ALBERT GARCA TRIUS

Los 100 documentos del comercio exterior

Documentos comerciales

Documentos de transporte Documentos de pago y seguro Documentos aduaneros y fiscales Certificados

Los 100 documentos del comercio exterior

No est permitida la reproduccin total o parcial de este libro, ni su tratamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, u otros mtodos o soportes, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del copyright. La infraccin de los mencionados derechos puede ser constitutiva de delito contra la propiedad intelectual (arts. 270 y sgts. del Cdigo Penal) Global Marketing Strategies, S.L., 2009 Castell, 46 28001 Madrid Tel.: 91-5782667 Fax.: 91-5759009 www.globalnegotiator.com ISBN: 978-84-92570-71-3 Depsito legal: NA-221/2009 Composicin: Diego Solanas Impreso en Espaa por Grficas Ulzama

NDICE
INTRODUCCIN............................................................................... EL FLUJO DOCUMENTAL DEL COMERCIO EXTERIOR...................... DOCUMENTOS COMERCIALES Factura comercial...................................................................................
Factura proforma.................................................................................... Factura consular..................................................................................... Lista de contenidos................................................................................. Lista de pesos......................................................................................... Orden de pedido internacional................................................................ Carta de intenciones para orden de compra irrevocable. ......................... Carta de intenciones para compraventa internacional ............................ Condiciones generales de venta internacional........................................ Contrato de compraventa internacional. .................................................. 17 23 25 27 29 30 32 34 36 38

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DOCUMENTOS DE TRANSPORTE Carta de porte por carretera CMR... ....................................................... 45

Conocimiento de embarque B/L. .............................................................. 49 Conocimiento de embarque martimo SWB.............................................. 54 Conocimiento de embarque areo AWB.................................................. 56 Carta de porte por ferrocarril CIM........................................................... 59 Conocimiento de embarque multimodal FBL............................................ 62 Conocimiento de embarque multimodal no negociable FWB.................... 65 Cuaderno TIR.......................................................................................... 67 Carnet TIF............................................................................................... 69 Certificado FIATA FCR. ............................................................................ 70 Certificado FIATA FCT............................................................................. 72 Certificado FIATA FFI.............................................................................. 74 Certificado FIATA FWR............................................................................ 76 Instrucciones de transporte.................................................................... 78 Entrguese la mercanca. ........................................................................ 80 Orden posicionado de la mercanca........................................................ 82 Solicitud posicionado del contenedor. ..................................................... 84 Manifiesto de carga................................................................................. 86 Aviso de embarque. ................................................................................. 88 Aviso entrega de contenedor. .................................................................. 90 Admtase contenedor vaco..................................................................... 92 Aviso de llegada...................................................................................... 94 Carta de garanta.................................................................................... 96 Carta de indemnidad............................................................................... 98 Declaracin de mercancas peligrosas.................................................... 100 Declaracin de mercancas no peligrosas............................................... 102 Autorizacin de mercancas peligrosas................................................... 104

DOCUMENTOS DE PAGO Y SEGURO

109 Solicitud de apertura de crdito documentario........................................ 114 Notificacin de apertura de crdito documentario. ................................. Remesa documentaria............................................................................. 117 Seguro de crdito a la exportacin. .......................................................... 119 Seguro de cambio.................................................................................... 122 Solicitud de seguro de transportes.......................................................... 125 Pliza de seguro de transportes............................................................... 127 Certificado de seguro de transportes....................................................... 130

DOCUMENTOS ADUANEROS Y FISCALES DUA de exportacin................................................................................. 135

DUA de importacin................................................................................ 138 Levante del DUA de importacin.............................................................. 141 Modelo 031 - Comprobacin liquidacin del DUA. ..................................... 143 Declaracin de Valor DV 1. ....................................................................... 145 Factura aduanera.................................................................................... 147 Licencia de importacin. .......................................................................... 149 Autorizacin administrativa de importacin............................................. 152 Autorizacin administrativa de exportacin............................................. 154 Notificacin previa de importacin NOPI.................................................. 156 Notificacin previa de exportacin NOPE................................................. 158 Solicitud de Documento de Vigilancia DOVI............................................. 160 Autorizacin de despacho individual. ...................................................... 162 Autorizacin de despacho y representacin. ............................................ 164 Intrastat - Declaracin estadstica Expedicin/Introduccin..................... 166 Intrastat - Formulario 0 Expedicin/Introduccin...................................... 169 Intrastat - Notificacin de no realizacin de operaciones......................... 171 Intrastat - Solicitud de representacin como tercer declarante................ 173 Intrastat - Solicitud de inscripcin empresa cabecera.............................. 175 Modelo 349 - IVA Operaciones intracomunitarias..................................... 177 Documento de acompaamiento 500....................................................... 179 Solicitud de Informacin Arancelaria Vinculante IAV .............................. 181 Solicitud de autorizacin de rgimen de perfeccionamiento activo.......... 183 Solicitud de autorizacin de rgimen de perfeccionamiento pasivo. ......... 186 Solicitud de autorizacin para rgimen de perfeccionamiento especial... 188 Solicitud de actuaciones previas al despacho C5..................................... 190 Solicitud de importacin temporal........................................................... 192 Cuaderno ATA ......................................................................................... 194

