Auditoria Ent Salud

AUDITORA EN ENTIDADES DE SALUD
Luis Carlos Beltrn Pardo
Auditora en Entidades de Salud - Profesor Titular Luis Carlos Beltrn Pardo Universidad Nacional de Colombia
OBJETIVOS
Proporcionar conocimientos terico-prcticos sobre el Control, Auditora y Gestin de Entidades del Sector Salud, pblicas y privadas, en desarrollo de las Leyes 100 y 87 de 1993, la Ley 1122 de 2007, la Ley 1438 de 2011 y del Decreto 1011 de 2006, y dems normas reglamentaria.
OBJETIVOS
Enfatizar en la responsabilidad que les corresponde a las Entidades del Sector Salud, EPS e IPS, en desarrollo de las tcnicas modernas de control y auditora, tales como herramientas administrativas, organizativas y de control, incluyendo Manuales de Procedimientos, Protocolos, Funciones y dems normas que integran el Sistema de Control Interno y del Sistema de Calidad, con sus certificaciones de Habilitacin y Acreditacin.
Auditora en Entidades de Salud - Profesor Titular Luis Carlos Beltrn Pardo Universidad Nacional de Colombia 3
OBJETIVOS
Desarrollar modelos terico-prcticos para evaluar el Sistema de Control Interno y aplicar auditoras de calidad y de Gestin a las Empresas del Sistema General de Salud con las tcnicas de Auditora Interna, Externa y Revisora Fiscal, de conformidad con las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, con la legislacin especfica vigente y con un Sistema de Control de Gestin.
OBJETIVOS
Analizar aspectos legales y tericos sobre normas aplicadas a la salud, como las tutelas y sus resultados, as como el procedimiento bsico de las IPS como es la Facturacin en Entidades de Salud, tanto del sector pblico como privado .
ALCANCE
Capacitar en la formacin tcnica adecuada que permita conocer el verdadero control que requiere cualquier organizacin de la salud, apoyados en la normatividad vigente en Colombia que establece el ejercicio del Sistema de Control Interno en las Entidades y Organismos del Estado. Se busca la aplicacin de los aspectos cientficos y tcnicos de la administracin para lograr el desarrollo y crecimiento de las empresas de salud con visin hacia el futuro.
PROGRAMA
CAPTULO 1 CAPTULO 2 CAPTULO 3 CAPTULO 4 CAPTULO 5 CAPTULO 6 CAPTULO 7 CAPTULO 8 CAPTULO 9 CAPTULO 10 CAPTULO 11
PROGRAMA
CAPTULO 1: Vigilancia y Control del Sistema de Seguridad Social en Salud. Ley 100 de 1993, Ley 1122 de 2007 y Ley 1438 de 2011 Sistemas de Seguridad Social en Salud Vigilancia y Control del Sistema Sistema de garanta e calidad en salud. Decreto 1011 de 2006
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PROGRAMA
CAPTULO 2: Entidades del Sistema General de Salud Empresa Administracin Proceso administrativo

Planeacin Estratgica Organizacin de entidades de salud ejemplo hospitales Direccin Control
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PROGRAMA
CAPTULO 3: El Control Interno en las entidades del Sistema de Salud La constitucin Nacional y el Control Interno Control Interno en Entidades de Salud Fases para Implementarlo en Entidades de Salud
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PROGRAMA
CAPTULO 4: El Manual de Procedimientos, de Funciones y Protocolos de entidades de salud Manual de Procedimientos y Protocolos Reingeniera en Entidades de Salud Aspectos organizativos y cambios que se requieren
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PROGRAMA
CAPTULO 5: Evaluacin y auditora en Entidades de Salud Cmo mejorar el Control Interno Sistema de Evaluacin General y auditoras en Entidades de Salud Preguntas para evaluar procedimientos en Entidades de Salud
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PROGRAMA
CAPTULO 6: El Sistema de Control de Gestin de una Entidad del Sistema General de Salud. Control de Gestin en Entidades de Salud Desarrollo del control de gestin Evaluacin de una Clnica Infantil
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PROGRAMA
CAPTULO 7: Aspectos bsicos de las Auditoras en Entidades de salud Auditora en entidades de salud Metodologa de la Auditora en entidades de salud Presentacin de informes Auditora de la administracin de Recursos Humanos en entidades de salud
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PROGRAMA
CAPTULO 8: Diseo de un Sistema Integral de Informacin para una Entidad de Salud Introduccin Algunas descripciones del Sistema de Informacin Clnico Mdulo Administrativo de Clnicas y Hospitales
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PROGRAMA
CAPTULO 9: Facturacin en Entidades de Salud Facturacin en Entidades de Salud CAPTULO 10: Sistemas de calidad del servicio CAPTULO 11: Nuevo Modelo Estandarte Control Interno para entidades de salud, segn Decreto 1599/05
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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Objeto: Garantizar los derechos de las personas para obtener la calidad de vida acorde a la dignidad humana. (Art. 1) Objetivo: Regular el servicio pblico esencial de salud y crear condiciones de acceso en toda la poblacin al servicio en todos los niveles de atencin. (Art.. 152)

PRINCIPIOS GENERALES Eficiencia: Mejor uso de recursos. Universalidad: No discriminacin. Solidaridad: Mutua ayuda. Integralidad: Total cobertura. Unidad: Articulacin Participacin: Intervencin de la comunidad. (Art.. 2)

FUNDAMENTOS DEL SERVICIO PBLICO EN SALUD Equidad: Igual calidad del servicio para todos. Obligatoriedad: : Afiliacin es responsabilidad del empleador y del Estado Libre escogencia: : Los usuarios son libres para decidir. Autonoma de instituciones. Descentralizacin administrativa. Participacin social. Concentracin. Calidad. (Art. 153)

GARANTAS DE LOS AFILIADOS Servicios del Plan Obligatorio de Salud. Atencin en todo el pas (caso urgencia ). Libre escogencia y traslado entre EPS e IPS Participacin dentro de las entidades rectoras, promotoras y prestadoras. (Art. 159)
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COBERTURA DEL SISTEMA DE SALUD EN COLOMBIA
AFILIADOS SOCIAL AL SISTEMA DE SALUD
Sistema Contributivo
24.300.000
Sistema Subsidiado
20.376.000
TOTAL
44.676.000
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BENEFICIOS DEL SISTEMA 1. Plan Obligatorio de Salud (POS) Este Plan permitir la proteccin integral de las familias a la maternidad y enfermedad general, en las fases de promocin y fomento de la salud y la prevencin, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin para todas las patologas. Art.162.

BENEFICIOS DEL SISTEMA 2. Cobertura familiar Cnyuge o compaero(a) permanente del afiliado. Hijos menores de 18 aos que hagan parte del ncleo familiar y dependan econmicamente de ste. Hijos mayores de 18 aos que tengan incapacidad permanente. Hijos menores de 25 aos que sean estudiantes con dedicacin exclusiva (Art. 163).

BENEFICIOS DEL SISTEMA 3. 4. 5. 6. 7. 8. Preexistencias Atencin bsica Atencin materno infantil Riesgos catastrficos y accidentes de trnsito Atencin inicial de urgencias Planes complementarios

DIRECCIN DEL SISTEMA El Sistema est bajo la orientacin, regulacin, supervisin, vigilancia y control del Gobierno Nacional y del Ministerio de Salud (Art. 170). ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD Entidades responsables de la afiliacin, y el registro de los afiliados y del recaudo de sus cotizaciones, por delegacin del Fondo de Seguridad y Garanta. Su funcin bsica ser organizar y garantizar la prestacin del Plan de Salud Obligatorio a sus afiliados (Art. 177).

INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD Funciones: Prestar servicios en su nivel de atencin correspondiente a los afiliados y beneficiarios. Laborar con calidad y eficiencia. Tener autonoma administrativa, tcnica y financiera. Cumplir con las normas y requisitos expedidos por el Ministerio de la Proteccin Social(Art.185).

INFORMACIN REQUERIDA Las EPS debern establecer sistemas de costos (presupuesto independiente), facturacin (discriminando la cuanta subsidiada ) y publicidad (Art. 225). INFORMACIN PARA VIGILANCIA DEL RECAUDO La afiliacin al Sistema General de Seguridad Social de Salud podr hacerse en forma independiente a la afiliacin al Rgimen General de Pensiones (Art. 226) La Superintendencia Nacional de Salud podr solicitar informacin a las entidades rectoras de pensiones y a la Administracin de Impuestos Nacionales, para determinar la evasin de los aportes por parte de los afiliados. (Art. 226)
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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA Es facultad del Gobierno Nacional expedir normas relativas a la organizacin de un sistema de calidad (auditora mdica) de obligatorio desarrollo en las EPS. (Art. 227.)
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REVISORA FISCAL Las EPS debern tener un Revisor Fiscal designado por la Asamblea General de Accionistas. ste ser posesionado por el Superintendente Nacional de Salud (Art. 228). El control fiscal de estas entidades, se har por las respectivas Contraloras para las que tengan carcter oficial, y por los controles estatutarios para las que tengan un carcter privado (Art. 229).

RGIMEN SANCIONATORIO La Superintendencia Nacional de Salud podr imponer multas en cuanta hasta de 1.000 Salarios Mnimos Mensuales Legales Vigentes a favor del Fondo de Solidaridad y Garanta (FOSYGA).
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CAUSAS DE REVOCACIN DEL CERTIFICADO DE AUTORIZACIN Peticin de la Entidad Incumplimiento de requisitos Ejecucin practicas seleccin adversa. Cuando no haya iniciado su actividad despus de tres meses. Comprobar que no se prestan efectivamente los servicios del Plan Obligatorio (Art. 230)

VEEDURAS COMUNITARIAS La prestacin bajo el rgimen de subsidios ser objeto de control por parte de veeduras comunitarias elegidas popularmente (Art. 231)
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INSTITUTO DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS Creacin del INVIMA como establecimiento pblico del orden nacional, adscrito al Ministerio de Salud, con personera jurdica, patrimonio independiente y autonoma administrativa. FUNCIN: Vigilancia sanitaria y de control de calidad (Art. 245).

PROGRAMAS EN EL REA DE SALUD POR INSTITUCIONES EDUCACIN SUPERIOR Las instituciones de Educacin Superior debern contar con un Centro de Salud propio o formalizar convenios docente - asistenciales (presentados al Ministerio de la Proteccin Social) (Art. 247).
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TIPOS DE PARTICIPANTES EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD A. Afiliados a Sistema de Seguridad Social 1. Mediante Rgimen Contributivo: Personas con capacidad de pago. 2. Mediante Rgimen Subsidiado: Sin capacidad de pago para cubrir el monto total de la cotizacin. Poblacin ms pobre y vulnerable del pas en las reas urbana y rural.

TIPOS DE PARTICIPANTES EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD B. Personas vinculadas al sistema Personas que por incapacidad de pago y mientras logran ser beneficiarios del rgimen subsidiado tendrn derecho a los servicios de salud (Art. 157).
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FINANCIACION DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD RGIMEN CONTRIBUTIVO El rgimen contributivo se financia exclusivamente por medio de cotizaciones. La tasa de cotizacin es del 12.5% (8.5% para el empleador, 4% para el empleado, 12.5% para los independientes y pensionados). De la cual : Un punto se va al sistema subsidiado 0.5 puntos son para promocin y prevencin 10.5 puntos son para el propio sistema contributivo.

FINANCIACION DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - RGIMEN SUBSIDIADO El sistema subsidiado se financia con varias fuentes, a saber: 45% proviene de un porcentaje de la nmina del pas 33% Corresponde a I.C.N (Ingresos Corrientes de la Nacin) 10% est formado por el situado fiscal (Departamentos) 9% esfuerzos propios (Municipios) 3% Cajas de Compensacin familiar

COBERTURA DEL SISTEMA DE SALUD EN COLOMBIA
AFILIADOS AL SISTEMA SOCIAL DE SALUD (Oct. 1.997) ENTIDADES 28 Entidades Promotoras de Salud. (E.P.S.) Sistema Contributivo 30 Entidades Adaptadas al Sistema (E.A.S.) Seguro Social CAPRECOM CAJANAL 16 Entidades Promotoras de Salud (E.P.S.) Sistema Subsidiado 50 Cajas de Compensacin Familiar 175 Entidades Solidarias de Salud TOTAL SISTEMA SOCIAL DE SALUD AFILIADOS 3.220.000 349.650 7.390.000 200.000 430.000 2.930.000 1.270.000 2.240.000 18.029.650
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El Ministro de la Proteccin Social, quien lo presidir. El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico, o su delegado. Sendos representantes de las entidades departamentales y municipales de salud Dos representantes de los empleadores, uno de los cules representar a la Pequea y Mediana Empresa y otras formas asociativas. Dos representantes por los trabajadores, uno de los cuales representar a los pensionados. El representante legal del Instituto de Seguros Sociales. Un representante por las Entidades Promotoras de Salud, diferentes del ISS. Un representante de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. Un representante de los profesionales del rea de la salud, de la asociacin mayoritaria. Un representante de las asociaciones de usuarios de servicios de salud del sector rural.
CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
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FUNCIONES DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Definir el Plan Obligatorio de Salud para los afiliados. Definir el monto de cotizacin de los afiliados al sistema. Definir el valor de la Unidad de Pago por Captacin. Definir el valor por beneficiario del rgimen de subsidios en salud. Definir los medicamentos esenciales y genricos que harn parte del Plan Obligatorio de Salud. Definir los criterios generales de seleccin de los beneficiarios del rgimen subsidiado de salud por parte de las entidades territoriales. Definir el rgimen de pagos compartidos. Definir el rgimen que deben aplicar las EPS para el reconocimiento y pago de las incapacidades.
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FUNCIONES DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Definir las medidas necesarias para evitar la seleccin adversa de usuarios. Recomendar el rgimen y los criterios que debe adoptar el Gobierno Nacional para establecer las tarifas de los servicios prestados. Reglamentar los Consejos Territoriales de Seguridad Social en Salud. Ejercer las funciones de Consejo de Administracin del Fondo de Solidaridad y Garanta. Presentar ante las Comisiones sptimas de Senado y Cmara, un informe anual sobre la evolucin del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Adoptar su propio reglamento. Las dems que sean asignadas por la Ley. (Art.172).

Ser delegatarias del Fondo de Solidaridad y Garanta para la captacin de los aportes de los afiliados. Promover la afiliacin de grupos de poblacin no cubiertos actualmente. Organizar los mecanismos a travs de los cuales los afiliados y sus familias puedan acceder a los servicios de salud en todo el pas. Definir procedimientos para garantizar libre el libre acceso de los afiliados y sus familias a las IPS. Remitir al Fono de Solidaridad y Compensacin la informacin relativa a la afiliacin del trabajador y su familia. Establecer procedimientos para controlar la atencin integral, eficiente, oportuna y de calidad. Las dems que determine el Consejo Nacional de Seguridad en Salud. Volver al programa
FUNCIONES DE LAS ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD

SISTEMA DE GARANTA DE CALIDAD EN SALUD. DECRETO 1011 DE 2006 Conjunto de acciones y procesos regulados con que cuenta el Estado para la evaluacin seguimiento y control para obtener calidad de la atencin en salud.
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COMPONENTES GENERALES DEL SISTEMA DE GARANTA DE CALIDAD EN SALUD Subsistema de Informacin. Tecnologa Biomdica. Control De Gestin. Idoneidad Del Recurso Humano. Calidad De Otros Insumos. Licenciamiento. Acreditacin. Participacin Del Usuario.

