Manual de Administrao Patrimonial

UNIVERSIDADE DE SO PAULO

estag [Digite o nome da empresa] [Escolha a data]

UNIVERSIDADE DE SO PAULO Comisso de Patrimnio - GEFIM

____________________________________________________________ Manual elaborado pela COMPATRIM - GEFIM ____________________________________________________________

UNIVERSIDADE DE SO PAULO

Reitor Joo Grandino Rodas Vice-Reitor Hlio Nogueira da Cruz Pr-Reitoria de Cultura e Extenso Universitria Maria Arminda do Nascimento Arruda Pr-Reitoria de Graduao Telma Maria Tenorio Zorn Pr-Reitoria de Pesquisa Marco Antonio Zago Pr-Reitoria de Ps-Graduao Vahan Agopyan

So Paulo - SP, outubro de 2013.

Manual de Administrao Patrimonial

INDICE APRESENTAO ...................................................................................................... 6 COMPATRIM .............................................................................................................. 6

HISTRICO .............................................................................................................................. 8 MISSO .................................................................................................................................. 8

MANUAL DE ADMINISTRAO PATRIMONIAL ...................................................... 9 OBJETIVO .................................................................................................................. 9 AES GERAIS DA REA DE PATRIMNIO:......................................................... 9
GERENCIAMENTO DE BENS: ..................................................................................................... 9 INCORPORAO/REGISTRO DE BENS: ....................................................................................... 9 TIPO DE INCORPORAO / REGISTRO DE BENS ........................................................................ 10 RESPONSABILIDADE DO USURIO: ................................................................................ 11

CONCEITOS DA REA DE PATRIMNIO .............................................................. 12

MATERIAL DE CONSUMO: ....................................................................................................... 12 MATERIAL PERMANENTE: ....................................................................................................... 12 PORTARIA CODAGE 1233 DE 21/12/2011: ............................................................................ 12 PATRIMNIO PBLICO: .......................................................................................................... 12 RESPONSABILIDADE PATRIMONIAL: ......................................................................................... 12

PROCEDIMENTOS DA REA DE PATRIMNIO.................................................... 13

INCORPORAO DE BENS............................................................................................... 13 COMPRA SISPA: ................................................................................................................... 13 CONVNIO: ........................................................................................................................... 13 DOAO: .............................................................................................................................. 14 AVALIAO: .......................................................................................................................... 14 FABRICAO PRPRIA OU DE TERCEIROS: .............................................................................. 15 PERMUTA: ............................................................................................................................. 16 REGISTROS DE BENS ....................................................................................................... 16 BENS DE TERCEIROS, CONVNIOS E OUTROS: ........................................................................ 16 EM PODER DE TERCEIROS, CONVNIOS E OUTROS: ................................................................ 16

Manual de Administrao Patrimonial

OCORRNCIAS PATRIMONIAIS ....................................................................................... 17 TRANSFERNCIA:................................................................................................................... 17 PASSAGEM (CONTRAPARTIDA): ............................................................................................... 17 MUDANA DE ORIGEM: .......................................................................................................... 17 REINCORPORAO: ............................................................................................................... 17 SISPA: ................................................................................................................................. 18 INVENTRIO: ......................................................................................................................... 18 LIVROS: ................................................................................................................................ 18 TRANSFORMAO FSICA: ...................................................................................................... 18 PATRIMNIOS IMVEIS: .......................................................................................................... 19 BAIXA DE BENS: ................................................................................................................ 19 DIVULGAO DE BENS MVEIS .............................................................................................. 19 BENS SEM CONDIES DE USO: .............................................................................................. 19 BENS EM CONDIES DE USO: ................................................................................................ 19 TIPOS DE BAIXA ................................................................................................................ 20 BENS DE TERCEIROS ............................................................................................................. 20 POR TRMINO DA CESSO DE USO ..................................................................................... 20 BENS DA UNIVERSIDADE ........................................................................................................ 20 POR DESCARACTERIZAO ................................................................................................. 20 BAIXA DE MATERIAL DE INFORMTICA .................................................................................. 20 POR INSERVVEL .................................................................................................................. 20 POR DOAO ...................................................................................................................... 20 POR INDEVIDA INCORPORAO EM EXERCCIO ANTERIOR ................................................... 20 POR SINISTRO ..................................................................................................................... 20 POR PERMUTA ..................................................................................................................... 20 POR VENDA DIRETA E/OU LEILO ........................................................................................ 20 POR FURTO E/OU ROUBO .................................................................................................... 20 POR EXTRAVIO .................................................................................................................... 20

BAIXAS ESPECIAIS ........................................................................................................... 25 SMBOLOS NACIONAIS E ARMAMENTO: .................................................................................... 25 MATERIAIS RADIOATIVOS: ...................................................................................................... 25 INUTILIZAO/DESCARTE: ...................................................................................................... 25 ADMINISTRAO PATRIMONIAL DE ANIMAIS ................................................................ 26 INCORPORAO DE ANIMAIS ......................................................................................... 26 INCORPORAO/CADASTRO DE ANIMAIS ................................................................................. 26 POR LEILO: ......................................................................................................................... 27 POR EMPRSTIMO: ................................................................................................................ 27 POR NASCIMENTO DE ANIMAIS: .............................................................................................. 27 POR PRODUO PRPRIA: .................................................................................................... 27 MUDANA DE CATEGORIA: ..................................................................................................... 27