CERTIFICADOS Certificado de origen .............................................................................. 199

Certificado de origen Forma A................................................................. 202 Certificado de Circulacin EUR.1/EUR-MED............................................. 204 Certificado de Circulacin EUR.2............................................................. 206 Certificado de Circulacin A.TR............................................................... 208 Certificado de calidad de producto ......................................................... 210 Certificado de control de calidad SOIVRE................................................ 212 Certificado de anlisis............................................................................. 214 Certificado fitosanitario........................................................................... 216 Certificado Kosher. .................................................................................. 218 Certificado Halal...................................................................................... 220 Certificado internacional de importacin CII............................................ 222 Certificado de cuota ............................................................................... 224 Certificado de exportacin de productos agroalimentarios AGREX . ........ 226 Certificado de importacin de productos agroalimentarios AGRIM ......... 228 Certificado de Denominacin de Origen................................................... 230 Certificado sanitario de productos alimenticios ...................................... 232 Certificado CITES especies protegidas.................................................... 234 Certificado de contaminacin radioactiva ............................................... 236 Certificado de baja tensin . ................................................................... 238 Certificado de encefalopata espongiforme bovina EEB........................... 240 Certificado de cuarentena....................................................................... 242 Certificado negativo de lista negra........................................................... 244 Certificado del capitn ............................................................................ 246 Certificado de edad del buque ................................................................ 248 Certificado de inspeccion........................................................................ 250 Certificado de Operador Econmico Autorizado (OEA) ........................... 253

ABREVIATURAS Y SIGLAS EN EL COMERCIO EXTERIOR ................ 257 NDICE ALFABTICO DE DOCUMENTOS A-Z................................... 263

Introduccin
La gestin de las operaciones de comercio exterior exige elaborar una serie de documentos que acompaan a la expedicin de las mercancas y tienen que ser admitidos y validados por todas las partes implicadas. En caso contrario pueden surgir retrasos, penalizaciones o incumplimientos que impidan el buen fin de la operacin. Por ello, es importante conocer cmo deben cumplimentarse cada uno de estos documentos y la secuencia operativa en que se producen. Por otra parte, hay que tener en cuenta que los documentos del comercio exterior son diferentes y ms complejos que aquellos que se utilizan en las compraventas nacionales, debido a las especiales caractersticas (diferencias normativas, legislaciones aduaneras, uso de varios medios de transporte, mayores riesgos, etc.) de los mercados exteriores. El objetivo de este libro es proporcionar a los profesionales del comercio exterior (exportadores, importadores, transportistas y transitarios, agentes de aduanas, banca y seguros, etc.) una gua prctica de documentacin internacional. A partir de un captulo introductoria en el que se explica el flujo documental de las operaciones de comercio exterior y se proporcionan unos consejos de carcter general, se analizan con detalle los 100 documentos ms utilizados en el comercio exterior, clasificados en 5 grupos: documentos comerciales, documentos de transporte, documentos de pago y seguro, documentos aduaneros y fiscales, y certificados. La informacin de cada documento se estructura en seis apartados: para qu sirve, quin lo elabora, a quin va dirigido, consejos prcticos, obligacin documental segn el Incoterm convenido y acceso online. Asimismo, se facilitan modelos de los documentos que sirven para ilustrar los textos. Esperamos que esta nueva publicacin sobre gestin internacional de empresas sirva como gua de referencia para todas aquellas empresas que participan en la elaboracin y tramitacin de los documentos utilizados en la operativa de comercio exterior. Olegario Llamazares Garca-Lomas Director de Global Marketing Strategies www.globalnegotiator.com