COMPONENTES ESPECFICOS PARA EL SISTEMA EN LAS EPSs Subsistema de informacin. Coordinacin del sistema. Auditora medica. Control de gestin. Red de servicios. Evaluacin de satisfaccin de usuarios. Incentivos para un mejor servicio.

COMPONENTES ESPECFICOS MNIMOS PARA EL SISTEMA EN LAS IPSs Subsistema de informacin. Coordinacin del sistema. Auditora medica. Comits tcnico - cientficos. Mantenimiento hospitalario. Control de gestin. Satisfaccin de usuarios. Control de insumos. Plan de desarrollo. Institucional.

AUDITORA MDICA Evaluacin sistemtica de la atencin en salud enfocada principalmente en su proceso y resultado. Objetividad. Documentacin. Planeacin. Publicidad. Continuidad. Autonoma de la prestacin de servicios de salud.
PRINCIPIOS


MODALIDADES DE LA AUDITORA MDICA
Funcionario Auditor: Auditor principal. Consejo Mdico Auditor: Auditora mdica. Comits ad-hoc de auditora Comits temporales. Auditora mdica externa.

DICTAMEN DE AUDITORA MDICA
1. Destinatario. 2. Descripcin del problema. 3. Metodologa adoptada. 4. Anlisis de la informacin. 5. Concepto. 6. Recomendaciones. 7. Lugar y fecha de emisin. 8. Firma del auditor (es).
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GUAS DE ATENCIN INTEGRAL Todas las IPS deben contar con guas de atencin integral, al menos para cada una de las cinco primeras causas de morbilidad y de mortalidad de la institucin. VISITAS DE INSPECCIN E INSTRUCCIN DE LOS PROCESOS INVESTIGATIVOS Las Direcciones Seccionales, Distritales y Municipales deben ejercer inspeccin y vigilancia de la aplicacin de las disposiciones.

COMIT TCNICO CIENTFICO FUNCIN : Anlisis y expedicin de un dictamen de auditora mdica, en los casos que exista inconformidad por parte del usuario. Este comit es convocado por la Direccin Seccional de Salud.
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ENTIDADES DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD

EMPRESA LA EMPRESA DE SALUD
Definicin:
Colectividad integrada por uno o varios grupos sociales que unen sus recursos (produccin, tierra, mano de obra y capital), en una base comn de producir bienes o servicios, mediante un orden normativo, organizativo y bien administrado. Sealan rangos de autoridad, sistemas de planeacin comunicacin, informacin y control coordinados, con eficiencia, modernidad, productividad, con una existencia relativamente continua en un medio y cuyas actividades se encuentran encaminadas hacia el logro de un fin o misin determinada.

Caractersticas de las Empresas de Salud:
Son entidades programadas con relativa permanencia Deben contar con una estructura: Necesaria pues para que las empresas cumplan su misin institucional, deben regular y determinar sus actividades y fijar niveles o la jerarquizacin para la toma de decisiones. Estn orientadas hacia el logro de objetivos: Las empresas son creadas con una misin, unos propsito especficos y deben fijar y lograr una serie de objetivos intermedios para lograr dicha misin. Deben utilizan la especializacin de sus actividades y no la diversificacin.

Elementos de las Empresas de salud:
Recursos o elementos materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa. Por ejemplo, recursos fsicos, financieros, etc. Personas, que toman decisiones y las ejecutan. Son la parte ms importante de la empresa. Conocimiento Tecnolgico, que es el conocimiento necesario para producir bienes y servicios. Conocimiento Administrativo, que es el requerido para hacer funcionar una organizacin de manera eficaz.

Medio ambiente interno o clima organizacional, que consiste en una serie de caractersticas inherentes a la empresa, las cules pueden ser percibidas por sus miembros y que pueden afectar la forma como trata a sus integran el medio ambiente que la rodea. Medio ambiente externo general, compuesto por factores econmicos, tecnolgicos, jurdicos, polticos, sociales, culturales, ecolgicos que afectan a las empresas que operan en la regin geogrfica o en una determinada sociedad. El M.A.E. general presenta oportunidades amenazas y restricciones a la organizacin para su funcionamiento. Medio ambiente externo particular, se define como aquellas fuerzas especficas que pueden afectar el desarrollo y el xito de una empresa, est compuesto por los proveedores, los clientes, consumidores, usuarios y ciudadanos en general, de los productos y servicios que sta genera, la competencia y las instituciones que regulan las actividades de la empresa.

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La Empresa como un Sistema Abierto:
Un sistema es un todo unitario organizado, compuesto por dos o ms partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineados por los lmites identificables de su medio ambiente externo o suprasistema. Los sistemas pueden ser de dos tipos: cerrados y abiertos.

Un sistema cerrado no tiene intercambio de ninguna especie con su medio ambiente externo, mientras que el abierto est en interaccin continua con el exterior. El sistema abierto recibe del medio los recursos necesarios para realizar sus operaciones y devuelve a ste los recursos transformados en la cantidad y forma necesarias para que el ciclo contine. Si se considera una empresa como un sistema abierto, sta toma entradas -inputs- del medio ambiente externo (personas, equipos, materiales, informacin, dinero, etc.. ) las que transforma y regresa al medio ambiente externo en forma de productos -outputs- (bienes y servicios). La empresa en trminos de un modelo general de sistema abierto, aparece en la Fig. 2.

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Se puede conceptualizar una empresa o un grupo de trabajo como un sistema. Cada sistema est compuesto de subsistemas. Cada sistema, a su vez, es parte o subsistema de un sistema mayor o un conjunto de sistemas llamado suprasistema. Por ejemplo, una empresa metalrgica est compuesta por varios subsistemas: subsistema de produccin, financiero, de personal, etc., y a su vez es parte o subsistema del sector metalrgico. Igualmente, el comportamiento de un sistema depender de sus subsistemas y de su suprasistema y viceversa.

Clasificacin de las Empresas
Las organizaciones pueden ser clasificadas con base en: Su actividad (industriales, comerciales, de servicios) Origen del capital (pblicas, privadas, de economa mixta) Magnitud o tamao (pequeas, medianas, grandes, corporaciones, conglomerados) Duracin (temporales o permanentes) Rgimen jurdico (Sociedad Annima, Sociedad Cooperativa, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Sociedad de Capital Variable, Sociedad en Comandita Simple, Sociedad en Comandita por acciones, Sociedad en Nombre Colectivo Volver al programa

ADMINISTRACIN
Definicin:
La Administracin, es el proceso cuyo objetivo es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad.
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ADMINISTRACIN Definicin (Cont.): De lo anterior se deriva: Objetivo: La administracin siempre est encaminada hacia el logro de fines o resultados. Eficacia: Consiste en lograr los objetivos propuestos en la planeacin. Eficiencia: Obtencin de un producto o servicio en el menor tiempo posible y al mnimo costo, mediante la adecuada utilizacin de los recursos. Grupo social: La administracin solo puede darse en el marco de un grupo social. Productividad: Obtencin de los mejores resultados con el mnimo de recursos, en trminos de eficiencia y eficacia.

Caractersticas:
La administracin existe y puede ser aplicada dentro de cualquier colectivo o grupo social. La administracin constituye un medio para lograr un fin y no un fin en s mismo. La administracin es un proceso dinmico en el que todas sus fases o etapa existen en forma simultnea. La administracin puede ser aplicada a todos los sistemas o subsistemas de la organizacin. Los principios administrativos deben adaptarse a las condiciones propias del grupo social donde se apliquen. La rigidez en la administracin es inoperante.

Importancia:
Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, aumentando su importancia a medida que los grupos se hacen ms complejos. Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos para lograr mayor eficiencia y eficacia. La productividad de cualquier empresa est ntimamente relacionada con la aplicacin de una buena administracin. Volver al programa

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo un actividad. El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre s, a travs de las cules se efecta la administracin.
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PRO CE S O ADM INIS TRATIVO Propsitos O bjetivos E stratgias Polticas Programas Presupuestos Procedimientos F AS E ME CANICA O E S TRUCTURAL PLANE ACIO N
Divisin del Trabajo O RGANIZACIO N Coordinacin F AS E O PE RATIVA O DINAM ICA
J erarquizacin Departamentalizacin Descripcin de F unciones
DIRE CCIO N O E J E CUCIO N
Toma de Decisiones Integracin M otivacin Comunicacin S upervisin E stablecimiento de estndares M edicin Correccin Retroalimentacin.
CO NTRO L
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ADMINISTRACION
MECANICA
ORGANIZACION
DIRECCION
CONTROL
Que se quiere hacer? C mo se va hacer?
C mo se va hacer?
Ver que se haga
C mo se ha realizado
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Etapas de la planeacin
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Propsitos: Aspiraciones fundamentales finalidades de tipo cualitativo que se orientan y persiguen a travs de los objetivos - directrices que definen la razn de ser de la Empresa - Constituyen la MISIN que la identifica. Investigacin: Apoya la PLANEACIN al brindarle objetividad, precisin, cuantificacin flexible y certera, aplicando el mtodo cientfico en general, al explicar, describir y predecir, a travs de sus etapas el respectivo proceso cientfico, as:
ETAPAS DE LA PLANEACIN

(Investigacin Cont.) a. Definicin del problema: Lo que se desea resolver b. Obtencin de informacin (Datos: observacin experimentacin - encuestas - muestreo) c. Determinacin de la Hiptesis (Proposicin de respuesta - ideas para solucionar el problema) d. Comprobacin de la Hiptesis (Aceptacin o rechazo) e. Presentacin del informe (Resultado para tomar decisiones)

Premisas: Suposiciones futuras - Internas cambios al interior, Fortalezas y Debilidades - Externas al entorno, Amenazas y Oportunidades, de carcter poltico, legal, econmico, social, tcnico y por otros factores Objetivos: Resultados que se esperan obtener a propsito de los propsitos o de la misin, son fines a lograr, con sus caractersticas: medibles cuantificables, claros, precisos, especficos y alcanzables, Se clasifican en: Estratgicos o generales de toda la entidad a largo plazo. Tcticos o departamentales a corto y mediano plazo. Operacionales o especficos a niveles de seccin, a corto plazo. Para determinar objetivos se debe hacer preguntas claves de la Administracin: Qu, Cmo, Cundo, Dnde Y Por Qu

Estrategias: Cursos de accin general o alternativas de utilizacin de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos, determinando alternativas, evaluando y seleccionando alternativas Polticas: Guas para orientar las acciones con criterios lgicos en la toma de decisiones. Programas: Esquema que establece secuencias de actividades para realizar los objetivos, identificando actividades, cronogramas, interrelacionando y asignando actividades.

Presupuestos: Plan a desarrollar en trminos econmicos o monetarios, determinando el origen y la asignacin de recursos para lograr los objetivos, en un periodo determinado Procedimientos: Secuencia para efectuar las actividades en orden cronolgico, incluyendo el mtodo de como llevar a cabo las tareas o rutinas del trabajo, expresados por escrito y en manuales, promoviendo la eficiencia, limitando la responsabilidad, evitando duplicidad y evalundolos permanentemente. Planes: Esquemas resultantes de la planeacin, existiendo observaciones como Autorizacin - Preparacin, ejecucin y control.

AMENAZAS (Inconvenientes para cumplir Entorno presenta que para Medios Externos Situaciones coyunturales a) Tendencias y/o estructurales de la se entidad en relacin con la tendencias que influyen sociales, econmicas, polticas, administrativas, tecnolgicas,
objetivos)
que afecten el futuro.
efectiva organizacin y en la organizacin y b) Anlisis de las entidades con OPORTUNIDA DES (Proyecciones Posibilidades) prestacin de servicios servicios en su grado de a la comunidad. fuerza menores). (mayores las que se tiene relaciones. de aspectos
- c) Anlisis
inherentes a los servicios a ciudadanos.
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FORTALEZAS (Aspectos positivos, cualidades destacadas) En cuanto a Medios internos Guas : a) Organizacin la b) Resultados y c) Objetivos - Metas que d) Satisfaccin servicio e) Recursos sus Fsicos. Humanos Tcnicos Administrativos. f) ptimos - Ideales organizacin administracin presta midiendo DEBILIDADES (Aspectos negativos, inconvenientes) un
resultados, positivos o negativos.
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FACTORES CRITICOS PARA LOGRAR XITO Areas, elementos indispensables actividades, Qu cosas actualmente y en el futuro se deben para hacer bien para lograr los
EL lograr el xito de la objetivos. entidad y hace bien para lograr resultados positivos.
VISION
DEL Lo ideal en la prestacin Expresar ideas, deseos y que buscan
FUTURO IDEAL del servicio y satisfacer al sueos usuario. armona.
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PLANILLA DE PLANEACION ESTRATEGICA COMO ELEMENTO BASICO DEL CONTROL INTERNO
MEDIOS EXTERNOS MEDIOS INTERNOS Factores crticos para l Amenazas Oportunidades Fortalezas Debilidades lograr el xito Visin futuro. del
DEFINIR : 1. MISION 2. VISION DEL FUTURO IDEAL 3. OBJETIVO 4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES
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QU ES D.O.F.A. ? Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas
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Debilidades
QU ES D.O.F.A. ? Son de carcter interno e involucran aquellos aspectos negativos e inconvenientes. Por ejemplo falta de pertenencia y responsabilidad en la compaa por parte del personal.
Oportunidades
Son de carcter externo e involucran las proyecciones o posibilidades en el mejoramiento del entorno. Por ejemplo acceso a tecnologa ms avanzada.

Fortalezas
QU ES D.O.F.A. ? Son de carcter interno e involucra los aspectos positivos y cualidades destacadas en la organizacin. Por ejemplo el personal cuenta con una cultura de alto nivel de trabajo en equipo
Amenazas
Son de carcter externo e involucra los inconvenientes para cumplir los objetivos. Por ejemplo la competencia

CONTROL
El control consiste en la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prevenir desviaciones, estableciendo las medidas correctivas necesarias. De lo anterior se desprende:
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(Control cont.) Relacin con lo planteado: El Control siempre existe para verificar el logro de los objetivos establecidos en la planeacin. Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentacin, el control prevee y corrige los errores, de manera que se hagan los ajustes en los planes

(Control cont.) Es una parte de la funcin administrativa que se encarga de guiar correctamente los cursos de accin para dar cumplimiento tanto a la Misin como a los Objetivos empresariales, lo cual se logra previendo y detectando problemas, ofreciendo soluciones ptimas que permitan desembocar en planes exitosos, dentro del marco de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad.

ELEMENTOS DEL CONTROL
Relacin con lo planeado Medicin Detectar desviacin Establecimiento de medidas correctivas
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PRINCIPIOS DEL CONTROL
Equilibrio Objetivos Oportunidad Desviaciones Excepcin De la funcin controlada

ETAPAS DEL CONTROL
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ETAPAS DEL CONTROL
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TCNICAS DE CONTROLES
Sistemas de informacin Contabilidad Evaluacin Financiera o AUDITORA Administrativa/ MDICA Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos ( memorias, expedientes, etc. ) Computarizados Mecanizados Proceso, procedimientos, Gantt, etc. Procedimientos, hombre-mquina, mano derecha, mano izquierda, etc. Tiempos y movimientos, estndares, etc. Redes Camino Crtico PERT Modelos matemticos Investigaciones de operaciones Estadsticas Clculos probaliblsticos Programacin dinmica
TCNICAS DE CONTROLES
Grficas Diagramas
Estudio de Mtodos
Mtodos Cuantitativos
Control Interno, Programas
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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD

LA CONSTITUCIN NACIONAL Y EL CONTROL INTERNO Artculo 209 La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administracin pblica, en todos sus rdenes tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seale la Ley.

