ESTUDIO FINANCIERO CONTABLE

III UNIDAD DE ADMINISTRACIN FINANCIERA UDAF

La Unidad de Administracin Financiera fundamenta su accionar en lo establecido en los artculos 38 y 39 del Acuerdo Gubernativo 137 91 Re lamento de la Ley de Alfabeti!acin" #iene como ob$etivo el ase urar la dotacin o%ortuna de los recursos financieros del %roceso de alfabeti!acin& conforme a un %resu%uesto de in resos y e resos acorde a la %lanificacin de actividades y la e$ecucin de las o%eraciones %resu%uestarias y contables corres%ondientes& a fin de contribuir al lo ro de las metas y ob$etivos del %roceso de alfabeti!acin nacional" 'ara tal efecto reali!a %rocesos de %resu%uesto& contabilidad& tesorera e inventarios"

PROCESO FORMULACION Y EJECUCION PRESUPUETARIA

(s un %roceso sistem)tico *ue com%rende el con$unto de actividades %ara la administracin del %resu%uesto de +,-ALFA& con la finalidad de contar& de manera o%ortuna& con la dis%onibilidad de fondos %ara el cum%limiento de los com%romisos *ue conlleva el desarrollo del %ro rama de alfabeti!acin a nivel nacional" (ste %roceso conlleva una serie de %rocedimientos& los cuales se inician con la formulacin del ante%royecto del %resu%uesto de +,-ALFA& las %ro ramaciones cuatrimestrales %ara la asi nacin de fondos %or %arte del .inisterio de Finan!as '/blicas& la verificacin constante de la dis%onibilidad de fondos %ara la e$ecucin de los astos& la estin de las modificaciones& el control de la e$ecucin& la eneracin de los informes de e$ecucin y la conciliacin bancaria como un medio de control de la dis%onibilidad de fondos"

Objetivos del Proceso:

1" Ase urar la dotacin o%ortuna de los recursos financieros del %roceso de alfabeti!acin 0" Llevar un control de cada una de las o%eraciones *ue se reali!an en la e$ecucin %resu%uestaria& con el fin de monitorear la forma en *ue se est)n invirtiendo los fondos del %resu%uesto asi nado"

3" 'resentar ante las autoridades com%etentes el des lose de la e$ecucin %resu%uestaria con el fin de *ue se %roceda a su li*uidacin" 'rocedimientos ,%erativos1 'rocedimiento %ara la Formulacin del Ante%royecto de 'resu%uesto Descripcin: +onsiste en la serie de %asos %ara elaborar el ante%royecto de %resu%uesto de +,-ALFA& con el fin de obtener la a%robacin del %resu%uesto necesario %ara alcan!ar los ob$etivos del %ro rama nacional de alfabeti!acin& utili!ando %ara el efecto la memoria de labores& los indicadores b)sicos del an)lisis del rado de analfabetismo en el %as y las bases %ro ram)ticas %ara la atencin de %rioridades" 'ara este %rocedimiento se debe tomar como base lo establecido en las dis%osiciones le ales si uientes1 1" Re lamento de la ley de alfabeti!acin art" 39 0" Ley ,r )nica del 'resu%uesto" 3" Re lamento de la Ley ,r )nica del 'resu%uesto" 2" .anual de +lasificacin y 'ro ramacin 'resu%uestaria

Norm s del Procedimie!to:

a3 La formulacin de los ante%royectos de %resu%uesto es res%onsabilidad de las de%endencias de la (ntidad ($ecutora del +omit4 -acional de Alfabeti!acin& a trav4s de formular adecuadamente su %lan o%erativo anual y establecer los costos %or actividad" b) (l ante%royecto de %resu%uesto debe ser %resentado antes del 35 de mayo de cada a6o al .inisterio de Finan!as '/blicas" c3 La +oordinacin de la formulacin del %resu%uesto es res%onsabilidad de la 7eccin de 'resu%uesto de la U8AF de +,-ALFA" d) La elaboracin del ante%royecto de %resu%uesto debe 9acerse de conformidad con las normas y %olticas emitidas %or el .inisterio de Finan!as '/blicas y la 7ecretaria de 'lanificacin y 'ro ramacin de la 'residencia : 7(G('LA- "

e) Los ante%royectos de %resu%uesto ser)n formulados de conformidad con

las cate oras %ro ram)ticas& estructuras %resu%uestarias y tec9os financieros& %or ru%o& ren ln y fuente de financiamiento& autori!ados %or el .inisterio de Finan!as '/blicas %ara +,-ALFA& debiendo cum%lir con el marco $urdico y le al y las normas y lineamientos %resu%uestarios vi entes" f3 La 7eccin de 'resu%uesto de la U8AF deber) in resar al 7;+,;- : <(=& en cada una de las cate oras %ro ram)ticas& las descri%ciones& %ro ramaciones& metas& unidades de medida& indicadores y $ustificaciones"

