Manual de Protocolo

MANUAL DE PROTOCOLO, ETIQUETA Y RELACIONES INTERNACIONALES
MANUAL DE PROTOCOLO, ETIQUETA Y RELACIONES INTERNACIONALES: PROTOCOLO EMPRESARIAL Y LABORAL
JHON ALEJANDRO ALFONSO HERRERA DANIEL ALEJANDRO CABRA LOZANO DANIEL OSWALDO MONTAO HERNANDEZ SANTIAGO EMILIO MORA PARADA PEDRO LUIS PINEDA VARN
UNIVERSIDAD SANTO TOMS FACULTAD DE NEGOCIOS INTERNACIONALES PROTOCOLO, ETIQUETA Y RELACIONES INTERNACIONALES MIRCOLES 23 DE MAYO BOGOT D.C., COLOMBIA 2012
NDICE
INTRODUCCIN OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS JUSTIFICACIN 1. 2. 3. 4. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EMPRESARIAL PROTOCOLO EN LA OFICINA HOJA DE VIDA Y ENTREVISTA DE TRABAJO REUNIONES, VIAJES Y CIERRES DE NEGOCIOS
BIBLIOGRAFA Y WEBGRAFA
INTRODUCCIN
El protocolo en el mundo actual es de bastante importancia en el mbito de los negocios internacionales. El protocolo se encarga de determinar los lineamientos generales del comportamiento de las personas en diversos contextos, es decir, de cmo estas deberan actuar en distintos escenarios sociales, y sobre que normas seguir en los mismos. Es bien sabido igualmente, que al realizar procesos de negociacin o transacciones comerciales con otras personas radicadas en diferentes lugares del mundo, el factor sociocultural entra a jugar un rol fundamental para determinar el xito del negocio o transaccin, ya que todas las personas en el mundo no se comportan de la misma manera o no tienen las mismas costumbres, haciendo ms complicado el respectivo proceso.
La propuesta plasmada en el presente documento es parte de una exhaustiva investigacin sobre la importancia del protocolo y la etiqueta en el marco de los negocios y las relaciones internacionales, as como dentro de las relaciones humanas. Cabe resaltar que esta propuesta es de carcter integral, por lo cual aborda los mltiples aspectos del protocolo, en campos como el social, proyeccin e imagen personal, comunicacin, negociacin internacional, y empresarial y laboral, haciendo nfasis en este ltimo, con el fin de proporcionar las herramientas y conocimientos necesarios, tanto para los profesionales en negocios internacionales como de otras disciplinas, estudiantes, docentes, y personas del comn, para aplicar el protocolo y la etiqueta en su vida laboral o para su relacin con el mundo empresarial.
Su contenido se basar en la explicacin de conceptos generales sobre cada aspecto global dentro del protocolo y su aplicacin a travs de ejemplos e ilustraciones, que permitirn tener un mayor entendimiento de la temtica para el lector y de su relacin con el mundo laboral, empresarial y de los negocios, el cual es una etapa por la que todas las personas, sin importar su profesin u oficio, deben atravesar, siendo este enfocado mayoritariamente hacia los negocios internacionales y disciplinas similares.
OBJETIVOS
El objetivo primordial de este manual de protocolo, etiqueta y relaciones internacionales es el de proporcionar las herramientas y conocimientos necesarios sobre estos temas, dentro de los mbitos: social, empresarial, laboral, comunicativo, de imagen personal y de negociacin internacional, con el fin de que los profesionales en negocios internacionales, principalmente, y de otras disciplinas, logren concretar oportunidades en el entorno internacional y afronten con xito el mundo laboral y empresarial.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Brindar de capacidades y competencias necesarias a los profesionales en negocios internacionales y de otras disciplinas para que logren ser ms exitosos en el entorno internacional y en el mundo empresarial y laboral. Profundizar en el conocimiento de los mbitos: social, empresarial, laboral, comunicativo, de proyeccin de imagen personal, y de negociacin internacional, los cuales son de bastante importancia dentro del protocolo y la etiqueta. Ofrecer una gua para todas aquellas personas que deseen adquirir mayores conocimientos sobre el protocolo y la etiqueta en el mbito de los negocios y las relaciones internacionales, o para quienes tengan vnculo alguno con el entorno internacional.
JUSTIFICACIN
Las nuevas tendencias de la globalizacin y el concepto de aldea global, ha hecho que todas las personas del mundo puedan entrar en contacto entre ellas mismas, especialmente aquellas que realizan negocios y transacciones, valindose del acceso a nuevos mercados, con mayores niveles de consumo y de poder adquisitivo, y que ofrecen mayores beneficios, tanto monetarios como para el producto o servicio en cuestin. Pero realizar dichos procesos no es una labor nada fcil. Se requiere poseer un conocimiento bsico sobre el mercado objetivo, tener ideas generales sobre la cultura y las costumbres de las personas del mismo, los cuales sern sujetos dentro de los procesos de negociacin, y por ltimo, el protocolo, la etiqueta y las normas universales de comportamiento social son fundamentales para lograr xito en dichos escenarios.
Por las anteriores razones, es vital que el profesional en negocios internacionales, o cualquier profesional dedicado a esta disciplina, en cualquiera de sus facetas, debe tener conocimientos bsicos sobre normas de comportamiento, etiqueta social y protocolo, con un enfoque hacia el mundo empresarial y laboral, el cual es de gran importancia conocerlo, ya que de alguna manera, todos nos encontramos relacionados con ellos, ya sea a travs de una empresa, como empleados, directivos, representantes o consultores, o por simple curiosidad y ampliar el conocimiento en estos temas. Este manual ofrece las herramientas necesarias y bsicas para conocer de manera directa para comportarse y saberse desempear exitosamente en estos campos, y en los negocios internacionales, por supuesto.
1. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EMPRESARIAL
Los principios universales del protocolo empresarial
Ser respetuoso Ser puntual Ser discreto Ser corts, agradable y positivo Interesarse por los dems Vestirse de acuerdo a las circunstancias Utilizar un adecuado lenguaje oral, escrito y corporal
Temas como la educacin y decencia no se improvisan, ya que se evidencian en el lugar de trabajo, pues comparte da a da con sus compaeros y superiores. Es hora de preguntarse hasta qu punto es educado, tiene buenos modales, usa niveles de voz adecuados, da las gracias y dice por favor. El protocolo y la etiqueta no solo funcionan en la mesa, sino en cualquier lugar donde se muestre la clase y educacin que usted posee, siendo adems el ambiente laboral el lugar preciso donde se ponen a prueba da a da los niveles de educacin de sus empleados y de los mismos jefes. Requisitos tan mnimos como saludar, dar las gracias o decir por favor, se pasan por alto ms de lo que se piensa. Contrario a lo que podra pensarse en estos tiempos de tantas descomplicaciones, el protocolo, el ceremonial y la etiqueta siguen vigentes, no solamente en las entidades estatales sino en las empresas privadas, especialmente en las ms grandes, como las multinacionales. Cuando se habla de protocolo, muchos tienden a pensar en reglas estrictas que hacen que se pierda la espontaneidad en el desarrollo de los eventos, sabiendo que por el contrario, el ceremonial y el protocolo son guas que nos orientan sobre la mejor y ms sencilla manera de hacer las cosas.
