Tema 5 : Valoracin de Documentos Los pases que abordan la valoracin, son pases donde la gestin documental consta de poca

documentacin histrica y mucha administrativa, en el siglo pasado USA y Canad. En Europa se almacena trabajando sobre la valoracin y recuperacin de documentos, como por ejemplo el Reino Unido. Las circunstancias que han hecho que mucha documentacin se haya destruido : Crecimiento de la documentacin ( antes pocos, ahora una cifra excesiva ) existiendo una mayor difusin y administracin, pero aun y as no se puede conservar todo y tampoco se debe ya que la mayora tienen un valor efmero dentro de la Administracin. Si conservamos todos se crearan problemas de acceso a la documentacin por los investigadores ( cantidades bestiales de documentos para estudiar ) Existen pocos recursos para albergar tantos documentos ( tanto fsicos como humanos ) Tampoco todos son necesarios para la investigacin y la documentacin. Por eso slo se deben conservar los documentos con inters, valor, ... y destruir el resto. Otra de las razones por las que no se hace valoracin, aparte de porque es una operacin nueva, es porque realmente da mucho miedo, si se destruye ya no quedaran ms. Tampoco se tiene la certeza de estar actuando correctamente, es una tarea muy comprometida. Definicin : Fase de tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales. Fijando plazos de transferencia en la conservacin parcial o total de los documentos. Definicin de Carol Couture : Acto de determinar los valores que tienen los documentos primarios y secundarios. Y de definir los periodos de tiempo durante los cuales esos valores se aplican a los citados documentos en un contexto que tenga en cuenta la relacin esencial existente entre el organismo y los documentos que ha generado en el marco de sus actividades. Definicin de la Archivstica Contempornea : Valorar consiste en juzgar y decidir, remitindonos a conceptos como valor, plazos de conservacin, persona creadora, ... La valoracin no slo es importante, sino que es la clave porque de las consecuencias de la valoracin dependen otras actividades archivsticas. Normativas : 2 mbitos normativos: Estatal : Ley 16/1985 de 25 de Septiembre del Patrimonio Histrico Espaol por la que se crea la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Real Decreto 139/2000 de 4 de Febrero por el que se regula la composicin, funcionamiento y competencias de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Real Decreto 1164/2002 de 8 de Noviembre por el que se regula la conservacin del patrimonio documental con valor histrico. El control de la eliminacin de otros documentos de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos. Y la conservacin de documentos administrativos en soporte distinto al original. Tambin se cambia la composicin de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos y se establece el procedimiento para los accesos a la eliminacin de documentos. Composicin de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos:

