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Softwarepara Negocios MAE.OscarMatute

[MANUALDEWORD2010] GuabsicaparaelusodelMsWordVersin2010

Contenido
MENUINICIO......................................................................................................................................................5 Portapapeles ...................................................................................................................................................5 Fuente.............................................................................................................................................................5 Prrafo............................................................................................................................................................5 Estilos ..............................................................................................................................................................5 Edicin............................................................................................................................................................6 MENUINSERTAR .................................................................................................................................................6 Paginas...........................................................................................................................................................6 Tablas.............................................................................................................................................................6 CREACINDETABLAS.................................................................................................................................6 MENUDISEO(HerramientaTabla).............................................................................................................. 8 DesplazarseporunaTabla......................................................................................................................... 8 ModificarUnaTabla...................................................................................................................................9 Eliminarceldas,filasycolumnas.............................................................................................................. 10 Ilustraciones.................................................................................................................................................10 Vnculos........................................................................................................................................................10 Encabezadoypiedepgina......................................................................................................................... 11 Texto.............................................................................................................................................................11 Smbolos.......................................................................................................................................................11 MENUDISEODEPGINA............................................................................................................................... 11 Temas...........................................................................................................................................................11 ConfigurarPagina.........................................................................................................................................11 FondodePagina...........................................................................................................................................12 Prrafo..........................................................................................................................................................12 Organizar......................................................................................................................................................12 MENUREVISAR.................................................................................................................................................12 Revisin.........................................................................................................................................................12 Comentarios.................................................................................................................................................12 MENUVISTA.....................................................................................................................................................13 Vistasdedocumento....................................................................................................................................13 Mostraruocultar..........................................................................................................................................13 Zoom.............................................................................................................................................................13 SoftwareparaNegocios|MAE.OscarMatute 2

MENUFORMATO..............................................................................................................................................14 Ajustar..........................................................................................................................................................14 EstilosdeImagen..........................................................................................................................................14 Organizar......................................................................................................................................................14 Tamao .........................................................................................................................................................14 HIPERVINCULOS................................................................................................................................................15 Marcarlaubicacindelhipervnculo ............................................................................................................ 15 Insertarunmarcador....................................................................................................................................15 Agregarelvnculo.........................................................................................................................................16 MACROSENWORD..........................................................................................................................................17 GrabarMacro...............................................................................................................................................17 Guardarlamacro.....................................................................................................................................18 Ejecutarmacros........................................................................................................................................20 Eliminarmacros........................................................................................................................................20 TABLADECONTENIDO......................................................................................................................................22 InsertarTabladecontenido.......................................................................................................................... 23 Modificaciny/oactualizacin..................................................................................................................... 24 SeccionesySaltosdepgina........................................................................................................................ 25 Crearseccinnueva..................................................................................................................................25 Darformatoaunaseccin....................................................................................................................... 26 SaltosdePagina.......................................................................................................................................27 CITASYBIBLIOGRAFIAS....................................................................................................................................28 Crearunabibliografa...................................................................................................................................28 Agregarunanuevacitayunafuentedeinformacinaundocumento...................................................28 Buscarunafuentedeinformacin ............................................................................................................ 29 Modificarunmarcadordeposicindecita.............................................................................................. 30 Insertarlabibliografa.............................................................................................................................. 31 COMBINAR CORRESPONDENCIA........................................................................................................... 32 Conceptos previos.....................................................................................................................................32 Crear el documento principal................................................................................................................... 33 La pestaa Correspondencia................................................................................................................... 38 Insertar campos de combinacin............................................................................................................ 40 Ver datos combinados.............................................................................................................................. 40 SoftwareparaNegocios|MAE.OscarMatute 3

Desplazarse por los registros.................................................................................................................. 41 Buscar un registro ......................................................................................................................................41 Destinatarios de combinar correspondencia......................................................................................... 42 Filtrar destinatarios....................................................................................................................................44 Ordenar destinatarios ................................................................................................................................46 Asignar campos.........................................................................................................................................47 Combinar al imprimir.................................................................................................................................49 Combinar en correo electrnico.............................................................................................................. 49 Sobres y etiquetas.....................................................................................................................................50

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MENU INICIO Portapapeles CortarSirveparamoverunrangodeunladoaotro CopiarSirveparacopiarunrangoseleccionado PegarSirveparapegarenellugarseleccionado,locortado (movido)ocopiado CopiarFormatoSirveparacopiarelformatodeunrangoseleccionado,comosertipode letra,tamao,color,etc. Fuente ParaFormatearlostextos: Cambiartipodeletra,tamao,borrarel formatodeltexto,negrita,cursiva,subrayado, tachado,subndice,superndice,maysculasminsculas. Prrafo Vietas,numeracin,listasmultinivel Disminuirsangra,aumentarsangra,marcasocultas Alineartextos:izquierda,centrar,derecho,justificado Interlineado,rellenodefondo,bordes Estilos Nosmuestralosestilos, paralosencabezadosy restodelostextos.
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Edicin Buscar Reemplazar Seleccionar MENU INSERTAR Paginas Parainsertar,paginascon:portadas,enblanco,osaltosde pagina. Tablas Sirve para insertar tablas, pudiendo definir el numero de columnas y filas, hojas de clculo, tablas rpidas (que permite insertar tablas predefinidas como calendarios y otros) CREACIN DE TABLAS El uso de tablas es fundamental, pues ofrecen mltiples posibilidades para la edicin. Las tablas permiten organizar columnas de nmeros y/o texto sin necesidad deutilizartabulaciones. Tambin proporcionan una manera fcil de presentar texto en prrafos lado a lado, como en un resumen, o bien combinar texto con grficos. Si adems se aaden bordesysombreado,sepuedenconseguirtextosconaspectoprofesional.

