Directrices para redactar propuestas de proyectos

NDICE

Directrices para redactar propuestas de proyectos

INTRODUCCIN PASO 1. PLANIFICACIN Aclarar la idea Determinar qu recursos se precisan Determinar los principales colaboradores y los partidos interesados Explorar las fuentes de financiacin PASO 2. PREPARACIN Elaborar un resumen de la propuesta Elementos principales del resumen Introduccin Antecedentes Importancia Colaboracin Metas y objetivos Mtodos Evaluacin y sostenibilidad Difusin Presupuesto y su justificacin Documentacon de apoyo PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA Sugerencias para las partes escritas de la propuesta Preparar el documento definitivo PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIN El proceso de examen de la propuesta Caractersticas y puntos dbiles comunes de las Propuestas de proyectos REFERENCIAS Sitios y recursos en la web Lista para la solicitud de fondos 3 4 5 5 5 6 9 9 9 9 10 10 11 11 11 11 11 11 11 12 14 18 20 20 20 24 25 25

Introduccin

INTRODUCCIN
En todo el mundo las naciones ven sometida a prueba su capacidad para abordar las prioridades de salud y satisfacer la necesidad y la demanda de servicios de salud, prctica profesional, formacin e investigacin. Si bien se insiste ms en dispensar unos servicios de atencin de salud de calidad que sean econmicos y eficaces, frecuentemente la prestacin de tales cuidados tropieza con limitaciones econmicas, que a menudo son graves. En el entorno de salud actual es imperativo buscar opciones de financiamiento o subvenciones que aporten recursos para unos cuidados de salud de calidad, elaborar e impartir programas de formacin en enfermera y salud, e impulsar la ciencia de enfermera y las intervenciones de la enfermera basadas en pruebas. La redaccin de las propuestas de proyectos es una parte necesaria del trabajo de las enfermeras y otros profesionales de salud en los sistemas de salud actuales. Algunas enfermeras han conseguido redactar propuestas y conseguir financiacin para abordar cuestiones tales como la escasez de personal de enfermera, y las estrategias de contratacin y retencin, la preparacin de enfermeras dirigentes y gestoras, la prestacin de cuidados de enfermera a pacientes que sufren de VIH y SIDA, paludismo, o tuberculosis. Algunos de nosotros hemos podido tambin recibir fondos para desarrollar nuevos modelos de cuidados y aplicar nuevas intervenciones de enfermera basadas en pruebas. Asimismo, hemos conseguido hallar fondos para disear y aplicar nuevos modos y estrategias de docencia para la formacin continua de enfermera, y hallar recursos para conseguir nuevos libros, nuevos equipos y nuevos sistemas de formacin de la enfermera en tiempo real. Estos son algunos ejemplos de sectores en los que hemos sido eficaces. Para muchas enfermeras y organizaciones de enfermera la redaccin de propuestas de proyectos es una

PASO 1. PLANIFICACION

competencia nueva y, por ello, las enfermeras han de desarrollar y ampliar sus capacidades para redactar propuestas que convenzan al posible financiador sobre los motivos por los que debe dedicar dinero a problemas importantes para la profesin y para las poblaciones de las que nos ocupamos. Las Directrices para redactar propuestas de proyectos proporcionan a las enfermeras y dems profesionales de salud un mtodo paso a paso para redactar propuestas de proyectos. En la seccin titulada Referencias y Apndice, figuran ejemplos de otros recursos disponibles para redactar propuestas de proyectos y su financiamiento, junto con una lista recapitulativa para la revisin final de la propuesta de proyecto y su financiacin.

PASO 1. PLANIFICACIN
El primer paso del proceso de redaccin de una propuesta de proyecto es la planificacin. En primer lugar ha de planificarse el trabajo antes de empezar a preparar el contenido y redactar la propuesta. Es el momento de seleccionar una persona que ser responsable de la coordinacin general de la propuesta. La persona a la que se asigne esta funcin se encargar tambin de la relacin con el cesionista de fondos o subvenciones o con los representantes del organismo financiador, recibir, gestionar con el banco y administrar los fondos levantados por la propuesta; vigilar el presupuesto y preparar los informes financieros y dems reportes necesarios. En algunos casos estas tareas pueden compartirse con otra persona. Independientemente del nmero de personas que se ocupen de la propuesta, es sumamente importante tener una persona principal de contacto que negocie y establezca las responsabilidades y deberes del personal en la fase de planificacin. La pronta seleccin de la persona principal de contacto para la propuesta de

