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Administracin de una bodega

Autor: CARLOS DORIAN AAZCO BAQUERO

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Presentacin del curso

Conoce la administracin y el funcionamiento de una bodega con este curso de gestin emp gestin empresarial. Cmo se reciben los materiales en una bodega, cmo se almacenan los mismos, el plano de una bodega y su distribucin son los tems principales de este curso. Adems, conoce tambn la naturaleza de los materiales que conforman de una bodega, cmo se mueven y rotan, as como cuestiones realtivas a la compra y gestin de stocks y el control de inventarios.

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1. La empresa
CONCEPTO Es toda organizacin de propiedad pblica o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y distribuir mercancas o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propsito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los mismos. En esta definicin estn comprendidas las organizaciones de propiedad de los gobiernos centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades annimas, sociedades colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de cooperativas. Se incluyen en la misma los pequeos establecimientos industriales, pero no las industrias de artesana y domsticas independientes, las pequeas tiendas de venta al por menor ni las pequeas explotaciones agrcolas. Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia, cuando se habla de "empresa ", primeramente habr que definirla. Se hablar indistintamente de "empresa", "compaa" o "firma".

El propsito es que los dirigentes de un rea de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella. ESTRUCTURA A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa estn estrechamente relacionadas entre s. CLASIFICACION Para el fin que se persigue en este curso, las Empresas se pueden clasificar en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos: PRODUCCION

Industrias manufactureras. 3

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v v Industrias de elaboracin. Industrias extractivas.

v Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la edificacin). v Agroindustrial (en escala industrial).

SERVICIOS

Transporte

v Produccin de energa elctrica y otros servicios pblicos. v Reparacin, conservacin, limpieza y otros servicios. v Distribucin (al por mayor y grandes comercios de venta al por menor).

v Hoteles y Restaurantes. v Informacin y servicios de esparcimiento.

COMERCIAL v Compra y venta de productos o Mercadera de cualquier ndole.

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2. La funcin de bodega

IMPORTANCIA Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservacin de los materiales y productos, verificando el cumplimiento de stas disposiciones al interior de las bodegas. La utilizacin del espacio disponible implica una constante improvisacin y traslado de los artculos a lugares ms convenientes o sencillamente a otros lugares para dejar su ubicacin a nuevas recepciones. PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter general, pudiendo existir otros especficos, segn el tipo de material y caractersticas propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.

1. Recibir los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o gua de despacho del proveedor, y rechazar productos que estn deterioros o no correspondan a la compra. 2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo segn corresponda, cualquier irregularidad en la recepcin. 3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso.

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4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones elctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, prdidas, deterioros, peligros de contaminacin e incendio, etc. 1. Despachar los bienes y materiales, segn las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" otro documento interno. 2. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.

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3. Recepcin de materiales
Para la recepcin de los materiales debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados. Cuando sea necesario una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante de la compra. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor. Responsabilidad proveedores: Entregar productos en buen estado SU responsabilidad: rechazar todo aquello que no venga en perfectas condiciones

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE MATERIALES

El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean stas, materias primas, materiales, repuestos o mercaderas en general, que se relacionan con alguna de las siguientes caractersticas y normas: a) Que sean adquiridas por la empresa.

b) Que sean semielaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente. Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o clientes que no correspondan segn las normas nombradas, a menos que estn autorizadas por algn funcionario superior que se har responsable de este hecho. 1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la funcin de adquisicin deber remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artculos que van a recibir: cantidad, cdigo, calidad (especificaciones tcnicas), proveedor y fecha de recepcin. 2. Previo a la recepcin de las mercaderas, el bodeguero debe exigir la Gua de despacho del proveedor, que acompaa los artculos requeridos. Cada gua debe corresponder a una Orden de Compra. 3. El encargado de bodega chequear las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y las Guas de Despacho.Verificar que los artculos recibidos corresponden exactamente a los solicitados. 4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recibidos, el encargado de bodega procede a firmar las guas de despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la gua y archiva el original. En caso de ausencia de gua, el encargado de bodega indicar su visto bueno en el reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guas de Recepcin internas, que se adjuntan a

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original. Algunas empresas emiten Guas de Recepcin internas, que se adjuntan a las guas de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa. 5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo sealado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones z Recepcin parcial por cantidad inferior (por esto se usa Gua de Recepcin). z Recepcin parcial por rechazo (constancia en Gua de Recepcin). z Devolucin de gua y materiales proveedor, informando a su superior. 6. El encargado de la recepcin deber realizar inspeccin en aquellos envases con roturas o marcas de dao, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.

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4. Almacenamiento de materiales
No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos. El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr: z Aprovechamiento adecuado del espacio fsico. z Mayor rapidez de operacin, z Control ms expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados. Las normas que se deben tener siempre en cuenta son:

1 Para permitir que la recepcin, y la entrega de materiales sea fcil, rpida y segura, se deber disponer de un rea dotada con mesones a la entrada de bodega, que permitan efectuar la recepcin y despacho de los materiales.

2 En el almacenamiento se debe disponer de estantes y casilleros apropiados para los diferentes artculos y contar con pasillos entre las estanteras para un fcil manejo y transporte de los materiales.

3 Disponer medios de proteccin contra la contaminacin, daos y deterioros de los materiales producida por organismos vivos, como hongos, bacterias, roedores e insectos. 10

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bacterias, roedores e insectos.

4 Disponer medios de proteccin contra daos y deterioros de los materiales y contar con extintores de incendios.

5 Se debern tomar especiales precauciones en el almacenamiento y manejo de los materiales con vigencia o duracin limitada, y aquellos que se alteran por la accin de la luz, calor y humedad. 7 Apile sobre Palletes, nunca directamente sobre el suelo, evita el dao de los envases y la absorcin de la humedad de los pisos. En el suelo puede apilar materiales a granel como arena, ripio, etc.

