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Especialista en Excel Mdulo II: Excel Intermedio - Avanzado

1.

Tablas de Datos Manejar filtros en Excel 2003 es diferente a Excel 2007, la siguiente Imagen muestra el acceso en la aplicacin de esta herramienta de extraccin de datos.

1.1.

Introduccin Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: Ordenar los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos. Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas de datos. Incluso encontraras, que en algunos cuadros de dialogo, se refiere a las tablas como listas. A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.

1.2.

Crear una tabla

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista. Seleccionar la opcin Tabla en la pestaa Insertar.

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Aparecer a continuacin el cuadro de dialogo Crear tabla. Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado). Activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados. Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de dialogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa Diseo. Correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla. 1.3. Modificar los datos de una tabla Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con informacin de nuestros amigos.

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Un formulario de datos es un cuadro de dialogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que este activa, y pulsar en el icono Formulario. Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos aadirla a la Barra de. Acceso rpido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botn Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la seccin de Comandos que no estn en la cinta de opciones. Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que est activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda. Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si Queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.
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Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionara en un registro Vacio, solo nos quedara rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en el podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda, es similar al Formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

1.4.

Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que solo podremos aumentar y disminuir filas. Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, solo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva. Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la Opcin correspondiente desde el men Insertar, en La pestaa de Inicio o en el men contextual de la tabla.

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Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o columnas de la tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el men contextual de la tabla. Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la pestaa de Diseo de la tabla.

1.5.

Estilo de la tabla Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o ltima columna. Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla. Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo. En esta tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y ltima columna.

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1.6.

Ordenar una tabla de datos A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos acceder a la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o bien pulsar sobre uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaa junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido ms la fecha de nacimiento, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de dialogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de das de la semana o meses, la ordenacin alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el criterio de ordenacin seguir el mismo patrn.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenaran, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente. En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro, Opciones de ordenacin donde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

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1.7.

Filtrar una tabla Filtrar el contenido de la tabla Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

Utilizando el Filtro (autofiltro). Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (Podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos marcando o desmarcando el botn Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un men desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si solo marcamos Moreno, Excel filtrara todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista. Otra opcin, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones:

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En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluara la condicin elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrara la fila. Usaremos el carcter para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostraran los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo carcter y no contenga la letra z. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono. Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo), reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestana Datos. Utilizar Filtros avanzados.

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Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos el cuadro de dialogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado. Para abrir el cuadro de dialogo Filtro avanzado, pulsaremos en la seccin Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro. Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Solo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecern. Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder a la ficha Datos - Filtro - Mostrar todo. 1.8. Funciones de base de datos Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna pero aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entraran en el clculo, es decir aplicando previamente un filtro. Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automviles (ver figura ms abajo) y queremos saber cunto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumaria todos los automviles, en este caso lo podramos conseguir con la funcin de base de datos BDSUMA incluye la condicin de filtrado automvil="Ford" Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:

En esta hoja tenemos una lista con los automviles de la empresa, con los datos de plazas, aos, Rentabilidad y beneficio obtenido.

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Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros. Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la funcin, un rango de criterios para indicar la condicin que deben cumplir las filas que sern utilizadas en el clculo de la funcin (el filtro). Funcin BDCONTAR (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el recuento. Ejemplo: BDCONTAR (A5:F14;"Aos"; A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2 Nota.- El uso de ; (punto y coma) como separador de argumentos dentro de la sintaxis de una funcin puede variar de acuerdo a la configuracin del computador que use, puede variar por , (coma). Cmo se forman las condiciones? Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de clculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de datos). En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de clculo para realizar una operacin en toda una columna de la base de datos, introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios. Funcin BDCONTARA (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Ejemplo: BDCONTAR (A5:F14;"Aos"; A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2 En nuestro caso esta funcin tendra el mismo resultado que la anterior, pues en la columna anos todos los registros tienen completos sus datos. Funcin BDMAX (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el valor mximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
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nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Ejemplo: BDMAX (A5:F14;"Beneficio"; A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123 Funcin BDMIN (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el valor mnimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. Rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. Nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. Rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Ejemplo: BDMIN (A5:F14;"Beneficio"; A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105 Funcin BDPRODUCTO (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. Rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. Nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. Rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Ejemplo: BDPRODUCTO (A5:F14;"Rentabilidad"; A1:A3) Como resultado obtenemos --> 178200 Funcin BDPROMEDIO (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicion.de una columna o lista que cumplen los criterios establecidos. Rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. Nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. Rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que Entran en el clculo. Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 110,33 Funcin BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. Rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.

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Nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. Rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566 Funcin BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Extrae de la base de datos un nico valor contenido el campo indicado y en la fila que cumpla la condicin establecida mediante el rango de criterios. Rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. Nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer. Rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que debe cumplir el registro buscado. Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #!VALOR!. Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #!NUM!. Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automvil";D1:D4) Como resultado obtenemos --> Ford , el valor del campo automvil en la fila que cumpla la condicin incluida en el rango D1:D4 (rentabilidad=9). Nota: este ejemplo funciona porque hay un solo registro que cumple la condicin, hay un solo automovil con rentabilidad 9. Funcin BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la varianza basndose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. Rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. Nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. Rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 70,33 Funcin BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la varianza basndose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. Rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. Nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. Rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo.
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Ejemplo: BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 46,88 Funcin BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la desviacin estndar basndose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. Rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. Nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. Rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 8,10 Funcin BDDESVESTP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la desviacin estndar basndose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin Rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. Nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. Rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3) Como resultado obtenemos --> 7,15

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1.9.

Crear un resumen de datos Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Por ejemplo si tenemos una lista de nios con los campos nombre, direccin, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los nios por localidad. Otro ejemplo, el que te enseamos abajo, disponemos de una lista de vehculos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el costo total de cada marca.

Para agregar los subtotales automticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opcin Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la ficha Diseo.

Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una Lista despegable con las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna.

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1.10. Criterios de filtrado Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de clculo para dichas condiciones, zona que llamaremos zona de criterios. En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que intervienen en la condicin, (lo mejor es copiarlos de la lista) y debajo indicaremos las condiciones. Por ejemplo, si queremos filtrar los registros de nombre Rosa, en la zona de criterios debajo de la celda Nombre escribimos Rosa, esto equivale a definir la condicin Nombre="Rosa". Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo = delante del valor, ponemos directamente el valor Rosa, ahora si quisiramos los registros cuyo cdigo sea superior a 3 deberamos escribir en la celda inferior a la cabecera CODIGO, >3 para formar la condicin Cdigo > 3. Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de filtrado, si las condiciones estn escritas en la misma fila, estarn unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de filtrado, si las condiciones estn escritas en distintas filas, estarn unidas por el operador O, el registro aparecer en el resultado del filtrado si cumple al menos una de las condiciones. Por ejemplo, con la condicin nombre="Rosa" O nombre="Ana", aparecen los registros cuyo nombre es Rosa o Ana, aparecern todas las Ana y todas las Rosa. Por ejemplo si en la zona de criterios tenemos:

Se filtraran los registros de nombre Rosa. Si en la zona de criterios tenemos:

Se filtraran los registros de nombre Rosa y que adems tengan un cdigo mayor que 3. Si en la zona de criterios tenemos:

Se filtraran los registros de nombre Rosa O cdigo mayor que 3, es decir los de nombre Ana y los que tengan un cdigo mayor que 3 aunque no se llame Ana. Con un poco de prctica puedes llegar a formar condiciones realmente complejas

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2.

Tablas Dinmicas Las tablas dinmicas son una herramienta que simplifica el sacar reportes en Excel, a continuacin muestro la imagen para la aplicacin de esta herramienta en Excel 2013.

EN 2013:

2.1.

Crear Una Tabla Dinmica Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.

Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor los costos de cada producto. Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica

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Aparece el cuadro de dialogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir (te llevar a una nueva hoja con la siguiente interfaz). Es aqu donde debemos especificar los campos que usaremos en nuestra tabla dinmica y de qu manera sern distribuidos. Nota.- la lista de campos de tabla dinmica solo se muestra cuando nos ubicamos dentro del rea de la tabla dinmica tal como se muestra en la imagen, ya que tenemos la celda A3 seleccionada que est dentro del rea de la tabla dinmica. Tambin aparecen dos fichas ms Analizar y Diseo. (Ver imagen).

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En la imagen de al lado se muestra la lista de campos de nuestra tabla Dinmica donde tenemos que conocer sus partes para poder trabajar sin problemas. Donde: 1. En el sector identificado con el nmero 1 es donde encontraremos todos los campos de los datos que seleccionemos para trabajar nuestra tabla dinmica. En el sector identificado con el nmero 2 (filtro de informe) es hacia donde arrastraremos los campos mediante los cuales filtraremos los datos de nuestra tabla dinmica. En el sector identificado con el nmero 3 (Rtulos de columnas) es hacia donde arrastraremos los campos cuyos datos queremos que se muestren en columnas. En el sector identificado con el nmero 4 (Rtulos de Fila) es hacia donde arrastraremos los campos cuyos datos queremos que se muestren en filas.

2.

3.

4.

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5.

En el sector identificado con el nmero 5 (Suma de Valores) es hacia donde arrastraremos los campos cuyos datos sern calculados (suma por defecto).

Suponiendo que lo que se quiere es crear una tabla dinmica donde filtremos los datos mediante el campo rubro, se muestre en filas los datos del campo descripcin y se realice la suma de los datos del campo precio se hara de la siguiente manera: 1. 2. Seleccionar el campo rubro y sin soltar el mouse arrastrarlo hacia el rea de filtro de nuestra tabla dinmica. Seleccionar el campo descripcin y sin soltar el mouse arrastrarlo hacia el rea de rtulos de fila de nuestra tabla dinmica. Seleccionar el campo costo y sin soltar el mouse arrastrarlo hacia el rea de suma de valores de nuestra tabla dinmica.

3.

Si realizaste el mismo procedimiento que el anterior nuestro resultado ser como se muestra en la imagen de la siguiente hoja.

De sta manera creamos una tabla dinmica sencilla pero muy eficaz al momento de presentar informes. Nota.- Para eliminar un campo de la tabla Dinmica solo debes arrastrar el campo a eliminar hacia un sector en blanco de la hoja de Excel. En el siguiente punto trataremos la insercin de campos calculados a nuestra tabla dinmica y usaremos nuestra tabla dinmica que acabamos de crear.

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2.2.

Campos Calculados En Tabla Dinmica A la tabla dinmica que creamos le vamos a insertar un campo calculado de forma tal que calcule el 5% del monto de costo de cada producto, para eso realiza lo siguiente: 1. Clic en la Ficha Opciones > clic en la opcin Frmula del grupo Herramientas > click en campo calculado.

Al dar clic en campo calculado te mostrar la siguiente Ventana:

2.

Ahora cambia el Nombre del campo y Agrgale por Nombre: clculo 5%

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3.

Borra el nmero 0 que se muestra por defecto, luego del rea campos selecciona el campo costo y dale clic en el botn Insertar Campo.

(El campo se agreg al rea Frmula)

4.

En el rea frmula solo nos falta agregar la multiplicacin por el porcentaje deseado (5%).

5.

Ahora damos clic en el botn Aceptar y se agregar el campo calculado a nuestra tabla dinmica.

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2.3.

Valor porcentual de un campo de tabla dinmica Ahora agregaremos un campo a nuestra tabla dinmica donde mostraremos el porcentaje que representa el costo de cada producto tomando como 100% el total general. 1. Para agregar dicho campo debes tener la siguiente tabla dinmica:

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Luego hacemos lo siguiente: Arrastra el Campo costo hacia el sector suma de Valores.

Nota.- El campo arrastrado se mostrar con el encabezado de Suma de costo 2 ya que es el mismo campo el que hemos arrastrado por lo tanto tenemos 2 campos con los mismos datos. 2. Ahora da un clic al campo arrastrado (suma de Costo 2) para mostrar el men contextual y en l elige la opcin Configuracin de campo de valor.

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Al dar clic en la opcin Configuracin de campo de valor te mostrar la siguiente ventana:

3. Ahora en Nombre Personalizado agrega: Valor Porcentual .

4. Ahora da clic en la pestaa Mostrar Valores como.

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5. Ahora despliega la lista de mostrar valores como y desplzate en ella hasta encontrar la opcin % del total.

6. Ahora da clic en el botn Aceptar y se mostrar el campo con los valores porcentuales ya calculados como se muestra en la siguiente imagen:

De esa manera calculamos el valor porcentual de cada producto tomando como 100% el total general.

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2.4.

Aplicar filtros a una tabla dinmica Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rotulo Rtulos de fila nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos productos disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los productos. Si dejamos marcados los meses banana y manzana, los otros productos desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas.

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2.5.

Obtener promedios en una tabla dinmica


Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede Interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dialogo como el que vemos en la imagen.

En este cuadro de dialogo podemos escoger como queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. Tambin podemos abrir el cuadro de dialogo con el botn de la pestaa Opciones.

2.6.

GRFICOS CON TABLAS DINMICAS Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grafico dinmico de la pestaa Analizar de Nuestra Tabla Dinmica.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos. Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos convenga. Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio en el tema de grficos del Mdulo de Excel bsico.
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Costos y su Valor Porcentual


100% 98% 96% 94% 92% 90% 88% 86% 84% 82% 80%

Valor Porcentual Suma de costo

3.

Caractersticas avanzadas de Excel A CONTINUACION MUESTRO LA PANTALLA QUE PARA USTEDES ES MUY FAMILIAR YA QUE SE REFIERE AL FORMATO O PRESENTACION QUE LE PODEMOS DAR A UN FORMATO DE EXCEL 2013.

3.1.

Formas de cambiar un formato En este tema estudiaremos algunas caractersticas avanzadas de Excel que nos pueden ser de utilidad cuando queramos realizar algn trabajo un poco ms profesional o que se salga un poco de lo corriente. Diferentes formas de cambiar un formato. Para modificar el formato de una o varias celdas, podemos elegir entre las distintas formas que nos proporciona Excel, es interesante conocerlas todas para luego elegir la que nos resulte ms cmoda. Estas son las diferentes formas que podemos utilizar: Utilizando la pestaa Inicio. Ya hemos visto, en temas anteriores, que en la pestaa Inicio, tenemos varios iconos para asignar de forma rpida un determinado formato a los nmeros incluidos en las celdas.

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Los formatos incluidos en la barra son los ms comunes. Utilizando las teclas de acceso rpido Tambin podemos escoger un formato utilizando las teclas de acceso rpido que exponemos en la siguiente tabla: Teclas de Acceso Rpido Efecto CTRL+MAYUS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los nmeros negativos aparecen en rojo). CTRL+MAYUS+%. Aplicar el formato Porcentaje sin decimales CTRL+MAYUS+^ Aplicar el formato numrico Exponencial con dos decimales CTRL+MAYUS+# Aplicar el formato Fecha con el da mes y ao CTRL+MAYUS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m CTRL+MAYUS+! Aplicar el formato Numero con dos decimales separador de miles y signo menos (-) para los valores Negativos

Esta forma me permite aplicar tambin en un solo paso un formato, incluye formatos que no tenemos en la barra Formato, pero es tal vez ms complicada de utilizar ya que requiere que memoricemos las combinaciones de teclas. Utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas. Esta ltima forma es menos rpida ya que requiere de varios pasos (abrir el cuadro de dialogo, elegir la pestaa adecuada y luego el formato deseado), pero permite utilizar muchos ms formatos y sobre todo nos permite ver todo el amplio abanico de formatos que nos ofrece Excel, adems de permitir que definamos nuestro propio formato personalizado Para abrir el cuadro de dialogo Formato de celdas podemos elegir entre: Hacer clic en la flecha que aparece al pie de la seccin Nmero (en la imagen ms arriba) Hacer clic con el botn derecho sobre la celda y escogiendo del men contextual la opcin

Formato de celdas...