Artculo 269 En las entidades pblicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y a aplicar , segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podr establecer funciones y autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas privadas

PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES Igualdad: Implica no hacer discriminaciones de ningn tipo. Moralidad: Actuar con honestidad en el desarrollo del proceso administrativo y no en provecho propio. Eficacia: Buscar que los procedimientos lleguen a feliz trmino mediante el cumplimiento de los objetivos. Economa: Propender para que la funcin administrativa se lleve en el menor costo y menor tiempo posible. Celeridad: Procurar que los procesos sean giles y breves. Imparcialidad: Implica que la administracin aplique procedimientos y normas de manera objetiva y equitativa. Publicidad: Hacer de conocimiento pblico la totalidad de las actuaciones, para que sean juzgadas como prueba de transparencia de la gestin. Volver al programa
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CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD Abarca el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas por la entidad para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia de sus operaciones, estimular la observancia de las polticas establecidas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD 1. Prevenir fraudes, localizar errores, y poder fijar su monto. 2. Comprobar la veracidad de los estados financieros. 3. Estimular la eficiencia operacional. 4. Salvaguardar los activos u obtener un control efectivo sobre todos los aspectos de la entidad.

CMO PREVENIR EL FRAUDE EN ENTIDADES DE SALUD
Prevencin de fraudes
Actualmente se involucra mas a los empleados dentro de la organizacin para motivarlos a tener una visin mas amplia del negocio y evitar el fraude Como responsable de la implementacin y la vigilancia del control interno en entidades de salud, sabe usted cuantos empleados estn pensando en cometer un fraude?

Generacin del fraude: racionalizaciones comunes
Lo necesito mas que la compaa Lo voy a tomar prestado temporalmente No voy a hacerle dao a nadie Es por una buena causa Las reglas fueron establecidas para otros no para mi

Generacin del fraude: presin
Nivel de vida fuera de la realidad Altas deudas personales Codicia Hbitos costosos Insatisfaccin Resentimiento con jefes o supervisores Bajo salario Inestabilidad emocional

Prevenir el fraude
Para prevenir los fraudes, los auditores internos deben eliminar las oportunidades y reducir al mximo las presiones.
Generacin del fraude: control

Falta de un nivel de autorizaciones Falta de verificaciones independientes del trabajo Falta de lneas claras de autoridad Inadecuada documentacin Falta de separacin adecuada entre autorizacin y custodia.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD El sistema forma parte del Sistema Contable - Financiero - de Planeacin - de Informacin y de sus operaciones (Manuales). Es responsabilidad del Gerente o Representante Legal su establecimiento, mantenimiento y perfeccionamiento de acuerdo con la naturaleza, la estructura y la misin Organizacin. En cada unidad, rea o seccin su encargado es responsable del sistema de Control Interno ante su jefe inmediato. La Unidad de Control Interno en las entidades de salud se encargar de hacer la evaluacin independiente del sistema y propondr recomendaciones al Gerente para mejorarlo. Todas las transacciones debern registrarse en forma exacta, veraz y oportuna para preparar en igual forma informes operativos, administrativos y financieros.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos. Garantizar eficiencia, eficacia y economa en todas las operaciones facilitando que los funcionarios cumplan la misin institucional. Velar que las actividades y recursos cumplan los objetivos de la entidad. Garantizar evaluacin de la gestin Organizacin. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos. Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificacin y evaluacin. Velar porque se disponga de procesos de planeacin.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD.
Un plan de organizacin: Adecuada organizacin, incluyendo un organigrama flexible, limitando la responsabilidad y la autoridad mediante manuales de funciones correctamente elaborados. La contabilidad: Base para la toma de decisiones y control de los bienes de la entidad ( Pasivos, Patrimonio, Gastos, Egresos, etc..). Los presupuestos: Como elemento de control se fundamentar en la planeacin, fijacin de objetivos, metas, planes de desarrollo. Las estadsticas: Para producir informacin y tomar decisiones adecuadas. Informacin: Elemento para la toma de decisiones ( Informacin financiera, econmica, estadstica, informes de labores de personal ). Supervisin: Le corresponde a la Unidad de Control Interno, para garantizar su mantenimiento y su permanente evaluacin para hacer las cosas a menores costos y en el menor tiempo posible.
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ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD.
Los equipos y la tecnologa: Utilizndolos en la administracin produciendo ms seguridad, por ejemplo el computador y dems equipos modernos. El personal: Es quizs el elemento ms importante para desarrollar un Sistema de Control Interno en las entidades de Salud para lo cual se requiere el establecimiento de polticas as: Seleccin: Mediante concursos. Induccin: Ensear los objetivos de la entidad y explicar las obligaciones y los deberes. Capacitacin: Para mejorar el desarrollo de las labores y obtener buenos resultados. Rotacin de personal: Para evitar perodos largos en el mismo cargo. Polticas de vacaciones: Que las disfruten. Finanzas de manejo: Establecerlas. Adecuados sistemas de remuneracin, condiciones de trabajo, prestaciones sociales, incentivos, asistencia social para lograr mayor inters. Disciplina: Reglamentos y sanciones.
104

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO Plan de la Organizacin Informacin Recursos Fsicos Recursos Humanos Evaluacin

OTROS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD Objetivos definidos y concretos que puedan ser cuantificados y evaluados. Sistemas de informacin interna y externa adecuados, que fundamenten las decisiones y proyecten una buena imagen de la entidad. Asignacin clara de funciones atribuciones, responsabilidades y procedimientos de trabajo a cada unidad y persona. Adecuada cobertura de bienes y personas. Planificacin y coordinacin de actuaciones. Control de gestin. Poltica de personal motivadora.

AMBIENTE DE UN ADECUADO Y TCNICO CONTROL
AMBIENTE DE CONTROL PUBLICO PRIVADO
CONTROL INTERNO Proteccin de los activos. Promover la eficiencia operacional. Prevenir errores. Descubrir oportunamente los errores. Obtener informacin financiera. CORRECTA OPORTUNA
TOMAR DECISIONES CORRECTAS
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NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD 1. Garanta razonable: Que los objetivos se cumplan 2. Actitud de respaldo: Todos los funcionarios respaldaran el Control Interno. 3. Personal Competente: Integridad personal y profesionalismo Cumplir deberes asignados 4. Objetivos de control: Para cada actividad se desarrollaran objetivos de control interno en forma lgica, aplicable y completa. 5. Tcnicas de control: Las tcnicas para lograr el control interno en entidades de salud sern efectivas y eficientes para lograr los objetivos del control.
108

NORMAS ESPECIFICAS DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD Documentacin. Registro de Transacciones y eventos. Ejecucin de Transacciones y eventos. Separacin de deberes. Supervisin. Acceso y responsabilidad de los recursos. SISTEMA DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO Y DE GESTIN Es un instrumento que ayuda efectivamente a los directivos de las entidades de salud para utilizar tcnicas de la administracin, planeacin, ejecucin y control de cada una de las reas que integran la institucin.

NUEVO ENFOQUE DEL CONTROL INTERNO
ANTES Control Previo Chulos de verificacin Imposicin Control policivo Autocontrol Responsabilidad Mejoramiento continuo Evaluacin de gestin . AHORA
Planeacin Organizacin Direccin Control
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
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FASE I: AMBIENTACIN, MOTIVACIN Y CAPACITACIN:
Nueva cultura del control en la divisin de salud. FASES PARA IMPLEMENTARLO EN ENTIDADES DE LA SALUD
FASE II : PREPARACIN Y RECOLECCIN DE INFORMACIN: Mtodos:

Descriptivo Cuestionarios Entrevistas Grfico Planillas Observacin
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FASE III: CLASIFICACIN DE INFORMACIN FASE IV: DIAGNOSTICO DEL CONTROL INTERNO: Permite conocer la situacin con
respecto a: Objetivos y normas Planeacin, funciones, responsabilidades y polticas de personal Manuales actuales

acuerdo a las normas legales, bajo los parmetros de reingeniera, Calidad Total, lineamientos administrativos y de conformidad con las directrices de la modernizacin.
FASE V: REVISIN DE PROCEDIMIENTOS: De
FASE 5.1: PLANTEAMIENTO DE RECOMENDACIONES

Eliminacin de pasos y trmites innecesarios Centralizacin de procesos repetitivos en las reas Comunicacin, Etc.

un modelo de evaluacin de Control Interno y Gestin
FASE VI: SISTEMA DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO Y DE GESTIN: Establecer FASE VII: IMPLEMENTACIN, SEGUIMIENTO Y AJUSTES: Introduccin de correctivos ajustes finales. FASE VIII: DISEO DE INDICADORES DE GESTIN: Formular indicadores propios. Evaluar
acciones.
Mejoramiento continuo
114

FASE IX: EVALUACIN DE INDICADORES Y AJUSTES: Determinar la
pertinencia de los indicadores.
115

OFICINA DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD El Jefe de la Oficina de Coordinacin de Control Interno en las entidades de salud deber presentar un informe ejecutivo anual al Ministro o al Director de Departamento correspondiente. (Estado del Sistema de Control Interno en la entidad de salud, resultados de la evaluacin de gestin y las recomendaciones).

COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ENTIDADES DE SALUD
1. 2. 3. 4. 5. Estableciendo adecuadas tcnicas de direccin: Reorganizacin hacia estructuras y organigramas flexibles; tcnicas de administracin modernas Elaborar o redisear manuales de procedimientos: De acuerdo con la naturaleza de las entidad giles y simplificados, que indique las instrucciones y guas para hacer bien las cosas. O elaborar el manual de control interno que integra gran parte del mismo sistema. Elaborar o revisar y actualizar manuales de funciones: Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegacin de funciones y ser obligatorio la rendicin de informes de labores, evaluados o calificados. Disear y establecer un sistema integral de informacin (s.I.I) en la entidad: Utilizando la sistematizacin en todas las reas. Organizar y aplicar adecuadas polticas en la administracin de personal: Seleccin, induccin, capacitacin, promocin, remuneracin salarial, prestaciones sociales, mritos, instalaciones y condiciones de trabajo, reglamentos y disciplina

6. 7. 8. 9. 10. Organizar y aplicar un sistema de control de gestin: Que permita medir, promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluacin del desempeo y resultados de la propia administracin (Autocontrol). Aplicar en forma adecuada en la entidad los aspectos de la ley de control interno: Objetivos, caractersticas y elementos. Utilizar en la gestin administrativa la planeacin como elemento bsico: Sealar la misin, visin, objetivos, metas, programas, planes de desarrollo, presupuestos, fortalezas - debilidades y amenazas - oportunidades. Crear o reorganizar la unidad de control interno: Aplicando las funciones de evaluacin y de Ley, como grupo interdisciplinario. Establecer el comit coordinador de control interno: Con funciones de evolucin y apoyo al sistema y a la Unidad de Control Interno.
118

11. 12. 13. Establecer medidas preventivas o de seguridad contra riesgos por perdidas, errores y fraudes. Formando parte del manual de control interno Organizar el sistema contable y financiero de la entidad: Contabilidad sistematizada y analizada. Elaborar planes de trabajo o manuales de auditora mdica: Que incluya Auditora Mdica, Financiera, Operativa, de Sistemas, Control de Gestin y resultados como funcin de la unidad de Control Interno, con la utilizacin de papeles de trabajo, como elementos probatorios. Disear mtodos y mecanismos de control de gestin de la entidad por parte de la ciudadana (usuarios) y su participacin segn mandato de la constitucin y las leyes. Propiciar y fomentar permanentemente la cultura de control hacia el mejoramiento continuo y la calidad total.
14. 15.
119

LA CALIDAD TOTAL EN EL ESTADO Directamente la alta gerencia publica liderar en forma participativa su gestin administrativa. Planeando permanentemente y sistemticamente sus acciones y sus procedimientos Mediante: capacitacin o educacin Involucrando + identificando + comprometiendo y responsabilizando a todos los empleados Diseando + mejorando + asegurando productos y/o servicios a los ciudadanos (internos y externos), que les suplan sus necesidades y expectativas Para cumplir la misin institucional y lograr la supervivencia de la entidad, logrando beneficios satisfactorios, en lo econmico y social a todos Los ciudadanos internos y externos (empleados + clientes + proveedores + familias + comunidad o sociedad en general Volver al programa
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTEGRAL EN ENTIDADES DE SALUD
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, DE FUNCIONES Y PROTOCOLOS DE ENTIDADES DE SALUD
Es un documento integral que contiene en forma ordenada y sistemtica las instrucciones e informacin sobre los procedimientos de cada una de las actividades que se realizan, para ejecutar mas adecuadamente el trabajo, sealando y estableciendo los canales de comunicacin entre sus distintas dependencias en forma coherente, integrando las exigencias de la ley 87 de 1993, la cual estableci las normas y el ejercicio del control interno en entidades de salud en el estado colombiano.
OBJETIVOS DEL MANUAL EN ENTIDADES DE SALUD

Dar cumplimiento a la constitucin y a la ley 87 de 1993. Recopilar en forma organizada, ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se realizan en las distintas dependencias. Sealar la responsabilidad y precisar la autoridad de cada funcionario que participa en la ejecucin, control y evaluacin de las actividades operacionales. Establecer mtodos y tcnicas de trabajo para realizar las distintas operaciones o actividades en forma adecuada y uniforme. Salvaguardar los bienes contra el desperdicio, la prdida, el uso no autorizado y el propio fraude. Garantizar el registro adecuado de las operaciones paras establecer controles e informes. Sealar medidas de proteccin o de seguridad y utilizacin de los recursos en cada una de las actividades. Permitir la evaluacin y seguimiento de la gestin administrativa mediante la aplicacin de mecanismos de verificacin.

CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTEGRAL EN ENTIDADES DE SALUD 1. 2. 3. 4. Titulo del procedimiento cdigo Introduccin (Explicaciones) Organizacin (estructura micro y macro) Descripcin del procedimiento: a) Objetivo del procedimiento. b) Base legal (normas aplicables). c) Requisitos, documentos y archivo. d) Pasos que se deben hacer y como (descripcin rutinaria de la operacin y sus participantes). e) Grfica o flujograma del procedimiento.

CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTEGRAL EN ENTIDADES DE SALUD 5. 6. 7. Responsabilidad, autoridad o delegacin de funciones de proceso. Medidas de seguridad y control interno en entidades de salud aplicables al procedimiento. Informes: a) Econmicos b) Financieros c) Estadsticos d) De labores y autocontrol Supervisin, evaluacin, examen (auditora interna ). Volver al programa
8.

REINGENIERA EN ENTIDADES DE SALUD
QUE ES REINGENIERIA DE PROCESOS ORGANIZACIONALES?
Repensar y redisear radicalmente los procesos de las es hospitales o clnicas, logrando cambios y mejoras en las medidas de desempeo como: La totalidad del hospital, clnica, etc.; servicios que presta; atencin mdica; manejo de personal, desempeo de las diferentes secciones. Hay que ser ambiciosos en los cambios y lograr mejoras del 90% al 95%, no conformarse. Reinvertida los procesos, reintentar la organizacin. Romper reglas, mitos y paradigmas y finalmente hacer uso de la tecnologa de manera creativa.
QUIEN PUEDE H ACER REINGENIERIA?