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5. Plano de bodega y distribucin

La distribucin del rea de almacenamiento se basa generalmente en la clasificacin de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio. De acuerdo al estudio de las mercaderas y sus movimientos, indicarn cuales irn a las reas de menudeo, a la de bultos o a una combinacin de ellas. Corresponde al encargado de la bodega conocer a fondo todos los artculos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilizacin que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deber llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un mximo aprovechamiento del espacio. Es conveniente que el Jefe de bodega tenga siempre a su disposicin un Plano de bodega y distribucin, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposicin general de los pasillos, las reas de almacenamiento y sus lmites, la posicin de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc. La limitante principal a esta recomendacin, lo constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas. La distribucin de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de informacin, relativa a los materiales que se almacenarn, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para funcin, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con: CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los operarios, se han de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad:

1.-) Los productos riesgosos de contaminacin, deben transportarse en envases seguros y por ningn motivo junto a productos alimenticios. 2.-) En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse nicamente equipos y herramientas que no daen los envases. No debe haber empleo de ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases. 3.-) En caso de derrame de productos lquidos qumicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de aserrn, arena seca, alrededor de la zona, para luego

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haciendo un cerco de aserrn, arena seca, alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los qumicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrn, arena hmeda, 4.-) En ambos casos enterrar el aserrn, la arena utilizada, al menos a un metro de profundidad, lejos de cursos de aguas. 5.-) El lugar de trabajo debe contar con agua, jabn y paos limpios o de papel para ayudar a combatir las sobre exposiciones o intoxicaciones.6.-) 7.-) Utilizar guantes de goma durante la manipulacin de productos qumicos. No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.

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6. Despacho de los materiales

NORMAS GENERALES En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas: Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes de entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas. El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa. Todas las unidades de la empresa debern solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por ejemplo,Pedido de Materiales. Este formulario se confeccionar en triplicado y se debe enviar a la bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario autorizado. Recibidos los pedidos, el encargado de bodega debe verificar las firmas y timbres y, si estn correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado. La solicitud se utilizar, adems, para registrar el despacho de los artculos, debiendo indicarse en sta los materiales y las cantidades entregadas. 1. Solictante 2. Bodega despachadora 3. Departamento solicitante Los ejemplares de la solicitud deber distribuirse de la siguiente forma: Copia 1: solicitante Copia 2: bodega despachadora Copia 3: envo al departamento de compras u otro solicitante Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendr el pedido en archivo pendiente y activar la reposicin de su stock (pedir al departamento de Adquisicin o al encargado de Compras las cantidades para reponer su stock). En la carga y despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no daar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplcelas. Las Bodegas debern establecer horarios de atencin para la recepcin de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparacin de documentos, archivar documentos y poner al da el stock y formularios en general.

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REGISTROS Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribucin como la salida de ellos. En la bodega o recinto deber mantenerse un registro de toda la documentacin que sea utilizada para la entrega y recepcin de materiales, con el propsito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos, para justificar su uso, procedencia o despacho. TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS)

1.- Ordenes de Compra 2.- Notas de pedido o entregas internas 3.- Guas de despacho del proveedor 4.- Guas de devolucin 5.- Guas de ingresos

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6.- Tarjetas de registro de cada artculo (si las tuviera) 7.- Notas o solicitud de reposicin de stock. 8.- Notas o Guas de productos dados de baja. Deber mantener al da todos los registros, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relacin con la bodega, como por ejemplo:

Compras.- Para que conozcan que materiales se necesita adquirir y en que cantidad. Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volmenes disponibles en Bodega, como tambin de los productos dados de baja. Control de inventario.- Para que conozcan todos los materiales que hay en bodega
Todo material dado de baja o por mermas deber quedar registrado en los documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega. Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de una Bodega.

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7. Naturaleza de los productos

z Capacidad de la Bodega z Equipos empleados en la Bodega Respecto a los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicacin en la bodega, por lo que deben contener informacin relativa a las siguientes caractersticas:

Capacidad de las bodegas En relacin a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar: z Dimensiones de las superficies de almacenamiento. z Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura. z Ubicacin de las puertas y ventanas. z Servicios de carga y descarga. z Distancias entre estantes, tanto para la conservacin de las mercaderas, como para su proteccin contra incendios. Equipos empleados en la bodega La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de: a) b) c) d) Estanteras, Casilleros, Palletes o tableros, Cajoneras, etc.

La seleccin misma del equipo depende de la capacidad del rea de almacenamiento, de la altura hasta la que es posible llegar y los usos a que se les destine. Una clasificacin general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se detalla a continuacin:

a)

Estantes

La utilizacin de estantes permite un acceso fcil a las mercaderas y un mximo aprovechamiento del espacio cbico; en especial en el almacenamiento de artculos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros. Los estantes pueden ser rgidos y desmontables, construidos en acero o en madera. Los tipos de estantes de uso ms frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de cajonera para el almacenamiento de artculos de despacho irregular.

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Uno de estos tipos son las estanteras de tablero que se utilizan especialmente en el agrupamiento y el apilado de lotes pequeos. Por lo general son desmontables. Pueden tener entrada por uno o varios costados. En general, se construyen con fondos y estantes ajustables para permitir su adaptacin al alto de la carga. Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad. Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar partidas de diferentes tipos.

b)

Tableros

Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por unidad de carga, con el objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. Tambin son conocidos como palletes. Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinacin de ambos. Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por unidad de carga, con el objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. Tambin son conocidos como palletes. Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinacin de ambos. La utilizacin de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran numero de bultos y artculos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser manejado por un operario. Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribucin de la bodega implica un aprovechamiento racional y prctico del espacio. Las dificultades que se le presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de l, debiendo considerarse como objetivo primordial de la distribucin de bodegas, El mximo y mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una proteccin adecuada y una atencin expedita de los

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control efectivo, una proteccin adecuada y una atencin expedita de los materiales. Factores que son necesarios analizar para la determinacin del espacio, son los siguientes: Naturaleza Las condiciones del almacenamiento varan segn esta caracterstica del material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente. Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los ms expuestos a robos. Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse separados entre s y de los otros materiales. Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la accin de algunos agentes atmosfricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartn. Volumen, peso y forma Los materiales se diferencian entre si en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas caractersticas, al planearse un almacenamiento racional. As, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor volumen y adems son pesados. Con aquellos bultos que sean frgiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten daados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento. Actividad o movimiento de los artculos Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodega, debiendo almacenarse en reas de fcil acceso, en donde se les pueda manejar rpida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares mas apartados o donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad. Respecto de esta caracterstica hay que distinguir dos aspectos.