El flujo documental del comercio exterior

El flujo documental del comercio exterior

La documentacin necesaria para las ventas internacionales es ms compleja que la que debe elaborarse para las ventas domsticas debido a las especiales caractersticas del comercio exterior: distancias geogrficas, legislaciones aduaneras diferentes, utilizacin de distintos medios de transporte, mayores riesgos, etc. Los documentos exigidos en cada envo dependern de las condiciones de venta que se pacten (Incoterm utilizado). Si el exportador entrega la mercanca en el pas de destino (vende en trminos C o D), deber facilitar al comprador ms documentos que si lo hace en el pas de origen (Ex Works o trminos F). Una operacin de exportacin, generalmente, se plasma en un contrato (compraventa, distribucin, etc.) o en una orden de pedido. A partir de ah es necesario elaborar una serie de documentos que tendrn que ser admitidos y validados por todas las partes implicadas (exportador, importador, aduana, bancos, autoridades administrativas, etc.). En caso contrario pueden originarse retrasos, penalizaciones o incumplimientos que impidan el buen fin de la operacin. Por ello es importante conocer con detalle cmo deben cumplimentarse cada uno de los documentos y la secuencia operativa en que se producen. Los documentos necesarios para realizar una operacin de exportacin pueden clasificarse en cinco grupos: comerciales, de transporte, de pago y seguro, aduaneros y fiscales, y certificados. Documentos comerciales. Son los primeros que deben realizarse. Su elaboracin corresponde al departamento de exportacin de la empresa. En ellos se recoge toda la informacin necesaria para llevar a cabo la venta. El ms importante es la factura comercial que acompaa a la mercanca a lo largo de todo el envo y compromete al comprador a realizar el pago en las condiciones que se reflejan en el propio documento. Documentos de transporte Generalmente, los emiten las compaas de transporte y los cumplimentan las empresas de transitarios que proporcionan a las empresas exportadoras distintos servicios de carcter logstico. Existe un tipo de documento para cada medio de transporte (CMR para el transporte por carretera, conocimiento de embarque para el transporte martimo, etc.). Para aquellas mercancas transportadas en unidades de transporte multimodal (principalmente, contenedores) que se transbordan de unos medios de transporte a otros se utiliza un documento denominado conocimiento de embarque multimodal FIATA FBL. Todos estos documentos tienen tres elementos comunes: constituyen por s mismos contratos de transporte; sirven como acuse de recibo del estado en que se ha recibido la mercanca; y tienen una estructura similar en cuanto a nmero de casillas, contenido y lenguaje utilizado. Documentos de pago y seguro El pago de las operaciones de comercio exterior se realiza a travs de distintos medios que tambin se utilizan en las operaciones domsticas (transferencias bancarias, cheques, letras de cambio, etc.). Adems de estos medios, se utilizan unos medios de pago documentarlos (crdito documentario y remesa documentaria), en los cuales el pago al

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exportador se hace coincidir con la presentacin de los documentos conformes que otorgan la propiedad de la mercanca. Entre los documentos de seguro, los ms utilizados son la pliza de seguro de transportes y los formularios de seguro de crdito a la exportacin. Documentos aduaneros y fiscales Son aquellos que acompaan a las mercancas a su paso por las aduanas, y que son solicitados por stas con la doble finalidad de controlar las salidas y entradas de las mercancas provenientes de otros pases y aplicar los impuestos que se devenguen. Para los pases que actualmente forman parte de la Unin Europea existe una liberalizacin del trnsito de mercancas por lo que, en gran parte, se cuenta con la excepcin documentario-aduanera en los intercambios de mercancas producidos entre pases miembros, con la excepcin de productos sometidos a Poltica Agraria Comunitaria, mercancas de doble uso (empresarial y militar) o que se encuentran dentro del rgimen de Impuestos Especiales (IIEE). Para el resto de mercancas existe un control meramente estadstico a travs del sistema Intrasat que permite conocer a los pases, tanto la cifra de ventas como la de compras que se han realizado a nivel interno de la UE, denominadas intracomunitarias. Para operaciones realizadas con terceros pases, denominadas extracomunitarias, la gestin documental adquiere mucha mayor importancia y empieza con un documento conocido como DUA (Documento nico Administrativo), que es la base de la liquidacin impositiva de las operaciones de exportacin e importacin realizadas por la empresa. En el despacho aduanero de importacin debe acompaarse la factura con la Declaracin de Valor DV1 en la que se recogen todos los conceptos que permiten calcular el valor en aduana. Al igual que los documentos de transporte, los documentos aduaneros, generalmente, son cumplimentados por las empresas de transitarios -precisamente, su nombre proviene de su gestin de las operaciones en rgimen de trnsito aduanero-. Certificados Finalmente, una parte significativa de los documentos del comercio exterior son los certificados. Se trata de documentos emitidos por terceras parte (Cmaras de Comercio, entidades de certificacin, empresas de inspeccin, laboratorios, etc.) en los que se certifica que un producto cumple una serie de caractersticas en cuanto a su origen, calidad, composicin, prestaciones, y que, en este sentido, se ajusta a las condiciones establecidas en los acuerdos de compraventa.

Consejos prcticos para la elaboracin de documentos de comercio exterior

Tal como se ha comentado, la importancia de la documentacin es primordial para cualquier operativa internacional que se pueda producir, ya que en sta reside la conclusin por parte del exportador de completar la venta con un cobro efectivo y correcto, siempre teniendo en cuenta que en esta operativa se establezca mediante una forma de pago que ligue la entrega de documentos contra el pago. Por otra parte, para el comprador, resultara gratificante saber que la mercanca que recibe concuerda exactamente con lo solicitado. A continuacin se ofrecen una serie de consejos destinados a todas aquellas personas que participan en las tareas de elaboracin y tramitacin de los documentos del comercio exterior.