No se necesita ser un experto para redisear un proceso. Ser ajeno al proceso es muy conveniente. Vea siempre las cosas a travs de los ojos del paciente. Es no es un equipo de trabajo. Difcil tener grandes ideas
126
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, DE FUNCIONES Y PROTOCOLOS DE ENTIDADES DE SALUD PRINCIPIOS DE LA REINGENIERIA

Lidere desde arriba. Disee de afuera hacia adentro. Organice alrededor de los procesos, no de las tareas. Resuma el proceso de informacin. Trate los discursos dispersos como centralizados. Interrelacione las actitudes paralelas en lugar de integrar resultados. Combine las iniciativas de arriba hacia abajo con las de abajo hacia arriba.
DIEZ FORMAS DE H ACER REINGENIERIA A UN PROCESO EN UNA ENTIDAD DE SALUD

Elimine la burocracia Elimine la duplicacin Evaluacin del valor agregado Reduccin del tiempo del proceso Prueba de errores Sistematizacin de procesos Eficiencia en el uso de equipo Lenguaje simple Estandarizacin Alianzas con proveedores.
RESULTADOS
Organizaciones planas. Alta tecnologa combinada con alta calidad humana. Mejorar en eficiencia, efectividad y adaptabilidad. Quien no genere valor agregado desaparece.
129

COMO H ACERLE REINGENIERA A UN PROCESO?
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ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y CAMBIOS QUE SE REQUIEREN Las entidades de salud deben ser sencillas y flexibles. Debe haber mayor responsabilidad de todos los funcionarios para obtener resultados ptimos en las EPS, IPS, clnicas y hospitales. Se debe lograr que en las organizaciones se experimente el cambio para desarrollar las funciones gilmente, mas rpido y mejor, con criterios de modernizacin. Dirigir estratgicamente todos los niveles en la entidad de salud. Comprender ntegramente el objetivo de la entidad, por parte de sus directivas y de todos los funcionarios.
ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y CAMBIOS QUE SE REQUIEREN

Las acciones deben ser giles, afirmativas y sin tramitologas innecesarias en toda la gestin mdica. Se debe utilizar la planeacin en toda accin como un proceso bsico de la administracin, en complemento con: la organizacin, la informacin y el control. Los controles deben estar justificados en la relacin con su costo beneficio (ahorros > 0 igual que al costo de los controles ) La direccin de las entidades de salud deben revisar su forma de pensar y desarrollar polticas de informacin para que sea analizada. Es esencial hacer nfasis en la conceptualizacin y manejo de los recursos humanos de las entidades de salud.
ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y CAMBIOS QUE SE REQUIEREN

La mayora de los funcionarios debern desear y tener presente el xito de la entidad a la cual prestan sus servicios. Si las metas, los medios o los objetivos para lograr el cambio no quedan claros, los funcionarios se opondrn a ellos. La capacidad para diagnosticar el control puede ser perfeccionada si los funcionarios pueden analizarlo y planearlo. El cambio no planeado puede convertirse en un elemento destructivo para la organizacin. En las entidades donde el cambio no ha sido anticipado, los funcionarios desarrollan destrezas para deshacerlo, sabotearlo o suprimirlo.
ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y CAMBIOS QUE SE REQUIEREN Cualquier cambio que ocurra en alguno de los sistemas y subsistemas de una entidad de salud afectara su sistema entero. Todo esfuerzo para cambiar implica cambio en las actitudes de los funcionarios. El cambio que exige menos costos para la entidad, involucra los niveles directivos de la misma. El cambio bsico se logra creando aquellas condiciones dentro de las cuales los funcionarios afectados por el, puedan lograrlo en forma significativa y sistemtica. Volver al programa
EVALUACIN Y AUDITORAS EN ENTIDADES DE SALUD

EVALUARLOS PERIDICAMENTE
A. Cuestionarios B. Flujogramas C. Descriptivamente CMO MEJORAR EL CONTROL INTERNO
PROBARLOS PARA CERCIORARNOS SI OPERAN TAL COMO FUERON DISEADOS

Con pruebas de cumplimiento

MTODOS DE EVALUACIN PARA LA AUDITORA EN ENTIDADES DE SALUD Muestreo estadstico
En el proceso de la evaluacin del control interno un auditor debe revisar altos volmenes de documentos. Es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carcter selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de determinada operacin. Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad el auditor tiene el recurso del muestreo estadstico, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente: La muestra (grupo de documentos) debe ser representativa del conjunto. El tamao de la muestra vara de manera inversa respecto a la calidad del C.I. El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una inferencia adecuada. Siempre habr un riesgo latente de que la muestra no sea representativa y por lo tanto de que la conclusin no sea adecuada.

Mtodo de cuestionario
Consiste en la evaluacin con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas reas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendr evidencia que deber constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarn a determinar si los controles operan tal como fueron diseados. La aplicacin de cuestionarios ayuda a determinar las reas crticas de una manera uniforme.
Mtodo narrativo: (prosa )
Consiste en la descripcin detallada de los procedimientos mas importantes y las caractersticas del sistema de control interno para las distintas reas de la entidad mdica, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.

Mtodo g rfico: (flujog ramas)
Consiste en revelar o describir la estructura orgnica de las reas y de los procedimientos utilizando smbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad. Ventajas: Identifica la ausencia de controles financieros y operativos. Permite una visin panormica de las operaciones o de la entidad mdica. Identifica desviaciones de procedimientos. Identifica procedimientos que sobran o que faltan. Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros Volver al programa

SISTEMA DE EVALUACIN GENERAL Y AUDITORAS EN ENTIDADES DE SALUD
OBJETIVO
Definir fortalezas y debilidades de la institucin de salud , mediante una cuantificacin, a travs de cuestionarios, calificaciones, planillas y observaciones, Recomendaciones y Grficas. Mediante el examen de objetivos y los elementos del sistema de control interno tales como, registros, estados financieros, integridad y exactitud de las operaciones administrativas, tcnicas, etc, a: la EPS, clnica u hospital; sus divisiones, secciones; reas. Ejemplo: servicio de urgencias, consulta mdica programada, orientacin al usuario.
EVALUACIN

MECNICA
Mediante la planilla de evaluacin la cual est basada en principios, reglas, normas, procedimientos, sistemas y manuales de control interno, la cual posee las siguientes columnas : Tema o rea a evaluar: Identifica el rea que se pretende evaluar en la planilla. Nmero de la pregunta: Es el nmero de preguntas dentro de cada rea evaluada. Principios bsicos: Son las preguntas que se realizan para lograr la evaluacin adecuada. ptimo: Puntaje mximo que se puede obtener por pregunta.

Calificacin: Calificacin Asignada por el evaluador . Se asignar as : 4: Optimo 3: Algunas desviaciones sin consecuencias graves 2. Desviaciones frecuentes sin incidencias 1: Desviaciones frecuentes con consecuencias graves 0: Incumplimiento total. Acumulado: Corresponde a la suma acumulada de la columna Calificacin. Porcentaje: (Puntaje Individual/Optimo Individual)x100 Grfico: Muestra de forma grfica los resultados obtenidos de la evaluacin. De acuerdo al porcentaje se identifica la marca del punto respectivo por medio de puntos o barras.

Al culminar un rea determinada se obtiene un subtotal, que va a la planilla resumen, la cual permite observar los resultados de forma ms generalizada. Si la calificacin es menor de cuatro se elaborar un Memorando de Evaluacin como:
MEMORANDOS DE EVALUACIN EN ENTIDADES DE SALUD
MEMORANDO DE EVALUACIN
CIUDAD: DE: FECHA:
PARA:
REF. Recomendaciones formuladas en el rea.
CONCLUSIONES EVALUACIN DEPENDENCIA: FECHA:
PLANILLA DE EVALUACIN DEPENDENCIA EVALUADA: Procedimiento actual FECHA: Anlisis con el rea auditada Recomendaciones
142

INFORME
1. Indica los resultados de las pruebas de auditora en entidades de salud, as: Referencia Procedimiento actual Anlisis con el rea auditada Recomendaciones 2. Opinin de auditores y aspectos ms relevantes de las pruebas. Conclusiones 3. Informes especializados. (cientficos, tcnicos, financieros, de personal y otros aspectos evaluados )

CALIFICACIN DE RESULTADOS
NIVELES DE CONTROL MENOR A 52 DE 52 A 63 DE 64 A 74 DE 75 A 84 DE 85 A 93 MS DE 93 AUSENCIA DEFICIENTE REGULAR RAZONABLE DESTACABLE CALIDAD SERVICIO PSIMO DEFICIENTE REGULAR BUENO MUY BUENO ASEGURADO GESTION PSIMA DEFICIENTE REGULAR BUENA MUY BUENA ASEGURADA
144

PLANILLA DE EVALUACION GENERAL PARA UNA ENTIDAD DE SALUD (CLINICA, HOSPITAL, IRS, ETC)
A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
Optimo Calificacin Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Etica
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Al interior de la entidad se definen claramente los conceptos de tica en todas las reas? Se hace una vigilancia constante sobre el cumplimiento del comportamiento tico? Los parmetros sobre los cuales se establece la tica en la institucin son los ms adecuados? Dentro de la institucin se han creado programas de educacin continua para todo el personal con el fin de mantener actualizada la informacin con respecto a este aspecto? La institucin hace una vigilancia constante con el objeto de que se cumpla a cabalidad todo lo concerniente a la tica?
145

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
1.6
En el momento de seleccionar al personal de la institucin, se establecen requisitos mnimos de tica a cumplir? 1.7 Al momento de presentarse una situacin extraordinaria de carcter tico. la institucin est capacitada para adaptarse rpidamente? 1.8 La institucin ha nombrado un comit de tica que controle este aspecto? 1.9 La institucin exige como norma, la tica en todos los actos? 1.10 En el proceso de seleccin de personal, se ha nombrado personas con el ms alto nivel moral y tica? 1.11 Los recursos de la institucin se manejan de acuerdo a los principios establecidos de tica?
146

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
1.12 El personal que se encarga de la atencin al usuario, cumple con todas las disposiciones ticas encaminadas a la buena atencin? 1.13 La evaluacin que la institucin hace con respecto a la tica se desarrolla por personas del ms alto nivel moral? 1.14 La atencin prestada es humanizada? 1.15 La institucin cumple ticamente sus objetivos? 1.16 Las relaciones insterinstitucionales que tiene la institucin se dan dentro de los ms altos principios ticos establecidos para ello? SUBTOTAL Calidad 2.1 La calidad en el servicio es primordial para la institucin?
4 4 4
64 4
147

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
Existen programas de evaluacin dentro de la institucin que garanticen niveles mnimos de calidad? La institucin evala a los pacientes peridicamente en cuanto a la calidad de la atencin con el fin de realizar ajustes para as prestar un mejor servicio? La atencin al paciente prestada por la institucin se hace en el momento requerido en todos los casos? El proceso de atencin al usuario es continuo en todas su etapas? La institucin provee suficiente y oportunamente los recursos y elementos requeridos para atender en todos sus aspectos las necesidades del paciente?
148

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
En la atencin de los problemas de salud, se utiliza enteramente el saber mdico y la tecnologa disponible? 2.8 Consideran los funcionarios que el usuario del servicio, con la atencin prestada se siente totalmente satisfecho? 2.9 La atencin al paciente se puede considerar como la mejor segn el caso? 2.10 La atencin en salud transcurriendo el tiempo ha aumentado el grado de mejoramiento del paciente reduciendo cada da los costos de atencin, entrada o tratamiento? 2.11 Los profesionales de la salud consideran que la calidad en el servicio prestado es ptima? 2.12 La atencin en general se hace de conformidad con los principios que rigen el justo cuidado del paciente?
2.7
149

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
2.13 Se hace una evaluacin constante de la atencin prestada para mejorar da a da la calidad? 2.14 Dentro de la institucin existe un sistema de garanta de calidad? 2.15 El servicio es de calidad para todos los usuarios? 2.16 La atencin es idnea en todos sus aspectos? 2.17 Existe una dependencia de quejas y reclamos? 2.18 Los objetivos establecidos en la institucin estn encaminados hacia la mxima calidad? 2.19 A los usuarios atendidos se le practican encuestas para evaluar la calidad de la atencin prestada y estas son estudiadas? SUBTOTAL
4 4 4 4
76
150

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
Clnica
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Dentro de la institucin se tiene muy en cuenta todas las disposiciones que reglamentan el ejercicio de la medicina y la ciruga, cdigo de tica, etc.? Existe una revisin sistemtica y objetiva de la estructura del trabajo profesional y de la atencin mdica prestada? Al interior del proceso clnico se evala si fue adecuado el estudio del paciente? Al interior del proceso clnico se evala si los diagnsticos fueron razonables? Al interior del proceso clnico se evala si el tratamiento fue adecuado? Al interior del proceso clnico se evala si la prctica de los exmenes fue pertinente? El proceso clnico es actualizado constantemente?
151

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
La atencin clnica busca que se respete en todo momento los derechos de los pacientes? Existe una suficiente reserva sobre las historias clnicas de la institucin? Se evala constantemente la pertinencia de los tratamientos establecidos? Se determina peridicamente las necesidades de capacitacin en el campo clnico? El servicio se programa para un determinado perodo y con unos requisitos previamente definidos? De acuerdo a la normatividad existente se definen las responsabilidades clnicas en la institucin? Existen manuales de protocolos de atencin?
152

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
3.15 Existen mecanismos que permitan detectar las deficiencias clnicas en la atencin del servicio? 3.16 Los soportes del acto clnico se guardan y utilizan debidamente ? SUBTOTAL Recurso Humano 4.1 Existen en la institucin manuales de funciones, tcnicos y evaluados peridicamente? La institucin posee polticas de administracin, seleccin y capacitacin de personal definidas? Existen lneas de autoridad y responsabilidad claramente definidas? Los trabajos de los funcionarios dentro de la institucin estn correctamente definidos?
64 4
4.2
4.3
4.4
153

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
Los funcionarios conocen y evalan bien que es lo que deben hacer? 4.6 Estn definidos y se conocen claramente los estndares de calidad, cantidad y desempeo en la institucin? 4.7 Los problemas encontrados en relacin a los recursos humanos se supervisan , se analizan frecuentemente y se solucionan oportunamente? 4.8 El personal de la institucin ha tenido el entrenamiento o la induccin adecuada para desempear sus funciones? 4.9 Se evala y controla constantemente los trabajos de la institucin para mejorar los resultados? 4.10 Se informa peridicamente a los funcionarios sobre los logros, problemas , necesidades y del desarrollo de la institucin?
4.5
154

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
4.11 Los funcionarios y empleados que ocupan posiciones directivas utilizan estrategias para tomar decisiones? 4.12 Los manuales existentes al interior de la organizacin son evaluados ,revisados y actualizados peridicamente? 4.13 Se evala constantemente el desempeo de los empleados y se toman correctivos? 4.14 La institucin ha definido claramente el propsito de la evaluacin del desempeo desde el punto constructivo? 4.15 Ayuda el programa de evaluacin de la actuacin al gerente de la organizacin a especificar las necesidades del desarrollo del personal?
155

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
4.16 Dentro del proceso de evaluacin del desempeo los resultados obtenidos son discutidos con el trabajador implicado para conocer la causa de las fallas existentes y tomando correctivos? SUBTOTAL Dotacin 5.1 El hospital fue diseado y construido basndose en estudios de especialistas acorde con sus dotaciones? Las reas de la institucin fueron diseados de acuerdo a las labores a desarrollar? La dotacin de la institucin permite el cumplimiento cabal de los objetivos? La dotacin de la institucin permite garantizar la calidad en el servicio? La adquisicin de la dotacin fue realizada por personal especializado y con anlisis costo-beneficio?
64 4
5.2
5.3
5.4
5.5
156

