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MATRIZ DE RIESGOS

Proceso Riesgo Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad Escenario Probabilidad Impacto Calificacin Bruta Plan de Mitigacin Plan de Operacin Probabilidad Organizar plan de capacitacin empresarial. Sensibilizacin sobre Implicaciones Penales por trfico de Drogas e Realizar programa de induccin, ilcitos (Ley 30/86), sobre Inspeccin de Contenedores, procedimiento incluyendo prevencin contra las Inaceptable 1 de Reporte de Operaciones Subestndar y Sospechosas, Incentivos drogas. definidos por la Gerencia para este tipo de Informacin Suministrada. Adelantar pruebas sobre consumo de drogas y alcohol para el ingreso y aleatoriamente. Visitas peridicas a las Instalaciones de los Asociados de negocio, en dnde se validen los procesos o se haga una confrontacin de la operacin realizada por el asociado frente al contrato. Formalizacin de Acuerdos de Seguridad con Asociados No BASC. Diligenciamiento del Inaceptable SIPLA con base en la circular 170 de la DIAN, dnde se validan los datos de conocimiento del cliente/ Verificacin en Lista Clinton, exigencia, revisin y anlisis de Certificados de Cmara de Comercio, Estados Financieros y Certificaciones Comerciales. 1) Contar con una Base de datos de personal Stand By, que previamente se le haya realizado proceso de seleccin. 2) Trabajar en la consolidacin Inaceptable de una Flota Fija a travs de la fidelizacin de los conductores, por intermedio de campaas de incentivos y cumplimiento en los pagos oportunos de fletes. Planes de Sensibilizacin sobre las Implicaciones de No reportar sobre las diferencias de mercancas encontradas en el reconocimiento fsico./ Procedimiento para el manejo de mercanca sobrante o faltante./ Comits de Control y Auditoria. Ante la imposibilidad de revisar las mercancas en los patios de las instalaciones portuarias, se recibe por peso y verificacin de sellos. Estricto cumplimiento de los procedimientos definidos para Seleccin de Clientes. Reportes a la UIAF por transacciones superiores a $10 Millones de pesos y por 1 Operaciones Sospechosas, con una frecuencia mensual para los casos positivos y trimestral para los casos negativos. Desarrollo del Procedimiento de Seleccin y Contratacin para Personal Stand By. Campaas de Fidelizacin de 1 Conductores. Promociones e Incentivos para los conductores sobresalientes.

Versin 6. 13.03.12

Impacto

Calificacin Residual

Gestin Operativa

Zona de Influencia de nuestras operaciones Contaminacin de (Puertos martimos, la Carga con empresas exportadoras e drogas. importadoras, vas nacionales)

Actos malintencionados de camuflar drogas en los Contenedores, con destino a mercados internacionales.

Alta

40

Catastrfico

120

Baja

40

Catastofrico

40

Grave

Gestin Operativa

Zona de Influencia de nuestras operaciones Contaminacin de (Puertos martimos, la Carga (Droga, empresas exportadoras e dlares, armas etc) importadoras, vas nacionales)

Prestacin de Servicios de Transporte Terrrestre de Carga a personas naturales o juridicas inexistentes, de fachada, con fines inescrupulosos cmo Lavado de Activos.

Media

40

Catastrfico

80

Baja

40

Catastrfico

40

Grave

RR HH

Urgencia en la contratacin Contratacin de personal Narcotrfico, Hurto por servicios o el inters por con antecedentes judiciales y otros delitos cumplir contractualmente o con tendencias delictivas con el cliente

Alta

40

Catastrfico

120

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Gestin Operativa

Contrabando, Prdidas Financieras.

Sanciones, Prdida de Imagen, Prdidas Financieras por faltantes no reportados al cliente antes del despacho.

No reportar sobre los excesos o las diferencias de mercancias que se despachan. Normalmente se recibe contenedor cerrado y sellado en los puertos.

Media

20

Severo

40

Grave

Desarrollo de Capacitacin y Planes de Sensibilizacin/ Cumplimiento Estricto 1 del Procedimiento para el manejo de mercanca sobrante o faltante.

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Gestin Operativa

Sanciones, Prdida de Imagen, Prdidas Deterioro de Good Financieras por faltantes no Will e Imagen reportados al cliente antes del despacho.

