UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAU CAMPUS DE PARNABA COORDENAO ADMINISTRATIVA FINANCEIRA

Manual do Almoxarifado

Parnaba 2013

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAU CAMPUS DE PARNABA COORDENAO ADMINISTRATIVA FINANCEIRA APRESENTAO O Almoxarifado o local destinado guarda, localizao, segurana e preservao do material adquirido, adequado sua natureza, a fim de suprir as necessidades operacionais dos setores integrantes da estrutura organizacional da UFPI - campus de Parnaba. Sendo assim, o Almoxarifado tem como suas principais funes: _ Receber e conferir os materiais adquiridos ou cedidos de acordo com o documento de entrega; _ Receber, conferir, armazenar e registrar os materiais em estoque; _ Registrar em planilha prprio as notas fiscais ou documento de entrega da remessa dos materiais recebidos; _ Elaborar estatsticas de consumo por materiais e centros de custos para previso das solicitaes por setores; _ Elaborar planilhas dos materiais existentes e outros relatrios solicitados; _ Preservar a qualidade e as quantidades dos materiais estocados; _ Viabilizar o inventrio anual dos materiais estocados; _ Garantir a movimentao e retiradas dos materiais visando um atendimento gil e eficiente; _ Organizar e manter atualizado o registro de estoque do material existente; _ Propor polticas e diretrizes relativas a estoques e programao de aquisio e fornecimento de material de consumo; _ Estabelecer as necessidades de aquisio dos materiais de consumo para fins de reposio de estoque, bem como solicitar sua aquisio e evitar que no ocorra a falta desses materiais. Este manual referente aos seguintes materiais: expediente,limpeza,eltrico e hidrulico no abrangendo o almoxarifado dos laboratrios que ter manual especfico e que consequentemente outro responsvel.

1- LEGISLAO A administrao de Almoxarifados de rgos pblicos federais regida pela Instruo Normativa N. 205 de 08 de abril de 1988 que tem como objetivo racionalizar, com minimizao de custos, o uso de material atravs de tcnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gesto com as desejveis condies de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades.

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAU CAMPUS DE PARNABA COORDENAO ADMINISTRATIVA FINANCEIRA 2-O ALMOXARIFADO O Almoxarifado pode ser conceituado como sendo o local destinado guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, adequado sua natureza, tendo a funo de destinar espaos onde permanecer cada item aguardando a necessidade do seu uso,ficando sua localizao e disposio interna acondicionados poltica geral de estoques. O responsvel pelo Almoxarifado deve possuir alto grau de honestidade, lealdade, confiana e disciplina. Os principais objetivos de um Almoxarifado so: _ Assegurar que o material esteja armazenado em local seguro e na quantidade ideal de suprimento; _ Impedir que haja divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza; _ Preservar a qualidade e as quantidades exatas; _ Possuir recursos de movimentao e distribuio suficientes a um atendimento rpido e eficiente. A organizao funcional de um Almoxarifado pode ser resumida utilizando-se de suas principais atribuies, sendo: _ Receber para guarda e proteo os materiais adquiridos pelo fornecedor, no nosso caso, Campus de Teresina; _ Entregar os materiais aos seus usurios mediante requisies autorizadas; _ Manter atualizados os registros necessrios. Embora no haja meno na estrutura organizacional do Almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuies de cada setor funcional envolvido, sendo: recebimento, armazenagem e distribuio. O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram disposio em processo de recebimento, as devolues que se fizerem necessrias e as solicitaes recebidas e aceitas. Recebimento Recebimento a atividade que se efetiva a entrada do material no estoque vindo da UFPICampus de Teresina, sendo indispensvel conferncia dos materiais destinados ao nosso Campus. As atribuies bsicas do recebimento so: _ Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de materiais; _ Analisar a documentao recebida; _ Controlar os volumes declarados em documentos para este fim e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; _ Proceder conferncia visual, diante do responsvel pelo transporte da mercadoria,verificando as condies da embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se for o caso, entrar em contato com o setor de almoxarifado responsvel pela a emisso da carga; _ Proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAU CAMPUS DE PARNABA COORDENAO ADMINISTRATIVA FINANCEIRA _ Liberar o material desembaraado para estoque no Almoxarifado. As atividades de recebimento abrangem desde a recepo do material na entrega at a entrada nos estoques. A funo de recebimento caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo Campus de Teresina- UFPI e os estoques fsico. O recebimento, em nosso Campus, compreende trs fases: _ Entrada de materiais; _ Conferncia quantitativa; _ Conferncia qualitativa; Entrada de Materiais A recepo dos veculos transportadores do Campus de Teresina UFPI representa o incio do processo de recebimento que tem como objetivos: _ A recepo dos veculos transportadores que realizam a vinda destas mercadorias; _ A triagem da documentao suporte para o recebimento;