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
Para adquirir la dotacin de la institucin se estudia el mercado con el fin de disminuir costos? 5.7 Se busca que la dotacin de la institucin garantice el servicio constante? 5.8 El personal encargado del manejo de los equipos es especializado en la materia? 5.9 Considera que la dotacin de la institucin es la adecuada para cumplir con la misin de sta? 5.10 Existen programas que permitan la identificacin de necesidades de dotacin? 5.11 En el proceso de adquisicin de equipos existen prioridades definidas? 5.12 La institucin posee manuales de procedimientos relacionados con la adquisicin, instalacin, conservacin, mantenimiento , recuperacin y uso de equipos?
5.6
157

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
5.13 Se ha creado un comit encargado para asesorar el manejo de Dotaciones? 5.14 Estn claramente definidos los niveles de dotacin mnima de la institucin? 5.15 Se han creado programas de educacin continua para el manejo adecuado de elementos y equipos? 5.16 La dotacin posee plizas de Garantas y cumplimientos de suministro de repuestos y mantenimiento? 5.17 Se mantiene un archivo constante de la informacin tcnica de la dotacin existente? 5.18 Se hacen inventarios peridicos para verificar la existencia y condiciones de la dotacin? SUBTOTAL
72
158

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
Recursos Fsicos
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
La infraestructura de la organizacin es la suficiente para suplir las necesidades de la comunidad? Existen niveles de seguridad mnimos que permitan la prestacin de los Servicios Asistenciales? Son identificados los estndares en el diseo, construccin, funcionamiento y equipamento para cada una de las especialidades y servicios en cada nivel de atencin? La institucin ha determinado estndares bsicos con respecto a los edificios? La institucin ha determinado estndares bsicos relacionados con la ubicacin y calidad del terreno? La institucin ha determinado estndares bsicos con respecto a la seguridad en la Institucin?
159

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
La institucin ha determinado estndares bsicos en cuanto a la capacitacin del personal para el manejo de recursos Fsicos? 6.8 La institucin ha determinado estndares bsicos sobre los servicios de emergencias? 6.9 La institucin ha determinado estndares bsicos acerca de la utilizacin de materiales y desechos peligrosos? 6.10 La institucin ha determinado estndares bsicos de la seguridad del edificio y las instalaciones? 6.11 La institucin ha determinado estndares bsicos relacionados con la seguridad contra incendio? 6.12 La institucin ha determinado estndares bsicos en relacin con la comunicaciones?
6.7
160

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
6.13 La institucin ha determinado estndares bsicos en los equipos del cuidado de los pacientes? 6.14 La institucin ha determinado estndares bsicos en los equipos elctricos? 6.15 La institucin ha determinado estndares bsicos en relacin a la distribucin elctrica? 6.16 La institucin ha determinado estndares bsicos con respecto a la planta elctrica de emergencia? 6.17 La institucin ha determinado estndares bsicos para el transporte vertical y horizontal? 6.18 La institucin ha determinado estndares bsicos para la calefaccin, ventilacin y aire acondicionado de la institucin? 6.19 La institucin ha determinado estndares bsicos para las instalaciones sanitarias?
161

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
6.20 La institucin ha determinado estndares bsicos para la caldera y redes de vapor? 6.21 La institucin ha determinado estndares bsicos relacionados con el mantenimiento? 6.22 La institucin ha determinado estndares bsicos relacionados con la lavandera de la institucin? 6.23 La institucin ha determinado estndares bsicos para el servicio de alimentacin? 6.24 La institucin ha determinado estndares bsicos para los servicios de esterilizacin? 6.25 La institucin ha determinado estndares bsicos relacionados con el manejo de los gases mdicos?
162

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
6.26 La institucin ha determinado estndares bsicos relacionados con el sistema central de vaco de uso mdico y quirrgico? 6.27 La institucin ha determinado estndares bsicos con respecto a los dispositivos de seguridad para pacientes? SUBTOTAL Informacin Financiera 7.1 La informacin financiera elaborada por la institucin sirve como gua en la toma de decisiones de la administracin? La informacin financiera se establece utilizando normas y principios de aceptacin general? Se evalan constantemente los factores de riesgo de la institucin con el objeto de establecer el grado de confiabilidad de la informacin financiera?
108 4
7.2
7.3
163

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
Existen procedimientos bsicos que permiten la elaboracin de la informacin financiera? Se practican auditoras constantes para verificar que la informacin financiera corresponda? Los informes emanados de la informacin financiera ayudan a la toma de decisiones de la institucin? Son guardados con el mayor recelo los soportes de la informacin financiera? El personal encargado del manejo de la informacin financiera est capacitado constantemente? Las transacciones hechas por la institucin se registran y clasifican segn los principios y normas de contabilidad aceptadas?
SUBTOTAL
36
164

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4 4 4 4
GRAFICO
Acto Mdico
8.1 8.2 8.3 8.4
8.5
8.6
La institucin posee guas de servicio? Existe una evaluacin constante del acto mdico? Se evala constantemente la responsabilidad mdica? Se evala constantemente la tica mdica en la atencin mdico asistencial? El diagnstico se sustenta en la evolucin del concepto de salud-enfermedad? En la historia clnica se detalla minuciosamente toda la sintomatologa, tratamientos, etc.? En la institucin de salud, el sistema administrativo hospitalario ofrece altos estndares de eficiencia, efectividad y productividad? La administracin de la institucin permite establecer fortalezas y debilidades?
SUBTOTAL Planeacin 9.1 y Administracin
24 4
9.2
165

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
9.9
La administracin desarrolla mtodos concordantes con el desarrollo institucional? La administracin utiliza adecuadamente todos los recursos de la entidad? La administracin evala constantemente la misin, visin, objetivos, etc., de la institucin para poder adecuarlas a las nuevas circunstancias? Constantemente se elabora un plan de desarrollo , con objetivos claros y razonables? Existen manuales de procedimientos, tcnicos y evaluados peridicamente para mejorarlos? Existen una Fundamentacin legal que respalde toda la actuacin de la institucin? Elaboran frecuentemente presupuestos con el fin de organizar que se va a realizar en un perodo determinado?
166

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 32 4
GRAFICO
SUBTOTAL Control Interno
10.1 Existe una oficina encargada de la evaluacin del control interno en la institucin? 10.2 Se realizan evaluaciones peridicas de los controles internos existentes? 10.3 Las personas encargadas de dichas evaluaciones estn capacitadas suficientemente para ello? 10.4 Dentro de la Organizacin se tiene bien en claro las implicaciones del control interno? 10.5 Se fomenta entre los funcionarios de la institucin el autocontrol, en dos direcciones, la primera para cada funcionario y la segunda para el jefe y sus colaboradores? 10.6 Se cumplen las disposiciones de carcter legal relacionadas con el control interno?
167

A
Tema
B
Principios Bsicos
C 4
GRAFICO
10.7 La oficina de Control interno en la institucin ayuda a la administracin en la toma de decisiones? 10.8 El mejoramiento de las actividades de la institucin se ha debido a la existencia de la cultura de control nueva y moderna? 10.9 Se conoce claramente cuales son los objetivos del control interno en la institucin? SUBTOTAL
36
168

La calificacin ser: 4 = Optimo 3 = Regular 2 = Mal 1 = Muy mal 0 = Psimo Nulo NOTA (2) Determinar porcentaje: Valor acumulado / 60 x 100= _______ % de aplicacin Interpretacin: De 0 a 52% psimo De 53% a 63% Deficiente De 53% a 63% Deficiente De 64% a 73% Regular De 74% a 83% Razonable De 84% a 93 % Destacable De 94% a 100% Calidad Total NOTA (3) : Las calificaciones menores de 4 (todo < 4) = Observacin / Recomendacin/Problema/Efecto/Causas
169

CALIFICACIONES
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PREGUNTAS PARA EVALUAR PROCEDIMIENTOS EN ENTIDADES DE SALUD
NORM AS PARA APRE NDE R A PRE GUNTAR PARA E VALUAR PROCE DIM IE NTOS E N UNA E NTIDAD DE SALUD
PRE GUNTAS ADE CUADAS - PRE GUNTAS - IDE AS - PROBLE M AS - INQUIE TUDE S - INTE RROGANTE E S TIM ACIN DE L PROCE S O ME NTAL CRE ATIVO HAY QUE HACE RLAS S IN TE M OR PARTE ACTIVA PROFE S OR/ E S TUDIANTE PRODUCE N RE S ULTADOS POS ITIVOS E S TM ULOS PE NS AM IE NTO RE FLE XIVO Y CRE ADOR
DE S CUBRIR LO FUNDAM E NTAL DE UN INFORM E - CUAL E SE L INTE R S POR ALGO - QUE PROBLE M AS S E TIE NE N INDIVIDUALE S O DE GRUPO - CRE AR INTE R S - DE S PE RTAR VOLUNTAD - DE S ARROLLAR LA DE TE RM INACIN
DE S ARROLLAN E L E NTE NDIM IE NTO: - NUE VOS CONCE PTOS - APLICAN INFORM E S - ACTIVIDADE S APRE CIATIVAS -E VALUACIN DE RE S ULTADOS - M ODIFICAN CRE E NCIAS - ATE NCIN HACIA CAUS A- E FE CTO
COM PRUE BA OBJ E TIVOS M E TAS O RE ALIZACIONE S
171

CMO ES UNA PREGUNTA BUENA?
Que sea breve: Palabras precisas para expresar el problema. Que sea clara: Preguntar solo una cosa clara y definidamente. Que sea precisa: Preguntas sencillas y precisas. Que sea original: Preguntas relacionadas con el tema y que originen inters. Pensar para hacerla (Incentivo)

CLASES DE PREGUNTAS
Para relacionar: Que tanto falta para lograr esto ? Memoria: Quien fund Cali? Organizacin: Cmo se hace un documento? Creadoras: De qu modo podemos mejorar el control? Razonamiento fortuito: Por qu no se puede eliminar el racionamiento de luz? De evaluacin: Es correcto y adecuado el procedimiento? De inferencia: Le gusta la Administracin actual de la empresa?
173

CLASES DE PREGUNTAS
De informacin: Qu hace que los informes sean aplicables? De comparacin: Qu es ms importante, el Control o la Auditora interna. De anlisis: Qu hace complicados los controles? De interpretacin: Qu quiere decir manual? Sacar conclusiones: El procedimiento es el adecuado ? Sacar aplicaciones: Ese mtodo sera ms conveniente ? Otros usos: Qu pasa si se modifica? Adoptar: Hay otros iguales a esta?, Qu ideas se sugieren? Qu puede mejorar?

CLASES DE PREGUNTAS
Modificar: Qu pasa si se modifica?, Qu otros cambios se pueden hacer? Aumentar: Qu se puede agregar?, Qu se puede exceder? Reducir: Qu se puede quitar?, Cmo se puede reducir? Subsistir: Qu otra cosa habra?, Qu otro proceso habra?, Qu otro plan habra?, Qu otro enfoque habra? Reordenar: Cul sera otro esquema?, Cul sera otra secuencia?, Sera mejor antes?, Sera mejor despus?, Sera mejor ms tarde? Invertir: Qu pasara si fuera al revs?, Qu pasara si lo volteramos?, Qu pasara si se devolviera el proceso? Combinar: Es posible unir estos dos procedimientos?, Es posible hacer una mezcla?, Se pueden cambiar las unidades? Volver al programa
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD

CONTROL DE GESTIN EN ENTIDADES DE SALUD
INFORMES PROYECTADOS PLAN DE DESARROLLO ESTADOS FINANCIEROS (BAL GENERAL, PyG) NDICES/RAZONES/ INDICADORES TABLEROS DE MANDO INFORMESREALES/EJECUTADOS PLAN DE DESARROLLO CUMPLIDO ESTADOS FINANCIEROS (BAL GENERAL, PyG) NDICES/RAZONES/ INDICADORES TABLEROS DE MANDO
MEDIDAS
PE V
VS
O
LANEACIN JECUCIN
TOMAR DECISIONES CAMBIAR LA PLANEACIN Y SU INFORMACIN MODIFICAR CAMBIAR MODERNIZAR RETROALIMENTAR
E S T U D I A R / A N A L I Z ARIACIN A R
I N V E S T I G A R
C O M P A R A R / P R O B A R
C A U S A S / E F E C T O S
CONCLUSIONES RECOMENDACIN INFORMES DE EJECUCIN
176
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD CONTROL DE GESTIN EN ENTIDADES DE SALUD Existe control sobre un proceso o actividad cuando este se desarrolla dentro de parmetros determinados, sujetos a un margen de error preestablecido y cuenta con un control sistemtico, objetivo y oportuno para corregir posibles desviaciones del rumbo.
PRINCIPIOS:
La responsabilidad sobre quien establece objetivos, Verifica tendencias y desviaciones y toma acciones correctivas que deben quedar claramente establecidas. El punto esencial del control radica en la toma de medidas correctivas. El propsito fundamental del control de gestin en entidades de salud es la bsqueda permanente de mayor eficiencia.
CARACTERSTICAS ESENCIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN
Totalidad: No se miran aspectos parciales, sino el conjunto. Equilibrio: Cada aspecto tiene su peso justo, sin dejara que la formacin tcnica, comercial, del directivo, deforme la realidad dando ms importancia al factor que l conoce mejor. Oportunidad: Las acciones correctivas deben realizarse a tiempo si se quiere que sean eficaces. Eficiencia: Se busca la consecucin de los objetivos y se apunta al centro de los problemas.
179
CARACTERSTICAS ESENCIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN
Integracin: Los diversos factores se contemplan dentro de la estructura de la empresa para ver las repercusiones de cada problema en el conjunto de la empresa. Creatividad: Continua bsqueda de ratios significativos y standards para conocer mejor la realidad de la empresa y encaminarla ms certeramente hacia sus objetivos. Impulso a la accin: Debe alertar al directivo forzndole a una toma decisiones sobre los aspectos negativos de las realizaciones e impulsar las acciones correctivas adecuadas.
180
REQUISITOS DEL CONTROL DE GESTIN EN ENTIDADES DE SALUD

Debe comparar constantemente los resultados reales obtenidos con los previstos. Debe permanecer apoyado en objetivos claramente establecidos que permitan proyectar la empresa hacia el futuro. Debe mantenerse lo suficientemente actual y flexible para cambiar el rumbo de la empresa cuando se considere necesario. Debe concentrarse en evaluar primordialmente la actividad productiva que es la nica que genera riqueza y prosperidad para la comunidad. La informacin que se requiere para un correcto manejo del control de gestin en entidades de salud puede estar representada en grficos, cuadros de mando, ndices e indicadores.
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD CARACTERSTICAS DEL CONTROL DE GESTIN EN ENTIDADES DE SALUD
Concentra el nfasis de la gerencia en el como, o sea lo dinmico, en contraste con el que, o sea lo establecido. Permite el desarrollo de la capacidad creadora y de la imaginacin por encima del orden y la rutina. Proyecta la actividad de las personas en funcin del futuro y no del pasado.
CARACTERSTICAS DEL CONTROL DE GESTIN EN ENTIDADES DE SALUD
Incorpora la informacin en su acepcin mas amplia como un importante factor de produccin para proyectar el futuro, mas que para registrar el pasado. Enfoca los esfuerzos de la gerencia hacia la produccin de rendimientos mas que hacia la consecucin de resultados. Concentra el esfuerzo hacia la actividad productiva, en contraste con la actividad especulativa que no genera riqueza para la comunidad.
COMPONENTES DEL CONTROL DE GESTIN EN ENTIDADES DE SALUD
La informtica de gestin: Relacionada con los Sistemas de Informacin Gerencial que constituyen la base para definir objetivos y tomar decisiones. Tcnicas de seguimiento y control: Permiten el desarrollo adecuado de los procesos de seguimiento y control. Tcnicas de coordinacin y gestin. Apoyados en los llamados cuadros de mando y se usan exclusivamente al nivel de la alta direccin. Tcnicas de decisin: Se han desarrollado con la aparicin de los modernos equipos de procesamiento y computacin de datos.
184
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD ATRIBUTOS DEL CONTROL DE GESTIN EN ENTIDADES DE SALUD
Objetividad Totalidad Oportunidad Eficiencia Integracin Dinmica Responsabilidad
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIN EN ENTIDADES DE SALUD
ndices Indicadores Cuadros de mando Grficas Anlisis comparativos Control integrado
Medir y promover la calidad de los resultados de los administradores pblicos. Analizar la eficiencia de la administracin en la formulacin y ejecucin de polticas. Generar informacin adecuada para la toma de decisiones. Informe del cumplimiento de metas.
SISTEMA NACIONAL DE EVALUACIN DE RESULTADOS Y GESTIN
AUTOEVALUACIN DE GESTIN Y RESULTADOS
Todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Sector Pblico del nivel Nacional deben organizar al interior de sus dependencias un mecanismo de Autoevaluacin de Gestin y Resultados. Volver al programa