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Una tabla se compone de filas y columnas, que delimitan celdas. Las celdas son las que contienenlainformacin;dentrodecadacelda eltextoseajustadelamismamaneraque entre los mrgenes de un documento. La celda variar verticalmente de tamao para albergar el texto que se est editando. Un ejemplo para la utilizacin de tablas puede ser larealizacindeunpresupuesto. CrearunaTabla La tabla aparecer en pantalla con las celdas delimitadas por una cuadrcula que est solapada con bordes. La cuadrcula sirve de gua para marcar los lmites de la tabla, y puede hacerse aparecer/desaparecer eligiendo Bordes que se encuentra en la opcin DiseodeHerramientasdetabla. Para crear una tabla se coloca el punto de insercin donde se desea crear la tabla y se puedehacerunadelasdosaccionessiguientes: En la banda Insertar, pulsar clic en el botn Tabla. Aparecer entonces el siguiente cuadro dedilogo: Seespecificaelnmerodecolumnas. Seespecificaelnmerodefilas. Seespecificaelanchodelacolumna. Despusderealizarcualquieradeestos pasos.Wordcrearunatablacontodaslas columnasyfilasdelmismoanchoyahoraen labarrademensaparecelaopcin Herramientasdetablaquenospermite configurareldiseoylaPresentacindela tabla.

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AlseleccionarlatablaaparecelaopcinHerramientasdeTablacondosnuevasbandasde opcin: la de Diseo que es el que se muestra en la siguiente figura y la de Presentacin conlacual podemosalinearelcontenidodelasceldas,insertarfilas,dardireccinaltexto yaseaverticaluhorizontal,insertarodividirceldasyeliminarlatabla.

MENU DISEO (Herramienta Tabla)

Estosmensseactivancuandoseinsertaunatablaeneldocumento

Desplazarse por una Tabla

Dentro de una celda sepuede mover el punto de insercin y seleccionar texto de la misma manera que en cualquier otra parte del documento. Para moverse de una celda a otra se puedeusartantoelratncomoelteclado.Bastahacerclicconelratnenlaceldaalaque sequieramover,mientrasqueconeltecladosedisponedeunaseriedecombinacionesde teclas,entrelasquesepuedendestacarlassiguientes: TABDesplazarsealaceldasiguiente MAY+TABDesplazarsealaceldaanterior TeclasdedireccinNospermitenmover,enformaverticalunafilaarribaoabajoyen formahorizontalpodemosavanzaroretrocederuncarcter.
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Modificar Una Tabla

Parahacermodificacionesexistelaposibilidaddeseleccionarceldas,filasycolumnas.Hay tres formas de seleccionar elementos de una tabla: usar el ratn, el teclado y el men Tabla. Para hacer selecciones en una tabla usando el ratn es recomendable tener activada la opcin cuadrcula (se activa seleccionando Mostrar lneas de divisin en el menTabla).Lasseleccionesconelratnserealizanas: Paraseleccionar Unacelda Unafila Hacerconelratn Hacerclicenlabarradeseleccindeceldas,situada dentrodelaceldaenlaparteizquierda.Elpunterose convierteenunaflechacuandoestdentrodelabarra. Hacerclicenlabarradeseleccindefilas,situadaala izquierdadelafilayfueradelatabla.Elpunterose convierteenunaflechacuandoestdentrodelabarra. Hacerclicenlapartesuperiordelacuadrculaodelborde delatabla.Cuandoestenlaposicincorrectaelpuntero tomalaformadeunaflechanegraapuntandohacia abajo.

Unacolumna

Variasceldas,filas Arrastrarelpunterosobrelasceldas,filasocolumnas. ocolumnas Otraposibilidadesseleccionarunasolacelda,filao columnaymantenerpulsadalateclaMaysculas mientrassehaceclicenotracelda,filaocolumna. Por ltimo, se puede usar tambin el men Presentacin dentro de Herramientas de tabla que nos permite seleccionar filas, columnas o toda la tabla. Para ello basta colocar el puntodeinsercindentrodelatablayseeligelaopcin. Insertarceldas,filasycolumnas Parainsertarvariasfilasocolumnasnuevasenunatabla,se debe seleccionar primero el mismo nmero de celdas, filas o columnas que se quieran insertar. En Presentacin de Herramientas de tabla tenemos las diferentes opciones de insercin: Encima, Debajo a la izquierda o a la derecha de la posicindenuestrocursor.Encasodequererinsertarunasolafilaocolumnacolocamosel
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cursorenunaceldaencualquierpuntodelatablaypodemosinsertarlafilaocolumnade acuerdoalasopcionesdePresentacin. LaopcinFilasycolumnaspermiteninsertarfilasycolumnasperocambiasupresentacin ya que al dar clic sobre la opcin aparece la ventana de la izquierda la cual nos permite elegirentrefilasycolumnasoeldesplazamientodelasceldas.
Eliminar celdas, filas y columnas

Hay que distinguir entre eliminar el contenido de las celdas y eliminar las celdas propiamente dichas. El texto y grficos contenidos en las celdas se eliminan de la misma manera que en cualquier otra parte del documento, mientras que para eliminar celdas, filasocolumnas,losprocedimientossondistintos. HaciendousodelaopcinPresentacinqueseencuentraHerramientasdetablapodemos eliminaryaseaunacelda,unafila,unacolumnaolamismatabla,slohayquecolocarel cursorenlaceldadeseadaquepuedecorresponderalapropiacelda,a lafilaocolumnay luegoelegirlaopcinEliminarydarclicsobreloquesedeseaeliminar.
Ilustraciones

Insertaralgunas imgenesespeciales: Imagen(desde archivo),imgenesprediseadas,formas(verilustracin arriba),smartArt(contieneseriebloquesutilizadospara organigramas)ygraficospartiendodeunatabla.

