Trucos para PowerPoint 2007

Sumario

Truco 1. Cuadrculas y guas Las cuadrculas son un apoyo al diseo. Para mostrarlas, usa la combinacin de teclas Maysculas+F9. Si deseas ajustar a tu antojo las distancias entre las lneas de la retcula, haz clic en el botn derecho del ratn y selecciona Cuadrcula y Guas. En el cuadro de dilogo que se muestra, encontrars opciones de ajuste automtico. Otro elemento que debes controlar son las guas (lneas que no se imprimirn, pero que te ayudan a definir la composicin de la presentacin). Con Alt+F9 activas o desactivas su visualizacin y puedes crear ms si pulsas la tecla Ctrl al tiempo que arrastras la gua vertical u horizontal a una nueva posicin. Asimismo, otro truco interesante es el control preciso de alineacin sobre cualquier elemento que insertes en tu presentacin. Selecciona una imagen o caja de texto, pulsa Ctrl y las flechas de control de tu teclado. Vers que el elemento se mueve pxel a pxel, lo que, con la ayuda de la cuadrcula y el ajuste a guas, te permitir una alineacin de elementos perfecta.

Truco 2. Grficos inteligentes Existen siete categoras que te ayudarn a conceptualizar grficamente datos complejos. Haz clic en Insertar/SmartArt/Proceso para que se muestre un grfico que permite la representacin de un proceso de forma escalonada. Pulsa en Aceptar. En pantalla, aparecer la representacin grfica del modelo y, a su lado, una caja donde introducir el texto que ilustrar el grfico. Hazlo de forma secuencial. Si te falta espacio, en la ltima lnea, haz clic en Ente r y vers cmo el grfico se redimensiona. Para darle un toque ms profesional, selecciona todos los elementos de la lista en el cuadro de texto arrastrando el ratn sobre ellos. Ve al men Estilos rpidos de la parte superior y aplica Efecto Moderado. Para modificar un grfico SmartArt, selecciona una de las fichas del grfico. Haz clic en ella y ve a la pestaa Diseo. Aqu, obtienes el control total de los elementos del mismo. Si quieres insertar una caja ms, pulsa en Agregar forma y selecciona una opcin. Si deseas agregar un texto secundario debajo del principal de una de las cajas, haz clic en Agregar vieta (teniendo seleccionado la ficha donde quieres aplicar la accin). La gran ventaja de los grficos SmartArt es que, si no te gusta el resultado, puedes aplicar de forma inmediata otra categora de tipo de grfico. Con cualquiera de las cajas del grfico marcadas, haz clic en cualquier grfico del grupo Diseo. Te sorprendern la rapidez y precisin del cambio. Finalmente, si quieres seguir experimentando con estilos, explora Estilos SmartArt donde tienes varias propuestas de efectos 3D.

Truco 3. Trata un SmartArt como imagen Los diagramas generados con SmartArt solamente funcionan con las aplicaciones de Office, pero puedes exportarlos como imagen para compartirlos. Selecciona el marco exterior del grfico, pincha con el botn derecho del ratn y elige Guardar como imagen. Aunque el formato por omisin para la exportacin es PNG, puedes escoger entre otros disponibles en Tipo. Marca un destino y haz clic en Guardar.

