). Para insertar una nueva columna el proceso es similar. Sitate en la columna ms cercana al lugar donde quieras insertar la nueva columna, despus, de la barra de herramientas Tablas y bordes despliega el men Tabla y elige Insertar columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha segn donde quieras situar la nueva columna.

Unidad 10. Trabajar con Tablas (II)

Bordes de una tabla Modificar el formato de una tabla consiste en modificar su aspecto cambindole por ejemplo el color, los bordes, etc. A continuacin veremos cmo podemos cambiar el color y los bordes de una tabla. Para poder modificar una tabla primero tienes que seleccionarla haciendo clic sobre uno de sus bordes.

Del men Formato selecciona la opcin Tabla, vers que se abre una ventana como la que te mostramos a continuacin.

En la pestaa Bordes de esta ventana podrs cambiar los bordes de la tabla. Como puedes ver en la parte derecha de la ventana aparece un dibujo que representa tu tabla. Lo primero que tienes que hacer es seleccionar el estilo que quieres aplicar al borde haciendo clic sobre alguno de la lista del cuadro Estilo:. Selecciona despus el color desplegando la lista y haciendo clic sobre el que te gusta del cuadro desplegable Color:. Elige el ancho o grosor del borde que quieres ponerle a la tabla del cuadro desplegable Ancho:. En la parte derecha aparece una tabla dibujada junto con unos botones a su alrededor, estos botones al pulsarlos aplicarn el estilo que has elegido al borde de la tabla que indica el botn. Si pulsamos sobre uno de los botones que permanecen hundidos el correspondiente borde de la tabla desaparecer. Si quieres ver cmo quedar la tabla antes de aplicarle los cambios definitivamente pulsa Vista Previa y si ests conforme pulsa Aceptar sino pulsa Cancelar. tambin puedes hacer lo mismo desde la barra Tablas y bordes con los botones .

Color de relleno

Si quieres cambiar el color de fondo de la tabla sigue estos pasos: Selecciona la tabla haciendo clic sobre uno de sus bordes. Del men Formato selecciona la opcin Tabla.... En la ventana que aparece haz clic sobre la pestaa Relleno. De la lista desplegable selecciona el color que ms te gusta, en el caso de no encontrarlo pulsa en Ms colores... y elige el que te gusta, despus pulsa Aceptar. Puedes hacer que el color de relleno sea algo transparente si activas la casilla Semitransparente. Si desactivas la casilla Color de relleno el color de relleno ser transparente, por lo que cojer el color del fondo de la diapositiva donde se encuentra la tabla.

Si quieres saber ms sobre los efectos que se le puede aplicar al color de relleno visita nuestro tema avanzado tambin puedes hacer lo mismo desde la barra Tablas y bordes con el icono Combinar o dividir celdas Combinar celdas consiste en convertir 2 o ms celdas en una sola por lo que dejar de haber borde de separacin entre una celda y otra ya que sern una sola. Esto nos puede servir por ejemplo para utilizar la primera fila para escribir el ttulo de la tabla. En este caso habra que combinar todas las celdas de la primera fila en una sola. Mientras que dividir celdas consiste en partir en dos una celda. Para combinar celdas tienes que seleccionar las celdas que quieres combinar, despus pulsa en el botn que se encuentra en la barra de herramientas Tablas y bordes. Si no aparece el botn despliega el men Ver y de la opcin Barra de herramientas elige Tablas

y bordes. Para dividir una celda en dos elige la celda que quieres dividir y pulsa en el boton Dividir celdas .

Unidad 11. Trabajar con Grficos (I)

Los grficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de informacin. PowerPoint incluye muchos tipos de grficos que ms adelante podrs ver. Insertar un grfico Para insertar un grfico en una diapositiva unicamente tienes que pulsar en el botn estndar. de la barra

PowerPoint insertar un grfico en la diapositiva y te mostrar la hoja de datos que contiene las cantidades que se representan en el grfico.

En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la leyenda, la primera fila (1er trim.,2do trim....) representa el eje X (horizontal) y las cantidades sern representadas en el eje Y.

Este dibujo es la representacin de la hoja de datos que te hemos mostrado anteriormente. Una vez insertado el grfico es muy fcil de modificar los datos de la hoja de datos, nicamente sitate sobre la celda que quieras modificar e inserta el nuevo valor que inmediatamente vers representado en la grfica. Como podrs apreciar cuando ests trabajando con un grfico en la barra de herramientas estndar

aparecen nuevos botones como pueden ser estos que te mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.

