SUGESTES PARA DESENVOLVER AS ATIVIDADES NO APOIO DITEC

1. ORGANIZAO DE ENTRADA E SADA DOS DOCUMENTOS:

1.1- DOCUMENTOS DIRECIONADOS ASSESSORIA DITEC;
1.1.1- IDENTIFICAR O TIPO DE PRIORIDADE DO DOCUMENTO:
- um documento urgente
- um documento de rpida tramitao
- para que Assessor ir o documento
a. Para documentos urgentes procurar os assessores: Maria Emlia ou Jos
Carlos e s depois deles despachados voltar com o documento;
b. Para os documentos no urgentes, observar se possvel ser despachado
rapidamente com os Assessores sem deix-los nas caixas de entrada de
documentos, caso contrrio deixar nas caixas;
c. Quando o documento for encaminhado pelo Assessor ao Dr. Maurcio,
solicitar que seja informado ao Apoio para ser anotado na planilha de
acompanhamento.
d. Os documentos encaminhados para a Assessoria e que forem devolvidos
pelos Coordenadores com Memorandos ou Ofcios devem ser encaminhados
no SAD e a resposta dever seguir com o original.
1.1.2- NO RETORNO DO DOCUMENTO DA ASSESSORIA:
a. Digitalizar o documento despachado;
b. Dar andamento no SADWeb para o Coordenador e salvar com recibo;
c. Encaminhar cpias via e-mails aos demais que forem indicados no despacho
do Assessor. (ver possibilidade do encaminhamento do despacho via SAD
Web)
1.2- PROCESSOS:
a. Sadas do APOIO/DITEC PARA DITEC - andamento para Coordenador, e
para gestor de contrato, ambos com recibo;
b. Sadas do APOIO/DITEC PARA OUTROS SETORES DA PR andamento
para os Setores com recibo.
1.3- DOCUMENTOS DIRECIONADOS COORDENADORES E OUTROS
- identificar se urgente
- se tem NUP ou no (verificar se d para o setor de origem coloc-lo ou
colocar o nosso NUP
- digitalizar
a. Fazer andamento no SAD

b. CASOS ESPECIAIS:
c.1 - Contas telefnicas:

Recibar no envelope e encaminhar para a Coordenao da Ins;

c.2 - Faturas do SERPRO, SKY ou de outras empresas:
Recibar no envelope e encaminhar para os Gestores;
c.3 - Documentos sigilosos:
Pedir orientao ao Chefe do Setor
c.4 - Pedidos de telefones celulares e modens temporrios:
Identificar se a Presidente vai participar da viagem ou do evento, caso
sim, o documento deve ser encaminhado Maria Ins (COTED) com recibo. Mas se
no houver a participao da Presidente o documento dever ir para o Edson (COTEL)
com recibo. Se o documento for cpia fazer tramitao e se o documento for original
fazer andamento.
c.5 - Pedidos de telefones celulares personalizados:
Devem ser encaminhado para o Edson (COTEL) com recibo.
c.6 - Pedidos de Ramal para Ordem de Servio e Pedido de Credenciamento:
Digitalizar com destino:
Ditec_cre em Castelo/2.Recebido Ramal ou
Ditec cre em Castelo/1.Recebido
Encaminhar no SAD para: COATE/CENAU, Assunto: Para abertura
de Ordem de Servio, Encaminhado para: Gleisson Tiba
2. DEFINIO DE DEMANDAS DE CADA SERVIDOR NO APOIO DITEC;
a. Filtro na Portaria
3. NECESSIDADE DE MAIS UMA IMPRESSORA MULTIFUNCIONAL
4. ATIVIDADES EXTRA APOIO ADM (Patrimnio, Reunies)
5. Credenciamento Segurana
- Memorando DITEC APOIO - MMO-Segurana (retirar dados da cpia dos
doc.pessoais)
- Colher assinatura
BANDEJA DE SADA
Memo Gestor Cd. Ver tabela cdigo (preencher a lpis)
numerar no NUMDOC
Digitalizar o Memo-Gestor e os anexos (exceto tabela de controle interno - qdo se tratar de
faturas de telefone no digitalizar)
Z:\DIGITALIZADOS EXPEDIDOS 2013\MMO GESTOR\Arquivo: MMO 074-FATURA
DA BRT-OI-18.02.2013
- DEGRAVAO encaminhar ao Sr. Ramon para despacho (PARA
CONHECIMENTO). Aps o despacho, encaminhar cpia por e-mail para Assessoria.

PROPOSTA ORAMENTRIA
- Digitaliza em W:\DIGITALIZADOS RECEBIDOS \PROPOSTA ORAMENTRIA
- Encaminha Assessoria aps lanar na planilha Relao de documentos encaminhados
Assessoria.

