Controle de Documentos

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Controle de Documentos
Prot4eus ''
Sumrio
Sumrio..............................................................................................................................2 O AMBIENTE...................................................................................................................3 Objetivos instrucion is do curso........................................................................................! Objetivos es"ec#$icos do curso..........................................................................................% &'()O O*E+ACIONA'................................................................................................., DE&INI-.ES................................................................................................................../0 CON&I1(+A-.ES DO SISTEMA...............................................................................// CADAST+OS................................................................................................................./2 C r3os e &un45es.............................................................................................................22 (surios...........................................................................................................................2% Assuntos ..........................................................................................................................33 * l vr s6c7 ve ................................................................................................................3% * st s ..............................................................................................................................38 Norm s ............................................................................................................................!0 Ti"os de documentos ......................................................................................................!2 'AN-AMENTOS...........................................................................................................%2 1r v 49o dos documentos...............................................................................................,% Documentos.....................................................................................................................,: B i; de *end<nci s........................................................................................................82 =uestionrios ..................................................................................................................8% Distribui49o de documentos>...........................................................................................2/ Solicit 45es>.....................................................................................................................28 *end<nci s.......................................................................................................................:2 Devolu49o revis9o...........................................................................................................:, &ollo?6u" leitur .............................................................................................................:2 Trein mento.....................................................................................................................:: Tr ns$er<nci de *end<nci s........................................................................................./0! MISC@'ANEA............................................................................................................./0: M nuten49o de distribui49o...........................................................................................//0 Aus<nci tem"orri ......................................................................................................//% 1'OSSA+IO.................................................................................................................//2
2 Controle de Documentos
O AMBIENTE
O mbiente Controle de Documentos tem como objetivo o 3erenci mento dos documentosB utiliC ndo os se3uintes recursos> C d stro e edi49o de todos os "rocedimentosB instru45esB norm sB desen7o e dem is documentos d em"res > cDdi3o e revis9o. Controle do ciclo de "rov 49o> di3it 49oB el bor 49oB v lid 49oB "rov 49o e distribui49o d s cD"i s eletrEnic s ou em " "el. Am rr 49o d re$er<nci entre um documento e outro. Emiss9o do "rotocolo de recebimento. Inte3r 49o com o FordG d Microso$tG. Controle dos trein mentos nos documentos. Emiss9o de list mestr e list de documentos " r c d destin trioH" st . Envio de e6m ilB u;ili ndo o viso de leitur revis5es. de novos documentos eHou
Iisu liC 49o r"id dos documentos vi3entes. Antes de inici r os "rocess mentos diriosB J necessrio "erson liC r o sistem de cordo com $orm de tr b l7o de c d em"res . A de$ini49o d s in$orm 45es bsic s J c7 m d de im"l nt 49o.
Controle de Documentos - 3
Objetivos instrucionais do curso

S9o 7 bilid des e com"et<nci s "recis s e es"ec#$ic sB Kue "ro"ici m um indic 49o cl r e com"let sobre os con7ecimentos "retendidos. Com"reendem>
a) Conceitos a serem aprendidos: 6 **rinc#"io e"istemolD3ico do *rot7eusL 6 NNomencl tur TotvsL 6 **rinc#"ios d Administr 49o de Controle de DocumentosL 6 IInte3r 45es.
b) Habilidades a serem dominadas: 6 DDom#nio conceitu l do Sistem L 6 **ro"ried de de com"reens9o e em"re3o d nomencl tur DocumentosL Totvs 6 Controle de
6 CC " cid de de rticul 49o e rel 49o entre s divers s in$orm 45es e d dos Kue "ressu"5em s $uncion lid des do mbiente Controle de DocumentosL 6 CC " cid de de nlise e deKu 49o> NNecessid des ) SSolu49o TotvsL 6 DDom#nio tJcnico6o"er cion l do *rot7eusL 6 CC " cid de " r 45es "rD6 tiv sB tendo como $err ment de solu49o o Sistem .
c) Tcnicas a serem aprendidas: 6 IIm"l nt 49o do mbiente de Controle de DocumentosL 6 OO"er cion liC 49o do mbienteL 6 AA"lic 49o e utiliC 49o "len s d s $uncion lid des do sistem Documentos. M Controle de
d) Atitudes a serem desenvolvidas: 6 CC " cid de de "romover 45es "l nej d s e "rD6 tiv sB tendo como $err ment de solu49o o sistem *rot7eus M Controle de DocumentosL 6 CC " cid de " r resolu49o de "roblem s tJcnico6o"er cion is do mbienteL
6 CC
" cid de de e;ecu49o.
Objetivos es ec!"icos do curso

Ao tJrmino do cursoB o trein ndo dever ser c " C de> Con7ecer e em"re3 r deKu d e e$ic Cmente os conceitos e $uncion lid des do *rot7eus M Controle de Documentos. Domin r e rticul r com "ro"ried de lin3u 3em "rD"ri N solu49o TotvsL Im"l nt r e o"er r o sistem no mbiente de Controle de Documentos. Iislumbr r s solu45es " r Controle de Documentos. s necessid des emer3entes tr vJs do *rot7eus M
Texto conceitual a respeito do funcionamento do neg cio

As Em"res s e institui45es s9o dividid s em de" rt mentos Kue re liC m desde cri 49o e con$i3ur 49o de "rocedimentos e instru45es tJ emiss9o e divul3 49o dos mesmos " r todos os membros envolvidos. O "rocesso de cri 49o J control do "or tod s s $ ses de el bor 49o com ou sem cr##tic s " r "rov 49o de todos os usurios envolvidosB com com" n7 mento de "r Cos d s "end<<nci s. A"Ds conclu#d s s et " s de el bor 49o dever ser distribu#do os documentos com com"r v 49o de entre3 . Os documentos devem est r N dis"osi49o " r control d s no " "el. consult eletrEEnic B com cD"i s
Com "ossibilid de de solicit r lter 45es e documentos " r Ku lid de.
"rimor r o sistem d
Controle de Documentos - #
$%&'O O(E)ACIONA%
A se3uirB J "resent d um su3est9o do $lu;o o"er cion l do mbiente Controle de Documentos Kue deve ser utiliC do "elo usurio como um "oio Ku nto N $orm de im"lement 49o e o"er 49o do sistem . O usurio "odeB no ent ntoB "re$erir c d str r s in$orm 45es de $orm " r lel B um veC KueB n s o"45es do menu de !Atuali"a#$o% do mbiente Controle de DocumentosB tecl O&3P "ossibilit o subc d str mento em rKuivos. *ort ntoB o usurio "odeB "or e;em"loB c d str r um ssunto Ku ndo estiver tu liC ndo o rKuivo de &Documentos&. Dess $orm B o $lu;o o"er cion l "ode ssumir l3um s v ri 45es em rel 49o N seKQ<nci Kue o usurio dot r $rente Ns su s necessid des e conveni<nci s. O Sistem 3erenci el bor 49o dos Documentos d =u lid deB obedecendo ordem de o"er 49o> Di3it 49o R El bor 49o R +evis9o A"rov 49o R Somolo3 49o Distribui49o R 'eitur Solicit 49o de Alter 49o di3it 49o e cr#tic B se3uinte
Sendo Kue somente o el bor dor do documento "ode coment r "odendo ser re liC d " rtir d et " de di3it 49o.
Somente n et " de leitur do documento ser "oss#vel el bor r um solicit 49o de lter 49o. R *reenc7imento obri3 tDrio.
' Controle de Documentos
INICIO
Verificar Parmetro, Tabela, Dicionrio
+I,
Cadastrar Departamentos
Cadastrar Cargos
Cadastrar Usurios
Vincular" Pasta"/"Depto
Cadastrar Pastas
+I,
Utili)a Pastas*
N-O
N-O
Utili)a" Palavras C!ave*

N-O
+I,
Cadastrar Palvras C!ave
Utili)a Norma*
N-O
+I,
Cadastrar Norma
Cadastrar Assuntos Cadastrar N.veis $esponsveis
Cadastrar Tipo"de" Documento
Cadastrar $esponsaveis Importar Documento %&ord'( Cadastrar Documento# Nova"$evisao
Controle de Documentos - *
Distribuir" Documentos
0mite" $egistro"de" Treinamento"

N-O
+I,
$egistro"de" Treinamento
4era" Pend5ncia%s("de" 6eitura"e" Aviso%s(
$evis3o"Anterior" com"Pend5ncias "de"Papel*
+I,
4era" Devolu23o" $evis3o
Consultas
Cadastros Documentos"%Palavras C!aves( 6an2amentos"Pendentes Doctos"$eferenc:
N-O
,iscelnea
Aus5ncia"Temporria ,anut:Distribui23o +tatus"4erais
0mite" Protocolos*
N-O
+I,
Protocolos $elat8rios
6ista",estra Pend5ncias +olicita2;es Cadastros Treinamentos" %$egistros( Protocolos
Utili)a" Treinamento*
N-O
+I,
Cadastro"de" Treinamento# $etreinamento
9I,
0mite" $egistro"de" Convoca23o*

N-O
+I,
$egistro"de" Convoca23o
( Controle de Documentos
DE$INI+,ES )ntrodu#$o
O "rocesso de 3est9o d Ku lid de reKuer um 3erenci mento ri3oroso de documentos Kue "ode incluir o controle de $ormulrios utiliC dos n cor"or 49oB o cervo de norm s ou "rocedimentos e b ncos de con7ecimentoB u;ili ndo em"res n 3est9o do con7ecimento. * r Kue este "rocesso sej $eito de $orm e$icienteB J im"ort nte centr liC r s in$orm 45es eB se "oss#velB rm Cen r os doucmentos em rKuivos eletrEnicosB o Kue "romove redu49o de custos com m teri l im"resso e sim"li$ic troc de in$orm 45es entre os "rocessosB "rinci" lmente n s et " s de loc liC 49oB consult e recu"er 49o dos documentos dur nte todo o seu ciclo de vid . A document 49o eletrEnic J um recurso dinTmico " r s or3 niC 45es divul3 rem su s re3r sB "l nej mentosB objetivos e 45esB "ermitindo Kue todos os envolvidos cum"r m seu " "el no "rocesso de $orm " droniC d . Entre os "rinci" is bene$#cios d solu49o "ode6se dest c r> Mel7ori no tem"o de "rocess mento e m nuseio de " "JisL S tis$ 49o do usurio e umento d "rodutivid deL Mel7ori n Ku lid de de $lu;o dos "rocessosL Aumento n velocid de d loc liC 49o dos documentosL Mel7or tendimento o cliente "or o$erecer res"ost s m is r"id sL * droniC 49o dos modelos de documentos e document 49oL Se3ur n4 d s in$orm 45esL 1 r nti de controle d s revis5es com identi$ic 49o dos res"onsveis e destin triosL 1 r nti no controle do rm Cen mento dos documentosL &cil m nuseio " r o controle de m nu is do sistem de 3est9o d Ku lid deL Au;#lio no controle de $ormulrios " droniC dos utiliC dos n em"res L Comunic 49o utomtic entre os res"onsveis e leitores dos documentosL Incentivo N mel7ori cont#nu dos "rocessos "or meio d s solicit 45es e revis5es dos documentosL Ser $ cilmente distribu#doB sse3ur ndo Kue todos "os m us r do sistem " r $ins de re$er<nci L document 49o lin7 mento d estrutur d
& cilit r im"lement 49o d s tivid des de tendimento uni$orme em tod or3 niC 49o.
Controle de Documentos - -
CON$I.&)A+,ES DO SISTEMA
O mbiente Controle de Documentos "ossui um sJrie de " rTmetros Kue determin m $orm de "rocess mento de c d em"res . A Totvs envi os " rTmetros com conteUdos " dr5es Kue "odem ser lter dos de cordo com necessid de d em"res e s9o customiC dos no mbiente C*+,)-./AD*/.
Os " rTmetros se3uir s9o os utiliC dos "elo mbiente de Controle de Documentos> 2ar3metros 5678A6)/9C Tipo C r cter Descri#$o De$ine se o rel tDrio de viso de recebimento de documentos ser im"ressoB no to d distribui49o. In$orm se o sistem dever im"rimir ou n9o o viso de recol7imento. Conte4do 2adr$o S
5678A6):*/
C r ctter
5678A8.9:T
C r ctter
De$ine se os Kuestionrios rel cion dos o documento est r9o N 7 bilit dos " r leitur e res"ost . De$ine se b i; d et " dever ser le tDri B Ku ndo 7ouver m is de um usurio. De$ine se n et " de leitur B o usurio consult o documento em STM'. De$ine o nome do rKuivo .DOTB " dr9o do FordGB utiliC do " r bertur Hcri 49o dos documentos. De$ine se 3r v o documento em STM'B V/ 6 Sim H 2 MN9oW. De$ine Ku ntid de de di s limite " r vis r Kue v lid de do documento est termin ndo. =u ntid de de di s Kue um revis9o obsolet "erm nece tiv em conjunto com revis9o tu lB em virtude d im"l nt 49o d Ultim . De$ine se dever ser im"ress d t de vi3<nci no rel tDrio de 'ist Mestr de Documentos. De$ine se o conteUdo do XMotivo d +evis9oX deve ser " 3 do c d 3er 49o de nov s revis5es. N
5678D;<A=9
C r cter
5678DCHT5
C r cter
5678DD*T2D
C r cter
ADISI1A:.DOT
5678DHT5=
C r cter
5678D)A=)5
C r cter
30
5678D)AT/
C r cter
/%
5678D)DT6-
C r cter
5678D=H/96
C r cter
Controle de Documentos - //
5678D*A695 C r cter
De$ine se 7 envio de e6m il os usurios com l n4 mentos "endentes V/6Sim H 26N9oW. De$ine se 7 ver remiss9o dos documentosB de$inidos como cD"i s eletrEnic s. Indic se deve ser im"ress cD"i de documentos c ncel dos. De$ine se " recer9o "en s os l n4 mentos de devolu49o de revis9o de documentos "endentes. De$ine se " recer9o "en s os l n4 mentos de solicit 45es "endentes.
5678D*C2*
C r cter
5678D*C2C+
'D3ico
.T.
5678D*2D96
C r cter
5678D*2:*=
C r cter
5678D*T22/
C r cter
De$ine se dever ser im"ressoB nos rel tDrios de viso e "rotocolo de recebimento de documentosB os N destin trios consider dos como cD"i s eletrEnic s ou mb s. Xem br ncoX De$ine o " t7HdiretDrio em Kue est deve ser inst l do o FordIie?. "reenc7ido De$ine se o FordIie? ser utiliC do " r consult r os documentos. N
5678D26)9>
C r cter
5678D6)9>
C r cter
5678DT)29D
C r cter
De$ine Ku l vers9oB do editor do FordGB ser utiliC d " r FO+D:8 bertur e cri 49o dos documentos. Indic se os mbientes =u litY est9o inte3r dos com o mbiente 1est9o *esso l.
5678-)+T
C r cter
* r Kue est inte3r 49o sej "oss#velB tiv 49o deste " rTmetro deve ser re liC d B :*59+T9 se o mDdulo de Controle de Documentos n9o ten7 sido utiliC do. C so contrrioB se utiliC 49o
dest inte3r 49o $or necessri B deve?se entrar em contato com o departamento de Help?Des@ da Totvs " r KueB medi nte re liC 49o de l3uns "rocedimentosB est inte3r 49o sej "oss#vel. AConsulte informa#Bes detalCadas neste documento na se#$o )+T9-/ADE*)F 5678=9.D*C 5678=);=9) C r cter C r cter De$ine obri3 toried de de leitur do documento. De$ine Kue Ku lKuer usurio "oder ler o documento. Indic se devem "resent r mens 3ens de erroB no envio de e6 m ils. S N
56785:-9/5 'D3ico
5678+:98DC
C r cter
De$ine se o nUmero do documento ser seKQenci lB de cordo com N seKQ<nci es"eci$ic d no c d stro de Ti"os de Documento. ZS[STEMZDOCS
56782ATH>
C r cter
De$ine o diretDrio Kue contJm os rKuivos dos documentos.
Obs.> X " rtir do diretDrio de inst l 49o do sistem X ZS[STEMZ MODE'OS
56782ATH>D C r cter
De$ine o diretDrio Kue contJm os rKuivos modelo dos documentos.
Obs.> X " rtir do diretDrio de inst l 49o do sistem X ZS[STEMZSTM' Obs.> X " rtir do diretDrio de inst l 49o do sistem X
56782ATH>H C r cter
De$ine o diretDrio Kue contJm os rKuivos no $orm to STM'.
Controle de Documentos - /3
1ETTEM**ATSV W 56782ATH>T C r cter De$ine o diretDrio Kue contJm os rKuivos tem"orrios do Findo?sG. Obs.> \est $un49o retorn o diretDrio tem"orrio do (surio lo3 do no Findo?sG.]
56782/*T
C r cter
De$ine se o rel tDrio de *rotocolo de +ecebimento de Documentos ser im"ressoB no to d distribui49o do documento. De$ine se distribui49o do documento dever emitir o *rotocolo de +ecol7imento dos Documentos.
56782/*T/9
C r cter
5678.D8D*
C r cter
De$ine Ultim d t de veri$ic 49o de envio de e6m ils os usurios 0/H0/H0! com l n4 mentosB no mbiente Controle de Documentos. De$ine cont Kue deve ser utiliC d " r o envio de e6m ils dos rel tDrios. De$ine sen7 d cont " r o envio de e6m ils dos rel tDrios. Xem br ncoX deve ser "reenc7ido Xem br ncoX deve ser "reenc7ido Xem br ncoX deve ser "reenc7ido Xem br ncoX deve ser "reenc7ido .&.
567/9=AC+T
C r cter
567/9=A2:>
C r cter
567/9=:9/6
C r cter
Servidor de envio de e6m ils utiliC do nos rel tDrios. Indic Ku l cont utiliC d " r envio de e6m ils utomticos "elo sistem . Servidor de e6m il necessit de utentic 49o^
56795C*+TA
C r cter
567/9=A.TH
'D3ico
567/9=,/*5
C r cter
E6m il utiliC do no c m"o &+OMB Xem br ncoX deve no envio de rel tDrios "or e6m il. ser "reenc7ido De$ine KueB o 3er r revis9o do documento ti"o e;ternoB co"i 6se o 2 documento nterior V/6SIM H 26 N_OW. De$ine se o di3it dor "ode 3er r revis9o V/6SIM H 26N_OW. De$ine o uso d rotin de rev lid 49o V/6SIM H 26N_OW. De$ine se 7 ver 3er 49o de l n4 mentos de visos dos documentos V/6SIM H 26NAOW. De$ine o "er#odo em di s de envio de e6m ilB em conjunto com o " rTmetro MI`=(D=DO. 1r v STM' " r Fora$lo? /bSim H 2bN9o. S bilit clculo " rtir d d t de im"l nt 49o /bSim H 2bN9o. De$ine se 3er veri$ic 49o "or d t do viso de vencimento /bSim H 2bN9o. 2 /
5678D.29<T
C r cter
5678D*/96D 5678D/96A=
C r cter C r cter
5678D*-9A6
C r cter
5678.D8D*+
C r cter
5678D>HT5= C r cter 5678DHDT)5 C r cter
2 2
5678D<A6=)
C r cter
5678-95A)=
C r cter
De$ine o e6m il do res"onsvel d Ku lid de " r comunic 49o de tr ns$er<nci de $uncionrioHusurios. De$ine ordem " dr9o de "resent 49o dos d dos n tel de "end<nci s do controle de documentos de / // Vcon$orme bot9o &iltr *end<nci sW. De$ine se "ede con$irm 49o de 3er 49o de revis9o " r viso re$erenci do.
Xem br ncoX deve ser "reenc7ido
5678D**/2D
NumJrico
5678D;<A/,
C r cter
Controle de Documentos - /#
5678D:=D9<
C r cter
BloKueio de solicit 49o de novos documentos.
5678D*C2.5 C r cter
De$ine se im"rime "en s um co"i do documento n distribui49o /bSim 2bN9o. Envio de e6m il de "end<nci de leitur n distribui49o do documento.
Xem br ncoX deve ser "reenc7ido.
5678D*95CC NumJrico
5678/9,DC
NumJrico
I lid doc. com st tus di$erente de \'eitur ]B " r serem utiliC dos como re$er<nci outros documentos em el bor 49o. As o"45es "oss#veis s9o> \/ \ " r Kue o Sistem e$etue v lid 49o e "ermit somente Kue sej m / utiliC dos documentos com st tus \'eitur ] como re$er<nci L \2 \ " r Kue o Sistem n9o e$etue v lid 49oB "ermitindo utiliC 49o de documentos com Ku lKuer st tus.
Observao: Para utilizao do Office 2007, dever ser utilizado o arquivo ADVS !A"#DO$%
0' Controle de Documentos
CADAST)OS Departamentos
O c d stro de de" rt mentos J obri3 tDrio " r utiliC 49o de Ku lKuer $uncion lid deB rel cion d o mbiente Controle de Documentos. A t bel ser utiliC d no sistem J> =AD 6 DE*A+TAMENTOSHSETO+.
No c d stro de de" rt mentosB devem ser c d str d s s in$orm 45es Kue de$inem c r cter#stic de um determin do de" rt mento d em"res .
Controle de Documentos - /*
&'erc(cio A3or e$etu remos o c d stro dos de" rt mentos. C min7o " r este e;erc#cio> Atuali"a#Bes G Cadastros G Departamentos 'o3o em se3uid B cliKue n es"eci$ic dos. C digo H D25*+ Descri#$o H DeptF de 5ontagem C digo H D29+Descri#$o H DeptF de 9ngenCaria C digo H D28.A= Descri#$o H DeptF de 8ualidade C digo H D269+ Descri#$o H DeptF de 6endas !Ap s o cadastro de .suIriosJ teremos Kue vincular o usuIrio responsIvel%F o"49o )ncluir e in$orme os d dos nos c m"os
0( Controle de Documentos
Campos obrigat rios:

C digo V=AD`C(STOW> C digo identificador do departamento Lunto ao :istema. &uncion como identi$ic dor Unico do de" rt mento> *ode ser cri do "or meio d $err ment de cDdi3o inteli3ente.
O cDdi3o ser MI`=1INT.
lter do con$orme
inte3r 49o do " rTmetro
Descri#$o V=AD`DESCW> Descri#$o do departamento. & cilit identi$ic 49o do de" rt mento. Norm lmenteB in$orm 49o J "resent d junto o cDdi3o em rel tDrios e consult s.
Demais campos:
:tatus V=AD`STAT(SW> Situ 49o do de" rt mento. o / 6 Ativo o 2 M In tivo Indic situ 49o tu l do de" rt mentoB em momentos de escol7 do de" rt mento dur nte o "rocesso de cri 49oHm nuten49o de um documento. ,il .sr /es V=AD`&I'MATW> ,ilial do responsIvel do departamentoF Indic $ili l do usurio V$ili lHem"res s9o de$inid s n inst l 49o do sistem *rot7eusW Kue res"onde V ssume res"ons bilid deW "elo de" rt mentoB no "rocesso de distribui49o de documentos como " st Vti"o de cD"i do documento como " "elW. =u ndo t bel =AD 6 DE*A+TAMENTOSHSETO+ "ossuir situ 49o do MODO M como E;clusivo Veste MODO const no dicionrio de d dos S)2WB o Sistem "ossui um v lid 49o " r Kue o v lor do c m"o &il (sr +es N_O $iKue di$erente d $ili l corrente do c d stroB emitindo um mens 3em de viso VSE'*W.
Cod .sr /es V=AD`MATW> C digo do responsIvel do departamentoF Indic o cDdi3o do usurio Kue res"onde V ssume res"ons bilid deW "elo de" rt mento no "rocesso de distribui49o de documentos como " st Vti"o de cD"i do documento como " "elW.
Controle de Documentos - /-
O Cod (sr +es ser MI`=1INT.
lter do con$orme
Se3uindo do $lu;o o"er cion l cit do cim B o res"onsvel ser c d str do somente "Ds o item \C d str r (surios].
-rpF AtendF V=AD`1+*TMcW> CDdi3o do 3ru"o de tendimento no C ll Center. Este c m"o dever ser "reenc7ido Ku ndo 7ouver inte3r 49o com o mDdulo de C ll Center.
2astas < Departamentos

O v#nculo de " st s n9o J obri3 tDrio e tem como $in lid de cri r um \$iltro]B ssoci ndo vri s " st s o de" rt mento Kue est sendo c d str do como $ cilit dor do usurio n escol7 Vm rc 49oW de de" rt mento ; " st B no momento cri 49oHm nuten49o do documento. Se3uindo do $lu;o o"er cion l cit do cim B s " st s ser9o vincul d s somente "Ds o item \C d str r * st s].
Car0os e $un12es
O c d stro de c r3os J obri3 tDrio " r utiliC 49o de Ku lKuer $uncion lid de rel cion d o mbiente Controle de Documentos. A t bel ser utiliC d no sistem J> =AC 6 CA+1OS.
Controle de Documentos - 3/
&'erc(cio A3or e$etu remos o c d stro dos c r3os. C min7o " r este e;erc#cio> Atuali"a#Bes G Cadastros G Cargos e ,un#Bes 'o3o em se3uid B cliKue n es"eci$ic dos. ,un#$o H 0110 Descri#$o ,un#$o H 9ngenCeiro ,un#$o H 0112 Descri#$o ,un#$o H Tcnico ) ,un#$o H 011M Descri#$o ,un#$o H :upervisor ) ,un#$o H 0114 Descri#$o ,un#$o H Tcnico de 8ualidade o"49o )ncluir e in$orme os d dos nos c m"os

,un#$o V=AC`&(NCAOW> C digo identificador da fun#$o no sistemaF &uncion como identi$ic dor Unico d $un49o. *ode ser cri do "or meio d $err ment de cDdi3o inteli3ente. A $un49o ser lter do con$orme inte3r 49o do " rTmetro MI`=1INT.
Descri#$o ,un#$oV=AC`DESCW> Descri#$o da fun#$oF & cilit d $un49o. Norm lmenteB in$orm 49o J "resent d junto rel tDrios e consult s.
identi$ic 49o o cDdi3o em
Demais campos:
Cargo V=AC`CA+1OW> C digo identificador do cargo no sistemaF &uncion como identi$ic dor Unico do c r3o. Descri#$o Cargo V=AC`DESCC1W> Descri49o do c r3o. & cilit identi$ic 49o do c r3o. Norm lmenteB in$orm 49o J "resent d junto o cDdi3o em rel tDrios e consult s.
&surios
O c d stro de usurios J obri3 tDrio " r utiliC 49o de Ku lKuer $uncion lid de rel cion d o mbiente Controle de Documentos. A t bel ser utiliC d no sistem J> =AA 6 (S(A+IOS.
No c d stro de usuriosB devem ser c d str d s s in$orm 45es Kue de$inem c r cter#stic e "ermiss5es de "rocesso de um determin do usurio d em"res .
&'erc(cio A3or e$etu remos o c d stro dos usurios. C min7o " r este e;erc#cio> Atuali"a#Bes G Cadastros G .suIrios 'o3o em se3uid B cliKue n es"eci$ic dos. o"49o )ncluir e in$orme os d dos nos c m"os
Tipo H ,uncionIrio C digo H 110 +ome H .suIrio10 +ome /edu"F H .suIrio10 C digo DeptoF H D28.A= N,MG CodF Cargo H 0114 N,MG Data )nicio H AH*O9) =ogin H .:.A/)*10 Aconforme usuIrio do configurador) /ecebe 9?mail H :)5 Tipo de 9?mail H HT5= 9ndF 9?mail H usuario10PtotvsFcomFbr DistribF DocF H :)5 TF /ecebimF H Ambos /ecebe ,+C H :)5 Tipo H ,uncionIrio C digo H 112 +ome H .suIrio12 +ome /edu"F H .suIrio12 C digo DeptoF H D29+- N,MG CodF Cargo H 0110 N,MG Data )nicio H AH*O9) =ogin H .:.A/)*12 Aconforme usuIrio do configurador) /ecebe 9?mail H :)5 Tipo de 9?mail H HT5= 9ndF 9?mail H usuario12PtotvsFcomFbr DistribF DocF H :)5 TF /ecebimF H Ambos /ecebe ,+C H :)5 Tipo H ,uncionIrio C digo H 11M +ome H .suIrio1M +ome /edu"F H .suIrio1M C digo DeptoF H D25*+ N,MG CodF Cargo H 0112 N,MG Data )nicio H AH*O9) =ogin H .:.A/)*1M Aconforme usuIrio do configurador)
Controle de Documentos - 3#
/ecebe 9?mail H :)5 Tipo de 9?mail H HT5= 9ndF 9?mail H usuario1MPtotvsFcomFbr DistribF DocF H :)5 TF /ecebimF H Ambos /ecebe ,+C H :)5 Tipo H ,uncionIrio C digo H 114 +ome H .suIrio14 +ome /edu"F H .suIrio14 C digo DeptoF H D269+ N,MG CodF Cargo H 011M N,MG Data )nicio H AH*O9) =ogin H .:.A/)*14 Aconforme usuIrio do configurador) /ecebe 9?mail H :)5 Tipo de 9?mail H HT5= 9ndF 9?mail H usuario14PtotvsFcomFbr DistribF DocF H :)5 TF /ecebimF H Ambos /ecebe ,+C H :)5

Tipo .suIrio V=AA`T*(S+W 6 Ti"o de usurio do Sistem > o / M &uncionrio o 2 M Outros &uncion como identi$ic dor do ti"o de usurioB em Kue o ti"o 2 M outrosB estes ser9o os usurios Kue n9o $ Cem " rte d $ol7 de " 3 mento V mbiente 1est9o de *esso lW. E;em"lo> Est 3iriosB 3erentes com "rD6l bore etc. Ser9o restrin3idos o ti"o 2 M outrosB Ku ndo inte3r 49o com o mbiente 1est9o de *esso l estiver tiv tr vJs do " rTmetro MI`=1INTB "ois o ti"o / M $uncionrio ser c d str do "en s no mbiente 1est9o de *esso l.
C digo V=AA`MATW> C digo identificador do usuIrio no sistemaF &uncion como identi$ic dor Unico do usurio. *ode ser cri do "or meio d $err ment de cDdi3o inteli3ente. O cDdi3o ser lter do con$orme inte3r 49o do " rTmetro MI`=1INT.
+ome V=AA`NOMEW> +ome completo do usuIrioF & cilit identi$ic 49o do usurio. Norm lmenteB in$orm 49o J "resent d junto o cDdi3o em l3uns rel tDrios e consult s. . O nome ser lter do con$orme inte3r 49o do " rTmetro MI`=1INT.
+ome /edu"id V=AAÀ*E'IDOW> +ome resumido do usuIrio utili"ado em alguns relat riosF & cilit identi$ic 49o do usurio. Est in$orm 49o J e; t mente i3u l o c m"o \'o3in (sr.] e "resent d junto o cDdi3o em :%d dos rel tDriosB consult s e "esKuis s. C digo Depto V=AA`CCW> C digo do departamento do usuIrio . &uncion como identi$ic dor Unico do de" rt mento do usurio.
O cDdi3o De"to. ser MI`=1INT.
lter do con$orme
Controle de Documentos - 3*
C dF ,un#$o V=AA`COD&(NW> C digo da fun#$o do usuIrio . &uncion como identi$ic dor Unico do c r3o do usurio. O CDd. C r3o ser MI`=1INT. lter do con$orme inte3r 49o do " rTmetro
Data )nQcio V=AAÌNICIOW> Data de inclus$o do usuIrioF +e3istr d t inici l de c d stro do usurio no Sistem . A in$orm 49oB d d t nteci" d d d t 6b se do Sistem B indic Kue o usurio est r tivo " rtir dest d t . A d t in#cio ser MI`=1INT. lter d con$orme inte3r 49o do " rTmetro
Demais campos:
=ogin .srF V=AA`'O1INW> * login do usuIrio deve ser igual ao apelido cadastrado no configuradorF +e3istr identi$ic 49o do usurio no Sistem "or meio do lo3in c d str do no mbiente C*+,)-./AD*/. A in$orm 49o J essenci l " r "resent 49o e controle de "end<nci s do usurio e $lu;o de cri 49o do documento. O 'o3in (sr ser MI`=1INT. lter do con$orme inte3r 49o do " rTmetro
:tatus .sr V=AA`STAT(SW> Situ 49o do usurio. o / 6 Ativo o 2 6 In tivo Este c m"o sD J 7 bilit do " r o uso d o"49o de lter 49o. =u ndo re3istr do o status 2: )nativo 7 um bloKueio do cesso do usurio o Sistem B sendo necessri tr ns$er<nci de su s "end<nci s " r outro usurioB vi rotin de \tr ns$er<nci ].
O status )sr ser alterado co*for+e a i*te,rao do -ar.+etro /V01! 2$.
/eceb 9?mail V=AA`+ECMAIW> (surio recebe e6m il^ o / 6 Sim o 2 6 N9o
+e3istr
"ermiss9o do usurio em receber e6m il de visos e "end<nci s do sistem . O recebimento de e6m il ser " rTmetro MI`=1INT. lter do con$orme inte3r 49o do
Tipo 9?mail V=AA`T*MAI'W> Ti"o do recebimento de e6m il^ o / 6 STM' o 2 M Te;to +e3istr "ermiss9o do usurio em receber o ti"o de e6m il $orm t do n lin3u 3em de internet HT5= ou sem $orm t 49o em texto sim"les nos visos e "end<nci s do sistem . Este c m"o J 3er lmente utiliC do Ku ndo 7 restri45es tJcnic s nos servidores de e6m il d em"res Ku nto o t m n7o ou os "ro3r m s de 3erenci mento e leitur de e6m ils. O ti"o de e6m il ser MI`=1INT. lter do con$orme inte3r 49o do " rTmetro
9ndF 9?mail V=AAÈMAI'W> e?mail do usuIrioF +e3istr corres"ond<nci eletrEnic vi Internet Ve6m ilW.
o endere4o de
* r uso deste c m"o "elo sistem B J necessrio Kue o c m"o \+eceb E6m il] estej re3istr do com / 6 Sim. O endere4o de e6m il ser lter do con$orme MI`=1INT. inte3r 49o do " rTmetro
Controle de Documentos - 3-
DistribFDoc V=AA`DISTSNW: .suIrio distribuidor de documentosR o 1 Sim o 2 No +e3istr "ermiss9o do usurio em distribuir um documento.
O uso deste c m"o "ermite ter vrios usurios res"onsveis em distribui49oB us ndo o "rinc#"io de serem control dos no documento "or departamento distribuidor. E;em"lo> De" rt mento 0/> =u lid de. E;istem tr<s usurios com \Distrib.Doc] i3u l /6SimB "ort nto os tr<s receber9o c d umB um "end<nci de distribui49o do documento de$inido como ti"o \Ti"o de Documento] o de" rt mento distribuidor Vveri$iKue no C d stro de Ti"o de DocumentoW. T2 /ecebimF V=AA`T*+CBTW> Tipo de recebimento do documentoR o / 6 CD"i s EletrEnic s o 2 6 CD"i s em * "el o 3 6 Ambos o ! 6 N9o +ecebe +e3istr "ermiss9o do usurio em cri r um " dr9o ou ti"o de destin trio Kue o usurio dever se enKu dr rB sendo "oss#vel um lter 49o do ti"o de recebimento no momento d escol7 do destin trio ou no momento d distribui49o. Tipo >ord V=AA`T*FO+DW Ti"o de visu liC 49o " r documentos em et " de leitur .
o / 6 STM' o 2 6 FordIie?
M1 Controle de Documentos
o 3 6 Ms Ford +e3istr "ermiss9o do usurio em cri r um " dr9o ou ti"o de "ro3r m H rKuivo Kue o usurio dever utiliC r " r b i; r su "end<nci de leitur B em todos os documentos do ti"o \Interno]. 2o J "oss#vel um lter 49o do ti"o de recebimento no momento d escol7 do destin trioB ou no momento d distribui49o. * r o uso de c d ti"oB dever9o ser se3uid s s instru45es de inst l 45es e " rTmetros b i;o> HT5=: * r e;ecut r est rotin B deve6se edit r o rKuivo :5A/TC=)9+TF)+) e incluir e;"ress9o XBro?serEn bledb/X b i;o d se49o XOCON&I1PX.
A"Ds concluir o c d stro de usurioB cess r o c d stro de De" rt mento e re liC r m rr 49o do De" rt mento ) (surio +es"onsvel.
Assuntos
O c d stro de ssuntos J obri3 tDrio " r utiliC 49o d $uncion lid de n "esKuis de documentos rel cion do o mbiente Controle de Documentos. A t bel ser utiliC d no sistem J> =D3 6 CADAST+O DE ASS(NTOS.
&'erc(cio A3or e$etu remos o c d stro dos ssuntos. C min7o " r este e;erc#cio> Atuali"a#Bes G Cadastros G Assuntos 'o3o em se3uid B cliKue n es"eci$ic dos. o"49o )ncluir e in$orme os d dos nos c m"os
CodF Assunto H A::110 Des Assunto H DesenCos Tcnicos CodF Assunto H A::112 Des Assunto H 2rocedimentos de 6endas CodF Assunto H A::11M Des Assunto H Controles de 9ngenCaria CodF Assunto H A::114 Des Assunto H 2rocedimentos de 5edi#$o CodF Assunto H A::11S Des Assunto H )nspe#$o de 2rocessos

