Arquivo - Organizaao e Manutenao

Arquivo Arquivo Arquivo Arquivo
Organizao e Manuteno
Arquivo Arquivo
Objectivo Geral
Identificar e aplicar as regras de funcionamento
do arquivo, de acordo com as tcnicas de
tratamento de informao documental.
Objectivos Especficos
Arquivo conceitos fundamentais!
Arquivo como sistema de informao!
"ovas tecnologias em arquivo.
Arquivo Arquivo Origem dos Arquivos Origem dos Arquivos
Etimologicamente, o vocbulo arquivo
provm do grego archeion que seria
composto de dois elementos !"#$!%O&,
antigo e E'O, dispor, ter cuidado, e deu antigo e E'O, dispor, ter cuidado, e deu
origem em latim archivum(
!rquivo, signi)icaria, portanto, a
arrumao de coisas antigas(
Os arquivos, como instituio, tiveram a sua origem na antiga
civili#ao grega.
"os sculos I$ e $ a.c. os atenienses guardavam no %etroon &templo
da me dos deuses', os tratados, leis, minutas da assembleia popular
e outros documentos oficias.
Entre os documentos encontrava(se o discurso que )*crates Entre os documentos encontrava(se o discurso que )*crates
escrevera em sua defesa pessoal, peas de +squilo, )*focles e
Eurpedes.
Esses documentos foram conservados atravs dos tempos de tal
forma que ainda ,oje se encontram preservados, j- no em arquivos,
mas em institui.es especficas &museus'.
Em /ortugal os arquivos no foram
designados sempre da mesma forma0
%onarquia0 carteiras ou cart*rios ( locais onde se
guardavam as cartas, ttulos, escritas, bulas pontifcias e
outros documentos de vital import1ncia para o reino, outros documentos de vital import1ncia para o reino,
posteriormente denominados pelo nome de 2ombos.
O Arquivo 3eal /ortugu4s, fundado por 5. 6ernando I, ficou
con,ecido por 2orre do 2ombo por ter sido instalado numa
torre nas mural,as do forte onde vivia o referido monarca.
Arquivo Arquivo -- O documento na empresa O documento na empresa
O documento um registo que reprodu# ou representa, uma coisa
ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de
confirmao de um acontecimento, situao ou ocorr4ncia.
A empresa apresenta atravs de documentos os
factos relativos 7 sua actividade. factos relativos 7 sua actividade.
Os documentos constituem a mem*ria da empresa.
8abitualmente o documento escrito, este pode
tambm ter outro suporte material alm do
papel registo em disquete, 95, pen,
microfilme, etc.
Arquivo Arquivo -- O Arquivo e a Informao O Arquivo e a Informao
As empresas t4m necessidade de recol,er
ordenadamente os documentos que cont4m registos
de dados e informa.es de interesse, garantindo a
sua conservao e assegurando as consultas sua conservao e assegurando as consultas
provenientes dos seus diversos sectores.
Essa recol,a, conservao e consulta so
asseguradas pelo ARQUIVO.
Arquivo Arquivo -- Funes do Documento Funes do Documento
3epresentao de um facto ou situao!
9onservao &subsiste posteriormente ao facto que l,e deu 9onservao &subsiste posteriormente ao facto que l,e deu
origem'.
Arquivo Arquivo - - Definio de Arquivo Definio de Arquivo
9onjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua
forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um
organismo p;blico ou privado, em funo da sua actividade e
conservado para efeitos administrativos!
<ocal destinado 7 conservao e guarda de documentos
devidamente classificados e ordenados!
=nidade de servio administrativo especiali#ado cuja misso
consiste em receber, classificar, guardar e emprestar
documentos. "este sentido o arquivo funciona como a mem*ria
organi#ada da instituio que serve.
Arquivo Arquivo - - Definio de Arquivo Definio de Arquivo
Acepes da palavra Arquivo:
- Voc vai trabalhar para o arquivo
- Coloque aquela pasta no arquivo
- Prepare o arquivo para a transferncia
- Onde est o seu arquivo
Arquivo Arquivo - - Funes do Arquivo Funes do Arquivo
( Ordenao da documentao0
mediante a recol,a, registo e
classificao dos documentos!
( 5espac,o0 fornece os ( 5espac,o0 fornece os
documentos solicitados com rapide#
para os diversos servios, 7 medida
que a documentao se vai
desatuali#ando!
Arquivo Arquivo - - Funes do Arquivo Funes do Arquivo
( 9onservao da documentao0 no s* mediante a
utili#ao de equipamento adequado &arm-rios,
fic,eiros, etc.', como tambm, proporcionando
condi.es ambientais ideais de forma a no se condi.es ambientais ideais de forma a no se
danificarem os suportes &sob a aco da ,umidade,
calor e frio, incid4ncia dos raios solares, saturao do
ar e propagao de pragas'.
