SERIE DE LIBROS DE VIDA & EMPRESA

y Disfrtelo
Re-edicin

Un mtodo prctico para elevar su productividad

Jaime Espaa Bibiana Cortzar

Autores: Jaime Espaa Eraso y Bibiana Cortzar Ramrez Editor y corrector de estilo: Luis Fernando Espaa Eraso Un libro de Consultora & Seminarios Empresariales Ltda. Sigla Vigor Empresarial Primera edicin: Noviembre de 2002 Re-edicin: Diciembre 2010 ISBN: 958-33-6743-5I ISBN: 978-958-33-6743-4 Derechos Reservados Copyright 2010 Por Consultora & Seminarios Empresariales Ltda. Sigla Vigor Empresarial e-mail: jaime@vigorempresarial.com www.vigorempresarial.com PBX: (571) 6 08 69 69 Transversal 55 C No. 115 A-19 Bogot, Colombia. Prohibida la reproduccin total o parcial de este libro, por cualquier medio o tecnologa, sin autorizacin escrita de los autores.

Contenido
Introduccin Cuide de s mismo, para ser ms productivo Mantenga el orden, todo funcionar mejor Evite la ansiedad causada por postergar o evadir Encrguese de las interrupciones y de las distracciones Decidir o no decidir? Esa es la pregunta A planear y luego a ejecutar Y las comunicaciones? Y las reuniones? Delegue responsablemente, con seguimiento Viva y trabaje con comodidad Relaciones sanas, otra forma de ser productivo Conclusin Siguientes pasos De los autores 5 7 11 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37

Introduccin
Desde 1904, cuando el relojero suizo Hans Wiidsorf con la creacin de la compaa Rolex masific el uso del reloj de pulsera, el gnero humano cuenta con un movimiento no natural, casi autmata de giro de mueca. En consecuencia, desde aquellos das, millones de personas sienten angustia ante el paso implacable del tiempo. En esa angustia existencial humana, piedra angular de la mirada de los filsofos, no profundizaremos. En la otra angustia, la cotidiana, s, en la que padecen miles de ejecutivos a lo largo y ancho del mundo, la angustia que ha generado el estrs, epidemia comn en nuestros das, producto no de los logros de la rutina diaria, sino consecuencia de los asuntos dejados de hacer: lo pendiente, los olvidos, las fugas, los actos fallidos, las lagunas, los abandonos, de lo que escapo al control y a la accin oportuna. Estudios de la Organizacin Mundial de la Salud del ao 2000 muestran al estrs como la segunda enfermedad en generar nmero de muertes en el mundo. En trminos mdicos, el estrs es un complejo sintomtico por el cual el organismo reacciona frente a situaciones percibidas como amenazantes, generando profundas tensiones, entre ellas la sensacin de impotencia, al no tener la posibilidad de decidir o de actuar. Imaginmonos a una persona sbitamente atacada por un animal salvaje y sintamos sus posibilidades: huir, defenderse, paralizarse,... cualquiera que sea su reaccin, con toda seguridad en su organismo se generarn procesos qumicos y fsicos que brotarn como una respuesta para su supervivencia. En otras palabras, surgir la necesidad de un esfuerzo extra y til para el desafo. De esta manera, el estrs no es del todo perjudicial si lo percibimos como el desarrollo de la energa individual necesaria para controlar los asuntos personales dejados de hacer, ms no justificables para vivir estresados; por el contrario, la clave es concientizarnos para permitirnos vivir relajadamente. Un buen nivel de productividad es indispensable para cualquier persona, o empresa, por grande o pequea que sea. Este recurso efectivamente utilizado, es decir, objetivamente administrado puede hacer la diferencia entre el xito y el fracaso, en los negocios y/o relaciones. Dentro de este libro Sea Productivo, y Disfrtelo encontraremos sencillas pautas para aumentar el control de nuestras actividades desarrollando elementos indispensables para el disfrute de una vida armoniosa.

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S observamos cuidadosamente el avance del libro, encontraremos como la productividad depende de diversos factores que deben ser contemplados en conjunto, nunca observados como casos aislados, cualidades que hemos optado por llamar Actitud Productiva necesaria para generar Energa Productiva, con las cuales emprender Acciones Productivas.

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Cuide de s mismo, para ser ms productivo

Dice un adagio popular: Pdale tiempo al tiempo; que el tiempo, tiempo le dar . La productividad no tiene sentido sin un plan estratgico integral que contenga visiones, metas individuales y tambin logros sociales, familiares y empresariales. Preguntmonos: Para qu quiero ser ms productivo? Qu obtengo al ser ms productivo? Es mi deseo realizar ms actividades diarias? Cunto tiempo dedicar para cuidar de m y de mi gente?

Y quiz pueda construir ahora algunas nuevas preguntas que den continuidad, profundidad o sentido a las respuestas encontradas. Cualquiera que sean sus interrogantes y respuestas, tenga presente que para mantenerse productivos es bsico: alimentarse balanceadamente, descansar adecuadamente, permitirse esparcimiento, hacer ejercicio fsico, aprender a relajarse, cultivar actitudes positivas, ennoblecer cada vez ms los sentimientos, darle alto vuelo a los pensamientos. Tome un descanso Es difcil ser laboralmente productivo sin descansar apropiadamente. S siente que su nivel de concentracin desciende: tmese un respiro, estire las piernas, camine por una bebida refrescante, disfrute un pasatiempo. El tiempo invertido en el receso lo recuperar ampliamente, volver renovado. Listo, o lista, para continuar desarrollando sus actividades con la energa requerida para alcanzar mejores resultados! Asgnese tiempo De cada uno depende nuestra calidad de vida. Preguntmonos: Duermo suficiente? Inicio el da sin afanes? Consumo mis alimentos serenamente? Comparto lo suficiente con mi familia?

