Guia Educacion Iso 9001

GUIA PARA DISEAR SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD,
PERTINENTES CON LA GESTION EDUCATIVA COLOMBIANA Y

LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO: 9001:2000, EN INSTITUCIONES
EDUCATIVAS DE EDUCACION PRE-ESCOLAR, BASICA Y MEDIA,

ADRIANA IVONE RINCON GOMEZ

UNVERSIDAD DE LA SABANA
FACULTAD DE EDUCACION
ESPECIALIZACION EN GERENCIA EDUCATIVA

BOGOTA, 2008

2

EDUCATIVAS DE EDUCACION PRE-ESCOLAR, BASICA Y MEDIA


ASESOR: CRISANTO QUIROGA OTALORA


BOGOTA, 2008

3

EDUCATIVAS DE EDUCACION: PRE-ESCOLAR, BASICA Y MEDIA


Directivas de la Universidad:
Rector: Dr.: lvaro Mendoza Ramrez. .
Vicerrectora Acadmica: Dra. Liliana Ospina de Guerrero
Vicerrector Administrativo: Dr. Mauricio Rojas.
Directora de Registro Acadmico: Dra. Luz ngela Vanegas.
Director de la Especializaciones: Dr. Salomn Frost.
Decana Facultad de Educacin: Dra. Ins Ecima de Snchez.
Coordinador Acadmico de la especializacin: Dr.: Corisanto
Quiroga Otlora.
Asesor(a) de Investigacin: Dr. Crisanto Quiroga Otalora


BOGOTA, 2008

4

El autor dedica su proyecto en memoria a:

Dr. lvaro Leuro, por sus valiosas orientaciones (q.p.d)

5

AGRADECIMIENTOS

A mi esposo y a mi hija por el amor, la paciencia y la solidaridad que me
brindaron, para realizar el proyecto.

6

LISTA DE TABLAS

Pag.

Tabla 1. Matriz de correlacin - direccionamiento
institucional. 28

Tabla 2. Matriz de correlacin - gestin del talento
humano. 29

Tabla 3. Matriz de correlacin - gestin de recursos
fsicos 29

Tabla 4. Matriz de correlacin - gestin acadmica 30

Tabla 5. Matriz de correlacin - gestin de la
comunidad 31

Tabla 6. Matriz de correlacin - gestin
administrativa y financiera 31

Tabla 7. Matriz de correlacin mejoramiento
continuo 32

7

LISTA DE FIGURAS

Pg.

Figura 1. Estructura del manual de calidad 45

Figura 2. Estructura del plan de calidad 46

Figura 3. Estructura caracterizacin de procesos 47

Figura 4. Estructura de un procedimiento 48

Figura 5. Estructura de un instructivo 49

Figura 6. Estructura de una gua 49

Figura 7. Estructura de una especificacin 50

Figura 9. Flujograma para el procedimiento
de control de documentos 53

8

Pg.

Figura 10. Flujograma para el procedimiento
de control de registros 53

Figura 11. Antecedentes para construir la poltica
de calidad

Figura 12. Pirmide de alineamiento del Sistema
de Gestin de Calidad 60

Figura 13. Flujograma del procedimiento de
revisin por la direccin 62

Figura 14. Flujograma del procedimiento de
mantenimiento preventivo. 65

Figura 15. Flujograma del procedimiento
mantenimiento correctivo 66

Figura 16. Flujograma Atencin de Beneficiarios
interesados 71

Figura 17. Flujograma Procedimiento de
Atencin de inquietudes, sugerencias e inconformidades

Figura 18. Flujograma Procedimiento de Diseo
y Desarrollo Curricular 72

9

LISTA DE ANEXOS

Pg.

Anexo A. Diagnstico sistema de gestin
de calidad para instituciones educativas 78

Anexo B. Presentacin de resultados del
Instrumento diagnstico 79

Anexo C. Mapa de procesos 81

Anexo D. Modelo de pie de pgina de los
documentos 82

Anexo E. Listado maestro y control de
registros 83

Anexo F. Encuesta de satisfaccin de padres
de familia y estudiantes. 84

Anexo G. Perfil de cargos 87

Anexo H. Plan de capacitacin 89

Anexo I. Instrumento de evaluacin de desempeo 90

Anexo J. Planilla de inspeccin planta fsica 92

10

TABLA DE CONTENIDO

Pg.

1. FORMULACION DEL PROBLEMA 12
2. JUSTIFICACION 13
3. OBJETIVO GENERAL 14
4. OBJETIVOS ESPECIFICOS 14
5. MARCO TEORICO 15
5.1 LA CALIDAD DE LA EDUCACION EN
EL MARCO DE LA GLOBALIZACION Y LA
COMPETITIVIDAD
5.2 LA CALIDAD DE LA EDUCACION EN COLOMBIA 17
5.3 LEY GENERAL DE EDUCACION 115 DE 1994 17
5.4 EL PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL 18
5.5 PLAN DE DESARROLLO EDUCATIVO
LA REVOLUCION EDUCATIVA 19
5.6 LOS ESTANDARES 19
5.7 LAS PRUEBAS SABER 19
5.8 PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 20
5.9 GALARDON A LA EXCELENCIA 20
5.10 PROYECTO EDUCATIVO LIDERES SIGLO XXI 20
5.11 MODELOS INTERNACIONALES DE GESTION
DE LA CALIDAD 21
5.11.1 Modelo Baldrige 21
5.11.2 Modelo EFQM 22
5.11.3 Modelo MICE 22
5.12 NORMA INTERNACIONAL ISO: 9001:2000 23
5.14 GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC:200 24
6. DIAGNOSTICO 25
6.1 DISEO DEL INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO 25
6.1.1 Revisin de documentos relacionados con l
gestin educativa 25

11
Pg.

6.2.2 Correlacin entre los componentes de los
documentos de gestin educativa 26
6.2.3 Diseo del instrumento de diagnstico 31
6.3 MUESTRA 31
6.4 METODO DE APLICACIN DEL INSTRUMENTO
DE DIAGNOSTICO 31
6.5 RECOLECCION DE RESULTADOS 32
6.6 ANALISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO
DE LOS RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO 32
7. DISEO 37
7.1 DISEO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
PARA COLEGIOS
7.1.1 Anlisis de los documentos del contexto educativo,
relativos a la gestin educativa 37
7.2 METODOLOGIA PARA EL DISEO DEL SISTEMA
DE GESTION DE CALIDAD 38
7.2.1 Requisito 4.2.2 de la norma ISO: 9001
Manual de Calidad 39
7.2.2 Requisitos 4.2.3 de la norma ISO: 9001
Control de los documentos 41
Control de los registro 52
7.2.4 Requisito 5.1 de la norma ISO: 9001
Compromiso de la direccin. 54
Enfoque al cliente 55
7.2.6 Requisitos 5.3, 5.4.1 y 5.4.2 de la norma ISO
9001. Poltica de Calidad, Objetivos de
Calidad y Planificacin del Sistema de Gestin
de Calidad. 56
Revisin por la direccin 58
competencia, toma de conciencia y formacin. 61

12

Pg.

Infraestructura 62
Ambiente de trabajo 65
Procesos relacionados con el cliente 66
Comunicacin con el cliente 67
7.2.13 Requisito 7.3 Diseo y Desarrollo
GLOSARIO
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS

13

INTRODUCCION

Desde la expedicin de la Constitucin colombiana de 1991, la Ley General de
Educacin 115 de 1994 y los dems decretos reglamentarios, expedidos por el
Ministerio de Educacin Nacional, la cultura de la calidad en la educacin,
lentamente se ha ido posicionando en Colombia, impulsando a las instituciones
educativas de todos los niveles, a la bsqueda permanente de la excelencia, a
travs del cumplimiento de altos estndares de calidad ante agencias
certificadoras y acreditadoras, tanto a nivel nacional, como internacional

Es as como en Colombia los colegios han iniciado procesos de certificacin
con la ISO Organizacin Internacional de Estandarizacin, con el fin de
demostrar y asegurar la calidad del servicio educativo que ofrecen. Pero para
lograrlo han enfrentado algunas barreras, tales como la incorporacin de una
norma de calidad, que hasta el momento estaba posicionada especficamente
para empresas diferentes a las del sector educativo. Es por ello que el
ICONTEC Instituto Colombiano de Normas Tcnicas, creo la GTC-200 Gua
Tcnica para Colegios, la cual establece orientaciones sobre cmo disear un
sistema de gestin de calidad en instituciones de educacin preescolar, bsica
y media

El presente trabajo toma como base los requisitos de la norma ISO: 901:2000
y sugerencias, de la gua GTC 200 y los confronta con varios documentos que
soportan la gestin educativa en Colombia, tales como: Decreto 1860, en
cuanto a los aspectos del Proyecto Educativo Institucional, Galardn a la
Excelencia, Proyecto Educativo Lderes del Siglo XXI y la Gua de
Autoevaluacin Institucional del MEN. El resultado de ste paralelo pone en
evidencia que la norma de calidad ISO: 9001:2000, puede adaptarse a nuestro
contexto educativo y que adems puede contribuir sustancialmente a
gestionar con calidad los procesos tanto directivos, misionales como
administrativos.

14

Surge entonces la necesidad de preguntarse ahora Cmo vamos a disear el
Sistema de Gestin de Calidad, para un colegio?

Es por ello que el presente trabajo, propone metodologas y herramientas que
orientan y son un marco de referencia para los colegios, sobre cmo
estructurar paso a paso, un sistema de gestin de calidad que cumpla con
todos los requisitos de la norma ISO: 9001:2000, pero que a la vez est acorde
con el contexto educativo y que no arriesgue la autonoma e identidad de las
instituciones educativas.

15

TITULO

PERTINENTES CON LA GESTION EDUCATIVA COLOMBIANA Y LOS
REQUISITOS DE LA NORMA ISO: 9001:2000, EN INSTITUCIONES
EDUCATIVAS DE EDUCACION PRE-ESCOLAR, BASICA Y MEDIA,

1. FORMULACION DEL PROBLEMA

Los colegios colombianos que actualmente estn interesados en certificar ante
la ISO Organizacin Internacional de Estandarizacin, la calidad del servicio
educativo que ofrecen, han encontrado que se deben enfrentar
primordialmente a dos barreras. La primera consiste en que la norma ISO:
9001:2000 es genrica, es decir que aplica para cualquier tipo de empresa.
Por otra parte, que la Gua Tcnica para Colegios GTC-200, establece
sugerencias sobre cmo los colegios pueden dar cumplimiento a los requisaos
de la norma, pero no proporcionan herramientas, instrumentos y metodologas
para estructurar su diseo.

Es as como los colegios necesitan contar con una gua que les proporcione
metodologas, herramientas e instrumentos, sobre cmo adaptar la norma ISO:
9001:200 a sus instituciones. Es decir que necesitan estructurar un sistema
de gestin de calidad que cumpla con las siguientes requisitos: pertinente
con el Horizonte institucional; acorde con el contexto de la gestin educativa
en Colombia y que cumpla con las exigencias de la norma ISO: 9001:2000.

16

2 JUSTIFICACION

La certificacin internacional con la Organizacin Internacional de
Estandarizacin, es una oportunidad para iniciar, mantener y demostrar
pblicamente el compromiso que tienen las instituciones educativas con el
mejoramiento de la calidad de la educacin de las nuevas generaciones, ya
que con ello, contribuyan al fortalecimiento y transformacin de organizaciones
educativas ms competitivas y sostenibles en el entorno de la globalizacin.

Es as como surge la necesidad de que las instituciones entren en la cultura de
la calidad a travs de la implementacin de sistemas de gestin, que les
permita gestionar y mejorar continuamente la calidad del servicio educativo que
ofrecen a sus estudiantes.

Pero para lograrlo los colegios necesitan contar con una gua que les
proporcione: metodologas, herramientas e instrumentos que los oriente, sobre
cmo estructurar un sistema de gestin de calidad, que no implique como
primera medida perder su autonoma e identidad y que de otro lado sea
pertinente con el contexto educativo.

Es fundamental, por ello que se diseen sistemas de gestin de calidad en
los cuales la norma ISO: 9001:2000 se adapte a cada colegio y no que los
colegios se adapten a la norma.
.

17

3 OBJETIVO GENERAL

Disear metodologas, herramientas e instrumentos, que orienten a las
Instituciones de educacin preescolar, bsica y media de Colombia, en cmo
estructurar un sistema de gestin de calidad, pertinente con su horizonte
institucional, con el contexto de la gestin educativa y con el cumplimiento de
los requisitos de la norma ISO: 9001:2000.

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar las debilidades, fortalezas, necesidades y expectativas de los
colegios, frente a la estructuracin y diseo de un sistema de gestin
de la calidad.

Analizar, correlacionar y alinear los elementos que hacen parte de la
gestin escolar en Colombia, con los requisitos de la norma ISO:
9001:2000.

Adaptar los requisitos de la norma ISO: 9001:2000 al contexto de los
colegios colombianos.

18

5. MARCO TEORICO

5.1 LA CALIDAD DE LA EDUCACION EN EL MARCO DE LA
GLOBALIZACION Y LA COMPETITIVIDAD

La calidad de la educacin es uno de los principales indicadores de
productividad y competitividad de las naciones, de ah que sea uno de los
primordiales retos que Colombia tiene para integrarse con xito a la
globalizacin. Frente a este panorama las Instituciones Educativas del pas,
tienen la necesidad de fortalecer e innovar en sus procesos tanto directivos,
acadmicos como administrativos, con el fin de que puedan sostenerse y
enfrentar con xito los derroteros del presente siglo.

Pero para lograr encarar todos estos desafos es indispensable que las
instituciones educativas se comprometan con el mejoramiento de la calidad de
la educacin que ofrecen. Deben tener como primera medida claridad sobre a
dnde y cmo quieren llegar a posicionarse como comunidad educativa, tener
adems un modelo pedaggico alineado con el horizonte institucional y contar
entre otros con un fuerte liderazgo pedaggico y de gestin por parte de sus
directivos y docentes. As mismo para alcanzar continuamente altos niveles de
calidad en el servicio y de eficacia y eficiencia en sus procesos es preciso que
implementen permanentemente nuevas estrategias, metodologas y
herramientas de gestin, acordes con el contexto y las necesidades de la
institucin.

Teniendo en cuenta este escenario, Gmez Buenda
1

1
GOMEZ BUENDIA, Hernando. Educacin: La Agenda del Siglo XXI. Programa de Naciones Unidas
para el Desarrollo. Tercer Mundo Editores. Bogot, 1999, p., 8

plantea como director
del documento para el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo que:
En este siglo del saber, la carrera econmica, cultural y geopoltica entre las
naciones pas de ser en esencia una carrera entre los sistemas educativos:
una escuela capaz de competir en el concierto internacional es, en ltimo
trmino, el gran desafo externo para cada estado

19
De ah que la meta para Amrica Latina, tal como lo expresa el autor
2
La calidad de la educacin bsica, la capacitacin laboral y a la
formacin de la alta inteligencia , ya que informa que la
mayora de los latinoamericanos y caribeos que pasan por la
escuela bsica realmente no adquieren los aprendizajes
necesarios para enfrentar el siglo de conocimiento . Todo esto
debido a que el aprendizaje depende de diversos factores,
muchos de los cuales podran ser controlados desde el propio
sistema educativo, como son: a) un maestro motivado y bien
calificado; b) materiales y apoyos que faciliten y enriquezcan el
proceso; c) una jornada escolar ms asidua, ms extensa y,
sobre todo ms intensa y d) una escuela eficaz es decir, creativa
y autnoma, donde los insumos y los procesos se subordinen
deliberada y ordenadamente al aprendizaje. Es as como las
diversas polticas especializadas de personal, de dotaciones, de
reparto de competencias, de ingeniera organizacional , pueden
y deben apuntar a estas varias claves
es que
sus sistemas educativos puedan responder a la exigencia de preparar a la
sociedad para el desafo pluralista de la posmodernidad y su integracin
exitosa a la aldea global, caracterizada por industrias y procesos productivos,
cuyos insumos crticos son la informacin y el talento creador; es decir educar
a todos para el siglo XXI
En este informe Buenda destaca tambin ciertas urgencias generalizadas que
se deben atender en Amrica Latina y el Caribe como son:

3
Un cambio para lograr responder a los retos que impone el nuevo orden
poltico, social y econmico internacional (como el caso de los pases
desarrollados, agrupados actualmente en mega-bloques: Estados Unidos
y Canad, la Comunidad Econmica Europea y la zona del Pacfico
Asitico, con Japn a la cabeza). En los dems pases, especialmente en
Amrica Latina, son vistas de dos maneras: una como la posibilidad de
plantear nuevas estrategias para intentar superar las constantes crisis
sociales y estar a tono con las circunstancias internacionales, que se
traducen estas en condiciones de competitividad, frente a los grandes
bloques; y la otra como la oportunidad de participar en la dinmica de
construccin de ste nuevo orden poltico, social econmico
internacional
.