Manual de Administrao Patrimonial

TIPOS DE BAIXAS DE ANIMAIS ........................................................................................ 28 POR MORTE: ......................................................................................................................... 28 POR SACRIFCIO DE ANIMAIS: ................................................................................................. 28 POR ABATE DE NATUREZA EDUCACIONAL: .............................................................................. 28 POR ABATE DE NATUREZA INDUSTRIAL: .................................................................................. 28 POR VENDA DE ANIMAIS DE NATUREZA EDUCACIONAL: ............................................................ 28 POR ENVIO A BIOTRIO ENSINO E PESQUISA: ....................................................................... 29 POR MUDANA DE CATEGORIA:.............................................................................................. 29 POR VENDA DE ANIMAIS DE NATUREZA INDUSTRIAL: ................................................................ 29 POR ABATE DE ANIMAIS PARA VENDA: .................................................................................... 29 POR LEILO VALOR MAIOR: ................................................................................................. 30 POR LEILO VALOR MENOR: ............................................................................................... 30 POR EMPRSTIMO/ DEVOLUO DO EMPRSTIMO: .................................................................. 30 DISPOSIES GERAIS PARA ADMINISTRAO PATRIMONIAL ................................... 31 GLOSSRIO: ...................................................................................................................... 32 CITAO ............................................................................................................................ 33

Manual de Administrao Patrimonial

APRESENTAO Este Manual foi elaborado pela COMPATRIM/GEFIM.

A COMPATRIM foi instituda atravs da Portaria CAG-1.339, DE 20-9-2001, alterada atravs Portaria CODAGE n. 642 de 08/06/2011, conforme abaixo:

Dirio Oficial do Estado, So Paulo, Poder Executivo, Seo I, 121 (108), 09/06/2011, fls. 62. Reitor: Joo Grandino Rodas REITORIA Portaria Codage - 642 de 8-6-2011

O Vice-Reitor Executivo de Administrao baixa a seguinte portaria: Artigo 1 - Institui a Subcomisso de Patrimnio (Compatrim), vinculada a Comisso para Reestruturao dos Sistemas de Gesto Administrativa e Financeira e de Materiais (Gefim), para a normalizao dos procedimentos da rea de Patrimnio, integrada por servidores da Universidade de So Paulo:

Adriana Mello da Silveira Braga Cherobin (RUSP) Valter Aparecido Moreira (CCE) ngelo Incio Domingues Filho (FCF) Anita Akemi Toda (Reitoria) Aparecida Porcini (CCE) Jos Carlos da Silva (IP) Julio Csar Monteiro (Esalq) Julio de Assis Pereira (IQ) Laura Cndida de vila Beca (ICB) Mrcia dos Santos Matos Rizzi (FMVZ) Mauricio Lanzini (HU)

Manual de Administrao Patrimonial

Artigo 2 - So Atribuies da Subcomisso: I. Desenvolver projetos especficos da rea de patrimnio. II. Propor procedimentos para administrao do patrimnio da Universidade de So Paulo. III. Elaborar manuais. IV. Assessorar as Unidades em questes da rea; V. Elaborar e ministrar treinamento da rea de patrimnio.

Artigo 3 - A coordenao da Subcomisso ser exercida pelos Servidores Valter Aparecido Moreira e Adriana Mello da Silveira Cherobin.

Artigo 4 - Esta portaria entrar em vigor na data de sua publicao, ficando revogadas as disposies em contrrio, em especial a Portaria CAG -1.339, de 20-92001.

Manual de Administrao Patrimonial

COMPATRIM

Histrico A Subcomisso de Patrimnio nasceu no III Encontro GEFIM/2001, realizado no Campus de Pirassununga, foi escolhido para compor a subcomisso um grupo de funcionrios interessados em aumentar a qualidade do trabalho, at ento estabelecida, buscando melhorar a produtividade da rea.

Sua criao tem origem na descoberta comum das Unidades sobre a necessidade de elaborar as normas e procedimentos necessrios ao bom andamento e otimizao das rotinas administrativas da rea de Patrimnio da USP.

Misso Ser um grupo representativo de funcionrios da rea de Patrimnio das Unidades com o GEFIM, criando normas e procedimentos com referncias suficientes para abranger a grande maioria das especificaes das diversas Unidades.

Manual de Administrao Patrimonial

MANUAL DE ADMINISTRAO PATRIMONIAL

OBJETIVO

Definir conceitos e competncias, estabelecendo procedimentos para toda a movimentao fsica e contbil dos bens patrimoniais, prprios e de terceiros, sob a responsabilidade da Universidade.

AES GERAIS DA REA DE PATRIMNIO:

Gerenciamento de Bens: Conscientizao do usurio; Divulgao de procedimentos; Atualizao de dados no Sistema Mercrio; Propostas de melhorias; Realocao de bens disposio; Transferncia de bens; Baixa de bens; Inventario Fsico Patrimonial a cada 02 anos;

Incorporao/Registro de Bens: Incorporar/Registrar os bens no Sistema Mercrio; Emisso do termo de responsabilidade; Identificao fsica do bem, com a fixao de etiqueta patrimonial ou gravao, observada a padronizao da etiqueta de cdigo de barras, gerada atravs do Sistema MercurioWeb - PatrimonioWeb.

Manual de Administrao Patrimonial

10

Tipo de Incorporao / Registro de Bens Animal; Livro (procedimento da Biblioteca); Acervo; Imvel (procedimento da Reitoria - DFCP); Permuta; Avaliao; Registro de Bens de Terceiros; Doao; Fabricao prpria ou de terceiro; Compra Sispa (empenho); Convnio;

Notas: Finalizando os procedimentos patrimoniais, os processos devero ser

encaminhados Contabilidade da Unidade. Fica a critrio das Unidades/rgos a definio de Normas para o recebimento e distribuio de bens, bem como a elaborao do esboo da liquidao da despesa.