DESARROLLO DEL CONTROL DE GESTIN
DETERMINACIN DE OBJETIVOS
Solo se podrn evaluar los resultados si previamente se han determinado con precisin cuales son los objetivos que se quieren alcanzar. Comprende: Que se quiere conseguir (diagnostico y definicin de la meta ) Asignar recursos y tiempos La utilizacin de los recursos no implica el logro de los objetivos.
188
MEDICIN DE RESULTADOS
Concepto de indicadores: Cualquier elemento cuantitativo que establezca una relacin entre dos cantidades relacionadas con cualquier operacin, para conocer su comportamiento. Tipos de indicadores: Costo Calidad Tiempo Cantidad
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD Requisitos de los indicadores: Cuantitativos Lgicos Objetivos Confiables Oportunos
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD Requisitos de los indicadores: Coordinados Adecuados Econmicos Flexibles Comparativos
COMPARACIN DE RESULTADOS CONTRA OBJETIVOS
Es la informacin del avance hacia el logro de los objetivos (eficacia) y de la utilizacin de los recursos (eficiencia ). Caractersticas: Permite la identificacin de variaciones Pueden ser por el periodo total o acumulado Se combina normalmente con el reporte de resultados.
Recomendaciones Utilizacin de proyecciones futuras Presentacin en forma clara (columna para los resultados alcanzados, para las variaciones y para los estndares ) Administracin por excepcin. Solo se recibe informacin si existen desviaciones. Comunicacin con el fin de que exista una retroalimentacin de ideas y redunde en el alcance de los objetivos.
193
ANLISIS DE LAS CAUSAS DE DIFERENCIAS ENTRE INDICADORES, PRESUPUESTOS OBJETIVOS Y RESULTADOS REALES
Esfuerzo del anlisis Normalmente debe hacerse por el responsable y solo ocasionalmente por los asesores. Grado de esfuerzo (investigacin de causas inmediatas). Aplicar la regla de costo beneficio. Base: muestreo dirigido - por excepcin Oportunidad de anlisis: Su costo debe equilibrarse contra la perdida de valor por descubrimientos indebidamente atrasados.
Tcnicas de investigacin para el anlisis de variaciones: Examen documental Entrevista Observacin Calculo Inspeccin fsica Confirmacin.
195
DETERMINACIN DE LA ACCIN CORRECTIVA
Se debe reflexionar que sucede si no se hacen las modificaciones (la accin correctiva se basa en una completa evaluacin del futuro). Deben evaluarse las alternativas disponibles y tomarse la decisin por la persona que tiene la autoridad lineal de la operacin. Actividades a desarrollar: complementacin del anlisis, si se requiere una prueba final sobre la calidad del anlisis sobre todo si este fue delegado.
DETERMINACIN DE LA ACCIN CORRECTIVA
Evaluacin de alternativas: resultado a corto y a largo plazo. Beneficios en una orientacin versus restricciones En otra. Evitar los estereotipos. Decisin: debe evitarse crear nuevos problemas al resolverse los actuales. Debe eliminarse la tendencia a detenerse cerca de la accin final.
TOMA DE ACCIN
El responsable de la operacin Cuando por presin del tiempo lo haga personal Auxiliar o asesor se debe informar al responsable de la operacin.
198
IMPLEMENTACIN
Posibilidad de cumplimiento inmediato - mediato. Debe explicarse por que se toma la accin para evitar la resistencia al cambio y que se interprete como arbitraria. Deben darse instrucciones necesarias para indicar: Urgencia de la accin Personal involucrado Complejidad de las acciones a realizar. Debe existir un control posterior para asegurar que la accin se realizo como se esperaba (seguimiento) Volver al programa
EVALUACIN DE UNA CLNICA INFANTIL

OBJETIVO
El objetivo de esta evaluacin es estudiar el estado de todas las unidades de una entidad de salud, as: Para el ejemplo vamos a trabajar con una entidad prestadora de servicios social, que tiene como misin el asegurar servicios integrales de salud en las reas de prevencin, educacin, asistencia y rehabilitacin, a los nios de 0-16 aos hijos de los trabajadores de afiliados.
SERVICIOS:
En las diferentes entidades de salud se prestan servicios de: 1. Urgencias. Se ofrece una atencin oportuna y efectiva al paciente en estado crtico, 24 horas al da, 365 das al ao. 2. Consulta externa. Esta conformada por: a) Mdica. Incluye atencin en pediatra y otras especialidades mdicas y profesionales afines, tales como: Psicologa, nutricin, terapia y la unidad de hidratacin oral y el servicio de vacunacin. b) Odontolgica: Con todas sus especialidades, enfatizando la prevencin.
3. Hospitalizacin. Esta seccin se agrupa de acuerdo a la enfermedad del nio y en lo posible por edad y sexo. Dentro del rea hospitalaria se encuentran unidades especializadas de cuidados intensivos, quemados y recin nacidos. 4. Ciruga. Incluye ciruga peditrica general, odontolgica y todas las especialidades. El 80% de los procedimientos quirrgicos realizados se llevan a cabo mediante el programa de ciruga Ambulatoria, el cual evita la hospitalizacin del nio. 5. Servicios de apoyo Diagnstico y Teraputico. Se cuenta con laboratorio clnico, de anatoma patologa y electrodiagnstico; imagines diagnosticas, rehabilitacin y terapias.
202
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Al hablar de la entidad de salud es necesario enumerar los diferentes departamentos dependientes de la Direccin la cual se constituye a travs de una Junta Mdico - Administrativa que controla el buen funcionamiento de una entidad como esta.
Como departamentos al interior de esta institucin se enumerar los siguientes: Administracin Informtica Hospitalizacin Servicios ambulatorios Servicios soporte Mantenimiento Contabilidad y cobranzas
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD Cada uno tiene unas funciones determinadas que al analizar tienen como finalidad nica la mejor atencin al usuario, eficaz, eficiente y rpida; necesaria en un tipo de servicio como este.
205
1. Administracin: Este departamento esta conformado por varias divisiones como son:
Administracin. Dirigida a la toma de decisiones en cuanto a la inversin de dinero, presupuestos para cada departamento y divisin, contratos de trabajo, contratacin de mdicos, revisin de labores. Servicios Generales. Se encarga de controlar los servicios internos los cuales se subdividen a su vez en dos reas la de hospitalizacin (habitaciones) y las exteriores (corredores y mdulos de atencin directa al publico). Se consideran incluidos en esta divisin: Aseo interno, levantara, conserje de piso, farmacia, depsitos (de papelera y elementos relacionados).
2. Informtica: Cuenta con varios dos bases de datos diferentes: Terremoto en red para identificar al instante al usuario Local con datos de una semana de diferencia.
Este departamento esta constituido por la sistematizacin de datos; informacin que esta para uso directo del publico. Esta conformado por las divisiones de:

a) Estadstica. Mantiene al da el archivo de enfermedades, anlisis de edades, lugares para proyectar el numero de usuarios, enfermedades, efectos etc. Es muy importante porque acta como un banco de datos de informacin til en el momento de tomar cualquier decisin que afecte tanto internamente a las personas que all laboran, como extenso a los usuarios del servicio.
b) Admisiones:
Como tal, esta conformada por entradas y salidas de pacientes y hospitalizacin. Al realizar el ingreso del usuario lo que sigue inmediatamente es incluirlo dentro del sistema. Se realiza autorizaciones de hospitalizacin bajo unos principios de reglamento interno de la clnica. Se registra la estancia del paciente, su consumo de modo que con estos datos se elabora un informe actualizado con el fin de conocer el estado de cuenta y elaborar la cuenta de cobro liquidacin final.
Manipula una serie de documentos como: Papeleta de ingreso de paciente. Tarjeta de afiliacin. Autorizacin de hospitalizacin.
Es importante decir que el afiliado puede slo identificarse con su cdula y as el numero de cdula que esta en la base de datos permitir la entrada del paciente.
c) Citas:
Es una divisin muy importante de este departamento pues coordina a consulta externa en lo referente a pediatra y odontologa. Como requisito importante est la tarjeta de afiliacin, pero se puede suplir esta con el numero de cdula de ciudadana que es confrontado con la base de datos donde se ratifica su afiliacin. Tambin existe un formulario rosado de afiliacin que es provisional e indica el tipo de estrato a que corresponde (A1, B2 y B4). Para facilidad y rapidez en el servicio del usuario se tiene una caja anexa a citas en la que se cancela el valor de estas.
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD 3. Departamento de hospitalizacin: Este departamento fue creado para brindar un mejor servicio al usuario para los casos de estudio, ciruga y tratamientos; es importante en tanto colabora con la recuperacin del paciente aportando un ambiente adecuado y guardando ciertas normas para una mejor atencin. Se encuentra en los pisos tercero a sexto.
4. Servicios Ambulatorios:
Se halla constituido por las Secciones de: Consulta externa. En esta rea encontramos pediatra general y especializada, bien sea chequeo o seguimiento que no requiera el internarlos all. Consulta interna. Se trabaja lo referente a servicio de hospitalizacin con respecto a pediatra y servicios especializados para la atencin del paciente, por ejemplo neurologa, cardiologa, etc.
5. Departamento de servicios de soporte:
A este departamento pertenecen todos los servicios especializados con respecto a exmenes, terapias y tratamientos en general. Podemos encontrar las divisiones: Laboratorio, Rayos X (R-X, Erogara y Escanografa),Terapias (Ocupacional, Fsica y Respiratoria),Sicologa, Nutricin, Ortopedia, Sala de Yesos, ptica
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD 6. Departamento de mantenimiento: Cuenta con todos los equipos y servicios para el mantenimiento y reparaciones locativas necesarias. Esta conformado por: Divisin de equipos elctricos Divisin de equipos de sistemas (Hardware)
7. Departamento de Contabilidad: Es de los mas importantes, ya que se encarga de brindar informacin a todos los niveles de la organizacin, especialmente a le administracin; se halla dividida en:
Tesorera. Esta rea se encarga de captar los ingresos recibidos a diario por las cajas menores, es funcin suya hacer el recuento de los mismos. Se encarga de comparar con respecto a las operaciones realizadas en la base de datos y consignadas en bancos, se encuentra estrechamente relacionado con Auditora para evitar irregularidades en el manejo de las cuentas.
Crditos y Cobranzas. Se encarga de brindar facilidades de pago al afiliado en la respectiva hospitalizacin del paciente. Esta facilidad depende de tres tipos de crditos ofrecidos como son los Convenios empresariales, Convenios personales y Compaas de Seguros (social, accidentes y otros). Se encarga de verificar que los pagos se hagan de manera oportuna llevando tambin el registro por edades de cobro. Proceso de cobro: En esta subdivisin se encuentra lo relacionado a registros de ingresos y egresos de dinero a la clnica, se encuentra all la contabilidad sistematizada.

A TEMA Estad stica 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 CUESTIONARIO DE EVALUACION PARA CLINICA INFANTIL C D E B PRINCIPIOS BASICOS Optimo Calificaci Acumulado n El equipo de trabajo que recolecta la informacin est constituido por personas idneas ? Existen proformas que sirven para la recoleccin de informacin?. Se verifica la informacin resultado de la recoleccin con la fuente ? Hay una red de informacin con otras reas de la clnica para corroborar que los datos sean fidedignos ? El digitador requiere de autorizacin previa para introducir los datos al sistema Existe una persona idnea para examinar la concordancia de los datos que han sido introducidos ? Se tiene una proforma prevista para agilizar y ordenar la entrada de datos ? El tipo de sistema utilizado para la base de datos permite la rpida verificacin de ellos ? Se utiliza un tipo de base de datos que permita una verificacin rpida ? Se tiene definido el tipo de clasificacin de los datos ?. Se realizan los informes por solicitud especfica ? Se realizan los informes de manera global y peridica ? Se mantiene unificado el tipo de presentacin del informe ? Se realizan correcciones posteriores ? El director del rea de estadstica se responsabiliza por los informes F %
218

A TEMA CUESTIONARIO DE EVALUACION PARA CLINICA INFANTIL C D E B PRINCIPIOS BASICOS Optimo Calificaci Acumulado n SUBTOTAL La tarjeta de afiliacin es necesaria para permitir la hospitalizacin ? Es necesaria la remisin mdica para generar la papelera de hospitalizacin ? Existe una persona definida en cuento a informacin y cotizaciones ? El encargado de admisiones exige la orden de salida para generar la papeleta de egresos del paciente ? Si es el caso de un crdito, se exige la autorizacin de este para entregar la papeleta de salida del paciente ? SUBTOTAL Se tiene un ordenador en la base de datos para mantener actualizada y ordenada la informacin ? Se verifica la afiliacin antes de asignar la cita ? Se verifica la combinacin de datos de la cita para que el cliente quede satisfecho ? Se realiza el registro correspondiente en la base de datos ? Se entrega comprobante de pago en caja ? SUBTOTAL Caja es un rea restringida ? Se tienen definidos los horarios de atencin al pblico ? F % Admisi 2.1 ones 2.2 2.3 2.4 2.5
Citas
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Caja
4.1 4.3
219

A TEMA 4.5 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 CUESTIONARIO DE EVALUACION PARA CLINICA INFANTIL B C D E PRINCIPIOS BASICOS Optimo Calificaci Acumulado n Se expide recibo de pago a travs de la base de datos ? Se tiene algn control respecto al tipo de pago que se haga ? Se elabora un comprobante de pago como soporte a cada cita ? Al final del da se hace cuadre de caja ? La planilla de Ingresos es elaborada diariamente ? Tiene caja de seguridad para dejar el dinero mientras hace la consignacin ?. F %
220
MEMORANDOS DE EVALUACIN:
Estadstica
MEMORANDO DE EVALUACION PARA : DE : Equipo de evaluacin de C.I. CIUDAD : Bogot D.C. FECHA : Noviembre 21 de 2010 REF : Recomendaciones formuladas en el rea. Es una buena opcin tener personas que conozcan acerca del trabajo para as poder optimizar tiempo y lograr buenos resultados.
MEMORANDO DE EVALUACION PARA : DE : CIUDAD : Bogot D.C. FECHA : Noviembre 21 de 2010
REF : Recomendaciones formuladas en el rea. Se deben realizar proformas para agilizar la recoleccin de datos y brindar una estandarizacin a los mismos antes de la introduccin a la base de datos.
221