"escri#ci$! de ctivid des del Procedimie!to ACTIVIDA D 1 RESPONSABLE Secretara Ejecutiva DESCRIPCION Aprueba POA, que incluye los costos por actividad y traslada a Coordinacin de U A!, para que proceda "or#ular el anteproyecto de presupuesto de CO$A%!A& (ecibe las propuestas del POA )nstitucional, lo #ar*ina envi+ndolo a la Seccin de Presupuesto (ecibe las propuestas del Plan Operativo Anual )nstitucional POA& Anali/an las propuestas por actividad y costo, in*resando la in"or#acin a los "or#ularios de anteproyecto de presupuesto en el S)CO)$ a nivel de re*istro, de acuerdo a los tec2os presupuestarios asi*nados por el 3inisterio de !inan/as P4blicas, traslad+ndolo a la Coordinacin de U A!& (ecibe el ante6proyecto de presupuesto, lo revisa veri"icando la consistencia de la in"or#acin& Si 2ay #odi"icaciones lo devuelve a la Seccin de Presupuesto, 7paso ,)8 si est+ correcto, lo traslada a Secretara Ejecutiva& (ecibe el ante6proyecto de presupuesto, lo revisa, veri"icando que se encuentre de acuerdo a las polticas y nor#as de la Entidad Ejecutora del Co#it1, y lo devuelve a la Coordinacin de la U A!& (ecibe el ante6proyecto de presupuesto, lo #ar*ina y lo enva a la Seccin de Presupuesto& (ecibe ante6proyecto, si tiene correcciones las e"ect4a y devuelve a Secretara Ejecutiva 7paso <)8 si est+ correcto lo #ar*ina y traslada a 01cnico de Presupuesto&

'

Coordinador U A! -e"e de Presupuesto

-e"e de Presupuesto y 01cnico de Presupuesto

Coordinador de U A!

Secretaria Ejecutiva

Coordinador de U A! -e"e de presupuesto

<

01cnico de Presupuesto

(ecibe ante6proyecto y lo solicita en el siste#a, se*4n cate*oras pro*ra#+ticas, lue*o lo re#ite a la Coordinacin de U A!, para revisin& (evisa y traslada para "ir#a de Secretaria Ejecutiva el anteproyecto de presupuesto& !ir#a y sella autori/ando el anteproyecto de presupuesto y lo devuelve a la Coordinacin de U A!

1=

Coordinador de U A!

11

Secretaria Ejecutiva

1'

Coordinador de U A!

(ecibe el ante6proyecto de presupuesto, lo aprueba en el siste#a, lo #ar*ina y enva a la Seccin de Presupuesto& (ecibe ante6proyecto, lo #ar*ina y traslada a 01cnico de Presupuesto& (ecibe ante6proyecto *rab+ndolo en #edio #a*n1tico y procede a enviarlo a Seccin de Artes >r+"icas para reproduccin y encuadernacin& (ecibe ori*inal de ante6proyecto de presupuesto y procede 2acer la reproduccin y encuadernacin respectiva, devolvi1ndolos al 01cnico de Presupuesto& (ecibe ori*inal y "otocopias encuadernadas del anteproyecto, trasladando a la Coordinacin de la U A!& (ecibe el ante6proyecto de presupuesto y prepara proyecto de nota para envo a 0P, para que sea "ir#ada por la Secretaria Ejecutiva de CO$A%!A& (ecibe, revisa y autori/a con su "ir#a el envo del anteproyecto de Presupuesto de la Entidad Ejecutara de CO$A%!A a 0P, trasladando el #is#o a la U A!&

1,

-e"e de Presupuesto 01cnico de Presupuesto

1.

15

Seccin de Artes >r+"icas

19

01cnico de Presupuesto

1:

Coordinador de U A!