Primero: se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a considerar que un lugar demasiado amplio en relacin con la cantidad que normalmente se depositar, no solo representa un desperdicio de espacio sino que tambin de tiempo y esfuerzo. 19

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Segundo: se refiere a la cantidad y tamao de los elementos a alma-cenar. En este caso, la dificultad en la distribucin de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamao de ellos; tenindose que cantidades grandes de bultos uniformes son fciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeas de bultos distintos, requieren un planeamiento mas especializado.

Lotes pequeos deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos. Cuando se almacenan mercaderas en cantidades inferiores a bultos estndares de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajoneras especiales. Si es corriente este caso, habra que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribucin general de bodega Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso. z Caractersticas relativas a tamao, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo, etc. z Normas para espaciamiento, pasillos, reas de carga y descarga. z Limitaciones fsicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.) z Formas y dimensiones de las superficies en relacin con los tipos de materiales a almacenar. z Situacin con respecto a los equipos de manejo. z Planes de aumento de la produccin o cambio en los planes de venta. z Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales). z Cargas admisibles de los pisos y su ubicacin. z Altura de las Bodegas. z Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial. En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribucin flexible, con un planeamiento dinmico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique.

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8. Movimiento de los materiales

Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las mayores posibilidades de:

Reduccin de gastos. Aumento de la eficiencia de las operaciones. Disminucin de la posibilidad de deterioros de los materiales en el transporte. Ahorro de mano de obra. Disminucin de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo. Reduccin de prdidas por ausentismo. Otros
En atencin a los mltiples y variados problemas que presenta la manipulacin de los materiales y que afectan a la eficiencia y economa de la bodega y al servicio que sta presta, es necesario examinar algunos factores re-lativos al manejo, tales como: z Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminndolos o combinndolos, z Mecanizacin mxima de los movimientos, z Recorrido mnimo de los materiales, z Empleo de equipos estndares, que han probado su eficacia, z Necesidad de montacargas, Gras Horquillas, etc. z Capacidad de los aparatos de manipulacin (unidades por hora que puedan manejar), z Caractersticas del material a transportar:

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z Cantidad de materiales, z Frecuencia de movimientos, z Largo de la ruta, z Direccin de los desplazamientos, z Limitaciones : z Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren), z Ancho de pasillos, z Clases de equipos aptos para mover los materiales, z Conservacin y reparacin de los aparatos. La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa deber contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto al movimiento de productos y capacidad financiera.

Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay que manejar. Sin embargo, para facilitar la seleccin de ellos, se han dividido en cuatro clases principales que son:

1 .- Transportadores 2 .- Gruas, horquillas, 3 .- Vehculos industriales (como puentes gras, gras de alto tonelaje, camiones gras) 4 .-Equipo colocador y trasbordador.
SISTEMAS DE UBICACIN Una vez verificado el material, el siguiente paso es decidir el lugar donde lo vamos a colocar dentro de la bodega, Este lugar depender del plano y distribucin que se haya elegido, siendo los ms empleados los siguientes; 1.- Almacenamiento Ordenado.- Es aquel que otorga un nico lugar para cada producto, por lo tanto, se trata de establecer los espacios adecuados de tal forma que en las ubicaciones no puedan colocarse ms que materiales de una misma referencia. Este sistema presenta la ventaja fundamental de que las reglas para localizar y manipular los materiales, as como el control y el recuento se simplifica de gran manera. Es adems el nico medio a utilizar cuando existen materiales que por su naturaleza perecedera o peligrosa, o bien por su excesivo tamao peso o volumen requieran de sitios especficos en la bodega. Su principal desventaja es que se desaprovecha mucho espacio, al no poder emplear los espacios libres asignados a un producto para colocar otra mercadera distinta. Este problema disminuye si existe flexibilidad en las

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asignaciones de espacios, de tal modo que las zonas aumenten o disminuyan segn las fluctuaciones de la demanda de los productos. 2.- Almacenamiento desordenado o aleatorio.- Consiste en colocar los materiales en los lugares que quedan libres, a medida que van llegando, sin que exista ningn lugar predefinido para cada referencia. En este tipo de almacenamiento las ubicaciones deben tener dimensiones estndar para en cualquier momento poder ser ocupadas con cualquiera de los productos que pueda recibir la bodega. El almacenamiento aleatorio aprovecha mejor el espacio, pero dificulta la localizacin de los materiales. 3.- Almacenamiento a granel.- Se trata del almacenamiento de productos sueltos, es decir, de aquellos que no estn estructurados en forma de unidades de carga, adems de otros productos tales como lquidos, graneles, etc. Independientemente de si el almacenaje es ordenado o desordenado, en las bodegas se emplean otros criterios para colocar los materiales de tal manera que los movimientos se reduzcan al mximo. Uno de los ms importantes es el denominado criterio ABC. ZONA DE PRODUCTOS A.- Debido a que son los productos con mayor fluctuacin, se intentarn colocar cerca de la zona de expedicin. Hay que tener en cuenta que estos productos son los menos numerosos, por lo que el espacio a dedicar en la bodega no es muy elevado. ZONA DE PRODUCTOS B.- Son un grupo numeroso en cuanto al nmero de referencias que compone, pero con un nivel de fluctuacin medio. Hay que otorgarle ubicaciones con una buena accesibilidad. ZONA DE PRODUCTOS C.- Los artculos de esta clase tienen pedidos escasos. Por lo tanto se almacenarn en zonas de accesibilidad normal y que no dificulten las operaciones habituales de la bodega. Otros movimientos de materiales.- Aparte de la recepcin y expedicin de los materiales, en una bodega se producen otro tipo de movimientos. Uno de los ms importantes son las devoluciones, dentro de este tema hay que distinguir dos tipos: DEVOLUCIONES A LOS PROVEEDORES.- Suponen la devolucin de todo o parte del envo, por no cumplir con las caractersticas deseadas. DEVOLUCIONES DE LOS USUARIOS.- Cuando un usuario no est satisfecho con el pedido que le ha sido servido, puede proceder a su devolucin. En este caso el producto vuelve a entrar a la bodega ya sea para devolver al proveedor o ya sea para dar de baja siguiendo el procedimiento respectivo. PREVENCION DE RIESGOS LABORALES En una bodega se producen muchos movimientos de cargas, para los cuales se emplean todo tipo de maquinarias, esto supone que las probabilidades que se puedan producir accidentes son muy elevadas. Por este motivo se insiste en el conocimiento de los riesgos que se pueden producir y sus posibles medidas preventivas. USO DE MONTACARGAS A.- RIESGOS.- Mal estibado de las cargas en la circulacin

