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Oficinal Central Calle Manuel Fuentes 833 San Isidro 203-8300 www.realsystems.com.pe
1. INTRODUCCIN ................................................................................................................................ 5 1.1. ACCESO AL SISTEMA .................................................................................................................... 5 1.2. ENTORNO ........................................................................................................................................ 6 1.3. ATAJOS ............................................................................................................................................. 7 2. MODULOS DEL SISTEMA ................................................................................................................ 8 2.1. ARCHIVOS........................................................................................................................................ 8 2.1.1. Plan de Cuenta...................................................................................................................... 8 2.1.2. Cdigos de Anexos ............................................................................................................14 2.1.3. Tabla General .....................................................................................................................17 2.1.4. Tipo de Cambio ..................................................................................................................37 2.1.5. Tabla de Transferencia ...................................................................................................38 2.1.6. Numeracin de Comprobantes ....................................................................................39 2.1.7. Tabla de Cierre...................................................................................................................40 2.1.8. Mantenimiento Cuentas Bancos ..................................................................................41 2.1.9. Tabla ndices Inflacin ....................................................................................................42 2.1.10. Mantenimiento Tipo Pago por Programa ..............................................................42 2.1.11. Mantenimiento Parmetros Compras ....................................................................43 2.1.12. Mantenimiento Parmetros Ventas .........................................................................50 2.1.13. Mantenimiento Parmetros Honorarios ...............................................................55 2.2. COMPROBANTES ........................................................................................................................ 58 2.2.1. Comprobante Estndar con Conversin ...................................................................59 2.2.2. Comprobante Estndar sin Conversin ....................................................................62 2.2.3. Comprobante Compras ...................................................................................................65 2.2.4. Comprobante Compras Contado..................................................................................71 2.2.5. Compras con IGV sin derecho a Crdito Fiscal .......................................................73 2.2.6. Comprobante Ventas .......................................................................................................74 2.2.7. Comprobante Honorarios ..............................................................................................77 2.2.8. Comprobante Bancos .......................................................................................................80 2.2.9. Comprobante Cheques ....................................................................................................84 2.2.10. Comprobantes Compras-Almacn ............................................................................90 2.2.11. Consulta Situacin Comprobantes ...........................................................................93 2.2.12. Eliminacin de Comprobantes ..................................................................................94 2.2.13. Reportes Comprobantes ..............................................................................................95
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1.2. ENTORNO
Para pasar de un campo a otro deber presionar la tecla ENTER, de ese modo se habilitarn los campos. No deber usar el mouse ni la tecla TAB. El sistema presenta botones similares en cada opcin del men, la funcin de cada botn se explicar con detalle lneas abajo. Asimismo, existen combinaciones de teclas equivalentes a los botones de las ventanas donde aparecen.
CREAR
ALT + N
MODIFICAR
ALT + M
ELIMINAR
ALT + E
CONSULTAR
ALT + T
BUSCAR
ALT + B
ORDENAR
ALT + O
VER EN PANTALLA
ALT + P
GUARDAR COMO
ALT + G
SALIR
ALT + S
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1.3. ATAJOS
El sistema de Contabilidad General, ha sido dividido en mdulos, cada uno de estos mdulos se encarga de manejar una actividad especfica del sistema, de la misma forma en que se encuentran clasificados los procedimientos contables para la elaboracin de un balance se ha dividido el sistema en los siguientes mdulos:
Para entrar a ver las opciones de cada mdulo podr usar el mouse o el teclado segn las siguientes combinaciones:
: Abre el men Archivos. : Abre el men Comprobantes. : Abre el men Consolidacin. : Abre el men Reportes : Abre el men Anlisis de Cuenta : Abre el men Presupuesto : Abre el men Conciliacin Bancaria : Abre el men SUNAT : Abre el men Utilitarios
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Ambos planes de cuentas vienen pre configurados, sin embargo es tarea del usuario verificar la correcta configuracin de las cuentas as como personalizar el plan de cuentas de acuerdo a su contabilidad.
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Los datos a ingresar son los siguientes: CUENTA Dar el cdigo de la cuenta a crear. Existe la posibilidad de utilizar hasta ocho dgitos Ingresar la descripcin de la cuenta Segn la Tabla General 08. Los tipos validos son: A = Activo P = Pasivo y Patrimonio G = Ganancias y prdidas X = Ttulos a 2 o 3 dgitos V = Gestin varias O = Orden
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TIPO DE CUENTA
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TIPO DE ANEXO
Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor anlisis, en cdigos complementarios llamados Cdigos de Anexo Este campo ser llenado con el tipo de segn la Tabla General 07. De esta manera una cuenta contable puede tener dos cdigos de anexos. Es decir que permite tener una segunda posibilidad de clasificar los movimientos contables y emitir reportes por el mismo. Este campo ser utilizado slo considerando : Tasa 1 Detraccin para la cuenta 422XX Anticipo por detraccin Tasa 2 Percepcin para la cuenta 401XX IGV Percepciones Este dato se ingresar a las cuentas de resultados y tendr efecto en el mdulo de presupuesto. Se activar con check para todas las cuentas de la clase 6XX que se distribuyan en cada centro de costo de acuerdo a porcentajes definidos en la tabla de transferencia. Cuando se active este campo no se debern ingresar los datos de las cuentas de cargo y abono.
TASA
INGRESO / GASTO
CENTRO DE COSTO
DOCUMENTO REFERENCIA Habilitando con check este campo indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio el tipo, nmero y fecha de documento al registrar un movimiento contable (segn Tabla General 06 para cuentas varias y Tabla General 15 para cuentas de Conciliacin Bancaria). Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar con el check marcado en forma obligatoria.
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FECHA VENCIMIENTO.
Habilitando con check este campo sirve para indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio la fecha de vencimiento al registrar el movimiento contable. Este campo debe ser habilitado para letras x cobrar, pagar y las cuentas de provisin de servicios. Habilitando con check este campo ser til para obtener el estado de flujo de efectivo. Se habilitar slo para las cuentas de la clase 10.
AREA
CUENTA AJUSTE
Habilitando Con check este campo indicar si la cuenta es producto del ajuste por correccin inflacin (ACM ) para permitir incluir o excluir su saldo de los estados financieros. Habilitando con check este campo indicar que la cuenta se considerar para el proceso de Conciliacin Bancaria automtica. Debe usarse slo para las cuentas de bancos. Este campo se debe utilizar para el caso de la cuenta 4212XX ANTICIPO POR DETRACCIONES ya que al contabilizarse esta cuenta se deber referenciar al documento (factura) y al depsito de la detraccin. Campo indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio el tipo, nmero y fecha de documento al registrar un movimiento contable (segn Tabla General 06 para cuentas varias y Tabla General 15 para cuentas de Conciliacin Bancaria). Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar con el check marcado en forma obligatoria Habilitando con check este campo indicar el tipo de medio de pago usado para los movimientos en bancos, el mismo que se visualizar en el formato 1.2 Caja y Bancos Indicar si la cuenta se puede registrar por medio de comprobantes manuales o slo en forma de asientos automticos. Los valores asignados pueden ser : M = Manual A = Automtico Las cuentas que se generan automticamente pueden ser marcadas como automticas para evitar que sean digitadas manualmente. Sirve para identificar la moneda en que se mantendrn los saldos de la cuenta. Permite emitir el cuadro de anlisis cuenta "Documentos Pendientes, en una sola moneda". (CTDOCU08). El proceso automtico de Ajuste de la Diferencia de cambio utiliza estos datos para determinar si actualiza el saldo en soles o el de dlares. Este campo indicar la creacin de un cargo automtico a nivel de comprobante ni bien se finaliza el mismo. Este campo indicar la creacin de un abono automtico a nivel de comprobante ni bien se finaliza el mismo
CONCIL. BANCOS
DOCUMENTO REFER.2
REGISTRO DE LA CUENTA
MONEDA DE REFERENCIA
CUENTA CARGO
CUENTA ABONO
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En esta pantalla se indicarn en que formatos contables se mostrarn las cuentas y de que forma sern agrupadas. FORMATO DE BALANCE GENERAL.
Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos del Balance General. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen tipo "A" o "P". Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 10.
Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Ganancias y Prdidas por funcin. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen tipo "G" . Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 11.
Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Ganancias y Prdidas por naturaleza. El sistema solicitar este formato para las cuentas 6XX a 9XX . Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 13.
FORMATO DE COSTOS
Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Costos. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen marcado el check de CENTRO DE COSTO. Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 12.
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Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos de la TABLA GENERAL 71 el cual nos servir para emitirlos en los reportes de ingresos y gastos. Es un comparativo de ingresos y gastos por centros de costos configurables en la TABLA GENERAL 72. Su comportamiento es igual al formato de balance general pero nos permite configurar otro tipo de balance especificado en la TABLA GENERAL 20. De acuerdo a la TABLA GENERAL 21
Consideraciones Adicionales:
! Si se desea modificar una cuenta que no tiene TIPO DE ANEXO y DOCUMENTO DE REFERENCIA y se desea que a partir de cierto mes s tenga estos datos, se deber desagregar el saldo global por anexo y documento realizando los siguientes pasos : (a) Registrar en el sistema un comprobante incompleto cancelando" el saldo global de la cuenta sin anexo y documento. (b) Modificar el Plan de Cuentas asignando el indicador de Anexo y/o Documento a la cuenta respectiva. (c) Completar el comprobante del primer paso, registrando los movimientos de la cuenta modificada con su respectivo anexo y/o documento. ! Si se modifica una cuenta que tiene nivel de saldo 1 para asignarle nivel 2 o 3 se deber alimentar la informacin complementaria para ese nivel de cuenta (Anexo, Documento, Fecha Documento o Vencimiento) y se refleje en los estados de cuenta o documentos pendientes. ! Si se trabaja con la clase 6 (61,62,63,64,65,68) y la clase 9 debe generarse automticamente, tenga cuidado de no cometer los siguientes errores: (a) Crear cuentas de la clase 6 y e indicar que usarn centro de costo y a la vez se registra cuenta de cargo y abono automtico, ello origina que las cuentas 9x y 79x se generen duplicadas (si la tabla de transferencia est vaca no se produce este error). (b) Crear cuentas de la clase 6 y no indicar que usar centro de costo, ello origina que al registrarse el movimiento el programa no pida centro de costo y no genere la cuenta automtica 9x y 79x.
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Nota:
Los cdigos de anexos de bancos (tipo 0) deben ser creados a travs del modulo MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS.
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RUC
TIPO DE DOCUMENTO
MONEDA
TASA DE DETRACCIN.-
TASA DE PERCEPCIN.-
TIPO.TIPO DE PERSONA.-
ESTADO.-
Pestaa Datos Complementarios Para el caso de proveedores que perciben honorarios profesionales estos deben registrarse como tipo de anexo H, y se deben registrar obligatoriamente estos datos:
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Pestaa Prestador de Servicios SEXO FECHA NACIMIENTO NACIONALIDAD CORREO ELECTRONICO ESSALUD VIDA DOMICILIADO? TIPO DE VIA NOMBRE DE VIA NMERO, INTERIOR TIPO DE ZONA NOMBRE DE LA ZONA REFERENCIA UBIGEO Dato obligatorio. Dato obligatorio. Dato obligatorio. Opcional. Dato obligatorio. Check de domiciliado. Si el trabajador es NO DOMICILIADO llenar estos datos de forma obligatoria. Si el trabajador es DOMICILIADO el llenado de estos campos es opcional.
Dato opcional. Para llenar este dato tiene que realizar el proceso de migracin de tablas de planilla. Dato obligatorio.
SITUACION
Dato opcional. Se usa para prestadores de servicio que APLICA CONVENIO PARA EVITAR DOBLE IMPOSICION tributan en diferentes pases.
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DESCRIPCION
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TABLA 02. SUBDIARIOS. Aqu se codificarn todos los registros o libros auxiliares a usarse en la compaa, sirve para poder identificar el tipo de operacin que se est efectuando. El usuario podr crear o modificar subdiarios salvo los ya predeterminados por el sistema: 00 92 55 56 99 Asiento de Apertura (enero). Asiento de Apertura (mes diferente a enero). Regularizacin Automtico de Diferencia de Cambio. Diferencia de Cambio. Asiento de Cierre.
CLAVE DESCRIPCIN
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CLAVE DESCRIPCIN
TABLA 04 TITULOS DE CENTROS DE COSTO En esta tabla se deben registrar los ttulos de los centros de costos de la compaa. Esta tabla sirve para estructurar Centros de Costos por Proyectos u Obras. Configurando esta tabla se podr visualizar reportes de costos que filtran por ttulo: En CONCAR CB En CONCAR SQL Consolidado por Cuenta CTCOST34. Consolidado por Cuenta CTCOST34 Centro Costos por Rubro Cuenta CTCOST08 Resumen por Centro Costos CTCOST07
CLAVE DESCRIPCIN
Mximo hasta 5 caracteres alfanumricos. Nombre del ttulo del centro de costo a partir de la columna 1.
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TABLA 05 CENTRO DE COSTOS En esta tabla el usuario podr registrar los diferentes Centros de Costos con los que trabaje, los mismos que se mostrarn en la tabla de transferencia. La tabla general 05 viene preconfigurada con los centros de costos que se muestran a continuacin:
CLAVE DESCRIPCIN
Mximo hasta 6 caracteres alfanumricos. Nombre del Centro de costo a partir de la columna 1
TABLA 06 TIPOS DE DOCUMENTOS. En esta tabla se encuentran codificados todos los tipos de documento que utilizar la empresa. En esta tabla no se registrarn los tipos de documento bancarios (cheques, extornos, etc.), que se deben registrar en la tabla general 15.
2 caracteres alfabticos Desde la columna 1 hasta la 39, nombre del documento. Entre las columnas 59 y 60.
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CLAVE DESCRIPCIN
TABLA 08 TIPOS DE CUENTA En esta tabla se registrarn los tipos de cuentas contables, (Activo, Pasivo, Resultados etc). Esta tabla no debe ser modificada por el usuario.
CLAVE DESCRIPCIN
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CLAVE DESCRIPCIN
TABLA 10 FORMATO DE BALANCE En esta tabla se configura la estructura del Balance General. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables, agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. Estos formatos se asignarn a las cuenta de balance en la pestaa formatos tomando en cuenta lo siguiente: ! ! ! ! Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 00, corresponden a ttulos y no deben ser asignados a cuentas. Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 99, corresponden a totales y no deben ser asignados a cuentas. Los cdigos cuyos ltimos 3 dgitos son 999, corresponden a totales de Activo (1), Pasivo (2) y Patrimonio (3). El Resultado del Ejercicio tiene como cdigo el 3110 en forma fija. .
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CLAVE DESCRIPCIN
Hasta 4 caracteres alfabticos, Desde la columna 1 hasta la 35, descripcin del formato de costo. Desde la columna 57 hasta la 60 se podr indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando el saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo, en el caso de sobregiros bancarios (2101) o anticipos a proveedores.
TABLA 12 FORMATO DE COSTOS Es el cdigo que permite clasificar estructurar los cuadros de costos. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables, agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.
CLAVE DESCRIPCIN
4 caracteres alfabticos, Desde la columna 1 hasta la 35, descripcin del formato de costo. Una raya en la posicin 40 "- indicar que el resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
TABLAS 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PRDIDAS En esta tabla se configura la estructura del Estado de Ganancias y Prdidas. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables, agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. Estos formatos se asignarn a las cuentas que correspondan tomando en cuenta lo siguiente ! ! ! Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 00, corresponden a subttulos y no deben ser asignados a cuentas. Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 99, corresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. De igual modo con aquellos cdigos que contienen frmulas. Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con la descripcin y adicionalmente otro registr con el nmero de rubro ms la letra "F". Los subtotales (xx99) no deben contener la letra F al final (a excepcin del cdigo 1999F). Por ejemplo, no debe existir el cdigo 1199F.
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CLAVE DESCRIPCIN
Hasta 5 caracteres alfabticos, Desde la columna 1 hasta la 35, descripcin del formato de costo. Una raya en la posicin 40 "- indicar que el resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
OBSERVACIONES PARA LA PRESENTACIN DEL BALANCE Y EEFF ! ! ! Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "L". Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "R". Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL.