Presionar la combinacin de teclas Ctrl + 1.

Al realizar cualquiera de estas operaciones nos aparece el cuadro de dialogo como el que vemos en la imagen donde podemos escoger entre los diversos formatos numricos.

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3.2.

Definir Formatos Personalizados Excel provee una gran cantidad de formatos numricos, pero es posible que en algn momento necesitemos algn formato que no est disponible en los estndares de Excel. Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados. Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de nmero general. Su funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, nmeros con decimales, porcentajes, etc. Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccionar la Categora

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Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el cdigo del formato que deseamos crear. Para crear un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos para crear un formato. El formato se compone de cuatro secciones separadas por; (punto y coma ).

____________ ;____________ ; ____________ ; ____________


La primera seccin define el formato que tendr el nmero en la celda si es positivo; la segunda, si el nmero es negativo, la tercera, si el nmero vale cero; la cuarta si la celda contiene texto. 0: Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido por el formato se completa con ceros. #: Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao definido por el formato se deja en blanco. ? : Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes. . : Punto decimal. %: Smbolo porcentual. : Separador de millares. E- E+ e- e+: Notacin cientfica. $ - + / ( ) : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas. \: Muestra el siguiente carcter en el formato. *: Repite el siguiente carcter hasta completar el ancho de la celda. _: Deja un espacio "texto: Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. @: Espacio reservado para texto. [Color] : Muestra el carcter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo. [color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un nmero entre 0 y 56. [valor condicin] : Permite escoger tu propio criterio para cada seccin de un formato numrico. m: Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12).
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mm: Muestra el mes como nmero con ceros (01-12). mmm : Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb). mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero). mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F). d : Muestra el da como nmero sin ceros (1-31). dd : Muestra el da como nmero con ceros (01-31). ddd : Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar). dddd : Muestra el nombre del da por completo (Lunes, Martes). yy o yyyy : Muestra el ano en dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-9999). h o hh: Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros (00-23). m o mm: Muestra los minutos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). s o ss : Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se muestra la hora en formato 24 horas. Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado: #,##[Verde];(0,00)[Rojo];"Cero";"" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1 seccin) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis con el detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecer. 3.3. LA VALIDACIN DE DATOS La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica tiene una funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso. Para aplicar una validacin a una celda.

Seleccionamos la celda que queremos validar Accedemos a la ficha datos y pulsamos validacin de datos.

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Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones. En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el dato sea correcto. Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Numero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada.

Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel solo permitir nmeros enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un nmero decimal, se producir un error. Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos: donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 2 y 8. Luego pulsa el botn aceptar.

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Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por, (coma) para que aparezcan en forma de lista.

Nota.- El uso de la coma como separador de valores puede variar de acuerdo a la configuracin del computador que use. Si no se muestra la lista en la celda seleccionada use como separador (;) (punto y coma). En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de que tipos de datos son considerados vlidos para esa celda.

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En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

El mensaje que se muestra al ingresar un dato incorrecto sera:

El mensaje se muestra ya que se ha ingresado el mes Junio, valor que no se encuentra dentro de la lista creada. Para Borrar la validacin de la celda solo basta regresar a la ventana de validacin de datos y darle click al botn Borrar Todos y luego clic en el botn Aceptar.

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4.

Funciones para control de fechas Para el control de fechas Excel nos proporciona funciones muy potentes las cuales simplifican su clculo y nos ayudan a tener una mejor administracin de nuestros datos. Dentro de las funciones ms importantes encontramos la funcin SiFecha que no se muestra en el ayudante de funciones pero que si es muy funcional. La funcin SiFecha dispone de las siguientes sintaxis: =SIFECHA(fecha inicial;fecha final;"y"): Calcula el nmero de aos transcurridos entre la fecha inicial y la fecha final asignados en los argumentos de la sintaxis de dicha funcin. =SIFECHA(fecha inicial;fecha final;"m"): Calcula el nmero de meses transcurridos entre la fecha inicial y la fecha final asignados en los argumentos de la sintaxis de dicha funcin. =SIFECHA(fecha inicial;fecha final;"d"): Calcula el nmero de das transcurridos entre la fecha inicial y la fecha final asignados en los argumentos de la sintaxis de dicha funcin. Equivale a la resta de ambas fechas. =SIFECHA(fecha inicial;fecha final;"ym"): Calcula los meses sin considerar los aos enteros transcurridos entre la fecha inicial y la fecha final asignados en los argumentos de la sintaxis de dicha funcin. =SIFECHA(fecha inicial;fecha final;"md"): Calcula los das sin considerar los aos y meses enteros transcurridos entre la fecha inicial y la fecha final asignados en los argumentos de la sintaxis de dicha funcin. Para tener ms claro los clculos de sta funcin haremos el siguiente ejemplo, donde veremos el tiempo transcurrido entre las fechas all planteadas.

En el ejemplo tenemos la fecha final en la celda D5 y la primera Fecha Inicial en la celda C9. Se quiere saber el tiempo exacto transcurrido entre ambas fechas para eso debemos agregar la siguiente funcin en la celda D9: =SIFECHA(C9,$D$5,"y")

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Y el resultado ser 10, ya que solo no emite el tiempo en aos transcurrido:

Ahora Codificamos en la celda E9 lo siguiente: =SIFECHA(C9,$D$5,"ym")

Y el resultado ser 6. Ya que solo emite el tiempo en meses transcurridos sin tomar los aos enteros:

Ahora codificamos en la celda F9 lo siguiente:

=SIFECHA(C9,$D$5,"md")
Como resultado obtenemos 1 ya que es la cantidad de das transcurridos entre ambas fechas, sin tomar en cuenta los aos y meses enteros ya transcurridos:

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En conclusin obtenemos que el tiempo transcurrido entre ambas fechas (29/02/2000 y 30/08/2010) es de 10 Aos, 6 Meses y 1 Da. Ahora codificamos en la celda H9 lo siguiente: =SIFECHA(C9,$D$5,"m") Y obtenemos como resultado 126 ya que es el tiempo en meses transcurridos tomando en cuenta los aos enteros transcurridos:

Ahora codificamos en la celda I9 lo siguiente: =SIFECHA(C9,$D$5,"d") Y obtenemos como resultado 3835 ya que es el tiempo en das transcurridos tomando en cuenta los aos y meses enteros transcurridos:

Ahora a modo de comprobacin codifica en la celda J9: =D5-$C$9 que es una simple resta de la fecha final y fecha inicial y el resultado debe ser el mismo que tenemos en la celda I9. Luego Autogenera todas las funciones aplicadas y debes obtener el mismo resultado que se muestra a continuacin:

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Funcin DIASEM Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da se devuelve como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado). Sintaxis: DIASEM(nm_de_serie;tipo) Nm_de_serie: aqu se debe indicar la fecha del da que se intenta buscar. Tipo: es un nmero que determina el tipo de valor que debe devolverse.
Tipo Nmero devuelto

1 u omitido 2 3

Nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado). Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo). Nmeros del 0 (lunes) al 6 (domingo).

