Fundamentos de negocio Principios de administracin

Introduccin A todo empresario le interesa la prosperidad de su negocio. Por eso suele destinar todo su tiempo a la atencin de los mil y un detalles que exigen su intervencin. Sabe que debe estar ah para tomar decisiones oportunas. En muchos negocios es el nico que conoce todas las dificultades y problemas de la empresa. Planifica, organiza, integra, motiva y evala sin ayuda alguna. Considera que su empresa, por sus dimensiones, no requiere de actividades administrativas especializadas. Sin embargo, la misma prosperidad del negocio lo hace consciente de las necesidades de asesora y apoyo en produccin, contabilidad, administracin, ventas, controles, etctera. La modernizacin de la pequea empresa demanda que el empresario tome decisiones sobre qu sustituir, qu transformar y qu desarrollar a fin de lograr eficacia y eficiencia. Un cambio importante consiste en la substitucin de la administracin informal por otra que siga los principios fundamenta les de la administracin de empresas. La empresa y la administracin Entendemos por empresa a la persona fsica o sociedad mercantil o industrial que se dedica a la produccin de artculos o a proporcionar servicios. Empresario es la persona que emprende actividades para iniciar, mantener o ampliar un negocio orientado a la produccin de artculos o servicios. El empresario contribuye al bienestar general al satisfacer necesidades de la comunidad. En la empresa se realizan muchas actividades cuyas caractersticas conoce bien el empresario. El dominio, directo o indirecto, de estas actividades es lo que se conoce como Administracin. La administracin de empresas es el conjunto de conocimientos y habilidades que permiten dominar, directa o indirectamente, todas las actividades y transacciones de una empresa. El ciclo administrativo Las actividades administrativas cubren cuatro fases o etapas del proceso administrativo. El proceso administrativo se repite una y otra vez, por lo que las etapas conforman el ciclo administrativo. La administracin de una empresa surge con la planeacin inicial y se desarrolla hasta llegar a su control; pero no se detiene ah, sino que se utiliza la informacin que produce un buen control para volver a planear con lo que se reinicia el ciclo. Dentro de una buena administracin cada actividad cumple de principio a fin el ciclo del proceso administrativo. reas funcionales de la empresa Las actividades del proceso administrativo, planeacin, organizacin, direccin y control, se desarrollan en las reas funcionales de una empresa. Las reas funcionales son: Ventas. Produccin. Personal. Finanzas.

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Ventas Es el rea encargada de llevar los bienes y servicios del productor al consumidor. Se la conoce como el rea de las cuatro "P": Producto. Plaza. Promocin. Precio.

Produccin Es el rea encargada de la transformacin de las materias primas en productos terminados. Algunas decisiones que debe tomar el empresario en esta rea son: Localizacin de la planta o taller. Tamao de la planta. Materias primas. Maquinaria y equipo. Proceso de produccin. Almacenamiento.

Personal Es el rea encargada de la direccin eficiente del personal de la empresa. Estas actividades suelen estar relacionadas con: El reclutamiento y seleccin del personal. La capacitacin. La motivacin del personal. El sistema de incentivos y recompensas. Los riesgos y accidentes.

Finanzas Es el rea encargada del manejo de los recursos financieros de la empresa. Entre otras se encuentran las siguientes actividades: Obtencin oportuna de los recursos financieros necesarios para que se cumplan los planes de la empresa. El manejo de las relaciones con bancos y entidades financieras. Organizacin de un sistema contable.

La planeacin Algunos empresarios gustan improvisar soluciones a los problemas que va confrontando su empresa. Sin embargo, esta forma de trabajar limita las potencialidades de desarrollo de la empresa. Las actividades de planeacin indican qu se desea lograr en la empresa y con qu medios se planea alcanzarlo. Conocer con claridad los propsitos de la empresa, orienta las actividades del empresario en las cuatro reas funcionales, reduce el desperdicio de recursos en actividades ineficaces,
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permite tomar decisiones sobre formas alternas de realizar algunas actividades y elimina los efectos del azar derivados de la improvisacin. Como se dijo anteriormente, las fases o etapas del proceso administrativo deben iniciarse en la planeacin y desarrollarse hasta la fase de control. Esto debe hacerse para cada una de las reas funcionales de la empresa. La planeacin de las ventas incluye: Conocimiento del comportamiento del consumidor. Decisiones sobre el producto. Precio. Canales de distribucin. Promocin.