Recebimento e Aceitao O recebimento o ato pelo qual o material adquirido entregue no local previamente designado, no caso o Almoxarifado, uma vez que todo o registro de entrada e distribuio de material dever ser do responsvel pelo Almoxarifado. Rotina para Recebimento de Materiais O veculo que est trazendo os materiais deve esperar, caso no chegue no horrio de expediente, o responsvel pelo almoxarifado para efetivar a entrega no retirando do veculo s mercadorias e no podendo em hiptese nenhuma entregar a outra pessoa. Caso o responsvel pelo almoxarifado no aparea, a coordenao administrativa financeira receber a mercadoria. O transportador deve entregar os materiais ao recebedor ( responsvel pelo almoxarifado) devendo este: 1. Receber o documento referente entrega, conferir dados como quantidade e especificaes e providenciar o arquivamento; 2. Devendo o responsvel pelo almoxarifado indicar o local adequado para o material. 3. O responsvel pelo almoxarifado deve acompanhar o descarregamento e conferir a quantidade de volumes entregues de acordo com o recibo do frete. 4. No ato do recebimento, se o recebedor verificar que houve danos nas embalagens, dever entrar em contato com a coordenao administrativa financeira.

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6. Finalizar o recebimento assinando e carimbando o canhoto da Nota Fiscal ou documento de comprovao da entrega. Ateno! Todos os materiais so recebidos pelo Almoxarifado, cuja origem no por meio de compras do nosso Campus, mas sim de remessa do campus de Teresina por no sermos ainda uma unidade gestora descentralizada, portanto, sem a existncia de documentao especfica. Nestes casos, atentar-se quanto Natureza da Operao, muitas vezes caracterizada Simples Remessa. Para tanto, deve-se comparar com as quantidades solicitadas e confirmar a quantidade enviada por Teresina.
Conferncia Quantitativa a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor (Campus de Teresina UFPI) corresponde efetivamente recebida. Conferncia Qualitativa Esta atividade tem por objetivo garantir a adequao do material ao fim que se destina. A anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica visa garantir o recebimento adequado do material. Armazenagem A armazenagem dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, ou seja, organizao de modo a garantir condies fsicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando uma ordenao da arrumao que facilite a retirada do material. Compreende as fases da armazenagem dos materiais: _ Verificao das condies de recebimento do material; _ Identificao do material; _ Guarda na localizao adotada; _ Informao da localizao fsica de guarda; _ Verificao peridica das condies de proteo e armazenamento; _ Separao para distribuio.

Distribuio A distribuio dos materiais estocados deve ser realizada mediante programao mensal de consumo ou necessidade dos setores do nosso Campus, que ser feita por meio de requisio especfica, em duas vias, devidamente preenchida e assinada pelo responsvel pelas solicitaes de materiais do setor requisitante. O responsvel pelo Almoxarifado assina a requisio e arquiva uma via, somente ele poder assin-la,providenciando a entrega dos materiais, caso a requisio esteja devidamente preenchida e assinada.

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O prazo para solicitao dos materiais, ao setor de almoxarifado, para consumo mensal dos setores ser at o dcimo quinto dia til de cada ms. O setor de Almoxarifado ter que atend-las no prazo mximo de 24 horas da solicitao. 1.3.1-Responsabilidade do solicitante 1.3.1.1 solicitar quantidade considervel para o consumo mensal; 1.3.1.2 arquivar de forma segura e organizada as requisies de solicitao para possveis consultas, prestaes de contas e planejamentos; 1.3.1.3 distribuir os materiais,dentro do setor, aos interessados que solicitaram; 1.3.1.3 fazer o levantamento do quantitativo necessrio ao consumo do seu setor; 1.3.1.4 respeitar prazo de solicitao; 1.3.1.5 qualquer anomalia procurar a Coordenao Administrativa Financeira; 1.3.1.5 preencher corretamente a requisio; 1.3.1.6 realizar as solicitaes dentro do horrio de expediente; 1.3.1.7 realizar as solicitaes somente ao responsvel pelo almoxarifado, respondendo aquele que solicitar a outro e aquele que despachar no lugar do responsvel pelo almoxarifado;

