THINKBig Mdulo 4: GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO

Gua del Curso

NDICE
INTRODUCCIN DIVIDE Y VENCERS PLAN DE TRABAJO UN EJEMPLO PLAN DE RECURSOS HUMANOS CUNTO ME CUESTA EL PROYECTO ESTIMACIN DE TIEMPOS ESTIMACIN DE COSTES ESTIMACIN DE COSTES FUENTES DE FINANCIACIN CUNDO SE REALIZAR CADA TAREA EL RAP DE LA PUESTA EN MARCHA RESUMEN MDULO DESPEDIDA DE MDULO

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 1. CMO INTRODUCCIN

Es la hora de ponernos manos a la obra! A lo largo de este mdulo vamos a ayudarte para que aterrices tu idea en el mundo real. Para conseguirlo tendrs que realizar estos cinco pasos: 1. 2. 3. 4. 5.

CMO? Cmo se llevar a la prctica tu idea. QUIN? Quin se encargar de cada tarea. CUNTO? Cunto costar implantarlo. CON QU? Con qu recursos contars. CUNDO? Cundo se realizar cada tarea.

Por ltimo, antes de finalizar, te daremos unos consejos para poner en marcha tu proyecto, as como para realizar su seguimiento y control. Vamos a ello!

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 1. CMO DIVIDE Y VENCERS

Por dnde empezamos a poner en prctica nuestra idea? Retoma del documento RADIOGRAFA DEL PROYECTO, porque va a ser nuestro punto de partida. Aunque nos pueda parecer una misin imposible el conseguir este objetivo, vamos a utilizar la estrategia que sigui el emperador Julio Csar:

DIVIDE Y VENCERS
Nuestro objetivo ser desglosar el proyecto en las actividades clave, y stas a su vez en tareas para elaborar el PLAN DE TRABAJO. Para elaborar el PLAN DE TRABAJO debers seguir los siguientes pasos:

RENETE CON TU EQUIPO

CONCRETA LAS TAREAS

DESGLOSA LAS FASES CLAVE

Por qu es importante desglosar las FASES clave? Nos permite a planificar el proyecto y a detallar los trabajos que tenemos que realizar. Nos ayuda a evitar dejarnos cosas en el tintero. Nos facilita la tarea de calcular costes y tiempos. Nos muestra una imagen global del proyecto que permite realizar su seguimiento.

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 1. CMO PLAN DE TRABAJO

Renete con tu equipo

Es posible que tu equipo de trabajo no est formado todava pero s que tengas pensado un grupo de personas que te ayudarn. Cuantas ms personas relacionadas con el proyecto atraigas a esta reunin, ms se enriquecer tu plan de trabajo. Adems, si pretendes que luego te ayuden en la puesta en marcha, el hecho de que participen en su elaboracin har que aumente su compromiso con el proyecto.

Desglosa las fases clave

Las fases clave son aquellas actividades que debemos ir resolviendo para que nuestro proyecto sea una realidad. Conviene que generemos 5 fases, que adems nos servirn de hitos de nuestro proyecto. As, podremos controlar en qu nivel de ejecucin del proyecto estamos.

Concreta las tareas

Para realizar el desglose de tareas utilizaremos una tcnica deductiva. Anotaremos en una pizarra cada una de las actividades clave y de ah deduciremos el conjunto de tareas que se deben realizar para conseguir la actividad.

Estas 5 fases clave podran ser las 5 FASES que debes subir en la web de THINK BIG. Y las tareas en las que se desglosan tambin te servirn para la web.

THINK BIG: MDULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO

Renete con tu equipo

A quin convocar? ! ! Colaboradores potenciales: Las personas que te ayudarn a poner en marcha tu proyecto. Expertos: Aquellos que conocen en profundidad el sector de la actividad que vas a desarrollar porque tienen un proyecto similar, trabajan en esa rea, tienen conocimientos sobre el tema, etc. Intermediarios: Aquellos colectivos que te ayudarn a prestar el servicio a los destinatarios finales. Destinatarios finales del proyecto: posibles usuarios del mismo.

! !