Arquivo Arquivo -- Classificaes do Arquivo Classificaes do Arquivo
9<A))I6I9A>?O 5O) A3@=I$O) @=A"2O0
* A forma de organi#ao!
* A frequ4ncia de consulta!
* A posio dos documentos!
* As institui.es que produ#em os
documentos
* Ao grau de informati#ao.
@=A"2O A 6O3%A 5E O3GA"IBA>?O
9entrali#ados nas pequenas e mdias empresas, o
arquivo encontra(se normalmente centrali#ado num
;nico sector, comum aos v-rios departamentos.
5escentrali#ados "as grandes empresas, cada 5escentrali#ados "as grandes empresas, cada
sectorCdepartamento tem um arquivo pr*prio,
,avendo ou no duplicados ou acesso inform-tico da
parte da administraoCgesto.
%istos ( combinao dos dois sistemas(
@=A"2O A 63E@=D"9IA 5E 9O")=<2A0
Activos so constitudos por documentos recentes
relativos a assuntos em curso!
)emi(activos di#em respeito aos documentos com
baiEo ndice de consulta, ou de consulta peri*dica. baiEo ndice de consulta, ou de consulta peri*dica.
Inactivos ou mortos cont4m documentao que por
ra#.es de ordem fiscal, jurdica ou ,ist*rica devem
ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em
casos especiais.
@=A"2O A /O)I>?O 5O) 5O9=%E"2O)0
8ori#ontais documentos arquivados
,ori#ontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes
ou arm-rios com prateleiras &usam(se para formatos
superiores ao A
F
ou em arquivos semi( superiores ao A
F
ou em arquivos semi(
activosCinactivos, uma ve# que so de difcil acesso'!
$erticais documentos arquivados verticalmente uns
ap*s os outros, fa#endo(se a ordenao da esquerda
para a direita e de cima para baiEo &usa(se para
dossiers, caiEas de carto, livros, vdeos, etc.'!
@=A"2O G /O)I>?O 5O) 5O9=%E"2O)0
)uspensos ( documentao colocada em pastas ou bolsas de
papel Hraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte
superior em classificadores que desli#am numa estrutura
met-lica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou
lateral, ou encontrarem(se guardadas em gavetas &arquivos de lateral, ou encontrarem(se guardadas em gavetas &arquivos de
processos'!
3otativos ( os documentos so presos a um sistema que roda em
torno de um eiEo &vertical ou ,ori#ontal'. /ode ser combinado
com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado
em arm-rio pr*prio.
@=A"2O A /O)I>?O 5O) 5O9=%E"2O)
@=A"2O A) I")2I2=I>IE) @=E /3O5=BE% O)
5O9=%E"2O)
- Arquivos pblicos (nacionais, distritais, municipais;
notariais, de ministrios, de escolas, de entidades
administrativas variadas so indispensveis para a
proteco da propriedade e outros direitos legais dos proteco da propriedade e outros direitos legais dos
cidados)
- Arquivos empresariais
- Arquivos de famlia ou privados
- Arquivos eclesisticos
@=A"2O AO "J$E< I"6O3%A2IBA>?O
"o informati#ados ou tradicionais!
/arcial ou totalmente informati#ados.
A informao c,ega 7 empresas veiculada de formas muito A informao c,ega 7 empresas veiculada de formas muito
variadas0 correio normal, e(mail, faE, imagens em vdeo ou fiEas,
mensagens -udio, etc.
8- tend4ncia para fa#er o arquivo tradicional dos documentos em
papel e arquivo electr*nico da mesma documentao. As empresas
devem encontrar a mel,or soluo para esta situao.
Arquivo Arquivo -- Tipologia da documentao Tipologia da documentao
Interna &criado e aprovado pela
empresa segundo as normas internas de
documentao' documentao'
EEterna &no foi criado nem aprovado
pela empresa mas necess-rio para o
funcionamento da mesma'
Arquivo Arquivo --Tipologia da documentao Tipologia da documentao
Interna
Actas, processos de clientes,
memorandos, ofcios, sistema memorandos, ofcios, sistema
de preveno da empresa, etc.
Arquivo Arquivo --Tipologia da documentao Tipologia da documentao
EEterna
9at-logo de fornecedores, a 9at-logo de fornecedores, a
norma I)O KLLM, ofcios,
curriculum vitae, etc.
Arquivo Arquivo -- nidades Arquiv!sticas nidades Arquiv!sticas
As Unidades Arquivsticas so um
conjunto orgnico de documentos,
considerando a estrutura de um
organismo. organismo.