Manual de Administrao Patrimonial

11

RESPONSABILIDADE DO USURIO: De acordo com os artigos 167 e 170 do E.S.U regulamentado pela Portaria GR N 2.991 de 19/03/1996, os servidores docentes, tcnicos e administrativos so pessoalmente responsveis pelos bens, de qualquer espcie, da Universidade, postos sob sua guarda, devendo providenciar e ou solicitar toda movimentao do bem (mudana de responsabilidade, mudana de local, solicitao de recolhimento) atravs do Patrimnio Web.

Providenciar a manuteno de bens sob sua responsabilidade.

Quando do seu desligamento do Setor ou Unidade, deve realizar o inventrio fsico e providenciar, no Patrimnio Web, a mudana de responsabilidade para o responsvel local ou novo usurio local.

Providenciar a imediata lavratura do Boletim de Ocorrncia quando houver furto ou extravio de bens sob sua responsabilidade.

Realizar o Levantamento Fsico de Bens a cada 2 anos sob a orientao da rea de patrimnio;

Manual de Administrao Patrimonial

12

CONCEITOS DA REA DE PATRIMNIO Material de Consumo: aquele que, em razo de seu uso corrente e da definio da lei no. 4320/64, perde normalmente sua identidade fsica ou tem utilizao limitada a dois anos.

Material Permanente: aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde sua identidade fsica ou tem sua durabilidade superior a dois anos.

Portaria CODAGE 1233 de 21/12/2011: institui princpios e critrios para Descaracterizao e Caracterizao de Bens.

Patrimnio Pblico: o conjunto de bens e direitos, tangveis ou intangveis, onerados ou no, adquiridos, formados ou mantidos com recursos pblicos, integrantes do patrimnio de qualquer entidade pblica ou de uso comum, que seja portador ou represente um fluxo de benefcios futuros inerentes prestao de servios pblicos.

Responsabilidade Patrimonial: so deveres do servidor (docente e no docente), no que diz respeito ao Patrimnio: zelar pela economia do material do Estado e da Universidade e pela conservao do que for confiado sua guarda ou utilizao. O servidor responsvel pelas irregularidades a que der causa pelos prejuzos delas resultantes. (de acordo com os artigos 167 e 170 do ESU).

Manual de Administrao Patrimonial

13

PROCEDIMENTOS DA REA DE PATRIMNIO

INCORPORAO DE BENS

Compra SISPA: procedimento para incorporao de bens patrimoniveis adquirido via empenho. Documentao necessria: nota fiscal, nota de empenho e documento de compra emitido pelo Sistema Mercrio. Nota: Autuar processo anual de incorporao, com a juntada dos seguintes documentos: Documento de compra; Nota de Empenho; Nota fiscal (em conformidade com a nota de empenho).

Convnio: procedimento para incorporao de bens adquiridos com verbas de outras Entidades, em concordncia de ambas as partes (USP-Convnio). Para fins de Incorporao no Sistema Mercrio (origem convnio) necessrio efetuar o cadastro no Sistema e-Convnios, resultando em um cdigo relacionado a esse convnio. Conforme resoluo 4715 de 22/10/99, 5448/08 e 5449/08.

O Sistema e_convnios classificado como: USP Contratada: so os contratos firmados na USP onde consta a minuta padro, com apresentao de plano de trabalho, manual dos convnios e contratos de prestao de servios. (Artigo 1 da Resoluo 5448/2008). Auxlio Individual: obtido diretamente pelo docente. O cadastro deve atender as exigncias dos rgos de fomento. (Ex.: FAPESP, CNPq) (Resoluo 5448/08 Casos especiais). Protocolo de Intenes: a modalidade de pr-contrato, podendo ser protocolo nacional ou Internacional. O protocolo segue a minuta padro do convnio, com apresentao do plano de trabalho, necessitando de autorizao da Ccint (os Internacionais). (Resoluo 5449/08)

Manual de Administrao Patrimonial

14

Convnio: este tipo de convnio deve seguir a minuta padro, manual dos convnios e contratos de prestao de servios. (Artigo 1 da Resoluo 5448/2008). Nota: Todos os tipos de convnios necessitam dos seguintes documentos: cpia do contrato, nota fiscal/documento fiscal, em caso de importao, declarao de importao. O Processo necessita da autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Doao: procedimento para entrega gratuita do direito de propriedade, constituindose em liberalidade do doador: Doao Clausulada: entrega gratuita do direito de propriedade, constituindo-se em liberalidade do doador, cuja utilizao e/ou destinao encontra-se estabelecida no respectivo termo de doao. Documentao Necessria: Doao de Organizaes: termo de doao, relao dos bens com os respectivos valores, nota fiscal e ou declarao de importao.

Reserva Tcnica: termo de aceitao e transferncia de domnio e nota fiscal.