Cmo realizar la convocatoria? La convocatoria de la reunin debe incluir: o o o o o Fecha, hora, duracin y lugar. Tema y objeto (envales la radiografa del proyecto para que tengan ya una idea). Lista de participantes y breve presentacin de cada uno de ellos. Orden del da. Peticin de confirmacin de asistencia.

Desglosa las fases clave

Cmo desglosar las actividades en tareas? Te proponemos una dinmica de grupo para que la utilices en la reunin de trabajo para ayudarte a desglosar las actividades en tareas. Se trata de la tcnica Phillips 6.6: 1. Formula la cuestin a trabajar (en este caso, te recomendamos que cojas la primera actividad clave) y antala en la pizarra. 2. Organiza el grupo en subgrupos de seis personas. Si el grupo no es muy grande, puedes formar subgrupos de cuatro o tres personas.

3. Djales seis minutos para que desglosen esa actividad clave en tareas. Si la actividad es compleja, puedes dejarles ms tiempo. 4. Cada subgrupo elegir a una persona que ser la portavoz del subgrupo y expondr durante un minuto las tareas que han desglosado. Antalas en la pizarra y compltalas con las aportaciones del resto de subgrupos.

5. Una vez finalizadas las aportaciones, podis abrir un turno de preguntas para analizar las respuestas y completar o sintetizar la informacin recogida. A continuacin, puedes pasar con la siguiente actividad clave hasta finalizar con todas las etapas del proyecto.

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 1. CMO UN EJEMPLO

Nuestro proyecto consiste en clases de natacin para la tercera edad. 1) REUNIN CON EL EQUIPO: Vamos a juntarnos los compaeros del proyecto. Como experto llamaremos al monitor de la piscina y como representante de los beneficiarios, vendr mi abuela, que seguro que quiere apuntarse. 2) DESGLOSAMOS LAS FASES CLAVE: 1. Planificacin de las actividades de la piscina. 2. Bsqueda de mayores con ganas de nadar. 3. Determinacin de los recursos necesarios. 4. Puesta en marcha del proyecto. 3) CONCRETAMOS LAS TAREAS (para cada una de las fases): Por ejemplo, para la fase 3 Determinacin de los recursos necesarios, las tareas son: a. Bsqueda de la piscina. b. Listado de los materiales para las actividades. c. Concrecin del dinero necesario para la compra de materiales. d. Realizacin de tmbola para recaudar fondos. e. Compra de materiales. f. Etc. Es nuestro turno. Vamos a realizar el Plan de Trabajo de nuestro proyecto! Podemos aplicar estas ideas a nuestro proyecto en la FICHA que tenemos.

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 2. QUIN PLAN DE RECURSOS HUMANOS

Ya sabemos qu hay que hacer y ahora es el momento de contestar a la siguiente pregunta:

Quin se encargar de realizar cada tarea?

Para ello tendremos que realizar: !

Registro de Colaboradores: Enumera las personas con las que vas a contar
para el proyecto y, para cada una de ellas especifica: Nombre y apellidos. Talentos: Aquello que se nos da bien a cada uno, porque tenemos conocimientos, actitudes y habilidades para ello. Puesto: Determina el puesto que ocupar en la organizacin.

Asignacin de responsabilidades: Teniendo claro quines somos, vamos

ahora a determinar qu tareas hace cada uno. Para ello cogemos el Plan de Trabajo y vamos asignando quin hace cada tarea, teniendo en cuenta nuestros talentos, porque poder hacer algo que nos gusta y se nos da bien nos motivar.

Podemos aplicar estas ideas a nuestro proyecto en la FICHA que tenemos.

THINK BIG: MDULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO

Podemos ser ms concretos a la hora de determinar quin hace cada tarea, distinguiendo diferentes niveles de responsabilidad:

stos pueden ser: R (Realiza): Significa que esta persona es la responsable de la ejecucin de esta tarea. A (Aprueba): Significa que esta persona tiene que dar el visto bueno en la ejecucin de esta tarea, ya sea verificando su resultado, comprobando que se ha finalizado o dando permiso para su realizacin. C (Consulta): Significa que esta persona debe ser consultada para el desarrollo de esta tarea.