Truco 4. Plantillas Exprs

Abre una presentacin en blanco y haz clic en Vista/Vistas de presentacin/Patrn de diapositivas . Ahora, acude a Patrn de diapositivas y a Insertar patrn de diapositivas . Vers uno nuevo, que identificars por una chincheta a la izquierda, que lleva colgando varios diseos. Desde el patrn de diapositivas recin creado, comienza a quitar diseos que sobran marcndolos y pulsando con el botn derecho del ratn en Eliminar Diseo. Una vez hecho (recomendamos dejar uno), presta atencin al patrn de diapositivas. Puedes eliminar tambin contenedores que no te interesen seleccionndolos y pulsando la tecla DEL. Comienza a trabajar sobre el patrn de diapositivas. Ve a Insertar y empieza a colocar los elementos: fondos corporativos, logotipos, etc. Al mismo tiempo, puedes desarrollar plantillas asociadas a este patrn. Desde el patrn, haz clic en el botn derecho y escoge Insertar diseo. Ve al botn de la barra de herramientas Insertar marcador y define qu tipo quieres insertar. Arrastra y suelta con el ratn definiendo el rea que representar el contenedor (texto, imagen, SmartArt, multimedia, etc.). Si haces clic en el diseo recin creado con el botn derecho, vers la opcin Duplicar Diseo. Utilzala tantas veces como diferentes diseos quieras tener asociados al patrn de diapositivas. Cuando ests satisfecho con los resultados, pincha en Office/Salvar como/Presentacin de Powe rPoint. En el desplegable de Tipo, selecciona Plantilla de Powe rPoint. No elijas otro directorio para guardarla. Esto te facilitar la tarea de usarla como base para nuevos documentos en otras ocasiones. No olvides hacer clic en Cerrar vista patrn. Para concluir, haz una copia de esta plantilla y distribyela para mantener el aspecto de las presentaciones unificado. Cuando abras un documento Nuevo, si haces clic en Mis plantillas , aparecer esta con sus diversos diseos para generar sobre ella las presentaciones. Truco 5. Evita repetir grficos Una de las sensaciones ms aburridas en muchas presentaciones es ver que siempre se usan los mismos iconos y grficos de apoyo. La utilizacin de las Colecciones Web ofrece acceso a una gran coleccin categorizada de elementos de apoyo. Si pulsas en Insertar/Imgenes prediseadas , se abrir una ventana en la parte derecha de la pantalla con un buscador donde introducir el concepto de lo que necesitas, por ejemplo peridico. A continuacin, recurre al desplegable de Buscar en, desactiva la bsqueda en Todo y deja activa Colecciones Web. Haz clic en Buscar. Arrastra desde la caja de resultados el elemento que te interese al rea de trabajo de PowerPoint.

Truco 6. Diferentes audiencias Muchas veces habrs tenido que realizar una presentacin de duracin normal y otra exprs y habrs aprovechado las diapositivas de una en otra. Esto exige tener que crear un nuevo documento copiando y pegando las diapositivas y renombrando. PowerPoint 2007 incluye una opcin que resume el proceso. Ve al men Presentacin con diapositivas y haz clic en el botn desplegable que dice Presentacin personalizada. Selecciona la opcin Presentaciones personalizadas . En la ventana, pulsa Nueva e introduce un nombre, como Exprs . En la caja de la izquierda, aparecern todas las diapositivas de la presentacin actual. Marca las que necesites y pulsa Agregar. Si vas de nuevo al botn desplegable que dice Presentacin personalizada, vers que est la nueva opcin disponible. Esto mostrar la presentacin exprs adecuada a tus nuevas necesidades.

Truco 7. Cambio de resolucin De repente te das cuenta de que la presentacin que te han pasado incluye imgenes muy pesadas y, lo ms grave, ests delante de la audiencia. En estas circunstancias, acude a la pestaa Presentacin con diapositivas y vers una opcin que dice Resolucin. Selecciona del desplegable la que se adapte a tus necesidades para una fluida representacin en pantalla.

Trucos avanzados para PowerPoint

Truco 2. Grficos inteligentes Existen siete categoras que te ayudarn a conceptualizar grficamente datos complejos. Haz clic en Insertar/SmartArt/Proceso para que se muestre un grfico que permite la representacin de un proceso de forma escalonada. Pulsa en Aceptar. En pantalla, aparecer la representacin grfica del modelo y, a su lado, una caja donde introducir el texto que ilustrar el grfico. Hazlo de forma secuencial. Si te falta espacio, en la ltima lnea, haz clic en Ente r y vers cmo el grfico se redimensiona. Para darle un toque ms profesional, selecciona todos los elementos de la lista en el cuadro de texto arrastrando el ratn sobre ellos. Ve al men Estilos rpidos de la parte superior y aplica Efecto Moderado. Para modificar un grfico SmartArt, selecciona una de las fichas del grfico. Haz clic en ella y ve a la pestaa Diseo. Aqu, obtienes el control total de los elementos del mismo. Si quieres insertar una caja ms, pulsa en Agregar forma y selecciona una opcin. Si deseas agregar un texto secundario debajo del principal de una de las cajas, haz clic en Agregar vieta (teniendo seleccionado la ficha donde quieres aplicar la accin).