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Por golpes contra las estanteras Por golpes contra materiales almacenados Ruptura de estanteras y palletes por exceso de carga B.- MEDIDAS DE PROTECCION.-. Adaptar las cargas, evitar sacudidas . Disponer de tejadillo de proteccin . Proteger las estanteras y zonas de almacenamiento con defensas adecuadas CAIDA DEL OPERADOR A.- RIESGOS.- En acceso o abandono del montacargas Inclinacin del operador en marcha B.- MEDIDAS DE PROTECCION.-. Estribo correcto, antiderrapante .Evitar marchas forzadas VUELCO DEL MONTACARGAS A.- RIESGOS.- Por exceso de carga Por velocidad inadecuada Por circulacin cerca de los desniveles B.- MEDIDAS DE PROTECCION.-. Utilizacin de montacargas adecuadas a la carga a levantar . Evitar los cambios de direccin bruscos y los virajes en radios pequeos a mucha velocidad . Verificar la posicin de los palletes de carga . No circular con carga elevada Normas de apilamiento Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el almacenamiento y traslado de materiales, mercaderas y productos.

Apilamiento de caja Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los almacenes como en los vehculos de transporte

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En el apilamiento se pueden utilizar diferentes tcnicas: Empleo de esquineros y verticales Empleo de envoltorios o recubrimientos plsticos Tipos de palletes Existen diferentes tipos de palletes, entre los que se encuentran: Pallete simple:

Pallete de doble entrada:

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9. Rotacin de materiales
La rotacin de productos es una norma de gran importancia y tiene relacin con la entrega o salida de los materiales desde la bodega. La rotacin est en funcin de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de productos ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento ms prximo. No deben mantenerse productos vencidos.El primero en entrar ser el primero en salir.- Esta regla tambin se aplica a los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del tiempo. Todos los productos qumicos presentan fecha de vencimiento y lote de fabricacin, pero su vida til o su calidad se ve disminuida o deteriorada si estn expuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol.

La rotacin debe ser : z Planificada anticipadamente. z Realizada de manera de evitar la formacin de saldos. z A tiempo, para evitar alcanzar el lmite de conservacin de algn producto.

Las mercaderas poseen etiquetas, timbres o cdigos que indiquen su fecha de elaboracin. Las mercaderas con una misma fecha estn almacenadas en lotes independientes de otras mercaderas con fechas diferentes.

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La no observacin de esta norma conduce a prdidas innecesarias y perfectamente evitables. El ltimo en entrar ser el primero en salir.- Contrariamente al primer mtodo ahora aplicamos que el ltimo que entra es el primero en salir. Este sistema reproduce el movimiento del stock cuando se almacena en bloque. Se conserva el precio al que entra cada bloque. Las existencias nuevas que se han introducido se anotan siempre en la ltima fila de la columna del inventario, al igual que en el mtodo anterior. Por ello salen las que anotamos en la ltima fila, si con este lote no hay suficiente, tomaremos el siguiente y as sucesivamente hasta completar el pedido. El empleo de uno u otro medio de valoracin de salidas va a dar lugar a diferencias en el valor del inventario y en el costo de ventas que se contabiliza. De esta manera, cuando existe inflacin, esto es, una subida constante en los precios a los que adquirimos, las existencias: El mtodo UEPS reconoce un valor del inventario ms bajo. Pues se considera que las ltimas entradas (las de precio superior) son las primeras que salen y por tanto, las primeras entradas (las de precio inferior) son las que quedan en bodega, dando lugar a una infravaloracin del inventario. Tambin reconoce un costo de ventas superior, pues las partidas de precio superior son las que se consideran que salen en primer lugar. Notamos que cuando aplicamos el mtodo anterior, esto es, el PEPS sucede todo lo contrario, es decir, El valor del inventario ser superior y el costo de ventas ser inferior.

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10. Las compras

Importancia La mayora de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya funcin es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la produccin. El encargado del departamento de compras es responsable de garantizar que los artculos pedidos renan los estndares de calidad establecidos por la compaa que se adquieran al precio ms bajo y se despachen a tiempo. Lo primero es saber que se va a comprar, para eso hay que verificar cada una de las Partidas y con el presupuesto lo que se necesita y de cuanto dinero se dispone, primero, tmese su tiempo en planificar. Uno de los grandes problemas que suele ocurrir en las Empresas, es la poca eficiencia en la compra de materiales. Cuando no se planifica correctamente no solo se pierde tiempo y dinero al ir a comprar varias veces, sino que al faltar materiales los trabajos no avanzan y en si toda la obra se retrasa. No olvide que muchas veces hay productos que no estn disponibles y deben encargarse, otras veces el material puede estar agotado y hay que reemplazarlo por otro similar. Consejos prcticos para el Departamento de Compras 1.- Pregunte por el sistema de despacho que tienen los negocios, muchas veces resulta ms econmico que alquilar un transporte. 2.- Antes de retirar los materiales revise que todo venga en buen estado 3.- Si no cuenta con espacios adecuados para almacenar productos inflamables de acuerdo a las exigencias del fabricante, es mejor que estos productos se los compre el da que se va a utilizar. 4.- Siempre guarde una copia de las facturas y los comprobantes de pago para tener un respaldo de sus compras. Requisicin de compra Una requisicin de compra es una solicitud escrita que usualmente se enva para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra estn generalmente impresas segn las especificaciones de cada empresa, la mayor parte de los formatos incluye: - Numero de requisicin - Nombre del departamento o persona que solicita - Cantidad de artculos solicitados - Identificacin del nmero de catlogo - Descripcin del artculo - Precio unitario - Precio total - Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados - Costo total de requisicin - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Firma autorizada.