Nadie ms que uno mismo puede cuidar su cuerpo, primer equipo en el orden del proceso productivo. Preste atencin a su
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alimentacin. Involucre rutinas de ejercicio y relajacin. Programe su descanso y esparcimiento. Identifique los aspectos fsicos, emocionales, mentales y espirituales en los que requiere cambiar para ser ms productivo. No postergue, no evada a la vida Que no lo atropelle la vida! No se aleje de sus sueos. No aplace los ratos familiares. Recuerde que si incrementa su productividad laboral, podr disfrutar de holgados momentos sociales elevando su calidad de vida. Dedquese tiempo para generar paz personal y para quienes le rodean. Comience desde hoy un plan complementario de mejoramiento personal con el fin de optimizar sus fortalezas: entrenarse en lectura mejor, en escritura rpida, en el manejo del computador, en el conocimiento de internet, en la prctica tecnolgica Evite la absurda perfeccin Busque hacer sus asuntos con la posibilidad de equivocarse sin incomodarse. Seamos realistas, la situacin perfecta nunca llegar. La bsqueda de la perfeccin es un freno obstaculizador, pues gastaremos el doble de tiempo, sin obtener el doble de resultados. Observemos cuidadosamente nuestros errores, aprendamos de ellos. Michael Jordan, uno de los atletas ms reconocidos del siglo XX, dijo en alguna ocasin: He fallado ms de 9.000 lanzamientos y an as he tenido xito.

Sea flexible Su flexibilidad libera tambin su capacidad para improvisar. Aplique flexibilidad con exigencia; es decir, no abandone sus actividades vitales por otras que no contribuyan con los objetivos trazados para su labor y por aquellas que no posibiliten la construccin de su proyecto de vida.
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La programacin sicorgida de cada minuto del da es nociva, mantener lapsos libres en su agenda es una forma fluida de programar tiempo para atender y solucionar imprevistos. S los incluye en su agenda diaria ya no sern imprevistos. Rodese bien Aljese de individuos y situaciones que le produzcan tensin, negatividad, pesimismo. Alimntese de lo positivo; viva experiencias con personas agradables, disfrute su familia, telefonee a sus amigos, frecuente eventos sociales, escuche msica agradable, vea pelculas gratificantes, asista a espectculos motivadores. En una buena agenda cultural encontrar la energa para aumentar su productividad. Cambie la rutina Imagnese astronauta! Existe algo que le gustara hacer y, por ciertas o inciertas razones, factores, circunstancias, prejuicios, no ha hecho? Rompa la monotona, participe de actividades constructivas: coma al aire libre, camine hasta la oficina, construya un relato en compaa de los suyos... Auto motvese Si cada uno de nosotros, no valora lo que hace, entonces quien lo har? Exprese a los dems sus logros obtenidos, comunique los nuevos proyectos, convirtase en su propio publicista, elimine de su vocabulario: tratar, intentar, quiz..., reemplcelos por lo estoy haciendo, me gusta hacerlo.... Para conservar altas cargas de energa es conveniente premiarse, sienta lo agradable que es mimarse, consentirse, en cualquier fase de sus proyectos. Descubra sus momentos productivos Conozca su curva productiva! Conocer nuestra curva productiva nos permitir distribuir nuestro trabajo a lo largo de los diferentes momentos que componen nuestra jornada diaria. La identificacin de las energas mental, emocional, fsica y espiritual disponibles para ejecutar actividades exigentes o llevar a cabo labores de rutina, es
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indispensable para la programacin de las actividades que requieran concentracin, a fin de obtener soluciones acertadas en el tiempo justo. Descubra su reloj biolgico podra serle til para la identificacin de sus energas y visualizar como distribuirlas a lo largo del da, del mes, del ao, de sus proyectos.

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Mantenga el orden, todo funcionar mejor

Al ordenar, invierte minutos y ahorra horas. Opte por mantener en orden su rea de trabajo. As como es importante cuidar la imagen personal; laborar en ambientes confortables es fundamental para clarificar las ideas y visualizar los objetivos. Un entorno desordenado es terreno frtil para extraviar paciencia, buen genio, ideas, documentos, objetos y otros elementos bsicos para el logro de objetivos y resultados. Aplique los siguientes pasos bsicos:

1. Diferencie lo til, de lo no til. 2. Elimine lo no til. 3. Ordene lo til. 4. Repita permanentemente los tres pasos anteriores.
Observe que el primer paso es de discernimiento, no de accin, este es fundamental antes de emprender cualquier actividad de estructuracin, ordenamiento o planificacin y una vez realizado puede continuar, veamos. Encuentre placer en eliminar Aprender a eliminar preconceptos, prejuicios, documentos y objetos en las dimensiones fsica, emocional y mental, es tal vez uno de los hbitos que para su prctica requiere ms preparacin. Es posiblemente el nico que ofrece el beneficio inmediato de liberar la energa necesaria para estar presente y activo. Elimine sin apego y sin dolor Por qu la gente se aferra a cosas intiles? Entre la acostumbrada reflexin puesta en marcha diariamente Puedo necesitarlo algn da y la pregunta que debera surgir Realmente an lo necesito? existe la misma distancia que desde el dicho hasta el hecho. Tal vez necesite deshacerse de documentos u objetos y aceptar las consecuencias; revise su oficina, su casa e identifique esos eternos montones con los cules nunca hace ni har nada. Despus de todo Qu puede pasar si no los conserva? Elimine lo que no necesite Aquello que no se ha utilizado durante los ltimos 6 meses, es posible que ya no lo necesite.
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Ms del 50% de la informacin acumulada: documentos, papeles, revistas, correos electrnicos, no contribuyen al desarrollo personal, ni profesional; se convierten en distractores y desordenadores, as que la mejor alternativa por la que han optado los ejecutivos que hemos asesorado consiste sencillamente en eliminarlos, con resultados asombrosos gracias a la concentracin y destinacin de tiempo para lo orgnicamente productivo. Ordene lo til Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa Ha escuchado decir a alguien: Lo guarde tan bien guardado, que ahora no lo encuentro? Una recurrente prdida de tiempo est en buscar lo que no debera estar perdido; esta repetitiva anomala reduce la calidad del trabajo, restando energas personales y grupales. Mantener organizada las rutinas diarias es benfico para sus planes, as aprovechar constructivamente la energa que le permitir ocuparse de lo vital, es como otorgar importancia prctica a esa frase demaggicamente repetida Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa. Mantngase al da Evite las acumulaciones, le ser ms difcil asignar tiempo para procesar un volumen acumulado de documentos y actividades restndole mayor energa que si los evacua oportunamente. Capture y ubique la informacin til Los papeles no son simplemente papeles, los documentos no son simplemente documentos; en realidad son energa almacenada y disponible para ser aprovechada oportunamente. Podemos ubicar en medios fsicos o magnticos: documentos, elementos y toda informacin til para regresar y acceder a ella gilmente. Para tener una idea ms clara, quiz nos sirva la analoga del vehculo y el parqueadero. Un vehculo, es la informacin capturada que debe ser ubicada mientras hacemos otras funciones. El vehculo permanece en el sitio asignado hasta nuestro regreso para el momento en que lo necesitemos. Est ah, como deben estar los documentos en el archivo, en la carpeta, en la bandeja. Energa almacenada, disponible para aprovechar.
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Evite informacin antes que llegue Anticpese a los flujos informativos. Hoy despus de audio-ver pasar millones de bits de datos diariamente por la red mundial de informacin, es momento de comenzar a anticiparnos a todo tipo de ella. Los correos, las revistas, las promociones, la publicidad puede controlarse anticipadamente, ejerctese. Depende de cada uno cuidar su tiempo para no estar a merced de la excesiva informacin que tan mnimamente nos aporta. Estamos en la obligacin a ser selectivos; por m, por los mos, por mis proyectos.

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Evite la ansiedad causada por postergar o evadir

Realmente postergar o evadir es una opcin ligada a la forma de pensar, hablar y actuar. Por favor, no viva en las disculpas, olvdese de estar corriendo detrs de las obligaciones y de hacerlas a ltimo momento. En ocasiones llenamos nuestro tiempo con actividades, solo para aplazar lo difcil, o lo que no nos gusta. Cul es la consecuencia? Acumulacin, desorden, olvidos, urgencias, interrupciones, carreras, presiones, errores,... Tiene varias actividades a las cuales se les aproxima la fecha de entrega, otras que no tienen una fecha asignada y algunas que an no ha iniciado? Cuando alguna actividad no es de nuestro agrado; cuando desconocemos la forma de hacer algo o cuando ignoramos su resultado, generalmente encontramos razones que ameritan la postergacin. Aunque estas pueden ser tardanzas conscientes o aplazamientos inconscientes, en cualquier caso el evadir, dilatar, prorrogar una o varias veces puede producir que realmente lo olvidemos o acumulemos y en consecuencia obtengamos la perfecta disculpa para escucharnos decir algo como No tengo tiempo, Tengo demasiado trabajo, Estoy estresado Pregntese: Por qu lo voy a postergar? Por qu no lo quiero hacer? Quin lo puede hacer? Cmo puedo dividirlo en tareas menos abrumadoras? Qu es lo peor que puede pasar si hago ahora mismo lo que intento postergar?

Identifique las razones para postergar:

Por Por Por Por

miedo al resultado? temor a equivocarse? temor al rechazo? que algo no es agradable?

Observe como es que posterga:

No inicia, hasta no obtener toda la informacin, las posibilidades... Recordando otros asuntos importantes por hacer. Buscando actividades de mayor importancia por ejecutar. 15
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 Inconscientemente olvidando para postergarlo y lo posterga tantas veces que

realmente lo olvida. Finalmente: Evite el desgaste emocional, las culpas y el estrs que le genera el evadir o el postergar, no piense como se sentir hacindolo, imagine como se sentir cuando lo concluya y observe los siguientes consejos:
Aquello que es fcilmente aplazable o especialmente difcil de hacer

ejectelo ya, y luego disfrute sin que le distraiga, interrumpa, preocupe, ...
Obtenga la mayor informacin posible acerca de lo que es necesario hacer. Divida el proyecto o la ejecucin de sus planes en pequeas tareas. Inicie con lo ms difcil o con lo que consume ms tiempo o con lo que le

genere mayor duda en su resultado.

Realice una primera tarea, concntrese en ella y evite los distractores. Si realmente no lo quiere hacer, entonces delguelo responsablemente.