CodF Assunto V=D3`CODASSW> CDdi3o do ssunto do documento. Des Assunto V=D3`DESCASW> Descri49o do ssunto do documento.
(alavras-c4ave
O c d stro de " l vr s6c7 ve J re liC do " r utiliC 49o d $uncion lid de n "esKuis de documentos rel cion dos o mbiente Controle de Documentos. A t bel ser utiliC d no sistem J> =Dc 6 'OCA'IeADO+ES 6 *A'AI+A CSAIE.
No c d stro de " l vr s6c7 veB devem ser c d str d s s in$orm 45es Kue de$inem s c r cter#stic s do documento como $ cilit dor de "esKuis rHloc liC r documentos "or usurios em necessid de de leitur Hconsult documentos.
&'erc(cio A3or e$etu remos o c d stro d s " l vr s c7 ves. * r re liC r esse e;erc#cioB v em> Atuali"a#Bes G Cadastros G 2alavras CCave 'o3o em se3uid B cliKue n es"eci$ic dos. 2alavra CCave H DesenCo 2alavra CCave H 2roduto 2alavra CCave H 5edi#$o 2alavra CCave H 2rocessos 2alavra CCave H Tcnicas o"49o )ncluir e in$orme os d dos nos c m"os
Campo obrigat rio:

2alavraCCave V=Dc`CSAIEW M C digo da palavra cCaveF &uncion como identi$ic dor Unico d " l vr 6c7 ve. E;em"los> *+OD(-_OB ADMINIST+ATIIOB IENDAS etc.
(astas
O c d stro de " st s J obri3 tDrio " r utiliC 49o d $uncion lid de de documentos com cD"i s em " "el rel cion do o mbiente Controle de Documentos. A t bel ser utiliC d no sistem J> =DC 6 CADAST+O DE *ASTAS.
No c d stro de " st sB devem ser c d str d s s in$orm 45es Kue de$inem s c r cter#stic s de distribui49o de documentos com vi s em " "el e $iltros de de" rt mentoB como $ cilit dor do c d stro d " st no documento.
M' Controle de Documentos
&'erc(cio A3or e$etu remos o c d stro d s " st s. C min7o " r este e;erc#cio> Atuali"a#Bes G Cadastros G 2astas 'o3o em se3uid B cliKue n es"eci$ic dos. o"49o )ncluir e in$orme os d dos nos c m"os
C dF 2asta H 110 DescF 2asta H 2asta da 2rodu#$o Departamentos < 2asta ,ilialH 10 DeptoF .srFH D25*+ C dF 2asta H 112 DescF 2asta H 2asta da 9ngenCaria Departamentos < 2asta ,ilialH 10 DeptoF .srFH D29+C dF 2asta H 11M DescF 2asta H 2asta de 6endas Departamentos < 2asta ,ilialH 10 DeptoF .srFH D269+ C dF 2asta H 114 DescF 2asta H 2asta da 8ualidade Departamentos < 2asta ,ilialH 10 DeptoF .srFH D28.A=

Cod 2asta A8DC7C*D5A+)> CDdi3o d " st utiliC d " r 3ru" r os documentos destin dos os usurios de um mesmo de" rt mento com vi s em " "el. &uncion como identi$ic dor Unico d " st . *ode ser cri do "or meio d $err ment de cDdi3o inteli3ente. Des 2asta A8DC7D9:C)> Descri49o do de" rt mento. & cilit d " st . Norm lmenteB in$orm 49o J "resent d junto rel tDrios e consult s. identi$ic 49o o cDdi3o em
Demais campos:
Cod Assunto V=DC`CODASSW: C digo do assunto relativo a esta pastaF &uncion como identi$ic dor Unico do ssunto ssoci do est " st B cri ndo $iltros de ssunto como $ cilit dor do c d stro d " st no documento. Des Assunto V=DC`DESCASW> Descri#$o do assuntoF & cilit identi$ic 49o do ssunto. Norm lmenteB in$orm 49o J "resent d junto o cDdi3o em rel tDrios e consult s. Cod Tipo Doc V=DC`CODT*W: C digo do tipo de documentos relacionados a esta pastaF &uncion como identi$ic dor Unico do ti"o de documento ssoci do est " st B cri ndo $iltros de ssunto como $ cilit dor do c d stro d " st no documento. Des Tipo Doc V=DC`DESCT*W> Descri#$o do tipo de documentoF & cilit identi$ic 49o do ti"o de documento. Norm lmenteB in$orm 49o J "resent d junto o cDdi3o em rel tDrios e consult s.
Departamentos < 2astas

O v#nculo de de" rt mento n9o J obri3 tDrio e tem como $in lid de cri r um $iltroB ssoci ndo vrios de" rt mentos N " st Kue est sendo c d str d como $ cilit dor do usurio n escol7 Vm rc 49oW de de" rt mento ; " st B no momento cri 49oHm nuten49o do documento.
M( Controle de Documentos
Normas
Devem6se c d str r s norm s " r utiliC 49o d $uncion lid de n "esKuis de documentos rel cion dos o mbiente Controle de Documentos. A t bel ser utiliC d no sistem J> =Ac 6 CADAST+O DE NO+MAS.
&'erc(cio A3or e$etu remos o c d stro d s " st s. C min7o " r este e;erc#cio> Atuali"a#Bes G Cadastros G +ormas 'o3o em se3uid B cliKue n es"eci$ic dos. +orma H +;/?):*T110 DescF +orma H +;/?):*T110 o"49o )ncluir e in$orme os d dos nos c m"os

+orma V=Ac`NO+MAW: C digo da norma para ser utili"ado no cadastro de documentosF &uncion como identi$ic dor Unico d norm Kue "oder ser ssoci d um documento. Des +orma V=Ac`DESCW> Descri#$o da normaF & cilit identi$ic 49o d norm . Norm lmenteB in$orm 49o J "resent d junto o cDdi3o em rel tDrios e consult s.
Ti os de documentos
O c d stro de Ti"o de Documentos J obri3 tDrio " r utiliC 49o d $uncion lid de no c d stro de documentos rel cion do o mbiente Controle de DocumentosB $orm ndo um $ m#li de documentos. A t bel ser utiliC d no sistem J> =D2 M TI*OS DE DOC(MENTO =D% M NIIEIS OB+I1ATO+IOS =DD M +ES*ONSAIEIS *O+ TI*O DE DOC(MENTO.
No c d stro de ti"osB devem ser c d str d s s in$orm 45es Kue de$inem s c r cter#stic s dos ti"os de documentos Vcomo um $ m#li ou um 3ru"oW utiliC dos. Devem ser in$orm d s s c r cter#stic s muito im"ort ntes como> m triC de res"ons bilid deB de" rt mento distribuidor e cDdi3o utomtico do documento.
&'erc(cio A3or e$etu remos o c d stro dos ti"os de documentos. C min7o " r este e;erc#cio> Atuali"a#Bes G Cadastros G Tipos de Documento 'o3o em se3uid B cliKue n es"eci$ic dos. o"49o )ncluir e in$orme os d dos nos c m"os
C dF Tipo DocF H 282/10 DesF Tipo Doc H 2rocedimentos de 8ualidade DeptF de 2rodu#$o ,il Dep Dst H 10 Cod Dep Dst H D28.A= 5odelo DocH AD6:)-ATFD*T 8tde +um :eK H S :igla Doc H 282/10? No c m"o \T;t. *rotoc.]B di3ite \Este "rotocoloB de"ois de "reenc7idoB deve ser envi do o de" rt mento de =u lid de]. CliKue no bot9o \A45es +el cion d s] em se3uid \Niv. +es".]B loc liC do no to"o d j nel B e in$orme os d dos se3uir>
Nvel 0labora23o $evis3o Aprova23o Nr. Mnimo 7 7 7 Altera Doc +I, N-O N-O Baixa Pen +I, +I, +I, Gera Ver +I, N-O N-O
Con$ir os d dos e con$irme o c d stro de \N#veis +es"onsveis]L e o c d stro do \Ti"o de Documento]L C dF Tipo Doc H )T5D10 DesF Tipo Doc H )nstru#$o de TrabalCo da 5etrologia ,il Dep Dst H 10 Cod Dep Dst H D29+5odelo DocH AD6:)-A(FD*T 8tde +um :eK H S :igla Doc H )T5D10? No c m"o \T;t. *rotoc.]B di3ite \Este "rotocoloB de"ois de "reenc7idoB deve ser envi do o de" rt mento de En3en7 ri ]L
CliKue no bot9o \A45es +el cion d s] em se3uid \Niv. +es".]B loc liC do no to"o d j nel B e in$orme os d dos se3uir>
Nvel 0labora23o $evis3o Aprova23o Nr. Mnimo 7 7 7 Altera Doc +I, N-O N-O Baixa Pen +I, +I, +I, Gera Ver +I, N-O N-O
Con$ir os d dos e con$irme o c d stro de \N#veis +es"onsveis]L e o c d stro do \Ti"o de Documento]L

C d Tipo Doc V=D2`CODT*W: C digo do tipo de documentoF )dentifica uma famQlia de documentos Kue possuem a mesma formata#$o e finalidadeF Dever ser ssoci do um documentoB cDdi3o do ti"o de documento como su3est9o V"rtic de merc doW e o "re$i;o do cDdi3o do documento. 9xemplos: o CDd Ti"o Doc> IT o Des Ti"o Doc> Instru49o de tr b l7o. o O documento Kue ser us do $ic r com o cDdi3o IT-001. o CDd Ti"o Doc> M= o Des Ti"o Doc> M nu l d Ku lid de. o O documento Kue ser us do $ic r com o cDdi3o MQ-001. o CDd Ti"o Doc> *= o Des Ti"o Doc> *rocedimento d Ku lid de. o O documento Kue ser us do $ic r com o cDdi3o PQ-001. Des Tipo Doc V=D2`DESCT*W> Descri#$o do tipo do documentoF & cilit identi$ic 49o do ti"o de documento. Norm lmenteB in$orm 49o J "resent d junt mente com cDdi3o em rel tDrios e consult s.
,il Dep Dst V=D2`&I'DE*W> ,ilial a Kual estI associado o departamento responsIvel pela distribui#$o deste tipo de documentoF Indic $ili l do de" rt mento V$ili lHem"res s9o de$inidos n inst l 49o do Sistem *rot7eus 2W Kue res"onde V ssume res"ons bilid deW "elo o "rocesso de distribui49o de documentos. Cod Dep Dst V=D2`&I'DE*W> Departamento responsIvel pela distribui#$o deste tipo de documentoF Indic o de" rt mento Kue res"onde V ssume res"ons bilid deW "elo o "rocesso de distribui49o de documentos.
E;em"lo> o &il De" Dst> 00 o Cod De" Dst> 000000/ O de" rt mento \000000/] J res"onsvel "or tod s s distribui45es dos $uturos documentos cri dos e todos os $uncionrios ssoci dos esse de" rt mento. Como o c m"o DistribFDoc Vdescrito cim n t bel de usuriosW $oi "reenc7ido com /6SimB $oi recebid um "end<nci vi sistem e um viso vi e6m il " r re liC r distribui49o. O "rimeiro usurio distribuidor Kue b i; r "end<nci B ou sej B distribuir o documentoB b i; s "end<nci s de todos os outros usurios distribuidores. O Cod De" Dst ser MI`=1INT. lter do con$orme inte3r 49o do " rTmetro
Demais campos:
5odelo Doc V=D2`MODE'OW> +ome do arKuivo gerado como modelo deste tipo de documentoF AFD*T)F Indic o nome e e;tens9o do rKuivo utiliC do como modelo FordG d Microso$tG V;;;;;;;;.DOTWB ou sej B c " do documento. Este c m"o tem como v lid dor um "esKuis B se3uindo o 56782ATH>D e;ist<nci do rKuivo c d str do. +E* J um c m"o obri3 tDrio eB Ku ndo $or 3r v do em br nco Vsem o nome do rKuivoWB o Sistem utiliC o rKuivo " dr9o c d str do no 5678DD*T2D dvsi3 :.DOT.
O rKuivo V;;;;;;;;.DOTW dever conter s v riveis im"ort ntes do Sistem Kue s9o Vv rivel de c ncel mentoB v rivel de cD"i control d B v rivel de documento obsoletoW e os d dos d c " do documento.
Su3erimos Kue est s v riveis sej m lter d sHco"i d s b se d s no rKuivo " dr9o descrito no " rTmetro MI`=DDOT*D V dvsi3 :.DOTW. Est lter 49oHcD"i dever ser re liC d "or um usurio con7ecedor do $uncion mento dos modelos FordG d Microso$tGB " r evit r erros de 3r $i e sist<micos no "reenc7imento d v rivel.
* r customiC 45es V"erson liC 49oW d s v riveis d c " B dever9o ser us dos os \"ontos de entr d ] =DOM8/0.*+F Vcri 49oH"rocesso de el bor 49o do documentoW e =DOM820.*+F Vdistribui49o do documentoW. Esses dois "ontos de entr d s9o " dr5es e ser9o inst l dos junto com o sistem .
8tde +um :eK V=D2`=SE=W> 8uantidade de dQgitos seKUenciais do c digo do documentoF Indic Ku ntid de de d#3itos numJricos n $orm 49o do cDdi3o do documento. * r utiliC 49o d cri 49o do cDdi3o seKQenci l do documentoB J necessrio tiv r o " rTmetro MI`=NSE=DC i3u l S.
:igla Doc V=D2`SI1'AW> :igla do tipo de documentoF Indic l$ numJricos n $orm 49o do cDdi3o do documento. 9xemplo: o =tde Num SeK> 3 o Si3l Doc> IT6
si3l de d#3itos
O cDdi3o seKQenci l do documento ser )T?110J )T?112J )T?11M etc. 8td Dias 6al V=D2`=DIASIW> 8uantidade de dias de validade do documentoF Indic v lid de do documento em DIAS e ser c lcul do con$orme " rTmetro 5678DHDT)5. A d t d vi3<nci m is VfW Ku ntid de de di s vlidosB su3erindo d t de v lid de n distribui49o do documento.
Txt 2rotocF V=D2`*+OTOC> =D2`MEMO/W Texto do protocoloF Indic o te;to do "rotocolo de entre3 do documento em su distribui49o. AcumF /evis$o V=DD`1+EIW> Ac4mulo de responsIveis ao gerar revis$oF No momento d 3er 49o d revis9oB o Sistem deve veri$ic r se e;istem novos res"onsveis c d str dos no de" rt mentoB " r este ti"o de documento e Kue n9o est9o inclu#dos n list de distribui49o. AssimB esses novos $uncionrios ser9o t mbJm consider dos como res"onsveis "el nov revis9o. AlJm dissoB o Sistem veri$ic r se e;istem $uncionrios do de" rt mento com st tuts \In tivo]. Neste c soB eles n9o ser9o inclu#dos como res"onsveis n 3er 49o d revis9o.
;otBes obrigat rios:
+ivF/espF VN#veis de res"onsveisW> Cri el bor 49o do documento.
\m triC] de res"ons bilid de de
+Qvel V=D%À(TW N#vel de res"ons bilid de "er nte o documento.Com Ku tro n#veis $i;os> 6El bor dor 6+evisor 6A"rov dor 6Somolo3 dor
9H9laborador: N#vel res"onsvel "el el bor 49oB cri 49oB di3it 49oB de$ini49o estrutur lB de$ini49o de usurios res"onsveis e usurios leitores do documento. /H/evisor: O n#vel res"onsvel "el revis9o de todos os itens e te;tos do documento. AHAprovador: O n#vel res"onsvel "el documento. HHHomologador: O n#vel res"onsvel "el 7omolo3 49o de todos os itens e te;tos do documento. +r 5Qnimo V=D%`NMINW> NUmero m#nimo de res"onsveis " r este n#vel de res"ons bilid de. Necessrios " r este ti"o de documento. Altera Doc V=D%À'TW> De$ine se este n#vel de res"ons bilid de "ossui utoriC 49o " r lter 45es. Indic SIM ou N9o " r "ermiss9o de lter 49o do documento. ;aixa 2end V=D%`B)*W> C so sej tin3ido o nUmero m#nimo de "end<nci s b i; d s " r este n#vel de res"ons bilid deB s dem is "end<nci s "oder9o ser Xb i; d sX utom tic mente "elo sistem . Indic SIM ou N9o " r b i; de "end<nci de todos os usurios do mesmo n#vel "elo "rimeiro usurio b i; r "end<nci . A utiliC 49o deste c m"o J $et d "elo " rTmetro MI`=DB)A'E i3u l S Kue de$ine cri 49o e b i; s d s "end<nci s seKQ<nci s V"end<nci s cri d s e b i; d s con$orme m triCB um um W ou le tDri s Vtod s s "end<nci s cri d s "or n#vel e b i; d s le tori menteW. "rov 49o de todos os itens e te;tos do
-era /evis$o V=D%`1+EIW> Determina se este nQvel de responsabilidade pode gerar revisBes de documentosF Indic SIM ou N9o " r "ermiss9o de 3er r nov revis9o do documento vi3ente.
9xemplo: C m"o +r 5Qnimo> O Sistem ir v lid r Ku ntid de de no m#nimo / VumW usurio " r c d n#velB "orJm com o c d stro de res"onsveis no documento "oder conter tJ :: usurios.
C m"o Altera Doc> Como su3est9oB est J um m triC de res"ons bilid de com todos os n#veis e com mont 3emB "ermitindo Kue tod s s lter 45esHcr#tic s do documento $iKuem :952/9 dis"on#veis " r todos os n#veis. C m"o ;aixa 2end> As b i; s d s "end<nci s ser9o re liC d s "or "en s um usurio de c d n#vel Vcon$orme conteUdo do c m"o +r 5Qnimo). Nos dem is usurios do mesmo n#velB o sistem n9o re3istr e diri3e6se " r o "rD;imo n#vel. C m"o -era /evis$o: O controle d s revis5es ser centr liC do noVsW el bor dorVesW.
+Qvel El bor dor +evisor A"rov dor Somolo3 dor
+r 5Qnimo / / / /
Altera Doc SIM N_O N_O N_O
;aixa 2end N_O N_O N_O N_O
-era /evis$o SIM N_O N_O NAO
Demais botBes:
/espons. V+es"onsveisW> Nest o"49oB o usurio "ode de$inir os de" rt mentosHc r3osH$ili is res"onsveis "el s $ ses de cri 49o dos documentos d Ku lid deB sendo el s> o El bor dor o +evisor o A"rov dor o Somolo3 dor A de$ini49o d m triC n9o J obri3 tDri L "orJmB se in$orm d no cadastro" de"documentosB o sistem "ermitir ssoci 49o somente dos res"onsveis Kue estiverem rel cion dos n m triC. AlJm dissoB Ku ndo utiliC d B ser9o "resent dos de $orm todos os usurios rel cion dos o de" rt mentoHc r3oH$ili l. utomtic
S1 Controle de Documentos
Controle de Documentos - #/
%AN+AMENTOS Documentos
O c d stro de documento J obri3 tDrio " r utiliC 49o de Ku lKuer $uncion lid de rel cion d o mbiente Controle de Documentos. As "rinci" is t bel s utiliC d s no sistem s9o> =A2 6 Te;to 1er is =A! 6 T bel de CDdi3os Internos =AA 6 (surios =AD 6 De" rt mentoHSetor =A1 6 =uestionrios =D0 6 +es"onsveis "elo Documento =D/ 6 Distribui49o "or (surio =D2 6 Ti"os de Documentos =D3 6 Assuntos =D! 6 Cr#tic s "or Documento =D% 6 N#veis Obri3 tDrios =D, 6 'oc liC dores =DB 6 +e$er<nci s =DC 6 * st s =DD 6 +es"onsveis "or Ti"o de Documento =D1 6 Destin trios =DS 6 Documentos =Dg 6 Destinos =Dc 6 * l vr s6C7 ve =De 6 Distribuidores do Documento
No c d stro de DocumentoB devem ser c d str d s s in$orm 45es Kue de$inem c r cter#stic e s o"45es " r cri 49oHel bor 49o no "rocesso de im"l nt 49o de um documento n em"res .
Controle de Documentos - #3
&'erc(cio A3or e$etu remos o c d stro dos l n4 mentos dos documentos C min7o " r o e;erc#cio 3Docu+e*to *ter*o3> Atuali"a#Bes G =an#amentos G Documentos 'o3o em se3uid B cliKue n es"eci$ic dos.
Tipo"de"Doc Cod:"Doc $evisao Doc"Int#0/t As"4eral Tipo"de"Doc
o"49o )ncluir e in$orme os d dos nos c m"os

