Receipts 

©  2009  www.meshio.com   1   
 Receipts 
 
For most people, living paycheck to paycheck is already becoming quite a natural phenomenon. We’re encouraged by 
giant  billboards,  repetitive  TV  advertisements  and  trendy  printed  publications  to  shop,  buy,  and  spend  on  products 
and services we hardly ever need. We are also taught to spend so that the economy will flourish and boom, even if it’s 
on the expense of our very own ‘personal economy’! 
 
With all these marketing messages going through our five senses on a daily basis, it’s a good idea to step back and 
look at how these mass media propaganda is influencing our spending habits and ultimately, our lifestyle. It’s time to 
do  a  reality  check  and  ask  ourselves  where  all  the  money  went.  We  might  not  be  as  strong  as  we  thought  when  it 
comes to controlling our spending desires. 
 
For most of us, we start off the month usually with with a four (or even five) figure in our account, and before the 
month draws to an end, the figure would just 'magically' evaporate. 
 
If this sounds familiar to you, you are not alone. During the course of my work, many people I’ve interviewed seem to 
be  plagued  by  this  ‘money  evaporating  magically  by  the  end  of  the  month’  syndrome.  From  my  findings,  this 
syndrome does not discriminate between highly paid managers or even fresh grad executives who are just receiving 
their first paycheck. 
 
I’ve  always  believe  that  to  solve  a  problem,  you  need  to  first  diagnose  the  root  of  the  problem.  Just  like  Chinese 
medicines, the remedy does not attempt to relieve the symptoms. Instead, it goes direct to the root of the ailment and 
attempts to get rid of it once and for all. 
 
Back to the issue of the money evaporating syndrome ‐ we already know the symptom: we are nearly broke by the 
end of the month. Sometimes, we don’t just go broke. To add salt to injury, we sometimes swipe away more than we 
can chew with our ‘prestigious’ credit cards.   
 
We have to stop denying the fact that we are spending more than we should and accept the fact that we have a finite 
amount of income, and an infinite amount of spending desire. Now, we have the diagnosis to our ‘illness’ ‐ Spending 
infinitely when our earnings are finite. 

©  2009  www.meshio.com   2   
 Receipts 
 
So, after accepting that the money did not magically evaporate and that we are fully responsible to this syndrome, our 
next step is to find out where all these money went? Yes, we must track them down like we track a criminal’s trail. But 
fortunately for many of us, you don’t have to possess the knowledge of Sherlock Holmes to identify the ‘crooks’ since 
the evidence is actually quite obvious. 
 
The  most  direct  evidence  of  where  the  money  went  is  through  paper  receipts.  So,  if  you  do  not  have  the  habit  of 
keeping  those  receipts  each  time  after  you’ve  made  payment,  perhaps  it  is  time  that  you  start  to  look  into  this 
evidence gathering activity. 
 

 
Keep the Change, But Give Me the Receipt! 
 
 
Many  people  I’ve  known  do  not  like  to  keep  receipts  because  they  have  no  idea  what  to  do  with  it,  and  that  it’s  a 
troublesome thing to administrate another set of paperwork. And for those who do keep track, a majority of them 
keep track on a ‘yearly’ basis for taxation purposes, which means they only know about their expenditure adventures 
one year after they’ve spent the money. 
 

©  2009  www.meshio.com   3   
 Receipts 
In my opinion, you do not need to keep track of your expenditure on a daily basis. This would be too time‐consuming 
and not practical. Ideally, receipts should be consolidated at least once a month. In the following step‐by‐step guide, I 
would share with you how you can start organizing your receipts and be in control of your own spending. 
 
1) First, get yourself a few A4 sized envelopes, since some receipts might come in A4‐size. I have yet to receive any 
receipts in A3 yet. 
 

 
 
2) This is likely your first time doing this, so my advise is that you do not label these envelopes just yet. Collect all the 
receipts for the month in a single envelope first. 

©  2009  www.meshio.com   4   
 Receipts 
 
3)  Next,  just  go  about  your  daily  routine,  but  always  remind  yourself  to  keep  the  receipts  after  each  purchases, 
especially  the  big  ticket  ones  (an  RM5,000  Mountain  Bike)  and  purchases  with  the  highest  frequency  (food  and 
beverages). 
 