PRINCIPAIS UNIDADES ARQUIVSTICAS
Processo
Dossier
Coleo Coleo
Srie
Subsrie
Fundo
Sub-Fundo/Seco
Processo: Constitudo por um conjunto de
tipos documentais referentes a uma qualquer
ao administrativa ou udicia!, sujeita a
tramitao prpria normalmente regulada. tramitao prpria normalmente regulada.
Ex: Processo judicial
Dossiers tem"ticos unidade arquivstica
constituda por um conjunto de documentos
compilados com o fim de informar uma deciso
pontual.
Normalmente, so pastas constitudas por cpias de
artigos de revistas, partes de livros, reprodues de
dirios da repblica ou por estudos tcnicos que no
tm correspondncia nem andamento administrativo.
Exemplos:
- Dossier de legislao comunitria sobre
ambiente(cpias de artigos do Jornal Oficial das
Comunidades Europeias com recomendaes,
resolues e directivas sobre ambiente) resolues e directivas sobre ambiente)
-Dossier de legislao nacional sobre ambiente
(cpias de artigos do Dirio da !ep"blica sobre
ambiente)#
Co!eo: documentos do mesmo arquivo,
organizada para efeitos de referncia ou
conjunto de tipos documentais organizados por
tipologia, assunto ou outra qualquer tipologia, assunto ou outra qualquer
caracterstica comum.
Ex: Copiador de correspondncia expedida
Documentos de despesa (faturas, balancetes)
Existem situaes onde a constituio de
colees desejvel:
reas funcionais da contabilidade e pessoal
- Colees de mapas de assiduidade
- Colees de mapas estatsticos
S#rie Unidade arquivstica constituda por
um conjunto de documentos simples ou
compostos a que, originalmente, foi dada
uma ordenao sequencial,de acordo com
um sistema de recuperao da informao. um sistema de recuperao da informao.
Em princpio, os documentos de cada srie
correspondem ao exerccio de uma mesma
funo ou actividade,dentro de uma mesma
rea de actuao.
As S#ries % resu!tam da uno&a'ru(amento
dos (rocessos que so id)nticos entre si*
- Quando possuem uma tramitao semelhante;
- Contm os mesmos tipos de documentos;
- Servem uma mesma atividade e situam-se na
mesma rea temtica.
Ex: Uma instituio de ensino superior atribui
bolsas de estudo a estudantes
economicamente carenciados
Desenvolve aes semelhantes (atribuir bolsas)
Cada bolsa constitui um processo
O conjunto dos processos de bolsa atribudos constitui
uma srie
Su+s#rie % corresponde a uma parte da srie que se
individualiza por razes de funcionalidade.
Pode corresponder apenas a uma das etapas da
tramitao de um processo, a uma tipologia documental
ou ainda a uma documentao com exigncias de
acondicionamento prprias.
Ex: Processos de bolsa atribudos e transmitidos
,undo Conjunto orgnico de documentos,
independentemente da sua data, forma e
suporte material, produzidos ou recebidos por
uma pessoa jurdica, singular ou coletiva, ou
por um organismo pblico ou privado, no por um organismo pblico ou privado, no
exerccio da sua atividade conservados a ttulo
de prova ou informao*
a mais ampla unidade arquivstica.
Fundo
Seco
Srie
Sub-srie
Coleco Processo
Arquivo Arquivo -- Transfer"ncia de arquivos Transfer"ncia de arquivos
Fase de Transferncia
- Modelo de Organizao do Arquivo
- Contentorizao dos Documentos
- nventariao - nventariao
- Destruio de Documentos
-Transporte e Alojamento
Ex: Transferncia de arquivo de sucursais para
empresas me
Arquivo Arquivo -- Incorporao de arquivos Incorporao de arquivos
Fase de ncorporao
Ex: arquivos de servios extintos e documentao
proveniente de funes extintas em organismos e
servios da administrao central desconcentrada da
respectiva rea respectiva rea
Arquivo Arquivo -- #istemas de Classificao #istemas de Classificao
-s (rinci(ais Sistemas ou Ti(os de c!assi.icao uti!i/ados em
arquivos so0
Classificao Alfabtica
Classificao Numrica
Classificao Alfanumrica
Classificao Cronolgica
Classificao Geogrfica
Classificao deolgica
9lassificao por ordem alfabtica
O material organi#ado com base no nome da pessoa ou
empresa, cujo documento registado e depois ordenado
em sequ4ncia alfabtica. em sequ4ncia alfabtica.
Ex0 lista telef*nica.