No reportar a la DIAN o a las autoridades competentes las operaciones sospechosas que detecten en el ejercicio de su actividad, relacionadas con la evasion, contrabando, lavado de activos

Media

20

Severo

40

Grave

Planes de Sensibilizacin sobre las Implicaciones de No reportar a la DIAN o las autoridades competentes, las operaciones sospechosas que detecten en el ejercicio de su actividad, relacionadas con la evasin, contrabando, lavado de activos e infracciones cambiarias/ Procedimiento de Reporte de Operaciones Subestandar y Sospechosas.

Desarrollo de Capacitacin y Planes de Sensibilizacin/ Cumplimiento Estricto del Procedimiento de Reporte de Operaciones Subestndar y Sospechosas

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Gestin Operativa

Suspensin y/o Sanciones, Cancelacin de la Imagen, Habilitacin para Financieras transporte de DTA

Prdida de Manipulacin reiterada de Perdidas Carga Transportada bajo la modalidad de DTA.

Media

20

Severo

40

Grave

Desarrollo de Capacitacin y Planes de Sensibilizacin/ Cumplimiento del Procedimientos de Reporte de Operaciones Subestndar y Sospechosas/ Procedimiento de Reporte de Procedimiento para el Uso de Sellos Relcor/ Comits de Control y Operaciones Subestndar y 1 Auditoria Sospechosas/ Cumplimiento del Procedimiento para el Uso de Sellos ISO PAS 17712

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Documento vlido impreso hasta:2/11/2014

Proceso

Riesgo

Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad

Escenario

Probabilidad

Impacto

Calificacin Bruta

Plan de Mitigacin

Plan de Operacin Previo anlisis del Jefe Operativo relacionado con el valor del dao, informar sobre la novedad presentada al cliente y aseguradora. (En caso de aplicar) Si interviene la aseguradora sta le responde al cliente y el Jefe Operativo monitorear la restitucin del dao, presentando la documentacin de soporte. Caso contrario la empresa procede a restituir el dao al cliente, cuando no se pueda aplicar el cumplimiento de la pliza.

Probabilidad

Impacto

Calificacin Residual

Gestin Operativa

Daos a la propiedad del cliente

Dao a la Carga

Mercanca recibida en mal estado, robo total o parcial de la Mercanca

Media

20

Severo

40

Grave

1. Capacitar al personal en cuanto a los manejos, usos y preservacin de los bienes y propiedad del cliente. 2. Implementacion del plan de respuesta a incidentes. 3. Constitucin de pliza de seguros que permita asegurar al cliente su mercanca y el respaldo ante la ocurrencia deun evento de dao a la mercanca o prdida parcial o total. 4. Considerar el valor de la mercanca para establecer si es de alto riesgo, con el fin de requerir la escolta motorizada a una empresa especializada, as como la exigencia de GPS en los vehculos.

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Gestin Operativa

Accidentes de Trnsito

Lesiones Personales / Muerte

Accidentes de Trnsito acontecidos en los diferentes trayectos del Tractocamin o dentro de las instalaciones del cliente

Media

20

Severo

40

Grave

Sensibilizacin sobre Prevencin y Reporte de Condiciones Peligrosas/Pruebas aleatorias sobre consumo de Alcohol y Drogas/ Plizas de Responsabilidad Civil Contractual y Extracontractual/ Suministro de Elementos de Proteccin Personal. Coordinacin con los clientes para evitar demoras excesivas en el cargue, lo que implica fatiga en el conductor especialmente si inicia desplazamiento al trmino del cargue. Concientizar a los conductores sobre el cumplimiento de los planes de ruta,.

Solicitudes a la ARP sobre Charlas y Talleres de Prevencin y Reporte de Condiciones Peligrosas/ Programar Pruebas Aleatorias de Alcohol y 1 Drogas/ Verificacin de la Existencia de Plizas Vigentes / Estricto seguimiento sobre el uso obligatorio de los elementos de seguridad

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Gestin Operativa

Lavado de activos mediante el servicio ofrecido por la empresa de transporte de carga terrestre (SIPLAFT)

Afectacin a la integridad de los conductores y funcionarios de la empresa. Afectacin a la imagen de la empresa.

El servicio brindado de transporte de carga, puede utilizarse para traslado de armamento, sumas elevadas de dinero en efectivo, drogas ilcitas, delincuentes en caletas.