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Encrguese de las interrupciones y de las distracciones

Las interrupciones y distracciones disminuyen la capacidad de concentracin afectando el ritmo de trabajo individual, seccional y corporativo convirtindose en factores contraproducentes para la obtencin de los resultados. En ocasiones usted mismo se interrumpe Reflexionemos, en cuantas ocasiones hemos interrumpido nuestras labores para pensar o culminar una actividad que debimos haber concluido oportunamente, para realizar asuntos personales, extra laborales o para expresar comentarios sobre aspectos de importancia inoportuna. Estas situaciones son muy comunes, cuando le ocurran regstrelo en su agenda o en la planilla respectiva y destine el tiempo requerido para comunicarlo o para ejecutarlo. Cuando otros lo interrumpen Amigos, vendedores, compaeros creen ingenuamente que pueden interrumpir en cualquier momento a sus amigos, clientes o colegas; para mostrarse sociables, para ofrecer el ms interesante producto o para demostrar gestin ante la compaa que lo abriga. Cmo manifestar el no querer ser interrumpido? Existen abundantes soluciones: desde la ms conocida, cerrar la puerta durante algunos momentos hasta una de las ms creativas, colocar un bandern rojo en el panel del cubculo de trabajo.
Cuando lo visitan de manera programada

D a la persona la importancia que merece; solicite que no le pasen llamadas; pida que no lo interrumpan, asegrese de no exceder el tiempo planeado para atenderle.
Cuando recibe visitas inesperadas

Hgale saber cortsmente al visitante que no puede atenderlo; s l le pregunta Est ocupado? Sea honesto, dgale que si. Que sin embargo lo va a atender brevemente. Es el momento propicio para utilizar el lenguaje corporal: permanezca cerca de la puerta, mantngase de pie s es necesario; brndele los minutos suficientes para que cuente el motivo y objeto de su visita. S requiere terminar el encuentro, hgalo con buen humor, palabras y frases clidas: Me gustara continuar esta conversacin tal da....
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 Las llamadas telefnicas inoportunas

Hgale saber cordialmente al interlocutor de lo inoportuna de la llamada telefnica. Cmo? Sea clido, directo, comunquele del tiempo disponible, utilice frases que le permitan interrumpir: Estoy saliendo..., Por poco no me encuentra..., Tengo otra llamada..., Podramos continuar esta conversacin en otro momento..., Bueno, no le hago ms charla... Como parte de su equipo de telecomunicaciones incluya un receptor de llamadas, asegurndose de saber utilizarlo, tanto en los procedimientos operativos como en las prcticas de relaciones pblicas que le recordarn dar respuesta oportuna a los compromisos adquiridos y mensajes recibidos.
Cuando necesite concentrarse indquele a su asistente o a un colega

Personas que pueden interrumpirle. Personas que no pueden interrumpirle. Personas que podran interrumpirle dependiendo de la situacin. Cuando usted visite a otros Solicite su cita con la anticipacin suficiente, dependiendo del rango o jerarqua de la persona con la cual se entrevistar; asegrese que la persona destinar tiempo para atenderlo, telefonele para confirmarle que ha invertido tiempo en preparar la reunin y que asistir a la hora pactada. Llegado el da, la hora y el momento de la cita, sea puntual, respete el tiempo asignado, no se extienda y asegrese de evacuar todos los puntos registrados en la respectiva planilla de control y accin.

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Decidir o no decidir? Esa es la pregunta

En todo momento personas y grupos de personas estn tomando decisiones en medio de dilemas. Confrontacin entre decidir o no decidir. Conflicto entre decidimos nosotros o dejamos que otros decidan por nosotros. Los minutos pasan, las horas avanzan, los das corren, los intereses se incrementan, las cifras econmicas nos afectan; mientras tanto, los procesos de decisin se dilatan en el tiempo por dudas, preocupaciones, temores a los cambios, aprensiones a equivocarnos La combinacin entre raciocinio e intuicin en decisiones de rutina, emergencia o estrategia es fundamental: equilibrio en ocasiones; porcentajes a favor del raciocinio en algunas y a beneficio de la intuicin en otras. Unas son decisiones irreversibles; otras permiten ensayo y error; algunas pueden ser sucesivas o por etapas; todas y cada una tienen consecuencias y responsabilidades a las cuales podemos anticiparnos, como hace un jugador de tenis para predecir donde caer la pelota. Evaluando gilmente las posibilidades y tomando la mejor decisin posible. Si nos acogemos a la premisa; Decidir consume gran cantidad de energa, necesariamente debemos rescatar de ella que los asuntos menores es bueno decidirlos por nica vez y de una buena vez, para evitar el consumo innecesario de energa en torno de lo trivial. Repetimos, las personas estamos tomando gran cantidad de decisiones en el da, lo que ocurre es que la mayora de ellas estn inmersas en un proceso automtico que las hace transparentes a la consciencia, permitiendo a nuestro cerebro concentrarse en las decisiones no automticas. Dicho esto, encontramos que los hbitos facilitan la toma de decisiones cotidianas y por eso es tan importante formar buenos hbitos. Ahora bien, cuando nos ocupamos de las decisiones estratgicas, entendidas como aquellas que definen el futuro incierto, y de las cuales los resultados se conocern varios aos despus es imprescindible elaborar una evaluacin de lo particular y de lo irrepetible de cada situacin. Cuando necesite tomar una decisin vital, le sugerimos sentir y pensar las posibles alternativas, permitiendo que salgan a flote las consecuencias, los impactos, las resistencias y los beneficios de cada una de las opciones. Algo as como activar el ciclo; Sentir Pensar Elegir - Decidir. Decidir mejor Para ser ms certero con sus decisiones le sugerimos guiarse por la siguiente ruta:
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Investigue la situacin. Plantee alternativas. Evale la viabilidad y los efectos de las diferentes alternativas. Si es posible disee un modelo o piloto. Elija la mejor opcin para usted y su organizacin. Implemntela registrando su evolucin y condensando informacin para prximas decisiones. La decisin asmala con valenta, con positiva resignacin y no se desgaste imaginando lo que no sucedi.