 Presidente : Secretario de Estado de Cultura, MECD Vicepresidente : Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas, MECD Vocales Natos : Subdirector General de Archivos Estatales, MECD; Director del Archivo General de la Administracin; Representantes del Ministerio de Administraciones Pblicas y Representantes del Inters del Patrimonio Histrico, MECD. Vocales Designados ( cargo por 2 aos ) : 1 abogado del Estado; 1 vocal del Sistema Administrativo del Ministerio de Defensa; 1 vocal del Ministerio de Hacienda; 1 vocal del Ministerio de Ciencia y Tecnologa; 3 vocales del Ministerio de Interior ( dedicados a Polica, Guardia Civil e Instituciones Penitenciarias ); hasta 5 vocales que puede designar la Ministra del MECD entre personas de reconocido prestigio en esta materia y 1 representante ( que variara segn la documentacin a evaluar ) de la Comisin Calificadora de la Documentacin que se va a valorar. Procedimiento a seguir : En cada organismo una Comisin Calificadora de Documentos Administrativos estudia las series documentales y deciden si se eliminan o se conservan Si se deciden eliminar, mediante un acuerdo de la comisin, se enva un expediente a la Comisin Superior Calificadora de D. A. que constar del acuerdo de la comisin + un informe donde se justifique la necesidad de eliminacin + una memoria donde se estudie la documentacin que se pretende eliminar. La Comisin S. C. D. A. decide si se eliminan o no, pudindose tomar 1 ao para dictaminar, si se autoriza o no. Si se desestima la propuesta no se puede volver a presentar la peticin hasta pasados 2 aos, salvo que cambien los criterios archivsticos utilizados. Real Decreto 1164/2002 de 8 de Noviembre : Mediante este decreto el posible dictamen de la C. S. C. D. A. de autorizar se comunica al organismo que custodia la documentacin y se publica en el BOE. Esta resolucin debe contener una descripcin somera de la documentacin + una indicacin expresa de que la eficacia de esa autorizacin quedar demorada hasta 3 meses despus de su publicacin en el BOE, para una posible reclamacin + que no haya sido presentado ningn recurso + ms recursos que cabe imponer ante que instancias + debe ser una determinacin de las medidas para la destruccin de los documentos administrativos. Autonmica : Obliga a la Conserjera de Cultura a elaborar Calendarios de Conservacin para los documentos de la Administracin Autonmica, sealando los valores de los documentos y los periodos de tiempo en cada archivo y su conservacin o destruccin. Otras entidades elaboraran su calendario de conservacin y pedirn aprobacin al Consejero de Cultura previo informe de la Comisin Calificadora de Documentos de Castilla y Len. El Reglamento de Archivos de Castilla y Len se fija en que calendarios de conservacin son receptivos de las reglas de conservacin, y cada serie tiene que llevar: el nombre de la serie el organismo productor los plazos de transferencias los plazos de eliminacin total o parcial ( se deja una muestra ) Valores : Se determinan mediante decisiones consensuadas por una comisin para eliminar subjetividad. Su 2

miembros son : 1 asesor jurdico ( plazos legales ) 1 experto econmico 1 representante de la unidad administrativa productora ( tramitacin de los periodos ). 1 historiador ( valor histrico ) coordinados por 1 archivero ( conocimiento del ciclo vital de la documentacin ) Segn la descripcin de Schellenberg, existen : Valores Primarios : Fases de actividad y semiactividad ( son transitorios ) Y forman parte de la razn por la que se crean los documentos, por eso todos los documentos tienen valores primarios, que decrece con el paso del tiempo. Valores administrativos : mientras existe la autoridad por la que fue creado. Valor legal : documentos deben conservarse por ley. Ya sean necesarios en casos de litigios, ... para determinarnos 2 factores : en los estatutos donde se fija la obligacin de conservar los documentos por un tiempo pero en otros casos viene dado por prescripcin ( paso para sancionar pasado ) se adquieren derechos con el paso del tiempo. Valor financiero : Auditorias, asuntos fiscales, comprobar transacciones econmicas, ... Valores Secundarios : No todos los documentos tienen valor secundario. Se adquiere con el paso del tiempo. Valor testimonial : los documentos informan sobre las competencias y funciones de las instituciones, su estructura, normas de actuacin, procedimientos, decisiones, ... Este valor se puede encontrar en 2 dimensiones : 1. En el contenido de los documentos. 2. En las relaciones entre los documentos, la manera en que han sido creados, se emplean, ... Porque estas formas de actuar son las que se consideran en el valor secundario. Valor Testimonial Directo : Valoracin y planificacin de la 3

