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LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS EMPRESAS PYMES Anlisis y diseo orientado a objetos universidad de crdoba 20013

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IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS PYMES

RESUMEN
En la actualidad los sistemas de informacin tienen un papel preponderante en las organizaciones ya que se convierte en la necesidad ms importante de una empresa, y ms aun cuando este es automatizado ya que permite que los procesos administrativos y de funcin de una empresa sean vertiginosos ahorrando tiempo y dinero, maximizando la eficiencia de la misma.

Palabras claves: sistemas de informacin, eficacia /efectividad, estrategia


competitiva.

INTRODUCCION
El objetivo de este ensayo trata bsicamente sobre la importancia que tiene la eleccin y uso del sistema de informacin en los inicios de una empresa. Muestra varias alternativas como son el uso de un software, las revistas especializadas y tambin menciona los diferentes apoyos econmicos que hay para los jvenes emprendedores que quieren iniciar una empresa.

Al definir lo que es un sistema de informacin estoy de acuerdo con LAUDON, el cual dice que un sistema de informacin consiste en: Componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis y visin en una institucin Creo que este concepto engloba todos los aspectos de un sistema de informacin necesarios para el correcto funcionamiento de una empresa.

INFORMACIN SOBRE LA DIVISIN DE LAS PYMES


Segn las estadsticas las Pequeas y Medianas Empresas (Pymes) constituyen ms del 90% de las empresas en la mayora de los pases del mundo. Las Pymes son la fuerza impulsora de gran nmero de innovaciones y contribuyen al crecimiento de la economa
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nacional mediante la creacin de empleo, las inversiones y las exportaciones. A pesar de la importancia que tienen las Pymes para la vida econmica y de las posibilidades que ofrece el sistema de propiedad intelectual (P.I.) para el fomento de su competitividad, a menudo las Pymes no saben aprovechar debidamente ese sistema.

El uso de los sistemas de informacin se debe ir dando en un proceso gradual, iniciando por tener el control de la informacin manejada en el negocio, despus ya que se tiene una base de datos completa, se pueden generar estadsticas o diferentes tipos de herramientas para utilizarlos en la toma de decisiones de la empresa o negocio, y por ltimo se puede utilizar para generar estrategias para obtener ventajas sobre las dems empresas competidoras. Estas tres etapas son conocidas como sistemas transaccionales, de apoyo para la toma de decisiones y estratgicos

Sistemas de informacin en las organizaciones


Con el conocimiento y la apropiacin de los avances tecnolgicos constituyen un elemento estratgico para el xito de las organizaciones. Los avances en las tecnologas de informacin permiten obtener y administrar adecuadamente la informacin, suministrando una herramienta importante para la gestin y la operacin de la empresa, y ofreciendo mayores posibilidades para afirmar una posicin exitosa en el altamente competitivo mundo contemporneo.

La informacin como recurso en las organizaciones En la sociedad actual, denominada Sociedad de la informacin, el uso y acceso a la informacin constituye un cambio trascendental, desde el punto de vista econmico e intelectual, para el desarrollo del hombre en todas las esferas de la vida. Facilita el proceso de toma de decisiones, representa una gua para la solucin de problemas y sienta las bases para el progreso humano. Esta condicin ha sido abordada por autores que exponen las caractersticas que definen el recurso informacin y lo sitan en un lugar cimero ante los recursos tradicionales. Estas reflexiones se enuncian a continuacin: Segn Gil, la informacin es un bien que difiere de un bien econmico al no acabarse o depreciarse al ser consumido. La informacin no se extingue al ser compartida, por el contrario, la hace crecer. Informacin es un dato o un conjunto de datos que, en un contexto determinado tienen un significado para alguien, y transmiten un mensaje til en un lugar determinado. La informacin es un recurso primordial que incluso puede determinar el xito o el fracaso de una institucin".
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Ventajas de los sistemas de informacin en las organizaciones


Los SI en las organizaciones ofrecen las siguientes tres ventajas y sus consecuentes beneficios: Mejoran la Eficacia Mejoran la Eficiencia Aumentan la ventaja competitiva de las empresas.

Nota: Las ventajas mencionadas se persiguen por una organizacin independientemente de la tecnologa elegida. Mencionamos: ventajas y beneficios; si bien las palabras hablan solas de la diferencia entre ellas, vale la pena remarcar el tema. Con ventaja de una organizacin nos referimos a obtener una diferencia, en general en sentido positivo, sobre otra organizacin o sobre el estado actual de las cosas. Con beneficio nos referimos a los resultados que podemos lograr con la ventaja. Este beneficio puede ser de orden econmico u otro tipo de beneficio. Desde el punto de vista del empresario las ventajas y beneficios de una tecnologa son el factor que ms importa y lo que va a permitir tener una opinin favorable ante una opcin de adquisicin de una tecnologa. Casi siempre el punto de vista del empresario difiere de nuestra ptica desde nuestra posicin de tcnicos.

