Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo: Advocacia-Geral Da União

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Coordenao-Geral de Documentao e Informao Secretaria-Geral Braslia 2010

Advocacia-Geral da Unio Secretaria-Geral Coordenao-Geral de Documentao e Informao

Organizao: Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes Ademir Braz da Silva Adriana Barbosa Lima Jos de Lisboa Vaz Filho Leila Cristiane Petry urea de Souza Oliveira dos Santos Mrcio Wilzedy Martins Viana
Outubro de 2010
Presidente da Repblica Luiz Incio Lula da Silva Advocacia-Geral da Unio Lus Incio Lucena Adams Secretria-Geral Gildenora Batista Dantas Milhomem Coordenadora-Geral de Documentao e Informao Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes
MODELO DE LOMBADA
ARQ/CORRENTE
PROCESSO: 00400.000469/2005-59 APENSO: 00400.000743/2005-90
ANO: 2005
252
Caixa: 01
251
GUIA DE TRANSFERNCIA
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO SECRETARIA-GERAL COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO
Preenchimento da Guia de Transferncia de Documentos Campo 1 Registrar o nmero da Guia e o ano; Campo 2 Informar o setor onde o documento foi solicitado; Campo 3 Informar o nmero do documento ou do processo; Campo 4 Informar o assunto; Campo 5 Informar o nmero da caixa; Campo 6 Registrar a data e a assinatura de quem encaminhou o processo; Campo 7 Registrar a data e a assinatura de quem recebeu.
Braslia 2010
250
Advocacia-Geral da Unio Coordenao-Geral de Documentao e Informao SIG Quadra 06 Lote 800 Ed. Sede AGU Fones (61) 3105-8907 / 8467 Fax (61) 3105-8232 Site: www.agu.gov.br 70610-460 Braslia DF Organizao: Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes CGDI Ademir Braz da Silva CGDI/PCU Adriana Barbosa Lima CGDI Jos de Lisboa Vaz Filho CGDI Leila Cristiane Petry CGDI urea de Souza Oliveira dos Santos CGDI/PCU Mrcio Wilzedy Martins Viana CGDI/PCU
permitida a reproduo de dados e de informaes contidos nesta publicao desde que citada a fonte.
BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. CoordenaoGeral de Documentao e Informao. Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio. Braslia: AGU, 2010. 252 p. , il.
249
SUMRIO
Apresentao ................................................................................................................................. 9 1. Introduo...................................................................................................11 Consideraes iniciais .................................................................................................................13 Importncia do manual ...............................................................................................................14 Siglas.................................................................................................................................................15 Objetivos ........................................................................................................................................16 Legislao referencial para documentao..........................................................................16 Legislao Federal.......................................................................................................16 Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ..........................17 Portarias do Poder Executivo..................................................................................17 Portarias da Advocacia-Geral da Unio.................................................................18 Conceitos e definies.............................................................................................................18 Unidades envolvidas..................................................................................................................28 Usurios e clientes....................................................................................................................30 II. Protocolo....................................................................................................31 Protocolo....................................................................................................................................33 Protocolo pela Internet...........................................................................................................33 Macroprocesso do protocolo................................................................................................34 Sistema de controle de documentos da AGU - AGUDoc..............................................35 III. Rotinas de Protocolo................................................................................39 Recebimento...............................................................................................................................41 Correspondncia.........................................................................................................41 Recebimento.................................................................................................................42 Recibo............................................................................................................................43 Formas de recebimento.............................................................................................44 Rotinas para recebimento via guich de protocolo............................................45 Rotinas para recebimento via malote.....................................................................45 Triagem........................................................................................................................................46 Abertura de documentos e correspondncias.....................................................46 Prazos.............................................................................................................................47 Rotina de triagem de documentos..........................................................................47 Cadastramento.................................................................................................................. ........48 Nmero nico de processo e documento NUP..............................................48 Tabela de unidades.....................................................................................................49 Cadastramento de unidades.....................................................................................49 NUP externo................................................................................................................50 NUP interno.................................................................................................................50 Anlise documental...................................................................................................................50 Tipo de documento....................................................................................................51 Nmero do documento.............................................................................................51 Procedncia/Origem...................................................................................................52 Data do documento....................................................................................................52
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Extrado de: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do poder pblico. Art. 6 (...) Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informaes: I - cabealho: a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao; b) ttulo, nmero e ano do edital; II - desenvolvimento do assunto tratado contendo: a) identificao da autoridade signatria do edital; b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminao; c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados; d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes; e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital, e III - encerramento: a) local e data do edital; b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, pargrafo nico, item II, alnea a desta resoluo.
248
Destino ........................................................................................................................................... 52 Interessado...................................................................................................................52 Assunto.........................................................................................................................53 Documentos vinculados............................................................................................53 Documento................................................................................................................................54 Classificao de documentos...................................................................................54 Documentos sigilosos ateno especial.............................................................55 Documento ostensivo...............................................................................................56 Cadastrando um documento...................................................................................56 Realizando pesquisa de antecedentes....................................................................63 Montando documentos.............................................................................................64 Rotina de cadastramento de documento .............................................................64 Processo......................................................................................................................................66 Autuao.......................................................................................................................66 Partes de um processo .............................................................................................67 Numerao de folhas e de peas............................................................................68 Tratamento fsico dos documentos e processos................................................69 Rotina de cadastramento de processo..................................................................70 Encerramento e abertura de volumes...................................................................71 Rotina de encerramento e abertura de volumes................................................71 Juntadas.......................................................................................................................................72 Rotina de juntada por anexao de documento a documento........................72 Rotina de juntada por anexao de processo a processo.................................73 Rotina de juntada por anexao de documento a processo............................74 Apensao....................................................................................................................75 Rotina de apensao de processos.........................................................................75 Desapensao..............................................................................................................76 Rotina de desapensao de processos..................................................................77 Desentranhamento.....................................................................................................77 Rotina de desentranhamento...................................................................................77 Desmembramento......................................................................................................78 Rotina de desmembramento de processo constitudo......................................79 Tramitao..................................................................................................................................81 Rotina de tramitao de processos e documentos............................................82 Rotina de recebimento eletrnico.........................................................................83 IV. Rotinas de Expedio...............................................................................85 Expedio....................................................................................................................................87 Mensageria interna....................................................................................................................87 Rotinas de expedio via mensageria interna......................................................88 Mensageria externa..................................................................................................................88 Rotinas de expedio via mensageria externa.....................................................89 Malote.........................................................................................................................................90 Expedio de malotes................................................................................................91 Guia de remessa de malote......................................................................................91 Rotina de expedio via malote..............................................................................93 Servios dos Correios.............................................................................................................93 Carto de postagem..................................................................................................93 247
Tipos de postagem.......................................................................................................................94 Servios adicionais dos Correios.............................................................................95 Envelopes.......................................................................................................................98 Formatao dos envelopes........................................................................................98 Correspondncias de urgncia.................................................................................99 Relao das correspondncias encaminhadas expedio...................................99 Preparao dos envelopes pelos setores para expedio via Correios.......100 Rotinas de expedio via Correios pelo o setor de Expedio.....................101 Orientaes sobre a utilizao dos servios dos Correios...........................................102 Escolhendo o tipo de postagem.............................................................................103 Envelopes....................................................................................................................104 Rastreamento de correspondncias.....................................................................105 Pesos e Dimenses..................................................................................................106 Objetos que no transportados pelos Correios...............................................107 Principais motivos para atraso de entrega..........................................................108 Mais informaes......................................................................................................108 V. Segurana da Informao........................................................................................ 109 Ciclo documental e segurana da informao..................................................................111 Segurana da Informao.......................................................................................................112 Procedimentos e segurana da informao........................................................114 Sistemas e segurana da informao....................................................................115 Acesso a informao pela Internet.......................................................................118 Acesso ao AGUDoc e senhas................................................................................118 O elemento humano na segurana da informao............................................119 Responsabilidade pela informao.......................................................................................122 Alguns cuidados no tratamento da informao................................................................123 Consideraes finais sobre segurana da informao.....................................................125 ROTINAS DE ARQUIVO I . Introduo ....................................................................................................... 129 Consideraes iniciais ............................................................................................................... 131 Sigla ................................................................................................................................................ 131 Objetivos ...................................................................................................................................... 132 Legislao referencial das atividades de arquivo ............................................................... 132 Conceitos e Definies ...................................................................................................... 137 Sistema de arquivos............................................................................................................. 144 II . Estrutura de Arquivo ................................................................................... 147 Estrutura bsica necessria ............................................................................................... 149 Recursos Humanos ............................................................................................................. 149 Instalao fsica ..................................................................................................................... 150 Recursos materiais .............................................................................................................. 152 III . Arquivo .......................................................................................................... 155 Conceito................................................................................................................................. 157
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Extrado de: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do poder pblico.
Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente: I - data da eliminao; II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao em peridico oficial; III nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados; IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao; V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao Termo; VI - datas-limite dos documentos eliminados; VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados; VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao.
246
Finalidade do arquivo ......................................................................................................... 157 Tipos de arquivo .................................................................................................................. 158 Documento ........................................................................................................................... 159 Formato.................................................................................................................................. 159 Gnero ................................................................................................................................... 160 Espcie .................................................................................................................................... 160 Natureza ................................................................................................................................ 161 Documento arquivstico .................................................................................................... 162 Processo................................................................................................................................. 162 Gesto de documentos ..................................................................................................... 163 Avaliao de documentos ................................................................................................. 164 Idade dos arquivos .............................................................................................................. 164 IV . Metodologia de organizao ..................................................................... 167 Plano de classificao .......................................................................................................... 169 Cdigo de Classificao ..................................................................................................... 169 V . Rotinas de arquivamento ............................................................................ 171 Verificao Prvia ................................................................................................................ 173 Recebimento ......................................................................................................................... 173 Classificao .......................................................................................................................... 174 Ordenao............................................................................................................................. 175 Arquivamento ....................................................................................................................... 176 Emprstimo ........................................................................................................................... 178 Cpia de documentos ........................................................................................................ 179 Como quantificar documentos ........................................................................................ 179 VI . Destinao de documentos ....................................................................... 181 Avaliao documental......................................................................................................... 183 Tabela de temporalidade ................................................................................................... 184 Como utilizar a tabela ........................................................................................................ 185 Eliminao de documentos ............................................................................................... 186 Como classificar os documentos para eliminar .......................................................... 187 Transferncia ........................................................................................................................ 188 Recolhimento ....................................................................................................................... 190 VII . Conservao de documentos .................................................................. 191 Como preservar os documentos .................................................................................... 194 Acondicionamento e guarda............................................................................................. 195 VIII . Registro no Sistema AGUDoc ............................................................... 197 telas do agudoc .................................................................................................................... 199 Disposies finais .......................................................................................... 203 245
Bibliografia .....................................................................................................205 Anexos ............................................................................................................207 Exemplos de envelope, carimbos, etiquetas e capa de processo ................................. 209 Exemplo de envelope ....................................................................................... 209 Exemplo de carimbo de NUP........................................................................ 209 Exemplo de carimbo de numerao ............................................................ 209 Exemplo de etiqueta de capa de processo ................................................ 209 Exemplo de capa de processo ....................................................................... 210 Exemplos de formulrios para expedio ........................................................................... 211 Exemplo de guia dos Correios ...................................................................... 211 Exemplo de guia de remessa de malote ..................................................... 212 Documentos gerados pelo sistema AGUDoc ................................................................... 213 Exemplo de Resumo de Pesquisa .......................................................................................... 213 Exemplo de Papeleta de Encaminhamento ......................................................................... 214 Exemplo de Recibo .................................................................................................................... 215 Modelo de termos de juntada ................................................................................................ 216 Modelo de Termo de Juntada de Processo a Processo .................................................. 216 Instrues de preenchimento ................................................................................................. 217 Modelo de Termo de Juntada de Documento a Processo............................................. 219 Instrues de preenchimento ................................................................................................. 220 Modelo de Termo de Apensao .......................................................................................... 222 Instrues de preenchimento ................................................................................................. 223 Modelo de Termo de Desapensao ................................................................................... 225 Instrues de preenchimento ................................................................................................. 226 Modelo de Termo de Desentranhamento .......................................................................... 228 Instrues de preenchimento ................................................................................................. 229 Modelo de Termo de Desmembramento ........................................................................... 231 Instrues de preenchimento ................................................................................................. 232 Modelo de Termo de Encerramento de Volume ............................................................. 234 Instrues de preenchimento ................................................................................................. 235 Modelo de Termo de Abertura de Volume ....................................................................... 237 Instrues de preenchimento ................................................................................................. 238 Tabela de unidades .................................................................................................................... 240 Listagem de eliminao de documentos .............................................................................. 244 Termo de eliminao de documentos ................................................................................. 246 Edital de cincia de eliminao de documentos ................................................................ 248 Guia de Transferncia ............................................................................................................... 250 Modelo de Lombada.................................................................................................................. 252
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Extrado de: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do poder pblico. Art 3. A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens: I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha; II - quadro contendo os seguintes campos: a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens documentais listados; b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados; c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior; d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental; e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art. 5 desta resoluo; e III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do rgo ou entidade.
244
UNIDADE
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CHAPECO/SC PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM FOZ DO IGUACU/PR PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM ILHUS/BA PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JOINVILLE/SC PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JUIZ DE FORA/MG PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM LONDRINA/PR PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARLIA/SP PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARING/PR PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM NITERI/RJ PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PASSO FUNDO/RS PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PETROLINA/PE PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PETRPOLIS/RJ
SIGLA
PSUCCO PSUFOZ PSUILH PSUJVE PSUJFA PSULDA PSUMIA PSUMGA PSUNRI PSUPAS PSUPTA PSUPTS
CDIGO
00555 00496 00433 00553 00476 00497 00574 00498 00514 00531 00506 00413 00576 00569 00535 00534 00487 00568 00566 00570 00477 00478 00501 00516 00471 00400 00404 00400 00587 00589 00592 00588
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PRESIDENTE PSUPPE PRUDENTE/SP PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM RIBEIRO PSURPO PRETO/SP PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM RIO GRANDE/RS PSURGR PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTA MARIA/RS PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTARM/PA PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTOS/SP PSUSMA PSUSRM PSUSTS
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SO JOS DO RIO PSUSRR PRETO/SP PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SO JOS DOS PSUSJC CAMPOS/SP PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UBERABA/MG PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UBERLNDIA/MG PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UMUARAMA/PR PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM VOLTA REDONDA/RJ PROCURADORIA-SECCIONAL FEDERAL EM PETROLINA/PE SECRETARIA DAS COMISSES TEMTICAS SECRETARIA-GERAL DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO SECRETRIO-GERAL DE CONTENCIOSO UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM PERNAMBUCO UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM SO PAULO UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO DE JANEIRO PSUURA PSUULA PSUUMR PSUVRD PSFPTA SCCTM SGAGU SGCT URAPE URASP URARJ
UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO GRANDE DO URARS SUL
243
APRESENTAO
Como resultado da atuao da Advocacia-Geral da Unio e da Procuradoria-Geral Federal na defesa judicial e extrajudicial da Unio, bem como nas atividades de consultoria e de assessoramento jurdico do Poder Executivo, circula pela instituio um volume considervel de documentos que necessitam do devido tratamento. Os documentos e processos refletem as atividades do rgo e so de extrema importncia, pois servem para a tomada de decises, como fontes de provas, garantias e direitos, alm da preservao da histria e da cultura da instituio. A Coordenao-Geral de Documentao e Informao, juntamente com a Secretaria-Geral, visando o aprimoramento da gesto da instituio, desenvolveu o Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo da Advocacia-Geral da Unio - AGU e da Procuradoria-Geral Federal - PGF. Este instrumento pretende sistematizar e padronizar conceitos, regras e procedimentos administrativos relativos gesto documental. Tem como objetivo ser fonte de informao sobre as atividades desempenhadas pelo Protocolo Central Unificado e pelas Unidades Protocolizadoras, no mbito da Advocacia-Geral da Unio e da Procuradoria-Geral Federal, incluindo as unidades de protocolo das Procuradorias-Regionais da Unio, Procuradorias-Regionais Federais, Procuradorias nos Estados, Procuradorias-Seccionais e Escritrios de Representao. Visa tambm disseminar as instrues bsicas e necessrias operacionalizao do Sistema de Controle de Documentos da AGU AGUDoc. interessante destacar dois fatores crticos de sucesso para a segurana da informao, bem como a localizao rpida e efe-
UNIDADE
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RONDNIA PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RORAIMA PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SANTA CATARINA PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SERGIPE PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE TOCANTINS PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ACRE PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO CEAR PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ESPRITO SANTO PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MARANHO PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO DO SUL PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PAR PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PARAN PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PIAU
SIGLA
PFRO PFRR PFSC PFSE PFTO PFAC PFCE PFES PFMA PFMT PFMS PFPA PFPR PFPI
CDIGO
00463 00466 00435 00430 00467 00468 00422 00426 00464 00473 00434 00457 00436 00427 00419 00418 00414 00410 00412 00416 00424 00408 00409 00421 00411 00405 00407 00557 00491 00567 00515 00536
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO RIO GRANDE DO PFRN NORTE PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO EM PERNAMBUCO PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO EM SO PAULO PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO DISTRITO FEDERAL PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO RIO DE JANEIRO PRUPE PRUSP PRUDF PRURJ
PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO RIO GRANDE DO PRURS SUL PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 1 REGIO PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 2 REGIO PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 3 REGIO PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 4 REGIO PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 5 REGIO PROCURADORIA-GERAL DA UNIO PROCURADORIA-GERAL FEDERAL PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM BLUMENAU/SC PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINA GRANDE/PB PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINAS/SP PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPOS/RJ PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAXIAS DO SUL/RS PRF 1 PRF 2 PRF 3 PRF 4 PRF 5 PGU PGF PSUBNU PSUCGE PSUCAS PSUCPS PSUCXS
242
UNIDADE
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM TERESINA/PI NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM VITRIA/ES NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO NO RIO DE JANEIRO/RJ PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA BAHIA PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA PARABA PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE ALAGOAS PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE GOIS PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MATO GROSSO PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MINAS GERAIS PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RONDNIA PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RORAIMA PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SANTA CATARINA PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SERGIPE PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE TOCANTINS PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ACRE PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAP PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAZONAS PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO CEAR PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ESPRITO SANTO PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MARANHO PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MATO GROSSO DO SUL PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PAR PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PARAN PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PIAU PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA BAHIA PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA PARABA PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE ALAGOAS PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE GOIS PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE MINAS GERAIS
SIGLA
NAJPI NAJES NAJRJ PUBA PUPB PUAL PUGO PUMT PUMG PURO PURR PUSC PUSE PUTO PUAC PUAP PUAM PUCE PUES PUMA PUMS PUPA PUPR PUPI PURN PFBA PFPB PFAL PFGO PFMG
CDIGO
00456 00442 00439 00432 00490 00423 00452 00465 00475 00545 00549 00552 00580 00585 00420 00425 00428 00440 00448 00460 00470 00485 00495 00510 00525 00415 00429 00431 00459 00417
tiva dos documentos que circulam na AGU: i) a qualidade das informaes no ato do cadastramento dos documentos e processos; e ii) a atualizao das informaes do(s) trmite(s) dos documentos (principalmente em relao ao recebimento eletrnico). Dessa forma, a efetiva gesto de documentos depende da uniformizao dos procedimentos e da qualificao dos colaboradores envolvidos em todo o ciclo documental. Este documento produto da dedicao e profissionalismo da equipe da Coordenao-Geral de Documentao e Informao, identificada com a melhoria contnua da qualidade dos servios prestados pela Secretaria-Geral da AGU. Agradecemos a colaborao de todos os servidores que contriburam e apoiaram a elaborao deste Manual, em especial aos servidores da Coordenao-Geral de Documentao e Informao e aos servidores das unidades protocolizadoras das unidades da AGU pelo trabalho executado. Nesse sentido, destaca-se a necessidade de colaborao de todas as reas com sugestes, assim como divulgao, que permitam o aprimoramento das aes da rea de documentao. O contedo deste trabalho no definitivo, tendo em vista a necessidade de atualizao peridica ou em virtude de alteraes na legislao em vigor. O Manual, como ferramenta de trabalho, est estruturado em tpicos, podendo sua leitura ser dirigida a pontos especficos. Recomenda-se a disponibilizao do mesmo em local de fcil acesso para consultas rotineiras. Este volume inicial aborda informaes quanto s atividades de Protocolo e Expedio. Posteriormente sero distribudos volumes complementares, tratando das demais atividades que compem a gesto documental.
Coordenao-Geral de Documentao e Informao.
241
TABELA DE UNIDADES
UNIDADE
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO CONSELHO SUPERIOR DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO CONSULTORIA-GERAL DA UNIO CORREGEDORIA-GERAL DA AGU ESCOLA DA ADVOCACIA GERAL DA UNIO ESCRITRIO DE REPRESENTAO EM CRICIMA/SC NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM ARACAJU/SE NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELM/PA NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELO HORIZONTE/MG NCLEO DE ASSESSORAMENTO JRIDICO EM BOA VISTA/RR NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CAMPO GRANDE/MS NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CUIAB/MT NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CURITIBA/PR NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM FLORIANPOLIS/SC NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM FORTALEZA/CE NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM GOINIA/GO NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM JOO PESSOA/PB NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MACEI/AL NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MANAUS/AM NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM NATAL/RN NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PALMAS/TO NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PORTO ALEGRE/RS NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM RECIFE/PE NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SALVADOR/BA
SIGLA
AGU CSAGU CGU CGAU EAGU ER/CUA NAJSE NAJPA NAJMG NAJRR NAJMS NAJMT NAJPR NAJSC NAJCE NAJGO NAJPB NAJAL NAJAM NAJRN NAJTO NAJRS NAJPE NAJBA
CDIGO
00400 00400 00400 00406 00590 00552 00450 00469 00441 00479 00446 00444 00447 00449 00594 00593 00451 00453 00480 00454 00438 00401 00402 00403 00461 00462 00443
1. INTRODUO
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO JOS DOS NAJSJC CAMPOS/SP NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO LUIZ/MA NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO PAULO/SP NAJMA NAJSP
240
mente numerado. No novo volume, logo aps a capa, incluir o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, numerando-o na seqncia do volume anterior, sem contar a contracapa do volume anterior e a capa do novo volume. Deve-se providenciar nova capa, atualizando o sistema com a informao do novo volume (1 volume, 2 volume etc.).
239
CONSIDERAES INICIAIS
A instituio da regulamentao e das recomendaes relativas aos procedimentos administrativos para as unidades protocolizadoras consolidadas neste Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio est fundamentada nos seguintes itens: O 2 do art. 216 da Constituio Federal determina que cumpre administrao federal, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem; O art. 37 em seu 3, inciso II, da Constituio Federal, trata do acesso a registros administrativos e a informaes sobre atos de governo; Os artigos 1, 2 e 3 da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, define a competncia do Poder Pblico quanto gesto documental, a proteo a documentos e arquivos e conceitua a gesto de documentos; A Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999, regula o processo administrativo no mbito da Administrao Pblica Federal; O Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994, em seus os incisos VII, VIII, XI, XIV b), XV h), l) e m) tratam da conduta dos servidores pblicos nos assuntos relativos ao acesso e divulgao de informaes, bem como sobre a conduta no exerccio das atividades; A necessidade de reunir, em um nico documento, as referncias e orientaes para a correta realizao do trabalho referente documentao administrativa da AGU; As orientaes agrupadas permitiro que os servidores tenham fonte de consulta uniforme, trazendo agilidade e segurana aos procedimentos administrativos; Por fim, h a necessidade de atualizar e padronizar diversas regras e procedimentos em vigor.
13
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando for necessrio encerrar o volume do processo. Cada volume dever ter, no mximo, 200 folhas. Os autos no devero exceder a 200 folhas por volume. A numerao dever ser seqencial, sem que a contracapa do volume encerrado e a capa do prximo volume recebam numerao. Na seqncia de numerao dos volumes deve estar o TERMO DE ABERTURA. Preenchimento: 1. DATA: Indicar a data da abertura do volume. 2. N DO VOLUME: Informar o volume do processo que est sendo aberto. 3. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do processo que est recebendo novo volume. 4. N DA FOLHA DE ABERTURA DO VOLUME: O nmero da folha que abre o novo volume o prprio Termo de Abertura de Volume e deve ser numerado na seqncia do volume anterior. No se conta a contracapa do volume anterior ou capa do volume que est sendo aberto. 5. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a abertura do volume. 6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo. Procedimentos: Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo, o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devida238
MODELO DE TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Para fins de uniformizao de procedimentos e utilizao deste Manual, entende-se por unidades da AGU: a) Os rgos de direo superior da AGU; b) O rgo vinculado AGU, a Procuradoria-Geral Federal; c) Os rgos de execuo da AGU; d) O rgo de assistncia direta e imediata ao Advogado -Geral da Unio; e) Os rgos auxiliares do Advogado-Geral da Unio; f) O rgo de assistncia direta e imediata ao substituto do Advogado-Geral da Unio; g) A Escola da AGU.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO PROTOCOLO
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
IMPORTNCIA DO MANUAL
Aos ........................................ dias do ms de ........................................ de ........................, neste Protocolo / Apoio, procedemos abertura do volume n............................. do processo n ............................................. que se inicia com este Termo, numerado seqencialmente como folha n .........
O Manual de Procedimentos trata das atividades operacionais no rgo e busca a efetividade nos procedimentos propostos e adeso das unidades protocolizadoras da AGU aos regulamentos relativos ao tratamento da documentao da instituio. Ressalta-se que o resultado dos esforos do Protocolo Central Unificado depende dos servios das unidades protocolizadoras para a obteno de registro completo e abrangente do fluxo de todos os documentos e processos. Em outros rgos governamentais, a implantao e a efetiva utilizao de procedimentos similares ocorreram por fora de normas operacionais, reforando e dando credibilidade aos procedimentos e normas estabelecidos. Cita-se o que foi dito em relao ao Manual de Gerenciamento de Documentos do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto: um passo decisivo no sentido de padronizar e racionalizar procedimentos das Unidades Protocolizadoras do MP, normatizando as atividades de recebimento, registro, cadastramento, tramitao, expedio, classificao, autuao e destinao de processos e documen-
_____________________________________ Assinatura
_____________________________________ Servidor/ Matrcula (SIAPE)
237
14
tos, no mbito do Ministrio, regulamentado por Norma Operacional.
do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo. Procedimentos: Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume. Quando o processo contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado nesta instruo, devem ser abertos novos volumes. Por exemplo, um processo contm 180 folhas e precisa receber um documento contendo 50 folhas; o volume dever ser encerrado, mediante lavratura do TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME e aberto outro volume com o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, para conter as 50 folhas. Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo, o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado. Fazer a indicao do volume na capa de cada volume do processo e no sistema no campo Observao.
SIGLAS
AGU AGUDoc CGDI CGRH GTI CONARQ DV ECT GRM MPOG NUP PCU PGF PGU SGAGU SGCT SISG STF
Advocacia-Geral da Unio Sistema de Controle de Documentos da AGU Coordenao-Geral de Documentao e Informao Coordenao-Geral de Recursos Humanos Gerncia de Tecnologia e Informao Conselho Nacional de Arquivo Dgito verificador Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos Guia de Remessa de Malote Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto Nmero nico de Processo Protocolo Central Unificado Procuradoria-Geral Federal Procuradoria-Geral da Unio Secretaria-Geral da Advocacia-Geral da Unio Secretaria-Geral de Contencioso Sistema de Servios Gerais (administrado pelo Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto). Superior Tribunal Federal
OBJETIVOS
15 236
Utilizar quando for necessrio encerrar o volume do processo. Cada volume dever ter, no mximo, 200 folhas. Os autos no devero exceder a 200 folhas por volume. Caso necessite acrescentar mais folhas ao processo, abrir outro volume, destacando, na capa do processo e no sistema, os volumes existentes. A contracapa do volume encerrado e a capa do prximo volume no devem receber numerao. Preenchimento: 1. DATA: Indicar a data do encerramento do volume. 2. N DO VOLUME: Informar o volume do processo que est sendo encerrado. 3. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do processo que est tendo o volume encerrado. 4. N DAS FOLHAS DO VOLUME: Indicar o n inicial e o n final das folhas do volume. Na parte inferior da capa do processo dever estar escrito a que volume se refere. O n do volume deve estar discriminado tambm no sistema no campo Observao. 5. N DO VOLUME A SER ABERTO: Indicar n do volume que ser aberto para dar seqncia numerao dos volumes dos processos, lembrando de apor a informao na capa dos volumes. 6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a juntada mediante solicitao da autoridade competente. 7. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo
235
Este Manual foi desenvolvido com o propsito de: Ser fonte de informao para os servidores e colaboradores da AGU; Ser referncia s atividades desempenhadas pelo Protocolo Central Unificado e pelas Unidades Protocolizadoras; Disponibilizar as instrues bsicas e necessrias operacionalizao do Sistema de Controle de Documentos da AGU - AGUDoc.
LEGISLAO REFERENCIAL PARA DOCUMENTAO
LEGISLAO FEDERAL
BRASIL. Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispes sobre o Regime Jurdico dos Servidores Pblicos Civis da Unio, das Autarquias e das Fundaes Pblicas Federais. BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados e d outras providncias. BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo Administrativo no mbito da Administrao Pblica Federal. BRASIL. Decreto n 1.094, de 23 de maro de 2004. Dispe sobre o Sistema de Servios Gerais SISG dos rgos civis da Administrao Federal Direta, das Autarquias Federais e Fundaes Pblicas e d outras providncias. BRASIL. Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civil do Po16
der Executivo Federal. BRASIL. Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23 da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias. BRASIL. Decreto n. 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal. BRASIL. Decreto n. 4.368, de 10 de setembro de 2002. Aprova a Estrutura e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comisso da Advocacia-Geral da Unio, na parte referente organizao de sua Secretaria-Geral, e d outras providncias.
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
RESOLUO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ)