TABLA 15 TIPOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS En esta tabla se registrarn los diferentes tipos de documentos bancarios. Estos cdigos son necesarios para el registro de operaciones diarias y para el proceso de conciliacin. Esta tabla no debe ser modificada por el usuario
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CLAVE DESCRIPCIN
2 caracteres alfabticos, Desde la columna 1 hasta la 58, nombre del documento. La columna 59 registrar D o H dependiendo si el documento va al debe o haber.
TABLA 16 RUBROS DE CONCILIACIN BANCARIA En esta tabla se ha registrado la estructura de la conciliacin bancaria. Esta tabla no debe ser modificada por el usuario
TABLA 17 TIPO DE CONVERSIN DE MONEDA Esta tabla no debe ser modificada por el usuario. En esta tabla se han registrado los 4 tipos de conversin de moneda que tiene el sistema:
TABLA COMPRA (M) TABLA VENTA (V) TIPO DE CAMBIO ESPECIAL (C) DE ACUERDO A FECHA (F)
Tipo Cambio Compra de la tabla de tipo de cambio. Tipo Cambio Venta de la tabla de tipo de cambio. Permite ingresar el tipo de cambio definido por el usuario.
Permite jalar el tipo de cambio de compra o venta de acuerdo a una fecha diferente a la del comprobante.
TABLA 18 PLAN ESTADO DE LA CUENTA Esta tabla no debe ser modificada por el usuario. Son los estados en que puede estar una cuenta: vigente o anulado. TABLA 19 PLAN REGISTRO DE LA CUENTA Esta tabla no debe ser modificada por el usuario. Indica de qu forma la cuenta debe ser registrada al sistema, Manual o Automtica.
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TABLA 27 ACTIVIDAD DE FLUJO DE EFECTIVO En esta tabla se manejan las diferentes actividades que son utilizados en el Estado de Flujo de Efectivo. Esta tabla no debe ser modificada por el usuario.
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TABLA 29 TASAS DE PERCEPCIONES SUNAT En esta tabla se registrarn las tasas de percepcin por cada rubro definidas por la SUNAT. Esta tabla no debe ser modificada por el usuario.
CLAVE DESCRIPCION
Hasta 3 posiciones numricas Desde la posicin 1 hasta la 55: Descripcin del rubro Desde la posicin 56 hasta la 60: Porcentaje de percepcin
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TABLA 41 TIPO DE OPERACIONES DE ASIENTO DE CIERRE En tabla se indican los tipos de operaciones para el asiento de cierre. Esta tabla no debe ser modificada por el usuario.
TABLA 42 SUBDIARIOS PARA COMPROBANTES DE BANCOS Aqu se codificarn todos los subdiarios que se emplean en la contabilizacin del movimiento de bancos.
CLAVE DESCRIPCIN
Hasta cuatro (4) caracteres alfanumricos. Nombre del sub-diario a partir de la columna 1
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CLAVE DESCRIPCIN
TABLA 53 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE COMPRAS Esta tabla se actualiza automticamente a travs de la opcin MANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE COMPRAS. TABLA 54 PARAMETROS PARA REGISTRO DE HONORARIOS Esta tabla se actualiza automticamente a travs de la opcin MANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE HONORARIOS.
TABLA 55 PARMETROS PARA LA REGULARIZACION AUTOMTICA DE DIFERENCIA DE CAMBIO Para poder procesar la Regularizacin Automtica de Diferencias de Cambio se deben registrar en esta tabla todos los parmetros necesarios: Cuentas contables (tanto de cargo como de abono) Sub diarios : Los diferentes sub diarios que intervienen en el proceso de compras
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CLAVE
Hasta 6 caracteres alfanumricos. - Para el caso de las cuentas de activo / pasivo seguir correlativo de acuerdo a formato CTAXX. - Para el caso de las cuentas de resultado indicar como clave XGA para Cuenta de Ganancia y XGP para cuenta de Prdida. - Para el Sub diario, registrar como clave SUBX.
DESCRIPCIN Desde la columna 1 hasta la 12 ingresar el cdigo de cuenta. Desde la columna 17 Ingresar la descripcin de la cuenta. Para el subdiario registrarlo a partir de la columna 1
TABLA 56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS Esta tabla se actualiza automticamente a travs de la opcin MANTENIMIENTO DE PARAMETROS REGISTRO DE VENTAS.
TABLA 58 PARMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMTICO DE DIFERENCIA DE CAMBIO Para poder procesar el Ajuste por Diferencias de Cambio FASB52 se deben registrar en esta tabla todos los parmetros necesarios: Cuentas contables (tanto de cargo como de abono) Sub diarios : Los diferentes sub diarios que intervienen en el proceso de compras Tipo de moneda para el ajuste UZ.
CLAVE
Hasta 6 caracteres alfanumricos. - Para el caso de las cuentas de activo / pasivo seguir correlativo de acuerdo a formato CTAXX. - Para el caso de las cuentas de resultado indicar como clave XGA para Cuenta de Ganancia y XGP para cuenta de Prdida. - Para el Sub diario, registrar como clave SUB. - Para la moneda de cierre indicar como clave XMON y en descripcin UZ.
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TABLA 59 PARMETROS DE COMPRAS CONTADO Esta tabla se actualiza automticamente a travs de la opcin MANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE COMPRAS.
TABLA 60 CONCEPTOS PARA CHEQUES AUTOMATICOS En esta tabla se registrarn las cuentas contables que se afectarn al momento de girar cheques en la opcin Comprobante Cheques Automticos. Los datos a ingresar son:
CLAVE DESCRIPCIN
5 caracteres alfanumricos. Desde la columna 1 hasta la 12 cdigo de la cuenta. Columna 15 indicar D (la cuenta va al DEBE) A partir de la columna 20 descripcin de la cuenta.
TABLA 71 REPORTE DE INGRESOS Y GASTOS En esta tabla se definir la estructura del reporte de Ingresos y Gastos. De acuerdo a los conceptos ingresados estos mismos deben ser trasladados a las cuentas contables (pestaa Formatos) que intervengan en el reporte.
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CLAVE
- 4 caracteres alfanumricos - Las claves de los ttulos terminan en CERO (Ver imagen). - Las claves de los conceptos sern el correlativo segn sea ingreso (AXXX) o Gasto (BXXX). A partir de la columna 1 ingresar la descripcin del concepto.
DESCRIPCIN
TABLA 72 FORMATO DE REPORTES ESPECIALES Es la tabla que permite clasificar estructurar el cuadro de reportes especiales de Costos.
Consideraciones Adicionales:
Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 00, corresponden a subttulos y no deben ser asignados a cuentas. Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 99, corresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. El programa totaliza todos los rubros cuyos 2 primeros dgitos son iguales al SUBTOTAL. Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con la descripcin y adicionalmente otro registro con el nmero de rubro ms la letra "F". La frmula lleva en el campo "descripcin" hasta 8 rubros separados por comas en cada
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TABLA 90 DESCRIPCIN DEL MES En esta tabla estn ingresados los meses del ao. Esta tabla no debe ser modificada por el usuario.
TABLA 91 CLASIFICACION DE AREAS POR GRUPO En esta tabla se generan grupos de reas de acuerdo a necesidades del usuario, despus de generados estos conceptos debern trasladarse las claves agrupando de acuerdo a necesidad. Esta tabla no debe ser modificada por el usuario.
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TABLA 93 CONTROLES VARIOS En esta tabla se configuran parmetros especiales para visualizar ciertos reportes como los de Presupuesto, Patrimonio, etc. Esta tabla no debe ser modificada por el usuario salvo indicacin expresa de un consultor.
CLAVE DESCRIPCIN
Clave definida por el sistema. A partir de la columna 1, activacin del parmetro. A partir de la columna 15, descripcin del parmetro.
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CLAVE
COBXX: Cuentas por cobrar. PAGXX: Cuentas por pagar. RPVE: Proyeccin de das de documentos por vencer. RVEN: Proyeccin de das de documentos vencidos. Cuentas contables para las claves COBXX y PAGXX Para las claves RPVE y RVEN son las proyecciones de vencimiento del reporte. Estos parmetros deben ingresarse a 3 dgitos completando con un 0 si es necesario, cada proyeccin separada por comas y slo hasta 3 proyecciones en cada clave. Por ejemplo, segn la imagen se ver el reporte a 30, 60 y 90 das.
DESCRIPCIN
TABLA 95 TABLA DE AJUSTE POR INFLACIN En esta tabla se configuran los parmetros necesarios para ejecutar el proceso de ajuste por Inflacin. Como actualmente no se realiza este proceso esta tabla se encuentra en desuso.
CODIGO TABLA
Seleccione una tabla o deje en blanco si desea que el reporte muestra todas las tablas.
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Cdigo de la tabla. Descripcin de la tabla seleccionada. Cantidad de dgitos que acepta la clave. U: Si es configurable por el usuario. P: Si la tabla no debe ser modificada por el usuario. Adicionalmente, el usuario podr ingresar una descripcin de la tabla.
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MONEDA
Seleccione la moneda US para ingresar el tipo de cambio del da. Seleccione UZ para el ingresar el tipo de cambio de cierre. Digite el ao/mes a 2 dgitos Si la moneda es US digite el tipo de cambio del da. Si la moneda seleccionada es UZ digite el ltimo da del mes. Digite Tipo de cambio de compra, el sistema tomar este valor al seleccionar tipo de conversin (M) Digite Tipo de cambio de venta, el sistema tomar este valor al seleccionar tipo de conversin (V)
CAMBIO COMPRA
CAMBIO VENTA
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Para adicionar un centro de costo a la tabla de transferencia deber crear previamente el centro de costo en la TABLA GENERAL 05 CENTRO DE COSTOS.
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CENTRO DE COSTO Seleccione un centro de costo CUENTA DE CARGO Seleccione la cuenta de cargo. CUENTA DE ABONO Seleccione la cuenta de abono. FACTOR Seleccione el porcentaje de distribucin del costo. Si es todo indicar 100.
El uso de esta tabla es opcional y si no se registran datos en ella (vaca), el sistema no generar (transferir) cuentas automticas aun cuando estas se hayan registrado las cuentas de la clase 6XX con el dato del centro de costo. Esto es porque en algunos casos se utilizan los centros de costo al registrar la clase 6xx, pero la transferencia a la clase 9 se indica directamente en el Plan de Cuentas indicando la cuenta de cargo y abono. Los movimientos contables con subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generacin automtica de cuentas.
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Seleccione subdiario del comprobante. Digite ao y mes a 2 dgitos. Digite el nmero de comprobante anterior al que desea que el sistema enumere. Segn la imagen el siguiente comprobante de compras ser el 010003.
Ingrese un correlativo. Seleccione el mismo tipo de operacin de la secuencia anterior. Ingrese cuenta inicial Si seleccion operacin T ingrese cuenta final. Si seleccion operacin S no ingrese cuenta.
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NRO. DE ASIENTO
ESPACIADO (1, 2 LINEAS) Cada lnea es un Enter en el reporte. El reporte que muestra el sistema es el siguiente
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COD. CTA DESCRIPCION NOMBRE BANCO NRO. CUENTA MONEDA ENT. FINANCIERA
Cdigo alfanumrico hasta 8 dgitos. Nombre de la cuenta. Nombre del banco. Nmero de cuenta. Seleccione la moneda de la cuenta. Seleccione entidad financiera.
TIPO CTA REPORTE Seleccione tipo de cuenta ORDEN REPORTE Se configura slo si se trabaja con formato de cheque-voucher adecuado a medida del cliente. Seleccione la cuenta contable.
CTA. CONTABLE
Nota:
Para los casos de los bancos de Crdito y Continental, registrar en nombre de Banco: BBVA: Para el Banco Continental. BCP: Banco de Crdito
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CTAXX (XX correlativo) definir a cada una de las cuentas a ingresar. Ingresar la cuenta contable. Descripcin de la cuenta (el sistema la pone en forma automtica) En que moneda estar registrada la cuenta
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CLAVE:
DOCXX (XX correlativo) define a cada uno de los documentos que se van a utilizar en las compras. Ingresar tipo de documentos que se trabajan en compras. Nombre del documento, (el sistema lo pone forma automtica) Indicar si el documento se registra al debe o al haber en el asiento contable
Pestaa Sub Diario Compra En esta pestaa se deben registrar los subdiarios a utilizar en el registro de compras, y las posiciones en las que se ubicarn los importes por estos conceptos en el Registro de compras.
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Pestaa Parmetros Varios Pestaa Parmetros V Desde esta pestaa se podr ingresar parmetros varios como son:
PARMETROS DE COMPRA PROVEEDOR GENRICO CUENTA DE ISC: CUENTA DE IGV: %TASA DE IGV
Ingresar el proveedor genrico, el cual debe estar creado en el mantenimiento de anexos (anexo 0000). Ingresar la cuenta del Impuesto selectivo al Consumo (debe estar registrada en el plan de cuentas). Ingresar la cuenta del Impuesto General a las Ventas (debe estar registrada en el plan de cuentas). Ingresar la tasa vigente del IGV
PARMETROS DE COMPRA CONTADO Slo si trabaja con compras al contado deber llenar los tres campos siguientes: CUENTA DE IGV: Ingresar la cuenta del Impuesto General a las Ventas para sus compras al contado, la cual puede ser la misma del bloque Parmetros de Compra (debe estar registrada en el plan de cuentas). Teclear Shif+F1 para seleccionar el anexo P desde el maestro de anexos. Ingresar la cuenta de percepcin (debe estar registrada en el plan de cuentas).
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CUENTA:
Cuenta contable de gasto inafecta (debe estar registrada en el plan de cuentas). Descripcin de la cuenta en el plan de cuentas, se graba automticamente despus de digitar la cuenta y pulsar Enter.
DESCRIPCIN:
Pestaa Otros Impuestos Desde esta pestaa se podr registrar otros importes que deben ser mostrados en el Registro de compras
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CUENTA:
Ingresar la cuenta que se afecta (debe estar registrada en el plan de cuentas) Descripcin de la cuenta en el plan de cuentas, se graba automticamente despus de digitar la cuenta y pulsar Enter.
DESCRIPCIN:
Pestaa Sub Diario Com. Cont. Desde esta pestaa se podr registrar otros importes que deben ser mostrados en el Registro de compras
SUB-DIARIO: DESCRIPCIN:
Registrar el cdigo del sub diario de compra al contado. Nombre del subdiario, se graba automticamente despus de digitar el subdiario y pulsar Enter.
Pestaa Parmetro Detraccin En esta pestaa se registrarn los parmetros para contabilizar las detracciones a que estn afectos los proveedores
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CUENTA:
Registrar la cuenta contable en la cual se registrarn las detracciones (debe estar registrada en el plan de cuentas). Registrar el tipo de documento DR Detraccin (debe existir en la tabla general 06 - Tipos de documentos). Registrar si la cuenta va al Debe o Haber (esta cuenta debe estar al haber) Ingresar importe total mnimo afecto a detraccin. En caso el monto total del documento sea menor a este importe no generar en el asiento las cuentas de detraccin.
DOCUMENTO:
DEBE/HABER:
MONTO DE 4 UIT:
Pestaa Cuentas Com. Cont. En esta pestaa se deben registrar todas aquellas cuentas de gastos que generen derecho a crdito fiscal
CUENTA: DESCRIPCIN:
Registrar la cuenta contable (debe existir en el plan de cuentas). Nombre de la cuenta, se graba automticamente despus de digitar la cuenta y pulsar Enter.
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TIPO DOCUMENTO:
Registrar el tipo de documento a ser contabilizado (debe existir en la tabla general 06). Nombre del documento, se graba automticamente despus de digitar Tipo Documento y pulsar Enter.
DESCRIPCIN:
Pestaa Formato 8.1 R. Compras En esta pestaa se debe marcar con un check aquellas columnas que desea que aparezcan en el registro de compras, formato 8.1.
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Ingresar la cuenta contable. Descripcin de la cuenta, se graba automticamente despus de digitar la cuenta. Moneda en la que estar registrada la cuenta.