Un Sistema de Informacin Empresarial es generalmente cualquier tipo de sistema de computacin que es de "clase Enterprise". Esto significa normalmente que ofrece alta calidad de servicio, lidia con grandes volmenes de datos - capaz de soportar cualquier organizacin grande ("Enterprise").

Importancia de la informacin para las empresas


Al paso de aos la humanidad ha encontrado la manera de almacenar informacin, ya sea por considerarla como una simple actividad o por tener en cuenta la importancia que tiene. Por todas las partes del mundo podemos encontrar informacin que pasa de generacin en generacin hasta que se pierde, pero no toda la informacin se considera como un simple recuerdo, podemos encontrar informacin de nuestros pasados que nos dice como eran aquellos tiempos o hasta informacin de gran impacto para todo aquel que viva en este planeta. Sin duda alguna la informacin nos a hecho crecer como personas a toda la humanidad entera, gracias a ella sabemos de dnde venimos y como hemos estado evolucionando siempre apoyndonos de informacin que nos dice lo que podemos o no podemos hacer para lograr el xito que buscamos, de igual forma, toda organizacin por ms pequea que sea, necesita saber su pasado y su presente, la situacin actual en la que se encuentra y con que cuenta para afrontar el futuro.
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La informacin es un recurso vital para toda organizacin, y el buen manejo de esta puede significar la diferencia entre el xito o el fracaso para todos los proyectos que se emprendan dentro de un organismo que busca el crecimiento y el xito.

Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de informacin no necesariamente incluye equipo electrnico (hardware). Sin embargo en la prctica se utiliza como sinnimo de "sistema de informacin computarizado" Los elementos que interactan entre s son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o informacin fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de polticas y reglas de operacin.

Usos de los sistemas de informacin


Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: Automatizacin de procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

CICLO DE DESARROLLO
La construccin de un sistema de informacin implica la conjugacin de esfuerzos, conocimientos, experiencias, recursos y tiempo muy valiosos; por lo que es necesario contar comn adecuado rumbo de accin que garantice el xito del proyecto, empleado al mximo los elementos disponibles. Por esta razn es conveniente apoyarse en una metodologa que establezca las etapas con objetivos, actividades y tcnicas necesarias en la creacin de un sistema. La ejecucin de las etapas lleva normalmente un orden cronolgico, en donde los resultados producidos por una, alimentan las funciones de la siguiente y as sucesivamente. Adems se aplican los conceptos del proceso administrativo, que regula las acciones de cada etapa y por lo tanto, de todo el proyecto. Por ello es necesario planear y controlar la realizacin de las actividades. Para ilustrar lo anterior, se presenta una figura en donde aparecen las etapas que componen el ciclo de desarrollo de los sistemas, sus interrelaciones y el papel del proceso administrativo.

Anlisis y diseo de sistemas


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En la actualidad la mayora de los usuarios de microcomputadoras tienen acceso a un sistema de informacin o forman parte del mismo. Todas las organizaciones cuentan con un sistema de informacin de algn tipo, que sus empleados deben utilizar. Cuando en cualquier organizacin se desea implantar un nuevo sistema, de tal forma que sus miembros sean ms productivos, obteniendo un mayor provecho y apoyo del mismo, se requiere realizar una serie de acciones y previsiones.

La creacin o establecimiento de un nuevo sistema de informacin en la organizacin, puede ser una tarea compleja. Para encarar este tipo de situaciones existe un proceso de anlisis y diseo de sistemas que auxilia en la resolucin de tales problemas. El anlisis y diseo de sistemas proporciona una gua til que busca disminuir las situaciones de fracaso o errores al acometer estos procesos.

Razones para conocer el anlisis y diseo de sistemas Aunque pareciese que es tema slo de profesionales, como usuario final, toda persona que usa una microcomputadora se beneficiar al conocer sobre este proceso. Puede ocurrir que, una vez contratado como miembro de una organizacin, se convierta en usuario de su sistema de informacin, entonces el conocimiento del anlisis y diseo de sistemas, le permitir aumentar su productividad personal, sirvindole para resolver los problemas que surjan en su rea de trabajo, determinando nuevos requerimientos de informacin y permitindole colaborar con los profesionales en informtica en la resolucin de tales situaciones.