9lassificao por ordem alfabtica
Vanta'ens
Familiaridade com o critrio de ordenao (a ordem alfabtica
uma das mais tradicionais;
Simplicidade no plano de classificao (no so previstas classes
nem subclasses e o nico elemento necessrio para classificar o nem subclasses e o nico elemento necessrio para classificar o
material o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa;
Elasticidade ( sempre possvel inserir novos nomes no lugar
exacto);
Possibilidade de encontrar facilmente uma posio;
Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens
simples).
C!assi.icao (or ordem a!.a+#tica
Desvanta'ens
Os critrios de ordenao do material no so inequvocos ( fcil
surgirem dvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que
classificam efectuam sucessivamente a procura no sigam os
mesmos critrios);
Se o material for muito a classificao tem de ser feita por pessoas
prticas neste tipo de trabalho;
Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de
homonmia (repetio dos mesmos nomes).
C!assi.icao (or ordem a!.a+#tica
Resumindo0 a classificao por nome em ordem alfabtica
aconselhvel como nico sistema para a ordenao do material
quando:
Este no muito;
As probabilidades de cometer erros de sistematizao so limitadas.
Re'ras (ara c!assi.icao (or ordem a!.a+#tica
Para que a c!assi.icao (or nome em ordem a!.a+#tica
seja eficiente tem que se seguir certas regras:
1 Os nomes individuais devem ser colocados em
ordem inversa, ou seja, primeiro o ltimo nome, depois os ordem inversa, ou seja, primeiro o ltimo nome, depois os
restantes na ordem em que se apresentam. Quando
houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.
E20 Barbosa, Anbal
Correia, Antnio
Correia, Joo Carlos
Correia, Paulo
3 As partculas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du,
La, O', Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial
maiscula, so consideradas como parte integrante do
nome.
E20 Oliveira, Carlos Santos de E20 Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
4 Os nomes compostos de um substantivo e um
adjectivo, ligados ou no por hfen, no so separados.
E20 Castelo Branco, Srgio
Vilas Boas, Heitor
5 Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a
regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a
ordem normal.
E2: Santa Rita, Lus
Santo Antnio, Joaquim Santo Antnio, Joaquim
6 Os nomes que exprimem grau de parentesco,
abreviados ou no, no so considerados na ordenao
alfabtica.
E2: Freitas Jnior, Ary
Ribeiro Neto, Henriques
Os graus de parentesco s sero considerados na
alfabetizao quando servirem de elemento de distino.
E2: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge
7 Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e
artigos so colocados entre parnteses depois do nome
e no so considerados na alfabetizao.
E2: Arajo, Paulo (General)
Estado de So Paulo (O)
8- Os nomes espanhis so registados pelo penltimo
nome que corresponde ao da famlia do pai.
E2: Cervantes Y Savedra, Miguel (de) : Cervantes Y Savedra, Miguel (de)
Hernandes Xavier, Jos
9- Os nomes orientais, japoneses, chineses e rabes so
registados na ordem em que se apresentam.
E2: Al Bem Abib
: Os nomes ligados por apstrofo devem ser ligados
como uma s palavra.
E2: Sant'Ana, Armindo
L-se e arquiva-se Santana L-se e arquiva-se Santana
1; Os nomes das empresas devem ser registados
conforme se apresentam
E20 lvaro Costa & C
Barbosa Sousa, Ld.
11 As expresses usadas no comrcio , como
Sociedade, Companhia, Empresa, devem ser
consideradas na alfabetizao.
E20 Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril, Ld Editora Abril, Ld
13 Os nomes das empresas que usam siglas com ou
sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se
o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.
E2: ANJE
CDU
14 Quando uma empresa ou instituio for conhecida,
alm do seu nome por extenso, tambm por uma sigla, o
arquivista dever adoptar pela forma de entrada que
melhor entende.
E20 C.G.D. ou Caixa Geral de Depsitos E20 C.G.D. ou Caixa Geral de Depsitos
15 A correspondncia recebida de seco diviso ou
departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo
nome da empresa e no pelo departamento.
E20 ANJE Diviso de Pessoal
16 As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas
pelo nome da empresa seguindo das regies em que se
encontram.
E2: ANA Faro
ANA Lisboa ANA Lisboa
17 Os nomes das instituies e rgos governamentais
so considerados como se apresentam.
E2: Banco de Portugal
Universidade do Algarve
17 Os nomes dos rgos governamentais de pases
estrangeiros devem ser precedidos do nome do pas.
E20 Estados Unidos The Liberty Congress
nglaterra Red Cross
19 Os numerais que fazem parte do nome, quer no
incio, quer no fim, devem ser considerados como se
estivessem escritos por extenso.
E20 Ferragem dois irmos
nseticida mata Sete
@uando falamos em arquivo alfabtico, muitas pessoas
descon,ecem o facto de que ,- dois critrios para a descon,ecem o facto de que ,- dois critrios para a
ordenao alfabtica &letra por letra ou palavra por palavra',
e que ambos esto corretos.