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Orden de compra Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por una empresa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido Nmero de orden de compra Nombre y direccin del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Trminos de entrega y de pago Cantidad de artculos solicitados Nmero de catlogo Descripcin Precio unitario y total Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden - Firma autorizada El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras. Informe de Recepcin Cuando se despachan los artculos ordenados, el encargado de bodega los desempaca y los cuenta. Se revisan los artculos para tener la seguridad de que no estn daados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque. Luego emite un informe de recepcin. Este formato contiene - Nombre del proveedor - Nmero de orden de compra - Fecha en que se recibe el pedido, - Cantidad recibida - Descripcin de los artculos - Diferencia con la orden de compra (artculos daados) - Firma autorizada El original lo guarda el encargado de bodega. Las copias se envan al departamento de compras, al departamento de contabilidad y al empleado que inici la requisicin de compra, adems se adjunta una copia de los materiales ingresados. Investigacin y seleccin de proveedores Qu tan importantes son los proveedores para nuestra empresa?, Cunto de nuestra empresa pondramos o estamos poniendo en sus manos?, Qu tan seguros nos encontramos con los proveedores que se nos presentan a las puertas de nuestro negocio?, son preguntas que nos debemos hacer antes de seleccionar un

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proveedor. Cun complicado puede ser seleccionar proveedores en estos das?, el caso es que tenemos mucho de dnde elegir, pero el problema es escoger el indicado que cumpla con nuestras necesidades, sin embargo debemos considerar que el 100% de stas no sern cumplidas, ya que este porcentaje no existe en la vida real. Para solucionar lo anterior se debe obtener un nmero adecuado de proveedores, que satisfagan ciertos puntos crticos, as que lo primero, es identificar stos: Costo, si bien es un punto no menor, es importante tener cuidado ya que es engaoso, no podemos esperar un bajo costo si esto nos implica no cumplir con otros puntos crticos. Tiempo, como ya sabemos es dinero, puede jugarnos en contra o a favor. Garanta, ste es un punto que, por lo general se deja bastante de lado, si bien lo vemos en productos, tambin se puede negociar para servicios. Una garanta nos asegura que lo que estamos obteniendo es de calidad, ya que no nos vendern algo que despus ellos tendrn que cambiar o arreglar y para nuestro favor adems, en caso de falla disminuimos el tiempo (dinero), ya que no tendremos que estar buscando nuevas soluciones a nuestro antiguo problema. Contrato de soporte, si bien tenemos la garanta, no nos asegura una respuesta inmediata sobre el problema que tengamos, el contrato de soporte nos da solucin a esto. En ste debemos especificar bien cuales son los tiempos de respuesta y los tipos de falla. Bueno, lo anterior depender de lo que adquirimos, por lo cual queda a la imaginacin de ustedes. Necesidades del proyecto, estas dependen directamente de lo que estamos comprando, pero debemos ser realistas, no podemos esperar que se cumplan todas, ya que como mencionamos, el 100% no existe, solo debemos velar por las ms crticas. Los puntos anteriores deben estar en equilibrio, esto es, que nos satisfagan y den una real solucin a nuestras necesidades, no debemos dejar de lado ninguno de estos por mejorar el otro. Lo antes mencionado, es solo una gua para nosotros, nunca debemos mencionar esto al proveedor. Ahora bien, volviendo al punto de la seleccin de proveedores, la idea es realizar una apropiada seleccin antes de efectuar alguna compra, de lo contrario esto nos implicara una mala decisin, o una errnea evaluacin respecto al proveedor. La idea principal de esto es descartar proveedores de una forma efectiva, para quedarnos con un nmero fcil de manejar y que sean casi de confianza (an no podemos confiar en ellos). Como recomendacin, podemos comenzar la negociacin colocando todas las cartas (necesidades) sobre la mesa y poco a poco guiarlos hacia nuestra zona, esto nos facilitar la negociacin y vern que obtendrn buenos resultados. De esta forma nuestra evaluacin del proveedor, ser clara y fcil de realizar, as como tambin justa. Algo que nos aproxima ms a la meta, es conocer la Misin y Visin de la empresa (proveedor) y si est dentro de nuestras expectativas. El proveedor no trabaja para nosotros, sino que trabaja con nosotros, ya que es un aliado muy

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trabaja para nosotros, sino que trabaja con nosotros, ya que es un aliado muy importante dentro de nuestra empresa Aspectos importantes en los negocios con proveedores. Tambin es importante conocer la experiencia que tiene dentro de nuestra rea de trabajo, esto es, cunto conoce l sobre el negocio, cunto tiempo lleva en el mercado, con quin ha trabajado y, como dato importante, siempre conoceremos a alguien de las empresas a las que el proveedor haga referencia, es vlido y sano preguntar.