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A planear y luego a ejecutar

Nada ms improductivo y desgastante que algo bien hecho en el momento inadecuado. Sociedades que poseen un alto desarrollo en su calidad de vida lo deben en parte a la estructuracin de planes, construccin de pensamientos comunes y a la ejecucin mancomunada de los mismos. Recientes informes sobre productividad en pases europeos revelaron que el 43% del tiempo laborable es perdido o improductivo y en el 62% de los casos se debe a la mala planeacin. La clave es: Planee lo que ejecutar y luego ejecute lo que plane Un numeroso grupo de personas comienza su da sin tener claro como va a transcurrir su jornada. Es importante para no pasar cada da, cada semana, cada mes, cada ao a la deriva, asignar diariamente una buena cantidad de minutos a la planeacin, es algo as como invertir minutos para ahorrar horas, invertir horas, para ahorrar das, invertir das para ahorrar semanas,... Escriba todo La mente es para proyectar, no para recordar, en algunas empresas a los creativos les pagan hasta el recibo de la luz para que solo se ocupen de visionar. Cuantas veces hemos pensado: Que no se me olvide... Que no se me olvide Y cuntas de esas veces finalmente se nos olvido? Los globos de viaje para elevarse requieren aire caliente, en la canasta van lastres, que se van soltando para controlar su ascenso, anlogamente lastres son todos esos que no se me olviden que no nos dejan fluir, as que si recuerda algo inclusive en la noche y a la hora de dormir, inclyalo en la planilla respectiva de control y accin, o utilice una grabadora de bolsillo, as podr olvidarlo manteniendo la seguridad de ejecutarlo, de hacerlo realidad, de comunicarlo.

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Y las comunicaciones?
Comunquese efectivamente Generalmente de las instrucciones dadas verbalmente no existe un registro, por lo tanto tampoco de los compromisos adquiridos, dificultando el seguimiento incurrindose en peligrosos olvidos, y dejndose de ejecutar oportunamente las actividades o las tareas. Debemos enfocarnos en comunicaciones verbales claras, reconfirmando lo que usted entendi o lo que le entendi su interlocutor, asegurndose de registrarlo en la planilla respectiva y aclarando las acciones a seguir a fin de evitar posteriores errores, discusiones o repeticiones. Es imprescindible invertir el tiempo suficiente en comunicar, aclarar y retroalimentar; antes de iniciar cualquier actividad que pueda no ser la correcta. El dilogo es esencial para producir conocimiento y superar cualquier obstculo, por ello en la intimidad las comunidades y organizaciones se deben fomentar espacios para que las personas conversen, se conozcan y se acerquen, todo esto con el propsito de construir relaciones, experimentar colectividad y facultarse para ejecutar fluidamente su gestin. Proponemos que se mantengan comunicaciones en beneficio de las relaciones, pues si bien siempre existir el compromiso de alcanzar resultados de excelencia, estos deben incluir las mejores relaciones, el desarrollo de energa productiva y sentimientos de satisfaccin. Cuando escuche expectativas y comunique abiertamente sus intenciones estar honrando a las personas, promoviendo la participacin, aclarando los alcances y asegurando los objetivos colectivamente deseados. Cuando afine sus sentidos e intuicin para recibir y enviar mensajes claros con quienes le rodean en cada aspecto de su vida, podr decir con orgullo que est viviendo con calidad. Infrmese adecuadamente Algunos aseguran Las personas necesitan gran cantidad de informacin para cumplir adecuadamente su trabajo, nosotros entendemos que Las personas necesitan informacin de calidad, informacin disponible, informacin ordenada, informacin oportuna e informacin vigente para cumplir adecuadamente su trabajo

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Observemos que no es un asunto de cantidad de informacin, sino de informacin til, vigente y disponible para ser considerada y aprovechada, sin exceder las medidas justas y especficas para cada persona, proceso, cargo o nivel. Por ello es fundamental identificar los distintos ruidos comunicativos o informativos presentes en tu comunidad, empresa u organizacin para minimizarlos. Este emocionante tema lo abordaremos ampliamente en Comunicacin en las Empresas Altamente Productivas . Registros por escrito Para dar instrucciones o presentar informes: Utilice la menor cantidad posible de palabras, asegrese de recibir la confirmacin de lectura, enviar oportunamente sus respuestas y retroalimentar garantizando que la comunicacin termine donde empez. Disee modelos de documentos con contenidos y formatos predeterminados, programe un tiempo especfico para generar o responder sus comunicaciones por escrito. nuestro libro

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Y las reuniones?