Re'ras (ara c!assi.icao (or ordem num#rica
"a classificao por nome em ordem numrica o
principal elemento a considerar para a classificao
um n;mero e a sua ordenao feita por ordem
sequencial crescente ou decrescente.
"esta modalidade, a consulta indireta, pois ,- a
necessidade de se recorrer a um ndice auEiliar
alfabtico que remeter- ao n;mero sob o qual a
informao foi arquivada.
Vanta'ens
/ermite a classificao de um modo indefinido!
Ao contr-rio da alfabtica, possibilita a deteo Ao contr-rio da alfabtica, possibilita a deteo
imediata da falta de um processo!
/ermite um menor nN de arquivamentos errados,
pois torna(se mais f-cil ler n;meros do que letras!
As opera.es de arquivo so mais r-pidas.
Desvanta'ens
2orna(se quase impossvel detectar um documento 2orna(se quase impossvel detectar um documento
quando por lapso se lanar um n;mero errado de
processo.
Re'ras (ara c!assi.icao (or ordem 'eo'r".ica
Na classificao por nome em ordem geogrfica o material organizado
em funo do local ou provenincia da informao.
E20 Vrios pases nome do pas, nome da capital e nome dos
correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras
cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente no cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente no
arquivo aps a capital.
A3GE"2I"A
Ouenos Aires
%aia 9arraro, Alcides
9orrientes
5el $ale, <us
Re'ras (ara c!assi.icao (or ordem 'eo'r".ica
BRASL
Braslia
Ministrio da Educao
Campinas Campinas
Delgado, Carlos
Este mtodo de arquivo muito utilizado no caso das empresas que
mantm correspondncia com vrias filiais ou agncias em vrias
zonas e ainda para empresas de transporte de cargas e
mercadorias.
Re'ras (ara c!assi.icao (or assuntos <Ideo!='ico>
Este um dos mtodos mais perfeitos de arquivo, porm
requer um planeamento prvio alm de requisitos como:
Amplo conhecimento da empresa, bem como dos
documentos que representam as atividade da mesma;
Anlise minuciosa e interpretao da documentao.
Re'ras (ara c!assi.icao (or ordem crono!='ica
O material ordenado, com base na data de emisso,
fabricao, aquisio, prazo, receo, etc. de baixo para
cima.
Vantagens
Uma das mais rpidas e menos dispendiosas;
No so previstas intercalaes, mas apenas
sobreposies ou acrescentos de material novo.
Para encontrar o material classificado por esta ordem
preciso saber a data em que foi colocado ou ento
percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema
deve ser adoptado quando:
O material a classificar limitado; O material a classificar limitado;
Quando possvel conhecer aproximadamente a data
da classificao;
A classificao por ordem cronolgica revela-se til
quando se tem que classificar documentos de carcter
financeiro.
E20 determinada fatura tem de ser paga a 60 dias, este
sistema permitir inserir a cpia na data de pagamento da
fatura e assim controla-se se o pagamento foi efetuado ou
no.
E20 E20
a) os meses do ano
b) Quinzenais
c) Sries de 10 dias
d) semanas
Dentro de cada seco o material ordenado:
alfabeticamente ou numericamente.
Arquivo Arquivo -- Operaes com arquivos Operaes com arquivos
Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers e
armrios correspondentes, necessrio cumprir algumas
etapas.
1* Ins(eo: consiste na verificao de cada documento
no que diz respeito ao seu destino, pois este pode ser
para:
- arquivar;
- solicitar informao;
- verificar a existncia de antecedentes ( ser anexado a
outro). outro).
3* ?eitura: todos os documentos devem ser lidos
cuidadosamente, para que se analise o seu contedo e
se perceba onde vai ser arquivado. (Se j existe pasta ou
se necessrio criar uma).
4* Se!eo: selecionar o material que vai ser arquivado
daquele que j no tem qualquer utilidade para a
empresa ou instituio (cpias, comunicados sem
importncia).
5* @arcar a Aora e a data de entrada de um documento,
para que no haja dvidas acerca da chegada desse para que no haja dvidas acerca da chegada desse
documento.
6*C!assi.icar: determinar como ser arquivado o
documento, de acordo com o mtodo e a classificao
adotados pela organizao.
7* -rdenao: a organizao dos documentos dentro
das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha da
forma de ordenao depende da natureza dos
documentos.