Es por ello, que las reformas educativas adelantadas en diferentes pases tal
como lo dice Caballero obedecen a:

4

2 Ibid., p. 25 presentacin
3 Ibid., p. 33 presentacin
4 CABALLERO, Piedad. Educacin y Cultura. Segundo Congreso Pedaggico Nacional. FECODE.
Bogot, 1995. p., 34

.

20

5.2 LA CALIDAD DE LA EDUCACION EN COLOMBIA

Manrique
5
Un gran inicio en el pas, para enfrentar estos nuevos retos, surgi a partir de la
Ley General de Educacin 115 de 1994
, comenta con respecto a estos cambios a nivel mundial, como en
Colombia durante el perodo 1990-1994 conocido como el Revolcn, se
produjeron tantos cambios en el panorama nacional que permitieron que hoy
sea una nacin con unas bases muy diferentes para su desarrollo. Por ejemplo
que con la Constitucin del 91 se abri la puerta mental del pas para aceptar
reformas que estaban en mora de realizarse hace muchos aos. Cosas que se
consideraban intocables fueron modificadas, tales como: la liberacin de la tasa
cambiaria, la reforma del cdigo laboral, la privatizacin de los servicios
pblicos, entre otros.

Las consecuencias de estos cambios radicales en Colombia son mltiples, pero
se podran resumir segn el autor en lo siguiente: La palabra cambio irrumpi
al panorama nacional con una fuerza avasalladora, la competencia es global,
no solamente entre empresas sino entre sistemas socio-econmicos
sofisticados y es a raz de todos estas transformaciones que la educacin se
convierte en el centro del desarrollo de una nacin que quiera enfrentarse a
estos retos (6). Por ello plantea el autor, la importancia de proponer que el
sector de la educacin en Colombia se ubique dentro de las nuevas realidades
competitivas, ya que su impacto ser el que determine el xito o fracaso de la
respuesta al desafo competitivo de la nacin en los prximos aos.

5.3 LEY GENERAL DE EDUCACION 115

6

5 MANRIQUE, Francisco. Educacin y Cultura. Segundo Congreso Pedaggico Nacional. FECODE. Bogot,
1995. p., 34
6
Ministerio de Educacin Nacional MEN, Ley General de Educacin 115 de 1994. Bogot, 2004. p.5

,ya que a partir de su publicacin las
instituciones educativas le dieron una mayor importancia a la calidad de la
educacin. Se incentivo as, un proceso de orientar la educacin hacia la
organizacin de su gestin a travs de la implementacin, definicin y
reglamentacin de los Proyectos Educativos Institucionales. Todo ello con el
fin de tener establecidos en cada organizacin escolar, de acuerdo a su
contexto, necesidades y expectativas; aspectos tales, como: un horizonte
institucional, la organizacin de un gobierno escolar, la elaboracin de un
manual de convivencia, el diseo de un plan operativo y otras herramientas de
gestin, que orientaran y mejoraran la calidad de sus procesos: directivos,
misionales y administrativos

21

5.4 EL PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL

En el artculo 14 de La Ley General de Educacin, en cuanto al contenido del
proyecto educativo institucional, el MEN dice:

Todo establecimiento educativo debe elaborar y poner en prctica,
con la participacin de la comunidad educativa, un proyecto
educativo institucional que exprese la forma como se ha decidido
alcanzar los fines de la educacin definidos por la ley, teniendo en
cuenta las condiciones sociales, econmicas y culturales de su medio.
Para lograr la formacin integral de los educandos, debe contener por
lo menos los siguientes aspectos:

- Los principios fundamentales que orientan la accin de la
comunidad educativa en la institucin.
- El anlisis de la situacin institucional que permita la identificacin
de problemas y sus orgenes.
- Los objetivos generales del proyecto
- La estrategia pedaggica que gua las labores de formacin de
los educandos.
- La organizacin de los planes de estudio y la definicin de los
criterios para la evaluacin del rendimiento del educando.
- Las acciones pedaggicas relacionadas con la educacin sexual,
para el uso del tiempo libre, para el aprovechamiento y
conservacin del ambiente y, en general para los valores
humanos.
- El reglamento o manual de convivencia y el reglamento para
docentes.
- Los rganos, funciones y forma de integracin del Gobierno
Escolar.
- El sistema de matrculas y pensiones que incluyan la definicin de
los pagos que corresponda hacer a los usuarios del servicio y, en
caso de los establecimientos privado el contrato de renovacin de
matrcula.
- Los procedimientos para relacionarse con otras organizaciones
sociales, tales como los medios de comunicacin masiva, las
agremiaciones, los sindicatos y las instituciones comunitarias.
- La evaluacin de los recursos humanos, fsicos econmicos y
tecnolgicos disponibles y previstos para el futuro con el fin de
realizar el proyecto.
- Las estrategias para articular la institucin educativa con las
expresiones culturales locales y regionales.
- Los criterios de organizacin administrativa y de evaluacin de la
gestin.
- Los programas educativos de carcter no formal e informal que
ofrezca el establecimiento, en desarrollo de los objetivos
generales de la institucin.
7

7
Ibid., p. 194
22

5.5 PLAN DE DESARROLLO EDUCATIVO LA REVOLUCION EDUCATIVA

En cuanto a los planes de gobierno que se han adelantado con el fin de
mejorar la calidad de la educacin del pas, la Ministra Cecilia Mara Vlez
8
As mismo la ministra Vlez
en
el peridico Al Tablero, comunica como el Ministerio de Educacin desarrolla
actualmente el Plan de Desarrollo Educativo, llamado La Revolucin
Educativa. Este plan se trabaja estratgicamente bajo tres ejes fundamentales:
cobertura, calidad y eficiencia. Su propsito fundamental es mejorar la calidad
de la educacin de nuestro pas, ya que de acuerdo con las evaluaciones
nacionales e internacionales el logro acadmico de los estudiantes
colombianos es bajo. Estos resultados se ven reflejados por un lado en la baja
deficiencia en las competencias bsicas, y por otro lado a la baja cobertura, ya
que nios entre los 5 y 15 aos, se encuentran an fuera del sistema educativo.

5.6 LOS ESTANDARES

9
En cuanto a la evaluacin, se estn desarrollando, dice, Vlez
, comenta, como el Ministerio de Educacin,
comprometido con mejorar la calidad de la educacin desarroll los estndares
para el logro de competencias en cuatro reas bsicas: lenguaje, matemticas,
ciencias, y competencias ciudadanas. Los estndares permiten definir lo que
los nios y jvenes deben saber y saber hacer con lo que aprenden, dentro de
unos parmetros nacionales e internacionales. Pretenden de igual forma que
nuestra sociedad colombiana forme ciudadanos con competencias para
solucionar problemas, adaptarse a los cambios continuos y habilidades para
construir su propio futuro.

5.7 PRUEBAS SABER

10

8
VELEZ, Cecilia Mara. Plan de Desarrollo Educativo. En: Al Tablero, Bogot. (marzo, 2003); p. 7
9
Ibid., p. 35
10
Ibid., p. 36
, en todas las
instituciones del pas las pruebas SABER. La formulacin de los estndares
bsicos de calidad permite evaluar a los colegios a nivel nacional. Igualmente
se continan aplicando las pruebas de estado, la evaluacin de desempeo de
los docentes y la evaluacin de la gestin de los rectores, con el fin de
desarrollar planes de mejoramiento institucional.

23

5.8 PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

Los planes de mejoramiento institucional nacieron a partir de la Ley de
educacin 715
11
Dentro de sta misma lnea, en 1997 la Secretara de Educacin del Distrito
, la Secretara de Educacin, orden a las instituciones
educativas que formularan planes anuales de accin y mejoramiento de calidad.
Esta herramienta gerencial busca aumentar la capacidad de la Institucin
educativa en gestionar sus procesos, fortalecer la planeacin, ejecucin,
evaluacin y el control de sus procesos; mejorar el resultado de los estudiantes
y contar con procesos sistematizados que le permitan ser ms competitivas.

5.9 GALARDON A LA EXCELENCIA

12
De acuerdo con MEALS DE COLOMBIA

cre en Bogot el Galardn a la Excelencia. Esta idea surgi con el propsito
de dar un reconocimiento a la gestin escolar de las instituciones educativas
oficiales y privadas.. El proceso de auto evaluacin de las instituciones que
concursan, se realiza a travs de una gua en la cual se identifica
primordialmente aspectos como: el direccionamiento estratgico, la gerencia de
sus procesos y la gerencia de la cultura institucional a la luz del ciclo PHVA
(planear, hacer, verificar y actuar).

5.10 PROYECTO EDUCATIVO LDERES DEL SIGLO XXI

13

11
Ministerio de Educacin Nacional MEN, Ley 715. Bogot, 2004. p., 3
12
SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO SED, Galardn a la Excelencia. Gua de
Autoevaluacin. Bogot, 2006. p., 5
13
MEALS DE COLOMBIA S.A. Congreso Nacional Proyecto Educativo Lderes del Siglo XXI, Medelln,
2003
, en el sector privado, un ejemplo de
mejoramiento de la calidad de la educacin, fue el desarrollado en Bogot por
el Foro de Presidentes de la Cmara de Comercio y la Corporacin Calidad.
Estos dos entes realizaron un acercamiento con algunos colegios de Bogot
con el fin de explorar un nuevo camino de colaboracin alrededor de la idea de
tomar la filosofa del mejoramiento continuo de las organizaciones y llevarlo al
sector educativo. Fue as como se formaron 10 grupos de mejora para
compartir experiencias con los rectores de estos establecimientos educativos

en procesos de calidad. Como resultado de esta experiencia en 1994 naci en
Bogot el Proyecto Educativo Lderes del Siglo XXI, Una Ventana al Futuro de

24
Colombia. Su trabajo est materializado en un documento gua que sirve a
otras instituciones y empresas que desean trabajar en el mejoramiento de la
calidad del servicio que prestan. El objetivo primordial del proyecto es entregar
a directivos, docentes y personas interesadas en mejorar su gestin educativa,
un modelo de trabajo que les ayude a hacerlo mejor. Actualmente este
proyecto de la capital se ha extendido a todo el pas.

5.11 MODELOS INTERNACIONALES DE GESTION DE LA CALIDAD

Actualmente segn Manes
14
Manes
, algunos de los modelos de gestin de la calidad
para el sector educativo a nivel internacional son: el Modelo Baldrige, el Modelo
EFQM, el Modelo MICE y el Modelo ISO 9001: 2000. Estos modelos pretenden
unificar los estndares del sector productivo con el educativo, a travs de
metodologas y herramientas de gestin, como mejoramiento continuo,
planeacin estratgica, gestin de procesos y cultura de la calidad.

5.11.1 Modelo Baldrige

15

14
MANES, J uan Manuel. Seminario Modelos de Calidad para la Educacin del siglo XXI. Bogot, 2005
15

, comenta que el Modelo Baldrige, es un premio nacional de Estados
Unidos a la calidad educativa el cual promueve que la educacin es condicin
necesaria para que las personas puedan enfrentar con xito los desafos de las
organizaciones modernas frente a la globalizacin. As mismo enmarca el
modelo en diez principios fundamentales: liderazgo visionario, excelencia
impulsada por el cliente, mejoramiento continuo, total participacin y desarrollo
de integrantes, calidad en resultados operacionales, prevencin y solucin,
planeacin estratgica de calidad, gestin basada en hechos, desarrollo de
trabajo en equipo y responsabilidad de la comunidad. En cuanto a su
adaptabilidad al sector educativo, busca esencialmente la satisfaccin del
estudiante y de la comunidad, a travs del liderazgo, la gerencia de procesos y
la planeacin estratgica.

25

5.11.2 Modelo EFQM

Segn Manes
16
Manes
, EFQM European Foundation for Quality Management, es
una organizacin que ha desarrollado un modelo de gestin de la calidad, el
cual promulga los principios de la calidad total de modo que puedan ser
aplicados a diversas organizaciones. Estos principios son: orientacin hacia
resultados, orientacin al cliente, liderazgo y constancia en los objetivos,
gestin por procesos y hechos, desarrollo e implicacin de las personas,
aprendizaje, innovacin y mejora continua, desarrollo de alianzas, tica y
responsabilidad social. As mismo, el modelo EFQM, est basado en tres
criterios bsicos: el primero son los resultados, es decir lo que la institucin
educativa consigue para cada uno de sus actores; el siguiente son los agentes,
lo cual se refiere a los aspectos del sistema de gestin de la institucin
educativa, y el ltimo los actores, quienes son los participes y beneficiarios de
la comunidad educativa.

5.11.3 Modelo MICE

17

16
17

, explica el Modelo MICE Modelo Integral de Calidad en Educacin, el
cual tiene como propsito propiciar la investigacin en el mbito de la
organizacin y gestin educativa concebido y validado exclusivamente para
las organizaciones educativas latinoamericanas. Su principio fundamental se
basa en que la calidad en las instituciones educativas sea una filosofa
centrada en valores, una poltica de desarrollo organizacional y una forma de
instrumentar principios pedaggicos. Todo ello tendiente a lograr una mejora
educativa permanente, en la cual todos los sujetos que intervienen se
involucren y comprometen con el proceso. El modelo tambin define a las
Instituciones Educativas de calidad como aquellas en las que los recursos
disponibles, los procesos llevados acabo y los resultados obtenidos se
acomodan a un modelo terico que representa la aspiracin de los sujetos de
la comunidad educativa a la que pertenece la institucin.

26

5.12 NORMA INTERNACIONAL DE CALIDAD ISO: 9001:2000

Actualmente el Modelo ISO 9001: 2000, Organizacin internacional de
Estandarizacin, est iniciando procesos de certificacin con su modelo en el
sector educativo. El Modelo ISO, est enmarcado en:

Unos requisitos generales que permiten establecer, documentar,
implementar y mejorar continuamente la eficacia del sistema de
gestin de la calidad, a travs de:
- Identificar los procesos de la organizacin
- Determinar la secuencia e interrelacin entre estos procesos
- Determinar los criterios de control y eficacia de dichos procesos
- Medicin, anlisis y seguimiento de los procesos
- Mejoramiento continuo de los procesos
- Asegurar la disponibilidad de los recursos y la informacin necesaria

Paralelo al proceso de implementacin del sistema se desarrolle un
programa de cultura de la calidad enmarcado en los siguientes principios:
compromiso de la direccin, enfoque hacia los clientes polticos de calidad,
manuales de calidad, planificacin de la calidad, responsabilidad, autoridad
y comunicacin y revisin por la direccin.

La norma tcnica NTC-ISO 9000, define el sistema de gestin de la calidad
como aquella parte del sistema de gestin de la organizacin enfocada en
el logro de resultados, en relacin con los objetivos de calidad, para
satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes
interesadas, segn corresponda. Los objetivos de la calidad complementan
otros objetivos de la organizacin tales como aquellos relacionados con el
crecimiento, recursos financieros, rentabilidad, el medio ambiente y la
seguridad y la salud ocupacional.

De igual forma, la norma plantea como fundamento que los sistemas de
gestin de la calidad pueden ayudar a las organizaciones a aumentar la
satisfaccin del cliente, ya que los usuarios necesitan servicios o productos
con caractersticas que satisfagan sus necesidades y expectativas.
Teniendo en cuenta entonces que estas necesidades y expectativas de los
clientes son cambiantes, debido a las presiones competitivas y a los
avances tcnicos, las organizaciones deben mejorar continuamente sus
servicios, productos y procesos. Es por ello que el enfoque a travs de un
sistema de gestin de la calidad, tal como lo expresa la norma, anima a las
organizaciones a analizar los requisitos del cliente, definir los procesos que
contribuyen al logro de servicios o productos aceptables para el cliente y a
mantener estos procesos bajo control. .

27
En cuanto al enfoque de acuerdo con la norma ISO 9000 para desarrollar e
implementar un sistema de gestin de la calidad comprende diferentes
etapas tales como:

a. Determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de otras
partes interesadas.
b. Establecer la poltica y objetivos de la calidad de la organizacin
c. Determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para el
logro de los objetivos de la calidad.
d. Determinar y proporcionar los recursos necesarios para el logro de los
objetivos de la calidad.
e. Establecer los mtodos para medir la eficacia y la eficiencia de cada
proceso.
f. Aplicar estas medidas para determina la eficacia y la eficiencia de cada
proceso.
g. Determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus
causas.
h. Establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del sistema de
gestin de la calidad.
18

5.13 GUIA TECNICA COLOMBIANA: GTC 200

De acuerdo con Tobn
19

18
ICONTEC. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9000. Sistemas de Gestin de la Calidad
Fundamentos y Vocabulario. Bogot, 2006

19
CARTA de Fabio Tobn Londoo, Director Ejecutivo del Instituto Colombiano de Normas Tcnicas
y Certificacin (ICONTEC). Bogot, julio de 2005
, director ejecutivo del ICONTEC este documento se
dise con el nimo de elevar los estndares de calidad de la educacin en el
pas. Establece las directrices para establecimientos que prestan servicios de
educacin preescolar, bsica (primaria), media (bachillerato) y establecimientos
de educacin no formal, en cuanto a la implementacin de un sistema de
gestin del calidad eficaz que cumpla con los requisitos de la norma ISO
9001:2000. Vale recalcar dice el director que: el sistema ISO 9001:2000 es
en la actualidad, el nico sistema de gestin de calidad en educacin que tiene
el aval del Ministerio de Educacin Nacional. La Gua GTC 200 se basa en
este sistema y permite mediante su aplicacin cumplir con los requisitos del
mejoramiento continuo que el Ministerio exige a las entidades educativas.