Media

20

Severo

40

Grave

Implementar las medidas para detectar oportunamente, las actividades delictivas de posible clientes, que tengan nexos con el lavado de activos, narcotrfico o terrorismo. Adelantar la verificacin de antecedentes de los conductores y propietarios de los vehculos. Capacitacin a los conductores sobre la violacin a la Ley 30/86, circular 170 de la DIAN y circular 000011 de SIPLAFT.

Verificacin permanente de la conducta de los conductores. Inspeccin peridica a las actividades 1 de los conductores y propietarios. Entrega de gua al conductor donde se contemplen medidas preventivas contra el narcotrfico y delitos conexos

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Gestin Operativa

Lavado de activos, como riesgo dentro de la ampliacin del volmen de servicios (SIPLAFT)

Afectacin a la integridad de los conductores y funcionarios de la empresa. Afectacin a la imagen de la empresa.

Ante la contratacin de flota tercerizada a travs de intermediarios (comisionistas, agentes, agente de marca, etc), la empresa pierde el control sobre el producto e incluso los vehculos para uso y posicionamiento.

Media

20

Severo

40

Grave

La empresa debe adelantar el procedimiento para la seleccinde proveedores de servicio de transporte de carga terrestre. Tener en cuenta que los lavadores puede establecer empresas de fachada, por lo cual se debe consultar con base de datos de las autoridades, experiencia en el sector, actividad econmica. Considerar el riesgo que se presenta en la contratacin de terceros para el transporte de lquidos, lo cual usualmente se hace mediante intermediarios. Cumplir con lo dispuesto en la Circular 000011, de la Superintendencia de Puertos y Transporte sobre el SIPLAFT.

Programar auditoria anual de seguimiento a los proveedores de servicio de transporte de carga. Se debe mantener el control de los vehculos por parte de Trfico, requiriendo incluso la clave para el seguimiento satelital.

Media

20

Severo

40

Grave

Documento vlido impreso hasta:2/11/2014

Proceso

Riesgo

Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad

Escenario

Probabilidad

Impacto

Calificacin Bruta

Plan de Mitigacin

Plan de Operacin

Probabilidad

Impacto

Calificacin Residual

Compras

Afectacin del Servicio al Cliente

Incumplimiento de Estndares de Seguridad y Calidad por parte de los proveedores y Contratistas

Contratacin con Asociados de Negocios Crticos ( Proveedores No BASC).

Media

20

Severo

40

Grave

Formalizacin de Acuerdos de Seguridad con Asociados No BASC. / Cartas declarando el cumplimiento de parmetros de seguridad y proteccin. / Visitas peridicas a las Instalaciones de los Asociados de negocio, en dnde se validen los procesos o se haga una confrontacin de la operacin realizada por el asociado frente al contrato. / Verificacin en Lista Clinton, exigencia, revisin y anlisis de Certificados de Cmara de Comercio, Estados Financieros y Certificaciones Comerciales/ Comits de Control y Auditoria.

Visitas de campo a los Asociados de Negocios enfocada al acompaamiento en la implementacin de los Estandares mnimos de Seguridad, que garanticen al beneficiario del servicio o adquirente del bien, un servicio transparente, mitigando los riesgos inherentes de la operacin.

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Infraestructura Incendio

Prdidas Humanas, Incendio por corto circuito Materiales y de de las reas locativas. documentacin Fsica

Media

40

Catastrfico

80

Solicitudes a la ARP sobre Charlas y Talleres de Planes de Prevencin y Divulgacin de Planes de Prevencin y Emergencias, Primeros Auxilios/ Emergencias, Primeros Auxilios, Planos Inaceptable Planos de Evacuacin/ Lista de Telfonos de Emergencia/ Plizas de de Evacuacin/ Contar con una Lista de 1 Seguro rpida consulta de Telfonos de Emergencia /Verificacin de la Existencia de Plizas Vigentes Reubicacin del Circuito Cerrado de Televisin/ Inversin en disco duro de mayor capacidad de almacenamiento y 1 en tecnologa IP/ Planes de Back Up/ Verificacin de la Existencia de Plizas Vigentes

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Infraestructura Intrusin

Intrusin en las Oficinas/ Intrusin (falla en la barrera Robo de Equipos, Repuestos de seguridad perimetrica)

Media

20

Severo

40

Grave

Inspecciones peridicas de las Barreras Perimtricas/ Revisin Peridica del Sistema de Circuito Cerrado de Televisin CCT/ Alarmas/ Sensor de Movimientos/ Plizas contra robo, consignas al personal de vigilancia privada.