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 04, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividades de apoio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s atividades de apoio da Administrao Pblica.
Aos .................................. dias do ms de ............................................ de ................................., deste neste Protocolo / Apoio, procedemos do processo ao n
encerramento
volume
n.................................
..................................................... com folhas de .......... a .......... , inclusive esta, efetuando a abertura do volume...........
_____________________________________ Assinatura
PORTARIAS DO PODER EXECUTIVO

MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos para a utilizao dos
17
MODELO DE TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
234
Procedimentos: Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desmembramento, retirar a(s) folha(s) ou pea(s) solicitadas; Lavrar o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, citando o intervalo de folhas / peas retiradas do processo e o nmero de processo ao qual se destina(m); Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no intervalo de onde foram retiradas as folhas/ peas, conservando a numerao original do processo; Autuar o novo processo a ser composto com a(s) folha(s) / pea(s) desmembrada(s) ou proceder numerao, caso a(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s) venham a compor processo j existente; Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos no campo Observao; NO atribuir NUP ao TERMO DE DESMEMBRAMENTO, a NUP vai para o despacho da autoridade.
servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios, Autarquias e Fundaes integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de processos e documentos. PORTARIA INTERMINISTERIAL n 140, de 16 de maro de 2006. Disciplina a divulgao de dados e informaes pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, por meio da rede mundial de computadores Internet, e d outras providncias.
PORTARIAS DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 42, de 11 de agosto de 1993. Estabelece as normas para recebimento, autuao, movimentao juntada, divulgao, expedio, arquivamento, fornecimento de certides e cpias de processos e documentos na AGU. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 746, de 28 de outubro de 2002. Institui o Protocolo Central Unificado no edifcio sede da AGU.
CONCEITOS E DEFINIES
ANLISE DOCUMENTAL: Tem por objetivo dar forma adequada e representar convenientemente a informao contida no documento, atravs de procedimentos de transformao, com o propsito de armazenar e possibilitar a recuperao da
233 18
dita informao ao futuro interessado, de modo a que este obtenha o mximo de informao (aspecto quantitativo) com o mximo de pertinncia (aspecto qualitativo). APENSAO: a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. ARQUIVO CORRENTE: Formado por documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. ARQUIVO INTERMEDIRIO: Formado por documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razo de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. ASSUNTO: O tema principal do contedo do documento. ATIVIDADE-FIM: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficas. ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de atribuies decorrentes das ativi19
Utilizar quando desmembrar (retirar definitivamente) folhas/ peas de um processo para formao de outro processo. O desmembramento ocorre somente mediante despacho. ATENO: vedada a retirada de folha ou pea inicial do processo. Preenchimento: 1. DATA: Indicar a data do desmembramento. 2. SOLICITANTE DO DESMEMBRAMENTO: Informar quem a autoridade que solicitou o desmembramento. 3. N/ INTERVALO DA(S) FOLHA(S)/ PEA(S) DESMEMBRADA(S): Indicar o(s) n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que est(o) sendo desmembrada(s) (retiradas) do processo. 4. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do processo do qual esto sendo retiradas folhas/ peas. 5. N DO PROCESSO DE DESTINO: Deve ser informado o n do processo ao qual est(ao) sendo destinada(s) a(s) folha(s)/ pea(s) retiradas. 6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou o desmembramento. 7. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
232
MODELO DE TERMO DE DESMEMBRAMENTO
dades fins. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar a atividade-fim. AUTUAO/FORMAO DE PROCESSOS: o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlise, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. CADASTRAMENTO: Ver Registro.
TERMO DE DESMEMBRAMENTO
CLIENTE: A pessoa que utilizar a informao sobre o documento ou processo; que acompanhar o documento ou processo. CONTRAF: Cpia autntica de citao ou intimao judicial, cumprida por oficial de justia, e entregue pessoa citada ou intimada CPIA AUTNTICA: Trata-se da produo de um novo exemplar (integral ou parcial) de um original, validada por uma autoridade competente (notarial ou administrativa, investida para tanto). CORREIO ELETRNICO: Mensagem ou documento enviado por meio eletrnico. Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de Correio eletrnico tenha valor documental e possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. CORRESPONDNCIA: toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Classifica-se como interna / externa, oficial / particular, recebida / expedida.
231 20
Aos .................................................. dias do ms de ............................... de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s) ............................................................................................................................. ............................., foram retiradas por motivo de desmembramento a(s) pgina(s) ............... a ............... do processo n ................................................ e juntada(s) ao processo n ..............................................................
_____________________________________ Assinatura
CORRESPONDNCIA OFICIAL: a espcie formal de comunicao mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas. CORRESPONDNCIA PARTICULAR: a espcie informal de comunicao mantida entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica Federal. CORRESPONDNCIA EXTERNA: a correspondncia mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal. CORRESPONDNCIA INTERNA: a correspondncia mantida entre as unidades do rgo ou entidade. CORRESPONDNCIA RECEBIDA: aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo central ou setorial do rgo ou entidade. CORRESPONDNCIA EXPEDIDA: aquela que enviada interna ou externamente no mbito da Administrao Pblica Federal. DESAPENSAO: a separao fsica de processos apensados, quando sua finalidade for atingida. DESENTRANHAMENTO DE PEAS: a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado. DESMEMBRAMENTO: a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo processo; depende de autorizao e instrues especficas do rgo interessado.
21 230
mento, retirar a(s) folha(s) ou pea(s) solicitadas; Manter cpia das peas retiradas do processo. Lavrar, aps o DESPACHO, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, citando o intervalo de folhas / peas retiradas do processo e a sua destinao. Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos; Conservar a numerao original das folhas ou peas do processo, colocando o TERMO DESENTRANHAMENTO (ou cpia do TERMO, se necessrio) no intervalo de folhas/ peas retiradas do processo; NO atribuir NUP ao TERMO DE DESENTRANHAMENTO, a NUP vai para o despacho da autoridade.
Utilizar quando desentranhar (separar) folhas. Peas de um processo. O desentranhamento ocorre somente mediante despacho. ATENO: Em hiptese alguma pode ser retirada a folha ou pea principal do processo. Preenchimento: 1. DATA: Indicar a data do desentranhamento. 2. SOLICITANTE DO DES ENTRANHA MENTO: Informar quem a autoridade que solicitou o desentranhamento. 3. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do processo do qual esto sendo retiradas folhas/ peas. 4. N DA(S) FOLHA(S)/ PEA(S) DESENTRANHADA(S): Indicar o(s) n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que est(o) sendo desentranhada(s) (separadas) do processo. 5. MOTIVO/DESTINO: Dever ser informado o motivo ou o destino da(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s). 6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou o desentranhamento. 7. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo Procedimentos: Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desentranha229
DESPACHO: Ver Folha de Despacho. DGITO VERIFICADOR (DV): um mecanismo de autenticao utilizado para verificar a validade e a autenticidade de um valor numrico, evitando fraudes ou erros de transmisso ou digitao. DILIGNCIA: o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. DISTRIBUIO: a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria nele tratada. DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: aquele produzido e recebido pelo rgo na execuo das atividades administrativas e de apoio especializado. DOCUMENTO OSTENSIVO: So os documentos cujo acesso irrestrito. DOCUMENTO CONFIDENCIAL: So os documentos cujo teor somente ser conhecido por servidor autorizado. DOCUMENTO RESERVADO: So os documentos cujo assunto no deve ser do conhecimento do pblico em geral. DOCUMENTO SECRETO: So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caractersticas devam ser
22
de conhecimento exclusivamente de servidores diretamente ligados ao seu estudo e manuseio. DOCUMENTO URGENTE: So os documentos cuja tramitao requer maior celeridade que a rotineira. DOSSI: Trata-se de uma unidade documental na qual se renem informalmente documentos de natureza diversa com uma finalidade especfica. ENCERRAMENTO: O encerramento do processo ocorre por indeferimento do pleito; pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; e, pela expressa desistncia do interessado. FAX (Fac-Smile): uma modalidade de comunicao adotada no servio pblico pela Instruo Normativa n 4 (6 de maro de 1992). Deve ser utilizado para transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h premncia, no desobrigando o encaminhamento a seu tempo, do documento original. As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax, no podero se constituir em peas de processo (Portaria Normativa. n. 5 MPOG) FOLHA DE DESPACHO: a deciso proferida pela autoridade administrativa no caso submetido sua apreciao, podendo ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitado pelo administrador, servidor pblico ou no. Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo. (Portaria Normativa. n. 5 - MPOG) FOLHA DO PROCESSO: So as duas faces de uma pgina do
23
MODELO DE TERMO DE DESENTRANHAMENTO
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Aos .................................................. dias do ms de ............................... de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s) ..........................................................................................................................., fao a retirada do presente processo n ............................................... da(s) pea(s)/ folha(s) n(s)................................................................, por motivo de ......................................................................................................................
_____________________________________ Assinatura
228
Desapensar (separar) fisicamente os processos superpostos. Lavrar o TERMO DE DESAPENSAO, citando a destinao dos processos e apor o DESPACHO da autoridade em cada processo desapensado. Informar na parte inferior da capa do processo principal a data da desapensao dos processos, tornando sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da apensao. Registrar eletronicamente (no sistema) a desapensao. NO atribuir NUP ao TERMO DE DESAPENSAO, a NUP vai para o despacho da autoridade.
processo. GESTO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. GUIA: No sentido jurdico pode ser passaporte ou salvoconduto, documento que permite a uma pessoa ir a determinado lugar. No sentido comercial, um documento que acompanha a fatura, ou ento aquele que se presta a fazer um recolhimento, transferncia, remoo, trnsito, pagamento, guia de alfndega, guia de despacho e assim por diante. INFORMAO: Em linguagem administrativa, a informao tem, s vezes, o sentido de parecer, em que o funcionrio escreve acerca de certo fato ou pedido, prestando os esclarecimentos necessrios para que a autoridade d seu despacho ou soluo. INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou documento. So legitimados: as pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares de direito ou interesses individuais, ou no exerccio do direito de interpretao; aqueles que, sem terem iniciado o processo, tm direitos ou interesses que possam ser afetados pela deciso a ser adotada; as organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos; as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou interesses difusos. JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; ou ainda de um documento a outro.
227
24
JUNTADA OU ANEXAO: a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. Pode ocorrer juntada de documento a documento, processo a processo ou documento a processo. NUMERAO DE PEAS: a numerao atribuda s partes integrantes do processo. NMERO NICO DE PROCESSO NUP: Nmero constitudo de quinze dgitos mais dois dgitos de verificao (DV) que visa integridade do nmero atribudo ao processo e/ou documento, na unidade protocolizadora de origem (Portaria Normativa. n. 3 - MPOG) PGINA DO PROCESSO: cada uma das faces de uma folha de papel do processo. PARTES: Toda pessoa que participa de um processo. Pode ser a parte que provocou o processo ou a parte que se defende. Pode receber vrios nomes: autor e ru, requerente e requerido, impetrante e impetrado, agravante e agravado, recorrente e recorrido, etc. PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas formas, integra o processo. PROTOCOLO CENTRAL: a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos. PROTOCOLO SETORIAL: a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ou entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de documentos no mbito da rea a qual se vincula; tem a finalidade de
25
Utilizar quando desapensar (um) processo(s) de outro. A desapensao deve ser efetuada somente mediante solicitao, por despacho, da autoridade competente. Na parte inferior da capa do processo principal, no campo Anexos, deve ser informada a data da desapensao (a informao da apensao foi colocada no momento da apensao). Obs: A desapensao deve ser informada no sistema. Quando desapensados, os processo voltaro a tramitar em separado. Preenchimento: 1. DATA: Indicar a data da desapensao. 2. SOLICITANTE DA DESAPENSAO: Informar quem a autoridade que solicitou a desapensao. 3. N DO PROCESSO PRINCIPAL: Indicar o nmero do processo principal que recebeu o(s) apensados. 4. N DO(S) PROCESSO(S) DESAPENSADO(S): Indicar o n do(s) processo(s) que est(o) deixando o principal. 5. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a desapensao mediante solicitao da autoridade competente. 6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitado ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo Procedimentos:
226
MODELO DE TERMO DE DESAPENSAO
descentralizar as atividades do protocolo central. PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informaes, pareceres, anexos e despachos, segue os canais competentes, ou seja, sua tramitao. o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. O processo uma unidade orgnica, constitudo por um ou mais volumes, devendo, portanto, tramitar juntos. PROCESSO ACESSRIO: o processo que apresenta matria indispensvel instruo do processo principal. PROCESSO PRINCIPAL: o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso. PROCEDNCIA: a pessoa fsica ou jurdica que enviou, ou de onde se originou o processo ou documento. RECONSTITUIO DE PROCESSOS: Ocorre quando houver a cincia de desaparecimento ou extravio de processo.
TERMO DE DESAPENSAO
Aos .................................................. dias do ms de ............................... de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s) ....................................................................................................................... ................................................................................, processo n ................................................ fao desapensar o(s) do
processo
n(s).............................................., que passam a tramitar em separado.
_____________________________________ Assinatura
REGISTRO/CADASTRAMENTO: a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados. RELATRIO: uma descrio de fatos passados, analisados com o objetivo de orientar o servidor interessado ou o superior imediato para determinada ao. um documento oficial no qual uma autoridade expe a atividade de uma repartio,
225 26
ou presta conta de seus atos a uma autoridade de nvel superior. RELGIO DATADOR: utilizado para registrar, em ordem numrico-cronolgica, os processos formados pelas unidades de protocolo. SOLICITANTE: a pessoa fsica ou jurdica que intercede em favor do interessado do processo ou documento. TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS: uma nota utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE DESAPENSAO: uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou mais processos apensados; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE ENCERRAMENTO: uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA: uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA: uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE RESSALVA: uma nota utilizada para informar que uma pea que foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder anexao foi constada a ausncia de uma pea; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
27 224
Ao final do processo secundrio (que est sendo apensado), agrupar o DESPACHO da autoridade competente e o TERMO DE APENSAO emitido pelo protocolo; Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos; Anotar na parte inferior da capa do processo primrio, os dados do processo apensado; Manter a numerao original dos processos apensados (no renumerar os processos). NO atribuir NUP ao TERMO DE APENSAO, a NUP vai para o despacho da autoridade.
Utilizar quando apensar um processo a outro. A apensao s ocorre mediante despacho. Obs: A apensao possui carter provisrio. Enquanto estiverem apensados, os processos apensados tramitaro junto com o processo principal, mantendo sua numerao original, sem se integrarem como um nico processo. Preenchimento: 1. DATA: Indicar a data da apensao. 2. SOLICITANTE DA APENSAO: Informar quem a autoridade que solicitou a apensao. 3. N DO(S) PROCESSO(S) APENSADO(S): Indicar o(s) nmero(s) do(s) processo(s) que esto sendo apensados ao processo principal 4. N DO PROCESSO PRINCIPAL: Indicar o n do processo principal que est recebendo o(s) outro(s) apensado(s). 5. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a apensao mediante solicitao da autoridade competente. 6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo Procedimentos: Manter superposto um processo ao outro, prendendo a contracapa do processo primrio (principal) capa do secundrio e assim seqencialmente;
223
TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa, atravs de sistema prprio. TRIAGEM: Consiste na verificao prvia de toda documentao que ser protocolada e cadastrada. UNIDADE PROTOCOLIZADORA: Unidade organizacional que tenha, dentre suas competncias, independentemente de sua denominao e hierarquia, na estrutura do rgo que integra, a responsabilidade pela autuao/numerao de processos e/ou documentos. USURIO: A pessoa que acessa e alimenta o sistema com informaes sobre os documentos ou processos. H situaes em que o usurio pode tambm ser o cliente.
UNIDADES ENVOLVIDAS
As unidades envolvidas nas atividades de Protocolo, Expedio e Arquivo da Advocacia-Geral da Unio so: Coordenao-Geral de Documentao e Informao Responsvel pelo planejamento, coordenao, orientao e controle das atividades relativas documentao e informao no mbito dos protocolos e arquivos da Advocacia-Geral da Unio. Cabe CGDI elaborar polticas , normas e padres para a execuo dos procedimentos arquivsticos - produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao final de documentos, alm de gerenciar o sistema eletrnico de controle de documentos (AGUDoc), que possibilita e agiliza o trabalho desenvolvido. Unidade Protocolizadora Responsvel por:
28
Receber, registrar e autuar os processos, a correspondncia oficial e os demais documentos encaminhados AGU; Classificar e organizar os registros de movimentao de documentos, processos e correspondncias, mantendo-os atualizados em sistema de dados prprio AGUDoc; Efetuar a expedio externa e interna de documentos, processos, correspondncias e objetos; Organizar, executar e controlar os procedimentos relativos movimentao de malotes entre as unidades da AGU; Controlar a movimentao de correspondncias, bem como a utilizao dos cartes de postagem pelas unidades da AGU; Prestar informaes sobre a movimentao de documentos e processos que no sejam de natureza sigilosa; Fornecer, mediante autorizao superior, certides e cpias de peas de processo e documentos; Atender aos pedidos de informaes e pesquisas sobre documentos ou processos no sigilosos; Efetuar a juntada (por anexao ou apensao) de documentos ou processos, bem como a desapensao, solicitadas formalmente por autoridade competente. Protocolo Central Unificado Responsvel por atender as unidades da Advocacia-Geral da Unio instaladas no mesmo edifcio, realizando atividades operacionais referentes a recebimento, autuao, registro, controle de movimentao, classificao e organizao, prestao de informaes e expedio de documentos, processos e correspondncias. Arquivo Responsvel por: Receber documentos e processos tramitados para os arquivos corrente, intermedirio e permanente, bem
29
TERMO DE APENSAO
Aos ............................. dias do ms de .................... de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s)
............................................................................................................................, fao apensar o presente processo n ...................................... ao processo n(s)........................................................
_____________________________________ Assinatura
MODELO DE TERMO DE APENSAO
222
7. N DO PROCESSO: Indicar o n do processo principal que receber o(s) documento(s). 8. N DO PROCESSO: Repetir o n do processo principal que receber o(s) documento(s) 9. N TOTAL DE FOLHAS: Deve ser indicado quantas folhas o processo passou a ter aps a juntada. Ver mais orientaes em PROCEDIMENTOS. 10.ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a juntada mediante solicitao da autoridade competente. 11.IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo Procedimentos: Juntar o documento ao processo fsica e eletronicamente (ou seja, no sistema). Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo protocolo/apoio. Numerar seqencialmente as folhas. Numerar seqencialmente a folha do Termo de Juntada, mas NO atribuir NUP. NUP vai para o despacho da autoridade.
como as atividades operacionais referentes ao arquivamento, e desarquivamento; Acondicionar, armazenar e enderear no sistema AGUDoc os documentos e processos recebidos; Zelar pela documentao arquivada, adotando as providncias necessrias a sua segurana e conservao; Atender s solicitaes de desarquivamento de processos e documentos; Aplicar e rever periodicamente a tabela de temporalidade, por meio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos - CAD, visando destinao final do acervo documental; Servio de Apoio Unidades organizacionais que tm, entre suas competncias, o recebimento, registro, autuao, tramitao e expedio de documentos e processos no mbito da AGU.
USURIOS E CLIENTES
Clientes so aqueles que utilizam a informao sobre documentos e processos ou que os acompanham, quais sejam: as unidades da Advocacia-Geral da Unio, as pessoas fsicas ou jurdicas, instituies e outros rgos externos AGU. So usurios/operadores do Protocolo e Arquivo aqueles que acessam e alimentam o sistema AGUDoc com informaes sobre os documentos e processos e executam diretamente as atividades relativas documentao. Em algumas situaes, o usurio pode tambm ser o cliente. importante ressaltar a existncia desses dois perfis, uma vez que as necessidades dos clientes nem sempre coincidem com as dos usurios. As decises em relao ao sistema e aos procedimentos devem considerar o pblico a que se destinam.
221
30
Utilizar quando realizar juntada de um processo a um processo. A juntada ocorre somente mediante despacho. A juntada possui carter definitivo, uma vez realizada no poder ser desfeita (desanexada). A numerao da pgina deve ser feita seqencialmente no processo. Obs: A juntada possui carter definitivo. O(s) documento(s) juntado(s) passar(o) a tramitar junto com o processo principal.
II. PROTOCOLO
Preenchimento: 1. DATA: Indicar a data juntada. 2. SOLICITANTE DA JUNTADA: Informar quem a autoridade que solicitou a juntada.
da
3. TIPO(S) DO(S) DOCUMENTO(S) JUNTADO(S): Indicar o(s) tipo(s) do(s) documento(s) est(o) sendo juntado(s) ao processo principal. 4. N DO(S) DOCUMENTO(S): Indicar o n completo do(s) documento(s) ser(o) juntado(s), incluindo ano e siglas do rgo de origem. Caso venha sem numerao, colocar S/N. 5. DATA DO(S) DOCUMENTO(S): Colocar a data do documento e NO do cadastramento no sistema. Caso o documento no esteja datado, colocar S/D 6. NUP: Indicar o NUP de cadastro do(s) documento(s).
220
MODELO DE TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A PROCESSO
TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A PROCESSO
Aos ................................. dias do ms de ....................... de ..............., neste Protocolo / Apoio, atendendo ao despacho do(a)(s) ....................... ........................................, fao a juntada do(s) ..................................................
(TIPO DE DOCUMENTO)
n(s)........................................................ de ____ / _____ / _________e NUP

(N E SEU COMPLEMENTO)
........................................... ao processo n ........................................................................

(N DO PROCESSO PRINCIPAL)
Doravante, tendo o processo de n ......................................................