P<P$=7">9?"D.sponivel@ P<P$=7" === Interno A++==A Padroes"de"medidas"do"corpo"da"caneta
/ealF TreinFH :)5 /ealF 8uestFH :)5 Selecione * st O"45es. CliKue no bot9o Objetivo e di3ite o te;to se3uir>
+e liC r medi45es de com"rimentoB diTmetro interno e e;terno d c net es$ero3r$ic . Con$irme o \Objetivo]. CliKue no bot9o
$esponsabil Ordem 0laborador =7 $evisor =7 Aprovador =7
res"onsveis>
9ilial =7 =7 =7 Cod:"Usurio ==B ==7 ==? Nome"Usurio Usurio=B Usurio=7 Usurio=?
CliKue no bot9o \Destin trios]B " r c d str rmos tod s s \*esso s] Kue ir9o receber este documentoL CliKue no bot9o \De" rt mentos]L
D< um cliKue du"lo sobre o de" rt mento \=u lid de] B selecione s o"45es \(surios] e \* st s] e con$irmeB selecione o usurio \(surio0/]L +e"it o "rocedimentoL d< um cliKue du"lo sobre o de" rt mento \En3en7 ri ] B selecione s o"45es \(surios] e \* st s] e con$irmeB selecione o usurio \(surio02]L Selecione s " st s de En3en7 ri e =u lid de e con$irme o c d stro. CliKue no bot9o \Sumrio] e in$orme os d dos se3uir>
Di3ite \E;em"lo de Sumrio] e con$irme inclus9o do \Sumrio]L CliKue no bot9o \'oc liC dores]B "ressione hEnteri e inclu o loc liC dor \Medi49o] V&3 Dis"on#velWL CliKue no bot9o \Motivo +evis9o] e di3ite \+evis9o Inici l> 000 M Documento di3it do "or usurio0/]. CliKue no bot9o tr vJs do FordL \Documento]B " r Kue o Sistem 3ere o documento tu l
j *;:9/6ADE*: Note Kue o *rot7eus briu o Ford com o modelo de documento c d str do no \Ti"o de Documento]B Kue ser c " deste documentoL Este modeloB 3er lmenteB est 3r v do n " st ZSYstemZModelosB ou no c min7o es"eci$ic do no * rTmetro \MI`=*ATSFD]. Neste documentoB berto "elo FordB dever ser di3it doB ou col doB o conteUdo do Documento d =u lid de. Di3ite os d dos se3uir Vn9o J necessri
Comprimento: Dimentro Externo: Dimentro Interno:
t bel W>
Medidas da Caneta Es ero!r" ica 7BC=",, DC",, CC",,
S lve o documentoB $ec7e o Ford e retorne o *rot7eus. cliKue no bot9o do documento. \&in liC r Documento]B " r con$irm r inclus9o
Note Kue o documento est com st tus n cor \Am rel ]B ou sej B o documento est em $ se de \El bor 49o].
Controle de Documentos - ##
Campos obrigat rios A2A:TA Documentos):

Tipo Doc V=DS`CODT*W: DefineJ entre outras informa#BesJ o modelo a ser utili"ado pelo editor de textosF &uncion como identi$ic dor Unico do ti"o de documento. Dever ser ssoci do um documentoB cDdi3o do ti"o de documento como su3est9o V"rtic de merc doW e "re$i;o do cDdi3o do documento. Cod Doc V=DS`DOCTOW> C digo identificador do documento Lunto ao :istema. &uncion como identi$ic dor Unico do documento. *ode ser cri do utom tic mente "or meio de " rTmetro e c d stros do ti"o de documento ou inserido m nu lmente. * r n9o 7 ver du"licid de de nUmeros ou " r consult r seKQ<nci numJric " dr9o dos documentos j cri dosB cliKue no bot9o de consult do c m"o ou "ressione tecl O&3P " r loc liC r os documentos j e;istentes neste c d stro. /evis$o V=DS`+IW> C digo identificador da revis$o do documento Lunto ao sistema. &uncion como identi$ic dor Unico do documento. A revis9o "ode ser control d "elo sistem ou inserid m nu lmente. Doc )ntV9xt V=DS`DTOIEW> 9ste campo informa se o documento interno Adigitado) ou externo Acadastrado). &uncion como identi$ic dor do ti"o de editor de te;tos ser utiliC do no "rocesso de el bor 49o. o )nterno: (tiliC o "ro3r m FordG d Microso$tG.
S' Controle de Documentos
O ti"o interno cri um rKuivo no mbiente do servidor Totvs VServerW com 3 r nti de se3ur n4 de sen7 . O cesso est cD"i deve ser evit do "or meio d se3ur n4 de cesso o servidor d Totvs.
o 9xterno: (tiliC o "ro3r m ssoci do "elo sistem E;em"los> AutoC dGB *o?er *ointG etc.
o"er cion l.
O ti"o e;terno m ntJm um cD"i do rKuivo no mbiente do servidor Totvs VServerW sem 3 r nti de se3ur n4 de sen7 . O cesso ess cD"i deve ser evit do vi se3ur n4 de cesso o servidor d Totvs.
As -eral V=DS`CODASSW M C digo do assunto principal do documento . Selecione o cDdi3o do ssunto 3er l do Ku l tr t o documento. Tecl O&3P dis"on#vel " r consult r o c d stro de ssuntos eB ssimB "reenc7er utom tic mente o "rD;imo c m"o XDes. As. 1er l.X com descri49o do ssunto selecion doB con$orme c d stro. Este c m"o re$erente o ssunto tem como $un49o det l7 r em tJ cinco n#veis o ssunto " r o Ku l o documento se destin B $ cilit ndo t re$ de loc liC 49o de documentosB bem como d veri$ic 49o de e;ist<nci de documentos simil res no momento d el bor 49o dos novos.
Titulo Doc V=DS`TIT('OW 6 T#tulo do documento. Este c m"o re$erente o t#tulo do documento J limit do /00 c r cteres l$ numJricos.
Demais campos A2asta Documentos):

+orma V=DS`NO+MAW 6 CDdi3o d norm . Selecione o cDdi3o d norm d Ku l tr t o documento. Tecl O&3P dis"on#vel " r consult r o c d stro de norm s eB ssimB "reenc7er utom tic mente o "rD;imo c m"o XDesc. Norm l.X com descri49o d norm selecion d B con$orme c d stro. ,il Dep Dist V=DS`&I'DE*W CDdi3o d $ili l distribuidor. Cod Dep Dist V=DS`DE*TOW De" rt mento res"onsvel distribuidor. Des Dis Dist V=DS`NDE*TOW De" rt mento distribuidor. Os tr<s c m"os cim cit dos s9o de$inidos no c d stro de ti"o de documento. As:ecundario V=DS`CODAS/W M CDdi3o do ssunto secundrio do documento. Selecione o cDdi3o deste ssunto. Tecl O&3P dis"on#vel " r consult r o c d stro de ssuntosB con$orme c d stro. As DetalCe 0 V=DS`CODAS2W M *rimeiro n#vel de det l7 mento do ssunto do documento. Selecione o cDdi3o do det l7e / do Ku l tr t o documento. Tecl O&3P dis"on#vel " r consult r o c d stro de ssuntosB con$orme c d stro.
Controle de Documentos - #*
As DetalCe 2 V=DS`CODAS3W M Se3undo n#vel de det l7 mento do ssunto do documento. Selecione o cDdi3o do ssunto det l7e 2 do Ku l tr t o documento. Tecl O&3P dis"on#vel " r consult r o c d stro de ssuntosB con$orme c d stro. As DetalCe M V=DS`CODAS!W M Terceiro n#vel de det l7 mento do ssunto do documento. Selecione o cDdi3o do ssunto det l7e 3 do Ku l tr t o documento. Tecl O&3P dis"on#vel " r consult r o c d stro de ssuntosB con$orme c d stro. Dat 6igWncia V=DS`DTII1W D t de vi3<nci do documento. Dat 6alidade V=DS`DT'IMW D t de v lid de do documento. Dat )mplanta V=DS`DTIM*'W D t de im"l nt 49o do documento.
Os tr<s c m"os cim cit dos s9o de$inidos no momento d distribui49o do documento. /ealFTreinF V=DS`T+EINAW M +e liC r trein mento. &uncion como identi$ic dor " r 3er r um viso o res"onsvel de n#vel \El bor dor] Kue dever 3er r um trein mento tr vJs d res"ost deste mesmo viso ou no c d stro de trein mento. /ealF8uestF V=DS`=(ESTW M +e liC r Kuestionrio. &uncion como identi$ic dor " r 3er r um viso o res"onsvel de n#vel \El bor dor] Kue dever 3er r um Kuestionrio tr vJs d res"ost deste mesmo viso ou no c d stro de Kuestionrio.
;otBes obrigat rios A2A:TA *p#Bes):
S( Controle de Documentos
5otivo da /evis$o V(tiliC t bel =A2W M Texto do motivo da revis$oF O sistem "resent um c i; de te;to n $orm de um c m"o memo " r di3it 49o do te;to sobre o motivo d revis9o do documento.
E;em"lo do te;to n revis9o 000> +evis9o inici l ou revis9o de im"l nt 49o do documento. /esponsIveisX V(tiliC t bel =D0W M 9sta rotina permite a defini#$o dos responsIveis por todas as fases de elabora#$o do documentoF *reenc7imento obri3 tDrioB con$orme os n#veis de res"ons bilid de in$orm dos no cadastro"de" tipos"de"documentosF /esponsabilida de C digo .suIrio .suI Departame rio nto do )nati .suIrio vo //03, //03, 0/000 0/00/
*rdem ,ilial
+ome
El bor dor +evisor A"rov dor Somolo3 dor
0/ 0/ 0/ 0/
0/ 0/ 0/ 0/
0/00000/ 0/000002 0/000003 0/00000!
AndrJ Silv 1ust vo M riC guli n * es
Neste momentoB de$ine6se Kue o documento deve ser el bor doB revis doB "rov do e 7omolo3 doB e; t mente nest ordem. Se o " rTmetro MI`=DB)A'E estiver de$inido com XSimX e 7ouver m is de um res"onsvel " r et " tu lB s9o 3er d s "end<nci s " r todos os res"onsveisB se3uindo os n#veis de res"ons bilid de e "ermitindo b i; " r lelo6 le tDri "or Ku lKuer res"onsvel dest et " . Neste c soB n9o J se3uid ordem dos res"onsveis n m triC de res"ons bilid de. C so contrrioB se3ue6se de res"ons bilid de. ordem dos res"onsveis de$inidos nos n#veis
DestinatIrios V(tiliC s t bel s =ADB =AAB =D1B =DgW 6 Est rotin "ermite de$ini49o dos destin trios dos documentosB "odendo ser um usurio ou um " st . O sistem "resent um nov de" rt mentosHdestin trios. tel n Ku l dever9o ser in$orm dos os
Controle de Documentos - #-
/. CliKue sobre o bot9o \De" rt mentos\ " r selecion r o de" rt mento destino. Neste momentoB o Sistem "ermite escol7 doVsW destin trioVsW "or $un49o. Ess "ossibilid de J tu liC d em conjunto com os de" rt mentoVsWB ou sej B no momento d escol7 d $un49oB o Sistem r strei e selecion oVsW de" rt mentoVsW em Kue est9o inclusos VsW $un45esVsW escol7id VsW. 2. Se um de" rt mento estiver c d str do como XIn tivoXB continu r sendo cess do "elos documentos j c d str dosB m ntendo6os como 7istDricos e v lid dosB "en s nos "rD;imos documentos serem inclu#dos. 3. *osicione o cursor sobre o de" rt mento desej do ou utiliCe o bot9o \*esKuis De"to.] " r loc liC6lo. !. * r co"i r destinos e destin trios de documentos j e;istentes Vvi3entesWB selecione o bot9o \Co"i Destino]. *reenc7 os d dos solicit dos " r cD"i de destino e selecione o bot9o \C d stro] " r consult r os d dos do "rD"rio c d stro de documentos. %. D< du"lo cliKue " r m rc6lo ou utiliCe o bot9o \M rc rHDesm rc r Todos] " r selecion r todos os de" rt mentos. ObserveB "orJmB Kue o selecion r o de" rt mentoB o Sistem nov tel " r de$ini49o d distribui49o do documento. ,. M rKue s o"45es de destino> (suriosH* st s. 8. (surio 6 envi o documento eletronic menteB em " "el ou mbos " r os usurios res"onsveis. 2. * st s 6 envi o documento em " "el " r :. Con$irme. rKuiv r n " st do de" rt mento. "resent um
N colun XTi"o DestinoXB o Sistem "resent o usurio e " st . Dess $orm B o documento ser distribu#do " r os usurios res"onsveis "elo de" rt mento Veletronic mente ou em " "elW e rKuiv do em su res"ectiv " st .
/. No Ku dro XDestin trios 6 (suriosXB o Sistem "resent os usurios Kue receber9o o documento e su s $orm s de distribui49o. Selecione o usurio e o ti"o de distribui49oB d ndo du"lo cliKue sobre o re3istro desej do ouB ind B " r m rc r todos os usuriosB utiliCe o bot9o \M rc rHDesm rc r Todos]. O usurio "ode t mbJm utiliC r o bot9o \*esKuis (surio] " r "osicion r o cursor no re3istro desej do.
'1 Controle de Documentos
* r edit r os d dos do usurio ou " st B cliKue no bot9o \Edit (surio]. Neste itemB "odemos lter r s con$i3ur 45es de$inid s no c d stro de usuriosB t is como>
NUmero de cD"i s. (surio recebe documento VSim ou N9oW. Ti"o de cD"i VeletrEnic B " "elB mb s ou n9o recebeW. /. /elat rio de DestinatIrios de DocumentosF Dis"on#vel no menu "or meio d o"49o \+el tDriosHDocumentos]B cujo objetivo J list r "or de" rt mento os usurios Kue receber m oVsW documentoVsW e de Kue $orm os receber m> im"resso ou vi e6m il.
Se o destino $or X* st XB o Sistem "resent os destin trios m rc dos con$orme rel cion mento e$etu do no c d stro de X* st XB o"49o XDe" rt mentos ) * st sX.
D*C.59+T*:
* r Incluir documentos ou b i; r "end<nci s d m triC de res"ons bilid des> C7ec r os " rTmetros> MI`=*ATSFB MI`=*ATSFDB MI`=*ATSFT. O sistem "resent um "eKuen j nel B "rocess ndo os d dos do documento e tu liC ndo s v riveisB con$orme documento modelo. 8uando o campo Doc )ntV9xt A)nternos) 9ste bot$o irI abrir um aplicativo editor de textos A>ordYJ >ord6ieZY ou 6isioY)F Carregue o modelo FD*T definido no cadastro de tipos de doc#mentos e atuali"e as variIveis do documentoJ permitindo a edi#$o do documento ou sua leituraF Con$i3ure os d dos rest ntes do documentoB se necessrioB e s lve o rKuivo. Encerre o FordG " r Kue o sistem retorne N " st XO"45esX. 8uando o campo Doc )ntV9xt A9xternos)
9ste bot$o irI abrir um aplicativo associado ao arKuivo disponQvel no sistema operacional e permitirJ caso o usuIrio tenCa acesso ou perten#a [ etapa atual do documentoJ a edi#$o do documento ou sua leituraF Con$i3ure os d dos rest ntes do documentoB se necessrioB e s lve o rKuivo. Encerre o "lic tivo " r Kue o sistem retorne N " st XO"45esX.
k "oss#vel visu liC r os documentos t mbJm "elo Microso$t Iisio G. * r ess inte3r 49oB e;iste se3uinte $un49o =DOIIEFVWB sendo>
=DOIIEF Vc&ilDocBcCodDocBc+evDoc)
* rTmetros> C&ilDoc cCodDoc c+evDoc &ili l do sistem do documento CDdi3o do documento +evis9o do documento
C so n9o sej in$orm do o " rTmetro Xc+evDocXB o Sistem vi3ente do documento.
ssume
Ultim revis9o
Ess $un49o "rev< bertur dos documentos em FordG e FordIie?G. * r t ntoB e;iste um "onto de entr d com o mesmo nome d $un49o X=DOIIEFX " r re liC r s customiC 45es. * r con$i3ur 49o e cri 49o dos objetos no Microso$t Iisio GB deve ser consult do o help Kue o editor o$erece e se3uir s instru45es de con$i3ur 49o do *rot7eus " r cone;9o com o Server.
Demais botBes A2A:TA *p#Bes):