Baja

20

Severo

20

Tolerable

RR HH

Sanciones

Personal sin las competencias necesarias para la ejecucion de sus actividades

Sanciones por omisin y/o desconocimiento de las normas legales (DIAN, MINTRANSPORTE) Equipos de Cmputo quemados por severas fluctuaciones elctricas/ Robo de los Equipos Afectacin de las relaciones politicas y comerciales con Venezuela y Ecuador

Media

20

Severo

40

Grave

Cumplimiento de Perfiles Definidos/ Pruebas Psicotcnicas/ Evaluaciones Trimestrales de Desempeo. Estricto Cumplimiento del Cumplimiento de la normatividad y actualizacin sobre las nuevas Procedimiento de Seleccin y 1 disposiciones legales. Contratacin Contar con el permanente apoyo del rea jurdica. Planes peridicos de Back Ups/ Almacenamientos de Back Ups en sitios Revisin de los Planes de Back Up, la diferentes a la Instalaciones de la Compaa. frecuencia con que se realizan, dnde 1 Plan de capacitacin organizado por infraestructura. se almacenan las copias Permitir solo instalacin de software autorizados. Planes de Mercado y Expansin, Consecucin de nuevos clientes. Considerar el pago de fletes en forma oportuna. Desarrollo de Planes de Consecucin de Nuevos Clientes y apertura de nuevas 3 Unidades de Negocio

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Inexistencia de Back ups Prdida de la recientes de Informacin del Infraestructura Informacin del sistema y de los equipos de sistema computo en general Gestin Comercial Prdida de Clientes, Crisis entre paises vecinos disminucin en las operaciones

Media

20

Severo

40

Grave

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Alta

20

Severo

60

Grave

Alta

Leve

15

Tolerable

Gestin Comercial

Prdida de Campaas de Desprestigio Clientes, de la Competencia, Prdida disminucin en las de Contratos, de Clientes y operaciones licitaciones,

Comentarios malintencionados de la competencia, Quejas consecutivas por mal servicio, Incertidumbres en renovaciones de contratos

Media

20

Severo

40

Grave

Ejecucin de Planes de Visitas de Mantenimiento de Clientes, Programa de Atencin de Quejas y Reclamos/ Visitas periodicas de Retroalimentacin de Quejas y 1 Mantenimiento de Clientes/ Atenciones al Cliente/ Reclamos/ Creacin del rea de Servicio al Cliente

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Documento vlido impreso hasta:2/11/2014

Proceso

Riesgo

Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad

Escenario

Probabilidad

Impacto

Calificacin Bruta

Plan de Mitigacin 1) Custodia de Chequeras en Cajas Fuertes debidamente empotradas. 2) Arqueos periodicos de Chequeras fisicas versus Cheques habilitados en el sistema. 2.1) Revisar que el primer cheque fisico de la chequera coincida sin excepcin con el ultimo consecutivo automtico disponible que reporta el Sistema Contable. 2.2.) Revisar uno a uno el 100% de los cheques fisicos, con el fin de asegurarse de que no se presentan faltantes segn los consecutivos. 2.3.) Asegurarse que el ultimo Cheque Fisico de la Chequera activa coincida sin excepcin con el ultimo consecutivo del rango de cheques habilitados en el sistema. 3) Entrega diaria de cheques al responsable de su elaboracin mediante una relacin firmada. El restante de cheques que no se usarn en el dia a da, mantenerse custodiados en la Caja Fuerte. 4) Solicitud al final del dia de los cheques que no se usaron, previa validacin en el reporte inicial de entrega. 5) La clave de la Caja Fuerte debe ser manejada sin excepcin por una sla persona. 6) Manejar Claves con los bancos para la confirmacin de cheques. 7.) La clave de confirmacin de cheques debe ser manejada sin excepcin por una sla persona. 8) Acceso restringido al rea de tesorera. 9) Monitoreo diario por internet de los movimientos bancarios por parte de Tesorera/ 9) Reportes diarios a la Gerencia/ 10) Elaboracin de Conciliaciones Bancarias. 11) Revisin de las Conciliaciones por una persona diferente a quien las elabora.