Pestaa Tipos de Documento En esta pestaa se deben registrar los documentos a utilizar en el registro de compras, los datos a ingresar son:
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Ingresar tipo de documentos que se trabajan en ventas. Nombre del documento, se graba automticamente despus de digitar la cuenta. Indicar si el documento se registra al debe o al haber en el asiento contable.
Pestaa Sub Diario En esta pestaa se deben registrar los subdiarios a utilizar en el registro de Ventas y las posiciones en las que se ubicarn los importes por estos conceptos en el Registro de Ventas.
Ingresar nmero de subdiario donde se registrarn las ventas. Se graba automticamente despus de digitar el subdiario. Referencial. Sirve en caso se desee crear un subdiario para ventas con IGV 19% y otro para UGV 18% Indica en que columna del Registro de ventas se mostrarn los importes (base imponible) cargados con estos sub diarios. Servir para colocar el cdigo de destino cuando se realice la generacin del PDB. Servir para identificar el tipo de venta (marcar con un check si es exportacin) cuando se realice la generacin del PDB.
COLUMNA:
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Pestaa Cuenta Ingreso Vtas. En esta pestaa se deben registrar las diferentes cuentas de Ventas (Clase 7)
Ingresar la cuenta contable (debe existir en el Plan de cuentas). Se graba automticamente despus de digitar la cuenta. En el caso que se tenga en una misma factura parte exonerada, inafecta y exportacin. Esto permite separar los importes en la columna que corresponda del registro de ventas.
Pestaa Parmetros Varios En esta pestaa se deben registrar los Parmetros Varios como son:
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CUENTA DE IGV:
Ingresar la cuenta del Impuesto General a las Ventas, debe estar registrada en el plan de cuentas. Ingresar la cuenta del Impuesto selectivo al consumo, debe estar registrada en el plan de cuentas. Registrar las cuentas contables de otros tributos que no son base para el clculo del IGV. Registrar la cuenta de descuentos Registrar el cdigo de anexo de cliente anulado (Debe estar registrado en el archivo de anexos - clientes) Registrar el cdigo de cliente Varios (Debe estar registrado en el archivo de anexos clientes)
CUENTA DE ISC:
OTROS NO BASE:
CDIGO VARIOS:
CLAVE:
Registrar TIGV1 para la tasa de IGV del 18% y TGV2 con 0.00% para contabilizar las ventas no afectas al IGV. Asignar cdigo (de 1 a n) Consignar el porcentaje de IGV.
CODIGO: TASA:
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CUENTA:
Cuenta contable de venta inafecta (debe estar registrada en el plan de cuentas) Se graba automticamente despus de digitar el subdiario.
DESCRIPCIN:
Pestaa Tasas del ISC. En esta pestaa se deben registrar las diferentes tasas de ISC
CODIGO: TASA:
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Ingresar la cuenta contable. (debe existir en el Plan de cuentas) Descripcin de la cuenta (el sistema la pone en forma automtica) En que moneda estar registrada la cuenta
Pestaa Tipo de Documento En esta pestaa se debern registrar los documentos a utilizar en el registro de Honorarios, los datos a ingresar son:
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Ingresar RH Recibo por Honorarios. Nombre del documento, (el sistema lo pone forma automtica)
En esta pestaa se deben registrar los subdiarios a utilizar en el registro de compras, y las posiciones en las que se ubicarn los importes por estos conceptos en el Registro de compras.
Cdigo del subdiario La descripcin del sub diario, el sistema lo captura en forma automtica.
Pestaa Parmetros Varios En esta pestaa se deben ingresar Parmetros Varios como son:
CUENTA PARA RETENCIN DE RENTA: Registrar la cuenta de retencin de renta (debe estar registrada en el plan de cuentas) . CUENTA PARA RETENCIN DE SOLIDARIDAD: Ya no se usa.
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Pestaa Cuentas Gasto En esta pestaa se deben registrar las cuentas contables en las cuales se provisionarn los Honorarios, los datos a ingresar son:
CUENTA: DESCRIPCIN:
Ingresar la cuenta contable. (debe existir en el Plan de cuentas) Descripcin de la cuenta (el sistema la pone en forma automtica)
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2.2. COMPROBANTES
El mdulo de comprobantes nos permite ingresar las operaciones del da a da en el sistema para lo cual deber tener configuradas las bases de datos indicadas en el men Archivos. En el sistema se puede registrar en forma automtica los asientos contables tipo (compras, compras contado, ventas, honorarios, cheques) seleccionando la opcin correspondiente. Tambin permite ingresar operaciones bancarias cuyos asientos se pueden automatizar con la opcin Comprobante Bancos. El registro de asientos contables en forma manual (ingresando las cuentas de cargo y abono) se pueden ingresar a travs de las opciones Comprobante Estndar con Conversin y Comprobante Estndar sin Conversin. Mediante estas opciones podemos registrar el asiento de apertura o cualquier otro asiento de diario. Las opciones definidas en el men Comprobantes son las siguientes:
Creacin de Comprobantes Al seleccionar cualquiera de las opciones del mdulo Comprobantes el sistema arrojar la siguiente ventana:
S: El sistema enumerar el comprobante automticamente de acuerdo a la siguiente estructura: - Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable. - Los 4 siguientes dgitos ser un nmero correlativo desde 0001 hasta 9999. No: El sistema le pedir un nmero de comprobante el cual deber ingresar en el campo Comprobante. Cancelar: El sistema cerrar la ventana que haya seleccionado para registrar el comprobante.
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Asiento de Apertura Comprobantes sin conversin Asiento de Cierre Diferencias de cambio Compras contado
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SUBDIARIO
El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02 Subdiarios. Si seleccion Numeracin Automtica S, no podr ingresar nada. Si seleccion Numeracin Automtica No, deber ingresar el nmero del comprobante. Fecha del comprobante en formato da/mes/ao a 2 dgitos. En la conversin de dlares a soles y viceversa se usa esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. La fecha puede ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (proceso de consolidacin definitivo). Seleccione la moneda de origen del comprobante. Permite hasta 40 caracteres, pero en los libros Diario y Mayor slo se imprimir los primeros 30. Debe indicarse el tipo de conversin que se usa para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos de conversin estn definidos en la tabla general 17. Slo se ingresa si se escoge Tipo de Conversin C, caso contrario el sistema lo lee de la tabla de tipo de cambio, Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambio (Tabla tipo de cambio) cuando el Tipo de Conversin es F. Slo se activa cuando el Tipo de Conversin es F y sirve para definir si el tipo de cambio a buscar ser el de compra o venta.
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
TIPO CONVERSION
TIPO CAMBIO
FECHA CAMBIO
Los campos de situacin, total comprobante, fecha/hora control, usuario se actualizarn automticamente y se mostrarn en caso se reaperture un comprobante.
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SECUENCIA
El sistema asigna para cada lnea del asiento el nmero de lnea en forma correlativa y automtica. Cuenta contable previamente registrada en el Plan de Cuentas. Se puede validar la existencia de la cuenta digitando los 2 primeros dgitos y pulsando las teclas SHIFT+F1. Cdigo de anexo registrado en el mantenimiento de anexos. Este campo se activar si la cuenta tiene configurado el tipo de anexo en el mantenimiento del plan de cuentas.
CUENTA
ANEXO
CENTRO DE COSTO Centro de costo registrado en la tabla general 05. Este campo se activar si la cuenta tiene check de centro de costo en el mantenimiento del plan de cuentas. TIPO PAGO Tipo de medio de pago configurado en el mantenimiento tipo pago por programa. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Tipo Medio de Pago en el mantenimiento del plan de cuentas. El cdigo que indica si es cargo (D o +) o abono (H o -) El importe del asiento. Seleccione tipo de documento registrado en la tabla general 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuentas de Conciliacin Bancaria. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Doc. Referencia en el mantenimiento del plan de cuentas.
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AREA
ANEXO REFER.
DCMTO REFER.
NRO.DCMTO REFERENCIA
TIPO TASA
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SUBDIARIO
El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02 Subdiarios. Si seleccion Numeracin Automtica S, no podr ingresar nada. Si seleccion Numeracin Automtica No, deber ingresar el nmero del comprobante. Fecha del comprobante en formato da/mes/ao a 2 dgitos. En la conversin de dlares a soles y viceversa se usa esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. La fecha puede ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (proceso de consolidacin definitivo). Seleccione la moneda de origen del comprobante. Permite hasta 40 caracteres, pero en los libros Diario y Mayor slo se imprimir los primeros 30.
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
Los campos de situacin, total comprobante, fecha/hora control, usuario se actualizarn automticamente y se mostrarn en caso se reaperture un comprobante.
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SECUENCIA
El sistema asigna para cada lnea del asiento el nmero de lnea en forma correlativa y automtica. Cuenta contable previamente registrada en el Plan de Cuentas. Se puede validar la existencia de la cuenta digitando los 2 primeros dgitos y pulsando las teclas SHIFT+F1. Cdigo de anexo registrado en el mantenimiento de anexos. Este campo se activar si la cuenta tiene configurado el tipo de anexo en el mantenimiento del plan de cuentas. El cdigo que indica si es cargo (D o +) o abono (H o -)
CUENTA
ANEXO
DEBE / HABER
TIPO DCMTO
Seleccione tipo de documento registrado en la tabla general 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuentas de Conciliacin Bancaria. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Doc. Referencia en el mantenimiento del plan de cuentas. Ingresar el nro. del documento de referencia. Si es un documento que ya ha sido provisionado, deber seleccionar el documento pulsando las teclas SHIFT+F1. La fecha de emisin del documento en formato da/mes/ao. La fecha de vencimiento del documento en formato da/mes/ ao. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Fecha Vmto en el mantenimiento del plan de cuentas.
NUMERO DE DOCUMENTO
CENTRO DE COSTO Centro de costo registrado en la tabla general 05. Este campo se activar si la cuenta tiene check de centro de costo en el mantenimiento del plan de cuentas.
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ANEXO REFER.
TIPO CAMBIO
FECHA CONV.
DCMTO REFER.
NRO.DCMTO REFERENCIA
TIPO TASA
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Elegir la cuenta por pagar. El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir tanto en la Tabla General 02 Subdiarios como en el mantenimiento parmetros compras. Si seleccion Numeracin Automtica S, no podr ingresar nada. Si seleccion Numeracin Automtica No, deber ingresar el nmero del comprobante. Fecha del comprobante en formato da/mes/ao a 2 dgitos. En la conversin de dlares a soles y viceversa se usa esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. La fecha puede ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (proceso de consolidacin definitivo).
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
CENTRO COSTO
Centro de costo registrado en la tabla general 05. Este campo se activar si la cuenta tiene check de centro de costo en el mantenimiento del plan de cuentas. Seleccione rea segn tabla general 26. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Area en el mantenimiento del plan de cuentas. Seleccionar con SHIF+F1 al proveedor si ste se encuentra registrado en el mantenimiento de anexos (tipo P). Caso contrario podr que se encuentra al costado. registrarlo pulsando el botn Cuando se contabiliza usando el anexo Proveedor Genrico, se puede editar el nombre.
AREA
CD. PROVEEDOR
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RUC
El sistema muestra el RUC del proveedor seleccionado despus de pulsar la tecla Enter. Si se utiliza el cdigo de Proveedor Genrico, registrar adems el RUC o DNI del proveedor. El campo RUC valida que existan 11 caracteres, en caso de registrar DNI dejar 3 espacios adelante para que el sistema lo valide. Este campo nunca puede estar vaco.
DOCUMENTO
Seleccionar tipo de documento y nmero. El nmero debe ser registrado con su respectivo nmero de serie. En caso se contabilice una Nota de Crdito o Dbito se activar el botn:
- MANTENIMIENTO DE DOCUMENTO DE REFERENCIA. Pulsar este botn para ingresar los datos de documento al que hace referencia la Nota de Crdito o Dbito. Los datos a ingresar son los siguientes:
ANEXO REFER.
Pulse las teclas SHIFT+F1 para seleccionar anexo de referencia. Este campo se activar si la cuenta tiene configurado Tipo Anexo Referencia en el mantenimiento del plan de cuentas.
La fecha de emisin del documento en formato da/mes/ao. La fecha de vencimiento del documento en formato da/mes/ ao. Este campo siempre est activo. Es obligatorio poner fecha de vencimiento para los documentos que as lo requieran como es el caso de los recibos por Servicio Pblico. Importe de Impuesto Selectivo al Consumo. Este campo slo se activar si se registr la cuenta del ISC en el mantenimiento parmetros compras. Importe del Impuesto General a las Ventas. Este importe abonar o debitar (segn sea el caso) la cuenta del IGV previamente registrada en el mantenimiento parmetros compras.
ISC
IGV
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TASA IGV
Ingresar la tasa de IGV (el sistema muestra el porcentaje registrado en el mantenimiento parmetros compras; pero puede ser modificado). Opcional si la cuenta de IGV. Tiene anexo. Ingresar el importe total del documento (valor compra + IGV) y pulsar la tecla Enter a lo que el sistema mostrar un aviso con el calculo que hace de la base imponible.
NRO. DETRACCIN
Campo alfanumrico. Si el comprobante a registrar tiene detraccin, indicar el nmero del comprobante de la detraccin, si todava no se tiene el comprobante de detraccin se puede digitar PENDIENTE o cualquier descripcin (mximo 20 caracteres). Indicar la fecha en la que se realiz la detraccin. Indicar el importe de la detraccin. Este campo se activar si la cuenta tiene configurada Tasa en el mantenimiento del plan de cuentas. Para seleccionar una tasa debe pulsar SHIFT+F1. Estos datos se llenarn automticamente despus de seleccionar el tipo de tasa. Debe indicarse el tipo de conversin que se usa para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos de conversin estn definidos en la tabla general 17. Slo se ingresa si se escoge Tipo de Conversin C, caso contrario el sistema lo lee de la tabla de tipo de cambio, Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambio (Tabla tipo de cambio) cuando el Tipo de Conversin es F. Slo se activa cuando el Tipo de Conversin es F y sirve para definir si el tipo de cambio a buscar ser el de compra o venta.
TIPO CAMBIO
FECHA CAMBIO
GLOSA COMPROB.
Esta glosa es general para todo el comprobante (hasta 30 caracteres). Por defecto el sistema genera una glosa automtica bajo el formato [NOMBRE DEL ANEXO][,] [TIPO DCMTO. REF.][NRO. DOC. REF.] Glosa del movimiento, por cada lnea (hasta 30 caracteres). Por defecto el sistema genera una glosa automtica bajo el formato [NOMBRE DEL ANEXO][,] [TIPO DCMTO. REF.][NRO. DOC. REF.]
GLOSA MOVIMI.
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SECUENCIA
El sistema asigna para cada lnea del asiento el nmero de lnea en forma correlativa y automtica. Cuenta contable previamente registrada en el Plan de Cuentas. Se puede validar la existencia de la cuenta digitando los 2 primeros dgitos y pulsando las teclas SHIFT+F1 para buscarla en el plan de cuentas. Cdigo de anexo registrado en el mantenimiento de anexos. Este campo se activar si la cuenta tiene configurado el tipo de anexo en el mantenimiento del plan de cuentas.
CUENTA
ANEXO
CENTRO DE COSTO Centro de costo registrado en la tabla general 05. Este campo se activar si la cuenta tiene check de centro de costo en el mantenimiento del plan de cuentas. DEBE / HABER IMPORTE TIPO DCMTO El cdigo que indica si es cargo (D o +) o abono (H o -) El importe del asiento. Seleccione tipo de documento registrado en la tabla general 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuentas de Conciliacin Bancaria. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Doc. Referencia en el mantenimiento del plan de cuentas.