28

6. DIAGNOSTICO

Para el presente proyecto se hizo necesario y pertinente realizar un diagnstico,
que permitiera identificar los siguientes aspectos:

a. Conocer las fortalezas y debilidades que tienen las Instituciones Educativas
con respecto a la implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad.

b. Identificar si las Instituciones necesitan asesorarse en metodologas y
herramientas de gestin para implementar el sistema de calidad.

c. Conocer cules son las expectativas de las Instituciones Educativas con
respecto a la implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad.

6.2 DISEO DEL INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO

Para disear el instrumento de diagnstico, se siguieron los siguientes pasos:

6.1.1 Revisin de documentos relacionados con la gestin educativa
colombiana

Se revisaron elementos y aspectos que se encuentran relacionados con la
gestin educativa a nivel nacional, tales como:

- Requisitos de la Norma ISO 9001:2000
- Gua tcnica para colegios GTC 200
- Componentes del Proyecto Educativo Institucional
- Manual de Auto Evaluacin Institucional
- Galardn a la Excelencia
- Gua Proyecto Educativo Lderes del Siglo XXI

29

6.2.2 Correlacin entre los componentes de los documentos de gestin
educativa

Se agruparon los elementos que se relacionaban entre s, para luego
clasificarlos por categoras de procesos. Este ejercicio permiti evidenciar la
correlacin que existe entre los diferentes modelos de gestin educativa, ya
que todos confluyen en la gestin de los mismos procesos, as:

- Direccionamiento Institucional
- Gestin de Gestin del Talento Humano
- Gestin de Recursos Fsicos
- Gestin Acadmica
- Gestin de la Comunidad
- Gestin Administrativa y Financiera
- Mejoramiento Continuo

Posteriormente se realizaron matrices de correlacin, por cada una de las
categoras de procesos. En cada matriz se agruparon todos los elementos que
se relacionaban con el proceso en cada uno de los documentos de referencia.

Tabla 1.
Matriz de Correlacin - Direccionamiento Institucional

REQUISITO
NORMA ISO
9001:2000

COMPONENTES
DEL PEI

ASPECTOS DE
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL

GALARDON A LA
EXCELENCIA
PROYECTO
EDUCATIVO
LIDERES DEL
SIGLO XXI
.Responsabilidad
y compromiso de
la Direccin.

-Poltica de la
Calidad

-Objetivos de la
Calidad

-Planificacin
del Sistema de
Gestin de la
Calidad

-
Responsabilida
d, autoridad y
comunicacin

-Revisin por la
Direccin
- Principios y
Fundamentos

-Anlisis
situacional e
Institucional

-Gobierno
Escolar.

-Misin y Objetivos
Liderazgo del
establecimiento

-Metas del Proyecto
Educativo Institucional
Gobierno Escolar

-Consejo Directivo,
Consejo Acadmico,
Consejo de Estudiantes,
Consejo de Padres,
Exalumnos

-Sistema de participacin
de Evaluacin Institucional.

-Plan de Mejoramiento
Institucional.

Horizonte
Institucional:

-Gobierno
Escolar

-Liderazgo y
Responsabilidad

-Gobierno
Corporativo
Planeacin
Estratgica

-Definicin del
Direccionamient
o

REQUISITO
NORMA ISO
9001:2000

COMPONENTES
DEL PEI

ASPECTOS DE
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL

GALARDON A LA
EXCELENCIA

.Responsabilidad
y compromiso de
la Direccin.

-Poltica de la
Calidad

-Objetivos de la
Calidad

-Planificacin
del Sistema de
Gestin de la
Calidad

-
Responsabilida
d, autoridad y
comunicacin

-Revisin por la
Direccin
- Principios y
Fundamentos

-Anlisis
situacional e
Institucional

-Gobierno
Escolar.

-Misin y Objetivos
Liderazgo del
establecimiento

-Metas del Proyecto
Gobierno Escolar

-Consejo Directivo,
Consejo Acadmico,
Consejo de Padres,
Exalumnos


Institucional.

Horizonte
Institucional:

-Gobierno
Escolar

-Liderazgo y
Responsabilidad

-Gobierno
Corporativo
P
E

-
D
o

REQUISITO
NORMA ISO
9001:2000

COMPONENTES
DEL PEI

ASPECTOS DE
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL

.Responsabilidad
y compromiso de
la Direccin.

-Poltica de la
Calidad

-Objetivos de la
Calidad

-Planificacin
del Sistema de
Gestin de la
Calidad

-
Responsabilida
d, autoridad y
comunicacin

-Revisin por la
Direccin
- Principios y
Fundamentos

-Anlisis
situacional e
Institucional

-Gobierno
Escolar.

-Misin y Objetivos
Liderazgo del
establecimiento

-Metas del Proyecto
Gobierno Escolar

-Consejo Directivo,
Consejo Acadmico,
Consejo de Padres,
Exalumnos


Institucional.

REQUISITO
NORMA ISO
9001:2000

COMPONENTES
DEL PEI

.Responsabilidad
y compromiso de
la Direccin.

-Poltica de la
Calidad

-Objetivos de la
Calidad

-Planificacin
del Sistema de
Gestin de la
Calidad

-
Responsabilida
d, autoridad y
comunicacin

-Revisin por la
Direccin
- Principios y
Fundamentos

-Anlisis
situacional e
Institucional

-Gobierno
Escolar.

REQUISITO
NORMA ISO
9001:2000

.Responsabilidad
y compromiso de
la Direccin.

-Poltica de la
Calidad

-Objetivos de la
Calidad

-Planificacin
del Sistema de
Gestin de la
Calidad

-
Responsabilida
d, autoridad y
comunicacin

-Revisin por la
Direccin
-
F

-
s
I

-
E

REQUISITO
NORMA ISO

COMPONENTES
DEL PEI

ASPECTOS DE
AUTOEVALUACION

GALARDON A LA
EXCELENCIA
PROYECTO
EDUCATIVO
LIDERES DEL

REQUISITO
NORMA ISO

COMPONENTES
DEL PEI

ASPECTOS DE
AUTOEVALUACION

GALARDON A LA
EXCELENCIA

REQUISITO
NORMA ISO

COMPONENTES
DEL PEI

ASPECTOS DE
AUTOEVALUACION

REQUISITO
NORMA ISO

COMPONENTES
DEL PEI

REQUISITO
NORMA ISO

30

Tabla 2.
Matriz de Correlacin - Gestin del Talento Humano

REQUISITO
NORMA ISO
9001:2000

COMPONENTES
DEL PEI

ASPECTOS DE
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL

GALARDON A LA
EXCELENCIA

PROYECTO
EDUCATIVO
LIDERES
DEL SIGLO XXI
-Gestin de
Recursos

- Recursos
Humanos:
competencia,
toma de
conciencia y
formacin

- Ambiente de
Trabajo

- Manual de
Convivencia

Reglamento
interno de trabajo,

- Evaluacin del
Recurso Humano
- Manual de
Funciones

- Seleccin e
Induccin de Personal.

- Formacin de
Docentes

- Afiliacin a
seguridad Social e
Integral.

- Evaluacin de
Desempeo

- Planes de
Capacitacin
- Estmulos al buen
desempeo
- Desarrollo del
personal docente
y administrativo

- Procesos de
seleccin e
induccin.

- Bienestar y
satisfaccin del
personal docente
y administrativo.

- Capacitacin y
desarrollo del
personal.

- Sistema de
evaluacin,
estimulo y
reconocimiento.
Proceso de
Mejoramiento
Personal

Tabla 3.
Matriz de Correlacin - Gestin de Recursos Fsicos

PROYECTO
9001:2000 INSTITUCIONAL SIGLO XXI
.Responsabilidad
y compromiso de
la Direccin.

-Poltica de la
Calidad

-Objetivos de la
Calidad

-Planificacin
del Sistema de
Gestin de la
Calidad

-
Responsabilida
d, autoridad y
comunicacin

-Revisin por la
Direccin
- Principios y
Fundamentos

-Anlisis
situacional e
Institucional

-Gobierno
Escolar.

-Misin y Objetivos
Liderazgo del
establecimiento

-Metas del Proyecto
Gobierno Escolar

-Consejo Directivo,
Consejo Acadmico,
Consejo de Padres,
Exalumnos


Institucional.

Horizonte
Institucional:

-Gobierno
Escolar

-Liderazgo y
Responsabilidad

-Gobierno
Corporativo
Planeacin
Estratgica

-Definicin del
Direccionamient
o

9001:2000 INSTITUCIONAL
.Responsabilidad
y compromiso de
la Direccin.

-Poltica de la
Calidad

-Objetivos de la
Calidad

-Planificacin
del Sistema de
Gestin de la
Calidad

-
Responsabilida
d, autoridad y
comunicacin

-Revisin por la
Direccin
- Principios y
Fundamentos

-Anlisis
situacional e
Institucional

-Gobierno
Escolar.

-Misin y Objetivos
Liderazgo del
establecimiento

-Metas del Proyecto
Gobierno Escolar

-Consejo Directivo,
Consejo Acadmico,
Consejo de Padres,
Exalumnos


Institucional.

Horizonte
Institucional:

-Gobierno
Escolar

-Liderazgo y
Responsabilidad

-Gobierno
Corporativo
P
E

-
D
o

9001:2000 INSTITUCIONAL
.Responsabilidad
y compromiso de
la Direccin.

-Poltica de la
Calidad

-Objetivos de la
Calidad

-Planificacin
del Sistema de
Gestin de la
Calidad

-
Responsabilida
d, autoridad y
comunicacin

-Revisin por la
Direccin
- Principios y
Fundamentos

-Anlisis
situacional e
Institucional

-Gobierno
Escolar.

-Misin y Objetivos
Liderazgo del
establecimiento

-Metas del Proyecto
Gobierno Escolar

-Consejo Directivo,
Consejo Acadmico,
Consejo de Padres,
Exalumnos


Institucional.

9001:2000
.Responsabilidad
y compromiso de
la Direccin.

-Poltica de la
Calidad

-Objetivos de la
Calidad

-Planificacin
del Sistema de
Gestin de la
Calidad

-
Responsabilida
d, autoridad y
comunicacin

-Revisin por la
Direccin
- Principios y
Fundamentos

-Anlisis
situacional e
Institucional

-Gobierno
Escolar.

9001:2000
.Responsabilidad
y compromiso de
la Direccin.

-Poltica de la
Calidad

-Objetivos de la
Calidad

-Planificacin
del Sistema de
Gestin de la
Calidad

-
Responsabilida
d, autoridad y
comunicacin

-Revisin por la
Direccin
-
F

-
s
I

-
E

31
REQUISITO
NORMA ISO
9001:2000
COMPONENTES
DEL PEI
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL
GALARDON A LA
EXCELENCIA

EDUCATIVO
LIDERES
SIGLO XXI

GESTION DE
LOS RECURSOS
- Infraestructura:
Edificios,
espacios de
trabajo y servicios
asociados.

- Equipos para
los procesos
(hardware y
software)

- Servicios de
Apoyo
(transporte,
alimentacin,
biblioteca,
enfermera, etc)

-Recursos
Fsicos y
Tecnolgicos
-
- Instalaciones
- Recursos
Pedaggicos
- Libros
- Laboratorios
- Computadores
- Servicios de
Bienestar
- Programa de
Prevencin

Administracin de
infraestructura y
materiales.

- Metodologa de
Anlisis y
rediseo de
procesos

- Estudio de
requisitos del
proceso

Tabla 4.
Matriz de Correlacin - Gestin Acadmica

REQUISITO
NORMA ISO
9001:2000

COMPONENTES
DEL PEI

AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL

GALARDON A LA
EXCELENCIA

PROYECTO
EDUCATIVO
LIDERES
SIGLO XXI

REALIZACION
DEL SERVICIO

- Planificacin de
la prestacin del
servicio
- Control de la
prestacin del
servicio
- Diseo y
Desarrollo
- Planificacin del
diseo y
desarrollo
- Elementos de
entrada para el
diseo y
desarrollo
- Resultados del
diseo y
desarrollo
- Resultados del
diseo y
desarrollo
- Revisin del
diseo y
desarrollo.
- Validacin del
diseo y
- Currculo

Sistema de
Evaluacin y
promocin

- - Estrategia
Pedaggica
- Plan de Estudios
- Proyectos
Transversales
- Actividades Deportivas
y culturales.
- Eventos Acadmicos
- Investigacin
Institucional
- Programacin del
tiempo para eficiencia
del servicio educativo.
- Evaluacin del Plan de
Estudios
- Servicio Social
- Evaluacin del
Rendimiento Acadmico
- Criterios de promocin
- Intervencin en
dificultades de
aprendizaje
- Bilingismo
- Programas de
Orientacin para
construccin de
Proyecto de Vida de los
Estudiantes.
- Integracin de
personas con
- Gestin
Acadmica
-Procesos
Pedaggicos
- Desarrollo
Curricular
- Gestin de
Innovacin y
aprendizaje
-Desarrollo del
estudiante
-Sistema de
Evaluacin del
proceso de
aprendizaje
-Metodologa
de Anlisis y
rediseo de
procesos

-Estudio de
requisitos del
proceso

- Proyecto
de Vida para
estudiantes

32
desarrollo
- Control de
cambios del
diseo y
desarrollo

- Prestacin del
Servicio

-Control de la
prestacin del
servicio

capacidades
Distintas y diversidad
cultural.
- Programa de
formacin ciudadana
- Reconocimientos a
estudiantes.

Tabla 5.
Matriz de Correlacin - Gestin de la Comunidad

REQUISITO
NORMA ISO
9001:2000

COMPONENTES
DEL PEI

ASPECTOS DE
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL

GALARDON A
LA
EXCELENCIA

PROYECTO
EDUCATIVO
LIDERES SIGLO
XXI
- Prestacin del
Servicio

-Control de la
prestacin del
servicio

Gobierno Escolar Gobierno Escolar Gestin de la
Convivencia
Proyecto de
Vida para
padres,
estudiantes,
docentes y
directivos

Tabla 6.
Matriz de Correlacin - Gestin Administrativa y Financiera

REQUISITO
NORMA ISO
9001:2000

COMPONENTES
DEL PEI

ASPECTOS DE
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL

GALARDON A
LA EXCELENCIA
PROYECTO
EDUCATIVO
LIDERES SIGLO
XXI
-Control de los
documentos
- Control de los
registros
-Organizacin
Administrativa y
Financiera

Gestin Administrativa
y Financiera
- Presupuesto
- Contabilidad
Administracin
de Recursos
Financieros
- Metodologa
de Anlisis y
rediseo de
procesos
33
- Provisin de
los recursos
- Compras

- Sistema de Costos - Inventario y plan de
adecuacin y
adquisicin

-Estudio de
requisitos del
proceso

Tabla 7.
Matriz de Correlacin - Mejoramiento Continuo

REQUISITO
NORMA ISO
9001:2000
COMPONENTES DEL
PEI
ASPECTOS DE
AUTOEVALUACION
INSTITUCIONAL
GALARDON A LA
EXCELENCIA

PROYECTO
EDUCATIVO
LIDERES
SIGLO XXi
-Seguimiento y
medicin de los
procesos

- Seguimiento y
medicin del
servicio

- Control del
servicio no
conforme

- Satisfaccin de
los usuarios

- Auditorias
Internas

- Anlisis de datos

- Acciones
Correctivas

- Acciones
Preventivas

- Evaluacin de la
gestin

- Evaluacin
Institucional
- Evaluacin de
procesos y resultados

- Plan de Mejoramiento
Institucional
- Resultados y
mejoramiento
Institucional.

- Medicin de
resultados de los
procesos.

- Indicadores de
Gestin

- Metodologa de
anlisis y solucin
de problemas

34

6.2.3 Diseo del instrumento de diagnstico

Teniendo en cuenta las matrices de correlacin, se formularon preguntas con
relacin a cada una de los procesos y sus componentes o requisitos. As
mismo se consider importante realizar una pregunta abierta en la cual se
evidenciara la intencin de implementar un sistema de gestin de calidad, en
las diferentes instituciones. (Ver Anexo A. Diagnstico sistema de gestin de
calidad para instituciones educativas).

6.3 MUESTRA

Para aplicar el instrumento de diagnstico, se eligi la localidad de Suba, ya
que all confluyen instituciones educativas de diferentes estratos sociales.

La poblacin que respondi el instrumento de diagnstico, corresponde, a 40
directivos y directivos docentes de instituciones educativas de educacin
preescolar, primaria y media de la localidad de Suba, de la ciudad de Bogot.

