CAPITULO III EL ENFOQUE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EN LAS ORGANIZACIONES

A. Introduccin. B. El enfoque de los sistemas administrativos en las organizaciones. C. Ambiente Administrativo. D. Conceptos bsicos. 1. Sistema. 2. Procedimiento. 3. Actividad. 4. Operacin. 5. Funcin. 6. Estructura orgnica. 7. Simplificacin del trabajo. 8. Productividad. E. Las reas de asesora en el sector pblico y privado para el diseo de sistemas administrativos. 1. Antecedentes de las unidades de organizacin y mtodos. 2. Funciones de asesoramiento. 3. Organizacin lineal y de staff. F. Staff o Asesora. G. Razones para usar los servicios de un departamento de staff o de asesoramiento. H. Modelo General de un Sistema Administrativo. I. Unidades de organizacin y mtodos. J. Funciones genricas de una unidad de organizacin y sistemas. K. Unidad de control de gestin. L. Funciones de una unidad de control de gestin.

M. Aspectos bsicos de una unidad de control de gestin. 1. Participativo. 2. Integracin. 3. Dinamismo. 4. Totalidad. 5. Flexibilidad. 6. Retroalimentacin.

Concluido el estudio de este captulo, el lector ser capaz de Definir conceptos bsicos usados en los sistemas administrativos. Identificar las reas de asesora administrativa. Disear un Modelo de un Sistema Administrativo. Diferenciar unidades asesoras de unidades de control. Sealar las razones para usar los servicios de una unidad de Staff. Conocer las caractersticas de la Unidad de Organizacin y Mtodos

A. Introduccin.
Los sistemas administrativos son considerados las herramientas bsicas de cualquier organizacin. Cuando son bien concebidos, gracias a ellos, las actividades administrativas pueden fluir normalmente.

La utilizacin de sistemas administrativos parece ser la metodologa mas adecuada para el logro de los objetivos centrales de cualquier organizacin. No se puede decir que el buen rendimiento, habilidad para gerenciar, lograr nuevos negocios y crecimiento de una organizacin, etc. se debe a la casualidad, sino que depende en gran parte de la planeacin y diseo de los sistemas administrativos y de informacin como base fundamental en todo proceso de decisiones.

La rapidez con que se producen los cambios, ya sean sociales, ambientales, tecnolgicos, etc, conllevan a las organizaciones a idear sistemas administrativos ms dinmicos, ms fluidos y flexibles que permitan romper con la perpetuidad de las estructuras organizacionales y procedimientos tradicionales con el fin de lograr valores programticos que permitan la

integracin de insumos complejos, tanto internos como externos.

En la actualidad, la mayora de las organizaciones modernas apuestan al desarrollo de sistemas administrativos que le permitan hacer frente a la complejidad y multiplicacin de las operaciones en forma bastante efectiva.

B. El Enfoque de los sistemas administrativos en las organizaciones.

Los sistemas administrativos deben sustentarse bsicamente en tres subsistemas: 1. Los subsistemas de planeacin, regulacin y control. 2. El subsistema de operacin . 3. El subsistema de apoyo, tanto administrativo como institucional.

Estos subsistemas, conformaran un modelo general de un sistema administrativo, los cuales trabajando coordinadamente son los que lograrn el engranaje adecuado para el buen funcionamiento de la organizacin. El avance tecnolgico, el tamao de las organizaciones y la rapidez con que se producen los cambios en el orden poltico, econmico, jurdico, fiscal y social, estn obligando a idear procedimientos administrativos ms dinmicos, ms fluidos y flexibles que a veces tienden a romper con las estructuras y procedimientos del desempeo exacto y eficiente que aconseja la administracin tradicional, a efecto de lograr valores programticos que reclaman la unificacin e integracin de insumos complejos, tanto internos como externos. Es decir, los requerimientos de operatividad para responder a la dinmica del ambiente que se encuentran en la produccin, o sea en los resultados; con un concepto de eficacia o efectividad, ms que en los procedimientos internos, con un criterio de eficiencia.