1;

Secretaria Ejecutiva

1<

01cnico de Presupuesto

(ecibe ante6proyecto, traslad+ndolo por #edio de? S)CO)$, i#preso y en arc2ivo #a*n1tico al 3inisterio de !inan/as P4blicas& (ecibe Ori*inal de anteproyecto de presupuesto, esta#pando el sello de recibido en la copia respectiva&

'=

0P del 3inisterio de !inan/as P4blicas

'1

01cnico de Presupuesto

(ecibe la copia de ante6proyecto con los sellos de recibido, lue*o procede a entre*ar una copia a Secretara Ejecutiva, Auditoria )nterna y a la Unidad de )nvesti*acin y Plani"icacin, arc2ivando copia con sello de recibido del 3inisterio de !inan/as P4blicas co#o constancia que se entre* el ante6proyecto& @eri"ica en S)CO)$ si "ueron aprobadas las asi*naciones solicitadas del anteproyecto de presupuesto y noti"ica a Autoridades&

''

-e"e de Presupuesto

PROCESO "E OPERACIONES "E CONTA%ILI"A"

+onsiste en el con$unto de actividades encaminadas a coordinar y controlar las labores de re istro& validacin y a%robacin de la e$ecucin %resu%uestaria de astos e in resos"
Objetivos del Proceso:

Ase urar la obtencin de informacin vera! y o%ortuna sobre in resos y e resos *ue se enera en el 7;+,;-" Facilitar el an)lisis de los estados financieros y %roducir los informes %ara la toma de decisiones y %ara su envo al .inisterio de Finan!as '/blicas"
Procesos O#er tivos

Procedimie!to de P &o de S'eldos ( )o!or rios #or Medio de CUR "escri#ci$!: +onsiste en la secuencia de %asos %ara el 'a o de 7ueldos y

>onorarios %or medio de com%robante ?nico de Re istro +UR"

Norm s:

a3 La res%onsabilidad de la A%robacin de los +om%robantes ?nicos de Re istro +UR& recae /nicamente de +ontabilidad"

b3 La res%onsabilidad de la elaboracin de la nmina de sueldos y 9onorarios es de Recursos >umanos de la Unidad de A%oyo Administrativo" c3 La A%robacin del +UR en el 7;+,;-& es res%onsabilidad del @efe de +ontabilidad" d3 La solicitud de %a o del +UR en el 7;+,;- corres%onde al +oordinador de U8AF" e3 La documentacin de so%orte *ue debe enviarse a +ontabilidad %ara la Autori!acin de %a o de 7ueldos y >onorarios %or medio de +UR& es la si uiente1

,rden de +om%ra >o$a de resumen %or %artidas %resu%uestarias -mina de 7ueldos& >onorarios (n el caso de altas o ba$as de %ersonal& ad$untar el documento *ue res%alde dic9o movimiento" (n el caso de %a o del %ersonal con car o al ren ln %resu%uestario 500& se debe ad$untar la nmina con el detalle de de%sitos monetarios"

"escri#ci$! de ctivid des del Procedimie!to ACTIVIDA D 1

RESPONSABLE Unidad de Apoyo Ad#inistrativo

DESCRIPCION 0raslada eApediente con CU( de co#pro#iso, para el pa*o sueldos y 2onorarios al personal e incentivos a al"abeti/adores, a Contabilidad&

'

-e"e de Contabilidad

(ecibe, revisa y asi*na el eApediente coloca re*istro de contabilidad y lo traslada al 01cnico de Contabilidad 7@isa Previa) para su re*istro y evaluacin& (ecibe y veri"ica que se cu#plan con los requisitos le*ales, t1cnicos y ad#inistrativos& S, si*ue paso . $o, elabora la boleta de rec2a/o correspondiente y devuelve a Unidad de Apoyo Ad#inistrativo&

01cnico de Contabilidad 7@isa Previa)

01cnico de Contabilidad 7Analista)

(ecibe el eApediente y revisa? el cdi*o pro*ra#+tico y cuota "inanciera& S, Si*ue paso 5& $o, devuelve docu#entacin a 01cnico de Contabilidad 7@isa previa) para su correccin&

01cnico de Contabilidad 7Analista)

Aprueba el CU( en el S)CO)$ y traslada a -e"e de Contabilidad&

-e"e de Contabilidad

(ecibe y traslada el eApediente con el reporte del S)CO)$ al Coordinador de U A!