MEMORANDO DE EVALUACION PARA : DE : CIUDAD : Bogot D.C. FECHA : Noviembre 21 de 2010 Se deben tener bien definidos los informes por solicitud especfica para el caso que sean necesarios, pero bajo ciertos parmetro y autorizaciones.
Se debe tener un tipo de presentacin de informes para darle mayor facilidad de entendimiento al usuario de estos. Unificar por tipo de informe buscando la mayor homogeneidad. MEMORANDO DE EVALUACION PARA : DE : CIUDAD : Bogot D.C. FECHA : Noviembre 21 de 2010
La base de datos y la sistematizacin del trabajo brindan seguridad, pero no para considerar que se evitaron errores. Una correccin posterior, ayudar a dar mayores precisiones.
222
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD Admisiones

MEMORANDO DE EVALUACION PARA : DE : CIUDAD : Bogot D.C. FECHA : Noviembre 21 de 2010 Se debe tener como requisito indispensable la presentacin de la tarjeta como identificacin del afiliado, para dar ms seriedad al proceso.
Debera tenerse una persona definida para brindar informacin y orientar a los afiliados para evitar perdida de tiempo tanto por ello como por la clnica.
223
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD Citas

MEMORANDO DE EVALUACION PARA : DE : CIUDAD : Bogot D.C. FECHA : Noviembre 21 de 2010 Es conveniente que se considere como parte del proceso la revisin inmediatamente posterior de la asignacin de citas, tanto por los empleados de la clnica como por los usuarios para evitar contratiempos posteriores al momento de cumplir con la cita.
Caja
MEMORANDO DE EVALUACION PARA : DE : CIUDAD : Bogot D.C. FECHA : Noviembre 21 de 2010 Debe ser labor del cajero dejar la relacin de ingresos cuadrado y no esperar hasta la maana siguiente para realizarla, ya que a primera hora se debe entregar el dinero a la transportadora para que lo consigne en el banco.
224

La planilla de ingresos es fundamental realizarla al final de cada da junto con el cuadre de caja por parte del cajero, ya que permite de manera gil realizar una inspeccin de la operacin del da.
Es conveniente que se tenga caja de seguridad, no basta con la mquina registradora para guardar el dinero mientras se consigna, pues puede ser burlada fcilmente.
La experiencia del cajero no es suficiente para realizar la consignacin, se hace necesario que otra persona verifique la relacin de consignaciones contra la planilla de ingresos para prevenir errores (fraudes).
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DICTAMEN
Dirigido: Direccin de la Entidad de Salud Fecha: A Diciembre 30 de 2010 Hemos realizado evaluacin de la clnica infantil de manera especifica a todos los Departamentos de la entidad de salud que incluye: Administracin, Consulta, Hospitalizacin, Urgencias, Farmacia, Mdicos Especialistas y Odontologa. Dirigiendo el anlisis a los procedimientos, por medio de la observacin directa y aplicando las etapas de la evaluacin como es la elaboracin de cuestionarios que permitan examinar las operaciones que realiza cada departamento, teniendo en cuenta las actividades plasmados en los Manuales de Control Interno, estudiando y analizando tcnicamente sus elementos e informes existentes, adems de realizar pruebas de documentacin, confrontando, conciliando y dems elementos bsicos de la evaluacin, pruebas respaldadas con sus respectivos Papeles de Trabajo, calificando sus resultados como se resume en la planilla correspondiente.
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Nuestro estudio fue realizado a partir del anlisis de las actividades de la entidad de salud estudiada, intercambiando ideas, realizando el anlisis de los procedimientos a travs de cuestionarios de evaluacin, definiendo sus objetivos y desarrollo, para luego en base a lo anterior generar unas recomendaciones a la direccin. Nuestro estudio fue realizado por el perodo comprendido entre el 1o. de septiembre al 21 de Noviembre del ao en curso. En general observamos fallas con respecto al manejo de ingresos diarios, por obviar la realizacin de la planilla de ingresos lo cual facilita descontroles en su manejo, posibles fraudes e incumplimiento en la entrega a la empresa encargada del transporte de valores. Sera recomendable terminar la labor estipulada y colocar lo ingresado en una caja fuerte, ya que la caja registradora no proporciona seguridad suficiente en caso de una eventualidad. Una mayor segregacin de funciones lo cual llevara a un trabajo ms gil y menos riesgos. Aunque el sistema de informacin es eficiente puede ser mejorado eliminando tiempos muertos en conformidades del afiliado lo que se traducir en un mejor flujo de informacin y servicios al afiliado, de acuerdo con las recomendaciones sealadas.
Se debe realizar una mencin especial por la atencin brindada por el personal de la clnica, para la realizacin de la evaluacin sin ningn contratiempo.
Consecuentemente a lo anterior consideramos que el control interno es aceptable, segn la respectiva planilla, no obstante puede ser mejorado. Esperamos sean tenidas en cuenta nuestras recomendaciones y se realice el seguimiento correspondiente para el funcionamiento y utilizacin de recursos ptimos y por ende lograr buenos resultados de la Clnica. Atentamente DIRECTOR OFICINA DE CONTROL INTERNO Volver al programa
ASPECTOS BSICOS DE LAS AUDITORAS EN ENTIDADES DE SALUD

AUDITORA EN ENTIDADES DE SALUD
CONCEPTO DE LA AUDITORIA EN ENTIDADES DE SALUD
Por auditoria en entidades de salud debe entenderse: El servicio que presta la persona encargada cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad de salud. Este trabajo por lo general requiere un equipo multidisciplinario.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA EN ENTIDADES DE SALUD
El objetivo de la auditoria en entidades de salud se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia de las entidades de salud a que se practique. Existen tres niveles en que la auditora en entidades de salud puede participar en apoyo a las entidades de salud, a saber: En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnstico de obstculos) En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formacin. En la implantacin de los cambios e innovaciones. (Implantacin de sistemas, etc.)

La auditora en entidades de salud persigue: Detectar problemas y proporcionar las bases para solucionarlos Prever obstculos a la eficiencia. Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro de primer nivel de apoyo a la administracin de las entidades de salud, en la consecucin de la optima productividad.

El auditor en entidades de salud, al revisar las funciones de una entidad de salud investiga, analiza y evala los hechos, es decir diagnostica obstculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos. El auditor en entidades de salud hace las veces del mdico general, que diagnostica las fallas (enfermedades) dando pie a la participacin del especialista, que puede ser l mismo u otro auditor, el que promover las soluciones concretas.

FUNCIONES GENERALES DE LA AUDITORA EN ENTIDADES DE SALUD
Asesorar a la direccin en la implementacin del control interno. Evaluar la organizacin de la entidad (eficiencia y logros de los objetivos ) Evaluar prcticas, mtodos y procedimientos (eficiencia, efectividad y economa ) Verificar y opinar sistemticamente sobre informacin contable y administrativa proporcionada a la administracin.
REQUISITOS PARA QUE UNA AUDITORA EN ENTIDADES DE SALUD SEA EFECTIVA

Adecuada delegacin de autoridad por la direccin Respaldo de la direccin Personal de auditora eficiente.

RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR EN ENTIDADES DE SALUD
Cumplir con los estndares descritos en el manual de auditora. Mantener reserva de la informacin confidencial a la cual tiene acceso Obtener evidencia comprobatoria, suficiente y competente. Determinar la extensin de las pruebas necesarias para la formacin y correcto fundamento de sus recomendaciones. Mantenerse debidamente informado de las actividades de la clnica. Asistir a la direccin en revisiones especiales.
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EVIDENCIAS DE AUDITORA EN ENTIDADES DE SALUD

Fsica: Actividades Documentos Hechos Frmulas Historias clnicas
Testimonial:
Cartas Declaraciones Entrevistas Externos (Facturas y correspondencia) Internos (Registros contables y correspondencia)
Analtica:
Computaciones Comparaciones con normas y operaciones Raciocinio Anlisis de Informacin
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APLICACIN DE LA AUDITORIA EN ENTIDADES DE SALUD
La auditora en entidades de salud puede realizarse en cualquier poca y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique peridicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. As, puede prepararse un programa cclico de revisiones, en el cual un rea sea revisada cuando menos cada dos aos, mantenindose un examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial atencin del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad. Volver al programa

METODOLOGA DE LA AUDITORA EN ENTIDADES DE SALUD
DIRECTRICES DE ACTUACIN
La auditora en entidades de salud puede realizarse interna o externamente Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es vlido. Esto evitar influencias o presiones por parte de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen.

El auditor en entidades de salud debe precisar si tiene los conocimientos y experiencia que requiere el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la auditora en entidades de salud, el auditor, en ocasiones, trabaja en coordinacin con especialistas de otras disciplinas; en estos casos, podr tomar como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarla. Adems, deber indicar claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales. El auditor de las entidades de salud deber obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.

OPERACIONES
En la auditora se define a una operacin como al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la entidad de salud. En el enfoque de trabajo de la auditora , las operaciones que realiza una entidad de salud deben considerarse de manera integral, independientemente de que, en la mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias. Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y no del personal que las realiza, la investigacin deber determinar si el personal encargado de la operacin tiene capacidad para ejecutarla.

La metodologa se simplifica en tres pasos fundamentales: Familiarizacin: El auditor debe familiarizarse con la operacin que se revisar dentro del contexto de la entidad de salud que se esta auditando a travs del estudio de: Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad en que se desenvuelve la entidad de salud y que inciden en la administracin de la operacin que se revisa.

La infraestructura especfica establecida para hacer frente a la administracin de la operacin (planeacin, organizacin, direccin y control), y Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a travs de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores. Adems se incluyen algunos lineamientos que permitirn al auditor de la entidad de salud sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la entidad de salud en general y con la operacin que se revisar en general.

Estudio ambiental: Se puede obtener informacin orientadora de gran valor que permita al auditor diagnosticar las reas crticas. El grado de profundidad de esta investigacin inicial ser definido por el criterio del auditor. Los principales aspectos a investigar sern: La importancia que para la entidad de salud representa la operacin que se evala, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendra si se mejorara su eficiencia.

Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc. Estructura de la organizacin y polticas aplicables a la operacin que se revisa. Reglamentacin estatal y municipal que rigen las prcticas de manejo de la operacin. Informacin de la forma como la competencia resuelve los problemas de una operacin similar.

VISITA A LAS INSTALACIONES Tiene por objeto observar directamente cmo se efectan las operaciones e identificar sntomas de problemas. INVESTIGACIN Y ANLISIS El objeto de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin. En esta fase se realizan pruebas de detalle de muy diversa ndole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadstico. La utilizacin de estadsticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto es recomendable que sean verificadas antes de ser utilizadas.
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El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha informacin puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas formales, revisin de expedientes, revisin de documentacin, observaciones directas, actualizacin de estadsticas, seguimiento y comparacin de hallazgos, etc. Cualquiera sea el caso, el auditor deber cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la informacin ms objetiva posible. Esta caracterstica comn a cualquier revisin de eficiencia, debe ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar. Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinin de conjunto a fin de que el diagnstico final sea lo mas objetivo posible.

DIAGNSTICO Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumarizarn los hallazgos y se sealar la interpretacin que se hace de ellos, reportndose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos especficos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia. FASE CREATIVA En esta fase se precisa si los problemas detectados son congruentes con la realidad de la entidad de salud. Esta fase no representa, de ninguna manera la solucin detallada de los problemas (dicha solucin corresponde a un trabajo de consultora).
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Sumarizados los hallazgos se proceder as: Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que ms convenga a la entidad de salud para la operacin estudiada de acuerdo con las circunstancias que la rodean, o bien compararlos con modelos ya establecidos; Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior; Considerar el costo - beneficio del modelo diseado.

REVERIFICACIN DE HALLAZGOS El modelo desarrollado en la fase creativa se sujetar a una nueva verificacin para separar con mayor precisin de los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico definitivo as: Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son importantes; Listar las excepciones encontradas en la confrontacin y compararlas con las que se haban listado al iniciarse la fase creativa;

Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las personas directamente involucradas; Asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porque existen tcnicas disponibles para ello; Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado en otras reas y asegurarse que las alternativas de solucin propuestas no generarn mayores o ms complejos problemas o agravarn los presentes.

ELABORACIN DEL INFORME Elaborado el borrador del informe, el auditor debe proceder a: Discusin del borrador con los involucrados: Discutir con los involucrados el borrador del informe persigue el doble propsito de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y que los involucrados coinciden con su existencia precisamente en la forma en que se describe en el borrador. Informe definitivo. Volver al programa

PRESENTACIN DE INFORMES
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INFORME
El informe sobre la auditora en entidades de salud es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la entidad de salud de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la entidad de salud y con los controles establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de las mejoras en la eficiencia operativa y en ltima instancia en la productividad.

NATURALEZA DEL INFORME
Por las caractersticas de la auditora en entidades de salud, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados. El informe o diagnstico de la auditora no tiene la finalidad de emitir un dictamen, no es posible darle tal alcance. El informe de la auditora en entidades de salud es distinto al producto terminado de un proyecto de consultora en administracin pues en este ltimo, el resultado final implica necesariamente proporcionar sugerencias especificas, al diseo de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalacin de ellos y posteriores visitas de supervisin; todo ello con el propsito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.
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ESTRUCTURA DEL INFORME
El contenido bsico del informe normalmente debe incluir los siguientes tres elementos: Alcance y limitaciones del trabajo: Debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo realizado; las operaciones sujetas a examen; el criterio de prioridades establecido; la contratacin especfica, en su caso; las limitaciones; la participacin de los profesionales si la hubo, y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado.

Situaciones que afecten desfavorablemente la eficiencia operacional (presentar un resumen jerarquizado) Sugerencias para mejorar la eficiencia: Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente despus de que se sealaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de operacin. Dichas sugerencias podrn ser especficas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrn un carcter general. Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando casos especficos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios, cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio.
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EVALUACIN Y EFECTO DE LOS PROBLEMAS
El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente, siempre que sea posible, el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias. Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarse.

RESPONSABILIDAD
La responsabilidad del auditor consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La implantacin de las medidas necesarias para solucionar los problemas detectados, en trminos generales, queda fuera del alcance del trabajo de la auditora, incluso en aquellos casos en que el auditor haya presentado recomendaciones especificas. La solucin de los problemas es responsabilidad directa de las directivas de la entidad de salud.

FORMA
Los hallazgos de la auditora en entidades de salud pueden irse comunicando en el curso del examen o su trmino; esta depender en gran parte de la trascendencia de los problemas detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas. Es importante que el resultado de la auditora se presente invariablemente por escrito. Debe ser tan verstil como sea necesario para lograr una adecuada comunicacin.

RECOMENDACIONES PARA ELABORAR EL INFORME
Definir cul es el propsito del informe (final, parcial, de detalle, de panorama) Qu le interesa al los a los lectores (No decir lo que se conoce) uso de sntesis (permite tener una idea general sin leer todo el informe). Los comentarios deben jerarquizarse. Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estadsticas y los nmeros absolutos.

Enfatizar los aspectos ms significativos que mejoren la operacin de la entidad de salud. Limitar el informe al mnimo necesario. No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el leguaje que l est acostumbrado a usar. No hacer crticas que no vayan acompaadas de sugestiones constructivas o que no estn respaldadas por hechos. Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus observaciones y recomendaciones.