Doao Pessoa Fsica: termo de doao constando CPF, descrio e valor do bem e/ou nota fiscal. O processo necessita de aprovao do CTA e/ou CD, Coordenadorias, Superintendncias ou COP para posterior autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Avaliao: procedimento para incorporao de bens patrimoniveis que se encontram na Unidade com ou sem origem conhecida. Podendo ser emitido o documento de regularizao Patrimonial atravs Sistema Mercrio Web Patrimonio Web;

Manual de Administrao Patrimonial

15

Origem desconhecida: incorporao de bens que se encontram na Unidade, porm com origem desconhecida (esta incorporao s se efetivar aps a comprovao - por parte do usurio do bem - de que no existem documentos pertinentes para tal). Documentao necessria: termo de avaliao emitida pela comisso de avaliao da unidade. Nota: A comisso de avaliao dever ser composta preferencialmente por 03 membros (compras, patrimnio e contabilidade) e constituda pela Unidade, devendo proceder a pesquisa de preo com 03(trs) empresas, obter a mdia e depreciar em 40%. Origem conhecida: incorporao de bens que se encontram na unidade, com origem conhecida (esta incorporao s se efetivar aps a apresentao, de documentos especficos). Documentao necessria: termo de avaliao, documento fiscal ou

*documento de desmembramento, no h necessidade de depreciar. Nota: Neste caso sero contemplados os bens de amostras e ou de desmembramento de bens por conta de obras e servio entre outros.

Ambas avaliaes necessitam de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Fabricao Prpria ou de Terceiros: procedimento para incorporar um bem patrimonivel fabricado na prpria Unidade ou em outro local. Documentao necessria: Sem empenho: nota de fabricao (documento que comprove a fabricao do bem emitido pelo executor no caso de fabricao prpria), nota fiscal no caso de fabricao de terceiros. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE. Com empenho: documento de compra, nota de empenho, nota fiscal. O procedimento no necessita da autorizao do Dirigente e o empenho poder ser anexado ao processo anual de incorporao.

Manual de Administrao Patrimonial

16

Permuta: permitida exclusivamente entre rgos ou entidades da Administrao Pblica. Lei 8666/93 artigo 17 II - letra b. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

REGISTROS DE BENS

Bens de Terceiros, Convnios e Outros: procedimento para todo material permanente ingressado na Universidade atravs de contrato de CESSO DE USO/DEPSITO e quando o rgo financiador o detentor da propriedade do bem. O mesmo empresta para a Universidade por um tempo determinado. Documentao necessria: Organizao: instrumento do convnio, termo de permisso de uso, termo de depsito e/ou nota fiscal; Pessoa fsica: termo de permisso de uso, constando CPF, descrio e valor do bem e/ou nota fiscal, sendo que o processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Em Poder de Terceiros, Convnios e Outros: procedimento para registro de um bem patrimoniado utilizado por terceiros, fora da Universidade. Documentao necessria: instrumento do convnio ou termo de permisso de uso. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE. O termo de permisso de uso encontra-se disponvel no Sistema Mercrio Web Patrimonio Web. Nota: No termo dever constar o perodo e o tipo de vnculo (emprstimo, comodato ou contrato).

Manual de Administrao Patrimonial

17

OCORRNCIAS PATRIMONIAIS

Transferncia: procedimento efetuado pela Unidade cedente - utiliza-se desta ao para se transferir um bem patrimoniado entre Unidades. Documentao necessria: oficio demonstrando o interesse pelo bem ou formulrio de transferncia. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE CEDENTE. O formulrio esta disponvel no site : www.usp.br/da link: patrimnio formulrios

Passagem (contrapartida): procedimento da unidade recebedora para incorporar um bem proveniente de transferncia da Unidade cedente. Documentao necessria: processo de transferncia da Unidade cedente.

Mudana de Origem: procedimento utilizado quando houver alterao da origem da incorporao. Documentao necessria: Termo de doao. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Notas: Quando bens de terceiros que esto registrado e passam a integrar o quadro definitivo da Universidade (doao); Quando um bem incorporado deixa de integrar por um perodo pr-determinado o quadro definitivo de bens da Universidade (bens em poder de terceiros). Documentao necessria: O Termo de permisso de uso encontra-se disponvel no Sistema Mercrio Web Patrimnio Web. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Reincorporao: Procedimento utilizado para ativao de um bem baixado. Documentao necessria: documento emitido pelo interessado ou solicita regularizao patrimonial no Sistema Mercrio Web Patrimnio Web Solicitar Regularizao.

Manual de Administrao Patrimonial

18

SISPA: migrao de um bem patrimoniado do SISPA/RUSP ou SISPA/PRPRIO para o Sistema Mercrio. Nota: Procedimento considerado temporrio, at que termine a transio entre os Sistemas.

Inventrio: levantamento fsico com identificao dos bens e locais, visando comprovao da existncia fsica, integridade das informaes contbeis e identificao do usurio responsvel, realizado a cada 2 anos.

Livros: quando houver aquisio de material bibliogrfico, a Biblioteca adotar os procedimentos para registro dos tombos. Notas: Material de consumo: conforme a Lei Federal 10.753/2003 (livros e materiais didticos e paradidticos para Bibliotecas Pblicas); Material Permanente: colees e materiais para acervo de bibliotecas de propsito especfico, conforme a Portaria da Coordenadoria de Oramento do Estado de So Paulo no CO 02/12- anexo II, D, 30 e 52;

Transformao Fsica: procedimento pelo qual efetuada a alterao das caractersticas e funes originais do bem. Documentao necessria: solicitar regularizao patrimonial no Sistema Mercrio Web Patrimnio Web. Notas: Para essa ao dever ser alterado o nmero do bem no Sistema Mercrio. Quando se tratar de equipamento de informtica e a atualizao envolver troca de: placa me, processador, memria RAM e gabinete, o equipamento que gerou o upgrade (equipamento antigo) dever ser baixado e o novo ser incorporado por Fabricao Prpria.

Quando forem adquiridas peas para montagem de equipamento, o mesmo dever ser incorporado de acordo com os procedimentos de Fabricao Prpria.