Vnculos

Parapoderhacerreferenciaavnculos especiales,adireccionesdeinterneto ubicacionesdealgndocumento, marcadores(accesardeterminadasposicionesenelmismo documento)yreferenciascruzadasaencabezadosentreotras.

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Encabezado y pie de pgina

Podemoscolocartextosoimgenesenlosencabezadosy piedepginaentodaslaspginasdeundocumento,as comoelnmerodepginadelmismo.

Texto

Sirveparaincluirdentroel documentoalgunoselementos como:cuadrosdetexto,elementos rpidos(autor,nombrede compaasyotros),WordArt,LetraCapital,Lneadefirma,fechayhorayobjetos (programasexternos).

Smbolos

Sepuedeninsertarenlosdocumentosalgunossmbolosespeciales,as comootrosquesirvenparaincorporarecuacionesoformulas matemticas.

MENU DISEO DE PGINA

Temas

Tienequeverconlapresentacindelostextos,paralosquehay unasplantillas,lascualespodemoscambiar:colores,fuentesy efectos.

Configurar Pagina

Aquseconfiguralosmrgenes deldocumentoenlos4 extremos,orientacinverticalo horizontal,tamaocarta,legal, etc,numerodecolumnas,saltosdepgina,numeracin.

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Fondo de Pagina

Paraconfigurarmarcasdeagua,colordepagina,ybordesde pagina.
Prrafo

Paraconfigurarsangra,yelespaciado delosprrafos.
Organizar

Sirveparaorganizaralgunosdetallesdelas imgenescomo:posicineneldocumento,traer alfrenteoenviaralfondo,ajustedeltexto,para quelaimagenpuedamoversedentroel documento,alinearalaizquierda,derechaoalcentro,agruparmsdeunelementopara manipularlosalmismotiempoygirarlaimagen.

MENU REVISAR Revisin

Parapoderrevisareneldocumentolaortografay gramtica,lasreferenciasendiccionariosuotros, sinnimos,ytraducciones.

Comentarios

Parainsertarcomentariosaunaporcineneldocumento.
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MENU VISTA

Vistas de documento

Son las formas en que el documento es visualizado, por default se utiliza diseo deimpresin.
Mostrar u ocultar

Este hace que se muestre la regla, para indicarel tamao del documento, lneas de cuadricula en la distribucin del documento pero no se imprimen estas, vistasenminiatura,seactivaunpanelaladoizquierdoconlasvistasenminiaturadetodo eldocumentocomoenlasdiapositivasdepowerpoint.
Zoom

Aqu nos ayuda a determinar el tamao del documento a visualizar en la pantalla, se puede aumentar o disminuir el zoom, puede verse a 1 o 2 pginas todo el documento.
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MENU FORMATO

Estemenseactivaaldarledobleclicenunaimagen.
Ajustar

Aqu se configuran los ajustes de la imagen como: brillo, contraste, colores, cambiar imagenentreotros.
Estilos de Imagen

Permite configurarelestilodelaimagenconelefectoquequeremos,seutilizaespecialmentepara formatearfotografas,comoelefectoqueselecolocoalafiguraanterior.

Organizar

Sirve para organizar algunos detalles de las imgenes como: posicin en el documento, traer al frente o enviar al fondo, ajuste del texto, para que la imagen pueda moverse dentro el documento, alinear a la izquierda, derecha o al centro,agruparmsdeunelementoparamanipularlosalmismotiempoygirarlaimagen, tambinseencuentraenelmenDiseodepagina.
Tamao

Sirve para cambiar directamente el alto y ancho de la imagen, perotambinsepuederecortarlaimagenasuconvenienciaalos 4extremosdelamisma.

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HIPERVINCULOS

CrearunhipervnculoaunaubicacineneldocumentoolapginaWebactual Para crear un vnculo a una ubicacin en un documento o pgina Web creados en Word, debemarcarlaubicacinoeldestinodelhipervnculoyagregaracontinuacinelvnculo.
Marcar la ubicacin del hipervnculo

Puede marcar la ubicacin del hipervnculo utilizando un marcador o un estilo de ttulo en Word.
Insertar un marcador

Eneldocumentoactual,realicelassiguientesacciones: Seleccione el texto o el elemento al que desee asignar un marcadorohagaclicenellugardondedeseeinsertarunmarcador. EnelgrupoVnculosdelafichaInsertar,hagaclicenMarcador. EnNombredelmarcador,escribaunnombre. Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir nmeros. No se puede incluir espacios en el nombre de un marcador. No obstante, puede utilizar el carcterdesubrayadoparasepararpalabras,comoporejemplo,Primer_ttulo. HagaclicenAgregar.
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Agregar el vnculo

Seleccioneeltextooelobjetoquedeseemostrarcomohipervnculo. Hagaclicconelbotnsecundariodelmousey,acontinuacin,hagaclicenHipervnculo enelmencontextual.