(N DO PROCESSO PRINCIPAL)
renumeradas
as
suas
folhas,
passa
todo
se
constituir
de
.............................folhas, inclusive esta. _____________________________________ Assinatura
219
PROTOCOLO
As atividades que propiciam o funcionamento da AGU e a defesa da Unio so responsveis pela gerao e movimentao de um grande volume de documentos e processos. Todas as aes, atendendo aos princpios da Administrao Pblica, devem estar amparadas em regulamentao. Isso implica produo de informaes sobre fatos e decises materializados em suporte documental, por meio fsico ou eletrnico. O Protocolo responsvel pelo recebimento e distribuio de correspondncias, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituio. Por meio de suas atividades, apoiadas num sistema operacional eletrnico, que se tornam possveis a consulta e a localizao de processos ou documentos que tenham sido entregues ao Protocolo. De acordo com a Portaria n 42/AGU de 11 de agosto de 1993, os protocolos devem funcionar nos dias teis, das 8:30 s 19:00, para prestao de servios e informaes ao pblico, inclusive por telefone, sobre a movimentao de documentos ou processos, desde que no sejam de natureza sigilosa. O acesso s dependncias internas vedado a pessoas estranhas aos setores de protocolo e arquivo. Em cada rgo ou unidade haver sempre, dentro do horrio normal de expediente, pelo menos um servidor incumbido de receber correspondncias, documentos e processos (servio de apoio).
que executou a juntada mediante solicitao da autoridade competente. 8. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo. Procedimentos: Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo protocolo. Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, apor o processo secundrio. Proceder numerao seqencial, inclusive da capa, eliminando a contracapa. Numerar a folha, mas NO atribuir NUP. NUP vai para o despacho da autoridade.
PROTOCOLO PELA INTERNET

So freqentes as entradas de requerimentos e documentos de cunho administrativo nos setores de protocolo das unida33 218
Utilizar quando realizar juntada de um processo a outro processo. A juntada ocorre somente mediante despacho. A juntada possui carter definitivo, uma vez realizada no poder ser desfeita (desanexada). A numerao da pgina deve ser feita seqencialmente no processo. Obs: A juntada possui carter definitivo. Caso o interesse seja de juntar temporariamente, o procedimento deve ser de apensao. Preenchimento: 1. DATA: Indicar a data da juntada. 2. SOLICITANTE DA JUNTADA: Informar quem a autoridade que solicitou a juntada. 3. N DO(S) PROCESSO(S) JUNTADO(S): Indicar o NUP do(s) processo(s) que est(o) sendo juntado(s) ao principal. 4. N DO PROCESSO: Indicar o n do processo que ir receber o(s) juntado(s). A partir da juntada, a busca no sistema ser feita a partir desse n de processo. 5. N DO PROCESSO: Indicar n do processo que recebeu a juntada. 6. N TOTAL DE FOLHAS: Deve ser indicado quantas folhas o processo passou a ter aps a juntada. Ver mais orientaes em PROCEDIMENTOS. 7. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor
217
des. Sejam esses pedidos oriundos de servidores, membros ou pessoas fsicas ou jurdicas estranhas AGU, as informaes de carter administrativo so de livre acesso aos interessados. No site da AGU possvel consultar a tramitao de documentos ou processos de carter administrativo. O interessado deve entrar no site da AGU: www.agu.gov.br. Em seguida, clicar na opo Consulta a Protocolo, digitar o nome completo do interessado, o cdigo de segurana gerado automaticamente pelo prprio site e, por fim, clicar em Pesquisar. Tambm est disponvel a opo para acompanhamento por e -mail. Para isso, o usurio do site deve fazer um breve cadastro na prpria pgina, que o habilitar a receber por e-mail informaes sobre o andamento do requerimento ou documento. O usurio poder solicitar a suspenso do acompanhamento por e-mail quando no precisar mais receber as informaes solicitadas.
MACROPROCESSO DO PROTOCOLO
Figura 01: Macroprocesso do setor de protocolo
As rotinas do Protocolo se iniciam com a entrada de correspondncias, documentos e processos destinados s vrias unidades e reas da AGU. Em seguida, estes so verificados, analisados, registrados, autuados (quando for o caso) tramitados e expedidos. Ao final desse fluxo, os documentos e processos estaro de posse das reas de destino, alm das informaes a eles relacionadas, disponibilizadas para consulta via Sistema
34
AGUDoc e pela internet. Nesse ltimo caso, o acesso s informaes pelo site da AGU, somente possvel quando tratarem -se de informaes administrativas (Ver Protocolo pela Internet, na pgina 33).
MODELOS DE TERMOS DE JUNTADA

MODELO DE TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO
SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS DA AGU - AGUDOC

As atividades de protocolo so operacionalizadas com o suporte do Sistema de Controle de Documentos da AdvocaciaGeral da Unio AGUDoc. Sua finalidade receber, cadastrar e tramitar toda a documentao recebida ou expedida no mbito da AGU.
TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO
Aos .................................................. dias do ms de ............................... de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s)
Figura 02: Atividades realizadas no AGUDoc
................................................................., fao a juntada do(s) processo de n(s)................................................ ao processo n ................................
O AGUDoc est disponvel no Portal de Informaes e Servios da AGU. Todos os servidores em exerccio na AGU podem utilizar o Sistema para fins de consulta e pesquisa, inclusive pela internet. No entanto, apenas os usurios e operadores do Sistema previamente cadastrados podem inserir, alterar ou excluir dados. A solicitao de habilitao para operar o Sistema feita pelo Gestor da Unidade, nos perfis previstos no AGUDoc. A gesto do Sistema de responsabilidade da CoordenaoGeral de Documentao e Informao CGDI. O servidor titular da CGDI gestor geral do AGUDoc e responsvel pela
35
Doravante, tendo o processo de n ................................. renumeradas as suas folhas, passa o todo se constituir de .............................folhas, inclusive esta. _____________________________________ Assinatura
216
Exemplo de Recibo
especificao do treinamento necessrio para sua operao, determinao de perfis de acesso, incluso, bloqueio e excluso de usurios, alm de incluso de tabelas e dados no Sistema.
Vantagens do Sistema AGUDoc:
Integra as atividades de protocolo e arquivo de todas as unidades da AGU; Controla a tramitao de documentos e processos nas unidades da AGU e seu envio para rgos e pessoas fsicas e jurdicas externos instituio; Possui grande capacidade de pesquisa; Possibilita a recuperao imediata da informao previamente cadastrada; Permite a localizao fsica da documentao via Sistema; Emite diversos tipos de relatrios; Propicia o controle de prazos pelos prprios usurios; Acompanhamento individualizado de Documentos e Processos; O recebimento eletrnico leva a economia de papel e garante a segurana na localizao fsica de documentos e processos; Oferece base de treinamento para simulao de utilizao do Sistema.
Cada Setor de Protocolo tem um Gestor de Unidade, que um servidor designado pelo titular de sua Unidade para: Habilitar e orientar os servidores para operacionalizao do AGUDoc; Acompanhar as atualizaes e desenvolvimento do AGUDoc; Efetuar correes necessrias referentes ao cadastramento de documentos e processos; Realizar e gerenciar a mudana de lotao de usurios entre setores de sua Unidade e Visualizar e gerar relatrios do Sistema.
215
36
Mais informaes sobre o sistema AGUDoc podem ser obtidas na pgina inicial do sistema, pelo cone Manual do Usurio ou encaminhando questionamentos atravs do cone Fale Conosco.
Exemplo de Papeleta de Encaminhamento
37
214
DOCUMENTOS GERADOS PELO SISTEMA AGUDOC

Exemplo de Resumo de Pesquisa
213
Exemplo de guia de remessa de malote
III. ROTINAS DE PROTOCOLO
212
Exemplo de capa de processo
EXEMPLOS DE FORMULRIOS PARA EXPEDIO
Exemplo de guia dos Correios

211
Partindo da ampla perspectiva sobre as atividades de Protocolo, conceituadas no captulo anterior, passaremos a descrever as rotinas da rea. As rotinas de protocolo envolvem vrias atividades, desde a entrada de correspondncia, documentos e processos pelas formas descritas a seguir passando pelo seu manuseio, tratamento, anlise, insero de dados no Sistema e envio s unidades da AGU ou externas. Esse captulo trar os principais conceitos e tarefas envolvidas nas rotinas de protocolo e deve servir como referncia para a correta realizao do trabalho. Sero tratados os procedimentos relativos a recebimento, triagem, cadastramento, anlise documental, conceito de documento e processo, juntadas diversas e tramitao.
RECEBIMENTO
CORRESPONDNCIA
Correspondncia toda espcie de comunicao escrita que circula entre entidades pblicas e/ou privadas.
CLASSIFICAO DA CORRESPONDNCIA
a. Quanto natureza: Oficial: Comunicao formal mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica ou destes com outros rgos pblicos ou empresas privadas. Particular: Comunicao informal mantida entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica. b. Quanto ao mbito de movimentao: Interna: Correspondncia mantida entre as unidades da AGU. Externa: Correspondncia mantida entre as unidades da AGU e outros rgos da Administrao Pblica, entida41 210
EXEMPLOS DE ENVELOPE, CARIMBOS, ETIQUETAS E CAPA DE PROCESSO

Exemplo de envelope
des privadas, no governamentais ou pessoas fsicas. c. Quanto origem: Recebida: Aquela de origem interna ou externa recebida pelos Protocolos Centrais Unificados e unidades protocolizadoras da AGU. Expedida: Aquela enviada pelas unidades da AGU para destinatrios internos ou externos.
RECEBIMENTO
No recebimento de correspondncias e documentos dever ser verificado: Se esto dirigidos autoridade competente; Se contm assinatura, data, nome e endereo do remetente. Tratando-se de servidor pblico, deve conter o cargo ou funo, a lotao e a matrcula; Havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao declarado; Tratando-se de peties ou requerimentos, se indicam, de modo expresso, se pedido inicial, de reconsiderao, de recurso, pedido de certido; Quando referente a pedido de certido, deve especificar o fim a que se destina e o endereo completo do interessado.
Observao: No ser recebido o documento que desatenta a qualquer dos requisitos enumerados anteriormente. Aquele que indevidamente o for, ser devolvido ao remetente.
Exemplo de carimbo de NUP
Exemplo de carimbo de numerao
Exemplo de etiqueta de capa de processo
A seguir, h um modelo de envelope padro, que possui todas as informaes necessrias sua completa identificao quanto origem e destino. No caso de no localizao do destinatrio, o envelope receber o carimbo DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA, devendo ser devolvido ao remetente.
209 42
Figura 03: Modelo padronizado de envelope
Ateno! Toda documentao que der entrada no protocolo deve ser registrada no relgio-datador antes de sua insero no Sistema para comprovar o momento de seu recebimento e possibilitar uma posterior conferncia.
importante ressaltar que documentos oficiais esto destinados ao cargo do destinatrio e no pessoa que o ocupa. Portanto, quando um documento oficial for encaminhado a um destinatrio que no ocupe mais o cargo, dever ser aberto para as providncias cabveis.
RECIBO
O recibo o documento que comprova entrega e o recebimento de um documento ou correspondncia. Deve-se identificar o servidor que recebe (pelo nome e cargo escritos de forma legvel, digitados ou carimbados), a data e hora e assinar o recibo. Essa forma de recebimento por meio de recibo fsico - deve ser adotada somente para envio a unidades externas AGU. Em se tratando de documentos ou processos cadastrados e tramitados no Sistema AGUDoc, deve-se efetuar o recebimento eletrnico tempestivamente, ou seja, assim que forem conferidos os documentos ou processos recebidos.
43
O recebimento eletrnico a nica forma de Ateno! O no recebimento garantir com segurana a eletrnico acarreta a carga de ressobre a localizao de localizao de documen- ponsabilidade documentos e processos para a unitos e processos. Por isso, dade que consta no Sistema e difisempre que receber do- culta sua localizao quando necescumentos e processos, srio. A localizao no Sistema deve corresponder SEMPRE localizao deve ser dado a baixa no Sistema AGUDoc de forma a possibilitar o seu resgate fsico quando for preciso. As correspondncias, documentos e processos ser recebidos no Protocolo de diversas formas.
ANEXOS
FORMAS DE RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS,

PROCESSOS E CORRESPONDNCIAS
a. Guich de Protocolo: Quando as correspondncias, os documentos e processos so entregues diretamente no balco por pessoal interno ou externo. b. Malote: Quando os documentos, processos e correspondncias so enviados ao Protocolo por meio de malotes provenientes do Protocolo Central (Braslia) ou de outras Unidades da AGU; c. Outros servios dos Correios: Quando as correspondncias, os documentos e processos so recebidos e enviados por meio de sedex, carta, telegrama, encomenda etc. no guich do Protocolo.
Ateno! Nenhuma correspondncia poder permanecer por mais de 24h (vinte de quatro horas) no Protocolo, salvo aquelas recebidas s sextas-feiras, vsperas de feriados ou pontos facultativos (Portaria Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002, do MPOG).
44
ROTINAS PARA RECEBIMENTO VIA GUICH DE

PROTOCOLO
1. Recebe os documentos, processos e correspondncias, juntamente com a Guia de Remessa - para malote; ou com Recibo - para correspondncias e processos entregues no guich. 2. Confere os documentos e processos comparando com a descrio contida na guia de remessa ou recibo. 3. Verifica se os documentos e processos esto dirigidos autoridade competente. 4. Se confere, atesta o recebimento. Caso contrrio, devolve. Ateno no ato do recebimento. No deixar essa conferncia para depois! 5. Quando se tratar de recebimento de documentao externa, assina o recibo e identifica o servidor com carimbo ou nome e matrcula legveis. 6. Devolve o recibo ao entregador. 7. Registra no documento a hora do recebimento por meio do relgio-datador. 8. Encaminha a documentao para triagem. Para mais detalhes sobre os procedimentos de triagem, consulte o prximo item deste Manual, nesta pgina.
DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PBLICO. Manual de gesto de documentos do Estado do Paran. Curitiba: O Arquivo, 2007. MINISTRIO DA AGRICULTURA, PECURIA E ABASTECIMENTO. Manual de Procedimentos: Comunicaes Administrativas. Braslia DF: MAPA, 2004. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Manual de Gerenciamento de Documentos e Utilizao do CPROD.net. Braslia-DF: MP, 2002. MINISTRIO PBLICO FEDERAL. Procuradoria Geral da Repblica. Glossrio de Termos Jurdicos. Disponvel em: http://noticias.pgr.mpf.gov.br/servicos/glossario. MARTINS, Neire do Rocio. Manual tcnico organizao de arquivos correntes e intermedirios. Universidade Estadual de Campinas Agncia de Formao Profissional Arquivo Central do Sistema de Arquivos. Campinas, 2005. 41 p. Disponvel em: http://www.unicamp.br/siarq/publicacoes/ organizacao_arquivos_cor rentes_intermediarios.pdf PAZ, J. M. da, et all. A responsabilidade dos arquivos nas tomadas de decises. Biblios, Peru, v. 18-19, abr./set. 2004. Disponvel em http://www.bibliosperu.com articulos/18_19/2004_20.pdf
ROTINAS PARA RECEBIMENTO VIA MALOTE

A diferena no tratamento da correspondncia e documentao recebida via malote somente relativa s sacolas de malote. Todos os procedimentos de triagem e cadastramento so idnticos aps a abertura de envelopes ou do malote. 1. Recebe o Malote. 2. Abre o Malote, retira a Guia de Remessa de Malote (GRM) em duas vias. 3. Confere a documentao contida no Malote Se correto, atesta o recebimento.
45
206
BIBLIOGRAFIA
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-Geral de Documentao e Informao. Instalao da Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos PRU 5 Regio (apostila de treinamento). Fevereiro, 2008. AGNCIA NACIONAL DE GUAS. Manual de Gesto de Documentos, Arquivos e Biblioteca. Braslia-DF: ANA, 2005. ARQUIVO NACIONAL. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispo sobre os procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do poder pblico. BELLOTTO, H. L. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002. _______. Coordenao-Geral de Documentao e Informao. Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio. AGU: Braslia, 2008. _________. Conselho Nacional de Arquivos. Classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica/ Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL. Programa de Gesto Documental Manual de Procedimentos. Disponvel em: www.jf.gov.br/portal/gestaodocumental /documentos/ MANUAL%20DE%20PROCEDIMENTOS.pdf
4. Se faltar algum documento relacionado, grifa o item e faz a observao no verso das duas vias da Guia, data, assina e se identifica com carimbo ou nome e matrcula legveis. 5. Se no foi registrado o documento na Guia, acrescenta nas duas vias da mesma. 6. Aps a conferncia e assinada as Guias, arquiva a 1 via e devolve a 2 via para a unidade de origem no Malote. 7. Encaminha os documentos ao Servio de Triagem.
Ateno! A sacola de malote deve ser sempre enviada, ainda que vazia, de forma a permitir que o servio no seja interrompido. Ao enviar a sacola, no esquecer de inverter o carto de endereo existente em sua parte externa para indicar sua destinao correta.
TRIAGEM
A triagem consiste na verificao prvia de toda documentao que ser protocolada (j registrada no relgio-datador, conforme orientao anterior), separada e cadastrada.
ABERTURA DE DOCUMENTOS E CORRESPONDNCIAS

Aps verificao das informaes nos envelopes, verifica-se a possibilidade de abertura dos mesmos. Lembre-se que NO podem ser abertos: Correspondncia particular; Correspondncia, processo ou documento confidencial; Correspondncia, processo ou documento de carter licitatrio.
205
46
PRAZOS
Verificar os documentos e processos que possuem prazos e so urgentes. Os documentos e processos de carter urgente tero tratamento preferencial, com encaminhamento imediato. No caso de Protocolo Central Unificado PCU, separar os documentos e processos por Unidade Protocolizadora (NUP). Por medida de segurana e para fins comprobatrios, os envelopes devem ser guardados agrupados por data de recebimento e guardados por um perodo de trinta dias.
ROTINA DE TRIAGEM DE DOCUMENTOS

1. Recebida a documentao entregue pelos Correios, verifica se o envelope pode ser aberto. 2. Compara a documentao com a Guia dos Correios a ser atestada. Caso encontre documentao com destinatrio no identificado ou que no pertena Unidade, ape o carimbo de DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA e devolve aos Correios 3. Atesta o recebimento na Guia da ECT e devolve. 4. Se o envelope no pode ser aberto, tira cpia do envelope para recibo e envia para expedio. 5. Se pode ser aberto, verifica se est dirigido a autoridade competente, se contm assinatura e, havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao declarado no documento. 6. Registra a hora do recebimento no relgio-datador do documento contido no envelope. A mesma orientao vale para os documentos de procedncia interna e que so entregues diretamente no guich do Protocolo. 7. Verifica se h documentao urgente. 8. Se houver documentao urgente, envia imediatamente para cadastramento e expedio. 9. No caso de PCU faz a separao por unidade Protocoliza47
DISPOSIES FINAIS
Para finalizar este Manual, seguem alguns princpios de conduta que devem ser seguidos por todos os servidores e colaboradores da rea de documentao: 1. Observar princpios ticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrio com relao s informaes neles contidas. 2. Cada rgo ou unidade dever ter uma comisso credenciada, com competncia para receber documentos de carter sigiloso, como confidenciais, secretos e reservados. 3. vedado fornecer informaes sobre o contedo das notas, pareceres e despachos proferidos nos processos em tramitao na AGU, salvo quando estes ltimos encerrarem exigncias a serem atendidas pelos interessados. 4. vedado o acesso de pessoas estranhas s dependncias internas dos setores de Protocolo e Arquivo. 5. Caber a cada rgo ou unidade definir sua prpria estrutura de protocolo, se central e/ou setorial, de acordo com as orientaes deste manual. A CGDI poder ser consultada para dirimir eventuais dvidas quanto adequao de estrutura. 6. Dispensar adequado tratamento fsico aos documentos, observando cuidados de higiene e manuseio, de acordo com as orientaes deste manual. 7. As dvidas e casos omissos sero dirimidos junto Coordenao-Geral de Documentao e Informao (CGDISGAGU).
dora. 10.Encaminha os documentos e processos para cadastramento. Aqueles j cadastrados, encaminha para tramitao e/ou expedio. 11.Mantm os envelopes por, no mnimo, 30 dias para comprovao do recebimento, caso necessrio.
CADASTRAMENTO
Aps o recebimento da documentao, independente da forma de entrega, deve ser feito o registro de seu contedo no Sistema AGUDoc. O cadastramento consiste na insero dos dados do documento, com o objetivo de controlar a movimentao de documentos e processos, fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados e permitir sua localizao quando necessrio. O cadastramento primordial para viabilizar todas as aes e decises que devero ser tomadas a partir das informaes contidas no documento. Por isso, deve ser feito com ateno de maneira a extrair, de forma clara e precisa, os elementos necessrios sua identificao inequvoca. Deve ser dada especial ateno aos documentos recebidos que no contenham NUP, realizando pesquisa de antecedentes antes de proceder ao registro no Sistema, para evitar a duplicidade de informaes e transtornos advindos de tramitaes equivocadas.
NMERO NICO DE PROCESSO E DOCUMENTO NUP

De acordo com a Portaria Normativa n 3/2003 do MPOG, deve ser atribuda numerao nica de processos aos rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios, autarquias e fundaes federais. O NUP visa integridade do nmero conferido ao documento ou processo, sendo atribudo aos documentos e processos
48
na unidade protocolizadora de origem. O NUP constitudo de quinze dgitos, acrescidos mais dois dgitos de verificao (DV). Todos os documentos e processos recebidos e expedidos pelas unidades protocolizadoras da AGU devem receber uma numerao.
Quadro: Estrutura do nmero nico de processo e documento.
0 0 0 0 0 1 grupo Refere-se ao cdigo numrico atribudo a cada unidade protocolizadora; identifica o rgo de origem do processo.
0 0 0 0 0 0 / 2 grupo Determina o registro seqencial dos processos e documentos cadastrados. reiniciado a cada ano.
0 0 0 0 3 grupo Indica o ano de formao do processo ou documento.
0 0 4 grupo Digito verificador que garante unicidade ao nmero gerado.
TABELA DE UNIDADES
Para utilizao da sistemtica de numerao nica de processo, os rgos integrantes do Sistema de Servios Gerais (SISG) do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto MPOG devem obedecer s faixas numricas de codificao de unidades protocolizadoras definidas pela Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do MPOG. As unidades da AGU recebero numerao entre as faixas numricas de 00400 a 00599. Para mais informaes sobre as faixas de NUP das unidades da AGU, ver Anexo.
CADASTRAMENTO DE UNIDADES
Quando uma nova unidade inicia suas atividades, necessrio atribuir um cdigo de unidade protocolizadora (cinco dgitos iniciais da NUP). A solicitao de criao de NUP, bem como a insero da nova unidade no Sistema deve ser feita formalmente pelo chefe da unidade Coordenao-Geral de Documentao e Informao. A atribuio feita pelo SISG do MPOG.
49
4) Documento classificado e endereado eletronicamente no AGUDOC.
NUP EXTERNO
Os processos oriundos de rgos da Administrao Federal Direta, Autarquias e Fundaes, mantero em seu cadastramento e sua tramitao, o mesmo nmero recebido no rgo de origem, vedada assim, atribuio de nova numerao. No caso de retorno de documentos ou processos j cadastrados, ser atribuda numerao da AGU ao novo documento que encaminha o documento ou processo (Portaria Normativa n 03/ 2003, do MPOG), fazendo a referncia a qual documento anterior se refere a resposta ou considerao.
NUP INTERNO
O NUP gerado pelo Sistema no ato do cadastramento deve ser transcrito na parte superior direita da primeira folha de cada documento ou pea de processo, por meio de carimbo ou transcrio manual com letra legvel. Cada unidade deve providenciar a confeco de carimbo prprio, identificando sua Unidade. Exemplo de carimbo:
5) Uma vez classificado e endereado, voc poder tanto adicionar como limpar as informaes; posteriormente, clique em salvar para confirmar a operao.
Figura 04: Exemplo de carimbo de NUP
Os espaos reservados para o NUP, data e hora devero ser preenchidos caneta esferogrfica, com letra legvel
ANLISE DOCUMENTAL
O cadastramento dos documentos e processos no mbito da AGU feito com base no Assunto e no somente no tipo de documento. Para tanto, antes do cadastramento no Sistema, importante que se extraiam as informaes-chave que permitiro sua identificao de maneira inequvoca.
50
TIPO DE DOCUMENTO
Os principais tipos de documentos de comunicao na Administrao Pblica so:
*So considerados tipo de documento somente para a AGU. Se apresentam como formulrio. **Deve ser utilizado, excepcionalmente, quando no est identificado em nenhum dos casos listados.
Ata Aviso Aviso circular Carta Carta circular Carta/Proposta Certido Citao, Notificao, Intimao Comunicado Comunicado circular Despacho E-mail E-mail circular Exposio de motivos Fax Fax-circular Informao Mandado de segurana Memorando Memorando circular Mensagem Nota fiscal/Fatura Nota interna Nota jurdica Nota tcnica Notificao Ofcio Ofcio circular Parecer jurdico Parecer tcnico Pedido de compra, Contratao de servio* Petio Portaria Portaria conjunta Portaria normativa Relatrio Requerimento Representao Solicitao de pagamento* Solicitao de participao em evento Solicitao de Suprimento de Fundos* Solicitao 0800* Telegrama / Telex Termo de instaurao Documento**
2) Na tela seguinte, vamos classificar o documento/processo de acordo com a tabela de classificao do CONARQ Conselho Nacional de Arquivo. Possibilitando o endereamento fsico do documento/processo.
NMERO DO DOCUMENTO
Os documentos so identificados por NMERO/ANO/SIGLA do rgo que expede. Para efeito de identificao do nmero do documento, considera-se a numerao, ano e sigla Alguns documentos no possuem numerao, devendo ser identificados como S/N (sem nmero). O documento deve ser cadastrado como veio do rgo de origem, exceto, quando a sigla vier antes da numerao. O padro NMERO/ANO/SIGLA deve ser adotado no ato do cadastramento. A sigla antes do nmero tende a dificultar a filtragem na pesquisa quando for necessrio localizar o documento.
3) No campo da sub-classe, busque a classificao do documento no sistema alto preenchimento classificao e temporalidade.
51
200
Antes de iniciar os trabalhos de avaliao do acervo, deve-se certificar se os documentos e processos esto devidamente registrados e classificados no sistema AGUDoc. Cadastrar os documentos sem registro; Verificar se os documentos j cadastrados esto tramitados para o arquivo (e se constam de despacho da autoridade para arquivamento).
PROCEDNCIA/ORIGEM
O rgo/unidade que emitiu o documento. A procedncia pode ser identificada pela sigla que acompanha a numerao do documento (NUMERAO/ANO/SIGLA), pelo cabealho ou pela assinatura. Pode ter procedncia interna (unidade da AGU) ou externa (outros rgos).
Ateno! No deve ser reproduzido o nome do documento ao fazer sua descrio em Nmero do Documento, somente os algarismos e/ou caracteres alfanumricos que o identificam. Para indicar se o documento ofcio, memorando, parecer, nota jurdica etc., existe uma opo no Sistema denominada Tipo de Documento. Por exemplo: Ofcio n 17/2008/CCAF/AGU Tipo de documento: Ofcio Reproduzir como Nmero do Documento: 17/2008/CCAF/AGU
TELAS DO AGUDOC
ARQUIVO O AGUDOC, contempla a tabela de classificao de documentos, e o endereamento fsico; que no momento de arquivamento, dever ser classificado, endereando-se fisicamente no sistema. ARQUIVANDO DOCUMENTOS/PROCESSOS Passo a passo: 1) O documento/processo com destino para o setor de arquivo, abre-se a possibilidade do seu arquivamento fsico. Na tela de detalhes, no menu de alterao clique em arquivamento, conforme figura abaixo:
DATA DO DOCUMENTO
A data em que o documento foi produzido e assinado. Pode estar localizada no canto superior direito do documento ou aps o contedo.
DESTINO
Trata-se do rgo ou unidade a que se destina o documento ou processo. O documento pode ter um destino interno (qualquer unidade da AGU) ou externo (outros rgos). A identificao do destino pode estar no cabealho ou no rodap do documento.
INTERESSADO
A pessoa fsica ou jurdica que objeto de anlise do documento ou processo. de quem se trata o documento ou processo. Segundo a lei 9.784/99:
Art. 9 So legitimados como interessados no processo administrativo: I- pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares de
199 52
direitos ou interesses individuais, ou no exerccio do direito de representao; (...) III- as organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos; IV- as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou interesses difusos.
ASSUNTO
E o resumo do teor do documento. Deve ser claro e conciso e no necessariamente reproduzir integralmente todo o texto do documento. Veja o quadro O certo e o errado na descrio do assunto, na pgina seguinte.
Ateno! O interessado no , necessariamente, a pessoa que assina o documento. No caso de Requerimento, a procedncia e o interessado podem ser coincidentes.
DOCUMENTOS VINCULADOS
So outros documentos que fazem referncia ao documento analisado. Os documentos vinculados podem ou no estar juntados ou apensados. Por exemplo: Expede-se um ofcio de solicitao (A); recebese um ofcio em resposta (B). O oficio de resposta (B) um documento vinculado ao ofcio que o solicitou (A) e deve ser citado quando do cadastramento de (B).
53
Ateno! O certo e o errado na descrio do assunto:

Linguagem inapropriada: Errado: Solicito por favor saber onde se encontra o processo de minha me. Correto: Solicita informaes sobre processo n 000934.034930/200165 Muito sucinto: Errado: Frias Correto: Solicitao de frias no perodo 10/01/2001 a 10/02/2002. Muito extenso: Errado: Usucapio (proc. n1997.000.003365-9 6 Vara Cvel de Madureira/RJ em ateno a solicitao contida no oficio 0025/AGU,com data de 11 de maro de 2001 (documento cadastrado nesta unidade sob o n 00055555555/2001-111) conforme informao .dos tcnicos desta gerncia ,at a presente data ,no consta nos arquivos de prprios nacionais cadastrado para o imvel localizado na Rua Joo n 222 , Saudades , neste municpio , RJ e tambm no e formado por terreno de marinha e/ou acrescidos. Correto: Resposta ao ofcio 0025/AGU/2001 referente ao proc. N
VIII. REGISTRO NO SISTEMA AGUDOC
DOCUMENTO
Entende-se por documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
a. Quanto espcie: Administrativo: Referente s atividades puramente administrativas; Judicial: Referente s aes judiciais e extrajudiciais; Consultivo: Referente ao assessoramento e orientao jurdica. Busca dirimir dvidas entre pareceres, busca alternativas para evitar a esfera judicial. b. Quanto ao grau sigilo: dependendo do teor da documentao, ela pode receber diferentes classificaes.
54
DOCUMENTOS SIGILOSOS ATENO ESPECIAL

Podemos dizer, de maneira bem simplificada, que na AGU existem duas grandes rea cuja gesto da informao merece tratamento diferenciado quanto a seu tratamento e divulgao: questes relacionadas defesa da Unio e alguns temas relacionados gesto administrativa e de pessoal. importante saber que existe regulamentao por parte do Governo Federal para o tratamento de dados e informaes de carter sigiloso. As principais regulamentaes esto no Decreto n 4.553/2002, que classifica as informaes de acordo com sua importncia: Reservado: Dados ou informaes cuja revelao noautorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos; Confidencial: Dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar danos segurana da sociedade e do Estado; Secreto: Dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, projetos, planos ou operaes de interesse nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado; Ultra-secreto: Dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais, a plano ou operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado.
55 196
de guarda. Jamais utilizar barbantes ou elsticos que cortam e danificam a embalagem e os documentos ali acondicionados. Utilizar pastas com prendedores e hastes plsticas. Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento. Usar embalagens de tamanho maior que o documento para no dobr-lo ou amass-lo. No acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa. O acondicionamento dos documentos textuais deve ser feito em caixas-arquivo de tamanho padro produzidas em material inerte.
que as fotocpias no substituem o original ou a 2 via de um documento. Evite guardar documentos, mapas ou outros objetos de grande tamanho, em forma de rolos ou em gavetas ou caixas pequenas. Acondicione em envelopes de papel neutro e, de preferncia, em mapotecas. Evite fumar, beber ou se alimentar perto de documentos, evitando o perigo de manchas, queimaduras e atrativos para insetos. Evite materiais que derretam tais como elsticos de ltex. Use cadaros de algodo. Evite colas plsticas e em basto que favorecem a degradao. Substitua por metilcelulose (a base de gua) que neutra e reversvel. Os papis das capas de processo devem ser alcalinos e/ ou capas de processos que contenham fibra longa (papel Kraft branco KB 125, com 125 g/m2) para que tenham resistncia ao manuseio.
Quando as informaes j foram classificadas, seu tratamento relativamente simples. Convm destacar, no entanto, que para o tratamento de informaes no classificadas determinados padres de conduta so altamente recomendveis: A AGU trata, na defesa da Unio com informaes que, se divulgadas, podem comprometer o andamento de processos ou prejudicar a defesa. Por outro lado, deve-se ter bastante cuidado para no divulgar informaes que possam comprometer a honra e a imagem de pessoas envolvidas em processos administrativos (especialmente processo administrativo disciplinar) ou fornecer informaes sobre procedimentos administrativos, com nfase queles ligados a processos licitatrios. Dedicaremos uma seo especial ao tratamento de informaes e documentos sensveis no final deste Manual.
DOCUMENTO OSTENSIVO
Documento sem classificao quanto ao grau de sigilo, cujo acesso livre.
ACONDICIONAMENTO E GUARDA
Antes do acondicionamento dos documentos em caixas-box, recomenda-se a higienizao do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos. O tipo de material e mobilirio adequado para a guarda de documentos deve corresponder freqncia de uso dos mesmos, em funo da durabilidade e facilidade de acesso consulta. Deve-se analisar as melhores opes de embalagens. Pode-se adotar diversos modelos de caixas, envelopes, folders, pastas, etc. Para definir a melhor forma de acondicionamento necessrio considerar o tamanho e o tipo de documento, o espao disponvel, os custos e o tempo
195
CADASTRANDO UM DOCUMENTO
obrigatrio o cadastro de todos os documentos expedidos e recebidos pelas unidades da AGU no Sistema AGUDoc. O Recibo deve ser emitido somente quando o documento estiver sendo encaminhado para rgos externos s unidades da AGU. O Sistema AGUDoc tem a opo de recebiObservao: Os cadastradores mento eletrnico e TO- devem atentar para o encaminhamento DOS os usurios devem do documento juntamente com sua dar baixa em suas pen- Papeleta de Encaminhamento. dncias para assegurar que os documentos sejam localizados no momento em que for necessrio. Sempre que se recebe um documento ou processo fisicamente, deve-se executar o rece56
bimento eletrnico, que substitui o recibo de papel. Essa a nica forma de garantir, com segurana, que o Sistema reflita a real localizao de documentos e processos. Agora que j vimos quais os tipos de documentos e como deve ser seu tratamento, vamos falar um pouco sobre seu tratamento no Sistema AGUDoc. Voc ter informaes mais detalhadas sobre as funcionalidades do AGUDoc no Manual do Sistema. Instrues de cadastramento no Sistema:
CAMPO
NUP
COMO PRESERVAR OS DOCUMENTOS

As mos devem ser lavadas no incio e ao final do trabalho. Freqentemente os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mos tambm danifica o documento ao longo do tempo. Ao consultar livros ou documentos, no apoiar as mos e os cotovelos. Recomenda-se sempre manuse-los sobre uma mesa. Cuidar para no rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retir-lo de uma pasta, caixa ou estante. No dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele dobrado resulta em uma rea frgil que se rompe e rasga facilmente. Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda permanente. Alm das perfuraes produzidas, os grampos de metal enferrujam rapidamente. Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferncia clipes plsticos, ou metal no oxidvel ou proteger os documentos com um pequeno pedao de papel na rea de contato. Ao furar documentos, dobrar a folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador. No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a aderncia rapidamente, resultando em uma mancha escura de difcil remoo. Uso de cpias xerox de documentos contra-indicado, pois as mquinas xerox, que operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causam danos tanto ao papel como tinta do documento original. importante lembrar
194
INSTRUES DE CADASTRAMENTO
- NUP novo: gerado automaticamente pelo Sistema a partir da Unidade de lotao do usurio. - Nos protocolos centrais unificados (PCUs), o cadastrador dever selecionar a unidade protocolizadora para gerao de NUP novo correspondente quela unidade. - NUP externo: para documentos recebidos e que j foram cadastrados por rgos e entidades externas a AGU. - NUP interno anterior ao AGUDOC: para identificao de documentos antigos, cadastrados em sistemas anteriores ao AGUDoc. Ao selecionar estas duas opes anteriores (externo e anterior ao AGUDoc), o nmero dever ser informado pelo cadastrador.
57
Para que o documento permanea em condies de utilizao so necessrias prticas de conservao de documentos que visam assegurar a integridade fsica dos suportes e a qualidade do acesso s informaes. Todos os usurios da documentao produzida e expedida devem se preocupar com a importncia da conservao do patrimnio pblico, histrico, comprobatrio e cultural da instituio. Esse legado de responsabilidade de todos. Para uma boa conservao observar as seguintes orientaes: 1. Limpeza: o acmulo de p no ambiente favorece o surgimento de fungos e bactrias, que se proliferam quando a umidade aumenta e transforma as partculas de poeira em habitat ideal para sua reproduo. Remover o p e demais sujidades a seco; Remover o p das lombadas e partes externas com aspiradores e para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo; Sempre que possvel, remover os objetivos que causem danos aos documentos como prendedores metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos, substituindo-os, quando necessrio, por materiais inertes, como o propileno; Dedetizar com freqncia o ambiente do arquivo; No fumar nem consumir alimentos e bebidas na rea de trabalho 2. Temperatura e umidade relativa devem ser mantidas com ndices de 20C de temperatura e 50% de Umidade Relativa do Ar. Altos ndices de temperatura e umidade so extremamente prejudiciais aos documentos, pois aceleram processos qumicos de deteriorao, alm de permitir a proliferao de insetos e o ataque de microorganismos (fungos e bactrias).
193
CAMPO
D o c u m e n t o Toda documentao deve ser cadastrada como ou documento. Processo Porm, alguns documentos, dependendo do assunto e prvio acordo entre o Protocolo e a rea responsvel, devero iniciar como processo. Tipo de documento O tipo de documento dever ser escolhido entre aqueles apresentados na tabela do Sistema, conforme orientao no item Anlise Documental (p. 50) Em situaes excepcionais, somente quando o tipo no estiver relacionado na lista oferecida pelo Sistema, selecionar como DOCUMENTO. No ato da incluso, o documento sempre ser classificado como principal. O Sistema atribui este status automaticamente. O nmero deve ser cadastrado como consta no documento, sem citar o tipo de documento no campo Nmero do Documento. Errado: OFCIO089/2007/AGU Correto: 089/2007/AGU - No caso da sigla constar antes da numerao, deve-se cadastrar na seguinte seqncia: NUMERAO/ANO/SIGLA. Exemplo: 725/2007/AGU; - No caso de cpia, o nmero deve ser cadastrado incluindo NUMERAO/ANO/SIGLA(COPIA). Exemplo: 725/2007/AGU(COPIA). - Quando o documento no possuir numerao, deve-se inserir: S/N (sem nmero). Data do recebimento ou da expedio umento/processo. do doc-
Status do Documento
Nmero do documento
Data de recebimento ou expedio
58
CAMPO
Data do documento
Deve ser a data que consta no documento, observando que o ano deve ter quatro dgitos. Quando o documento no possuir data, deve-se informar a data de entrada na instituio e fazer a devida ressalva no campo Observao. Verificar se o documento administrativo, judicial ou consultivo. Dependendo da espcie selecionada, o Sistema abrir campos especficos de cadastramento. A opo de consulta pela Internet est disponvel apenas para documentos ou processos administrativos.
Espcie
Recebido ou - Recebido todo o documento que entra na unidade. Expedido - Expedido todo documento produzido na unidade e que ser expedido. Prazo Sempre que constar no documento ou processo, ou pedido por meio de despacho, o prazo deve ser inserido no Sistema. Deve-se informar a quantidade de dias corridos do prazo. O Sistema gera automaticamente a data final do prazo. Opo do Sistema para cadastramento de documentos e processos sigilosos. Disponvel somente para usurios habilitados. Data em que expira a restrio de acesso ao documento ou processo sigiloso. Deve ser definida pela autoridade competente. Pode ocorrer em casos cujo assunto no se requeira mais sigilo. Por exemplo, termos de um edital de licitao aps a sua concluso.
Sensvel
Data de Validade
59
CAMPO
Motivo
Razo que levou classificao do documento como sensvel. Visvel somente para documentos judiciais. Informar o nome do autor por extenso. Nos processos judiciais em que a AGU esteja envolvida, a Unio sempre ser parte, ora como autora, ora como r. Visvel somente para documentos judiciais. Informar o nome do ru por extenso. Nos processos judiciais em que a AGU esteja envolvida, a Unio sempre ser parte, ora como autora, ora como r. No caso de documentos judiciais, caso haja o nmero do CPF ou do CGC, expresso no documento, inform-lo neste campo. - Interna: De qualquer unidade da AGU. - Externa: De unidades da Administrao Pblica que no pertenam AGU. importante que a procedncia seja especfica do setor que deu origem ao documento ou processo. A procedncia pode ser identificada a partir da sigla na numerao do documento ou pelo cabealho que geralmente vem acompanhado do braso ou logotipo do rgo. Exemplo: 725/2007/AGU/PSU/MGA. (numerao) (sigla) A procedncia interna da ProcuradoriaSeccional da Maring. Se necessrio, utilize o campo Complemento para indicar pessoa ou unidade/setor que remeteu o documento.
Autor
Ru
VII. CONSERVAO DE DOCUMENTOS
CPF/CGC
Procedncia
60
CAMPO
Interessado
Aquele de quem trata o documento ou processo. de extrema importncia nos casos que haja mais de um interessado, que se cadastre por extenso o nome de todos os interessados. - No permitido o uso da expresso E OUTROS. Quando se tratar de documentos ou processos judiciais, o interessado ser sempre a parte contrria Unio. Importante! A pessoa que assina (procurador, coordenador, advogado) no ser o Interessado, exceto em casos de Requerimento. Quando se tratar de assunto de interesse da Unidade, como por exemplo, Solicitao de Suprimento de Fundos, o interessado ser a Unidade. Para que atinja sua finalidade de ser campo principal para pesquisa, o assunto deve ser descrito por duas partes: a primeira parte com descrio geral e a segunda parte com descrio especfica (por exemplo: perodo, nmero de fatura, nmero de ao ou mandado, objeto de ao, objeto de mandado, entre outros). a. Os documentos judiciais devem conter as seguintes informaes: 1. tipo de documento; 2. nmero (inclusive com os pontos, barras e hfens); 3. objeto (contedo). Quando for cadastrado o nmero de uma ao ou processo, importante escrev-lo da maneira como consta no documento, incluindo os zeros, mesmo que antes da numerao. Ex: 0000.15.30.0708-1 (forma correta). Exemplo:
Somente sero aceitas as transferncias que estiverem de acordo com as exigncias fixadas neste Manual. Os documentos e processos podem ser reativados, voltando a tramitar, com o seu desarquivamento requisitado pela autoridade competente.
RECOLHIMENTO
Os documentos considerados de valor histrico, probatrio ou informativo, cuja preservao dever ser em carter definitivo em funo de seu valor, sero recolhidos e passaro custdia e responsabilidade do Arquivo Central da AdvocaciaGeral da Unio. As instrues de transferncia esto listadas no item anterior.
Assunto
Ao civil pblica 22003.37.00.00.10539-4 3Terra Indgena Vila Real. (1:tipo) (2:nmero) (3:objeto) Mandado segurana 221688-3/160 3Pagamento verbas atrasadas. (1:tipo) (2:nmero) (3:objeto)
61
190
guarda permanente, segundo os critrios da Tabela de Temporalidade e Destinao. A unidade responsvel pela deciso do arquivamento de documentos e processos aquela onde o mesmo foi encerrado, resolvendo a demanda que o gerou. A transferncia de documentos e processos para o Arquivo Central deve seguir os seguintes critrios: Sero recebidos pelo Arquivo Central somente os documentos de arquivo definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pela AGU e PGF, em decorrncia do exerccio de suas atividades especficas, qualquer que seja o suporte de informao ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade; Somente sero recebidos documentos relacionados em guias prprias de transferncia, que devem ser emitidas em duas vias, conferidas e assinadas por servidores responsveis pela transferncia e pelo recebimento, no Arquivo Central (modelo e instrues de preenchimento encontram-se em anexo); Os processos transferidos ao Arquivo Central devem contem despacho determinando o arquivamento, incluindo o local, a data, assinatura e identificao da autoridade competente, com a respectiva funo; A transferncia ser feita de documentos originais, excetuando-se os casos cujos originais encontram-se nos seus rgos de origem, dos quais s existem cpias; Os documentos e processos sero transferidos segundo a ordem e organizao mantidas nos arquivos setoriais; Quando da transferncia de documentos de arquivo, devem ser retirados os grampos e ferragens dos mesmos, as pastas suspensas devem ser substitudas por pastas de cartolina sem ferragens e acondicionadas em caixas-arquivo; Os documentos transferidos passaro a custdia e responsabilidade do Arquivo Central da AGU;
189
CAMPO
A s s u n - b. Os documentos administrativos devem conter as seguintes informaes: to

1. tipo de documento; 2. perodo/objeto a que se refere. Exemplo:
Marcao licena-prmio 2.de 10/07/06 a 09/08/06. (1:tipo) (2:perodo) Encaminha cpia certido nascimento 2Filha Maria Silva. (1:tipo) (2:objeto) Pagamento fatura 2N 242, fornecedor. Fornecimento passagem area. (1:tipo) (2:fatura/objeto)
Deve-se evitar encaminhar um documento administrativo com vrios assuntos e interessados diferentes para no dificultar a busca de informaes. Mais informaes no item Anlise Documental (p. 50).
Valor
Visvel somente para documentos consultivos. Informar o valor estimado do processo de licitao em consulta.
D o c u - Sempre antes de iniciar o cadastramento, deve-se verim e n t o s ficar se existe antecedente que ser o vnculo do docuvincula- mento ou processo. dos - Informar somente o NUP do documento vinculado. O b s e r - Informao adicional cujo contedo no essencial vao busca, mas ajuda na sua especificao. - Avisar sobre desmembramento, desentranhamento, apensao, volumes, etc. Destino Pode ser Interno/Externo/Usurio - Interno: quando tramitado entre unidades da AGU; - Externo: destinado a rgos e entidades externas; - Usurio: quando tramitado para um servidor especfico.
62
CAMPO
Despacho
- Despacho o encaminhamento que d andamento ao processo, sem tomada de deciso definitiva. - Deve ser preenchido quando solicitado pela autoridade competente. No obrigatrio. - Deve ser preenchido quando solicitado pela autoridade competente ou quando indicado no documento ou processo.
do proceder da seguinte maneira: 1. Separar os documentos por assunto; 2. Localizar o assunto no Cdigo de Classificao de Documentos; 3. Anotar o Cdigo/Assunto em folha A4 ou planilha, que ser a folha de rosto dos documentos agrupados; 4. Acondicionar esses documentos utilizando uma caixa arquivo para cada assunto/cdigo pois ser quantificado no momento do preenchimento do formulrio de eliminao (Ver modelo de lombada nos anexos); 5. Colar nesta caixa a etiqueta padro para Eliminao; 6. Caso o documento no pertena mais ao arquivo corrente, mas est em uma caixa aguardando avaliao, ou seja, a definio de sua temporalidade, ele dever ser agrupado com os outros do mesmo cdigo e acondicionado em caixa arquivo com etiqueta padro; 7. O documento que j cumpriu a fase intermediria e de guarda permanente, ser higienizado e acondicionado para futuro tratamento.
Prazo
Ateno! No caso de um documento tratar de mais de um assunto ou interessado, o mesmo dever ser desmembrado, ou seja, devem-se gerar tantas cpias quantos forem os assuntos ou interessados constantes do documento e cadastrar cada cpia com novo NUP (no confundir com Gerao de cpia no sistema) Exemplo: Memorando para a CGRH encaminhando certido de nascimento, recibo de identidade funcional e atestado mdico; ou, Memorando para a SGCT com proposta de procedimento junto ao Supremo Tribunal Federal (STF) em mais de uma ao. No campo Nmero do Documento, deve-se cadastrar o original como nas instrues e as cpias incluindo NUMERAO/SIGLA(COPIA). Exemplo: 725/2007/AGU(COPIA).
TRANSFERNCIA
A transferncia de documentos do arquivo corrente ou setoriais para o arquivo intermedirio do rgo atividade fundamental para racionalizar o uso do espao fsico das reas administrativas, mantendo nos arquivos setoriais a documentao de valor primrio. Nos arquivos intermedirios ficam os documentos que, cessado ou reduzido seu uso freqente nas unidades produtoras, por razes de interesse administrativo e racionalizao de recursos, so transferidos dos arquivos correntes e aguardam destinao final para sua eliminao ou recolhimento para
188
REALIZANDO PESQUISA DE ANTECEDENTES

Os documentos que ingressam na AGU podem se referir a outros que j tramitam na instituio. de fundamental importncia, antes do cadastramento, realizar a pesquisa por assunto, interessado, nmero do documento etc. para verificar a existncia de tais documentos. Quando for encontrado antecedente, deve-se realizar o vnculo no campo Documentos vinculados de forma a fornecer subsdio no tratamento do tema.
63
soluo Federal n 5, de 30/09/1996, definida pelo CONARQ, que dispe sobre o assunto e d outras providncias. (Formulrio II). Termo de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao. (Formulrio III). Os documentos que aguardam aprovao para sua eliminao devem ser acondicionados em caixas-box, identificadas com lombadas especficas. Para algumas vias do documento, a eliminao pode ser efetuada no prprio arquivo corrente, pelos servidores daquela unidade, sob orientao da comisso ou grupo de avaliao. De alguns documentos so eliminadas todas as vidas, por no possurem qualquer interesse para a guarda permanente ou porque suas informaes so importantes, mas esto recapituladas em outro documento mais condensado, justificando a guarda apenas desse (ex: o contracheque, a folha de ponto e a folha de pagamento so eliminveis porque suas informaes esto recapituladas na ficha financeira, que ser guardada permanentemente). Recomenda-se no incinerar os documentos, para evitar o aumento da poluo do ar e reduzir o corte de madeiras com a reciclagem do papel. Por questo de segurana, os sugere-se a fragmentao dos documentos.
Esse vnculo gera uma pesquisa cujo resumo deve ser encaminhado junto com o documento ou processo ao destinatrio.
Ateno! O cadastrador de documentos ou processos deve somente encaminhar as informaes que tenham conexo com o documento ou processo em tratamento, no detendo autonomia para juntar ou apensar documentos ou processos. Cabe autoridade competente avaliar a relevncia de vinculao do documento antecedente ao novo documento ou processo para proceder sua juntada por anexao ou apensao.
O Resumo da Pesquisa indica os documentos ou processos que j foram cadastrados no Sistema: NUP, nmero, tipo, data, assunto, destino e data do ltimo trmite. O resumo da pesquisa tem por objetivo fornecer informaes sobre documentos ou processos anteriores que possam oferecer subsdios ou ter vinculao a assuntos j tratados ou em tratamento na AGU. Para mais informaes, veja como realizar pesquisa de antecedente no Manual do AGUDoc.
MONTANDO DOCUMENTOS
O documento, depois de cadastrado, seguir com o Resumo da Pesquisa (quando existir referncia anterior) e a Papeleta de Encaminhamento. O recibo deve ser dado de forma eletrnica pelo prprio destinatrio, sem necessidade de emisso de via em papel. A impresso de recibo deve ser feita SOMENTE quando o destinatrio for entidade externa AGU.
COMO CLASSIFICAR OS DOCUMENTOS PARA ELIMINAR

Para os documentos que sero avaliados para destinao final tambm se utiliza o assunto como critrio classificador, deven187
ROTINA DE CADASTRAMENTO DE DOCUMENTO NO SISTEMA E PREPARAO FSICA:

1. 2. 3. 4. Recebe a documentao para registro. Confere a documentao (documento ou processo). Analisa o documento. Pesquisa por assunto, interessado, nmero do documento, procedncia etc. 5. Imprime Resumo da Pesquisa caso se trate de documentodo
64
mesmo assunto. 6. Abre TELA DE INCLUSO no Sistema. 7. Digita as informaes analisadas. 8. Tramita no Sistema o documento cadastrado para o setor ou unidade responsvel. 9. Imprime Papeleta de Encaminhamento. Observao: No caso de cadastramento de documento o Sistema no permite a impresso de etiqueta. 10.Carimba o documento no canto superior direito e anota NUP gerada pelo Sistema ou transcreve manualmente com letra legvel. 11.Grampeia a Papeleta de Encaminhamento, o Resumo da Pesquisa e o documento.
Acompanham o documento cadastrado: Papeleta de Encaminhamento: Deve ser enviada somente junto com documentos cadastrados. No se usa papeleta para encaminhar processos, que j tm capa com os dados de seu contedo. A papeleta indica o contedo do documento de forma clara e objetiva: NUP, Tipo de Documento, Nmero do Documento, Interessado, Assunto, Destino, Etc. Documento: Toda informao registrada em suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. Deve-se anotar o NUP gerado pelo Sistema no canto superior direito do documento.
til do exerccio seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de arquivamento contado a partir da aprovao das contas pelo Tribunal de Contas; 4. Eliminar as cpias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental (dossi, processo ou pasta); 5. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; 6. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para o arquivo intermedirio do rgo. OBS: Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos at a concluso do mesmo.
ELIMINAO DE DOCUMENTOS
A eliminao de documentos definida aps a anlise da Subcomisso de Avaliao, que julga os valores primrio e secundrio dos documentos, seguindo os critrios indicados neste manual e os prazos de arquivamento da Tabela de Temporalidade. Segundo a Resoluo Federal n 7, de 20/05/1997, definida pelo CONARQ Conselho Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio dos seguintes instrumentos, que so de guarda permanente: Listagem de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados. Esta deve ser aprovada pela Comisso da Avaliao de Documentos CAD. Edital de Cincia de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo tornar pblico, em peridicos oficiais, o ato de eliminao dos acervos arquivsticos. O modelo do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, baseia-se na Re186
Resumo da Pesquisa: Lista outros documentos ou processos que

fazem referncia a assuntos e procedimentos que j esto em tratamento na Instituio.
Recibo: Comprova o recebimento de um documento ou processo.