C. Ambiente Administrativo.
La forma como se establecen los enlaces entre la organizacin y su ambiente es mediante los elementos cclicos: Insumo-Proceso OrganizacionalProducto-Retroalimentacin. Las transacciones que realiza la organizacin a travs de estos enlaces varan en frecuencia, intensidad, duracin y direccin, segn la disposicin que ocupa el sistema organizacional dentro del ambiente. Se pueden distinguir por lo tanto dos clases de ambiente: el cercano, inmediato o enfocado y el distante, mediato o difuso. El Ambiente inmediato, cercano o enfocado, se compone de la amalgama de personas, organizaciones y medio fsico con las cuales la organizacin tiene transacciones o contactos directos e intensivos, adems de ser los que condicionan las circunstancias que afectan la asignacin de recursos y la absorcin de los productos. Resulta obvio que las transacciones de una organizacin con su ambiente inmediato o cercano son frecuentes, de una gran intensidad y muy directas, aunque su duracin vara debido a la dinmica y al cambio a que estn sujetas. El contenido y forma del ambiente inmediato dependen de la naturaleza de la organizacin y de sus actividades; sin embargo, en trminos generales consta de componentes como las personas que absorben los bienes o servicios de la organizacin, las instituciones directamente relacionadas con las actividades de la misma, las unidades supervisoras tanto ejecutivas como legislativas, la disponibilidad de recursos, etc.

El ambiente distante, lejano o difuso: Se refiere a las fuerzas ms amplias de la sociedad o las personas o entidades que influyen o tienen impacto en forma indirecta sobre la organizacin o en forma directa sobre el ambiente inmediato. Las transacciones de la organizacin con el ambiente distante, a pesar de ser penetrantes, son por tanto indirectas, de baja frecuencia e intensidad, aunque a veces de una mayor persistencia en el tiempo que las del ambiente inmediato. Entre las fuerzas, organizaciones e individuos que componen el ambiente distante de una organizacin se pueden mencionar las condiciones econmicas generales, las tendencias demogrficas, el nivel tecnolgico, la estabilidad poltica, el nivel cultural, la estructura de otros sistemas no directamente relacionados, etc.

D. Conceptos Bsicos.
1. Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y mtodos), relacionados entre s, que contribuyen a realizar una funcin, a lograr un objetivo. Un sistema se compone: Elementos Fsicos: Formas Reportes Equipo Material Papel

Elementos de Informacin: Datos Archivo de Datos (Memoria) Instrucciones, Cmo Hacerlo ? Procedimientos, Qu hacer y cmo hacerlo ? (Mtodo) Medias evaluaciones-comparaciones. Elementos Humanos: Quin Acciones tomadas Conexiones-interrelaciones

2. Procedimiento: Es la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen una unidad, en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especifica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. Es una serie de actividades u operaciones ligadas entre s por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: Pago de nmina, adquisicin de mobiliario, seleccin y contratacin de personal, control de existencias, etc. 3. Actividad: Conjunto de actos o labores especficas (Operativas) a realizar por un individuo, departamento, unidad. Tambin puede definirse como una o ms operaciones afines y sucesivas que

forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o una misma unidad administrativa. 4. Operacin: Es la divisin mnima del trabajo. Pueden ser Fsicas o mentales; en conjunto conforman una actividad y, si son secuenciales, forman un procedimiento. 5. Funcin: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de un organismo social. Con la funcin se identifican las atribuciones que se refieren a un rgano y consiste en una trascripcin textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas de acuerdo con las disposiciones jurdicas que dan base legal a sus actividades. 6. Estructura Orgnica: Es la forma en que estn ordenadas las unidades que componen una organizacin conforme a criterios de jerarqua. Dentro de la Estructura Orgnica se consignan: Principales puestos y unidades. Lneas de autoridad y responsabilidad. Niveles Jerrquicos.