BajoVinculara,hagaclicenLugardeestedocumento. Enlalista,seleccioneelttulooelmarcadoralquedeseevincular. LuegodamosclicenelbotnAceptarylisto. Trassealarunhipervnculo,elpunterosetransformaenunamano ,paraindicarquese puedehacerclic.Eltextoquerepresentaunhipervnculoaparecesubrayadoyenuncolor quecoordinaconlacombinacindecoloresseleccionada.Loshipervnculosdeimgenes, formasyotrosobjetosnoincluyenunformatoadicional.

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MACROS EN WORD

Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran realizarse automticamenteutilizandolaspropiedadesdelasmacros. Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el usuario, actuando como una nica instruccin y que pueden asignarseaunbotn. Lasmacrossuelenutilizarseparalassiguientesfunciones: Automatizarunaseriedepasos. Personalizarlabarradeaccesorpidoaadindolenuevasfuncionalidades. Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogn de la empresa, si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormenteloinsertamosmedianteunamacro Para comenzar a grabar una macrodeberemos ir a la pestaa Macros y deplegarelmen MacrosyseleccionarlaopcinGrabarmacro.
Grabar Macro

Aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro que vemosaladerecha. Nombre de macro. Aqu escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear. Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones: Debe comenzar con una letra. Nodebeserunnombremayorde80caracteresentreletrasynmeros.

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Nopuedecontenerespaciosnismbolos. Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirn a la macro anterior o al comando de Word que haba antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamosalamacro. Dentro de la zona Asignar macro a, podemos seleccionar donde vamos a asignar su ejecucin, si a un botn de alguna barra o alguna combinacin de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botn o el de Teclado apareceran unos nuevos cuadros de dilogo, que vermos en el punto siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde este dilogo, podemosesperaratenerlamacrograbada,yposteriormenteasignarlaaunbotnoauna combinacindeteclas. Guardar macro en, aqu podemos seleccionar donde vamos a guardar la macro, por defectonossugiereguardarlamacroparautilizarlacontodoslosdocumentos. TambinpodemosescribirunapequeaDescripcinsobrequeefectosprovocalamacro. Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos detener la grabacin desde elmenMacroodesdelabarradeestado: Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratnsetransformaconlaimagendeunacinta. Guardarlamacro. DesdeelmentenemoslaposibilidaddePausar lagrabacinsiqueremosefectuaralguna accinquenodeseamosqueseguarde. Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado el botn Detener. Pero es conveniente asignarla a un botn o a una combinacin deteclas,comoveremosacontinuacin.
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Asignarunacombinacindeteclasalamacro. Si en el cuadro de dilogo anterior pulsamos el botn Personalizar..., se abrir el cuadro dedilogoquevemosenestaimagen.Tambinseabrirestedilogosialcrearlamacro, eneldilogoGrabarmacro,pulsamoseneliconodelteclado.

Este dilogo Personalizar teclado, permite asignar a la macro seleccionada una combinacindeteclas. Si colocamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de mtodo abreviado, y pulsamos una combinacindeteclas,estasereflejarendichorecuadro. Si la combinacin de teclas no est asignada previamente, aparecer el rtulo [sin asignar],comoenelcasodelaimagen,enelcasocontrario,aparcereleventoalqueesta asignada. Debemos tener en cuenta no utilizar una combinacin ya existente para otro tipo de comando.
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Ejecutar macros.

Parallevaracabolaejecucindelamacrodebemos: AccederalapestaaVistayhacerclicenMacros. Seleccionarlamacrodelalista. PulsarEjecutar. O si la hemos asociado a un botn de la barra de men o a una combinacin de teclas simplementeconpulsarsobrelaopcinindicada,tenemossuficiente. Eliminarmacros. Para eliminar una macro debemos acceder al dilogo de macros, seleccionar la macro a eliminarypulsarsobreEliminar. Ejemplo: Paracrearunamacroqueapliqueunformatoconcretoauntextoseleccionado. AccederalapestaaVistaMacrosGrabarMacros. SeabreeldilogoGrabarmacro. HacerclicsobreelbotndeTeclado. SeabreeldilogoPersonalizarteclado. EnNuevateclademtodoabreviadopulsaCtrl+F. AparecedirectamentelasteclasCtrl+Fenelrecuadro. PulsaAsignar. PulsarCerrar. Ahorarealizaelformatodescritoenelejercicio. Fuente:Corbel Tamao:14
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Color.Verdeoscuro. Formato:Negritaycursiva. PulsaelbotnDetenerdelabarradeestado Abreunnuevodocumento. Escribeuntextocualquiera. SeleccionaloypulsalasteclasCtrl+F. Observacmoejecutalamacrocreadayleaplicaelformatodescrito.

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TABLA DE CONTENIDO

Una tabla de contenido es una lista ordenada de los ttulos que encontramos en un documento dado y se genera para poder conocer la pgina donde est ubicado. Lista los captulos y secciones de un libro junto con las pginas en las que estn situados. Nos muestralalistaenordendejerarquadelosttulos.Debemosrecordarquettuloesuntipo deformatoqueseleaplicaaltextoyloencontramosenelmenInicioenlaopcinEstilos. AcontinuacincrearemosunaTabladecontenidosimpleparaejemplificarel procedimientoaseguir.