En Colombia, el protocolo se reglamenta bajo el Decreto 770 de 1982, el cual define las precedencias en el Gobierno, comenzando por el Presidente de la Repblica, que siempre ocupa el lugar ms destacado, seguido por el vicepresidente y por el Cardenal Primado, entre otros funcionarios y dignatarios. Aunque existe una tendencia a aplanar las
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EMPRESARIAL

estructuras empresariales, los rangos nunca dejarn de existir, as como personas susceptibles al trato y a la ubicacin que le sea asignada. Por esa razn no puede dejarse a criterios individuales la definicin de las precedencias dentro de la compaa; por ello, es preciso realizar una clara definicin por escrito del orden jerrquico, comenzando por la junta directiva, o la elaboracin de un manual para la organizacin de eventos, lo cual ahorrar muchos inconvenientes y se convertir en un elemento importante en el manejo de la imagen corporativa de la empresa.
Pero ms all del simple orden en que un gerente debe sentar a sus invitados, el protocolo incluye el tratamiento de personalidades como el Presidente de la Repblica, miembros de la Iglesia Catlica, embajadores y hasta de los miembros de las Familias Reales, trato que debe incluirse en la correspondencia que se les dirija. No siendo menos importante, la indumentaria para cada ocasin debe tenerse muy en cuenta para evitar desentonar con el resto de los invitados; no hay nada que ms comunique la importancia que les damos a nuestros anfitriones que el atuendo que se utilice en un evento. Existen aspectos que parecen bastante obvios a la vista y por lo tanto no se incluyen dentro de lo expuesto, como es el manejo de los cubiertos, servilletas y copas. Cuando se pasa a la mesa, es comn que alguien tome el pan que no le corresponde, utilice los cubiertos del postre para comerse la entrada, tome las copas de manera inadecuada y hasta en el lugar equivocado. Todo ello atentar contra la buena imagen de quien comete los errores y la de la empresa que l representa. Un corto programa de capacitacin que aborde todos estos temas traer enormes beneficios.
A la hora de realizar negocios con empresarios de otros pases, es muy importante conocer previamente su cultura y tener claridad sobre lo que ellos acostumbran hacer y no en las reuniones de trabajo, para as evitar inconvenientes que puedan daar un buen contrato: saber cmo saludar, el lenguaje que debe utilizarse y los temas que no deben tratarse en una reunin de trabajo, ser fundamental para causar la buena impresin que el nuevo negocio requiere. Esto es lo que abarca el protocolo y la etiqueta empresarial. Tambin es importante el abrebocas del discurso, tanto en reuniones nacionales como internacionales, en el que se establecen los nombres, tratamiento y cargos de las personas a quienes se debe nombrar. El uso de la video conferencia est tomando cada vez ms auge, tanto en el mundo de los negocios como en el mbito ms personal o familiar. La reduccin en los costos de las comunicaciones y los equipos tecnolgicos ha potenciado un creciente uso de las mismas.

Las reuniones a larga distancia son cada vez ms habituales, evitando de esta manera desplazamientos largos y costosos, comprobando con el paso del tiempo, que su eficacia es bastante alta y similar a las reuniones de forma presencial. Las nuevas herramientas informticas (o TIC) facilitan la interactuacin de todos los participantes activamente. No por ser una reunin virtual deben perderse ciertas formas y reglas a tener en cuenta en cualquier otro tipo de reunin presencial. A continuacin se presentan algunas recomendaciones sobre el tema:
Es bueno elegir un sitio adecuado para que el participante pueda ser visto y escuchado de forma correcta, as como un lugar bien iluminado y sin ruidos. Todos los participantes deben presentarse al principio de la reunin a todos los dems participantes. Es conveniente elegir un coordinador o moderador de la reunin que pueda ir estableciendo los turnos de intervencin y dando paso a cada uno de los participantes. El vestuario debe ser el que utilice habitualmente en su trabajo, no hace falta ms etiqueta, pero tampoco presentarse con la ropa de diario o de dormir. Sera bueno comprobar antes de comenzar la reunin que todas las lneas estn abiertas y que todos los equipos funcionan perfectamente, lo cual evitar contratiempos en la reunin. Si hay documentacin de inters debera ser enviada antes de comenzar la reunin para que todos los participantes la tuvieran en su poder, y as estar contextualizados con el tema de discusin. De igual manera, al terminar, las conclusiones y otra informacin de inters debera ser enviada a cada uno de los participantes en la reunin. Si tiene que ausentarse por algn motivo, no corte la comunicacin de forma brusca, disclpese como lo hara en cualquier otra reunin presencial. No permita, salvo que sea necesario, que se incorpore gente nueva a la reunin una vez que ha comenzado esta. Si necesita resolver algn asunto propio o contestar una llamada importante, avise del corte momentneo de su comunicacin para que los participantes no le estn escuchando su conversacin. Procure no salirse del encuadre de su cmara para que todos los participantes estn visibles durante toda la reunin. Al terminar deben despedirse tal y como lo haran en cualquier otra reunin, dando las gracias por la participacin.

En el mundo de los negocios, como en cualquier otro mbito, es bueno conocer la etiqueta a seguir, as como tener una buena base de conocimientos culturales. No solamente se habla de negocios en muchas reuniones de empresas, por lo que es bueno saber o tener ciertos conocimientos sobre la cultura local, la gastronoma, la poltica, la economa, entre otros. Estos conocimientos abren vas de comunicacin que son muy importantes en las relaciones, tanto personales como empresariales. Un elemento muy importante a la hora de establecer estas vas de comunicacin es saber cmo se llama la otra persona y qu cargo ocupa dentro de la empresa. Esta presentacin, adems de verbal, se realiza por medio de las tarjetas de visita, la cual es un pequeo pedazo de cartulina que le informa sobre los datos bsicos de la otra persona, su nombre, su cargo, su telfono, su correo electrnico, entre otros.
Aunque bsicamente es un elemento netamente informativo, en cada lugar o pas puede tener un tratamiento distinto este intercambio de informacin entre las partes. El simple gesto de intercambiar las tarjetas, puede ser ms o menos ceremonioso dependiendo de la cultura de cada pas. Una tarjeta de visita debe contener los datos bsicos sobre la persona y la empresa a la que representa: Nombre completo, cargo, direccin, telfonos, correo electrnico, entre otros. Si se mueve en el plano internacional, es bueno que tenga sus tarjetas impresas por las dos caras, por un lado en su idioma y por otro en el idioma de sus clientes o bien en ingls, como idioma internacional de los negocios. Tambin puede tener varios tipos de tarjeta impresos, sin necesidad de imprimir sus tarjetas por ambas caras. Las tarjetas deben ser impresas en papel de buena calidad, con un color de tinta y un tipo de letra, tanto en tamao como en tipo de fuente, perfectamente legible, para que cualquier persona est en la capacidad de informarse. Debe llevar un nmero de tarjetas suficientes, por lo que siempre es mejor llevar de ms, para que nadie se quede sin su tarjeta de visita. Las tarjetas se suelen intercambiar al principio o final de una reunin, pero cualquier otro momento es bueno para intercambiarla. Siempre se deben dar por el lado impreso en su idioma local, o en su caso en el idioma internacional elegido. Es bueno leer la tarjeta al completo, y aclarar cualquier duda que pudiera surgirle antes de proceder a guardarla en su tarjetero o carpeta.