PASO 1. PLANIFICACION

proyecto, es de carcter imperativo y puede ayudar a todas las personas relacionadas con la propuesta a evitar el conflicto, la confusin y las malas comunicaciones. 1. Aclarar la idea En qu queremos que se centre la propuesta y por qu Es el proyecto o programa claramente necesario? Es oportuno? Cmo mejorar la situacin, la actividad o asunto propuestos? Qu se ha conseguido ya en el sector propuesto? Es importante para la enfermera, la atencin de salud, la comunidad y la sociedad? 2. Determinar qu recursos se precisan Qu recursos se precisan para elaborar la propuesta de proyecto? Por ejemplo, personal experto en presupuestos, finanzas, estudios, comercializacin, excelentes capacidades para redactar y corregir. Tambin es necesario determinar otras fuentes que se precisan, como instalaciones, equipo, suministros, acceso a Internet y medios de investigacin en bases de datos. 3. Determinar quines son los principales colaboradores e interesados Con quin hemos de trabajar para ser eficaces? Debe pensar en todos los posibles colaboradores e interesados con los que ha de contar en el proceso de planificacin. Por ejemplo, si est interesado en elaborar un programa de VIH y SIDA para trabajadores de salud ya contagiados en un determinado pas, deber establecer asociaciones colaboradoras y buscar, para la propuesta de proyecto, el apoyo de trabajadores de salud ya contagiados, sus familias, sus colegas, y la asociacin nacional de enfermeras (ANE). Estas personas interesadas pueden ayudar en la fase de planificacin de la propuesta.

PASO 1. PLANIFICACION

En este caso, algunos de los colaboradores mencionados pueden ser de gran ayuda si escriben cartas de apoyo. 4. Explorar las fuentes de financiacin A qu fuentes de financiacin se puede acudir? Cules son las posibilidades de financiacin interna y las de financiacin externa? En el plano interno, considere de qu recursos dispone y cules le faltan. Esto ser de ayuda cuando prepare el contenido de la propuesta en una fase posterior del proceso. Por ejemplo, los financiadores desean conocer los recursos de que usted dispone, que puedan sumarse a la cantidad de dinero que ellos le den para realizar el proyecto o programa propuesto. Si usted prepara un inventario de los recursos internos de que actualmente dispone, su solicitud se fortalecer. Piense modos creativos e innovadores de buscar fuentes de financiacin. Explore todas las posibilidades y piense en todas las personas y organismos: instituciones financiadoras, organizaciones de la comunidad, fundaciones nacionales e internacionales, organizaciones profesionales (p. ej., asociaciones de enfermera y organismos de salud pblica), organismos de desarrollo gubernamentales y no gubernamentales (p. ej., la Fundacin africana para el desarrollo, la Fundacin W.K. Kellogg, el Organismo estadounidense de desarrollo internacional (USAID), los organismos regionales de la Organizacin Mundial de la Salud), organismos culturales y religiosos, instituciones financieras, oficinas gubernamentales nacionales y locales tales como los ministerios de sanidad, departamentos de educacin, departamentos de servicios sociales y recursos humanos. Recuerde que, aun cuando quiz se ocupe de un problema de salud, numerosos organismos ajenos a la sanidad financian programas y actividades de salud. As pues, si est interesado, por ejemplo, en preparar una campaa sobre el uso del

PASO 1. PLANIFICACION

cinturn de seguridad en los coches, podra considerar la posibilidad de buscar fondos en el ministerio de transportes. Considere que esta fase de exploracin de las posibilidades de financiacin es una aventura. Le sorprender cuntas personas se interesan en su idea y en conseguir un resultado exitoso que mejore la situacin en la atencin de salud y en la sociedad en general. El reto para usted ser convencer a los posibles financiadores de que su propuesta es nica y que con el dinero que se pide se conseguirn los resultados propuestos. Entre las ideas para explorar las fuentes de financiacin pueden mencionarse las siguientes: Investigar las oportunidades de financiacin en la biblioteca local. En la mayora de las bibliotecas hay una seccin de recursos sobre organismos financiadores. Explorar la red mundial en busca de financiadores y solicitudes de propuestas. En algunos casos se puede bajar de la red la solicitud y enviarla por correo o completarla en lnea. Pedir a los colaboradores de la comunidad y a los organismos gubernamentales ayuda financiera e ideas de posibilidades de financiacin. Despus de explorar las fuentes de financiacin, debe usted decidir qu financiadores se adaptan mejor al proyecto general, al programa o a las actividades previstas. Algunas veces podr usted presentar sus ideas y un proyecto inicial (no ms de 1 2 pginas, como un esbozo) a los posibles financiadores para que las examinen y comenten los planes de usted. Muchas veces, los financiadores no aceptan propuestas de proyectos, que ellos no hayan pedido. Ms bien, los financiadores prefieren recibir un esbozo, que a veces recibe el nombre de carta de encuesta o de intencio-

