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O ambiente competitivo atual faz com que as organizaes busquem cada vez mais as melhorias contnuas em seus processos, produtos e servios. Vrias ferramentas so utilizadas nesse caminho, e dentre elas encontram-se ferramentas utilizadas para a Gesto da Qualidade nos processos e rotinas, geralmente apresentadas nas bibliografias referentes Organizao, Sistemas e Mtodos (OSM) ou Gesto para a Qualidade. Hoje estudaremos os Organogramas e Fluxogramas.
MAS ANTES...
Quando surgiu a necessidade de padronizao de processos ? E por que at hoje isso importante ?
ORGANOGRAMA
Representao visual da estrutura formal da organizao. Geralmente utilizado para expressar as hierarquias e rgos/setores da empresa.
Direo
Secretaria
Gerncia de MKT
Gerncia de Produo
Gerncia de Logstica
CONVENES
O estilo de organograma mais utilizado organizaes atuais o Clssico ou Vertical; pelas
O organograma deve deixar claros os nveis hierrquicos da empresa; rgos de igual hierarquia no podem estar ligados uns aos outros, mas sim linha da autoridade superior; No dividir o organograma de forma que ultrapasse uma lauda.
CONVENES
A subordinao de uma unidade organizacional outra representada por uma linha cheia; rgos de assessoria (ass. contbil; legislativa; etc.) so representados por linhas tracejadas; * rgos de consultoria e legislao so representados por linhas pontilhadas; * No se usa abreviao nos organogramas.
* Por conveno do analista, as linhas tracejadas e pontilhadas podem ser utilizadas unicamente, desde que explicitada a condio do rgo representado.
VANTAGENS / DESVANTAGENS
Vantagens Desvantagens
Apresenta rpida No indica todas as compreenso das possveis relaes hierarquias da organizao; organizacionais; Apresenta rgos de linha e assessorias; Esttico;
EXEMPLO 1:
EXEMPLO 2:
FLUXOGRAMA
Representao visual de um trabalho/atividade, de forma analtica, caracterizando operaes, responsveis e unidades organizacionais envolvidas no processo.
TIPOS DE FLUXOGRAMA
Os dois principais tipos de fluxograma so:
Descritivo ou Parcial: Detalhado, oferecendo uma visualizao de todas as aes de um processo, identificando executores, setores, atividades, etc.; Sinttico: Usado para representaes sintticas do processo, no necessitando de simbologia, pois visa apresentar um conhecimento superficial das rotinas e processos, geralmente novos ingressantes e visitantes.
Operao
Representa as aes que sero desenvolvidas.
Executor
Apresenta o cargo ou rea em que se realiza a ao.
Deciso
Indica o caminho a ser seguido
Conferncia
Confronto de informaes.
Por meio do fluxograma descritivo possvel compreender quais tarefas/atividades esto sendo desenvolvidas e em que setor. Por isso, necessita de padronizao tambm quanto aos smbolos utilizados.
Processo Pr Definido
FLUXOGRAMA SINTTICO
No necessitando de padronizao quanto aos formatos dos quadros indicativos, o modelo sinttico serve como um direcionador, necessitando de maiores explicaes quanto aos processos. Ex:
Recebe Transportadora
Fluxograma Vertical
Por meio de um formulrio padronizado, este modelo oferece rapidez no preenchimento do caminho das atividades
VANTAGENS E DESVANTAGENS
Vantagens
Descrevem rotina; Reduz a interpretaes; qualquer tipo de
Desvantagens
Os smbolos podem ser criados pelos analistas, dificultando a padronizao; Os usurios passam a usar apenas o fluxograma, deixando de contribuir criativamente;
quantidade
de
Permite comparaes na hora da No detalha exatamente todas as resoluo de problemas. possibilidades de ao.
NOTAS
Fazer um rascunho geral, passando a limpo o que julga-se importante; Ao elaborar um fluxograma buscar abordar a rotina como um todo; Cuidar com os excessos de detalhes; Solicitar a viso de outro analista funcionrios que utilizaro o fluxograma; e dos
Ao utilizar smbolos prprios, inserir legenda no fluxograma para evitar compreenses errneas.
Tudo esclarecido ?
Alguma pergunta ?
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Vamos trabalhar ?!
EXERCCIO 1
Em equipes, escolham a empresa de um dos participantes e elaborem o organograma dessa organizao, levando em considerao os cargos, hierarquias e assessorias.
EXERCCIO 2
Utilizando alguma rotina do setor/empresa em que trabalham, elaborem um fluxograma sinttico e um descritivo.
Obrigado !!!