CICLO 2013-3 Mdulo: II

Unidad: I Semana: 04

INGENIERA DE PROCESOS Y ERP

Ing. Bayron Chvez Bravo

Ing. Bayron Chvez Bravo

Los paradigmas son poderosos porque crean los cristales o las lentes a travs de los cuales vemos el mundo. El poder de un cambio de paradigma es el poder esencial de un cambio considerable, ya se trate de un proceso instantneo o lento y pausado. Stephen Covey

Ing. Bayron Chvez Bravo

Paradigma
Innovacin El difcil cambio del paradigma: https://www.youtube.com/watch?v=HtqiO6Iv53g

Los 5 monos: Como nos condicionan y nos imponen paradigmas: https://www.youtube.com/watch?v=Us_EjHr_Tos

Ing. Bayron Chvez Bravo

Mejorar un proceso
La modernizacin implica la reduccin de despilfarros y excesos, atencin a cada uno de los detalles que pueden conducirnos al mejoramiento del rendimiento y de la calidad. Existen 12 herramientas bsicas para la modernizacin que se aplican en el siguiente orden:

Ing. Bayron Chvez Bravo

Mejorar un proceso

Ing. Bayron Chvez Bravo

Mejorar un proceso

Ing. Bayron Chvez Bravo

1.- Eliminar la Burocracia

Causas:
Mecanismo de defensa para no ser culpado de algn error Falta de entrenamiento Desconfianza Incapacidad para delegar Necesidad de controlar en exceso

Ing. Bayron Chvez Bravo

1.- Eliminar la Burocracia

Como identificarla:
se realizan revisiones innecesarias? Inspecciona o aprueba el trabajo de otra persona? se requiere ms de una firma? se necesita mltiples copias?

Ing. Bayron Chvez Bravo

1.- Eliminar la Burocracia

Como Eliminarla:
Publicar Directiva : No se tolerara burocracia innecesaria Cada firma de aprobacin y cada actividad de revisin deben de estar justificadas financieramente. La reduccin del ciclo debe de ser un propsito clave para el negocio. Cualquier actividad que no agregue valor y/o retarde ser candidata de eliminacin.

Ing. Bayron Chvez Bravo

2.- Eliminacin de la duplicacin

Si se realiza la misma actividad en diferentes partes del proceso o si la llevan a cabo diferentes individuos dentro de este debemos de analizar si ambas actividades son necesarias.

Esto sucede por lo general por que los grupos de usuarios no saben que esta actividad ya se realiza o que el proceso no se ha diseado para compartir la informacin.

Ing. Bayron Chvez Bravo

3.- Evaluacin del valor agregado

Las actividades de valor agregado real ( VAR) son aquellas que vistas por el cliente son necesarias para proporcionar el output que el cliente est esperando. Hay otras que son necesarias para la empresa pero que no tienen relacin con el output del cliente (VAE) y otras que no agregan valor alguno (SVA) como por ejemplo el almacenamiento. La evaluacin del valor agregado (EVA) optimiza las actividades de valor (VAE) y minimiza o elimina las que no agregan valor (SVA).
Ing. Bayron Chvez Bravo

4.- Simplificacin
Reducir la complejidad cada vez que sea posible, esto nos conduce a menos etapas, a menos tareas, a menos interdependencias, etc. Esto quiere decir, hacer todo cada vez ms fcil de aprender y comprender

Ing. Bayron Chvez Bravo

4.- Simplificacin
Podemos formularnos las siguientes preguntas:
sera ms efectivo y eficiente un proceso diferente? pueden procesarse los formularios sin otros documentos? puede eliminarse esta actividad o etapa del proceso? puede combinarse esta actividad o etapa con otra del proceso? se efectan movimientos innecesarios?

Ing. Bayron Chvez Bravo

5.- reduccin del tiempo del ciclo del proceso (el tiempo es dinero)
Formas tpicas de reducir los tiempos:
Actividades en serie vs actividades en paralelo Cambiar la secuencia de las actividades Reducir las interrupciones Mejorar la regulacin del tiempo. Reduzca el movimiento de output Anlisis de locacin, cuando ms cerca este el proceso del cliente ser mejor Establecer prioridades

Ing. Bayron Chvez Bravo

6.- A prueba de Errores

Los siguientes son mtodos tpicos de prueba de errores:
Use papel de diferente color para actividades distintas Pregntese: si quisiera hacer mal este trabajo cmo lo hara? Emplee programas de computacin para verificar la correcta escritura de los documentos.

Ing. Bayron Chvez Bravo

7.- Eficiencia en el uso de los equipos

La oficina en si misma forma parte del equipo que ud. le entrega a su empleado. Oficinas encajonadas desestimulan la comunicacin por el contrario de las abiertas y aireadas que estimula el libre intercambio. Asegrese que no haya ruidos molestos que perturben al personal, no descuide la iluminacin y el color tambin son aspectos muy importantes.

Ing. Bayron Chvez Bravo

8.- Lenguaje Simple

Evaluar los documentos que se escriben para asegurarse que estos se escriben en el idioma de los usuarios. Algunos factores importantes a tener en cuenta son:
Determinar el nivel de lectura y comprensin de su audiencia Que los manuales de procedimientos que mayores del 4 hojas deben de tener un diagrama de flujo apara guiar al usuario. No abuse de las siglas y de las abreviaturas

Ing. Bayron Chvez Bravo

9. Estandarizacin
La estandarizacin de los procedimientos es importante para verificar que los trabajadores actuales y futuros utilicen las mejores formas para llevar a cabo una actividad.
Es uno de los primeros pasos para mejorar cualquier proceso. debe de existir procedimientos para realizar la mayor parte de las actividades. Los estndares tambin establecen lmites de responsabilidad y deben de comunicarse a los empleados. La estandarizacin requiere que los procedimientos indiquen como va efectuarse el proceso , que entrenamiento requiere el personal y en qu consiste un desempeo aceptable
Ing. Bayron Chvez Bravo

10.- Alianza con proveedores

A nivel de entrega de informacin entre los procesos existen cliente y proveedores de la misma, el fin de esta actividad es suministrarle al proveedor las especificaciones del input , debidamente documentadas , que definan las necesidades y las expectativas. El proveedor debe comprometerse a cumplir de forma oportuna. El cliente jams debe de pedir ms de lo que realmente necesitara.
Ing. Bayron Chvez Bravo

11.- Mejoramiento del Marco General

Si las primera 10 herramientas no han dado resultado, la tcnica del Marco General requiere que se salga del proceso que se sigue hoy y defina como seria el proceso perfecto si no existieran las restricciones de la organizacin actual y/o del proceso para buscar : nuevos conceptos, nueva visin, nuevas opciones y superar las barreras organizacionales

Ing. Bayron Chvez Bravo

12.- Automatizacin y/o mecanizacin

Debe de utilizarse cuando ya se han definido y puesto en prctica al herramientas mencionadas anteriormente. Inicie tomando en cuenta lo siguiente:
Operaciones repetitivas Operaciones estandarizadas Operaciones que reducen el tiempo de las actividades Facilitar la comunicacin entre los clientes y la empresa.

La automatizacin exitosa de basa en proyectos piloto con participantes involucrados.

Ing. Bayron Chvez Bravo