PASO 1. PLANIFICACION

nes. Ejemplos de esbozos y de carta de encuesta pueden verse en la direccin www.npguides.org. La mayora de los financiadores tienen personal asignado a trabajar con posibles solicitantes. Ese personal podr ayudarle a aclarar las ideas y preparar la propuesta. No escribirn la propuesta por usted, pero pueden ayudarle a entender mejor lo que buscan y lo que han financiado en ocasiones anteriores. No debe usted basarse exclusivamente en cartas de comunicaciones o en cartas por correo electrnico para dar informacin sobre la propuesta a los posibles financiadores. Tenga siempre en cuenta el valor del contacto personal. Aun la propuesta ms detallada habr de desarrollarse despus, si se recibe una respuesta positiva. Los financiadores y los organismos financieros generalmente requieren un formato fijo para la solicitud, con un lmite de pginas y una fecha para su presentacin. Lalo con cuidado y adapte lo mejor que pueda su propuesta al formato, las directrices o los criterios de ellos. Tenga en cuenta la misin, valores, metas y objetivos de la entidad financiadora. Siga las directrices paso a paso. Puede usted mostrarse creativo y original en sus ideas, pero ponga esos pensamientos en el formato prescrito por el financiador o el organismo financiero. Posiblemente hayan de examinar un gran nmero de solicitudes y no les agrada buscar en toda la informacin para hallar respuestas o datos que se presentan bajo un ttulo o en un orden diferentes. Si los financiadores tienen que buscar para hallar una informacin especfica, puede ser que la solicitud se deje de lado y no termine el proceso de examen. Algunas organismos pedirn a usted ms informacin si consideran valiosa la solicitud o si quieren contribuir al desarrollo de la organizacin. En general, es acon-

PASO 2. PREPARACIN

sejable que presente lo mejor de usted en la primera solicitud. Las primeras impresiones, tanto en persona como en las propuestas escritas tienen gran importancia.

Paso 1. Aspectos de la planificacin que deben recordarse Asignar o nombrar a una persona que dirija el proceso de creacin de la propuesta de proyecto Esclarecer la idea Determinar los recursos con que usted cuenta Establecer quines son los principales colaboradores e interesados Explorar la fuentes de financiacin Seguir las directrices del financiador

PASO 2. PREPARACIN
Elaborar un resumen de la propuesta
Despus de terminada la fase de planificacin, el segundo paso es la preparacin del resumen.(OMS 1986) Un resumen de la propuesta es el plan que hay que seguir durante la fase de preparacin de la propuesta. El resumen de la propuesta ayuda a organizar el contenido de sta y garantiza que se ha recogido toda la informacin importante para incluirla en el documento escrito. Tras un detenido examen en esta fase, puede pasarse a redactar la propuesta de proyecto. Elementos principales del resumen: En el resumen de la propuesta deben elaborarse diez elementos: 1. Introduccin: Describa la actividad, la necesidad de ella y a quin va a beneficiar, los resultados previstos, quin solicita los fondos, las credenciales del grupo, y la cantidad solicitada. En la

PASO 2. PREPARACIN

Introduccin se describe el contexto para los examinadores de la solicitud de proyecto y es un vnculo de crucial importancia con el cuerpo de la propuesta. Definir de manera sucinta y clara el proyecto o programa propuesto ayudar a los examinadores a captar rpidamente lo que usted propone que se haga y su finalidad. 2. Antecedentes: Defina el proyecto o programa y su alcance. Incluya en esta seccin ideas sobre la motivacin, una descripcin sucinta del asunto, quin va a resultar beneficiado, datos de apoyo, referencias importantes. En el alcance del proyecto o programa propuesto se da una breve sinopsis, y no todos los detalles, de una determinada parte del asunto sobre el que usted va a escribir. Por ejemplo, quiz su organizacin tenga amplios antecedentes, experiencia y pericia en el campo de la prevencin del VIH y SIDA, sin embargo la solicitud de fondos puede centrarse concretamente en la aplicacin de tratamiento contra el retrovirus a trabajadoras de salud para prevenir la transmisin de madre a hijo del virus VIH. As pues, el alcance de su programa slo se dirige a una determinada parte del tema ms general. No debe insistirse una y otra vez en el VIH y en el SIDA en otras modalidades. Por otra parte, cuando se exponen las ideas de la seccin Antecedentes, es importante introducir datos y citas concretos sobre el asunto, que apoyen su afirmacin de que son necesarios su trabajo anterior y el de otros en el contexto general y en el concreto dentro del sector para el que usted solicita fondos. Con esto aumenta su credibilidad y muestra que conoce bien el asunto. 3. Importancia: La propuesta de proyecto es un medio de comunicacin destinado a persuadir al posible financiador de los motivos por los que debe invertir en la idea, proyecto, programa o