Las reuniones consumen tiempo y cuestan dinero. Las reuniones son necesarias y pueden convertirse en un gran apoyo organizacional o en una de las principales fuentes de improductividad, pues al reunirse varias personas, el tiempo bien o mal invertido se multiplica por el nmero de personas que a ella asistieron. Si quiere que las personas con las que usted trabaja le respeten su tiempo, no premie la impuntualidad; no espere a quien llegue tarde, no le resuma y no se distraiga con l o ella. Cunto tiempo se extienden sus reuniones? Recuerde que en las reuniones largas e improductivas quienes asisten pierden tiempo y acumulan trabajo. Propngale a su equipo: Qu tal disminuir gradualmente el tiempo de las reuniones?, Y si manejamos algunas situaciones sin reunin presencial? Pngalo en prctica, colocndose metas cada vez ms exigentes y optimice el tiempo laboral compartido. Sugerencias para sus reuniones Antes de la reunin
Convoque con anticipacin anexando los documentos que deben ser revisados

antes de la reunin. D a conocer los objetivos y lo que se espera de cada persona. Invite nicamente a quienes aportan, no invite a saboteadores, habladores... Invite a cada persona a la sesin que le incumbe. Seale a cada cual el tiempo de su intervencin. Cumpla la hora de inicio y la de finalizacin. Si por alguna razn no se cumpli la hora de inicio, cumpla la de terminacin.
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Durante la reunin
Elimine distractores e interrupciones: Solicite que se apaguen celulares, que

no pasen llamadas
Nombre un lder o moderador. Estructure un orden del da prctico. Mantenga el objetivo sin salirse del tema, emitiendo planteamientos claros y

concretos. Asegrese que todos utilizan planillas. Delegue hacia la accin con plazos lmites. Acuerde fecha y moderador de la prxima reunin. Cree un mtodo de seguimiento y apoyo a las acciones acordadas. Agradezca, concluya, resuma y cierre. Y si el tiempo alcanza puede revisar otros temas adicionales.

Despus de la reunin

Ejecute actividades y compromisos. Realice seguimiento, control y valore el cumplimiento de objetivos. Evale la efectividad de la reunin. Pregntese Qu podemos hacer para que la prxima consume menos tiempo?

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Delegue responsablemente, con seguimiento

Una de las mejores estrategias para multiplicar el tiempo, distribuir esfuerzos y obtener resultados est en saber delegar, ya que le permite:

Liberar tiempo. Obtener poder de gestin. Concentrarse en lo que es necesario concentrarse. Desconcentrarse de lo que es necesario desconcentrarse. Liderar. Descansar. Pensar. Ganar ms dinero.

Delegar o Relevar En una carrera de relevos quien porta el testimonio deber mantenerlo sujetado hasta asegurase que su compaero lo sostendr sin dejarlo caer. Observe las siguientes definiciones y encuentre cual o cuales estn presentes actualmente en sus labores diarias. No hay respuestas correctas o incorrectas simplemente reflejan el nivel de aprovechamiento de esta herramienta tan comnmente mencionada y poco explorada. Qu es Delegar?

Hacer que otros hagan sin yo estar presente. Que otros se concentren en lo que yo no hara. Que otros se concentren en lo que a m me distraera. Apoyar inteligentemente mis debilidades. Una opcin para responsabilizarme de lo que realmente me corresponde. Decidir acompaado. Una forma de trabajar en equipo.

Con cul se siente cmodo? Con cul se siente incomodo? Las respuestas quiz le orienten a explorar nuevos niveles de productividad. En quin delegar? An sin estar consciente cada da usted delega en ms personas de las que cree; delega al conductor del taxi que lo lleve a algn lugar, delega en sus clientes la decisin de compra, en sus proveedores el abastecimiento oportuno y le podemos asegurar que constantemente delega en su equipo de trabajo (Jefe, compaero o subalterno) la clave est en hacerlo responsable y conscientemente.
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Delegue mejor Es importante saber que para aprender a delegar es necesario que se entrene y que entrene a quienes trabajan con usted. En este proceso de aprendizaje le sugerimos avanzar gradualmente, de manera que pueda adquirir las habilidades necesarias sintindose seguro de hacerlo a su propio ritmo. Para esto le sugerimos iniciar delegando actividades recurrentes, trabajo manual y progresar hacia procesos de mayor importancia. Combine el delegar con hacer seguimiento: Cuando usted le solicita algo a una persona y luego no le pregunta acerca de la evolucin o el resultado de la actividad delegada, puede provocarle frustracin y desmotivacin, hacerle pensar que su trabajo no es valorado, que en el futuro no valdr la pena esforzarse y Adems cmo puede estar seguro si lo que deleg realmente se hizo? Delegar efectivamente le implicar entre otros:
Confiar en la gente. Rodearse de personas que hagan las tareas mejor que usted. Invertir tiempo para comunicar, dando vida a la premisa; Abunda el tiempo

para dialogar, comunicar e informar con claridad, escasea el tiempo para repetir procesos, tareas, informes. Establecer lmites y fijar plazos realistas para usted y para su equipo. Dar autoridad para actuar y decidir. Apoyar mediante informes de estado. Revisar y renegociar.