Cambiando de tema, muchos jvenes acceden a su primer empleo sin saber en muchos casos, cmo vestirse, cmo tratar a los compaeros, cmo moverse en general, entre otros aspectos. Muchos jvenes estn preparados profesionalmente, pero no social o laboralmente, en cuanto a relacionarse se refiere. El primer empleo es el punto de partida

hacia una vida laboral dilatada, en la mayora de los casos, por eso es importante quedar bien ante los dems. Este primer puesto de trabajo va a ser una referencia en la bsqueda de su prximo empleo. Por eso debe dejar un buen sabor de boca para que le escriban una buena carta de recomendacin o bien den buenas referencias de usted.
Es importante tener en cuenta algunos puntos bsicos para poder complementar su trabajo profesional con ciertas habilidades sociales. Debe comprender que su trabajo no es una reunin de amigos, de colegas, de compaeros con los que hace deporte o sale de copas. Su ropa debe ir acorde a las normas de la empresa, y si no las hay, es necesario adaptarse al modelo ms generalizado que utilizan la mayor parte de sus empleados. Al menos los primeros das es mejor pecar de formal que de informal, solamente hasta que tome confianza, sobre todo con las personas que son mayores que usted, trtelas de usted y evite los tuteos. Es mejor esperar a que sean ellos quienes le indiquen el tratamiento que desean recibir. Si no le indican nada, siga con el tratamiento ms formal. Si va hacer algo que pueda afectar a los dems no dude en preguntar antes. La misma educacin que muestra a sus familiares y amigos debe demostrar en su lugar de trabajo. Una persona es educada en cualquier parte: Debe saludar, dar las gracias, despedirse, entre otros, al igual que lo hace en cualquier otra faceta de su vida. No pierda sus modales en situaciones de tensin o de momentos difciles. La buena impresin, no solo profesional, que deje en su trabajo puede condicionar su futuro. Sus jefes darn referencias de usted para el prximo empleo que desee obtener.
2. PROTOCOLO EN LA OFICINA
La oficina es un ambiente en el cual el respeto y la honestidad deben estar presentes a todas las horas del da, y la convivencia con los compaeros y/o colegas debe hacerse lo ms tolerante posible. A continuacin se muestran algunos aspectos y circunstancias a tener en cuenta para el protocolo y la etiqueta de nuestro lugar de trabajo:
Pocas personas se visten exclusivamente para s mismas; la mayora lo hace para los dems. Pero se debe tener mucho cuidado con esto, preguntarse realmente para quin o quienes exactamente se visten las personas. Independientemente de esto, debemos vestirnos de modo que mostremos respeto por nuestra persona, profesin u oficio, nuestro puesto y nuestra compaa. En una empresa es de mal gusto que los varones se presenten con camisa sin abotonar o pantalones ajustados. El buen gusto y la elegancia terminan donde inicia el ridculo. La forma de vestir representa nuestra personalidad y educacin, demostremos que hacemos valer las dos. La puntualidad es un aspecto a considerar en toda actividad de la vida diaria. Esta es fiel reflejo de la personalidad del individuo y una cualidad que denota buena educacin. La impuntualidad nunca ser disculpada mientras que la puntualidad es una muestra de consideracin hacia los dems, es seal de urbanidad y buenas maneras. Para lograr una buena convivencia con nuestros compaeros de trabajo podemos tener en cuenta estos aspectos:
PROTOCOLO EN LA OFICINA
Evitar que amigos o familiares lo visiten en la oficina si no es realmente necesario. Tratar de dejar fuera su mal carcter y no desahogarse con sus compaeros. Cuando ingrese a la oficina de otro compaero, lo mejor es avisar y no entrar ignorando a la persona que se encuentra adentro. La amabilidad y el respeto no pelean con la firmeza y defensa de los propios derechos. Respetar su vida privada y la de su familia, lo mejor es no andar divulgando asuntos y/o problemas personales. No se debe abusar de los compaeros pidiendo dinero u otros objetos sino son estrictamente necesarios. Todos somos iguales como seres humanos. No pronuncie palabras vulgares ni ofensas contra sus compaeros de trabajo. Si no le gusta algo de algn compaero lo mejor ser actuar de frente y no decir las cosas a las espaldas.
Es seguro que algunas situaciones descritas a continuacin se ven a menudo en su lugar de trabajo. A diario algunos compaeros de labores se saludan de beso en la mejilla. Algunas mujeres llegan con tremendos escotes, no se respira cordialidad o buenos modales entre compaeros e incluso con los jefes. Estos detalles, que hasta cierto punto crean tensin en la oficina, se practican por la falta de asesora en cuanto a etiqueta laboral se refiere. Y es que el trmino etiqueta se relaciona con la vestimenta, los modales (lenguaje corporal, comunicacin oral, entre otros) y los aspectos de comportamiento que forman la vida social y profesional.
Algunas normas para la convivencia en la oficina para tener en cuenta son las siguientes: un buenos das con una sonrisa basta para alegrar el ambiente, sin importar si los dems devuelven el saludo. Las buenas maneras las debe brindar quien las posee, sin importar si se es jefe o subalterno, amigos y no tan amigos. Otro hecho que sucede a veces es la falta de respeto al jefe, y ms an si antes fue su compaero. Aunque la amistad cercana contina, la etiqueta empresarial dicta que solo se le puede llamar por su primer nombre cuando se encuentra en un crculo pequeo, pero que en las dems circunstancias debe ser llamado y referido por el puesto o su ttulo. Los expertos hacen un llamado a que la comunicacin en la oficina sea permanente en todos sentidos y de forma transparente. Su trabajo es casi su hogar, donde tambin tienen que existir acuerdos y desacuerdos. La diplomacia y el respeto nunca se deben pasar por alto.
Si tenemos en cuenta que la mayor parte del da, durante la semana, nos la pasamos en el trabajo, es normal que tratemos de crear un ambiente laboral agradable en el que desenvolvernos y tratar de que la convivencia con las personas que trabajan junto a nosotros sea lo ms cordial y pacfica posible. Para ello, es preciso que se tengan en cuenta los siguientes aspectos dentro del entorno laboral:
Mentalidad: Debemos ser abiertos a las opiniones y sugerencias de los dems compaeros, con el fin de mejorar el ambiente laboral de la empresa. Evitar discusiones y rias: Como en toda actividad laboral, hay das que las reuniones, las llamadas, la realizacin de informes y otras tareas generan dolores de cabeza, con lo que los nervios estn de punta y surgen enfados por cualquier motivo. Todo esto crea un ambiente laboral tenso y poco

agradable. Debemos tratar de controlar nuestro temperamento y ser lo ms cordiales posibles. Incidencias: Si tenemos que ausentarnos del trabajo por alguna razn debemos avisar a la empresa para no cargar a los compaeros con algn trabajo extra. Compartir: Las relaciones entre los compaeros se basan en la confianza mutua y por ello se debe compartir toda la informacin a nuestro alcance para lograr un mejor flujo de trabajo en la oficina. Colaboracin: En cualquier trabajo cada persona tiene unas tareas para realizar, lo que no impide que se pueda ayudar a otros compaeros. Si el trabajo es en equipo, no se debe tratar de realizar el menor trabajo posible a cuesta del resto de compaeros del grupo de trabajo. Respetar las normas y costumbres: Todas las personas tienen su propia forma de ser, pero cuando se convive en comunidad stas deben ser muchas veces reservadas para nuestro mbito privado y debemos adaptarnos a estas normas y costumbres. Relaciones laborales: Se debe establecer una serie de protocolos de actuacin en lo que a las relaciones se refiere para tratar de no invadir el mbito privado de ninguna persona de la empresa. Movimientos de personal: Se deben presentar los nuevos empleados al resto de la plantilla, as como se debe despedir uno de los compaeros de trabajo cuando se va de la empresa. Crticas y sugerencias: Se deben evitar todo tipo de crticas con respecto a otros compaeros, su trabajo o cualquier otro aspecto que pueda causar malestar en la oficina. Honestidad: No debe atribuirse mritos por trabajos o proyectos de los que no ha sido parte, o aun habiendo sido parte no son suyos en su totalidad. Educacin y respeto: La base fundamental de la convivencia no solo en el mbito laboral sino en cualquier otro mbito de nuestra vida. La educacin no consiste solamente en saludar, dar los buenos das, etc. Ser educado debe ser una costumbre, que de forma sutil conviva con nosotros a todas las horas del da.