7. Simplificacin del Trabajo: Es el uso organizado del sentido comn para encontrar formas ms fciles y mejores de realizar una tarea. La simplificacin del trabajo posibilita la

racionalizacin de las tareas, lo que permite el abatimiento de costos, menor inversin de capital y el mejoramiento de la

rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa. 8. Productividad: Es una relacin entre los bienes o servicios producidos, y los factores o insumos empleados para ello. El ndice as obtenido expresa el grado de aprovechamiento de los recursos y es, por tanto, un indicador de eficiencia al producir un bien o servicio. La definicin de productividad puede darse en funcin de tos los factores que intervienen en los procesos considerados, aunque tambin puede referirse a un solo factor en particular. El ndice que relaciona al total de produccin entre todos los factores productivos se denomina productividad global o total. En cuanto a ndices parciales o particulares puede hablarse de productividad del trabajo, del capital o de las inversiones.

E. Las reas de Asesora en el Sector Pblico y Privado para el Diseo de Sistemas Administrativos.
1. Antecedentes de las unidades de organizacin y mtodos. En los aos 70 comenzaron a establecerse las bases para la promocin y coordinacin de la Reforma Administrativas, donde se dispuso que en las secretaras y los ministerios, as como organismos descentralizados y empresas de participacin estatal, se establezcan comisiones internas de administracin con el propsito de realizar las reformas para el mejor cumplimiento de

sus objetivos e incrementar su propia eficiencia; asimismo se dispuso el establecimiento de unidades de organizacin y mtodo (UOM)para el asesoramiento tcnico y la ejecucin de dichas reformas. En este acuerdo se recomend que en cada unidad del sector pblico se establecieran unidades de organizacin y mtodo (UOM) encargadas de analizar y proponer medidas de racionalizacin de administrativa; operan como rganos asesores de funcionarios responsables de las reformas

microadministrativas. Luego, fueron creadas las unidades de organizacin y

mtodos en todo el sector pblico, como instrumentos fundamentales para lograr la reforma administrativa de la administracin pblica. Las unidades de organizacin y mtodos se encargaban de asesorar tcnicamente el planteamiento y la ejecucin de las reformas que dependieran directamente del titular de cada dependencia del funcionamiento en el que se delegar la autoridad en materia de coordinacin y

racionalizacin administrativa. En la dcada de los ochenta se reorientan los esfuerzos y se comienzan a crear las Unidades de Modernizacin en la Administracin Pblica con objetivos orientados hacia la: Racionalizacin administracin de recursos. Reorganizacin y modernizacin de sus servicios. Simplificacin administrativos. de sus trmites y servicios

Finalmente en los aos noventa, se orientaron los esfuerzos para salir de la crisis econmica, poltica y social. Las nuevas relaciones abiertas con el Tratado de Libre comercio y la globalizacin de la economa tendran profundas recuperaciones en los distintos sectores productivos. Las estrategias de mercados sin fronteras es consecuencia del desarrollo de la tecnologa y la evolucin de las necesidades. La empresa se orienta hacia el cliente para disear un producto que brinde los servicios de alta calidad que los satisfagan plenamente.

2. Funciones de Asesoramiento El asesoramiento en las organizaciones se da por el crecimiento vertical de las mismas; es decir, por las relaciones entre el superior y el subalterno, donde el primero delega autoridad al segundo, quien a su vez delega a otro y as sucesivamente, hasta formar una lnea de la cima al fondo de la estructura orgnica. As la funcin de autoridad de staff es de apoyo, destinada al ejecutor y en la mayora de las empresas el trmino staff puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de detalles, la necesidad de localizar datos precisos para tomar una decisin, y a la de consejo tcnico y especializado en determinados problemas administrativos. En muchas compaas de negocios los

funcionarios ejecutivos encuentran que las ramificaciones de los modernos sistemas son tan numerosas que requieren ayuda en forma de ejecutivos staff y de unidades de organizacin.

La mayora de las relaciones entre autoridad y staff se caracterizan por las relaciones de autoridad gerente a gerente y existen muchos niveles administrativos en la estructura de la organizacin. El obstentador de la autoridad staff comnmente recibe el ttulo de ejecutivo de staff o funcionario de staff.