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 3. CUNTO CUNTO ME CUESTA EL PROYECTO

Por muy buenas intenciones que tengamos, nuestro proyecto va a costar esfuerzo, tiempo y dinero. As que tendremos que contestar a la pregunta de:

Cunto va a costar todo esto?

Sabemos que estimar es un trabajo difcil porque implica valorar: Tareas que se realizarn en el futuro. Y podemos cometer errores porque surjan imprevistos o porque no hayamos tenido en cuenta todos los factores que podan influir. Tareas que son desconocidas. Al carecer de experiencias previas podemos llegar a ser excesivamente optimistas o pesimistas en la estimacin.

Pero a pesar de ello, tenemos que hacer un clculo de costes. Para saber cunto costar realizar el proyecto tendremos que realizar una estimacin de: ! ! TIEMPOS: cunto tiempo nos va a llevar hacer cada tarea y el proyecto en su totalidad. COSTES: cuntos recursos vamos a necesitar.

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 3. CUNTO ESTIMACIN DE TIEMPOS

Para estimar los tiempos vamos a calcular el esfuerzo y la duracin.

Esfuerzo: Representa las horas que alguien dedica a completar un trabajo. Depende de
nuestra habilidad, la experiencia y otros rasgos como la capacidad de concentracin, etc. (1)

Duracin: Es el plazo transcurrido entre la fecha de inicio y la de fin de una tarea: un

da, una semana etc. (2)

Cmo aplicamos la estimacin de tiempos a nuestro proyecto? Recupera el Plan de Trabajo y completa ahora la columna del esfuerzo (nmero de horas de trabajo) y la duracin (plazo en el que se va a completar la tarea). (1) Por ejemplo: Para la tarea de bsqueda de la piscina podemos dedicarle un total de 5 horas porque en nuestra localidad hay cinco piscinas municipales. (2) La duracin de esta tarea ser de cinco das (una piscina por da).

Pide a cada compaero que estime cuntas horas le llevar hacer cada tarea que le ha sido asignada. l lo sabr mejor que nadie porque conoce sus fortalezas y sus debilidades, y tiene una idea bastante precisa de la cantidad de trabajo que es capaz de terminar

THINK BIG: MDULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO

Para estimar la DURACIN de cada tarea podemos utilizar el mtodo Delphi: Este mtodo de estimacin se basa en la opinin de un grupo pequeo de cinco o seis expertos (coger slo a los colaboradores) para llegar a un consenso de valores estimados. La tcnica Delphi es un enfoque de estimacin iterativa que pregunta a expertos y emplea el anonimato con la esperanza de eliminar los sesgos de los resultados. Consiste en: ! Identificar a un pequeo grupo de expertos conocedores de la materia del proyecto y se les hace preguntas al respecto. Se pide a los expertos que produzcan estimaciones de forma annima e independiente entre s. De este modo, no hay que preocuparse de posibles repercusiones negativas o de influencias cruzadas, ya que los individuos no colaboran entre s para elaborarlas.

Se halla la media de la primera ronda de estimaciones de cada persona del grupo. Por ejemplo si las estimaciones de horas de trabajo de la planificacin de un trimestre de actividades son 100, 80, 210, 170 y 120, la media aritmtica ser 136. Los individuos comparten los valores medios de la primera ronda.

Se les puede pedir que hagan una segunda ronda de estimaciones para volver a realizar la media y compartir los resultados con todo el grupo. Se utiliza la media de la ltima ronda como estimacin final.

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 3. CUNTO ESTIMACIN DE COSTES

Adems de las horas que se tarda en realizar las tareas de un proyecto, otra cosa que hay que estimar es la inversin necesaria, es decir, calcular los recursos necesarios (materiales, equipos, instalaciones, etc.) para determinar el coste del proyecto Para realizar la estimacin de costes tenemos que Identificar QU necesitaremos (recursos). (1) Establecer CUNTO necesitaremos (cantidades). (2) Concretar el COSTE de todo ello (precio). (3)

Con todo ello podremos confeccionar un presupuesto (1)

econmico.

Personales: si tenemos que contratar a algn profesional, como un diseador grfico. Instalaciones: quizs tengamos que pagar un alquiler, la luz. Equipos: por ejemplo, ordenadores. Materiales: folios, bolis, etc Otros recursos: bono bus, merendillas, etc.