Funcin DIAS360 Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das (doce meses de 30 das) que se utiliza en algunos clculos contables. Sintaxis: DIAS360 (fecha_inicial;fecha_final;mtodo) Fecha_inicial, fecha_final son las dos fechas entre las que se desea calcular el nmero de das. Si la fecha_inicial es posterior a la fecha_final, DIAS360 devuelve un nmero negativo. Mtodo es un valor lgico que especifica si se utilizar el mtodo de clculo europeo o americano.

Mtodo FALSO u omitido

Modo de clculo Mtodo US (NASD). Si la fecha inicial es el ltimo da del mes, se convierte en el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el ltimo da del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el 30 del mismo mes.

VERDADERO

Mtodo europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes se convierten en el 30 del mismo mes.

Funcin DIAS.LAB Devuelve el nmero de das laborables entre fecha inicial y fecha final. Los das laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivo. Sintaxis: DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;vacaciones) Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial. Fecha_final es una fecha que representa la fecha final.

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Vacaciones es un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas Funcin DIA.LAB Devuelve un nmero que representa una fecha que es el nmero de das laborables antes o despus de una fecha (la fecha inicial). Los das laborables excluyen los das de fin de semana y cualquier fecha identificada en el argumento festivo. Use DIA.LAB para excluir fines de semana o das festivos cuando calcule fechas de vencimiento de facturas, las fechas de entrega esperadas, o el da de reingreso al trabajo despus de unas vacaciones. Sintaxis: DIA.LAB (fecha_inicial;das;vacaciones) Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial. Das: Es el nmero de das laborables (das que no sean fines de semana ni das festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento das_lab produce una fecha futura; un nmero negativo produce una fecha pasada. Vacaciones: Es una lista opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas Con un ejemplo veamos el uso de cada una de dichas funciones para eso debemos tener:

En la celda D4 codificamos lo siguiente: =DIASEM(C4,1) ya que se desea obtener el da de semana que representa a la fecha en la celda C4. Tenemos como resultado el nmero 4, el mismo que hace referencia al da mircoles ya que el tipo asignado es 1 que devuelve 1(Domingo) al 7(Sbado), donde 4 hace referencia al Mircoles .

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Para que se muestre el Nombre del da y no el nmero, debemos hacer una bsqueda usando como valor buscado el nmero obtenido y como matriz los datos que se muestran en el rango J3:K9, codificando la celda de la siguiente manera: =BUSCARV(DIASEM(C4,1),J3:K9,2,FALSO). Tenemos como resultado el da Mircoles ya que el dato buscado es el n 4 que corresponde en la matriz a mircoles.

Realiza la codificacin para la fecha final y obtn el nombre del da, luego realiza una resta entre la fecha final y la fecha de Inicio de la siguiente manera: =C5-C4 y obtendrs como resultado lo siguiente:

Como ves el resultado es 40 ya que son los das transcurridos entre ambas fechas. Ahora apliquemos la funcin Dias360 en la celda C8 de la siguiente manera =DIAS360(C4,C5,VERDADERO) y observemos el resultado que tenemos:

Tenemos como resultado 39 ya que usamos la funcin DIAS360 que evala 12 meses de 30 das c/u por lo tanto al mes de Diciembre que tiene 31 das le reduce un numero quedando 30 das, por lo que se reduce un da de los das reales que tenemos en la imagen. Ahora usemos la funcin Dias.lab en la celda C9 de la siguiente manera: =DIAS.LAB(C4,C5,J14:J18) donde el rango J14:J18 hace referencia a los das de Fiesta y tenemos como resultado lo siguiente:

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El resultado es 26, que nos indica el nmero de das que son laborables dentro de las fechas asignadas como inicial y final omitiendo los fines de semana y los das de fiesta asignados. Ahora codifiquemos la celda C10 de la siguiente manera: =DIA.LAB(C4,C9,J14:J18) y tenemos como resultado:

Nota.- debes asignar a la celda el formato de fecha para tener el mismo resultado. Para entender ms a fondo la funcin Dia.Lab desarrollaremos el siguiente ejercicio:

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Para su desarrollo debemos codificar de la siguiente manera la celda E31: =DIA.LAB(B27,B28,E29), donde la fecha inicial es el 01 de Agosto, los da a tomar son 20 y seleccionamos como vacaciones el da 15; teniendo como resultado:

El trabajador se debe incorporar al trabajo el da 30 de agosto. A modo de verificacin veamos lo siguiente:

Donde en la parte derecha enumeramos los das empezando en la fecha inicial del caso prctico (01 de Agosto 05) que cae un da lunes y no enumeramos los das Sbados ni Domingos ya que son das hbiles de vacaciones y adems, no tomamos en cuenta el da 15 de Agosto ya que es un da de fiesta por lo tanto como ves en la imagen los 20 das hbiles se cumplen el 29 de Agosto por lo que el trabajador debe incorporarse el da 30 de Agosto.

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5.

Desarrollo de Ejercicios: Desarrollaremos cada ejercicio teniendo en cuenta los enunciados correspondientes a cada uno de ellos, los mismos que nos indicarn la manera de realizar los clculos.

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Enunciados Ejercicio #1:


1. Realizar la liquidacin de haberes para el mes en curso. Para esto se debe calcular el SALARIO BSICO teniendo en cuenta el tipo de trabajo (jornalero o efectivo) y el importe correspondiente a ste (por hora o por da). Los importes correspondientes se localizan al lado superior derecho de la planilla. El salario bsico se ver incrementado en un 15% para los empleados que trabajan en los rubros Chofer y Azafata, mientras que para los empleados de los rubros restantes ser incrementado en un 5%. Esta bonificacin en el sueldo, solo se realizar siempre y cuando lo empleados hayan trabajado no menos de 20 das o 200 horas segn corresponda. Este importe se deber mostrar en la columna PREMIOS. Calcular el SUELDO NOMINAL en base al salario bsico y los premios obtenidos. En base al sueldo nominal se debern calcular los descuentos respectivos, los que corresponden a: BPS: 13 %, IRP: 3 % para sueldos nominales menores a 4 SMN, 6% para sueldos nominales entre 4 y 10 SMN (inclusive), y 9% para sueldos nominales mayores a 10 SMN. (SMN: salario mnimo nacional, que para el mes en curso corresponde a 1 160). Calcular todos los descuentos en la columna SUBTOTAL DESCUENTOS. Calcular el SUELDO LQUIDO en base al nominal y los descuentos correspondientes. Al final de la planilla se deber agregar una nueva columna rotulada V-TRANSPORTE, de forma tal de registrar el importe correspondiente a vales de transporte, que la empresa dar a sus empleados. Dicho importe se calcular de la siguiente manera: a) para los empleados mayores de 40 aos que no viven en los barrios de Cordon y Centro, 200; b) para los mayores de 40 aos que viven en estos barrios, 150; c) mientras que para los menores a 40 aos que viven en el resto de los barrios ser de 100. Al final de la planilla se deber agregar una nueva columna rotulada como VALIMENTACION, de forma tal de registrar el importe correspondiente a vales de alimentacin, que la empresa dar a sus empleados. Dicho importe se calcular de la siguiente manera: a) para los empleados con ingresos lquidos menores a los 5000, 300; b) para los que poseen ingresos entre 5000 inclusive y 10000 inclusive, b-1) y son jornaleros, 200, b-2) y son efectivos, 100; c) mientras que los que poseen ingresos superiores a los 10000, no se acreditarn vales de alimentacin.

2.

3. 4.

5. 6. 7.

8.