La aplicacin del diagnstico se realiz simultneamente a los 40 directivos y
directivos docentes, debido a que mensualmente, en todas las localidades de
Bogot, el CADEL realiza una reunin, a la cual deben asistir, con el fin de
informarles sobre todos aquellos aspectos que conciernen con la prestacin del
servicio educativo.

6.4 METODO DE APLICACIN DEL INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO

Para aplicar el instrumento de Diagnstico se desarrollaron los siguientes
pasos:

6.4.1 Solicitar la autorizacin del Gerente del CADEL de suba, para que en la
reunin de Rectores se aplicara el Instrumento de diagnstico.

6.4.2 Sensibilizar y contextualizar a los asistentes con respecto a tema, para lo
cual se dict una capacitacin, sobre La Competitividad en la Educacin.

35

6.4.3 Terminada la capacitacin, se inform a los directivos y directivos
docentes que se les entregara un instrumento de diagnstico, el cual
corresponda a una etapa de diagnstico de un proyecto de grado,
correspondiente al programa de especializacin en Gerencia Educativa de la
Universidad de la Sabana.

6.4.3 Se entreg, as a cada directivo o directivo docente el instrumento de
diagnstico.

6.4.4 Una vez entregado el instrumento se solicit a las personas, que
siguieran las siguientes instrucciones:

- Leer y responder las preguntas en silencio
- No escribir los datos de la Institucin
- Responder todas las preguntas
- Al terminar de responder el diagnstico doblarlo y depositarlo en una urna.

6.5 RECOLECCION DE RESULTADOS

Se tabularon las respuestas del diagnstico en grficas representativas, las
cuales indican los porcentajes de respuestas afirmativas y negativas con
respecto a las preguntas del instrumento. (Ver Anexo B. Presentacin de
resultados del instrumento diagnstico).

6.7 ANALISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO DE LOS RESULTADOS
DEL DIAGNOSTICO

Para analizar los resultados, se tomaron en cuenta los porcentajes de las
preguntas afirmativas, con relacin al porcentaje de preguntas negativas.
Luego con base en los porcentajes se consider en qu aspectos las
instituciones tienen ms debilidades o ms fortalezas, con relacin a la gestin
de sus procesos: directivos, misionales y directivos y con relacin al
cumplimiento de los requisitos, para implementar un sistema de gestin de la
calidad.

36

6.6.1 Pregunta 1. El colegio tiene definida una metodologa, unos criterios
o las herramientas para elaborar, identificar, recuperar y controlar los
documentos internos?.

Las instituciones, en un 45% respondieron afirmativamente y en un 55%
negativamente. El porcentaje de colegios que no cuentan con una metodologa
o unas herramientas para controlar sus documentos, facilitan que la memoria
institucional, se pierda, lo cual ocasiona: perdida de informacin y del
conocimiento de las personas, re-trabajo, desorganizacin, falta de unificacin
de criterios para el desarrollo de las actividades, procesos y procedimientos.

6.6.2 Pregunta 2. La Alta Direccin tiene definida la metodologa y las
herramientas, para realiza peridicamente revisin y seguimiento a la
efectividad de los procesos, con el fin de que pueda tomar decisiones
basadas en hechos y datos?

Las instituciones, respondieron 12% afirmativamente. El 88% restante, no
realiza seguimiento y medicin a los procesos. Lo anterior conlleva a que las
decisiones que se toman por parte de los directivos no se basen en hechos y
datos.

6.6.3 Pregunta 3. La institucin ha definido perfiles para los cargos, en
los cuales se especifique: la educacin, formacin, competencias, tiempo
de experiencia requerido y funciones?

Las instituciones encuestadas respondieron en un 28% afirmativamente. Es
decir que el otro 72% no tienen definidos los perfiles de cargos. Es
indispensable, que antes de vincular a una persona, la institucin se asegure,
de que cumpla con el perfil del cargo requerido. El hecho de que el aspirante
al cargo, cumpla con las competencias, educacin, formacin y el tiempo de
experiencia en las funciones propias del cargo, permite garantizar en cierta
medida, su buen desempeo dentro de la Institucin y baja los ndices de
rotacin de personal.

37

6.6.4 Pregunta 4. La Institucin cuenta con un instrumento de
evaluacin de desempeo de los docentes?

El 86% respondieron que s y el 14% respondieron que no. Estos resultados
no son coherentes con la pregunta anterior, ya que si la mayora de las
instituciones encuestadas no tienen definido un perfil de cargos, no tendran la
base para disear un instrumento que evale las competencias y cumplimiento
de funciones del personal. La evaluacin del personal debe estar articulada al
perfil y al cumplimiento de las funciones previamente establecidas. Todo ello,
con el fin de realizar seguimiento y fortalecer aquellas competencias y
funciones, en las cuales se encuentren oportunidades de mejoramiento, por
parte del personal evaluado.

6.6.5 Pregunta 5. Luego de evaluar el desempeo de los docentes, se
establecen planes de mejoramiento documentados, al personal que
present puntajes medios y bajos?

El 19% de la poblacin encuestada respondieron que si, y el 81% respondieron
negativamente. Lo anterior confirma que la evaluacin de desempeo se
realiza informalmente y desarticulada del perfil de cargos. As mismo, es
importante resaltar, que la evaluacin pierde su sentido, si los resultados que
arroja la medicin del desempeo, no generan ningn tipo de seguimiento,
compromiso o accin de mejoramiento. Por otro lado no se podra contar con
las evidencias de los cambios positivos o negativos, en el desempeo del
personal evaluado, con el fin de tomar decisiones, frente a: continuidad, retiros
o incentivos.

6.6.6 Pregunta 6. La Institucin tiene definido un instrumento de
evaluacin del clima organizacional?

El 11% de la poblacin encuestada respondieron afirmativamente, y el 89%
negativamente. Es decir que la mayora de las instituciones no cuentan, con un
instrumento que les permita medir la percepcin que tiene el personal frente a
diferentes aspectos tales, como: la comunicacin, el trabajo en equipo,
desarrollo profesional, capacitacin, condiciones fsicas, entre otros.

38

El hecho de no conocer esta informacin, impide que la institucin implemente
acciones, tendientes a mejorar aquellos aspectos en los cuales se encuentra
dbil o fortalecer aquellos que contribuyen a tener un buen ambiente de trabajo.

6.6.7 Pregunta 7. La institucin tiene definida una metodologa o las
herramientas, para realizar el mantenimiento preventivo de sus
instalaciones fsicas?

Solamente el 4% de las instituciones contestaron afirmativamente. Lo que
quiere decir que el 96% de la poblacin encuestada no planea el
mantenimiento preventivo. Debido a que las instituciones atienden nios y
jvenes menores de edad, a los cuales es su deber proteger, es preciso que se
cuente con herramientas de prevencin, que les permita detectar los posibles
riesgos potenciales y as anticiparse a los hechos. Los resultados de sta
pregunta podran indicar que el mantenimiento de las instalaciones fsicas de
las instituciones, solo es de tipo correctivo.

6.6.8 Pregunta 8. La institucin tiene establecido un instrumento para
evaluar la satisfaccin de los padres y estudiantes, con relacin a la
calidad de la prestacin del servicio educativo?

El 56% de la poblacin encuestada respondieron afirmativamente y el 44%
negativamente. Es importante evaluar la percepcin que tienen los
beneficiarios del servicio educativo, con el fin de detectar por una parte las
debilidades y las fortalezas de la Institucin y por otra conocer sus nuevas
necesidades y expectativas.

6.6.9 Pregunta 9. La institucin tiene establecido y documentado el
currculo?

El 92% de la poblacin respondieron afirmativamente, el 8% negativamente.
Estos resultados permiten establecer que las instituciones educativas, cuentan
con un currculo estructurado, lo cual permite tener claridad sobre los planes de
39
estudio, mayas curriculares, intensidad horaria, proyectos y actividades propias
del currculo.

6.6.10 Pregunta 10. La institucin tiene definidos y documentados: los
requisitos (legales, institucionales y del beneficiario) y la metodologa
para realizar el diseo y desarrollo del currculo?

El 25% de la poblacin encuestada respondi que si y el 75% respondi
negativamente, lo cual no tiene coherencia con la pregunta anterior, ya que
para afirmar que la institucin tiene un currculo establecido y documentado,
requiere contar con la planificacin de las etapas para su diseo, tales como:
la definicin de los requisitos (legales, institucionales y de los beneficiarios, as
como la definicin de los responsables de su diseo, actualizacin, revisin,
implementacin y posterior validacin.

6.6.11 Pregunta 11. La institucin tiene definidos indicadores de gestin
para evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos:
directivos, misionales y administrativos?

El 7% de la poblacin encuestada respondieron afirmativamente y el 93%
respondieron negativamente. Esto significa de acuerdo con esta pregunta y
algunas de las anteriores que las instituciones no tienen definidos indicadores
para conocer los resultados de la gestin de sus proceso y por ende no pueden
detectar las deficiencia, fortalezas y mucho menos las oportunidades de
mejoramiento.

6.6.12 Pregunta 12. La institucin tiene definida una metodologa y las
herramientas estadsticas, para analizar y solucionar los problemas?

El 100% de la poblacin respondieron negativamente, lo cual significar que no
aplican herramientas estadsticas para analizar y encontrar la causa de los
problemas.

6.6.12 Pregunta 13. Considera usted que la institucin necesita
implementar un sistema de gestin de calidad?

40
84% de la poblacin encuestada respondieron afirmativamente y el 16%
negativamente. Este resultado, nos demuestra la intensin de los directivos
por iniciar procesos de estructuracin e implementacin de sistemas de gestin
de calidad.

7. DISEO

7.1 DISEO DE METODOLOGIAS, HERRAMIENTAS, INSTRUMENTOS
PARA ESTRUCTURAR UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PARA
COLEGIOS

Estructurar un sistema de gestin de Calidad, para implementarlo en un colegio,
bajo los parmetros del modelo internacional de estandarizacin ISO, requiere
que exista pertinencia, entre el contexto educativo y los requisitos de la norma
tcnica ISO 90001:2000. Para lograr cumplir con este requerimiento, se
llevaron a cabo los siguientes pasos.

7.1.1 Anlisis de los documentos del contexto educativo, relativos a
la gestin educativa

Se revisaron nuevamente las tablas de correlacin: *Tabla 1. Matriz de
Correlacin - Direccionamiento Institucional, *Tabla 2. Matriz de Correlacin -
Gestin del Talento Humano, *Tabla 3. Matriz de Correlacin - Gestin de
Recursos Fsicos, *Tabla 4. Matriz de Correlacin - Gestin Acadmica,
Tabla *5. Matriz de Correlacin - Gestin de la Comunidad, *Tabla 6. Matriz
Correlacin - Gestin Administrativa y Financiera, *Tabla 7. Matriz de
Correlacin Mejoramiento Continuo.

Posteriormente se analizan los puntos de encuentro entre los componentes de
cada uno de los documentos del contexto educativo mencionados
anteriormente, versus los requisitos de la norma tcnica. Este paralelo arroja
41
como resultado la evidencia de una estrecha relacin entre los procesos que
hacen parte de una institucin educativa y los parmetros de la ISO: 9001:2000.

As mismo el anlisis de las tablas, permite reflexionar sobre la necesidad de
tener en cuenta en la estructuracin de las metodologas y herramientas para el
diseo del Sistema de Gestin de Calidad, tres componentes esenciales: el
contexto educativo, el marco legal y normativo vigente y la autonoma
institucional. Es decir que es imprescindible que la institucin no se adapte a
la norma, sino que la norma se adapte a la institucin.

El hecho de tomar como punto de partida estos tres componentes, evita que las
instituciones educativas caigan en la homogenizacin de sus sistemas de
gestin de calidad, y contribuye ms bien, a que su estructura e
implementacin permitan por una parte a la dinamizacin de los proyectos
educativos y por otra a la satisfaccin permanente de las necesidades y
expectativas propias de la comunidad educativa de la institucin.

El estilo de liderazgo, direccin y gestin propios de la institucin tambin se
deben reflejar en el sistema de gestin de calidad, con el fin de asegurar su
conveniencia, adecuacin y eficacia. Es decir que el sistema se debe construir,
de tal forma que se adapte a la realidad, a las necesidades y a las expectativas
de la institucin.

Tomando en cuenta los anteriores antecedentes, se inicia la estructuracin de
un sistema de gestin de calidad, que permita documentar todos los procesos
que se desarrollan en una institucin, a travs del diseo de metodologas,
herramientas e instrumentos que se adapten a la institucin, pero que a la vez
den cumplimiento a cada uno de los requisitos de la norma ISO: 9001:2000,
como son: requisitos de la documentacin, compromiso de la direccin,
gestin de los recursos, realizacin y planificacin del servicio y medicin,
anlisis y mejora.

7.2 METODOLOGIA PARA EL DISEO DE METODOLOGIAS,
HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS PARA ESTRUCTURAR EL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PARA COLEGIOS

Como primera medida se enumera y se especifica, cada uno de los requisitos
de la norma ISO: 9001:2000. Posteriormente se establece la alineacin, entre
el requisito de la norma con el contexto educativo, tomando como marco de
referencia, los componentes de las tablas de correlacin. Finalmente, se
42
disean las herramientas, metodologas e instrumentos que se sugieren utilizar,
en la estructuracin del sistema de gestin de calidad.

7.2.1 Requisito 4.2.2 de la norma ISO: 9001:2000: Manual de Calidad

Ver pgina 31. Gua para la implementacin de la Norma ISO: 9001 en
establecimientos de educacin formal en los niveles de preescolar, bsica,
media y en establecimientos de educacin no formal.

7.2.1.1 Relacin y alineacin del requisito de la norma con el contexto
educativo

El Manual de Calidad debera reflejar la realidad institucional, ya que en l se
describe como se aplica cada uno de los requisitos de la norma en la Institucin.
Es importante entonces, que se evidencie coherencia entre lo planeado en el
Manual de Calidad versus lo ejecutado en la Institucin. Esto se podra
evidenciarse tambin, si en cada captulo del Manual de Calidad se realiza un
prrafo introductorio, en el cual se describa, cmo cada requisito de la norma,
le aporta al desarrollo y mejoramiento del Proyecto Educativo Institucional.

7.2.1.2 Metodologa y herramientas sugeridas para la estructuracin
del Sistema de Gestin de Calidad

Se sugiere estructurar el Manual de Calidad, teniendo en cuenta los siguientes
componentes:

Justificacin: Debera expresar el por qu? y el para qu? la
institucin tom la decisin de implementar un sistema de gestin de
calidad.

43

Contextualizacin del PEI: Se sugiere describir en forma muy
resumida componentes del proyecto educativo institucional, tales como:
el nombre del PEI, las caractersticas de la poblacin estudiantil que
atienden y la ubicacin, una resea histrica, presentacin general de
los fundadores y directivos y su estilo de liderazgo, la misin, la visin, el
perfil del estudiante, los objetivos institucionales el enfoque y modelo
pedaggico, los nfasis, los servicios de bienestar estudiantil, los
proyectos con la comunidad, los proyectos interinstitucionales, los logros
alcanzado a nivel: acadmico, cultural, deportivo, entre otros.

Alcance: Se podran definir aspectos que delimiten el alcance de la
prestacin del servicio educativo en cuanto a: sedes, niveles de
escolaridad o descripcin de los procesos que hacen parte del sistema
de gestin de calidad. Ejemplo: sede (campestre y sede urbana),
niveles de escolaridad (preescolar, bsica primaria, bsica, secundaria y
media) o en cuanto a los procesos (directivos, misionales y de apoyo).

Exclusiones: Se sugiere excluir aquellos requisitos de la norma ISO:
9001:2000, que no aplican a una institucin educativa, con la condicin
que no sean obligatorios, tal como el requisito 7.6.

Poltica y Objetivos de la Calidad: Se sugiere que la poltica se
defina teniendo en cuenta: el horizonte institucional, el tipo de formacin
que se ofrece al estudiante.

Estructura organizacional, responsabilidades y autoridades: Se
sugiere presentar el organigrama de la institucin, y en los perfiles de
cargos, establecer por ejemplo: el nombre del cargo, el cargo del cual
depende, o los cargos que dependen de l.

Secuencia e interaccin de procesos: Se sugiere presentar el mapa
de procesos, en el cual se representan todos los procesos del sistema
de gestin de calidad de la institucin y las interacciones que se
establecen entre estos. Se podran clasificar en un esquema de la
siguiente forma: procesos directivos, procesos misionales y procesos de
apoyo. Entendiendo los procesos directivos, como aquellos a travs de
los cuales se establecen las directrices, polticas, recursos y se toman
las decisiones de la institucin. Los procesos misionales expresados
como aquellos que tienen que ver con la razn de ser de la institucin,
es decir todos aquellos que tienen que ver con la formacin integral del
estudiante y la misma prestacin del servicio educativo. Los procesos
de apoyo, como aquellos que soportan el funcionamiento optimo de la
44
institucin, tales como: compras, talento humano, recursos fsicos, entre
otros. (Ver Anexo C. Mapa de procesos).