Manual de Administrao Patrimonial

19

Patrimnios Imveis: Todas as aquisies, reformas ou ampliaes dos bens imveis da Universidade devem ser registradas pela contabilidade da Reitoria. Documentao necessria: mandar e-mail dfcp@usp.br com os seguintes dados: Tipo 1: n.o empenho, valor, n.o processo, detalhamento do que foi feito; Tipo 2: termo de doao, n.o Processo USP, n.o Processo/Identificao do Cedente (ex.: n.o do processo FAPESP), valor, detalhamento do que foi feito;

BAIXA DE BENS: Divulgao de Bens Mveis De acordo com Portaria de Delegao de Competncia - Portaria GR n 4685 de 23/01/2010, segue as instrues abaixo: Bens sem condies de uso: O bem disponibilizado no Sistema Mercrio Web Patrimnio Web pelo usurio local, ficar com a situao Bem sem condies de uso disposio, at que o Responsvel Local autorize esta ao no Sistema. Nota: Estes bens esto dispensados de divulgao. Bens em condies de uso: O bem disponibilizado no Sistema Mercrio Web Patrimnio Web pelo Usurio Local, ficar com a situao Bem com condio de uso disposio, at que o Responsvel Local autorize esta ao no Sistema. Notas: Cabe ao Responsvel de Patrimnio encaminhar os bens com condio de uso ao Autorizador de Publicao. Estes bens ficam a disposio para consulta dos

usurios do Sistema por 15 dias, atravs do Sistema Mercrio. Esta divulgao estar visvel no site http://sistemas.usp.br link Patrimnio.

Esta ao no permitida para bens de terceiros.

Manual de Administrao Patrimonial

20

TIPOS DE BAIXA Bens de Terceiros Casos especiais: o responsvel pelo bem dever entrar em contato com a entidade ou rgo financiador, solicitando a autorizao para proceder baixa patrimonial. Documentao necessria: a devida autorizao do rgo financiador. No caso de furto/roubo e extravio: Boletim de Ocorrncia, concluso processo sindicncia, parecer da Consultoria Jurdica. O processo dever ser autorizado pelo DIRIGENTE DA UNIDADE. Nota: Essa modalidade s poder ser utilizada nos seguintes tipos de baixa: furto/roubo, extravio, inservvel e para o CEDIR e/ou RECICLATESC.

Por Trmino da Cesso de Uso: procedimento para baixa de bens patrimoniais em que, ao trmino do projeto, a entidade financiadora ou pessoa fsica no concede a continuidade da utilizao dos bens. Documentao necessria: documento do trmino da permisso de uso. O processo dever ser autorizado pelo DIRIGENTE DA UNIDADE.

Bens da Universidade Por Descaracterizao: procedimento para a baixa de bens patrimoniais que foram descaracterizados da condio de permanente. Documentao necessria: relao dos bens descaracterizados, fornecida pela Reitoria - Departamento Financeiro. Nota: De acordo com Portaria CODAGE 1233, de 21-12-11 (Que institui Princpios e Critrios para a padronizao da Administrao Patrimonial da Universidade de So Paulo), quando das novas descaracterizaes, encaminhar Reitoria DF processo com as devidas justificativas para tal ao. Aps anlise do DF, ser divulgada a relao dos bens descaracterizados no site do DA ou atravs do e-mail da COMPATRIM: patrimnio-usp@listas.usp.br.

Manual de Administrao Patrimonial

21

Baixa de Material de Informtica: procedimento para baixa de bens patrimoniais do grupo de informtica e telecomunicaes, em condies de uso ou no; Centros de Descarte de Resduos de Informtica: Para CEDIR: Centro de Descarte e Reuso de Resduos de Informtica procedimento para baixa de bens patrimoniais do grupo de informtica e telecomunicaes, em condies de uso ou no, onde atendem as Unidades das campi da Capital, Piracicaba, Lorena e Cebimar.

Para RECICLATESC: Centro de Reciclagem, em parceria com a USP - So Carlos, onde atendem as Unidades das campi do Interior (So Carlos, Ribeiro Preto, Bauru e Pirassununga). Documentao Necessria: declarao do responsvel pelo bem informando as condies do mesmo, processo anual contendo a relao dos bens a serem baixados por essa modalidade e sua devida divulgao. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE. Notas: Por um perodo de 15 dias os bens ficam disponveis na pgina.

www.sistemas.usp.br, link patrimnio.

Aps essa baixa, encaminhar os bens ao CEDIR ou RECICLATESC de acordo com as normas de entrega dos referidos centros.

Por Inservvel: procedimento para baixa de bens patrimoniais, sem condies de uso: obsoletos, avariados, em estado irrecupervel ou que o oramento para o seu conserto seja igual ou superior a 50% do seu valor de mercado (antieconmico), de acordo com Decreto 99.658 de 30/10/1990, artigo 3, pargrafo nico. Documentao necessria: declarao do responsvel pelo bem sobre o estado do mesmo.

Manual de Administrao Patrimonial

22

Notas: Toda solicitao de baixa por inservibilidade dispensada da divulgao Este procedimento no se aplica para veculos, obras de arte ou patrimnio histrico. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Doao: procedimento para baixa de bens patrimoniais doados para Entidades declaradas de utilidade pblica, rgos ou Entidades da Administrao Pblica, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, sem fins lucrativos. Notas: Neste caso os bens j foram divulgados. Os bens dos grupos de informtica e telecomunicaes devem ser baixados na modalidade Baixa ao CEDIR ou Reciclatesc. Os equipamentos provenientes de convnios, onde os projetos so realizados fora do mbito da Universidade, s podero ser doados Organizaes Pblicas, conforme Lei 8666 artigo 17. Estes bens ficam dispensados da divulgao. Documentao necessria: Entidades Filantrpicas / Declarada de Utilidade Pblica: Cpia do estatuto ou atos constitutivos em vigor; Ata da eleio de posse dos rgos superiores de deliberao e administrao que estejam em exerccio; Cpia do CNPJ; Declarao de utilidade pblica; Ofcio timbrado, dirigido Diretoria da Unidade demonstrando seu interesse;

rgos Pblicos: Ofcio timbrado, encaminhado ao Dirigente da Unidade demonstrando seu interesse; Cpia do CNPJ.