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TRANSPORTISTAS Y TRANSITARIOS

Documentos de Transporte - Carta de porte por carretera - Carta de porte areo - Conocimiento de embarque martimo - Carta de porte por ferrocaril - Conocimiento de embarque multimodal

ADUANA

Documentos de Aduaneros y Fiscales - Documento nico Administrativo DUA - Declaracin de Valor DV1 - Autorizaciones y notificaciones - Licencias - Perfeccionamiento activo y pasivo

EXPORTADOR

Documentos Comerciales - Factura proforma - Factura comercial - Lista de contenidos - Orden de pedido - Contrato

IMPORTADOR

BANCOS Y COMPAAS DE SEGUROS

Documentos de Pago y Seguros - Crdito documentario - Remesa documentaria - Pliza de seguro de transportes - Seguro de cambio - Seguro de crdito a la exportacin
ADUANA

EMPRESAS CERTIFICADORAS

Certificados - Certificado de origen - Certificado de circulacin - Certificado de calidad - Certificado de inspeccin - Certificado de anlisis

FLUJO DOCUMENTAL EXPORTADOR - IMPORTADOR

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Evaluacin previa del coste de la documentacin En primer lugar, la empresa tiene que plantearse el coste real de la documentacin. Por ejemplo en la emisin de una factura a un pas extracomunitario, pueden llegar a precisarse hasta cinco originales y otras tantas copias. La factura tendr que traducirse al idioma del pas y quiz sea necesario obtener un visado consular, por lo que ser imprescindible realizar el trmite de remitir al Consulado del pas dicha factura para su sellado y firma con los consiguientes costes de gestin y honorarios del Consulado. Si se suman todos los costes, el resultado puede ser realmente elevado. Evidentemente no en todos los casos esto se sucede, pero a modo de explicacin hay que entender que antes de ofertar a una empresa en el exterior, es necesario conocer qu documentacin bsica se precisa para la introduccin del material adquirido en su aduana, as como las certificaciones que se van a exigir. Revisin de los documentos por diferentes personas Todos los documentos deben revisarse, al menos, por dos personas diferentes ya que por desgracia existe un porcentaje de errores muy elevado. Estos errores tienen que ver con una redaccin inapropiada, utilizacin de expresiones o traducciones incorrectas, errores en las cifras e, incluso, en las fechas o datos de contacto de las partes intervinientes. Modificaciones y cambios en los documentos La posibilidad de cambios o modificaciones en los documentos es otro de los puntos a tener en consideracin al intervenir en la operativa documental del comercio exterior. Muchas empresas prefieren vender en condiciones Ex Works por la poca implicacin que conlleva en la operativa, al tiempo que se evitan correr riesgos en la contratacin logstica. En esta situacin, para el exportador, la gestin documental no va ms all de la emisin de la factura comercial, la lista de contenidos, la obtencin del certificado de origen y, si acaso, de algn otro certificado que le exija el importador. No obstante, hay que tener en cuenta que cuando se exporta en condiciones Ex Works es el importador el que realiza los trmites aduaneros, y que una incorrecta presentacin de la documentacin en la aduana puede perjudicar fiscalmente al exportador, ya que en el caso de terceros pases, el DUA (Documento nico Administrativo) puede realizarse con declaraciones no exactas, originando problemas, a posteriori, que son difciles de resolver, como puede ser la emisin de una factura sin impuestos, cuando realmente no se ha producido exportacin alguna en la que la propia empresa figure como exportadora, o incluso presentaciones con diferentes importes y detalles por ambas partes. Para el caso de una operacin intracomunitaria, al no existir DUA, cuando se vende Ex Works es necesario contar con un documento especfico de transporte en el que se confirme la salida fsica de la mercanca fuera de las fronteras de Espaa, as como de una factura exenta de impuestos, adems de contemplar otros aspectos como es que ambas partes (vendedor y comprador) estn dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios VIES. Fechas de entrega y de pago La fecha de entrega es uno de los grandes dilemas que el exportador tiene y que por otra parte para el importador es fundamental ya que en base al compromiso del exportador, en la mayora de los casos, el importador, dar a su vez respuestas a sus propios clientes que demandan la misma informacin. La clave es trabajar con empresas de transporte (transitarios, operadores logsticos) que tengan experiencia en los pases de destino de

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las mercancas. Adems hay que estar muy pendientes de la marcha de la expedicin y facilitar cualquier documento o modificacin de los enviados que fuera necesario. Por otra parte, en el comercio exterior la fecha de pago se establece en funcin de la fecha de entrega de la mercanca: pago anticipado (antes de la entrega), pago al contado (coincidiendo con la entrega) y pago a crdito (con posterioridad a la entrega). El pago anticipado se aconseja para primeras operaciones, como forma de reducir el riesgo con el cliente; el importador anticipa una parte del importe de la venta (normalmente entre un 30% y un 50%) y el envo de la mercanca se supedita a dicho pago a cuenta. El pago al contado es aquel que coincide con el cumplimiento de las condiciones de entrega que se pactan a travs de los Incoterms. El pago a crdito le sirve al exportador para reforzar la competitividad de su oferta, pero asume un riesgo e incurre en una necesidad de financiacin. Es habitual utilizar plazos de treinta o sesenta das, si bien en los pases ms avanzados los plazos son ms cortos. Firma de los documentos Otra pregunta habitual que se realizan las empresas exportadoras es la obligatoriedad de firmar y sellar los documentos. Por lo que se refiere a los documentos comerciales que emite la propia empresa (factura comercial o factura proforma y lista de contenidos) no es necesario que se firmen y sellen salvo en dos circunstancias: cuando las aduana del pas de entrada as los exija y en la tramitacin de exportaciones de crditos documentarios, en las que es prctica habitual que todos los documentos estn firmados. Por lo que se refiere a los certificados, s es necesario que estn firmados y sellados en un lugar bien visible.