Resumindo0
Temos de ter em conta as se'uintes .ases0 reco!AaB
se(araoB receoB re'istoB an"!iseB tratamentoB
re'isto&descrioB des(acAoB e2(edio e arquivo*
Exemplo prtico:
Gabinete de Contabilidade Correspondncia recebida na 2 feira
05/Maio/2013: Carta de um potencial cliente a questionar sobre preos
para servios de contabilidade, Fatura da EDP e Extrato bancrio
referente ao ms de Abril.
Recolha (chegada dos documentos empresa)
Separao (separar os diversos documentos)
Receo (entrega dos documentos ao responsvel) Receo (entrega dos documentos ao responsvel)
Registo (registar os documentos na correspondncia recebida)
Anlise/Tratamento (potencial cliente estudar a empresa em si; fatura
verificar os consumos; extrato bancrio fazer a reconciliao
bancria)
Registo/descrio Elaborar carta de resposta ao potencial cliente
Despacho - Enviar carta de resposta
Arquivo - Arquivar cpia da carta, fatura e extrato bancrio
Arquivo Arquivo -- Actuali$ao do Arquivo Actuali$ao do Arquivo
A Actualizao do arquivo deve ser estipulada pelo responsvel do
mesmo de forma a que esteja o mais actualizado possvel.
Deve criar-se uma rotina de arquivo que deve ser cumprido, de forma
a evitar a procura e consulta de dados inexistentes.
Deve criar-se um local prprio para colocar todos os documentos que
esto para arquivar. esto para arquivar.
Por exemplo:
Departamento Recursos Humanos: todas as 6feiras se arquivam os
documentos respeitantes aos trabalhadores, nomeadamente
contratos, justificaes de falta, etc, de forma a que os processos dos
colaboradores estejam actualizados.
Arquivo Arquivo -- %quipamentos de Arquivo %quipamentos de Arquivo
Os documentos de um arquivo no se colocam
directamente em cima da estante ou nos arquivadores,
metendo-se primeiro em unidades de conservao, para
que os documentos fiquem protegidos do p e luz.
O mtodo que se escolher depender de factores como:
o tipo de negcio a que a empresa se dedica;
o tipo e o tamanho dos papis que a secretria arquiva
(correspondncia, documentos legais, projectos, grficos
ou desenhos);
quantidade de material a arquivar ou a frequncia com
que se precise do mesmo.
Entre os arquivadores e unidades de conservao convm
destacar:
Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar a
correspondncia, listas, esquemas ou tabelas estatsticas.
Quando no convm furar os documentos, podem utilizar os modelos
mais largos que permitem coloc-los em bolsas de plstico com os
lados perfurados.
Caixas - devem-se evitar as metlicas ou as de plstico
porque no permitem a transpirao dos documentos.
So os mais adequados para guardar pequenos
fascculos, documentos informativos, revistas, catlogos, fascculos, documentos informativos, revistas, catlogos,
etc.
Convm estarem sempre cheias para que, ao serem
colocadas na estante, os documentos no fiquem
dobrados.
So excelentes para proteger os documentos do p, luz ou
do manuseamento.
A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta
no ser muito cmoda.
Pastas de mola e com badanas so apropriadas para
preparar o material que o chefe deve levar consigo para
uma reunio ou viagem. Utilizam-se para arquivar
documentos informativos que no sejam muito volumosos. documentos informativos que no sejam muito volumosos.
Pastas de pendurar costumam-se arquivar em armrios
ou gavetas com calhas ou em carrinhos especiais para os
mesmos. Utilizam-se para documentos que no sejam
muito volumosos e permitem a ordenao alfabtica ou por muito volumosos e permitem a ordenao alfabtica ou por
assuntos.
Deve-se anotar o assunto do seu
contedo nas janelas de plstico
que apresentam na parte lateral superior.
Tubos so adequados para
documentos de tamanho considervel.
Utilizam-se para arquivar mapas e projectos.
Envelopes e bolsas - utilizam-se em menor medida, mas
so de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podem ser
de papel normal ou plstico.
Ficheiros h muitos tipos de ficheiros. H os para pr em
cima da mesa com gavetas, outros constituem um mvel
transportvel munidos de rodas. Usam-se para arquivar a
documentao que preciso ter mo, como as moradas documentao que preciso ter mo, como as moradas
de fornecedores, clientes, etc.
Arquivo Arquivo -- &ra$os Conservao Documentos &ra$os Conservao Documentos
Os prazos de conservao dos documentos varia
consoante os sectores de atividade e se so empresas
pblicas ou no.
Existem legislaes especficas para os diversos
ministrios:
Ex: Direo Geral Arquivos Min. da Cultura
Ministrio das Finanas, Autarquias,
Ministrio da Educao, etc.