Toda esta informacin permitir al empresario planear las ventas que desea alcanzar, en forma realista, en el tiempo que considera en el plan. Para poder comprobar el grado de eficacia que tiene la empresa, el empresario debe registrar por escrito los diferentes planes que vaya elaborando. La planeacin se realiza cuando se determina: Dnde se va a producir. Problemas de distribucin. Problemas de transporte. Acceso de empleados. Transporte de materias primas. Tamao de la planta. Cunto se va a producir. Utilizacin de maquinaria. Clases de equipos. Disponibilidad de inventarios. Almacenamiento de productos. Estimacin de necesidades. Proceso de produccin. Disposicin de la maquinaria y equipo. Funciones del personal. Cunto se va a producir. Ventas reales. Ventas estimadas. Pedidos a futuro. Necesidad de materia prima. Existencias de materia prima. Disponibilidad de proveedores. Necesidad de mano de obra. Personal capacitado. Personal por capacitar. Reclutamiento de personal. Seleccin del personal.

La planeacin de la produccin incluye:

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Previsin de ventas. Nivel de existencias. Efectivos de personal. Medios de transporte. Existencias de materia prima. Control de produccin. de cantidad. de calidad. Determinacin del proceso de fabricacin. Mantenimiento del sistema.

La cantidad de detalles que se han de abarcar demanda que se registren los datos de la planeacin del rea de produccin a fin de poder constatar el grado de eficacia alcanzado. La planeacin se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos: Cantidad de personas que se necesitan. Preparacin requerida. Momento en que se necesitan. Necesidades de capacitacin. Existencia de instructores. Disponibilidad de tiempo. Recursos didcticos disponibles. Bienestar del trabajador. Salario adecuado. Incentivos. Atmsfera cordial de trabajo. Evaluacin del trabajador. Control de calidad del trabajo. Control de la cantidad de trabajo. Retardos. Faltas.

En una empresa pequea hay posibilidades de tener contactos personales muy estrechos. Se pueden atender necesidades humanas individuales con una direccin ms humana y flexible. Se puede incluir en la planeacin del rea de personal las posibilidades de desarrollo del personal dentro de la empresa. Un incentivo muy importante consiste en la delegacin de responsabilidades. La planeacin se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos: Necesidad de dinero para lograr el plan. Restricciones financieras. Dimensin de la empresa. Necesidades de ampliacin. Volumen ptimo de la composicin del activo y del pasivo. Estado financiero. Obtencin de recursos externos. De la banca. De entidades de fomento. Gestiones de crdito.
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Obtencin oportuna de dinero. Plazos de pago.

La planeacin de las finanzas incluye: Las restricciones financieras que determina el ndice de crecimiento y la dimensin ltima de la empresa. El volumen ptimo de la composicin del activo y del pasivo. Circunstancias a considerar en la obtencin de recursos externos y mtodo de obtenerlos.

El rasgo distintivo de la actividad financiera es su especial atencin al rendimiento ptimo de los fondos invertidos. Beneficios de la planeacin Una planeacin ser adecuada si incluye: 1.- Los propsitos que se consideran realizables de acuerdo a las caractersticas de ' la empresa y al medio en que funciona. 2.- Si se determinan las actividades que hay que hacer para lograr los propsitos. (Qu hacer?) 3.- Si se determinan los medios a que se recurrir para realizar las actividades necesarias. (Con qu medios?) 4.- Si se programa el tiempo en que hay que realizar las actividades. (Cundo hacerlo?) 5.- Si se asignan responsabilidades especificas para cada actividad a realizar. (Quin lo hace?) La organizacin La organizacin es el resultado de ordenar algo. Organizar es el conjunto de actividades que pretenden coordinar los recursos fsicos, econmicos y humanos, para el logro de los propsitos de la empresa. Al organizar establecemos un orden. Este orden tiene el propsito de hacer bien el trabajo y aprovechar los recursos para lograr los propsitos de la empresa. Para que sea adecuada la organizacin administrativa de las empresas se requiere: La existencia de un conjunto de recursos fsicos, econmicos y humanos. Una base de organizacin; orden. El cumplimiento de las bases de organizacin. La estructura de la organizacin, que se deriva de las relaciones entre los recursos. El conocimiento de los propsitos de la empresa.

La direccin La direccin es el conjunto de habilidades para conseguir que los trabajadores realicen su trabajo de manera que se logren los propsitos de la empresa. Una direccin adecuada es aquella que mantiene una atencin equilibrada al logro de los propsitos de la empresa, a la solucin de problemas y al aprovechamiento de los trabajadores.