DOCUMENTOS COMERCIALES

Documentos comerciales

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FACTURA COMERCIAL

Comercial Invoice
PARA QU SIRVE Es el documento administrativo que contiene toda la informacin de la venta. Se detalla el concepto, la cantidad y el importe de los productos/servicios vendidos, las condiciones de entrega y de pago, as como los impuestos y dems gastos que genere la venta. Mediante un original de la factura, el importador declara ante la autoridad fiscal de su pas, el importe que debe abonar, a quin lo abona y la forma de pago que se ha concertado. Para el exportador supone la prueba documental de las ventas que ha realizado a mercados exteriores. En las operaciones con terceros pases, forma parte de la declaracin aduanera, sobre la cual se debe abonar, a la entrada de los productos en el pas, los impuestos y derechos arancelarios que se aplican. En las operaciones intracomunitarias sirve como declaracin de la transaccin y exoneracin de los impuestos para el cumplimiento de las condiciones bsicas en la liquidacin de impuestos. QUIN LO ELABORA El exportador. A QUIN VA DESTINADO Al importador y a la aduana de importacin (para terceros pases). En el comercio intracomunitario, la factura es la base para la realizacin del Intrastat y la creacin de la auto-factura que sirve como documento justificativo para compensar los impuestos en las transacciones con pases de la UE. CONSEJOS PRCTICOS La factura comercial debe incluir con detalle todos los datos de la venta realizada, de acuerdo a unas condiciones mnimas que se establecen en la normativa espaola (BOE, n 2983 del 13 de Diciembre de 1985) y comunitaria (reglamento CEE 2454/93). La informacin mnima que debe incluirse es la siguiente: Fecha, nombres y direcciones comerciales de vendedor y comprador. Denominacin precisa y cantidad de mercanca. Precio unitario y total de la mercanca en la divisa pactada. Forma y condiciones de pago. Trminos de entrega de la mercanca (hace referencia a los Incoterms publicdos por la Cmara de Comercio Internacional cuya versin, actualmente vigente es la del ao 2000, si bien est previsto que se revise en el ao 2010. Adems de estos datos que se exigen en la normativa vigente, debern incluirse los siguientes: Nmero de identificacin, a efectos del IVA, del vendedor y del comprador (en operaciones intracomunitarias).

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Referencia al pedido o factura proforma. Origen de la mercanca. Medio de transporte

Todos los datos que figuran en la factura comercial deben coincidir con los de la operacin y, por tanto, con los de los otros documentos relacionados con ella, como por ejemplo, lista de contenidos, documentos de transporte, etc. En el caso de ventas a pases extracomunitarios y de operaciones que se abonan con crdito documentario es aconsejable desglosar el importe del transporte y seguro. Dichos importes deben ser concordantes con los documentos de transporte y seguro. No existe un modelo universal de factura comercial internacional. Cada empresa debe disear la suya en funcin de lo productos que venda y de la informacin que deba dar sobre sus operaciones de comercio exterior. No obstante, el modelo ms utilizado y el que sirve de base a modelos de muchas empresas exportadoras es el que facilitita la ONU a travs de su programa United Nations electronic Trade Documents (UNeDocs). En principio, no es necesario que la factura comercial est firmada ni sellada, salvo que as lo exija la normativa del pas de destino de la mercanca. No obstante, es aconsejable firmarla y sellarla, con la finalidad de establecer una formalidad legal sobre ella, ya que esto la convierte en documento nico y evita su copia fraudulenta. Especialmente, si la exportacin se va a abonar mediante crdito documentario es preferible firmarla. Debe firmarse nicamente por el administrador, gerente, o persona que ostente poderes notariales especficos en la empresa; cualquier otra firma no es vlida, e incluso podra ser objeto de litigio por fraude documentario, si llegara el caso. La factura comercial en s misma, no confiere propiedad alguna de la mercanca, salvo que vaya acompaada del documento justificativo de la liquidacin y pago del importe total realizado por el importador. Deben pactarse con el importador los ejemplares que se precisaran para su entrega, tanto originales como copias. Comnmente las facturas se emiten con un original y dos copias, aunque, si bien, en la legislacin espaola no se limita la cantidad de originales, siempre que no exista diferencia entre ellos, aunque no es recomendable realizar ms de los estrictamente necesarios para cumplir con las necesidades aduaneras y contables que requiera el comprador. Es conveniente que antes de su emisin, el importador confirme al exportador los datos que deben figurar en ella, as como las particularidades a las que pueda estar sometida para cumplir la normativa del pas de destino. El idioma de emisin en Espaa ser cualquiera de las lenguas oficiales, o bien se proceder a la utilizacin de un idioma extranjero, normalmente ingls o francs, segn el pas de destino. En ciertos pases es posible que sea necesario realizar una traduccin, realizada por un traductor jurado, al idioma que se exija en la aduana de entrada. Se aconseja incluir en la factura comercial la partida arancelaria (cdigo TARIC o Nomenclatura Combinada) correspondiente a la mercanca, con la finalidad de agilizar trmites identificativos aduaneros, as como la aplicacin de los derechos arancelarios (ver acceso online). No obstante, en ocasiones, puede resultar difcil identificar el cdigo TARIC para una determinada mercanca por lo que ser necesario consultar con un agente de adua-