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Viva y trabaje con comodidad

Una pregunta que puede formularse es Cmo puedo hacer mi espacio ms cmodo? En los diferentes trabajos que hemos realizado, hemos podido comprobar que la incomodidad agota y reduce la productividad en ms de un 25%; resulta entonces mucho ms econmico transformar el espacio de trabajo ajustndolo de acuerdo con la persona y con las funciones que desempea. Observe el espacio que le rodea y esfurcese por hacer su entorno lo ms cmodo posible desde emplear ropa cmoda aunque no necesariamente informal, cambiar el bombillo que titila, cubrir la ventana, componer el escritorio que cojea, girar el archivador, ordenar el armario para vestirse ms rpido, usar lapiceros de grueso ideal, ajustar la altura y la distancia de la silla en su auto, y ms mucho ms Comodidad en tres niveles Aunque suene exagerado, nos atrevemos a insinuar que el compromiso de una persona puede incrementarse con la bienestar que le brinde su espacio laboral, pues aunque permanecer en un escritorio o frente a un computador sea una actividad muy usual requiere concentracin y buena disposicin. Esta comodidad la presentamos en tres niveles: Primer nivel: Se relaciona directamente con las soluciones para facilitar la gestin; iluminacin, temperatura, ruido, Segundo nivel: Tiene que ver con el acceso rpido a la informacin, los procesos, las personas, los productos, los insumos, los conocimientos
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Tercer nivel: Se ocupa de mantener sencillez, simplicidad, mtodos de trabajo intuitivos, buenas relaciones y entorno agradable. En conjunto estos tres niveles permitirn a las personas ser productivamente felices o disfrutar su productividad.

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Relaciones sanas, otra forma de ser productivo

Relaciones deterioradas y poca cooperacin afectan el clima organizacional y disminuyen la productividad, por el contrario comprender a los dems, intercambiar informacin, resolver conflictos, trabajar en equipo y mantener buenas relaciones es justo lo que las empresas necesitan para liderar de manera sostenible, es por eso que en todo entrenamiento que realizamos y en cada servicio que brindamos siempre nos despedimos dejando un mensaje y una tarea con la cual deseamos que nos comprometamos, pues es vital para que Construyamos un mundo de calidad:
Integremos la fe al trabajo y a la vida. Abramos en nuestra vida un espacio a lo humano y espiritual. Despertemos a una forma de vida llena de esperanza, amor, diversin, libertad

y paz.
Vivamos rodeados de gente buena y optimista. (Como tu, por que tu tambin

eres gente buena y optimista) y recuerda que Al que anda entre la miel algo se le pega estamos seguro que encontrars nicamente las mejores personas, los mejores clientes, los mejores proveedores, los mejores resultados y que ellos se quedarn contigo.

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Conclusin
La productividad, es un asunto de conciencia, de conocimiento y de entendimiento, que exige actitud, aptitud y entrenamiento, volvamos al comienzo del libro a repetirnos las preguntas:

Para qu quiero ser ms productivo? Qu obtengo al ser ms productivo? Es mi deseo realizar ms actividades diarias? Cunto tiempo dedicar para cuidar de m y de mi gente?

Tal vez ahora encontremos que la productividad entre tantos aspectos contempla e incluye la productividad personal, familiar, laboral y que no podemos sentirnos productivos por obtener nicamente logros en algunas reas de nuestra vida, descuidando otras.

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Siguientes pasos
Si deseas entrenarte en la administracin del tiempo, en elevar holsticamente tu productividad y transformarte en un ser humano altamente productivo, comuncate con nosotros y te presentaremos Vigor Empresarial una cultura organizacional para construir empresas socialmente sanas, humanamente respetuosas y econmicamente rentables. Qu hacemos? Creamos una experiencia de aprendizaje de alto impacto, recordacin y permanencia. Cmo lo hacemos?
Realizando Coaching grupal o individual a ti y a ejecutivos de tu empresa. Transfiriendo mediante Mentoring experiencias de liderazgo, estrategia o

tctica.
Desarrollando

las

competencias

necesarias

en

quienes

integran

la

organizacin. Formando integralmente en habilidades, destrezas, conocimientos y valores. Fortaleciendo la cultura organizacional. Mejorando el clima laboral. Impactando holsticamente la productividad.

Qu obtienes?

Una estrategia clara y compartida. Una tctica poderosamente simple y ajustada a la realidad. Personas con ms amor y gratitud por su trabajo. Procesos dinamizados y valorados por las personas. Polticas direccionadas hacia la realidad presente y futura.

Con gratitud y hasta pronto Bibiana y Jaime

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De los autores
Quin es Vigor Empresarial? Un organismo que nace en el ao 1996 con el propsito de investigar modelos humanos y empresariales de alto impacto, combinando diferentes tcticas para construir empresas socialmente sanas, humanamente respetuosas y econmicamente rentables. Para ello incorpora dinmicamente prcticas y metodologas aceptadas internacionalmente, es as como evoluciona hacia un modelo integral que incluye el desarrollo de las personas, el impacto en los procesos y la resignificacin de las polticas. Con Coaching, Mentoring, Educacin Experiencial, Neurociencias, Programacin Neurolingstica, Ontologa y otras ciencias, lneas, escuelas o tendencias mundialmente reconocidas, Vigor desarrolla Coaching Espiritual Transpersonal para acompaar a personas y empresas en su evolucin hacia mejores escenarios en los que alcancen su real meta. Experiencia en diferentes sectores econmicos Ms Ms Ms Ms de de de de 250 empresas fortalecidas. 60.000 personas entrenadas. 16 aos transformndonos y transformando a otros. 40.000 horas liberando potencial en personas y empresas.