4)  Once  the  month  ended,  take  out  all  the  receipts  that  you  have  collected  and  spend  some  time  sorting  them 
according to the most relevant category. Do not worry about creating categories that would become redundant later. 
You can always add new categories later on. The key to creating good Receipt Category is to think of how you would 
review your expenditure later. 
 
For  example,  when  I  first  started  this  exercise,  I  categorized  all  my  utility  bills  which  included  my  mobile  phone 
expenses,  my  fixed‐line  expenses,  my  broadband  expenses,  and  my  electricity  expenses  under  a  single  category  ‐ 
Utilities.  A  few  months  later  when  I  refer  to  the  Utilities  record,  I  had  no  idea  how  much  exactly  I’ve  spent  on  my 
mobile phone! And that’s when I realize that I should break it down a step further to: 
 
1) Broadband bills 
2) Mobile Phone bills 
3) Electricity bills 
4) Fixed‐line bills 
 
A  word  of  caution:  You  might  not  want  to  break  it  down  into  too  many  categories  as  it  might  become  an 
administrative nightmare which would later cause you to stop the entire exercise altogether. 
 
A bad example would be having a different category (with a corresponding envelope) for every different petrol station 
you  pump  your  petrol,  since  you  won’t  need  to  know  which  petrol  station  you  frequented  most.  The  idea  is  to  be 
flexible yet definitive. 
 
 

©  2009  www.meshio.com   5   
 Receipts 
4) Fire up your spreadsheet application. We are not going to get very technical with the spreadsheet. You just need to 
know how to create simple formulas. Here is a sample of the spreadsheet. 
 
  Jan  Feb  Mar  Apr 
Utilities ‐ Water  $43.83       
Utilities ‐ Electricity  $156.98       
Utilities ‐ Phone Line  $89.28       
Utilities ‐ Mobile Phone  $150.29       
Car Installment  $1,350.00       
Parking  $89.00       
Tolls  $98.10       
Petrol  $539.95       
Car Maintenance  $210.40       
Traveling  $493.10       
Food & Beverages  $593.92       
Medical & Healthcare  $0.00       
Stationeries  $80.19       
Entertainment  $328.84       
Books  $88.38       
Groceries    $388.93       
Insurance  $493.01       
Charity  $0.00       
Total  $5,194.20       
 
 
I have included a few categories in this spreadsheet that you would most likely have. Feel free to copy and modify it 
for your own personal use. 
 
 

©  2009  www.meshio.com   6   
 Receipts 
From  now  on,  we  will  refer  to  this  spreadsheet  in  this  guide  as  ‘My  Expenditure  Journal’.  To  view  the  sample 
spreadsheet online, you can go to this link:   
http://spreadsheets.google.com/pub?key=t8lfWDEY5‐BAm84N5_O8cBg&single=true&gid=0&output=html
 
5) It is important that the categories listed in your spreadsheet correspond to the labels you write on your envelope. 
Label it with a black marker pen, in ‘bold’ so that it’s easy for you to sort and read them later on. 
 

 
 
 

©  2009  www.meshio.com   7   
 Receipts 
6) Once that’s done, you should put all the receipts of the same month in their respective envelopes. Make sure you 
do  not  leave  any  receipts  out.  It  is  still  fine  to  bring  a  few  misplaced  receipts  to  the  coming  month,  but  it’s  not 
recommended, especially if the sum is significant. 
 

 
 
7) Next, start summing up the receipts for each of the categories. I would suggest you use the spreadsheet to do this. 
You  can  use  a  calculator  to  do  this,  but  if  you  are  distracted  mid‐way,  it  would  be  difficult  to  track  back  to  your 
previous entry. So, use a separate blank spreadsheet, and sum up the categories one by one. 
 
8) Once you have the total amount for one category, copy and paste that amount into ‘My Expenditure Journal’. 

©  2009  www.meshio.com   8   
 Receipts 
9) Proceed to sum up all the receipts according to its category until all categories have been totaled up and inserted 
into ‘My Expenditure Journal’. 
 
10)  Instead  of  throwing  the  receipts  back  into  their  respective  envelopes,  I  use  a  cardboard  to  label  the  receipts 
according to their categories and clipped the receipts and the cardboard label together with a paper clip. This might 
sound like an extra step, but I find it easier to file the receipts without the envelopes. 
 