institucin ( estatutos, libros de actas, ... ) Valor Testimonial Indirecto : Como se ponen en marcha las decisiones ( informes, correspondencia de los dirigentes, ... ) Valor Informativo : valor que puede inducir a la investigacin o estudio de cualquier rea del conocimiento ( documentos con informacin de personas, cosas, lugares, objetos, fenmenos, acontecimientos, eventos, ... ) esta informacin interesa aunque no sea de la institucin. Seleccin de Documentos : 2 opciones 1. Valores primarios ( nicamente cuando dura la actividad y semiactividad ) 2. Valores secundarios : 3 opciones Conservacin : ( el problema es como conservarlos ) Porque aporten conocimiento sobre el origen, evolucin, ... de la institucin. Originales : Es ms sencillo, habitual con menos problemas slo hay que contar con los recursos necesarios tantos humanos, inmobiliarios, ... Destruccin de los originales conservados mediante fotografa ( reproduccin microgrfica documental o microfilm de sustitucin ) : Ocupa menos espacio pero necesita de ms recursos ( mquinas, rollos, ... ) siendo mucho ms caro. Adems suscitan dudas sobre el valor probatorio y originalidad de los documentos. Destruccin de los originales conservados en soportes pticos : Estos soportes tienen ms capacidad de almacenamiento, ms facilidad a la hora de la recuperacin, pero tambin son muy costosos y suscitan dudas sobre su valor probatorio y original. Documentos a conservar siempre : Documentos que permitan medir la eficacia o espacio de las actuaciones de esa institucin. Documentos que informen como funciona el organismo ( poder, autoridad, 4

pensamiento, ... ) Informacin significativa sobre personas, instituciones, minoras, acontecimientos, ... Documentos que contienen informacin sobre las personas e instituciones. Documentos que completen informacin de otras series. Documentos que suscriban las necesidades de anlisis cuantitativo o estadstico. Documentos que hayan superado la antigedad establecida por las leyes para ser del patrimonio histrico ( pblicos 40 aos, privados 100 aos ) Documentos que aporten informacin de personas que han tenido un papel importante dentro de la institucin. ... Eliminacin : Documentos sin valor secundario. La normativa establece la prohibicin de eliminar documentos mientras subsista el valor probatorio. Siempre se deben eliminar : Borradores. Documentos preparatorios, elaborados en el proceso de un informe, ... ( excepto los documentos preparatorios de leyes, decretos, ... ) Recortes de prensa y publicidad. Felicitaciones. Documentos con datos esenciales tambin incluidos en una publicacin o documentos recapitulativo. Conservacin Parcial : Reducir el volumen de los documentos sin destruirlos del todo. Se realiza cuando se tienen dudas, tambin llamado muestreo ( la eleccin mediante la aplicacin de unos determinados criterios de una proporcin de documentos que se conservaran como representacin del conjunto del que han sido extrados ), el principal problemas es como elegir la muestra, 4 posibilidades : Ejemplar : Una muestra de un documento para dar fe de la prctica administrativa. Cualitativo o Selectivo : Ms arbitrario o subjetivo slo se conservan los documentos ms importantes ( segn el criterio del archivero subjetividad ). Se recomienda cuando se trata de conjuntos poco voluminosos, ya que se tienen que examinar todos. Para eliminar la subjetividad previamente se deben establecer los criterios de calidad, cualitativos ( importancias personas, ... ), cuantitativos ( a parte de un limite numrico ), ... Mtodo Sistemtico : Se debe establecer una pauta para elegir una muestra alfabticos, numricos, cronolgicos ( la documentacin tiene que ser homognea, de carcter peridico, y que no haya cambiado radicalmente la institucin ), topogrficos ( = conservar los expedientes segn la procedencia, para realizar esto los documentos tienen que ser de zonas determinadas y caracterizadas perfectamente, deben ser suficientes cuantitativamente, la presencia de mapas o zonas colindantes pueden ser argumentos decisorios en una argumentacin final, y esta documentacin debe ser homognea ), ... Mtodo Aleatorio : Sistema que frente a los anteriores se realiza totalmente al azar. Es un mtodo basado en tcnicas de cuantificacin estadstica, el ms objetivo de todos. Se numeran expedientes, 5

con nmeros al azar y se conservan los extrados, el resto se destruyen. Es necesario que la Documentacin sea homognea, las series deben ser de larga duracin ( larga periodizacin ), la documentacin debe ser cuantificable matemticamente. No tiene problemas, pero no satisface a archiveros, ni investigadores, slo se realiza cuando no hay otra opcin. Metodologa de la Valoracin : Fotocopias de Procedimientos del Tema 5