utilizado em verso impressa SOMENTE para envio de documentos ou processos a entidades externas AGU. Para unidades da AGU, o recibo eletrnico, diretamente no Sistema AGUDoc e comprova o recebimento de um documento ou processo. Na verso impressa, o recibo deve identificar o servidor que recebe, a data e hora e a assinatura em letra de forma legvel ou carimbo.
65
Existncia de outras fontes (documentos recapitulativos); Necessidade de guarda do documento por precauo, em virtude de prticas administrativas (prazos precaucionais); Freqncia de consulta aos documentos. O prazo de arquivamento no deve exceder a cinco anos, incorrendo no risco de acumular documentos desnecessrios ao uso corrente e dificultar o acesso. Destinao final: registrada a destinao estabelecida que pode ser a eliminao, quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova, informao e pesquisa. Observao: Informaes complementares e justificativas, necessrias correta aplicao da tabela.
12.Encaminha para distribuio (escaninho).
PROCESSO
o conjunto seqencial de aes que tem por objetivo atender uma solicitao ou emitir uma deciso. Um processo pode receber informaes, pareceres, anexos e despachos que so tramitados em conjunto, ou seja, os documentos formam um processo e seguem para tramitao.
AUTUAO
a ao pela qual um documento passa a constituir um processo. Visa dar forma processual aos documentos que requeiram anlises, informaes e decises. A autuao de processo ocorrer nos seguintes casos: Mediante despacho de autoridade competente; Quando acordado entre o destinatrio e a Unidade Protocolizadora. No constituiro processo os documentos cujo assunto seja de carter social, tais como convites para festividades, homenagens, agradecimentos e comunicaes de posse ou afastamento de cargos, bem como as requisies de material ou prestao de servios, informaes e outros que, por sua menor importncia, possam ser atendidos diretamente em suas respectivas reas. A autuao de documentos classificados como RESERVADO, CONFIDENCIAL, SECRETO ou ULTRA-SECRETO ser processada somente por servidor com competncia e designao para tal. A autuao de documentos ou processos sigilosos ocorrer da mesma forma que os demais, tendo como ressalva a especificao no campo do Sistema denominado Sensvel do grau de sigilo expresso. Somente o cadastrador habilitado tem acesso a esse campo. O cadastrador designado da unidade de protocolo central ou setorial, aps a autuao, deve lacrar o envelope, apondo NUP, o rgo e nome do destinatrio e o
66
COMO UTILIZAR A TABELA

A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de classificao e avaliao da documentao. Ela ser utilizada tanto nos documentos correntes dos arquivos locais como nos arquivos centralizados. Proceder da seguinte forma: 1. Verificar se os documentos esto classificados de acordo com os assuntos de Cdigo de Classificao de Documentos; 2. Documentos que se referem a dois ou mais assuntos, devero ser classificados e agrupados ao conjunto documental (dossi, processo ou pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado guarda permanente; 3. Prazo de arquivamento deve contar a partir do primeiro dia
185
carimbo correspondente ao grau de sigilo. Para evitar que o teor seja indevidamente acessado, o documento sigiloso deve ser colocado em dois envelopes. O primeiro (interno) deve conter o grau de sigilo indicado, o segundo (externo) deve seguir para autoridade competente ou interessado com os dados completos necessrios ao encaminhamento e a expresso Pessoal, para evitar que seja aberto por terceiros. As responsabilidades decorrentes da manipulao e divulgao indevida de informaes de carter sigiloso esto detalhadas no ltimo captulo deste Manual. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original. No entanto, pode ser feita a autuao utilizando-se uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas. Quando for necessria a autuao a partir de cpia, deve ser solicitada por meio de despacho da autoridade competente.
TABELA DE TEMPORALIDADE
o registro esquemtico do ciclo de vida da documentao da instituio. Sua elaborao depende da anlise da documentao e visa determinar o prazo de manuteno dos documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, alm dos critrios para eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. A Tabela de Temporalidade, sendo instrumento de gesto documental, padroniza os procedimentos de avaliao de documentos, padroniza os tipos documentais, racionaliza os documentos e estabelece o cronograma de transferncia e recolhimento para os arquivos intermedirio e permanente. Sua estrutura bsica geralmente contempla os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao ou guarda permanente , alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao. Assunto/Tipo Documental: Os assuntos/tipos documentais relacionados na Tabela correspondem aos documentos produzidos pelas atividades -meio dos rgos. So tipos documentais j consagrados pelo uso e alguns identificados na legislao que regula as atividades do setor. Prazo de Arquivamento: O tempo de guarda dos documentos est relacionado ao seu ciclo de vida. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor primrio do documento, de acordo com os seguintes fatores: Existncia de legislao que regula a prescrio legal de documentos pblicos, ou seja, determinao dos prazos prescricionais;
184
PARTES DE UM PROCESSO
Folha de despacho: Pode ser produzida e impressa no prprio Sistema e destina-se a solicitaes ou informaes inerentes ao processo. Deve ser includa ao final do processo no momento em que for atendida a solicitao. Capa: A capa do processo, na cor branca, conter etiqueta (emitida pelo Sistema), com identificao do NUP, tipo, nmero, data, procedncia, interessado e assunto do documento que originou o processo. Tambm contm as anotaes de encaminhamento descritas na coluna DISTRIBUIO e os nmeros dos processos juntados, apensados e volumes no campo ANEXOS. Etiquetas de Urgente e Confidencial sero apostas, quando for o caso, no canto superior direito, devendo ser tomadas as providncias necessrias para o atendimento celeridade e ao sigilo. O modelo e a especificao tcnica para aqui67
Compete Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CAD elaborar e acompanhar, juntamente com as Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos SUBCADs o processo de avaliao de documentos da AGU e da PGF.
AVALIAO DOCUMENTAL
A avaliao documental consiste na aplicao da tabela de temporalidade, referindo aos procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. realizada em cada rgo pela Subcomisso Permanente de Avaliao de Documentos. Considera-se na avaliao os valores primrio e secundrio dos documentos: Valor primrio - refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo qual foi produzido, sejam esses fins de carter administrativo, legal ou fiscal. Os documentos apenas com valor primrio podem ser eliminados aps o cumprimento do prazo de arquivamento estabelecido na Tabela de Temporalidade. Valor secundrio refere-se ao valor do documento para atender outros fins que no so, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com valor secundrio apresentam interesse cultural, cientfico, tecnolgico ou histrico. Devem ser preservados em carter permanente, mesmo j tendo cumprido suas finalidades primeiras. Exemplo de documentos com valor secundrio: Ata de reunio, Processo de Seleo, Plano de cargos e salrios, Ato administrativo, Alterao salarial, Dossi de campanha de preveno.
183
sio de capa de processo esto no Anexo. Documento que inicia o processo: vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo. As orientaes quanto retirada de outras partes do processo est na seqncia deste Manual. Outros documentos que compem o processo: Ao processo so agrupados informaes, pareceres, anexos, despachos e outros, que devero ser numerados seqencialmente. No caso em que a pea do processo tiver um tamanho reduzido como, por exemplo, comprovantes de pagamento, cartes de embarque, fotos, etc., essa ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao, de modo que o canto superior direito do documento contenha o referido carimbo.
NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS

As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao no nmero, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo a folha inicial o nmero 01. No campo do carimbo tambm deve constar a rubrica do servidor que inserir a folha ao processo. Ateno! Cuidados com a numerao quando autuar ou tratar processos: A capa do processo no ser numerada. No item a seguir ser tratado como proceder nos casos de juntada. A numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente e seguir seqncia numrica pelas unidades que as adicionarem. Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar. Os processos oriundos de instituies no pertencen68
tes Administrao Pblica Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta. No havendo falhas, deve prosseguir com a seqncia numrica existente. Quando houver pginas e espaos que no contenham informaes, deve-se apor o carimbo EM BRANCO.
branco. Figura 05: Exemplo de carimbo Em
Quando por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo da numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a numerao anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia:
Figura 06: Exemplo de correo de numerao.
TRATAMENTO FSICO DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS
Deve-se dar adequado tratamento fsico aos documentos e processos. Observar cuidados de higiene e manuseio, fazer furos centralizados, as dobras necessrias com simetria, utilizar material adequado, como cola apropriada. Evitar uso de grampos metlicos, clipes. Preservar informaes ao apor elementos, como carimbos, etiquetas, etc. Ao lidar com documentos ou processos, evitar contato com lquidos ou alimentos.
69
ROTINA DE CADASTRAMENTO DE PROCESSO NO SISTEMA, AUTUAO E PREPARAO FSICA:

1. 2. 3. 4. Recebe o documento para registro. Confere a documentao (documento ou processo). Analisa o processo e o documento que o encaminha. Pesquisa por assunto, interessado, nmero do documento, procedncia etc. 5. Imprime Resumo da Pesquisa para o caso de cadastramento de documento. 6. Abre TELA DE INCLUSO. 7. Digita as informaes analisadas. 8. Tramita no Sistema o processo cadastrado. 9. Imprime Etiqueta. 10.Capeia o conjunto de documentos que compe o processo, colocando colchetes e obedecendo ordem do conjunto documental, conforme solicitado no despacho. Observao: Para modelo e especificaes sobre capa de processo, ver Anexo. 11.Cola a Etiqueta na capa. Observao: Ver modelo de etiqueta de processo no Anexo. 12.Identifica na capa a unidade para a qual o processo ser encaminhado. 13.Se houver, anota processos juntados ou apensados ao processo. 14.Anota o NUP, apondo carimbo no canto superior direito da primeira folha da pea inicial. 15.Numera as folhas, apondo o carimbo com o rgo, nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo.
Observao: Conforme orientao do item Cadastrar documento (p. 37), no ser impresso recibo para tramitao interna. O recebimento deve ser feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos documentos ou processos recebidos.
VI. DESTINAO DE DOCUMENTOS
70
16.Encaminha para distribuio (escaninho).
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES

Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume. Quando o processo contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado, devem ser abertos novos volumes. Deve-se providenciar nova capa, atualizando o Sistema com a informao de novo volume 1 Volume, 2 Volume, 3 Volume e assim por diante. (Portaria Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002, do MPOG). Por exemplo, um processo contm 180 folhas e precisa receber um documento contendo 50 folhas. O volume dever ser encerrado, mediante lavratura de Termo de Encerramento de Volume e aberto outro volume com o Termo de Abertura para conter as 50 folhas.
prateleiras das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos. Prateleira multiplica-se a medida encontrada, pelo nmero de prateleiras por estante, em seguida, pelo nmero de estantes ocupadas. Ex.: uma prateleira = 1 metro linear, logo em uma estante com 10 prateleiras h 10 metros lineares de documentos Arquivo de ao multiplica-se a medida encontrada pelo nmero de arquivos encontrados. Ex1: uma gaveta = 0,60 cm de profundidade, logo em um arquivo com 4 gavetas h 2,40 metros lineares de documentos. No caso da documentao amontoada, calcula-se a metragem cbica (comprimento X altura X largura) das pilhas de documentos, seguida da converso da medida encontrada em metros lineares. Pode-se simplificar, considerar a mesma altura da pilha dos documentos em metros lineares. Ex: uma pilha de documentos de 1 metro de altura = 1 metro linear. No caso de documentos em caixas-box, temse que para cada 07 caixas de tamanho padro (14cm x 27cm x 39cm) h 1 metro linear de documento. Ex: 7caixas = 1 metro linear de documento Quanto documentao iconogrfica, cartogrfica, filmogrfica, sonora e microgrfica, a quantificao dever ser feita por unidade
ROTINA DE ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES:

1. Recebe o processo para encerramento de volume. 2. Confere a numerao das pginas e faz correes, se necessrio. 3. No volume a ser encerrado, aps a ltima folha do processo, inclui o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado, conforme modelo no Anexo. 4. Quando houver novo volume a ser aberto, logo aps a capa, inclui o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado (obedecendo seqncia do volume anterior), sem numerar a contracapa do volume anterior e a capa do novo volume, dando seqencia na numerao a partir da primeira folha do novo volume, conforme modelo no Anexo. 5. Fazer a indicao do volume na capa do processo (1 VOLUME, 2 VOLUME, 3 Volume e assim por diante). 6. Registra no Sistema no campo Observao. 7. Encaminha para distribuio (escaninho).
71
180
CPIA DE DOCUMENTOS
Os documentos/processos podem ser reproduzidos mediante autorizao formal da autoridade competente. Para interessados internos AGU ou PGF, deve-se proceder ao desarquivamento e os procedimentos para a cpia devero ocorrer por conta da unidade solicitante. A solicitao de cpia ou vistas a documentos/processos, de interesse pessoal, dever ser formulado por meio de requerimento e protocolada solicitando autorizao da autoridade competente. O interessado deve arcar com os custos de reproduo, que sero pagos mediante Guia de Recolhimento emitido pela CGDI. Rotinas correspondentes ao desarquivamento para cpia de interessados externos: 1. Recebe o requerimento protocolado 2. Encaminha para autoridade competente para autorizao 3. Se autorizado, localiza o processo e calcula o nmero de pginas a serem copiadas 4. Gera Guia de Recolhimento GRU, multiplicando o nmero de pginas pelo valor unitrio de reproduo 5. Entrega Guia para o solicitante 6. Recebe o comprovante de pagamento da GRU 7. Reproduz as devidas pginas listadas no requerimento 8. Entrega as cpias ao solicitante 9. Junta o requerimento, autorizao e pagamento da GRU ao processo reproduzido.
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documentos (p. 56), no ser impresso recibo para tramitao interna. O recebimento deve ser feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos documentos ou processos recebidos.
JUNTADAS
A juntada de documentos constitui-se no ato de unir fsica e eletronicamente em um processo, mediante solicitao formal, originais ou cpias de documentos, contendo instrues, ato, pareceres, registro de decises e informaes relevantes para o assunto de que trata o processo. So formas de juntada: Juntada de documento a documento; Juntada de processo a processo; Juntada de documento a processo.
Ateno! A juntada ser feita somente quando houver dependncia entre os processos e documentos a serem juntados. Uma vez feita a juntada por anexao, no ser possvel desfaz-la. Caso seja necessrio unir processos ou documentos temporariamente, o procedimento o de juntada por apensao.
A juntada ocorrer somente a partir de solicitao formal.
COMO QUANTIFICAR DOCUMENTOS

Recomenda-se que a quantificao de documentos textuais seja feita em metros lineares, tendo como base o comprimento das
179
ROTINA DE JUNTADA POR ANEXAO DE DOCUMENTO A DOCUMENTO:

1. Recebe os documentos a serem juntados e o despacho de solicitao de juntada. 2. Analisa a solicitao e verifica os documentos. 3. Agrupa os documentos e suas respectivas Papeletas de
72
4. 5. 6. 7. 8. 9.
Encaminhamento Agrupa o despacho de solicitao de juntada. Preenche, imprime e agrupa o TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A DOCUMENTO, conforme modelo no Anexo. No se numera documentos juntados enquanto no for solicitada formalmente sua autuao. Registra no Sistema que os documentos foram juntados no campo Observao. Tramita o documento principal. Encaminha para distribuio (escaninho).
EMPRSTIMO
Esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do arquivo para: emprstimo aos usurios; prestar informaes; efetuar uma juntada. Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do Recibo de Emprstimo no qual so registradas informaes sobre o processo, alm do setor, nome. Por meio do recibo (eletrnico) possvel informar com preciso e segurana a localizao do(s) documento(s) retirado (s). O controle de emprstimo de documentos ser realizado por Sistema de Controle de Documentos da AdvocaciaGeral da Unio AGUDOC Rotinas correspondentes ao recebimento para emprstimo: 1. Recebe a solicitao de emprstimo/desarquivamento por meio de despacho ou solicitao Servios 0800 2. Confere o NUP do documento/processo a ser desarquivado 3. Consulta o Sistema AGUDOC 4. Localiza o documento/processo e procede ao desarquivamento 5. Verifica a conformidade fsica do processo/documento (numerao, apensos, juntadas, documentos listados). 6. Registra o trmite no sistema AGUDOC. 7. Imprime o recibo e agrupa ao processo/documento. 8. Entrega o documento/processo ao requisitante e recolhe sua assinatura no recibo ou procede ao recebimento eletrnico.
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documento (p. 56), no ser impresso recibo para tramitao interna. O recebimento deve ser feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos documentos ou processos recebidos.
ROTINA DE JUNTADA POR ANEXAO DE PROCESSO A PROCESSO:

1. Recebe os processos a serem juntados e o despacho de solicitao de juntada. 2. Analisa a solicitao e verifica os processos. 3. Preenche e imprime o TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO, conforme modelo no Anexo. 4. Agrupa o despacho de solicitao e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo protocolo. 5. Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, ape o processo secundrio. 6. Numera o processo secundrio seqencialmente a partir da capa (inclusive a capa e o Termo de Juntada). 7. Elimina a contracapa do processo secundrio. 8. Registra na capa do processo principal o nmero dos processos juntados. 9. Entra no Sistema com o NUP do processo secundrio. Registra a juntada no Sistema clicando na janela Alterao, e selecionando Juntar/Apensar.
73
178
O documento ficar arquivado na unidade at que cumpra o prazo para transferncia ao Arquivo Central ou sua eliminao. As operaes para arquivamento so: 1. Ler o ltimo despacho, verificando se o documento destinase ao arquivamento; 2. Se o documento no estiver classificado, atribuir um cdigo conforme o assunto; 3. Ordenar os documentos na ordem seqencial indicada no Cdigo de classificao; 4. Ao arquivar o documento na pasta, verificar a existncia de antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por conseqncia, o mesmo cdigo; 5. Arquivar as pastas na seqncia dos cdigos atribudos (a ordem so os cdigos, a NUP ou cronolgica?) usar uma pasta para cada cdigo, evitando a classificao diversos; 6. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida cronolgica, alfabtica, geogrfica, verificando a existncia de cpias e eliminando-as. Caso no exista o original manter uma nica cpia; 7. Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externamente o seu contedo e registrando a sua localizao no documento que o encaminhou. 8. Endereamento - Um endereo no sistema AGUDOC identifica um documento/processo fsico de forma similar ao de um endereo residencial em uma cidade. O endereo aponta para o local onde os documentos/processos esto armazenados. OBS: A classificao e o arquivamento de documentos baseados no assunto/contedo facilita a recuperao do contexto original da informao e agiliza a etapa de avaliao para eliminao, transferncia ou recolhimento.
177
10.Tramita o processo principal. Observao: a partir da juntada, somente tramitar no Sistema o processo principal, uma vez que o secundrio passa a ser parte dele. 11.Encaminha para distribuio (escaninho). Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documento (p. 56), no ser impresso recibo para tramitao interna. O recebimento deve ser feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos documentos ou processos recebidos.
ROTINA DE JUNTADA POR ANEXAO DE DOCUMENTO A PROCESSO:

1. Recebe os processos e documentos a serem juntados e o despacho de solicitao de juntada. 2. Analisa a solicitao e verifica os documentos e o processo. 3. Preenche e imprime o TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A PROCESSO, conforme modelo no Anexo. 4. Agrupa o despacho de solicitao e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo protocolo. 5. Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, ape o documento juntado. 6. Numera as folhas do documento juntado seqencialmente, inclusive a Papeleta de Encaminhamento e o Termo de Juntada. 7. Registra na capa do processo principal o NUP do documento juntado. 8. Entra no Sistema com o NUP do processo. Registra a juntada do(s) documentos no Sistema clicando no Link Alterao, solicitando Juntar/Apensar. 9. Tramita no Sistema o processo principal. 10.Encaminha para distribuio (escaninho). Observao: Da mesma forma que nas orientaes anteriores, o recebimento deve ser feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos documentos ou processos recebidos.
74
No ser impresso recibo para tramitao interna.
APENSAO
Apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. A apensao ocorrer somente a partir de despacho com soAteno! Na apensao, cada processo mantm sua identidade e independncia de numerao.
licitao de autoridade competente.

ROTINA DE APENSAO DE PROCESSOS
ordenao alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a seqncia das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopdico e dicionrio quando se trata de assuntos; ordenao cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sucesso temporal; ordenao geogrfica: disposio de acordo com as unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outras); ordenao temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos; ordenao numrica: disposio de acordo com a seqncia numrica atribuda aos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de dados.
1. Recebe os processos a serem apensados e o despacho de solicitao de apensao. 2. Analisa a solicitao de apensao e verifica os processos, conforme modelo do Anexo. 3. Mantm superposto um processo ao outro, prendendo a contracapa do processo primrio (principal) capa do secundrio e assim por diante. 4. Preenche, imprime e agrupa o TERMO DE APENSAO aos processos. 5. Ao final do processo secundrio (que est sendo apensado), agrupa o despacho de solicitao de apensao e o TERMO DE APENSAO emitido pelo protocolo. 6. Anota na parte inferior da capa do processo primrio (principal) os dados do(s) processo(s) apensado(s). 7. Mantm a numerao original dos processos apensados. Observao: No renumerar processos apensados. 8. Registra a apensao no Sistema. 9. Tramita no Sistema o processo principal. 10.Entra no Sistema com o NUP do processo. Registra a apensao dos processos no Sistema clicando no Link
75
ARQUIVAMENTO
Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes, o documento dever ser encaminhado ao seu destino para arquivamento, aps receber despacho final. O arquivamento a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificao dada. Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um documento arquivado erroneamente poder ficar perdido quando solicitado posteriormente. A forma mais recomendada para arquivamento a utilizao de miolos, que so pastas de cartolina (capa de processo) utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como um encarte. Auxilia a classificao, separando os documentos segundo o melhor mtodo de arquivamento (numrico, cronolgico, alfabtico, etc.).
176
a lpis, pois a classificao pode ser revista no momento da avaliao para destinao final. Procedimentos: 1. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo; 2. Separar os documentos por assunto (ex: ofcio, ficha de inscrio, lista de freqncia, cadastro de instrutor, processo, etc.); 3. Classificar: buscar no Cdigo de Classificao dos Documentos o cdigo correspondente ao grupo de assunto a que pertence; 3. Anotar o cdigo a lpis no canto superior direito do documento; exemplo: 0-2-5 Treinamento OBS: Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes devero receber o cdigo correspondente ao documento.
Alterao, solicitando Juntar/Apensar. 11.Encaminha para distribuio (escaninho). Observao: O recibo deve ser feito eletronicamente pela rea que solicitou a apensao no ato de sua entrega, ao efetuar a conferncia. Somente ser emitido recibo fsico para unidades externas AGU. rgos e entidades externas AGU no podem solicitar apensao de processos.
DESAPENSAO
A razo para a apensao de processos auxiliar a tomada de decises em processos que j tenham antecedentes e tratem de assuntos similares. Quando a deciso j foi tomada ou o assunto tratado, os processos podem ser separados e voltar a tramitar separadamente (ou serem arquivados). Desapensao a separao fsica e eletrnica de processos juntados por apensao. Ao final da deciso ou encerramento do processo, os processos devero ser desapensados. A desapensao ocorrer mediante despacho de solicitao da autoridade competente.
ROTINA DE DESAPENSAO DE PROCESSOS:

1. Recebe os processos a serem desapensados e o despacho de solicitao de desapensao. 2. Analisa a solicitao e verifica os documentos. 3. Separa os processos superpostos. 4. Preenche e imprime o TERMO DE DESAPENSAO disponvel no Anexo indicando para qual destino esto sendo tramitados cada um dos processos desapensados. 5. Ape o TERMO DE DESAPENSAO ao final de cada processo desapensado. 6. Informa na parte inferior da capa do processo principal a data da desapensao dos processos, tornando sem efeito a anotao na capa do processo feito poca da apensao. 7. Registra no Sistema que os processos foram desapensados no campo Observao.
76
ORDENAO
A ordenao consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenao tempo por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente ser possvel manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. A escolha da forma de ordenao depende da natureza dos documentos. Os mtodos bsicos so:
175
8. Tramita no Sistema os processos. 9. Encaminha para distribuio (escaninho). Observao: O recibo eletrnico deve ser dado pela rea que solicitou a desapensao ou pela autoridade por ela designada para receber os processos desapensados. rgos e entidades externas AGU no podem solicitar desapensao de processos.
DESENTRANHAMENTO
Desentranhamento a retirada de folhas ou peas do processo. Pode ser solicitada retirada de folha de processo por mesmo interessado ou assunto no mesmo documento. No entanAteno! No permitida a retirada da folha ou pea inicial do processo.
2. Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, abre as caixas e os retira. 3. Confere a Guia de Transferncia de Documentos ou despacho da autoridade comparando com os documentos/processos relacionados. 4. Se conferir, atesta o recebimento (nas duas vias), devolve uma das vias e arquiva a outra. Se houve erro na Guia ou despacho, faz observao corrigindo ou devolve, se necessrio para a unidade emitente.
CLASSIFICAO
Os responsveis pela aplicao do Cdigo de Classificao nos setores devem ser os mesmos servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos documentos. Caso os documentos ainda no estejam classificados, a Subcomisso de Avaliao de Documentos dever proceder classificao. A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes: a) Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado. b) Codificao: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. O critrio classificador deve ser o contedo do documento, ou seja, o assunto, possibilitando agrupar espcies documentais (ofcio, memorando, recibo, etc.) que tratam do mesmo assunto em um dossi, processo ou pasta. O Cdigo de Classificao deve ser aposto na extremidade superior direita da primeira pgina do documento preenchido
to, o desentranhamento ocorre somente mediante solicitao por despacho da autoridade competente.
O processo que tiver peas retiradas conservar as numeraes originais das mesmas, permanecendo vago o nmero correspondente ao desentranhamento. Cpias do Termo de Desentranhamento devem ser colocadas nos locais de onde foram tiradas as folhas. Deve-se lavrar, aps o despacho da autoridade competente, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, conforme modelo do Anexo.
ROTINA DE DESENTRANHAMENTO:
1. Recebe o processo que ter folhas ou peas desentranhadas
77
174
Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis correspondentes, os funcionrios do arquivo devero obedecer a uma seqncia de etapas:
VERIFICAO PRVIA
Consiste na verificao de cada documento / processo quanto ao seu motivo: a) para arquivamento; b) para solicitar informao; c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.; importante que o funcionrio verifique se os documentos possuem autorizao para serem arquivados (Despacho) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada, verificando-se o ltimo despacho. Nesta etapa tambm ser examinado se os documentos possuem anexos e se esses esto no documento. Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de origem, ou se for do seu conhecimento complet-lo.
e o despacho de solicitao de desentranhamento. 2. Analisa a solicitao de desentranhamento e verifica os documentos. 3. Retira as folhas ou peas solicitadas. 4. Preenche e imprime o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, citando o intervalo de folhas/peas retiradas do processo e sua destinao, conforme modelo do Anexo. 5. Ape o TERMO DE DESENTRANHAMENTO ao final do processo. 6. Ape o TERMO DE DESENTRANHAMENTO (ou cpia do Termo) no intervalo em que foram retiradas as folhas/peas. 7. Mantm-se a numerao original das folhas do processo. 8. Registra o desentranhamento no Sistema, no campo Observao. 9. Tramita no Sistema os processos e documentos. Caso as folhas solicitadas no estejam identificadas individualmente, cadastrar no Sistema para que sua identificao e localizao seja possvel, destacando no campo Observao de que processo desentranhado se tratam as folhas. 10.Encaminha para distribuio (escaninho). Observao: O recibo deve ser dado eletronicamente pela autoridade a que se destinam as folhas ou pelas desentranhadas, ou pela pessoa ou rea por ela designada. rgos e entidades externas AGU no podem solicitar desentranhamento, somente cpias do processo, mediante solicitao formal e autorizao da autoridade competente.
RECEBIMENTO
o ato inicial de recepo de documentos e processos nos Arquivos. Rotinas correspondentes ao recebimento para arquivamento: 1. Recebe os documentos e processos a serem arquivados atravs da Guia de Transferncia de Documentos ou despacho da autoridade.
173
DESMEMBRAMENTO
O desmembramento ocorre quando um documento ou processo se refere a mais de um interessado para a mesma providncia solicitada no ofcio ou requerimento. a separao de parte da documentao de um processo para formar outro. Somente o Setor de Protocolo pode efetuar o desmembramento de processos ou documentos, podendo faz-lo no ato
78
do cadastramento pela identificao de que se trata do mesmo pedido para diversos interessados ou em atendimento a soliciAteno! O desmembramento de processo j constitudo ocorre somente mediante despacho solicitao da autoridade competente.
tao de autoridade competente. Nos casos de processos j montados, em que haja separao de pea ou folhas, deve-se apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme modelo do Anexo, no local de onde foram retirados os documentos ou peas. Quando solicitado no despacho, ser mantida no processo cpia do(s) documento(s) desmembrado(s) com o carimbo de Confere com Original. A cpia no ser numerada, sendo que o processo cujas peas ou folhas foram desmembradas conservar a sua numerao original, permanecendo vago o nmero correspondente ao desmembramento. No novo processo, as peas ou folhas devero ser renumeradas no momento da autuao. Quando desmembrada qualquer pea ou folha do processo, esta jamais poder voltar com o mesmo nmero que recebeu no ato da primeira numerao. Caso retorne a fazer parte do processo, dever ser colocada no final do mesmo, com outra numerao.
ROTINA DE DESMEMBRAMENTO DE PROCESSO CONSTITUDO:

1. Recebe o processo a ser desmembrado e o despacho de solicitao de desmembramento. 2. Analisa a solicitao e verifica os documentos. 3. Retira as folhas ou peas solicitadas.
79
V. ROTINAS DE ARQUIVAMENTO
4. Preenche e imprime o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme modelo do Anexo, citando o intervalo de peas ou folhas retiradas do processo e o nmero de processo ao qual se destinam. Observao: Caso seja constitudo um novo processo, seguir as instrues a partir do item 7. 5. Ape o TERMO DE DESMEMBRAMENTO (ou cpia do Termo) no intervalo em que foram retiradas as folhas/peas, conservando a numerao original das folhas do processo. 6. Ape o TERMO DE DESMEMBRAMENTO ao final do processo para indicar que h folhas ou peas desmembradas e permitir sua fcil localizao. 7. Autua o novo processo a ser composto com as peas ou folhas desmembradas ou proceder juntada, caso as peas ou folhas retiradas venham a compor processo j existente. 8. Registra o desmembramento no Sistema, no campo Observao. 9. Registra no Sistema a autuao, caso venha a compor novo processo ou registra a juntada, caso venha a integrar processo j existente. 10.Tramita os processos no Sistema. 11.Encaminha para distribuio (escaninho) Para os casos de desmembramento de processos a partir do cadastramento inicial, a unidade de protocolo deve realizar mais de um cadastro para discriminar os interessados ou diferentes assuntos tratados no documento. Observao: rgos e entidades externas AGU no podem solicitar desmembramento. Da mesma forma que as orientaes anteriores, o recibo deve ser dado eletronicamente pela autoridade a que se destinam os processos desmembrados, ou pela pessoa ou rea por ela designada.
80
palavras, os assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
TRAMITAO
TraAteno! Toda movimentao de documento ou processo dever ter seu trmite registrado eletronicamente no Sistema.
mitao a atividade de circular documentos e processos entre unidades organizacionais internas e/ou externas, para dar conhecimento, bem como receber informes, respostas e pareceres que subsidiem a tomada de decises.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio, foi elaborado pelo CONARQ e publicado na Resoluo n 14. Adotou-se o sistema decimal de classificao por assuntos, que consiste em um cdigo numrico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. O Cdigo aborda duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao, seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.
A tramitao inicial de um documento ou processo ser feita pela Unidade Protocolizadora a partir de despacho, solicitao e encaminhamento, devendo constar o destinatrio, ou pela matria tratada, que levar unidade competente para trat-la. O emitente do despacho num documento ou processo dever indicar com clareza a unidade destinatria, evitando-se expresses imprecisas, abreviaturas e siglas que dificultem o encaminhamento e execuo da solicitao. Os documentos ou processos de natureza sigilosa, assim considerados aqueles com carimbo ou etiqueta de confidencial ou reservado, tramitaro em dois envelopes fechados contendo a
81 170
PLANO DE CLASSIFICAO
A classificao de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendo-se atribuir um cdigo. A classificao feita a partir do Cdigo de Classificao que o esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos.
indicao clara de sua classificao e destino. Ateno! A Seo de protocolo e expedio dever EVITAR: A reteno do documento por mais de 24 horas; A tramitao de processo sem as respectivas capas e de documentos sem a respectiva Papeleta de Encaminhamento; A autuao de documentos sem a devida solicitao ou acordo prvio com as reas clientes; A inutilizao das capas dos processos quando ocorrer juntadas. A capa deve permanecer (conforme orientao sobre Juntada), sendo inutilizada somente a contracapa do processo secundrio; Receber documentos sem assinatura e identificao dos nomes dos signatrios, acompanhados das respectivas funes, uma vez que isso impossibilita a localizao de responsveis por documentos e processos quando necessrio. Antes de tramitar, as unidades protocolizadoras devem verificar se todas as folhas esto devidamente numeradas e rubricadas, sem rasuras e com as declaraes de juntada, apensao ou desapensao, podendo devolver ao destinatrio quando for preciso alguma correo. Sendo constatada alguma irregularidade, a unidade de destino devolver a documentao ao ltimo remetente, por despacho, comunicando as razes da devoluo e solicitando as correes pertinentes.
CDIGO DE CLASSIFICAO
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao. No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras
169
ROTINA DE TRAMITAO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS:

1. Recebe o documento ou processo para tramitao e o despacho de solicitao de encaminhamento. 2. Verifica a informao de destino no despacho. 3. Verifica a conformidade fsica do documento ou processo (numerao, apensos, juntadas, documentos listados).
82
4. Verifica se o documento ou processo est registrado no Sistema por meio da pesquisa de antecedentes. 5. Se no estiver registrado, procede ao cadastramento. 6. Registra o trmite no Sistema. 7. Encaminha para distribuio (escaninho). Observao: Sempre que um documento ou processo for recebido, necessrio que se efetue a baixa na carga de tramitao do Sistema. A responsabilidade pelo recebimento eletrnico da unidade ou setor a que se destina o documento ou processo. Somente ser emitido recibo fsico para documentos e processos encaminhados para unidades externas AGU.
ROTINA DE RECEBIMENTO ELETRNICO:
1. Recebe o documento ou processo. 2. Verifica se o destinatrio do documento ou processo. 3. Pesquisa o documento ou processo no Sistema para verificar se realmente o ltimo destinatrio da informao ou verifica a Papeleta de Encaminhamento que acompanha o documento. 4. Efetua o recebimento eletrnico. Caso o documento ou processo seja tramitado para outro destino, o recebimento eletrnico efetuado automaticamente.
83
1V. METODOLOGIA DE ORGANIZAO
IV. ROTINAS DE EXPEDIO
b) Arquivo Intermedirio: tem sob sua guarda documentos originrios do arquivo corrente, que, embora pouco consultados, ainda servem administrao que os produziu e aguardam sua destinao final. c) Arquivo Permanente: conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Esses documentos so inalienveis e imprescritveis. O arquivo permanente surge aps a realizao da avaliao dos documentos e tem um tratamento tcnico diferenciado para os documentos, bem como condies de guarda e acesso. Nesta fase a consulta aos documentos totalmente aberta ao pblico, no podendo haver restrio de acesso ao documento de valor permanente.
EXPEDIO
Expedio a remessa de correspondncias, documentos e processos aos rgos, unidades e autoridades a que se destinam, localizados interna ou externamente AGU. A AGU tem contrato com os Correios em diversas modalidades de servio, que deve ser escolhidas, com coerncia e responsabilidade quanto aos custos envolvidos, de acordo com as caractersticas da encomenda ou volume que se deseja enviar e a urgncia necessria na entrega. Esto entre as modalidades de expedio: a) Mensageria interna: Entrega de documentos ou processos no mbito da Unidade. b) Mensageria externa: Entrega de documentos ou processos com destinao externa, que so relacionados e entregues diariamente nos rgos ou entidades a que se destinam. c) Malote: Entrega de documentos ou processos por meio do Servio de Correspondncia Agrupada, entre o Protocolo Central Unificado de Braslia (PCU) e as Unidades nos Estados e entre Unidades nas Capitais e suas seccionais. d) Outros servios dos Correios: Entrega de documentos ou processos por meio de servios prestados pelos Correios (ECT).
garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa histrica ou cientfica.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
A avaliao consiste na anlise dos documentos de arquivos visando estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhes forem atribudos. Os documentos podem ser encaminhados para: descarte quando no apresentarem servirem administrao; transferncia para arquivo intermedirio para cumprir prazo de guar; recolhimento para guarda permanente.
IDADE DOS ARQUIVOS

Conforme os estgios de arquivamento, pelos quais os documentos tramitam os arquivos podem ser classificados em Correntes, Intermedirios e Permanentes. Cada um desses estgios corresponde a procedimentos tcnicos diferenciados e, como uma reao em cadeia, o tratamento despendido aos documentos da idade corrente condiciona, de forma direta, o desenvolvimento das atividades arquivsticas nas idades intermediria e permanente. a) Arquivo Corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, se conservam junto aos rgos produtores em razo da freqncia com que so consultados.
164
MENSAGERIA INTERNA
A distribuio de documentos e processos no mbito das Unidades de responsabilidade de cada apoio dos setores. Os documentos e processos a serem expedidos via mensage87
o administrativa ou judiciria, formando um conjunto materialmente indivisvel. Um processo pode receber informaes, pareceres, anexos e despachos que so tramitados em conjunto. Deve-se seguir aos procedimentos de juntada de processos descritos no Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio parte 3. O tratamento dispensado aos processos o mesmo dispensado aos documentos.
ria interna no necessitam estar envelopados, apenas encaminhados com a identificao da unidade, setor ou autoridade a que se destinam. Ao entregar documentos, processos e correspondncias, o mensageiro deve solicitar o recebimento eletrnico. O servidor ter um prazo de 72 horas para confirmar no Sistema o recebimento fsico.
Ateno! O uso de envelopes para distribuio interna de documentos e processos no obrigatrio. Recomenda-se a utilizao de envelopes quando for necessria a guarda e proteo de documentos e processos.
GESTO DE DOCUMENTOS
No art. 3 da Lei Federal n 8.159/91 considera-se gesto de documentos, o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A gesto de documentos deve considerar o planejamento, a organizao, o controle e a coordenao dos recursos humanos, materiais e operacionais envolvidos com as atividades listadas acima. A gesto de documentos tem como objetivos: racionalizar o ciclo documental. organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos. formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento. assegurar o acesso informao quando e onde se fizer necessria ao governo e aos cidados.
163
ROTINAS DE EXPEDIO VIA MENSAGERIA INTERNA:

1. Recolhe a documentao interna nos escaninhos destinados distribuio. 2. Verifica o destinatrio e a Papeleta de encaminhamento no caso de tratar-se de documento. 3. Agrupa os documentos, processos e correspondncias por unidade setor de destino. 4. Entrega o documento, processo ou correspondncia. 5. Solicita o recebimento eletrnico ao recebedor e informa que deve ser feito em at 72 horas.
MENSAGERIA EXTERNA
Os documentos a serem expedidos via mensageria externa necessitam estar envelopados, e encaminhados com o respectivo recibo para identificao da unidade, setor ou rgo a que se destinam. No caso de processos, caso sejam sigilosos devem estar envelopados, seguindo as instrues do item Processo (p. 66).
88
c) confidencial d) reservado
Ateno! O uso de envelopes para distribuio de documentos e processos no obrigatrio. Recomenda-se a utilizao de envelopes quando for necessria a guarda e proteo de documentos e processos.
Os documentos sigilosos requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao.
Os documentos, processos e correspondncias recebidos no setor de expedio dos protocolos at as 9hs sero distribudos pelos mensageiros na parte da manh. Aps este horrio, sero entregues no perodo da tarde. Os documentos, processos e correspondncias recebidos aps as 14hs sero entregues no dia seguinte. Ao entregar documentos, processos e correspondncias em unidades externas AGU, o mensageiro deve coletar o recibo assinado com identificao clara e legvel do recebedor (nome e cargo do servidor digitados ou manuscritos em letra de forma legvel ou por meio de carimbo). Os recibos recolhidos diariamente pelo setor de expedio dos protocolos nas entregas externas devem ser organizados por data e arquivados. Os Tribunais devem ter prioridade na entrega dos documentos, processos e peties pelo servio de mensageria.
DOCUMENTO ARQUIVSTICO
um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. O conceito de organicidade refere-se s relaes que um documento mantm com os demais documentos do rgo e que refletem suas funes e atividades. Os documentos arquivsticos de uma instituio no so individuais; possuem um conjunto de relaes que devem ser mantidos. O documento arquivstico apresenta elementos constitutivos suficientes para servir de prova s atividades exercidas pela instituio. Os elementos principais so: a) Intrnsecos ou forma intelectual: Gnero, espcie/tipo, procedncia (entidade produtora), data (Data crnica), local (Data tpica), local, autor, destinatrio, texto/contedo/ assunto, ao ou ato, remetente, cargo de remetente, anotaes, assinatura. b) Extrnsecos ou forma fsica: idioma, cor, letra, selo, quantidade, forma, formato, logomarca, suporte, anexos.
ROTINAS DE EXPEDIO VIA MENSAGERIA EXTERNA:

1. Recolhe a documentao nos escaninhos destinados distribuio externa. 2. Verifica o destinatrio e o recibo. 3. Agrupa as correspondncias, os documentos e processos por unidade/rgo de destino. 4. Lista o roteiro de entrega (locais a serem visitados). 5. Entrega as correspondncias, os documentos e processo ou correspondncia.
89
PROCESSO
Processo uma unidade documental em que se rene oficialmente documento de natureza diversa no decurso de uma a162
Atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e ocorrncias. Ex.: ata, apostila, termo, auto de infrao; Atos comprobatrios: os que comprovam assentamentos. Ex.: certido, atestado, traslado; Atos de correspondncia: os que objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo. Ex.: carta, circular, ofcio, aviso, memorando, notificao, telegrama, telex, alvar, edital; Atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a administrao federal, estadual ou municipal parte. Ex.: tratado, convnio, contrato, termos (transaes, ajuste).
6. Recolhe assinatura e identificao do recebedor no recibo que acompanha o documento, processo ou correspondncia. 7. Se houver documento ou processo do rgo externo para a AGU o mensageiro deve receb-lo, assinando o recibo a ele apresentado com letra legvel. 8. Entrega no Protocolo da AGU os documentos e processos recebidos. 9. Separa os recibos assinados por data. 10.Arquiva os recibos.
MALOTE
Tal como no servio de mensageria, os documentos e processos a serem expedidos via malote no necessitam estar envelopados.
Ateno! O uso de envelopes para expedio de documentos e processos via malote no obrigatrio. Recomenda-se a utilizao de envelopes quando for necessria a guarda e proteo de documentos e processos.
NATUREZA
A natureza se refere ao teor do assunto do documento. Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser: ostensivos: documentos cuja divulgao no prejudica a administrao e por isso seu acesso livre. sigilosos: dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Segundo a necessidade de sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo e suas correspondentes categorias (para mais informaes sobre documentos sigilosos, consulte o Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio, parte 3: a) ultra-secreto b) secreto
161
Os documentos e processos, ao serem encaminhados para expedio via Malote, devero informar (no prprio documento ou em lista a parte): Identificao da unidade/setor e Estado a que se destina; Espcie e nmero do documento; Assunto do documento; Remetente e destinatrio do documento; Os documentos, processos e correspondncias a serem expedidos por Malote, devero ser entregues ao Setor de Expedio at 14hs do dia da coleta, para que sejam encaminhados
90
no mesmo dia. A coleta de malotes pelos Correios realizada a partir das 15hs. Os documentos e processos que forem encaminhados aps este horrio sero expedidos na remessa seguinte.
GNERO
Trata-se da configurao que um documento assunto de acordo com o sistema de signos (caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informao) utilizado na comunicao de seu contedo. Podem ser: Textual: manuscritos, datilografados ou impressos; Audiovisual filmes, fotografias, microfilmes, discos etc.; Cartogrfico: plantas, mapas; Iconogrfico: fotos, gravuras, desenhos; Filmogrfico ou cinematogrficos: vdeos; Microgrfico: rolos, jaquetas, microfichas, carto janela etc.; Sonoro: fitas cassetes; Informtico: disquetes, discos ticos e outros.
EXPEDIO DE MALOTES
O envio dos malotes feito por todas as unidades de expedio (PCU/Braslia e nas unidades dos Estados) s segundas, quartas e sextas-feiras. O recebimento de malotes pelo setor de expedio ocorre s segundas, teras e quintas-feiras. Os malotes devero ser expedidos SEMPRE, mesmo vazios, evitando-se, dessa forma, que a troca de malotes sofra soluo de continuidade.
Ateno! Com o objetivo de se evitar a falta de malote quando do seu envio, deve-se envi-lo sempre, mesmo que vazio.
ESPCIE
a configurao que um documento assume de acordo com a disposio e a natureza das informaes (estruturao da informao) nele contidas. As espcies documentais mais comuns so as seguintes: Atos normativos: documentos relativos normatizao das atividades. Ex.: lei, decreto, estatuto, portaria; Atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
GUIA DE REMESSA DE MALOTE

Na preparao do malote, devem ser impressas e assinadas trs vias da Guia de Remessa do Malote, listando os documentos e processos a ser enviados. A primeira via ficar na unidade expedidora. No ato do envio, dentro do malote devero seguir duas vias devidamente assinadas, da Guia de Remessa de Malote. Uma das vias da Guia ficar retida no PCU Braslia e a outra ser devolvida assinada pelo PCU Braslia unidade expedidora do malote. No ato do recebimento do malote, o recebedor deve conferir seu contedo listado na Guia e arquivar a sua via devolvida pelo PCU Braslia para controle e conferncia.Caso haja alguma inconsistncia na listagem (diferena entre a lista e o conte91
160
DOCUMENTO
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. Documento de Arquivo aquele criado em decorrncia de atividades especficas desenvolvidas por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma relao funcional com a fonte geradora. Documento Administrativo aquele produzido e recebido pelo rgo na execuo das atividades administrativas e de apoio especializado. As organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Veremos agora a classificao dos documentos quanto ao formato, gnero, espcie, tipo e natureza do assunto.
do), a ressalva deve ser feita no verso da Guia e devolvida no prximo malote. A primeira via emitida na preparao do malote poder ser substituda pela via assinada e devolvida pelo PCU para evitar acmulo desnecessrio de papel. A Guia de Remessa de Malote deve listar: Espcie e nmero dos documentos (NUP); Assunto dos documentos; Remetente e destinatrio de cada documento; Nmero do lacre; Nmero do malote. Itens que podem ser expedidos via Malote: Podem ser enviados por Malote somente os documentos, processos e pacotes que so possveis de serem acondicionados dentro da sacola de Malote. O contedo no malote no pode exceder 10 kg para o malote pequeno e 30 kg para o grande.
Ateno! O contedo no malote no pode exceder 10 Kg para o malote pequeno e 30 Kg para o grande.
FORMATO
O formato diz respeito configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, fichas, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa, etc.
Caso seja necessrio o envio de objetos que excedam a capacidade do malote, deve-se utilizar a modalidade encomenda PAC ou Sedex, tomando-se o cuidado de embalar e identificar devidamente a encomenda para evitar danos ou extravios. As unidades emitentes devem informar ao setor de expedio qual a modalidade de encaminhamento, pelo servio dos Correios, para correspondncias, documentos ou processos. Caso no seja informado, o servio de expedio definir qual a modalidade de envio.
92
159
ROTINA DE EXPEDIO VIA MALOTE:

1. Recolhe a documentao interna destinadas ao malote. 2. Verifica os destinatrios. 3. Agrupa as correspondncias, os documentos e processos correspondncias por unidade de destino. 4. Separa lacre numerado. 5. Preenche a Guia de Remessa de Malote, informando os documentos e processos encaminhados, o nmero do lacre, o nmero do malote, imprimindo trs vias. 6. Guarda uma das vias para si e coloca duas vias dentro do malote, juntamente com a documentao a ser expedida. 7. Inverte o carto de destinatrio, existente na parte externa do malote, para a correta identificao do destinatrio. 8. Fecha o malote e lacra. 9. Agrupa os malotes. 10.Lista os malotes a serem enviados. 11.Entrega os malotes aos Correios.
no mais servir Administrao, pode ser selecionado para servir de fonte para a Histria e a memria da instituio.
TIPOS DE ARQUIVO
Baseados nas primeiras definies pode-se dizer que existem vrios tipos de Arquivos, dependendo dos objetivos e competncias das entidades que os produzem. Os Arquivos podem ser classificados como: De acordo com a fonte geradora/mantenedora: pblico: conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o rgo produtor, ou seja, como de mbito federal, estadual ou municipal; privado: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, podendo ser institucionais e pessoais. De acordo com os estgios de arquivamento: corrente: conjunto de documentos vigentes, freqentemente consultados. Intermedirio: conjunto de documentos em final de vigncia ou pouco consultados que ainda servem administrao. permanente: conjunto de documentos que perderem a vigncia administrativa, mas que possuem valor histrico, probatrio e informativo e por isso deve ser preservados permanentemente. Existem tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo.
SERVIOS DOS CORREIOS

Todos os servios contratados junto ECT destinam-se, exclusivamente circulao de documentos e processos de natureza oficial, ficando expressamente proibida a sua utilizao para remessa de quaisquer correspondncias ou encomendas de interesse particular. Os detalhes sobre cada um dos servios dos Correios contemplados pelo contrato da AGU esto em Anexo no final deste Manual.
CARTO DE POSTAGEM
A utilizao dos servios contratados dos Correios ocorre mediante apresentao do Carto de Postagem da Unidade. O Carto de Postagem deve ser solicitado CoordenaoGeral de Documentao e Informao, que providenciar sua
93
158
Para compreender as atividades de Arquivo descritas no Manual, este captulo ir abordar os principais conceitos referentes a arquivo, documento e gesto documental. Uma vez que estes conceitos so consolidados e compreendidos, cada unidade de arquivo poder compreender os mtodos e os sistemas de organizao de arquivos que se adquam a sua realidade.
confeco e registro. A solicitao deve ser feita pelo chefe da unidade por e-mail para protocolo.agu@agu.gov.br. A unidade dever encaminhar mensalmente CoordenaoGeral de Documentao e Informao (CGDI) os comprovantes de correspondncias postadas, produtos e servios adicionais solicitados dos Correios at o quinto dia do ms subseqente. No necessrio o envio de memorando para este encaminhamento.
CONCEITO
Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituio (rgos pblicos, instituies de carter pblico ou entidades privadas, ou ainda pessoa fsica) no curso de sua atividade, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos e que foram preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podem oferecer no futuro. Os conjuntos de atas de reunies, dossis administrativos, relatrios de atividades, etc, constituem, por exemplo, o arquivo de uma Unidade e devem refletir as suas atividades. Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Ex: Arquivo Central da AGU, Arquivo Funcional da Coordenao-Geral de Recursos Humanos.
TIPOS DE POSTAGEM
Quando for postar um documento ou processo, a unidade protocolizadora deve utilizar, preferencialmente, a chancela dos Correios, que facilita a gesto do contrato pela AGU e agiliza o trabalho de expedio. A seguir, esto listados os principais servios oferecidos pelos Correios AGU: Quadro: Servios dos Correios.
Chancela
Carta
Descrio
Correspondncia Simples e Correspondncia Registrada (at 500 gramas). rea de cobertura: Todo o Brasil
PAC
FINALIDADE DO ARQUIVO
A finalidade do arquivo servir administrao, tendo como instrumento de apoio os documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilizao. Quando o documento
Impresso Especial
Servio de encomenda no-expressa, para remessa de pacotes de at 30kg. rea de cobertura: Regio Sul, Sudeste e Centro-Oeste. Entrega: Entrega em 3 a 8 dias teis, de acordo com a regio de postagem e entrega. Utilizado pela Escola da AGU para envio de impressos.
157
94
Chancela
Sedex
Descrio
Servio de encomenda expressa nacional. rea de cobertura: Todo o Brasil Entrega: Carter de urgncia. Entrega dentro do prprio estado entre 12 a 24 horas e, em outros estados, no mximo em dois dias. Servio de encomenda expressa. rea de cobertura: So Paulo, Rio de Janeiro, Braslia, Goinia, Salvador, Porto Alegre, Belo Horizonte, Palmas, Florianpolis, Curitiba, Mato Grosso do Sul e Vitria. Entrega: at as 10hs da manh do dia til seguinte ao da postagem, se entregue nos Correios at as 16hs Servio de encomenda expressa. rea de cobertura: Braslia, Goinia, Aparecida de Goinia, Anpolis, So Paulo, Barueri, Osasco, Guarulhos, Santo Andr, So Caetano do Sul e So Bernardo do Campo. Entrega: no mesmo dia da postagem, se entregue nos Correios at as 10hs. Servio de remessa expressa internacional. rea de cobertura: Principais cidades do mundo. Entrega: Prazo garantido (varia de acordo com o destino).
Sedex-10
Sedex Hoje
Sedex Mundi
SERVIOS ADICIONAIS DOS CORREIOS