Aquisies de Materiais para o Estoque Um dos objetivos principais do Almoxarifado controlar a sada e aquisio dos materiais de consumo para fins de reposio de estoque. O responsvel pelo almoxarifado efetua o pedido ao constatar que os materiais mantidos em estoque atingiram a quantidade mnima para atender satisfatoriamente as necessidades dos setores requisitantes at a nova remessa. Tradicionalmente, a aquisio de materiais para o Almoxarifado se faz a cada incio de ano com previso de consumo para 12 (doze) meses. Para tanto, como no possumos capacidade de armazenagem suficiente as solicitaes de materiais ao Campus de Teresina dever ser planejada visando a no faltar materiais,devendo o responsvel pelo almoxarifado atravs do estudo em cima do consumo mensal dos setores requisitar a quantidade necessria para atender a demanda, sempre observando o disposto no Item 2.5 da Instruo Normativa N. 205 de 08/04/1988 onde diz que deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto espao de tempo, perda de suas caractersticas normais de uso, tambm daqueles propensos ao obsoletismo. Requisies de Material Os materiais de uso comum a diversos setores do nosso Campus sero mantidos em estoque, sendo assim, o responsvel pelo Almoxarifado buscar apresentar a lista dos

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materiais para que os setores requisitantes tomem conhecimento das possibilidades de materiais para solicitao, disponibilizando a cpia da referida lista. Balanos Mensais do Movimento de Estoque Com o objetivo de conferir e compatibilizar o saldo das contas dos materiais disponveis no estoque do Almoxarifado com os registros das requisies realizadas, no incio de cada ms, o responsvel pelo almoxarifado providencia o relatrio da movimentao mensal, contendo: 1. 2. 3. 4. Saldo inicial (corresponder sempre ao saldo final do ms anterior) Entradas (solicitaes atendidas pelo Campus de Teresina) Sadas (atendimentos as solicitaes dos setores) Saldo final que dever coincidir com o saldo em estoque

Este relatrio dever ser enviado a Coordenao Administrativa Financeira que providenciar a conferncia in loco, para conflitar os valores inclusos no relatrio com o saldo existente em estoque, requisies arquivadas e documentos de entrada de mercadorias. O relatrio dever ser assinado pelo Almoxarife e pelo Coordenador Administrativo Financeiro. Aps a conferncia dos relatrios, uma das vias devolvida ao Almoxarifado para arquivamento, de forma a facilitar sua consulta quando necessrio.

Inventrios e Tomada de Contas do Almoxarifado Os necessrios controles dos materiais em estoque no Almoxarifado sero feitos por meio de inventrios que podero ser efetuados semanalmente, mensalmente ou anualmente. Os inventrios consistem na verificao dos materiais existentes de acordo com os relatrios. De acordo com o Artigo 88 do Decreto-Lei N. 200 de 25/02/1967, os estoques sero obrigatoriamente contabilizados, fazendo-se a Tomada Anual das Contas dos responsveis objetivando verificar se os procedimentos esto de acordo com as disposies legais que a regulamentam. Portanto, a Tomada de Contas do Almoxarifado tem por finalidade: _ Relacionar e especificar detalhadamente o material existente em estoque; _ Apurar o material em estoque para fins de transferncia de responsabilidade; _ Analisar os documentos que controlam as atividades de entrada e sada dos materiais; _ Avaliar as condies de armazenamento dos materiais estocados; _ Avaliar a disposio fsica dos materiais a fim de verificar a praticidade na sua movimentao;

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_ Analisar o funcionamento sistemtico do Almoxarifado como um todo a fim de verificar se o seu gerenciamento est se procedendo de maneira a satisfazer as necessidades a que se destina; _ Apurar o material em estoque para fins de encerramento quando da extino ou transferncia de rgos e entidades. A Tomada de Contas do Almoxarifado pode ocorrer: _ No final de exerccio: elaborado no ms de dezembro de cada ano; _ Na passagem de responsabilidade: quando houver mudana de responsvel pelo Almoxarifado; _ No encerramento: quando o rgo for extinto ou transferido. Todos os trabalhos inerentes Tomada de Contas devem ser efetuados por meio de uma Comisso especfica composta de, no mnimo, trs pessoas diferentes das que trabalham no Almoxarifado. Compe o processo de Tomada de Contas do Almoxarifado: _ Portaria de nomeao da Comisso; _ Relatrios de saldos e movimentaes de materiais do estoque; _ Termo de Conferncia; _ Encaminhamentos; _ Despacho do Diretor Geral do Campus de Parnaba. 4 DISPOSIES GERAIS Este Manual poder sofrer alteraes a qualquer momento, assim que verificadas necessidades de melhoramento e aperfeioamento nos diversos sistemas que abrangem as atividades desenvolvidas no Almoxarifado da UFPI Campos de Parnaba. Complementa este Manual: _ Instruo Normativa N. 205 de 08 de abril de 1988. Este Manual considera a Lei N. 8.112 de 11 de dezembro de 1990 que dispe sobre o regime jurdico dos servidores pblicos da Unio, das autarquias e das fundaes pblicas federais. Considera tambm o Decreto N. 1.171 de 22 de junho de 1994 que aprova o Cdigo de tica do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal. Os casos no previstos e/ou descritos neste Manual devero ser discutidos junto Coordenao Administrativa Financeira.

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