3. HOJA DE VIDA Y ENTREVISTA DE TRABAJO
La bsqueda de trabajo se ha convertido en una actividad de mucho cuidado a nivel mundial dado a que constantemente la sociedad traviesa y atravesar por varias crisis y recesiones econmicas, lo que significa que las posibilidades que ofrecen las empresas y el estado frente a un empleo estable y permanente se van acotando cada vez ms. Es de vital importancia saber aprovechar al mximo cada oportunidad de trabajo que se nos presente, analizar si realmente vale la pena, realizar un paralelo entre pro y contras; beneficios que nos pueda ofrecer en torno a experiencia, salario, conocimiento y desarrollo laboral-personal. Para lograr obtener un empelo con xito es importante tener en cuenta varios detalles tanto en la hoja de vida como en ante, durante y despus de la entrevista de trabajo as que comenzaremos destacando lo importante de la hoja de vida.
La hoja de vida que se presenta ante el entrevistador se divide en varias partes las cuales son: Perfil Profesional, Trabajos y Logros acadmicos, Formacin acadmica, Experiencia Laboral, Logros; cursos y seminarios, Otros y Referencias. En el perfil profesional se divide de la siguiente manera:
Quien es uno y que est haciendo. Experiencia que ha sido llevada a la prctica Conocimientos especficos Intereses de desarrollo profesional Competencias
En los trabajos y logros acadmicos se especifica los documentos como proyectos de grado, tesis de postgrado, artculos acadmicos publicados o por publicar. Otros reconocimientos de ndole acadmico (becas, premios, nominaciones). Se escribe en orden cronolgico inverso. En la formacin acadmica se seala la formacin acadmica nicamente para los grados que conducen a titulo como: bachiller, pregrado, postgrado (especializacin, maestra, doctorado). En orden cronolgico inverso. En la experiencia laboral se escribe la experiencia de trabajo indicando empleador, cargo ocupado, responsabilidades y logros. En los cursos y seminarios es fundamental sealar los cursos, seminarios y otros estudios tomados por fuera de la universidad, es decir que no
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pertenecen al pensum acadmico. Escribirlos en orden cronolgico inverso. Sealar el nombre del curso, la institucin que lo dict y la fecha exacta. En otros se seala las habilidades espaciales que representa un valor agregado al perfil Idiomas, sistemas, publicaciones no acadmicas (poesas, cuentos, msica baile, canto), agregaciones de trabajos sociales y voluntarios. Y finalmente en las referencias especificar el nombre de la persona, la profesin o cargo que ocupa, el lugar de trabajo, el telfono del contacto y email. Mnimo 3 personas como referencia 2 familiares y 1 laboral. Tenga presente que los entrevistadores duran entre 15 y 20 segundos para leer su hoja de vida. La entrevista de trabajo se presta para generar una interaccin entre el entrevistador y usted como entrevistado. De igual forma, tenga en cuenta los siguientes aspectos, los cuales son de gran importancia dentro de la hoja de vida:
Enfatice y cuantifique sus logros: En vez de enumerar las responsabilidades, trate aadir hechos concretos y cifras cuando sea posible. Por ejemplo dirig una charla a 40 estudiantes de los ltimos aos de bachillerato. Investigue sobre la empresa: Realice una breve investigacin sobre la empresa a la cual pretende entrar para entender y comprender el tipo de vocabulario que es particular para cada tipo de sector. Adicionalmente investigue las habilidades necesarias para el trabajo, para incluir y enfatizar en su hoja de vida aquellas que usted posea. Incorpore habilidades que sean trasferibles: As esas habilidades no estn relacionadas directamente con el cargo al que esta aplicando, muchas habilidades y competencias son trasferibles y son de importancia para los empleadores. Habilidades como: comunicacin, trabajo en equipo, construccin, estrategias de relaciones, etc. Sea selectivo en su hoja de vida: No incluya un listado de toda su trayectoria o de todas las cosas que usted ha hecho, incluya aquellas experiencias y habilidades que resulten tiles para el sector y para el empleador. Sea constante: Utilice verbos de accin en pasado para describir sus logros, tiempo presente para las experiencias que est desarrollando en el momento y tiempo pasado para las experiencias del pasado. Adicionalmente sea consistente presentando cada experiencia en el mismo formato. nicamente incluya su nombre, direccin, nmero de telfono y correo electrnico. No es necesario incluir informacin como el estado civil, la edad, el lugar de procedencia o adjuntar fotografas.
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Haga el mayor esfuerzo para que su hoja de vida no tenga ms de 2-3 hojas. Si tiene ms de diez de diez aos de experiencia puede considerar un lmite de cinco. Para estar mejor guiado con la informacin anteriormente especificada se dar una gua de hoja de vida la cual es el ltimo modelo que se est utilizando, generada por la Universidad de los Andes.
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ENTREVISTA DE TRABAJO
La entrevista de trabajo en muchas ocasiones y para la mayora de personas se convierte en momentos incmodos debido a que este requerimiento empresarial exige preguntar sobre la vida laboral y personal del entrevistado y por ende es fundamental que se responda a cada pregunta con detalles lo que hace incomoda la situacin ya que muchas personas son reservadas en sus cosas privadas. Para antes de la entrevista de trabajo es preciso tener en cuenta:
Hay que tener presente varios aspectos antes de ir a una entrevista de trabajo. Partiendo del supuesto que ya se ha presentado con xito la hoja de vida y la empresa desea realizar la entrevista personal usted primero que todo debe: Realizar un auto anlisis sealando las debilidades y recalcando las fortalezas. Investigue lo ms que pueda sobre la empresa a la cual desea entrar y ha enviado la hoja de vida, puede darse el caso en el cual el entrevistador le realice preguntas sobre la compaa para verificar que usted realmente est interesado en hacer parte de la organizacin. Realice un listado sobre lo mnimo que espera del trabajo el cual desea conseguir, tenga presente el puesto, salario, horario, funciones etc. Aunque as adelante especificaremos con claridad las posibles preguntas que puede hacer el entrevistador, es importante tenerla presente para que desde antes de entrar a la entrevista usted tenga en mente la posible respuesta al dicha pregunta (no es memorizar la respuesta, es estar pendiente de las posibles preguntas para no estar desapercibido ante el entrevistador). Si logra prepara con tiempo dichos consejos evitara entrar con miedo, susto, o temor a ser corchado con alguna pregunta tanto personal como laboral.
Vestuario adecuado: La forma de vestir se ha vuelto uno de los dilemas ms grandes especialmente para las mujeres debido que no hay una norma general que abarque la vestimenta perfecta para una entrevista de trabajo. Sin embargo existen tips que se pueden tener en cuenta al momento de ir a una entrevista de trabajo.