a. Aviso de Recebimento (AR): Servio opcional que permite ao remetente comprovar para quem foi entregue o objeto postado, por meio do preenchimento de formulrio prprio. Deve ser utilizado para processos judiciais, PAD Processo Administrativo Disciplinar, suspenso de pagamento e outros casos em que se necessite ser comprovado o recebimento pelo destinatrio. O formulrio deve ser solicitado em agncia dos Cor95
reios, mediante apresentao do Carto de Postagem da unidade. O servio faturado de acordo com a demanda. b. Logstica Reversa: Servio de remessa, sem nus para o remetente, para entregas exclusivamente no endereo indicado pela Unidade Solicitante. O servio deve ser solicitado em agncia dos Correios, mediante apresentao do Carto de Postagem. O servio faturado de acordo com a demanda. c. Sedex Destinatrio nico: Servio que habilita um rgo externo AGU, portador de carto de postagem especfico, a efetuar postagem com destino exclusivo ao endereo da unidade da AGU solicitante. Indicado para unidades da AGU que tenham demandas peridicas relacionadas s instituies do Poder Judicirio (ex: varas, comarcas e tribunais), em que sua utilizao possa contribuir para a celeridade no andamento dos trmites processuais e evitar deslocamentos desnecessrios de Servidores, Procuradores e Advogados. O nus da postagem de objetos e documentos de rgos do Poder Judicirio para unidades da AGU ficar a cargo desta. O Carto de Postagem Sedex Destinatrio nico deve ser solicitado Coordenao-Geral de Documentao e Informao de acordo com as instrues do Comunicado CGDI/DRHTI/SGAGU n 143, de 16 de outubro de 2007, disponvel no Portal de Servios da AGU, que providenciar sua confeco e registro. d. Coleta domiciliar: Servio de coleta de encomendas Sedex, Sedex Hoje, Sedex 10, Sedex Mundi, PAC e Malotes.
96
1II. ARQUIVO
A coleta s feita mediante solicitao. A solicitao de coleta feita na agncia de atendimento da unidade, mediante o Carto de Postagem ou por telefone agncia de relacionamento dos Correios. Os dias e horrios de coleta so acordados entre unidade solicitante e a agncia dos Correios. Mesmo que no dia de coleta no haja correspondncias, encomendas ou malotes para Ateno! Coleta expedio, ser cobrado domiciliar, para a AGU, coleta em unidapelo servio de Coleta Do- significa des da instituio. Deve miciliar. Portanto, deve-se ser utilizada somente para avaliar com cuidado a real fins oficiais. necessidade desse servio. e. Telegrama: Servio que permite encaminhamento de mensagens urgentes em mbito nacional e internacional. A solicitao pode ser feita pela Central de Atendimento dos Correios (0800-570-0100) mediante o nmero do Carto de Postagem da unidade ou numa das agncias, mediante o preenchimento de formulrio especfico e apresentao Carto de Postagem. Aps a emisso, o telegrama no poder mais ser cancelado, pois sua transmisso automtica e praticamente instantnea. O servio faturado de acordo com a demanda. f. Produtos postais: Produtos postais disponibilizados nas Unidades de Atendimento da ECT, tais como embalagens para Sedex e PAC, selos. A solicitao dos produtos deve ser feita mediante apresentao do Carto de Postagem.
97
ENVELOPES
Caixa-arquivo de polipropileno (plstico): tem maior durabilidade, alm da possibilidade de uso de cores na classificao de documentos. Seu material inerte, ou seja, reage pouco com elementos externos. Os demais documentos que excedam ao padro convencional ou que esteja em outro suporte, devem ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses, desde que sejam de material inerte ou sem acidez. As correspondncias encaminhadas ao Setor de Expedio a serem enviadas por correio devem seguir em envelopes padronizados, conforme modelo a seguir. O envelope que no estiver de acordo com a formatao exigida poder ser devolvido unidade que o expediu para as devidas correes.
FORMATAO DOS ENVELOPES
Figura 07: Envelope
Os envelopes das correspondncias oficiais devero seguir a seguinte padronizao: a. Na frente do envelope: No canto superior direito: apor a chancela dos Correios; esquerda: nome do destinatrio, cargo ou funo que exerce, nome do rgo/unidade, endereo completo, CEP, Cidade e UF, referncia do documento que est sendo encaminhado no envelope (espcie, nmero, ano e sigla); No canto inferior, a lpis: especificar o tipo de postagem (carta simples, registrada, Sedex, Sedex-10, aviso de recebimento, etc.). de acordo com as orientaes anteriores. b. No verso: esquerda: nome do remetente, cargo ou funo que exerce, nome do rgo ou unidade, endereo completo, CEP, Cidade e UF.
153 98
c. Fechamento de envelopes: Os envelopes devem ser lacrados com cola. No permitido lacrar os envelopes com grampos, clipes, fitas adesivas ou qualquer outro material que no seja cola.
RECURSOS MATERIAIS
Os recursos materiais envolvem tanto mobilirio como o material de expediente para a execuo das atividades de arquivo. O tipo de material e mobilirio adequado para a guarda de documentos deve adequar-se freqncia de uso dos mesmos e a facilidade de consulta e acesso. A escolha tambm deve considerar os formatos e gneros dos documentos produzidos, visando a economia de espao, que permita uma arrumao racional dos documentos e que apresente capacidade de expanso, segura e resistente. O mobilirio pode ser: Arquivo de gavetas: dar preferncia aos de ao, com uso de pastas suspensas. Estantes deslizantes com pastas suspensas ou caixasarquivo: otimiza a ocupao do espao. Estantes fixas: dar preferncia s de ao, com espessura da chapa forte o suficiente par suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24). Quanto ao material de expediente, alm dos de uso rotineiro por todos os servios administrativos, faz-se necessrio especificar o material de armazenamento de documentos. Os documentos textuais devem ser acondicionados em caixasarquivo de tamanho padro (14cm x 27cm x 39cm) produzidas em material inerte ou alcalino. Caixa-arquivo de papelo: apesar de mais barata, tem menor durabilidade (facilidade de ruptura e de deformao), permite o acmulo de poeira e de difcil limpeza.
152
CORRESPONDNCIAS DE URGNCIA
As correspondncias, os documentos e processos e correspondncias de carter urgente, tais como: peties, memoriais, recursos, pedidos de reconsiderao, pedidos de informaes do Poder Judicirio, citaes, contrafs e demais pedidos nos quais for assinalado prazo para atendimento devero ser identificados para que o Setor de Expedio tome as providncias devidas para priorizao de envio. As correspondncias de at 500 gramas que no tiverem prazo ou urgncia especificados sero enviadas pela modalidade Carta. As correspondncias com mais de 500 gramas sero enviadas pela modalidade PAC. Caso uma correspondncia com menos de 500 gramas seja de urgncia e deva ser enviada pela modalidade Sedex, necessrio que seja especificado no envelope pela unidade solicitante, no canto inferior direito da parte da frente do envelope.
RELAO DAS CORRESPONDNCIAS ENCAMINHADAS PARA O SETOR DE EXPEDIO

Os envelopes encaminhados pelos setores para o setor de Expedio, devidamente padronizados, devem ser listados em relao contendo as seguintes informaes: Unidade que est expedindo os documentos; Data da expedio; Quantidade de documentos expedidos; Nome e endereo dos respectivos destinatrios;
99
estantes em ao (no recomendvel o uso de equipamentos de madeira para a guarda de documentos); revestimento isolante nas paredes, para evitar a umidade; limpeza peridica no acervo; umidade relativa entre 45% e 65%; temperatura em torno de 22C. Em algumas unidades, h o problema da carncia de espao fsico para o acervo arquivstico, necessitando de adaptaes de outros espaos. Adaptaes em locais para funcionamento como arquivos muito comum em todo o mundo visto que se torna uma soluo mais barata e financeiramente mais vivel que a construo de um espao novo. A montagem de arquivos de grande porte ser, necessariamente, no nvel do solo ou subsolo dos edifcios, evitando assim no comprometer sua estrutura fsica. De qualquer maneira, essencial que o espao destinado ao arquivo seja livre de umidade, de perigo de ruptura de canos, ventilado, com controle da luz solar e artificial e com instalaes eltricas que no ofeream riscos. Deve-se verificar previamente se h no terreno riscos de inundaes, deslizamentos ou infestao de cupins; deve-se evitar condutos de alta tenso, reas de poluio e de intenso trfego terrestre. Recomenda-se poucas janelas, materiais de revestimento que permitam a impermeabilizao, Deve-se evitar o uso de madeira, dando preferncia pedra, ao tijolo e ao ao, pois esses materiais so mais resistentes ao fogo. Para as instalaes eltricas, hidrulicas e sanitrias, devem ser tomadas todas as precaues para evitar riscos de acidentes (incndios, choques, curtos-circuitos, vazamentos, inundaes, penetrao de gua no solo prximo ao edifcio).
151
Campo em branco para identificar a numerao do cdigo de barras dos Correios pelo Setor de Expedio. Exemplo de Relatrio de correspondncias:
Relatrio de Correspondncias para Expedio Unidade: (que est expedindo as correspondncias) Data: (da expedio) N 01 02 03 ... Nome do Destinatrio Endereo do Destinatrio Cdigo de Barras Correios (em branco) (em branco) (em branco) (em branco)
Recebido por: __________________ Data: ___________________
Uma via da listagem assinada e devolvida ao setor que enviou as correspondncias. A segunda via arquivada no setor de Expedio e a terceira via encaminhada para os Correios, que verifica a listagem e a devolve assinada, caso esteja em ordem. Antes de enviar documentos ou processos para o setor de expedio, os setores devero realizar os devidos cadastramento e tramitao no Sistema, fazendo as observaes necessrias quanto forma de envio, no caso de malote. A expedio no tem por atribuio verificar no Sistema se a documentao est cadastrada ou se foi feita a ressalva quanto forma de envio por malote.
PREPARAO DOS ENVELOPES PELOS SETORES PARA EXPEDIO VIA CORREIOS:

1. O setor que encaminhar documento ou processo a ser expedido dever verificar ser est cadastrado no Sistema. 2. Se no, efetuar o registro e preparar a documentao para envio tomando o cuidado de tramitar eletrnica e fisicamente toda a documentao. 3. Gera etiqueta do destinatrio (nome do destinatrio, cargo
100
ou funo que exerce, nome do rgo/unidade, endereo completo, CEP, Cidade e UF, referncia do documento que est sendo encaminhado no envelope). Observao: Caso no seja possvel imprimir etiqueta, os dados devero ser transcritos no envelope com letra legvel. 4. Gera etiqueta do remetente (nome do remetente, cargo ou funo que exerce, nome do rgo/unidade, endereo completo; CEP, Cidade e UF). 5. Fixa as etiquetas no envelope. 6. Verifica a urgncia de entrega e escolhe a modalidade de postagem. Em caso de Sedex, faz anotao, a lpis, no canto inferior direito da frente do envelope. 7. Fecha o envelope com cola. Observao: No utilizar grampos, clipes ou somente fita adesiva. 8. Preenche Lista de Entrega ou Guia de Postagem, em 3 vias. 9. Encaminha os envelopes padronizados e as trs vias da Lista de Entrega ou Guia de Postagem para o setor de Expedio. 10.Solicita assinatura de recebido em uma via da Lista de Entrega ou Guia de Postagem. 11.Arquiva a Lista de Entrega ou Guia de Postagem com assinatura de recebido.
conhecer as principais regras para classificar documentos. conhecer abreviaturas e siglas pertinentes aos documentos de arquivo. possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dos documentos. ser leal e discreto. ser metdico. possuir boa memria.
INSTALAO FSICA
O local de funcionamento do arquivo deve atender alguns requisitos que garantam a integridade e segurana dos documentos. Este deve contemplar dois ambientes para acomodao do pessoal e dos documentos. Recomenda-se: 1. Ambiente para os servidores: distribuio de mveis prxima porta de entrada ou entrada principal; iluminao mais intensa do que na rea do acervo; um balco para antendimento, que no permita a entrada de pessoas alheias ao local do acervo; mesas que facilitem a separao e a classificao dos documentos recebidos; armrios fechados, em ao, para a guarda de documentos. 2. Ambiente para o acervo documental: iluminao controlada. controle nos locais de penetrao dos raios solares, para que no incidam nos documentos, sem aboli-los;
ROTINAS DE EXPEDIO VIA CORREIOS PELO O SETOR DE EXPEDIO:

1. Recebe os envelopes dos setores para expedio e as trs vias da Lista de Entrega ou Guia de Postagem. 2. Faz a conferncia das correspondncias listadas com as recebidas fisicamente. 3. Assina uma via da Lista de Entrega ou Guia e a devolve. 4. Verifica a conformidade das etiquetas de destinatrio e remetente. 5. Verifica o tipo de postagem solicitado. 6. Pesa a correspondncia. 7. Se tiver at 500 gramas e no estiver especificado o servio de Sedex, ser postada como Carta Comercial. 8. Se tiver mais de 500 gramas ser postada como malote. Se a
101
150
ESTRUTURA BSICA NECESSRIA

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o arquivo necessita de uma estrutura bsica que pode ser composto dos seguintes elementos: recursos humanos; instalaes fsicas; recursos materiais.
RECURSOS HUMANOS
A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo deve ser confiada a pessoal competente e responsvel para executar as operaes de: seleo de documentos. registro documentos. estabelecimento de mtodo de classificao adequado. organizao documentos. arquivamento documentos de acordo com o mtodo adotado. conservao de documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado. localizao de documentos. controle de sada de documentos do arquivo. transferncia e descarte de documentos. Para desenvolver estas atividades, o servidor deve possuir alguns requisitos indispensveis, dentre os quais se destacam: acompanhar todas as atividades e interesses da Instituio e da sua rea de atuao.
unidade no tiver servio de malote, usa Encomenda PAC. 9. Se for encomenda normal de at 30 kg, ser postada como Encomenda PAC. 10.Se estiver especificado o servio a ser utilizado, ser postada conforme solicitado. 11.Chancela o envelope de acordo com o servio de Correios a ser utilizado. 12.Preenche a chancela com a sigla do Estado de origem no espao em branco do envelope ou objeto. 13.Cadastra a correspondncia, via preenchimento na Lista de Postagem ou no Sistema dos Correios. 14.Cola a etiqueta dos Correios, de acordo com a modalidade solicitada. 15.Anota o peso da correspondncia na etiqueta dos Correios. Observao: Caso no haja balana o Setor de Expedio, a pesagem ser feita na agncia dos Correios. 16.Verifica o destino da correspondncia. 17.Confere o valor do servio na Tabela de Preo (verifica servio, destino e peso). 18.Anota o valor do servio na etiqueta dos Correios. 19.Verifica a Guia de Postagem ou Lista de Entrega, fixando o canhoto da etiqueta dos Correios (ou anotando seu nmero) junto do registro da correspondncia respectiva. 20.Entrega os envelopes aos Correios junto da Guia de Postagem com o nmero das etiquetas dos Correios. 21.Recolhe uma via da Guia de Postagem assinada. 22.Arquiva as Guias de Postagem.
ORIENTAES SOBRE A UTILIZAO DOS SERVIOS DOS CORREIOS

O contrato da AGU com os Correios abrange uma extensa gama de servios possveis de utilizao. A expedio de correspondncias essencial para a execuo das atividades, tanto judiciais quanto administrativas, da AGU. Dessa maneira, os
102
149
servios contratados devem visar a eficcia, porm, sem negligenciar a preocupao com o menor custo possvel para a instituio.
ESCOLHENDO O TIPO DE POSTAGEM

Para escolher qual o tipo de postagem a ser utilizado, deve-se relevar fatores como: prazo de entrega, peso, necessidade de confirmao de recebimento e custo. Os documentos que necessitam de confirmao de recebimento devem ser postados por Sedex, Carta Registrada, Carta Comercial com Aviso de Recebimento ou outra modalidade que permita o rastreamento ou que seja acompanhado de AR (aviso de recebimento). Para documentos urgentes, deve-se escolher a modalidade Sedex, Sedex-10 ou Sedex Hoje, de acordo com a disponibilidade do servio na regio e do horrio de postagem. Sedex: postagem at o fechamento da agncia e entrega em at 48h, dependendo da regio de destino. Sedex-10: postagem at as 16h e entrega garantida at as 10h do dia seguinte (disponvel apenas para algumas localidades). Sedex Hoje: postagem at as 11h e entrega garantida para o mesmo dia (disponvel apenas para algumas localidades). Para documentos de trmite entre as unidades da AGU que no sejam de urgncia, sugere-se a utilizao do servio de Malote. O prazo de entrega varia de acordo com a localidade de emisso e de entrega: Entre capitais: dia til seguinte coleta. Entre principais cidades do mesmo estado: dia til seguinte coleta. Das principais cidades de um estado para a capi103
tal de outro estado: 2 dias teis aps a coleta. Das demais cidades de um estado para outras cidades de outro estado: 3 dias teis aps a coleta. As correspondncias com mais de 15kg e sem urgncia devem ser expedidos como Encomenda PAC.
Ateno! O malote uma modalidade de expedio segura, de entrega garantida pelos Correios e de custo menor para a instituio. Deve-se dar preferncia para seu uso sempre que possvel.
ENVELOPES
1I. ESTRUTURA DE ARQUIVO
Algumas instrues devem ser seguidas para garantir a integridade dos documentos expedidos e seu recebimento no destino final: Os envelopes devem conter identificao legvel do destinatrio e do remetente. O contedo do envelope deve estar descrito na etiqueta de endereamento (por exemplo: Memorando 0055/AGU). Caso haja documento pequeno ou solto dentro do envelope (por exemplo: foto, atestado, carto, carteira funcional, etc.), o mesmo deve ser acondicionado em outro envelope e grampeado ao documento que o encaminha (memorando, ofcio, etc.) a fim de evitar extravios. No caso de haver vrios documentos para um mesmo destino, os mesmos podem ser enviados num nico envelope desde que se atente para identificar os documentos no envelope, que no ultrapasse o peso limite e que se agrupe os documentos de maneira a facilitar sua triagem quando da abertura do envelope. Os envelopes devem seguir com a Chancela dos Correios do servio contratado.
104
RASTREAMENTO DE CORRESPONDNCIAS
Alguns servios de postagem como o Sedex, Sedex-10, Sedex Hoje e outros podem ser rastreados pelo site dos Correios. Para acompanhar o andamento da entrega, necessrio ter em mos o cdigo do tquete de comprovante de postagem (composto de 13 dgitos). 1. Acesse o site dos Correios: www.correios.com.br e entre na rea de Rastreamento / T & T (ver figura 08 e 09). 2. Digite os 13 dgitos do cdigo do comprovante de postagem.
Subcomisso de coordenao SIGA O artigo 8 do Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, determina a constituio nos Ministrios e nos rgos equivalentes de Subcomisses de Coordenao do SIGA que renam representantes dos rgos seccionais de seu mbito de atuao com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposies a serem apresentadas Comisso de Coordenao do SIGA. O referido Decreto indica que as subcomisses sero presididas por representante designado pelo respectivo Ministro de Estado. Comisso e Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos CAD e SUBCADS Compete Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CAD elaborar e acompanhar, juntamente com as Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos SUBCADs o processo de avaliao de documentos da AGU e da PGF. Compete CAD orientar e supervisionar a forma de adoo do Cdigo de Classificao de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinao dos documentos relativos s atividades-meio e finalsticas da AGU e PGF; e propor o plano de eliminao de documentos ao Arquivo Nacional para aprovao.
Figura 08: Acessando Rastreamento T&T a partir da lista O que voc est procurando?
Figura 09: Acessando Rastreamento T&T a partir da tela inicial do site dos Correios
105
146
Competncias das unidades na AGU: Coordenao-Geral de Documentao e Informao Responsvel pelo planejamento, coordenao, orientao e controle das atividades relativas documentao e informao no mbito dos protocolos e arquivos da Advocacia-Geral da Unio. Cabe CGDI elaborar polticas , normas e padres para a execuo dos procedimentos arquivsticos - produo, tramitao, so, avaliao, arquivamento e destinao final de documentos, alm de gerenciar o sistema eletrnico de controle documentos (AGUDoc), que possibilita e agiliza o trabalho desenvolvido. Arquivo Central: Responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do armazenamento. Tambm chamado arquivo geral. Arquivos setoriais So aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos correntes. Estaro subordinados tecnicamente ao arquivo central. SIGA - Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administrao Pblica Federal O Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, criou o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administrao Pblica Federal, pelo qual se organizam, sob a forma de sistema, as atividades de gesto de documentos de arquivo no mbito dos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal.
145
PESOS E DIMENSES
Para cada modalidade de postagem h um limite de peso e de dimenses do pacote a ser expedido. Deve-se estar atento para tais limites pois o excesso pode acarretar em no entrega da carta ou encomenda. a) Carta comercial: No podem ultrapassar 500g. Aos objetos com peso superior a 500g, sero aplicadas as mesmas condies de valor e prestao do SEDEX. b) Encomenda PAC e SEDEX: Caixa ou Pacote: Limite mximo: A soma resultante do comprimento, largura e altura no deve superar a 150 cm; A menor dimenso da face de endereamento no pode ser inferior a 11 cm x 16 cm; A maior dimenso da caixa ou pacote no deve ser maior que 60 cm. Altura mnima de 2cm. Em forma de rolo ou prisma: Limite mximo: A soma resultante do comprimento mais o dobro do dimetro no deve superar a 104 cm; A menor dimenso do comprimento no deve ser inferior a 18 cm; A maior dimenso do rolo ou em formato de prisma no deve ser maior que 90 cm. A dimenso mnima resultante da soma do comprimento mais o dobro do dimetro no pode ser inferior a 28 cm. Em forma de envelope: as medidas mnimas no devem ser menores que 11 cm por 16 cm. A maior dimenso do envelope no pode ser superior a 60 cm. O limite de peso de 30 kg, tanto para encomenda como para Sedex.
106
c) Malote: As sacolas de malote so confeccionadas em lona e possuem dois tamanhos: Tamanho pequeno: 47cm (altura), 34cm (largura), 14cm (espessura). O limite mximo de peso de 5kg. Tamanho grande: 64cm (altura), 34 cm (largura), 18 cm (espessura). O limite mximo de peso de 15kg.
RESTAURAO: medida de recuperao da integridade de documentos, atravs de tcnicas de interveno direta sobre os mesmos. SUPORTE: material que serve de base s diferentes formas de registro da informao. Exemplos: filme, papel, fita magntica, disco etc. TABELA DE TEMPORALIDADE: instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente que determina prazos de guarda dos documentos e estabelece critrios para microfilmagem e eliminao. TEORIA DAS TRS IDADES: sistematizao das caractersticas dos arquivos correntes, intermedirios e permanentes quanto sua gnese, tratamento documental e utilizao. TIPOLOGIA DOCUMENTAL: estudo dos tipos documentais. TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa, atravs de sistema prprio. TRATAMENTO DOCUMENTAL: conjunto de atividades de classificao e descrio de documentos. VIGNCIA: qualidade pela qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposio contidos nos documentos.
OBJETOS QUE NO SO TRANSPORTADOS PELOS CORREIOS

Conforme o art. 13 da Lei 6.538/78, os Correios no aceitam e nem entregam: i) objeto com peso, dimenses, volume, formato, endereamento, franqueamento ou acondicionamento em desacordo com as normas regulamentares ou com as previstas em convenes e acordos internacionais aprovados pelo Brasil; ii) substncia explosiva, deteriorvel, ftida, corrosiva ou facilmente inflamvel, cujo transporte constitua perigo ou possa danificar outro objeto; iii) cocana, pio, morfina, demais estupefacientes e outras substncias de uso proibido; iv) objeto com endereo, dizeres ou desenhos injuriosos, ameaadores, ofensivos moral ou ainda contrrios ordem pblica ou aos interesses do Pas; v) animal vivo, exceto os admitidos em conveno internacional ratificada pelo Brasil; vi) planta viva; vii)animal morto; viii)objeto cujas indicaes de endereamento no permitem assegurar a correta entrega ao destinatrio; ix) objetos cuja circulao no Pas, exportao ou importao, estejam proibidos por ato de autoridade competente. Alm da relao acima, prevista na Legislao Postal, o Regulamento Interno dos Correios probe ainda a aceitao de res107
SISTEMA DE ARQUIVOS
Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns.
144
PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas formas, integra o processo. PRAZO DE RETENO (GUARDA): perodo definido na tabela de temporalidade, durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente e no arquivo intermedirio. PRESERVAO: gesto que abrange todas as aes que possibilitem a garantia da integridade das informaes contidas nos documentos. PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informaes, pareceres, anexos e despachos, segue os canais competentes, ou seja, sua tramitao. o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. O processo uma unidade orgnica, constituda por um ou mais volumes, devendo, portanto, tramitar juntos. PROCESSO ACESSRIO: processo que apresenta matria indispensvel instruo do processo principal. PROCESSO PRINCIPAL: processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso. PROVENINCIA: a instituio ou pessoa que produziu, acumulou e/ou manteve e utilizou documentos no decurso de suas atividades pblicas ou privadas. RECOLHIMENTO: passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente.
143
tos mortais humanos, exceto o transporte de cinzas proveniente de cremao, que pode ser admitido, desde que devidamente embaladas em recipiente hermeticamente fechado e posteriormente acondicionado em caixa de papelo resistente.
PRINCIPAIS MOTIVOS PARA ATRASO DE ENTREGA

O atraso de entrega e a impossibilidade de entrega geralmente ocorrem pelos seguintes motivos, segundo os Correios: Motivos de fora maior (inundao, incndios, falta de segurana pblica, fechamento de estradas ou ruas etc); Reteno do objeto postal para efeito de fiscalizao; Reteno do objeto postal por autoridades policiais; Dificuldades de acesso a localidades (transporte irregular ou com baixa freqncia); Mau Endereamento (endereamento incompleto ou incorreto do destinatrio). Dessa forma, importante que se atente para as orientaes sobre o preenchimento do endereamento e limites de peso e dimenses de correspondncias e encomendas.
MAIS INFORMAES
Mais informaes sobre os servios dos Correios podem ser obtidas em seu site: www.correios.com.br ou por telefone (0800 570 0100).
108
creve acerca de certo fato ou pedido, prestando os esclarecimentos necessrios para que a autoridade d seu despacho ou soluo. INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou documento. So legitimados: as pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares de direito ou interesses individuais, ou no exerccio do direito de interpretao; aqueles que, sem terem iniciado o processo, tm direitos ou interesses que possam ser afetados pela deciso a ser adotada; as organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos; as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou interesses difusos. JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; ou ainda de um documento a outro. METRO LINEAR: unidade de medida de extenso de arquivos. NMERO NICO DE PROCESSO NUP: nmero constitudo de quinze dgitos mais dois dgitos de verificao (DV) que visa integridade do nmero atribudo ao processo e /ou documento, na unidade protocolizadora de origem. (Portaria Normativa n 3, MPOG) PARTES: toda pessoa que participa de um processo. Pode ser a parte que provocou o processo ou a parte que se defende. Pode receber vrios nomes: autor e ru, requerente e requerido, impetrante e impetrado, agravante e agravado, recorrente e recorrido, etc. PLANO DE ARQUIVAMENTO: esquema preestabelecido para armazenamento, ordenao e classificao.
142
V. SEGURANA DA INFORMAO
DOCUMENTO TEXTUAL: documento com registros escritos, em suporte papel, incluindo os manuscritos, datilografados ou impressos. DOSSI: trata-se de uma unidade documental na qual se renem informalmente documentos de natureza diversa com uma finalidade especfica. ELIMINAO: destruio de documentos que, na avaliao, forem considerados sem valor para guarda permanente. ESPCIE DOCUMENTAL: configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. GESTO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. GUIA: instrumento de pesquisa que oferece uma viso geral do conjunto de fundos e colees de um ou mais arquivos, geralmente organizados por fundos ou sries e contendo histrico e/ou biografia das instituies e/ou pessoas produtoras dos mesmos, datas limite, e a lista dos demais instrumentos de pesquisa disponveis. HIGIENIZAO: limpeza a seco utilizando trincha e flanela para a retirada de impurezas que no compem a obra, tais como: marcadores, grampos, poeira e outros. INFORMAO: todo e qualquer elemento referencial contido num documento. Em linguagem administrativa, a informao tem s vezes, o sentido de parecer, em que o funcionrio es141
CICLO DOCUMENTAL E SEGURANA DA