3. Organizacin Lineal y de Staff. Una forma muy usual de dividir el trabajo, con excepcin de la aplicada en empresas muy pequeas, es repartirlos entre ejecutivos de lneas y ejecutivos de staff. Los ejecutivos de lnea son los que contribuyen directamente a obtener las utilidades, ya sea con la fabricacin del producto o prestacin del servicio, o bien, con su venta. Los ejecutivos de staff facilitan el trabajo de lnea al prestarles servicios, asesora e informacin y revisar su desempeo en varios aspectos. El uso de la autoridad de staff condiciona la autoridad lineal y la convierte en una organizacin de lnea y de staff, tipo que predomina en la mayora de los organizaciones. F. Staff o Asesora Este tipo de autoridad es especializada para los gerentes de lnea. Un gerente asesor estudia los problemas, ofrece sugerencias y prepara planes para el uso y la ayuda del gerente de lnea. Por lo general, el trabajo del asesor puede ser aceptado, modificado o rechazado por el gerente de lnea. Los consejos son de poca utilidad a menos que se utilicen. Una gran porcin del trabajo de un asesor es vender, no hablar, y el gerente de lnea debe darse cuenta que est recibiendo consejos, no rdenes.

El verdadero fin de un funcionario staff en una organizacin, no siempre se entiende con claridad; consiste en aconsejar, no en buscar el consejo de su superior sobre un problema. Los miembros del staff estn para ayudar, recomendar y aclarar dudas. Con demasiada frecuencia se aprueba ntegramente el trabajo del staff, pero no se pone en prctica.

G. Razones para usar los servicios de un departamento de staff o de asesoramiento.

Existen varias razones para requerir los servicios de un departamento de staff, entre otras, podemos mencionar las siguientes: Los jefes de lnea no tienen la preparacin tcnica especfica que requiere la eficiencia del servicio que ellos deberan realizar; por ejemplo, las tcnicas de seleccin de personal de una organizacin. Los jefes de lnea o funcionales, an, en el caso de que tengan la preparacin suficiente que demanda la especializacin, por lo general no tienen mucho tiempo para llevarla a cabo, de all que requieran de segundas manos, los especialistas, por ejemplo, en los casos de adiestramiento de obreros. Por razones de uniformidad en su aplicacin, conviene encomendarle los servicios especializados a un tcnico en la materia que directamente coordine y supervise el trabajo.

H. Modelo general de un sistema administrativo.

En el estudio de los sistemas organizacionales hemos visto que el suprasistema ambiental suministra el marco de referencia dentro del cual funcionan las organizaciones, y que el sistema administrativo es el medio que une los otros subsistemas primarios, como lo son: el Tcnico, el Psicosocial, el Estructural y el de Metas y Valores. Es decir, el sistema administrativo tiene como objetivo primordial integrar las actividades, a fin de conseguir los objetivos explcitos e implcitos. En materia de organizacin y mtodos, la tecnologa se considera como la nomenclatura ms adecuada para constituirse como rgano regulador, de apoyo o de asesora; la cual est basada en el modelo terico del enfoque de sistemas para el anlisis de la organizacin. El rea de influencia de estas unidades parte del anlisis e interrelacin de las funciones bsicas que sean de la competencia de las distintas reas de la empresa en estudio, conforme al modelo general de un sistema administrativo. Dicho modelo se utiliza como un enfoque sistmico que permite confrontar las operaciones de las unidades de organizacin y mtodos, sus acciones de regulacin y control, as como las de apoyo. El modelo consta de tres subsistemas, que son: Subsistema de planeacin, regulacin y control. Subsistema de operacin. Subsistema de apoyo.