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Es recomendable utilizar un vestido de corte clsico para los hombres de colores fros como el gris y azul y las seoritas un vestido o pantaln y chaqueta de corte clsico tambin. La corbata en el hombre se convirti en atuendo fundamental eventos especiales, es recomendable utilizar una corbata lisa o con estampados discretos y en la mujer no se vera mal un pauelo en el cuello con detalles sin importancia. Los zapatos deben ser de color oscuro que convienen tanto con el traje como con las medias y en las mujeres utilizar un zapato bajito o de medio tacn. Es recomendable utilizar pocos complementos como anillos, manillas, cadenas y otros elementos. Las mujeres por lo general los aretes y un anillo. La apariencia personal es fundamental, la ropa bien plancha, todo puesto en su sitio como debe ser y la higiene personal (uas cortadas y arregladas, dientes limpios, buen aliento, y en las mujeres poco maquillaje).
Si estamos en el lugar de la entrevista de trabajo hay que ser cordiales y mostrar buenos modales. El saludar a las personas que pasan por nuestro lado y dar la mano al entrevistador quistarse las gafas oscuras o retirarse el sombrero demuestra respeto y sumisin hacia la compaa. Cuando hemos ingresado a la entrevista de trabajo hay que tener presente los siguientes aspectos: La primera impresin es la que cuenta, la forma como usted vaya vestido y como luzca su atiendo deja mucho que decir, generalmente los entrevistadores
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son expertos en leer los movimientos corporales de las personas lo que significa que claramente pueden determinar lo que usted siente y la sensacin que usted est experimentando. Presentacin, la entrevista es una actividad la cual se presta para que la empresa que desea emplearnos nos logre conocer en su totalidad lo que significa que nos pueden realizar preguntas desde el mbito laboral hasta el mbito personal. Muchas personas consideran una entrevista como un monologo en el cual van a relatar continuamente sus experiencias de vida, lo cual se convierte en un error fundamental. La entrevista de trabajo es una herramienta que utiliza en mbito empresarial para generar una interaccin entre el entrevistador y el entrevistado para analizar las diferentes reacciones posibles. Actualmente es ms comn ver que en una entrevista se presenten casos prcticos en los cuales se le pida al entrevistado genere soluciones inmediatas para analizar las aptitudes y actitudes de la persona entrevistada. Es comn que en una entrevista de trabajo se presente el caso en el cual el entrevistador le realice preguntas del porqu quiere trabajar en esa compaa y en ese cargo, al cual hay que recalcar la experiencia, conocimiento y formacin laboral y empresarial. Es importante dejar de lado los salarios y horas de trabajo cortas.
Preguntas frecuentes en una entrevista de trabajo Segn el portal de internet, protocolo.org las preguntas ms frecuentes en una entrevista de trabajo son las siguientes:
Hbleme acerca de Usted. Hbleme de su experiencia en este tipo de trabajo. Por qu quiere trabajar aqu? Qu sabe acerca de nuestra empresa? Qu le atrae de ella? Estara dispuesto a trasladarse a vivir a otra ciudad, a otro pas, a viajar con frecuencia? Tiene alguna preferencia geogrfica? Por qu dej su ltimo empleo? Por qu fue despedido de su ltimo empleo?
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Qu opina de sus jefes anteriores? Cules son sus principales cualidades? En qu piensa que est peor preparado? Qu piensa que puede usted aportar a la empresa? Piensa que Usted puede mejorar trabajando con nosotros? Descrbase en cinco palabras (preguntas como esta les indican nuestra capacidad de sntesis) Cules son sus metas a largo plazo? Con que tipo de equipos ha trabajado? Prefiere trabajar slo? Cmo trabaja bajo presin? Cmo se enter de este puesto? Se acuerda del texto del anuncio: descrbalo? Cundo estara dispuesto a empezar? Tiene alguna pregunta que desea realizar? Por qu estudi esta carrera? Qu asignaturas le gustaban ms o sacaba mejores calificaciones? Tiene experiencia laboral en este campo o puestos similares? Qu experiencia sac de ellos? Qu prefiere, actividades en solitario o en equipo? Por qu? Dgame el ltimo libro o pelcula que haya ledo o visto. Qu revistas o peridicos lee con regularidad? Por qu piensa que puede hacer bien este trabajo? Qu valora ms en el trabajo? Cules son sus aspiraciones econmicas? Quin influy ms a la hora de eleccin de la carrera: su propia decisin o sus padres o amigos? Est dispuesto a completar su formacin cuando sea necesario acudiendo a cursos y seminarios? Aceptara condicionar su retribucin a los progresos de su formacin? Tiene computador personal? Tiene conexin a Internet? Conoce la direccin Web de nuestra empresa? Qu pginas suele visitar con asiduidad? Cul fue la ltima pgina que ha visitado? Tiene direccin de correo electrnico?
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Si logra preparar de buena manera cada una de estas preguntas con un enfoque profesional y de forma madura. Se le garantiza que un 60% del empleo est en sus manos lo que significa que mayor influencia se refleja en la interaccin que tenga el entrevistador con el entrevistado. Siempre tenga presente que la primera impresin es la que cuenta y es fundamental aminorar sus debilidades y destacar aun mas sus fortalezas.
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4. REUNIONES, VIAJES Y CIERRES DE NEGOCIOS
En el mundo de los negocios, es comn todo el tiempo estar en reuniones y lidiar con agendas apretadas, ya sea con socios, proveedores, clientes, empleados, y dems personas de inters para la empresa. Debido a la presencia de un mundo cada vez ms globalizado y ms abierto hacia los mercados internacionales, estas reuniones se hacen cada vez ms habituales, pero a la vez, ms complejas, sobre todo, en trminos culturales. A raz del desarrollo de las actividades comerciales y diplomticas entre pases desde la consolidacin de la globalizacin, se han hecho cada vez ms estrechas las relaciones entre los Estados, las instituciones y dems actores presentes en el entrono internacional, lo cual ha obligado a estos a tener mucho ms en cuenta el protocolo y la etiqueta de otros pases, debido a que estn tratando con personas provenientes de otros lugares, con costumbres diferentes a las suyas, y con normas de comportamiento diferentes. Estos hechos han desembocado en la ampliacin de la utilizacin del protocolo en estas situaciones, como las negociaciones internacionales, ya sean estas de carcter comercial o poltico, no limitndose este de manera exclusiva hacia actos de Estado o eventos de similar envergadura, que requieran un uso intensivo del protocolo y las reglas de comportamiento.
Lo mencionado anteriormente es un campo de accin profesional y laboral bastante amplio para los profesionales en negocios internacionales, disciplinas afines, u otras profesiones que se dediquen a estas actividades profesionalmente, ya sea como asesores, directivos, consultores, empleados, o empresarios en temas de negociacin internacional en temticas de comercio, principalmente. Para ello, es pertinente conocer de primera mano algunos de los aspectos ms importantes sobre lo mencionado previamente en cuanto a negociacin internacional y su aplicacin al protocolo y a la etiqueta, para poder aprovechar al mximo las oportunidades que se presenten en cuanto a negocios y transacciones en el exterior, o desde Colombia con otros pases.
Para tal cometido, deben tenerse en cuenta algunos aspectos protocolarios y de etiqueta, ya sea si se va a participar en una reunin de negocios, o por si por el contrario, se va a organizar una reunin o encuentro de este tipo, los cuales sern especificados en el siguiente captulo.