Paso1 Conformevayamosescribiendonuestrotextoconvertimosnuestrosencabezadosen Ttulos.Debemosconsiderarquelasjerarquasestnmarcadasporeltipodettulo,por ejemploelTtulo1tendrlamayorjerarqualuegoseguirelTtulo2yassucesivamente hastaelTtulo9.LabarradeEstilosseencuentraenenlabandaInicio. Paso2 Unavezquetenemostodoslosencabezadosdenuestrodocumentoconelformatode Ttulo,tenemosquecolocarnoseneliniciodelaprimerapginayparaasegurarnosdeque ases,aplicamoslacombinacinCTRL+Inicio.

Paso3 ConlafinalidaddetenerunmayorcontroldelaubicacindenuestraTabladecontenido, ponemosnuestrodocumentoenlavistaEsquemayactivamoselsmbolo permiteverlasmarcasdeprrafoyotrossmbolosdeformatooculto. Lasvistasseencuentranenlaparteinferiorderechadeldocumento. quenos

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Unavezqueelcursoraparecealiniciodenuestrapgina,insertamosun saltodepginaconCTRL+Enter.Siescorrectoelprocedimientonos aparecerlaleyenda.Saltodepgina.Lacualpodemosverporque estamosenlavistaEsquemayporquetenemosactivadalaopcindeverlosformatos. Estonosindicaquesehainsertadounanuevapginaantesdelaactual. Paso4 Paso5 SituamosencursorenelextremoizquierdodelaleyendaSaltodepgina yoprimimosEnter.AhoradebemosverqueseinsertaunsmboloMostrar todo loquenosindicaqueyaestamosdentrodelanuevapgina. Paso6
Insertar Tabla de contenido

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Con el cursor colocado en el Smbolo abrimos el men Referencias y luego clic sobre Tabla de contenido y de la lista desplegada elegimos Insertar tabla de contenido y nos aparecelasiguienteventana. Aqu podemos configurar nuestra tabla, eligiendo el carcter de relleno y el formato de presentacin de la lista entre los cuales est el Estilo personal, Clsico, Elegante y otros ms. El resultado de nuestra eleccin podemos verlo en la pequea ventana Vista previa dewebyenlaopcinMostrarnivelesdebemosespecificarelnivelmximodelTtuloque estamos usando en nuestro documento. Por ejemplo si estamos manejando Titulo 5, en mostrarnivelesdebemosponer5. Paso7 UnavezseleccionadoslosparmetrosdelaTabladecontenidodamosclicsobreAceptary debe aparecer nuestra referencia a las diferentes pginas. Para acceder a cada pgina identificada por el ttulo, colocamos el cursor sobre el Titulo y luego oprimimos CTRL y damosclic.
Modificacin y/o actualizacin

Cuandorealizamosalgunamodificacinanuestrodocumento,yaseaqueseinsertenuevo texto, un nuevo ttulo con texto o un solo ttulo debemos actualizar la tabla de contenido y para ellodamosclicsobre la Tabla de contenido que se encuentra en nuestro documento con lo que se selecciona y aparecelaleyendaActualizartablatalcomosemuestraenlafiguraanterior. Despusdedarclicapareceventanaquese muestraalaizquierdaendondepodemoselegir entreactualizarlosnmerosdepginaotodala tabla.Sinoestamossegurospodemoselegir Actualizartodalatabla.

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NOTA: EnelPaso6podemosdarclicsobreTablaautomtica1oTablaautomtica2lascuales insertanunaTabladecontenidoconelformatoquemuestran.Tenemosqueaceptarel formatoynopodemosconfigurarlapresentacin.

Secciones y Saltos de pgina

Puede dividir un documento en cualquier nmero de secciones y dar el formato que desee acadaseccin.Porejemplo,puedeiniciareldocumentoconunformatodeunacolumnay, despus,cambiaraunformatodedoscolumnasparaelrestodeldocumento.Unaseccin puede ser tan corta como un nico prrafo o tan larga como un documento entero. Cuando inicie un documento nuevo, no encontrar saltos de seccin porque todo el documento es una nica seccin. Puede crear una nueva seccin cuando desee cambiar cualquieradeloselementossiguientesenunaparteespecficadeldocumento: Tamao,orientacinomrgenesdelpapel. Nmerodecolumnasdeestiloperiodstico. Formato,posicinysecuenciadelosnmerosdepgina. Contenidoyposicindelosencabezadosypiesdepgina. Numeracindelneas. Lugarenelqueseimprimenlasnotasalpieolasnotasalfinal. Alineacinverticaldeltextoenlapgina. Cualquierotramodificacinaldocumento.
Crear seccin nueva