O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Manual de Administrao Patrimonial

23

Por Indevida Incorporao em Exerccio Anterior: procedimento para baixa de bens patrimoniais incorporados indevidamente. Documentao necessria: abertura de processo de baixa. O processo necessita de autorizao do SUPERIOR IMEDIATO.

Por Sinistro: procedimento para baixar bens que sofreram ao da natureza: como raio, vendaval, granizo; coliso; exploso; incndio ou ao criminosa (vandalismo). Documentao necessria: Boletim de Ocorrncia (lavratura imediata pelo usurio do bem), parecer conclusivo da comisso interna sindicncia, encaminhamento a Procuradoria Geral para anlise. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Permuta: procedimento quando ocorre a troca de bens da mesma espcie, ocorrer a baixa de bens patrimoniais em decorrncia de permutas, permitida entre rgos ou Entidades da Administrao Pblica. De acordo com a lei 8666/93 artigo 17, letra B. Documentao necessria: ofcio demonstrando o interesse das partes e justificativa e recibo de entrega. O processo necessita de aprovao do CTA e/ou CD e pelo DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Venda Direta e/ou Leilo: procedimento para baixa de bens patrimoniais que sero vendidos a outros rgos ou Entidades da Administrao Pblica e Privadas, e caso de leilo, onde participar empresas privadas, a COP USP dever ser consultada. Aplica-se para venda de bens mveis avaliados isoladamente ou globalmente, em quantia no superior ao limite previsto no art. 22 5 e 23, inciso II, alnea b da Lei 8.666 de 21/06/1993. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Furto e/ou Roubo: procedimento para a baixa de bens patrimoniais subtrados sem a ao de violncia (furto) ou sob ameaa ou mesmo violncia (roubo). Aps a constatao do fato, o Usurio Local deve registrar o Boletim de Ocorrncia, dever ser instaurada a comisso de sindicncia interna, posteriormente o fato deve ser comunicado ao Patrimnio para registro da baixa patrimonial.

Manual de Administrao Patrimonial

24

Documentao necessria: Boletim de Ocorrncia (lavratura imediata pelo Usurio Local), parecer conclusivo da comisso de sindicncia interna contendo anlise da Procuradoria Geral, aps envio dos autos ao Patrimnio para registro da baixa patrimonial. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Extravio: procedimento para baixa de bens por perda/inventrio. Documentao necessria - Perda: Boletim de Ocorrncia (lavratura imediata pelo Usurio Local), parecer conclusivo da comisso de sindicncia interna contendo anlise da Procuradoria Geral, aps envio dos autos ao Patrimnio para registro da baixa patrimonial. Documentao necessria - Inventrio: emitir relatrio do Sistema para os bens incorporados a partir de 01 de janeiro de 2003 autuar processo e submeter a anlise superior. Os processos necessitam de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE. Notas: Para os bens na condio no localizado, utilizar o formulrio - Relao de Bens no localizados de Servidor Ativo; Para os bens na condio Responsvel Desligado, utilizar o formulrio - Relao de Bens no localizados de Servidores Desligados; De acordo com Portaria de Delegao de Competncia - Portaria GR n 4685 de 23/01/2010, quando se tratar de furto e/ou roubo, extravio, no h necessidade dos autos tramitarem na VREA para autorizao de baixa patrimonial.

Procedimento Transitrio at 31/12/2014 - durante o perodo do Inventrio: Bens incorporados at 31 de dezembro de 2002: autuar processo e providenciar baixa por extravio, exceto Veculos, Acervos e Armas. Incluem-se os bens na condio Responsvel Desligado. Documentao necessria: emitir o relatrio Bens Patrimoniados pelo Sistema Patrimnio Web. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Manual de Administrao Patrimonial

25

BAIXAS ESPECIAIS Smbolos Nacionais e Armamento: Estes no podero ser doados, de acordo com o Decreto n. 99.658 - art. 16, pargrafo 3 e art. 17. Os smbolos nacionais (selo, braso, hino e a bandeira), alm de armas, munies e materiais pirotcnicos sero inutilizados em conformidade com a legislao especfica. Nota: Estes bens devero ser recolhidos em local apropriado. Smbolos nacionais, armas, munies (no setor do Exrcito mais prximo ou Casa Civil), de acordo com a Lei n. 5.700 de 01/09/1971, artigo 32. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Materiais Radioativos: podero ser doados mediante autorizao do rgo competente, sendo que sua retirada dever ser acompanhada por um tcnico especializado. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Inutilizao/Descarte: O material radioativo, antes de ser descartado, dever seguir os procedimentos: Preenchimento do formulrio do CNEN (Comisso Nacional de Energia Nuclear), Formulrio RTR, solicitando autorizao, e atendimento a NE - 5.01 Transporte de Materiais Radioativos; Autorizao do Ministrio dos Transportes, de acordo com o Decreto n 96044, Decreto 98973 de 21/02/1990, Lei 10233 de 05/06/2001, artigos 22 e 24, e Decreto n 23.941, de 11 de janeiro de 2002 e Resoluo N 420, de 12/02/2004. Autorizao do IBAMA, Resoluo Conama n 05 e Resoluo Conama n 237 de 19.12.1997; Toda Unidade que utiliza material radioativo deve ser cadastrada (licena) no CNEN, e ter na equipe pessoas especializadas no manejo destes produtos, denominado Supervisor de Radioproteo, de acordo com a Norma CNEN -NE3.01 de Diretrizes Bsicas de Radioproteo", Norma CNEN 6.05.