REUNIONES, VIAJES Y CIERRES DE NEGOCIOS
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REUNIONES DE NEGOCIOS
A la hora de participar en una reunin de negocios, es preciso tener en cuenta que esta clase de encuentros son solamente eso: encuentros, ms no enfrentamientos, ya que no se desea crear un ambiente hostil entre las partes, que al final pueda entorpecer, e incluso perjudicar el negocio o transaccin a concretar. Sin embargo, he aqu algunos aspectos a tener en cuenta para el xito de estas reuniones:
Es necesario saber escuchar a todas las personas presentes en la reunin, no solamente por educacin y cortesa, todos tienen algo que decir, y es igual de importante que cualquier otra opinin o concepto. Colocar atencin es vital, ya que un solo segundo de distraccin puede ser fatal en un proceso de negociacin o transaccin, ms si esta es internacional. Por ello, es preciso prestar atencin y no hacer otras cosas a la vez, ya que de por s es una falta de respeto. Saber hablar y darse a entender, mirando a los ojos a la persona a la que se le est dirigiendo la palabra, de forma clara, con un tono de voz adecuado, al punto directo, y de manera breve, son gestos de cortesa y amabilidad, ya que el tiempo es vital en esta clase de encuentros. Preguntar cuando se tenga alguna duda o inquietud, estando relacionada con el tema de discusin, ya que preguntas sobre otros temas quedan por fuera de lugar de la reunin. Es necesario esperar a que los dems terminen su turno, y no interrumpir. Si se interrumpe, debe ser de manera justificada; de lo contrario, es una falta de educacin gravsima. El tiempo de duracin de las reuniones de negocios es predeterminado, evitando alargarse ms de lo permitido, ya que los horarios fueron hechos para cumplirse a cabalidad. Las diferencias que puedan presentarse en el proceso deben ser tratadas objetivamente, y con el mximo respeto y educacin posibles, por lo cual no se deben hacer imposiciones, ni levantamientos de voz repentinos, o abandonos abruptos de la mesa de trabajo; siempre mantener la cordura y tratar los asuntos en los mejores trminos. Si se abandona la reunin antes de haberse finalizado, debe ser por motivos de fuerza mayor, ya que esto puede ser tomado como una ofensa por las partes. Ms bien, debe solicitarse un receso breve, si se desea resolver algn problema o
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imprevisto. En un caso mucho ms estricto, la reunin puede ser aplazada para otra fecha, con previa justificacin y excusas ante las partes. Cuando se presentan las pausas, o tiempos muertos, no se deben entrar en discusiones polmicas o triviales, tales como poltica, religin, deporte, temas personales o algn otro tema que pueda representar un potencial conflicto, y por lo tanto deben ser ignorados. Deben quedar en el mbito privado de las personas. El respeto es fundamental y vital para el xito de una reunin de negocios, por lo cual este nunca debe perderse en ningn momento del encuentro. La educacin y la cortesa siempre son cualidades en cualquier persona, sin importar su nacionalidad o cultura. Lo correcto siempre es saludar firmemente al llegar y al despedirse, pedir la palabra amablemente, decir por favor y gracias, entre otros, los cuales son simples detalles, pero que funcionan a la hora de mantener relaciones cordiales y fluidas con los dems participantes. La vestimenta debe ser la adecuada para la reunin, lo cual va acorde al lugar donde se realice, el clima del mismo, o si es de carcter formal o casual. Disponer de valores como la confianza en lo que se dice, la paciencia para escuchar a los dems, ser auto convincente, y tener en cuenta el inters mutuo de las partes para lograr el mejor resultado.
Si se va a organizar una reunin de negocios, o si se va a tomar un rol ms activo dentro de la misma, es necesario tener en consideracin algunos detalles que llevarn al xito de lo que se quiere lograr para la empresa o para la persona:
Preparar una agenda de trabajo es lo ms indicado, ya que explica detalladamente el orden de la misma y los temas a tratar, evitando posibles desviaciones, y siendo esta distribuida previamente hacia los participantes. Establecer unos objetivos, los cuales son una hoja de ruta para las partes, y sobre qu es lo que se quiere lograr con la misma. Definir previamente la logstica a utilizar el da de la reunin, asignando roles o funciones, si es necesario. Establecer posiciones de liderazgo y de mediacin dentro de la misma, en el caso que se requiera. Realizar constantemente seguimientos de los resultados de la misma, para evaluar el logro de objetivos y posibilidades.
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No est de ms establecer algunas reglas o normas dentro de la reunin, ya que no todos tienen o se basan en las mismas, ya que la reunin se est realizando en su ambiente organizacional. Estudiar y establecer un perfil de las partes que van a estar presentes en la reunin, con el fin de evitarse sorpresas o malentendidos. Saber con quin se trata es vital para el xito en los negocios, planteando posibles escenarios a ocurrir dentro de la reunin. Definir si la reunin es estrictamente necesaria, ya que sentarse a discutir sobre temas de poca importancia representa perdidas valiosas de recursos, sin contar adems con que es una falta de respeto con los dems. Preparar la reunin para antes de las comidas, ya que si se alargan demasiado, la gente se molestar y no pensar objetivamente en los temas de la reunin. Utilizar cualquier ayuda o soporte, con el fin de exponer eficazmente sus argumentos, y que se pueda dar a entender hacia los dems de una manera fcil y clara. En la mesa de trabajo deben tenerse en cuenta las posiciones de los asistentes a la reunin. En la cabecera de la mesa, siempre va el gerente, director o persona de mayor rango dentro de la organizacin, dejando los dems asientos a disposicin de los organizadores, basndose en el protocolo y la etiqueta que use la misma. Las presentaciones deben hacerse desde la persona de mayor jerarqua dentro de la organizacin, en orden descendente. Si se entregan tarjetas, debe ser antes de iniciar la reunin. Los obsequios dependen de la cultura de los integrantes de la reunin, y pueden hacerse antes o despus de la reunin. Las posturas deben ser las adecuadas para el carcter de la reunin. Una mala postura puede significar ms que cualquier discurso. Es necesario saber cuidar el lenguaje corporal y la expresin facial y gestual, las miradas, los tics nerviosos y dems situaciones que puedan poner en riesgo el negocio o transaccin en juego. Capacitarse constantemente es una herramienta bastante valorada y de mucha utilidad, el cual permite tener un conocimiento ms amplio, tanto de la situacin como de las partes.
Igualmente, es bien sabido que el protocolo es fundamental para esta clase de encuentros, en especial si son negociaciones de carcter internacional; de igual forma, el protocolo es un arma infalible para generar y sostener negocios y relaciones con actores estratgicos para la empresa, como proveedores, clientes potenciales, empresas provenientes de mercados objetivo, entre otros; as como una herramienta de relaciones pblicas, de imagen corporativa y de marca. No es bueno tratar de mostrar a la empresa como lo mejor que existe, tambin se tienen defectos y se cometen errores, incluso, es bueno a
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veces, valerse del sentido comn para esta clase de encuentros. La clave radica en el respeto hacia los dems, hacia sus costumbres, sus ideas, sus pensamientos, sus opiniones, sus creencias; lo cual permite tener relaciones mucho ms cordiales y provechosas.