Contenido: Se sugiere enumerar uno a uno los requisitos de la norma y
en cada uno, describir como se le da cumplimiento dentro de la
institucin y que documentos y registros que lo soportan.

Anexos: Es conveniente anexar los siguientes documentos:
caracterizacin de los procesos, los procedimientos que exige la norma
tales como: Control de Documentos, Control de Registros, Control de
Servicio No Conforme, Auditorias Internas, Acciones Correctivas y
Acciones Preventivas. As mismo se deberan anexar al Manual de
Calidad, el listado maestro de documentos y el listado maestro de
registros.

Definiciones: Se sugiere definir todos aquellos conceptos que son
propios del proyecto educativo de la Institucin, con el fin de
contextualizar el sistema de gestin de calidad.

7.2.2 Requisitos 4.2.3 de la norma ISO: 9001:2000 Control de los
Documentos

Ver pgina 32. Gua para la implementacin de la Norma ISO: 9001 en

educativo

A travs del control de los documentos que hacen parte de: la planificacin, la
ejecucin y el control de todas las actividades, la Institucin, asegura que no se
pierda su memoria institucional, ya que se crean los mecanismos necesarios
para crearlos, actualizarlos, estandarizarlos, organizarlos, identificarlos,
recuperarlos y distribuirlos.

Contar con la documentacin de todas las actividades, representa tambin para
las personas, una herramienta de entrenamiento, a travs de la cual pueden
tener claridad sobre los criterios institucionales, para desarrollar su trabajo.

De ah que la construccin de la documentacin del Sistema de Gestin de
Calidad, debera ser un trabajo participativo, en el cual cada lder de proceso
con su equipo de colaboradores estructure todos los documentos que hacen
parte de la institucin,

45
Al crear un documento se debe reflexionar, como primera medida, si ste
agregar valor a la gestin del proceso, es decir si su creacin contribuye al
cumplimiento del propsito del proceso.

7.2.2.2 Metodologa y herramientas sugeridas para la estructuracin
del Sistema de Gestin de Calidad

Se sugiere establecer un Procedimiento de Control de Documentos, en el cual
se especifiquen los siguientes componentes. (Ver Figura 9).

a) El Objetivo: Se recomiende que apunte, al cumplimiento del propsito del
proceso al igual que al cumplimiento del requisito establecido por la norma.

b) El Alcance: Debera expresar a qu documentos de la institucin se aplica el
Procedimiento de control de documentos.

c) Definiciones: Se podran nombrar y definir cada uno de los documentos que
hacen parte de la estructura documental del sistema de gestin de calidad de la
institucin, identificndolos con un smbolo o letra y estructurndolos con
algunos parmetros que permitan su diseo y estandarizacin. A continuacin
se presenta, a travs de figuras, la presentacin sugerida para la estructuracin
de los documentos, que pueden pertenecer al Sistema de Gestin de Calidad.
(Ver Figuras 1 a 8).

Definicin del
Manual de Calidad

MANUAL DE CALIDAD

Ejemplo:

Documento que
especifica
el sistema de
gestin de
calidad de la
Institucin.

1. J ustificacin
2. Contextualizacin
3. Alcance
4. Exclusiones
5. Poltica y Objetivos de Calidad
6. Descripcin de los beneficiarios del
Servicio Educativo, incluyendo sus
Requisitos
7. Estructura Organizacional
8. Secuencia e interaccin de
Procesos (Mapa de procesos)
9. Descripcin del cumplimiento
de los requisitos de la norma .

46

Figura 1.
Estructura del Manual de Calidad

Figura 2.
Plan de Calidad

Definicin

PLAN DE CALIDAD

Ejemplo:

Documento
que
establece
las
directrices y
controles
para
garantizar la
calidad de
un servicio,
proyecto,
rea,
proceso,
entre otros..

Propsito: ________________________________________________________
Beneficiarios: _____________________________________________________

1. Recursos
2. Ambiente de Trabajo
3. Requisitos

1.1 Humanos 2.1 Condiciones Fsicas 3.1 Del Beneficiario

1.2 Fsicos e Instalaciones 2.2 Clima Organizacional 3.2 Institucionales o del PEI

1.3 Tecnolgicos 3.3 Legales

Caractersticas
de calidad
Especificacin Puntos
de
Control
Mtodo
de
Control
Recursos
Para
controlar
Frecuencia
del
-Control
Responsable
del
Control

Documentos relacionados o Registros
que se generan
Plan de Contingencia
(En caso de falla)

47

Figura 3.
Caracterizacin de Procesos

Definicin

CARACTERIZACION DE PROCESO

Ejemplo:

Documento que
Especifica como
se planifica y
gestiona un
proceso, de
acuerdo con el
ciclo de
mejoramiento
continuo (Planear,
Hacer, Verificar y
Actuar).
1. Propsito: _____________________________
2. Alcance: _____________________________
3. Responsable (s): ________________________

4. Descripcin de Actividades del Proceso
4.4 ACTUAR 4.1 PLANEAR

4.3 VERIFICAR 4.2 HACER

5. Descripcin de los insumos
5.1 Insumos 5.2 Proveedor
del insumo
5.3 Requisitos
de los insumos

6. Descripcin de los Resultados
6.1 Resultados 6.2 Beneficiario 6.3 Requisitos del Beneficiario

7. Requisitos
7.1 Del PEI 7.2 Legales 7.2 De la norma
ISO: 9001:2000

8. MEDICION Y SEGUIMIENTO
8.1 Punto Crtico de Control o Factor
Clave de xito
Herramienta de Medicin y
y Seguimiento

9. RELACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Relacin de Documentos

Registros Generados

48

Figura 4.
Estructura de un Procedimiento

Definicin

NOMBRE DEL PROCEDIMEINTO
Ejemplo:
Documento que
Especifica, como
se realiza
secuencialmente
una actividad.
1. OBJ ETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

No.. FLUJOGRAMA

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

NO

si

5. RELACION DE DOCUMENTOS

6. REGISTROS GENERADOS

INDICA
ACTIVIDAD
INDICA
TOMA
DE
DECISION
?
INDICA
INICIO Y
FIN
49

Figura 5.
Estructura Instructivo

Figura 6.
Estructura para una Gua

Definicin

NOMBRE DELINSTRUCTIVO
Ejemplo:
Documento que
especifica los pasos
para realizar una
actividad o diligenciar un
formato.

1. OBJ ETIVO
2. ALCANCE:
3. DEFINICIONES:
4. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS


Definicin

Ejemplo: GUIA PARA ELABORACION DE PROYECTO
DE AULA

Ejemplo:
Documento que
emite recomendaciones
o sugerencias para llevar
a cabo un proyecto o
actividad.

1. OBJ ETIVO:
2. ALCANCE:
3. DEFINICIONES:

4. ORIENTACIONES/RECOMENDACIONES/
SUGERENCIAS

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS


50

Definicin

ESPECIFICACION (no tiene una estructura definida)
Ejemplo:
Documento que
establece
criterios o
requisitos.

Ejemplos de Especificaciones: :

1. CRITERIOS PARA OTORGAR BECAS

2. REQUISITOS DE ADMISION

3. PERFILES DE CARGOS

Figura 7.
Estructura para Especificacin

Definicin

FORMATOS (No tiene una estructura definida)
Ejemplo:
Documento que
se utiliza para
registrar
informacin o la
evidencia de la
realizacin de
una actividad

Los formatos no tienen una estructura especifica, ya que se
deben realizar teniendo en cuenta las necesidades de las
personas que lo van a utilizar..

Figura 8.
Estructura Formato

d. Desarrollo de Procedimiento de Control de Documentos

En cuanto a la estructura de los documentos es recomendable especificar,
Los siguientes aspectos:

51
- Normas de redaccin, edicin y numeracin: Como por ejemplo la
utilizacin de los mismos conceptos a lo largo de los documentos, la
utilizacin de cierto tamao y forma de letra, el tamao del papel, etc.

- La metodologa para identificar los documentos. Se puede especificar a
travs de cdigos siguiendo los siguientes pasos:

1. Definir un smbolo (letra o nmero) para cada de los documentos
que hacen parte de la estructura del sistema de gestin de calidad:

Ejemplo:

Manual de Calidad M
Plan de Calidad Q
Caracterizacin C
Procedimiento P
Instructivo I
Formato F

2. Definir un smbolo (letra o nmero) a cada uno de los procesos que
hacen parte del sistema de gestin de calidad.

Ejemplo:

Talento Humano TH
Calidad CD
Currculo CR

3. Asignar un nmero consecutivo a cada documento creado

Ejemplo: Para un procedimiento:

P = Procedimiento
GC = Gestin de Calidad
01 = Consecutivo del Procedimiento de Auditorias Internas

C GC 01

CARACTERIZACION
NUMERO CONSECUTIVO
PROCESO AL QUE CORRESPONDE
EL PROCEDIMIENTO
52

Ejemplo: Para una caracterizacin

C = Caracterizacin
CR = Currculo
01 = Consecutivo de caracterizacin

C CR 01

Ejemplo: para un formato:

F = Formato
TH = Talento Humano
01 = Consecutivo del formato

F TH 01

- Definir la forma de los encabezados o pies de pgina. Se sugiere (Ver
Anexo D. Modelos de encabezados y pies de pgina de los
documentos).

- En cuanto al control de los documento tanto internos, como externos, se
podra, definir en un flujograma los pasos y actividades para su:
INSTRUCTIVO
NUMERO
CONSECUTIVO
DEL FORMATO
EL FORMATO

CARACTERIZACION
NUMERO CONSECUTIVO
LA CARACTERIZACION
53

creacin, modificacin, eliminacin, actualizacin, identificacin,
proteccin, recuperacin, distribucin, entre otros, as como establecer
los responsables para cada uno de stas actividades y los registros que
lo soportan. (Ver Figura 9).

N FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCION DE
LA ACTIVIDAD

NO

SI

MODIFICACION DE
DOCUMENTOS

ELIMINACION DE
DOCUMENTOS

CREACION DE
DOCUMENTOS

IDENTIFICACION
DE DOCUMENTOS
PROTECCION,
LEGIBILIDAD Y
RECUPERACION
DE DOCUMENTOS

ACTUALIZACION
DE DOCUMENTOS
DISTRIBUCION Y
DIVULGACION DE
DOCUMENTOS FISICOS Y
MAGNETICOS

SE APRUEBA
EL
DOCUMENTO?

REVISION DE
DOCUMENTOS
INICIO
54

Figura 9.
Flujograma para el procedimiento de control de documentos

7.2.3 Requisito 4.2.4 de la norma ISO: 9001:2000: Control de los registro

Ver pgina 33. Gua para la implementacin de la Norma ISO:9001 en

educativo

En las instituciones educativas es conveniente contar con las evidencias
suficientes de que se han realizado las actividades. Estos registros dan
soporte y permiten evidenciar la trazabilidad de la institucin, es decir que a
travs de su revisin podemos devolvernos en el tiempo y mostrar con hechos
y datos la historia de las actividades realizadas. Un ejemplo es la evaluacin
de los estudiantes. A travs de registros, tales como: planillas de notas, actas
de evaluacin y promocin de estudiantes, la institucin puede evidenciar
porque el estudiante fue promovido o no.

7.2.3.2 Metodologa o herramientas sugeridas para la
estructuracin del Sistema de Gestin de Calidad

Se sugiere establecer un procedimiento, a travs del cual se establezcan las
actividades y los mecanismos para asegurar el control de los registros. (Ver
Figura 10).

CONTROL DE DOCUMENTOS
EXTERNOS
FIN
55

LA ACTIVIDAD

Figura 10.
Flujograma para el procedimiento de control de registros

LEGIBILIDAD Y
ACCESO

RECUPERACION

IIDENTIFICACION

ALMACENAMIENTO

PROTECCION

TIEMPO DE
RETENCION

DISPOSICION
FINAL
INICIO
FIN
56

En cuanto a los controles que se deben realizar de los registros es pertinente, a
travs de un instrumento registrar: qu se hace, cmo se hace y quin lo hace.
(Ver Anexo E. Listado maestro y control de registros).

7.2.4 Requisito 5.1 de la norma ISO: 9001:2000: Compromiso de la
direccin.


educativo

Es pertinente que la institucin comunique a la comunidad educativa, al inicio
del ao escolar su compromiso con la implementacin y el desarrollo del
proyecto educativo institucional, los planes de direccionamiento estratgico, los
planes de mejoramiento y del sistema de gestin de calidad, entre otros. As
mismo al finalizar el ao, tambin se debera presentar los avances y logros
alcanzados, con el fin de demostrar el mejoramiento continuo.


La comunicacin sobre la implementacin, desarrollo, logro de resultados y del
mejoramiento se debera basar en los siguientes documentos:

- Horizonte Institucional
- Poltica y Objetivos de Calidad
- Planes de Direccionamiento Estratgico
- Planes de Mejoramiento Institucional
- Proyectos Institucionales e interinstitucionales

57
La divulgacin de los resultados, se podra realizar a toda la comunidad
educativa, a travs de medios de comunicacin, como por ejemplo: reuniones,
circulares, pgina Web, peridico, emisora u otros, boletn de calidad, etc.

7.2.5 Requisito 5.2 de la norma ISO: 9001:2000: Enfoque al cliente


educativo

Los padres de familia y los estudiantes son los beneficiarios ms importantes
del servicio educativo, por ello es tan importante tener identificados, cuales son
sus requisitos (necesidades y expectativas) con relacin a la calidad de la
educacin y de los servicios relacionados, que reciben por parte de la
institucin.


Se podran definir los medios de comunicacin, con los padres de familia,
estudiantes y partes interesadas, que nos permitan conocer su percepcin con
relacin a la calidad del servicio educativo que ofrece la institucin, tales como:
buzn de sugerencias, reuniones aplicar peridicamente una encuestas de
satisfaccin. (Ver Anexo F. Encuesta de satisfaccin para padres de familia y
estudiantes).

58

7.2.6 Requisitos 5.3, 5.4.1 y 5.4.2 de la norma ISO: 9001:2000: Poltica de
Calidad, Objetivos de Calidad y Planificacin del Sistema de Gestin de
Calidad.

Ver pginas 37, 38 y 39 . Gua para la implementacin de la Norma
ISO:9001 en establecimientos de educacin formal en los niveles de preescolar,
bsica, media y en establecimientos de educacin no formal.

educativo

La poltica de calidad debera evidenciar la intencin que tiene la Institucin,
con relacin al mejoramiento continuo de la calidad del servicio educativo que
se presta a una comunidad educativa determinada. Para lograr que la poltica
sea pertinente, adecuada y conveniente se deberan contemplar los siguientes
antecedentes:

59

CENTRO DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO EMPRESARIAL -CIDEM-
POLITICA DE CALIDAD
DEL SERVICIO
EDUCATIVO
7. Horizonte
Institucional
(Misin, visin
Principios)
8. Propuesta
Pedaggica y
Curricular
6. Concepcin filosfica
Y antropolgica de la
Educacin y del hombre,
Teniendo en cuenta los
Antecedentes 1 a 5.
4. Marco Legal de la Educacin
3. Plan de Educacin
Nacional y Local
1. Derechos Fundamentales del
Hombre y del Nio
2. Objetivos de la Educacin
5. Contexto de la Comunidad
(ubicacin geogrfica, realidad
social y econmica, tradiciones,
raza, religin, etc.
ANTECEDENTES PARA CONSTRUIR LA POLITICA DE CALIDAD DE UNA
INSTITUCION EDUCATIVA

Figura 11. Antecedentes para construir la poltica de calidad


Una vez se haya definido la poltica, se deben establecer los objetivos de
calidad que permitirn medir el cumplimiento de la poltica. As mismo,
cada uno de los procesos de la institucin debera establecer cual es su
objetivo, teniendo en cuenta que est orientado al cumplimiento de la
poltica y de los objetivos de calidad. Posteriormente cada proceso debera
definir los indicadores de gestin que midan la eficacia, eficiencia y
efectividad del proceso.

60

Figura 12. Pirmide de alineamiento del Sistema
de Gestin de Calidad

7.2.7 Requisito 5.6 de la norma ISO: 9001:2000: Revisin por la Direccin


educativo

Las personas que hacen parte de la alta direccin de la institucin, deberan
reunirse peridicamente, para revisar, analizar, evaluar y reflexionar sobre la
gestin de los procesos que hacen parte de la institucin (directiva, misional y
administrativa).

Los insumos para la revisin podran ser informes de gestin, que evidencien:
mediciones, seguimientos y resultados de mejoramiento de los procesos, tales
como:

Informe de resultados de auditorias internas y/o externas.
Informe del estado de las inconformidades y/o sugerencias de los
beneficiarios.
Informe del proceso de formacin integral no conforme
Informe de la medicin de satisfaccin de los padres y estudiantes
Informe de la medicin del clima laboral.