En la medida en que sea posible, obtener el acuerdo de los funcionarios afectados por las recomendaciones, y en su caso, presentarlas como sugestiones conjuntas. Si no cuenta con la aprobacin de los afectados, cuando menos asegrese que si hay acuerdo a las circunstancias y hechos que se informan.. Enviar copias del informe a todos los encargados de los departamentos operativos que se vean afectados, as como al funcionarios superior responsable de la operacin auditada. No circular material que no contenga el propio informe. Volver al programa

AUDITORA DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS EN ENTIDADES DE SALUD
La importancia de la administracin de recursos humanos como una delas actividades administrativas bsicas esta sealada por la necesidad de contar con el numero de personas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa.

CONCEPTO Y ALCANCE DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
La administracin de recursos humanos es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa ; establecer las bases de remuneracin mas adecuadas ; manejar con efectividad las relaciones entre la entidad de salud y los empleados y de estos entre si; entrenar y desarrollar al personal y cuidar que este cuente con los servicios requeridos para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfaccin de sus necesidades como individuos.

La administracin de recursos humanos abarca por lo menos las siguientes actividades: Contratacin y despido de personal, que incluye las operaciones de reclutamiento, seleccin, preparacin inicial de nuevos empleados, promociones y despido. Administracin de sueldos y salarios, que implica la clasificacin de empleados y obreros conforme a su experiencia y la fijacin de los sueldos correspondientes a cada categora; el sealamiento de los procedimientos de evaluacin para la determinacin de mritos; el establecimiento de incentivos y compensaciones adicionales y las polticas para su otorgamiento.

Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de comunicaciones entre el personal y de ste con la alta direccin de la entidad de salud; la negociacin de los contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el cuidado y promocin de la disciplina necesaria al buen y eficiente funcionamiento de la entidad de salud y la continua investigacin de fallas e implantacin de instrumentos que mejoren la eficiencia del personal. Organizacin, capacitacin y desarrollo, que implican coordinar con la alta gerencia, la definicin de la organizacin (que incluye descripcin de puestos) y las necesidades de capacitacin y desarrollo del personal; establecer y vigilar programas de desarrollo tendientes a que el personal pueda asumir mayores responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para fortalecer su capacitacin tcnica.
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OBJETIVO DE LA AUDITORIA DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS H UMANOS EN ENTIDADES DE SALUD
El objetivo de la Auditora de la Administracin de Recursos Humanos en una entidad de salud es examinar crticamente, las actividades y subactividades indicadas en el apartado anterior, con la finalidad de definir problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo.

METODOLOGA
1. FAMILIARIZACIN: El auditor debe familiarizarse con la Administracin de Recursos Humanos de la entidad de salud que est examinando a travs del estudio de (1) los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su personal; (2) la infraestructura especfica establecida para la Administracin de Recursos Humanos (planeacin, organizacin, direccin y control) y (3) los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a travs de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores
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Lineamientos que permiten al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con el proceso de administracin de recursos humanos: A. Estudio Ambiental: En esta fase puede llegarse a obtener informacin orientadora de gran vala que permita al auditor diagnosticar las reas crticas.

El grado de profundidad en esta investigacin inicial ser definido por el criterio del auditor: La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la entidad de salud. Un indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas representado por las nminas y el costo de las prestaciones al personal. Los resultados obtenidos en el manejo del personal, indicadores de los resultados son: La rotacin de personal (por departamentos, por tipo de separacin, etc.,); ausentismo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos perdidos en paros, nmeros de demandas laborales, accidentes de trabajo, etc.

Los programas establecidos, formales e informales, relativos a seleccin, reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, evaluacin de puestos, etc. Las polticas fijadas por la alta gerencia, tanto explcita como implcitamente para la Administracin de Recursos. La forma en que se ha interrelacionado la filosofa administrativa de la gerencia con las polticas y programas y las explicaciones factibles de los problemas continuos que la propia administracin haya observado. La forma en que la competencia resuelve sus problemas de Administracin de Recursos Humanos.

B. Planeacin: El auditor deber estudiar la forma en que la administracin resuelve los siguientes problemas: Previsin de las necesidades de personal a corto y mediano plazo. Planeacin coordinada de la administracin de sueldos con las otras actividades (finanzas, produccin, etc.)

Previsin de problemas con el sindicato y el personal de confianza a travs de instrumentos que permitan su inmediato sealamiento (relaciones personales, cajas de sugerencias, etc.) Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal (Inventario de ejecutivos). Programas de entrenamiento. Anticipacin de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones que representan servicios al personal, instalaciones, sistemas de seguridad industrial, etc.

C. Organizacin: Estructura de organizacin del Departamento de Recursos Humanos y relaciones de autoridad con otros departamentos. Lneas de autoridad y responsabilidad de los encargados de las actividades clave (reclutamiento, contratacin y terminacin de empleo, mantenimiento de registros de personal, administracin de sueldos, adiestramiento y desarrollo, negociacin de contratos, etc. Coordinacin entre el Departamento de Recursos Humanos y los Departamentos de operacin en cuanto a planeacin y programacin de las necesidades de la fuerza de trabajo; determinacin de las normas de competencia y habilidad del personal; polticas de evaluacin, ascensos, y aumentos de sueldo y preparacin y mantenimiento de descripcin de labores. Niveles jerrquicos y aptitud aparente de los empleados y funcionarios encargados del Departamento de Recursos Humanos.

2. DIAGNSTICO : Informe Definitivo. Algunos ejemplos de hallazgos que podran hacerse en el curso de una Auditoria de la Administracin de Recursos Humanos y que serviran de base para la elaboracin del informe final son: No se cuenta con un plan que permita pronosticar las necesidades (cantidad y calidad del personal. La escala de sueldos establecida para remunerar al personal es inadecuada.

Existe un grave problema de comunicacin entre jefes y subordinados que hace peligrar la productividad y buena marcha de la entidad de salud. La capacitacin y desarrollo de la gerencia media, prcticamente no existe. Las instalaciones y servicios a empleados son deficientes, lo que deteriora la productividad. La filosofa para manejar personal, dada la alta rotacin habida, es inadecuada. Volver al programa
DISEO DE SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIN PARA ENTIDAD DE SALUD

INTRODUCCIN Para lograr una mayor competitividad de las entidades de Salud, se requiere que haya un manejo de oportuno y de la informacin de cada uno de las procedimientos que se realizan en las diferentes dependencias a reas y que permitan su excelente y eficaz desarrollo dirigidos a lograr los siguientes objetivos:

A. Control del gasto Mdico. Manteniendo una estructura de costeo, paciente por centro de costos. Analizando dinmicamente las desviaciones sobre el presupuesto y utilizacin real de los servicios. B. Optimizando los procesos Operativos y Administrativos. Eliminando cuellos de botella y repeticiones. Manteniendo la integracin de todas las reas. Realizando controles de contraposicin.
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Control de costos por productos, por servicios, centros de costos. Eliminando los procedimientos operativos innecesarios. Manteniendo costos de Administracin y Operacin bajos, mediante la utilizacin de tecnologas apropiadas. Manteniendo en tiempo real el flujo de la informacin financiera tanto en ingresos como en gastos. Asociando y comparando los pagos con la prestacin de servicios. Tener un flujo retroalimentando y comparativo a las operaciones que generan los gastos , los egresos generados por el consumo de suministros y una buena relacin de inversin en activos y el retorno esperado.
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Generalidades De Un Sistema De Informacin Integ ral
Aplicativos altamente parametrizables para adaptarse a los cambiantes requerimientos de informacin de las Entidades y de la legislacin. Un generador de reportes para el usuario final. Aplicativos que utilizan esquemas para reducir al mximo el papeleo, pues toda la informacin deber tener programas que se transfieran electrnicamente. Integracin automtica entre los diferentes Mdulos, para brindar una solucin completamente integrada. Permiten definir perfiles de usuarios para controlar el uso del sistema y evitar operaciones indebidas con la informacin.
En Mdulos Podran ser:
Las Soluciones integral de salud Historia Clnica - Mdulo Integral de Salud. Clnico - Mdulo para manejo de clnicas y hospitales. Contable- Contabilidad Financiero - Sistema de Tesorera (Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Bancos). Inventarios - Sistema de Inventarios, Compras y Suministros.

El control financiero debe tener tres puntos claves de chequeo: El primero se refiere al anlisis de costeo de productos, el segundo el control financiero de la entidad que tiene su corazn en la contabilidad, el tercero los reportes de anlisis de control de gastos, como un sistema dinmico que permita efectivamente administrar o gerenciar la entidad en forma integral y eficiente. Volver al programa
ALGUNAS DESCRIPCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIN Por mdulos sera: 3.1. SALUD Administracin de citas, historia clnica, administracin de centros pblicos, anlisis de costos y estadsticas, facturacin de servicios a EPS e IPS.
Objetivos Reducir los costos directos e indirectos en administracin de la medicina integral Cumplir con las normas de las leyes, decretos, acuerdos etc. Que sea especialmente diseado para IPS o centros de salud. Manejar el costo a nivel de Plan, Convenio, Centro Mdico, Servicio, Mdico, Paciente, Perodo. Manejar el acto mdico completo (Historia clnica, rdenes mdicas, controles, manejo del programa de atencin preventiva, incapacidades)
Manejar de preexistencias Protocolos de manejo de pacientes Mxima seguridad del manejo del sistema para evitar modificaciones a la Historia Clnica o evitar que sea vista por personal no autorizado. Que permita manejar contratos de medicina POS, POS subsidiado, Planes de atencin complementario, medicina prepagada o sus variantes. Ayudar a controlar abusos en servicios por parte de los pacientes o mdicos contratistas.
Permite manejar centralizadamente las historias clnicas de los pacientes y toda su informacin relacionada. Manejar mltiples tipos de atencin con restricciones definibles para cada uno de ellos. Manejar mltiples contratos con configuracin independiente para cada uno de ellos. Manejar contratos por capitacin. Facturacin de servicios y eventos.
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Alcances Control de Historia Clnica que incluye: Historia Clnica definible para cada especialidad rdenes Mdicas definibles al sistema tales como: Diagnsticos, Exmenes de Laboratorio, Imgenes Diagnsticas, Formulacin, Plan Diagnstico y Teraputico, Evolucin, Medidas Higinico Dietticas. Estudios Histo - patolgicos, Incapacidades, Remisiones de Pacientes, Orden Quirrgica, Orden Hospitalaria, Labor Odontolgica. Para cada orden mdica, permite definir: Valores por convenio, restricciones, definir si es slo para especialistas, definir si se requiere autorizacin. Impresin de rdenes mdicas, para ser firmadas por el mdico y entregadas al paciente. Incluye control de consecutivos para cada una de ellas, y la posibilidad de imprimir mensajes institucionales. Controla las autorizaciones por parte del mdico coordinador , el cual puede revisar la Historia Clnica y decidir su autorizacin.
Control administrativo de: Cargos hospitalarios, detalles de costo, otros cargos, activacin /desactivacin de pacientes. Control estadstico a nivel: General De convenios / planes De mdico De centros mdicos De paciente
Control de rdenes de hospitalizacin Cambios a las ordenes mdicas los debe hacer el mdico coordinador o el usuario con niveles de acceso especificado. Control de ordenes pendientes de aprobacin. Generacin de carnets para afiliados. Bsqueda de pacientes por cdigo y por orden alfabtico Estado o costo de un paciente en un perodo especificado e impresin de la misma.
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Control de elementos devolutivos entregados a los pacientes. Manejo odontolgico. Incluye: Citas, labores odontolgicas, manejo grfico del cardiograma. Manuales Ayudas en lnea Incluir maestros con cdigos de: Diagnstico (cdigos de la OMS), exmenes de laboratorio, imgenes diagnsticas, vademcum (genrico y comercial), etc. Niveles de seguridad definidas Integrado al sistema contable y financiero solamente
3.2 CLNICO - MDULO ADMINISTRATIVO DE CLNICAS Y HOSPITALES
Objetivos Permitir una administracin eficiente de los cargos a los pacientes, incluyendo la liquidacin oportuna de servicios. Brindar un soporte administrativo completo en: historias clnicas, manejo financiero, facturacin de servicios a empresas afiliadas. Brindar consultas de infamacin giles sobre la informacin almacenada en el sistema. Manejar diferentes precios por cada convenio (a pacientes o a EPS a las cuales se les prestan servicios) Programas eficientemente las salas de ciruga que posee la institucin. Administrar los turnos para todos los empleados de la entidad. Controlar adecuadamente la ocupacin de las habitaciones y su disponibilidad.
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Alcances Liquidacin estado de cuenta del paciente, parcial o total. Manejo integral del acto mdico. Generacin de impresin de rdenes mdicas e interaccin automtica con inventarios de farmacia. Impresin de factura al paciente. Facturacin de servicios a empresas afiliadas

Manejo de tarifas por empresas Generador de reportes para definir reportes especiales o estadsticas. Costeo automtico de cargos al paciente, liquidados de acuerdo a las tarifas por empresas. Revaloracin de servicios Manejo de descuentos Agenda para control de salas de ciruga.

Proyeccin de turnos por persona- grupos. Control del Estado de cada habitacin -cama. Generacin de Asiento Contable. Administracin de los turnos para todos los empleados de la institucin. Control adecuado de la ocupacin de las habitaciones y su disponibilidad. Firme manejo de la seguridad del sistema.
3.3 CONTABLE
Objetivos Permitir una administracin eficiente de toda la informacin Contable Brindar consultas de informacin giles. Se entrega con el PUC o el PUCH ya incorporado, el cual puede ser modificado por el usuario. Permitir a la gerencia financiera, evaluar mediante ndices numricos, el desempeo actual de la gestin de la entidad. Anlisis financiero horizontal y vertical.
Alcances Plan contable completamente configurable Manejo por centros de costo. Producir informacin contable (balances, PyG, informes) por: General, de la entidad Centros de costo Contabilizacin doble partida con doble descripcin. Permitir el manejo paramtrico de la estructura contable, lo cual permite utilizar las normas de contabilidad de Colombia. (PUC, PUCH, etc.)
Permitir cierres de ao en cualquier periodo definido. Manejo de centros de costo, terceros, tablas de impuestos, en las cuentas que los requieran. Recibir directamente informacin de todos los mdulos que conforman el sistema de salud. Niveles de seguridad definibles. Manejo de terceros. Principales informes: Balance y PyG
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Mayor y Balances Libros auxiliares Libro de cuenta y razn. Generacin de certificados de retencin en la fuente Reportes fiscales (resolucin 1076) Estados financieros comparativos Manejo de reportes definidos por el usuario totalmente flexible.
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3.4. FINANCIERO- Tesorera- Cuentas por Cobrar, pagar, caja y bancos.
Objetivos Que permita una administracin eficiente de toda la informacin financiera de la empresa. (Cuentas por Cobrar, pagar, caja y bancos.) Que brinde consultas de informacin giles sobre la informacin almacenada en el sistema.
Alcances Manejo de bancos y caja. Facturacin de servicios Generacin automtica de cuotas de pago y/o cobro segn sea el compromiso Mltiple definicin de compromisos, un compromiso puede ser de CxP y a su vez definirse a diferentes grupos (Ej: obligacin financiera) y subgrupo (Ej: crditos especiales). Control de pagos a cada compromiso tanto de CxC como de CxP. Consultas de cualquier tipos de compromisos a diferentes niveles. Impresin de cheques Conciliacin bancaria Transacciones bancarias definibles. Saldos en lnea a las diferentes cuentas bancarias. Volver al programa
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AUDITORA EN ENTIDADES DE SALUD

Luis Carlos Beltrn Pardo

Planeacin Estratgica Organizacin de entidades de salud ejemplo hospitales Direccin Control

VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

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