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A corto plazo se puede intensificar una de estas actividades, pero a largo plazo tendra graves consecuencias: Clases de direccin A. Direccin exclusivamente orientada a la produccin. Propicia la generacin de una organizacin informal que tiende a luchar contra la autoridad. Genera dependencia y sumisin. Genera inconformidades del personal. Limita la creatividad. Exige autoritarismo. Genera represiones (Obedecer y callar). Es ms rgida. Obliga al establecimiento de controles externos. Centra el inters de todos en la realizacin de tareas

B. Direccin exclusivamente centrada en el bienestar de los trabajadores. Puede incrementar innecesariamente los costos de los productos. Genera dependencia excesiva. Procura autoridades complacientes. Genera celos entre compaeros por el disfrute de privilegios. Olvido de los propsitos de la empresa. Hay que rectificar a tiempo o la empresa puede destruirse a misma. Es excesivamente flexible. Elimina por completo los controles. Centra el inters de todos en el bienestar de los compaeros sin considerar la supervivencia de la empresa.

El cambio y la autoridad Una caracterstica muy importante de la pequea empresa es su adaptabilidad a los cambios del mundo moderno. Para la adaptacin al cambio se requiere de una direccin flexible y productiva. Se entiende por flexible la capacidad de adaptarse a la situacin. Y por productiva a la capacidad de-producir en toda circunstancia. En otras palabras, en ocasiones habr que ser exigente, e incluso intransigente, en tanto que en otras ocasiones habr que conceder y adaptarse a las circunstancias. Los siguientes principios ayudan a dirigir a los trabajadores: 1.2.3.4.5.El trabajo es una oportunidad de realizacin de las potencialidades del trabajador. Un trabajador motivado requiere poca supervisin. Un trabajador motivado es responsable. Hay trabajadores que requieren de mucha supervisin. Hay trabajadores que necesitan sentir que se les supervisa para trabajar.

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Es evidente que el empresario debe tener estilos de direccin de personal diferente para la clase de trabajador que tenga. No debe tratar igual a un trabajador responsable que a uno negligente. El empresario debe tener presente que el estilo de direccin debe adaptarse a la clase de trabajador con que cuente. El tipo de autoridad que se tenga cuando se dirige depende de: A) El concepto de autoridad y la distribucin y manejo de la misma. B) Los grados y tipos de comunicacin institucional. C) La menor o mayor capacidad de absorber errores y fallas. Principios para una direccin flexible y productiva Comunique a sus subordinados los propsitos que debe lograr la empresa. Vincule cada actividad de sus subordinados con los propsitos de la empresa. Cree un clima relajado que ayude al personal a expresarse con toda libertad. No subraye las fallas e imperfecciones del personal. Aprecie los esfuerzos y estimule las potencialidades del personal. Adopte un estilo objetivo para la solucin de problemas, basado en hechos y no en autoridades ni en poderes preestablecidos. Esto da seguridad y deseo de comprometerse y colaborar. 7.- Sea estricto en cuanto a los principios pero flexible en los procedimientos. Esto no es otra cosa que mantener un adecuado equilibrio entre la estructura y la libertad. 8.- Cree y mantenga un buen nivel de comunicacin en la empresa. Mantenga control sobre la informacin que circula en la organizacin formal y la informal. 9.- Comprometa a todos los miembros de su organizacin en el progreso y desarrollo del grupo e individual. 10.- Recuerde que el principal recurso de la empresa son las personas y que debe tratrselas como tales. El control Las actividades de control examinan si se logran los propsitos fijados en la planeacin. Las actividades de control nos informan sobre si se est cumpliendo con los propsitos planeados. Por ello hay una relacin directa entre lo planeado y el control. Definicin de norma de produccin Norma de produccin es el conjunto de caractersticas de calidad o cantidad de un producto o de realizacin de un procedimiento. Esta definicin nos indica que los factores que se suelen controlar en las diferentes reas funcionales de la empresa son: La calidad de un producto. La cantidad producida de un producto. La forma de realizacin de un procedimiento. 1.2.3.4.5.6.-

Estos controles estn relacionados con el logro de los propsitos de la empresa. Los siguientes factores estn relacionados con el manejo de los recursos de la empresa: Los costos. El uso del tiempo.
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Actividades del proceso de control El control adecuado Un buen control depende de: El momento en que se realiza. Deben planearse las actividades de control y efectuarse en la fecha en que se han programado. En ocasiones se identifican los momentos en los que suele ocurrir el mayor nmero de errores. Anticiparse a ellos constituye una forma aceptable de supervisin y control. El costo de las actividades de control. Si las actividades de control aumentan considerablemente los costos de las actividades o el proceso que se controla reduce considerablemente su eficiencia. La claridad y precisin del control. Conviene especificar de antemano las actividades que sern controladas, as como las interpretaciones de los datos que se registrarn. Es obvio que el control no recaer en la persona que realiza la actividad, ni en personas que tengan inters en aprovechar el control para demostrar errores de sus enemigos y aciertos de sus amigos.