Anlisis Esta fase se ocupa de la reunin y estudio a detalle de los datos del sistema en operacin y la especificacin de los nuevos requerimientos del sistema a desarrollar. Concluye en general con un documento que recoge el resultado del anlisis. Con la recopilacin de datos se complementan los datos resultantes de la fase 1, aadiendo detalles sobre el sistema actual. Son medios comunes para acometer tal recopilacin: las entrevistas, cuestionarios, encuestas a usuarios finales, as como tambin, las consultas a documentos y manuales que contengan lineamientos de funcionamiento o normas de procedimientos de operacin. Ya recopilados, los datos son analizados para establecer cmo es el flujo de informacin y detectar la posible causa de que este flujo sea defectuoso. Se trata de evaluar el flujo de informacin en la organizacin para determinar si es realmente el adecuado. Es frecuente que el funcionamiento inadecuado tenga su origen en no llevar a cabo los procedimientos correctamente. Si este es el caso, bastara entonces con entrenar al
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personal para ceirse apropiadamente a las normas y a los procedimientos, siendo innecesario redisear o crear un nuevo sistema.

Diseo En esta fase se delinea el nuevo sistema de informacin. Se compone de tres tareas que son: diseo de sistemas alternativos, seleccin del mejor sistema, y la consiguiente redaccin del reporte del diseo. Casi siempre podr desarrollarse ms de un diseo que cubra las necesidades de informacin. Debe ser determinada la factibilidad de cada una de las alternativas. La factibilidad aqu referida tiene que ver con tres aspectos: Burch y Strater (1974), "Un sistema de informacin se define como sigue: Un ensamblaje formal y sistemtico de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para: a) satisfacer los requerimientos, procesamientos de datos legales y transaccionales; b) proporcionar informacin a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificacin, control y toma de decisiones; c) proporcionar una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos.

Segn la metodologa DE KENDALL & KENDALL el ciclo de vida de un sistema consta de siete partes: La primera la identificacin del problema. La segunda identificacin de requisitos de informacin. La tercera es el anlisis de las necesidades del sistema. La cuarta es el diseo del sistema recomendado. La quinta desarrollo y documentacin del sistema. La sexta prueba y mantenimiento. La ltima implementacin y evaluacin. Cada fase se explica por separado pero nunca se realizan como pasos aislados, ms bien es posible que algunas actividades se realicen de manera simultnea, y algunas de ellas podran repetirse.

Organizaciones y sistemas El ser humano en s es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que varan en funcin de su complejidad y actuacin para con el medio, como bien lo sealaba Von Bertalanffy [lneas arriba], la premisa bsica para entender y analizar una organizacin es tener una visin de sistema, por lo cual nos atrevemos a decir que el enfoque sistmico en su aplicacin y anlisis de una organizacin, sostiene la aplicacin del pensamiento deductivo (ir de lo general a lo particular), es decir, analizar primero la organizacin como sistema para luego descender a los detalles de los subsistemas. Con
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relacin a esto, Senn (1988) seala que al analizar una organizacin se debe analizar el sistema organizacional como un todo y despus los detalles de los sistemas de informacin.

Chiavenato (2000) seala que las organizaciones son un sistema de actividades, que estn coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en comn; as mismo, afirma que existe organizacin a partir de la interaccin de 2 o ms personas. Los principales requisitos para la existencia de un sistema que sea efectivo son los siguientes:

Hay personas capaces de comunicarse. Estn dispuestas a actuar conjuntamente. Desean obtener un objetivo en comn.

La informacin como factor de desarrollo En los ltimos aos se ha ido conformando un mercado cada vez ms globalizado, dinmico, y exigente en el cual, la pyme tiene que interrelacionarse tanto a escala nacional como internacional, en este contexto, la informacin es un componente bsico en el desarrollo empresarial de las pymes espaolas.

Dado el papel que juegan las pequeas y medianas empresas en la economa espaola y a su vez la importancia de la informacin en la toma de decisiones de las organizaciones y en su crecimiento.

Los Sistemas Gerenciales como Estrategia Competitiva Los Sistemas de Informacin segn OBrien (2001) se componen de cinco recursos importantes: humanos, hardware, software, datos y redes. Dentro de los sistemas de informacin se ubican los llamados sistemas gerenciales, estos segn Antonorsi (1999) comprenden todos los procedimientos que hacen funcionar a la organizacin como tal. Los sistemas son diversos, ellos pueden estar automatizados o no, hasta pueden ser mixtos. Entre los tipos de sistemas gerenciales pueden mencionarse los sistemas de planificacin, de presupuesto de gasto, de materiales, de equipos, de seleccin de personal, entre otros. Por estrategia refiere Antonorsi (1999) se entiende el conjunto de acciones de una organizacin orientadas al logro de sus objetivos, tomando en consideracin sus condiciones internas y los factores de su entorno. Comprende segn este autor la razn de ser, los objetivos organizacionales y sus planes de accin.