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PASO 2. PREPARACIN

actividad de usted. No d por supuesto que por ser importante para usted, los dems van a aceptarlo as. 4. Colaboracin: Identifique con qu otros organismos va a colaborar. Incluya cartas de apoyo y mencione otras financiaciones que haya obtenido o solicitado. 5. Metas y objetivos: Exponga la meta general y los objetivos en trminos de resultados o fines previstos: qu, cunto y para cundo. 6. Mtodos: Esboce brevemente su plan de accin, con las estrategias, objetivos, actividades y plazos. 7. Evaluacin y sostenibilidad: Describa los cambios o resultados esperados, cmo se medirn y por qu criterios, cmo se har seguimiento de los objetivos, cmo se informar a los principales interesados. Describa cmo va a mantener el programa cuando la financiacin haya terminado. 8. Difusin: Cmo har llegar sus conclusiones o resultados a un auditorio ms amplio? Por ejemplo, mediante reuniones, conferencias, en tiempo real, mediante presentaciones o por los medios informativos. 9. Presupuesto y su justificacin: Enumere el personal, las instalaciones, los equipos y suministros. Lo que necesita para ejecutar el proyecto, y por qu lo necesita. 10.Documentacin de apoyo: Adems de las cartas de apoyo, considere la posibilidad de incluir documentos de evaluacin de trabajos anteriores, comunicados de prensa, u otros documentos que sirvan para apoyar la propuesta de proyecto.

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PASO 3. REDACTAR

LA

PROPUESTA

Paso 2. Aspectos generales de la propuesta que deben recordarse Estudiar el asunto y examinar las pruebas disponibles Reunir datos y documentacin de apoyo Los elementos fundamentales de la propuesta son: 1. Introduccin 2. Antecedentes 3. Importancia 4. Colaboracin 5. Metas y objetivos 6. Mtodos 7. Evaluacin y sostenibilidad 8. Difusin 9. Presupuesto y su justificacin 10. Documentacin de apoyo

PASO 3. REDACTAR LA PROPUESTA

Despus de concluidos los pasos de planificacin y preparacin, se puede ya empezar a redactar la propuesta. Siga exactamente la solicitud del financiador: requisitos de formato, lmite de pginas y lmites de espacio necesarios para cada seccin en la que se pide informacin. Si desea hacer algunas preguntas acerca de la solicitud, la persona encargada de la solicitud de proyecto debe ponerse en contacto con el organismo financiador. Al empezar a redactar la propuesta, tenga en cuenta lo siguiente: La misin, valores, metas y objetivos del organismo financiador.

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PASO 3. REDACTAR

LA

PROPUESTA

El formato necesario para la presentacin de la propuesta y el nmero de ejemplares que hay que enviar en papel, disquete o por medios electrnicos. La fecha lmite para la presentacin de la propuesta, inclusive la hora. Si no entiende la solicitud, pida ayuda a un miembro del personal del organismo financiador. Establezca contactos. Haga preguntas y comparta sus ideas para ver si estn en consonancia con las directrices de ellos. Recuerde que su persona de contacto debe ser la nica que se dirija al organismo financiador para preguntas sobre la solicitud. Hay que evitar que varias personas de la misma organizacin o agencia abrumen al financiador con llamadas y preguntas sobre la misma propuesta de proyecto. Las cartas de apoyo deben pedirse a los principales interesados con antelacin suficiente. Una vez ms, es esencial establecer desde el principio cmo se va a compartir el trabajo y quin debe encargarse de la redaccin de las distintas partes de la propuesta de proyecto. Antes de empezar a redactar, hay que revisar y esclarecer de nuevo las funciones con el personal encargado de trabajar en el proyecto y de redactar la informacin que va figurar en las correspondientes partes de la solicitud de proyecto. Las personas encargadas de redactar la propuesta de proyecto deben celebrar reuniones peridicas de examen y revisin. El principal encargado de la solicitud de proyecto debe decidir quines han de participar en esas reuniones y qu aportaciones se precisan de ellos.

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PASO 3. REDACTAR

LA

PROPUESTA

Sugerencias para cada una de las partes escritas de la propuesta: 1. Introduccin La Introduccin es una seccin breve y concisa. En ella se hace, para el organismo financiador, un breve resumen sobre el solicitante, se describe la finalidad, las metas y objetivos del proyecto, el programa o actividad, su necesidad y los resultados y efectos previstos. 2. Antecedentes En esta seccin se presentan los motivos, se hace una descripcin del problema, asunto o actividad y se describe quin va a beneficiarse, y cmo, del proyecto o programa propuesto. La necesidad debe apoyarse en las pruebas disponibles y en referencias pertinentes. As pues, esta seccin comprende en general: Una breve exposicin de las publicaciones, y la razn de ser. Una descripcin concisa de la cuestin o situacin que debe resolverse, ampliarse o cambiarse (exposicin de necesidad, y uso de la informacin en apoyo de la solicitud o ayuda pedida) La presentacin del asunto en cuanto beneficie a la sociedad, la comunidad o la profesin. Las referencias pertinentes. 3. Importancia Explique claramente por qu es importante esta actividad, programa o proyecto. Exponga su importancia para la enfermera, la atencin de salud, la comunidad y la sociedad. Esta seccin puede ser una parte independiente de la solicitud, o puede explicarse o situarse en la seccin Antecedentes. La seccin Importancia debe figurar en la propuesta de proyecto antes de la seccin Metas y objetivos.