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NUMERO DE DOCUMENTO
Ingresar el nro. del documento de referencia. Si es un documento que ya ha sido provisionado, deber seleccionar el documento pulsando las teclas SHIFT+F1. La fecha de emisin del documento en formato da/mes/ao. La fecha de vencimiento del documento en formato da/mes/ ao. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Fecha Vmto en el mantenimiento del plan de cuentas. Seleccione rea segn tabla general 26. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Area en el mantenimiento del plan de cuentas. Pulse las teclas SHIFT+F1 para seleccionar anexo de referencia. Este campo se activar si la cuenta tiene configurado Tipo Anexo Referencia en el mantenimiento del plan de cuentas. Seleccione tipo de documento registrado en la tabla general 06 para cuentas varias o en la tabla general 15 para cuentas de conciliacin bancaria. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Doc. Referencia 2 en el mantenimiento del plan de cuentas. Digite el nmero del documento de referencia 2. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Doc. Referencia 2 en el mantenimiento del plan de cuentas. Ingrese fecha del documento de referencia 2. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Doc. Referencia 2 en el mantenimiento del plan de cuentas. Este campo se activar si la cuenta tiene configurada Tasa en el mantenimiento del plan de cuentas. Para seleccionar una tasa debe pulsar SHIFT+F1. Estos datos se llenarn automticamente despus de seleccionar el tipo de tasa. Glosa del movimiento, por cada lnea (hasta 30 caracteres). Por defecto el sistema genera una glosa automtica bajo el formato [NOMBRE DEL ANEXO][,] [TIPO DCMTO. REF.][NRO. DOC. REF.]
AREA
ANEXO REFER.
DCMTO REFER.
NRO.DCMTO REFERENCIA
TIPO TASA
Estn remarcados con rojo: diferencia, la cual debe quedar en cero (0) para poder finalizar el comprobante y el botn Finalizar comprobante a Finalizado (F) para cambiar la situacin del
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Para poder usar esta opcin debe configurarse previamente en el mdulo MANTENIMIENTO PARAMETROS COMPRAS los campos remarcados con rojo:
(a) Creacin de la Cabecera del Comprobante La cabecera es idntica a la de Comprobante Estndar sin Conversin (b) Creacin del Detalle del Comprobante Luego de llenar los datos de la cabecera y pulsar el botn Guardar el sistema mostrar la ventana de registro del asiento contable.
Para aquellos documentos que van al Registro de Compras deber ingresarlos pulsando el botn , el cual mostrar una ventana adicional para su registro, tal como la que se muestra a continuacin.
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Al pulsar el botn Guardar, el sistema retornar a la ventana inicial (detalle del comprobante) con el registro generado. Si hubieran documentos que NO van al registro de compras podr ingresarlos a travs de esta ventana. De igual manera para la cancelacin de los documentos ingresados, tal como podr observar en la imagen de ejemplo:
Nota:
Los recibos por honorarios no se ingresan en esta opcin. Deben ingresarse exclusivamente a travs de la opcin COMPROBANTE HONORARIOS.
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(b) Creacin del Detalle del Comprobante El detalle del asiento se genera creando la cuenta 42X con el importe total. El usuario deber afectar la cuenta de gasto. Los campos del detalle son idnticos al de Comprobante Compras.
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Elegir la cuenta por cobrar. El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir tanto en la Tabla General 02 Subdiarios como en el mantenimiento parmetros ventas. Si seleccion Numeracin Automtica S, no podr ingresar nada. Si seleccion Numeracin Automtica No, deber ingresar el nmero del comprobante. Seleccionar con SHIF+F1 al clientes si ste se encuentra registrado en el mantenimiento de anexos (tipo C). Caso contrario podr registrarlo pulsando el botn que se encuentra al costado. Cuando se contabiliza usando el anexo Clientes Varios, se puede editar el nombre.
COMPROBANTE
CD. CLIENTE
RUC
El sistema muestra el RUC del cliente seleccionado despus de pulsar la tecla Enter. Si se utiliza el cdigo de Clientes Varios, registrar adems el RUC o DNI del proveedor. El campo RUC valida que existan 11 caracteres, en caso de registrar DNI dejar 3 espacios adelante para que el sistema lo valide. Este campo nunca puede estar vaco.
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TIPO DCMTO
Seleccionar tipo de documento. El nmero debe ser registrado con su respectivo nmero de serie. En caso se contabilice una Nota de Crdito o Dbito se activar el botn:
- MANTENIMIENTO DE DOCUMENTO DE REFERENCIA. Pulsar este botn para ingresar los datos de documento al que hace referencia la Nota de Crdito o Dbito.
Los datos a ingresar son: tipo de documento, nmero de documento, fecha del documento, IGV y base imponible.
NUM. DCMTO
AREA
Seleccione rea segn tabla general 26. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Area en el mantenimiento del plan de cuentas. Pulse las teclas SHIFT+F1 para seleccionar anexo de referencia. Este campo se activar si la cuenta tiene configurado Tipo Anexo Referencia en el mantenimiento del plan de cuentas. Fecha del comprobante en formato da/mes/ao a 2 dgitos. En la conversin de dlares a soles y viceversa se usa esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. La fecha puede ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (proceso de consolidacin definitivo). La fecha de vencimiento del documento en formato da/mes/ ao. Este campo siempre est activo. Es obligatorio poner fecha de vencimiento para los documentos que as lo requieran como es el caso de los recibos por Servicio Pblico Centro de costo registrado en la tabla general 05. Este campo se activar si la cuenta tiene check de centro de costo en el mantenimiento del plan de cuentas. Tasa del IGV. Este campo se activar con la tasa del IGV registrada en la clave TIGV1 en el mantenimiento parmetros ventas.
ANEXO REFER.
FECHA EMISIN
FECHA VMTO
CENTRO COSTO
TIPO IGV
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TASA IGV
TIPO CONVERSION
TIPO CAMBIO
FECHA CAMBIO
GLOSA COMPROB.
Esta glosa es general para todo el comprobante (hasta 30 caracteres). Por defecto el sistema genera una glosa automtica bajo el formato [NOMBRE DEL ANEXO][,] [TIPO DCMTO. REF.][NRO. DOC. REF.]
GLOSA DETALLE
Glosa del movimiento, por cada lnea (hasta 30 caracteres). Por defecto el sistema genera una glosa automtica bajo el formato [NOMBRE DEL ANEXO][,] [TIPO DCMTO. REF.][NRO. DOC. REF.]
Seleccionar cuenta de ventas a la que ir destinada la operacin. El sistema ir acumulando Total de cuentas de la clase 70 consideradas para el asiento. Este campo acumula el total de ventas (valor venta). Sirve para ingresar un anexo a la cuenta de ventas. Este botn se activa si la clase 70X tiene configurado Tipo de Anexo en el mantenimiento plan de cuentas.
VENTAS TOTAL
DESCUENTO
Se informar el importe y el anexo siempre y cuando la cuenta est especificada en el mantenimiento parmetros ventas. Se informar el importe y el anexo del ISC siempre y cuando est especificada en el mantenimiento parmetros ventas. Importe del Impuesto General a las Ventas. Este importe abonar o debitar (segn sea el caso) la cuenta del IGV previamente registrada en el mantenimiento parmetros ventas. No se requiere para boletas o tickets ya que el sistema lo calcula. Se informar el importe y el anexo de otros no base siempre y cuando est especificada en el mantenimiento parmetros ventas.
I.S.C.
I.G.V.
OTROS NO BASE
TOTAL
Importe total calculado por el sistema (valor vta. + descuento + ISC + IGV + otros no base).
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S: El sistema guardar el comprobante en situacin Pendiente (P) y mostrar una siguiente ventana con el detalle del asiento. No: El sistema no guardar el comprobante pero mantendr abierta la ventana de registro del comprobante Cancelar: El sistema cerrar la ventana de registro del comprobante.
(b) Creacin del Detalle del Comprobante Despus de registrada la informacin anterior el sistema genera automticamente el asiento de ventas. En la siguiente pantalla se permitir registrar informacin contable adicional o modificar la ya existente. El sistema genera el asiento contable cuadrado, el usuario deber finalizar el comprobante pulsando el botn .
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Elegir la cuenta de honorarios. El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir tanto en la Tabla General 02 Subdiarios como en el mantenimiento parmetros honorarios. Si seleccion Numeracin Automtica S, no podr ingresar nada. Si seleccion Numeracin Automtica No, deber ingresar el nmero del comprobante. Fecha del comprobante en formato da/mes/ao a 2 dgitos. En la conversin de dlares a soles y viceversa se usa esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. La fecha puede ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (proceso de consolidacin definitivo). Centro de costo registrado en la tabla general 05. Este campo se activar si la cuenta tiene check de centro de costo en el mantenimiento del plan de cuentas. Pulse las teclas SHIFT+F1 para seleccionar anexo de referencia. Este campo se activar si la cuenta tiene configurado Tipo Anexo Referencia en el mantenimiento del plan de cuentas. Seleccionar con SHIF+F1 al proveedor si ste se encuentra registrado en el mantenimiento de anexos (tipo H). El sistema muestra el RUC del prestador de servicios seleccionado despus de pulsar la tecla Enter.
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
CENTRO COSTO
ANEXO REFER.
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FECHA EMISIN IMP. HONORARIO RET. RTA. 4TA RET. SOLIDARIDAD IMPORTE NETO TIPO CONVERSION
TIPO CAMBIO
FECHA CAMBIO
GLOSA COMPROB.
Esta glosa es general para todo el comprobante (hasta 30 caracteres). Por defecto el sistema genera una glosa automtica bajo el formato [NOMBRE DEL ANEXO][,] [TIPO DCMTO. REF.][NRO. DOC. REF.]
GLOSA DETALLE
Glosa del movimiento, por cada lnea (hasta 30 caracteres). Por defecto el sistema genera una glosa automtica bajo el formato [NOMBRE DEL ANEXO][,] [TIPO DCMTO. REF.][NRO. DOC. REF.]
(b) Creacin del Detalle del Comprobante Despus de registrada la informacin anterior el sistema mostrar la siguiente pantalla en la cual se permitir registrar informacin contable adicional o modificar la ya existente. El sistema genera el asiento contable cuadrado, el usuario deber finalizar el comprobante pulsando el botn .
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Para las SALIDAS se podran registrar por ejemplo los siguientes movimientos: 1 = TRANSFERENCIA BANCARIA 2 = PAGO A PROVEEDORES
Seleccionar si es entrada (E) o salida (S). Correlativo a 2 dgitos. Seleccionar documento previamente registrado en tabla 15. Correlativo a 1 dgito. Breve descripcin de la cuenta. Campo alfanumrico a 10 caracteres. Cuenta que carga o abona a la 10 segn sea entrada o salida.
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TIPO LINEA
Varias lneas para ingresar el detalle de la contracuenta de la 10X. Si se eligi esta configuracin al momento de registrar el detalle del comprobante el sistema mostrar la siguiente ventana:
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SUBDIARIO
El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir tanto en la Tabla General 02 como en la tabla general 42. Si seleccion Numeracin Automtica S, no podr ingresar nada. Si seleccion Numeracin Automtica No, deber ingresar el nmero del comprobante. Fecha del comprobante en formato da/mes/ao a 2 dgitos. En la conversin de dlares a soles y viceversa se usa esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. La fecha puede ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (proceso de consolidacin definitivo). Debe indicarse el tipo de conversin que se usa para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos de conversin estn definidos en la tabla general 17. Slo se ingresa si se escoge Tipo de Conversin C, caso contrario el sistema lo lee de la tabla de tipo de cambio, Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambio (Tabla tipo de cambio) cuando el Tipo de Conversin es F. Slo se activa cuando el Tipo de Conversin es F y sirve para definir si el tipo de cambio a buscar ser el de compra o venta.
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
TIPO CONVERSION
TIPO CAMBIO
FECHA CAMBIO
GLOSA CABECERA
GLOSA MOVIMIENTO Ingresar la glosa que se guardar para el movimiento de la cuenta 10X. CTA BANCO MONEDA Seleccionar el banco con SHIFT+F1. La moneda de la cuenta 10X a la que est amarrada el banco. Dicho banco deber estar creado correctamente en el mantenimiento bancos. Seleccionar transaccin: entrada (E) o una salida (S) del banco. Seleccionar tipo de movimiento. Esto generar el destino a la contracuenta de la 10 configurada en el mantenimiento movimientos bancos. Pulse las teclas SHIFT+F1 para seleccionar anexo de referencia. Este campo se activar si la cuenta tiene configurado Tipo Anexo Referencia en el mantenimiento del plan de cuentas. El sistema lee el tipo de documento configurado en el mantenimiento movimientos bancos. Fecha de emisin del documento. Seleccione rea segn tabla general 26. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Area en el mantenimiento del plan de cuentas. Centro de costo registrado en la tabla general 05. Este campo se activar si la cuenta tiene check de centro de costo en el mantenimiento del plan de cuentas. Se habilitar si la cuenta tiene el check de tipo de medio de pago en la cuenta bancos 10X.
TRANSACCION
ANEXO REFER.
DOCUMENTO
CENTRO COSTO
TIPO PAGO
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TOTAL
El campo total grabar automticamente la sumatoria de los importes registrados en Conceptos. Este botn sirve para registrar los conceptos que se grabarn en la contracuenta de la 10X configurada en el mantenimiento movimientos bancos. Luego de ingresar el detalle pulsar el botn
CONCEPTOS
Si el importe total de los conceptos es correcto pulse el botn y el sistema mostrar el detalle del asiento generado automticamente. El usuario deber finalizar el comprobante pulsando el botn .
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SUBDIARIO
El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir tanto en la Tabla General 02 Subdiarios. Si seleccion Numeracin Automtica S, no podr ingresar nada. Si seleccion Numeracin Automtica No, deber ingresar el nmero del comprobante. Seleccionar con SHIFT+F1 el banco de donde sale el cheque. Digitar el nmero de cheque, el sistema valida que el nmero no se repita. Seleccione rea segn tabla general 26. Este campo se activar si la cuenta tiene el check de Area en el mantenimiento del plan de cuentas. Centro de costo registrado en la tabla general 05. Este campo se activar si la cuenta tiene check de centro de costo en el mantenimiento del plan de cuentas. Se habilitar si la cuenta tiene el check de tipo de medio de pago en la cuenta bancos 10X.
COMPROBANTE
AREA
CENTRO COSTO
TIPO PAGO
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GIRADO A
TIPO CAMBIO
FECHA CAMBIO
(b) Creacin del Detalle del Comprobante Luego de ingresar los datos de la cabecera, el sistema genera automticamente el detalle del asiento con la cuenta 10X. El usuario deber cuadrar el asiento ingresando la contrapartida. Un vez cuadrado el comprobante el usuario deber finalizarlo pulsando el botn .
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(a) Creacin de la Cabecera del Comprobante La pantalla es la misma que en la opcin anterior: Comprobantes Cheques. (b) Creacin del Detalle del Comprobante A diferencia de la opcin anterior, en vez de ingresar la contracuenta de la 10 hay que seleccionar el CONCEPTO (descripcin de la contrapartida configurada en tabla 60).
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INCLUYE CONCEPTO Check si se desea ver el concepto del cheque. Luego, pulsar el botn para ver el reporte en pantalla:
FECHA INICIAL/FINAL Digitar fecha inicial y final en formato dd/mm/aa T. ANEXO ANEXO INICIAL T. ANEXO ANEXO FINAL Seleccionar tipo de anexo. SHIFT+F1 para seleccionar anexo inicial. Seleccionar tipo de anexo 2 (puede ser igual al anterior) SHIFT+F1 para seleccionar anexo final (puede ser igual al inicial).
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SHIFT+F1 para seleccionar la cuenta bancaria. SHIFT+F1 para seleccionar el cheque inicial. SHIFT+F1 para seleccionar el cheque final (diferente, si se desea imprimir varios cheques en el cheque-voucher; igual al inicial si slo se va a imprimir un cheque) para ver el reporte en pantalla:
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Sistema: Concar CB versin 2011.07 | Doc. Versin: 1.0 | Actualizado el: 27/09/2011
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Elegir la cuenta por pagar. El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir tanto en la Tabla General 02 Subdiarios como en el mantenimiento parmetros compras. Si seleccion Numeracin Automtica S, no podr ingresar nada. Si seleccion Numeracin Automtica No, deber ingresar el nmero del comprobante. Fecha del comprobante en formato da/mes/ao a 2 dgitos. En la conversin de dlares a soles y viceversa se usa esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. La fecha puede ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (proceso de consolidacin definitivo).