Veamos el siguiente esquema donde se muestra un Modelo Administrativo y sus componentes principales:

Modelo General de un Sistema Administrativo

Elementos:

Subsistema De Planeacin, Regulacin y Control Planeacin Programacin Informacin y estadsticas Desarrollo institucional Evaluacin y control Presupuesto Organizacin Informtica

Elementos:

Subsistema De Operacin Orientacin institucional Construccin Produccin de bienes Prestacin de servicios Apoyo tcnico Promocin Venta de servicios y/o productos

Elementos:

Subsistema De Apoyo

APOYO ADMINISTRATIVO: Recursos humanos Recursos financieros Recursos materiales APOYO INSTITUCIONAL Asuntos jurdicos Comunicacin social Relaciones pblicas

I. Unidades de Organizacin y Mtodos.

Al implantarse un sistema en una organizacin se producen cambios que afectan las operaciones de las unidades administrativas por lo tanto deben revisarse los procedimientos para adaptarlos al nuevo sistema. Muchos piensan que en una organizacin el principal problema es su tamao, en realidad lo que mata a una empresa es el tamao mal administrado. La unidad de Organizacin y Mtodos nace cuando la incertidumbre y la inestabilidad econmica que puede vivir cualquier pas del mundo lleva a los empresarios y gerentes a buscar soluciones rpidas para adaptarse a los grandes cambios econmicos y en s, a las tendencias del mercado en cuanto a tecnologa de informacin y tecnologas en general . Una unidad de organizacin y mtodos es la encargada de conocer y tratar los problemas en una organizacin tanto los estructurales como los de procedimientos, problemas generados por cambios organizacionales o

adecuacin de sistemas formales, proponiendo soluciones a estos problemas con el fin de mejorar la eficiencia en la organizacin. Para lograr tal objetivo esta unidad debe mantener la flexibilidad en la empresa dejando a un lado las estructuras rgidas, esta tarea es a veces muy difcil de cumplir ya que por naturaleza las personas rechazan los cambios. Es tambin tarea de la unidad de organizacin y mtodos buscar nuevos sistemas que fortalezcan la competitividad y con ello incorporarse a la actual globalizacin de mercados, esto obedece a la necesidad de encontrar y presentar las mejores soluciones en cuanto a los mtodos de administracin y direccin para atender los problemas de produccin, distribucin y control de las operaciones. Otro de los fines de esta bsqueda de sistemas ptimos es la necesidad de unificar criterios entre el anlisis y el diseo de los sistemas administrativos enfocndolos en integracin a procesos electrnicos todo con el fin de mantener a la empresa en una constante modernizacin

administrativa que la ubique en un plano de competencia y eficiencia en los mercados actuales. Los principales indicadores de que en una organizacin existen problemas y por lo tanto es oportuna la actuacin de la unidad de organizacin y mtodos, son los siguientes: Excesiva tramitacin. Roles no definidos. Dao frecuente de la maquinaria. Prdida de Material, tiempo y energa. Altos costos de operacin. Exceso de horas extras. Muchos departamentos haciendo lo mismo.

Para llevar a cabo las metas planteadas para las unidades de organizacin y modernizacin administrativa, se ha diseado un sistema

conceptual el cual contempla dos grandes rubros: En primer plano se plantea la organizacin propia de la unidad en la que se destacan los objetivos, estrategias, tcticas y funciones. Los recursos humanos, de acuerdo a sus perfiles se asignan a los proyectos o actividades que atender esta rea. Aunado a lo anterior y derivado de los diagnsticos que se obtengan en los estudios que se realicen en las reas de la institucin, se elaborarn e implantarn las polticas y procedimientos necesarios, tomando en cuenta el medio ambiente de la institucin, interno y externo, y sin dejar de considerar la normatividad que emana de los diferentes organismos rectores.

En lo referente al segundo rubro, una vez definidas las polticas y procedimientos que requieren las reas, se proceder a la captura y preparacin de la informacin en los ambientes de: procesador de palabras, de imagen y la presentacin que permita retroalimentar los sistemas que se consideren estratgicos para la toma de decisiones, la consulta de informacin ejecutiva, as como otros sistemas de ndole operativo. La distribucin de los productos obtenidos en el desarrollo de los proyectos se har a travs de: correo electrnico, fax, tlex, redes locales y reas de proceso de datos. Para el desarrollo de los proyectos se contar con el apoyo de datos, graficas, formatos e imgenes, todo en forma automatizada. Por ltimo, la unidad de modernizacin administrativa contar para el control de los proyectos con agendas electrnicas, hojas de clculo, notas importantes, directorio telefnico y archivos de manera sistematizada.