Recomendaciones para una administracin adecuada De toda la informacin anterior se pueden desprender varias recomendaciones que permitirn al empresario una administracin adecuada. La labor del empresario se define sobre todo por sus resultados. Los resultados dependen de las decisiones que toma constantemente. Estas decisiones deben tomarse a todo lo largo del proceso administrativo. Por ello es necesario que: 1 Mantenga siempre presente los propsitos de la empresa El cumplimiento de este principio le apoyar de la siguiente manera: En la planeacin: Para prever los trabajadores y materiales necesarios. En la organizacin: Para aprovechar mejor los recursos disponibles. En la direccin: Para mantener motivado al personal. Para integrar al personal a la empresa. Para lograr mayor productividad. En el control: Para identificar qu controlar y cundo. Para especificar criterios adecuados de control. En las ventas:
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Para tomar decisiones sobre el producto. Para tomar decisiones sobre los canales de distribucin y venta. En la produccin: Para resolver problemas de produccin. Para atender las necesidades de produccin oportunamente. En el rea de personal: Para atender las necesidades de capacitacin. Para satisfacer las necesidades de personal. En el rea de finanzas: Para obtener oportunamente el dinero. Para hacer un mejor uso del dinero. 2. Estudie diversas formas para lograr los propsitos. analice cul es la ms adecuada En ocasiones el establecimiento de una forma diferente de lograr los propsitos es suficiente para obtener beneficios para la empresa. Estos beneficios pueden ser los que orienten el cambio. Por ejemplo, con el cambio se puede lograr: En la planeacin: La identificacin de una oportunidad de desarrollo para la empresa. La ampliacin de sus ventas. La ampliacin de la variedad de artculos o servicios que otorga. En la organizacin: Ahorro de tiempo. Reduccin de costos. En la direccin: Delegar responsabilidades. Estimular al personal. En el control: Reduccin del costo del control. Combinacin de control y capacitacin. En las ventas: Atencin a las quejas del cliente. Atencin a las peticiones del cliente.
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En la produccin: Reduccin del costo de produccin. Mejora de la calidad de las materias primas. Combinacin de produccin y capacitacin. En el rea de personal: Atender las sugerencias provenientes del personal para mejorar cualquier procedimiento. Estimular al personal en la participacin en las actividades de la empresa. En el rea de finanzas: Fundamentar el requerimiento de recursos financieros. Mejorar el aprovechamiento de los recursos financieros. 3. Mantngase atento a los cambios Muchas de las innovaciones que aparecen en el mercado son presentadas primero por las empresas pequeas y generalizadas despus por las grandes empresas. Una de las grandes potencialidades de la pequea empresa es la facilidad para adaptarse a los cambios. Los cambios en los gustos del consumidor afectan la supervivencia de la empresa. Al estar en contacto persona a persona con el cliente, el empresario de la pequea empresa puede anticiparse a la gran empresa en ensayar innovaciones, con un costo reducido, que satisfagan las necesidades o deseos del cliente. 4. controle su tiempo El principal recurso del empresario es el tiempo. Dado que no se pueden atender todos los detalles, debe aprender a delegar, a postergar, y a realizar de inmediato las actividades prioritarias. Para lograr el control del tiempo se requiere: Identificar y eliminar lo que no debe hacerse en absoluto. Identificar las actividades que pueden ser realizadas por otra persona. Identificar las prdidas de tiempo, por carencias de recursos materiales o financieros. Identificar las prdidas de tiempo por mala organizacin. Identificar las prdidas de tiempo por falta de informacin. Por necesidades de capacitacin del personal. Por carencia de registro de informacin importante. Por carencia de comunicaciones oportunas.

Sistematizar las actividades no reemplaza la intuicin ni a la imaginacin. Lo que ocurre es que stas sern ocupadas en la toma de decisiones ms difciles y desafiantes, no en actividades rutinarias e intrascendentes.

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