Para insertar un salto de seccin, utilizaremos la opcin InsertarsaltosdeseccinydepginadelabandaDiseode pgina que se encuentra a un lado de la opcin Orientacin talcomoseapreciaenlaimagendelaizquierda. Encontramos dos secciones: Saltos de Pgina y luego Saltos de seccin, seleccionamos la opcin que indique el lugar en el que deseamos iniciar la siguienteseccin.Aparecenvariasalternativascomoson:
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Pgina siguiente: Word introduce un salto de pgina en el salto de seccin. La nueva seccinempiezaenlapginasiguiente. Continuo:Wordinsertaunsaltodeseccinyempiezainmediatamentelanuevaseccinen la misma pgina. Si hay varias columnas en la seccin anterior, Word equilibrar las columnasencimadelsaltodesecciny,despus,rellenarlapginaconlanuevaseccin. Si las dos secciones tienen diferentes valores para el tamao u orientacin de pgina, la nuevaseccinempezarenunanuevapginaaunquehayaseleccionadoContinuo. Pgina impar: Word empieza la nueva seccin en la siguiente pgina numerada como impar. Este salto de seccin se utiliza frecuentemente para los captulos que empiezan en pginas impares. Si el salto de seccin est en una pgina numerada como impar, Word dejarlasiguientepginaparenblanco. Pgina par: Igual que la Pgina impar, excepto en que Word empieza la nueva seccin en lasiguientepginapar. En la vista Esquema y en la vista Borrador, Word muestra una doble lnea punteada para indicarunsaltodeseccin.Estalneanoseimprime. Estando en la vista Diseo de pgina y estando en la banda Inicio activamos el icono que nos muestra los caracteres ocultos y podremos ver los caracteres no imprimibles, y tambinpodrverlossaltosdeseccin. Para eliminar un salto de seccin, basta con borrar el marcador del salto de seccin. (la lneapunteada)
Dar formato a una seccin

Todoslosformatosdeseccin,comoelnmerodecolumnas,laorientacindelapginay los mrgenes, se almacenan en el salto de seccin. Cuando se elimina un salto de seccin, tambin se eliminar el formato de la seccin que lo precede. El texto pasar a formar parte de la siguiente seccin, tomando su formato. Si borra accidentalmente un salto de seccin, puede utilizar el botn Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rpido, o tambin puede usar la combinacin CTRL + Z, para restablecer el salto de seccin; al restablecerlo,serecuperarelformatodelaseccin. Puede repetir el formato de una seccin copiando el salto de seccin en presentacin Diseo de impresin y activada la opcin de mostrar caracteres ocultos . Cuando lo pegue en una nueva posicin, el texto situado encima del salto de seccin adoptar el formato contenido en dicho salto. Se aconseja que antes de dividir el documento en
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secciones, establezca las opciones de formato que desee aplicar a la mayora de las secciones. A continuacin, divida el documento en secciones. Cada seccin tendr los valores que acaba de establecer. Ahora podr aplicar los formatos personalizados que deseeaplicarindividualmenteacadaseccin.
Saltos de Pagina

Cuando estemos trabajando con un documento, Word iniciar una pgina nueva automticamentecuandolapginaactualestllena.Estossaltosdepginasedenominan saltos de pgina automticos. Segn vaya modificando y cambiando el formato, Word ir calculandolacantidaddetextoporpginayajustandolossaltosdepginaautomticos. Tambinpuedeinsertarsaltosmanualmentesiemprequedeseepasaraotrapginaenun lugar concreto. Estos saltos de pgina se denominan saltos de pgina manuales. Cuando inserte un salto de pgina manual, Word ajustar los siguientes saltos de pgina automticos. Word no puede mover los saltos de pgina manuales; si desea cambiar uno, deber borrarlo manualmente e insertar un nuevo salto de pgina en la nueva posicin o seleccionarelsaltodepginayarrastrarloalanuevaposicin. Vista borrador: Los saltos de pgina automticos aparecen como una lnea punteada; los saltos de pgina manuales aparecen como una lnea punteada con las palabras "Salto de pgina"alcentrodelapgina. Vista diseo de pgina y Vista preliminar: Word muestra la pgina actual tal como aparecer cuando se imprima. Puede modificar y dar formato a la pgina para ver el efectosobreelsaltodepgina. Vista esquema: Los saltos de pgina automticos no aparecen; los saltos de pgina manualesaparecen como una lnea punteadacon las palabras "Saltode pginaal centro delapgina.
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CITAS Y BIBLIOGRAFIAS

Crear una bibliografa

Una bibliografa es una lista de fuentes de informacin consultadas o citadas durante la creacin de los documentos y que normalmente se incluye al final de stos. En Microsoft Word 2010, se pueden generar bibliografas automticamente tomando como base la informacindeorigenproporcionadaparaeldocumento. Cadavezquecreeunanuevafuentedeinformacin,staseguardaenelequipoparaque puedabuscaryutilizarcualquierfuentedeinformacinquehayacreado. Puede elegir el estilo bibliogrfico que desee y puede agregar nuevos estilos de bibliografa. Qudeseahacer?

Agregarunanuevacitayunafuentedeinformacinaundocumento Buscarunafuentedeinformacin Modificarunmarcadordeposicindecita Crearunabibliografa

Agregar una nueva cita y una fuente de informacin a un documento

Cuando se agrega una nueva cita a un documento, tambin se crea una nueva fuente de informacinqueaparecerenlabibliografa. 1. EnlafichaReferencias,enelgrupoCitasybibliografa,hagaclicenlaflechasituadajunto alalistaEstilo.

2. Hagaclicenelestiloquedeseausarparalacitaylafuentedeinformacin. 3. Por ejemplo, los documentos acerca de las ciencias sociales suelen usar los estilos MLA o APAparalascitasylasfuentesdeinformacin. 4. Hagaclicalfinaldelafraseoelfragmentodetextoquedeseacitar. 5. EnelgrupoCitasybibliografadelafichaReferencias,hagaclicenInsertarcita.