VIAJES DE NEGOCIOS
Es bastante frecuente que, a la hora de realizar negocios, el empresario o representante corporativo tenga que desplazarse a otro pas, con el fin de buscar oportunidades de negocios, o bien, cerrar alguno ya negociado. Por ello, es importante para el profesional en negocios internacionales, y a quienes se dediquen a estas labores profesionalmente, tener en cuenta los ms mnimos detalles al organizar un viaje de negocios, los cuales si no se cumplen a cabalidad, pueden llegar a perjudicar o entorpecer las negociaciones en curso. Antes que nada, debe disponerse de una actitud abierta hacia un conocimiento cultural mucho ms amplio. Recordemos que las costumbres y el componente cultural cambian en los dems pases, as sean cercanos geogrficamente o relacionados histricamente. El empresario o representante es un embajador de la empresa, de su buen nombre, as como del pas de donde proviene, de sus valores, de sus creencias, de lo que desea lograr; asimismo, debe ser en ocasiones tolerante y complaciente con algunos aspectos; no se puede estar en pleno acuerdo con las otras personas, y tratar al mximo de evitar los malentendidos culturales y las ofensas, las cuales perjudican y daan la posibilidad de cerrar negocios, que incluso, se pueden dar como ya concretados.
Es preciso tener en cuenta la actitud con la que se expresa hacia la otra parte, ya que esta dice mucho de nosotros: nuestros gestos, nuestras palabras, nuestro estado de nimo, nuestro comportamiento, nuestros modales y educacin, puede comunicar ms de lo que decimos o de lo que deseamos; incluso, puede generar una percepcin inequvoca para la otra parte y perjudicar el negocio en juego. De hecho, saber un poco de psicologa influye en el logro del objetivo propuesto, ya que los negocios estn basados en las relaciones humanas, y el conocimiento de lo humano es bastante til en dicho aspecto, generar una conexin de antemano entre las partes, o rapport, como se le conoce en el mbito de los negocios.
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Y aunque las tecnologas de la informacin han facilitado enormemente la comunicacin con el extranjero, los viajes de negocios siempre tendrn que realizarse, debido a que tiene que existir un contacto personal entre las partes involucradas, para as disminuir las barreras de desconfianza entre las mismas. Si se va a realizar un viaje de negocios hacia otro pas, es necesario tener bastante presentes los siguientes consejos:
Las empresas siempre tendern a disminuir costos en esta clase de gastos, por lo que evitarn vuelos en primera clase, hoteles caros y dems gastos suntuarios, pero todo depende del tamao del negocio a concretar. En ocasiones, no se escatima sobre estos gastos, ya que representarn una mnima parte de lo que se recibir por el negocio. De hecho, los viajes de negocios se han convertido en una necesidad para las empresas que desean expandirse hacia mercados extranjeros. Disear una agenda de trabajo con bastante anticipacin, para establecer y confirmar las citas de negocios con la suficiente anterioridad, y definir objetivos concisos desde el principio, para saber a qu se viaja exactamente y qu es lo que se obtendr de dicho viaje. Verificar previamente hacia qu pas se va a desplazar y a que ciudades, no solamente con fines de conocimiento cultural, laboral y de actualidad, sino para conocer de antemano la disponibilidad hotelera, de vuelos, de transporte, de distancias entre los sitios de reunin, y de lugares para entretenimiento, si queda tiempo disponible. Saber empacar una maleta, llevando lo estrictamente necesario, es decir, ropa cmoda, nada de objetos lujosos, y algunos obsequios, por si se van a entregar. Informarse adems con las autoridades aeroportuarias, tanto de su pas de origen como el de destino, para conocer que objetos no llevar, o que restricciones existen en cuanto al equipaje, las cuales han aumentado en los ltimos aos y se han vuelto mucho ms estrictas. Llevar lo primordial en el equipaje de mano, mientras que lo dems se puede llevar en el equipaje principal. Tener actualizado su pasaporte, si el pas al que se dirige exige visa, y confirmar su vuelo con al menos 48 horas de anticipacin, para evitar contratiempos con las autoridades de migraciones, as como llevar una lista de sus datos personales, los datos de donde se va a hospedar, y de donde se van a realizar las citas con los clientes o proveedores potenciales, as como de sus documentos personales, tarjetas de crdito, y una cantidad prudente de dinero de dicho pas, o preferiblemente, dlares americanos. Evitar en la medida de lo posible que los vuelos se realicen en temporada alta o a inicios de la semana. Hacer uso de la tecnologa para su beneficio en cuanto a la confirmacin de vuelos y reservaciones de hoteles, mapas de las ciudades que va a visitar, contacto con
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sus superiores o directivos de la empresa, y con los contactos potenciales. Aprovechar al mximo los viajes de negocios para ampliar y fortalecer las redes de contactos profesionales (networking). Si se sufre de alguna enfermedad o discapacidad, tener en cuenta las indicaciones medicas para que no suceda ningn imprevisto durante los viajes o transportes dentro de las ciudades o lugares de destino. Disponer de plizas de seguro, por si ocurre algn imprevisto durante los viajes o desplazamientos, aunque por lo general, las agencias de viajes prestan esta clase de servicios en los paquetes de viaje ofrecidos. No est de ms consultar con las aerolneas, los sistemas de acumulacin de millas o programas de viajero frecuente, lo cual puede significar una disminucin en los costos de transporte. Saber adaptarse a los cambios de horario, si el pas se encuentra en un meridiano diferente al pas de origen, as como a los cambios en las comidas, con el fin de evitar trastornos que puedan afectar el desempeo del empresario o representante corporativo. Si queda disponibilidad de tiempo extra, conocer algunas alternativas de diversin en las ciudades que se van a visitar, lo cual se encuentra generalmente en las guas tursticas. Aprovechar el tiempo libre tambin es beneficioso para lograr excelentes resultados en los negocios con el extranjero.
Al llegar al pas de destino, y tras haberse alojado, es hora de empezar a establecer contacto con los clientes o proveedores potenciales, teniendo en cuenta el horario laboral de dicho pas, claro est. Al iniciar las reuniones, se deben tener en cuenta la mayora de aspectos mencionados en el capitulo anterior, haciendo un claro hincapi en el aspecto cultural, ya que como se dijo anteriormente, esta cambia con respecto al pas de destino, y por ende, cambian las costumbres, las normas de comportamiento, las leyes, la gastronoma, la historia del pas, la religin, la predominancia de gnero, entre muchos otros. En estos casos, la famosa frase del comn, a donde fueres, haz lo que vieres, se aplica a la perfeccion. Es importante no dejarse llevar por la percepcin en esta clase de temas, las cuales son reforzadas por estereotipos plasmados en pelculas, comentarios, noticias, la television y en la cultura popular. En ocasiones, es necesario y preciso ser flexibles y adaptables en cuanto al itinerario previamente asignado y organizado, pudiendo ser esto un factor de xito del negocio en discusin, permitiendo que personas completamente opuestas en su personalidad y sus costumbres, puedan realizar negocios exitosos. Es til conocer algunas frases populares y del argot de negocios en el idioma del pas que se va a visitar en el caso de que sea diferente al del pas de origen, con el fin de romper el hielo y entrar en confianza. Es de vital importancia conocer el protocolo en cuanto a los obsequios, los cuales pueden ser tomados como un gesto de aprecio, o
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incluso, pueden ser considerados como algo negativo, como casi un soborno o presin para concretar el negocio.