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FACTURA COMERCIAL

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nas o realizar una consulta oficial (ver el documento Solicitud de Informacin Arancelaria Vinculante IAV). Las facturas de ventas internacionales se emiten sin IVA, de acuerdo a la excepcin de impuestos que se recoge en la Ley del IVA. No obstante, hay que tener en cuenta lo siguiente: Pases de la UE: hay que cumplir dos requisitos mnimos para emitir facturas sin IVA. Tanto el exportador como el importador deben estar dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarias (VIES), ya que si uno de los dos no consta en este registro la factura no est exenta de impuestos por parte del Exportador. Para facilitar la verificacin de los nmeros de identificacin fiscal existe una pgina web de la Comisin Europea en la que se puede consultar las empresas que constan como Operadores IVA Intracomunitarios, y as proceder segn informacin contrastada (ver acceso online). La mercanca debe salir fsicamente del territorio (pas) en el que se encuentra el exportador. Si esto no se produce o existen dudas al respecto, la factura debe realizarse con IVA. Este requisito es relativamente sencillo de cumplir ya que en el caso de que el exportador venda en condiciones EXW o FCA en su fbrica y no intervenga en la contratacin del transporte, con la solicitud de un certificado de transporte a la exportacin (salida del territorio Espaol con destino a otro pas comunitario), emitido por la empresa de transportes que recoge la mercanca por orden del importador, o bien cualquier tipo de documento que ampare el transporte internacional (CMR, FCT, etc.), bastar para justificar la salida de la mercanca del territorio (pas) del exportador y, por tanto, facturar sin IVA. Terceros pases: la excepcin en cuanto a la no aplicacin de IVA es clara ya que se realiza el trmite aduanero con una declaracin en el Documento nico Administrativo (DUA), que sirve de prueba de la salida de la mercanca. Respecto de la tributacin aduanera, en algunos casos el importador puede solicitar que se realicen cambios en facturas, originando dos juegos de diferente valor, generalmente, uno de ellos con un importe inferior. Esta prctica es absolutamente incorrecta e ilegal ya que la nica pretensin por parte del comprador es una liquidacin inferior de impuestos y derechos sobre la mercanca en la aduana de importacin. Esta prctica puede ser penada econmicamente por la aduana de importacin a su declarante (el importador) o repercutir en una sancin/amonestacin al exportador en el pas de destino, as como el riesgo de que le sea liquidada la factura sobre el nuevo importe, que ser inferior. Tambin puede dar lugar a la imposibilidad de continuar realizando la actividad de ventas en ese pas. La factura comercial tambin se puede utilizar como certificado de origen mediante la inclusin de diferentes leyendas, como por ejemplo: Certificamos que la mercanca es originaria de Espaa. Esto es vlida para algunos pases como acreditacin de origen, aunque normalmente el origen de la mercanca se acredita con un documento especfico para dicho fin (ver el documento Certificado de origen). No es aconsejable el envo de originales por fax o a travs de cualquier soporte digital, ya que en algunos pases es posible realizar trmites aduaneros con documentos donde

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se mencione el trmino original y sern tratados como tales, pudiendo comprometer la entrega de productos sin previo acuerdo. Para realizar trmites aduaneros o mantener informado al cliente se utilizan copias no negociables. OBLIGACIN DOCUMENTAL SEGN EL INCOTERM CONVENIDO El exportador debe emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW hasta DDP), sin excepcin, ya que forma parte de la documentacin bsica en cualquier operacin de comercio exterior. ACCESO ONLINE Modelo de factura comercial y otros documentos del comercio exterior del programa United Nations electronic Trade Documents (UNeDocs) www.unece.org/etrades/unedocs/V04/index.htm Informacin adicional sobre los Incoterms y recomendaciones para su uso facilitados por la Cmara de Comercio Internacional www.iccmex.org.mc/incotermes.php Base de datos para la bsqueda del cdigo TARIC de mercancas. www.taric.es - acceso a servicios demo arancel Net Taric Validacin del nmero de IVA intracomunitario en operaciones con pases de la UE a travs de la web de la Comisin Europea (VIES). Basta con seleccionar el pas e insertar el cdigo CIF que se quiere validar a efectos del Registro de Operadores Intracomunitarios. http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies

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FACTURA PROFORMA

Proforma invoice
PARA QU SIRVE Es el documento administrativo que se utiliza sobre todo a modo de oferta comercial, es decir, como detalle de las condiciones de una venta con informacin precisa para el comprador. Si la factura proforma es firmada por ambas partes establece un compromiso y adquiere el carcter de contrato de compraventa. Adems de su uso como oferta comercial tambin se utiliza para: obtener licencias de importacin, autorizaciones de pagos en divisas, trmites en las aduanas previos a las operaciones, justificante de cantidades entregadas a cuenta (prepagos), apertura de crditos documentarios, y para el envo de muestras comerciales. QUIN LO ELABORA El exportador. A QUIN VA DESTINADO Al importador y a otras entidades que participan en la operativa del comercio exterior (aduanas, bancos, organismos administrativos, etc.). CONSEJOS PRCTICOS Es importante hacer mencin en el encabezamiento del documento que se trata de una factura proforma para distinguirla claramente de la factura comercial. Para ello debe incluirse la mencin Factura Proforma, Proforma Invoice, Facture Proforma o Pro-Forma-Rechnung, dependiendo del idioma en el que se redacte. Al tratarse de un documento identificativo de una oferta es necesario que contenga todos los datos necesarios para el establecimiento de las condiciones de venta, as como los detalles de la misma. En este sentido, los datos que debe contener son similares a los que se especifican en la factura comercial, como base de acuerdo a unas condiciones mnimas que se detallan en la normativa espaola (BOE, n 2983 del 13 de Diciembre de 1985) y comunitaria (reglamento CEE 2454/93): Fecha, nombres y direcciones comerciales de vendedor y comprador. Denominacin precisa y cantidad de mercanca. Precio unitario y total de la mercanca en la divisa pactada. Forma y condiciones de pago. Trminos de entrega de la mercanca (Incoterms). Nmero de identificacin, a efectos del IVA, del vendedor y del comprador (en operaciones intracomunitarias - ver acceso online). Referencia al pedido. Origen de la mercanca y medio de transporte. La numeracin de la factura proforma debe ser distinta a la de la factura comercial ya que si bien contienen la misma informacin la finalidad es diferente: a nivel prctico la factura proforma es un documento informativo y/o de aceptacin de una oferta, mientras que la factura comercial es la confirmacin contable y legal de una deuda por el producto entre-

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gado o el servicio prestado. Se trata de un documento modificable; es decir, se pueden cambiar todos sus puntos, hasta llegar al acuerdo entre comprador y vendedor. Una vez que se llega al acuerdo, el exportador firma y sella el documento y se lo remite al importador para que devuelva un original firmado y sellado. Si la factura proforma es firmada por ambas partes tendr un carcter legal: el exportador se obliga a la entrega de la mercanca en las condiciones pactadas, y el importador a la recepcin y pago segn lo acordado. Se convierte formalmente en un contrato de compraventa, por lo que es necesario incorporar un marco legal, estableciendo que legislacin resolver cualquier conflicto que pudiera producirse entre las partes por el incumplimiento del mismo. Los firmantes deben ser administradores, gerentes o apoderados de ambas empresas. Es muy importante que el exportador aada una fecha de validez del documento, pues detalla una oferta y las condiciones del mercado pueden variar significativamente en unos das o semanas. La no insercin de una fecha lmite de aceptacin puede producir problemas ya que no existira consideracin legal de finalizacin y el importador podra reclamar, una vez aceptada la oferta, el cumplimiento de las condiciones ofrecidas. Especficamente, en las operaciones con crditos documentarios, los detalles de la factura proforma deben ser concisos y permitir con la mayor diligencia posible la solicitud que realizar el importador a su banco para la apertura del crdito documentario basado en los detalles de la operacin que se facilitan. De esta forma se evitarn costes adicionales o problemas por modificaciones en la forma de pago. No existe un modelo universal de factura proforma. Lo ms habitual es que las empresas exportadoras utilicen el mismo modelo que para la factura comercial (ver modelo de factura comercial) con tres diferencias bsicas: incluir en la parte superior del documento y de forma bien visible la mencin Factura Proforma, Proforma Invoice, etc., de acuerdo al idioma en el que se redacte la factura; modificar la numeracin: las facturas proforma deben tener una numeracin propia y consecutiva, de acuerdo a su fecha de emisin; e incluir una fecha de validez, cuando la finalidad de la factura proforma es la de servir como oferta comercial. No obstante, cuando la factura proforma se utiliza para realizar trmites en las aduanas, obtener licencias de importacin o el envo de muestras, existen otros modelos (ver modelo de factura proforma). OBLIGACIN DOCUMENTAL SEGN EL INCOTERM CONVENIDO El exportador puede emitir este documento para todas las ofertas internacionales que realice en base al Incoterm acordado con el importador (desde EXW hasta DDP), sin excepcin. Precisamente, en la propia factura proforma, una vez aceptada, se establece el compromiso en cuanto al Incoterm que se va a utilizar. ACCESO ONLINE Ver factura comercial

