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Sistema de Correspondencia para Secretara General

Manual de Usuario

Agosto 2013

PRODUCTO: Sistema de Correspondencia- Secretara General Nombre documento: Documentacin para los usuarios del Sistema Tipo documento: Manual de Uso Descripcin: Este documento contiene la informacin sobre correcto uso del Sistema de Correspondencia para Secretara General Fecha actualizacin: 30/08/2013

HISTORIAL DE VERSIONES
Fecha 30/08/2013 Descripcin Elaboracin del documento Documentacin del usuario del Sistema de Correspondencia para Secretara General Autor Abdas Slater Versin 1.0

Sistema de Correspondencia para Secretara General

A continuacin describimos las pantallas y funcionalidades utilizadas en el Sistema

Pantalla de Control de Entrada:

Es la primera pantalla que se despliega en este sistema y es la que valida la entrada de los usuarios a la aplicacin. En esta pantalla el usuario tendr que ingresar su nombre de usuario y su respectivo password.

Si es la primera vez que el usuario ingresa a la aplicacin se le proporcionar una contrasea inicial el cual deber cambiarlo al hacer click en el botn cambiar contrasea y se le desplegar la pantalla de modificacin de contrasea de acceso

Cabe sealar que el sistema le permite cambiar el password cuantas veces el usuario as lo requiera.

Tipos de Usuarios: 1. Administrador: Este tipo de usuario tiene el acceso completo a la aplicacin y a la informacin de los dems usuarios, normalmente este tipo de usuario es algn Supervisor o Jefe que podr revisar los datos captados de los dems usuarios o tambin el Administrador del Sistema para poder para poder darle algn tipo de mantenimiento a la aplicacin.

Pantalla Principal de un usuario tipo Administrador

2. Usuario Normal: Este tipo de Usuario no tiene acceso a ciertos mdulos del sistema como la parte de mantenimiento de parmetros y tablas y los reportes especiales. Este tipo de usuario no tendr acceso a la data captada por los dems usuarios.

Pantalla Principal de un Usuario Normal

Acceso a las diferentes funcionalidades y pantallas del Sistema

A la hora de captar una nueva correspondencia existen 2 grupos de aplicaciones, que el usuario podr elegir dependiendo de la Clase de Documento que se quiera capta. Estos botones estn ubicados en la pantalla principal de la aplicacin. La aplicacin 1 corresponde a las correspondencias Institucionales, Naturales y Jurdicas

Y la aplicacin 2 corresponde a las correspondencias de tipo Circular, Correo, Correspondencia Externa, Correspondencia Interna, Gestin de Cobro y las Valijas.

Pantalla de Captacin de la Correspondencia A la hora de captar la informacin de una correspondencia existen 2 campos obligatorios uno de ellos es el No. Id que es generado automticamente por el Sistema y el otro es el No. Control que deber ser ingresado por el usuario este nmero de control deber ser un nmero de identificacin nica generada en la Direccin o Unidad donde se utilice el sistema, y no es generado por el Sistema.

Si en tal caso se ingresa un nmero de control repetido el Sistema le desplegar un mensaje de advertencia como la que se muestra a continuacin.

Si en la lista desplegable no existiere el nombre, lugar del remitente o destinatario el Sistema se lo permite ingresar de forma manual. Los campos que no estn marcados en rojo son opcionales y dependern del tipo de correspondencia. Pantalla de Contenido del Asunto: Esta pantalla le permite una mejor visualizacin del campo asunto de la pantalla anterior.

Pantalla de Mensajera: En esta pantalla el usuario podr asignar a un mensajero para la entrega de la correspondencia y podr captar la hora de recibo, salida o regreso.

Pantalla otros datos: Esta pantalla es opcional y el usuario lo podr utilizar si fuese necesario para anotar alguna observacin.

Captacin y Formato para los diferentes tipos de correspondencias 1. Institucionales

2. Jurdicas

3. Naturales

4. Circular

5. Correo

6. Correspondencia Interna

7. Correspondencia Externa

8. Gestin de Cobro

9. Valija

Reportes del Sistema de Correspondencia

Informe de Correspondencia por fecha

Informe de Duplicados

Reporte de Control de Salida de Correspondencia