Consideremos que debemos cuidar nuestro negoci y nuestro trabajo, no lo digo solamente por un posible despido ante una mala decisin, lo digo tambin, por que si la empre si la empresa pierde todos perdemos, inclusive el proveedor. Por lo cual siempre es importante como primera aproximacin del proveedor a nuestro negocio, una carta de presentacin de la empresa, que nos de respuesta a lo antes mencionado. Bueno, tambin es de gran ayuda que nosotros le mostremos la Misin y Visin de nuestra empresa, para dar a conocer nuestros objetivos, nuestro Norte, la idea de un buen proveedor no es utilizarlo y desecharlo, sino, mantener una buena relacin de negocios en el tiempo. Otra cosa que debemos tener en consideracin, aunque es pisar terreno difcil, es evaluar al proveedor (al ejecutivo de cuenta), hasta el momento hemos hablado de la empresa proveedora, pero siempre existe una persona que representa los intereses de sta. Un mal negocio en ocasiones es por un mal negociador, es por eso que siempre la primera impresin es importante, y lo siguiente es ver cuanto inters tiene en dar solucin a nuestros problemas. Para una evaluacin de este tipo, debemos poseer una capacidad de anlisis y conocimiento de las personas, lo cual es muy difcil. Pero para facilitar este trabajo, debemos enfocarnos en lo siguiente: El proveedor debe: Saber escuchar y comprender nuestra problemtica, no podemos permitirnos gastar tiempo y esfuerzo en hacerle entender cuales son nuestras necesidades, pero para esto, debemos nosotros tener claro cuales son, de lo contrario, los malos negociadores somos nosotros. Dejar que lo guiemos hacia nuestra zona, coma ya mencionamos, la idea es que entregue solucin a nuestros puntos crticos, que busque solucin a otras cosas, no es malo, pero el tiempo es dinero. Dar respuestas claras, las respuestas ambiguas solamente causan prdida de tiempo, as como desorientacin, que nos dirige directamente a una mala decisin. Dar soluciones reales, si bien la solucin puede ser una verdadera maravilla, esta debe estar acotada por los puntos crticos. De lo contrario, no sera viable. Finalmente crear una pequea base de datos donde tendremos a nuestros proveedores, identificndolos por su mejor producto y cualidad, esto nos ayudar a seleccionarlos dependiendo de nuestras necesidades. La seleccin de proveedores no es nada ms que una metodologa ordenada y algo de conocimiento sobre las personas, una sin la otra dan resultado, pero ambas trabajando en conjunto podran dar un excelente resultado .

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11. La gestin de stocks

DEFINICION El stock de una empresa se define como el conjunto de materiales y artculos que almacena en espera de su utilizacin o venta posterior. En el caso de empresas industriales se debe mantener un stock determinado de materias primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a una elaboracin posterior, productos semiterminados y productos terminados con los que hacer frente a la demanda de sus usuarios o clientes. Cuando la empresa es solo comercial, el stock se limita a mercaderas que se almacenan para su posterior entrega o venta a clientes. OBJETIVOS Los objetivos fundamentales que se persiguen para que la gestin de stock sea lo ms eficiente posible son dos: 1 . Almacenar la menor cantidad posible de artculos, para reducir los costos derivados de tener inventarios en el almacn, se intentar reducir el nivel de stock a lo imprescindible. 2 . Evitar las rupturas de stock y satisfacer los pedidos de los usuarios o clientes. Ambos objetivos son contradictorios. Si almacenamos cantidades insuficientes de artculos, estaremos dando un nivel de servicio bajo, aunque el costo de almacenaje se mantenga en niveles mnimos. Si por el contrario, almacenamos ms de lo debido, estaremos dando un buen nivel de servicio, pero el costo de almacenaje se disparar. Por lo tanto, la gestin de stock tiene la difcil misin de encontrar el equilibrio entre estos dos objetivos. Para ello, tendr que determinar variables tales como: v El nivel de stock de cada artculo: es una variable que ir bajando cuando despachamos y subiendo cuando lleguen los pedidos de los proveedores. Se trata de fijar los distintos niveles como el mximo, de pedido y de seguridad. v Momento de emitir los pedidos: es lo que se denomina punto de pedido o nivel de stock mnimo. v Cantidad a pedir en cada lista de pedido. SISTEMAS DE REVISION

REVISION CONTINUA.- Consiste en actualizar el stock registrando de forma inmediata, despus de cada transaccin. Para ello, se suele emplear un sistema informtico en el que se registran: Entradas de mercaderas.- Aquellas transacciones que aumentan el nivel de stock de la empresa. Estas entradas sern las compras y las devoluciones de mercaderas que realizan los usuarios. Salidas de mercaderas.- Son las transacciones que disminuyen el stock de la empresa, fundamentalmente las ventas o despachos, pero tambin las devoluciones

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empresa, fundamentalmente las ventas o despachos, pero tambin las devoluciones que hacemos a los proveedores, las rupturas, los robos y las mermas. Estos sistemas permiten conocer el nivel de stock que tiene la empresa de un determinado artculo, sin necesidad de acudir a su recuento el la bodega. REVISION PERIODICA.- Es un sistema ms simple que el anterior, en este caso las entradas y salidas no se registran. Para conocer el nivel de stock de cada momento y realizar pedidos se procede a realizar recuentos de cada producto cada cierto tiempo. Este sistema slo se puede emplear cuando hay poca variedad de artculos y pocas unidades de cada artculo o referencia. El problema de este sistema es que no detecta los robos ni los errores que se pueden producir en el registro de entradas y salidas. Por ello se suelen realizar recuentos peridicos para subsanar estos errores y actualizar el stock, adems de para comprobar el estado de los artculos NIVELES Nivel Mximo.- El nivel mximo de un artculo suele alcanzarse en el momento en que un nuevo pedido llega a la bodega. En este momento, el nivel ser lo que quede en la bodega (normalmente el de seguridad), ms el lote de pedido que acaba de llegar. Nivel de seguridad.- Es el volumen de existencias que tenemos por encima del necesario para atender la demanda habitual de los usuarios. Este nivel tiene como finalidad evitar rupturas de stock en caso de que se produzcan: v Retrasos de los proveedores.- Los proveedores tienen un plazo de entrega determinado, pero si este plazo no se cumple nos podemos quedar sin existencias para atender a nuestros usuarios. v Fluctuaciones de la demanda.- La demanda de artculos no es constante, sino que sufre oscilaciones imprevistas. Si la demanda es ms alta de lo previsto, no tendremos suficientes existencias para atender.