Manual de Administrao Patrimonial

26

No Estado de So Paulo, o rgo responsvel pelos rejeitos e materiais radioativos o IPEN (Instituto de Pesquisa em Energia Nuclear), desde que atendidas as normas acima. Trata-se de uma prestao de servio, cobrado na entrega do material. Nota: Consultar o CNEN antes de efetuar importao do material radioativo. O IPEN s retirar ou analisar tais produtos quando se tratar de emergncia comprovada de perigo iminente.

ADMINISTRAO PATRIMONIAL DE ANIMAIS As unidades detentoras de animais devero comunicar rea de patrimnio todas as ocorrncias (animais de biotrio, abate, ensino e pesquisa). Nota: Quanto aos procedimentos de incorporao, baixa e transferncia de animais os procedimentos so os mesmo dos bens moveis.

INCORPORAO DE ANIMAIS A aquisio de animais segue as mesmas orientaes da aquisio de outros bens. Para tanto necessria a informao tcnica especializada para obteno dos dados.

Incorporao/Cadastro de Animais Para fins de incorporao patrimonial somente na categoria de matriz e reprodutores; Animais na categoria de paciente dos hospitais ou ambulatrios no sero controlados, pois se trata de animais de propriedade particular, com outros fins; Todos os animais existentes nas Unidades da USP devero ser cadastrados no Sistema Mercrio, Subsistema Patrimnio - Patrimnio Animais, gerando um

Manual de Administrao Patrimonial

27

nmero de cadastro apenas. Na categoria de matrizes e reprodutores so patrimoniados; Animais de biotrio podero ser cadastrados por lote; Animais de difcil contagem podero ser cadastrados como ninhada ou lote; Animais destinados venda esto vinculados com o nmero de cadastro e com a guia de recolhimento;

Por Leilo: procedimento para incorporao de animais adquirido por Leilo, incluindo os realizados no mbito da USP. Documentao necessria: nota fiscal, documento do leilo. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Emprstimo: procedimento de emprstimo de animais por tempo determinado, a unidade recebedora deve incorporar o animal da Unidade cedente. Documentao necessria: processo de emprstimo da Unidade cedente. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Nascimento de Animais: procedimento para o cadastramento dos animais, mediante atestado de nascimento, atuar um processo anual. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Produo Prpria: procedimento para a produo pecuria, mediante atestado de nascimento, atuar um processo anual. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Mudana de Categoria: alterao de qualquer categoria de incorporao. Ex: um animal que muda da categoria a classificar para matriz ou reprodutor, torna-se um bem patrimoniado. Documentao necessria: documento do responsvel informando essa mudana. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Manual de Administrao Patrimonial

28

TIPOS DE BAIXAS DE ANIMAIS Por Morte: procedimento adotado para animais, natural ou sacrificado, atravs de atestado de bito. Documentao necessria: documento do responsvel pelo animal atestando a causa da morte e a sua forma de descarte. Em casos mais especficos, atestados de bito fornecidos pelo responsvel. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Sacrifcio de Animais: procedimento adotado para baixar um animal que foi sacrificado por doena, queimadura, experincia ou algo semelhante. Documentao necessria: atestado de bito fornecido pelo responsvel. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Abate de Natureza Educacional: procedimento adotado para o animal que no gera receita, no podendo este ser consumido ou reaproveitado. Documentao necessria: atestado de bito fornecido pelo responsvel. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Abate de Natureza Industrial: procedimento voltado para produo que gera receita com o seu abate. Documentao necessria: atestado de bito fornecido pelo responsvel. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Venda de Animais de Natureza Educacional: Valor maior: procedimento adotado para venda de animais em virtude da finalidade que sero vendidos ou comercializados por outro rgo ou Entidade da Administrao Pblica. O seu valor maior ao que foi cadastrado. Documentao necessria: laudo tcnico do responsvel. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Manual de Administrao Patrimonial

29

Valor menor: procedimento adotado para venda de animais em virtude da finalidade que sero vendidos ou comercializados por outro rgo ou Entidade da Administrao Pblica. O seu valor menor ao que foi cadastrado. Documentao necessria: laudo tcnico do responsvel. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE. Por envio a Biotrio Ensino e Pesquisa: procedimento adotado para baixa de animais com menos de 180 dias, que sero utilizados para fins de pesquisa. Documentao necessria: atestado de bito fornecido pelo responsvel. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Mudana de Categoria: procedimento adotado quando h mudana de categoria na condio do animal. Exemplo: um animal cadastrado passar a ser matriz ou reprodutor e vice -versa. Documentao necessria: atestado ou documento fornecido pelo responsvel. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE. Por Venda de Animais de Natureza Industrial: Estoque/Criao Valor Maior: procedimento adotado na comercializao do animal em estoque, com a devida autorizao, vendido por valor maior que o do cadastro. Documentao necessria: comprovante de venda e/ou guia de recolhimento. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE. Estoque/Criao Valor Menor: procedimento adotado na comercializao do animal em estoque, com a devida autorizao, vendido por valor menor que o do cadastro. Documentao necessria: comprovante de venda e/ou guia de recolhimento. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Abate de Animais para Venda: procedimento voltado para venda do animal inteiro ou em partes e que gera receita. Documentao necessria: comprovante de venda e/ou guia de recolhimento. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Manual de Administrao Patrimonial