Tenga muy en cuenta que independientemente de que se logre obtener el negocio o no, los viajes de negocios son una excelente oportunidad para ampliar la red de contactos, tanto de la empresa como para quien la representa, por lo que cargar tarjetas de presentacin es lo adecuado. Estas deben incluir los datos de contacto de la persona o representante directo de la empresa, tanto en el idioma del pas de origen de la empresa, como en el idioma del pas destino del negocio. Es bastante informacin para considerar, pero es de importancia si se desean obtener los mejores resultados en los procesos de negociacin de las empresas con el extranjero.
CIERRES DE NEGOCIOS
Al finalizar las citas y reuniones de negocios, es hora de dar trmino a los mismos. Los cierres de negocios se pueden presentar en ambientes bastante variados. Bien puede ser en una reunin formal, o un almuerzo o cena, en el cual se discutirn los detalles de cmo hacer efectivo el negocio o transaccin en juego. Cabe resaltar que en los negocios, el dinero no lo es todo; el protocolo, la etiqueta y las buenas maneras de comportarse en sociedad son trascendentales, ya que negocios que se daban por hechos, han fracasado por no tener en cuenta informacin vital para el proceso, como el perfil cultural de la contraparte, sus costumbres y sus maneras de comportamiento, debido a que si no se tiene presente esta informacin es muy fcil caer en malentendidos u ofensas que afecten el negocio en curso. De igual forma, el saber responder las objeciones de la contraparte, la capacidad de convencimiento y persuasin, y detalles como la vestimenta, la expresin corporal, la comunicacin, el profesionalismo a la hora de negociar, y el respeto hacia el otro, son de gran ayuda para cerrar el negocio con xito.
Para empezar, el conocimiento y el estudio de la otra parte son esenciales para esta clase de procesos. Como se ha venido insistiendo a lo largo de los captulos anteriores, la cultura y las costumbres varan con el pas de origen de la contraparte, as sean pases vecinos o estn conectados de alguna manera, mientras que existen algunos aspectos que no cambian, o que pueden ser bastante similares, pero nunca esta de ms conocerlas con mayor profundidad. La cultura es la que define una gran parte de la personalidad de la
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contraparte, y por ende, gua su forma de comportarse ante determinadas situaciones, por lo que debe hacerse un trabajo de investigacin previo sobre la misma, con el fin de estar preparados ante cualquier situacin o escenario que pudiera llegar a presentarse en el cierre. Algunas culturas de negocios prefieren discutir el tema directamente y sin rodeos, lo cual puede desencadenar en un cierre rpido, pero es preciso tener en cuenta que al ser bastante directos, desean ir al punto de discusin, sin adornos ni complementos; en cambio, otras culturas desean establecer una relacin duradera, les gusta reflexionar y tomarse un buen tiempo para pensar sobre los pros y contras del asunto, no les gusta discutir sobre el negocio durante los primeros encuentros, por lo que la paciencia y la flexibilidad son cimientos para una negociacin con un final exitoso. El saber vender ideas y el aplicar algunos conceptos de mercadeo son de gran utilidad para persuadir a la parte de cerrar el acuerdo, y convencerla de que la idea que se propone le traer bastantes beneficios y que su inversin generar retornos positivos, en un escenario ganar-ganar. Es preciso tener cuidado con las objeciones y los contras que se planteen durante el cierre, sabiendo responder a cada uno de ellos, y no dar la impresin de que se est poco preparado para el asunto; el informarse bien y tener los conceptos claros son herramientas que cierran negocios y abren puertas a muchos otros ms.
Los preparativos son de gran importancia a la hora de cerrar un negocio, en los cuales no se deja ni el ms mnimo detalle a la improvisacin. Debe tenerse muy en cuenta el ceremonial y la forma de organizacin del lugar en donde se realice el cierre: si es un restaurante, un club, o en la sede corporativa. El ambiente debe ser tranquilo y poco tenso, para as poder generar confianza y amabilidad entre las partes, evitando escenarios hostiles que espanten a la contraparte e impidan cerrar con broche de oro. Es de importancia informar a la contraparte sobre lo que necesite y tener disposicin para escuchar lo que desea y lo que se quiere lograr.
Es bastante comn que los cierres de negocios se realicen en restaurantes, a la hora del almuerzo o la cena, aunque en algunas de estas reuniones no se discuten asuntos de negocios, lo cual depende de manera estricta de la cultura y las costumbres de la contraparte, teniendo en cuenta de igual manera que no puede colocarse en la mesa cualquier tema, en especial, si son bastante sensibles u ofensivos para la contraparte. Por otro lado, si la contraparte no habla el mismo idioma, es vital tener un traductor o asesor que hable dicha lengua, con el fin de no caer en malinterpretaciones, sobre todo en el aspecto legal, en el cual existe bastante sensibilidad. Por lo general, estos ambientes son bastante neutrales, y se prestan como escenarios en donde la comunicacin es mucho ms fluida y fcil. Es necesario tener a disposicin todo lo relacionado con el protocolo, la
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etiqueta y el ceremonial durante estos eventos, ya que al hacerse ms de noche, ms formalidad y elegancia se requiere. En cuanto a la escogencia del lugar, es preferible elegir sitios elegantes, prestigiosos y de gran calidad, siendo representativos de la gastronoma local, sin olvidar la reservacin de los lugares para evitar contratiempos y generar un ambiente de confidencialidad. Dependiendo de la confianza existente entre las partes, es potestad completa del anfitrin decidir en que momento se deben empezar a hablar de negocios, as como pagar la cuenta. Si bien se prefiere, pueden utilizarse lugares mucho ms sobrios como salas de juntas o auditorios, lo cual otorga una imagen de seriedad y de compromiso con el negocio, y en caso de cerrarse exitosamente, se puede optar por un almuerzo o cena a modo de celebracin.
Uno de los errores ms frecuentes en los cierres de negocios es, sin duda alguna, el dejar a un lado el protocolo y el buen comportamiento, lo cual conlleva a equivocaciones que pueden ser perjudiciales para el negocio en curso. Es necesario tener en cuenta los ms mnimos detalles, tener en cuenta la realidad, lo que sucede en el momento. He aqu algunos consejos para aplicar en los cierres de negocios y tener tratos exitosos en el mbito internacional:
Entregar tarjetas de presentacin nunca est de ms. Recibirlas tampoco. Es importante recordar colocar en el reverso de la misma la informacin en el idioma nativo de la contraparte, para generar amabilidad y aprecio, o bien puede utilizarse el idioma ingls. Las tarjetas deben estar actualizadas y sin tachones o enmendaduras, ya que afecta la imagen corporativa y profesional. Se deben entregar en orden jerrquico, del ms alto directivo hacia abajo. Dejar que la otra persona escoja el lugar de reunin. No trate de presionar para discutir sobre el negocio, a menos que la otra parte se lo pida, o ya exista confianza entre las mismas.
Todas las etapas en un proceso de negociacin comercial son igual de importantes, ya que ninguna define por s sola el negocio, y en cada una de ellas se debe tener un gran cuidado en como se procede. Si no se tienen claros desde el principio las condiciones y trminos de negociacin, no se podr seguir con un buen rumbo, as como el disponer de una comunicacin efectiva y de generar confianza entre las mismas. De igual forma, se desea plantear al lector la importancia de las normas de comportamiento social en el entorno
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empresarial y laboral, especficamente en la gestin y negociacin comercial, y de su utilizacin en pro del xito de los negocios o acuerdos que se estn discutiendo con empresarios o personas de otros pases, y especficamente de otras culturas.
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BIBLIOGRAFA Y WEBGRAFA
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