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Como se puede apreciar en el grfico, el stock presenta un movimiento en forma de dientes de sierra. Cuando llega un pedido a la bodega, el nivel de stock del artculo llega a su nivel mximo. Este mximo ser igual al nivel crtico ms el lote de pedido. A partir de ah, ir descendiendo a medida que los usuarios van haciendo pedidos y los vamos despachando. Este descenso se ha presentado como si fuera algo continuo, en realidad es un descenso irregular y en forma de escalones, pues los usuarios no siempre solicitan las mismas cantidades y en la misma frecuencia. Cuando el stock llega al punto de pedido hacemos un nuevo pedido y ste no llega automticamente, sino que tarda un tiempo al que llamamos plazo de entrega. En el momento que llega el pedido, slo queda en bodega el stock que dejamos para cubrir posibles contingencias que llamamos stock crtico y de nuevo llegamos al stock mximo. Vuelve a repetirse el ciclo.

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12. Control de inventarios

Definicin El control de inventarioses la tcnica que permite mantener la existencia de productos a niveles deseados. El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se mantienen en un sitio dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten comnmente en: Materias primas Productos en proceso Productos terminados Suministros y materiales Los inventarios tienen un papel fundamental en la economa de las empresas e instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administracin de inventarios un rea fructfera para reducir los costos. Desde el punto de vista de la empresa, los inventarios representan una inversin, ya que se requiere de capital para tener reservas de materiales en cualquier estado. En manufactura, como el enfoque es el producto fsico, se da mayor importancia a los materiales y a su control. En servicios el enfoque principal es sobre el servicio y su manipulacin y se da muy poca importancia a los materiales. En las empresas comerciales , los inventarios son de vital importancia. Por qu se deben tener Inventarios? La razn fundamental es que resulta fsicamente imposible y econmicamente poco prctico el que cada artculo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea fsicamente posible suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto resultara prohibitivo debido al costo involucrado.

Otras razones son: a) Reducir los costos de manejo de materiales b) Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento c) d) Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos Lograr una recuperacin favorable de la inversin

Qu son losinventarios?

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El inventario es, por lo general, un activo en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de materiales utilizados, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes: Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Entregas Devoluciones en las entregas Materiales en trnsito Materiales en consignacin Inventario (final) En la cuenta Compras se incluyen los materiales comprados durante el periodo contable con el objeto de tener en existencia. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Edificios, etc. Esta cuenta compras tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia. Para tener una idea suficiente con dos ejemplos. Independientemente del sistema de gestin de stock que emplee la empresa, deben hacerse recuentos peridicos de las existencias. Estos recuentos o inventarios se realizan: Al menos anualmente, que sirve como base para la elaboracin de las cuentas anuales de la empresa. Recuentos peridicos que se realizan para detectar errores cuando se emplea un sistema de revisin continua. Recuentos que sirven como base para realizar los pedidos cuando se emplea un sistema de revisin peridico. Realizar un inventario supone contar todos los artculos de una bodega, aunque tambin pueden hacerse recuentos parciales de un sector o seccin. Es una tarea laboriosa, en la que se procede de la siguiente forma: 1.- Eleccin del momento del inventario.- Para hacer recuentos, cuantas menos operaciones se realicen en la bodega mejor. Se deben elegir fechas con poca actividad, ya que se reducir el nmero de unidades a contar. En cuanto a la hora, deben elegirse los momentos en los no haya nadie trabajando. En empresas con turnos de maana, tarde y noche, la eleccin del momento adecuado es ms complicada. 2.- Organizacin del inventario.- En esta fase se debe organizar el personal y los recursos con que se realizar el inventario. El personal puede ser de la propia empresa, o acudir a la subcontratacin de trabajadores de trabajo temporal.

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En cuanto a los medios materiales, se pueden emplear medios para registrar las unidades que se van contando. Impresos de inventarios en los que se van anotando las referencias y unidades. Lectores de cdigos de barras, en este caso, se lee el cdigo de barras del artculo con el escner, y se teclea la cantidad de cada referencia que se ha contado. 3.- Preparacin de la bodega.- Una vez seleccionado el personal y los medios materiales, se procede a colocar la bodega. El fin de esta tarea es facilitar la labor del personal, y reducir el nivel de errores. 4.- Recuento fsico.- Antes de comenzar en recuento, es preciso organizar al personal. Se suelen asignar zonas de la bodega a cada trabajador, tambin se debe instruir a cada persona en la tarea que le corresponda, antes de comenzar a contar. El recuento fsico consiste en ir anotando en las hojas de inventario todas las unidades que se encuentran en la bodega. Cuando es preciso elevar al personal para acceder a las existencias, puede hacerse mediante montacargas elevadoras, siempre y cuando estn dotadas de la jaula de seguridad correspondiente. 5.- Toma de muestras.- Esta tarea la realizan los auditores de la empresa o bien los responsables de la bodega. Consiste en seleccionar una serie de referencias representativas del surtido y contar el nmero de existencias de cada una. Con esta labor se decide si el inventario se ha realizado correctamente o no. 6.- Ingreso del inventario en el ordenador.- Una vez contadas todas las existencias de la bodega, se junta toda la informacin recogida en las hojas de inventario e introduce en el ordenador. 7.- Anlisis de muestras.- En esta fase se imprime el listado de referencias y se comprueban con las muestras que se tomaron durante el inventario. Para que el inventario sea dado por bueno, deben coincidir al menos el 90% de las muestras. En caso que no coincidan deben analizarse los posibles errores que se hayan producido, tales como: v Se cuentan como referencias iguales, productos distintos. v Se producen errores al contar las existencias de cada referencia. v Algunos artculos no son contados. Puede deberse a que no son visibles en la bodega, o estn en lugares de difcil acceso. v Algunos artculos se cuentan dos veces. Puede deberse a una mala planificacin del inventario, o a un error del encargado del recuento en la zona. 8.- Actualizacin del stock registrado.- Una vez el inventario ha sido validado y dado por bueno, se sustituye el stock registrado en los ordenadores por el nuevo inventario segn el recuento realizado.