OBJETIVOS DE LA
CALIDAD

POLITICA
DE LA CALIDAD

OBJETIVOS DE LOS
PROCESOS

ANTE-
CEDENTES
INDICADORES
DE GESTION
61
Informe del estado de las acciones correctivas, preventivas o de
mejoramiento. .
Informes de la medicin de los indicadores de gestin de todos los
procesos
Informe de los resultados de los estudiantes (pruebas por competencias,
ICFES, Saber, pruebas externas, etc.).
Informe de los resultados de la evaluacin de desempeo del personal.
Informe de los avances de los Planes de Mejoramiento Institucional.
Cambios que pueden afectar el sistema
Propuestas o recomendaciones para la mejora de los procesos.
Otros que la Alta Direccin considere necesarios

Esta informacin debera ser analizada por los directivos, para:

- Realizar un seguimiento a la eficacia de la gestin de los procesos de la
institucin
- Tomar decisiones basadas en hechos y datos
- Asignar los recursos pertinentes
- Detectar oportunidades de mejora del servicio educativo
- Revisar la adecuacin y conveniencia de sistema de gestin de calidad


A travs de la Figura 12. Flujograma de revisin por la direccin, se pueden
observar, las actividades que se sugieren, realizar en la revisin por la
direccin.

LA ACTIVIDAD

(DEFINIR: QUIENES ASISTEN,
LA AGENDA Y LOS
REGISTROS QUE QUEDAN
DE LA REVISION

PLANIFICACIO DE LA
REVISION
INICIO
62

Figura 13.
Flujograma del procedimiento de revisin por la direccin

7.2.8 Requisito 6.2.2 de la norma ISO: 9001:2000: competencia, toma
de conciencia y formacin.


REVISION DE LA
EFECTIVIDAD DE LAS
DECISIONES Y ACCIONES
TOMADAS EN LA REVISION
ANTERIOR
ANALISIS Y ADECUACION,
CON RELACION A
CAMBIOS (INTERNOS O
EXTERNOS) QUE PUEDEN
AFECTAR EL SISTEMA O
EL PEI
TOMA DE DECISIONES,
BASADAS EN HECHOS Y
DATOS Y ASIGNACION DE
RECURSOS
CONCLUSIONES CON
RELACION A LA
CONVENIENCIA, ADECUACION
Y EFICACIA DEL SISTEMA
REVISION DE INFORMES
DE SEGUIMIENTO Y
MEDICION DE LOS
PROCESOS
FIN

SE
ASIGNAN
RECURSOS?
63
educativo

a) Se sugiere determinar, como primera medida, las competencias del: ser,
saber y hacer, del personal que tiene relacin con la calidad de la prestacin
del servicio educativo (educadores, coordinadores, rector, psiclogas, etc.).

b) Luego es pertinente construir un perfil por cada cargo, en el cual se
establecen las competencias, la educacin, la formacin y la experiencia
mnima que se requiere para el cargo. Es conveniente que la institucin
mantenga registros de lo anterior.

c) Para evidenciar que se le proporciona al personal la formacin o que se
toman acciones para satisfacer dichas necesidades, se podra realizar un plan
de capacitacin en el cual se suplan los requisitos del personal.

d) Sera conveniente realizar una evaluacin semestral del desempeo del
personal, con el fin de detectar sus fortalezas y oportunidades de mejoramiento.
Luego de tener los resultados se podran definir planes de mejoramiento
personal y profesional. Posteriormente se debe evaluar la eficacia, con el fin
de evidenciar el mejoramiento de las competencias del personal o de sus
funciones.

.

7.2.8.2 Metodologas o herramientas sugeridas para la

Se sugiere realizar el perfil por competencias para cada uno de los cargos de la
institucin, as como un plan de capacitacin anual. (Ver Anexo G. Perfil por
competencias, el Anexo H. Plan de capacitacin.

En cuanto a la evaluacin de desempeo se sugiere que se realice con el fin de
evaluar el nivel de competencias y el desarrollo de las funciones, que estn
establecidas en el perfil del cargo correspondiente. (Ver Anexo I. Instrumento
de evaluacin de desempeo).

7.2.9 Requisito 6.3 de la norma ISO: 9001:2000: Infraestructura

64
Ver pginas 48 y 49. Gua para la implementacin de la Norma ISO:9001 en

educativo

Con el fin de proteger la integridad fsica de los estudiantes y de todo el
personal de la institucin, es conveniente que la institucin defina mecanismos
de control que permitan detectar los riesgos potenciales y las deficiencias, con
relacin a la planta fsica.


Se recomienda, utilizar, mecanismos, a travs de los cuales se puedan detectar
permanentemente las deficiencias o riesgos que se encuentren en las
instalaciones del colegio. (Ver Anexo J . Planilla de inspeccin de planta fsica).
As mismo es conveniente definir cuales son los pasos que se desarrollan, en
caso de detectar riesgos o deficiencias en la planta fsica, tal como se
evidencia en los flujogramas de los procedimiento de mantenimiento preventivo
y mantenimiento correctivo. (Ver Figuras 13 y 14).

N

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE
DESCRIPCION DE
LA ACTIVIDAD
(En caso de que en el desarrollo de
cada actividad se utilice algn formato,
escribir su nombre y Cdigo)

INSPECCION PLANTA
FISICA

DEFINIR PLAN DE MANTENIMIENTO
ANUAL
INICIO
65

SI

NO

Figura 14.
Flujograma del procedimiento de mantenimiento preventivo

N
FLUJOGRAMA

RESPONSABLE
DESCRIPCION DE
LA ACTIVIDAD
(En caso de que en el desarrollo de cada actividad s
utilice algn formato, escribir su nombre y Cdigo)

Ejemplo: La persona que detecte una necesidad de
mantenimiento en sus equipos o rea de trabajos,
presenta su solicitud diligenciando el formato Solicitud
de MantenimientoFM107-01
REALIZACION
DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
REVISION DE TRABAJOS DE
MANTENIMIENTO
REQUISICION DE
MANTENIMIENTO POR
PARTE DEL PERSONAL
FIN
SE
PROGRAMA EL
MANTENIMIENTO?

INICIO
66

NO

SI

Figura 15.
Flujograma del procedimiento de mantenimiento correctivo

7.2.10 Requisito 6.4 de la norma ISO: 9001:2000: Ambiente de Trabajo


INSPECCION Y
EVALUACION DE
LA NECESIDAD

REALIZAR
EL
MANTENIMIENTO

REVISION Y APROBACION
TRABAJOS DE
MANTENIMIENTO

PRORAMAR EL
MANTENIMIENTO

Se
aprueba la
solicitud?
FIN
67
educativo

Gestionar el ambiente de trabajo, permite mantener un recurso humano
(directivos, docentes, directivos docente, personal administrativo y personal de
apoyo) idneo, motivado y autnomo con capacidad de contribuir y
comprometerse activamente con el mejoramiento continuo de la institucin y
con la calidad del servicio educativo.


a) Se recomienda realizar regularmente una evaluacin de clima laboral en la
cual se analicen entre otros, los siguientes factores:

- Apropiacin y alineacin de las personas con el Horizonte Institucional
- Sentido de pertenencia
- Desarrollo personal y profesional
- Relaciones interpersonales
- Comunicacin
- Trabajo en equipo
- Incentivos
- Pertinencia de las capacitaciones
- Condiciones fsicas y de seguridad en el puesto de trabajo

7.2.11 Requisito 7.1 de la norma ISO: 9001:2000: Planificacin de la
realizacin del producto


68

educativo

Para planificar la prestacin de un servicio educativo, que sea pertinente con el
entorno y las exigencias de sus beneficiarios, se hace necesario identificar para
cada proceso o servicio, como primera medida quienes son los usuarios y a
continuacin definir, cuales son los requisitos (necesidades y expectativas).

Los documentos en los cuales es conveniente especificar, estos requisitos son:
las caracterizaciones de los procesos y los planes de calidad. En estos se
podra estructurar y luego definir, los requisitos correspondientes a los
siguientes entes o documentos:

a) Requisitos de los beneficiarios (internos y externos), como por ejemplo:
Estudiantes, padres de familia, docentes, personal, directivos, etc.

b) Requisitos Institucionales, como por ejemplo componentes del PEI

c) Requisitos Legales, como por ejemplo: cumplimiento de las leyes y decretos
reglamentarios emanados por el Ministerio de Educacin Nacional.

d) Requisitos de la norma ISO 9001:2000, como por ejemplo: requisito de
control de registros.

7.2.11.2 Metodologa y herramientas sugeridas, para la estructuracin
del sistema de gestin de calidad

a) Se sugiere listar los beneficiarios del servicio educativo, luego definir que
resultados reciben del servicio que ofrece la institucin y por ltimo
cuestionarlos a travs de una encuesta sobre Cmo quisieran recibir el
servicio?. Los resultados de sta encuesta, pueden quedar estructurados y
69
posteriormente definidos en los siguientes documentos: Manual de Calidad,
caracterizacin de procesos y planes de calidad.

b) Al determinar los entes gubernamentales como beneficiarios del servicio
educativo, en tanto que estos reciben como resultado el cumplimiento de los
requisitos legales por parte de la Institucin, se considera preciso definir cuales
son los requisitos legales exigidos por cada uno y determinar cmo se les da
cumplimiento dentro de la Institucin, tal como se especfica en el Anexo 10.
Especificacin de cumplimiento de requisitos legales

7.2.12 Requisito 7.2.3 de la norma ISO: 9001:2000: Comunicacin con
el cliente.

Ver pginas 55. Gua para la implementacin de la Norma ISO:9001 en

educativo

La Institucin tiene la responsabilidad de prestar atencin e informacin
oportuna a la comunidad, a la cual est ofreciendo el servicio educativo. Para
ello debera disponer de mecanismos de informacin, que le permitan a la
comunidad conocer la propuesta educativa que les ofrece la institucin.

Esta propuesta podra comunicar entre otros, el tipo de poblacin que atienden,
los niveles o grados de escolaridad que ofrecen, los principios institucionales, el
enfoque y modelo pedaggico, la idoneidad de los educadores, los proyectos
pedaggicos o de investigacin que adelanta, los servicios de bienestar
estudiantil, etc.

As mismo, se hace necesario atender y solucionarl, todas aquellas inquietudes,
inconformidades y sugerencias que perciban los beneficiarios del servicio, tanto
internos como externos, con el fin de que la institucin pueda detectar
70
oportunidades de mejoramiento en la calidad del servicio educativo que se
ofrece y por ende garantiza la satisfaccin de la comunidad educativa.

del sistema de gestin de la calidad

a) Es pertinente definir un procedimiento de atencin a padres y estudiantes
interesados, en el cual se establezcan los mecanismos, responsables y
estrategias para divulgar el servicio educativo a la comunidad interesada. (Ver
Figura 15).

71

N
FLUJ OGRAMA

RESPONSABLE
DESCRIPCION DE
LA ACTIVIDAD
(En caso de que en el desarrollo de cada actividad se utilice
algn formato, escribir su nombre y Cdigo)

Ejemplo: Se toman los datos del padre de familia o acudiente
interesado, en el formato Visitantes Interesados FG25-007.
Luego se realiza seguimiento para conocer la intencin de
ingreso del estudiante a la institucin e iniciar el proceso de
admisin.

Figura 16.
Flujograma Procedimiento Atencin de Beneficiarios

Brindar Informacin del
servicio educativo

Recorrido por
la Institucin

Diseo de mecanismos
de informacin del
servicio educativo
Entrega de informacin
escrita (prospectos,
requisitos de admisin, etc)

REGISTRO DE DATOS DE LA
FAMILIA INTERESADA PARA
HACER SEGUIMIENTO
FIN
INICIO
72

b) En cuanto a la atencin de inconformidades, inquietudes y sugerencias de
los padres y estudiantes, la institucin debera establecer un procedimiento que
permita conocer el conducto regular, que incluya desde la presentacin de la
inquietud, sugerencia o inconformidad, hasta su solucin. (Ver Figura 16).

N

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE
DESCRIPCION DE
LAS ACTIVIDADES
(En caso de que en el desarrollo de cada actividad se
utilice algn formato, escribir su nombre y Cdigo)

Ejemplo: El Coordinador de Calidad atiende
personalmente a los beneficiarios interesados en
presentar una inquietud, sugerencia o inconformidad.
As mismo revisa los medios de comunicacin (buzn de
sugerencias, cartas, correos electrnicos, etc.), para
verificar si se presenta alguna inquietud, sugerencias o
inconformidad por parte de los beneficiarios.
En caso de que se hayan presentado, se registran en el
formato Solicitud de Atencin de Inconformidades,
Sugerencias e Inconformidades FA23-001.

Figura 17.
Flujograma procedimiento de atencin de inquietudes, sugerencias e
inconformidades

7.2.13 Requisitos 7.3 de la norma ISO: 9001:2000: Diseo y Desarrollo

Recepcin y registro
de inquietudes, sugerencias e
Inconformidades

Comunicacin o reunin con
el beneficiario insatisfecho

Definir mecanismos de
comunicacin para la atencin
de inquietudes, sugerencias e
inconformidades
Anlisis de la causa que
genera la inquietud, sugerencia
o inconformidad, con las partes
involucradas
Definicin del Plan de
Accin para solucionar la
inquietud, sugerencia o
inconformidad
Seguimiento al cumplimiento
del Plan de Accin
Se
solucion
?
FIN
INICIO
73


educativo

Para el diseo y desarrollo del currculo, se sugiere establecer las siguientes
fases:

a) Definir los requisitos o elementos de entrada que se deben establecer
para disear y desarrollar el currculo, tales como: el Horizonte
Institucional, los lineamientos y estndares curriculares, decretos
reglamentarios, el modelo pedaggico, los nfasis, etc. .

b) Establecer cuales son los resultados del diseo y desarrollo del currculo,
tales como: planes de asignatura, maya curricular, intensidad horaria,
proyectos de aula, proyectos transversales, horarios, etc.

c) Revisar que los resultados del diseo y desarrollo son suficientes para
cumplir con los requisitos del Currculo de la Institucin.

d) Verificar que los resultados del diseo y desarrollo del currculo cumplen
con los elementos de entrada que se establecieron.

e) Validar que el currculo diseado, cumple con los requisitos (legales,
institucionales, de los estudiantes y padres) previo a su implementacin.

f) Controlar y registrar los cambios, que se vayan realizando durante todo
el ao escolar al currculo.


Se sugiere realizar un procedimiento en el cual se evidencien cada uno de los
pasos para disear y desarrollar el currculo, incluido los responsables de cada
paso y los registros que lo evidencian. (Ver Figura 17)

74

N

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE
DESCRIPCION DE
LAS ACTIVIDADES
(En caso de que en el desarrollo de cada
actividad se utilice algn formato, escribir su
nombre y Cdigo)

Consejo
Acadmico

Consejo
Acadmico
Ejemplo: El Coordinador de Calidad atiende

NO

SI

Coordinador
Acadmico y
J efes de rea

Rector

Consejo Acadmico

Figura 19.
Flujograma procedimiento diseo y desarrollo cunicular

ESTABLECER LOS
DOCUMENTOS
RESULTANTES DEL DISEO
Y DESARROLLO DEL
CURRICULO

DEFINICION DE LOS
ELEMENTOS DE ENTRADA
PARA EL DISEO Y
DESARROLLO DEL
CURRICULO
VALIDAR QUE EL
CURRICULO CUMPLA CON
LOS REQUISTOS
PREVIAMENTE
ESTABLECIDOS
CONTROL Y REGISTRO
DE CAMBIOS DEL
CURRICULO
Los documentos
del currculo
cumplen con los
elementos y
requisitos de
Entrada?
FIN
INICIO
75

7.2.14 Requisito 7.4 de la norma ISO: 9001:2000: Compras


educativo

Las compras que usualmente se realizan en los colegios, estn relacionadas
con aquellos productos o servicios que se necesitan para apoyar el proceso de
formacin de los estudiantes. Es por ello, que se hace necesario evaluarlos, ya
que estn directamente relacionados con la calidad del servicio que se ofrece.
Un ejemplo de ellos, son los proveedores de las salidas pedaggicas. En estos
casos se podran evaluar caractersticas de calidad, tales como: la seguridad
que le brindan tanto a los estudiantes, como a los docentes, la atencin, el
precio, entre otros. Como vemos la evaluacin de stos factores, nos permitir
tomar decisiones sobre la permanencia o rechazo de algunos de stos
proveedores.


Para determinar si los proveedores cumplen con los requisitos exigidos por el
colegio, se sugiere establecer los criterios y parmetros de calificacin, para su
evaluacin permanente. (Figura.18).