 
 
11) Next comes the real physical task, which I think is the step that is  most time consuming and requires  the most 
discipline ‐ filing the receipts. If you already have your own way of filing receipts, and if you think it has so far been 
very effective for you, then by all means stick with it. Here in this guide, I am going to propose my way of filing these 
papers. 
 

©  2009  www.meshio.com   9   
 Receipts 
i)  First,  paste  these  non‐standard  sized  papers  onto  A4‐sized  papers  according  to  their  categories.  Label  these 
categories so that you can refer back to them later. Use recycled papers whenever possible. 
 

 
 
 
ii) If some of these receipts are already in A4‐size, then just filed them without pasting them. 
 

©  2009  www.meshio.com   10   

 Receipts 
iii) To avoid getting into a sticky mess, get glue that comes in a stick, instead of those that comes in a bottle with a 
plastic brush (see picture). 
 

 
 

©  2009  www.meshio.com   11   

 Receipts 
iv) After you’re done pasting all the receipts, file the A4‐sized ‘receipt collages’ onto a 3‐inch lever arch binder. In most 
cases, one arch binder would be enough for a year of receipt collages. 
 

 
 
 
12)  Do  this  every  month,  without  fail.  In  my  experience,  it  is  sometimes  tempting  to  delay  the  consolidation  of 
receipts for a few months, but as long as the collective receipts are grouped in their monthly order, it shouldn’t be too 
difficult to consolidate them later on. However, my suggestion is that you should clear up these receipts and file them 
within 4 to 5 days after the month ended. It is really a matter of habit.   

©  2009  www.meshio.com   12   

 Receipts 
 
This  exercise  will  help  you  monitor  your  expenditure  like  a  hawk  watches  over  her  eggs.  I  find  this  exercise  more 
effective in controlling one’s spending than starting out the month with a budget, since it is too easy to overspend and 
exceed  your  budget.  Also,  without  putting  down  the  figures  in  a  spreadsheet,  it’s  easy  to  ignore  the  overspending 
syndrome. 
 
The drawback to this method of tracking your receipt is that not all your expenses would be captured. It’s impossible 
to have a paper receipt for every purchase you make, and sometimes, receipts can go missing. Also, some receipts are 
not paid by you alone, for example, when you are having dinner with a group of friends. Hence, this method can only 
be used as a guide on how you are spending the bulk of your income. By combining this receipt organizing technique 
with your own cash flow management system, you will be able to get a more accurate picture of how much you’ve 
really spent in a given period.   
 
Here’s a brief guide on how you can create your own Cash Flow Management System:   
http://www.meshio.com/2008/03/introducing‐meshio‐personal‐cash‐flow‐system/
 
Next, I also think that you should always reward yourself from time to time if you find yourself having a little surplus. 
You  should  pamper  yourself  once  in  a  while  with  a  new  tech  gadget,  going  off  for  a  short  holiday  or  better  yet, 
investing the surplus into your investment portfolio. Spending is not always evil, and by rewarding yourself for keeping 
your balance sheet in the black, you are more likely to keep the habit of monitoring your expenditure strictly. 
 
If  you  are  under  the  payroll,  this  figure  is  very  likely  to  be  fixed,  while  if  you  are  remunerated  based  on  sales 
commission, your income figures could fluctuate depending on your sales performance. These income sources should 
always be regarded as a limited resource. Regardless of how you are remunerated, it is always a good idea to be in 
control of your expenses and to equip yourself with the tools to plug the hole when the spending goes out of hand. 
 
This, in my opinion, is real spending power. Happy shopping! 

©  2009  www.meshio.com   13   

 Receipts 

About the Author 

Yow  Chuan  is  an  AFPM  with  the  Financial  Planning  Association 
of Malaysia.   

He  founded  Meshio  Planner  in  2005,  a  financial  planning  and 

advisory  firm.  He  has  been  working  with  clients  on  matters 
related  to  personal  finance  and  also  organizational  risk 
management. 
   
He is also the author of the Guide to Smart Insurance Planning 
published  by  Leeds  Publication.    The  book  can  be  purchased  in  major  bookstores  nationwide  or  directly  from  his 
website here: http://www.meshio.com/2008/09/the‐smart‐guide‐to‐insurance‐planning‐for‐malaysians/

He can be contacted via his e‐mail yowchuan@meshio.com or you can view his latest personal finance articles at his 
blog www.meshio.com 

©  2009  www.meshio.com   14