Encaminhado para RAMON ...

Anexar doc. DITEC-APOIO/DIGITALIZADOS RECEBIDOS/...(SETOR REMETENTE).
Obs. Quando o doc. voltar da COATE, substituir o Anexado no SADWEB pelo doc. com o
despacho da COATE.

PROCEDIMENTOS:
Incluir documento SADWeb

Anexar documento digitalizado - PDF

Marcar processo (se for o caso)
Salvar ou Salvar protocolo
NUMERAR MEMO E ENCAMINHAR (ex.:Memo COATE - )

CDIGO - Memo (registrar a lpis) Cd.: 034.1 (inserir cdigo ver tabela
DITEC APOIO\CODOC\ Arquivo: LISTAGEM DESCRITIVA-GERAL-DITEL28.01.2011

NUMDOC

DIGITALIZAR
Z:\DIGITALIZADOS EXPEDIDOS 2013\COATE\
MMO 021-TRANSF. DE RESPO.-ANTONIO DE OLIVEIRA BRAGA NETO-18.02.13
SADWEB

INCLUIR ANDAMENTO

CREDENCIAMENTO PADRO DE USURIO

Digitalizar (salvar na rede \\Castelo) Ditec_cre \ 1 Recebidos
Nome do arquivo: 2013.02.21 - MMO 112-SPM - LUANNE DA CRUZ CARION
SADWeb ANDAMENTO
DITEC/APOIO
ENC - s/n data
DITEC/APOIO/ARQUIVO
ASSUNTO ANDAMENTO: Documento original arquivado no Apoio Administrativo OS
N _____.
ANEXAR ARQUIVO
Salvar

ENCAMINHAMENTO DOC. APS DESPACHO DA ASSESSORIA

INCLUIR DOC. SERPRO

E-MAIL CONFORME DESPACHO DA ASSESSORIA C/C ...

REQUISIO DE TELEFONE CELULAR / MODEM TEMPORRIO

DIGITALIZAR
END.DA REDE:

SADWEB ANDAMENTO COTEL EDSON GOUVEA (Titular) PESSANHA

(Substituto).
Assuntos: PARA ANLISE.
ANEXAR a SOL digitalizado
(Obs. Viagem que a Presidenta ir e toda PREC (precussora) e ESCAV despachar para
INS)
DIGITALIZAR END. .....VIAGEM
SADWEB
ANDAMENTO: DITEC APOIO - ENCAMINHAMENTO SN DATA - DESTINO
COTED ASSUNTO AND.: PARA EXAME E PROVIDNCIAS CONFORME
DESPACHO.
_____________________
SOLICITAO DE SERV DIVERSOS ALTERAO DE RAMAL
DIGITALIZAR ditec_cre\Recebidos RAMAL
SAD Web ANDAMENTO-CENAU GLEISSON TIBA PARA ABERTURA DE
ORDEM DE SERVIO.

MARCAR PROCESSO:

ENVIAR E-MAIL COM A DOC. NA NTEGRA PARA O GESTOR DO CONTRATO.

EXCEO - DOC. EXPEDIDOS ASS. PELO EDUARDO FREITAS, UTILIZAR

NUMERAO DA DITEC.

PROCEDIMENTO PARA ARQUIVO

Conferir se consta Despacho ou carimbo de ARQUIVE-SE.
Registrar no SADWEB

- SALVAR
Arquivar doc. Recebidos nas pastas de Memo, Ofcio ou diversos (carta/despacho ...), por
ordem cronolgica da data do documento.
FAX

NUMERAR-NUMDOC DITEC FAX

DIGITALIZAR END.: Z:\DIGITALIZADOS EXPEDIDOS 2013\FAX\nome do arquivo:
Exemplo: FAX 011-REMANEJAR A FAIXA DE DDR'S-3411-6500 A 3411-6999
ENVIAR PARA O E-MAIL (ditec.apoio) P/ GESTOR
IMPRIMIR VRIOS PROTOCOLOS/RECIBO:

INCLUIR PROTOCOLO
DESTINO DATA

DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO Solicitar COFIN que ir encaminhar a

CODOC:

Documentos VALA COMUM que no sero encaminhados para a Assessoria:

Token Digitalizar SADWeb ENC COCER e levar ao conhecimento do Jos
Srgio ou substituto
Celular Digitalizar SADWeb ENC COTEL ou COTED cf. demanda ...
Auditrio Digitalizar SADWeb ENC - RECAA
Pop up Digitalizar SADWeb ENC CODIG (no SADWeb e via e-mail, no
recebe o doc. Fsico)
Degravao Digitalizar, SADWeb ENC - COATE