Plan de Operacin

Probabilidad

Impacto

Calificacin Residual

Compras

Prdidas Financieras

Robo

Robo de Cheques/ Falsificacin de Firmas/Suplantacin de Identidad para Confirmacin de Cheques.

Alta

20

Severo

80

Grave

Control permanente sobre el rea de tesorera. Investigacin certera sobre eventos de prdida de cheques presentada. 3 Prueba de poligrafa temporalmente al personal de manejo administrativo y financiero.

Alta

20

Severo

60

Grave

Compras

Prdidas Financieras Prdidas Financieras

Robo

Robo a Cuentas Bancarias por Medio Electrnico Suplantacin Autorizadas de Firmas

Media

20

Severo

40

Grave

Monitoreo diario por internet de los movimientos bancarios por parte de Comit diario de Tesorera Tesorera/ Reportes diarios a la Gerencia/ Manual de Firmas Autorizadas, disponible para personal responsable del Elaboracin y/o Actualizacin registro contable, revisin de documentos, aprobacin / Control de Manual de Firmas y Sellos Sellos del

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Compras

Robo

Media

20

Severo

40

Grave

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Compras

Prdidas Financieras

Robo

Suplantacin de Identidad para confirmacin de cheques

Media

20

Severo

40

Grave

Manejo de claves con el banco exclusivas para la persona avalada para la Revisar Copias de Correspondencia confirmacin de Cheques. Expedicin al Banco de Cartas con los datos remitida al Banco./ Enviar Cartas a las 1 contacto de las personas avaladas para confirmacin de Cheques. Entidades Financieras Limitar el manejo de efectivo exclusivamente para Caja Menor/ Limitar al mximo el manejo de Consecucin de Convenios de Crdito con Proveedores, Aceptacin de 1 efectivo pagos de contado con Cheque y/o Transferencia Monitoreo sobre las actividades realizadas del exempleado/ dnde se emple, a que se dedica. Establecer procedimiento de retiro del personal. Pago de cesantas e indeminizaciones en caso de retiro injustificado.

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Compras

Prdidas Financieras

Manejo Inadeacuado Dineros en Efectivo Empleados con resentimiento haca la empresa/ Campaas de Desprestigio, Sabotaje contra la organizacin

de

Desviacin de Fondos

Media

20

Severo

40

Grave

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

RR HH

Despido o retiro involuntario del personal

Retiro de empleados conflictivos/ Retiros Injustificados

Media

20

Severo

40

Grave

Indagaciones sobre las acciones del exempleado

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Gestin Operativa

Atentados

Atentados contra los empleados, socios y contratistas o contra las Instalaciones de Compaa

Extorsiones a Socios y/o Empleados / Panfletos amenazantes

Media

20

Severo

40

Grave

Participacin en Comits de Seguridad/ Frentes de Seguridad Local/ Convenios con Fuerzas Militares, Policia

Participacin activa en Comits de Seguridad, Frentes de Seguridad Local

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Documento vlido impreso hasta:2/11/2014

Proceso

Riesgo

Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad

Escenario

Probabilidad

Impacto

Calificacin Bruta

Plan de Mitigacin 1) Verificacin de antecedentes del conductor, propietario y vehiculo con la Dijin y Colfecar. 2) Verificacin en el SIMIT para revisar si el conductor presenta multas. 3) Si la carga excede de 60 Millones de pesos, la carga debe llevar escolta de cabina o vehicular y el aval de Presidencia. 4)Trabajar en la fidelizacin de la Flota Fija . 5) Los viajes superiores a 100 Millones deben ser entregados a conductores de confianza y con historiales positivos de carga para la empresa. 6) Hacer acuerdos con los propietarios de la Flota Fija, para la celebracin de acuerdos de comodato para el alquiler de GPS, que minimizen el riesgo de robo y permitan tener un control de la trazabilidad de la operacin. 7) Estricto cumplimiento de los reportes en los puestos de control definidos por Destino Seguro 8) Verificacin de las condiciones de seguridad que ofrecen los parqueaderos a nivel nacional con los que trabaja la compaa. 9) Estricto cumplimiento sobre la disposicin de pernoctar en los parqueaderos definidos por la compaa, previo estudio de la seguridad que proporcionan. 8) Solo se utilizarn vehculos y conductores nuevos, siempre y cuando sean AUTORIZADOS por la presidencia y se les haya realizado el respectivo estudio de seguridad.