Unidad 11. Trabajar con Grficos (II)

Modificar el tipo de grfico Por defecto PowerPoint utiliza el grfico de barras porque es el ms utilizado ya que representa fcilmente las cantidades y permite comparar los distintos valores con gran facilidad. Para modificar el tipo de grfico hemos de hacer doble clic sobre el grfico para seleccionarlo, debe aparecer con un marco de rayas oblcuas. Cuando estamos en un grfico la barra de mens cambia.

Del men Grfico selecciona la opcin Tipo de grfico. Aparecer una ventana como la que te mostramos a continuacin

En la lista de la izquierda selecciona el tipo de grfico que te gusta, inmediatamente te aparecern unos subtipos de grficos en la zona de la derecha de la ventana que estn relacionados con el tipo genrico que has elegido anteriormente. Selecciona el grfico que ms te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad busca grficos que permitan representar y captar la informacin fcilmente. Tambin puedes elegir otros estilos ms personalizados con la pestaa Tipos personalizados. Si quieres que cuando pulses el botn el grfico que se genere no sea el de barras sino otro que a t te gusta, elige el grfico y despus pulsa en el botn Establecer como predeterminado. Para terminar pulsa Aceptar. A continuacin te mostramos una imagen de cmo queda el grfico que anteriormente te habamos mostrado al cambiar el tipo de grfico a circular.

Unidad 11. Trabajar con Grficos (III)

Opciones de diseo Si quieres ocultar o mostrar una leyenda del grfico pulsa en el botn leyenda .

Organizar la informacin por columnas quiere decir que los datos que aparecen en la primera columna sern los que compongan el eje X y se hace pulsando sobre el botn

Si quieres organizar la informacin por filas ( la primera fila representar el eje X) pulsa el botn y te quedar algo parecido a esto:

Si la hoja de datos del grfico no aparece pulsa en el botn

Si adems del grfico quieres mostrar la hoja de datos en la diapositiva pulsa el botn el resultado:

. Este es

Si quieres que en el grfico aparezcan unas lneas horizontales y/o verticales para interpretar mejor los valores representados, pulsa en los botones . Este es el resultado:

Si quieres modificar el color de alguna de las series que componen el grfico (una de las barras que se representan en el grfico, el rea del grfico, etc.) primero seleccinala en la barra estndar como te mostramos a continuacin o haciendo clic sobre una de las barras de la serie.

Despus despliega la lista

y elige el color que quieras.

Para eliminar un grfico haz clic sobre l y pulsa Supr.

Unidad 12. Trabajar con Organigramas (I)

Al igual que podemos insertar grficos en las presentaciones tambin se pueden insertar diagramas, su utilizacin es muy sencilla y a continuacin lo descubrirs. Crear un Organigrama

Para crear un organigrama tienes que seleccionar del men Insertar la opcin Diagrama.... Aparecer una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint. Nosotros elegiremos un organigrama.

Selecciona el tipo de diagrama que ms se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar. Una vez insertado el organigrama aparece la barra de herramientas Organigrama que te mostramos a continuacin.

A travs de esta barra podrs controlar todas las operaciones que puedes realizar con el organigrama. Insertar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama. En Diseo podrs controlar la mayora de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarn en funcin del tipo de diagrama que utilicemos. El botn nos permite elegir el estilo del diagrama que queremos dentro de una gran variedad como puedes apreciar a continuacin.

Una vez seleccionado el que te gusta pulsa Aplicar. Aadir texto en los cuadros de un diagrama Para aadir texto en los cuadros de algn tipo de diagrama que incorpora PowerPoint, como puede ser un organigrama, nicamente tienes que hacer clic con el botn izquierdo del ratn sobre el cuadro del diagrama en el que quieras insertar texto y vers como aparece el cursor para que insertes el texto.

Puedes aplicar al texto de las elementos del diagrama las mismas opciones de formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamao, el color de la fuente, justificar al centro, etc...

Unidad 12. Trabajar con Organigramas (II)

Agregar relaciones en el organigrama Para aadir nuevos niveles en un organigrama tienes que situarte primero en el cuadro del nivel a partir del cual quieres insertar el nuevo nivel. Despus en la barra de herramientas Organigrama despliega el men Insertar Forma y selecciona la opcin Subordinado.

despus de insertar subordinad o

Para aadir nuevos cuadros en un mismo nivel tienes que situarte en el cuadro del nivel donde vas a insertar el nuevo cuadro teniendo siempre en cuenta que PowerPoint aadir el nuevo cuadro a la derecha del cuadro seleccionado. Despus en la barra de herramientas Organigrama despliega el men Insertar Forma y selecciona la opcin Compaero de trabajo.

despes de insertar compaero de trabajo

Para aadir un ayudante tienes que situarte donde quieres insertar la nueva rama y despus desplegar de la barra de herramientas Organigrama el men Insertar Forma y seleccionar Ayudante.

despes de insertar ayudante

Organizar los elementos de un diagrama PowerPoint te permite modificar la posicin de las ramas que dependen de un cuadro, por ejemplo le podemos decir que todos los cuadros que dependan del que tenemos seleccionado se situen a la izquierda, etc. Para modificar el Diseo tienes que seleccionar el cuadro que quieras y despus desplegar el men Diseo de la barra Organigrama.