Quin es Bibiana Cortzar Ramrez? Mster Coach Transpersonal y Organizacional, motivadora, investigadora, escritora, conferencista y asesora en temas de cultura organizacional, clima laboral, productividad, liderazgo y competencias laborales. Durante los ltimos 16 aos ha liderado diferentes programas formativos y se ha consagrado como una diseadora de organizaciones flexibles y dinmicas en las que prime el respeto por las personas en equilibrio con la estructuracin de polticas que aseguren buen futuro organizacional. Para guiar el diseo de empresas y plantear nuevos caminos para la industria actual y futura, fund en 1996 Vigor Empresarial. Registra ms de 250 empresas fortalecidas, ms de 10.000 horas liberando potencial y ms de 15.000 personas inspiradas y entrenadas. Diseadora Industrial de la Universidad Javeriana, curs Altos Estudios en Consultora con Norhwest Business Group y la EAN, se certific como Management Life Coach y como Coach Empresarial con la ICL International Coaching Leadership y la Future Achievement International y se form como Psicoterapeuta Transpersonal. Puedes contactarla en: bibiana@vigorempresarial.com 37
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Quin es Jaime Espaa Eraso? Mster Coach Transpersonal y Organizacional, motivador, investigador, escritor, mentor y asesor en estrategia, tctica, cambio, cultura, productividad, competencias, liderazgo, negociacin, conflicto e inteligencias gerenciales. Con su filosofa humanista de resultados forma lderes respetuosos, promueve procesos productivos y genera polticas con visin de futuro. Con su espritu mgico transmite pasin, amor y alegra, ello le ha permitido cautivar personas y transformar empresas. Sus ideas son seguidas por altos directivos globales y su experiencia incluye ser lder, coordinador, presidente y gerente de juntas, comits y empresas. Ha realizado tanto Coaching individual como intervenciones ante grandes auditorios. Registra ms de 250 empresas fortalecidas, ms de 20.000 horas liberando potencial y ms de 40.000 personas inspiradas y entrenadas. Ha invertido ms 17 aos en la investigacin y trazado de un mapa para renovar energas, rescatar sueos, solucionar problemas y fortalecer el saber organizacional. Se form como Administrador de Empresas, estudi ingeniera mecnica, curs un MBA, se certific como Coach con la International Coaching Leadership y Future Achievement International, incursion como Psicoterapeuta Transpersonal y se ha especializado en desarrollo humano y organizacional. Puedes contactarlo en: jaime@vigorempresarial.com Qu es Coaching Espiritual Transpersonal? Coaching Espiritual Transpersonal es una propuesta que integra de manera dinmica, variadas metodologas mundialmente reconocidas y promueve el Coaching a escala global incorporndole principios bblicos para lograr la transformacin en las personas y sus organizaciones con la bendicin de Dios. Coaching Espiritual Transpersonal rene en un solo modelo lo ms poderoso de varias ciencias y disciplinas como el Coaching Sistmico, Coaching Ontolgico, Neurociencias, Programacin Neurolingstica, Gestalt e Inteligencia Emocional aplicndolo en las personas y sus comunidades. Con Coaching Espiritual Transpersonal ofrecemos la posibilidad de desarrollar integralmente al ser humano, generndole aprendizajes transformacionales y producindole cambios profundos y efectivos. El Coaching Espiritual Transpersonal enriquece a las personas, sociedades y empresas, les mejora su clima laboral, les fortalece sus equipos de trabajo y les motiva su espritu, utilizando metodologas activas que invitan a la reflexin y promueven acciones de cambio. 38
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Quienes ejerzan el Coaching profesionalmente, posean una certificacin formal o de respaldo internacional, pueden especializarse con nosotros y le entregaremos una acreditacin independiente que le certificar como Coach Espiritual Transpersonal. En qu reas puede ser aplicado el Coaching Espiritual Transpersonal? Coaching Coaching Coaching Coaching Coaching Coaching personal o de vida. para deportistas. para polticos. para ejecutivos, gerentes y lderes. para docentes, maestros, mentores, consejeros. para corporaciones, organizaciones o empresas.

Los libros de los autores Bibiana y Jaime 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Sea productivo, y disfrtelo Empresas Altamente Productivas Dialogando con el auditorio Se productivo, y cumple tu objetivo de vida Liderazgo y Coaching en las Empresas Altamente Productivas Comunicacin en las Empresas Altamente Productivas La Cultura de las Empresas Altamente Productivas Estrategia, Tcticas y Decisiones en las Empresas Altamente Productivas Introduccin al Coaching Espiritual Transpersonal Principios, Valores y Virtudes en las Empresas Altamente Productivas Trabajo en Equipo en las Empresas Altamente Productivas Los Secretos de las Empresas Altamente Productivas Coaching y Mentoring en las Empresas Altamente Productivas

Certificaciones y respaldo internacional a los autores

Certificacin internacional y apoyo institucional

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100%

Estudios indican que la productividad en el pas ha disminuido, el estrs ha tomado gran importancia en el diario vivir y las muertes por exceso de trabajo en el mundo se han incrementado. Siente que ha aumentado la competencia laboral? Se siente preparado para cumplir las nuevas exigencias? Siente que no disfruta de su vida plenamente? Es hora de emprender acciones concretas para alcanzar los niveles laborales y personales que merece. Sea Productivo y Disfrtelo est especialmente diseado para lderes, directivos, jefes de grupo, profesionales, ejecutivos y personas interesadas en aumentar su productividad disfrutando de una vida en armona. Este libro ofrece pautas sencillas de fcil aplicacin y de alto impacto, que contribuyen a: Mantener el control de las actividades a nivel individual y colectivo. Soltar el control de lo no controlable. Producir el mximo en menores medidas de tiempo. Disfrutar el mximo de los beneficios del descanso. Ser holsticamente productivo. Busca otros ttulos en www.vigorempresarial.com

Todos los Derechos Reservados Copyright 2010 Por Consultora & Seminarios Empresariales Ltda. Sigla Vigor Empresarial Prohibida la reproduccin total o parcial de este libro, por cualquier medio o tecnologa, sin autorizacin escrita de los autores.

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