Aplicacin y beneficios de la automatizacin de proceso administrativos dentro de la organizacin.

Para adentrarnos en este tema debemos primero tener claro algunos conceptos muy importantes como lo son: Automatizacin: es un sistema donde se trasfieren tareas de produccin, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnolgicos. Procesos administrativos: es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisin de un acto administrativo. Organizacin: son estructuras sociales diseadas para lograr metas o leyes por medio de los organismos humanos o de la gestin del talento humano y de otro tipo. Ahora luego de tener un poco ms claro el tema podemos decir que cuando hablamos de Automatizacin de procesos administrativos dentro de la organizacin podemos decir que es la interrelacin de varios aspecto para llegar a un fin, entre los aspecto a tomar en cuenta esta el tecnolgico o de equipamiento, el material humano y un fin al que se quiere llegar. Resulta que normalmente cuando se inicia una empresa se hace generalmente con muy como personal y con ideas claras pero sin un orden especfico para llegar a un fin esperado. Ahora a medida que se va avanzando y se tiene un crecimiento paulatino se puede observar que las medidas tomadas al principio de la creacin de dicha empresa ya no son funcionales pues se cuenta con ms material humano y demanda en la produccin. Es precisamente ah donde entra los aspectos por los cuales tratamos este tema, pues algunos piensan errneamente que la automatizacin es el adquirir equipo de ltima tecnologa, pero al paso del tiempo esto en lugar de aumentar la productividad de las empresas es muchas veces todo lo contrario pues las personas que manejan dicho equipo no tiene la capacitacin necesaria para poder utilizarla o en otros casos este equipamiento resulta con mucho xito facilitando las labores a los colaboradores, pero si bien uno de los objetivos de las automatizacin es liberar a los colaboradores de procesos engorrosos, pero esto se hace con el fin de aprovechar este tiempo para hacer tareas en las que se involucre creatividad y otros aspectos en los cuales las maquinas aun no pueden realizar.

Para la tarea de la automatizacin de procesos administrativos dentro de una organizacin lo primero que debemos tener y pareciera obvio es tener una organizacin lo cual como se hizo mencin anterior mente es son entidades sociales con la finalidad de cumplir metas y objetivos por medio de un material humano, pero tenemos que tener claro es que no es solo tener un grupo de personas trabajando

para cumplir pedidos de productos, sino tener una estructura definida con reas con funciones especficas y personal capacitado para dichas reas, tomando como base el organigrama de la empresa donde estn delimitadas las lneas de mando y definidas las funciones tanto de cada departamento como de cada individuo dentro de dicha empresa. Tambin tenemos que tomar en cuenta para esta tarea de automatizar es que despus de tener ya definidos todas reas y departamentos hacer los procedimientos necesarios para que dicha estructura organizacional sea funcional haciendo los estudios necesarios para estableces los procesos y procedimientos de cada rea e individuo. Luego de esto debemos hacer que dicha informacin sea trasladada de una manera eficiente hacia los lugares requeridos tomando como base para esta tarea nuestro organigrama nuevamente, pues es ah donde vemos como esa informacin es trasladad de manera conveniente pues para todos es la misma informacin aunque todos tienen que lograr el mismo fin. Luego llegamos al complimiento de los procesos administrativos y para ello debemos hacer el anlisis del FODA que no es ms que identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la organizacin esto nos servir para saber cul es la situacin actual y su entorno. Y por ltimo despus de haber hecho todo este anlisis ya podemos pensar en la adquisicin de equipo pero esto basado en verdaderas necesidades y para fortalecer dichos procesos los cuales ya fueron establecidos y ya sabemos que son los ms eficientes.

Con lo anterior expuesto podemos decir que los beneficios de la AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS pueden ser: Mejorar la productividad y reducir costos de operacin. Reducir trabajos riesgosos y procesos innecesarios para los empleados. Tener proyecciones muy certeras acerca de nuestra productividad a corto y largo plazo. Integrar la gestin y la produccin. Utilizar al personal en actividades creativas en el tiempo liberado gracias a la automatizacin.

INTRODUCCION

El propsito de este ensayo es el exponer cuales son las ventajas de la automatizacin de procesos administrativos en una organizacin, exponiendo conceptos sobre el tema y los procesos que interviene para llegar a la aplicacin de dicho proceso y adems se aclarando algunas ideas errneas acerca de la automatizacin, puesto que es un proceso muy exhaustivo y de vital importancia en toda empresa y muchas de ellas no lo realizan de la manera ms eficiente y no obtienen los resultados deseados.

CONCLUSION

Podemos decir entonces con lo anterior expuesto que la automatizacin de procesos administrativos NO es la compra de equipo de cmputo o cualquier otro equipo, sino ms bien un proceso mediante el cual se hace una estructura bien definida de una empresa sabiendo cual es el fin que persigue mediante a su misin y visin y para ello se formulan procesos y procedimientos en funcin de sus necesidades y tomando en cuenta sus fortalezas para aumentar su productividad, con esto poder tomar decisiones en base a proyecciones basadas en dados reales, y es hasta este punto donde se adquiere el equipo necesario para eliminar procesos manuales y sustituirlos por procesos que involucre maquinas o cualquier otro equipo. Teniendo como resultado el aumento de la productividad, reduccin de procesos, obtencin de datos, integracin de la gestin y la produccin y la mejor administracin del material humano.

UNIVERSIDAD GALILEO FISICC-IDEA CEI: San Juan, Guatemala. Licenciatura en Tecnologa y Administracin de Empresas CURSO: Automatizacin de procesos administrativos 1. horario: 19:00 a 20:00 Hrs. Tutor: Lic. Humberto Ajcu Da: jueves.

Ensayo: Aplicacin y beneficios de la automatizacin de proceso administrativos dentro de la organizacin

Nombre: Ral Hernndez Sucuqu. Carn: 14002980 Fecha de entrega: 27 de febrero de 2014