Si seleccionas Dependientes a la izquierda por ejemplo te aparecer algo similar a lo que te mostramos a continuacin.

despus Los elementos dependientes del que est seleccionado (B2), se posicionan todos a la izquierda. Tambin se puede elegir Ajustar texto, ajusta el tamao del texto al tamao del cuadro.

Unidad 13. La barra de dibujo (I)

Al igual que podemos insertar grficos en las presentaciones tambin se pueden insertar lneas, cuadrados, crculos, dibujos ya prediseados, etc. Dibujar lneas rectas Para crear lneas rectas selecciona el botn de la barra de dibujo.

Si la barra de dibujo no te aparece despliega el men Ver, elige Barra de herramientas y por ltimo Dibujo.

A continuacin te mostramos un ejemplo de rectas.

Para cambiarles el color a las rectas haz doble clic sobre la que quieras, aparecer la ventana Formato de autoforma que te mostramos a continuacin:

En el apartado Lnea selecciona el color de lnea que ms te guste. Tambin puedes cambiar el estilo, grosor y tipo de lnea. Dibujar flechas Para dibujar flechas selecciona el botn de la barra de dibujo.

A continuacin te mostramos un ejemplo de flechas.

Para cambiar ciertas propiedades de las flechas como el color o la terminacin, haz doble clic sobre la que quieras y despus en la ventana Formato de autoforma que aparece selecciona el color y la terminacin de la flecha que ms te guste (en Estilo Final y Estilo Inicial).

Unidad 13. La barra de dibujo (II)

Dibujar Cuadrados y rectngulos

Para dibujar cuadrados o rectngulos selecciona el botn de la barra de dibujo, despus haz clic sobre un punto de la diapositiva y sin soltarlo arrstralo, vers aparecer el cuadrado, cuando lo tengas del tamao que quieras suelta el ratn. A continuacin te mostramos un ejemplo de cuadrados y rectngulos

Haciendo doble clic sobre l, se abrir la ventana Formato de autoforma donde podrs cambiarle el color de relleno, el estilo de los bordes (en el apartado lnea) o aadir transparencia al fondo. Dibujar Elipses y crculos Para dibujar crculos y elipses selecciona el botn de la barra de dibujo, despus haz clic sobre un punto de la diapositiva y sin soltarlo arrstralo hasta donde quieras. A continuacin te mostramos un ejemplo de elipses y crculos

Para cambiarles el color haz doble clic sobre la que quieras y despus en la ventana Formato de autoforma podrs cambiarle el color de relleno, el estilo de los bordes (en el apartado lnea) o aadir transparencia al fondo. . Dibujar autoformas PowerPoint te permite dibujar formas ya prediseadas, como pueden ser una estrella, bocadillos de distintas formas, etc. Para insertar alguna forma prediseada tienes que desplegar el men Autoformas de la barra de Dibujo, elegir el estilo que ms te guste y despus el dibujo en concreto. Haz clic sobre la diapositiva con el botn izquierdo del ratn y arrstralo hasta conseguir la forma deseada. Una vez dibujada nuestra autoforma podremos cambiar sus caractersticas haciendo doble clic sobre ella y despus en la ventana Formato de autoforma que aparecer, seleccionar el color de relleno o color del borde, etc. Dentro de cada categora tenemos varias autoformas, por ejemplo:

Lneas

Conectores

Botones de accin

Cintas y Estrellas

Llamadas Formas bsicas Flechas de bloque Diagrama de flujo

A continuacin te mostramos ejemplos de Autoformas

Unidad 14. Insertar sonidos y pelculas (I)

Otro elemento muy til a la hora de disear presentaciones son elementos multimedia como sonido y pelculas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso pelculas.

Insertar sonidos en una presentacin Para insertar un sonido en una presentacin despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus aparecer una lista en la que podrs elegir un sonido de la galera de sonidos que incorpora PowerPoint. Podrs tambin insertar un sonido que ya tengas almacenado en tu ordenador (con la opcin Sonido de archivo), o grabar t mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un Cd de audio.