Sistemas de inventario ElSistema de Inventario Perpetuo: En el sistema de Inventario Perpetuo, la empresa mantiene un registro continuo para cada artculo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. La empresa puede

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estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. La empresa puede determinar el costo del inventario final directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, las empresas utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la bodega, reponindose las existencias cuando stas llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema computacional) para sealar en forma exacta la cantidad que an se tiene disponible en Bodega. En la mayora de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los artculos. La computadora seala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir existencias, para mantener el stock determinado por la empresa. Importancia del Inventario Perpetuo La utilizacin del inventario perpetuo permite: Mantener la informacin del stock al da y actualizada. Verificar la rotacin que tiene el producto, ya que la informacin de entradas y salidas es diaria.

Realizar despachos reales a los dptos. no basados en cantidades supuestas Que el departamento de produccin sepa con que suministros puede contar. Que el departamento de contabilidad conozca el valor o capital inmovilizado que posee en sus bodegas. Mantener la informacin al da de los productos que deben ser eliminados de las existencias (dados de baja por daos, mermas u otras causas).

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En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar y controlar el inventario perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias. El Sistema de Inventario Peridico En el sistema de inventario peridico la empresa no mantiene un registro continuo del inventario disponible, ms bien, al fin del periodo, hace un conteo fsico del inventario disponible y aplica loscostos unitarios para determinar el costo del inventario final. sta es la cifra del inventario que aparece en el Balance General. El sistema peridico es conocido tambin como sistema fsico, porque se apoya en el conteo fsico real del inventario. El sistema peridico es generalmente utilizado para contabilizar los artculos que tienen un costo unitario bajo. Los artculos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al da del inventario disponible. Para usar el sistema peridico con efectividad, la empresa debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspeccin visual. Por ejemplo, cuando un departamento le solicita ciertas cantidades disponibles, el Jefe de bodega puede visualizar las mercancas existentes. En un inventario peridico el nmero de artculos que se tienen en el almacn se revisa con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC, los artculos que tienen una utilizacin monetaria alta se comprueban con ms frecuencia que los artculos de menor valor monetario, despus de cada revisin, se hace un pedido. La magnitud de ste depende de la tasa de utilizacin durante el tiempo que media entre las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden est diseada para que aproxime al nivel de las existencias a un nmero mximo deseado. En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones es alta. El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del intervalo en que existen muchos retiros pequeos y son bajos los costos de la orden. Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones peridicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en ms de un lugar.

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Mtodos de costo de inventarios Los negocios multiplican la cantidad de artculos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los mtodos de costo de inventarios son: costo unitario especfico, costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras salidas (PEPS), y costo de ltimas entradas primeras salidas (UEPS).

Costo Unitario Especfico: Algunas empresas tratan con artculos de inventario que pueden identificarse de manera individual, como los automviles, joyas y bienes races. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario especfico de la unidad en particular. Por ejemplo, un concesionario de automviles tiene dos vehculos en exhibicin; un modelo "x" que cuesta $14,000 y un modelo "y" equipado que cuesta $17,000. Si el concesionario vende el modelo equipado en $19,700; el costo de mercanca vendida es de $17,000 el costo especfico de la unidad; el margen bruto en esta venta es de $2,700 ($19,700 - $17,000). Si el automvil "x" es el nico que queda en el inventario disponible al final del periodo, el inventario final es de $14,000. Costo Promedio Ponderado: El mtodo del costo promedio ponderado, llamado a menudo mtodo del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el perodo. Este mtodo pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: multiplicando el nmero de unidades por el costo promedio por unidad. Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Bajo el mtodo de primeras entradas, primeras salidas, bodega debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de los materiales entregados. Bajo este mtodo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen a esto se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras ms recientes. Costo de ltimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS): El mtodo ltimas entradas, primeras salidas dependen tambin de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen. Este mtodo deja los costos ms antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final. Codificacin por barras

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Los cdigos de barras son lneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que etiquetan los artculos de inventario con informacin codificada digitalmente. Estos son lebles con lector ptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o microprocesadores. La forma de codificacin de datos Alfanumrica fue ampliamente estandarizada con la adopcin de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los cdigos son ahora un mtodo barato, adaptable y que facilita la automatizacin de la entrada de datos que identifican una partida de inventario, su costo, su localizacin y otra informacin necesaria del inventario. Son tambin muy tiles para concentrar la informacin de produccin, como la fuente del artculo, el trabajo hecho en l y quin lo hizo, y otros datos. Los cdigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas industriales, comerciales y de servicios. Su uso ms conocido es la identificacin de los productos comercializados en los supermercados; pero es slo uno de los campos donde se puede implementar. En una serie de lneas y espacios (smbolos de cdigos de barras) es posible almacenar gran cantidad de informacin, la cual puede ser rescatada automticamente con la ayuda de un rayo lser, para ser recuperada en un computador. Codificacin de las unidades de consumo La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos, vestuario, ferretera, libros, etc. Se debe identificar usando el cdigo E A N - 1 3 (que consta de trece dgitos), y en artculos de tamao reducido con el cdigo EAN-8 (que consta de ocho dgitos). EAN 13 es el cdigo que se utiliza para la identificacin de productos en la comercializacin de los mismos. Consta de trece dgitos de los cuales 12 son realmente el cdigo y el 13 es un dgito de control que sirve para detectar lecturas errneas, siendo los dos primeros dgitos los que identifican el pas de origen.

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Los cdigos de barra que llevan los productos permiten su registro automtico en el punto de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderas, como control de inventarios y de productos en proceso, administracin de bodegas, despacho de mercaderas, etc. Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas ofrecen su instalacin, puesta en marcha y manejo. Los cdigos en estos paquetes ya vienen asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre del artculo, ubicacin y otros datos importantes del producto.

Los lectores se debieran ubicar en la bodega de recepcin de materiales para registrar en forma inmediata los artculos recibidos (en algunos casos basta leer con el Lector un artculo y digitar manualmente el nmero de artculos), y en la bodega de despacho, donde se registrar en forma rpida la cantidad despachada y que el computador rebajar automticamente. El computador arrojar inmediatamente las cantidades de materiales que existan en bodega, lo que restara por realizar sera el inventario lgico arrojado por el computador y que es necesario comprobar en bodega mediante un inventario fsico.

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