76
EVALUACION DE PROVEEDORES

NOMBRE DEL PROVEEDOR:
FECHA:

PERIODO EVALUADO
N. ORDENES DE COMPRA
CRITERIO DE
CALIDAD
PARMETRO DE EVALUACION
ESCALA
1 3

5
CONFORMIDAD DEL
PRODUCTO O
SERVICIO
Los productos o servicios comprados presentaron
defectos

TIEMPO DE ENTREGA Cumplimiento con la entrega de los
productos o servicios

ATENCIN AL
CLIENTE
Respuesta rpida a reclamos o
solicitudes

TOTAL PARCIAL

TOTAL GENERAL
CONFORMIDAD DEL
PRODUCTO O
SERVICIO
1), Mostr ms de dos no conformidades, 3) Mostr menos de dos no conformidades 5) Ninguna no
conformidad.
TIEMPO DE ENTREGA
1) Incumpli y no inform, 3) Incumpli y report causas, , 5) Siempre fue puntual en las horas y fechas.
ATENCIN AL
CLIENTE
1) Atencin deficiente y respuesta demorada. , 2) Atencin buena y respuesta moderada, 5)
Excelente atencin y respuesta oportuna
RESULTADOS DE LA EVALUACION
PUNTAJE TIPO DE PROVEEDOR
25 - 30 OPTIMO
20-24 BUENO
15-19 CONDICIONAL (Necesita Plan de Mejoramiento)
Menos de15 CRTICO (No continua como proveedor)

OBSERVACIONES:

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ELABOR LA EVALUACION:

Figura 20.
Evaluacin de Proveedores

77

7.2.15 Requisito 7.5 de la norma ISO: 9001:2000: Produccin y
Prestacin del Servicio


educativo

Para controlar la calidad del servicio educativo, que se brinda a los estudiantes
y padres de familia, es importante tener claro cuales son las caractersticas de
calidad del proceso de formacin y determinar los mecanismos para controlar
y garantizar su cumplimiento. Adems, es imprescindible determinar para cada
rea bsica de formacin, que requisitos se deben cumplir tanto a nivel
institucional, como a nivel gubernamental, qu mtodos de control se utilizan
para garantizar el cumplimiento de stos requisitos, que herramientas se
utilizan para realizar el seguimiento al cumplimiento de los requisitos, quienes
son los responsables de realizar los controles y adems determinar la
frecuencia de control. Por otro lado se hace necesario determinar para cada
rea de formacin con qu recursos debo contar, tanto humanos, cmo fsicos,
con qu condiciones fsicas y ambientales debo desarrollar el rea de
formacin, etc.

Estableciendo e implementando los anteriores controles, se garantiza que el
proceso de formacin del estudiante sea de calidad, buscando como objetivo
fundamental mayor nivel de aprendizaje de los estudiantes, lo cual
posteriormente se reflejar en la satisfaccin del padre de familia.


Con el fin de asegurar que la institucin brinda un proceso de formacin de
calidad, se sugiere disear un plan de calidad para cada una de las reas de
formacin. (Ver Figura 2)

78

7.2.16 Requisito 8. Medicin, Anlisis y Mejora


educativo

La medicin y el seguimiento de los procesos y servicios que ofrece la
Institucin, permite evidenciar el mejoramiento continuo en cuanto a la calidad
del servicio, lo cual redunda directamente en la satisfaccin de los estudiantes
y padres de familia.

Es conveniente entonces definir cuales son aquellos puntos crticos o factores
claves de xito que aseguran la eficiencia y eficacia de los procesos y de los
servicios, con el fin de determinar que instrumento o herramienta de medicin
se aplicar para medirlos.

Por ejemplo si un factor clave de xito es la satisfaccin de los padres y
estudiantes, podramos utilizar como instrumento de medicin y seguimiento
una encuesta de satisfaccin. O si un punto crtico de control es la sana
convivencia, podramos utilizar como herramienta de medicin y seguimiento
un indicador de gestin que mida cual es el estado de la convivencia de los
estudiantes. o la efectividad de los procesos disciplinarios, etc.

Luego de conocer los resultados de la medicin de un proceso o un servicio, se
sugiere que se analicen los resultados y se tomen acciones correctivas que
permitan solucionar los problemas encontrados. O tambin se pueden tomar
acciones preventivas sobre aquellos riesgos que detectamos en la medicin.
Pero si luego de la medicin no se encontraron problemas ni riesgos, tambin
se podra implementar acciones de mejoramiento que permitan fortalecer el
proceso o servicio Como vemos la toma de acciones ya sean correctivas o
preventivas conducen al mejoramiento continuo.

Un aspecto muy importante de la medicin es que la toma de las decisiones y
acciones son basadas en hechos y datos que nos arrojan los instrumentos de
medicin y seguimiento y no en el parecer de las personas.

79

7.2.16.2 Metodologa y herramientas sugeridas, relacionadas con
seguimiento y medicin

Es pertinente definir para cada proceso o servicio, que puntos crticos de
control o a que factores claves de xito se les va a medir y realizar seguimiento.
Luego establecer las herramientas o instrumentos que se van a utilizar.

PROCESO FACTOR CLAVE DE XITO
O PUNTO CRITICO DE
CONTROL
HERRAMIENTO DE
MEDICION Y SEGUIMIENTO
Gestin Directiva Cumplimiento del Plan de
Mejoramiento Institucional
Indicador de Gestin:
Nmero de Actividades
programadas en el plan de
mejoramiento sobre el
nmero de actividades
desarrolladas

O PUNTO CRITICO DE
CONTROL
HERRAMIENTO DE
Servicio de
Transporte
Satisfaccin de los usuarios
del servicio
Encuesta de Satisfaccin

O PUNTO CRITICO DE
CONTROL
HERRAMIENTO DE
Talento Humano Clima Laboral

Instrumento de Evaluacin
del Clima Laboral
Desempeo del personal Instrumento de evaluacin de
desempeo

80

GLOSARIO

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situacin indeseable.

Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No
conformidad o riesgo potencial.

Accin de Mejoramiento: Accin tomada para fortalecer la prestacin del
servicio educativo.

Beneficiario: Persona o parte interesada que recibe el resultado de una
actividad o la prestacin de un servicio

Insumos: Es el conjunto de bienes, tiles y servicios necesarios para el
desarrollo de los procesos internos y de intercambio de la organizacin.
Para la escuela los insumos son el conjunto de bienes y servicios
necesarios para su funcionamiento. La calidad y la pertinencia de los
insumos determinan la calidad del proceso. Podemos enumerar como
ejemplo: instalaciones fsicas, materiales educativos, tecnologa educativa,
textos, currculos, docentes, etc.

No Conformidad del Servicio Educativo: Incumplimiento de un requisito
previamente establecido en los procesos de Gestin Acadmica,
Planeacin Curricular, Gestin Administrativa y de Convivencia, Gestin
Docente y Gestin de Bienestar Estudiantil.

Procesos: Son consecuencia de actividades interdependientes que, al
interior de la organizacin, transforman los insumos en resultados
especficos o productos

81

Proceso Educativo: conjunto de actividades interrelacionadas que tiene
como objetivo la formacin en los estudiantes de las competencias bsicas,
ciudadanas y/o laborales que les permitan un desarrollo personal, cultural,
social y productivo acorde con sus proyectos de vida y la dinmica y
proyeccin socio-econmica de su entorno.

Producto Educativo: resultado del proceso educativo, definido en el
proyecto educativo institucional o su equivalente, el cual est orientado a la
formacin, desarrollo y cumplimiento en los estudiantes de las
competencias planificadas y acordadas.

Proyecto Educativo Institucional ( PEI ): documento que contiene la
propuesta de educacin que hace un establecimiento educativo, en la que
plasma sus principales objetivos, el enfoque pedaggico, metodolgico y
curricular, los elementos que lo caracterizan y diferencian de otro, define las
competencias a desarrollar a travs de la formacin ofrecida, lo que espera
alcanzar y las estrategias para hacerlo.

Sistema de Medicin: Es asignar valores cuantitativos o cualitativos a un
proceso o acontecimiento, segn una regla establecida. A travs de ella
podremos tomar decisiones sobre el proceso y establecer parmetros de
mejoramiento

.

82

BIBLIOGRAFIA

AL TABLERO. VELEZ, Cecilia Mara. Plan de Desarrollo Educativo. En: Al
Tablero, Bogot. (marzo, 2003); p. 7

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. Plan de Mejoramiento. Herramienta de
gestin para el desarrollo institucional. Bogot, 2005.

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA.. Galardn a la Excelencia. Gua de
Evaluacin. Bogot, 1997

SECRETARIA DE EDUCACION DE BOGOTA. Al Tablero. Artculo Plan de
Desarrollo Educativo. Bogot, 2003

CABALLERO, Piedad. Educacin y Cultura. Segundo Congreso Pedaggico
Nacional. FECODE, Bogot, 1995.

DRUCKER, Meter. Los Desafos de la Gerencia para el Siglo XXI. Editorial
Norma. Nueva Cork, 1999

GOMEZ, Buenda Hernando. Educacin. La Agenda del Siglo XXI Hacia un
desarrollo humano. Tercer Mundo Editores. Bogot, 1999

ICONTEC. Norma Tcnica Colombiana: 9001:2000 . Instituto Colombiano de
Normas Tcnica. Bogot, 2006

ICONTEC Guia para la implementacin de la Norma ISO 9001 en
media ty en establecimientos de educacin formal. Bogot, 2005

83

MANES, Juan Manuel. Seminario Modelos de Calidad para la Educacin del
siglo XXI. Bogot, 2005

MANRIQUE, Francisco. Educacin y Cultura. Segundo Congreso Pedaggico
Nacional. FECODE. Bogot, 1995.

MEALS DE COLOMBIA. Proyecto Educativo Lideres el Siglo XXI Una
Ventana al Futuro de Colombia. . Bogot, 1999.

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. Manual de Autoevaluacin y
clasificacin de establecimientos educativos privados par la definicin de
tarifas. Bogota, 2006

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. Ley General de Educacin.

PUENTES, Osma Yesid. Organizaciones Escolares Inteligentes. Gestin de
Entornos Educativos de Calidad. Editorial Magisterio. Bogot, 2005.

84

ANEXO A.
Diagnstico sistema de gestin de calidad para instituciones educativas
Diagnstico Sistema de Gestin de Calidad
para I nstituciones Educativa - Localidad de Suba

Seores Directivos: No es necesario colocar el nombre del colego, por lo tanto les solicitamos diligenciar la
siguiente encuesta, teniendo en cuenta la realidad de la institucin a la cual ustedes representa. Gracias por su
valiosa colaboracin

1. El colegio tiene definida una metodologa, unos criterios o las herramientas para elaborar, identificar, recuperar y controlar
los documentos internos?

2. La Alta Direccin tiene definida una metodologa y las herramientas, para realiza peridicamente revisin y seguimiento a
la efectividad de los procesos, con el fin de que pueda tomar decisiones basadas en hechos y datos?

SI _____ NO ______

3. La institucin ha definido perfiles para los cargos, en los cuales se especifique: la educacin, formacin, competencias,
tiempo de experiencia requerido y funciones?

SI _____ NO ______

4. La Institucin cuenta con un instrumento de evaluacin de desempeo de los docentes?

SI _____ NO ______

5. Luego de evaluar el desempeo de los docentes, se establecen planes de mejoramiento documentados, al personal que
present puntajes medios y bajos?

SI _____ NO ______

6. La Institucin tiene definido un instrumento de evaluacin del clima organizacional?

SI _____ NO ______

7. La institucin tiene definida una metodologa o las herramientas, para realizar el mantenimiento preventivo de sus

SI _____ NO ______

8. La institucin tiene establecido un instrumento para evaluar la satisfaccin de los padres y estudiantes, con relacin a la
calidad de la prestacin del servicio educativo?

SI _____ NO ______

9. La institucin tiene establecido y documentado el currculo?

SI _____ NO ______

10. La institucin tiene definidos y documentados: los requisitos (legales, institucionales y del beneficiario) y la metodologa
para realizar el diseo y desarrollo del currculo?

SI _____ NO ______

11. La institucin tiene definidos indicadores de gestin para evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos:
directivos, misionales y administrativos?

SI _____ NO ______

12. La institucin tiene definida una metodologa y las herramientas estadsticas, para analizar y solucionar los problemas?

SI _____ NO ______

13. Considera usted que la institucin necesita implementar un sistema de gestin de calidad?

SI _____ NO ______

85

Anexo B.
Presentacin de resultados del Instrumento diagnstico

1. El colegio tiene definida una metodologa, unos criterios o las herramientas para elaborar, identificar, recuperar y
controlar los documentos internos?

SI NO
45% 55%

2. La Alta Direccin tiene definida una metodologa y las herramientas, para realiza peridicamente revisin y
seguimiento a la efectividad de los procesos, con el fin de que pueda tomar decisiones basadas en hechos y datos?

SI NO
12% 88%

3. La institucin ha definido perfiles para los cargos, en los cuales se especifique: la educacin, formacin,
competencias, tiempo de experiencia requerido y funciones?

SI NO
28% 72%

4. La Institucin cuenta con un instrumento de evaluacin de desempeo de los docentes?

SI NO
86% 14%

5. Luego de evaluar el desempeo de los docentes, se establecen planes de mejoramiento documentados, al personal
que present puntajes medios y bajos?

SI NO
19% 81%

6. La Institucin tiene definido un instrumento de evaluacin del clima organizacional?

SI NO
11% 89%

7. La institucin tiene definida una metodologa o las herramientas, para realizar el mantenimiento preventivo de sus

SI NO
4% 96%

8. La institucin tiene establecido un instrumento para evaluar la satisfaccin de los padres y estudiantes, con
relacin a la calidad de la prestacin del servicio educativo?

SI NO
56% 44%

9. La institucin tiene establecido y documentado el currculo?

SI NO
92% 8%

86
10. La institucin tiene definidos y documentados: los requisitos (legales, institucionales y del beneficiario) y la
metodologa para realizar el diseo y desarrollo del currculo?

SI NO
25% 75%

11. La institucin tiene definidos indicadores de gestin para evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad de los
procesos: directivos, misionales y administrativos?

SI NO
7% 93%

12. La institucin tiene definida una metodologa y las herramientas estadsticas, para analizar y solucionar los
problemas?

SI NO
0% 100%

13. Considera usted que la institucin necesita implementar un sistema de gestin de calidad?

SI NO
84% 16%

87

ANEXO C.
MAPA DE PROCESOS

P
A
D
R
E
S

Y

E
S
T
U
D
I
A
N
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S

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Y

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T
E
S
PRESTACIN DELSERVICIO
MAPA GENERAL DE PROCESOS
PARA COLEGIOS
ADMISIONES
DIRECCIONAMIENTO
INSTITUCINAL
PROCESOSMISIONALES
PROCESOSDE APOYO
PROCESOS
ALTA DIRECCIN
MEJORAMIENTO
CONTINUO
FORMACION
INTEGRAL
TALENTO
HUMANO
RECURSOS
FISICOS
ATENCION AL
BENEFICIARIO
COMPRAS
REGISTRO Y
CONTROL
MATRICULAS
EVALUACION Y
PROMOCIONS
CONVIVENCIA
BIENESTAR
ESTUDIANTIL

88

ANEXO D.
Modelo de pie de pgina de los documentos

Modelo 1
Elabor Revis Aprob

Nombre

Firma

Fecha

Modelo 2
Elabor:
DIR. Aseguramiento
De la Calidad
Revis:
Dir. Aseguramiento
de la Calidad
Aprob:
Gerente General
Vigente a parti r de:
31-05-2001

Modelo 3
Elaborado por: L.A.
14-03-2001
Revisado por: C.M.
20-04-2001
Aprobado por: A.A.
06-05-2001

06-05-2001 Rev. Original P-GAC-008-1
Modelo 4
A: Firma Elaborado por

B: Firma Revisado por

C: Firma Aprobado por

89

ANEXO E.
Listado maestro y control de registros

V
E
R
S
I
O
N

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C
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X
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FORMA DE ARCHIVAR LUGAR DE
ALMACENAMIENTO
RECUPERACION
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DISPOSICION FINAL REGISTRO DE
INFORMACION

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NOMBRE
DEL
DOCUMENTO
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B
L
E

M
A
N
U
A
L

D
I
G
I
T
A
L

M
A
N
U
A
L

y
/
o

D
I
G
I
T
A
L

90

Anexo F.

Encuesta de satisfaccin de padres de familia y estudiantes.

Estimados Padres de Familias y Estudiantes, con el nimo de mejorar continuamente la calidad del servicio
Educativo que ofrece el colegio, les agradecemos contestar esta encuesta en familia.