J.

Funciones Genricas de una Unidad de Organizacin y

Sistemas.
La Unidad de Organizacin y Sistemas (UOS) tiene mltiples funciones, entre las que podemos destacar: Elaborar programas que normen el curso de accin en la planeacin de procesos y mtodos que puedan mejorar la operacin de la empresa. Colaborar en el diseo y elaboracin de programas de operacin, ingresos y egresos que conforman la planeacin de la empresa, estableciendo la coordinacin y el control adecuado tanto para su autorizacin como para su ejecucin.

 Programar los estudios que se realizarn en la unidad, usando las tcnicas de anlisis administrativos idneas. Determinar la viabilidad de los estudios solicitados a sta unidad para proponer su realizacin, estableciendo las bases que lo fundamenten. Lograr la participacin del personal de la empresa y su colaboracin para implementar mejores sistemas de trabajo. Proponer a la direccin general de la organizacin los estudios de mejoramiento administrativo que estime procedentes. Analizar y diagnosticar sobre mtodos de operacin administrativos en uso, que afecten los programas de trabajo de la institucin. Servir de asesora a las reas de la empresa que lo soliciten, en todo lo que respecta al ramo de los sistemas administrativos. Dirigir las investigaciones que se requieren en la realizacin de los estudios, indicando a los responsables los objetivos de las mismas y el programa de su ejecucin. Dirigir y revisar las actividades de la unidad, estableciendo una adecuada coordinacin entre las reas que la integran. Determinar la responsabilidad y autoridad de los analistas que intervienen en los proyectos, segn su prioridad y complejidad en coordinacin directa con el encargado de los mismos. Acordar junto con los coordinadores de proyectos los objetivos y funciones del personal a su cargo. Dirigir la preparacin de manuales de organizacin, y presentarlos para que puedan ser aprobados.

 Proponer los manuales administrativos que incluyan todos los elementos necesarios para cada sistema aprobado y vigilar tanto su implementacin como su mantenimiento. Comparar las distintas opciones con la finalidad de proponer la ms adecuada; incluyendo el estudio de mtodos manuales y electrnicos para demostrar cuales son ms eficientes en materia de sistemas administrativos. Coordinar la presentacin de los nuevos proyectos a los diferentes usuarios para obtener su aprobacin y proceder a su implantacin, as como realizar la presentacin de estudios especiales. Organizar, y si es posible, intervenir en reuniones que tengan como fin, el anlisis donde acte la UOM (Unidad de Organizacin y Mtodos). Colaborar en la aplicacin de normas que regulen el adecuado curso de las actividades, en particular de sus reglamentos, instructivos y circulares internos. Supervisar que se lleve un catlogo de formas actualizado, as como establecer los perodos de revisin y modificacin de las que se utilicen en la empresa. Mantener contacto con asociaciones profesionales, en el caso del sector pblico, con el rea normativa; otras unidades de organizacin y sistemas, con el fin de intercambiar experiencias. Investigar las innovaciones en materia de organizacin y mtodos; y adaptarlas a las necesidades de la empresa. Proponer y desarrollar seminarios y cursos sobre organizacin y procedimientos administrativos, a los distintos niveles jerrquicos; y

sobre todo promover las tcnicas e instrumentos que requieran dichas reas para su mejoramiento, con el fin de mantenerlas actualizadas. Estructurar, implantar, mantener y actualizar programas permanentes de entrenamiento, capacitacin y desarrollo, que satisfagan las necesidades actuales y futuras como medios correctivos de deficiencias del personal. Autorizar y controlar los gastos de la gerencia, de acuerdo con el presupuesto autorizado. Proponer y desarrollar los estudios necesarios para el mejor aprovechamiento de las reas de trabajo.