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FACTURA CONSULAR

Consular invoice

PARA QU SIRVE Es un documento equivalente en cuanto a forma y contenido a la factura comercial, pero que ha sido visado por el Consulado en Espaa del pas de destino de la mercanca. La finalidad de este documento es servir de instrumento de control para evitar fraudes y aplicar correctamente los aranceles e impuestos en las aduanas de importacin. Mediante un original de la factura consular, el importador declara ante la autoridad fiscal de su pas, el importe que debe abonar, a quin lo abona y que forma de pago ha concertado. En algunas de las operaciones con terceros pases, forma parte obligatoria de la declaracin aduanera demandada, sobre la cual se debe abonar, a la entrada de los productos en el pas, los impuestos y derechos que se aplican a dicha operacin. QUIN LO ELABORA El exportador, que debe sellar la factura en el Consulado del pas del importador. A QUIN VA DESTINADO Al importador y a la aduana de importacin (para terceros pases). CONSEJOS PRCTICOS Normalmente se exige en pases no comunitarios con regmenes proteccionistas al comercio exterior, sobre todo en pases de Oriente Medio, frica subsahariana y Amrica Latina. La obligatoriedad del visado consular garantiza a la aduana de entrada, la no falsedad de la documentacin entregada. El trmite consiste en un sello y firma del documento, realizado en el Consulado en Espaa del pas de destino de la mercanca (ver acceso online). La tramitacin tiene un coste variable segn el nmero de documentos a tramitar y los honorarios que establezca el propio Consulado. En ocasiones el importe a pagar puede ser elevado por lo que es aconsejable consultar preaviamente con el Consulado los honorarios que se van a aplicar. No existe un documento tipo de factura consular. Depender del Consulado del pas al que se exporte. Algunos pases tiene un formato determinado en el que se describe la mercanca y las informaciones necesarias para autorizar su entrada o fijar los derechos arancelarios en le pas del importador. En otros casos bastar con un visado sobre los documentos que el exportador presenta (factura comercial, certificado de origen). En algunos pases el Consulado se queda una copia de los documentos que visa, ya que el documento en s mismo es un documento de control. Hay algunos pases (especialmente africanos) que no tienen Consulado en Espaa, en cuyo caso este trmite hay que hacerlo en Consulados de ciudades europeas, normalmente, Londres o Paris.

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Las facturas y documentos que exigen este trmite deben estar debidamente firmados y sellados por la empresa exportadora ya que de lo contrario el Consulado puede rechazar los documentos o incrementar el coste de su tramitacin, al tener que realizarlo de nuevo. Si este trmite no ha sido solicitado por el importador, pero se conoce su exigencia para el procedimiento aduanero en el pas de destino, es aconsejable hacerlo. Normalmente en este caso el coste correr por cuenta del exportador. La informacin que debe contener la factura consular es la misma que la de la factura comercial, en concreto: Fecha, nombres y razones comerciales de vendedor y comprador. Denominacin precisa y cantidad de mercanca. Precio unitario y total de la mercanca en la divisa pactada. Forma y condiciones de pago. Trminos de entrega de la mercanca (hace referencia a los Incoterm publicados por la Cmara de Comercio Internacional cuya ltima versin es la del ao 2000, si bien se va a realizar una revisin en 2010). Por lo dems son de aplicacin los aspectos que se han mencionado en la descripcin de la factura comercial. El modelo de la factura consular es el mismo que la empresa utiliza para la factura comercial. OBLIGACIN DOCUMENTAL SEGN EL INCOTERM CONVENIDO El exportador tiene que emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW hasta DDP), sin excepcin, siempre que le sea solicitado por el importador o sea un documento requerido por la aduana del pas de destino de la mercanca. ACCESO ONLINE Direcciones y datos de contacto de Embajadas y Consulados extranjeros en Espaa y espaoles en el exterior en la web del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperacin www.maec.es - investigacin - informacin por pas - seleccionar un pas. Ver tambin factura comercial

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LISTA DE CONTENIDOS

Packing List

PARA QU SIRVE Detalla y relaciona la cantidad de mercanca enviada, as como su ubicacin en cada una de las unidades de carga (bultos, cajas, palets, contenedores, etc.) en un transporte internacional. La informacin que se ofrece tiene que tener una relacin directa con la que aparece en la factura comercial. QUIN LO ELABORA El exportador. A QUIN VA DESTINADO Al importador, al transportista y a las aduanas de exportacin e importacin. CONSEJOS PRCTICOS Este documento sirve de nexo de unin entre lo fsico y lo documental. Su importancia radica en que le sirve al importador, cuando recibe la mercanca, para saber donde tiene que colocarla en su almacn. Tambin se utiliza como comprobante en el momento de la revisin de la mercanca, pues declara por escrito el detalle de ubicacin y cantidad de la misma, permitiendo al importador identificar faltas, excesos o defectos. Para el despacho aduanero tambin es importante, ya que si se producen revisiones fsicas de la mercanca este es el documento utilizado como gua para facilitar, verificar y controlar el detalle de la misma. Por norma general, ya que no existe formato especfico, debe contener la siguiente informacin: Referencia de la factura, contrato, oferta a la que corresponde. Fecha, nombre y razn social del vendedor y comprador. Cantidad, denominacin precisa y tipo de embalaje de la mercanca. Peso neto, bruto y cubicaje. Numeracin del tipo de embalaje y el contenido de cada uno de ellos. Identificacin del cdigo Taric y medio de transporte utilizado. En ciertos casos conviene elaborar la lista de contenidos teniendo en cuenta la informacin solicitado por el importador, sobre todo a efectos aduaneros, ya que puede darse el caso que la aduana solicite un documento detallado, por ejemplo, en el caso de una mquina, la identificacin de cada una de las partes y componentes. OBLIGACIN DOCUMENTAL SEGN EL INCOTERM CONVENIDO El exportador debe emitir este documento para todos los Incoterms (desde EXW hasta DDP), sin excepcin, ya que forma parte de la documentacin bsica en cualquier operacin de comercio exterior.

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