1. Indique la seccin a la que pertenece.
Preescolar
Primaria
Media
Curso:
Ruta No.

2. Considera usted que la atencin y el servicio que le prestan las siguientes personas es:
PERSONAL DEL COLEGIO 5 ( Excelente) 4(Bueno) 3( Aceptable)
Rector
Coordinador Acadmico (a)
Coordinador (a) de Convivencia
Director de curso
Padre
Secretaria Acadmica
Recepcionista
Auxiliar de Cartera
Bibliotecloga
Psicloga
Enfermera
Auxiliares de restaurante
Personal de Servicios Generales
Conductor
Monitora
Vigilantes

3. Califique las condicione fsicas de:

INSTALACIONES

5 ( Excelente)

4(Bueno)

3(Aceptable)
Salones de Clase
Zonas deportivas
Laboratorio de Ingles
Laboratorio de Qumica
91
Laboratorio de Fsica
Biblioteca
Sala de Sistemas
Baos
Buses
Comedor

4. .Considera usted que las actividades programadas fueron:
ACTIVIDADES 5 ( Excelente) 4(Bueno) 3( Aceptable)
Porras
Primeras Comuniones
Banda
Grupos Musicales
Natacin
Ftbol
Pre-Icfes
Convivencias
Salidas Pedaggicas

5. Califique a sus docentes de acuerdo con la metodologa utilizada en clases

DOCENTES 5 ( Excelente) 4(Bueno) 3(Aceptable)
Artes
Biologa
Ciencias
Sistemas
Ed. Fsica
Espaol
tica y Moral
Filosofa
Fsica
Ingls
Matemticas

6 . Califique el grado de satisfaccin que usted tiene con relacin a los procesos de formacin
integral de los estudiantes:
FORMACION INTEGRAL 5 ( Excelente) 4(Bueno) 3(Aceptable)
Acadmico
Convivencia
Sistema de evaluacin
92
Asignacin de tareas
Investigacin
Eventos Culturales
Guas de Trabajo
Actividades de Refuerzo

7. Califique la prestacin de los siguientes servicios:

Servicios 5 ( Excelente) 4(Bueno) 3(Aceptable)

Orientacin Psicolgica
Restaurante
Cartera
Pastoral
Biblioteca
Enfermera
Seguridad
Recepcin
Transporte

13. Escriba sugerencias para mejorar la calidad de los servicios que ofrece el colegio

93

Anexo G.
Perfil del cargo

1. DATOS DE I DENTIFI CACI N

a) NOMBRE DEL CARGO:

b) J efe inmediato:
c) Nmero de personas requeridas para
desempear el cargo:

d) Condiciones de ubicacin:
e) Relaciones laborales/espacio:

2. EDUCACI ON Y EXPERI ENCI A

a) NIVEL DE EDUCACIN FORMAL:
b) EQUIVALENTE EDUCACIN:
c) CONOCIMIENTOS RELACIONADOS:
d) MINIMA EXPERIENCIA PREVIA:

3. FORMACION

a) INDUCCION A LA INSTITUCION
b) INDUCCION AL CARGO:
c) TIEMPO EMPLEADO EN LA FORMACION

4. I NTERELACCI ONES CON OTROS CARGOS O PERSONAS PARA DESEMPEAR SUS
FUNCI ONES:

______________________________________________________________________________________

5. EQUI POS O I NFORMACI ON A CARGO:

______________________________________________________________________________________

6. COMPETENCI AS ESPEC FI CAS

COMPETENCI AS DEL SABER

COMPETENCI AS DEL SER

COMPETENCI AS DEL
HACER

94

7. RESPONSABI IDADES

DESCRI PCION DE RESPONSABILI DADES:

8. RESPONSABI LI DADES CON EL SI STEMA DE GESTI N DE CALIDAD
_____________________________________________________________________
9. RESPONSABI LI DADES EN SALUD OCUPACI ONAL

__________________________________________________________________________

10. RI ESGOS I NTR NSECOS EN SU PUESTO DE TRABAJ O

RI ESGO
GRADO
FISICOS
Ruido.

LOCATIVOS
Instalaciones
Pisos y techos
ERGONOMICOS
Posturas Inadecuadas
QUIMICOS
Lquidos-Vapores-polvos-gases
PSICOLABORALES
Carga de Trabajo

12. ELEMENTOS DE PROTECCI N PERSONAL

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

13. ESFUERZO F SI CO

Ejemplo:

Trabajar sentado
Agudeza visual

95

Anexo H.
Plan de capacitacin

NOMBRE O TIPO DE
LA CAPACI TACIN O
FORMACIN
OBJ ETIVO PERSONAL A
CAPACITAR
FECHA
PROGRAMADA
RESPONSABLE
DE IMPARTIR
LA FORMACI N

96

Anexo I.

Instrumento de evaluacin de desempeo

Rango de
valores
Calificacin
otorgada
Definicin de la calificacin
1 Necesita mejorar (N
M)
Indica que es deficiente el indicador de
evaluacin.
2 Regular (R) Indica que se encuentra por debajo del indicador
de evaluacin sin ser grave.
3 Bien (B) Indica que se cumple adecuadamente el indicador
de evaluacin.
4 Sobresaliente (S) Indica que sobrepasa el indicador de evaluacin.
Nombres y Apellidos: ____________________________________
Cargo: ____________________________________ Periodo
que se evala.
Fecha: ___________________ Desde:____________
Hasta:_____________.

INDICADORES
Primer
semestre
Segundo
semestre
Calificaci
n definiti va
VALORES INSTITUCIONALES (competencias del ser)
N
M
R B S N
M
R B S
Tolerancia: Capacidad de admitir las ideas y acciones diferentes a las
propias, favoreciendo la libre expresin de todas las opiniones.

Colaboracin: Capacidad
Para favorecer el ambiente de trabajo con base en la
multidisciplinariedad y experiencia, con el fin de alcanzar los objetivos
institucionales.

Puntualidad: Capacidad para responder adecuadamente dentro de
los plazos determinados para cada actividad.

Respeto: Capacidad para comprender la importancia de la dignidad del
ser humano, el aprecio por el entorno y la primera condicin para vivir
en ambientes de autentica convivencia armnica.

Comunicacin asertiva: Capacidad para comprender la importancia del
discurso del otro e integrarlo a la propia comprensin del mundo y de
rescatar el dilogo como un encuentro de saberes.

Trabajo en equipo: Habilidad para trabajar con otras personas,
buscando la consecucin de metas comunes.

Habilidades Sociales: Capacidad de establecer relaciones respetuosas y
proactivas con los dems.

Liderazgo: Capacidad de interpretar, compartir y direccionar los intereses del
grupo por encima de los propios.

Aprendizaje Permanente: Acciones encaminadas hacia la preparacin y
crecimiento personal y profesional.

Capacidad de compromiso: Capacidad para emplear todas las
habilidades personales en beneficio de la consecucin de los objetivos
institucionales.

97
COMPETENCIAS TCNICAS (competencias del saber)
N
M
R B S N
M
R B S Calificac
in
definitiv
a
Dominio del contenido de la disciplina : Tiene formacin profesional
especfica. requerida para el rea en que se desenvuelve.

Conocimientos en direccionamiento estratgico: Posee los
conocimientos que le permiten entender misin y visin de la institucin
a la vez que contribuir a su desarrollo e implementacin.

Manejo del ingls: Tiene los conocimientos necesarios para
desenvolverse adecuadamente en un ambiente bilinge.

Conocimientos en diferentes enfoques pedaggicos Maneja diferentes
enfoques pedaggicos, lo que le permite poner en prctica los ms
avanzados en materia de educacin, acorde con las exigencias del
medio.

COMPETENCIAS TCNICAS (competencias del saber hacer)
N
M
R
B
S N
M
R B S
Calidad de la comunicacin verbal y no verbal: Es lo
suficientemente respetuoso en el establecimiento de la
comunicacin con todos los miembros de la comunidad educativa.
Hay coherencia entre la actitud y la expresin verbal.

Capacidad de planear y ejecutar adecuadamente: Es creativo y
organizado a la hora de ejecutar una tarea.

Contribucin al desarrollo formativo de los estudiantes : Contribuye
activamente con la formacin integral de los estudiantes

98

Anexo J.
Planilla de inspeccin planta fsica

AREAS A
INSPECCIONAR

FECHA

TECHO

VIDRIOS

PUERTAS

CHAPAS

INTERRUP
TOR

LAMPARAS

EQUIPOS

MATERIAL
DIDACTICO

OBSERVACIONES

CRITERIOS DE EVALUACION : B: BUENO / R: REGULAR / D: DEFICIENTE

99

N
o
.
VARIABLES DESCRIPCIION DE LA VARIABLE
1 NOMBRE DEL POSTGRADO ESPECIALIZACION EN GERENCIA EDUCATIVA
2 TITULO DEL PROYECTO
DISEO DE METODOLOGIAS Y HERRAMIENTAS PARA ESTRUCTURAR UN SISTEMA DE GESTION
DE CALIDAD PARA COLEGIOS, ACORDE CON EL CONTEXTO EDUCATIVO Y LOS REQUISITOS DE
LA NORMA ISO: 9001:2000
3 AUTOR RINCON GOMEZ ADRIANA IVONE
4 AO Y MES 2008 / JUNIO
5 NOMBRE DEL ASESOR (a) QUIROGA OTALORA CRISANTO
6 DESCRIPCION DEL ABSTRAC
Este trabajo tiene como objetivo disear metodologas y herramientas que permitan guiar a los
colegios, sobre cmo estructurar un sistema de gestin de calidad, que est acorde con la
gestin educativa colombiana y que a la vez cumplan con los requisitos de la Norma ISO:
9001:2000. Como primera medida se realiz una revisin bibliogrfica sobre la historia y los
avances que ha tenido la gestin educativa en Colombia y tambin de algunos modelos de
calidad Internacional. Para su diseo se defini como primera medida el requisito de la norma,
luego se estableci la relacin y alineacin del requisito de la norma con el contexto educativo y
finalmente se sugiri la aplicacin de metodologas y herramientas especficas.
6 DESCRIPCION DEL ABSTRAC
This work has as objective it designs methodologies and tools that permit guide to the colleges,
on how to construct a quality management system, that is agreed with the educational
Colombian step and that at the same time it fulfill one's obligations to the requirements of the
ISO standard 9001:2000. As first measure carried out a bibliographical revision on the history
and the advances that has had the educational step in Colombia and also of some models of
international quality. For design it is defined as first measure the requirement of the standard,
then set the report and alignment of the requirement of the standard with the educational
context and finally it is suggested the application of methodologies and specific tools.
7 PALABRAS CLAVES
sistema, gestin, calidad, requisito, diseo, estructurar, metodologas, herramientas, alineacin,
contexto,
8
SECTOR ECONOMICO AL QUE
PERTENECE EL PROYECTO
SECTOR ECONOMICO
9 TIPO DE INVESTIGACION
INVESTIGACION APLICADA
10 OBJETIVO GENERAL
Disear metodologas, herramientas e instrumentos, que orienten a las Instituciones de
educacin preescolar, bsica y media de Colombia, en cmo estructurar un sistema de gestin
de calidad, pertinente con su horizonte institucional, con el contexto de la gestin educativa y
con el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO: 9001:2000.

UNIVERSIDAD DEL ROSARIO - PLAN DE TRABAJO IPARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CO
N
o
.
11 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar las debilidades, fortalezas, necesidades y expectativas de los colegios, frente a la
estructuracin y diseo de un sistema de gestin de la calidad.
Analizar, correlacionar y alinear los elementos que hacen parte de la gestin escolar en
Colombia, con los requisitos de la norma ISO: 9001:2000.
Adaptar los requisitos de la norma ISO: 9001:2000 al contexto de los colegios colombianos.
12 FUENTES BIBLIOGRAFICAS
AL TABLERO. VELEZ, Cecilia Mara. Plan de Desarrollo Educativo. En: Al Tablero, Bogot. (marzo, 2003);
p. 7
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. Plan de Mejoramiento. Herramienta de gestin para el desarrollo
institucional. Bogot, 2005.
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA.. Galardn a la Excelencia. Gua de Evaluacin. Bogot, 1997
SECRETARIA DE EDUCACION DE BOGOTA. Al Tablero. Artculo Plan de Desarrollo Educativo. Bogot,
2003
CABALLERO, Piedad. Educacin y Cultura. Segundo Congreso Pedaggico Nacional. FECODE, Bogot,
1995.
DRUCKER, Meter. Los Desafos de la Gerencia para el Siglo XXI. Editorial Norma. Nueva Cork, 1999
GOMEZ, Buenda Hernando. Educacin. La Agenda del Siglo XXI Hacia un desarrollo humano. Tercer
Mundo Editores. Bogot, 1999
ICONTEC. Norma Tcnica Colombiana: 9001:2000 . Instituto Colombiano de Normas Tcnica. Bogot, 2006
ICONTEC Guia para la implementacin de la Norma ISO 9001 en establecimientos de educacin formal en los
niveles de preescolar, bsica, media ty en establecimientos de educacin formal. Bogot, 2005
MANRIQUE, Francisco. Educacin y Cultura. Segundo Congreso Pedaggico Nacional. FECODE. Bogot,
1995.
MEALS DE COLOMBIA. Proyecto Educativo Lideres el Siglo XXI Una Ventana al Futuro de Colombia. .
Bogot, 1999.
MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. Manual de Autoevaluacin y clasificacin de establecimientos educativos privados par la definicin de
tarifas. Bogota, 2006
13 RESUMEN O CONTENIDO
, p , p s
educativas de todos los niveles, a la bsqueda permanente de la excelencia, a travs del cumplimiento de
altos estndares de calidad ante agencias certificadoras y acreditadoras, tanto a nivel nacional, como
internacional. Es as como en Colombia los colegios han iniciado procesos de certificacin con la ISO
Organizacin Internacional de Estandarizacin, con el fin de demostrar y asegurar la calidad del servicio
educativo que ofrecen. Pero para lograrlo han enfrentado algunas barreras, tales como la incorporacin de
una norma de calidad, que hasta el momento estaba posicionada especficamente para empresas diferentes a
las del sector educativo. El presente trabajo toma como base los requisitos de la norma ISO: 9001:2000 y
sugerencias, de la gua GTC 200 y los confronta con varios documentos que soportan la gestin educativa en
Colombia, tales como: Decreto 1860, en cuanto a los aspectos del Proyecimientos de educacin formal.
Bogot, 2005
MANRIQUE, Francisco. Educacin y Cultura. Segundo Congreso Pedaggico Nacional. FECODE. Bogot,
1995.
MEALS DE COLOMBIA. Proyecto Educativo Lideres el Siglo XXI Una Ventana al Futuro de Colombia. .
Bogot, 1999.
MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. Manual de Autoevaluacin y clasificacin de establecimientos
educativos privados par la definicin de tarifas. Bogota, 2006
N
o
.
14 METODOLOGIA
Para el presente proyecto se hizo necesario y pertinente realizar un diagnstico, que permitiera
identificar los siguientes aspectos: Conocer las fortalezas y debilidades que tienen las
Instituciones Educativas con respecto a la implementacin de un Sistema de Gestin de la
Calidad, identificar si las Instituciones necesitan asesorarse en metodologas y herramientas de
gestin para implementar el sistema de calidad, conocer cules son las expectativas de las
Instituciones Educativas con respecto a la implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad.
Se revisaron elementos y aspectos que se encuentran relacionados con la gestin educativa a
nivel nacional, tales como: Requisitos de la Norma ISO 9001:2000, Gua tcnica para colegios
GTC 200, componentes del Proyecto Educativo Institucional, Manual de Auto Evaluacin
Institucional, Galardn a la Excelencia y Gua Proyecto Educativo Lderes del Siglo XXI
Posteriormente se agruparon los elementos que se relacionaban entre s, para luego clasificarlos
por categoras de procesos. Este ejercicio permiti evidenciar la correlacin que existe entre los
diferentes modelos de gestin educativa, ya que todos confluyen en la gestin de los mismos
procesos, as: Direccionamiento Institucional, Gestin de Gestin del Talento Humano, Gestin
de Recursos Fsicos, Gestin Acadmica, Gestin de la Comunidad, Gestin Administrativa y
Financiera y Mejoramiento Continuo. A continuacin se realizaron matrices de correlacin, por
cada una de las categoras de procesos. En cada matriz se agruparon todos los elementos que se
relacionaban con el proceso en cada uno de los documentos de referencia. La poblacin que
di l i d di i d 40 di i di i d d
15 CONCLUSIONES
1. Existe una estrecha relacin entre los procesos que hacen parte de una institucin educativa
y los parmetros de la ISO: 9001:2000.
2. Para estructurar un Sistema de Gestin de Calidad en una institucin educativa se deben
tener en cuenta tres componentes esenciales: el contexto educativo, el marco legal y normativo
vigente y la autonoma institucional. Es decir que es imprescindible que la institucin no se
adapte a la norma, sino que la norma se adapte a la institucin.
3. Se debe evitar que las instituciones educativas caigan en la homogenizacin de sus sistemas
de gestin de calidad, y contribuir ms bien, a que su estructura e implementacin permitan por
una parte a la dinamizacin de los proyectos educativos y por otra a la satisfaccin permanente
de las necesidades y expectativas propias de la comunidad educativa de la institucin.
16 RECOMENDACIONES
El estilo de liderazgo, direccin y gestin propios de la institucin tambin se deben reflejar en el
sistema de gestin de calidad, con el fin de asegurar su conveniencia, adecuacin y eficacia. Es
decir que el sistema se debe construir, de tal forma que se adapte a la realidad, a las
necesidades y a las expectativas de la institucin.

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