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Desarrollo: 1. En la celda I4 codificaremos lo siguiente: =SI(E4="Jornalero",F4*$O$1,G4*$O$2), donde usamos la condicional SI cuya prueba lgica es que el tipo de Trabajo sea Jornalero y si se cumple realiza la multiplicacin de las horas trabajadas(F4) por el importe por hora (O1), si no se cumple la prueba lgica, se realizar la multiplicacin de das trabajados(G4) por el importe por da (O2); teniendo como resultado lo siguiente:

2.

En la celda J4 codifica: =SI(Y(H4="Chofer",O(F4>=200,G4>=20)),15%*I4,SI(Y(H4="Azafata",O(F4>=200,G4>=20)),15%*I4,SI(O(F4>=200, G4>=20),5%*I4,0))), donde usamos la condicional SI y como prueba lgica tenemos a la funcin Y dentro de ella tenemos como valor lgico 1 que el rubro(H4) sea Chofer, como valor lgico 2 tenemos una funcin O, la cual me permite elegir uno de sus dos valores lgicos para emitir un valor verdadero, la funcin O tiene como valor lgico 1 que las horas trabajadas(F4) sean mayores o iguales a 200,como valor lgico 2 que los das trabajados(G4) sean mayores o iguales a 20; si se cumple la prueba lgica sacaremos el 15% del salario Bsico(15% * I4), si no se cumple la prueba lgica usaremos una nueva condicional con la misma sintaxis que la anterior solo que cambiaremos esta vez el rubro, aqu el rubro ser Azafata lo dems ser lo mismo que ya hemos explicado. Si se cumple la prue ba lgica de la segunda condicional SI haremos la misma operacin (15% * I4), si no se cumple entonces usaremos una nueva condicional SI pero esta vez usando como prueba lgica una funcin O que tiene como valor lgico 1 que las horas trabajadas(F4) sean mayores o iguales a 200 y como valor lgico 2 que los das trabajados(G4) sean mayores o iguales a 20; si se cumple la prueba lgica entonces sacaremos el 5% del salario Bsico(5% * I4) y si no se cumple entonces no se asignara ningn premio por lo tanto asignamos el valor 0, para finalizar agregaremos un parntesis de cierre por cada condicional SI que hemos usado. Luego obtenemos como resultado:

3.

En la Celda K4 codificaremos lo siguiente: =I4+J4, ya que nos pide calcular el sueldo nominal en base al salario Bsico y los Premios obtenidos. Donde tenemos como resultado lo siguiente:

4.

En la celda L4 codificamos: =13%*K4 para obtener el 13% del sueldo Nominal(K4) que es solicitado en el enunciado teniendo como resultado:

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Luego en la celda M4 codifica lo siguiente: =SI(K4<4*1160,3%*K4,SI(Y(K4>=4*1160,K4<=10*1160),6%*K4,SI(K4>10*1160,9%*K4,0))), donde usamos la condicional SI que tiene como prueba lgica que el sueldo Nominal(K4) sea menor que 4 SMN (4 * 1160 ya que 1 SMN corresponde a 1160) y si cumple la prueba lgica se obtenga el 3% del sueldo nominal (3% * K4), si no cumple, usamos otra condicional SI y dentro de su prueba lgica usamos la funcin Y que tiene como criterio1 que el sueldo nominal sea mayor o igual que 4 SMN (K4 >= 4*1160) y como criterio2 que el sueldo Nominal sea menor o igual que 10 SMN (K4<=10*1160), si ambos criterios de la funcin Y que se encuentra dentro de la prueba lgica de la funcin SI se cumplen, entonces se obtendr el 6% del Sueldo Nominal (6% * K4), si no se cumple usamos una nueva condicional SI que tiene como prueba lgica que el sueldo Nominal sea mayor que 10 SMN (K4>10*1160) si se cumple se obtendr el 9% del sueldo Nominal (9% * K4), si no se cumple asignamos 0 luego cerramos 3 parntesis (uno por cada funcin SI) y tenemos como resultado:

5.

En la celda N4 codifica: =L4 + M4, para obtener el subtotal de descuentos (BPS e IRP) donde tenemos como

resultado:

6.

En la celda O4 codificamos: =K4-N4 para obtener el sueldo lquido donde restamos el subtotal de descuentos (N4) del Sueldo Nominal (K4) y el resultado es el siguiente:

7.

Ahora en la celda P3 digitamos V-Transporte como encabezado y en la celda P4 codificamos lo siguiente: =SI(Y(SIFECHA(C4,HOY(),"y")>40,D4<>"Cordon",D4<>"Centro"),200,SI(Y(SIFECHA(C4,HOY(),"y")>40,O(D4="Cor don",D4="Centro")),150,SI(SIFECHA(C4,HOY(),"y")<40,100,0))), donde usamos la condicional SI que tiene como prueba lgica una funcin Y donde tenemos como criterio1 la funcin SiFecha que ya hemos visto su funcionamiento y con ella obtenemos la edad del trabajador que la comparamos a que su valor sea mayor que 40, como criterio 2 tenemos que el Barrio(D4) sea diferente a Cordon (D4<>Cordon), como criterio 3 tenemos que el Barrio(D4) sea diferente de Centro (D4<>"Centro"), si los 3 criterios de la funcin Y se cumplen entonces asignaremos 200, si no se cumple usamos otra condicional SI cuya prueba lgica es una funcin Y que tiene como criterio1 que la edad sea mayor que 40(SIFECHA(C4,HOY(),"y")>40), como criterio 2 tenemos una funcin O cuyo criterio1 es que el barrio sea igual a Cordon (D4="Cordon"), como criterio 2 tiene que el Barrio sea igual a Centro (D4="Centro"), si se cumplen los dos criterios de la funcin Y entonces asignamos 150, si no se cumplen usamos una nueva funcin SI cuya prueba lgica es que la edad del trabajador sea menor que 40 (SIFECHA(C4,HOY(),"y")<40), si se cumple asignamos 100 si no se cumple asignamos 0. Luego cerramos 3 parntesis (uno por cada funcin Si) y el resultado es el siguiente:

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8.

En la celda Q3 digitamos V-Alimentacin como encabezado y en la celda Q4 codificamos lo siguiente: =SI(O4<5000,300,SI(Y(O4>=5000,O4<=10000,E4="Jornalero"),200,SI(Y(O4>=5000,O4<=10000,E4="Efectivo"),10 0,SI(O4>10000,0)))), donde tenemos una condicional SI la cual tiene como prueba lgica que el sueldo lquido (O4) sea menor que 5000 (O4<5000) si se cumple entonces asignamos 300 si no se cumple usamos otra condicional SI que tiene como prueba lgica una funcin Y cuyo criterio1 es que el sueldo lquido sea mayor o igual a 5000(O4>=5000), como criterio 2 es que el sueldo lquido sea menor o igual a 10000(O4<=10000) y como criterio3 es que el tipo de trabajo (E4) sea igual a Jornalero(E4="Jornalero"), si se cumple la prueba lgica entonces asignamos 200, si no se cumple entonces usamos una nueva condicional SI cuya prueba lgica tiene la misma sintaxis solo que esta vez variamos el tipo de trabajo estableciendo que el tipo de trabajo sea igual a Efectivo(Y(O4>=5000,O4<=10000,E4="Efectivo")) si se cumple la prueba lgica entonces asignamos 100, si no se cumple usamos una nueva condicional SI cuya prueba lgica es que el sueldo lquido(O4) sea mayor que 10000 (O47>10000) si se cumple la prueba lgica entonces asignamos 0 luego cerramos 4 parntesis (1 por cada funcin SI) y tenemos como resultado:

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Luego autogenera las funciones para las dems celdas y tu resultado debe ser el siguiente:

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Ejercicio #2: Disponemos de un libro con 4 Hojas: ARTICULOS, TABLAS, CATEGORIAS, PROCEDENCIA. En la Hoja ARTICULOS Tenemos:

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En la hoja TABLAS tenemos:

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En la Hoja CATEGORIAS tenemos:

En la Hoja PROCEDENCIA Tenemos:

Enunciados Ejercicio #2: 1. Rellenar la columna DESCRIPCION-RUBRO, teniendo en cuenta que la descripcin de los rubros de artculos se localiza en una lista de la hoja TABLAS. Rellenar la columna CODIGO UNIDAD, teniendo en cuenta que la descripcin de los cdigos de unidad se localizan en una lista de la hoja TABLAS. La administracin resuelve aplicar un descuento a los artculos dependiendo del rubro que se trate. En base a lo expuesto, se debe calcular la columna DESCUENTO-1 sobre el PRECIO * UM, teniendo en cuenta que el porcentaje de descuento por rubro se localiza en una lista de la hoja TABLAS. Debe mostrar solo el importe del descuento. Rellenar la columna ORIGEN, teniendo en cuenta que los cdigos de los pases de origen se encuentran detallados en una lista de la hoja TABLAS, segn las empresas proveedoras y la descripcin de estos en una lista de la hoja PROCEDENCIA. La administracin resuelve ajustar los precios de los artculos que la barraca comercializa, dependiendo de los porcentajes establecidos por las empresas proveedoras. Dichas empresas (marcas) se encuentran agrupadas por categora y se hallan listadas en la hoja TABLAS. Los porcentajes de ajuste por categora se localizan en la hoja CATEGORIAS. En base a lo expuesto, se debe calcular la columna AJUSTE-1 sobre el PRECIO * UM, teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto. Debe mostrar el precio ajustado, no solo el importe del ajuste.

2.

3.

4.

5.

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6.

La administracin resuelve ajustar nuevamente los precios de los artculos que la barraca comercializa, tomando en cuenta el pas de procedencia de los artculos. Los artculos uruguayos no sern ajustados. En base a esto, se deber calcular la columna AJUSTE2 sobre el PRECIO * UM, teniendo en cuenta que el porcentaje de ajuste se localiza en la hoja PROCEDENCIA. Debe mostrar solo el importe del ajuste. La administracin resuelve aplicar un nuevo descuento a los artculos que la barraca comercializa, en este caso dependiendo del origen de las empresas proveedoras (marcas) y de las categoras de estas. En base a esto, se deber calcular la columna DESCUENTO2 sobre el PRECIO * UM, teniendo en cuenta que el porcentaje de descuento se localiza en la hoja TABLAS. Dicho descuento se aplicar a los artculos de las marcas con categora E y categora D, de procedencia argentinas y uruguayas. Debe mostrar solo el importe del descuento.

7.

Desarrollo: 1. Nombramos el rango de A4:C7 de la Hoja TABLAS como rubro de la siguiente manera:

Luego en la celda F4 de la Hoja ARTICULOS codificamos lo siguiente: =BUSCARV(E4,Rubros,2,FALSO), donde realizamos una bsqueda con la funcin BuscarV que tiene como valor Buscado el numero de Rubro(E4), como matriz de bsqueda tiene el rango que nombramos previamente(Rubros), el cual hace referencia a los datos de rubros, como indicador de columna tenemos el nmero 2 ya que en esa columna de la matriz nombrada se encuentran los datos descripcin de Rubros y por ltimo en ordenado le asignamos FALSO para que la coincidencia de bsqueda sea exacta. El resultado es el siguiente:

2.

Nombramos el Rango K3:N4 de la Hoja TABLAS como Medidas de la siguiente manera:

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Luego en la celda G4 de la Hoja ARTICULOS codificamos lo siguiente: =BUSCARH(H4,Medida,2,FALSO), donde usamos la funcin BuscarH que tiene como valor Buscado la Unidad de Medida(H4), como matriz de bsqueda tiene el rango que nombramos previamente(Medidas), el cual hace referencia a los datos de unidad de Medidas, como indicador de filas tenemos el nmero 2 ya que en esa fila de la matriz nombrada se encuentran los datos cdigo unidad y por ltimo en ordenado le asignamos FALSO para que la coincidencia de bsqueda sea exacta. El resultado es el siguiente:

3.

En la celda K4 de la Hoja ARTICULOS codificamos lo siguiente: =BUSCARV(E4,Rubros,3,FALSO)*I4, donde usamos la funcin BuscarV que tiene como valor Buscado el numero de Rubro(E4), como matriz de bsqueda tiene el rango que nombramos previamente en el enunciado1(Rubros), el cual hace referencia a los datos de rubros, como indicador de columna tenemos el nmero 3 ya que en esa columna de la matriz nombrada se encuentran los porcentajes del descuento1 y en ordenado le asignamos FALSO para que la coincidencia de bsqueda sea exacta. Ya que con esto solo obtenemos el porcentaje debemos realizar una multiplicacin por el precio UM(I4) para obtener el importe del descuento, obteniendo como resultado:

4.

Nombramos el rango E4:H18 de la Hoja TABLAS como Marcas y el rango A4:C6 de la Hoja PROCEDENCIA como pais de la siguiente manera:

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Luego en la celda L4 de la Hoja ARTICULOS codificamos lo siguiente:

=BUSCARV(BUSCARV(D4,Marcas,3,FALSO),pais,2,FALSO), donde usamos la funcin


BuscarV que tiene como valor Buscado otra funcin BuscarV que a la vez tiene como valor Buscado la marca(D4), como matriz de bsqueda tiene el rango que nombramos previamente(marca), el cual hace referencia a los datos de marcas, como indicador de columna tenemos el nmero 3 ya que en esa columna de la matriz nombrada se encuentran el cdigo de pais del articulo y en ordenado le asignamos FALSO para que la coincidencia de bsqueda sea exacta. Con esto obtenemos el cdigo del pais que forma parte del valor Buscado de la Primera Funcin BuscarV, luego asignamos como matriz de bsqueda de dicha funcin el rango que nombramos previamente(pais), el cual hace referencia a los datos de pases origen, como indicador de columna tenemos el nmero 2 ya que en esa columna de la matriz nombrada se encuentra el origen del articulo y en ordenado le asignamos FALSO para que la coincidencia de bsqueda sea exacta. Teniendo como resultado:

5.

Nombramos el rango A4:B8 de la Hoja CATEGORIAS como ajuste de la siguiente manera:

Luego en la Celda M4 de la hoja ARTICULOS codifica lo siguiente: =(BUSCARV(BUSCARV(D4,Marcas,2,FALSO),ajuste,2,FALSO)*I4)+I4, donde usamos la funcin BuscarV que tiene como valor Buscado otra funcin BuscarV que a la vez tiene como valor Buscado la marca(D4), como matriz de bsqueda tiene el rango que nombramos previamente(Marcas), el cual hace referencia a los datos de marcas, como indicador de columna tenemos el nmero 2 ya que en esa columna de la matriz nombrada se encuentra la categora del articulo y en ordenado le asignamos FALSO para que la coincidencia de bsqueda sea exacta. Con esto obtenemos la categoria que forma parte del valor Buscado de la Primera Funcin BuscarV, luego asignamos como matriz de bsqueda de dicha funcin el rango que nombramos previamente(ajuste), el cual hace referencia a los datos de ajustes, como indicador de columna tenemos el nmero 2 ya que en esa columna de la matriz Visita: www.systematic.edu.pe
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nombrada se encuentra el porcentaje de ajuste-1 y en ordenado le asignamos FALSO para que la coincidencia de bsqueda sea exacta. Ya que con esto solo obtenemos el porcentaje debemos realizar una multiplicacin por el precio UM(I4) para obtener el importe del ajuste1, pero como en el enunciado nos pide que mostremos el precio ya ajustado le sumamos el precioUM(I4). Teniendo como resultado:

Nombramos el rango B4:C6 de la Hoja PROCEDENCIA como ajuste2 de la siguiente manera:

Luego en la Celda N4 de la hoja ARTICULOS codifica lo siguiente: =SI(L4="URUGUAY",0,BUSCARV(L4,ajuste2,2,FALSO)*I4), donde usamos una condicional SI que tiene como prueba lgica que el Origen(L4) sea igual a Uruguay, si se cumple la prueba entonces asignamos 0(cero) ya que los productos uruguayos no sern ajustados y si no se cumple entonces usamos una funcin buscarv que tiene como valor buscado el origen(L4), como matriz de bsqueda el rango que nombramos previamente(ajuste2), como indicador de columna el numero 2 ya que en esa columna de la matriz nombrada se encuentra el porcentaje de ajuste2 y como ordenado asignamos falso para que la coincidencia de bsqueda sea exacta. Con esto solo obtenemos el porcentaje y como lo que se solicita es el importe de ajuste 2 realizamos una multiplicacin por el precio UM(I4). Teniendo como resultado:

En la celda O4 de la hoja ARTICULOS codifica lo siguiente: =SI(Y(O(BUSCARV(D4,Marcas,2,FALSO)="D",BUSCARV(D4,Marcas,2,FALSO)="E"),O(L4="ARGENTINA",L4="URU GUAY")),BUSCARV(D4,Marcas,4,FALSO)*I4,0), donde usamos una condicional SI que tiene como prueba lgica una funcin Y que a la vez tiene como criterio1 una funcin O que tiene como criterio1 una bsqueda de categora y la iguala a D, como criterio2 una bsqueda de categora y la iguala a E, luego como criterio2 de la funcin Y se tiene una funcin O que tiene como criterio1 que el Origen(L4) sea igual a ARGENTINA, como criterio2 que el origen(L4) sea URUGUAY, si se cumplen los 2 criterios de la funcin Y que est como prueba lgica de la funcin SI, usamos una funcin BuscarV que tiene como valor buscado la marca(D4), como matriz tiene el rango nombrado como marca, como indicador de columnas el numero 4 ya que en esa columna de la matriz nombrada se encuentra el porcentaje de descuento2 y luego se multiplica por el Precio UM(I4) para obtener el importe de descuento2. Si no se cumple asignamos 0(cero). Como resultado obtenemos 0(cero) ya que el origen del primer artculo es Brasil que no recibe descuento2. Luego autogenera las funciones y el resultado debe ser: Visita: www.systematic.edu.pe
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6. Controles de formulario
Para poder trabajar con controles de formulario debemos asegurarnos de tener la ficha DESARROLLADOR Activa:

De no estar activa la activamos de la siguiente manera: 1. Clic en el MEN ARCHIVO - OPCIONES

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2.

Dar clic en PERSONALIZAR CINTA DE OPCIONES luego activar la casilla DESARROLLADOR

A continuacin describiremos algunos controles de formulario: 6.1.

Cuadros combinados o listas desplegables:


Los cuadros combinados permiten listar datos de manera tal que el usuario pueda elegir uno dentro de la lista que se muestra. Para insertar un cuadro combinado hacemos lo siguiente: Haciendo click en la ficha DESARROLLADOR, encontraremos el botn de INSERTAR. Haciendo click sobre la flecha de abajo nos despliega los controles y podremos elegir el CUADRO COMBINADO

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Una vez seleccionado el control solo queda arrastrar el mouse en la hoja de Excel para dibujar el control y luego suelta el mouse tendrs el control de la siguiente manera:

Para mostrar datos en la lista digitaremos los siguientes datos en la hoja como se muestra en la imagen y al rango H3:H7 lo nombraremos como datos:

Ahora damos clic derecho sobre el control y elegimos formato de control:

En la ventana que nos muestra (Formato de control) seleccionar la pestaa control:

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Ahora en el rea rango de entrada digita el nombre del rango ( DATOS) y luego pulsa aceptar: Luego da click en una celda en blanco luego da click sobre el control y se despliega la lista con nuestros datos:

Ahora vinculamos nuestro control a una celda para que Excel nos indique que dato a elegido el usuario, para eso da click derecho al control luego elige la opcin formato de control y selecciona la pestaa control. En el rea de Vincular con la celda asignamos la celda donde se desea que se muestre el dato elegido para el ejemplo E2:

Luego da click en el botn aceptar y observa que cuando seleccionas un dato dentro de la lista en la celda vinculada (E2) se va a mostrar un nmero: Visita: www.systematic.edu.pe
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Dicho nmero representa al elemento seleccionado ya que Excel no distingue cul es el contenido seleccionado (es decir si la provincia es Ica O Chincha). Solo sabe la ubicacin del elemento seleccionado. Es decir, si seleccionamos Ica, Excel sabe que elegimos el elemento nmero 1. Si seleccionamos Nazca, para Excel es un 4.

Para Mostrar un dato seleccionado de la lista debemos usar la funcin Indice en la celda C7 de la siguiente manera: =INDICE(G3:H7,E2,2), donde asignamos como matriz los datos del rango G3:H7, como numero de fila asignamos el numero que nos devuelve el control(E2) y como numero de columna el numero 2 ya que en esa columna se encuentran los datos relacionados al nmero de fila. Como resultado tenemos:

6.2. Casillas de Verificacin Para insertar una casilla de Verificacin debemos realizar lo siguiente: Ingresamos a la ficha Desarrollador, dentro de ella encontraremos el botn insertar y elegimos el control de Formulario Casilla de Verificacin:

Ahora hacemos click y sin soltar arrastramos el mouse dibujando el control hasta obtener el tamao deseado luego saltamos el mouse y tenemos el control:

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Luego de insertar el control teniendo los nodos activos da click sobre el texto que aparece por defecto y digita Seguro de Vida:

Ahora da click en una celda en blanco y luego da click sobre el control, notars que al dar click se activar una flecha que indica que ha sido seleccionado el control, si vuelves a dar click sobre el control la fecha desaparecer que indica que el control a sido deseleccionado:

Ahora para poder saber cundo ha sido seleccionado o deseleccionado el control debemos vincular el control a una celda, para eso debes darle click derecho al control y elegir control de formulario, luego elige la pestaa control y dentro de ella en la opcin vincular con la celda asigna la celda con la que se desea vincular para el ejemplo A2 luego da clic en el botn aceptar:

Ahora cada vez que hagamos clic sobre la casilla de verificacin en la celda vinculada aparecer el texto VERDADERO que indica que la casilla ha sido activada y FALSO cada vez que la casilla ha sido deseleccionada: Visita: www.systematic.edu.pe
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Si queremos mostrar un texto que nos indique que la casilla ha sido activada en la celda A3 codificaremos: =SI(A2=VERDADERO,"Casilla seleccionada","Casilla deseleccionada"), usamos la funcin SI que tiene como prueba lgica que la celda Vinculada(A2) sea igual a VERDADERO, si se cumple emitimos el texto Casilla Seleccionada, si no se cumple emitimos el texto Casilla Deseleccionada. Como resultado tenemos:

Nota.- Podemos insertar varios controles de casilla de verificacin y cada control debe tener su propia celda vinculada ya que cada control es independiente.
6.3. Botones de Opcin Permiten elegir al usuario una sola opcin dentro del grupo que se le pueda ofrecer. Para tener un buen trabajo con los botones de opcin es recomendable trabajar dichos controles dentro de un cuadro de grupo el cual permite diferenciar varios grupos de opciones. Para insertar Botones de Opcin debemos hacer lo siguiente: En la ficha Desarrollador encontraremos el botn insertar dentro de ste elegir el control cuadro de grupo:

Ahora da clic con el mouse y sin soltar arrstralo hasta obtener el tamao deseado luego suelta el mouse y debes tener:

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Ahora da click sobre el texto que aparece por defecto en el control y brralo luego digita el texto Categora de Hotel:

Ahora ingresa a la ficha Desarrollador y dentro del botn Insertar elige el control Botn de opcin:

Ahora dentro del cuadro de grupo da clic y sin soltar el mouse arrstralo hasta obtener el tamao deseado luego suelta el mouse. Ahora le cambiamos el texto que aparece por defecto en el control dando click sobre el texto, luego lo borramos y digitamos 3 Estrellas; inserta 2 controles Botones de Opcin ms con el texto 4 Estrellas y 5 Estrellas respectivamente dentro del cuadro de grupo:

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Ahora Vinculamos el primer Botn de opcin que insertamos con la celda A2 dando click derecho sobre el control y elegir la opcin Formato de Control, luego seleccionamos la pestaa Control y en el rea vincular con la celda digitamos A2 luego pulsamos el Botn Aceptar:

Nota.- Al vincular el primer control los dems automticamente se vinculan a la misma celda ya que se encuentran dentro de un cuadro de grupo. Ahora damos clic en una celda en blanco y luego damos clic sobre cualquier opcin en la celda vinculada se mostrar el nmero del control seleccionado y notars que solo podemos elegir una opcin dentro de las opciones del grupo:

Si queremos emitir un mensaje el cual indique la categora elegida debemos codificar de la siguiente manera en la celda B10(por ejemplo): Visita: www.systematic.edu.pe
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=SI(A2=1,"Eligi 3 Estrellas",SI(A2=2,"Eligi 4 Estrellas","Eligi 5 Estrellas")), donde tenemos como resultado:

ELIGIO 3 ESTRELLAS

ELIGIO 4 ESTRELLAS

ELIGIO 5 ESTRELLAS

El uso de ms controles de formulario con el desarrollo de ejercicios usando los mismos se realizar en el transcurso del mdulo de clase siguiendo las indicaciones del instructor. 7.

ENLAZAR Y CONSOLIDAR HOJAS


Enlazar hojas de trabajo. El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar frmulas de varias hojas para combinar datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo as dos conceptos: El libro de trabajo dependiente: es el que contiene las formulas. El libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos. La cuestin que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja. No existe una respuesta genrica, depender de la envergadura de los datos y de las frmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc... Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear frmulas de referencias externas, es decir frmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que est la frmula.

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COMO CREAR FORMULAS DE REFERENCIAS EXTERNAS? Para crear formulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos: Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos). Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la Frmula. Introducir la frmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto de escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas necesarias. Terminar la frmula y pulsar Intro.

Nota.- Al Abrir los libros debe abrirse desde el MENU ARCHIVO - ABRIR.
Las referencias al libro externo las gestiona automticamente Excel, incluso si cambiamos el nombre del archivo donde estn los datos desde Archivo Guardar como... las referencias tambin se cambiaran. Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vnculos a las paginas fuente podemos hacerlo accediendo a la pestana Datos y haciendo clic en el botn Editar vnculos... Nos aparece el cuadro de dialogo. Modificar vnculos donde podemos hacer modificaciones sobre los vnculos. Actualizar valores: Actualiza la lista con los vnculos. Cambiar origen: Podemos modificar el origen del vnculo seleccionado. Abrir origen: Abre el libro del vinculo seleccionado. Romper vinculo: Quita los vnculos de las formulas externas. Comprobar estado: Comprueba el estado del origen. Pregunta inicial: Podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando que tenemos enlaces externos.

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Consolidar hojas de trabajo: El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que acabamos de ver. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo estamos entablando una relacin entre varias hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces entre esas hojas de trabajo. Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidacin de hojas de trabajo puede ser una compaa que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto, para conocer el presupuesto total de la empresa, crearamos una hoja dependiente y los libros fuentes serian los libros de los departamentos con sus prepuestos. Si pulsamos sobre la pestana Datos y pulsando el botn Consolidar... nos aparece el cuadro de dialogo Consolidar como vemos en la imagen donde podemos escoger:

la Funcin: a utilizar, en Referencia: vamos seleccionando las celdas de uno de los libros fuentes, pulsamos sobre Agregar para aadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las referencias, repetimos los dos ltimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes, finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la formula ,nv n Si marcamos la casilla Crear vnculos con los datos de origen, los datos de los libros fuente se incluirn en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor en el origen, ese cambio quedara automticamente reflejado en el libro consolidado. Visita: www.systematic.edu.pe
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8.

Macros
LAS MACROS EN EXCEL SON UNA HERRAMIENTA QUE AUTOMATIZA PROCESOS, LA MANERA DE ACCESAR EN EXCEL 2013 ES COMO LO MUESTRA LA SIGUIENTE IMAGEN.

En esta unidad estudiaremos que son las Macros, en que nos pueden ayudar y como crear macros Automticamente. Esta unidad tratara de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programacin utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocupara un curso entero y se sale del objetivo del curso. 8.1.

Introduccin
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de Caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si Disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre el realice todas esas tareas.

8.2.

Crear una macro automticamente


La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que Dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin. Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa DESARROLLADOR en el submen CODIGOS y dentro de este submen seleccionar la opcin GRABAR MACRO...

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Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las siguientes opciones: Usar referencias relativas - con esta opcin utilizaremos referencias relativas para que las Macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada. Al seleccionar la opcin grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de dialogo grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un mtodo abreviado: mediante la combinacin de las tecla ctrl + "una tecla del teclado". El problema est en encontrar una combinacin que no utilice ya Excel. En guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripcin: podemos describir cual es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente. Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn en la barra de estado donde Tenemos la opcin de detener la grabacin.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn Detener de la barra de estado, o accediendo al men de Macros y haciendo clic en. 8.3. EJECUTAR UNA MACRO Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro. Para ejecutar la macro debemos acceder a MACROS..., que se encuentra en el men DESARROLLADOR, y nos aparece el cuadro de dialogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botn Ejecutar. Se cerrara el cuadro y se ejecutara la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar - Cierra el cuadro de dialogo sin realizar ninguna accin. Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editor de programacin de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el cdigo de la macro.
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Estos dos ltimos botones son para los que sapan programar. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de dialogo donde podemos modificar la tecla de mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.

8.4. Crear una macro manualmente Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programacin en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programacin en el que se basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base puedes saltarte este punto del tema. Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinacin de teclas Alt + F11. Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un mdulo de trabajo que es donde se almacena el cdigo de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un mdulo accedemos al men Insertar Modulo. A continuacin debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una funcin (en el caso que devuelva algn valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningn valor). Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al men Insertar Procedimiento... Nos aparece un cuadro de dialogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al Procedimiento/funcion sin insertar espacios en su nombre. Tambin escogemos que Tipo es, si es un Procedimiento, Funcin o es una Propiedad. Adems podemos seleccionar el mbito de ejecucin. Si lo ponemos como Publico podremos utilizar el procedimiento/funcin desde cualquier otro modulo, pero si lo creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese modulo. Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el mbito presionamos sobre Aceptar y se abre el Editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro. 8.5. GUARDAR UN ARCHIVO CON MACROS Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el Resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente. Para ello deberemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar como. Se abrir el cuadro de dialogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
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Mdulo II: Excel Intermedio Avanzado

Dale un nombre y el archivo se almacenara. Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrara este anuncio bajo la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo. Si confas en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tu pulsa el botn Opciones para activarlas.

Visita: www.systematic.edu.pe

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