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PASO 3. REDACTAR

LA

PROPUESTA

4. Colaboracin En esta seccin, hable de los otros organismos con los que va a trabajar, de los que recibir cartas de apoyo, u otra financiacin obtenida o solicitada para realizar la actividad propuesta. En resumen: Describa a sus colaboradores en la actividad propuesta. Exponga los motivos de cada colaboracin. Describa el nmero y tipo de recursos que aportarn las colaboraciones. En el apndice incluya carta o cartas de aceptacin y apoyo de los principales administradores de los organismos de que se trate. 5. Metas y objetivos En esta seccin deben describirse las metas y objetivos generales. Es importante diferenciar entre metas y objetivos. Una meta es un declaracin general en la que se describe un resultado deseado, que normalmente es de largo plazo y de carcter general. Un objetivo es un resultado medible que ha de lograrse en el camino hacia la consecucin de la meta. El centro de inters debe ponerse en los resultados de las actividades propuestas. Los objetivos deben exponerse en trminos cuantificables y medibles. Las metas y objetivos deben ser: C: concretos M: medibles O: orientados a la accin R: realistas o pertinentes L: limitados en el tiempo o a plazo fijo 6. Mtodos Esta seccin es muy importante. En ella debe figurar una descripcin escrita de sus principales estrategias, actividades, metas y plazos. Bsicamente, sta es la

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PASO 3. REDACTAR

LA

PROPUESTA

seccin en que se describe cmo va a emplearse el dinero para conseguir la meta y los objetivos. Qu actividades se llevarn a cabo en ese tiempo y quin las realizar? Ser til describir la seccin sobre los Mtodos en forma descriptiva y resumir la informacin en forma de grfico, cuadro o sucesin temporal. 7. Planes de evaluacin y sostenibilidad En esta seccin, exponga los resultados o cambios que espera conseguir, cmo van a medirse esos resultados y segn qu criterios, qu mtodos van a aplicarse, cmo van a vigilarse los objetivos, cmo va a darse informacin a los principales interesados; y exponga tambin la manera en que prev mantener el proyecto o programa propuesto cuando ya no se disponga de fondos. Durante la evaluacin del plan conviene hablar de los modos en que va a cuantificar sus datos y reunir otros indicadores valiosos de xito desde una perspectiva cualitativa y cuantitativa. 8. Difusin Aqu necesitar indicar cmo difundir los progresos y conclusiones a los financiadores. Por ejemplo, difundir usted la informacin mediante reuniones o conferencias, por mtodos de Internet en tiempo real o basados en la red, por publicaciones, medios informativos, presentaciones formales e informales? 9. Presupuesto En la seccin del presupuesto, tratar usted de la cantidad total de dinero que se pide en la solicitud y para qu se utilizar ese dinero. Tiene que exponer tambin cmo se vigilar y auditar el dinero. Exponga los siguientes apartados presupuestarios: a) Personal - Enumere las personas y sus credenciales, haga un breve resumen de la importancia que tienen en la propuesta, bsicamente quin partici-

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PASO 3. REDACTAR

LA

PROPUESTA

par y qu har. Es decir, la persona, sus credenciales, el porcentaje de tiempo que dedicar al proyecto, y el costo. b) Instalaciones, equipo y suministros - Exponga lo que se precisa para realizar el proyecto. Examine tambin el coste de los viajes, el apoyo en la web, y los costos de publicacin, correo y difusin. c) Justificacin presupuestaria - Escriba los motivos por los que pide las distintas partidas del presupuesto. d) Costos indirectos - Presente los gastos de su organizacin. Ejemplos de ellos son los de electricidad, espacio de oficinas y almacn, ordenadores y telfono. Algunos financiadores no conceden dinero para esta clase de gastos. Considere presenter su presupuesto en forma de tabla. Recuerde que cuando presente el presupuesto y su justificacin ha de presentar los costos reales. Cercirese de que est pidiendo un dinero que el financiador asigna. Por ejemplo, algunos financiadores no conceden dinero para alimentos, instalaciones o infraestructuras, ni para gastos administrativos. En las fases de planificacin y preparacin del proceso de redaccin de la propuesta preprese cuidadosamente y solicite informacin para determinar exactamente qu gastos est dispuesto a pagar el financiador. Algunas veces, un financiador conceder ms dinero para determinadas tareas en ciertas categorias. Al final, resuma las categorias presupuestarias y el dinero solicitado, para facilitar la tarea de los examinadores de la solicitud de fondos de proyecto. Si usted no tiene experiencia en redactar y justificar un presupuesto, sta es una seccin que puede delegarse en una persona experta financiera. Puede hablar con ella de sus ideas y ella se encargar de los clculos de costos. Si desea ms informacin sobre la gestin financiera, puede leer la siguiente fuente: CIE, Financial Management for Nurses (Gestin financiera para las enfermeras), 2001.