Plan de Operacin

Probabilidad

Impacto

Calificacin Residual

Gestin Operativa

Afectacin Econmica

Afectacin econmica por robo de Vehculos y /o Carga del Cliente, costos de deducibles de plizas, costos incurridos en capacitaciones Robo de Vehculos y/o carga a nivel nacional, del cliente sensibilizaciones y revisiones de procesos, costos juridicos del proceso, incrementos del costo de la prima de la aseguradora, perdida de confianza del cliente.

Alta

20

Severo

60

Grave

Estricto Cumplimiento de las Politicas de la Presidencia, en cuanto a Despacho de Vehiculos y previa verificacin de antecedentes. Acuerdo con la aseguradora, para reclasificar la carga y evolucin de las 1 acciones tomadas para el oportuno pago de siniestros. Al materializarse el hecho, debe conducirse una investigacin formal con resultados evidenciables.

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Infraestructura Sustraccin

Sustraccin de informacin Sustraccin Indebida de critica de la Organizacin Informacin Confidencial Presentacin de Suplantacin de Identidad documentos falsos o ante el cliente con fines contrasea de los mismos, inescrupulosos para cometer un ilcito Robo de la carga).

Alta

20

Severo

60

Grave

Claves y cdigos de Acceso a los Sistemas/ Informacin Fsica NO disponible a terceros /

Condicionar al sistema para que mensualmente obligue al usuario a cambiar su contrasea de acceso

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Gestin Operativa

Suplantacin Identidad

de

Alta

20

Severo

60

Grave

RR HH

Comportamientos Comportamientos inadecuados de Alteracin de las relaciones Inadecuados de los empleados dentro con el cliente empleados con el personal y fuera de la contacto del cliente. empresa

Alta

10

Moderado

30

Grave

Estricto Cumplimiento del Control de la entrega, reposicin y disposicin final de los Uniformes, Procedimiento de Entrega, Reposicin Carnets. y Disposicin Final de Uniformes y 1 Exigencia de documentos originales para verificacin con las entidades Carnets. (CIFIN, DEFENCARGA, DESTINO SEGURO, SIJIN) Control de Trfico sin excepcin. Ejecucin de Planes de Visitas de Evaluaciones Peridicas de Desempeo/ Programa de Atencin de Mantenimiento de Clientes, Quejas y Reclamos/ Visitas periodicas de Mantenimiento de Clientes/ Retroalimentacin de Quejas y 1 Atenciones al Cliente/ Reclamos, Retroalimentacin de Evaluaciones de Desempeo Revisar que en cumplimiento de las disposiciones del SIPLAFT, la empresa establezca herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas. Adelantar estudio de seguridad y verificacin de antecedentes de los propietarios y conductores de vehculos carrotanque, consultando SIMIT, Colfecar, SIJIN, etc. Verificacin en la Lista Clinton sobre antecedentes de las empresas proveedoras de trasnporte. Elaborar acta con el nombramiento del Oficial de Cumplimiento. Incluir en el plan de capacitacin e induccin, el tema de SIPLAFT. Seleccin y contratacin de proveedores crticos (flota de hidrocarburos). Actualizar la matriz de riesgos de SERVITRANSA, intengrando el lavado 2 de activos y financiacin del terrorismo. Revisin de la poltica de SERVITRANSA para incluir el lavado de activos y financiacin de terrorismo.

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Gestin Operativa

Contratacin de empresas que presenten riesgo sobre lavado de activos (SIPLAFT)

Ante la necesidad de cumplir con los clientes, se Contratacin sin verificacin present la contratacin de de antecedentes de los proveedores de transporte proveedores de carga terrestre (Lquidos), sin la verificacin de antecedentes.

Alta

20

Severo

60

Grave

Media

10

Moderado

20

Grave

Compras

Acuerdos verbales con Manejo de cambistas para el apoyo con elevadas sumas de dinero en efectivo, dinero en efectivo generando riesgo de atraco (SIPLAFT) a los funcionarios

Dinero que debe tramitarse en efectivo para la cancelacin de anticipos a los conductores

Alta

10

Moderado

30

Grave

Requerir a los proveedores del servicio de cambistas, el manejo adecuado de medidas de seguridad para evitar situaciones potenciales de atraco o su materializacin. La empresa debe considerar alternativas para el caso de que por iliquidez, demora en la cancelacin, etc., se deba recurrir a otra fuente de apoyo para estos cambios. Incluir en el manual de seguridad BASC, los temas de SIPLAFT

Adelantar los reportes trimestrales ante la UIAF, sobre actividades sospechosas. 2 Considerar la cifra de $30 millones, cancelados a un mismo proveedor en el trimestre, para incluirla en el reporte.