INFORMAO
O ciclo documental inclui vrias fases e operaes da vida de um documento, desde sua produo, tramitao, uso, arquivamento e avaliao para destinao final que, nessa ltima fase, pode conduzir guarda permanente ou eliminao. At o momento, falamos sobre os procedimentos de tratamento da documentao no mbito das unidades da AGU, descrevendo as rotinas de protocolo, a tramitao e a expedio. Tais rotinas so as fases que antecedem a ltima etapa da gesto documental o arquivamento e destinao final de documentos (as quais sero abordadas em material especfico: Manual de Arquivo). Documentos e processos contm informaes importantes por tratar do funcionamento da instituio ou por seu teor representar contedo estratgico. Alm dos documentos, que fornecem suporte material da informao, para a informao propriamente dita deve receber cuidados especiais para estar disponvel no momento oportuno, sempre que necessrio, e s pessoas que dela necessitarem ou estiverem autorizadas a acess-las. A disponibilidade de acesso informao governamental para os agentes pblicos e os cidados est diretamente relacionada ao conjunto de prticas desenvolvidas pela administrao pblica no decorrer do ciclo informacional. O conjunto de prticas relativas documentao depende basicamente de trs fatores: a)Os procedimentos que compem o processo informacional; b)Os sistemas que suportam as informaes;
111
DATA DE PRODUO: a data em que foram produzidos os documentos de uma unidade de descrio. DESPACHO: e a deciso proferida pela autoridade administrativa no caso submetido sua apreciao, podendo ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no. Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho a ser includa ao final do processo (Portaria Normativa, n 5, MPOG) DESTINAO: em decorrncia da avaliao, encaminhamento dos documentos guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo. DIGITALIZAO: reproduo por varredura eletrnica e armazenamento em disco tico ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do documento em terminal de alta resoluo ou sua impresso em papel. DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material, sucetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: aquele produzido e recebido pelo rgo na execuo das atividades administrativas e de apoio especializado. DOCUMENTO DE ARQUIVO: aquele criado em decorrncia de atividades especifica desenvolvido por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma relao funcional com a fonte geradora.
140
ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de atribuies decorrentes das atividades fins. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar a atividade-fim. AVALIAO: processo pelo qual se determina o valor arquivstico de um conjunto de documentos, estabelecendo sua destinao final. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: sucesso de fases por que passam os documentos, desde o momento em que so criados (produo) at a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: instrumento de trabalho elaborado de forma a ser utilizado pelos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido e/ou recebido pelo rgo no exerccio de suas atividades. CONSERVAO: conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao. Ver tambm preservao. CONSULTA: ao de examinar ou conhecer um documento. Busca direta ou indireta de informaes. DATA DE ACUMULAO: o perodo durante o qual foram reunidos, pelo produtor, os documentos da unidade de descrio. DATAS-LIMITES: elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que se indicam as datas de incio e trmino do perodo abrangido por um conjunto de documentos.
139
c)As pessoas que operam os sistemas e tm acesso informao.
Figura 10: Fatores que compem o processo informacional
Pensar Segurana da Informao promover a integrao desses trs componentes, que so indissociveis e complementares. Sem que haja um alinhamento efetivo entre tais fatores em qualquer fase do ciclo documental - no possvel obter segurana da informao.
SEGURANA DA INFORMAO
Quando se pensa Segurana da Informao, logo vem a idia de restrio de acesso e atribuio de graus de sigilo a documentos e informaes. Todavia, a Segurana da Informao vai muito alm de medidas de controle de acesso e de classificao de informao.
Ateno! A Segurana da Informao pode ser definida como o conjunto de medidas, normas e procedimentos destinados a garantir a disponibilidade, a integridade, a confidencialidade, a autenticidade, a irretratabilidade e atualidade da informao em todo o seu ciclo de vida.
Vamos esclarecer cada um desses conceitos: I Disponibilidade: garantia de que o contedo da informao estar disponvel a quem tiver autorizao para uso, sempre que houver necessidade de acesso; II - Integridade: garantia de que o contedo original da
112
informao no foi modificado indevidamente por elemento humano ou qualquer outro processo no definido; III Confidencialidade: garantia de que o contedo da informao s acessvel e interpretvel por quem possui autorizao para tal; IV Autenticidade: garantia de que o contedo da informao seja verdadeiro, como tambm a fonte geradora da informao e o seu destinatrio sejam realmente quem alegam ser; V Irretratabilidade: garantia de que, num processo de envio e recebimento de informaes, qualquer participante, originador ou destinatrio de informao, no possa, em um momento posterior, negar a respectiva atuao e VI Atualidade: garantia de que um documento utilizado esteja realmente relacionado a uma informao ou orientao em vigor. Isto significa dizer que, para alm das questes de restrio de acesso, preciso garantir que as pessoas autorizadas ou que tenham direito s informaes, quando delas necessitarem, consigam obt-las e tenham a garantia de que elas correspondem realidade. preciso pensar a disponibilidade de informaes. Para que se torne possvel assegurar a segurana da informao, fundamental a integrao de cada um dos componentes do ciclo informacional: Procedimentos Sistemas - Pessoas. Neste manual, sero enfatizados o trato documental e a operao dos sistemas do ponto de vista dos usurios, de maneira a abranger as atribuies das unidades protocolizadoras e da Coordenao-Geral de Documentao e Informao.
ARMAZENAMENTO: guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios em reas que lhes so destinados. ARQUIVAMENTO: operao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, acondicionados de forma adequada e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido. ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. ARQUIVO CORRENTE: formado por documentos em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. ARQUIVO INTERMEDIRIO: formado por documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razo de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. ARQUIVO PERMANENTE: formado por documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. ASSUNTO: o tema principal do contedo do documento. ATIVIDADE-FIM (ou FINALSTICA): a atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficas.
138
113
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (BRASIL) Circular PGU 97/013, de 27 de agosto de 1997. Estabelece maior celeridade no manuseio dos processos, aprimora os servios e racionaliza a sua conduo e desenvolvimento. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (BRASIL). Portaria n 168, de 19 de julho de 2005. Estabelece o para eliminao de dossi administrativo formado para o acompanhamento de ao direta de inconstitucionalidade ADI.
CONCEITOS E DEFINIES
ACERVO: conjunto de documentos sob custdia de um arquivo. ACESSO: disponibilidade de consulta a documentos e/ou informaes neles contidas, varivel em funo de clusulas restritivas. ACONDICIONAMENTO: ato de embalar ou guardar documentos de forma apropriada sua preservao e manuseio. ACUMULAO: formaes progressivas, naturais e orgnicas do arquivo. Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa. ANLISE DOCUMENTAL: tem por objetivo dar forma adequada e representar convenientemente a informao contida no documento, atravs de procedimentos de transformao, com o propsito de armazenar e possibilitar a recuperao da dita informao ao futuro interessado, de modo a que este obtenha o mximo de informao (aspecto quantitativo) com o mximo de pertinncia (aspecto qualitativo).
137
Figura 11: Segurana da informao a partir da integrao dos fatores do ciclo informacional
PROCEDIMENTOS E SEGURANA DA INFORMAO

Um dos primeiros passos para garantir a segurana da informao a uniformizao dos procedimentos relativos ao tratamento informacional. A divulgao desse manual uma das principais iniciativas da CGDI no sentido de padronizar os procedimentos documentais, com o objetivo de assegurar que todos os agentes pblicos da AGU encarregados do trato documental com acesso ou no ao Sistema de Controle de Documentos da AGU AGUDoc - tenham o mesmo entendimento sobre as operaes e realizem-nas da mesma maneira. O Manual de Protocolo traz uniformizao conceitual, importante para garantir que todas as informaes tenham o mesmo significado. Por exemplo, quando se fala em processo administrativo preciso que todos entendam do que se trata, quais so seus componentes, quando e o porqu de sua utiliza114
o, alm dos cuidados relacionados. Outro caso a ser citado sobre a necessidade de uniformizao conceitual o uso da documentao oficial. Muitas vezes, so registrados no Sistema tipos de documentos que no correspondem aos verdadeiros, da forma como foram emitidos. O uso de cada tipo de documento depende do assunto tratado e da autoridade que o emite. Um ofcio, por exemplo, tem indicao de utilizao diferente de um memorando ou de um requerimento, sendo necessrio saber em que situaes so utilizados e reproduzir seus dados exatamente da forma como foram emitidos. Se houver dvidas sobre utilizao e forma de documentos oficiais, consulte o Manual de Redao da Presidncia da Repblica disponvel no site da AGU: www.agu.gov.br ou em www.planalto.gov.br. Essas consideraes do uma noo de como adotar procedimentos uniformes ajuda na construo da segurana da informao. A informao correta e segura depende da ao conjunta de todos os agentes envolvidos nos procedimentos de registro, resgate e liberao de informao.
SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL (Brasil). Instruo normativa conjunta n 04, de 10 de maio de 2000. Disciplina procedimentos e prazos para o arquivamento de documentos e registro de conformidade. Atos da Advocacia-Geral da Unio ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria Conjunta n 11, de 26 de janeiro de 2004. Constitui a Subcomisso de Coordenao do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 36, de 18 de maro de 2004. Institui a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CAD. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 732, de 20 de dezembro de 2004. Dispe sobre a preservao da memria dos documentos produzidos pela Advocacia-Geral da Unio. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria Conjunta n 001, de 31 de maio de 2005. Dispe sobre o arquivamento dos mandados de citao, intimao e notificao recebidos dos tribunais superiores; e dos dossis, notas internas, pareceres, informaes, notas e demais documentos produzidos pela PGF e PGU. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Ata da Reunio n 05 da Comisso de Avaliao de Documentos, de 20 de setembro de 2005. Estabelece que todas as fotocpias de documentos no autenticadas e no inseridas em dossi ou processo e procedimento administrativo, devem ser descartados.
SISTEMAS E SEGURANA DA INFORMAO

Alm dos procedimentos fsicos relativos a documentos e processos, a informao, na maioria das vezes, est registrada em sistemas eletrnicos. O registro em sistemas permite que se tenha acesso aos dados informaes constantes na documentao, sem necessidade de sua posse fsica. Os sistemas informatizados tm a grande vantagem de poupar tempo, material e esforos dos usurios, permitindo o acesso a informaes sem que seja necessrio guardar cpias fsicas de documentos e possibilitando o acesso a seus dados essenciais. No entanto, se no momento de registro das informaes no for dada a devida ateno para extrair dos documentos as in115
136
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 04, de 28 de maro de 1996, que dispes sobre o cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos as Atividades-meio da Administrao Pblica. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 20, de 16 de junho de 2004. Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Atos do Poder Executivo MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos para a utilizao dos servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios, Autarquias e Fundaes integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de processos e documentos.
formaes que permitam identificar, de maneira inequvoca, de qual documento se trata, no possvel obter segurana da informao. O registro no sistema deve ser feito com extremo cuidado e ateno, pois dessa insero inicial de dados dependem todas as operaes posteriores que devero atender demanda constante no documento. Como dito anteriormente, o cadastro est entre as operaes mais importantes do ciclo informacional e precisa ser realizado de maneira precisa. Quando o cadastro se apresenta equivocado, no possvel ou se dificulta o resgate da informao em momento posterior, podendo se comprometer as aes e decises necessrias para atender solicitao constante no documento. O sistema utilizado para registro e controle de documentos na AGU o AGUDoc, que tem fcil operacionalizao e permite a insero de dados de maneira bastante flexvel, de forma a atender as diversificadas demandas da instituio. Essa flexibilidade permite que o usurio registre a informao de maneira muito consistente, mas exige, em contrapartida, que tenha mais ateno ao teor da informao inserida. Dela dependero as operaes e decises posteriores, a confiabilidade das informaes obtidas em pesquisas e relatrios e a conseqente segurana da informao em todos os seus componentes, conforme dito no incio dessa unidade. Nas atividades da AGU com suas numerosas unidades e funcionamento descentralizado, um dos principais desafios, relativo segurana da informao, a localizao fsica de documentos e processos. Como os documentos passam por diversos agentes, preciso que toda a movimentao fsica seja registrada no sistema. Somente dessa forma, ser possvel assegurar que documentos e processos se encontram realmente com quem est informado no sistema. O AGUDoc disponi116
135
biliza a funcionalidade de recebimento eletrnico, que precisa de alimentao dos operadores do sistema para fornecer informaes corretas. Em termos de segurana da informao, o recebimento eletrnico representa: a) Disponibilidade: j que aqueles que tm acesso sabero onde e com quem est o documento ou processo; b) Integridade: por assegurar que o documento ou processo no foi movimentado sem que o devido destaque no sistema; c) Confidencialidade: porque uma vez movimentado fisicamente, caso haja restrio de acesso, s tiveram acesso s informaes os usurios realmente autorizados; d) Autenticidade: o contedo da informao, em consulta ao sistema, reflete efetivamente quem est ou esteve responsvel pela informao e aquele a quem foi destinada a providncia; e) Irretratabilidade: na medida em que possvel identificar quem realmente recebeu a informao constante no documento ou processo; f) Atualidade: este talvez seja o maior desafio, garantir que a informao do Sistema seja aquela que reflete a realidade em vigor sobre a localizao, o responsvel e a providncia sobre determinado assunto.
Ateno! O recebimento eletrnico fundamental para garantir a segurana da informao e depende dos esforos conjuntos de todos os envolvidos no tratamento da informao.
BRASIL. Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, da administrao pblica federal, e d outras providncias. BRASIL. Decreto n. 5.495, de 20 de julho de 2005. Acresce incisos ao art. 7o do Decreto no 3.505, de 13 de junho de 2000, que institui a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades da administrao pblica federal.
Resoluo do (CONARQ)
Conselho
Nacional
de
Arquivos
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 1, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do poder pblico.
134
117
BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo Administrativo no mbito da Administrao Pblica Federal. BRASIL. Lei n 9.051, de 18 de maio de 1995. Dispe sobre a expedio de certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes. BRASIL. Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005. Regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5o da Constituio Federal e d outras providncias. BRASIL. Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal. BRASIL. Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. BRASIL. Decreto n 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a poltica de segurana da informao nos rgos e entidades da administrao pblica federal. BRASIL. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. BRASIL. Decreto n 4.553, de 27 de Dezembro de 2002. Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.
ACESSO A INFORMAO PELA INTERNET

As informaes de cunho administrativo constantes no AGUDoc esto disponveis para consulta e acompanhamento pela internet. Os interessados em requerimentos, por exemplo, podem consultar o andamento de processos administrativos e receber tais informaes por e-mail a partir da pgina da AGU. No entanto, o acompanhamento quanto aos pedidos s refletir as efetivas providncias se os usurios do sistema inserirem corretamente as informaes contidas nos documentos. Dessa forma, o acompanhamento refletir, com segurana, as reais providncias tomadas pelas reas.
ACESSO AO AGUDOC E SENHAS

O acesso ao AGUDoc permitido a todos os usurios habilitados no Portal da AGU. A diferena no acesso ocorre pela atribuio de perfis especficos aos usurios, dependendo de sua atribuio, atividades e lotao. Os perfis so atribudos aos usurios a partir da demanda dos chefes de unidade de maneira a atender s especificidades de cada rea da instituio. A autorizao e definio de perfil de acesso ao AGUDoc para colaboradores que no integram o quadro da AGU como estagirios e terceirizados - possvel quando esses passam a acessar o Portal de Informaes e Servios da AGU, de acordo com as regras definidas pela rea responsvel. A partir da habilitao ao Portal, o acesso ao AGUDoc pode ser obtido com a solicitao pelo chefe da unidade. O e-mail pode ser enviado pelo prprio Fale Conosco do Sistema, devendo conter os dados completos do colaborador (incluindo CPF), sua lotao, definio de perfil e quais as unidades de trabalho.
118
133
Ateno: A senha de acesso a Sistemas de uso pessoal e intransfervel. Os usurios que eventualmente compartilharem suas senhas podero ser responsabilizados pela insero indevida de informaes.
CAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. SUBCAD - Subcomisses Permanente de Avaliao de Documentos.
OBJETIVOS
Este Manual foi desenvolvido com o propsito de: ser fonte de informao para os servidores e colaboradores da AGU; ser referncia s atividades desempenhadas pelas unidades de Arquivo; ser ferramenta de operacionalizao da Gesto de Documentos da AGU.
fundamental que cada usurio tenha a sua senha de acesso, no sendo permitida a utilizao de senhas por terceiros. Para evitar a possibilidade de acesso por pessoa no autorizada, os usurios que no pertencem mais instituio devem ser inabilitados. Assim, sempre que houver desligamentos de colaborador, o prprio gestor da unidade deve realizar a inativao do acesso ao Sistema. Essa informao est sob responsabilidade da unidade a que o colaborador esteve vinculado e deve ser fornecida assim que ocorrer o desligamento. Em caso de dvidas sobre os procedimentos, entrar em contato com o gestor de unidade ou com a CGDI.
LEGISLAO REFERENCIAL DAS ATIVIDADES

DE ARQUIVO
Legislao Federal BRASIL, Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil. BRASIL. Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. BRASIL. Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispe sobre o Regime Jurdico dos Servidores Pblicos Civis da Unio, das Autarquias e das Fundaes Pblicas Federias. BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
132
ELEMENTO INFORMAO
HUMANO
NA
SEGURANA
DA
Na segurana da informao, o conjunto procedimentossistemas-pessoas tem no elemento humano seu componente mais delicado. As pessoas envolvidas no processamento da informao so as responsveis pela insero de dados, extrao de informaes, definio dos padres informacionais, pelas regras de sistemas alm do gerenciamento de processos e procedimentos. Por mais que se automatizem as operaes, no possvel prescindir da participao dos usurios em diversos momentos do ciclo informacional.
119
CONSIDERAES INICIAIS
A instituio da regulamentao e das recomendaes relativas aos procedimentos administrativos para as unidades de arquivo consolidadas neste Manual de Procedimentos de Arquivo tem como fundamentao: Art 216 da CF Art 37 da CF Lei 8.159/91 Lei 9.784/99 Decreto SIGA Portarias AGU referente gesto documental Para fins de uniformizao de procedimentos e utilizao deste Manual, entende-se por unidades da AGU: a) os rgos de direo superior da AGU; b) o rgo vinculado AGU, a Procuradoria-Geral Federal; c) os rgos de execuo da AGU; d) o rgo de assistncia direta e imediata ao Advogado-Geral da Unio; e) os rgos auxiliares do Advogado-Geral da Unio; f) o rgo de assistncia direta e imediata ao substituto do Advogado-Geral da Unio; g) a Escola da AGU.
Todos os usurios novos e experientes devem entender o processamento das informaes para alm da mera insero de dados em sistemas. Devem ser compreendidos os reflexos dos dados inseridos na informao obtida e as conseqncias do uso e divulgao indevida de informaes a que tiverem acesso. Somente assim, independentemente da plataforma utilizada, as mudanas no ambiente informtico e no padro de uso podero ser mais bem absorvidas sempre que houver quaisquer alteraes no lay out (visualizao) ou no modo de operao do sistema. Em relao documentao, as orientaes a serem seguidas devem ser sempre as emitidas pela CGDI, responsvel pela rea de documentao da AGU. Orientaes obtidas de outras fontes podem conduzir a erros na insero de dados e dificuldades na posterior extrao de informaes pelo usurio ou por terceiros. Caso queira fazer alguma sugesto de melhoria ou necessite tirar alguma dvida sobre os procedimentos de protocolo, utilize o e-mail: protocolo.agu@agu.gov.br O momento de insero de dados crucial para garantir a segurana da informao e tem relao direta com os seguintes componentes:
Ateno: Este Manual a referncia bsica para uniformizao conceitual e sobre os procedimentos da rea documental da AGU. Acompanhe periodicamente as orientaes da CGDI sobre novos procedimentos divulgados por e-mail ou pelo prprio AGUDoc.
SIGLAS
AGU Advocacia-Geral da Unio SIGA Subcomisso do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Federal
131 120
a) Disponibilidade: se inserida de maneira correta, a informao estar disponvel, a quem dela necessitar ou tiver autorizao para acess-la, por meio de consultas
ao sistema, sempre que necessrio ; b) Integridade: quando inserida corretamente, a informao disponvel no sistema refletir o contedo original do documento; c) Confidencialidade: como podem existir restries de acesso a documentos ou processos, os usurios devem estar atentos s orientaes quanto classificao de informaes; d) Autenticidade: uma vez que os usurios no compartilham as senhas de acesso, possvel garantir que aquele que inseriu um dado realmente aquele apontado pelo sistema; e) Irretratabilidade: o sistema deve garantir, a partir do usurio originador de informaes, de quem efetivamente se trata, no sendo possvel negar a origem dos dados inseridos; f) Atualidade: sempre que ocorrerem alteraes quanto movimentao ou acrscimo de documentos a um processo, os usurios devem inserir tais dados, realizando as devidas vinculaes quanto a assuntos e interessados relacionados, refletindo a atualidade do tratamento da informao. A informao vai alm do registro em suporte documental, devendo ser tratada com o devido cuidado para no gerar equvocos de tratamento ou permitir que sejam obtidas por quem no tiver autorizao para acesso. Por outro lado, a informao deve estar disponvel aos interessados ou a quem tiver autorizao, sempre que necessrio. Especial ateno deve ser dada a assuntos que ainda esto em tratamento e cuja divulgao pode interferir nos resultados esperados. Nem sempre informaes que requerem reservas quanto
121
divulgao esto previamente classificadas. Exemplos disso so as providncias e documentos relativos a um processo licitatrio ou s decises sobre uma sindicncia ou processo administrativo disciplinar (PAD). No primeiro caso, o edital pode ser at anulado por suspeita de direcionamento do certame ou vazamento de informaes. J no caso de sindicncia ou PAD a divulgao de informaes sobre o processo pode produzir danos morais e materiais ao interessado.
Ateno: Aquele que der causa a danos morais ou patrimoniais pode ser responsabilizado civil, penal e administrativamente, de acordo com a legislao em vigor.
1. INTRODUO
RESPONSABILIDADE PELA INFORMAO
Como demonstrado no tpico anterior, a informao e no s os documentos - deve ser tratada com cuidado, devendo os usurios ter muita responsabilidade no trato informacional. Tendo como premissa que a informao est registrada ou no em documentos, todos os envolvidos devem tomar alguns cuidados relativos divulgao, por telefone ou outro meio, do contedo dos procedimentos relativos a: Processos judiciais; Processos licitatrios; Sindicncia; Processo administrativo disciplinar (PAD); Concursos; Correspondncias pessoais; Informaes classificadas como sigilosas. Em caso de dvida sobre procedimentos e divulgao de infor122
maes, consulte o chefe da unidade, este Manual ou a CGDI.
A LGUNS
CUIDADOS INFORMAO
NO
TRATAMENTO
DA
A seguir, sero listados alguns cuidados com procedimentos das reas de protocolo e expedio. importante destacar que os itens listados representam um breve guia e no esgotam todas as providncias necessrias para garantir a segurana da informao no trato documental. a) Quanto s correspondncias, em seu recebimento: verificar a integridade, checando e reportando indcios de violao, caso existam; confirmar a autenticidade, a partir do remetente e destinatrio; garantir a confidencialidade, encaminhando lacradas as correspondncias identificadas como sigilosas ou de carter pessoal. Os mesmos cuidados devem ser tomados no envio de correspondncias, tanto para outras unidades da AGU como para entidades externas. b) Quanto produo de documentos garantir a disponibilidade pela correta classificao da informao como documento ou processo; assegurar a confidencialidade a partir da classificao da informao, pelos agentes autorizados, atribuindo o grau de sigilo exigido. c) Quanto reproduo de documentos: tirar cpias do todo ou partes de documentos, fazendo os devidos destaques, garantindo a integridade da informao; a confidencialidade assegurada se somente os agen123
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO SECRETARIA-GERAL

COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO
tes autorizados reproduzirem os documentos classificados como sigilosos; as folhas e etiquetas que contiverem informaes sobre processos e documentos devem ser destrudas, impedindo o acesso a informaes por terceiros no autorizados. d) Quanto utilizao: documentos e informaes devem ter a disponibilidade assegurada por seu correto armazenamento e, ainda, por indicarem corretamente a sua localizao e atualidade de dados. e) Quanto ao transporte: a integridade deve ser garantida tambm no transporte de correspondncias, documentos e processos tomando-se cuidado para identificar, envelopar e embalar corretamente os volumes; a confidencialidade de informao sigilosa pode ser obtida por meio do uso de dois envelopes, recebendo o externo o termo pessoal, que evita sua abertura por terceiros. f) Quanto distribuio: garantir a disponibilidade, enviando no devido tempo a informao ao(s) destinatrios; assegurar a confidencialidade, mantendo lacrados os envelopes e documentos que requeiram sigilo. g) Quanto ao armazenamento: a disponibilidade deve ser possibilitada pelo armazenamento de modo a permitir a consulta posterior ou pela consulta ao banco de dados que permita a identificao da localizao do documento ou processo; a integridade garantida pelos cuidados fsicos com a
124
Rotinas de Arquivo
Braslia 2010
documentao e com os equipamentos de informtica; h) Quanto eliminao: a eliminao de documentos s permitida aps avaliao da comisso de avaliao de documentos, garantindo, assim, a disponibilidade e a integridade de documentos de valor histrico.
CONSIDERAES FINAIS SOBRE SEGURANA DA INFORMAO

A segurana da informao permeia cada uma das fases do ciclo documental e envolve todos os agentes responsveis pela produo, movimentao e guarda de informaes e documentos. Somente com a participao de todos os envolvidos servidores, estagirios, terceirizados e colaboradores ser possvel garantir a segurana da informao em todos os seus componentes, conforme explicitado no incio dessa unidade. A segurana da informao resultado do trabalho coletivo e dependente da integrao contnua e permanente de procedimentos-sistemas-pessoas no ciclo informacional. Somente com a participao e atuao de todos os envolvidos poder ser obtida. Mais do que definio de regras de conduta e regulamentao de procedimentos, a segurana da informao deve fazer parte da cultura de trabalho daqueles que lidam com a informao e as atividades de governo.
125

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo: Advocacia-Geral Da União

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo: Advocacia-Geral Da União

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO GRANDE DO URARS SUL

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

MODELO DE TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO PROTOCOLO

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

_____________________________________ Servidor/ Matrcula (SIAPE)

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

tos, no mbito do Ministrio, regulamentado por Norma Operacional.

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

LEGISLAO REFERENCIAL PARA DOCUMENTAO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO PROTOCOLO

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

RESOLUO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ)

_____________________________________ Servidor/ Matrcula (SIAPE)

PORTARIAS DO PODER EXECUTIVO

MODELO DE TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

PORTARIAS DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

MODELO DE TERMO DE DESMEMBRAMENTO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO PROTOCOLO

n(s)........................................................ de __ / _ / _______e NUP