Como conseguir reuniões eficazes

A questão
Não há ninguém que não tenha já experimentado uma sensação de impotência e
frustração, no final de uma reunião longa, cansativa e... improdutiva.
No entanto é uma questão de método, conseguir-se resultados positivos, com um mínimo
de esforço.

Definição
Uma reunião é um encontro de pessoas que visam atingir um objectivo específico.
Para tal é necessário definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir,
ter as pessoas certas presentes à reunião e dominar o processo de condução eficaz de
reuniões.

Os motivos de uma reunião

Entre a miríade de motivos que podem existir para convocar uma reunião, podemos citar :

Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, para

permitir tomar decisões com um mínimo de risco.
Planejamento de ações e obtenção do necesário consenso para a sua executação.
Organização um número de ações, atribuindo responsabilidades para a sua
execução e definir prazos para as mesmas.
Avaliação do progresso das actividades planejadas, de modo a decidir
atempadamente as questões com elas relacionadas.

Regras gerais

Todas as reuniões devem ter um líder, ou coordenador, predefinido. (O lider de uma

reunião deve ser alguém com capacidade específica para essa tarefa.)

Para as reuniões formais (mais de 3 pessoas durante mais de 30 minutos) deve ser
distribuida uma agenda da reunião, pelos participantes convidados, com pelo menos 24
horas de antecedência.

A agenda deve definir, com rigor, o local da reunião, bem como as horas de começo e
de fim da mesma. É essencial cumprir com o local e as horas estabelecidas.

O número de participantes nas reuniões deve ser minimizado. Só os elementos

estritamente necessários devem participar, todos os outros podem ser informados, sem
serem participantes na reunião.

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Os participantes devem preparar-se para as reuniões, nos pontos indicados na
agenda.

O objectivo da reunião deve ser anunciado no início da mesma. Aquele objectivo deve
ser exposto claramente e sem ambiguidades. Por exemplo:

Para decidir um curso de ação...

Para chegar a acordo na melhor alternativa...
Para identificar as ações que são necessárias tomar...
Para resolver um problema específico...
Para desenvolver uma estratégia de aumento de eficácia...
Para distribuir responsabilidades.
...

"Discutir" ou "Rever" não são, na maioria das situações, bons objectivos. Porque é que
há-de existir uma reunião se não for para tomar decisões sobre planos de ação ou
atribuição de responsabilidades ?

As reuniões devem ter lugar em locais sossegados, longe de factores de distração e

sem interrupções. Quer o coordenador, quer os intervenientes devem tomar as medidas
necessárias no sentido da reunião não ser interrompida, nomeadamente por chamadas
telefónicas.

As reuniões devem terminar à hora prevista, a menos que todos os participantes

acordem numa extensão da mesma. As várias partes de uma agenda deverão ter tempos
definidos para cada uma delas.

Uma pessoa será responsável pela ata da reunião, onde possam ficar documentadas
as decisões tomadas e os acordos conseguidos. Essa ata deverá ser distribuida pelos
participantes nas 24 horas seguintes ao fim da reunião.

No final de cada reunião o coordenador deverá solicitar a opinião dos presentes sobre
o modo como aquela decorreu e deverão identificar-se, se possível, processos de
melhorar a eficácia das mesmas.

Conselhos

Tente manter as reuniões com uma duração máxima de 2 horas.

Não convoque reuniões com mais de 10 elementos, a menos que seja

absolutamente imprescindível.

Antes da reunião distribua a documentação relevante que já tenha pronta, a fim de

permitir que os intervenientes a possam estudar com um mínimo de cuidado.
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A reunião deve começar sem esperar pelos retardatários. Só assim se pode
respeitar quem planejou o seu dia de trabalho com base na agenda distribuida.

Arranje métodos para reservar as salas de reuniões, a fim de não existirem

conflitos de horários de ocupação.

Não utilize reuniões para divulgar actualizações de informação. Existem para tal
meios bastante mais eficazes.

Assegure-se que a sala de reuniões dispõe do necessário, tal como o número de

cadeiras necessárias, equipamento de projecção, água, papel de notas e canetas.

Não permita que a duração da discussão dos vários items da agenda sejam
excedidas, a não ser que haja uma justificação indefensável, tal como informação
nova, dificuldades não previstas, etc.

Esteja atento ao progresso da reunião, face à agenda estabelecida com

antecedência.

Não encoraje mais do que um interveniente a falar ao mesmo tempo.

Identifique os participantes que apenas participam em alguns pontos da agenda, a

fim de não esquecer de lhes pedir opiniões quando tal for relevante.

Não permita que os participantes se afastem dos pontos da agenda. Identifique os

pontos que possam ser levantados e estabeleça - no fim da reunião - o melhor
método para lidar com eles.

Avise, antecipadamente, o coordenador da reunião caso não possa estar presente

durante toda a duração da mesma, ou envie um substituto.

Caso sinta necessário, não hesite em perguntar "porque é que estamos aqui
reunidos?"

Deixe a sala de reuniões arrumada e limpa.

Poderá ser útil afixar na sala de reuniões uma lista de regras, tal como esta.

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