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
CENTRO COSTO
Centro de costo registrado en la tabla general 05. Este campo se activar si la cuenta tiene check de centro de costo en el mantenimiento del plan de cuentas.
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- MANTENIMIENTO DE DOCUMENTO DE REFERENCIA. Pulsar este botn para ingresar los datos de documento al que hace referencia la Nota de Crdito o Dbito. Los datos a ingresar son los siguientes:
La fecha de emisin del documento en formato da/mes/ao. La fecha de vencimiento del documento en formato da/mes/ ao. Este campo siempre est activo. Es obligatorio poner fecha de vencimiento para los documentos que as lo requieran como es el caso de los recibos por Servicio Pblico. Importe de Impuesto Selectivo al Consumo. Este campo slo se activar si se registr la cuenta del ISC en el mantenimiento parmetros compras. Importe del Impuesto General a las Ventas. Este importe abonar o debitar (segn sea el caso) la cuenta del IGV previamente registrada en el mantenimiento parmetros compras.
ISC
IGV
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TIPO CONVERSION
Debe indicarse el tipo de conversin que se usa para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos de conversin estn definidos en la tabla general 17. Slo se ingresa si se escoge Tipo de Conversin C, caso contrario el sistema lo lee de la tabla de tipo de cambio, Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambio (Tabla tipo de cambio) cuando el Tipo de Conversin es F. Slo se activa cuando el Tipo de Conversin es F y sirve para definir si el tipo de cambio a buscar ser el de compra o venta.
TIPO CAMBIO
FECHA CAMBIO
GLOSA COMPROB.
Esta glosa es general para todo el comprobante (hasta 30 caracteres). Por defecto el sistema genera una glosa automtica bajo el formato [NOMBRE DEL ANEXO][,] [TIPO DCMTO. REF.][NRO. DOC. REF.] Glosa del movimiento, por cada lnea (hasta 30 caracteres). Por defecto el sistema genera una glosa automtica bajo el formato [NOMBRE DEL ANEXO][,] [TIPO DCMTO. REF.][NRO. DOC. REF.]
GLOSA MOVIMI.
Luego de ingresar los datos arriba mencionados pulsar el botn ,el sistema muestra la pantalla Partes Orden de compra CTMOVI39 en las que figuran los partes de entrada por compra originados por atenciones del proveedor.
Sistema: Concar CB versin 2011.07 | Doc. Versin: 1.0 | Actualizado el: 27/09/2011
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1. Seleccionar Parte(s) de entrada a contabilizar 2. Dar continuar, el sistema muestra la siguiente ventana para confirmar los montos registrados
3. Presionar botn Grabar. 4. El sistema mostrar la pantalla Detalle de Comprobante en la que se muestra el detalle del comprobante.
Sistema: Concar CB versin 2011.07 | Doc. Versin: 1.0 | Actualizado el: 27/09/2011
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MES (MM)
Digitar mes a 2 dgitos. El mes 00 muestra todos los comprobantes ingresados en el ao. Subdiario en el cual se registr el comprobante. Nmero de comprobante. Fecha del comprobante. Moneda del comprobante. Total del comprobante. Glosa general del comprobante. Esta columna indica si el comprobante es CON CONVERSION (S) o SIN CONVERSION (N). PENDIENTE (P): Los comprobantes cuyos asientos contables se encuentren descuadrados se pueden guardar mas no finalizar, estos comprobantes se guardan bajo la situacin P lo cual significa que el sistema no los contabiliza. FINALIZADO (F): Para que el comprobante sea contabilizado deber encontrarse en situacin F.
SITUA
SUB-COMPROB
Sistema: Concar CB versin 2011.07 | Doc. Versin: 1.0 | Actualizado el: 27/09/2011
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Sistema: Concar CB versin 2011.07 | Doc. Versin: 1.0 | Actualizado el: 27/09/2011
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Sistema: Concar CB versin 2011.07 | Doc. Versin: 1.0 | Actualizado el: 27/09/2011
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= 2 registros
Sistema: Concar CB versin 2011.07 | Doc. Versin: 1.0 | Actualizado el: 27/09/2011
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Sistema: Concar CB versin 2011.07 | Doc. Versin: 1.0 | Actualizado el: 27/09/2011
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Nota:
El asiento de apertura automtico se realiza bajo esta opcin si la compaa ha tenido el mismo plan de cuenta el ao anterior. Si la compaa ha trabajado con el Plan de Cuentas General Revisado el ao anterior deber hacer sus equivalencias de cuentas en el mdulo Nuevo PCGE para posteriormente generar el asiento de apertura automtico en el mismo mdulo.
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US US
Como se observa, el asiento del 30-01-11 al igual que el abono del 30-03-11 se realiz en dlares. El saldo del documento en la columna de dlares es 0, pero el saldo en soles es acreedor, porque se ha producido una diferencia de cambio (ganancia) de 50. Si realizamos una consulta de ANALISIS DE CUENTA, este documento ser mostrado como pendiente, ya que el saldo en dlares esta en 0, pero tiene un saldo en soles. En la prctica puede producirse la situacin inversa: que el documento este cancelado en soles, pero tenga saldo en dlares por la diferencia de cambio. El sistema detectar ambos casos y "cancelar" el saldo pendiente en dlares o soles.
Proceso de Regularizacin de Diferencia de Cambio I. CONSIDERACIONES PREVIAS AL PROCESO: Verificar la correcta configuracin de la tabla general 55 - PARMETROS PARA REGULARIZACION POR DIFERENCIA DE CAMBIO. Verificar que exista el subdiario 55 en la tabla general 02 SUBDIARIOS. Consolidar el mes en que se est efectuando el proceso de regularizacin.
II. PASOS PARA EL PROCESO DE REGULARIZACION Paso1.- Generar la diferencia de cambio: Comprobantes \ Asientos Automticos \ Regularizacin por Diferencia de Cambio \ Genera Diferencia El sistema crea un archivo con los saldos de documentos por regularizar. Estos documentos corresponden a los indicados en la Tabla General 55, y que tienen el saldo en dlares en 0 y saldo pendiente en soles o viceversa.
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Paso2.- Generar asiento contable: Comprobantes \ Asientos Automticos \ Regularizacin por Diferencia de Cambio \ Genera Asiento
El sistema crea un asiento automtico en el subdiario 55 con los siguientes nmeros de comprobantes: o o MM0001 DLARES MM0002 SOLES (MM =Mes) (MM =Mes)
Nota:
Si la compaa solo tuvo movimientos en soles generar solamente el comprobante en dlares (y viceversa). OPCIONAL: Paso3.- Consultar o eliminar el asiento generado: Comprobantes \ Asientos Automticos \ Regularizacin por Diferencia de Cambio \ Consulta/Elimina Tambin se podr consultar el comprobante en la opcin CONSULTA SITUACIN COMPROBANTES (buscar subdiario 55) Paso4.- Imprimir asiento generado: Comprobantes \ Asientos Automticos \ Regularizacin por Diferencia de Cambio \ Imprime
Ajuste a 6/8 dgitos Ajuste por cada cdigo de anexo Ajuste por cada documento
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II. PASOS PARA EL PROCESO DE AJUSTE Paso1.- Calcular Diferencia en US y MN Comprobantes \ Asientos Automticos \ Ajuste Diferencia Cambio FASB52\ Clculo Diferencia en US y MN El sistema crea un archivo con los importes por ajustar de cada cuenta. Estas cuentas corresponden a las indicadas en la Tabla General 58, y que tienen el saldo mayor a 0. El sistema crea registros segn el nivel de saldo: o Nivel 1 .- Un registro por cuenta o Nivel 2 .- Un registro por cada anexo o Nivel 3.- Un registro por cada documento pendiente
Paso2.- Generar asiento contable: Comprobantes \ Asientos Automticos \ Regularizacin por Diferencia de Cambio \ Genera Asiento
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Nota:
Si la compaa solo tuvo movimientos en soles generar solamente el comprobante en dlares (y viceversa).
OPCIONAL: Paso3.- Consultar el asiento generado: Comprobantes \ Asientos Automticos \ Regularizacin por Diferencia de Cambio \ Consulta Ajuste Tambin se podr consultar el comprobante en la opcin CONSULTA SITUACIN COMPROBANTES (buscar subdiario 56) Paso4.- Imprimir asiento generado: Comprobantes \ Asientos Automticos \ Regularizacin por Diferencia de Cambio \ Imprime Ajuste.
II. PASOS PARA EL PROCESO DE AJUSTE Paso1.- Imprimir libros contables excepto Libro Mayor y Diario. Antes de generar los asientos de cierre imprima todos los libros contables as como otros reportes y despus de generar el ltimo asiento de cierre imprima los libros Mayor y Diario. Paso2.- Generar asiento de cierre en forma secuencial asiento por asiento Comprobantes Asientos Automticos Nacional y Dlares) Asiento de Cierre (seleccione Un asiento en M.
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SHIFT + F1 para seleccionar en forma secuencial desde el asiento 001 hasta el ltimo asiento.
Paso3.- Consolidar por cada asiento que se genere, al mes de diciembre. Consolidacin Proceso Consolidacin (previo) Paso4.- Ingresar el Resultado del Ejercicio Lo asientos 13 y 14, deben de realizarse en forma manual si es que se tiene UTILIDAD por la opcin (COMPROBANTE ESTANDAR SIN CONVERSIN, NUMERACIN MANUAL, SUBDIARIO 99 ASIENTOS DE CIERRE) Si el resultado del Ejercicio es PERDIDA no se hacen los asientos 13, ni 14. Paso5.- Generar el asiento 15 y 16 en forma automtica Comprobantes Asientos Automticos Asiento de Cierre. Paso6.- Hacer consolidacin definitiva Consolidacin Proceso Consolidacin (definitivo) Paso7.- Generar Asiento de Apertura Asientos Automticos Asiento de Apertura Paso8.- Reaperturar Diciembre Consolidacin Reapertura Mes contable En nueva fecha de consolidacin ingrese 30/11/AA curso. ; donde AA= Ao en
Paso9.- Generar asiento de cierre 17 - Saldar Activo, Pasivo y Patrimonio Comprobantes Asientos Automticos Asiento de Cierre. Paso10.- Consolidar en definitivo en diciembre (fin del proceso de cierre) Consolidacin Proceso Consolidacin (definitivo)
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2.3. CONSOLIDACIN
Esta opcin se encarga de procesar los comprobantes de un mes contable para permitir consultar e imprimir los estados financieros y reportes actualizados a dicho mes. En este proceso de consolidacin se realizan verificaciones y actualizaciones que permiten disponer de la informacin actualizada y precisa. El proceso de consolidacin se puede realizar diariamente, procesndose los comprobantes del mes registrados hasta fecha, permitindose de esta manera disponer de informacin de saldos hasta dicha fecha. Antes de realizar el cierre el sistema verifica que no existan comprobantes sin finalizar del mes de proceso. Los pasos detallados que se realizan en el proceso mensual pueden observarse a continuacin.
S: El usuario podr digitar el mes a consolidar. No: El sistema har la consolidacin en el mes que consolid la ltima vez. Cancelar: El sistema cerrar la ventana de consolidacin.
El sistema nos muestra dos opciones de consolidacin, el previo y el definitivo. El proceso previo no cierra el mes de proceso ms el definitivo si bloquea automticamente el Registro de comprobantes del mes procesado.
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Digite mes a 2 dgitos. PREVIO, el sistema consolidar sin cerrar el mes. DEFINITIVO, el sistema consolidar y cerrar el mes.
(b) Modificar o registrar los comprobantes del mes ya reabierto. (c) Realizar el proceso de consolidacin del mes reabierto.
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Digite mes a 2 dgitos. Fecha de la ltima consolidacin. Hora de la ltima consolidacin. Usuario que realiz la consolidacin. PREVIO, el mes est abierto (se consolid en previo). DEFINITIVO, el mes est cerrado (se consolid en definitivo).
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2.4. REPORTES
Este mdulo nos permite emitir los reportes de resultado en base a los datos ya ingresados en los asientos contables. Para visualizar estos reportes deber realizar previamente el PROCESO DE CONSOLIDACION excepto para ver los registros de compras y ventas que tienen su propio proceso: GENERA ARCHIVO MENSUAL. Todos los reportes pueden ser visualizados en la pantalla antes de ser impresos. Tambin es posible archivarlos en disco para posteriormente imprimirlos o importarlos a cualquier hoja de clculo (Ej., Excel, Word, etc.) sin tener que reprocesar el mes. Como el CONCAR es bimoneda, los reportes pueden ser emitidos en dlares o soles, segn la moneda que indique el usuario.
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(b) Comprobacin a 2/3/4 dgitos Emite el balance de comprobacin a nivel de ttulos de cuentas 2, 3 y 4 dgitos.
Tipo de cuenta (2,3 4 dgitos) Seleccione moneda. Similar a pulsar la tecla Enter 1 o 2 veces. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte.
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(c) Saldos en Dlares y M. Nacional Emite el balance de comprobacin a nivel de cuenta registral tanto en soles como en moneda extranjera.
Rango de cuentas a mostrar en el reporte. Similar a pulsar la tecla Enter 1 o 2 veces. Incluye el tipo de cambio en la ltima columna. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte.
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(d) Sumas y Saldos Es la hoja de trabajo de contabilidad en el cual se ve el balance, el estado de ganancias y prdidas por funcin y naturaleza y el libro de inventarios. El reporte hace resumen a nivel de ttulos y subttulos (2/3/4 dgitos) o a nivel de cuenta registral.
Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Check para incluir cuentas de orden. - A 80 columnas parte el reporte para que entre en el ancho del pape continuo chico - A 132 columnas imprime todo el reporte a lo largo.
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(e) Comprobacin a 8 dgitos Emite el balance de comprobacin con al particularidad de agrupar las cuentas a dos dgitos.
Rango de cuentas a mostrar en el reporte. Seleccione moneda. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte.
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IDIOMA
Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccione formato de balance: Formato Estndar Formato Alterno (opcional, definido por el usuario) Formato 3.1. Libro de Inventarios y Balances Balance General Seleccione idioma: Espaol Ingls (imprime ttulo del reporte en ingls)
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Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccione formato de balance: Formato Estndar Formato Alterno (opcional, definido por el usuario)
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Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccione formato de balance: Formato Estndar Formato Alterno (opcional, definido por el usuario)
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TIPO FORMULARIO
Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccione formato de balance: Formato Estndar Formato Alterno (opcional, definido por el usuario) - A 80 columnas parte el reporte para que entre en el ancho del papel continuo chico. - A 132 columnas imprime todo el reporte a lo largo.
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IDIOMA
Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccione formato de balance: Formato Estndar Formato Alterno (opcional, definido por el usuario) Seleccione idioma: Espaol Ingls (imprime ttulo del reporte en ingls)
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IDIOMA
Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccione formato de balance: Formato Estndar Formato Alterno (opcional, definido por el usuario) Formato 3.20 Libro de Inventarios y Balances Estado de Ganancias y Prdidas por Funcin. Seleccione idioma: Espaol Ingls (imprime ttulo del reporte en ingls) Seleccionar si desea ver el reporte por Funcin o por Naturaleza Seleccionar si desea ver el reporte por slo del mes de consulta, del acumulado hasta el mes de consulta o ambos.
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Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccionar si desea ver el reporte por Funcin o por Naturaleza Seleccione formato de balance: Formato Estndar Formato Alterno (opcional, definido por el usuario)
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Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccionar si desea ver el reporte por Funcin o por Naturaleza - A 80 columnas parte el reporte para que entre en el ancho del papel continuo chico. - A 132 columnas imprime todo el reporte a lo largo.
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IDIOMA
Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccione formato de balance: Formato Estndar Formato Alterno (opcional, definido por el usuario) Formato 3.20 Libro de Inventarios y Balances Estado de Ganancias y Prdidas por Funcin. Seleccione idioma: Espaol Ingls (imprime ttulo del reporte en ingls) Seleccionar si desea ver el reporte por Funcin o por Naturaleza Seleccionar si desea ver el reporte por slo del mes de consulta, del acumulado hasta el mes de consulta o ambos.