(2) Para establecer las cantidades te aconsejamos que tengas en cuenta: El nmero de personas que se beneficiarn del proyecto, para as valorar el nmero de recursos que necesitars. El tiempo que durar el proyecto: considera como punto de partida 3 6 meses. (3) Cuando se vaya a poner en marcha el proyecto necesitaremos comparar los costes reales con los estimados y, para poder hacerlo, tenemos que tener un presupuesto. El presupuesto econmico es, por lo tanto, la traduccin en euros de la estimacin de los costes del proyecto. FICHA: Ver ficha de trabajo.

THINK BIG: MDULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO

Tipos de recursos:
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Personales: La mayora de los recursos humanos que colaborarn en el proyecto lo harn de forma voluntaria y altruista, es decir, que no cobrarn un salario por realizar el trabajo. Su remuneracin ser la satisfaccin de formar parte del proyecto y ver cmo ayudamos a los dems. Sin embargo, podemos llegar a necesitar en algn momento el contar con algn tipo de ayuda profesional que nos suponga algn coste econmico. Es en este apartado donde incluiremos sus honorarios. Instalaciones: Dependiendo de las actividades que realicemos, necesitaremos un alojamiento concreto. Este apartado suele ser el ms caro de todos por lo que, siempre que sea posible, intentaremos que el coste sea cero o el menor posible. Aqu tambin deberamos incluir una estimacin del consumo energtico que tendrn las instalaciones (agua, electricidad, calefaccin, etc.).

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Equipos: En funcin del tipo de proyecto que realicemos necesitaremos unos equipos u otros. En este apartado incluiremos el equipamiento que es duradero, es decir, que podr ser utilizado en ms de una ocasin. Materiales: Aqu incluiremos todas las materias primas o recursos que utilizaremos en el da a da del proyecto. Consistir en todo aquello que se consume rpidamente y no se puede volver a utilizar.

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Otros recursos: Suele suceder que hay recursos que no encajan en ninguno de los apartados anteriores. Ser aqu donde los incluiremos. Por ejemplo: Gastos de desplazamiento, de formacin, las tasas de creacin de la asociacin, etc.

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 3. CUNTO ESTIMACIN DE COSTES

Vamos a ver una parte del presupuesto de nuestro proyecto NEMO.

PRESUPUESTO ECONMICO RECURSOS MATERIALES Flotadores Gorros Baadores de monitores Churros Etc. TOTAL 610 UNIDADES 25 uds. 5 uds. 5 uds 50 uds PRECIO UNIDAD 10/ud 12/ud 30/ud 3/ud TOTAL 250 60 150 150

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 4. CON QU FUENTES DE FINANCIACIN

Ahora que tenemos el presupuesto es el momento de abrir la cartera, ver cunto tenemos y contestar a la siguiente pregunta

Quin pagar todo esto?

Esto es lo que se llama buscar fuentes de financiacin. Financiacin consiste en aportar dinero y recursos para la adquisicin de bienes o servicios, por lo que las fuentes de financiacin sern las personas de las que obtendremos estos recursos. Las principales fuentes de financiacin son:

RECURSOS PROPIOS

(1)

RECURSOS AJENOS

(2)

(1) RECURSOS PROPIOS: Son los recursos econmicos (dinero) as como materiales y equipos que los miembros del proyecto aportan. (2) Recursos aportados por personas ajenas al proyecto, por ejemplo: Ayudas de un patrocinador Subvenciones pblicas Donaciones privadas Actividades: loteras, eventos.

THINK BIG: MDULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO

RECURSOS AJENOS: Ayudas de un patrocinador: Las ayudas seran las aportaciones que diferentes organizaciones pueden realizar a tu proyecto. Por ejemplo, la Fundacin Telefnica te ha ayudado inicialmente con una cuanta de 400. Este tipo de recursos puede ser tu principal fuente de financiacin por lo que te aconsejamos que centren tus esfuerzos en buscar uno o varios patrocinadores de tu proyecto. Subvenciones pblicas: Los organismos pblicos como Ayuntamientos, Consejeras, Diputaciones, etc., convocan en ocasiones concursos para la obtencin de subvenciones. Por ejemplo, a nivel estatal se convocan ayudas para asociaciones calificadas de utilidad pblica.