30

Por Leilo Valor Maior: procedimento adotado para baixa do animal leiloado, onde podero participar empresas privadas, na qual a COP USP dever ser consultada. Aplica-se para venda dos animais avaliados isoladamente ou globalmente, em quantia no superior ao limite, previstos no art. 23, inciso II, alnea b da Lei 8.666 de 21/06/1993. Documentao necessria: comprovante de venda e/ou guia de recolhimento. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE. Por Leilo Valor Menor: procedimento adotado para baixa do animal leiloado, onde podero participar empresas privadas, na qual a COP USP dever ser consultada. Aplica-se para venda dos animais avaliados isoladamente ou globalmente, em quantia no superior ao limite, previstos no art. 23, inciso II, alnea b da Lei 8.666 de 21/06/1993. Documentao necessria: comprovante de venda e/ou guia de recolhimento. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Por Emprstimo/ Devoluo do Emprstimo: procedimento de emprstimo de animais por tempo determinado, a unidade recebedora e ou devoluo deve baixar r o animal da Unidade. Documentao necessria: processo de emprstimo da Unidade cedente, informando sobre a devoluo ou emprestando. O processo necessita de autorizao do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Manual de Administrao Patrimonial

31

DISPOSIES GERAIS PARA ADMINISTRAO PATRIMONIAL rea de patrimnio deve possuir as plantas ou croquis das edificaes de sua Unidade, fornecidos pela Administrao, devendo sempre ser informado sobre qualquer alterao efetuada por agentes internos ou externos que propicie aumento ou diminuio de salas; Todo bem adquirido para Unidade atravs de convnios e projetos deve ser informado rea de Patrimnio, com cpia do Termo de Outorga ou Contrato, juntamente com a relao dos bens com seus respectivos valores e/ou cpia da Nota fiscal. As Unidades devem possuir um espao mnimo reservado para guarda dos bens disposio.

Manual de Administrao Patrimonial

32

GLOSSRIO:

BO: Boletim de Ocorrncia CD: Conselho Deliberativo CEDIR: Centro de Descarte e Reuso de Resduos de Informtica CNEN: Conselho Nacional de Energia Nuclear CODAGE: Coordenadoria de Administrao Geral COMPATRIM: Subcomisso de Patrimnio do Gefim CONAMA: Conselho Nacional do Meio Ambiente COP: Comisso de Oramento e Patrimnio CTA: Conselho Tcnico Administrativo E.S.U: Estatuto dos Servidores da USP FORMULRIO RTR: Requerimento para transferncia de fonte radioativa GEFIM: Gesto Financeira e de Materiais IBAMA: Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renovveis IPEN: Instituto de Pesquisas Energticas e Nucleares MERCRIO: Sistema Financeiro e Administrativo da USP NEWS PROTEOS: Sistema de Protocolo Automatizado da USP PG: Procuradoria Geral RECICLATESC: Centro de Reciclagem So Carlos RUSP: Reitoria da USP SISPA: Sistema Patrimonial da USP VREA: Vice-Reitoria Executiva de Administrao

Manual de Administrao Patrimonial

33

CITAO

A COMPATRIM julga relevante a citao abaixo como um norte para a Gesto Patrimonial na Universidade de So Paulo.

Senhores(as) Gestores(as) de Patrimnio Pblico, espera-se que o contedo destas breves pginas tenha atingido o seu objetivo de servir como ponto de partida para o adequado desenvolvimento de suas atividades.

queles(as) j detentores de conhecimentos prvios, que este instrumento sirva de norteador recapitulao e retirada de algumas dvidas que porventura ainda existam. Caso no forem completamente sanadas, a equipe de elaborao colocase ao dispor para as respostas necessrias.

queles(as) que, pela primeira vez tomaram contato com o assunto, espera-se que o texto tenha sido convidativo e consiga despertar interesse em continuar, cada vez mais, estudando e aprofundando-se nesta temtica.

A todos os que tomarem contato com este instrumento, espera-se que ele seja capaz de revelar a importncia do gestor de patrimnio para o Estado, reconhecendo os seus esforos.

Aos dirigentes fica a expectativa desse reconhecimento e de que as condies requeridas para o bom desempenho desses gestores sejam atravs de sua capacitao constante, de sua disponibilidade ou das condies estruturais dos ambientes onde desenvolvero suas atividades.

Este um trabalho sem maiores pretenses. Por isso mesmo deve ser sempre considerado factvel de anlises e adequaes, inclusive, porque a sua prpria concepo j prev a realizao e a edio de revises peridicas.

Manual de Administrao Patrimonial

34

Pelo papel que cabe aos gestores de patrimnio, espera-se, tambm, enfatizar que em coisa pblica no h mais espao para meros servidores ou no -profissionais pblicos. O servidor pblico tem uma funo especfica na sociedade na qual est inserido. servidor porque deve servir sociedade com o seu profissionalismo, conquistado atravs de sua habilitao. Esta a melhor forma de servi-la e, por isto, deve se orgulhar!

Manual de Gerenciamento de Unidades de Patrimnio, Materiais e Servios da Superintendncia do Sistema de Patrimnio, Materiais e Servios da Secretaria de Administrao do Governo do Estado do Mato Grosso, pg. 64, em julho de 2001.

outubro 2013