Coordinador U A! (ecibe el eApediente con el reporte del S)CO)$ y anali/a si est+ correcto& S, solicita pa*o de CU( en el S)CO)$ en etapa de co#pro#etido, y traslada a 01cnico de Contabilidad

para que continu1 el tra#ite, si*ue paso ; $o, devuelve a -e"e de Contabilidad para su correccin o reversin si "uera el caso&

01cnico de Contabilidad 7Analista) Unidad de Apoyo Ad#inistrativo

(ecibe y traslada a Unidad de Apoyo Ad#inistrativo para la liquidacin de la orden co#pra y el CU( de deven*ado& (ecibe, elabora la liquidacin de la orden co#pra y el CU( de deven*ado, y traslada a U A!&

<

1=

-e"e de Contabilidad

(ecibe, revisa y asi*na el eApediente coloca re*istro de contabilidad y lo traslada al 01cnico de Contabilidad para su re*istro y evaluacin& (ecibe y veri"ica que los eApedientes est1n correctos& S, si*ue paso . $o, elabora la boleta de rec2a/o correspondiente y devuelve a Unidad de Apoyo Ad#inistrativo& (ecibe y revisa el eApediente& S, Si*ue paso 1,& $o, devuelve docu#entacin a 01cnico de Contabilidad 7@isa previa) para su correccin& Aprueba el CU( en el S)CO)$ y traslada a -e"e de Contabilidad

11

01cnico de Contabilidad 7@isa Previa)

1'

01cnico de Contabilidad 7Analista) 01cnico de Contabilidad 7Analista) -e"e de Contabilidad

1,

1.

(ecibe y traslada el eApediente con el reporte del S)CO)$ al Coordinador de U A!

15

Coordinador U A! (ecibe el eApediente y CU( en etapa de Co#pro#etido y even*ado, anali/a si est+n correctos& S, reali/a la Solicitud de pa*o, e i#pri#e, "ir#a todos los CU(Bs elaborados y 7en el S)CO)$) si*ue procedi#iento 7paso 19)& $o, devuelve a -e"e de Contabilidad para su correccin&

19

01cnico de Contabilidad 7Analista) 0esorera

(ecibe y traslada a la Seccin de 0esorera el eApediente para el pa*o respectivo&

1:

E#ite nota de debito y devuelva a contabilidad para su autori/acin&

1;

-e"e de Contabilidad

(ecibe, revisa y asi*na el eApediente coloca re*istro de contabilidad y lo traslada al 01cnico de Contabilidad 7@isa Previa) para su re*istro y evaluacin&

1<

01cnico de Contabilidad

(ecibe y veri"ica que eApediente est1 correcto& S, si*ue paso '1 $o, elabora la boleta de rec2a/o correspondiente& 0raslada a la Seccin de 0esorera el eApediente para el pa*o respectivo&

'=

01cnico de Contabilidad

'1

0esorera

E"ect4a la liquidacin del pa*o y traslada a Contabilidad para su arc2ivo&

''

01cnico de Contabilidad

Arc2iva eApediente&

PROCESO "E OPERACIONES "E TESORERIA

(s el con$unto de actividades encaminadas a la reali!acin de las distintas o%eraciones de tesorera y ca$a %ara los %a os %or diversos com%romisos ad*uiridos %or la (ntidad ($ecutora de +,-ALFA& en la e$ecucin de sus %lanes y %ro ramas de traba$o y alcance de sus metas"

Objetivos "el Proceso:

1" Ase urar la dotacin o%ortuna de los recursos materiales %ara %roceso de alfabeti!acin" '& +um%lir con los com%romisos ad*uiridos %ara el funcionamiento de las distintas unidades t4cnicoadministrativas de +,-ALFA"

PROCESO DE INVENTARIOS
+onsiste en el con$unto de actividades encaminadas al re istro y control de los bienes de +,-ALFA& necesarios %ara la e$ecucin de sus %lanes y %ro ramas de traba$o y alcance de sus metas"

Objetiv s !e" Pr ces : a3 +ontar con mecanismos de control de los bienes %atrimonio de +,-ALFA" b3 +um%lir con el marco $urdico *ue ri e la administracin y control de los bienes en el sector %/blico"
COOR"INACI*N "EPARTAMENTAL

8e conformidad con el artculo 2A del Re lamento de la Ley de Alfabeti!acin& las +oordinaciones 8e%artamentales son las unidades de la (ntidad ($ecutora res%onsable de coordinar a nivel de%artamental& la formulacin y e$ecucin de los %ro ramas de alfabeti!acin a car o de la %ro%ia (ntidad ($ecutora o de entidades ubernamentales y no ubernamentales" La +oordinacin 8e%artamental tiene entre sus funciones1 a3 Formular en coordinacin con la Unidad de ;nvesti acin y 'lanificacin& los %lanes y %ro ramas de alfabeti!acin a nivel de%artamental& se /n corres%onda& a trav4s de un %roceso %artici%ativo de las entidades a car o de la alfabeti!acin en el )rea eo r)fica res%ectiva"

