SISTEMA NICO DE GESTIN PARA EL REGISTRO, EVALUACIN Y AUTORIZACIN DE ACTIVIDADES DE AGLOMERACIONES DE PBLICO EN EL DISTRITO CAPITAL

MANUAL DE USUARIO 2.0

Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias - DPAE Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos Polica Metropolitana de Bogot Secretara Distrital de Ambiente Secretara Distrital de Gobierno - Direccin Administrativa Secretara Distrital de Movilidad Secretara Distrital de Salud Marzo 2010Manual de usuario V 2.0

Manual de usuario - V 2.0 SISTEMA UNICO DE GESTIN PARA EL REGISTRO, EVALUACIN Y AUTORIZACIN DE ACTIVIDADES DE AGLOMERACIONES DE PBLICO EN EL DISTRITO CAPITAL Marzo de 2010 Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias DPAE Diagonal 47 # 77 B 09 Interior 11 PBX: 429 28 01 http://www.sire.gov.co/aglomeraciones Bogot Colombia

Director: Coordinacin de Informtica: Coordinacin de Respuesta a Emergencias y Aglomeraciones Elaborado por:

Ing. Guillermo Escobar Castro Ing. Luis Fernando Morales Celedon Ing. Jorge Andres Fierro Snchez Ing. Mrilin Gmez Rincn

Publicacin autorizada por el director de la DPAE, no es negociable y su reproduccin total o parcial obliga a dar a la DPAE el crdito que le corresponde como autor. Marzo 2010Manual de usuario V 2.0 2

Contenido
Introduccin Objetivos Usuarios del sistema Tiempo del registro Un vistazo general Flujo de informacin Estados del evento Clasificacin de los eventos Complejidad de los eventos

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Introduccin
El Sistema nico de Gestin para le Registro, Evaluacin y al Acuerdo 424 de 2009 expedido por la Alcalda Mayor de Bogot, con el fin de ser un mecanismo que permita a los ciudadanos registrar en lnea y de manera rpida y oportuna la documentacin necesaria para tramitar los conceptos, permisos o autorizaciones para Aglomeraciones y Espectculos Pblicos. Las Entidades participantes en este sistema y quienes debern realizar su gestin para la evaluacin del evento segn competencias y de acuerdo al Artculo 8 del Decreto Distrital 633 de 2007 son: DPAE: Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias SEGOBDIS: Direccin Administrativa de Secretaria Distrital de Gobierno SDS: Secretaria Distrital de Salud SDM: Secretaria Distrital de Movilidad SDA: Secretaria Distrital de Ambiente UAECOBB: Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos MEBOG: Polica Metropolitana de Bogot.

Autorizacin de actividades de Aglomeraciones de Pblico en el Distrito CapitalSUGA, se cre dando cumplimiento

Cada persona que interacta con el sistema contara con un usuario y una contrasea que lo identificara y le permitir realizar las funciones asignadas. El Sistema de Informacin cuenta con registros de auditoria que refleja las acciones realizadas por los diferentes usuarios del sistema, especificando: fecha, hora, accin realizada y su modificacin.

El sistema de informacin es de acceso WEB mediante la URL: www.sire.gov.co/aglomeraciones donde se registra la informacin en lnea y su comportamiento difiere segn el tipo de usuario.

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Objetivos
Integrar mediante la Ventanilla nica de Aglomeraciones de Pblico a las Entidades participantes del proceso segn Decreto 633 de 2007: Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias Direccin AdministrativaSecretaria Distrital de Gobierno Secretaria Distrital de Movilidad Secretaria Distrital de Salud Secretaria Distrital de Ambiente Polica Metropolitana de Bogot Unidad Administrativa Especial cuerpo Oficial de Bomberos Facilitar al usuario el registro de la documentacin necesaria para tramitar los conceptos, permisos o autorizaciones con las Entidades participantes. Almacenar, integrar y mantener adecuadamente la informacin relacionada con las Aglomeraciones de Pblicos y Espectculos Pblicos. Emisin de los conceptos en lnea por parte de las Entidades participantes.