Arquivo Arquivo -- &ra$os Conservao Documentos &ra$os Conservao Documentos
Quando falamos de empresas a legislao obriga todos a
arquivar a correspondncia e telegramas recebidos,
documentos que provem pagamentos e os livros da sua
escriturao mercantil, devendo conserv-los por um
perodo de dez anos.
O pra$o de ar%uivo e conservao de livros, registos e documentos de
suporte, est previsto no Decreto&'ei n( )*+,+**- de +*&*.&+**-, no seu
artigo /+#
Arquivo Arquivo - - &lano de Arquivo &lano de Arquivo
Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se
adaptar s variadas condies em que opera a empresa.
Logo qualquer colaborador deve estudar um plano Logo qualquer colaborador deve estudar um plano
prprio de arquivo comeando por apreciar os seguintes
elementos:
- os tipos de material a arquivar;
- a finalidade com que efectuado o arquivo;
- a quantidade de material a arquivar;
- as aparelhagens disponveis;
- onde se efectua o arquivo;
- quando deve ser efectuado e de quanto tempo se
dispe para cada operao;
- as futuras ampliaes previstas para o trabalho de
arquivo;
Caractersticas do Plano de Arquivo
1 facilitar tanto quanto possvel os trabalhos que se
seguem classificao;
2 - permitir realizar o trabalho de arquivo com a mxima 2 - permitir realizar o trabalho de arquivo com a mxima
simplicidade e rapidez;
3 determinar os critrios das categorias e a ordem de
classificao dentro de cada categoria;
Caractersticas do Plano de Arquivo
4 indicar quais so as categorias em que deve ser
dividido o material;
5 Ter em conta as exigncias futuras e um grau 5 Ter em conta as exigncias futuras e um grau
adequado de flexibilidade.
Arquivo Arquivo - - 'ovas Tecnologias 'ovas Tecnologias
Arquivos de microfilmes utilizado nas
empresas com um considervel volume de
documentos ou informao para arquivar.
Como guardar os documentos em papel caro e exige Como guardar os documentos em papel caro e exige
grandes espaos, recorreu-se como alternativa
microfilmagem, tcnica que consiste em fotografar o
documento original com uma mquina que contm um filme
de formato reduzido. Uma vez revelado o negativo, aparece
uma cpia de tamanho reduzido. As imagens reduzidas so
armazenadas em rolos de filmes ou em transparncias.
Portugal possui legislao especfica, que autoriza as
actividades de microfilmagem no pas, estabelecendo
que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos
documentos originais, podendo estes serem eliminados documentos originais, podendo estes serem eliminados
aps a microfilmagem.
O microfilme cpia destina-se ao manuseio dirio.
Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a
integridade e preservao das informaes, podendo ser
mantido em arquivos de segurana.
A microfilmagem um processo
frequentemente usado em organismos oficiais,
grandes empresas comerciais ou industriais, bancos,
seguros, (...).
Vantagens:
RAPIDEC DE ACESS- D IN,-R@AEF-
evidente que localizar um documento em microfilme,
incomparavelmente mais rpido, do que em arquivos convencionais ou
quilomtricos corredores com caixas de documentos. possvel
selecionar um documento entre milhes em apenas alguns segundos
(em alguns casos fraes de segundos), sem ser necessrio sair da (em alguns casos fraes de segundos), sem ser necessrio sair da
cadeira.
REDUEF- DE ESPAE-
A tpica reduo de espao proporcionada pelo microfilme, de 98%
ou mesmo superior. Toda a documentao de um normal arquivo de
ao com 4 gavetas, poder estar contida em to somente 2 rolos de
microfilme, que cabem numa nica mo.
Vantagens:
* ,GCI? @ANUSEI- DA IN,-R@AEF-
Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas ou
grandes quantidades de documentos, a imensa variedade de formatos,
tamanhos e formas desses papis. O microfilme um agente
uniformizador. Esta uma das suas mais expressivas vantagens. No
importa o tamanho ou padro original, em microfilme ele estar dentro
de um nico formato. Dessa forma, o de um nico formato. Dessa forma, o
manuseamento da informao ser muito mais prtico.
HAII- CUST-
Os custos totais de implementao do microfilme, variam de aplicao
para aplicao e at mesmo de empresa para empresa. Falando
genericamente, o custo em alguns casos muito inferior ao simples
custo de armazenamento do papel convencional. Um indicador seguro
de que um processo de arquivo microgrfico econmico, o facto de
os bancos serem os principais utilizadores.
Vantagens:
SEJURANEA
No existe nenhuma outra forma mais prtica, econmica e segura,
contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. So
inmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os
seus documentos de desastres, graas ao microfilme.