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 6. Sigaunodeestosprocedimientos: Paraagregarlainformacindeorigen,hagaclicenAgregarnuevafuente. Para agregar un marcador de posicin, de manera que pueda crear una cita y rellenar ms adelante la informacin de origen, haga clic en Agregar nuevo marcador de posicin. Aparece un signo de interrogacin junto a fuentes de marcadordeposicinenelAdministradordefuentes. 7. Comience por rellenar la informacin de origen haciendo clic en la flecha que aparece juntoaTipodefuentebibliogrfica. Por ejemplo, la fuente de informacin podra ser un libro, un informe o un sitio Web. 8. Rellenelainformacinbibliogrficareferentealafuentedeinformacin. Paraagregarmsinformacinacercadeunafuentedeinformacin,activelacasilla deverificacinMostrartodosloscamposbibliogrficos. NOTAS

SieligeunestiloGOSToISO690parasusfuentesyunacitanoesnica,anexauncarcter alfabticoalao.Porejemplo,unacitaapareceracomo[Pasteur,1848a]. Si elige ISO 690 Referencia numrica y las citas siguen sin aparecer de forma consecutiva, debe volver a hacer clic en el estilo ISO 690 y, a continuacin, presione ENTRARparaordenarcorrectamentelascitas.
Buscar una fuente de informacin

Lalistadefuentesdeinformacinquepuedeconsultarocitarpuedellegaraserbastante larga. En ciertas ocasiones, podra buscar una fuente de informacin citada en otro documentousandoelcomandoAdministrarfuentes. 1. EnelgrupoCitasybibliografadelafichaReferencias,hagaclicenAdministrarfuentes.

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Si abre un documento que todava no contiene citas, bajo Lista general aparecen todaslasfuentesdeinformacinusadasendocumentosanteriores. Si abre un documento que incluye citas, las fuentes de dichas citas aparecen bajo Lista actual y todas las fuentes citadas, bien en documentos anteriores o en el documentoactual,aparecenbajoListageneral. 2. Parabuscarunafuentedeinformacinespecfica,sigaunodeestosprocedimientos: Enelcuadrodeordenacin,ordeneporautor,ttulo,nombredeetiquetadecitao ao, y a continuacin busque en la lista resultante la fuente de informacin que deseausar. En el cuadro Buscar, escriba el ttulo o el autor de la fuente de informacin que desea buscar. La lista se acotar dinmicamente para coincidir con el trmino de bsqueda. NOTA Puede hacer clic en el botn Examinar del Administrador de fuentes para seleccionarotra lista general desdela que puede importarnuevas fuentes de informacin eneldocumento.Porejemplo,podraconectarconunarchivoalmacenadoenunservidor compartido, en el equipo o el servidor de un compaero de investigacin o en un sitio webdeunauniversidadounainstitucindeinvestigacin.
Modificar un marcador de posicin de cita

En ciertos casos, puede que desee crear un marcador de posicin de cita y despus esperarhastamstardepararellenarlatodalainformacindelasfuentesdeinformacin bibliogrfica. Los cambios que realice en una fuente de informacin se reflejan automticamente en la bibliografa, si ya hubiese creado una. Aparece un signo de interrogacinjuntoafuentesdemarcadordeposicinenelAdministradordefuentes. 1. EnelgrupoCitasybibliografadelafichaReferencias,hagaclicenAdministrarfuentes.

2. BajoListaactual,hagaclicenelmarcadordeposicinquedeseamodificar. NOTA Las fuentes de marcadores de posicin se alfabetizan en el Administrador de fuentes, junto con todas las dems fuentes, segn el nombre de etiqueta del marcador de posicin. Los nombres de etiqueta de marcador de posicin son nmerosdeformapredeterminada,peropuedepersonalizarelnombredeetiqueta demarcadordeposicinconcualquieretiquetaquedesee.
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3. HagaclicenEditar. 4. Comience por rellenar la informacin de origen haciendo clic en la flecha que aparece juntoaTipodefuentebibliogrfica. Por ejemplo, la fuente de informacin podra ser un libro, un informe o un sitio Web. 5. Rellene la informacin bibliogrfica referente a la fuente de informacin. Utilice el botn Editar para rellenar los campos en vez de tener que escribir los campos con el formato adecuado. Paraagregarmsinformacinacercadeunafuentedeinformacin,activelacasilla deverificacinMostrartodosloscamposbibliogrficos.
Insertar la bibliografa

Puede crear una bibliografa en cualquier momento despus de insertar una o ms fuentes en un documento. Si no dispone de toda la informacin necesaria sobre una fuente de informacin para crear una cita completa, puede utilizar un marcador de posicin de cita y, ms adelante, completar la informacin relativa a la fuente de informacin. NOTA Enlabibliografanoseincluyenlosmarcadoresdeposicindecitas. 1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la bibliografa, normalmente al final del documento. 2. EnelgrupoCitasybibliografadelafichaReferencias,hagaclicenBibliografa.

3. Haga clic en un formato bibliogrfico prediseado para insertar la bibliografa en el documento.

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COMBINAR CORRESPONDENCIA
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas o recibos, la impresin de sobres, etc.

Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

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Crear el documento principal

Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia. All hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al siguiente paso. Como la mayora de asistentes, es muy sencillo e intuitivo. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

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En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento. Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. - Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. - Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. - Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:

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El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as que no entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos. Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar seleccionada la opcin Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinacin. Obviamente tambin podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes desplegar el men para examinar las distintas posibilidades. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qu tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qu hoja se encuentran los datos, etc.