Usuarios del sistema

El Sistema de Informacin es desarrollado mediante tecnologa WEB contando con disponibilidad y soporte las 24 horas del da. Cuenta con cuatro tipos de perfiles de usuario que son:

Administrador:

Usuario que realiza las funciones de administracin de las tablas bsicas del sistema y de diferentes variables de configuracin que necesita el sistema para su correcto funcionamiento.

Organizador: Los Organizadores son empresas personas naturales que estn a cargo del desarrollo de cualquier evento actividad que implique una aglomeracin de pblico. Empresa de Logstica:
Entidades encargadas de la organizacin de eventos de cualquier tipo y que son contratadas por los organizadores de los eventos. En el Sistema de Informacin de aglomeraciones se llevara un registro de dichas empresas con el fin de dar cumplimiento a la Resolucin 028 de 2008.

Evaluador: Usuario representante de cada una de la Entidades participantes del proceso que realiza la revisin documental a partir de la informacin ingresada por el Organizador y desarrolla las visitas tcnicas, de ser necesario, en marco de dar cumplimiento a la legislacin vigente para emitir el concepto o permiso necesario para el desarrollo de la Aglomeracin o Espectculo Pblico.
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Tiempos de registro
Evaluador Coordinador:
Este usuario tendr las mismas funciones que el usuario Evaluador y adicionalmente tendr la potestad de: Asignar eventos para ser evaluados Emitir observaciones en tiempo extemporneo (Es decir, durante los tres das antes del desarrollo del evento) Permitir la recarga de los documentos soporte del evento Aprobar durante los tres das antes del desarrollo del evento. El sistema de informacin maneja tiempo de registro tanto para el perfil Organizador como los Evaluadores.

Restricciones de tiempo para los Organizadores:

Solo se le permitir registrar eventos en das hbiles y en horario de 8:00 a.m. 5:00 p.m. El registro de los eventos deber realizarse mximo tres das hbiles antes de su desarrollo. Las correcciones o recargas de documentos solo podrn realizarse tres das hbiles antes del desarrollo del evento.

Restricciones de tiempo para los Evaluadores: Solo se permitir hacer observaciones y revisiones tres das antes del desarrollo del evento, al igual que la aprobacin de este.

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Un vistazo general
Las funcionalidades generales con que cuenta el Sistema de Informacin son: Las empresas que desarrollen actividades de logstica para Aglomeraciones y Espectculos Pblicos debern registrarse y suministrar al Sistema de Informacin de acuerdo al pargrafo 1 articulo 6 del Decreto 633 de 2007 y la Resolucin DPAE 028 de 2008 la informacin bsica, experiencia, perfiles profesionales, capacitacin, equipamiento y uniformes.

Funcionalidad para el usuario Organizador:

El Sistema de Informacin permitir al organizador realizar las siguientes actividades:

usuario

Registro de Empresas de Logstica:

Registro de Organizaciones:

Actualizar la informacin ingresada al momento de registrarse al sistema como Organizador y cambio de contrasea. Registro de nuevos eventos. Cancelacin de un evento registrado Consultar y hacer seguimiento de los eventos registrados por l en el sistema tanto activos como inactivos.

Permite el registro con la informacin bsica de las empresas o razones sociales encargadas de desarrollar las Aglomeraciones y Espectculos Pblicos. Este registro es de carcter obligatorio para el registro del evento. Permite el registro del Organizador quien ser la persona encargada de gestionar el Evento. Dentro de la informacin del registro se solicita el usuario y la contrasea la cual ser requerir para ingresar al Sistema de informacin. Es obligatorio el registro previo de la Organizacin para poder registrarse como Organizador.

Funcionalidad para el usuario Evaluador:

El Sistema de Informacin permitir al usuario Evaluador realizar las siguientes actividades: Bsqueda de eventos registrados en el sistema por mltiples criterios. Visualizar los documentos soporte del registro del evento y evaluar de acuerdo a los documentos de su competencia como Entidad Evaluadora. Emitir observaciones al Organizador de la informacin registrada del evento. Autorizar la recarga de cualquiera de los documentos soporte. Aprobar el evento y generacin de la carta soporte. Rechazar el evento y generacin de la carta soporte. Cerrar el evento.