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Consideraciones Previas:
Configurar tabla general 04 TITULOS DE CENTROS DE COSTO o Para sacar el estado de Gan. y Prdidas por Naturaleza: Cdigo GYP13-XX o Para sacar el estado de Gan. y Prdidas por Funcin: Cdigo GYP11-XX Donde: XX es el cdigo de la lnea (a 2 dgitos). Adicionalmente se puede agregar la descripcin de la lnea en la posicin 15.
CODIGO
DESCRIPCION 1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 ---------------------------------------------------------------------04 TITULOS DE CENTROS DE COSTOS -------- -----------------------------------------------------------GYP11-XX XX DESCRIPCION LINEA GYP13-XX XX DESCRIPCION LINEA
En la tabla general 05 debe ingresar los centros de costos, pero para hacer la relacin con la lnea, los 2 primeros dgitos del cdigo del centro de costo debe coincidir con los 2 primeros dgitos de la lnea. Por ejemplo:
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2.4.3. Costos 2.4.3.1. Centro de Costos (a) Centro de Costo por Rubro-Cuenta
Imprime los gastos incurridos en un mes seleccionado por cada centro costo. Los datos son mostrados a nivel de cuenta a nivel de ttulos (2 dgitos) y a nivel de cuenta registral.
Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccione rango de centros de costos a ver en el reporte. Marcar si desea ver los subtotales por Rubro o por Cuenta.
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Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccione rango de centros de costos a ver en el reporte.
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Seleccione rango de centros de costos a ver en el reporte. Seleccione rango de cuentas a visualizar en el reporte. Marcar si desea imprimir la glosa general, la del movimiento o ambas. Marcar con un check en Cambiar signo en D/H para mostrar los saldos con signo contrario.
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Seleccione moneda para visualizar balance. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccione rango de centros de costos a ver en el reporte. Marcar con un check en Cambiar signo en D/H para mostrar los saldos con signo contrario.
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TIPO ANEXO CTA. INICIAL/ FINAL ANEX. INICIAL/FINAL C.C. INICIAL/ FINAL FEC. INICIAL/FINAL
Seleccione el tipo de anexo que mueve la cuenta. Seleccione rango de cuentas (relacionadas al anexo). Seleccione el rango de anexos a ver en el reporte. Seleccione rango de centros de costos a ver en el reporte. Seleccione rango de fechas a considerar en el reporte.
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Seleccione moneda MN o US. Mes (2 dgitos) a consultar en el reporte. Seleccione rango de centros de costos a ver en el reporte. Marque si desea ver slo el movimiento del mes o el acumulado al mes de consulta.
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MONEDA Seleccione moneda MN o US SUBD. INICIAL/FINAL Seleccione el rango de subdiarios (todos) a mostrar en el reporte.
MES Mes de la consolidacin (acumula hasta el mes consolidado). SUBD. INICIAL/FINAL Seleccione el rango de subdiarios (todos) a mostrar en el reporte. MONEDA Seleccione moneda MN o US
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Mes de la consolidacin (acumula hasta el mes consolidado). Seleccione moneda MN o US. Seleccione el rango de cuentas (todas) a mostrar en el reporte.
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Cdigo ingresado en Mantenimiento Parmetros Ventas. Check para que el sistema recalcule automticamente la base imponible. Funciona si est marcado RECALCULA B.I. adicionando a la B.I. los centavos que sobran de inafecto (hasta el tope indicado) por efectos del recalculo automtico.
CENTAVOS AJUSTE
MES:
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MES
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Consideraciones Previas:
Todas las cuentas que van a ser reflejadas en el Estado de Flujo de Efectivo deben tener el check activado en rea. Verificar la existencia de la TABLA 27 - ACTIVIDAD DE FLUJO DE EFECTIVO. Configurar la TABLA 26 TABLA DE AREAS (son los rubros de las reas del Estado de Flujo de Efectivo) Tomando en cuenta las consideraciones previas, el usuario deber configurar el reporte en el MANTENIMIENTO DE FLUJO DE EFECTIVO.
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El cdigo de rubro seleccionado. Es la descripcin del rubro Es la actividad a la que pertenece el rubro (ver tabla general 27)
SIGNO
Es el signo del rubro: (+) o (-) + Ms Si es un ingreso de efectivo - Menos Si es una salida de efectivo para grabar el ttulo del rubro. para finalizar de guardar la informacin general del rubro.
2. Pulse
3. Presionar el botn
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Pulse el botn Crear>> e ingrese los siguientes datos: AREA DESCRIPCIN Seleccionar el rea (ver tabla general 26) Pulsar Enter para jalar la descripcin del rea seleccionada. Tambin podr editarla si as lo desea. Presionar el botn para grabar y seguir asignando reas.
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Consideraciones Adicionales:
Los rubros que tienen los dos ltimos dgitos 00 deben ser considerados TITULOS, no manejan importes; por lo tanto no asignarles reas. Los rubros que tienen los dos ltimos dgitos 99 deben ser considerados como totales, por lo tanto no asignarles reas. Por ejemplo el sistema sumar en el rubro 1199 a todos los rubros creados desde 1101 hasta 1198 Se deben ingresar los siguientes rubros pero sin reas o 2001Aumento (Disminucin) Neto de Efectivo y Equivalente de Efectivo, La suma de las 3 actividades: operacin, inversin y financiamiento. o 2101B Saldo Efect y Equiv. Efectivo al Inicio del Ejerc.1101. En el rubro 2101B se debe ingresar despus de la descripcin en la posicin 57 el rubro de Caja y Bancos (Tabla 10 Generales). El monto que acumula es el Saldo Inicial de Caja y Bancos de Apertura de acuerdo a la configuracin del formato de Balances (Tabla 10 Generales), tomando los movimiento del rubro en este caso 1101 de Caja y Bancos al iniciar el ejercicio 01 de Enero del ao en proceso. o 2101G Resultado por Expos. a Inflacin Ejercicio 1625. En el rubro 2101G se debe ingresar despus de la descripcin en la posicin 57 el rubro. Del REI del Ejercicio de Ganancias y Perdidas por funcin (Tabla 11 Generales) El monto que acumula es de acuerdo a la configuracin del formato de Ganancias y Perdidas por funcin ( Tabla 11 Generales ), tomando los movimientos en este caso del rubro 1625 R.E.I. de acuerdo al rango seleccionado en el reporte (mensual o acumulada).
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Consideraciones Previas
Crear en la Tabla General 07 TIPO DE ANEXO el tipo de anexo N CONCEPTOS PATRIMONIALES. Crear anexos tipo N. El CONCAR contiene por defectos los conceptos patrimoniales de mayor uso. Configurar las cuentas de la clase 5 de Patrimonio para que trabajen con Anexo tipo N
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2.4.12. Bancos
Este reporte muestra los ingresos, egresos y saldos de las cuentas corrientes.
Digite la fecha para la consulta de saldo Seleccione MN, US o XX (todas las monedas).
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Ingresar el rango de fechas a ver en el reporte. Ingresar el rango de cuentas a visualizar en el reporte.
Consideraciones Previas:
Configurar la TABLA GENERAL 71 REPORTE DE INGRESOS Y GASTOS. Actualizar las Cuantas Contables correspondientes (Formatos / Alternos / Ingresos y gastos) con los rubros generados en la tabla 71
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Digitar el mes del reporte. Rango de cuentas a ver en el reporte. Seleccione moneda MN o US.
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Formato 3.2 Libro de Inventarios y Balances Detalle del Saldo de la Cuenta 10 Caja y Bancos Formato 3.3 Libro de Inventarios y Balances Detalle del Saldo de la Cuenta 12 Clientes Formato 3.4 Libro de Inventarios y Balances Detalle del Saldo de la Cuenta 14 Cuentas x Cobrar Accionistas Formato 3.5 Libro de Inventarios y Balances Detalle del Saldo de la Cuenta 16 Cuentas x Cobrar Diversas Formato 3.6 Libro de Inventarios y Balances Detalle del Saldo de la Cuenta 19 Provisin Cuentas Cobranza Dudosa Formato 3.11 Libro de Inventarios y Balances Detalle del Saldo de la Cuenta 41 Remuneraciones x Pagar Formato 3.12 Libro de Inventarios y Balances Detalle del Saldo de la Cuenta 42 Proveedores Formato 3.13 Libro de Inventarios y Balances Detalle del Saldo de la Cuenta 46 Cuentas por Pagar Diversas Formato 3.14 Libro de Inventarios y Balances Beneficios Sociales Trabajadores Formato 3.17 Libro de Inventarios y Balances Balance de Comprobacin
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2.4.16. Ratios
Esta opcin sirve para emitir ratios definidos por el cliente.La frmula del ratio se ingresa en el MANTENIMIENTO DE RATIOS.
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Correlativo a partir del 01. Frmula del ratio. Tambin puede ingresarse los operandos necesarios para la frmula (ver Secuencia de tems). Pulse el botn para ayuda de cmo ingresar una frmula. Breve descripcin.
( ) Parntesis - Separadores de Frmulas / Divisin * Multiplicacin + Suma - Resta Rubros B F N C V Balance Ej. B1101 Rubro Caja y Bancos Gan. Y Perdidas por Funcin Ej. F1101 Rubro de Ventas Gan. Y Perdidas por Naturaleza Ej. N1105 Produccin del Ejercicio Cuentas Balance Ej. C12101Cuenta Facturas X Cobrar Nmeros Ej. V5.51
Secuencia de tems Se usa para especificar una frmula extensa particionndola en varios tems. Por ejemplo: tem Frmula 01 | B1110 02 | B2110 03 | I01/I02 Se antecede el prefijo I para indicar que es un tem
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Este reporte se muestra en una hoja de clculo de Excel para lo cual deber apretar el botn
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Pendientes Contable: Comprobantes con saldo en soles o dlares. Pendientes x Regularizar: Comprobantes que han sido cancelados totalmente en una fecha diferente a la de su provisin. Pendientes: Considera los pendientes contables y por regularizar. Pendientes y Cancelados: Considera los documentos pendientes y cancelados. Rango de Cuentas: Es posible seleccionar las cuentas contables desde la 12X hasta la 47X.
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De acuerdo a la fecha de vencimiento (columna FECHA VCMTO) del documento y la fecha en la que se est sacando el reporte (en el ejemplo al 31/07/2011) el importe se situar en la columna correspondiente segn los das restantes a la fecha del reporte para documentos vencidos y segn los das que faltan para el vencimiento despus de la fecha del reporte si el documento todava no est vencido.
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A continuacin, se deber indicar si el saldo de la cuenta es: Anual, Mensual o Diario y el periodo de tiempo a considerar. Si los importes son muy altos, marcar la casilla Expresar en Miles.
Check Invertir Cifras, sirve para mostrar en positivo los importes que estn en negativo y viceversa. Por ejemplo: Reporte Sin Invertir Cifras
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2.6. PRESUPUESTO
Este mdulo sirve para formular un presupuesto y compararlo con el movimiento contable. El presupuesto se puede llevar por centro de costo y por cuenta. El tipo de moneda en la que se genera el presupuesto se define en: Utilitarios Parametrizacin General del Sistema.
Para configurar el presupuesto por centro de costo seleccionar Por Centro de Costo y el sistema mostrar todas las cuentas que tienen check de centro de costo en el plan de cuentas.
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Seleccionar la opcin correspondiente y la ruta donde se encuentra guardado el archivo para carga del presupuesto. Despus de realizada la carga se mostrarn los montos presupuestados en el sistema. Tambin se pueden modificar los importes cargados pulsando la tecla Enter en la celda correspondiente. Para guardar los cambios pulsar el botn .
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Si se desea llevar el presupuesto slo por cuenta contable rellenar con XXXXXX el campo Centro de Costo como se indica en la pantalla siguiente y completar los otros datos. Lo ingresado de esta manera servir para sacar reportes de presupuesto por ganancias y prdida.
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Asimismo, el reporte de ejecucin de presupuesto tambin se puede sacar a nivel de ttulos, seleccionando Cuenta a 2 3 dgitos.
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En las dos ltimas columnas del reporte: el SALDO PRESUPUESTADO A LA FECHA es negativo cuando el total acumulado ejecutado es mayor a lo presupuestado y el % PRESUP muestra el porcentaje del presupuesto que se ha ejecutado.
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3.- Crear en la tabla General 93 CONTROLES VARIOS las siguientes claves: Clave TANEP TANEA Descripcin R D
PROYECTOS PARTIDA
Para este ejemplo se han creado los tipos de anexo R y D, pero el usuario bien podra utilizar otras letras (que no utilice el sistema), las cuales debern configurarse en la tabla general 07 y 93 como se indica lneas arriba.
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4.- Configurar las cuentas contables con Tipo de Anexo PROYECTO y Tip. Anexo. Ref. PARTIDAS.
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Donde se deber ingresar lo siguiente: PROYECTO AO partida. MES Se registra el mes del proyecto/partida Ingresar el mes 00, para el indicar el inicio por proyecto por cada partida. Seleccionar una partida usando Shift+F1. Es el monto del Presupuesto en moneda de soles. Ingresar en el ao 0000 y mes 00, el presupuesto total del proyecto por cada partida Es el monto del presupuesto en moneda de dlares. Ingresar en el ao 0000 y mes 00, el presupuesto total del proyecto por cada partida Seleccionar un proyecto usando Shift+F1. Se registra el ao del proyecto por cada partida. Ingresar el ao 0000, para indicar el inicio del proyecto por cada
PARTIDA MONTO MN
MONTO US
El usuario deber ingresar por cada proyecto y partida: el ao en curso, mes del presupuesto y monto presupuestado. Al final la suma de los importes presupuestados por cada mes no debe exceder el total del presupuesto para el proyecto/partida registrado en el ao/mes 0000/00.
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Pulse el botn
para ver el mismo reporta en Excel. En el recuadro deber seleccionar el proyecto inicial y proyecto final para mostrar el reporte. stos los podr seleccionar pulsando Shift + F1.
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Consideraciones Previas:
Para la carga inicial de los movimientos contables existe una opcin especial en el men y el sistema asigna automticamente el subdiario 90. Los cheques se comparan por banco, nmero (4 ltimos dgitos) e importe. Las entregas, notas de cargo y abono se comparan por banco, fecha e importe. Cuando se produce la igualdad en la comparacin el sistema considera al movimiento como "CANCELADO". Los movimientos tanto contables como del estado de cuenta seleccionados por la opcin de conciliacin manual no entran al proceso de comparacin antes mencionado, pero si se consideran como "CANCELADOS" en el proceso de conciliacin.
Los pasos a seguir para realizar la conciliacin bancaria son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Registro del Estado de Cuenta (carga inicial y movimientos) Acumula Movimiento Contable Procesar Conciliacin Manual ** Procesar Conciliacin Preliminar Correccin Movimiento Contable Procesar Conciliacin Preliminar Verificar Conciliacin. Procesar Conciliacin Definitiva
** En el caso se desee conciliar manualmente algunos documentos, por ejemplo los correspondientes al ITF.
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Utilizar 6 dgitos, cualquier nmero del 000001 al 000099 Seleccionar con Shift + F1 Punto de partida del sistema Fecha Final = Fecha Inicial Fecha Saldo = Fecha Inicial Saldo segn Banco al 30/06/2011
Pulsar este botn para finalizar. Aqu no se registra nada. Estado de cuenta del mes El estado de cuenta del mes se ingresa a travs de la misma opcin. El sistema diferencia el estado de cuenta del mes del estado de cuenta inicial por el Nmero Estado. Para el estado de cuenta del mes el usuario deber ingresar cualquier nmero contenido entre 000100-999999. Sin embargo, por una cuestin de orden se recomienda utilizar la siguiente numeracin:
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Estado de cuenta del mes de enero: Estado de cuenta del mes de febrero: ............... Estado de cuenta del mes de diciembre:
Por ejemplo:
Enero 2011 Nmero 000100 Enero 2012 Nmero 000101 Enero 2013 Nmero 000102
Febrero 2011 Estado: Nmero Estado: 000200 Febrero 2012 Nmero Estado: 000201 Estado: Febrero 2013 Nmero Estado: 000203 Estado:
Diciembre 2011 Nmero Estado: 001200 Diciembre 2012 Nmero Estado: 001201 Diciembre 2013 Nmero Estado: 001203
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Utilizar 6 dgitos Seleccionar con Shift + F1 Fecha inicial del extracto bancario Fecha final del extracto bancario Fecha Saldo = Fecha Final Saldo segn Banco al 31/07/2011 Total cargos segn Bco. al 31/07/2011 Total abonos segn Bco. al 31/07/2011
No se ingresa. Fecha de la operacin. Referencia de la operacin. Tipo de documento. Digitar o seleccionar con Shift+F1. 4 ltimos dgitos del nro. del documento de la operacin. Debe o Haber. Se graba automticamente segn tabla general 15. Cargo o abono a la cuenta. para guardar e ingresar el siguiente movimiento.