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PASO 3. REDACTAR

LA

PROPUESTA

Examen interno Una vez preparado el primer proyecto, todas las personas que hayan participado en la redaccin deben examinar la propuesta para: 1. Verificar su claridad. La propuesta, es clara, fcil de seguir y comprensible? 2. Cerciorarse de su concisin. Ha escrito usted la propuesta de un modo conciso? Ha transmitido sus ideas claramente con un lenguaje sencillo? Ha sintetizado y ordenado sus ideas y los puntos principales de manera que atraiga el inters y la atencin del financiador? 3. Verificar la coherencia del estilo: Su estilo de redaccin, es coherente en el documento y est dispuesta segn las directrices del financiador? 4. Verificar si est completa: Ha rellenado y respondido a todas las partes de la solicitud de fondos para su proyecto? 5. Consultar con los principales interesados y los beneficiarios previstos para conocer sus ideas y aportaciones: Ha consultado con los principales colaboradores e interesados, ha reunido sus aportaciones y ha recibido sus cartas de apoyo? 6. Examinar el presupuesto con expertos financieros: Ha establecido cules son las necesidades financieras para la propuesta? Est completo el presupuesto? Son exactos los clculos de usted? Ha pedido la ayuda y aprobacin a expertos financieros dentro o fuera de su organizacin? 7. Finalizar la solicitud: Ha pedido a una o dos personas que hagan un examen final, preferiblemente a las personas que van a darle las cartas de apoyo Preparar el documento definitivo 1. Con el resumen de su propuesta y los elementos de la solicitud prepare una lista que contenga toda la informacin sobre la propuesta de proyecto, asegurando ser conciso y puntual. Vase en el apndice

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PASO 3. REDACTAR

LA

PROPUESTA

un ejemplo de lista para la presentacin de una propuesta de proyectos. 2. Mecanografe la solicitud segn las directrices del financiador y presente el resultado final de una manera profesional. 3. Cercirese de que va dirigida y se enva segn los detalles expuestos en la solicitud. 4. Cumpla el plazo de recepcin de la solicitud. 5. Siga en contacto con los funcionarios del organismo encargados de la financiacin, para cerciorarse de que su propuesta de proyecto se ha recibido. 6. Si su propuesta se financia, debe usted informar de sus progresos de manera peridica, segn las directrices que le hayan dado. La informacin peridica y los contactos con el financiador pueden ser tiles cuando solicite futuros fondos para su proyecto. 7. Si su propuesta no se financia, debe seguirla para ver si puede mejorarse y cundo debe presentarla de nuevo. 8. Ejemplos de cartas de informacin, propuestas y presupuestos pueden verse en el siguiente sitio web www.npguides.org Paso 3 . Redactar la propuesta - Puntos que hay que recordar 1. Siga las directrices del financiador y respete los plazos de presentacin de la propuesta. 2. Refirase a los elementos del resumen de la propuesta para cerciorarse de que se han incluido en ella todos los contenidos. 3. Examine la propuesta y busque a otras personas que le ayuden a examinarla y corregirla para mayor claridad, concisin y coherencia del estilo. 4. Determine todas las necesidades presupuestarias y verifique los clculos presupuestarios con expertos y colaboradores financieros.

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PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIN

PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIN

El proceso de examen de la propuesta Cuando haya completado la lista (vase el Apndice 1), estar usted preparado para enviar al financiador la propuesta de proyecto. Acurdese de cumplir todos los requisitos del financiador en cuanto al nmero de originales, en papel y en soportes electrnicos o en discos, que se precisan. Durante el proceso de examinacin, las propuestas pueden rechazarse por diversos motivos. Ellos pueden ser de carcter mecnico o metodolgico, o sencillamente porque el financiador decide que no es un asunto prioritario en el momento del examen.(Locke, Spirduso & Silverman 2000) Algunas de las razones mecnicas por las que se rechaza una propuesta de proyecto o solicitud de fondos son: su presentacin fuera de plazo, no seguir las directrices en cuanto al contenido, formato y longitud de la propuesta, o una calidad de redaccin deficiente o poco convincente. Por otra parte, puede ser que algunos aspectos metodolgicos, como la finalidad, las metas y objetivos principales, no estuvieran claros, o que la informacin de base y la justificacin fueran deficientes. O las estrategias, objetivos o plazos no eran realistas, la evaluacin era dbil o el presupuesto era demasiado general o amplio para poder relacionar claramente los costos con los principales sectores de actividad. Caractersticas y puntos dbiles comunes de las solicitudes de propuestas de proyectos1 Nombre de proyecto: Los ttulos de algunos proyectos no trasmiten claramente el centro de inters del proyecto. Las personas que lean el ttulo han de poder
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En el Programa Liderazgo para el cambio, del CIE se da a los participantes una amplia formacin para preparar solicitudes eficaces de proyectos y gestionar los fondos recibidos. Mediante las experiencias del CIE en ms de 50 pases, hemos ayudado a los participantes a evitar algunos de los puntos dbiles comunes caractersticos en las solicitudes de financiacin.