Registro de usuarios Organizadores:

Registro del Evento:

Se registra mediante el ingreso por parte del Organizador, las caractersticas que se requiere para la evaluacin del Evento por parte de las Entidades participantes. Para terminar el registro de forma satisfactoria se debe suministrar los documentos solicitados en formato digital.

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Flujo de informacin
El sistema de informacin mantiene un flujo de informacin el cual se encuentra asociado a los estados por los que pasa un evento al momento de estar registrado. En este flujo de informacin participan tanto los Organizadores como los Evaluadores del sistema.

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Estados del evento

Los eventos registrados en el sistema pasan por una serie de estados en los cuales actan los Organizadores y Evaluadores y verificadores. Nota: Los eventos ser tomados como registrados en el sistema siempre y cuando se haya completado a satisfaccin el ingreso de todas las caractersticas del evento y cargado los documentos soportes solicitados. Un evento llega a ste estado cuando el evaluador considera que la revisin documental contiene lo necesario, haciendo falta la visita tcnica al sitio. Se da cuando la verificacin tcnica realizada por el Evaluador al sitio de la realizacin del evento es satisfactoria. Una vez el evento llegue a este estado, puede llevarse a cabo por el Organizador.

Pendiente de verificacin:

Aprobado y verificado:

Pendiente de Revisin:

Una vez el Organizador ha ingresado y cargado lo solicitado por el sistema de acuerdo al tipo de evento a desarrollar, se permite el registro de este. Como consecuencia, el sistema arroja un numero de radicacin con el cual se identificara el evento y se le asigna el estado de Pendiente de revisin el cual indica que las Entidades participantes del proceso debe actuar sobre este segn sus competencias.

Rechazado:

Cuando el evaluador considera que la informacin presentada por el Organizador para el evento no cumple con los requisitos establecidos. En este estado el Organizador no podr generar ninguna correccin a la informacin registrada. Cuando un evento se encuentre en el estado de Aprobado y la fecha de realizacin del evento haya culminado, el Evaluador podr Cerrarlo.

Cerrado:

Ocurre cuando el Evaluador una vez revisada la informacin documental del evento con forme la normativa existente para este, identifica: faltantes, posibles mejoras, deficiencias o ajustes a la informacin y es emitida una observacin. Estando el evento en este estado, es responsabilidad del Organizador subsanar la observacin para darle continuidad a la gestin de evaluacin del evento. nicamente el Evaluador podr pasar a este estado siempre y cuando el evento se encuentre en Pendiente de revisin
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Pendiente de Informacin:

Cancelado:

El Organizador podr, en cualquier momento, cancelar la realizacin del evento clasificndose como inactivo, es decir, que no podr realizarse ninguna accin sobre dicho evento, nicamente podr ser consultado.

Clasificacin de los eventos

Los eventos se clasifican en el sistema en: Aglomeraciones de pblico Espectculos pblicos

Complejidad de los eventos

Lo eventos, de acuerdo a una ponderacin de las caractersticas del evento que son asignadas por el sistema al momento de registrarse, se clasifica en ALTA o NORMAL.

A su vez, cada uno de los anteriores pueden llegar a desarrollarse de forma:

Eventos de normal:

Para los eventos clasificados de NORMAL complejidad, las Entidades participantes en el proceso de evaluacin son: Secretaria Distrital Salud Unidad Administrativa Especial cuerpo Oficial de Bomberos Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias de Bogot Polica Metropolitana

Eventos de Alta:

Para los eventos clasificados de ALTA complejidad, las Entidades participantes en el proceso de evaluacin son: Secretaria Distrital Salud Unidad Administrativa Especial cuerpo Oficial de Bomberos Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias de Bogot Polica Metropolitana Secretaria Distrital de Movilidad Secretaria Distrital de Ambiente

Nota: Si el evento, sin importar su complejidad fue clasificado como Espectculo pblico participa la Entidad:
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