* INTEJRIDADE D- ARQUIV-
Com a utilizao do microfilme fica assegurado o arquivo correto de
qualquer documento e a funo de rearquivar um microfilme,
simplesmente rebobinar uma bobina. No existem caixas, caixotes,
pacotes e funcionrios exaustos. No microfilme, os documentos esto
sempre na ordem correta.
Vantagens:
* HAII-S CUST-S DE @ANUTENEF-
Considerando o grande aproveitamento de espao proporcionado pelo
microfilme, resultando de uma grande concentrao de informaes, o
baixo custo de manuteno uma consequncia quase imediata.
,GCI? E RGPIDA REPR-DUEF- ,GCI? E RGPIDA REPR-DUEF-
Todo um arquivo de microfilme pode ser fcil, rpida e
economicamente duplicado.
,GCI? DISSE@INAEF- DA IN,-R@AEF-
nmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme
pelo baixo custo e facilidade na disseminao da informao.
Vantagens:
AU@ENT- DE CAPACIDADE DE @E@KRIA
Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memria no tem
limites. nformaes que hoje no so localizadas, estaro sua
disposio em microfilme, em tempos curtssimos.
,ACI?IDADE DE ACESS- A D-CU@ENTAEF- LRARAL -U
LMNICAL LMNICAL
Documentos histricos, em arquivos de outros pases, esto hoje em
Portugal graas ao microfilme.
@E?N-RES C-NDIEOES DE TRAHA?N-
Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condies de
trabalhos a quem tem que manusear documentao em todas as reas.
Consequentemente a empresa ganhar em produtividade e eficcia.
Vantagens:
* DURAHI?IDADE
O microfilme, um produto dos mais durveis, a durabilidade do
microfilme praticamente ilimitada.
.@INI@ICAEF- N-S CUST-S DE TRANSP-RTE
Os custos com fretes e portes pelo correio so minimizados com a
implementao de programas de microfilmagem. implementao de programas de microfilmagem.
PRESERVAEF- DA NATURECA
A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que
necessitaria consumir.
INTER?IJAEF- C-@ -UTR- SISTE@A
O microfilme um dos mais versteis sistemas de tratamento de
informao.
Vantagens:
* IN,-R@AEF- PARA T-D-S
Livros e publicaes de alto custo, antes disponveis
apenas para uma faixa de alto poder arquivstico, esto
hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas
escolas e universidades implantaram programas
especficos de microfilmagem.
Desvantagens:
- necessidade de se contar com um microleitor (para
ampliar);
- a no aceitao de microfilmes de documentos como
prova em procedimentos legais nos quais se exige os
originais;
- sensibilidade do microfilme o que torna imprescindvel a
obteno de microfilmes de segurana.
A Portaria 119&:;B de 16 de ,evereiro,
estabelece as condies a que deve obedecer a estabelece as condies a que deve obedecer a
microfilmagem de documentos, que tenham
importncia fiscal.
Arquivo Computadorizado armazenar a
informao na memria central do computador, ou
arquivar cpias de segurana por meio de CD. arquivar cpias de segurana por meio de CD.
O disco ptico um disco que armazena e conserva a
documentao depois de previamente ter feito uma
reproduo direta e total atravs de um raio laser, que se
usa tambm para a leitura. Tem uma grande capacidade usa tambm para a leitura. Tem uma grande capacidade
de armazenamento.
- Cd's
- DVDs
Vanta'ens
- Permitem armazenar grandes quantidades de
informao numa pequena poro de espao (esta
vantagem ainda mais reforada no caso dos DVDs)
- A informao gravada tem uma durabilidade superior
os suportes magnticos, visto que no destruda por
interferncias eletromagnticas
- Podem ser facilmente transportados para outros
computadores
Desvanta'ens
-O problema da velocidade de leitura dos dados
- O problema de apagar e regravar a informao
Ti(os Cds & DVDs Carasteristicas
CD-ROM
DVD-ROM
Apenas Leitura
CD-R
DVD-R
Permite apenas uma gravao,
passando a leitura
CD-RW
DVD-RW
Regravveis
Arquivo Arquivo - - 'ovas tecnologias 'ovas tecnologias
O que a micro ( inform-ticaP
9on,ecido como o microcomputador, ou /9 &/ersonal
9omputer'.
%-quinas pequenas, capa#es de desenvolver os mais
sofisticados trabal,os, e que se aperfeioam cada ve#
mais. mais.
@ual a utilidade da microinform-tica na gesto
da documentaoP
3eduo do espao!
6acilidade no acesso aos documentos!
%aior segurana.
Arquivo Arquivo - - 'ovas tecnologias 'ovas tecnologias
Grata pela Vossa ateno! Grata pela Vossa ateno! Grata pela Vossa ateno! Grata pela Vossa ateno!
+ra( !ida ,ei-eira .outo

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