La gran ventaja de los grficos SmartArt es que, si no te gusta el resultado, puedes aplicar de forma inmediata otra categora de tipo de grfico. Con cualquiera de las cajas del grfico marcadas, haz clic en cualquier grfico del grupo Diseo. Te sorprendern la rapidez y precisin del cambio. Finalmente, si quieres seguir experimentando con estilos, explora Estilos SmartArt donde tienes varias propuestas de efectos 3D. Truco 3. Trata un SmartArt como imagen Los diagramas generados con SmartArt solamente funcionan con las aplicaciones de Office, pero puedes exportarlos como imagen para compartirlos. Selecciona el marco exterior del grfico, pincha con el botn derecho del ratn y elige Guardar como imagen. Aunque el formato por omisin para la exportacin es PNG, puedes escoger entre otros disponibles en Tipo. Marca un destino y haz clic en Guardar. Truco 4. Plantillas Exprs Abre una presentacin en blanco y haz clic en Vista/Vistas de presentacin/Patrn de diapositivas . Ahora, acude a Patrn de diapositivas y a Insertar patrn de diapositivas . Vers uno nuevo, que identificars por una chincheta a la izquierda, que lleva colgando varios diseos. Desde el patrn de diapositivas recin creado, comienza a quitar diseos que sobran marcndolos y pulsando con el botn derecho del ratn en Eliminar Diseo. Una vez hecho (recomendamos dejar uno), presta atencin al patrn de diapositivas. Puedes eliminar tambin contenedores que no te interesen seleccionndolos y pulsando la tecla DEL. Comienza a trabajar sobre el patrn de diapositivas. Ve a Insertar y empieza a colocar los elementos: fondos corporativos, logotipos, etc. Al mismo tiempo, puedes desarrollar plantillas asociadas a este patrn. Desde el patrn, haz clic en el botn derecho y escoge Insertar diseo. Ve al botn de la barra de herramientas Insertar marcador y define qu tipo quieres insertar. Arrastra y suelta con el ratn definiendo el rea que representar el contenedor (texto, imagen, SmartArt, multimedia, etc.). Si haces clic en el diseo recin creado con el botn derecho, vers la opcin Duplicar Diseo. Utilzala tantas veces como diferentes diseos quieras tener asociados al patrn de diapositivas. Cuando ests satisfecho con los resultados, pincha en Office/Salvar como/Presentacin de Powe rPoint. En el desplegable de Tipo, selecciona Plantilla de Powe rPoint. No elijas otro directorio para guardarla. Esto te facilitar la tarea de usarla como base para nuevos documentos en otras ocasiones. No olvides hacer clic en Cerrar vista patrn. Para concluir, haz una copia de esta plantilla y distribyela para mantener el aspecto de las presentaciones unificado. Cuando abras un documento Nuevo, si haces clic en Mis plantillas , aparecer esta con sus diversos diseos para generar sobre ella las presentaciones.

Truco 5. Evita repetir grficos Una de las sensaciones ms aburridas en muchas presentaciones es ver que siemp re se usan los mismos iconos y grficos de apoyo. La utilizacin de las Colecciones Web ofrece acceso a una gran coleccin categorizada de elementos de apoyo. Si pulsas en Insertar/Imgenes prediseadas , se abrir una ventana en la parte derecha de la pantalla con un buscador donde introducir el concepto de lo que necesitas, por ejemplo peridico. A continuacin, recurre al desplegable de Buscar en, desactiva la bsqueda en Todo y deja activa Colecciones Web. Haz clic en Buscar. Arrastra desde la caja de resultados el elemento que te interese al rea de trabajo de PowerPoint. Truco 6. Diferentes audiencias Muchas veces habrs tenido que realizar una presentacin de duracin normal y otra exprs y habrs aprovechado las diapositivas de una en otra. Esto exige tener que crear un nuevo documento copiando y pegando las diapositivas y renombrando. PowerPoint 2007 incluye una opcin que resume el proceso. Ve al men Presentacin con diapositivas y haz clic en el botn desplegable que dice Presentacin

personalizada. Selecciona la opcin Presentaciones personalizadas . En la ventana, pulsa Nueva e introduce un nombre, como Exprs . En la caja de la izquierda, aparecern todas las diapositivas de la presentacin actual. Marca las que necesites y pulsa Agregar. Si vas de nuevo al botn desplegable que dice Presentacin personalizada, vers que est la nueva opcin disponible. Esto mostrar la presentacin exprs adecuada a tus nuevas necesidades. Truco 7. Cambio de resolucin De repente te das cuenta de que la presentacin que te han pasado incluye imgenes muy pesadas y, lo ms grave, ests delante de la audiencia. En estas circunstancias, acude a la pestaa Presentacin con diapositivas y vers una opcin que dice Resolucin. Selecciona del desplegable la que se adapte a tus necesidades para una fluida representacin en pantalla.