*bLetivo V(tiliC s t bel s =A2W 6 9sta rotina permite escrever um texto descritivo sobre os obLetivos do documentoJ ou sej B Kue se destin o documentoB Ku is re s "oder9o utiliC6loB Ku l su im"ortTnci B Ku is s conseKQ<nci s de e$etu r um "rocesso sem ler o documento "revi mente etc. O Sistem "resent um c i; de te;toB n $orm de c m"o memoB " r di3it 49o do te;to sobre o objetivo. Descrito o objetivoB con$ir 6o e con$irme.
O sistem retorn N " st XO"45esX. :umIrio V(tiliC do documentoF s t bel s =A2W. 9sta rotina permite a digita#$o do sumIrio
O Sistem "resent um c i; de te;toB n $orm de c m"o memoB " r di3it 49o do te;to sobre o S(MA+IO. /eferencias\ V(tiliC t bel =DBW. 9sta rotina permite definir referWncias internas eVou externas para o documentoF k "oss#vel cri r documentos com re$er<nci outro documentoB ou sej B utiliC ndo um documento como b se. Neste c soB devem6se in$orm r os documentos re$erenci dos n s et " s de leitur . C so re$er<nci $or intern B J "oss#vel visu liC6l "or meio do bot9o \Doc]. =ocali"adores V(tiliC t bel =DcW. 9sta rotina permite associar locali"adores Apalavras?cCave) ao documento. Os loc liC dores "ermitem um $cil loc liC 49o do documento. k "oss#vel c d str r m is de um loc liC dor "or documento e J interess nte Kue sej m " l vr s envolvid s com o "ro"Dsito do documento. CrQticas V(tiliC t bel =D!W. 9sta rotina permite cadastrar as crQticas efetuadas nas etapas de elabora#$o do documentoF o Cri r um cr#tic > Adicione um lin7 B c so j e;ist m cr#tic s c d str d s. Em se3uid B cliKue no bot9o \A45es +el cion d s] em se3uid \Te;to d Cr#tic ] " r de$ini49o d cr#tic . O Sistem "resent um c i; de te;toB n $orm de c m"o memoB " r di3it 49o do te;to sobre cr#tic o documento. Em se3uid B cliKue no bot9o \Devolver Documento].
Se o documento estiver n et " do el bor dor e este $or di$erente do di3it dorB devolu49o do documento ser $eit " r o di3it dor. Se o documento estiver n s et " s de el bor 49o Vrevis9oB "rov 49o e 7omolo3 49oWB devolu49o do documento ser $eit " r o "rimeiro el bor dor.
;aixar uma crQtica: CliKue n O"49o \Cr#tic s] em se3uid no bot9o \A45es +el cion d s] e \T;t. Crit]B veri$iKue cr#tic em se3uid cliKue no bot9o \B i; Critic ] " r encerr r Vb i; rW cr#tic . Em se3uid B cliKue no bot9o \&in liC r Documento]. :olicita#Bes V(tiliC t bel =D*W. Est o"49o ser e;ecut d "en s "elos usurios destin trios Kue "oder9o lev nt r todos os "ontos Kuestionveis do documento ou $ Cer su3est5es de mel7ori B cess ndo rotin tr vJs do bot9o XSolicit 49o de Alter 49oX. A solicit 49o de lter 49o est r dis"on#vel "en s se o documento estiver com o st tus de leitur .
* r veri$ic r e;ecu49o d rotin Solicit 49o de Alter 49o de DocumentosB observe o tD"ico \+olicita2;es]. ,inali"ar Documento: Est rotin 3r v o documento e $in liC su inclus9o. CliKue no bot9o X&in liC DocumentoX e retorne N tel de m nuten49o.
.rava17o dos documentos

Em r C9o d distTnci entre s inst l 45es d s $ili is d em"res B 7 necessid de de 3r v 49o dos documentos em loc is di$erentes eB dess $orm B deve6se con$i3ur r o Sistem " r Kue os documentos 3er dos "elo mbiente Controle de Documentos sej m loc dos n "rD"ri $ili lB torn ndo m is r"ido seu cesso e leitur . * r ess con$i3ur 49oB deve6se observ r Xmsc r de redeX de c d $ili lB onde o cesso os documentos J re liC doB e de$ini6l n t bel =) Vvi mbiente Con$i3ur dorW. A busc d s loc liC 45es do Client J utomtic B $ cilit ndo loc liC 49o de m is de um lu3 rB inde"endentemente de est rem n mesm rede. * r visu liC r os documentos 3r v dosB s9o loc dos no diretDrio tem"orrio do sistem o"er cion l os rKuivos tem"orrios res"onsveis "el leitur dos documentosB torn ndo m is $le;#vel utiliC 49o de mbientes de cone;9o remot . Se o " rTmetro MI`=DB)A'E estiver de$inido com XSimX e 7ouver m is de um res"onsvel " r et " tu lB s9o 3er d s "end<nci s " r todos os res"onsveisB se3uindo os n#veis de res"ons bilid de e "ermitindo b i; " r lelo6 le tDri "or Ku lKuer res"onsvel dest et " . Dess $orm B n9o J se3uid ordem dos res"onsveis n m triC de res"ons bilid de. C so contrrioB se3ue res"ons bilid de. ordem dos res"onsveis de$inidos nos n#veis de
Deixar Documento 2endente: Est rotin dei; o documento "endente " r o usurio tu lB 3r v ndo s lter 45es e$etu d sB m s n9o liber ndo " r "rD;im et " . O documento "erm nece com "end<nci no usurio tu l tJ ser b i; d . Devolver Documento: Est rotin "ermite devolver o documento Ku ndo ele "ossuir cr#tic sB 3er ndo "end<nci " r o usurio el bor dor n s et " s de el bor 49o Vrevis9oB "rov 49o e 7omolo3 49oW. C so o usurio d cr#tic sej o el bor dorB ser 3er d "end<nci de cr#tic " r o usurio di3it dor. Est rotin sD "oder ser e;ecut d se e;istirem cr#tic s o documento.
Distribuidores V(tiliC t bel =DeWF N cri 49o do documentoB J "oss#vel de$inir os usurios Kue re liC r9o distribui49o de documentosB indic ndo m is de um de" rt mento " r este "rocedimento. N distribui49oB "ode ser indic do m is de um de" rt mentoB lJm de de$inir usurios es"ec#$icos " r e$etu r su distribui49o. o * r de$inir distribuidores de documentos>
/. No momento do c d stro de documentosB cliKue no bot9o XDistribuidores]. 2. O sistem "resent um "er3unt se 3ost ri de "reenc7er os usurios utom tic mente de cordo com o c d stro de ti"o de documentoB c so res"ond n9oB o Sistem "resent um tel " r sele49o do de" rt mento e de"ois dos usurios. 3. O Sistem retorn N tel do c d stro de documentos. /evalida#$o SistDrico d rev lid 49o. O "rocesso de rev lid 49o est det l7 do no tD"ico \*end<nci s].
*p#Bes do menu documentos:

Cancelar: Est rotin "ermite c ncel r documentos vi3entesB "odendo ser e;ecut do somente "elos usurios Kue 3er m revis5es. N j nel de M nuten49o de DocumentosB "osicione o cursor sobre o re3istro desej do e selecione o"49o XC ncel r]. O Sistem "resent c ncel mento. mens 3em " r Kue o usurio certi$iKue6se sobre o
Em se3uid B o Sistem "resent um c i; n $orm de um c m"o memo " r di3it 49o do te;to sobre o motivo d revis9o. Este c m"o J obri3 tDrio. Ser "resent d tel " r visu liC 49o do documento. No bot9o X&in liC r DocumentoXB 3r ve o c ncel mento. O c ncel mento do documento ser conclu#do "Ds su distribui49o. Dess $orm B todos os usurios envolvidos tom m con7ecimento sobre o c ncel mento. Ao $in liC rB ser 3er do um destin trios. viso de "end<nci de documento c ncel do os
O documento c ncel do "oder ser re tiv doB im"resso ou visu liC do tr vJs d o"49o XM nuten49o de Distribui49oXB tD"ico documentos c ncel dos. Duplicar: A o"49o XDu"lic rX "ermite l n4 r novo documento com b se nos d dos de um documento j e;istente. N j nel de m nuten49o de documentosB "osicione o cursor sobre o documento desej do e cliKue n o"49o XDu"lic rX. O Sistem "resent tel de inclus9o de documentos.
-erar revis$o: O usurio "ode 3er r um XNov +evis9o do DocumentoX Ku ndo o el bor dor recebe um solicit 49o de lter 49o ou Ku ndo o usurio Kue "ossui cesso
'' Controle de Documentos
" r lter r o documentoB de$inido n m triC de res"ons bilid de no c d stro de ti"o de documentoB necessite tu liC6lo. S9o 3er d s nov s revis5es "en s " r documentos Kue j $or m conclu#dosB "ort ntoB est9o em status de leitur . N revis9o do documentoB o Sistem tr C todos os c m"os "reenc7idosB "odendo lter6 los n s et " s de el bor 49oB m ntendo o mesmo nUmero do documento ori3in l e increment ndo o nUmero d revis9o. Ao concluir um nov revis9oB o documento de ori3em torn 6se obsoleto e o novo documento est r em $ se de el bor 49oB con$orme le3end . DetalCe: Todo documento "ode " ss r "or diversos "rocessos desde tJ revis9oB "rov 49o etc. su el bor 49o
*or um mel7or or3 niC 49o d s in$orm 45es rel tiv s o documentoB o mbiente Controle de Documentos m ntJm um 7istDrico de tod s s "end<nci s 3er d s e b i; d s tJ o momento tu l.
(ara consultar 4ist8ricos de documentos

N j nel de m nuten49o de DocumentosB "osicione o cursor sobre o re3istro desej do e selecione o"49o XDet l7e]. O Sistem "resent o 7istDrico do documento. Observe ind Kue J "oss#vel visu liC r o 7istDrico de outros documentosB b st "osicion r o cursor no documento desej do. O bot9o X* rTmetrosX con$i3ur os $iltros n visu liC 49o do documento. Selecione> Ti"o de documento Vtodos ou selecione um ti"o es"ec#$icoW. Assunto Vtodos ou selecione um ssunto es"ec#$icoW. Ordem VdocumentoB c7 veB statusB ti"o de documento ou ssuntoW. Status do documento VtodosB "rov doB di3it 49oB el bor 49o etc.W. lltim revis9o VSim ou N9oW. "resent 49o do 7istDrico con$orme $iltros selecion dos. visu liC 49o de tod s s revis5es 3er d s
Ieri$iKue
O bot9o XSistDrico de +evis5esX "ermite " r este documento. DocumentoL C d stro de documentosL Iisu liCe os d dos e con$irme.
CliKue no bot9o XIisu liC rX e selecione se desej visu liC r>
Somente ser "ermitid visu liC 49o do documento o usurio Kue tiver cesso su leitur ou el bor 49o. C so contrrioB o Sistem "resent mens 3em XDocumento n9o liber doX.
:olu#$o de problemas
*bserve: go9o est v o"er ndo o sistem norm lmente. No ent ntoB o veri$ic r o c d stro de Solicit 45esB n9o conse3uiu b i; r um solicit 49o de um documento novoB o sistem vis Kue o usurio n9o tem cesso est rotin . :olu#$o: No mbiente con$i3ur dor no c d stro de usurios n s o"45es de cessos um del s J \b i; de Solicit 45es]B o Ku l deve est r 7 bilit d " r um usu rio res"onsvel "or b i; r s Solicit 45es de documentosB um veC Kue "or ser novo n9o um res"onsvel "el el bor 49o "or motivo de se3ur n4 o sistem restrin3e o cesso "elo c d stro de sen7 sHusurios.
'( Controle de Documentos
Documentos
O c d stro de documento J obri3 tDrio " r utiliC 49o de Ku lKuer $uncion lid de rel cion d o mbiente Controle de Documentos. As "rinci" is t bel s utiliC d s no sistem s9o>
&'erc(cio A3or e$etu remos o c d stro dos l n4 mentos dos documentos. C min7o " r o e;erc#cio 3Docu+e*to &'ter*o3 > Atuali"a#Bes G =an#amentos G Documentos 'o3o em se3uid B cliKue n es"eci$ic dos.
Cod:"Doc $evisao Doc"Int#0/t As"4eral Tipo"de"Doc
o"49o )ncluir e in$orme os d dos nos c m"os

IT,D=7 === 0/terno A++==A Vistoria"do"corpo"de"bombeiros
Selecione * st O"45es. CliKue no bot9o \Objetivo] e di3ite o te;to se3uir>
+e liC r s vistori s "eriDdic s do cor"o de bombeiros. Con$irme o \Objetivo]. CliKue no bot9o res"onsveis>
+es"ons bil Ordem El bor dor 0/ +evisor 0/ A"rov dor 0/
&ili l 0/ 0/ 0/
Cod. (surio Nome (surio 00! (surio 0! 003 (surio 03 00/ (surio 0/
CliKue no bot9o \Destin trios]B " r c d str rmos tod s s \*esso s]B Kue ir9o receber este documentoL CliKue no bot9o \De" rt mentos]L D< um cliKue du"lo sobre o de" rt mento \D*MON] B selecione s o"45es \(surios] e \* st s] e con$irmeB selecione o usurio \(surio 03]L
]1 Controle de Documentos
+e"it o "rocedimentoL d< um cliKue du"lo sobre o de" rt mento \D*IEN] B selecione s o"45es \(surios] e \* st s] e con$irmeB selecione o usurio \(surio 0!]L Selecione s " st s de *rodu49o e Iend s e con$irme o c d stro. CliKue no bot9o \Sumrio] e in$orme os d dos se3uir>
Di3ite \E;em"lo de Sumrio] e con$irme inclus9o do \Sumrio]L CliKue no bot9o \'oc liC dores]B "ressione hEnteri e inclu o loc liC dor \*rocessos] V&3 Dis"on#velWL CliKue no bot9o \Motivo d +evis9o] e in$orme os d dos se3uir>
\+evis9o Inici l 000 6 Documento di3it do "or usurio 0/]. CliKue no bot9o \Documento]B como se tr t de um Documento E;terno "rocure o Documento Ford o Ku lKuer outro documento n r iC C>
Note Kue o *rot7eus briu o c min7o " r
sele49o do documentoL
S lve o documento e con$irme.
cliKue no bot9o do documento.
\&in liC r Documento]B " r con$irm r inclus9o
Note Kue o documento est com st tus n cor \Am rel ]B ou sej B o documento est em $ se de \El bor 49o].
O " rTmetro \MI`=D'++EI] de$ine se o incluir um nov revis9oB o motivo d revis9o tu l ser " 3 do.
Controle de Documentos - */
Bai9a de (end:ncias
Com o documento j di3it doB devemos 3or b i; r s "endJnci s 3er d s "or t lB de cordo com consult $eit . Consulta G Historico =an#amento
Depois s entrar com a senCa de cada um dos usuIriosF
Controle de Documentos - *3
& Cer o lo3in com o usurio 02.
B i; de "end<nci s.
* st de o"45es.
CliKue no #cone documentos e br o documento.
Con$irme o documento em se3uid $in liCe o documento. De"ois $ 4 o mesmo "rocedimento com os outros usurios.
;uestionrios
O c d stro de Kuestionrios ir torn r6se obri3 tDrio de"ois Kue o " rTmetro 5678A8.9:T estiver tivo no mbiente Controle de Documentos. A t bel ser utiliC d no sistem J> =A1 M =(ESTIONA+IOS =AS 6 *E+1(NTAS =AI M +ES*OSTAS.
Est o"49o J utiliC d " r c d str r Kuestionrios com o objetivo de rel cion6los o Documento. Este recurso "ossibilit Kue n leitur do Documento o leitor res"ond o Kuestionrio vincul do. Neste c soB lJm d necessid de d res"ost B e;iste t mbJm "ontu 49o m#nim Kue deve ser obri3 tori mente tin3id " r $in liC 49o s tis$ tDri do mesmo.
Controle de Documentos - *#
=uestionrio somente ser cion do Ku ndo o " rTmetro MI`=A=(EST estiver tivo. * r Kue os usurios receb m um cD"i em " "el e trein mento de documentosB ser necessri im"ress9o do Kuestionrio "or meio do rel tDrio X=uestionrioX.
]' Controle de Documentos
&'erc(cio A3or e$etu remos o c d stro do Kuestionrio C min7o " r este e;erc#cio> Atuali"a#Bes G =an#amentos G 2endWncias 'o3o em se3uid B cliKue n " st
Cod =uest +evis o T#tulo =uest Cod. Docto +ev. Docto *ont. M#nim
visos e 3ere o Kuestionrio.