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Pulsar el botn
Una vez ingresado todos los movimientos del extracto bancario, pulsar el botn Para ingresar un movimiento en una posicin especfica pulsar el botn e ingresar un nmero de tem segn la posicin donde se desea que vaya. Para el proceso de conciliacin bancaria no es necesario que los movimientos estn ordenados por fecha.
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Pulsar el botn
Pulsar el botn
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Antes de iniciar el proceso, el sistema mostrar un mensaje de confirmacin, pulse s para confirmar el proceso de acumulacin de movimientos contables, si despus de ello el usuario ingresa otros comprobantes de bancos deber volver a correr este mismo proceso.
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Una vez realizado este proceso, el usuario podr verificar en CONSULTA CONTROL CONCILIACION (Operacin: P= Preliminar, D= Definitivo, X= Desconciliacin).
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Los movimientos seleccionados para conciliacin manual cambiarn de estado a R. Para cambiar el movimiento a como estaba antes, pulsar el botn
2.
Entrar a la pestaa Datos Estados Cuenta, en la cual se muestran los movimientos ingresados en el REGISTRO ESTADO CUENTA. Seleccionar los movimientos del estado de cuenta a conciliar manualmente y pulsar el botn .
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Los movimientos seleccionados para conciliacin manual cambiarn de estado a R. El total de importes de los movimientos seleccionados es esta pestaa debe coincidir con el total de importes de los movimientos seleccionados en la pestaa Datos Contables. Para cambiar el movimiento a como estaba antes, pulsar el botn 3. Entrar a la pestaa Resumen Conciliacin Manual y verificar que los montos en los campos Diferencia sean los mismo y con signo contrario.
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Saldo segn Bancos Menos: Cheques girados pendientes de cobro 29/06/11 CH. 1215085 ARTEGRAFIAI. SRL Ms: Depsitos en trnsito 30/06/11 EN (depsito) N 0 Cobranza de facturas Saldo segn Libros
S/.
8,710.00
(1,330.00)
S/.
200.00 7,580.00
Digitar o seleccionar con Shift + F1 banco del Mantenimiento Bancos. Ingresar el ltimo da del mes anterior al inicio de la conciliacin bancaria en CONCAR. Se graba automticamente. Nro. de comprobante se genera automticamente. Digitar Nro. Secuencia. Utilizar obligatoriamente 4 dgitos.
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Pulsar el botn
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2.8. SUNAT
Este mdulo contiene las opciones para generar los archivos planos (archivos de texto) que se declaran en los programas de SUNAT: PDT601, DAOT, PDT3550, PDT RENTA ANUAL y PDB Mensual Exportadores. Se recomienda crear una carpeta previamente para guardar los archivos generados de modo que sea ms fcil su ubicacin al momento de importarlos desde los programas de SUNAT.
Consideraciones Previas:
Los prestadores de servicios debern estar registrados como anexos tipo H y contener en el MANTENIMIENTO DE ANEXOS informacin en las pestaas de Datos Principales, Datos Complementarios y Datos Prestador de Servicios. Se deben provisionar todos los recibos de honorarios a travs de la opcin: Comprobantes Comprobante Honorarios. Los comprobantes de honorarios que se desean incluir en la planilla electrnica por ley deben estar cancelados al 100%. Por lo tanto, en el sistema tambin deben pagarse al 100%, caso contrario duplicara el pago de la retencin ya que el recibo saldra 2 veces. Importar las tablas generales de la Planilla Electrnica que sern utilizadas en la generacin de Archivo de PDT-Honorarios. Estas tablas estn contenidas dentro del archivo PLANILLA.DBF que se carga a travs del men Movimiento Datos Carga Tablas Datos PDT Honorarios.
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El sistema mostrar todos los prestadores de servicios que hayan tenido algn recibo por honorario pagado en el mes de proceso.
Mantenimiento de Prestadores de Servicios Desde esta pantalla se le podr dar mantenimiento a los prestadores de servicios, para lo cual cuenta con un botn de creacin, modificacin, eliminacin, consulta, buscar y salir.
Si el prestador de servicios es un NO DOMICILIADO debe estar sin check el casillero Domiciliado?. Slo en este caso es obligatorio llenar los datos de direccin, para lo cual necesitar cargar el archivo Planilla.dbf.
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Desde esta opcin se podr visualizar todos los recibos por honorarios pagados dentro del mes de proceso y correspondiente al prestador de servicios seleccionado.
Adems de consultar, se le podr dar mantenimiento a los recibos por honorarios, para lo cual estn habilitados los botones de creacin, modificacin, eliminacin, consulta, buscar y salir.
En esta pantalla se podr exportar los archivos para el PDT-Honorarios. Despus de revisar y/o modificar el archivo de PDT-Honorarios, generar la planilla electrnica para lo cual se debe presionar el botn Planilla Electrnica.
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Nombre del archivo: ###########.T00 Donde: ########## = RUC de la compaa registrada en el MANTENIMIENTO DE COMPAIAS.
Nombre del archivo: ###########.T03 Donde: ########## = RUC de la compaa registrada en el MANTENIMIENTO DE COMPAIAS.
0601 = Es el cdigo del formulario (PDT-0601) aaaa = Es el ao del perodo tributario que se est importando. mm = Es el mes del periodo tributario que se est importando.
########## = RUC de la compaa registrada en el MANTENIMIENTO DE COMPAIAS.
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En la siguiente ventana llenar las pestaas: Declarante y Domicilio Fiscal y Establecimientos Anexos. En la primera pestaa ingresar datos de la empresa (nmero de RUC y razn social ) iguales al CONCAR.
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Seleccionar Nmero de RUC (Declarante) y hacer clic en Importar. Seguidamente se abrir otra ventana para seleccionar los archivos a importar (1er. y 4to. check) y la ruta donde se encuentran.
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3. Importar los datos de los recibos de dichos prestadores de servicios. Para ello ingresar a Declaraciones 0601 DDJJ Planilla Electrnica Declaraciones Nueva
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Consideraciones Previas:
El usuario debe haber generado antes (en cualquier momento) el ARCHIVO MENSUAL DE COMPRAS de los meses en que est procesando el DAOT Compras. No considera operaciones en cual el proveedor sea del Exterior (flag de Anexo de tipo de persona ) No considera documentos que provienen de importacin de bienes, es decir, compras no domiciliadas, es decir documentos de tipo RL. No considera documentos que sean recibos de honorarios RH. Acumulara los totales por cada proveedor, pues en el DAOT no se declara el detalle de las operaciones. Se recomienda crear una carpeta especial para guardar los archivos generados. El CONCAR realiza un proceso para generar el archivo PDTCOMP, el cual selecciona y totaliza los documentos de operaciones que deben informarse en el DAOT.
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Si selecciona S, el sistema mostrar una ventana previa, donde deber digitar rango de meses y presionar el botn A para actualizar el archivo PDTCOMP.
El sistema a su vez realiza la consistencia de la informacin de cada proveedor marcando con una S en caso detecte datos faltantes: Columna PJSR Persona Jurdica sin RUC. Columna PNSN Persona Natural sin apellidos o Nombres en complementarios. Columna PNSDOC Persona Natural sin documento de identidad o RUC.
sus
datos
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: Da la opcin de imprimir: Impresin o Reporte resumido: Muestra el total en soles de las operaciones realizadas con cada proveedor. o Reporte detallado: Nuestra cada una de las operaciones realizadas con cada proveedor. Reporte de Consistencia de Anexos con Movimientos .- Muestra el reporte de los anexos con informacin faltante. Generacin del Archivo PDT de Compras : Genera el archivo COSTOS.TXT, antes de generar se deber ingresar el tope de importes mnimos de compra.
El sistema hace una consistencia de todos los proveedores antes de generar el archivo. Si hay inconsistencias indicar la cantidad de casos de anexos con datos faltantes que existen, dando opcin al usuario a generar o no el archivo. Si no hay inconsistencias, generar el archivo COSTOS.TXT sin mensaje previo.
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Consideraciones Previas:
El usuario debe haber generado antes (en cualquier momento) el ARCHIVO MENSUAL DE VENTAS de los meses en que est procesando el DAOT Ventas. No considera operaciones en cual el proveedor sea del Exterior (flag de Anexo de tipo de persona No considera documentos que provienen de importacin de bienes, es decir, compras no domiciliadas, es decir documentos de tipo RL. No considera documentos que sean recibos de honorarios RH. Acumulara los totales por cada proveedor, pues en el DAOT no se declara el detalle de las operaciones. El CONCAR realiza un proceso para generar el archivo PDTVENT, el cual selecciona y totaliza los documentos de operaciones que deben informarse en el DAOT. El archivo PDTVENT guarda la informacin del DAOT Ventas de cualquier compaa/ejercicio donde se haya realizado este proceso. Por eso si antes se ha realizado este proceso, el sistema mostrar el mensaje a continuacin:
Si selecciona S, el sistema mostrar una ventana previa, donde deber digitar rango de meses y presionar el botn A para actualizar el archivo PDTVENT.
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sus
datos
En esta pantalla el usuario podr: : para corregir informacin referida a tipo de persona, el tipo de Modificar documento, el RUC o numero de documento y la base imponible del proveedor seleccionado. Consulta del Cliente tomadas en el proceso. , mostrado el detalle de las operaciones que han sido
Impresin : Da la opcin de imprimir: o Reporte resumido: Muestra el total en soles de las operaciones realizadas con cada proveedor. o Reporte detallado: Nuestra cada una de las operaciones realizadas con cada proveedor. Reporte de Consistencia de Anexos con Movimientos .- Muestra el reporte de los anexos con informacin faltante. Generacin del Archivo PDT de Ventas : Genera el archivo INGRESOS.TXT, antes de generar se deber ingresar el tope de importes de Clientes para PDT
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Presionar botn S para continuar o el botn No para cerrar la ventana. Si continua con el proceso el sistema muestra una pantalla donde se visualiza el archivo generado:
Genera el archivo para cargar PDT3550. Muestra el detalle de las operaciones que han sido tomadas en el proceso. Muestra reporte de Resumen Anual de Ventas. Exporte Resumen Anual de Ventas a Excel.
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Consideraciones Previas:
Cree la Tabla General 25, BALANCE DE COMPROBACIN SUNAT INDICADOR. Para crear la tabla general 25, deber seleccionar la TABLA 00 INDICE DE TABLAS e ingresar los datos segn las siguientes indicaciones:
CODIGO DESCRIPCION
1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 ------------ ----------------------------------------------00 INDICE DE TABLAS ------------ ----------------------------------------------25 BALANCE COMPROBACION SUNAT - INDICADOR
Luego, entre a la tabla 25, y llnela solo con la informacin detallada a continuacin:
CODIGO DESCRIPCION
1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 ------------ ----------------------------------------------------------25 BALANCE COMPROBACION SUNAT - INDICADOR ------------ ----------------------------------------------------------1 SOLO REI 2 SUMAS DE MAYOR, TRANSF.Y CANCELACIONES 3 SUMAS MAYOR, TRANSF. Y CANC., ADICION.Y DEDUCCIONES
Pulse el botn y seleccione el Plan de Cuentas SUNAT a importar, esto se debe al cambio legal en el Plan de cuentas (antes: Plan de Cuentas General Revisado PCGR; ahora: Plan de Cuentas General Empresarial - PCGE)
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CUENTA
Cdigo de la cuenta, segn el Plan de Cuentas SUNAT. Esta cuenta puede tener dos, tres o cuatro dgitos. Descripcin de la cuenta, segn el Plan de Cuentas SUNAT. Debe consignar 1, 2 3, segn corresponda. Este dato est especificado en la cartilla del Plan de Cuentas SUNAT, cada cuenta tiene su correspondiente indicador (indica). El sistema toma este valor de la Tabla General 25, puede seleccionarlo presionando Shift + F1. De acuerdo a lo sealado por SUNAT, el valor del indicador determina qu tipo de informacin debe registrarse en cada cuenta, y por lo tanto, lo que el sistema permitir ingresar: 1 REI debe, REI haber 2 Sumas del Mayor Debe, Sumas del Mayor Haber, Transferencias y Cancelaciones Debe, Transferencias y Cancelaciones Haber. 3 Sumas del Mayor Debe, Sumas del Mayor Haber, Transferencias y Cancelaciones Debe, Transferencias y Cancelaciones Haber, Adiciones, Deducciones. Vale decir que de acuerdo a lo indicado por Sunat, debe colocar Indicador 1 a las cuentas ACM, indicador 2 a las cuentas de Balance e indicador 3 a las cuentas de resultados.
DESCRIPCIN INDICADOR
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En el siguiente recuadro se mostrar informacin de la cuenta seleccionada para que el usuario seleccione con Shift + F1 su equivalente cuenta SUNAT en el campo Plan de Cuentas Sunat.
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Si hace clic en S, el sistema generar el Archivo Previo, reemplazando al existente. Si hace clic en No, no se har ninguna operacin y le mostrar la informacin ya existente. Cuando se genera nuevamente un Archivo Previo, se pierden todas las modificaciones que hayan sido efectuadas anteriormente en el Balance de Comprobacin SUNAT. Si no se ha terminado de hacer las equivalencias de las cuentas contables de la empresa con las cuentas SUNAT el sistema mostrar un reporte de cuentas a las que no se ha configurado equivalencia SUNAT y no generar el Archivo Previo.
Una vez generado el Archivo Previo ste luego podr ser revisado y modificado por el usuario mediante la opcin MANTENIMIENTO BALANCE DE COMPROBACIN SUNAT.
Deber tenerse en cuenta que, si para una cuenta SUNAT no existiese su correspondiente cuenta (ttulo) en el Plan de Cuentas contable, y a la vez, las cuentas divisionarias de dicha
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Nota:
Archivo Previo de Balance de Comprobacin generado debe contener todas y cada una de las cuentas del Plan de Cuentas SUNAT, as las cuentas no hubiesen tenido movimiento. Si as no sucediera, entonces se deber revisar la configuracin del Plan de Cuentas SUNAT.
Permite ver y modificar el contenido de una cuenta seleccionada. El sistema permitir modificar los campos, de acuerdo al Indicador (Indice) asignado a la cuenta
Los montos correspondientes a Transferencias y Cancelaciones debern ser ingresados manualmente por el usuario.
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Permite ver el reporte por pantalla. Una vez efectuadas las modificaciones en el Archivo Previo de Balance de Comprobacin SUNAT, se recomienda imprimirlo. Genera el archivo conteniendo el Balance de Comprobacin SUNAT, en formato exportable al PDT Renta Anual. El nombre del archivo est conformado de la siguiente manera: 0668###########aaaa.txt donde: 0668 = Nro. de la Declaracin Telemtica; ########### = RUC; aaaa=Ao. Para nuestro ejemplo:
Luego, en el PDT 0668 en la seccin Estados Financieros - Balance de Comprobacin, usar la opcin Importar e indicar la carpeta donde se encuentra el archivo generado desde CONCAR para terminar el envo.