Donaciones personales: Al igual que los colaboradores pueden realizar aportaciones voluntarias, tambin puede haber personas que se identifiquen con tu proyecto aunque no participen en l y quieran realizar alguna donacin. Realizacin de actividades: Aunque no cobremos a nuestros beneficiarios o usuarios finales del proyecto, s que podemos organizar actividades que nos reporten recursos econmicos para el proyecto. Por ejemplo: Organizar una fiesta, un mercadillo solidario, vender lotera, etc.

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 5. CUNDO CUNDO SE REALIZAR CADA TAREA

Estamos ya en el ltimo paso de la planificacin del proyecto. Es el momento de recoger todo lo trabajado hasta ahora en un:

Calendario del proyecto

Se trata de un cronograma en el que representaremos: ! ! Por filas: Las tareas a realizar. Por columnas: Los tiempo de ejecucin (esfuerzo y duracin).

Estos datos ya los tenemos en nuestro Plan de Trabajo, pero puede ser interesante tener por separado el calendario y mantenerlo a la vista siempre. 2 3 1 4

Cronograma del Proyecto

Tareas Esfuerzo 1 2 3 4 5

Duracin en semanas 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Bsqueda piscina Deter. de recursos FASE 2 Listado materiales Concrecin dinero Tmbola Tarea 2.1 Tarea 2.2 Tarea 2.3 Tarea 2.4

Vamos a confeccionar el calendario del proyecto! No olvides tener a mano el Plan de trabajo.

(1) Sita la primera tarea que ha de realizarse en la primera fila y ordena cronolgicamente el resto de tareas (situando la ltima tarea en la ltima fila). (2 Sita en esta columna, el esfuerzo de cada tarea (en cuanto al nmero de horas o das que conlleva su desarrollo). (3 Sita en el resto de columnas, una columna por cada da, semana o mes (en funcin del grado de especificidad que quieras en tu calendario). (4) Representa mediante una barra la duracin de cada tarea, abarcando las columnas (fechas de inicio y fin) en las que se desarrollar.

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO 6. PUESTA EN MARCHA

EL RAP DE LA PUESTA EN MARCHA

Ya est todo para poner en marcha el proyecto! Pero, qu es eso del RAP de la puesta en marcha? Se trata de los tres ltimos consejos antes de llevarlo a la prctica. Tu proyecto tiene que estar:

Revisado (1) Aprobado (2) Presentado (3)

1. A lo largo de toda la planificacin habrs generado un gran volumen de documentacin. Te aconsejamos que la reordenes toda y que la leas de nuevo para tener una visin global de todo lo que has hecho. 2. Tienes que conseguir que las personas que van a ayudarte a financiarlo den su visto bueno. Presntales la documentacin anterior y pdeles, si es posible por escrito, su aprobacin.

3.

Prepara una reunin de puesta en marcha en la que convoques a las mismas personas con las que te reuniste al principio de la planificacin. Recuerda, los colaboradores potenciales, expertos, intermediarios y destinatarios finales del proyecto. El orden del da de esta reunin puede ser el siguiente:

4. Presentaciones: Puede ser que la mayora ya se conozca de la primera reunin, pero tambin es posible que se hayan realizado nuevas incorporaciones. En todo caso, es importante volver a recordar quines somos en relacin con el proyecto. Propsito del proyecto: Volver a recordar el por qu se organiz todo esto y hasta dnde se ha conseguido llegar, ser una fuente de motivacin para todos. Plan del proyecto: En este momento ser importante mostrar las tareas, tiempos, recursos y personas de las distintas fases del proyecto.

MODULO 4 GESTIONANDO NUESTRO PROYECTO RESUMEN MDULO

QU ES GESTIONAR UN PROYECTO?
Es tener claro cmo te vas a organizar para representar tu proyecto. Es saber desglosar tu objetivo clave en tareas realizables. Es determinar lo que te costar llevar a cabo tu proyecto y conseguir la forma de financiarlo. Es fijar unos plazos de ejecucin de las tareas y hacer un seguimiento de los mismos. Es conocer y valorar el impacto social que tendr tu esfuerzo.