b3 su%ervisin directa a

ru%os de alfabeti!acin a efecto de verificar el

cum%limiento de los as%ectos relacionados con %erodos de duracin& 9orarios& n/mero de alfabeti!ados& dis%onibilidad y uso de recursos& el cum%limiento de convenios con or ani!aciones no otros" c3 +anali!ar en coordinacin con la Unidad Financiera& los recursos financieros asi nados a los diferentes %ro ramas de%artamentales& velando %or su utili!acin adecuada de conformidad con la %ro ramacin %resu%uestaria corres%ondiente" d3 Administrar& en coordinacin con la Unidad de A%oyo Administrativo& los recursos 9umanos y materiales asi nados al de%artamento" e3 'romover en el de%artamento la %artici%acin de entidades ubernamentales y

ubernamentales y no ubernamentales en el %roceso de alfabeti!acin& a %artir de la a%licacin de las %olticas emanadas de la 7ecretara ($ecutiva"
PROCESO FINANCIERO

(l %roceso financiero es un %roceso de a%oyo a las acciones sustantivas *ue desarrolla la +oordinacin 8e%artamental& orientado al mane$o y administracin de los recursos financieros de la Unidad& como un so%orte a las actividades de alfabeti!acin *ue e$ecuta la misma" (l %roceso financiero involucra las acciones relacionadas con los %a os *ue efect/a la +oordinacin 8e%artamental %ara la ad*uisicin de bienes y servicios necesarios %ara el desarrollo del %roceso de alfabeti!acin"
Objetivos del #roceso

'roveer a la +oordinacin 8e%artamental de los recursos financieros *ue necesitan %ara el desarrollo del %roceso de alfabeti!acin& a trav4s de la adecuada dotacin de los mismos" +oadyuvar a la toma de decisiones %or %arte de las autoridades de la +oordinacin 8e%artamental& mediante la dotacin o%ortuna de los fondos *ue necesita %ara el desarrollo de las actividades *ue tiene asi nadas"
Norm s del #roceso

1" -in una com%ra %or ca$a c9ica %uede ser mayor de B"999"99" 0" 'ara el caso de la com%ra de %roductos de %a%el o cartn y /tiles de oficina y tintas y cartuc9os de toner mayores de 999"99 deber)n reali!arse /nicamente con em%resas *ue se encuentren en contrato abierto" 3" #oda com%ra menor de B"155"55 %uede 9acerse con efectivo y en todas a*uellas em%resas comerciales *ue no ace%ten %a os con c9e*ue" 2" #odas las com%ras de insumos o servicios efectuadas %or medio de ca$a c9ica deben ser res%aldadas %or una factura contable a nombre de +,-ALFA& incluyendo el n/mero de -;# corres%ondiente" C" Antes de reali!ar al una comisin se debe de tener el nombramiento de comisin firmado %or el +oordinador 8e%artamental" A" Los formularios de vi)ticos deben ser elaborados sin tac9ones& borrones ni alteraciones"

ACTIVIDA D

RESPONSABLE

DESCRIPCION

)nteresado

Establece la necesidad de insu#os&

'

)nteresado

Elabora solicitud del insu#o, indicando el uso que se dar+ al #is#o&

01cnico !inanciero Coordinador eparta#ental

Establece disponibilidad de "ondos en ren*lones&

Establece el consu#o y eAistencia del bien solicitado&

Coordinador eparta#ental

Autori/a a 01cnico !inanciero la adquisicin del producto

01cnico !inanciero

Establece co#ercios que puedan vender #as barato sin #enoscabo de la calidad&

01cnico !inanciero

Elabora y "ir#a c2eque para co#pra de insu#o y opera en libro de bancos&

Coordinador eparta#ental

!ir#a c2eque

<

01cnico !inanciero

Co#pra el bien o producto, requiere la "actura correspondiente y traslada el bien a Encar*ado de Code*a&

1=

01cnico

(a/ona, "ir#a y sella "actura y la traslada a Coordinador

!inanciero

eparta#ental&

11

01cnico de Contabilidad 7@isa Previa)

(ecibe y veri"ica que los eApedientes est1n correctos& S, si*ue paso . $o, elabora la boleta de rec2a/o correspondiente y devuelve a Unidad de Apoyo Ad#inistrativo&

1'

Coordinador eparta#ental

a in*reso al bien en el re*istro correspondiente, "ir#a y anota en "actura "ec2a y n4#ero de tarjeta de DardeA correspondiente& Arc2iva "actura en eApediente para liquidacin de caja c2ica&

1,

01cnico !inanci 7Analista)