Insertar sonidos de la galera multimedia Despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus selecciona Sonido de la Galera multimedia.... En el panel de tareas aparecer la lista de sonidos que incorpora la galera multimedia de PowerPoint. Para insertar el sonido, haz doble clic sobre l, despus te preguntar si quieres que se reproduzca automticamente el sonido o cuando hagas clic sobre l. Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva vers que aparece un altavoz que representa al sonido.

Cambiar las propiedades del sonido Para modificar los parmetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva pulsa con el botn derecho del ratn sobre el dibujo del altavoz.

Si eliges Modificar objeto de sonido aparecer una ventana como la que te mostramos a continuacin.

Si marcas la casilla Repetir la reproduccin hasta su interrupcin el sonido no parar hasta que cambies de diapositiva. Esto puede ser til cuando queremos incluir una msica de fondo a la diapositiva. Podemos tambin refinar las propiedades del sonido. Despliega el men Presentacin, Personalizar animacin si no aparece en el panel de tareas el apartado Personalizar animacin. En ese apartado despliega el cuadro referente al sonido y selecciona la opcin Opciones de efectos... como te mostramos a continuacin.

Se abrir la ventana Reproducir sonido.

En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en la diapositiva y contine en las siguientes diapositivas (til para definir una msica de fondo para toda la presentacin), y otras opciones que puedes ver.

Unidad 14. Insertar sonidos y pelculas (II)

Insertar sonidos desde un archivo Despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus selecciona Sonido de archivo.... Te mostrar una ventana en la que tendrs que buscar la ruta del archivo de sonido, una vez lo encuentres pulsa Aceptar. Insertar pista de un CD de audio Despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus selecciona Reproducir pista de audio de Cd .... Te mostrar la siguiente ventana:

Indcale desde qu pista hasta qu pista quieres reproducir y pulsa Aceptar. Insertar pelculas desde la galera multimedia Despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus selecciona Pelculas de la galera Multimedia... En el Panel de tareas aparecer una lista con las distintas pelculas que incorpora la galera de PowerPoint. Haz doble clic sobre la que te guste para insertarla en la diapositiva. Insertar pelculas desde un archivo

Despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos. Despus selecciona pelcula de archivo.... Te mostrar una ventana en la que tendrs que buscar la ruta del archivo de pelcula, una vez lo encuentres pulsa Aceptar.

Unidad 15. Animaciones y transiciones (I)

En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto hacindolas as ms profesionales o ms divertidas, adems de conseguir llamar la atencin de las personas que la estn viendo. Animar Textos y objetos Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuacin desplegar el men Presentacin y seleccionar personalizar animacin.

Despus aparecer en el Panel de tareas algo similar a lo que te mostramos a continuacin. En este panel aparece la lista desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionndola del men Trayectorias de desplazamiento. Podemos utilizar el botn Quitar para eliminar alguna animacin que hayamos aplicado a algn texto. En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cundo queremos que se aplique la animacin (al hacer clic sobre el ratn, despus de la anterior diapositiva, etc). Las dems listas desplegables cambiarn en funcin del tipo de movimiento y el inicio del mismo. La velocidad suele ser una caracterstica comn por lo que podemos controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.

La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrs comprobar aparecen en orden. El botn Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedar con las animaciones que hemos aplicado.

Ocultar diapositivas La funcin ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentacin por problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para generar una presentacin ms corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos. Para ocultar las diapositivas unicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y despus desplegar el men Presentacin y elegir Ocultar diapositiva.

Unidad 15. Animaciones y transiciones (II)

Transicin de diapositiva La transicin de diapositiva nos permite determinar cmo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales ms estticos. Para aplicar la transicin a una diapositiva despliega el men Presentacin y selecciona la opcin Transicin de diapositiva.

En el panel de tareas aparece algo similar a esto: La primera lista que aparece Aplicar a las diapositivas seleccionadas: te permite seleccionar el movimiento de transicin entre una diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos. En la lista Velocidad: podemos indicarle la velocidad de la transicin entre una y otra diapositiva. Incluso podemos insertar algn sonido de la lista Sonido:. En la seccin Diapositiva avanzada podemos indicarle que si para pasar de una diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratn o bien le indicas un tiempo de transicin (1 minuto, 00:50 segundos, etc..) Si quieres aplicar estas caractersticas a todas las diapositivas pulsa en el botn Aplicar a todas las diapositivas. El botn Reproducir te muestra el resultado.

Ensayar intervalos Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapositiva sin prisas. Para calcular el tiempo que necesitas tienes que desplegar el men Presentacin y elegir la opcin Ensayar Intervalos, despus vers que la presentacin empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algn botn del ratn.

En el recuadro blanco te mostrar el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva. La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botn para pausar el ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronmetro de la diapositiva. Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentacin. Si contestas que s vers que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.