Media

10

Moderado

20

Grave

Documento vlido impreso hasta:2/11/2014

Proceso

Riesgo

Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad

Escenario

Probabilidad

Impacto

Calificacin Bruta

Plan de Mitigacin

Plan de Operacin

Probabilidad

Impacto

Calificacin Residual

Gestin Operativa

Lavado de activos mediante operaciones de Contrabando de mercancas contrabando de mercancas (SIPLAFT)

Se ha presentado en forma reciente el caso de decomiso de contrabando de licor por parte de las autoridades, en carrotanque, de otra empresa.

Media

10

Moderado

20

Tolerable

Ante el riesgo permanente de ser utilizada la empresa por la delincuencia para el lavado de activos, se deben implementar controles en forma contnua y dinmica. Se requiere la realizacin de inspeccin aleatoria a los vehculos vacos, Atender los lineamientos trazados por por parte de los funcionarios responsables del control de tanques. 1 la circular No.000011, sobre SIPLAFT. Considerar que las autoridades podrn inspeccionar los vehculos cisterna para evidenciar su condicin de vaco. Ver la opcin de uso de presintos para los tanques vacos. Se debe brindar urgente atencin a los casos en que se presente un remanente de gasolina o que por falla en el descargue haya quedado un depsito en el fondo del tanque, para evitar su prdida o destinacin a la 2 venta ilegal. Tener en cuenta que cada vez que se presenta un trasiego, se puede generar un riesgo de prdida de producto. Riesgo de explosin o incendio del poducto. Emitir instrucciones a la parte operativa, para permitir que Trfico adelante siempre la verificacin de 1 antecedentes de los conductores.

Baja

Leve

Aceptable

Gestin Operativa

Accin de las bandas Hurto de producto dedicadas a la fabricacin de transportado por drogas ilcitas, para destinar SERVITRANSA la gasolina a los laboratorios

Se presenta el caso de combustible remanente por fallas en el descargue o el trasiego ante dao en las cortinas del tanque y vlvulas. Los vehculos transitan por rutas crticas dando opcin al robo de producto.

Alta

Leve

15

Tolerable

Se debe tener control y conocimiento por parte de la empresa de transporte de hidrocarburos, sobre el destinatario final del producto y la utilizacin por parte del comprador. Tener en cuenta que los clientes pueden requerir el Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Estupefacientes, expedido por la Direccin Nacional de estupefacientes., con lo cual las autoridades controlan venta, distribucin, transporte, consumo y almacenamiento de: Urea, cemento, gasolina, ACPM, a ciertos departamentos y municipios. Revisar detenidamente los antecedentes de los proveedores de vehculos para el transporte de carga terrestre, su composicin accionaria (empresas), experiencia en el sector, referencias de entidades financieras que apoyen al proveedor. Manejo acertado de la tabla de fletes por parte de operaciones de la empresa, para establecer hasta donde se realiza contratacin en trminos legales.

Media

Leve

10

Tolerable

Compras

En busca de obtener ganancias con fletes Lavado de activos Afectacin a la imagen econmicos, se puede / narcotrfico empresarial en el aspecto negociar con proveedores y (SIPLAFT) legal y en sector financiero. clientes que tienen vnculo con narcotrfico o el lavado de activos. Sancin Estatal consistente en elevadas multas o No reporte o suspensin de resolucin de extemporaneidad autorizacin para operar o falla en el como empresa de reporte. transporte de carga terrestre.

Media

10

Moderado

20

Baja

Leve

Aceptable

Gestin Operativa

Ausencia de avisos recordatorios y/o alarmas programadas a las reas involucradas.