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PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIN

adquirir una idea acertada del asunto. Un buen ttulo anima a las personas a seguir leyendo, mientras que un mal ttulo puede desanimar al lector. Finalidad y metas principales: Un error muy general es tratar de incorporar demasiadas cosas, de manera que se pierde el centro de inters. Informacin de base y justificacin: Algunas veces sta ha de ser ms fuerte para describir y justificar la pertinencia del proyecto, y para convencer al financiador de que es importante. Estrategias, metas, tiempos: Esta seccin es importante porque debe convencer al financiador de que los solicitantes son capaces de conseguir los resultados deseados, o tienen muchas posibilidades de conseguirlos. Planes de evaluacin y sostenibilidad: Algunas veces se olvida hacer un plan de evaluacin o exponer la manera en que va a sostenerse el proyecto cuando ya no se disponga de financiacin. Presupuesto: Con frecuencia el presupuesto est mal hecho y las personas no siempre buscan ayuda o consejo cuando deberan hacerlo. Algunos presupuestos son demasiado generales y sus conceptos son demasiado amplios para poder relacionarlos claramente con los sectores de actividades del proyecto. Si le hacen preguntas como: de dnde se espera que venga lo esencial de la financiacin? o qu probabilidades hay de conseguir otra financiacin?,debe usted responder a ellas. No las deje en blanco. Vigilancia y auditora: Averige lo que se precisa a este respecto. Si tiene dudas, lea las directrices del financiador. Credenciales: Cuando se piden las credenciales de los solicitantes, lo que el financiador quiere saber es si el

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PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIN

personal del proyecto tiene la experiencia y los conocimientos necesarios para contribuir a la ejecucin exitosa del proyecto. Tienen que estar convencidos de que dan el dinero a personas fiables que probablemente lo emplearn prudentemente y de manera que influya lo ms posible en los resultados deseados. No se limite a enumerar las cualificaciones y experiencias. Incluya observaciones sobre su pertinencia para el proyecto concreto que se propone. Cartas de apoyo: Estas cartas se piden frecuentemente. Deben provenir de los principales interesados que puedan corroborar y justificar por qu el proyecto es importante, y qu ventajas pueden obtener de l los interesados. Si no se toman precauciones a este respecto, los financiadores podran preguntar Por qu no se han ocupado de ello? Significa eso que no cuentan con el apoyo de los interesados? En ese caso, por qu debemos apoyarlos nosotros? Contacto clave: Es muy importante nombrar a una persona como contacto clave, con amplios detalles para las relaciones. Favorece la comunicacin y se identifica as a una persona responsable de que se cumplan los requisitos del financiador, tales como la informacin sobre los aspectos financieros y los progresos del proyecto. Fecha lmite: Para que las solicitudes se tomen en consideracin, debe respetarse la fecha lmite. Si hubiese problemas reales, debe preguntarse si es posible una prrroga. Aun cuando se conozcan los motivos de la denegacin de una propuesta de proyecto, debe pedirse ms informacin para poder aprender por experiencia o revisar la propuesta y volver a presentarla, si procede

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PASO 4. CONSEGUIR FINANCIACIN

Paso 4. Presentacin de la Solicitud - Puntos que hay que recordar: 1. Conozca con claridad las expectativas del financiador y el proceso de examen de la propuesta, antes de presentar la solicitud de fondos para su proyecto. 2. En la solicitud de fondos para su proyecto evite los aspectos y los puntos dbiles comunes: Ha de tener un ttulo del proyecto que transmita claramente su centro de inters. No incorpore demasiadas cosas en las metas principales. Prepare una seccin slida sobre los antecedentes, en la que se justifique y describa la importancia del proyecto. Pida ayuda para elaborar el presupuesto. Averige lo que se necesita para el seguimiento y auditora del presupuesto. Cercirese de que las credenciales del personal se adaptan a los conocimientos y pericia necesarios para la eficaz ejecucin de un proyecto. Consiga cartas de apoyo de los principales colaboradores e interesados que puedan apoyarle y justificar por qu el proyecto es importante y qu beneficios les reportar. Nombre a una persona como contacto principal. Cumpla la fecha lmite fijada por el financiador para la presentacin de la propuesta.