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Consideraciones Previas:
Verificar que en la tabla general 06 Tipos de Documentos, los documentos utilizados en Compras y Ventas tengan su respectivo cdigo SUNAT (2 dgitos) empezando desde la posicin 59 de la descripcin del documento. CODIGO DESCRIPCION 1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 ---------------------------------------------------------------------06 -------BA BV CP .. TIPOS DE DOCUMENTOS -----------------------------------------------------------BOLETO AEREO 05 BOLETA DE VENTA 03 CARTA PORTE AEREO/SERV.CARGA 06 ... Cdigos SUNAT
Generar previamente el archivo mensual de compras/ventas del mes en que se va a procesar el PDB MENSUAL EXPORTADORES. Se recomienda crear una carpeta especial para guardar los archivos generados.
Consideraciones Previas:
En MANTENIMIENTO PARMETROS COMPRAS pestaa Sub Diario Compra se debe configurar los campos Cdigo Destino (PDB) para los subdiarios de compras e importaciones y el check de Compra Externa (PDB) para diferenciar en el programa PDB SUNAT el tipo de compra.
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Generar previamente el ARCHIVO MENSUAL DE COMPRAS del mes en que se va a procesar el PDB Compras, de este modo se asegura que archivo PDB est actualizado. El archivo generado no considera documentos que sean recibos de honorarios RH (cdigo Sunat 02). El archivo generado acumula los totales por cada proveedor.
El sistema a su vez realiza la consistencia de la informacin de cada proveedor marcando con una S en caso detecte datos faltantes: Columna PJSR Persona Jurdica sin RUC. Columna PNSN Persona Natural sin apellidos o Nombres en complementarios. Columna PNSDOC Persona Natural sin documento de identidad o RUC.
sus
datos
En esta pantalla el usuario podr: Consulta del Proveedor tomadas en el proceso. : Muestra el detalle de las operaciones que han sido
: Da la opcin de imprimir: Impresin o Reporte resumido: Muestra el total en soles de las operaciones realizadas con cada proveedor. o Reporte detallado: Muestra a nivel de documento todas las operaciones realizadas con el proveedor. Reporte de Consistencia de Anexos : Muestra el reporte de los anexos con informacin faltante. Generacin del Archivo PDB de Compras : Genera el archivo C###########aaaamm.txt que ser importado desde el PDB SUNAT, donde C=Identificador PDB Compras; ########### = RUC de la compaa, registrado en el MANTENIMIENTO DE COMPAIAS; aaaa=Ao; mm=Mes.
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Consideraciones Previas:
En MANTENIMIENTO PARMETROS VENTAS pestaa Sub Diario se debe configurar los campos Cdigo Destino (PDB) para los subdiarios de ventas y exportaciones y el check de Compra Externa (PDB) para diferenciar en el programa PDB SUNAT el tipo de venta.
Generar previamente el ARCHIVO MENSUAL DE VENTAS del mes en que se va a procesar el PDB Ventas, de este modo se asegura que archivo PDB est actualizado. El archivo generado no considera las operaciones cuye importe total sea 0 (por ejemplo, documentos anulados; el PDB no contempla la importacin desde archivo de este tipo de operaciones) El archivo generado acumula los totales por cada cliente.
El sistema a su vez realiza la consistencia de la informacin de cada proveedor marcando con una S en caso detecte datos faltantes: Columna PJSR Persona Jurdica sin RUC. Columna PNSN Persona Natural sin apellidos o Nombres en complementarios. Columna PNSDOC Persona Natural sin documento de identidad o RUC.
sus
datos
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En esta pantalla el usuario podr: Consulta del Proveedor tomadas en el proceso. : Muestra el detalle de las operaciones que han sido
: Da la opcin de imprimir: Impresin o Reporte resumido: Muestra el total en soles de las operaciones realizadas con cada cliente. o Reporte detallado: Muestra a nivel de documento todas las operaciones realizadas con el proveedor. Reporte de Consistencia de Anexos : Muestra el reporte de los anexos con informacin faltante. Generacin del Archivo PDB de Ventas : Genera el archivo V###########aaaamm.txt que ser importado desde el PDB SUNAT, donde V=Identificador PDB Ventas; ########### = RUC de la compaa, registrado en el MANTENIMIENTO DE COMPAIAS; aaaa=Ao; mm=Mes.
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Genera el archivo de texto que ser importado por el PDB de tipo de cambio. El archivo se crea con nombre ###########.tc donde ########### es el RUC de la compaa, registrado en el MANTENIMIENTO DE COMPAIAS.
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2.9. UTILIARIOS
En este men el proceso ms importantes es la Reindexacin. Este proceso sirve para reestructurar los archivos .NTX (archivos ndices) de la base de datos con el fin de tener actualizados los datos y optimizar el acceso a su informacin. Debido a irregularidades externas al sistema se puede ocasionar una interrupcin a un proceso del sistema, por lo general sucede cuando hay cadas de corriente elctrica, cancelacin del administrador de Windows o apagado forzado de una estacin de trabajo; ello ocasiona que los archivos de datos del sistema no queden correctamente cerrados o ndices malogrados, quedando en un estado de corruptos. Por ello el proceso de reindexacin de archivos es de vital importancia ya que de este modo el usuario podr verificar el buen funcionamiento de su base de datos. En general es recomendable ejecutar este proceso regularmente, cuando haya borrado muchos registros de sus archivos, cuando haya finalizado el programa anormalmente (cada de la luz, cuelgue de Windows, etc.), cuando note alguna anomala en la visualizacin de los datos (registros duplicados o no encontrados, etc.) o en las siguientes situaciones: Al iniciar la jornada laboral. Antes de generar una copia de seguridad. Despus de restaurar una copia de seguridad. Despus de crear una nueva compaa o un nuevo ejercicio.
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Nota:
Se recomienda tener especial cuidado en la creacin de compaas o ejercicios ya que una vez creados no se podrn eliminar.
Deber identificar la forma adecuada a sus necesidades y ejecutar las opciones correspondientes detalladas en las siguientes pginas.
Haga clic en este botn para crear una nueva compaa. Haga clic en este botn para crear un nuevo ejercicio en una compaa existente.
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CDIGO COMPAA NOMBRE PANTALLA EJERCICIO NOMBRE REPORTE NOMBRE REP. EXT. MONEDA AO/MES INICIO R.U.C.
Cdigo de la compaa a 2 dgitos. Nombre de la empresa Ejercicio contable Nombre de la empresa que se imprimir en el ttulo del reporte Nombre completo de la empresa (opcional) Segn se lleve la contabilidad en Soles o Dlares. [Ejercicio(a 2 dgitos)] [Mes de inicio(a 2 dgitos)] Nro. de RUC de la empresa (mximo 11 dgitos)
Luego de pulsar el botn Aceptar, el sistema muestra 4 opciones activas para crear una compaa:
Si el ejercicio es 2010 deber usar la opcin 3 usando como compaa modelo una compaa que tenga el plan de cuentas revisado. Si el ejercicio es 2011 o superior, podr continuar con el proceso de creacin de compaa de acuerdo a su avance en la configuracin del nuevo P.C.G.E. para lo cual deber escoger una de las opciones mostradas. A continuacin su explicacin:
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Paso 2: En la siguiente ventana de confirmacin pulsar el botn si est conforme con el proceso; caso contrario, seleccionar el botn <Anterior para regresar a la ventana anterior y cambiar su seleccin o el botn Salir para abandonar el proceso.
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Paso 3: En la siguiente ventana comenzar el proceso de creacin de compaa. Una vez confirme el proceso se crear la compaa y no se podr cancelar el proceso, ni eliminar la para confirmar; caso contrario, seleccionar el botn compaa creada. Pulsar el botn <Anterior para regresar a la ventana anterior y cambiar su seleccin o el botn Salir para abandonar el proceso.
Luego de ejecutar el proceso de creacin de la compaa, el sistema mostrar en la misma ventana las tablas creadas, seguido del siguiente mensaje:
2. Compartir el plan de cuentas comn de una compaa en comn [ca. Comn] Al elegir esta opcin se crearn las tablas correspondientes para la nueva compaa y ejercicio, con un plan de cuentas totalmente vaco para que el usuario ingrese su plan de cuentas desde cero. Paso 1: Marcar la segunda opcin y hacer clic en Paso 2: Seguir los pasos 2 y 3 indicados anteriormente.
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Al marcar la casilla Migrar Anexos se cargarn los anexos de la Ca. Modelo a la nueva compaa
Paso 2: Seguir los pasos 2 y 3 indicados anteriormente. Observaciones adicionales: En las opcin 3 se muestra el botn de Ayuda . Al presionar este botn el sistema mostrar a modo de consulta el plan de cuentas de la empresa elegida.
Si se desea crear una compaa del ao 2010 o anterior se deber verificar que la compaa tomada como modelo tenga creado el ejercicio 2010 con el Plan de Cuentas Revisado (PCGR). Por defecto en el sistema, vienen una empresa demo con el PCGR y una con el PCGE. 4. Nuevo con el PCGE del 2011, copiando las Tablas Generales de la Ca. del 2010 Esta opcin ya no se usa. Se encuentra bloqueada.
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Paso 1: Marcar la quinta opcin y hacer clic en Paso 2: Seguir los pasos 2 y 3 indicados anteriormente.
Nota:
El sistema viene con usuario por defecto creado como: Usuario: SIST. Nombre de Usuario: INSTALADOR DEL SISTEMA Contrasea: NORTON (*)
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Cdigo con el cual el usuario entrar al sistema. Nombre del usuario. Master, el usuario tiene todos los permisos y puede dar o quitar permisos a un usuario operador. Operador, el usuario por defecto tiene todos los permisos, pero se le puede restringir el acceso a ciertas opciones del programa a travs de un usuario master. PASSWORD Cdigo alfanumrico. *El resto de campos se llenan automticamente. Modificacin de contraseas
Para modificar la contrasea, seleccione el usuario y pulse el botn campo de contrasea en blanco para ingresar una nueva contrasea.
Por seguridad de la informacin se recomienda cambiar la contrasea del usuario SIST y que slo la tenga el administrador del sistema. Asimismo se recomienda que no haya ms de un usuario mster.
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(2) Seleccione las opciones del programa a las cuales desea darle acceso, las que no estn seleccionadas no aparecern habilitadas en el sistema.
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USUARIO COMPAA
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Recomendaciones:
! ! Reindexe las cuatro opciones de reindexacin antes de generar el backup. Verificar la existencia del archivo 7za.exe en la carpeta donde se encuentra el ejecutable del Concar (por defecto C:\Concar80). Definir la carpeta en que se guardar el backup, la cual debe contener mximo 8 caracteres entre letras y nmeros. No debe contener espacios ni smbolos. Se recomienda que al crear una carpeta se nombre segn la fecha en que se est generando la copia (Ej.: 27_OCT) La periodicidad del proceso depende del usuario, pero se recomienda se haga a diario.
Generacin de Backup
Seleccione la carpeta donde va a guardar el backup haciendo doble clic en el nombre, seleccione la empresa y ejercicio (puede seleccionar todas las que desee) y luego haga clic en Proceder. Para nuestro ejemplo hemos creado la carpeta 27_OCT.
Despus de apretar el botn Proceder aparecer una ventana negra, no toque su PC hasta que se cierre y salga el mensaje de confirmacin.
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Cuando se genera el backup se crean 03 archivos comprimidos por cada compaa en la carpeta donde se ha indicado que se guarden. Los archivos del backup tienen la siguiente estructura: ZCPXXYY, ZCTXXYY = Guardan los datos propios del ejercicio contable. ZCT00XX = Guarda los datos generales de la compaa. Si se saca un backup de 2 o ms ejercicios de una compaa, este archivo no se repite. Donde XX = cdigo de compaa, YY = ejercicio En nuestro ejemplo, hemos generado un backup de la compaa 01 y ejercicio 11, en la carpeta 27_OCT, tal como se muestra en la figura:
Restauracin de Backup
La restauracin de Backup es un proceso simple de descomprimir los archivos comprimidos en la ruta especificada. Sin embargo, es necesario que sea cuidadoso y sepa identificar en que ruta se encuentra su base de datos del CONCAR.
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Para identificar la base de datos del Concar haga lo siguiente: Clic derecho en el cono del CONCAR que est en el escritorio y seleccione Propiedades.
Si la licencia es Monusuario, la base de datos es la misma que figura en la ruta de destino. Si la licencia es Redes, vaya a la ruta de destino y busque el archivo RgConcar.ini. Abra este archivo para ver la ruta de su base de datos.
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Nota: Las tablas creadas automticamente para ser utilizadas son las siguientes TABLAS GENERALES CODIGO DESCRIPCION 1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 ---------------------------------------------------------------------R1 SEXO R2 NACIONALIDAD R3 ESSALUD R4 TIPO DE VIA R5 TIPO DE ZONA R6 UBIGEO R7 TIPO DE COMPROBANTE R8 TIPO DE DOCUMENTO
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Activa Opcin de Generacin Archivo Mensual Ventas I/E (Inafectos y Exonerados) Se usa para exportadores, permite separar la base imponible en inafecto y exonerado. Activa Distribucin por Centro de Costos Permite la reasignacin del costo en forma porcentual en varios centros de costos. Activar uso de centros de costos en todas las cuentas Permite asignar centros de costos a cuentas diferentes de la clase 6X. Activa detracciones en compras Permite mostrar los campos para ingresar los datos de la detraccin en la opcin Comprobante Compras. Activa Control de Retenciones Se activa slo si se tiene adems del CONCAR el mdulo de retenciones MODRET. Activa Reporte adicional en anlisis de Cuenta Activo en men ANALISIS DE CUENTA REPORTE DE ESTADOS DE CUENTA CUENTAANEXO CON CUENTAS AUTOMATICAS-CTDOCU06 Moneda para Presupuesto por Centro de Costo Activa la moneda a utilizar para el mdulo de presupuesto que est dentro del CONCAR.
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Consideraciones Previas:
Re indexe todas las compaas en el ejercicio 2011. Ejecute las cuatro opciones una por una. De esta forma validar el buen estado de sus archivos.
Antes de hacer el MANTENIMIENTO DE EQUIVALENCIAS el sistema emitir un reporte de Validacin de Equivalencias de Cuentas, se recomienda imprimirlo.
Los parmetros de configuracin de las cuentas del P.C.G.R. deben ser los mismos en la cuenta equivalente del nuevo P.C.G.E. Para verificar esto puede abrir dos sesiones del Concar: una con el ejercicio 2010 y otra con el 2011.
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2. Presione Enter o doble clic en las cuentas analticas para habilitar, en la parte inferior, un campo donde podr digitar la cuenta correspondiente en el nuevo P.C.G.E.
Con Shift + F1 podr jalar el nuevo P.C.G.E. para seleccionar la cuenta que
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3. Si trabaj con una cuenta en su P.C.G.R. que no tiene equivalencia en el Nuevo P.C.G.E., en el 2011 entre a Archivos Plan de Cuenta Mantenimiento de Plan de Cuentas Haga clic en el botn y cree la cuenta. Asegrese que tenga la misma configuracin de su plan de cuentas revisado.
ANTES DE CONFIGURAR TODAS LAS CUENTAS Presione ste botn y el sistema le mostrar las cuentas que deben ser configuradas obligatoriamente como mnimo para poder empezar a utilizar el sistema (reporte de Validacin de Equivalencias de Cuentas).
Nota:
Recuerde que existen otras cuentas tales como las de Activo Fijo que no estn en la lista pero que ser necesario crear su equivalencia para el asiento de apertura.
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2.10.4. Actualizacin de Compaas con PCGE 2011 Este proceso slo se puede ejecutar si el usuario ha creado o ha trabajado el 2011 con el P.C.G.R. (CASO B) y sirve para cambiar el plan de cuentas (P.C.G.R.) al nuevo P.C.G.E. (segn el modelo que viene por defecto en el sistema). Despus de correr este proceso, obligatoriamente el usuario deber realizar el MANTENIMIENTO DE EQUIVALENCIAS para actualizar los movimientos realizados en el 2011 con las cuentas del nuevo P.C.G.E y/o para poder generar automticamente el asiento de apertura 2011. Este proceso puede tardar varios minutos dependiendo de la capacidad de su equipo y del volumen de informacin que haya que actualizar.
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