K. Unidad de Control de Gestin Todos los sistemas que conforman una organizacin especialmente el sistema administrativo, se han modernizado a travs de los aos. Debido a esto ha sido necesaria una mayor atencin al desarrollo de las funciones y al cumplimiento y logro de las metas u objetivos. Ante esta necesidad, la programacin de actividades reviste una prioridad vital y esencial de las estrategias a seleccionar para facilitar la toma de decisiones, contando con los instrumentos necesarios que permitan orientar y evaluar el desarrollo de los planes y las actividades programadas. Por esta razn, se dise el sistema de control de gestin con una concepcin de un sistema de informacin en el que se persigue incrementar en pocos indicadores los elementos necesarios para controlar el cumplimiento de los objetivos y las metas establecidas en el programa de trabajo. Es decir, el objetivo de una unidad de control de gestin es controlar el cumplimiento de las metas establecidas as como tambin evaluar la eficiencia y eficacia de las acciones y detectar oportunamente los problemas o errores que pudieran presentarse para adoptar medidas correctivas pertinentes.

El sistema de control de gestin se concibe no solo como el conjunto de tareas orientadas a vigilar el cumplimiento de los objetivos y metas y a controlar el avance de los programas y actividades, sino que intenta convertirlo en un instrumento de control y evaluacin para las reas responsables como: Unidad de control de gestin de la secretara Subsecretara, Oficina de control de gestin de la Direccin General, etc.

L. Funciones de una Unidad de Control de Gestin.

Las funciones bsicas de una unidad de control de gestin son: Llevar a cabo el seguimiento de los proyectos que realizan las reas que conforman una direccin, una subdireccin, gerencia, etc. Proporcionar la informacin necesaria para la toma de decisiones. Fortalecer los mecanismos de comunicacin y coordinacin entre las diferentes reas. Detectar oportunamente los problemas y desviaciones, a fin de que se adopten las medidas correctivas pertinentes. Mantener actualizados los estndares de documentacin y

proporcionar el apoyo organizacional necesario. En resumen son tres funciones principales que componen una unidad de gestin, las cuales veremos en el siguiente esquema: Seguimiento y Control. Auditoria de Sistema. Apoyo Organizacional.

Funciones de la Unidad de Control de Gestin

SEGUIMIENTO Y CONTROL Programa de Trabajo Integracin Seguimiento Evaluacin Actualizacin

AUDITORIA DE SISTEMAS Revisa y Evala los sistemas informticos en desarrollo y operacin. Apoya al seguimiento y control. Sugerir medidas Aspectos Bsicos preventivas y/o de una Unidad correctivas.

APOYO ORGANIZACIONAL Manuales Administrativos. Estndares de Documentacin.

de Control de Gestin

M. Aspectos bsicos que contempla un sistema de control de gestin.

1. Participativo: Implica la participacin activa de los responsables de la ejecucin del programa de trabajo. Es decir, que cada integrante del sistema debe realizar aportes significativos para el logro de las actividades programadas.

2. Integracin: Adems de ser participativo debe ser integral porque se relacionan y se toman en cuenta todas las funciones ejercidas por cada unidad de control de gestin. Es decir, que el sistema abarca desde la formulacin del programa de trabajo

realizado por la secretara hasta la evaluacin anual del desarrollo del mismo ejercido por la direccin general.

3. Dinamismo: La informacin fluye dinmicamente, ya que el sistema se actualiza permanentemente y se retroalimenta en todas las reas del mismo. Es decir, que para tomar decisiones acertadas se debe conocer informacin reciente.

4. Totalidad: Debe cubrir todos los programas diseados por todas las unidades de control de gestin que conforman los sistemas administrativos. Es decir, la suma total de las acciones realizadas por cada unidad de control de gestin da como resultado la funcin general de un sistema de control de gestin.

5. Flexibilidad: Cada unidad por separado determina modalidades y funciones que se diferenciarn por su naturaleza y relevancia. Es decir, cada rea determinar su propio programa de trabajo distinto a los otros programas dependiendo de los roles que cumplan.

6. Retroalimentacin:

Como una unidad de control verifica,

controla e informa a la direccin general para que se tome una decisin, se debe chequear constantemente si las funciones se estn cumpliendo eficientemente para adoptar medidas

correctivas en caso necesario.