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REFERENCIAS

APNDICE

REFERENCIAS Y APNDICE
REFERENCIAS
Locke L, Spirduso W & Silverman S (2000). Proposals that work: A guide for planning dissertations and grant proposals (4th Edition), Thousand Oaks: Sage Publications, Inc. OMS (1986). Wrirting a funding proposal: Its easy as 1, 2, 3 (Redactar una propuesta de financiacin: es tan fcil como 1, 2, 3), ref. WHO/HMD/NUR 86.2. Otros recursos del Consejo internacional de enfermeras (CIE), que son importantes para la redaccin de propuestas de proyectos. CIE (2003). Directrices ticas para la investigacin de enfermera. Estas directrices revisadas contienen los principios ticos para las enfermeras que hacen investigaciones, y contienen tambin orientaciones sobre la integridad en la investigacin, el consentimiento informado, la seguridad de los datos y la vigilancia. Puede adquirirse en la Librera del CIE: www.icn.ch CIE (2001). Financial Management for Nurses (Gestin financiera para las enfermeras). Monografa de fcil utilizacin que explica lo que las enfermeras han de saber sobre la gestin financiera, y por qu han de saberlo. Trata de proporcionar conocimientos bsicos e instrumentos prcticos para quienes empiezan en este sector. Facilita informacin til para gestionar eficazmente los recursos y presupuestos y para contribuir a la adopcin de decisiones en el cambiante entorno actual de salud. Puede adquirirse en la Librera del CIE: www.icn.ch CIE (2001). Escribir para publicaciones. En esta monografa se dan indicaciones valiosas para escribir bien. Puede adquirirse en la Librera del CIE: www.icn.ch CIE (1996). La planificacin de recursos humanos para la enfermera. Con un mtodo progresivo, en este documento se exponen los aspectos tcnicos del proceso completo de planificacin de los recursos humanos. Puede adquirirse en la Librera del CIE: www.icn.ch CIE (1996). Gua prctica para la investigacin de enfermera. Esta gua es til para las enfermeras que empiezan a conocer la investigacin de enfermera. Aporta modos tiles para que las enfermeras contribuyan a mejorar la calidad de su prctica profesional mediante la investigacin. Este texto puede ser de utilidad para las enfermeras que redactan propuestas de proyectos

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REFERENCIAS

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para investigacin. Puede adquirirse en la Librera del CIE: www.icn.ch

SITIOS Y RECURSOS EN LA WEB

Consejo internacional de enfermeras: www.icn.ch Fondos internacionales y sus financiadores: www.fundsnetservices.com Guas sin fines lucrativos, instrumentos de redaccin de propuestas de proyectos para organizaciones sin fines lucrativos: www.npguides.org Universidad de Wisconsin: www.grants.library.wisc.edu/organisations/proposalwebsites.html www.library.wisc.edu/libraries/Memorial/grants/proposal.htm Organizacin Mundial de la Salud y sus oficinas regionales: www.who.int

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LISTA PARA LA SOLICITUD DE FONDOS

Este documento tiene por objeto ayudar a organizar la solicitud definitiva de los fondos para su proyecto, que ha de enviarse al financiador. Tiene los elementos bsicos que se han expuesto en las Directrices para redactar propuestas de proyectos. Su finalidad es hacer que usted se cerciore de que ha incluido en la solicitud toda la informacin que se pide.

Ttulo de la Solicitud de la propuesta de proyecto y principales personas de contacto: Nombre del proyecto. Nombre, credenciales, puesto, departamento e institucin de la persona o personas de contacto. Direccin postal, telfono, fax y correo electrnico.

Propuesta: Introduccin Antecedentes Importancia Colaboracin Metas y objetivos Principales mtodos, estrategias, objetivos actividades y plazos Evaluacin y sostenibilidad Difusin Presupuesto y su justificacin Documentos y cartas de apoyo y dems pruebas pertinentes

Consideraciones sobre el formato de la propuesta de proyecto: Espacio segn las directrices para la solicitud (nico o doble) en todas las pginas inclusive en los grficos, cifras, cuadros, apndices, etc. Todas las pginas estn numeradas. Mrgenes y maysculas segn las indicaciones del financiador. Ttulo y subttulos en todas las secciones de la propuesta. La ortografa, puntuacin, gramtica y estructura son correctas.

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Todas las abreviaturas estn explicadas, por ejemplo no debe emplearse OPS ni otras abreviaturas de organismos sin expresar su significado: OPS (Organizacin Panamericana de la Salud) Se adapta a la longitud de pgina requerida

Figuras, cuadros, grficos e ilustraciones Cada figura, cuadro y grfico figura en pgina aparte (o segn las directrices dadas para la solicitud) con una leyenda. Estn numeradas consecutivamente y se hace referencia a ellas en el texto.

Referencias En pgina aparte y por orden alfabtico. Se adaptan a las directrices dadas para la solicitud. En la lista de referencias slo figuran las referencias que se encuentran en el texto. Decida si necesita una seccin especial para recomendar otras referencias relacionadas con el asunto tratado.

Apndices Cada uno de los apndices est bien numerado, por orden correlativo despus de la primera mencin que figura en el texto de la propuesta. Cada uno de los apndices figura en pgina aparte

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Reservados todos los derechos, incluido el de traduccin a otros idiomas. Queda prohibida la reproduccin de la presente publicacin, en su totalidad o en parte, (por impresin, fotocopia, microcopia o cualquier otro medio), su almacenamiento en sistemas de recuperacin su transmisin en cualquier forma y su venta, sin autorizacin expresa y por escrito del Consejo Internacional de Enfermeras. Pueden reproducirse sin autorizacin extractos breves (menos de 300 palabras) a condicin de que se cite la fuente.

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