Alta (Si no se cuenta con tecnologa de control pues se limita a la 20 memoria o control del personal de Turno)

Severo

60

Grave

Desarrollo Informtico y Tecnolgico de Alarmas/Avisos de las fechas de vencimiento. Nombramiento del Oficial de Cumplimiento con las responsabilidades acorde con lo establecido en la circular 000011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

Desarrollo y adecuacin de los Medios Tecnolgicos. Cumplimiento de los reportes 1 trimestrales a la UIAF, as como el reporte de actividades sospechosas

Baja

20

Grave

20

Tolerable

Documento vlido impreso hasta:2/11/2014

PROBABILIDAD VALOR FRECUENCIA DESCRIPCIN 1) El evento de riesgo podra ocurrir en algn momento, pero es improbable. recibido 1 Baja bajo amenazas crebles. muy 3) 2) No se han Puede 4) haber 5 Leve Las VALOR IMPACTO

IMPACTO DESCRIPCIN 1) Lesiones menores, que requieran cierto tratamiento de primeros auxilios. 2) Prdidas financieras menores. 3) Desprestigio menor, pero sin dao a la imagen ni a la reputacin. 4) Impacto menor en las ventas a corto plazo. 5) Alguna cobertura local de los medios que es improbable que sea de inters a nivel nacional. 1) Algunas lesiones a personas requieren tratamiento mdico. 10 Moderado 2) Prdida financiera significativa. 3)

ocurrido en otras compaas similares, pero solo circunstancias especficas. condiciones para que ocurra no son favorables. 5) Es improbable que la Organizacin sea un objetivo. 1) El evento de riesgo puede ocurrir en algn momento pero generalmente solo bajo circunstancias especficas. 2) Se han recibido amenazas indirectas. 3) Le ha ocurrido a compaas similares pero bajo circunstancias especficas. 4) Las condiciones para que ocurra pueden ser favorables. 5) La organizacin podra ser un objetivo. 1) El evento de riesgo probablemente ocurrir en la mayora de las circunstancias. 2) Se ha recibido una amenaza directa, creble y/o ya ha ocurrido y/o hubiera ocurrido si no se hubiera impedido activamente varias veces con anterioridad. 3) Le ha ocurrido a compaas similares. 4) Las condiciones para que ocurra son muy favorables. 5) La organizacin es un objetivo primario. 1) Se espera que el incidente ocurra en la mayora

Media

Desprestigio moderado o dao a la imagen y reputacin que impacte a las ventas a corto plazo. 4) Posibilidad de una prdida menor de ventaja competitiva. 5) Cobertura negativa de los medios a nivel nacional. 1) Lesiones extensivas a personas. 2) Prdida financiera muy significativa. 3) gran desprestigio/ dao a la

Alta

20

Severo

reputacin que conduzca a una cada significativa en el precio de las acciones y a una prdida de ventas

significativa a mediano plazo. 4) Prdida significativa de la ventaja competitiva. 5) Cobertura negativa de medios 1) Perdidas Humanas. 2) Prdida financiera muy significativa. 3) Dao muy significativo a la imagen y reputacin que conduce a una cada sostenida del precio de acciones y una prdida de ventas significativa a largo plazo. 4) Prdida de ventaja competitiva a largo plazo. 5) Cobertura negativa muy significativa de la prensa y medios televisivos

Muy Alta

40

Catastrfico

de las circunstancias y/o est ocurriendo ahora.

CALIFICACIN (RIESGO) 5 10/20 Aceptable (A) Tolerable (T)

30/40/60

Grave ( G)

80/120/160

Inaceptable (I)

EVALUACIN DEL RIESGO PROBABILIDAD Muy Alta VALOR 4


20 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R 15 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R 10 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R 5 Zona de Aceptabilidad A

RANGOS
40 Zona de Riesgo Grave Pv, Pt, T 30 Zona de Riesgo Grave Pv, Pt, T 20 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R 10 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R 80 Zona de Riesgo Inaceptable E, Pv, Pt, 60 Zona de Riesgo Grave Pv, Pt, T 40 Zona de Riesgo Grave Pv, Pt, T 20 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R 160 Zona de Riesgo Inaceptable E, Pv, Pt, 120 Zona de Riesgo Inaceptable E, Pv, Pt, 80 Zona de Riesgo Inaceptable E, Pv, Pt, 40 Zona de Riesgo Grave Pv, Pt, T

Alta

Media

Baja

VALOR IMPACTO

10

20

40

Leve

Moderado

Severo

Catastrfico

A E T Pt Pv R

Aceptar el Riesgo Evitar el Riesgo Transferir el Riesgo Proteger la empresa Prevenir el Riesgo Retener las perdidas

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