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En l podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cules utilizar. Lo normal es que estn todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos ms que desactivar su casilla haciendo clic en ella. Tambin podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle ms adelante. Cuando terminemos haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente. En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

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Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.

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En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

La pestaa Correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.

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Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.

. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.

. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.

. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente.

. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.

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Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar. Aqu tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.

Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el botn

. Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos. SoftwareparaNegocios|MAE.OscarMatute 40

Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos. Una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic

sobre el icono

, los campos del origen de datos aparecern resaltados.

Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al combinar, se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.

Primer registro del origen. Registro anterior. Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el nmero de registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente. Registro siguiente. ltimo registro.

Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botn . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.

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Al hacer clic en el botn

aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada que

vemos en la imagen. En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar. En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor. Hacer clic en el botn Buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje. La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen. Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas.

Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con ellos, no slo para mostrarlos en el documento, sino tambin para manipularlos. Haciendo clic en el icono

se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde encontraremos opciones interesantes, como ordenar o filtrar los datos que se van a utilizar.

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En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarn con el documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar un documento (carta, mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.) La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar qu destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros a la vez. Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicin. Se abrir este cuadro de dilogo:

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Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos. Tambin podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botn Buscando. Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos en el siguiente apartado.

Filtrar destinatarios
Podemos filtrar los destinatarios para que slo se utilicen los registros que tengan un determinado valor en un campo de combinacin. Por ejemplo podramos decidir utilizar nicamente los clientes de Alicante.

En la pestaa Correspondencia hacemos clic en . En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en el encabezado del campo correspondiente, en este caso Poblacin, y se desplegar una lista con varias opciones:

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(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin. Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en el campo, en este caso las poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn. (Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin. (Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin. (Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Este cuadro tambin se puede abrir

haciendo clic en Filtrar... en la ventana de destinatarios que se inicia al pulsar ventana es como la que se aprecia en la siguiente imagen:

. La

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En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias. Cada lnea es una condicin. Lo nico que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de comparacin a realizar de entre las disponibles e introducir manualmente el valor a comparar (Comparar con). En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se compruebe si el valor est o no vaco. Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin direccin, seleccionaremos Campo: direccin y Comparacin: No est vaco. Veremos que Comparado con: sale deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por supuesto, no tendra sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con nada. Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: poblacin es igual a Valencia, de esta forma slo apareceran combinados los clientes de Valencia. Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin. Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo. Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar. Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya no se muestra negra, sino azulada.

Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo, por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso. Tambin podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Recuerda que accedemos a ella haciendo clic en el botn Editar lista de destinatarios y desde ah ya podemos seleccionar Ordenar....

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Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Para ordenar por ms campos rellenar Luego por. En el ejemplo de la imagen saldran las cartas ordenadas por poblacin y dentro de una misma poblacin por cdigo postal. Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.

Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de saludo, etc. Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc. Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos. Esta utilidad me permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar en nuestro origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin necesaria. El icono abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones. Este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos....

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En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos con el que se corresponde. Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar, Word hace automticamente la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos que desplegar la lista y elegir el campo a asociar. Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opcin Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no definida nos lo preguntar o veremos que falta algo.

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Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin.

Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo siguiente.

Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...). En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo. Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3). Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.

Combinar en correo electrnico

La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada carta del resultado de la combinacin en un correo electrnico. Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correo

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electrnico

es

evidente

que

esta

utilidad

nos

va

ahorrar

mucho

trabajo.

Al hacer clic en ella aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros del mensaje a enviar. En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail del destinatario. En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje. En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos. Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de correo electrnico compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2010, ya que se iniciar para poder realizar el envo de correos.

Sobres y etiquetas
A lo largo del tema hemos visto cmo utilizar el asistente de combinacin de correspondencia para enlazar unos datos ya existentes con Word y enviar cartas personalizadas. Pero sta no es la nica opcin. Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial, necesitaremos tambin imprimir datos en sobres o en etiquetas que sern pegadas a los sobres o paquetes. En este apartado nos centraremos especialmente en la creacin masiva. Tenemos dos opciones: Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o crear un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo anteriormente con el ejemplo de las cartas. O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrnico de Microsoft Office.

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La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por seleccionar Iniciar combinacin de correspondencia en la pestaa Correspondencia. Es ah donde seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.

En cada caso se abrir un pequeo cuadro de dilogo que permite su configuracin. Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la fuente y la posicin del texto, en la pestaa Opciones de sobre. Es interesante observar el dibujo que muestra la vista previa del resultado. Adems, podremos indicar la orientacin del sobre en la bandeja de entrada, desde la pestaa Opciones de impresin.

En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qu tipo de etiquetas vamos a imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qu tipo en concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo que si elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabr sus proporciones y ser capaz de imprimir el texto perfectamente ajustado a ellas. SoftwareparaNegocios|MAE.OscarMatute 51

Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el botn y establecer sus propiedades.

Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los lmites de las etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista, pero est ah, por eso aparecen las pestaas de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresin. Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e imprimir.

Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia > grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.

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En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que nos sitan en distintas pestaas de l. Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en forma de agenda que permite importar los contactos de Outlook. Adems, vemos informacin como la orientacin del papel en la bandeja de la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar estas opciones de impresin desde el botn Opciones. Cuando est todo listo, lo nico que deberemos hacer es pulsar Imprimir. Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico. Para poder utilizarla es necesario descargar un programa de franqueo electrnico, aunque slo est disponible en determinados pases. Infrmate en tu oficina de correos ms cercana de si es posible realizar tal operacin.

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