=(EST*=*+0/ 000 =(ESTIONA+IO DOC *=*+0/ *=*+0/ 000 /0
Selecione *er3unt s.
+ / 2ergunta 2ergunta 000/ *er3unt A 0002 *er3unt B

Selecione "er3unt 00/ e cliKue no bot9o \A45es +el cion d s] em se3uid \+es"ost s]L
/ A 2 B
%B00 0B00
+e"it o "rocedimento com "er3unt 0002 consider ndo res"ost XAX com v lor 0B00 e res"ost XBX com v lor %B00.
Controle de Documentos - **

C d 8uest V=A1`=(ESTW 6 C digo de identifica#$o do KuestionIrio no sistemaF &uncion como identi$ic dor Unico do Kuestionrio. /evis$o V=A1`+IW 6 /evis$o do KuestionIrioF &uncion como identi$ic dor Unico do Kuestionrio. Titulo 8uest V=A1`TIT('OW 6 TQtulo do KuestionIrioF C d Docto V=A1`DOCTOW 6 Documento responsIvel pela cria#$o do KuestionIrioF &uncion identi$ic dor " r cri r o v#nculo do Kuestionrio com o documento. /ev Docto V=A1`+IDOCW 6 Documento revis$o do documento responsIvel pela cria#$o do KuestionIrioF &uncion como identi$ic dor " r cri r o v#nculo do Kuestionrio com o documento 6 revis9o.
Demais campos:
2ontF5Qnima V=A1`*ONTMIW 6 *ontu 49o m#nim e;i3id " r o usurio b i; r o documento n et " de leitur .
2erguntas
* r incluir um nov "er3unt B cliKue XSet " r B i;oX n re perguntas. Ser "resent d um nov lin7 " r di3it 49o. +r 2ergunta V=AS`SE=*E+W 6 NUmero seKQenci l utomtico d "er3unt . 2ergunta V=AS`DES*E+ 6 =AS`MEMO/W Descri49o d "er3unt .
;ot$o &/espostas& *brigat rio:

Nest re B s9o in$orm dos os d dos rel cion dos Ns "er3unt s. +r 2ergunta V=AI`SE=+ESW 6 +4mero seKUencial manual da respostaF De$ine o nUmero d res"ost . O sistem "ermite Kue sej l$ numJrico. o E;em"lo> AB BB C ou 0/B 02B 03 etc. Descr /espF V=AI`DES+ESW 6 Descri49o d res"ost . 2ontos V=AI`*ONTOW 6 *ontu 49o d res"ost .
]( Controle de Documentos
A som de todos os "ontos d s res"ost s deve ser m ior ou i3u l o c m"o *ont.M#nim .
;ot$o &Duplicar&
Est o"49o est dis"on#vel no menu do c d stro de Kuestionrios com o objetivo de du"lic r um Kuestionrio j e;istenteB "roveit ndo s Kuest5es e res"ost s j cri d s. Medi nte o"49o \"esKuis r] do KuestionrioB J "oss#vel selecion r corres"onde du"lic 49o. Ku l Kuestionrio
Aplica#$o prItica: 0 ? HT5=

No diretDrio de inst l 49o do sistem B loc liCe cessoB sendo> ZBINZSMA+TC'IENTZ (tiliC ndo um $err ment " r edi49o de te;tos Vcomo o Note" d d Microso$tGB "or e;em"loWB selecione o rKuivo solicit doB sendo> SMA+TC'IENT.INI N se49o XOCON&I1PXB inclu Bro?serEn bledb/ S lve o rKuivo. Con$i3ur r os Ku tro " rTmetros descritos no in#cio deste documento> MI`=*ATSFS MI`=DSTM' MI`=DCSTM MI`=*ATSFT v lor> ZS[STEMZSTM'Z v lor> / v lor> S v lor> 1ETTEM**ATSVW lin7 > " st de rKuivos de con$i3ur 49o de
1ETTEM**ATSVW Est $un49o retorn Findo?sG. o diretDrio tem"orrio do usurio lo3 do no
Controle de Documentos - *-
2 >ord6ieZ:
* r e;ecut r est rotin B deve6se inst l r o "ro3r m FordIie?G d Microso$tG em c d est 49o de tr b l7o no Ku l os usurios dever9o b i; r su "end<nci de leitur . Con$i3ur r os tr<s " rTmetros descritos no in#cio deste curso> MI`=D*IIEF MI`=DIIEF MI`=*ATSFT v lor> C>ZFO+DIIEFZ Ve;em"loW v lor> S v lor> 1ETTEM**ATSVW
M 5s >ord:
* r e;ecut r est rotin B deve6se inst l r o "ro3r m FordG d Microso$tG em c d est 49o de tr b l7o " rtir do Ku l os usurios dever9o b i; r su "end<nci de leitur . Con$i3ur r os tr<s " rTmetros descritos no in#cio deste curso> MI`=*ATSF MI`=*ATSFD MI`=*ATSFT v lor> ZS[STEMZDOCSZ v lor> ZS[STEMZMODE'OSZ v lor> 1ETTEM**ATSVW
(1 Controle de Documentos
Distribui17o de documentos<
Com o Documento A"rov doB re liC remos Distribui49o dos Documentos. O Documento "oder ser distribu#do todos os usurios c d str dos no c d stro de +es"onsveis. A distribui49o "ode ser t nto em meio $#sico V" "elW como em meio eletrEnicoB ou sej B ser envi do um e6m il o \'eitor]B res"eito d "end<nci de 'eitur e ssim Kue o mesmo entr r no Sistem B ser e;ibid tel j con7ecid de "end<nci s. j O Sistem brir tel de Distribui49oB " r Kue se "oss escol7er Kuem receber cD"i s do Documento. *erceb Kue est9o " recendo no Ku dro \Destin trios]B os usurios c d str dos "or oc si9o do c d stro do Documento. Note t mbJm Kue "or meio dest tel J "oss#vel c d str r um novo destin trio ou * st e ind e;cluir um destin trio. Est rotin re liC o controle d distribui49o de documentos. A"Ds $in liC r tod s s et " s de el bor 49o do documentoB J re liC d d s cD"i s " r os usurios c d str dos como destin trios. distribui49o
A distribui49o dos documentos "ode ser re liC d "or usurios de$inidos no ti"o de documentoB lJm de "oder ser distribu#do m is de um de" rt mento de$inidos no bot9o \Distribuidores] no documento. As "rinci" is t bel s utiliC d s s9o> =AA 6 (surios =AD 6 De" rt mentoHSetor =D/ 6 Distribui49o "or (surio =D2 6 Ti"os de Documentos =DC 6 * st s =DE 6 'o3 de CD"i s Emitid s =D1 6 Destin trios =DS 6 Documentos =Dg 6 Destinos =DS 6 Avisos =DT 6 * st s ) De" rt mentos =D( 6 Devolu49o de +evis9o Anterior
Controle de Documentos - =/
* rTmetros d rotin > MI`=DIAT+ MI`=DOC*NC MI`=DOT**+ MI`=*+OT+E MI`=DOC*(M MI`=DSDTIM MI`=A=(EST MI`=*ATSF MI`=*ATSFD MI`=*ATSFS MI`=*ATSFT MI`+E'ACNT MI`+E'*SF MI`+E'SE+I MIÈMCONTA
Tipo C piaVTipo /ecebe

Este c m"o de$ine o ti"o de cD"i do documento Kue ser envi d de$inido " r o de" rt mento. Os ti"os de cD"i "oss#veis s9o> o res"onsvel
o 9letr^nica 6 Est de$ini49o deve ser in$orm d no c d stro de usuriosB no c m"o XTi"o de +ecebimentoXB como XCD"i s EletrEnic sXB " r Kue o documento sej distribu#do vi e6m il " r os res"onsveis. o 2apel 6 Est de$ini49o deve ser in$orm d no c d stro de usuriosB no c m"o XTi"o de +ecebimentoXB como XCD"i * "elXB " r Kue o documento sej im"resso m nu lmente e envi do eHou rKuiv doB con$orme con$i3ur 49o de " rTmetros necessrios " r este "rocedimento. As cD"i s ser9o im"ress s de cordo com o nUmero es"eci$ic do. O "rotocolo de entre3 ser im"resso lo3o "Ds todos os documentosHcD"i s serem im"ressos. Ess s cD"i s 3er m "end<nci de devolu49o de revis9o nterior de documento " r Kue os distribuidores do documento "oss m control r devolu49o d s cD"i s "el rotin de revis9o nterior. =u ndo distribu#dos os documentos c ncel dosB o sistem c7ec con$i3ur 49o do " rTmetro MI`=DOC*NC " r veri$ic r se ser9o im"ress s cD"i s em " "el n Ku ntid de de$inid B no envio de im"ress9o vi FordGB " r Kueles destin trios Kue "ossuem XCD"i em * "elX. o Ambos 6 Est de$ini49o t mbJm deve ser in$orm d no c d stro de usuriosB no c m"o XTi"o de +ecebimentoXB como XAmbosXB " r Kue o documento sej envi do "or e6m il e im"resso " r envio eHou rKuivoB con$orme con$i3ur 49o de " rTmetros necessrios " r este "rocedimento. o +$o /ecebe 6 De$inido no c m"o XTi"o de +ecebimentoX do c d stro de usurios " r Kue este n9o receb os documentos 3er dos.
2ara efetuar a distribui#$o de documentos:

/. Ao cess r o"49o de distribui49oB o sistem "resent XDistribui49o de DocumentosX dividid em re s> j nel de
Are XDocumentosX 6 rel cion os documentos $in liC dos e "rontos " r distribui49o. Are XDestin triosX 6 "resent os usurios destin trios Kue devem receber os documentos. 2. *osicione o cursor sobre o documento ser distribu#do. 3. C so sej necessrio incluir outro destin trioB "osicione o cursor no documento eB em se3uid B cliKue no bot9o XIncluirX. O sistem bre um nov j nel XDestin trios6IncluirX " r ti"o de destino> escol7 do
Controle de Documentos - =3
(surios Nest o"49o s9o in$orm dos> $ili lB usurioB de" rt mentoB nUmero de cD"i sB recebe documentos e ti"o cD"i . * st s Nest o"49o s9o in$orm dos> " st B nUmero de cD"i sB ti"o cD"i e de" rt mento. Ao selecion r " st desej d B ser9o selecion dos todos os de" rt mentos el rel cion dosB con$orme m rr 49o de$inid no c d stro de " st s ou no c d stro de de" rt mentos.
4.
C so sej necessrio lter r os d dos do destin trioB cliKue no bot9o XEdit r]. Neste itemB o usurio "oder lter r o nUmero de cD"i sB o ti"o d cD"i e se recebe documento.
%. * r X*esKuis De" rt mentoXB in$orme $ili l e o de" rt mento. ,. * r XE;cluirX destin triosB cliKue no bot9o. 8. Con$irme distribui49o do documento. O Sistem "resent um nov tel XDistribui49oXB in$orm ndo> d t de vi3<nci d t de im"l nt 49o di s de v lid de d t de v lid de 2. *reenc7 os d dos con$orme orient 49o dos 7el"s de c m"o. :. Con$irme. /0. Ao con$irm rB o Sistem $in liC o documento m ntendo6o em st tus de leitur B 3er ndo os l n4 mentos de leitur de documento " r os destin trios e comunic dos tr vJs de e6m ilB c so estej ssim con$i3ur do.
Controle de Documentos - =#
&'erc(cio A3or e$etu remos distribui49o do documento C min7o " r este e;erc#cio> Atuali"a#Bes G =an#amentos G Distribui#$o 'o3o em se3uid B veri$iKue os bot5es voc< "ode lter r incluir e e;cluir os destin trios. nos Ku is
j O sistem brir tel de Distribui49oB " r Kue se "oss escol7er Kuem receber cD"i s do Documento. *erceb Kue est9o " recendo no Ku dro \Destin trios]B os usurios c d str dos "or oc si9o do c d stro do Documento. Note t mbJm Kue "or meio dest tel J "oss#vel c d str r um novo destin trio ou * st e ind e;cluir um destin trio. CliKue no bot9o e distribu o documento.
No c m"o \Di s I lid de]B di3ite \%] e con$irme distribui49oL
Note Kue o sistem "rocess r \Distribui49o do Documento] e "resent r um tel B " r emiss9o do \+el tDrio do *rotocolo]. Con$irme Distribui49oL
(' Controle de Documentos
Solicita12es<
O c d stro de solicit 45es "ermite incluir solicit 45es " r e;istentes ou " r inclus9o de novos documentos. As "rinci" is t bel s utiliC d s s9o> =A2 6 Te;to 1er is =A! 6 T bel de CDdi3os Internos =AA 6 (surios =D* 6 Solicit 45es =DS 6 Documentos =D0 6 +es"onsveis "elo Documento =DS 6 Avisos lter 49o de documentos j
Controle de Documentos - =*
&'erc(cio A3or e$etu remos Solicit 49o de documentos. C min7o " r este e;erc#cio> Atuali"a#Bes G =an#amentos G :olicita#Bes 'o3o em se3uid B cliKue no bot9o incluir e veri$iKue tel .
Selecione o"49o \Documentos E;istentes M *=*+0/6000] e con$irmeL
D escri#$o /a"$o Alter 49o de " rmetros Alt. * rmetros do lei ute
Con$irme o c d stro.
A"en s os res"onsveis "el s et " s de el bor 49o do documentoB de$inidos n m triC de res"ons bilid deB "ossuem o direito de lter r os documentos e;istentes. *or issoB se outro usurioB o ler um documentoB discord r do seu conteUdo ou "or Ku lKuer motivo lev nt r necessid de de lter 49o neste documentoB "oder e$etu r um solicit 49o de lter 49o.
:olicita#$o V=D*`N(MSE=W M NUmero seKQenci l d solicit 49o. Observe Kue este c m"o J seKQenci lL "orJmB s du s "rimeir s "osi45es s9o $i; sB utiliC ndo como "re$i;o s e;"ress5es> o SI 6 " r novos documentos. Est simbolo3i J utiliC d " r re"resent r solicit 49o de inclus9o de novo documento.
(( Controle de Documentos
o SA 6 " r documentos e;istentes. Est simbolo3i J utiliC d " r re"resent r solicit 49o de lter 49o de documentos e;istentes. Se necessrioB o usurio "oder ne; r documentos est solicit 49o "or meio do bot9o \Ane;o] ouB ind B "oder cri r documentos utiliC ndo o bot9o \Cri r Docto]. AssimB o sistem e;ecut o FordG " r di3it 49o do documento. =u ndo selecion do o bot9o XAne;oXB n lter 49o do documentoB o Sistem "resent n tel um mens 3em de lert . * r visu liC r o documentoB cliKue no bot9o \Iisu liC r] " r Kue o editor de te;tos FordG sej berto e o documento "resent do. *odemos ne; r documentosB e;em"los Vsu3est5esW ou tJ mesmo norm s Kue re$erenci m s solicit 45es de lter 49oHinclus9o de documentos. ;aixar &in liC d solicit 49o Kue $ic r "endente no sistem tJ ser b i; d "or m?io d o"49o b i; r dis"on#vel no menuB em Kue J "oss#vel t mbJmB $ Cer m nuten49o Ns solicit 45es e;istentes. A solicit 49o n9o "oder ser e;clu#d moviment 45es em berto ou "endentes. c so estej vincul d
Somente os usurios Kue ten7 m cesso N rotin XB i; Solicit 45esXB de$inidos no mbiente Con$i3ur dor "el o"49o XSen7 s de (surioX e XAcessoXB "oder9o b i; r s solicit 45es de inclus9o de documentos.
5uda sele#$o Est o"49o de"ende d con$i3ur 49o do " rTmetro 5678D*2:*=F O conteUdo in$orm do "ode ser> &+$o% Ao cess r rotin XSolicit 45esXB ser9o "resent d s tod s s solicit 45esB cl ssi$ic d s com status Kue de$inem su situ 49o tu lB con$orme le3end . Ao selecion r o"49o XMud Sele49oXB o sistem $iltr r somente s solicit 45es em nliseB e;ecut ndo nov mente. Em se3uid B volt " r o status inici lB "resent ndo tod s s solicit 45es.
Controle de Documentos - =-
&:im% Ao cess r rotin B ser9o "resent d s somente s solicit 45es em nlise. N n9o 7 ver o"49o XMud Sele49oX.
A inclus$o de novos documentosF
T1 Controle de Documentos
A altera#$o de documentos existentesF
* r 3er r solicit 49o de lter 49o de um documentoB ele deve ter seu re3istro cl ssi$ic do com m rc 49o n cor verdeB ou sej B deve est r em status de leitur B con$orme bot9o \le3end ]. Ao concluir um solicit 49oB o sistem 3er um "end<nci " r o el bor dor Kue deveB "or su veCB ler os motivos e cr#tic s. Se "rov r lter 49o do documento ou se rejeit rB deve justi$ic r no bot9o \Mot. +e"rov 49o].
Controle de Documentos - -/
(end:ncias
As "end<nci s do usurio "oder9o ser visu liC d s n entr d do sistem ou "oder9o ser b i; d s Ku lKuer momento "el rotin de "end<nci s. N inter$ ce MDIB rotin de "end<nci s J inici liC d item do menu cess do. ntes d bertur do "rimeiro
2ara reali"ar a manuten#$o de pendWncias:

Ao cess r o"49o de m nuten49o de X*end<nci sXB o sistem "resent tel de b i; de "end<nci s subdividid em " st s Kue $ cilit m o 3erenci mento d s in$orm 45esB sendo>
2asta !2endWncias%
Selecione um d s " st s e escol7 "end<nci . (tiliCe o bot9o \b i; "end<nci ]. * r b i; r "end<nci B d< du"lo cliKue sobre o re3istro selecion do ou cliKue no bot9o XB i; *end<nci X. O sistem "resent tel de c d stro de documentosB "ermitindo lter 49o dos d dos. Ess o"er 49o J "ermitid somente os res"onsveis "el s et " s de el bor 49o do documentoB con$orme m triC de res"ons bilid de de$inid no c d stro de ti"os de documentos.
Os ti"os de "end<nci s "oss#veis> Digita#$o (m "end<nci de di3it 49o ocorre Ku ndo o di3it dor come4 di3it r o documento eB "or Ku lKuer motivoB n9o termin . AssimB ele dei; o documento "endente V"or meio d o"49o XDei; r Documento *endenteXW " r $in liC6lo "osteriormenteB 3er ndo um "end<nci de di3it 49o. * r b i; r est "end<nci B J necessrio brir o documento. 9labora#$o Est "end<nci ocorre lo3o "Ds et " de di3it 49o eB c so o di3it dor sej o mesmo res"onsvel "el el bor 49oB ser 3er d et " de el bor 49o j b i; d . A et " de el bor 49o J obri3 tDri e "rinci" l n $ se de cri 49oHel bor 49o dos documentosHrevis5es. /evis$o Se em"res tr b l7 com revis9oB o $in liC r o documentoB o Sistem 3er um "end<nci de revis9o. O revisor deve ler o documento e $in liC6loB 3er ndo "end<nci " r "rD;im et " V "rov 49oB 7omolo3 49o ou distribui49oW ou critic6loB 3er ndo "end<nci de el bor 49o com cr#tic " r o el bor dor do documento. Aprova#$o e Comologa#$o Semel7 nte N "end<nci de revis9oB deve6se $in liC rB 3er ndo um "end<nci " r "rD;im et " V7omolo3 49o e distribui49oWB ou critic rB 3er ndo um "end<nci de el bor 49o com cr#tic " r o el bor dor.
2asta !Avisos%
* r b i; r o visoB d< du"lo cliKue sobre este re3istro ou cliKue sobre o bot9o XEdit rX. O sistem "resent tel corres"ondente o re3istroB ou sej B bre6se tel re$erente N rotin d Kuele documento. *or e;em"lo> c d stro de KuestionrioB c d stro de trein mento etc. Ti"os de visos "oss#veis> Aviso de documento referenciadoF In$orm o usurio Kue J obri3 tDri revis9o do documentoB "ois tr t 6se de um documento re$erenci doB de$inido " r 3er r revis9o sem"re Kue o documento "rinci" l " ss r "or nov s revis5es. O viso somente ser b i; do Ku ndo o usurio 3er r nov revis9o do documento. Aviso de agendamento de treinamento In$orm o usurio Kue 7 um trein mento 3end do. O viso ser b i; do Ku ndo o usurio cess r rotin X*end<nci sHAvisosX e visu liC6lo ou n con$irm 49o do trein mento " rtir do c d stro de trein mentos. Aviso de necessidade de treinamento
Controle de Documentos - -3
In$orm necessid de de e$etu r um trein mento " r o documentoB con$orme de$ini49o do c m"o X+e l. Trein.X no c d stro de documentos. O viso somente ser b i; do Ku ndo o usurio incluir um trein mento " r o documento. Aviso de documentos cancelados In$orm o usurio Kue o documento $oi c ncel do. O viso somente ser b i; do Ku ndo o usurio cess r rotin X*end<nci sHAvisosXB visu liC r o documento e e$etu r b i; . Aviso de documento vencido In$orm o usurio Kue o documento est vencido e Kue J necessrio 3er r nov revis9o. O viso somente ser b i; do Ku ndo nov revis9o do documento estiver vi3ente. Os visos de documentos vencidosH vencer s9o 3er dos com b se no " rTmetro MI`=DIA'IM Kue indic Ku ntid de de di s necessri " r viso do "r Co limite de vencimento de um determin do documento VconteUdo " dr9o b 30 di sW.
(rocesso de )evalida17o
A " rtir d con$i3ur 49o do " rTmetro MI`=D+EIA'B o "rocesso de rev lid 49o " r documentos vencidos ou Kue estej m "restes vencer de$ine se este tr t mento deve ser utiliC do ou n9o. 9xemplo: Ao vencer um documentoB o res"onsvel "el "end<nci $ C um su rev lid 49o ou 3er 49o de um nov revis9o. v li 49o e decide "or
Dess $orm B n j nel de m nuten49o de documentosB ser "resent do o viso de documento vencidoH vencer. O usurio deve d r um du"lo cliKue sobre o item " r res"onder sobre rev lid 49o do documento vencidoH vencer. C so o usurio n9o Kueir rev lid r o documentoB deve clic r no bot9o \C ncel r]L o sistem ir "er3unt r sobre 3er 49o d revis9o do documentoB Kue "oder ser con$irm d ou c ncel d . C so o usurio Kueir rev lid r o documentoB deve clic r no bot9o \Oc]. O sistem "resent r j nel " r in$orm 49o dos d dos d rev lid 49o. O 7istDrico d rev lid 49o "ode ser consult do n rotin de \C d stro de Documentos]B "or meio do bot9o \+ev lid 49o]B n b rr de $err ment s.
* r im"ress9o do 7istDrico de rev lid 49o n c " do documentoB $oi dis"onibiliC d v rivel \c+ev lid]B Kue deve ser inclu#d nos rdm aes " dr5es =DOM8/0.*+F eHou =DOM820.*+F e no rKuivo modelo e;em"lo \ADISI1A:.DOT]. O "rocesso de rev lid 49o t mbJm "ode ser e;ecut do n rotin de \C d stro de Documentos]B "or meio d o"49o \1er r +evis9o]. C so o usurio res"onsvel "el "end<nci estej usente tem"or ri menteB o sistem tr ns$erir o viso de documento vencidoH vencer " r o res"onsvel substituto. O sistem consiste em o res"onsvel substituto "ossuir "ermiss9o " r 3er r revis5esB c so n9o "ossu B somente ser "oss#vel e$etu r rev lid 49o do documento. Este "rocesso de rev lid 49o est sendo utiliC doB "or l3uns clientesB com o objetivo de tender N norm NB+ ISO :00/>2000 e t mbJm o item de mel7ori cont#nu do sistem de 3est9o d Ku lid de. Aviso de solicita#$o de inclus$o de documentos In$orm o usurio Kue e;iste um solicit 49o de inclus9o de documento. O viso somente ser b i; do Ku ndo o usurio $in liC r solicit 49o. Aviso de solicita#$o de altera#$o de documentos In$orm o usurio Kue e;iste um solicit 49o de lter 49o do documento. O viso somente ser b i; do Ku ndo o usurio $in liC r solicit 49o. Aviso de ausWncia temporIria In$orm Kue o res"onsvel "el et " indicou o usurio como substituto " r et " B enKu nto ele estiver tem"or ri mente $ st do d res"ons bilid de. Aviso da necessidade de KuestionIrio In$orm necessid de de incluir um Kuestionrio " r o documentoB "ois o c m"o X+e liC =uestionrioXB no c d stro de documentosB est "reenc7ido com XSimX. O visoH"end<nci somente des " recer " r o usurio Ku ndo incluir um Kuestionrio " r o documento. b i; d
Controle de Documentos - -#
Devolu17o revis7o
Est rotin J utiliC d " r e$etu r devolu49o de documentosB de $orm Kue o distribuidor "oss control r s cD"i s devolvid s. As "rinci" is t bel s utiliC d s s9o> =D( M Devolu49o de revis9o nterior =D/ M Distribui49o "or usurio
* rTmetros d rotin > MI`=DO*DEI
;aixar
* r b i; r devolu49o d s cD"i sB J necessrio Kue o nUmero de cD"i s devolvid s sej i3u l o nUmero de cD"i s "endentesB 7 vendo e;ce45es>
T' Controle de Documentos
Devolu#$o das c pias parcial

O usurio deve in$orm r o nUmero de cD"i s devolvid s e n9o "reenc7er o c m"o com Xjusti$ic tiv d n9o devolu49o d s cD"i sX. Ao $in liC r b i; B o nUmero de cD"i s devolvid s ser b i; do e devolu49o continu r "endente " r b i; d s cD"i s rest ntes.
Devolu#$o de c pias total

Mesmo $ lt ndo cD"i sB J necessrio justi$ic r $oi cri do o bot9o Xgusti$ic tiv X. Xn9o devolu49o d s cD"i sX. * r issoB
5uda sele#$o
Est o"49o de"ende d $orm Kue $oi con$i3ur do o " rTmetro MI`=DO*DEI. Ieri$iKue seu conteUdo> &+$o% Ao cess r rotin X+evis9o AnteriorXB ser9o "resent dos todos os l n4 mentos> "endentes ou b i; dosB con$orme le3end . Ao selecion r o"49o XMud Sele49oXB o sistem $iltr r somente os l n4 mentos "endentes. Ao e;ecut r nov menteB volt " r o status inici l "resent ndo todos os l n4 mentos. &:im% Ao cess r rotin B ser9o "resent dos somente os l n4 mentos "endentes e n9o e;istir o"49o XMud Sele49o].
Controle de Documentos - -*
$ollo>-u
leitura
c d usurio e$etu r o 3erenci mento
O $ollo?6u" de leitur de documentos "ermite dos documentos Kue devem ser lidos.
Dess $orm B o usurio n9o corre o risco de ler o mesmo documento du s veCes ouB ind B dei; r de ler um documento de sum im"ortTnci "or n9o ter certeC de t<6lo lido nteriormente ou n9oB visu liC ndo "en s o cDdi3o dos documentos. Atr vJs dest rotin B os documentos lidos s9o utom tic mente identi$ic dos "or um sem$oro Kue ssume cor verde. Todos os documentos Kue ind n9o $or m lidos $ic m m rc dos em vermel7o. *rinci" is t bel s utiliC d s> =D/ 6 Distribui49o "or (surio =DS 6 Documentos MI`=DIIEF MI`=D*IIEF
* rTmetros d rotin >
;aixar
Ao e;ecut6l B o sistem "resent um j nel com rel 49o dos documentos.
T( Controle de Documentos
Treinamento
A rotin de trein mento J consider d $ se $in lB ou sej B "Ds ter cri do o documento e d do b i; n s "end<nci s de c d usurioB o sistem "ossibilit cri 49o de um re3istro de trein mento "or documentoB "odendo 3erenci r s convoc 45es de c d usurio e con$irm r os trein mentos j re liC dos.
Controle de Documentos - --
&'erc(cio A3or e$etu remos Solicit 49o de Trein mentos. C min7o " r este e;erc#cio> Atuali"a#Bes G =an#amentos G Treinamentos Os trein mentos ser9o 3er dos " rtir d cri 49o do documento.
Ano treina CodF D oc /evisao D ata )nicio D ata final H ora )nQcio H ora ,inal =ocal Treina
no tu l *=*+0/ 000 D t de SO gE f / di D t de SO gE f / di 02>00 /2>00 TO TIS
'o3o em se3uid B cliKue n " st trein ndo e selecione "or de" rt mentos. De". De En3en7 ri e =u lid de e con$irme.
Ao incluir um trein mentoB o sistem m ntJm os d dos c d str dos tJ Kue o usurio re liCe os "rocedimentos de> Confirmar Os d dos do trein mento devem ser con$irm dosB in$orm ndo su d t de re liC 49o. Devem ser justi$ic d s s $ lt s dos usurios. /etreinar Os trein mentos j con$irm dos "odem ser trein mento. "roveit dos " r 3er 49o de novo
)mprimir Aemitir os dados dos treinamentos cadastrados) Ao $in liC r inclus9o do trein mentoB o Sistem envi um mens 3em Ve6m ilW os trein ndosB in$orm ndo Kue e;iste um 3end mento de trein mentoB enKu nto os " rTmetros " r envio de e6m il estiverem con$i3ur dos e o c m"o X+ecebe e6m ilXB do c d stro de usuriosB estej de$inido como XSimX. AlJm dissoB o Sistem 3er um "end<nci de viso de 3end mento de trein mento os trein ndos.
Controle de Documentos - /?/
2ara incluir treinamentos: /. N j nel de m nuten49o de trein mentoB selecione o"49o XIncluirX. O sistem "resent tel de inclus9o subdividid em " st s Kue $ cilit m o 3erenci mento d s in$orm 45es> * st XTrein mento 6 IncluirX. * st XTrein ndosX. 2. N " st XTrein mentoXB "reenc7 os c m"os con$orme orient 49o dos helps de c m"o. N " st XTrein ndosXB s9o su3eridos os usuriosHc r3osHde" rt mentosB con$orme de$ini49o dos destin trios no c d stro de documentos. k "oss#vel selecion r outros " rtici" ntes " r o trein mento>
N re XDe" rt mentoXB selecione os de" rt mentos envolvidos.
Ieri$iKue Kue o Sistem tr C selecion dos todos os usurios e seus res"ectivos c r3os. N re XC r3osXB selecione os c r3os dos usurios Kue " rtici" r9o do trein mento. tr C selecion dos todos os de" rt mentos e usurios
Ieri$iKue Kue o sistem rel cion dos.
N re X(suriosXB selecione os usurios.
Ieri$iKue Kue o sistem tr C selecion do o de" rt mento e o c r3o rel cion do.
/. N b rr de $err ment sB est9o dis"on#veis os se3uintes bot5es> \*esKuis "or (surio]. Este bot9o "ermite consult r usurios c d str dos no Sistem " r in$orm6los no trein mento. \*esKuis "or De" rt mento]. Este bot9o "ermite consult r de" rt mentos c d str dos no Sistem " r in$orm6los no trein mento. 2. \*esKuis "or &un49o]. Este bot9o "ermite consult r c d str d s no Sistem " r in$orm6l s no trein mento. (tiliCe6os con$orme necessid de e con$irme. s $un45es
/etreinar
A Ku lKuer momentoB "ode6se selecion r um trein mento e clic r n o"49o X+etrein rX. O sistem 3er r utom tic mente um novo trein mentoB selecion ndo todos os usurios Kue "or ventur est v m "l nej dos " r re liC r o trein mento nterior e Kue n9o re liC r mB "ermitindo sele49o de outros usurios mesmo Kue j trein dos nteriormente. Se 7ouver necessid de de re liC r um novo trein mento " r um documento Kue j so$reu trein mentoB o sistem "ermite Kue ele sej re liC do de $orm "rtic B sem Kue 7 j necessid de de redi3it r todos os d dos. 2ara efetuar retreinamentos: /. N j nel de m nuten49o de trein mentoB "osicione o cursor sobre o trein mento Kue desej us r como b se " r o novo trein mento e cliKue n o"49o X+etrein r]. O sistem "resent um nov tel semel7 nte N tel de inclus9oB "orJm com l3uns d dos j "reenc7idos. Con$ir e "reenc7 os d dos necessriosB con$orme orient 49o do 7el" de c m"o. 2. Em se3uid B n " st XTrein ndosXB selecione os usuriosHc r3osHde" rt mentos Kue " rtici" r9o de novo trein mento. Con$irme. Ao $in liC rB o sistem envi um mens 3em Ve6m ilW in$orm ndo Kue e;iste um 3end mento de trein mento. os usuriosB
3. Al3uns dos c m"os Kue j v<m "reenc7idos n9o "oder9o ser lter dosB "ois lter 49o desc r cteriC ri o trein mento6b se.
Controle de Documentos - /?3
Trans"er:ncia de (end:ncias *p#$o do menu &Transferir&

Est o"49o "ermite re liC r tr ns$er<nci de usuriosH"end<nci s de loc l V$ili l ou de" rt mentoWB "ossibilit ndo tr ns$erir s "end<nci s " r um Unico usurio ou " r usurios di$erentes. Se o documento estiver em $ se de el bor 49o Vdi3it 49oB el bor 49oB revis9oB "rov 49oB 7omolo3 49o ou distribui49oWB "oder ser tr ns$erido.
2ara transferir usuIrios:

N j nel de m nuten49o de usuriosB "osicione o cursor sobre o usurio desej do em se3uid cliKue no bot9o \A45es +el cion d s] e selecione o"49o XTr ns$erirX. O sistem "resent tel de tr ns$er<nci de usurios dividid em " st s Kue $ cilit m o 3erenci mento d s in$orm 45es> .suIrio Subdividid nos se3uintes Ku dros> Tipos de pendWncia
Indic os ti"os de "end<nci s Kue "oder9o ser tr ns$erid sB obedecendo N se3uinte le3end >
A "rimeir colun indic o ti"o de "end<nci selecion d " r tr ns$er<nci . Observe Kue $or m selecion dos os n#veis XDi3it 49oXB XEl bor 49oXB X+evis9oX e XSomolo3 49oXB con$orme de$ini49o no XTi"o de DocumentoX. A se3und colun indic e;ist<nci de "end<nci s. serem Se m rc 49o estiver em vermel7o V W si3ni$ic Kue n9o 7 "end<nci s tr ns$erid sB c so contrrio V WB el s e;istem e "oder9o ser tr ns$erid s.
Observe os n#veis X+evis9oX e XA"rov 49omL su s m rc 45es est9o em verde V WB indic ndo e;ist<nci de "end<nci s serem tr ns$erid s nest $ se. A terceir colun indic se $oi selecion do o X(surio DestinoX " r l n4 mentos de "end<nci s. Se m rc 49o estiver em verde V WB 7 usurio selecion do. receber os
DocumentosV2astas
+el cion os documentosHde" rt mentos de selecion do. cordo com o ti"o de "end<nci
A " rte su"erior indic tr ns$er<nci .
Kue o documentoHde" rt mento $oi selecion do " r
Observe Kue $oi selecion do o documento XITMD0/X. A sele49o de documento d XSe3und Colun X somente est r dis"on#vel se o"49o X*or documentoXB indic d "elo Ku dro
Controle de Documentos - /?#
ser ssumido o X(surio DestinoXB selecion do no ti"o de "end<nci s.
5arcaVDesmarca .suIrios
* r m rc r o X(surio DestinoXB b st clic r no bot9o XM rc rHDesm rc r (surios] de"ois de selecion do o usurio no Ku dro \(surio Destino].
.suIrios DestinoV2esKuisar .suIrioV*rdena#$o de .suIrio
Neste Ku droB s9o rel cion dos todos os usurios c d str dos dis"on#veis " r sele49oB sendo vlido "en s os tivos. ;ot$o !2esKuisar .suIrio% Este bot9o est dis"on#vel " r re liC r busc de usuriosB o"er ndo de $orm id<ntic N tecl O&3P de consult B em Kue ser9o "resent dos todos os usurios c d str dos. ;ot$o !*rdena#$o .suIrios% Este bot9o "ermite orden r "resent 49o dos usurios no Ku dro X(surio DestinoXB sendo cl ssi$ic dos n se3uinte ordem> M tr#cul Nome A"elido De" rt mento *p#Bes Est o"49o "ermite sele49o "or $ili lHde" rt mento ou "or "end<nci s. ,ilialVDepartamento O Sistem tr ns$erir s "end<nci s m rc d s " r o $ili lHde" rt mento es"ec#$ico. Ao selecion r est o"49oB ser "resent d usurioHde" rt mentoH$ili l destino. j nel XDe" rt mentosX " r escol7 do
2endWncias O Sistem "ermitir tr ns$eri6l s " r $ili isHusuriosHde" rt mentos distintos. Est o"49o "ermite m rc r tod s s "end<nci s de um Unic veC ou selecion rB cl ssi$ic ndo6 s con$orme seu ti"o ou usurioHde" rt mento destino.
Nest o"49oB de$inimos se "odemos tr ns$erir "end<nci s> Amb s B i; d s 6 j lid s "elo usurio. *endentes 6 ind n9o lid s.
Ao tr ns$erir s "end<nci sHdocumentosB "odemos selecion r> Transferir e ativar Tr ns$ere s "end<nci s selecion d sB tiv ndo6 s como Xleitur X. AssimB o usurio6 destino "oder ler os documentos recebidos. Transferir sem baixar Tr ns$ere s "end<nci s selecion d s sem b i; r os l n4 mentos "endentesB n9o so$rendo Ku lKuer lter 49o. Se o documento estiver "endenteB continu r "endente " r o usurio6ori3em e ser tr ns$erido como "endente o usurio6destino. Transferir e baixar Tr ns$ere s "end<nci s selecion d sB b i; ndo os l n4 mentos "endentes de Ku lKuer ti"o. ;aixar sem transferir B i; os l n4 mentos "endentes de Ku lKuer ti"o sem tr ns$eri6losB sendo utiliC do Ku ndo o $uncionrio J demitido. Est o"49o dever ser tu liC d con$orme os ti"os de "end<nci s eHou documentosB " r Kue eles sej m tr ns$eridosHb i; dos usurios com mesmo n#vel de 7ier rKui d dministr 49o.
Controle de Documentos - /?*
Departamento Subdivid em du s re s distint s> TransferWncia de departamento Ser "resent do $ili lHusurio ori3em e o cDdi3oHde" rt mento destino. Hist rico de transferWncias de departamento Ser9o rel cion d s s tr ns$er<nci s e$etu d s nteriormente. Selecione um d s o"45es " r tr ns$er<nci de "end<nci s. O Sistem "resent tel de con$irm 49o d tr ns$er<nci .
In$orme o motivo d tr ns$er<nci e con$irme. O Sistem "resent tel " r "reenc7er o motivo d tr ns$er<nci .
MISC@%ANEA )mportar documentos