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El papel estratgico de los sistemas de informacin involucra el uso de la tecnologa de la informacin para el desarrollo de productos, servicios y capacidades que dan a una empresa ventajas estratgicas sobre las fuerzas competitivas que esta enfrenta en el mercado global. La ventaja competitiva de los negocios es la caracterizacin particular de las estrategias que tiene una empresa o un sector para incrementar su participacin en el mercado an cuando haya muchos competidores.

Michael Porter ha planteado cinco fuerzas competitivas que se han de considerar al momento de realizar un anlisis sectorial, que se describen a continuacin: Entrada de nuevos competidores Poder negociador de los clientes Productos sustitutos Poder negociador de los proveedores Intensidad de la rivalidad

Razones de la existencia de los sistemas de informacin La existencia de los sistemas de informacin estn motivadas por los siguientes tres objetivos generales: Resolver un problema

Actividades procesos o funciones que en la actualidad o quizs en el futuro, no satisfacen los estndares de desempeo o las expectativas para lo que es necesario emprender una accin que resuelva las dificultades. Ejemplo Disminuir el nmero excesivo de errores en los datos de entrada eliminando la introduccin manual de los datos de las ventas.

Aprovechar una oportunidad

Un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento econmico de la empresa y su competitividad dentro del mercado. Ejemplo Captura de una base grande de clientes ofreciendo un nuevo programa con mayor nmero de vuelos directos y descuentos en el precio del pasaje. RNSACCIONALES Estas definiciones llevan a pensar a muchos autores que la eleccin de la tecnologa de la cual van a echar mano las nuevas empresas va ms all de slo considerar el nmero de computadoras que se van a adquirir, o si contratars un servicio de internet o no. El uso de un sistema de informacin adecuado puede llevar a una empresa al crecimiento y posicionamiento dentro del ramo en el que se desempee; as como tambin, el ignorarla necesidad de utilizar un sistema de informacin adecuado que un nueva empresa tiene, puede llevarlo al estancamiento, e incluso, a la quiebra.
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Desde hace ya algunos aos las organizaciones se ven enfrentadas a entornos cada vez ms complejos, donde factores como la globalizacin de los mercados, la competitividad y la eficiencia, las incitan a adoptar herramientas e implementar estructuras para competir en esta nueva era impregnada de conocimiento y tecnologa, denomina como: era de la informacin.

Los sistemas de informacin yo pienso que son necesarios en cualquier tipo de empresa ya que en todos se maneja informacin que es necesario almacenar, manejar y controlar para lograr optimizar los recursos y evitar prdidas innecesarias, y as posteriormente poder tener una mayor clientela y lograr ser competitivo en el mercado. Los recursos disponibles para los individuos que quieran formar o iniciar un negocio los clasifica la autora en tres rubros: software libre, revistas y publicaciones en lnea y apoyos econmicos. Actualmente en la mayora de los casos- las empresas han comprendido la importancia de la informacin como uno de sus principales recursos. Los encargados de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la informacin no es slo un fruto de la gestin empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores crticos para la determinacin del xito o fracaso de stos. Para obtener y aprovechar los beneficios que nos brinda la informacin, sta debe ser manejada de forma correcta y eficiente, al igual como se manejan los dems recursos con los que cuenta la organizacin. Cabe sealar, que se requiere un previo entendimiento por parte de los administradores en materia de los costos asociados con la produccin, distribucin, seguridad, almacenamiento y recuperacin de toda la informacin que es manejada en la organizacin. Debido a que a pesar que la informacin se encuentra a nuestro alrededor, debemos entender que sta no es gratis, y su uso es estrictamente estratgico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de una industria.

Es aqu donde juega un papel fundamental los Sistemas de Informacin, entendindose dicho concepto como: el conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la informacin necesaria para la operacin de dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesarias para desempear las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.

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CONCLUSIONES
Considerar el uso de un sistema de informacin en una empresa nueva es de suma importancia para lograr el desarrollo y crecimiento de la misma; pues llevar al control de la informacin y por lo tanto favorecer la toma de decisiones oportunas. Es importante que cuando se inicia la planeacin de un nuevo negocio o empresa se considere que el uso de un sistema de informacin es vital para el logro de objetivos. Para una empresa sus recursos ms importantes suelen ser el capital, la materia prima, el trabajo, sus empleados, entre otras cosas; de igual manera la informacin es un recurso de suma importancia para todas las empresas. As como se tiene gran cuidado por los dems recursos, tambin la informacin requiere de atencin y cuidados, y que mejor cuidado que el manejarla por medio de un sistema de informacin que nos permita comprender y analizar todos los datos y reportes generados por las actividades llevadas a cabo para el funcionamiento de la organizacin. Esto sin duda marcara un pauta en las actividades de la empresa y se obtendr un mayor nivel como organizacin para poder ofrecer mejores productos y servicios a todo el mercado.

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