Cdigo: PCF-15 Fecha De actualizacin: 15/01/2013 Pagina: 1 de 4 PROCEDIMIENTO DE LICITACIONES Y PREPARACIN DE PROPUESTAS

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Versin: 03

PROCEDIMIENTO LICITACIONES Y PREPARACIN DE PROPUESTAS

Cdigo: PCF-15 Versin: 03 Fecha De actualizacin: 15/01/2013 Pagina: 2 de 4 PROCEDIMIENTO DE LICITACIONES Y PREPARACIN DE PROPUESTAS

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

1. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a los proyectos a realizar por la firma FUNDACION CLUB JUVENIL DEL SUR, o proyectos ejecutados en uniones temporales o en conjunto con una firma asociada.

2. OBJETIVO Ejecutar y hacer seguimiento y control al proceso de licitaciones y/o desarrollo de proyectos de ndole pblico o privado que cumplan los requerimientos de tipo legal, tcnico, econmico u otro especificado por el cliente realizando un seguimiento continuo con el fin de obtener la adjudicacin y legalizacin de dichos proyectos.

3. PROCEDIMIENTO 3.1 ACCESO A INFORMACION Acceso a informacin sobre licitaciones, contrataciones directas, e invitaciones a

cotizar abiertas o prximas a abrir; cuya fuente es peridicos locales y nacionales, Internet, fuente informal.

La Gerencia decide en que convocatorias participar haciendo una revisin inicial a los pliegos para ver si la empresa cumple con los parmetros de calificacin exigidos o existe una posibilidad de asociarse con otras firmas. Cuando se presente alguna duda, se solicitara aclaracin mediante carta dirigida a la entidad contratante. 3.2 REVISIN DE CONDICIONES Y DECISIN DE PARTICIPACIN Se Revisan los pliegos definitivos y se verifica en el check List de Requisitos del Cliente FC-15-03 si se cumple con las condiciones establecidas por el cliente, tales como Experiencia, Capacidad de Contratacin Residual, Capital de Trabajo, Ind. De Liquidez Solidez, Endeudamiento, Patrimonio. Si se cumple se participar en la convocatoria y se procede a la elaboracin de la propuesta y de no cumplir se verificara si se participa en asocio con otras firmas. Se asiste a la visita de Proyecto ( si la hubiere) , en caso de no poder asistir el Gerente, se autorizar a un profesional

Cdigo: PCF-15 Versin: 03 Fecha De actualizacin: 15/01/2013 Pagina: 3 de 4 PROCEDIMIENTO DE LICITACIONES Y PREPARACIN DE PROPUESTAS

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

que cumpla los requisitos para hacer dicha visita. Si la participacin es a nombre propio se asiste en representacin de la firma, si hay asocio con otras firmas se decide como se hace la visita si en representacin de una unin temporal, de un consorcio, cada una de las firmas hace la visita por su cuenta. Se acuerda la compra de Pliego ( si es necesario) y se le comunica al coordinador de proyectos, quien es el Responsable de la preparacin de la licitacin.

3.3 PREPARACIN DE LA PROPUESTA Se realiza una lista de Chequeo lista de chequeo FC-15-02 de requisitos del pliego para la consecucin y cumplimiento de dichos requisitos. Cuando se presente alguna duda sobre los requisitos de calificacin y del pliego en general, se solicitara

aclaracin mediante carta dirigida a la entidad contratante. De acuerdo con la lista de chequeo y el pliego de condiciones, Se solicitan los documentos necesarios para la preparacin de la oferta tanto internos como externos (cuando es en asocio con otras firmas)

3.4 ELABORACIN PRESUPUESTO DE LA PROPUESTA Se realiza la comparacin de precios de materiales y/o servicios, sobre la base del listado general de precios existente en la base de datos Manejada por el coordinador de proyectos, y se actualizara segn sea el caso, los tem que no se encuentren en dicho listado se cotizarn. Va telefnica.

Se elabora el presupuesto de acuerdo con el formulario de cantidades y precios del pliego.

3.5 REVISION, CORRECIN Y FIRMA DE PROPUESTA Junto con el gerente, el director de proyectos revisa de manera detallada la licitacin a presentar corrigiendo los aspectos pertinentes para la presentacin de la propuesta. Luego de dicha revisin se procede a firmar todos los documentos que conforman la propuesta.

3.6 ORDEN Y ARREGLO DE LA PROPUESTA

Cdigo: PCF-15 Versin: 03 Fecha De actualizacin: 15/01/2013 Pagina: 4 de 4 PROCEDIMIENTO DE LICITACIONES Y PREPARACIN DE PROPUESTAS

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Al mismo tiempo se recolecta la documentacin solicitada para presentacin de la oferta, (hojas de vida personal propuesto e informacin legal, tcnica y financiera de la empresa y/o otras firmas asociadas). Con el presupuesto aprobado y la documentacin, se procede a armar la propuesta.

3.7 REVISIN FINAL Se realiza una revisin de toda la propuesta, se chequea que todos los documentos presentados estn acordes con las exigencias del pliego, que la informacin del presupuesto sea consistente (omisiones de precios unitarios, unidades o cantidades, cambios.) 3.8 PRESENTACIN DE LA PROPUESTA Una vez revisada la oferta se empaca y se entrega en el lugar, da y hora sealados. Luego de presentada la propuesta, se actualiza la base de datos de licitaciones FC15-01 con la informacin de la licitacin presentada identificacin y archivo. 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS Invitaciones a licitaciones pblicas o privadas. Pliego de condiciones Presupuesto de obra y se realiza la respectiva

5. REGISTROS ASOCIADOS FC-15-02 Listado de chequeo FC-07-05 Listado de proveedores para cotizar FC-15-01Base de datos de licitaciones realizadas FC-15-03 Check List Requisitos del Cliente