Est rotin "ermite im"ort r documentos j e;istentes " r o $orm to utiliC do no mbiente Controle de DocumentosB $ cilit ndo o "rocesso de di3it 49o. Ao e;ecut6l B o sistem tu liC o c d stro de documentos.
2ara importar documentos: /. N j nel de Im"ort 49o de ArKuivo DocumentosB "reenc7 os c m"os con$orme orient 49o dos helps. 2. Em se3uid B cliKue no bot9o XAbre rKuivo documentoX " r selecion r o rKuivo e;istente. 3. Selecione um rKuivo do ti"o X.DOCX ou X.T)TX. !. Con$irme. O sistem e;ecut o FordGB 3er ndo o documento utiliC do "elo mbiente Controle de Documentos. %. Ieri$iKue e $in liCe rotin . Ao $in liC rB o sistem "resent mens 3em Kue im"ort 49o $oi re liC d com sucessoB 3er ndo o re3istro no c d stro de documentos e 3er ndo "end<nci s de leitur " r os usurios envolvidos. ser 3r v do no $orm to
Controle de Documentos - /?-
Manuten17o de distribui17o
A m nuten49o de distribui49o "ossui como $uncion lid de "rinci" l tiv rHdes tiv r destin trios e distribuir documentos os usurios Kue n9o receber m.
2ara reali"ar a manuten#$o da distribui#$o de documentos: /. N j nel M nuten49o de Distribui49oB o sistem "resent vrios Ku dros com o"45es de distribui49oB tiv 49o e des tiv 49o de documentos. 2. Selecione o"49o desej d > Distribuir por destinatIrioF Est rotin "ermite re liC r distribui49o dos documentos "or destin triosB con$i3ur ndo e selecion ndo os documentosB os usurios ou " st s e $orm de recebimento. 2ara distribuir documentos por destinatIrios: Ao selecion r est rotin B o sistem (surios * st s bre j nel " r XSele49o do (surioX ou XSele49o d * st X. "resent j nel " r de$ini49o do destin trio>
Selecione o destin trio e con$irme. O Sistem
Se o"49o escol7id $or X(surioXB "osicione o cursor sobre o usurio desej do e con$irme. *oder ser us do o bot9o XEdit r (surioX " r veri$ic r seus det l7es. Se o"49o escol7id $or X* st XB selecione envolvidos e con$irme. *ode6se utiliC r o bot9o XM rc HDesm rc de" rt mentos. Em se3uid B o sistem bre um nov j nel " r Selecione os documentos con$irme. Distribuir por documento Est o"49o "ermite re liC r distribui49o "or documentosB con$i3ur ndo e selecion ndo os documentosB os usurios e $orm de distribui49o e recebimento. 2ara distribuir documentos: /. Ao selecion r est DocumentosX. rotin B o sistem "resent j nel " r XSele49o de " st desej d B os de" rt mentos selecion r todos os
TodosX " r
XSele49o dos DocumentosX.
serem distribu#dosB d ndo du"lo cliKue sobre o re3istro e
2. *osicione o cursor sobre o documento desej do e con$irme.

Marque os usurios destinatrios dando duplo clique sobre o registro ou utilize o boto para marcar desmarcar todos!. "oder ser usado o boto #$ditar %surio# para &eri'icar seus detal(es.
&on"irme.
Ao finalizar, o Sistema apresenta a mensagem para a confirmao da execuo da baixa de leitura dos documentos.
&on"irme. )nativar por destinatIrio Est o"49o "ermite des tiv r destin trios dos documentos " r Kue n9o receb m "end<nci s de leitur n "rD;im revis9o. 2ara inativar por destinatIrio: Ao selecion r est rotin B o Sistem (surios * st s "resent j nel " r de$ini49o do destin trio>
Selecione o destin trio e con$irme. O sistem bre j nel " r XSele49o do (surioX ou XSele49o d * st X.
Controle de Documentos - ///
Se o"49o escol7id $or X(surioXB "osicione o cursor sobre o usurio desej do e con$irme. *oder ser us do o bot9o XEdit r (surioX " r veri$ic r os det l7es. Se o"49o escol7id $or X* st XB selecione envolvidos e con$irme. " st desej d B os de" rt mentos
O usurio "oder utiliC r o bot9o XM rc HDesm rc TodosX " r selecion r todos os de" rt mentos. Em se3uid B o sistem M rKue os documentos con$irme o"er 49o. )nativar por documento: Est o"49o "ermite des tiv r destin trios dos documentos " r Kue n9o receb m "end<nci s de leitur n "rD;im revis9o. 2ara inativar por documentos: Nest o"49oB o sistem "resent j nel " r XSele49o de DocumentosX. *osicione o cursor sobre o re3istro desej do e con$irme.
Marque os usurios, dando duplo clique sobre o registro desejado ou utilize o boto para marcar/desmarcar todos.
(oder ser usado o bot7o AEditar &surioA mesmoB ara veri"icar os detal4es do
bre um nov j nel " r
XSele49o dos DocumentosX.
serem in tiv dosB d ndo du"lo cliKue sobre o re3istro e
Con$irme o"er 49o. Ativar por destinatIrio: Est o"49o "ermite tiv r destin trios os documentos " r Kue receb m s "end<nci s de leitur n "rD;im revis9oB con$i3ur ndo usurios ou " st s e $orm de distribui49o e recebimento. 2ara ativar documentos por destinatIrios: Ao cess r est o"49oB o Sistem (surios * st s "resent j nel " r de$ini49o do destin trio>
Selecione o destin trio e con$irme. O Sistem bre j nel " r XSele49o do (surioX ou XSele49o d * st X.
Se o"49o escol7id $or X(surioXB "osicione o cursor sobre o usurio desej do e con$irme. *oder ser us do o bot9o XEdit r (surioX " r veri$ic r os det l7es.
Se a opo escol4ida "or 5Pasta5, selecione a pasta desejada, marque os departamentos envolvidos e con"irme.
O usurio "oder utiliC r o bot9o XM rc HDesm rc TodosX " r selecion r todos os de" rt mentos. Em se3uid B o Sistem bre um nov j nel " r XSele49o dos DocumentosX.
M rKue os documentos serem tiv dos d ndo du"lo cliKue sobre o re3istro. Con$irme o"er 49o Ativar por documento: Est o"49o "ermite tiv r destin trios os documentos " r Kue receb m s "end<nci s de leitur n "rD;im revis9oB con$i3ur ndo usurios ou " st s e $orm de distribui49o e recebimento. 2ara ativar por documentos: Ao selecion r est o"49oB o Sistem "resent j nel " r XSele49o de DocumentosX. *osicione o cursor sobre o documento desej do e con$irme. Em se3uid B m rKue o usurio destin trio d ndo du"lo cliKue sobre o re3istro. *oder ser utiliC do o bot9o XM rc HDesm rc usurios. TodosX " r selecion r todos os
* r veri$ic r os det l7es do usurioB cliKue no bot9o XEdit r (surioX. Documentos cancelados Est o"49o "ermite veri$ic rB im"rimir ou re tiv r documentos Kue $or m c ncel dos no sistem . 2ara consultar documentos cancelados: Ao cess r est C ncel dosX. o"49oB o Sistem "resent j nel XSele49o de Documentos
Nest o"49oB "ode6se visu liC r o documento c ncel doB clic ndo no bot9oB e im"rimi6 lo. *osicione o cursor sobre o documento desej do e cliKue no bot9o \+e tiv ] " r re tiv6lo. A"Ds con$irm 49oB ser e;ibid Di3ite o te;to corres"ondente. Em se3uid B o Sistem "resent os d dos c d str is do documento. j nel " r descri49o do XMotivo d +evis9oX.
Controle de Documentos - //3
Con$ir 6os e $in liCe o documento. Somente os usurios Kue ten7 m cesso Ns rotin s XIm"rimeX e X+e tiv X documentos c ncel dosB de$inidos no mbiente Con$i3ur dor "or meio d o"49o XSen7 s de (surioX e XAcessoXB "oder9o im"rimirB visu liC r e re tiv r os documentos c ncel dos.
Aus:ncia tem orria

Est rotin J utiliC d " r control r us<nci tem"orri dos usurios dur nte um "er#odo "redetermin doB "ermitindo escol7 de usurios substitutos "or et " H"end<nci e de$inindo s d t s "revist s " r in#cio e $im d us<nci . A us<nci tem"orri somente ser vlid " r documentos n $ se de X"end<nci XB tu liC ndo Documentos. *rinci" is t bel s> =AE M Aus<nci Tem"orri M Ori3em =A& M Aus<nci Tem"orri M Destino =D0 6 +es"onsveis "elo Documento =D/ 6 *end<nci s de Documentos =DS M Avisos Kuele usurio Kue j "ossu t bel =D/ 6 *end<nci s de
E;em"lo>
Controle de Documentos - //#
(m documento em di3it 49oB cuj m triC de res"ons bilid de X+es"onsveisX estej "reenc7id B n9o ser $et do em Ku lKuer um d s dem is $ ses de el bor 49o do documento. A $orm ltern tiv de de$inir um usurio com us<nci tem"orri J "el tr ns$er<nci de usuriosH"end<nci s. A m nuten49o d us<nci tem"orri J "ermitid o usurio res"onsvel "el et " H"end<nci ou "or outro usurio Kue "ossu# cesso N m nuten49o de todos os re3istros de us<nci tem"orri B con$orme de$inido no mbiente Con$i3ur dor em Sen7 s de (surios. 2ara cadastrar a ausWncia temporIria: N j nel de m nuten49o d rotin Aus<nci Tem"orri B cliKue n o"49o XIncluirX. O Sistem "resent j nel de inclus9o dividid em re s>
Cabe#alCo Nest re s9o de$inidos os d dos rel cion dos o usurio ori3em como> $ili lB usurioB de" rt mentoB d t "revist in#cio d us<nci B d t "revist $im d us<nci B motivo etc. .suIrio Destino A)tens) A"Ds selecion r lin7 do usurio destinoB tel "ermite escol7er os d dos do Unico usurio destino " r tod s s o"45es como> ti"o de "end<nci B $ili lB usurio e de" rt mento.
* r incluir outro usurio destinoB "osicione XSet " r B i;oX DestinoXB onde ser "resent d um nov lin7 " r di3it 49o. * r veri$ic r o status dos re3istros de X'e3end X dis"on#vel no menu d rotin . us<nci
n re X(surio o"49o
tem"orri B selecione
Ao $in liC rB o sistem "resent um v lid 49o no momento d cri 49o de us<nci tem"orri . O sistem "esKuis r todos os documentos " r evit r c d str mentos de usurios de mesm res"ons bilid de no mesmo documento. A"es r d rotin n us<nci tem"orri o ser vlid somente " r s pendWnciasJ nest v lid 49o est9o inclu#dos t mbJm os documentos em cri 49o como a#$o preventivaB ou sej B em $ se de el bor 49oB m s sem as pendWncias cri d s. Se v lid 49o encontr r l3um c soB ser "resent d um tel Kue indic VsW "end<nci VsWB res"ons bilid deVsWB usurioVsW e documentoVsW. AssimB ser necessrio escol7er outro destin trio. Con$orme res"ost d "er3unt B XAtu liC r ' n4 mentosB est Atu liC 49o "ode ser um "rocesso demor do. Con$irm ^X SIM. O Sistem rod r usente e o substituto. rotin de tr ns$er<nci s d s "end<nci s entre o usurio
N_O. O Sistem 3u rd r o 'o3in V\Entr d ]W do "rD;imo usurioB no mbiente Controle de Documentos VSI1A=DOWB " r rod r rotin de tr ns$er<nci s d s "end<nci s entre o usurio usente e oVsW substitutoVsW.
N Xd t in#cioXB s "end<nci s ser9o tr ns$erid s utom tic mente " r os usurios substitutos. N Xd t $imXB s "end<nci s retorn r9o utom tic mente o usurio ori3emB "Ds o 'o3in V\Entr d ]W do "rD;imo usurioB no mbiente Controle de Documentos. Se necessrioB J "oss#vel e$etu r $in liC 49o nteci" d d Aus<nci Tem"orri . * r issoB b st "reenc7er o c m"o XD t &imXB "resent do n re XC be4 l7oX.
Controle de Documentos - //*
.%OSSC)IO
2rocedimentos: Conjunto de " ssos e condut s " r tin3ir o objetivo dentro d em"res Hinstitui49o re3id "el s norm s d Ku lid deB 3er lmente b se dos em norm s d ISO6:00/ eHou outr s norm s d Ku lid de. )nstru#Bes de TrabalCo: Conjunto de " ssos e condut s " r tin3ir o objetivo de "roduCir ou re liC r um "roduto ou servi4o dentro d em"res Hinstitui49o re3id "el s norm s d Ku lid deB e norm s de se3ur n4 B leis e etcB 3er lmente b se dos em norm s d ISO6:00/ eHou outr s norm s d Ku lid de. 5anual da 8ualidade: Conjunto de condut s " r es"eci$ic r Ku l dire49o e com"rometimento d lt dire49o d institui49oHem"res tin3ir os objetivos re3idos "el s norm s d Ku lid de 3er lmente b se dos em norm s d ISO6:00/ eHou outr s norm s d Ku lid de. 9labora#$o do Documento: k o "rocesso de cri 49o do documento Vdi3it 49oH"esKuis e deKu 49oWB 3er lmente re liC do "eloVsW res"onsvel VisW d re com su"ervis9o d eKui"e d Ku lid de. Distribui#$o do Documento: k o "rocesso de e;"osi49o do documento cri do os usurios leitores e " rtici" ntes do "rocesso de Ku lid de d em"res Hinstitui49oB no sistem controle de Documento du s m neir s de e;"or o documento vi eletrEnic ou vi " "el. =ista 5estra: (m rel tDrio cri do como b se de um uditori no controle de documentos d em"res Hinstitui49oB "or conven49o neste rel tDrio const "en s ultim vers9o vi3ente de c d documento e onde este tin3e Vre Hde"to.W e est $isic menteB no c so de cD"i s em " "elB 3er lmente us do "elo Auditor " r Kuestion r usuriosB se est9o utiliC ndo o documento correto e n vers9o corret .

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Objetivos instrucionais do curso

" cid de de e;ecu49o.

Objetivos es ec!"icos do curso

Texto conceitual a respeito do funcionamento do neg cio

Com "ossibilid de de solicit r lter 45es e documentos " r Ku lid de.

' Controle de Documentos

Verificar Parmetro, Tabela, Dicionrio

Utili)a" Palavras C!ave*

Cadastrar Palvras C!ave

Cadastrar Assuntos Cadastrar N.veis $esponsveis

Cadastrar Tipo"de" Documento

Cadastrar $esponsaveis Importar Documento %&ord'( Cadastrar Documento# Nova"$evisao

0mite" $egistro"de" Treinamento"

4era" Pend5ncia%s("de" 6eitura"e" Aviso%s(

$evis3o"Anterior" com"Pend5ncias "de"Papel*

4era" Devolu23o" $evis3o

Cadastros Documentos"%Palavras C!aves( 6an2amentos"Pendentes Doctos"$eferenc:

Aus5ncia"Temporria ,anut:Distribui23o +tatus"4erais

6ista",estra Pend5ncias +olicita2;es Cadastros Treinamentos" %$egistros( Protocolos

Cadastro"de" Treinamento# $etreinamento

0mite" $egistro"de" Convoca23o*

De$ine o diretDrio Kue contJm os rKuivos dos documentos.

Obs.> X " rtir do diretDrio de inst l 49o do sistem X ZS[STEMZ MODE'OS

De$ine o diretDrio Kue contJm os rKuivos modelo dos documentos.

De$ine o diretDrio Kue contJm os rKuivos no $orm to STM'.

5678D>HT5= C r cter 5678DHDT)5 C r cter

Xem br ncoX deve ser "reenc7ido

BloKueio de solicit 49o de novos documentos.

Xem br ncoX deve ser "reenc7ido.

0' Controle de Documentos

Campos obrigat rios:

O cDdi3o ser MI`=1INT.

inte3r 49o do " rTmetro

O Cod (sr +es ser MI`=1INT.

inte3r 49o do " rTmetro

2astas < Departamentos

Campos obrigat rios:

identi$ic 49o o cDdi3o em

2' Controle de Documentos

Campos obrigat rios:

O cDdi3o De"to. ser MI`=1INT.

inte3r 49o do " rTmetro

O status )sr ser alterado co*for+e a i*te,rao do -ar.+etro /V01! 2$.

/eceb 9?mail V=AA`+ECMAIW> (surio recebe e6m il^ o / 6 Sim o 2 6 N9o

Campos obrigat rios:

Campo obrigat rio:

M' Controle de Documentos

Campos obrigat rios:

Departamentos < 2astas

Campos obrigat rios:

Con$ir os d dos e con$irme o c d stro de \N#veis +es"onsveis]L e o c d stro do \Ti"o de Documento]L

Campos obrigat rios:

4' Controle de Documentos

;otBes obrigat rios:

+ivF/espF VN#veis de res"onsveisW> Cri el bor 49o do documento.

\m triC] de res"ons bilid de de

+Qvel El bor dor +evisor A"rov dor Somolo3 dor

Altera Doc SIM N_O N_O N_O

;aixa 2end N_O N_O N_O N_O

-era /evis$o SIM N_O N_O NAO

o"49o )ncluir e in$orme os d dos nos c m"os

Medidas da Caneta Es ero!r" ica 7BC=",, DC",, CC",,

O status )sr ser alterado cofor+e a ite,rao do -ar.+etro /V01! 2$.

+ / 2ergunta 2ergunta 000/ er3unt A 0002 er3unt B

Selecione o"49o \Documentos E;istentes M =+0/6000] e con$irmeL

no tu l =+0/ 000 D t de SO gE f / di D t de SO gE f / di 02>00 /2>00 TO TIS